Knelpunten-notitie. 1. Aanleiding. 2. Koers van de organisatie. stand van zaken ambtelijke organisatie mei 2012

Knelpunten-notitie stand van zaken ambtelijke organisatie – mei 2012

1. Aanleiding De rol van de gemeente is de laatste jaren steeds meer aan veranderingen onderhevig. De afgelopen jaren zijn diverse verantwoordelijkheden vanuit het Rijk verlegd naar gemeenten, denk bijvoorbeeld aan de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Dit zal de komende jaren alleen nog maar verder toenemen. Momenteel lopen decentralisatie-opgaven op het gebied van de Jeugdzorg, de Wet Sociale Werkvoorziening (en invoering van de Wet Werken naar Vermogen) alsmede de overgang van de begeleiding AWBZ naar de WMO. De verantwoordelijkheden voor gemeenten worden groter, de budgetten om dit uit te voeren kleiner. Reden temeer dat gemeente steeds meer nadenken over slimme vormen van samenwerking. Niet alleen met mede-overheden, maar vooral ook met de samenleving. De overheid moet zorgen de verbinding met de burger te versterken. Vooral de lagere overheid heeft daarin een belangrijke rol. Daarnaast staan de gemeentelijke financiën al een paar jaar onder druk en ook dat zal de komende tijd alleen nog maar verder toenemen. In het Politiek-Akkoord 2010-2014 is, met het oog op deze ontwikkelingen, nagedacht over de toekomst van de gemeentelijke organisatie en in dat verband gesproken over een kleinere, maar kwalitatief sterkere gemeentelijke organisatie, die het bestaansrecht van de gemeente moet ondersteunen. Mede vanuit dat perspectief is in de afgelopen begrotingen en meerjarenramingen ingezet op een forse taakstelling op het ambtelijk apparaat. Bij de begroting 2012 is een tussenstand gegeven inzake de realisatie van deze taakstelling. De raadsfracties hebben op dat moment ook hun zorgen uitgesproken over de ambtelijke organisatie. Het afgelopen jaar werd duidelijk dat de kwaliteit van het werk onder druk is gekomen, hetgeen tot fouten heeft geleid. Reden voor het college van burgemeester en wethouders om de raad toe te zeggen dat er begin 2012 een zogenaamde 'knelpunten-notitie' zou worden opgesteld, waarin een totaalbeeld zou worden geschapen. Deze knelpunten-notitie heeft echter enige tijd op zich laten wachten, met name omdat er begin 2012 een fors aantal veranderingen in de ambtelijke organisatie en structuur zijn opgetreden. Middels deze notitie brengen we echter, zoals toegezegd, dit totaaloverzicht alsnog in beeld. Tevens wordt de stand van zaken met betrekking tot de taakstelling in beeld gebracht. U zult zien dat dit leidt tot een voorstel om op een aantal plaatsen tot concrete oplossingen te kunnen komen.

2. Koers van de organisatie Een belangrijk kader voor de inrichting van de organisatie betreft de politieke context om enerzijds een drastische taakstelling te realiseren en anderzijds te werken aan een verdere verbetering van de inhoudelijke kwaliteit van de organisatie. De afgelopen jaren is de organisatiestructuur meerdere malen aangepast (met name vanuit deze context). Met de aanpassingen in de structuur is bewust gekozen voor een 'platte organisatie', zonder al te veel leidinggevende lagen. We willen een platte organisatie, die direct en flexibel kan communiceren en reageren. Een organisatie die het nakomen van afspraken als een grote waarde beschouwt. Niet teveel lijntjes en structuren, maar vooral vanuit een informeel kader slagvaardig kunnen optreden. Structuur moet niet belemmerend zijn. Structuur is nodig voor het geven van duidelijkheid en het regelen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, maar binnen die structuur streven we vooral naar flexibileit. Flexibiliteit in het aanspreken van elkaar (niet via allerlei schijven, maar rechtstreeks) als ook het inzetten van de kwaliteiten van mensen. Het is een uitdaging van het management om de medewerkers vooral daar in te zetten, waar hun specifieke kennis en competenties tot hun volle recht komen. Los van de reguliere functie of rol. Door mensen de dingen te laten doen waar ze goed in zijn en tevens het besef te ontwikkelen dat we met z'n allen gezamenlijk voor onze taak staan, moet het werk vooral leuker en uitdagender worden. Werken in Vaals moet leuk zijn en een groot gevoel van 'wij-samen' geven. Mensen moeten trots op hun werk en de gemeente kunnen zijn. Als dat bereikt wordt, is de betrokkenheid van mensen hoger en daarmee de kwaliteit van de dienstverlening beter. Als belangrijke graadmeter hiertoe wordt het directe contact met de samenleving gezien. Via de 'balie', het 'WMO-loket' en in de 'buitendienst' staat de gemeentelijke organisatie rechtstreeks in verbinding met de burger. Hier bevindt zich als het ware 'het uithangbord' van de gemeente. Als onze burgers in deze contacten in grote mate tevredenheid voelen, dan zijn we op de goede weg. De resultaten van de laatste burgeronderzoeken wijzen uit dat we inderdaad goed scoren, reden genoeg om hierin te blijven investeren. Ten aanzien van de missie van de organisatie en de principes van de bedrijfsvoering zullen geen langdurige onderzoeken plaatsvinden en geen dikke rapporten en belangrijke boekwerken worden opgesteld. Belangrijk is dat de medewerker weet wat de richting is die we inslaan en het gemeengoed dat we willen uitstralen. Het is aan de directie om een heldere koers uit te

Knelpunten-notitie 2012 – pagina 1 van 17

zetten en samen met de medewerkers (soms met coaching op individueel niveau) hieraan invulling te geven. Het bovenstaande in ogenschouw nemende kunnen de bedrijfsvoeringsprincipes worden samengevat in de term VIBE, welke zich als volgt kenmerkt: •

Verantwoordelijkheden lager in de organisatie: – verantwoordelijk voelen voor je taken en de relatie daarvan met andere onderdelen (in- en extern) – gemaakte afspraken nakomen – direct en flexibel communiceren en reageren – kwaliteit leveren

•

Integraal werken: – voor je eigen werk afstemming zoeken/communiceren met omgeving → advies van anderen vragen – besef dat we samen de klus moeten klaren, wij samen de gemeente zijn – goed communiceren en samenwerken – meer effectiviteit en zakelijkheid – 'wij-gevoel' als grootste waarde

•

Betrokken medewerkers: – betrokken zijn bij je eigen werk en dat van je collega's ('je laten zien') – betrokken zijn bij hetgeen in de gemeente en de gemeenschap gebeurd ('je laten zien') – trots kunnen zijn op de gemeente

•

Externe gerichtheid: – verbinding met de burger van groot belang – verplaatsen in situatie van de burger – juiste wijze van communiceren – vraag van de burger heeft altijd de hoogste prioriteit

Het benoemen van deze principes alleen is niet voldoende om de organisatie conform te laten functioneren. De directie zal dit niet alleen samen met het management moeten laten 'landen' op de werkvloer, maar ook moeten faciliteren. Allereerst zal gekeken moeten worden naar de ontwikkeling van de vaardigheden (competenties), welke horen bij deze uitgangspunten. De medewerkers hebben inmiddels via sessies met de diverse sectoren de gedragskenmerken benoemd, welke behoren bij de uitgangspunten van de organisatie. Van hieruit zullen in de 2e helft van 2012 bij de diverse functies passende competenties worden ontwikkeld, zodanig dat daarop gestuurd kan worden. Centraal in alle ontwikkelingen staat echter de betrokkenheid. Zonder betrokken medewerkers is de gemeentelijke organisatie niet meer in staat om haar rol voor de samenleving optimaal te kunnen vervullen.

3. Organisatie-structuur Na het aangekondigde vertrek van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de overstap van de sectordirecteur Maatschappij/Ruimte naar een andere gemeente is per 1 april 2012 een nieuw directieteam aangetreden. Dit team heeft in overleg met college en ondernemingsraad de organisatiestructuur op enige onderdelen aangepast. Per 1 mei 2012 geldt de volgende organisatiestructuur. Algemeen directeur Gemeentesecretaris J. Bertram OR

Veiligheid

P&O

Control Directeur Operationeel Beleid E. Ummels

Sectorhoofd Maatschappij M. Kerbusch

Sectorhoofd Bedrijfsvoering R. Smeets

Sectorhoofd Ruimte M. Kavouras KlantContactCentrum

WMO & Leefbaarh.

