CO N G R E S IN W OOR D
K EUZ ESESSIES
De toekomst van de ‘sportdienst’ in de gemeentelijke organisatie De organisatiestructuren van gemeenten zijn in verandering. Diverse bestuurlijke en maatschappelijke tendensen zijn hiervoor aanleiding en worden versterkt door het nieuwe instrumentarium van de Beleids- en Beheerscyclus, met als belangrijk element de integrale meerjarenplanning. Clustering van beleidsdomeinen zorgt voor onrust en leidt tot fundamentele keuzes. Hoe zichtbaar blijft sport? Waar ligt de meerwaarde van samenwerking of integraal beleid binnen vrijetijdsbeleid, sociaal beleid of met het oog op een gezonde gemeente? In deze keuzesessie werden succesfactoren geschetst vanuit (sportkampen, speelpleinwerking …) voor kinderen in onze de principes van Service Design. Drie praktijkverhalen illusgemeente nog slagkrachtiger maken en de inschrijvingen treerden deze ontwikkelingen. In deze praktijken namen efficiënt laten verlopen? Dit zijn twee vragen die de nood we de vrijheid om samenwerking tussen beleidsdomeinen aan innovatie in diensten in gemeenten zeker illustreren. (bv. vrijetijdsbeleid) en/of samenwerking tussen diensten (bv. vrijetijdsdienst) door elkaar te gebruiken. We deden ook Nieuw is dat deze innovatie vanuit een mensgericht ‘designgeen uitspraak of het één noodzakelijk het andere vereist en denken’ wordt aangepakt. Bij Service Design vertrekt men in welke volgorde dit tot stand komt. Belangrijk vertrekpunt vanuit de noden en wensen van de gebruikers en wordt was echter dat sportbeleid ook steeds belangrijk blijft op samen met hen en met andere belanghebbenden (bv. zich, in de zin van sport als personeel) naar oplossingen doel en de burger aanzetten gezocht. Ideeën worden snel Service Design is een methode om de tot sporten en bewegen. concreet gemaakt door midkwaliteit van de dienstverlening te del van foto’s, tekeningen en Service Design verbeteren maquettes en altijd afgetoetst met de gebruikers. ‘Service Design’ is een strategisch proces en een methode In Service Design komen verschillende vakgebieden samen, om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Deze zoals consumentenonderzoek, productontwikkeling, indusverbeteringen richten zich zowel naar de burgers als naar de trieel ontwerp, marketing, bedrijfsstrategie, maar ook etnomedewerkers van de organisatie. grafie en interactieontwerp. In de praktijk betekent dit dat men zowel diepgaand onderzoekt met welke vragen de burInnoveren in diensten is niet nieuw. Elke organisatie die gers naar de balie van het gemeentehuis komen, maar ook diensten verleent, zo ook een gemeente of stad, denkt dat ontwerpers nadenken over hoe een balie functioneel op een bepaald ogenblik na over het verbeteren van haar ontwikkeld kan worden. dienstverlening. Hoe kunnen we sportclubs (of andere verenigingen) vanuit de gemeente nog beter en efficiënter Eenvoudig gesteld leidt Service Design tot een efficiëntere ondersteunen bij het organiseren van evenementen? dienstverlening (met lagere kosten) en een grotere tevredenHoe kunnen we de communicatie rond het vakantieaanbod heid zowel bij de gebruikers als de medewerkers.
