BOEKHOUDKUNDIGE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTEN

BOEKHOUDKUNDIGE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTEN

• onder leiding van

PAUL COMHAIRE

met bijdragen van Paul COMHAIRE Frederic DAERDEN Frans HAEX Andre JACQUINET Jean-Marie JOIRIS Daniel PRAET Jean VANDERHAEGEN

wetenschappelijke coordinatie Catherine DENDAUW

met de medewerking van een leescomite bestaande uit Bruno DAMBERMONT Waiter HERBEN Henri OLlVIER Georget POTVIN Veerle VAN DE WALLE

INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF ............................................................................................................ 7 MET DANK AAN .............................................................................................................. 9 INLEIDING ...................................................................................................................... 11 1. De gemeente binnen het geheel van de lokale besturen ........................................... 12 2. Verdeling van de bevoegdheden met betrekking tot het financieel beheer binnen de gemeente ................................................................................................14 2.1. De federale overheid .........................................................................................14 2.2. De gewesten ....................................................................................................15 2.3. De provinciale overheden ..................................................................................16 2.4. De gemeenteraad .............................................................................................17 2.5. Het college van burgemeester en schepenen ................................................... 17 2.6. De gemeenteontvanger ....................................................................................18 2.7. De gemeentesecretaris .....................................................................................19 1. ALGEMENE PRINCIPES INZAKE DE BOEKHOUDKUNDIGE ORGANISATIE VAN EEN GEMEENTE 1.1. Vooraf ..................................................................................................................20 1.2. Van de NGB naar de administratieve en boekhoudkundige organisatie .................. 20 1.2.1. Het informatiesysteem ...............................................................................20 1.2.2. Structuren van het informatiesysteem ........................................................21 1.2.3. De interne controle .....................................................................................23 1.2.4. De belangrijke functies ...............................................................................23 1.2.5. De bewaring van documenten ..................................................................24 1.3. Wettelijke verplichtingen en voorrechten van de ontvanger ....................................24 1.3.1. De benoeming van de ontvanger ...............................................................24 1.3.2. De ontvanger-schatbewaarder ...................................................................25 1.3.3. De ontvanger-boekhouder .........................................................................25 1.3.4. De ontvanger als intern controleur ..............................................................27 1.3.5. De ontvanger als beheerscontroleur ...........................................................28 1.4. De secretaris en de NGB .......................................................................................29 1.5. Analyse van de boekhoudkundige organisatie per cyclus .......................................30 2. CYCLUS VAN DE BELASTINGEN EN PRESTATIES 2.1. Activiteiten van de cyclus .......................................................................................32 2.2. Beschrijving van de cyclus .....................................................................................33 2.2.1. Belastingen en retributies ...........................................................................33 2.2.2. Prestaties ...................................................................................................33

3

2.3. Registratie .............................................................................................................34 2.3.1. Opgave van belastingen en prestaties ........................................................34 2.3.2. Opstellen van kohieren - facturatie .............................................................34 2.3.3. Boeking .....................................................................................................35 2.3.3.1. Belastingen en retributies ..............................................................35 2.3.3.2. Prestaties ......................................................................................35 2.3.4. Betaling ......................................................................................................35 2.3.5. Afsluiting ....................................................................................................35 2.3.6. Oninvorderbare en onverhaalbare posten ...................................................36 2.4. Interne controle .....................................................................................................36 2.4.1. Functiescheiding ........................................................................................36 2.4.2. Voorafgaandelijke toestemming van het college .........................................37 2.4.3. Maatregelen van interne controle ...............................................................37 3. CYCLUS VAN DE WERKINGSUITGAVEN 3.1. Activiteiten van de cyclus .......................................................................................39 3.2. Beschrijving van de cyclus .....................................................................................39 3.3. Registratie .............................................................................................................40 3.3.1. Vastlegging van de uitgave door het college van burgemeester en schepenen ............................................................................................40 3.3.2. Boeking .....................................................................................................41 3.3.3. Ordonnancering .........................................................................................41 3.3.4. Mandatering ...............................................................................................41 3.3.5. Betaling ......................................................................................................42 3.4. Interne controle .....................................................................................................42 3.4.1. Afbakening van de bevoegdheden bij besteliingen .................................... .42 3.4.2. Toepassing van het "competitive bidding"-systeem .................................... 42 3.4.3. Factuurcontrole ..........................................................................................42 3.4.4. Volledigheid van de aankoopfacturen .........................................................42 4. CYCLUS VAN DE BEZOLDIGINGEN 4.1. Activiteiten van de cyclus .......................................................................................43 4.2. Beschrijving van de cyclus .....................................................................................43 4.2.1. Aanwerving van statutair personeel ........................................................... .44 4.2.2. Aanwerving van tijdelijk personeel ............................................................. .45 4.2.3. Aanwerving van onderwijzend personeel ................................................... .45 4.3. Registratie .............................................................................................................46 4.3.1. Invoeren van persoonlijke gegevens in het computerbestand ..................... .46 4.3.2. Berekening van de bezoldigingen en hun uitbetaling ................................... .46 4.3.3. Pensioenen .................................................................................................47 4.4. Interne controle .....................................................................................................47

4

5. CYCLUS VAN DE INVESTERINGEN EN HUN FINANCIERING 5.1. Activiteiten van de cyclus .......................................................................................48 5.1.1. Investeringen van de gemeente ...................................................................48 5.1.2. Investeringen voor para-gemeentelijke entiteiten ......................................... .49 5.1.3. Financiering van de vaste activa ..................................................................50

5.2. Beschrijving van de cyclus .....................................................................................51 5.2.1. Verkrijging en de verkoop van vaste activa ...................................................51 5.2.2. Financiering van de investeringen ................................................................53 5.3. Registratie .............................................................................................................54 5.3.1. Registratie van de investeringen ..................................................................54 5.3.2. Waardering en bewaring ..............................................................................55 5.4. Interne controle .....................................................................................................56 6. BIJZONDERE SITUATIE VAN INVESTERINGEN IN DEELNEMINGEN EN ANDERE FINANCIELE VASTE ACTIVA 6.1. Activiteiten van de cyclus .......................................................................................58 6.2. Beschrijving van de cyclus .....................................................................................59 6.3. Waardering ............................................................................................................60 6.4. Interne controle .....................................................................................................60 7. CYCLUS VAN DE OVERDRACHTEN 7.1. Activiteiten van de cyclus .......................................................................................62 7.2. Beschrijving van de cyclus .....................................................................................67 7.2.1. Ontvangsten uit overdrachten ......................................................................67 7.2.1.1. Belastingen .....................................................................................67 7.2.1.2. Fondsen .........................................................................................67 7.2.1.3. Toelagen ........................................................................................68 7.2.1.4. Overige ontvangsten uit overdrachten ............................................. 68 7.2.2. Overdrachtuitgaven .....................................................................................68 7.3. Registratie .............................................................................................................69 7.3.1. Registratie van de overdrachten ..................................................................69 7.3.1.1. Ontvangsten uit overdracht .............................................................69 7.3.1.2. Overdrachtuitgaven ........................................................................69 7.3.2. Afgrenzing van het boekjaar ........................................................................69 7.4. Interne controle .....................................................................................................70 8. CYCLUS VAN DE THESAURIE 8.1. Activiteiten van de cyclus .......................................................................................71 8.2. Beschrijving van de cyclus .....................................................................................71 8.2.1. Ontvangsten ................................................................................................71 8.2.2. Uitgaven ......................................................................................................72 8.3. Registratie .............................................................................................................73 8.4. Interne controle .....................................................................................................73 8.4.1. Naleving van de wettelijke procedures .........................................................73 8.4.2. Thesauriebeheer ..........................................................................................74 8.4.3. Nazicht van de kasvoorraad ........................................................................74 8.4.4. Beperking van de toegangen ....................................................................... 74

5

BIJLAGE 1: Werkingsuitgaven ...........................................................................................75 Bibliografie inzake de gemeentelijke comptabiliteit in Belgie ..............................................80 Specifieke wetgeving inzake de gemeentelijke comptabiliteit.. ........................................... 82