Euregio & Economie

VROM

Infrastructuur

Buitendienst

Vergunn. & Handhaving

Bedrijfsvoering


De strategisch/tactische aansturing van de organisatie geschiedt door een 2-hoofdig directieteam. Beide directeuren dragen beide de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de realisatie van de producten en taken van de organisatie en werken samen op basis van verbindend leiderschap. Daarbij geldt de volgende rolverdeling: – algemeen directeur/gemeentesecretaris: is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie, vertegenwoordigd de organisatie naar 'buiten toe', is belast met de strategische (euregionale) ontwikkeling van de gemeente en stuurt de prioritaire projecten aan – directeur operationeel beleid: is specifiek verantwoordelijk voor de inhoud en de kwaliteitsontwikkeling en stuurt op tactisch niveau de organisatie aan. Het 'nieuwe' organisatiedeel Klant-Contact-Centrum is centraal in de organisatie gepositioneerd, onder rechtstreekse aansturing van de directeur operationeel beleid. Het KCC wordt gezien als het hart van de toekomstige gemeentelijke organisatie, met name vanuit de invalshoek dat ingaande 2015 alle vragen van burgers aan de overheid rechtstreeks aan de gemeente (KCC) zullen worden gesteld. Dat betekent dat de komende jaren op dit onderdeel een aantal grootschalige veranderingen gaan plaatsvinden, in de vorm van een verbreding van informatieverstrekking, producten, processen maar zeker ook competenties van medewerkers. Vanuit het principe dat de inhoud centraal staat, ook op leidinggevend niveau, is verder gekozen voor het indelen van de organisatie in een 3-tal sectoren, rechtstreeks aangestuurd door een sectorhoofd. De sectorhoofden sturen op tactisch/operationeel niveau op de resultaten van de betreffende sector. Het hoofd is niet enkel belast met functioneel leidinggevende taken, maar ook voor een belangrijk deel met inhoud op het betreffende vakgebied. De sectorhoofden vormen samen met de 2 directeuren het management. Het voornaamste inrichtingsprincipe is dat 'de inhoud centraal' staat. Daarnaast wordt voor een belangrijk deel gewerkt op basis van integraal management en integrale verantwoordelijkheid. Dat betekent dat de inhoud volledig wordt ondergebracht in de sectoren en de ondersteunende managementdisciplines (zoals personeelszaken en juridische en financiële control) centraal zijn georganiseerd, onder rechtstreekse aansturing van de algemeen directeur. De sectoren zijn onderverdeeld in een aantal clusters, zijnde een bundeling van bij elkaar horende taken en processen. Waar nodig is een coördinatie-mechanisme ingesteld in de vorm van een module coördinator, welke aan een bepaalde ambtenaar is toegewezen (niet afhankelijk van zijn functie).

4. Realisatie taakstelling personeel Zoals eerder aangegeven is in het Politiek-Akkoord 2010-2014 en de daarop gebaseerde jaarlijkse begrotingen ingezet op een jaarlijks oplopende financiële taakstelling en een daarmee samenhangende inkrimping van de ambtelijke organisatie. In onderstaand overzicht worden de jaarlijkse bezuinigingen inzichtelijk. Overzicht jaarlijkse taakstellingen personele lasten

Geraamde taakstelling

2011

2012

2013

2014

€ 200.000

€ 350.000

€ 450.000

€ 450.000

Realisatie

€ 200.000

€ 350.000

€ 405.000

€ 495.000

Vermindering formatie

– 3,60 fté

– 5,40 fté

– 6,10 fté

– 7,10 fté

De taakstellingen voor het jaar 2011 en 2012 zijn inmiddels gerealiseerd en verwerkt in bovenstaand overzicht. Voor 2012 is hierbij reeds rekening gehouden met de volgende maatregelen: • vervallen 1,0 fté formatie bij buitendienst (vacature Kusters) • vermindering 0,4 fté formatie bij cluster WMO & leefbaarheid (deel vacature Van den Berkmortel) • vervallen 0,5 fté formatie bij cluster WMO & leefbaarheid (vacature Willemsen). Bij het cluster P&O ontstaat in de loop van 2012 een vacature (Vonhögen) die in de toekomst nog slechts voor een deel zal worden ingevuld. Vanaf 2013 betekent dit een verdere vermindering met 0,5 fté. Daarnaast krimpt de formatie bij financiën ingaande 2013 met 0,2 fté. Voor dat jaar komen we echter nog (incidenteel) € 45.000 tekort, hetgeen vanaf 2014 structureel zal worden gecompenseerd, vanwege het beëindigen van het dienstverband van de voormalig gemeentesecretaris met ingang van dat jaar. Daarmee is de totale taakstelling vanuit het Politiek-Akkoord in deze raadsperiode volledig ingevuld. Een verdere mogelijke bezuiniging kan wellicht worden gerealiseerd middels het structureel overnemen van het beheer van diverse gemeentelijke gebouwen door onze eigen organisatie, waardoor relatief dure inhuur kan vervallen. De mogelijkheden en consequenties worden momenteel nog nader onderzocht.

5. Diverse organisatie-onderdelen Onderstaand wordt ingezoomd op de belangrijkste taken alsmede de organisatorische aandachtspunten per organisatie-


onderdeel. 5.1. Directie & Management Directie & Management

5,0 fté

€ 512.000 salarislast

De organisatie wordt aangestuurd door het directieteam, bestaande uit de algemeen directeur/gemeentesecretaris en de directeur operationeel beleid. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie, de operationeel directeur is specifiek verantwoordelijk voor de inhoud en de kwaliteitsontwikkeling. De 2 directeuren vormen samen met de 3 sectorhoofden het management. Het management stuurt de organisatie aan en zorgt voor de realisatie van de taken en afgesproken producten en projecten. Het management-team vergadert wekelijks over onder andere de voortgang van de bestuurlijke prioriteiten, de algemene gang van zaken en de organisatie-aspecten. Het takenpakket van de directie en het management kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken directie en management Leiding en aansturing organisatie

Informatieverstrekking aan raadsleden

Grootschalige projecten

Portefeuillehouders-, management-/werkoverleg

Planning en voortgangsbewaking

Kwaliteitsbewaking en -ontwikkeling

Personeelsontwikkeling en -begeleiding

Strategische positionering/ontwikkeling

(Eu)regionale samenwerking

Bestuursadvisering

Realisatie strategische visie en organisatie-missie

Dit onderdeel heeft geen specifieke incidentele taken of projecten in 2012. Er zijn geen specifieke knelpunten op dit onderdeel. 5.2. Stafdiensten Het DT en MT wordt op specifieke onderwerpen ondersteund door een aantal stafdiensten, te weten control, personeelszaken en veiligheid. De algemeen directeur/gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor de resultaten van de diverse stafdiensten, waaronder de clusters control, P&O en veiligheid. Deze clusters worden rechtstreeks aangestuurd door de algemeen directeur. Voor wat betreft de clusters control en veiligheid is de dagelijkse werkverdeling, resultaatbewaking en politieke afstemming in handen van de coördinatoren control respectievelijk veiligheid. De coördinator veiligheid heeft ook een nauwe relatie met de burgemeester, in diens hoedanigheid als zelfstandig bestuursorgaan voor wat betreft openbare orde en veiligheid. De concern-controller maakt werkinhoudelijk onderdeel uit van het cluster control, hoewel hij ook een nadrukkelijke zelfstandige positie in de organisatie heeft. 5.2.1. Control Control

5,0 fté


De formatie van dit cluster bestaat uit financial-controllers (3,0 fté) en juridische controllers (2,0 fté). Het cluster Control heeft als belangrijkste taken het borgen van de financiële en juridische control in de organisatie alsmede de coördinatie van de beleidscyclus. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster control en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster control Financieel consulentschap en financial control

Jaarrekening en -verslag

Afhandeling schadeclaims

Financiële advisering/bewaking grote projecten

Bestuursrapportages

Juridisch consulentschap en control

Financieel beleid

Management-rapportages

Juridische kwaliteitszorg (wet-/regelgeving)

Gemeentefonds

Interne controle

Bezwaar- en beroepsprocedures

Reserves en voorzieningen

Afstemming/ondersteuning accountantscontrole

Intergemeentelijke bezwarencommissie

Organisatieverordening

Artikel 213a – onderzoeken

Afhandeling WOB-verzoeken

Kadernota

Ondersteuning rekenkamercommissie

Ondersteuning BIBOB-procedures


Programmabegroting

Risico-management en beveiligingsplan

Wet Bescherming Privacy

Werkplannen

Verzekeringen

Dienstenrichtlijn (verordeningen, regels)