De deelnemers van de keuzesessie maakten kennis met Service Design en kregen praktijkverhalen uit enkele gemeenten te horen Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer
N° 229
Bij Service Design zoeken gebruikers en belanghebbenden samen naar oplossingen, met behulp van foto’s, tekeningen en maquettes 37
C O NG R E S I N W O OR D K EUZ ESESSIES
De uitgangspunten: Sportbeleid én welzijn in Diest Diest is een klein stadje van 23.300 inwoners in het 1. Door de dienstverlening in haar geheel te bekijken, Hageland (Vlaams-Brabant) op de grens van Limburg en krijgt men een totaalbeeld, waardoor de verschillende Antwerpen. Het is een scholenstad en kende in het verlediensten en de onderliggende processen beter op elkaar den een niet onopmerkelijke instroom van etnisch-culturele afgestemd kunnen worden. minderheden (o.a. bij de sluiting van de Limburgse mijnen). 2. Door de vernieuwende diensten samen met de medeChrista Van Rompay is diensthoofd Sport, Jeugd en Welzijn werkers te analyseren, te visualiseren en te ontweren is zodoende naast sport onder pen ontstaat er een dynamiek andere ook verantwoordelijk voor waarbij iedereen zich betrokken voelt. Daardoor verhoogt Specifieke expertise en deskundigheid het lokaal sociaal beleid, de integratiedienst, jeugd en het gelijhet draagvlak bij alle betrokzijn onmisbaar voor goede kekansenonderwijs. Ze startte in kenen en op die manier wordt dienstverlening 1990 als sportfunctionaris, maar weerstand voorkomen. kreeg direct de vraag, ook vanuit haar interesse, om even3. Door de dienstverlening, processen en verschillende actoren op een visuele manier voor te stellen, weet iedereen eens het nog zeer beperkte sociaal beleid en welzijnsbeleid waar het over gaat. Een beeld zegt namelijk meer dan duiop te nemen. De dienst evolueerde van twee naar een vijftigtal personeelszend woorden. Thinking combined with doing: thinkering! leden, met steeds meer specifieke expertise, zoals een medeKansen en valkuilen voor de sport in samenwerwerker diversiteit en een lokale coördinator kinderopvang. king met vrije tijd, gezondheid of welzijn Waarbij volgens Christa specifieke expertise en deskundigheid onmisbaar is met het oog op een goede dienstverlening. Aan de hand van drie voorbeelden werden de bestuurlijke Zij verwacht ook niet dat dit zal veranderen naar aanleiding en organisatorische veranderingen geïllustreerd die momenvan bepalingen omtrent planlastverminderen, waar Vlaamse teel lopen in vele gemeenten en steden. In eerste instantie diplomarichtlijnen zullen wegvallen. De functiebeschrijvingen wordt vaak gesproken over het ontstaan van vrijetijdsdienvan gemeenten zullen naar aanleiding van dit decreet niet sten. Maar vanuit ISB willen we ook doen nadenken over onmiddellijk veranderen. de linken van sport met gezondheidsbeleid en welzijn of Sinds januari 2012 is er ook een horizontaal overleg sociaal beleid. Dit kan ontgetwijfeld bijdragen tot een nog vrije tijd, voorbereid door de diensthoofden Cultuur en betere lokale discussie over samenwerking tussen diensten, Sport/Jeugd/Welzijn, waarbij alle specifieke ambtenaren, van benoemen van beleidsdomeinen in het kader van de BBC en jeugd tot muziekacademie, betrokken zijn. Het doel is actiintegrale meerjarenplanning met optimale aandacht voor viteiten te coördineren, samenwerken omtrent activiteiten, sportbeleid. kennis uitwisselen (bv. privacywetgeving rond foto’s) … Een Christa Van Rompay, diensthoofd Sport, Jeugd en Welzijn voorbeeld is het betrekken van de dienst Middenstand bij de van de stad Diest, Nadine Beirinckx, sportbeleidscoördinator organisatie van een jogging of het uitgeven van een publicavan de stad Sint-Truiden en Francis Meirens, celhoofd Vrije tie van het vakantieaanbod. Daarnaast moet men echter ook Tijd in Gingelom lieten in hun gedachten kijken en brachwaakzaam zijn om niet op alles in te spelen vanuit sport. ten respectievelijk verhalen over samenwerking op vlak van Welzijn, sociale zaken etc. zijn zeer ruime begrippen, keuzes Welzijn/Sociale Zaken, Gezondheid en Vrije Tijd. maken is dus aangewezen.
De principes van Service Design: succesfactoren voor slagkrachtige organisatieveranderingen van gemeentediensten In heel wat gemeenten en steden werden onder begeleiding van een designbureau verbeterprojecten gerealiseerd op basis van de principes van Service Design: het ontwikkelen van een vrijetijdsdienst, een betere website, een nieuwe balie voor het Sociaal Huis … De principes kunnen echter ook toegepast worden op de dienstverlening van het sportcentrum of het zwembadcomplex. 1. Er wordt vertrokken van een integrale kijk op dienstverlening. In plaats van naar een aspect te kijken, bijvoorbeeld de website, een formulier, brochure of de ontvangstbalie wordt de hele dienstverlening van A tot Z bestudeerd en uitgewerkt. Er worden oplossingen over de verschillende diensten heen bedacht.