6

WOORD VOORAF

In 1995 is een nieuwe gemeentecomptabiliteit in werking getreden. Het betreft een diepgaande hervorming die tot doel heeft de traditionele begrotingscomptabiliteit aan te vullen middels een systeem van vermogensboekhouding, dat stoelt op principes die vergelijkbaar zijn met de beginselen die in de wet op de boekhouding van de ondernemingen zijn neergeschreven. Deze evolutie kadert in de internationale trend die zich algemeen aftekent voor een verdere ontwikkeling van de openbare boekhouding. Krachtens de Grondwet blijft de overheid duidelijk gebonden door de dwangmatige voorschriften van een begrotingssysteem dat het kader uitzet voor haar activiteiten. Wij moeten niet lang stilstaan bij de belangrijke rol die de begroting in de diverse aspecten van het openbaar leven vervult, zowel vanuit politiek of administratief oogpunt als vanuit een sociale en economische benadering. De begroting is een staat van ontvangsten en uitgaven die, enerzijds, een prognose is met een overzicht van de middelen die moeten ingezet worden om een beleid te voeren, en, anderzijds, een stuk dat tot de tenuitvoerlegging van het actieprogramma machtigt. Er is een duidelijk onderscheid met de rekening die het resultaat is van de uitvoering van de begroting. De begrotingsboekhouding is er in wezen op gericht aan te geven op welke wijze de overheidsgelden worden besteed. De bedoeling is niet de samenstelling en de evolutie van het patrimonium van een gemeente te belichten. De evolutie in de functie van de gemeente en, meer in het algemeen, van de 8taat, deed de behoefte rijzen aan een vermogensboekhouding, op basis waarvan zonder extraboekhoudkundige procedes, de balans en de resultaten van het beheer van een gemeentelijke entiteit kunnen worden afgelezen. Die evolutie wordt onder meer gekenmerkt door het belang van de verwezenlijkte infrastructuurinvesteringen en door de omvang van de daartoe vereiste financiele middelen. Verder vindt ze ook een uitdrukking in de alsmaar sterkere vereiste om vanuit een "Iange termijn"-benadering te beheren, geinspireerd door nieuwe opvattingen inzake duurzame ontwikkeling en verantwoordelijkheid tegenover de komende generaties. Vanuit dit perspectief is het zo dat, zelfs indien een balans van een gemeente niet dezelfde betekenis mag hebben als de balans van een onderneming, zij toch een middel aanreikt om het overheidsbeheer te beoordelen door bijvoorbeeld een mogelijk evenwicht of onevenwicht te laten blijken tussen de vaste activa en hun financiering. De nieuwe gemeenterekeningen moeten ook een kostbaar instrument worden om een diagnose te stellen van de huidige of voorspelbare financiele moeilijkheden van de gemeente, zowel ten behoeve van de gemeentemandatarissen als ten behoeve van de voogdijoverheid. Overstappen naar de nieuwe gemeentelijke comptabiliteit heeft veel weg van een culturele evolutie, die een onvermijdelijke voorwaarde is om toegang te krijgen tot een prestatiegericht beheersinstrument dat v~~r de overheid volkomen onmisbaar is. Die ontwikkeling gaat gepaard met aspecten van technische aard die sommigen hebben kunnen afschrikken: het installeren van nieuwe computerinstrumenten, de inventaris en de

7

waardering van het patrimonium, de boeking in de balansrekeningen en de diverse verrichtingen, alsook de verrichtingen op het einde van het dienstjaar. De evolutie vooronderstelt eveneens essentiele aspecten op het vlak van opleiding en organisatie. Het implementeren van een nieuwe comptabiliteit en nieuwe computerwerktuigen leidt vaak tot een reorganisatie van de boekhoudings- en financiele diensten. Vanuit deze logica heeft de wetgever de rol van de gemeentesecretaris en van de gemeenteontvanger opnieuw bekeken, wat met een aanzienlijke uitbreiding van de reikwijdte van de opdracht gepaard ging. Een aantal bedrijfsrevisoren kreeg de gelegenheid om hun know-how ten dienste te stellen van de gemeentelijke verantwoordelijken en ze te helpen bij de tenuitvoerlegging van de nieuwe gemeentelijke comptabiliteit. De ervaring leek voor beide partijen verrijkend, omdat de gemeentelijke comptabiliteit toch belangrijke specifieke kenmerken blijft vertonen waarvoor de revisoren oog moeten hebben. Die bijzonderheden hebben te maken met de activiteiten die de gemeenten eigen zijn en met de organisatie van de gemeentediensten, die in niets vergelijkbaar zijn met die van een onderneming of zelfs niet met die van intercommunales, ziekenhuizen of andere van de gemeente afhangende instellingen die nu al aan een revisorale controle zijn onderworpen. Zijn roeping als studiecentrum getrouw, heeft het Instituut der Bedrijfsrevisoren aandacht besteed aan de boekhoudkundige organisatie van de gemeente. Overeenkomstig hetgeen voor het beroep gebruikelijk is, wordt deze studie voorgesteld per activiteitencyclus van de gemeente, om zo een beter inzicht te geven in de logische informatiestromen. De bedoeling van deze brochure bestaat erin de revisoren in te lichten over de werking van de gemeente, hetgeen een "conditio sine qua non" is om beter de specifieke kenmerken van de gemeentelijke comptabiliteit, in vergelijking met de ondernemingsboekhouding, te kunnen begrijpen. Wij hopen dat ook de gemeentesecretarissen en de gemeenteontvangers er een originele benadering zullen in vinden van hun werksfeer, die vanuit een economische invalshoek wordt belicht.

Paul P. BEHETS Voorzitter van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.

8

MET DANK AAN ... Een publikatie van het Instituut der Bedrijfsrevisoren, zoals ook deze studie over de boekhoudkundige organisatie van de gemeente, is altijd het werk van een team. De Commissie van het Instituut bracht een aantal revisoren samen die de ervaring hebben ingebracht die ze hadden verworven bij de gemeenten, naar aanleiding van hun deelname aan het op de sporen zetten van de nieuwe gemeentelijke comptabiliteit. Algemeen is de boekhoudkundige organisatie gericht op de efficientie en de betrouwbaarheid van de boekingen in de boekhouding en van het opstellen van financiele staten. Die organisatie stoelt op een aantal principes en procedures, die geput werden uit theoretische concepten, maar die aan de dagelijkse praktijk werden getoetst. Wij onderstrepen dat zo'n organisatie afhankelijk is, enerzijds van de menselijke middelen en computermateriaal die beschikbaar zijn en, anderzijds, inzonderheid wat de open bare sector betreft, van de toepasselijke wettelijke en bestuursrechtelijke context. Uit onze analyse onthouden we dat de procedures van boekhoudkundige organisatie evolueren. Een definitief werk willen schrijven over een tot dusver weinig bestudeerd onderwerp zou dan ook een illusie zijn. Deze brochure moet gezien worden als een actuele beschrijving van het goede gebruik inzake boekhoudkundige organisatie van de gemeente. Een groot aantal gemeentesecretarissen en gemeenteontvangers hebben ons naar aanleiding van ontmoetingen, seminaries of opdrachten in de gemeente ge'lnspireerd. Wij willen elk van hen danken voor hun onthaal en de inbreng van hun dagelijkse ervaring die onze studie hebben gevoed. Een bijzonder woord van dank gaat uit naar de heer Herben, Gemeentesecretaris en de heren Dambermont en Potvin, Gemeenteontvangers, die met een kritisch oog ons manuscript hebben nagelezen. Hun kwalitatief hoogstaande opmerkingen hebben een verfijning van de inhoud van deze brochure mogelijk gemaakt en ook in een groot aantal gevallen de reikwijdte van onze bedenkingen helpen verduidelijken. Leden van de werkgroep Frederic DAERDEN Franyois DEGEEST Andre JACQUINET Jean-Marie JOIRIS Henri OLlVIER Daniel PRAET Jean VANDERHAEGEN Cathenne DENDAUW, Secretaris Paul COMHAIRE Lid van de Raad van het Instituut der Bedrijfsrevisoren Voorzitter van de werkgroep

9

INLEIDING

De Grondwet regelt een aantal basisbeginselen waaraan de werking van de gemeentelijke instellingen moet voldoen (artikeI162). De bedoelde basisbeginselen hebben betrekking op: - de rechtstreekse verkiezingen van gemeenteraadsleden - de bevoegdheden van de gemeenteraden - de decentralisatie van de bevoegdheden naar de gemeentelijke insteliingen - de openbaarheid van de vergaderingen van de gemeenteraden - de openbaarheid van de begrotingen en rekeningen - de tussenkomst van de voogdijoverheid of van de federale wetgevende macht om te vermijden dat de wet zou overtreden worden of het algemeen belang geschaad. Het is de wetgever die deze basisbeginselen verder concretiseert. Dit gebeurt via de gemeentewet. De gemeentewet behoort nog steeds tot de bevoegdheid van de federale overheid; hetzelfde geldt bijgevolg voor de reglementering van de gemeentelijke boekhouding 1. De verdere toelichting beperkt zich tot de werking van de gemeente en meer specifiek wat de bevoegdheden betreft in verband met de gemeentefinancien en het financieel beheer. Een uitbreiding naar specifieke bevoegdheden, onder meer met betrekking tot politie, brandweer, milieu, ruimtelijke ordening en andere functionele beleidsdomeinen zou te ver leiden. De bevoegdheden van de gemeentelijke bestuursorganen wordt voor elk functioneel domein in een specifieke wetgeving geregeld. Indien de bevoegdheid voor gemeentelijke aangelegenheden werd toegekend aande gewesten en/of gemeenschappen, kan deze wetgeving per gewest of gemeenschap sterk van inhoud verschillen. In een aantal gevallen heeft dit ook gevolgen voor wat betreft de financiele verantwoording in de boekhouding. Alvorens de verdeling van de bevoegdheden met betrekking tot het financieel beheer in de gemeente nader toe te lichten, is het van belang even in te gaan op de situering van de gemeente binnen het geheel van de lokale besturen.

1 Dit in tegenstelling met de reglementering van de boekhouding van het OCMW die tot de bevoegdheid van de gemeenschappen behoort. In de toekomst is ook te verwachten dat de bevoegdheid in verband met de reglementering van de gemeenteboekhouding aan de gewesten zal worden toevertrouwd.

11

1. DE GEMEENTE BINNEN HET GEHEEL VAN DE LOKALE BESTUREN Het geheel van de dienstverlening op het grondgebied van een gemeente wordt niet enkel verzorgd door de gemeente zelf. De gemeente staat in relatie met verschillende andere lokale instellingen die elk een bepaald deel van de dienstverlening op het grondgebied van de gemeente kunnen verzorgen; deze lokale instellingen dragen dan ook een verantwoordelijkheid in specifieke domeinen. Dit relatiepatroon wordt toegelicht in het schema dat hierna volgt.

