De organisatie van Scorlewald Inleiding Elk levend organisme vernieuwd zich periodiek. Het gemakkelijkst wordt dat zichtbaar aan de meeste planten. In het voorjaar komen de eerste sprieten boven de grond, de bladeren verschijnen, in de zomer komt de plant tot bloei, in de herfst verwelkt de plan en in de winter heeft de plant zich geheel in de aarde teruggetrokken. Maar ook bij de mens voltrekt zich een dergelijk proces. Dat heeft tot gevolg dat we elke 7 jaar elke cel in ons lichaam vernieuwd hebben. De voortdurende verjonging geeft aan dat we vitaal zijn. Ook organisaties met hun sociale processen hebben een dergelijke vernieuwing nodig om vitaal te blijven. We moeten er echter rekening mee houden dat organisaties voor een groot deel mensenwerk is; wat in ons lichaam voor ons gedaan wordt, doen we met organisaties zelf. Vaak zijn in de werkelijkheid van de organisatie al de voorboden te vinden van de noodzaak tot vernieuwing doordat de organisatie die beschreven is niet meer past bij de werkelijkheid . Medewerkers weten dan bijvoorbeeld niet meer waarvoor een bepaalde werkvorm voor nodig is.
Uitgangspunten De maatschappelijke reden van bestaan van Scorlewald is gelegen in de zorg die wij aan onze bewoners geven. In het boek “Goede zorg” schrijft Pim Blomaard dat er 3 principes zijn om die goede zorg te geven: tegenwoordigheid van geest, gelijkwaardigheid en dienstbaarheid. Tegenwoordigheid van geest vraagt naar present zijn, wakkere aanwezigheid. Het gaat om het uitoefenen van vrijheid en het respecteren van de vrijheid van anderen. Voor de beschrijving van een organisatie gaat het om autonomie; zo aanwezig zijn dat je je eigen talenten herkend en kan inzetten. Dat vereist vertrouwen in jezelf. Ook hier geldt dat deze vrijheid uitgeoefend met respect voor het willen van de ander. Bij gelijkwaardigheid gaat het om het respect voor het algemeen menselijk; “wij allen komen uit de gemeenschappelijke geestelijke wereld”, schrijft Pim. In een organisatie vinden we dit zelfde principe terug in wat je verbinden kunt noemen, het ervaren en creëren van samenhang. Dat betekent zowel mededogen voor de ander als zichtbaar worden voor de ander. Accepteren dat de ander de dingen anders doet dan jij en omgekeerd zichtbaar maken wat jij doet en gedaan hebt. In de zorg gaat het bij het derde principe, dienstbaarheid om het aangaan van een relatie vanuit lotsverbondenheid. Het is gehoor geven aan de innerlijke oproep om iets aan of voor de kwetsbaarheid en de afhankelijkheid van de ander te doen. In een organisatie gaat het ook om een dergelijke lotsverbondenheid die zich uit in de gevoelde verantwoordelijkheid voor dat wat de organisatie wil. Kan ik zo handelen dat ik een bijdrage lever aan de behoefte (doelen) van de organisatie. Voor Scorlewald moet dat doel altijd te herleiden zijn tot het leveren van een bijdrage aan de zorg voor onze bewoners.
De ondersteuningsstructuur De taak van de leidinggevenden in een organisatie is het ondersteunen van diegene die het primaire werk doen. Dat is het werk waar het allemaal om gaat; het zorg bieden aan onze bewoners. Het leidinggeven bestaat uit het mogelijk maken van dat werk. Dat uit zich in het geven en ordenen van informatie, aangeven welke noden de organisatie heeft, er voor zorgen dat de financien op orde blijven, aandacht voor de medewerkers, het kiezen van de juiste richting enz. Het gaat er om mogelijk te maken dat er gedaan wordt waarvoor we in het leven zijn geroepen. Anders gezegd; het gaat er om de richting kiezen en vasthouden. Daar is de leidinggevende verreweg het grootse deel van zijn tijd mee bezig. Een klein deel van zijn tijd bestaat uit knopen doorhakken. Het middenkader heeft een belangrijke rol. Het vasthouden en kiezen van de richting kan alleen goed gebeuren als er vanuit het primaire proces een voortduren informatiestroom gaat naar de coördinatoren en van de coordinatoren naar de medewerkers. Ik noem het hier “bemiddelen”. Het middenkader stuurt de primaire processen aan binnen de kaders van de coordinatoren en zorgt er voor dat de uitwerking van deze kaders op het dagelijkse verzorgen van het primaire proces weer bij de coordinatoren terecht komt.