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • nota Activabeleid • kerntaken-discussie • bestuursrapportages (2x per jaar) • management-rapportages (4x per jaar) • artikel 213a-onderzoeken (inhuur externen en sturing op verbonden partijen) • nieuwe brandweerpost • inbedding juridische kwaliteitszorg. De capaciteit bij het cluster control is tot en met april 2014 tijdelijk met 0,6 fté verminderd vanwege het wethouderschap van de concern-controller. Ingaande 1 juli 2012 zal de functie-invulling van de concern-controller verder worden teruggebracht tot een 'nul-uren-contract'. Daarmee staat de uitvoering van reguliere taken onder tijdsdruk (risico van termijn-overschrijding) en is er nauwelijks ruimte om extra activiteiten uit te voeren. Om twee redenen wordt vooralsnog geen oplossing gezocht voor dit tekort. Enerzijds levert het cluster op deze manier een bijdrage aan de taakstelling op de personeelskosten. Anderzijds biedt het inzetten van aanvullende capaciteit (bijvoorbeeld via het inhuren van externe ondersteuning) geen oplossing omdat de werkzaamheden zodanig specifiek zijn (met name beleidscyclus) dat er een ruime kennis van beleid en uitvoering op andere organisatie-onderdelen nodig is. Een oplossing zal gevonden worden door (in overleg met het bestuur) een aantal beleidsdocumenten niet of in mindere mate te leveren – te denken valt aan een andere opzet van de bestuursrapportages en het laten vervallen van management-rapportages en de zogenaamde artikel 213a-onderzoeken. 5.2.2. Personeel & Organisatie Personeel & Organisatie

2,0 fté


Het cluster Personeel & Organisatie heeft als belangrijkste taken de ontwikkeling en uitvoering van personeelsbeleid alsmede de salaris- en personeelsadministratie. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster personeel & organisatie en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster personeel & organisatie kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster personeel & organisatie Personeelsbeleid

ARBO-beleid en -uitvoering

Verzuimregistratie

Functieboek en -waardering

Tevredenheids- en arbo-onderzoeken

Tijdregistratie en verlofberekeningen

Arbeidsvoorwaarden

Werving en selectie

Informatieverstrekking (medewerk./derden)

Rechtspositieregelingen

Personeelsadministratie

Opleidingenbeleid

Salarisadministratie

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • invoering competentiemanagement • onderzoek consequenties nieuwe werkkostenregeling • vergelijking huidig personeelsbeleid gemeenten Gulpen-Wittem en Vaals. Ingaande 2012 wordt de formatie van dit cluster (2,0 fté) nog slechts door 1 medewerker ingevuld. Uit oogpunt van bezuinigingen zal de formatie vanaf 1 augustus 2012 worden teruggebracht tot 1,5 fté. Vooruitlopend op deze inkrimping zal de resterende structurele bezetting aangevuld worden met slechts 2 dagen inhuur per week. Dat betekent dat er een grote druk zal resten op de structurele werkzaamheden (risico van termijn-overschrijding) en zal er nauwelijks ruimte zijn voor het uitvoeren van extra activiteiten. 5.2.3. Veiligheid Veiligheid

3,0 fté


De formatie van dit cluster bestaat uit de AOV/Veiligheidscoördinator (1,0 fté) en de BOA's (2,0 fté). Het cluster Veiligheid heeft als belangrijkste taken het bewaken van de openbare orde en algemene veiligheid van de lokale Knelpunten-notitie 2012 – pagina 5 van 17

samenleving. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster veiligheid en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster veiligheid kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster veiligheid Algemene openbare veiligheid

Bestuurlijke strafbeschikking

Toezicht/handhaving naleving APV

Integrale veiligheidsplannen en -schouwen

Inbewaring-stelling

Klachtenafhandeling

Keurmerk Veilig Wonen en Ondernemen

Opvang zwerfdieren

Afstemming met lokale samenleving

Rampenbestrijding

Beheer parkeervoorzieningen

Contacten met Politie, Brandweer en WSV

Best. aanpak georganiseerde criminaliteit/BIBOB

Onderhoud parkeerapparatuur

Werkzaamheden t.b.v. Woningstichting

Aanpak overlast (alcohol, drugs, jeugd, etc.)

Parkeercontrole

Ondersteuning evenementen

Huiselijk geweld en huisverboden

Controle toeristenbelasting

Drugs- en overig overlastbeleid

Coördinatie en inzet flexteam

Bevolkingscontroles GBA

BIBOB-beleid

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • coördinatie woonkernschouwen Vaals-Vijlen-Lemiers • implementatie nieuw regionaal Crisisplan/Bevolkingszorg • actualisatie Brandveiligheidsverordening • nota Bluswaterbeleid • lokale nota Prostitutiebeleid • actualisatie BIBOB-beleid • project RCF – integrale veiligheid. Met de Woningstichting Vaals is afgesproken dat 1 van de 2 BOA's tevens wordt ingezet voor werkzaamheden ten behoeve van de woningstichting. Dit betreft 2 dagen per week. Dit terugverdieneffect van 40% is reeds ingezet ter dekking van de formatie. Daarnaast worden door dit cluster veel uren gemaakt vanwege o.a. de inzet voor het flexteam, evenementen en ad-hoc zaken (bijvoorbeeld overlast). De gemeente Vaals gaat in 2012 en 2013 deelnemen aan het landelijke project RCF, waarbij een gecoördineerde aanpak van lokale criminaliteit en fraude wordt georganiseerd. Dit betekent een forse inzet van capaciteit, met name vanuit het cluster veiligheid, gemiddeld geschat op 2 tot 3 dagen per week (en ondersteuning vanuit cluster vergunningen & handhaving). Dat betekent dat er nauwelijks ruimte meer zal zijn voor extra incidentele taken, zoals bijvoorbeeld de implementatie van een regionaal rampenplan in lokale deelplannen, hetgeen ook in 2012 op de rol staat. Bekeken wordt momenteel of het mogelijk is om een medewerker van het cluster vergunningen & handhaving hiervoor voor een deel in te zetten. Daarnaast dient dit jaar ook een nieuw Bluswaterbeleid opgesteld te worden. Gelet op het bovengenoemde is hiervoor echter geen interne capaciteit voorhanden en zal dit onderwerp uitbesteed moeten worden, indien het belang van het opstellen van een dergelijke beleid in 2012 als hoog wordt betiteld. Bovendien is de specifiek benodigde kennis niet in huis. In breder perspectief wordt momenteel bekeken welke concrete samenwerkingsmogelijkheden er op dit terrein zijn met de gemeente Gulpen-Wittem, waarbij ook de gemeente Eijsden-Margraten om pragmatische redenen nadrukkelijk wordt betrokken. 5.3. Klant-Contact-Centrum Klant-Contact-Centrum

6,6 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de kwartiermaker KCC (0,4 fté), de medewerkers van de balie (5,1 fté) en de medewerkers van de receptie (1,1 fté). In de gemeente 'nieuwe stijl' staat het Klant-Contact-Centrum centraal. Vanaf 2015 zullen alle vragen van burgers en instellingen aan de overheid via de gemeenten lopen. Gemeenten werken al meerdere jaren aan de uitvoering van het nationale programma Antwoord©. Ook de gemeente Vaals is hier volop mee bezig, met name in samenwerking met de gemeente GulpenWittem. Het KCC zal straks ook in organisatorisch opzicht het middelpunt van de organisatie vormen. Alle lijntjes vanuit de zogenaamde back- en midoffice zullen hier in de front-office bij elkaar komen. Meerdere (onderdelen van) processen, welke nu nog decentraal in de organisatie zitten, zullen de komende tijd verhuizen naar het KCC. Om die reden is het onderdeel KCC rechtstreeks onder de directeur operationeel beleid geplaatst. Deze is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster KCC, de wijze van dienstverlening en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Om de toekomstontwikkelingen verder vorm en inhoud te geven wordt de directeur bijgestaan door een zogenaamde Knelpunten-notitie 2012 – pagina 6 van 17

kwartiermaker KCC, die dagelijks met de positionering, inhoud en ontwikkeling van het KCC belast zal zijn. Het onderdeel KCC heeft als belangrijkste taken het verstrekken van rechtstreekse producten en informatie aan burgers. Het takenpakket van het onderdeel KCC kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken Klant-Contact-Centrum Bevolkings- en reisdocumenten