FINANCIELE RELATIES VAN DE GEMEENTE MET DE ANDERE LOKALE INSTELLlNGEN DIE WERKZAAM ZIJN OP HET GEMEENTELlJK GRONDGEBIED Kerkbesturen Keizerlijk decreet 1809

...

-

Zie'kenhuizen Wet 7/8/87

, Intercommunales Wet 22112186

Gemeente NGW-ARGC

OCMW Wet 8/7/76

RVT

Gemeentebedrijven Art. 261 tot 263 novies NGW R.B. 18/6/46

12

VZW's gesubsidieerd door de gemeente

De werking van deze instellingen wordt geregeld in daarop betrekking hebbende specifieke wetgeving: - kerkbesturen: keizerlijk decreet van 30 december 1809 - ziekenhuizen: wet van 7 augustus 1987 - OCMW's: organieke wet van 8 juli 1976 - intercommunales: wet van 22 december 1986 - gemeentebedrijven: artikelen 261 tot 263novies NGW en Regentsbesluit van 18 juni 1946 - V?)N's: wet van 27 juni 1921. Elk van deze insteliingen heeft specifieke regels voor wat betreft het financieel beheer. Een aantal van deze insteliingen (ziekenhuizen, intercommunales, gemeentebedrijven) voert een boekhouding die gelijkt op de boekhouding van een onderneming, zij het dat er specifieke aanvullende regels van toepassing zijn inzake de begroting en het toezicht. Deze bijzondere regels verschillen van insteliing tot insteliing. De gemeente heeft op elk van deze insteliingen in bepaalde mate een toezichtsrol of soms een voogdijrol te vervulien. Deze rol is nodig omdat de gemeente in vele gevalien de instelling op een of andere wijze financiert via toelagen of dekking van de tekorten. Met uitzondering voor de \fliV's wordt de financiering van de insteliingen door de gemeente geregeld door de wetgever. Het is dus een gemeentelijke taak de boekhouding en het financieel beheer van deze insteliingen te controleren in het kader van de aanwending en de verantwoording van de gemeenschapsgelden die door deze insteliingen worden gebruikt. Heel wat gemeenten zijn, omwille van de complexiteit van deze controle-opdracht over deze instellingen van lokaal nut, voor een goede uitvoering van deze opdracht niet voldoende gewapend. Teneinde de kwaliteit van de informatie ten behoeve van de gebruikers, voornamelijk de gemeente, te waarborgen, heeft de wetgever in bepaalde instellingen (ziekenhuizen, intercommunales en de autonome gemeentebedrijven) een onafhankelijke controlefunctie ingesteld uitgeoefend door de bedrijfsrevisoren.

13

2. VERDELlNG VAN DE BEVOEGDHEDEN MET BETREKKING TOT HET FINANCIEEL BEHEER BINNEN DE GEMEENTE

Met betrekking tot het financieel beheer zijn een aantal actoren actief die elk eigen bevoegdheden hebben: - de federale overheid - de gewesten - de provinciale overheid: - de bestendige deputatie - de gouverneur - de provinciale administratie - de gemeenteraad - het college van burgemeester en schepenen - de gemeenteontvanger, de plaatselijke ontvanger of de gewestelijke ontvanger - de gemeentesecretaris.

2.1. De federale overheid

De federale overheid heeft nog steeds een belangrijke invloed op de werking en de organisatie van het financieel beheer in de gemeente, omdat de regeling voor het financieel beheer wordt vastgelegd in de gemeentewet. Overeenkomstig artikel 239 van de nieuwe gemeentewet (NGW) bepaalt de Koning de begratings-, de financiele en boekhoudkundige voorschriften van de gemeenten, alsook de voorschriften betreffende de nadere regels voor de uitoefening van de taken van hun rekenplichtigen. Deze voorschriften worden in detail geregeld in het koninklijk besluit van 2 augustus 1990 houdende het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit (ARGC). In de gemeentewet worden tevens de bevoegdheden inzake gemeentefinancien vastgelegd van de bestuursorganen van de gemeente, alsook van de ontvanger (de bevoegdheden word en behandeld in punt 2.6.). Een andere belangrijke regeling voor de gemeente die een grate impact heeft op het financieel beheer, is de wet van 14 juli 1976 betreffende de overheidsopdrachten 2. Deze wetgeving regelt in detail de wijze waarap de gemeente overeenkomsten kan sluiten voor het uitvoeren van werken en het leveren van goederen en diensten.

14

1 Een nieuwe wet ap de averheidsopdrachten van 24 december 1993 is gepubliceerd in het 8elgisch Staatsblad van 22 januari 1994. De koninklijke besluiten van 8januari 1996 en 10 januari 1996 betreffende de averheidsopdrachten voar aanneming van werken, leveringen en diensten en de cancessies voor apenbare werken zijn gepubliceerd in het 8elgisch Staatsblad van 26 januari 1996. De datum van inwerkingtreding van deze bepalingen zal later bepaald warden wanneer het geheel van de uitvoeringsmaatregelen van baek I van de wet van 24 december 1993 zal vastgelegd warden.

2.2. De gewesten

Tot de bevoegdheid van de gewesten behoren: - de algemene financiering van de gemeenten 1, - de organisatie en de uitoefening van het administratief toezicht2. De uitoefening van deze bevoegdheden is, naargelang het gewest, op verschillende wijze geevolueerd. De voornaamste financiering wordt geregeld via het gemeentefonds. Daarnaast zijn er nog de betoelaging van de investeringen en verschillende specifieke werkingstoelagen, die word en geregeld via decreten en besluiten die eigen zijn aan elk functioneel domein. Hierdoor is een zeer ingewikkeld kluwen ontstaan van financieringsstromen hoofdzakelijk vanuit de gewesten en gemeenschappen naar de gemeenten toe, vaak elk met hun eigen gevolgen inzake financiele verantwoording. Dit aspect heeft uiteraard ook invloed op de wijze waarop het financieel beheer in de gemeente kan worden gevoerd en op de boekhoudkundige procedures. De organisatie en de uitoefening van het administratief toezicht hebben tevens een belangrijke invloed op het financieel beheer van de gemeente en de wijze waarop toezicht en controle worden uitgeoefend. Wat de controle betreft, moet hier aangestipt word en - in tegensteliing met wat vaak wordt gesteld - dat het Rekenhof ten aanzien van de gemeente geen enkele bevoegdheid heefi3. De werking en de organisatie van het administratief toezicht verschilt van gewest tot gewest. Door het feit dat het gewest bevoegd is v~~r het administratief toezicht, berust de controle op de gemeentefinancien, en dus op de boekhouding (begroting en rekeningen), in principe bij het gewest. Het gewest kan deze bevoegdheid delegeren aan de provincie. In elk gewest wordt een bepaald gedeelte van deze controle- en toezichtsbevoegdheid aan de provincie gedelegeerd. Niettemin legt het gewest aan de gemeenten praktische toepassingsmodaliteiten van de wetgeving op, en dit via circulaires. Men kan bij wijze van betekenisvol voorbeeld de jaarlijkse omzendbrieven betreffende de opstelling van de begroting vermelden. Hierin word en vaak onderrichtingen gegeven die een invloed hebben op de wijze waarop de boekhouding zal worden gevoerd en zij verduidelijken de vorm en de inhoud van de financiele verantwoording die eruit voortvloeit. Hoewel de wettelijke en reglementaire bevoegdheid met betrekking tot de gemeentelijke boekhouding een federale aangelegenheid is gebleven, kunnen de gewesten normatief en op dwingende wijze sturend optreden.

1 Zie artikel 6, §1, VIII van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de insteilingen, onder meer gewijzigd bij de wet van 8 augustus 1988 en de bijzondere wet van 16 januari 1989. 2 Zie artikel 7 van dezelfde wet. 3 Dit is wel zo voor onder andere de provincies, de gewesten, de gemeenschappen en de federale overheid.

15

2.3. De provinciale overheden

De organen van elke provincie putten hun bevoegdheid ten aanzien van de gemeenten uit een bevoegdheidsdelegatie van de respectieve gewesten. Het betreft hier de bestendige deputatie en de gouverneur. In de decreten die het toezicht regelen, is meestal bepaald dat de begroting en de rekeningen worden vastgesteld door de bestendige deputatie1. Het onderzoek van de begrotingen en van de rekeningen gebeurt door de provinciale administratie, die vervolgens een verslag opstelt ten behoeve van de bestendige deputatie van de provincieraad. De executieve of de bestendige deputatie van de provincieraad kan de handeling, waarmee een gemeentelijke overheid de wet overtreedt of het algemeen belang schendt, vernietigen. De bestendige deputatie kan, bij besluit, de uitvoering van de handeling, waarmee een gemeentelijke overheid het algemeen belang overtreedt of schendt, schorsen. De provinciegouverneur is ertoe gehouden om tot de executieve zijn toevlucht te nemen tegen 10 het besluit waarmee de bestendige deputatie de wet overtreedt door de vernietiging van een handeling van een gemeentelijke overheid 20 het besluit van een gemeentelijke overheid dat de wet overtreedt, in het geval de bestendige deputatie zich ervan onthoudt om de nietigheid uit te spreken. Aan de uitoefening van het toezicht zijn - naargelang de aard van de beslissingen van de gemeente - termijnen verbonden waarbinnen het toezicht (goedkeuring, schorsing of vernietiging) moet uitgeoefend worden. Met betrekking tot de verantwoording van ontvangsten en uitgaven in de boekhouding is dit een belangrijk gegeven, omdat de gem~enteontvanger geen betalingen mag verrichten die onwettelijk zijn. De ontvanger zal zich dus steeds willen indekken tegen eventuele risico's van schorsing of vernietiging van besluiten van de gemeente, alvorens een betaling te verrichten (de verantwoordelijkheden van de ontvangers worden behandeld in punt 2.6.). Inzake gemeentebelasting 2 beschikt de provincie eveneens over speciale bevoegdheden. De provinciegouverneur moet het belastingkohier dat door het college van burgemeester en schepenen werd opgemaakt, uitvoerbaar verklaren. Pas dan kan de ontvanger de belastingen innen. De bestendige deputatie treedt op als administratief rechtsprekend orgaan ingeval van bezwaar ingediend tegen een aanslagbiljet van de gemeente3.