Daar waar het om gaat = zorg verlenen
Primair proces Medewerkers
Bemiddelen
Middenkader
Richting geven en houden
Coördinatoren
De informatie structuur Deze structuur geeft nauwkeuriger aan wie van wie ondersteuning kan verlangen. Het geeft ook aan waar je in eerste instantie bericht hoe het met het onderhanden werk gaat, welke zaken er spelen die buiten jouw directe invloedssfeer liggen en waar je andere bij nodig hebt. Aan de andere kant kan jouw ondersteuner je inlichten over welke zaken er van “buiten” of “binnen” bekend zijn geworden die invloed hebben op jouw werk. Pas als het niet lukt om met elkaar tot goede afspraken te komen ga je naar de volgende ondersteuner. Als je deze structuur omkeert zie je de aloude hiërarchische structuur, waarbij niet de ondersteuning voorop staat maar “het vertellen hoe het moet”. Dat komt natuurlijk ook voor maar is meer een noodgreep voor als we niet meer weten hoe we het anders moeten oplossen. Dat is goed te
onderscheiden van “richting vasthouden” of “richting kiezen”. Richting vasthouden gaat vooral over bewustzijn wekken voor gemaakte afspraken en richting kiezen gaat over het verwoorden van nieuw beleid, nieuwe initiatieven.
Groepsleiders/werkplaatsleiders Woonbegeleiders
Groepsleiders Woonbegeleiders
Huisl. OH Co. Dijkgh.
Huisl. Cr&B
Werkplaatsleiders
Huisleiders Medew.zaken Zorgzaken
Co. Fermen TD Therapie
PR
Staf cultuur
Co.derde ring
Med. dienst
co. cultuur
Alg. zorg co.
Werkplaats co.
Staf kantoor
Directeur
Toelichting In dit schema kun je zien wie ondersteuning van wie ontvangt. Zo ontvangen de medische dienst mensen ondersteuning van de algemeen zorgcoördinator en van de coördinator cultuur. Net als bij de huisleiders ligt de ondersteuning met betrekking tot zorg bij de coördinator zorg en wat betreft medewerkerszaken bij de coördinator cultuur. De staf cultuur bestaat uit de medewerkers: bewoners emancipatie zaterdagavond/belichter therapeuten voor zover niet in dienst De staf kantoor bestaat uit medewerkers: bewonersadministratie m&o kwaliteit en arbo secretariaat receptie
Niet in het schema opgenomen zijn de cliëntenraad en de ondernemingsraad, die natuurlijk wel in functie zijn. Ook niet in het schema opgenomen is het bestuur, de daarbij horende Cliëntenraad en de Centrale Ondernemersraad en de andere instellingen van de Raphaelstichting.