Huwelijken

Doorverwijzing/afstemming Pentasz

Burgerlijke stand

Vreemdelingenzaken en naturalisaties

Uitgifte welkoms- en geboortepakketten

Legeskas

Verkiezingen

Uitgifte hondenpenningen

Gemeentelijke Basisadministratie GBA

Gemeentelijke begraafplaats

Parkeervergunningen

Berichtenverkeer

Lijkbezorging

Admin.ond. klokregistraties/krantenknipsels

Terugmeldingen en Burger-Service-Nummer

Informatieverstrekking

Applicatiebeheer

Adresonderzoeken/vestigingen buitenland

Receptie

Beveiliging waardedocumenten en informatie

Telefoon

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • visie en realisatieplan KCC • Tweede Kamer verkiezingen 2012. De medewerkers van dit cluster zullen de komende periode belangrijke ontwikkelingen gaan doormaken in het kader van de komst van het Klant-Contact-Centrum. De gemeente wordt, zoals al aangegeven, dé ingangspoort voor burgers voor alle vragen aan de overheid. Dienstverlening en informatievoorziening zal veel breder worden alsmede steeds meer gedigitaliseerd. Processen zullen anders/nieuw moeten worden ingericht. Maar vooral vergt dat zowel een andere inhoudelijke kwaliteit als ook andere competenties van medewerkers. Hiertoe zal gerichte ontwikkeling/opleiding moeten worden ingezet. Afhankelijk van de nog vast te stellen ambities ten aanzien van de dienstverlening is mogelijk een uitbreiding van de formatie noodzakelijk. 5.4. Sector Ruimte In de nieuwe structuur is ervoor gekozen om de sector Maatschappij en Ruimte te splitsen in 2 sectoren. Voor de sector Ruimte is daardoor een vacature van sectorhoofd ontstaan, welke pas vanaf september wordt ingevuld. Tot die tijd zal de directeur operationeel beleid de taken en verantwoordelijkheden van het sectorhoofd overnemen. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor de resultaten van de sector Ruimte. De diverse clusters VROM, Infrastructuur en Buitendienst worden rechtstreeks aangestuurd door het sectorhoofd. De dagelijkse werkverdeling, resultaatbewaking en politieke afstemming van de clusters is in handen van de coördinatoren VROM, Infrastructuur en Buitendienst. De coördinatoren hebben ook een nauwe relatie met de wethouder Wonen & Verkeer. 5.4.1. VROM VROM

5,3 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de coördinator (0,5 fté), projectmedewerkers (1,5 fté) en diverse beleidsmedewerkers (3,3 fté) op de gebieden RO, volkshuisvesting, verkeer en milieu. Het cluster VROM heeft als belangrijkste taken het realiseren van woningbouwopgaven in de kernen en het bewaken van de kwetsbaarheid van het buitengebied. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster VROM en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster VROM kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster VROM Structuurvisie

Woningbouwprogrammering en -onderzoek

Verkeersveiligheid en -doorstroming

Bestemmingsplannen

Volkshuisvesting

Parkeren

Ruimtelijke ordening

Monumenten

Openbaar vervoer

Grondbeleid

Archeologie

Overleg met belangenverenigingen

Stads- en dorpsvernieuwing

Buitengebied

Projectondersteuning


Woonvisie/bouwbeleid

Milieubeleid

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • stadsvernieuwingsproject Von Clermontpark • herinrichting Julianaplein en bestemmingsplan • structuurvisie • gebiedsontwikkeling buitengebied • reconstructie Maastrichterlaan • woningbouwproject Eschberg-Noord • uitbreidingsplan Vijlen Zuid-Oost • WoZoCo Lemiers • regionale Woonvisie • actualisatie bestemmingsplan Buitengebied • voorbereiding bestemmingsplan bedrijventerrein/Selzerbeek • verkeersdoorstroming Tentstraat/Bosstraat • actualisatie beleid vergunningparkeren • activiteitenplein Vaals Noord-West. De kwaliteit van de producten van het cluster VROM staat sterk onder druk vanwege de onbalans tussen het hoge ambitieniveau en de beschikbare capaciteit, zowel in kwantitatieve als ook in kwalitatieve zin. De werklast is structureel hoog, met name ook gezien de complexe problematiek op het gebied van de ruimtelijke ordening en vooral de druk op ons buitengebied. Het aantal aanvragen neemt niet af, ondanks de recessie. Al geruime tijd wordt beleidscapaciteit op strategisch niveau gemist. Enerzijds als het gaat om stedenbouwkundig inzicht bij de ontwikkeling van projecten, anderzijds ontbreekt het aan een overall-view op het gebied van bestemmingsplannen. Onlangs heeft dat tot meerdere fouten geleid. In de afgelopen periode is op dit vlak steeds strategische capaciteit ingehuurd. Dit is een dure variant en inmiddels is duidelijk dat een structurele invulling gewenst is. Ook de gemeenteraad heeft dit al eerder aangegeven. Derhalve is begin 2012 gezocht naar uitbreiding van de formatie, met name in de vorm van strategische capaciteit op het gebied van Ruimtelijke Ordening. Iemand die zowel overzicht heeft inzake de specifieke procedures als ook ingezet kan worden (als leider) in grote projecten. Vanwege de aanpassingen in de organisatie-structuur en het vormen van een aparte sector Ruimte is gekozen voor de invulling in de vorm van een sectorhoofd, die vooral op inhoudelijk vlak ingezet kan worden om niet alleen zelf mee te werken maar ook medewerkers te coachen (training on the job). In september start het nieuwe hoofd op basis van een detacheringsovereenkomst vanuit de Provincie Limburg. Gezien het tijdstip van begin van de aanstelling alsmede gelet op de hoge werkvoorraad en -druk zal externe inhuur voor de rest van 2012 noodzakelijk blijven. In de begroting 2012 is rekening gehouden met een budget van € 50.000 voor inhuur op het terrein van ruimtelijke ordening. Er zal een extra budget nodig zijn van nog eens € 50.000. Deze vraag zal aan de raad voorgelegd moeten worden. Verder ligt er een behoorlijk aantal grootschalige projecten bij dit cluster. Om te voorzien in extra project-capaciteit wordt via de vacature-ruimte beleidsadviseur A capaciteit ingehuurd (HKM/H. Kessen) voor ca. 1400 uur per jaar. De helft van deze inhuur wordt gefinancierd uit de formatieruimte, de andere helft wordt verantwoord via toerekening aan projecten. Daarnaast is de capaciteit voor het beleidsveld milieu erg krap. De betreffende medewerker is in dienst van de gemeente Gulpen-Wittem en wordt voor een deel gedetacheerd naar Vaals. Afgesproken is dat bij momenten van piekbelasting de detachering een groter aandeel kan omvatten. Intern wordt dit beleidsveld ook aangevuld vanuit het cluster Vergunningen & Handhaving, waar ca. 1 dag per week vrij is gemaakt voor duurzaamheid/klimaatbeleid en bodembescherming. 5.4.2. Infrastructuur Infrastructuur

3,6 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de coördinator (1,0 fté) en diverse vakspecialisten (2,6 fté) op de gebieden wegen, riolen, groen en gronden. Het cluster Infrastructuur heeft als belangrijkste taken het beheren van de infrastructuur (wegen, riolen, groen). Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster infrastructuur en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster infrastructuur kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster infrastructuur Natuur- en landschapsbeheer

Onderhoud en reconstructies wegen

Huisaansluitingen

Openbaar groen

Wegmarkeringen

Waterbeheer


Groenstructuurplan

Pleinen

Afvalverwijdering en -verwerking

Groen speelterreinen

Straatmeubilair

Landinrichting

Sportaccommodaties

Openbare verlichting

Beheer eigendommen/vastgoed

Algemene begraafplaats

Onderhoud en reconstructies riolen

Klachtenafhandeling

Recreatief gebruik Heuvelland

Pompgemalen

Applicatiebeheer

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • stilte-/leefkwaliteit buitengebied • wegenlegger • implementatie maatregelen groenstructuurplan • voorbereiding reconstructie Pr. Bernhardplein/Selzerbeeklaan • rehabilitatie vijver/Obelisk. Bij dit onderdeel doen zich momenteel geen specifieke knelpunten voor. 5.4.3. Buitendienst Buitendienst