1 De bestendige deputatie heeft de bevoegdheid om aan de begroting van de gemeente wijzigingen aan te brengen en is in sommige gevallen verplicht bepaalde uitgaven, die de gemeenteraad niet heeft opgenomen, toch in de begroting te voorzien. 2 Zie onder meer artikel170 en volgende van de Grondwet, de nieuwe gemeentewet en de wet van 23 december 1986 betreffende de invordering van de gemeentebelastingen.

16

3 De belastingplichtige moet zijn bezwaar binnen een termijn van drie maanden aan de bestendige deputatie overmaken. De bestendige deputatie treedt op in de hoedanigheid van rechtsprekend orgaan. De gemeente of de belastingplichtige kunnen eventueel in beroep gaan bij het Hof van beroep in het rechtsgebied van de gemeente waarin de belasting werd geheven; eventueel is ook een beroep in Cassatie mogeJijk binnen bepaalde grenzen. Daarnaast is er nog de bijzondere procedure die de ontvanger volgt bij het innen van de belastingen: aanrTlaning, dwangbevel, inbeslagname, oninvorderbare verklaring.

2.4. De gemeenteraad

De gemeenteraad beschikt over de aanwendingsbevoegdheid van de financiele middelen. De bevoegdheid van de gemeenteraad zou kunnen vergeleken worden met deze van een raad van bestuur in een bedrijf, zij het dat de bevoegdheden van de gemeenteraad uitdrukkelijk geregeld zijn in de gemeentewet. De gemeenteraad beschikt over de volheid van bevoegdheid. De belangrijkste bevoegdheden inzake financien zijn: - vaststelling van de begroting en de begrotingswijzigingen - vaststelling van de jaarrekening - goedkeuring van de begroting en de rekeningen van de gemeentebedrijven, kerkbesturen, OCMW's - stemming van de belastingreglementen en de retributiereglementen - bepaling van de wijze en de voorwaarden tot levering van werken, goederen en diensten - beslissingen inzake de vervreemding of verwerving van gemeentelijk patrimonium (met inbegrip van huur, erfpacht en concessie) - geval per geval machtiging te verlenen aan het college van burgemeester en schepenen tot het instellen van rechtsgedingen. De bevoegdheden van de gemeenteraad worden op uitdrukkelijke wijze geregeld in de gemeentewet en in bepaalde specifieke wetten en reglementen: - stemming van de begroting van de bedrijven (Regentsbesluit van 18 juni 1946) - voorlopige goedkeuring van de rekeningen en de staat van ontvangsten en uitgaven van de bedrijven (Regentsbesluit van 18 juni 1946) - goedkeuring van de begroting en rekeningen van OCMW's (organieke wet van 8 juli 1976) - voorlopige goedkeuring van de begroting en de rekeningen van de kerkbesturen (Keizerlijk decreet van 30 december 1809)

2.5. Het college van burgemeester en schepenen

Vooreerst moet eraan herinnerd worden dat het college van burgemeester en schepenen een collegiaal orgaan is. Geen enkel lid van het college heeft een individuele beslissingsbevoegdheid 1. Het college van burgemeester en schepenen is het uitvoerend orgaan van de gemeente, te vergelijken met een raad van bestuur in een bedrijf. De gemeentewet bepaalt dat het college belast is met: - de uitvoering van de besluiten van de gemeenteraad - het beheer van de inrichtingen en eigendommen, alsook de leiding van de werken - de tenuitvoerlegging en de opvolging van rechtsgedingen - de organisatie van de gemeentelijke boekhouding en het toezicht op de boekhouding 2 1 Met uitzondering van de burgemeester in het kader van aan hem door de wetgever specifiek opgedragen bevoegdheden. 2 In het kader van het nazicht van de kasmiddelen kan het college van burgemeester en schepenen zich laten vergezellen door een deskundige. Deze deskundige kan enkel adviserend optreden (artikel 81 ARGC).

17

- het doen van uitgaven, de afgifte van bevelschriften tot betaling - het uitvoeren van het kasnazicht per kwartaal. Op basis van deze bepalingen is het college van burgemeester en schepenen in het bijzonder bevoegd voor de voorbereiding van de gemeentebegroting, de gunning van opdrachten voor werken, leveringen en diensten 1, de opmaak van de belastingkohieren, etc ...

2.6. De gemeenteontvanger

De gemeenteontvanger is een plaatselijke ontvanger in de gemeenten met meer dan 10.000 inwoners en in het algemeen, een gewestelijke ontvanger in de andere gemeenten. Hij heeft van de wetgever een specifieke opdracht gekregen. Volgens artikel136 van de nieuwe gemeentewet heeft de ontvanger "tot taak om, alleen en onder zijn verantwoordelijkheid, de ontvangsten van de gemeente te innen en tegen regelmatige bevelschriften de betaalbaar gestelde uitgaven te doen ten belope hetzij van het bijzonder bed rag bepaald in elk artikel van de begroting, van het bijzonder krediet of van het voorlopig krediet, hetzij van het bedrag van de overeenkomstig artikel 248 overgeschreven kredieten". Op basis van dit artikel 136 NGW is de interne controle, uitgeoefend door de gemeenteontvanger, gestoeld. De gemeenteontvanger oefent op basis van deze bepaling bevoegdheden uit die vergelijkbaar zijn met deze van het Rekenhof en van de Inspectie van financien. Problemen van interne controle kunnen rijzen wanneer deze functie gecombineerd wordt met verantwoordelijkheden inzake financieel beheer en boekhouding. Vandaar dat het van belang is dat, van zodra mogelijk, procedures worden vastgelegd over de wijze waarop de verschillende verantwoordelijkheden van het financieel beheer in de gemeente warden verdeeld (aanwendings-, beschikkings-, registratie- en controle-functie). Omwille van de verwevenheid van de procedures inzake de begrotings- en algemene boekhouding, hebben vele gemeenten beslist om de diverse financiele functies in een enkele dienst onder te brengen. Het nieuw reglement op de gemeentelijke comptabiliteit kent aan de ontvanger nieuwe taken toe. Zo zal de ontvanger voortaan verantwoordelijk zijn voor het voeren van de algemene boekhouding en het bijhouden van de inventaris. Zo ook zal de ontvanger deel uitmaken van de commissie die een technisch en juridisch advies uitbrengt bij het begrotingsontwerp.

18

1 Eventueel het kiezen van de wijze van gunnen en de bepaling van de voorwaarden, indien het college hiervoor een delegatie heeft ontvangen vanwege de gemeenteraad en voor zover dit gebeurt binnen de perken van de kredieten voorzien op de gewone begroting.

2.7. De gemeentesecretaris

Krachtens artikel 26 NGW is de gemeentesecretaris verplicht zich te gedragen naar de onderrichtingen die hem worden gegeven, door de gemeenteraad, door het college van burgemeester en schepenen of door de burgemeester, al naargelang hun respectieve bevoegdheden. De taak van de gemeentesecretaris wordt omschreven in artikel 26bis NGW: - hij is belast met de voorbereiding van de zaken die aan de gemeenteraad of aan het college van burgemeester en schepenen worden onderworpen; - onder het gezag van het college van burgemeester en schepenen leidt en coordineert bij de gemeentelijke diensten en is hij, behoudens de uitzonderingen waarin de wet voorziet, hoofd van het person eel. Hij maakt eveneens deel uit van de adviescommissie voor het begrotingsontwerp.