38
2. Er wordt uitgegaan van het doel dat de gebruiker/de burger voor ogen heeft: zorgen voor vakantieopvang voor de kinderen, een tornooi organiseren of een aangename vrijetijdsbesteding zoeken … Is een burger op zoek naar een sportaanbod omdat hij graag wil sporten of voor een gezondere levensstijl? 3. Tijdens de analyse en ontwerp van de dienst worden de stappen die de gebruikers moeten doorlopen visueel in kaart gebracht. Ook de oplossingen worden gevisualiseerd. 4. Er wordt geluisterd naar de noden en wensen van de medewerkers. Vanuit deze inzichten wordt bekeken wat vandaag goed is, wat beter kan en wat ontbreekt. Er wordt aangegeven welke middelen de dienst ter beschikking stelt waarmee de burger zijn doel kan bereiken.
CO N G R E S IN W OOR D
K EUZ ESESSIES
Sport- én gezondheidsbeleid in Sint-Truiden onder de noemer vrije tijd zal komen. Een nog aan te duiden Sint-Truiden ligt in de Haspengouwse fruitstreek, geroemd sectorcoördinator zal de dienst in het managementteam om zijn fietstoerisme en bloesemwandelingen. Belangrijk vertegenwoordigen. om te vermelden is dat Sint-Truiden omgeven is door vele kleine landelijke gemeenten. Nadine Beirinckx is er sportbeDe op til zijnde besparingsrondes brengen wel gevaleidscoördinator en stroomlijnt het huidige sportbeleid op ren met zich mee. Zo worden mensen die op pensioen basis van de nota ‘Door sporten en bewegen, gezonder door gaan niet meer vervangen en daalde het aantal voltijdse het leven’. equivalenten al naar ongeveer De sportdienst bestaat uit 42. Toezichters van sporthalDoor samenwerking met welzijn en de vier sportfunctionarissen en len verplaatsen zich nu bijbeheert in eigen beheer een voorbeeld met de fiets tussen sociale sector kan je kansengroepen tiental sportcentra. Met zijn 53 enkele hallen en in het zwemtoeleiden naar je sportaanbod medewerkers is het de tweebad wordt deels gewerkt met de grootste stadsdienst. De sportdienst valt onder de secinterimredders. Een valkuil van een grote dienst is ook dat tor Interne Zaken. Momenteel is er geen sectorcoördinator men overbevraagd wordt door andere diensten: vanuit en wordt er rechtstreeks gerapporteerd aan de gemeenteflankerend onderwijs voor naschools aanbod of vanuit de secretaris. Er is wel samenwerking tussen de vrijetijdsdienintegratiedienst voor een aanbod in wijken. Door via een sten. Men werkt aan een nieuw organigram, waar sport presentatie op de commissie sport van de gemeenteraad
K
PRAKTIJ Diest
• Er werd een ‘gezondheidsrally’ georganiseerd met een wandeling vanaf het zwembad voorbij diverse welzijnsvoorzieningen, zodat mensen hiermee konden kennismaken. De activiteit bereikte een 120-tal burgers, waarvan 60 uit kansengroepen. Toeleiding via diverse middenveldorganisaties was een succesfactor om de kansengroepen te bereiken. • Via de seniorenraad worden senioren gestimuleerd om een sport- of beweegaanbod aan te bieden aan hun leden of om deel te nemen aan activiteiten van de sportdienst. Er kunnen zo extra punten gekregen worden in een subsidiereglement. • Er worden ook lessen ‘leren fietsen’ georganiseerd voor burgers afkomstig uit culturen waar dit geen evidente vaardigheid is.
K PRAKTIJ en id Sint-Tru • Speeractie is de campagne ‘Gezonder Bewegen’ waar het hele gezondheidsbeleid van de sportdienst aan opgehangen wordt. Zo zijn er de lessenreeksen en cursussen, maar ook de MTB-routes, de Finse piste, een bewegingspark voor 50-plussers … In het zwembad worden specifieke uren voorzien voor baantjeszwemmers. Alle info op www.gezonderbewegen.be. • Diverse start to-cursussen worden gepromoot vanuit ‘gezondheid’. • Het campagnebeeld hangt aan de sportcentra, komt terug op kledij, in het infoblad … • Er is een gezondheidswandeling of 10.000-stappenroute.
Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer
N° 229
Kansen K • Samenwerking en overleg met diensten of organisaties rond kansengroepen verhoogt het bewustzijn om aandacht te hebben voor kansengroepen in sport. Sport krijgt hierdoor ook een ruimere invulling, namelijk sport als bewegen, ‘eens uit het huis komen’, even weg van de dagelijkse beslommeringen … • Door samenwerking met organisaties als Moeders helpen Moeders, voedselbedeling, Huis van het Nederlands … kan je veel doeltreffender mensen uit kansengroepen toeleiden naar het sport- en beweegaanbod. • Beschikbare financiële middelen (o.a. subsidies) uit sociale sectoren kunnen mee ingezet worden om mensen aan te zetten tot sporten en bewegen.
Kansen en voordelen K • Gezondheidsbeleid biedt kansen om als een rode draad, als een ‘saus’, geïmplementeerd te worden over alle diensten. • Het Vlaams gezondheidsbeleid heeft diverse doelstellingen, waarvan die rond voeding en beweging zeer goed gekoppeld kunnen worden aan het aanbod van de sportdienst. Zo kan het start to-aanbod ingezet worden om mensen aan te zetten tot bewegen en kan er tijdens sportkampen aandacht zijn voor gezonde voeding (water i.p.v. frisdrank, fruit i.p.v. een T-shirt als bedanking …). • Het sportbeleidsplan heeft de ernst van het sportbeleid zeker verhoogd. De koppeling met gezondheid, sport als gezondheidsbevorderend beleidsdomein, zorgt er voor dat sport gezien wordt als meer dan spel.
39
C O NG R E S I N W O OR D K EUZ ESESSIES
en bij de fracties een toelichting te geven over wat de sportdienst concreet doet en wat de resultaten zijn, wordt gezorgd dat er beleidsaandacht blijft voor sport.
K PRAKTIJ m lo Ginge
Sportbeleid én vrijetijdsbeleid in Gingelom Gingelom is een kleine landelijke gemeente met 8.240 inwoners, in de buurt van Sint-Truiden en op de grens met Wallonië en Vlaams-Brabant. Gingelom is uitgestrekt qua oppervlakte en heeft maar liefst elf deelgemeenten tussen de 200 en 1.600 inwoners. De oorspronkelijke bevolking veroudert sterk, anderzijds is er een grote instroom van jonge gezinnen omwille van de goedkopere grondprijzen en woningen. Francis Meirens behoort als celhoofd Vrije Tijd tot het Gingelomse managementteam. Tot de cel Vrije Tijd, opgericht in 2008, behoren de ‘diensten’ sport, jeugd, cultuur, voor- en naschoolse kinderopvang op zeven plaatsen, buurtwerking, bibliotheek en ontwikkelingssamenwerking. Tevens heeft de cel Vrije Tijd nog een grafische taak (ontwerp folders, brochures …). De kern van de dienst zijn drie personen (sport, jeugd en cultuur). Er is een sporthal en paar turnzalen van scholen, een tiental voetbalvelden en speelterreintjes.
De cel Vrije Tijd van Gingelom is op zijn best tijdens het opvangaanbod tijdens de schoolvakanties. Dagelijks is er dan opvang van 7u tot 18u. Kinderen worden automatisch vanuit de opvang naar het speelplein, sportkamp, taalkamp gebracht en omgekeerd. Ook op het speelplein is er een uitgebreid sportaanbod en dit jaar zal het thema bovendien Olympische Spelen zijn. Ook tijdens bijvoorbeeld pedagogische studiedagen van de school zorgt de cel voor een boeiende opvang, bijvoorbeeld met bib en toneelvoorstelling.