13,5 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de coördinator (1,0 fté) en diverse medewerkers (12,5 fté). Het cluster Buitendienst heeft als belangrijkste taken het beheren en onderhouden van de openbare ruimte alsmede de gladheidsbestrijding. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster buitendienst en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster buitendienst kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster buitendienst Beheer openbare ruimte

Onkruidbestrijding

Aansturing transferium

Beheer gemeentewerf en materieel

Onderhoud greppels/wegkanten

Ondersteuning festiviteiten

Onderhoud gemeentelijke infrastructuur

Plaatsen/onderhouden (verkeers-)borden

Coördinatie en afhandeling bel-/herstellijn

Gladheidsbestrijding

Ledigen afvalbakken

Afstemming met infrastructuur

Ledigen/onderhoud straatkolken en putten

Reinigen straten en pleinen (incl. markt)

Aanleg/onderhoud openbaar groen

Controle speeltoestellen

Dit onderdeel heeft geen specifieke incidentele taken of projecten in 2012. Een deel van de formatie wordt structureel ingevuld via inhuur (bijvoorbeeld Licom). Momenteel betreft dit 2,5 fté. Vanwege de te realiseren taakstelling op het totale personele budget zal de in 2011 ontstane vacature van 1,0 fté (vertrek Kusters) niet meer worden ingevuld. Daardoor zal de druk op de reguliere bezetting toenemen, met name in de periode dat langdurig gladheidsbestrijding noodzakelijk is. Op dat moment zal bekeken worden om het tekort aan mankracht aan te vullen via externe partijen (mogelijk lokale boeren).

5.5. Sector Maatschappij Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor de resultaten van de sector Maatschappij. De clusters WMO & Leefbaarheid en Euregio & Economie worden rechtstreeks aangestuurd door het sectorhoofd. De dagelijkse werkverdeling, resultaatbewaking en politieke afstemming bij de clusters is in handen van 2 coördinatoren. De coördinatoren hebben ook een nauwe relatie met respectievelijk de wethouders Mens & Voorzieningen (cluster WMO/Leefbaarheid) en Werk & Economie (cluster Euregio/Economie). 5.5.1. WMO & Leefbaarheid WMO & Leefbaarheid

5,5 fté



De formatie van dit onderdeel bestaat uit de coördinator (0,8 fté), de diverse beleidsmedewerkers (2,3 fté) op de gebieden WMO, gezondheidszorg, sport en cultuur en diverse vakspecialisten (2,4 fté) op de gebieden subsidies en WMO. Het cluster WMO & Leefbaarheid heeft als belangrijkste taken het verzorgen van beleid en uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning alsmede het verbeteren van de leefbaarheid in de lokale samenleving. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster WMO & leefbaarheid en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft zij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster WMO & Leefbaarheid kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster WMO & leefbaarheid Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Algemeen maatschappelijk werk

Brede School

WMO-loket en -voorzieningen

Gezondheidszorg (GGD)

Centrum voor Jeugd en Gezin

Burgerparticipatie

Jeugd- en jongerenwerk

Leerlingenvervoer

Ondersteuning mantelzorgers

Speelterreinen

Verkeersexamen

Burenhulpcentrale

Kinderopvang en peuterspeelzaalwerk

Bibliotheekwerk

Boodschappen- en klussendienst

Overleg verenigingen en maatsch.instellingen

Kunst/RAC

Ouderenbeleid

Facilitering en subsidiëring

Sport (en bewegen)

Ondersteuning vrijwilligers/vrijwilligerscentrale

Culturele verenigingen

Accomm.: BMA Lemiers en Auw Sjoeel

Maatschappelijke stages

Onderwijs (-voorzieningen)

Woonwagenzaken

Heemkunde

Onderwijsachterstandenbeleid

Omnibuzz/regiotaxi

(Volwassenen-) Educatie

Afstemming met ketenpartners en regio

Leerplicht

Jongerentrefcentrum Fraiche

Accommodaties (o.a. Kopermolen en Obelisk)

Applicatiebeheer

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • WMO-beleidsplan 2012-2015 • implementatie kanteling WMO • invulling functies vrijwilligerscentrale • onderzoek wensen en mogelijkheden renovatie/nieuwbouw sporthal • doorontwikkeling Centrum Jeugd & Gezin • evaluatie convenant uitvoeringszaal Obelisk • evaluatie werking jongerentrefcentrum Fraiche • voorbereiding decentralisatie Jeugdzorg en begeleiding AWBZ/WMO. De formatie bij dit cluster wordt in 2012 teruggebracht met 0,9 fté vanwege de taakstelling personeel. Enerzijds wordt de vacature van 0,5 fté beleidsmedewerker (Willemsen) niet meer ingevuld. Dat betekent dat op een aantal fronten minder voortvarend gewerkt kan worden (o.a. Vrijwilligerswerk). ot en met 2014 kunnen we de benodigde capaciteit nog tijdelijk versterken middels de gesubsidieerde inzet van de coördinator vrijwilligerscentrale (financiering door Provincie). Daarna moet bekeken worden hoe een en ander wordt voortgezet. Anderzijds wordt de vacature WMO-consulent (Van den Berkmortel) verminderd met 0,4 fté. Dit is mogelijk doordat de uitvoering WMO inclusief consulentschap meer vanuit de samenwerking met Gulpen-Wittem wordt aangezet. De 'rek' is er in ieder geval helemaal uit, omdat met name de diverse decentralisaties (Jeugdzorg, WSW-WWnV en begeleiding AWBZ/WMO) ook een behoorlijk beslag leggen op de capaciteit van dit cluster. 5.5.2. Euregio & Economie Euregio & Economie

2,4 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de coördinator euregionale ontwikkeling (1,0 fté), de beleidsmedewerker inkomenszorg & arbeidsmarkt (0,5 fté) en de vakspecialist markt & evenementen (0,9 fté). Het cluster Euregio & Economie heeft als belangrijkste taken het ontwikkelen van de euregionale positie en het beheersbaar houden en – indien mogelijk – terugdringen van het lokale bijstandsbestand. Daarnaast richt het cluster zich op het verder ontwikkelen van het toeristische en economische potentieel van de gemeente, met het oog op het creëren van meer bestedingen en werkgelegenheid. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster euregio & economie en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. De coördinator is ook belast met de dagelijkse aansturing/werkverdeling van de medewerkers, die via Pentasz worden ingezet voor maatwerktrajecten van de gemeente Knelpunten-notitie 2012 – pagina 10 van 17

Vaals. Het takenpakket van het cluster euregio & economie kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster euregio & economie Euregionale afstemming

Euregionale positionering via projecten

Uitstroombevordering

Arbeidsmarktbeleid

Overleg/afstemming met Runder Tisch

Inkomensondersteuning

Maatschappelijke banen

Informatievoorziening voor grenspendelaars

Armoedebestrijding

Leer-werktrajecten (incl. website)

Grenzgängerberatung

Sociale participatie

Promotie Product Vaals

Inburgering

Beroepsvoorlichting scholen

Instroombeperking

Voedselbank

Banenmarkt

Toeristisch beleid

Wet Sociale Werkvoorziening/WOZL

Afstemming werkgevers-uitzendburo's

Drielandenpunt

Streekproductenmarkt

Bedrijvencontactpunt

Toeristisch platform

Kermis

Ondernemers (-tafel)

VVV – Limburg Winkel

Evenementen

Weekmarkt

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • projecten armoedebeleid • projecten uitstroombeleid • project Vaals Werkt • projecten Euregionale positionering • uitwerken concept centrum-management • verordening reclame-belasting • beleid plaatsen makelaarsborden • voorbereiding herstructurering WSW en invoering WwnV. De voormalige coördinator van het cluster toerisme & economie vervult vanaf 1 mei jongstleden de functie van sectorhoofd Maatschappij. De beleidsmatige aspecten inzake toerisme worden nu door het sectorhoofd ingevuld. De voormalige functie van haar is niet meer ingevuld. Momenteel wordt nog onderzocht op welke manier het totale voormalige takenpakket over de andere medewerkers kan worden verdeeld. Mogelijk dat nog een beperkte aanpassing in de formatie nodig is. 5.6. Sector Bedrijfsvoering Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor de resultaten van de sector Bedrijfsvoering. De clusters Financiën & Belastingen, Facilitaire Zaken, Informatisering & Automatisering, Kabinet & Communicatie en Vergunningen & Handhaving worden rechtstreeks aangestuurd door het sectorhoofd. De dagelijkse werkverdeling, resultaatbewaking en politieke afstemming bij het cluster Vergunningen & Handhaving is in handen van de coördinator. De coördinator heeft ook een nauwe relatie met de burgemeester en de wethouder Wonen & Verkeer. 5.6.1. Financiën & Belastingen Financiën & Belastingen

5,7 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit diverse vakspecialisten financiën (2,3 fté) en vakspecialisten belastingen (3,4 fté). Het cluster Financiën & Belastingen heeft als belangrijkste taken het uitvoeren van de financiële administratie en de gemeentelijke belastingen. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster financiën/belastingen en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster financiën & belastingen kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster financiën & belastingen Financiële administratie

Gemeentelijke belastingen (ozb, afvalst., rioolh.)