;

-

19

1. ALGEMENE PRINCIPES INZAKE DE BOEKHOUDKUNDIGE ORGANISATIE VAN EEN GEMEENTE

1.1. VOORAF De nieuwe gemeenteboekhouding is een complex geheel van begrotingsrekeningen, patrimoniale rekeningen en resultatenrekeningen, waarvoor de gegevens moeten worden aangereikt door een aangepaste boekhoudkundige organisatie en in dit verband kan het noodzakelijk zijn om de bestaande administratieve procedures binnen de gemeente bij te sturen. Een aanzienlijk aantal bepalingen uit de nieuwe gemeentewet en de nieuwe gemeenteboekhouding (NGB) brengen belangrijke wijzigingen mee aan de omschrijving van de rol van de twee belangrijkste ambtenaren van de gemeente, met name de secretaris en de ontvanger. In onze benadering hebben wij ons hoofdzakelijk laten leiden door die wetgeving en de interpretaties ervan in de doctrine. De analyse werd verrijkt dankzij een dialoog met de diverse actoren die betrokken zijn bij de tenuitvoerlegging van de NGB, zowel in de gemeenten als bij de voogdijoverheid en het secretariaat NGB op het ministerie van binnenlandse zaken. Wij hebben ook bijzonder veel aandacht besteed aan de manier waarop de organisatorische wijzigingen die verband houden met de tenuitvoerlegging van de NGB, bij de ontvangers en de gemeentesecretarissen overkomen. Bij deze studie ging onze zorg eveneens uit naar de principes van gelijkvormigheid, samenhang en efficientie: - gelijkvormigheid onder referte aan de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen - samenhang met de vroegere praktijk - efficiente werking van het systeem NGB, waarin de ral en de verantwoordelijkheid van elkeen duidelijk zou omschreven zijn, zodat de ingeschakelde middelen leiden tot de voorapgestelde doelstellingen. Bij ons onderzoek gingen wij uit van een perspectief op middellange termijn: de dagdagelijkse praktijk van de gemeentebeheerders, zowel ambtenaren als mandatarissen, moet evolueren en de troeven van de NGB moeten eerst worden verwerkt.

1.2. VAN DE NGB NAAR DE ADMINISTRATIEVE EN BOEKHOUDKUNDIGE ORGANISATIE 1.2.1. Het informatiesysteem

20

De nieuwe gemeenteboekhouding is een omvattend systeem dat met name gericht is op het opnemen van het geheel van de economische en financiele informatie, teneinde zo te leiden tot samenvattende staten die relevante informatie verschaffen over het beheer en de financiele positie van een gemeente.

De gemeenteboekhouding streeft, in tegenstelling met de handelsvennootschappen, geen winst na, maar wel een rechtvaardige beoordeling van de besteding van de beschikbare middelen ten behoeve van de gemeenten en van de evolutie van het noodzakelijke evenwicht tussen de ontvangsten en uitgaven alsook tussen de bezittingen en schulden. Een degelijk en beheerst computerinstrumentarium is een wezenlijke voorwaarde voor de goede werking van het globale systeem. De ervaring leert ons dat de invoering van een nieuw computersysteem een aantal wijzigingen meebrengt in de methode en de organisatie van de administratie, of het nu een onderneming of een gemeente betreft. De kwaliteit van de financiele staten en van de controles op de verrichtingen is afhankelijk van het volledig en juist uitvoeren van de informatiestromen als daar zijn de inkohieringen, de diverse vastgestelde rechten, de facturen, de inningen en betalingen, de investeringen, ... Het bestaan van duidelijke en formeel vastgelede administratieve procedures, toepasselijk op het inzamelen, het controleren en het toerekenen van de te boeken verrichtingen, behoort eveneens tot de voorwaarden die voor elk boekhoudingssysteem zijn vereist. Vanuit het oogpunt van de nieuwe gemeenteboekhouding heeft de administratieve en boekhoudkundige organisatie tot doel te komen tot het opstellen van een betrouwbare jaarrekening die op een getrouwe wijze de financiele positie van de gemeente over een boekjaar weergeeft, rekening houdend met de van kracht zijnde wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen.

1.2.2. Structuren van het informatiesysteem

De basis van de nieuwe gemeentelijke boekhouding is tweevoudig: de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding, die parallel worden gehouden. De vroegere gemeentelijke boekhouding was gestoeld op het opmaken van de begroting en de controle van de begroting en uitgaven door de ontvanger. Hoewel de begrotingsboekhouding het vertrekpunt van de nieuwe gemeentelijke boekhouding blijft, dient voortaan een algemene boekhouding parallel te worden bijgehouden, teneinde de opvolging van de evolutie van het gemeentelijk patrimonium toe te laten, alsook het economisch resultaat ervan. De begrotingsboekhouding is, zoals voorheen, gestructureerd volgens de economische functies. De begrotingsrekeningen worden opgesteld op basis van het begrotingsartikel dat de volgende vorm aanneemt: FFF(FF)/EEE - NN/JJ/XX F =de functionele code in drie posities. De twee bijkomende posities (FF) laten een bijkomende onderverdeling toe van het begrotingsartikel van analytische aard E=de economische code in drie posities N = het ordenummer of aanduiding in twee posities J = het referentiedienstjaar voor de vooruitzichten verbonden aan vorige boekjaren X =de facultatieve analytische code waarvan het gebruik nog niet is ontwikkeld.

21

De functionele code stemt overeen met de voornaamste functies van de gemeentelijke administratie. Deze is vastgesteld door het ministerieel besluit van 30 oktober 1990 (waarvan de verwijzingen in bijlage zijn opgenomen). Functie 0: Functie 1: Functie 2: Functie 3: Functie 4: Functie 5: Functie 6: Functie 7: Functie 8: Functie 9:

Niet op de functies aanrekenbare ontvangsten en uitgaven Algemeen bestuur Landsverdediging (niet gebruikt door de gemeenten) Open bare orde en veiligheid Verkeer en waterstaat Handel, nijverheid en middenstand Landbouw, visserij, voedselvoorziening Onderwijs, cultuur, recreatie, eredienst Sociale voorzieningen en volksgezondheid Volkshuisvesting en ruimtelijke ordening.

De economische code is van primordiaal belang, aangezien deze code een link tussen de begrotingsboekhouding en de algemene boekhouding mogelijk maakt. Oankzij deze code kan men dus van het ene systeem overgaan naar het andere systeem. De economische code is samengesteld uit drie cijfers: • Het eerste cijfer duidt de hoofdnatuur aan: 1. Lopende ontvangsten en uitgaven voor goederen en diensten 2. Renten, verliezen en winsten van bedrijven 3. Inkomensoverdrachten aan en van andere sectoren dan de overheidssector 4. Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector 5. Vermogensoverdrachten aan en van andere sectoren dan de overheidssector 6. Vermogensoverdrachten binnen de overheidssector 7. Investeringen 8. Kredietverleningen en deelnemingen 9. Overheidsschuld en overboekingen • Het tweede cijfer onderscheidt de ontvangsten van de uitgaven: van 1 tot 5: Uitgaven van 6 tot 9: Ontvangsten • Het derde cijfer stemt overeen met een meer gedetailleerde opdeling die geen specifieke codering heeft. Het volgnummer laat toe een onderscheid te maken tussen hetgeen betrekking heeft op de gewone dienst en de buitengewone dienst: van 01 tot 48: Gewone dienst van 51 tot 98: Buitengewone dienst

22

De overgang naar de algemene boekhouding gebeurt in principe automatisch wanneer de verrichting een weerslag heeft in de begrotingsboekhouding. Tal van ontvangers hebben hun onrust uitgedrukt over de nieuwe boekhoudkundige verrichtingen die geen enkele link hebben met de begrotingsboekhouding, zoals bijvoorbeeld het boeken van afschrijvingen, ... Oaarmee wordt met name gealludeerd op een bepaalde onzekerheid tegenover de

waarderingen die verbonden zijn met het opstellen van een vertrekbalans en tegenover de op te nemen inventarisboekingen bij het afsluiten van de eerste boekjaren. De mutaties die alleen maar de algemene boekhouding be'invloeden, vergen dat er nieuwe interne of externe controleprocedures worden ten uitvoer gelegd die niet voortvloeien uit bestaande wettelijke bepalingen. Van belang is dat zowel de ontvanger als het college hun boekhoudings- en financiele verantwoordelijkheid ten aanzien van de gemeente met een minimum aan sereniteit opnemen.

1.2.3. De interne controle

De interne controle houdt rechtstreeks verband met de kenmerken van de organisatie, zoals aangenomen door de gemeente. Wij herinneren eraan dat het begrip interne controle staat v~~r het geheel aan middelen en procedures die een organisatie heeft aangenomen om, in de mate van het mogelijke, zeker te stellen dat: - de activa worden gevrijwaard en misbruiken van gemeentelijke goederen worden vermeden - fraude en vergissingen word en voorkomen en opgespoord - de boekhoudkundige registraties volledig en juist zijn - de boekhoudkundige informatie betrouwbaar is en binnen de gestelde termijnen wordt aangemaakt. Het doel van de interne controle is de beperking van de risico's op een slechte werking, die uitmondt in niet toegelaten verrichtingen en financiele informatie die niet regelmatig, noch getrouw is. De ontvanger, zijnde de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de boekhouding, moet de verbetering nastreven van de degelijkheid van de organisatie van de boekhoudings- en financiele diensten van de gemeente. Die diensten vormen de basis voor het voeren van de boekhouding en de borg voor een systeem van interne controle dat kan instaan voor de betrouwbaarheid van de boekingen. De uiteenlopende omvang en aard van de gemeenten sluiten uit dat er een type-schema zou warden opgelegd voor de administratieve en boekhoudkundige organisatie van een gemeentelijke entiteit.

.

-

Het opnemen van de eigenheid en de originaliteit van een gemeentelijke organisatie in een handboek van procedure en administratieve organisatie, zou het treffen van maatregelen ter verbetering van de interne controle vergemakkelijken. 1.2.4. De belangrijke functies

Nadenken over de administratieve en boekhoudkundige organisatie van de gemeente, wil zeggen nadenken over de rol van de ontvanger en van de secretaris.