Vernieuwingsstructuur Hierboven werd al gesproken van nieuw beleid en nieuwe initiatieven. De vernieuwingsstructuur (of de vitaliseringsstructuur) maakt het mogelijk dat deze vernieuwingen tot stand komen. Voor alle leidinggevenden worden 6 scholings/themadagen ingericht in 2012. Daarna wordt bezien hoe deze dagen voortgezet kunnen worden. Deelnemers: Huisleiders (ook van derde ring) Coördinatoren (Vertegenwoordiging) therapeuten/verpleging Marja, Francisca, Geertjan, scholingscoördinator Uitgenodigden (incidentele deelname) De dagen krijgen een externe begeleiding. Steeds komen daar 3 gebieden aan de orde: Uitvoering van de zorg Hier gaat het om praktische zaken. Scholing in CareView, nieuwe werkprocedures enz. Meestal in de vorm van instructies; “zo gaan we het doen”. Sociale aangelegenheden Hoe werken we samen, welke vaardigheden hebben we daarbij nodig, communicatievaardigheden ; “zo gaan we met elkaar om”. Visies Hier gaat het om het vinden van te bewerken thema's, naar het vinden van een nieuwe richting; “dat gaan we onderzoeken” of “daar willen we naar toe” en de presentatie (kort) van de bewerkte thema's. De gevonden thema's worden opgepakt door zogenaamde stergroepen. Die hebben de volgende kenmerken:
een proceseigenaar of beheerder
maximaal 5 personen ( geen coördinator), minimaal 1 persoon.
onderzoekt verschillende oplossingen
onderzoekt hoe het thema buiten Scorlewald in bewerking is genomen
rapporteert aan de coördinatoren (daar ligt de besluitvorming)
De proceseigenaar kan zelf deelnemers aan de groep uitnodigen. Iedereen kan deelnemen behalve de coördinatoren. Deelname aan de groep gaat op basis van interesse. De groep wordt gefaciliteerd wat betreft uren en (zonodig) middelen. Eventueel kan de groep begeleid worden (leergroep). Stergroepen kunnen ook starten buiten de scholings/themadagen om.
Uit de leidinggevenden zijn cirkels van ongeveer 7 mensen gevormd. Deze leidinggevenden zullen steeds een gedeelte van de scholingsdagen met elkaar werken. In de tussenliggende tijd vormen ze een ondersteuningsgroep voor de vernieuwingen binnen het team. Elk huisteam krijgt in 2012 de gelegenheid om 12 dagdelen scholing in het kader van de autonomie te organiseren. De verantwoordelijkheid voor de inhoud daarvan ligt bij de huidleiders. Voor de medewerkers die niet bij de teams van de huizen horen wordt op een later tijdstip scholing mogelijk gemaakt.
Vernieuwing Stergroepen
Teamscholing voor autonomie
Cirkel s Scholing
Cirkel s
Cirkel s
Cirkel s
Thema's
Cirkel s gemeenschaps vorming
Thema en scholingsdagen Mondelinge communicatie Dit is de belangrijkste vorm van communicatie, deze gaat van oor tot oor, van oog tot oog, van mens tot mens. De inhoud van het gesprek, de interactie tussen de mensen en de manier waarop het gesprek ingericht wordt zijn alle van groot belang. De mondelinge communicatie verloopt vooral via het werkoverleg
wat is er gebeurd wat aandacht vraagt, waarvan je kunt leren, wat je verbeteren wil?
wat heb je je voorgenomen (bijvoorbeeld in je jaarplan) en hoe werk je daaraan?
welke (voorgenomen) acties van jou hebben invloed op andere gebieden dan waar jij verantwoordelijk voor bent?
waar kunnen we de samenhang en samenwerking (meer) zoeken?
De organisatie van de mondelinge communicatie via werkoverleg en via twee-gesprekken wordt ingericht door de betreffende leidinggevende. Deze leidinggevende zoekt in overleg met de medewerkers die door haar ondersteund worden een vorm en frequentie die passend is. Passend wil hier zeggen: voldoet aan de behoefte aan communicatie en in de juiste verhouding tussen werken en overleggen.
Schriftelijke communicatie Weekbericht (via receptie)
berichten uit de huizen
agenda
notulen CR, OR, bewonersraad, jaarfeesten enz.
mededelingen coördinatoren
inhoudelijke artikelen
vacatures
Arendblad Folders Jaarplannen Verbetertrajecten Kristal/website
protocollen
jaarplannen bestuur en directie
systeembeoordeling
vacatures
Hans Lap