Beheer kadastergegevens

Debiteuren- en crediteurenbeheer

Toeristenbelasting en parkeergelden

Informatieverstrekking via balie

Budgetbewaking

Marktgelden en hondenbelasting

Financieel consulentschap Pentasz

Begrotingswijzigingen

Taxaties onroerende zaken/afstemming taxateur

Afstemming/ondersteuning BAG


Treasury en liquiditeitenbeheer

Aanslagoplegging

Afstemming gegevensverwerking met Rd4

Begeleiding subsidieverwerving

Heffing en invordering

Gegevensverstrekking belastingdienst

BTW-aangifte en -compensatie

Bezwaar- en beroepsprocedures belastingzaken

Gegevensverstrekking derden (o.a. CBS)

Wet Waardering Onroerende Zaken

Kwijtscheldingen en verminderingen

Bestands- en applicatiebeheer

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • opbouwen kennis en netwerk subsidieverwerving • implementatie digitaal belastingloket. Vanaf 2012 zal het cluster (met name het sectorhoofd) intensievere ondersteuning aan de organisatie gaan bieden op het gebied van subsidieverwerving. Om deze uitgebreide taak op een goede manier te kunnen wegzetten in relatie tot de andere taken van het cluster zal de vakspecialist A belastingen voor een deel de aansturing van het cluster overnemen ter ondersteuning van het sectorhoofd. 5.6.2. Facilitaire Zaken Facilitaire Zaken

5,4 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de vakspecialist post & archief (1,0 fté), diverse medewerkers in facilitaire ondersteuning (3,0 fté) op de gebieden gebouwenbeheer, interne faciliteiten en bodedienst en de interieurverzorgsters (1,4 fté). Het cluster Facilitaire Zaken heeft als belangrijkste taken de facilitaire ondersteuning van de gemeentelijke organisatie, met name in de vorm van informatievoorziening en huisvesting. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster facilitaire zaken en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Opgemerkt dient te worden dat een gedeelte van de formatie voor schoonmaak niet meer via structurele arbeidskrachten wordt ingevuld, maar ingehuurd wordt (momenteel bij Licom NV). Het takenpakket van het cluster facilitaire zaken kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster facilitaire zaken Postregistratie en -verzending

Reproductie

Huisvesting en gebouwelijke faciliteiten

Registratie brondocumenten

Inkoop kantoorbenodigdheden en -meubilair

Schoonmaak

Dossiervorming

Bodewerkzaamheden

Beheer gemeentelijke gebouwen

Archiefbeheer en –digitalisering

Interne representatie

Afstemming met gebruikers gebouwen

Abonnementen en -contractenbeheer

Catering

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • onderzoek overnemen beheer gemeentelijke gebouwen in eigen beheer. Momenteel wordt onderzocht of het mogelijk en wenselijk is om, conform het concept bij de parkeergarage, meer gemeentelijke gebouwen in eigen beheer te gaan nemen met medewerking van een pool van mensen uit de WSW en/of WWB. Als daartoe wordt besloten zal de gebouwenbeheerder daarbij een coördinerende/aansturende rol krijgen. Dientengevolge zal bekeken moeten worden op welke wijze deze extra taak binnen de reguliere capaciteit weggezet kan worden. 5.6.3. Informatisering & Automatisering Informatisering & Automatisering

4,0 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de beleidsmedewerker I&A (1,0 fté) en de diverse vakspecialisten (3,0 fté) op de gebieden systeembeheer, informatievoorziening en BAG. Het cluster Informatisering & Automatisering heeft als belangrijkste taken de ontwikkeling en uitvoering van informatiebeleid alsmede het beheer van de geautomatiseerde gegevens en systemen. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster informatisering & automatisering en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Knelpunten-notitie 2012 – pagina 12 van 17

Het takenpakket van het cluster informatisering & automatisering kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster informatisering & automatisering Informatiebeleid

Onderhoud en vervanging hardware

Beheer GEO-informatie

Automatiseringsbeleid en -middelen

Onderhoud en implementatie software

Coördinatie/ondersteuning digitale overheid

Documentaire Informatievoorziening

Beveiliging/security

Ondersteuning beveiligingsbeheer

Procesbeschrijving en -analyse

Telefonie

Afstemming met externe instanties (BAG)

Gegevens- en informatieanalyse

Multifunctionals

Applicatiebeheer

Systeembeheer

Ontwikkeling en implementatie intranet

Gebruikersondersteuning

Beheer en kwaliteitszorg BAG/vastgoed

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • diverse projecten inzake EGEM-i/i-NUP • audit basisadministratie adressen & gebouwen BAG • implementatie basisadministratie grootschalige topografie BGT • implementatie mid-office (doorontwikkeling) • migratie nieuwe telefooncentrale • implementatie zakenregister/zaaksgewijs werken. De afgelopen jaren is hard gewerkt aan het implementeren van de nieuwe BAG-taken. Na de succesvolle aansluiting op de landelijke voorziening in 2011 is echter de kwaliteit van het gegevensbeheer behoorlijk achteruit gelopen. Reden hiervoor is de langdurige ziekte van de BAG-beheerder (1 mans-functie). Hiertoe wordt momenteel ingehuurd (halve fté), met forse financiële consequenties. Bovendien is voor het beheer van de GEO-informatie en de implementatie van de BGT (zeg maar de 2e BAGfase) nog geen adequate oplossing voorhanden. Gezien het nog niet op korte termijn te verwachten herstel van de BAGbeheerder en het niet voorhanden zijn van voldoende capaciteit voor het uitvoeren van de GEO-taken wordt momenteel bekeken wat de consequenties zijn als beide aspecten vanaf bijvoorbeeld 2013 structureel worden uitbesteed (bijvoorbeeld bij de GBRD). Samenwerking met Gulpen-Wittem lijkt namelijk te weinig oplossing te bieden (nog steeds te weinig kritische massa, te kwetsbaar). Voor het jaar 2012 is voortzetting van de externe inhuur gedurende het hele jaar noodzakelijk. Dit brengt kosten met zich mee, ca. € 40.000, welke slechts via een aanvulling op salarisbudget door de gemeenteraad kunnen worden afgedekt. 5.6.4. Kabinet & Communicatie Kabinet & Communicatie

3,4 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de beleidsmedewerker communicatie & voorlichting (1,0 fté), de bestuurlijksecretariële ondersteuning (1,9 fté) en de webmaster (0,5 fté). Het cluster Kabinet & Communicatie heeft als belangrijkste taken de informatievoorziening vanuit de gemeente naar de samenleving en derden alsmede de secretarieel/administratieve ondersteuning van bestuur en management. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster kabinet & communicatie en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster kabinet & communicatie kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster kabinet & communicatie Communicatiebeleid

Gemeentelijke website

Externe representatie

Voorlichting

Intranet

Gemeentelijke/koninklijke onderscheidingen

Perscontacten

Secretariële/admin. ondersteuning burgemeester

Beheer relatiegeschenken

Gemeentelijk informatieblad

Secretariële ondersteuning wethouders en DT

Intern klachtrecht

Gemeentegids

Voorbereiding/afhandeling collegevergaderingen

Foto-archief

Voorbereiding/agendabeheer DT-vergaderingen

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • uitwerking communicatie-beleid in interne beleidslijnen • actualiseren gemeentegids • uitbouwen gemeentelijke website (o.a. uitbreiding digitale producten) Knelpunten-notitie 2012 – pagina 13 van 17

• •

voorbereidingen implementatie persoonlijke internet pagina communicatie diverse grote projecten.