23

Waar het beeld dat de NGB zal geven van de economische en financiele realiteit van de gemeente ongetwijfeld vollediger zal zijn, is het echter zo dat het systeem complexer is dan vroeger. Er zal bijgevolg meer vakkundigheid vereist zijn, zowel wat de uitvoering ervan als de controle erop betreft. Zowel in de «profit» als in de «non-profit»-sector vereist de werking van de administratieve organisatie dat een aantal functies zouden worden vervuld: - de algemene administratie - het thesauriebeheer - het voeren van de boekhouding - de interne controle - de beheerscontrole - tenslotte de functies verbonden aan de eigen activiteiten van de entiteit, of, in het geval van een gemeente, de burgerlijke stand, de pOlitie, de werken, het onderwijs, ... Het «beroep» van de ontvanger en dit van de secretaris behoort tot de eerste vijf van deze functies.

1.2.5. De bewaring van documenten De boeken en verantwoordingsstukken moeten 30 jaar in de gemeente bewaard worden. De rekeningen, de notulen van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen worden voor onbepaalde tijd bewaard.

1.3. WETTELlJKE VERPLlCHTINGEN EN VOORRECHTEN VAN DE ONTVANGER De juridische context van de opdrachten van de ontvanger wordt geregeld in de nieuwe gemeentewet en in het nieuwe algemeen reglement op de gemeenteboekhouding.

1.3.1. De benoeming van de ontvanger De plaatselijke ontvanger wordt door de gemeenteraad benoemd (artikel 53 NGW). De gouverneur van de provincie is belast met de benoeming van de gewestelijke ontvanger (artikel 54 NGW), die aangewezen wordt in gemeenten met minder dan 10.000 inwoners (artikel 52 NGW). In gemeenten met meer dan 5.000 inwoners, kan de gemeenteraad de betrekking van plaatselijk ontvanger instellen (artikel52 NGW).

24

De aanwezigheid van een lokale of gewestelijke ontvanger oefent een invloed uit op de werking en organisatie van de boekhoudkundige en financiele administratie van een gemeente. Maar aangezien hun opdrachten vergelijkbaar zijn, moet er rekening gehouden worden met de omvang van de gemeente die een schaalbesparingseffect tot gevolg kan hebben.

Vanaf zijn benoeming is de ontvanger verplicht een zekerheid te stellen als borg voor zijn beheer (artikelen 55 en 57 NGW). 1.3.2. De ontvanger-schatbewaarder Historisch heeft de ontvanger altijd de rol van verantwoordelijke de gemeente gespeeld.

v~~r

de kasvoorraad van

De ontvanger opent en beheert de financiele rekeningen op naam van de gemeente; hij ontvangt rechtstreeks de post in verband met die rekeningen (artikel 4 ARGC) , en is verantwoordelijk voor de kasvoorraad, met uitzondering van die van de gemeentebedrijven (artikel 35 ARGC). De ontvanger geeft advies aan het college wat betreft het beheer van de kasvoorraad (artikeI36, § 3 ARGC). De wet gelast de ontvanger met het innen van de ontvangsten van de gemeenten en, tegen regelmatige bevelschriften, de betaalbaar gestelde uitgaven te doen, ten belope hetzij van het bijzonder bedrag bepaald in elk artikel van de begroting, van het bijzonder krediet of van het voorlopig krediet, hetzij van het overgeschreven krediet door verrichtingen aangegaan tijdens een vorig boekjaar (artikeI136, 1ste lid, NGW). De ontvanger krijgt van het college invorderingsstaten. Zoniet, legt hij zelf aan het college een invorderingsstaat voor bij de ontvangst waarvan het invorderingsrecht of de verantwoording niet voorafgaandelijk vastgesteld zijn (artikeI46, § 3 ARGC). Bij de maandelijkse afsluiting van de boeken moet de ontvanger een staat opmaken waaruit de overeenstemming van de boekingen met de kasmiddelen blijkt (artikel 39, § 6 ARGC). Aan het einde van elke maand overhandigt hij aan het college dit stuk, waaruit de overeenstemming tussen de boekingen blijkt (artikel80 ARGC). Het college van burgemeester en schepenen of een van zijn leden die het daartoe aanwijst, verifieert elk trimester de kas van de ontvanger en maakt, ter attentie van de gemeenteraad, van de veriftcatie een proces-verbaal op waarin zijn opmerkingen alsmede die van de ontvanger worden vermeld (artikel131 , § 1 NGW). Het nazicht van de kasmiddelen kan op elk ogenblik plaatsvinden. Bij die gelegenheid moet de ontvanger aan de instantie die met de verificatie is gelast, alle boeken, bescheiden en waarden overleggen en alle inlichtingen verstrekken omtrent zijn beheer en het vermogen van de gemeente (artikel81 ARGC). De ontvanger brengt het college van burgemeester en schepenen zonder verwijl op de hoogte van elk tekort dat toe te schrijven is aan diefstal of verlies (artikel 131, § 2 NGW). In het bedoelde geval moet de gemeenteraad vaststellen of en in hoeverre de ontvanger aansprakelijk gesteld moet worden en, in voorkomend geval, bepaalt hij het bedrag dat de ontvanger moet vereffenen (artikel131 , § 3 NGW). 1.3.3. De ontvanger-boekhouder In artikel 38 bepaalt het nieuwe algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit duidelijk dat de ontvanger de ambtenaar is die verantwoordelijk is v~~r de boekhouding van de gemeente, onder het gezag van het college.

25

De verantwoordelijkheid van het college vindt in het bijzonder uitdrukking in de verplichting om alle middelen aan personen en materiaal die nodig zijn voor de uitoefening van de functie als boekhouder, ter beschikking van de ontvanger te stellen (artikel 38, lid 2 ARGC). De gemeenteontvanger registreert in de balansrekening de waarden die in de inventaris opgenomen worden en hun wijzigingen (artikel1 9 ARGC). Alle door de gemeentelijke overheden getroffen uitvoerbare beslissingen in verband met de financien worden onmiddellijk, voor eensluidend verklaard, door het college aan de gemeenteontvanger doorgezonden (artikel2 ARGC). Inzake invorderingsrechten ontvangt de gemeenteontvanger van het college de invorderingsstaten, samen met alle bewijsstukken van het recht en van de vaststelling ervan (artikel 45, § 2 ARGC). De gemeenteontvanger moet voor elke schuldenaar een individuele rekening bijhouden, behalve voor de rechten vastgesteld bij middel van kohieren of collectieve invorderingsstaten (artikel 51 ARGC). De uitgaven worden in de budgettaire boekhouding ingeschreven zodra zij regelmatig door het college zijn vastgelegd (artikeI61, 1ste lid ARGC). De ontvanger boekt onmiddellijk in de boekhouding de facturen die, v66r hun betaling, voor ontvangst moeten getekend worden door het personeelslid dat door het college met de controle op de leveringen op de gepresteerde diensten belast is (artikel63 ARGC). De ontvanger controleert de uitgavedocumenten en gaat over tot de aanrekening op de budgettaire en algemene rekeningen (artikel64 ARGC). De ontvanger registreert in de boekhouding de betalingen in uitvoering (artikel67 ARGC). De ontvanger boekt onmiddellijk in de boekhouding (artikeI46, § 2 ARGC): - op het moment van ontvangst: de uitvoerbare belastingkohieren - bij inning: de stortingen van bedragen die door andere personeelsleden contant zijn ge'lnd - onmiddellijk na de aanvaarding door de raad van de condities van het leningscontract: de leningen - zodra de voorschotten zijn gestort: de nettowinst van de gemeentebedrijven - zodra de raad de rekeningen van het gemeentebedrijf heeft goedgekeurd: het saldo toegekend aan de gemeente - op de vervaldatum: de interesten - bij de kennisgeving: de dividenden en voorschotten alsook het aandeel toegekend in het gemeentefonds - bij het afsluiten van de jaarrekening: de bijkomende bedragen met betrekking tot het afsluitingsjaar die aan de gemeente werden toegekend en die nog moeten worden ontvangen, met uitzondering van de rechten waarvan de inning hang,end is. De onverhaalbare bedragen, die voortvloeien uit ontheffingen en verminderingen, worden door de ontvanger geboekt op basis van de kennisgeving van de toestemming van het college (artikeI55, § 1 ARGC).

26

De boeking als "oninvorderbare" post ten gevolge van insolventie en materiele vergissingen behoort tot de verantwoordelijkheid van de ontvanger (artikel 55, § 2 ARGC).

In het raam van de afsluitingsverrichtingen van de jaarrekening, zoals bepaald in artikel 73 ARGC, moeten aan de ontvanger volgende stukken worden overhandigd (artikel 73 ARGC): - de stukken betreffende de niet-afgehandelde aanrekeningen - de lijst van de over te dragen vastleggingen en kredieten zoals vastgesteld door het college, op basis van de inlichtingen die de ontvanger heeft verzameld, met de medewerking van de beheersagenten of -diensten. De jaarrekening (die de begrotingsrekening, de balans, de resultatenrekening omvat) alsook de toelichting worden door de ontvanger opgemaakt. Hij ondertekent die v66r hij ze toezendt aan het college van burgemeester en schepenen (artikelen 74 en 78, lid 1 ARGC). Het college verifieert en bevestigt dat alle handelingen waarvoor het bevoegd is, correct in de rekeningen zijn opgenomen (artikel 78, lid 2 ARGC).