Dankzij een integraal vrijetijdsbeleid is de dienstverlening voor de burger optimaal Opmerkelijk is dat Francis samenwerkt met drie schepenen (Jeugd - Sport - Cultuur) en zelfs een vierde bevoegd voor onderwijs en kinderopvang. Dit is een voordeel, in die zin dat een grote meerderheid van het college het vrijetijdsbeleid opvolgt. De huidige schepenen kennen de mogelijkheden van de dienst en dat werkt zeer vlot. Francis is wel waakzaam voor een potentieel gevaar na de gemeenteraadsverkiezingen: dat schepenen ‘hun’ medewerker niet aan zichzelf gaan toe-eigenen waardoor de kracht van de samenwerking zou verminderen, maar dat schepenen ook in hun beleid domeinoverschrijdend of in termen van vrije tijd denken. Francis wees ook op Vlaams niveau op een valkuil. Bij subsidies voor projecten en dergelijke moet spaarzaam omgegaan worden met verplichtingen om lokaal werkgroepen op te richten. In een kleine dienst komt dat immers steeds op dezelfde schouders terecht. Tot slot moet de dienst ook waakzaam zijn voor een gezond evenwicht privé-werk, omdat men altijd met iemand aanwezig is in kinderopvang of op evenementen om alles te coördineren en aanspreekbaar te zijn. V Voor meer info kan je terecht bij Design Vlaanderen. Z Zij promoten design als meerwaarde voor de economie, designers in Vlaanderen en over de grenzen en design als managementinstrument voor bedrijven en overheden. Zij matchen vraag en aanbod door bij opdrachten van bijvoorbeeld openbare besturen de aanbestedingsprocedure te begeleiden. Design Vlaanderen is een onderdeel van het Agentschap Ondernemen en valt onder de bevoegdheid van de Vlaams minister voor economie. Meer info op www.designvlaanderen.be.
40
V Voordelen - Kansen • Gingelom heeft een integraal aanbod: activiteiten worden niet alleen afgestemd, maar ook samen en complementair aangeboden, zodat kinderen altijd aan iets of alles kunnen deelnemen. • De cel Vrije Tijd werkt efficiënter samen met ondersteunende diensten, zoals de technische dienst bij evenementen. • Er is een goede doorstroming van bv. het sportkamp naar de kinderopvang. Maar ook kinderen die gewoon inschrijven voor de kinderopvang tijdens vakantie nemen automatisch deel aan een sportkamp of krijgen een aanbod van cultuur. Bovendien is sport door de samenwerking nog meer uitgebouwd en zichtbaar geworden. Zo wordt de ‘Week van de Sportclub’ ook via jeugd en kinderopvang gecommuniceerd en is er tijdens de speelpleinwerking ook een ruim sportaanbod. • Doordat steeds een van de medewerkers aanwezig is, is de kleine dienst zeer zichtbaar en aanspreekbaar. • Animatoren van speelpleinen worden ook gemotiveerd om een trainerscursus te volgen of in een sportclub begeleider/trainer te worden.
CO N G R E S IN W OOR D
K EUZ ESESSIES
Toolkit Service Design: doe-het-zelfpakket Yellow Window en Namahn ontwikkelden een toolkit om Service Design toe te passen in lokale besturen en organisaties, en dit in opdracht van VVSG en Service Design Vlaanderen. Het is enerzijds een kennismakingspakket met Service Design en anderzijds een handig ‘doe-het-zelfpakket’ dat de kosten van een innovatie- en verbetertraject sterk kan reduceren. In de toolkit zit een handleiding, zeven posters met technieken, vier workshop posters, ‘Persona’-kaarten en ‘Contactpunt’-stickers. De toolkit kan je bestellen via www.politeia.be. Meer info over de toolkit vind je op www.vvsg.be/servicedesign/toolkit. VVSG organiseert hieromtrent ook opleidingen.
Keuzesessie ‘De toekomst van de ‘sportdienst’ in de gemeentelijke organisatie
Christa Van Rompay diensthoofd Welzijn, Sport en Jeugd Diest
Ingrid Vandenhoudt Service Design Vlaanderen
Nadine Beirinckx, diensthoofd Sport Sint-Truiden
Caroline Van Cauwelaert Yellow Window
Francis Meirens celhoofd Vrije Tijd Gingelom
Joep Paemen Namahn
David Nassen (moderator) directeur ISB
GROEN
INFRA
David Nassen directeur ISB Trefwoord(en): ISB-Congres, sportdiensten, gemeentebesturen, vrijetijdsbeleid, samenwerking
WATER
SPORT
Krinkels, sterk in
verfraaiing en verbetering van openbare ruimtes Groenaanleg en onderhoud Infrastructuurwerken, onderhoud tunnels Waterbouwkundige werken, oeverversteviging Aanleg en onderhoud van sportvelden
Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer
N° 229
41