De werkdruk bij dit cluster is momenteel zeer hoog. Enerzijds dient het vorig jaar door de raad vastgestelde communicatiebeleidsplan verder uitgewerkt en vertaald te worden in interne beleidslijnen. Anderzijds vraagt de communicatie met betrekking tot de diverse lopende projecten meer capaciteit dan tevoren. Dit laatste heeft prioriteit, omdat we de verbinding met de burger willen versterken, onder andere door een actieve en vooral ook kwalitatieve communicatie. Daardoor zal de voortgang van het implementeren van het communicatiebeleid enigszins onder druk staan en mogelijk vertraging oplopen. 5.6.5. Vergunningen & Handhaving Vergunningen & Handhaving

7,0 fté


De formatie van dit onderdeel bestaat uit de coördinator (0,4 fté), de vakspecialisten vergunningverlening (3,6 fté) en de vakspecialisten handhaving (3,0 fté). Het cluster Vergunningen & Handhaving heeft als belangrijkste taken het verlenen van diverse vergunningen alsmede het handhaven van vergunde dan wel niet vergunde situaties, in nauwe relatie met de belangen van de omgeving. Het sectorhoofd is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het cluster vergunningen & handhaving en de te leveren resultaten. Om hierop te kunnen sturen heeft hij onder andere de bevoegdheid om te beschikken over de formatie/het salarisbudget, zoals in voorgaand overzicht opgenomen. Het takenpakket van het cluster vergunningen & handhaving kent de volgende structurele/reguliere taken: Reguliere taken cluster vergunningen & handhaving Bouwbesluit en -verordening

Drank- en horecawet

Agrarische controles en stiltegebieden

Omgevingsvergunningen/Wabo

Terrasvergunningen

Duurzaamheid en klimaatbeleid

Huisnummering en straatnaamgeving

Wet op de kansspelen

Controle brandveiligheid en gebruik

Bouw- en woningtoezicht (controle/handhaving)

Kapvergunningen

Gegevensverstrekking CBS

Ondersteuning en handhaving BAG

Sloop- en aanlegvergunningen

Informatieverstrekking via balie

Algemene Plaatselijke Verordening

Stook- en milieuvergunningen

Afstemming Regionale Uitvoeringsdienst

Onderzoeken BIBOB

Handhavingsbeleid en -programma

Klachtenafhandeling

Huisuitzettingen

Handhaving milieubeleid en bodembescherming

Applicatiebeheer

Dit onderdeel heeft in 2012 de volgende incidentele taken en projecten: • actualiseren bouwverordening • handhavingsbeleidsplan 2012-2015 • intergemeentelijk klimaatbeleidsplan • voorbereidingen implementatie Regionale Uitvoeringsdienst. De invoering van de Wabo/omgevingsvergunningen heeft de druk op de capaciteit bij het onderdeel vergunningen behoorlijk vergroot. Bij de huidige werkvoorraad en ambities lukt het meestal maar net om aangevraagde vergunningen in een zodanig tijdsbestek af te handelen, dat er net geen verzoeken van rechtswege hoeven te worden verleend. Inmiddels is duidelijk dat er bij het cluster VROM noodzaak bestaat om de capaciteit (structureel) uit te breiden, aangezien het werkaanbod anders niet meer adequaat kan worden uitgevoerd. Indien dit gaat leiden tot een substantiële verhoging van de toevoer van aanvragen vanuit dit cluster richting vergunningen & handhaving, dan kan een tijdige afhandeling niet langer gegarandeerd worden en is een noodzakelijke uitbreiding ook bij dit cluster op termijn niet uit te sluiten. Verder dient opgemerkt te worden dat momenteel gewerkt wordt aan de vorming van een Regionale Uitvoeringsdienst RUD op Zuid-Limburgse schaal, waar diverse taken die met vergunningverlening en handhaving van doen hebben kunnen worden ondergebracht. Bestuurlijk is reeds overeenstemming dat in ieder geval de zogenaamde basistaken worden overgeheveld naar de RUD. Voor Vaals zou dat betekenen dat ca. 0,05 formatie kan vrijvallen. Het komende jaar zal helder worden van welke andere taken een overheveling wenselijk wordt geacht alsmede wat de consequenties daarvan voor de formatie zullen zijn.

6. Samenvatting organisatorische knelpunten In deze gedetailleerde analyse is de capaciteit van de ambtelijke organisatie in kwantitatieve en kwalitatieve zin afgezet tegen de begroting 2012 en de daarin opgenomen ambities uit het Politiek-Akkoord 2010-2014 (afgestemd op de Strategische visie 2020). De organisatie van de gemeente Vaals is ingericht op de geldende wettelijke taken en de genoemde ambities, welke Knelpunten-notitie 2012 – pagina 14 van 17

vertaald zijn in prioriteiten en projecten. Bovendien is bij die inrichting rekening gehouden met de personele taakstelling, welke vanaf 2011 in oplopende mate is opgelegd. Geconstateerd wordt dat de taakstelling structureel is ingevuld en de ambtelijke organisatie momenteel een formatie-omvang van 77,7 fté kent met een totale salarislast van € 4.422.000. Hierin zijn ook de meest recente aanpassingen in de organisatieinrichting verwerkt. De belangrijkste conclusie is dat de huidige formatie in principe is toegesneden om de reguliere (vaak wettelijke) taken uit te voeren. De taakstelling op het personeelsbudget en de diverse decentralisatie-opgaven vanuit het Rijk trekken echter wel hun wissel op de ambtelijke organisatie. Daarnaast hebben de grootschalige strategische projecten ook een behoorlijke impact. De druk op de organisatie is hoog en bij het geringste aan extra opdrachten of vragen komen andere zaken in de knel. De opgelegde taakstelling is maximaal, een verdere inkrimping van de organisatie zal de kwaliteit van de dienstverlening en de producten gaan aantasten. Een verdere beperking in formatie is dan ook alleen mogelijk indien eerst geredeneerd wordt vanuit het schrappen dan wel verminderen van taken – en vervolgens de daaraan gekoppelde capaciteit. De doelstelling is gericht op het realiseren van minimaal 70% van de planning. De kans dat planningen niet gehaald worden neemt echter toe. Het management zal, meer nog dan voorheen, moeten aangeven of (nieuwe) afspraken realistisch zijn, of zaken in het gedrang komen en, indien nodig, de vraag moeten invullen waar de prioriteiten moeten worden gelegd. Dat kan het management enkel doen in goede afstemming met het bestuur (zowel college als ook raad). In een aantal gevallen onderkennen we knelpunten als het gaat om de vraag of de ambtelijke capaciteit op onderdelen toereikend is om de ambities en taken adequaat te kunnen uitvoeren. In dit verband betekent een knelpunt niet alleen een kwantitatief probleem, maar kan ook een kwalitatief tekort inhouden. De knelpunten kunnen in de volgende categorieën worden ingedeeld: a. capaciteit ontoereikend → vooralsnog geen oplossing, dus risico op vertraging accepteren en tijdig melden b. capaciteit ontoereikend → beperkte interne oplossing creëren, met wellicht lichte meerkosten in salarissen c. capaciteit ontoereikend → oplossing alleen mogelijk met ingrijpende maatregel, met hogere kosten als gevolg. Ad a.

Vooralsnog geen oplossing - risico op vertraging accepteren

Maatschappij Zowel bij het cluster WMO & leefbaarheid als ook economie & euregio is de druk momenteel hoog. Bij beide onderdelen is de formatie in het kader van de taakstelling teruggebracht en ligt er een grote hoeveelheid prioriteiten (kanteling WMO, actief burgerschap, vrijwilligerswerk, evenementen en euregionale ontwikkeling). Daarnaast vragen de diverse decentralisatieopdrachten (Jeugdzorg, WSW-WWnV en begeleiding AWBZ/WMO) de nodige capaciteit. Het risico op vertragingen is nadrukkelijk aanwezig. We zullen dit zeer nauwgezet moeten volgen. Vergunningen & Handhaving De invoering van de Wabo/omgevingsvergunning heeft de werkdruk bij het onderdeel vergunningen behoorlijk vergroot. Bij de huidige werkvoorraad en ambities lukt het meestal maar net om aangevraagde vergunningen binnen de gestelde termijnen af te handelen. De capaciteit bij het cluster VROM wordt uitgebreid (sectorhoofd ruimte) vanwege de hoge ambities. Indien dit gaat leiden tot een structureel hogere aanvoer richting vergunningverlening, kan een tijdige afhandeling niet langer gegarandeerd worden en is ook uitbreiding bij dit cluster op termijn niet uit te sluiten. Control In verband met het wethouderschap van de concern-controller is de capaciteit bij dit cluster tot april 2014 tijdelijk verminderd. Daardoor staat de uitvoering van de reguliere taken uit de p&c-cyclus onder druk, met het risico van termijn-overschrijding. Inhuur is geen optie. Derhalve wordt dit risico geaccepteerd en zullen dreigende overschrijdingen zo spoedig mogelijk worden gemeld. Bovendien zullen een aantal taken niet of minder worden uitgevoerd. Personeel & Organisatie Vanwege de taakstelling zal de vacature bij P&O nog slechts ten dele worden ingevuld. Daardoor kan het voorkomen dat vooral voor het oppakken van nieuwe ontwikkelingen/beleid op momenten onvoldoende capaciteit beschikbaar is. Bezien moet nog worden in hoeverre de samenwerking hierin een gedeeltelijke oplossing kan bieden. Ad b.