1.3.4. De ontvanger als intern controleur Ten aanzien van de ontvangsten, is de ontvanger verantwoordelijk voor de controle (artikel 52 ARGC): - van de regelmatigheid van de documenten die de rechten vaststellen en hun bewijsstukken, zoals over te zenden door het college - van de correcte aanrekening op het gepaste begrotingsartikel en op de gepaste rekening van de algemene boekhouding. Op het vlak van de uitgaven moet de ontvanger het geheel van de verantwoordingsstukken ontvangen en kunnen controleren, teneinde ze op hun regelmatigheid te toetsen en na te gaan of die correct zijn aangerekend, zowel in de begrotingsboekhouding als in de algemene boekhouding (artikel 64 ARGC). De controle heeft onder meer betrekking op het bestaan van de vereiste visums en op de correcte toerekening onder het gepast begrotingskrediet, de gepaste algemene rekening en de gepaste bijzondere rekening. Indien hij zich niet akkoord kan verklaren met de regelmatigheid van de verantwoordingsstukken voor de door de gemeente gedane uitgaven, zendt de ontvanger aan het college de betrokken documenten terug met inbegrip van het onregelmatig bevelschrift, met vermelding van de redenen waarop zijn weigering tot betalen steunt (artikel68 ARGC). Deze weigering mag geen betrekking hebben op het gemeentebeleid. De ontvanger is verplicht het college geregeld schriftelijk kennis te geven van de tegen schuldenaars ingestelde vervolgingen (artikel 53, 1ste lid ARGC). Hij brengt het college verslag uit over de vorderingen van de gemeente waarvan de inning onzeker is en boekt die over op een rekening «dubieuze debiteuren» met de goedkeuring van het college (artikeI53, lid 3 ARGC). Hij moet het college van burgemeester en schepenen op de hoogte brengen: - van het verstrijken van de contracten , uiterlijk zes maanden voor datum - van het verlies of de diefstal van stukken, effect en en bescheiden die hem werden toevertrouwd.

27

Hij is verplicht: - de inschrijving op het hypotheekkantoor te vorderen van alle effecten die daarvoor in aanmerking komen - te voorkomen dat rechten van de gemeente verjaren - toe te kijken op de vrijwaring van de domeinen, voorrechten en hypotheken. In zijn hoedanigheid van ontvanger - intern controleur zou zijn aansprakelijkheid in het gedrang komen, wanneer een tekort voortvloeit uit het afwijzen van uitgaven op definitief afgesloten rekeningen, die niet zouden gedaan zijn met een regelmatig bevelschrift, of binnen de perken van het begrotingsartikel en van het toelaatbaar krediet (artikel 131, § 3 NGW). Maar in dit geval kan de ontvanger wel de leden van het college die op onregelmatige wijze die uitgaven hebben gedaan of bevolen, ter verantwoording roepen teneinde de beslissing voor hen bindend en tegenstelbaar te laten verklaren (artikeI131, § 4 NGW). De controles die door het college worden uitgevoerd op de werkzaamheden van de ontvanger worden nader toegelicht in verband met de kas. Het betreft traditionele controles, gekenmerkt door een historische benadering van de opdracht van de ontvanger; de taak van de ontvanger werd vroeger gezien vanuit het oogpunt van het louter houden van thesaurierekeningen. Dergelijke opvatting lijkt achterhaald ten gevolge van de uitbreiding van de verantwoordelijkheden van de ontvanger. De regelmatigheid van de gevoerde boekhouding en het toezicht op mogelijke verduistering of vergissingen kunnen niet behandeld worden aan de hand van eenvoudige driemaandelijkse controles van de kas. De opdracht van toezicht op de gemeenteboekhouding, die aan het college van burgemeester en schepenen is toevertrouwd, reikt in feite veel verder dan het door de wetgever voorgeschreven nazicht van de kas. Oat toezicht heeft impliciet betrekking op alle aspecten van het financieel beheer dat in de boekhouding wordt weergegeven.

1.3.5. De ontvanger als beheerscontroleur Het college van burgemeester en schepenen kan de ontvanger horen over al de aangelegenheden die een financiele of budgettaire weerslag hebben (artikel136bis NGW). In het raam van een commissie, die is samengesteld uit tenminste een vertegenwoordiger van het college en de secretaris, wordt van de ontvanger verwacht dat hij een advies geeft over de wettelijkheid en de te verwachten financiele weerslag van het begrotingsontwerp en van de wijzigingen nog v66r die door de gemeenteraad word en goedgekeurd (artikel 12

ARGC).

28

In de mate dat de ontvanger, vanuit zijn functie als boekhouder, de gegevens van de financiele positie moet beheersen en in de loop van het boekjaar de tenuitvoerlegging van de begroting moet opvolgen, komt de ontvanger dus naar voren als een noodzakelijke partner in het begrotingsproces.

Zijn kennis op het vlak van boekhoudrecht stellen hem in staat te adviseren over de geschikte begrotingsartikelen en, in samenwerking met de gemeentesecretaris, deel te nemen aan het opstellen van de begroting, afhankelijk van de doelstellingen die de mandatarissen nastreven en rekening houdend met de beperkingen die de financiele positie van de gemeente meebrengt.

1.4. DE SECRETARIS EN DE NGB De gemeentesecretaris is de spilfiguur tussen de politieke overheid en de administratie. De functies van burgemeester, schepen of raadslid zijn tijdelijke mandaten, en daarom staat de gemeentesecretaris in feite v~~r de continu"Teit: zoals de plaatselijke ontvanger is hij immers benoemd in een duurzame betrekking. Onder het gezag van het college leidt en coordineert hij de gemeentelijke diensten als eerste ambtenaar van de gemeente. In het algemeen is hij dus verantwoordelijk voor de goede werking van het dagelijks bestuur. Daarnaast is hij ook hoofd van het personeel (artikel26bis, § 2 NGW). Hij is belast met het voorbereiden van de zaken die moeten onderworpen worden aan het college en aan de gemeenteraad. Hij woont hun vergadering bij en stelt de notulen op. Daarnaast verzekert hij ook de getrouwe overschrijving van de beraadslagingen en besluiten (artikel 26bis, § 1 NGW). In het algemeen werkt hij mee aan de opstelling van het begrotingsontwerp, en maakt hij deel uit van de commissie tot advies van het begrotingsontwerp (artikel12 ARGC). In de vroegere gemeentewetgeving was de secretaris ook belast met het voeren van een deel van de boekhouding: de aldus ontdubbelde boekhouding was bedoeld om een permanente en wederzijdse controle mogelijk te maken met de rekeningen die de ontvanger bijhield. In het grootboek van de secretaris werden de ontvangsten geboekt (begrotingsprognoses, vastleggingen, gedane ontvangsten) en de uitgaven (begrotingsprognoses, verplichtingen, beschikbare kredieten, uitgeschreven betalingen). De secretaris hield geen kasboek. Kasboeken behoorden tot de verantwoordelijkheid van de ontvanger. Daarentegen was de gemeentesecretaris verantwoordelijk v~~r het bijhouden van de lijst van de gemeentelijke goederen en van het register met aanvragen v~~r subsidies. De NGB schrapte die bijzonderheden en bevrijdde de secretaris van alle boekhoudkundige werkzaamheden. Wel is het zo dat hij het zich vanuit zijn hierarchische positie niet kan veroorloven om de werking van de NGB naast zich neer te leggen. De nieuwe gemeentecomptabiliteit veronderstelt dat nieuwe co_mputeruitrusting wordt ingeplant en dat de taken van het personeel van de gemeentelijke diensten alsook de informatiestromen, die door de ontvanger en de comptabiliteit moeten worden verwerkt, opnieuw worden bekeken. Dit aspect behoort bijgevolg tot de bevoegdheid van de secretaris, aangezien het betrekking heeft op de globale administratieve organisatie van de gemeente, die op

29

doeltreffende wijze moet tegemoet komen aan de nod en van het financiele en boekhoudkundige beheer. Zoals het college moet de gemeentesecretaris dus wel interesse hebben voor de behoeften en de bekommernissen van de ontvanger hetzij op het vlak van "human ressources" en informatica-uitrusting, hetzij voor het invoeren van aangepaste procedures die met name betrekking hebben op de doorstroming van de door de boekhouding te verwerken gegevens. Indien de secretaris zich niet inlaat met de aspecten van administratieve organisatie die verband houden met de boekhouding, dreigt de ontvanger niet te kunnen beschikken over de informatie en de middelen die nodig zijn om correct en binnen de gestelde termijnen te zorgen voor betrouwbare rekeningen. De coordinatie van het optreden van beide ambtenaren is een voorname troef voor een harmonieuze werking van het gemeentelijk beheer.

1.5. ANALYSE VAN DE BOEKHOUDKUNDIGE ORGANISATIE PER CYCLUS Elke verrichting binnen de onderneming moet in de boekhouding worden vertaald. Een ketting van verrichtingen die mekaar systematisch opvolgen, vormt een cyclus van de organisatie. AI de verrichtingen van een organisatie kunnen in functie van deze cycli worden ingedeeld. Een administratieve en boekhoudkundige organisatie kan pas als betrouwbaar worden beschouwd, voor zover een interne controle ad hoc is gewaarborgd voor elke schakel van de ketting. Elke cyclus maakt controles van verschillende aard noodzakelijk. De voorstelling onder de vorm van cycli laat een beter beg rip toe van de informatiestromen van de betrokken entiteit. Eerst worden de cycli behandeld die enkel de gewone dienst belnvloeden 1. Na de cycli van de belastingen en prestaties, werkingsuitgaven en bezoldigingen komen de cycli aan bod die zowel in de gewone als in de buitengewone dienst tussenkomen. In de hierna volgende tabel wordt een lijst opgenomen van de cycli die in deze brochure besproken worden 2. De onderverdelingen van de begroting die door de diverse cycli worden gedekt, staan tegenover de cycli.