Beperkte interne oplossing mogelijk

Buitendienst Om financiële redenen wordt de in 2011 ontstane vacature niet meer worden ingevuld. Daardoor zal de druk op de reguliere bezetting toenemen, met name in de periode dat voor langere tijd gladheidsbestrijding noodzakelijk is. Op dat moment zal bekeken worden om het tekort aan mankracht in deze ploegendienst ofwel intern op te lossen ofwel aan te vullen via externe partijen (mogelijk lokale boeren). Gestreefd zal worden om de mogelijke financiële consequenties op te vangen binnen de bestaande ruimte voor inzet van seizoensarbeid bij de buitendienst.


Financiën & Belastingen Omdat met name het sectorhoofd ingaande 2012 intensievere ondersteuning gaat bieden in het proces van subsidieverwerving, zal de vakspecialist A belastingen een deel van de aansturing van het cluster overnemen. Veiligheid De gemeente Vaals heeft ervoor gekozen om in 2012 en 2013 deel te nemen aan het landelijke project RCF, waarbij een gecoördineerde aanpak van lokale criminaliteit en fraude wordt georganiseerd. Dit betekent een forse inzet van capaciteit van de AOV-er, waardoor er onvoldoende ruimte is voor incidentele taken als het implementeren van het nieuwe regionale rampenplan in lokale deelplannen. Dit wordt opgelost door op dit traject een medewerker van het cluster vergunningen & handhaving in te zetten (onder begeleiding van de AOV-er). Voor een ander aspect, het opstellen van een nota Bluswaterbeleid, is ook geen ruimte. De enige optie is om dit uit te besteden, hetgeen wederom financiële meerlasten met zich meebrengt. De gemeenteraad wordt gevraagd hiertoe een aanvullend eenmalig budget van € 10.000 ter beschikking te stellen. Ad c.

Oplossing middels ingrijpende maatregel

VROM Al geruime tijd wordt bij het cluster VROM, gezien de hoge voorraad aanvragen op het gebied van ruimtelijke ordening alsmede het opstellen van diverse bestemmingsplannen, beleidscapaciteit op strategisch niveau gemist. Derhalve is begin 2012 gezocht naar uitbreiding van de formatie, met name in de vorm van strategische capaciteit op het gebied van Ruimtelijke Ordening. Vanwege de aanpassingen in de organisatie-structuur en het vormen van een aparte sector Ruimte is gekozen voor de invulling in de vorm van een sectorhoofd, welke in september zal starten op basis van een detacheringsovereenkomst vanuit de Provincie Limburg. Gezien het tijdstip van begin van de aanstelling alsmede gelet op de hoge werkvoorraad en -druk zal externe inhuur voor de rest van 2012 noodzakelijk blijven. In de begroting 2012 is rekening gehouden met een budget van € 50.000 voor inhuur op het terrein van ruimtelijke ordening. Er zal een extra eenmalig budget nodig zijn van nog eens € 50.000. Informatisering & Automatisering Na de succesvolle aansluiting op de landelijke voorziening voor de Basisadministratie Adressen & Gebouwen (BAG) medio 2011 is de kwaliteit van het totale gegevensbeheer in de gemeentelijke organisatie fors achteruit gegaan. Reden hiervoor is de langdurige ziekte van de verantwoordelijke ambtenaar. Gezien deze situatie zien we, met de invoering van de geometrie en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) nog voor de boeg, momenteel geen mogelijkheid meer om intern dan wel in samenwerking met Gulpen-Wittem aan de gestelde eisen te kunnen voldoen. Inmiddels zijn we in gesprek met de directeur van de Gemeentelijke Belasting- en Registratiedienst (GBRD) Parkstad om te bekijken op welke manier deze taken structureel kunnen worden uitbesteed vanaf 2013 (waar mogelijk gezamenlijk met Gulpen-Wittem). Voor 2012 is verdere externe inhuur nodig. Hiervoor wordt € 40.000 extra eenmalig budget van de raad gevraagd. Overige ontwikkelingen Naast bovengenoemde knelpunten volgen uit deze werkplannen nog een aantal ontwikkelingen in de organisatie, die de komende jaren de aandacht vragen (maar op dit moment nog te weinig concreet zijn). Te noemen valt onder andere de komst van het Klant-Contact-Centrum, dat een grote wissel zal trekken op de benodigde kwaliteit en competenties van de gemeentelijke dienstverleners. Afhankelijk van de nog vast te stellen ambities ten aanzien van de dienstverlening (in de loop van 2012) is mogelijk een uitbreiding van de formatie noodzakelijk. Daarnaast wordt momenteel onderzocht of het mogelijk en/of wenselijk is om, conform het concept bij de parkeergarage, meer gemeentelijke gebouwen in eigen beheer te gaan nemen met medewerking van een pool van mensen uit de WSW en/of de WWB. In dat geval zou de gebouwenbeheerder meer coördinerende taken krijgen, waardoor bekeken moet worden op welke wijze dit binnen de reguliere capaciteit kan worden weggezet. Een derde aspect is de vorming van de Regionale Uitvoeringsdienst, waarbij op Zuid-Limburgse schaal diverse taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving in één centrale organisatie worden ondergebracht. Inmiddels is duidelijk dat alle deelnemers ervoor kiezen om in ieder geval de basistaken milieubeheer hier onder te brengen. Het komende jaar moet duidelijk worden of een verdere uitbesteding gewenst is.

7. Voorstel aan de gemeenteraad Bij de behandeling van de begroting 2012 werd duidelijk dat er spanning bestond tussen enerzijds de in de begroting opgenomen taakstelling op het personeelsbudget en anderzijds de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en producten. In overleg met de gemeenteraad heeft het college van burgemeester en wethouders toegezegd een nadere analyse te maken van de kwantitatieve en kwalitatieve omvang van de ambtelijke organisatie, in relatie tot de wettelijke taken en de politieke ambities. In onderhavige 'knelpunten-notitie' is de samenstelling van de ambtelijke organisatie uitgebreid per onderdeel belicht. Geconstateerd wordt dat de organisatie in principe, ondanks de inmiddels volledig gerealiseerde, maar forse taakstelling, in staat is om de reguliere taken en de projecten aan te kunnen. De druk is echter erg hoog, met name ook gezien de lopende Knelpunten-notitie 2012 – pagina 16 van 17

strategische projecten en de diverse decentralisatie-opdrachten. Er zijn diverse knelpunten te constateren, waarvan bij sommige de oplossing intern gezocht kan worden dan wel niet of nauwelijks aanwezig is. In een drietal gevallen stelt het college de raad voor om ondersteuning te bieden in de vorm van het beschikbaar stellen van een incidenteel budget voor externe inhuur, te weten: a. b. c.

VROM – RO-procedures en bestemmingsplannen – extra budget voor inhuur 2012 ad € 50.000 I&A – Basisadministraties Adressen & Gebouwen respectievelijk Grootschalige Topografie (BAG en BGT) – extra budget voor inhuur 2012 ad € 40.000 Veiligheid – opstellen nota Bluswaterbeleid – extra budget voor inhuur 2012 ad € 10.000.

De meerlasten voor 2012 zullen bij de 2e bestuursrapportage worden verwerkt.


Knelpunten-notitie. 1. Aanleiding. 2. Koers van de organisatie. stand van zaken ambtelijke organisatie mei 2012

Recommend Documents