1 Onder gewone ontvangsten en uitgaven worden verstaan de courante verrichtingen die zich minstens een maal per financieel dienstjaar voordoen en die de regelmatige werking van de gemeente waarborgen. Deze verrichtingen behoren tot de gewone dienst, in tegenstelling met de verrichtingen van de buitengewone dienst die de investeringen beogen.

30

2 De gebruikte afkortingen zijn: - 0 (ontvangsten) en U (uitgaven) - G (gewone dienst) en B (buitengewone dienst) - S (schulden), W (werking), I (investeringen), Ov (overdracht), P (prestaties) en Be (bezoldigingen)

Gewone dienst

Behandelde cycli

Ontvangsten Belastingen en prestaties

Uitgaven Ontvangsten

GUW

Bezoldigingen

GUBe GOS/GOOv

Bijzondere situatie van investeringen in deelnemingen en andere financiele vaste activa

GOS

Overdrachten

GOOv

Thesaurie

Uitgaven

GOP/GOOv

Werkingsuitgaven Investeringen en hun financiering

Buitengewone dienst

GUS

GUOv

BOI BOS/BOOv

BUI BUS

BOI

BUI

BOOv

BUOv

heeft enkel betrekking op de algemene boekhouding

Elke cyclus is als volgt onderverdeeld: - activiteiten van de cyclus - beschrijving van de cyclus - boeking - interne controle.

31

2. CYCLUS VAN DE BELASTINGEN EN PRESTATIES

2.1. ACTIVITEITEN VAN DE CYCLUS De cyclus belastingen en prestaties heeft betrekking op alle ontvangsten van de gemeente die afkomstig zijn van de inning van de gemeentebelastingen en retributies, alsook van prestaties van allerlei aard verleend door de gemeente. Het principe van de vestiging en de inning van de gemeentebelastingen en retributies is voor alle gemeenten vrij goed vergelijkbaar, maar op het vlak van de prestaties is dat niet zo: die zijn zeer uiteenlopend en soms zeer specifiek voor een bepaalde gemeente. De cyclus omvat het geheel van de verrichtingen die een rol spelen van zodra het gemeentelijke reglement wordt opgesteld tot en met de inning van de vooropgestelde ontvangsten. De opbrengsten worden met volgende economische codes vermeld: Economische code

32

Omschrijving

800rt verrichting

Klasse

GIB

161

Prestaties ten voordele van ondernemingen en gezinnen

G

713xx

162 163

Prestaties voar de overheidssector

G

Onroerende verhuringen aan ondernemingen en gezinnen

G

71309 71320

164

Onroerende verhuringen aan de overheidssector

G

71320

18x

Terugbetaling van onderhoudskosten van wegen en waterlopen

G

713xx

36x 37x 38x

Gemeentelijke belastingen

G

Aanvullende gemeentebelastingen

G

Andere bijdragen uit ondernemingen en gezinnen

G

701xx 707xx 7xxxx

2.2. BESCHRIJVING VAN DE CYCLUS 2.2.1. Belastingen en retributies

• Het aantal en de aard van de gemeentebelastingen en retributies zijn eigen aan elke gemeente. Zij worden geval per geval in een fiscale regeling vastgelegd. Die kan voor verschillende jaren worden opgesteld, maar mag nooit de gemeentelijke legislatuur overschrijden. Vanwege hun financiele en politieke impact moeten bepaalde belastingen jaarlijks worden vastgesteld (opcentiemen op onroerende voorheffing, bijkomende belasting op de personenbelasting, belasting op tewerkgesteld personeel, belasting op de drijfkracht, compenserende bedrijfstaks). De fiscale regeling moet uiterlijk veertien dagen na haar goedkeuring aan de voogdijoverheid worden overgelegd. Ook al behoren de percentages en de aard van de gemeentebelastingen en retributies tot de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, toch bestaat ter zake een feitelijke beperking door toedoen van de voogdijoverheid onder referte aan een door de gewestregering vastgelegde nomenclatuur. • Onder de gemeentelijke belastingen zijn er ook de aanvullende belastingen op belastingen die worden geheven door andere overheden (Staat, gewesten en provincies). Het percentage van de aanvullende belastingen wordt bepaald door de gemeente, maar de inkohiering en de inning worden gedaan door de overheid die v~~r de hoofdbelasting verantwoordelijk is (Ministerie van Financien, provincies, ... ). • Het vastleggen van een tijdschema voor de inkohiering is nuttig voor het opvolgen van de naleving van de termijnen. • Een aantal belastingen en retributies worden contant ge'lnd en geven aanleiding tot het opstellen van een invorderingsstaat. Voorbeelden: - retributies voor administratieve diensten - belastingen op verspreiding van reklame - verblijfsbelasting in hotels en kampeerterreinen - belasting op plaatsrecht op markten.

2.2.2. Prestaties

De prestaties omvatten alle diensten die gewoonlijk door de gemeente worden verstrekt en die aanleiding geven tot het innen van een inkomen, met uitzondering van de belastingen en retributies. Bij wijze van voorbeeld (zonder volledig te willen zijn), hebben de prestaties betrekking op: - huurprijzen (gebouwen, jacht, ... ) - concessies (kerkhoven, steengroeven, ... ) - verhuring (materieel, zalen, ... ) - aansluitingswerken

33

- afgifte van bouw- en verkavelingsvergunningen - verkoop van hout - diensten van brandweer (ziekenwagen, reinigingen, wespennesten, ... ) - bewaking van kinderen (kinderopvang, scholen, ...) - enz ... Daarnaast exploiteren gemeenten ook diensten van industriele en commerciele aard: - slachthuis - distributie water, gas, elektriciteit - zeehaven - wild park - enz ... We stippen aan dat die activiteiten van industriele of commerciele aard ook in de vorm van gemeentebedrijven kunnen zijn ingericht. Het beheer vertoont dan een grotere autonomie, naast de algemene diensten van de gemeente (gemeentebedrijven, intercommunales, ... ). Hoewel er specifieke karakteristieken zijn die verband houden met deze relatieve autonomie, is er toch geen enkele reden die toelaat te verantwoorden dat de regels van interne controle verschillend zijn van deze die gelden voor de algemene diensten van de gemeente.

2.3. REGISTRATIE 2.3.1. Opgave van belastingen en prestaties

De lijst van de belastingen en retributies wordt door de gemeente opgesteld en, afhankelijk van de aard van de belasting, door de politie, door de volkstellers, door de agenten (marktplaatsen) of door de gemeenteambtenaren in het kader van hun prestaties (inning van de retributies). Binnen elke dienst die de prestatie verstrekt, wordt gewoonlijk een personeelslid belast met het nazicht van de opgave van prestaties, op basis van de dienstenstaat ingevuld bij de levering en de opgave van de inningsstaten die als bewijsstukken dienen voor de kas. 2.3.2. Opstellen van kohieren - facturatie

Het opstellen van de kohieren wordt meestal toevertrouwd aan een gespecialiseerde dienst, de dienst belastingen, die volgende taken heeft: - inzamelen van de informatie bij de volkstellers - opstellen van de kohieren en overlegging aan het college - na goedkeuring door het college en door de voogdijoverheid (die het kohier uitvoerbaar maakt), afdrukken van de inkohieringen en verzending door de ontvanger aan de belastingplichtigen.

34

De meeste gemeenten beschikken over geYnformatiseerde bestanden (specifieke software, gebruik van overschrijvingen met gestructureerde mededeling) voor het beheer van de kohieren en het invorderen van de belastingen.

De facturatie wordt verzekerd ofwe I door de boekhouddienst, op basis van de dienstenopgaven die worden overgezonden door de diensten die de prestaties hebben verstrekt, ofwel rechtstreeks door de prestatieverlenende diensten. Het is wenselijk dat de facturatie wordt gecentraliseerd om te grote verschillen te vermijden in de voorstelling van de stukken en hun nummering, te zorgen voor een betere volledigheidscontrole in de aanrekening van de diensten, een gelijktijdige registratie mogelijk te maken van de vastgestelde rechten en een automatische procedure mogelijk te maken voor de betalingen en de herinneringen. 2.3.3. Boeking

2.3.3.1. Belastingen en retributies Luidens de wet van 28 december 1994 houdende wijziging van de NGW, wordt het vastgestelde recht geboekt zodra het kohier uitvoerbaar is verklaard. Het boekhoudkundig verantwoordingsstuk is dus het door de voogdijoverheid goedgekeurde kohier. Voor de belastingen en retributies die contant worden ge'ind en waarvoor dus geen kohier wordt opgesteld, wordt het vastgestelde recht geboekt op basis van de invorderingsstaat ingevuld door de volksteller. Aanvullende belastingen worden geboekt op basis van de inningen verricht door het Ministerie van Financien en binnen een termijn van twee maanden aan de gemeente doorgestort. In het boekjaar zelf moeten alleen de daadwerkelijk gedurende het boekjaar toegekende bedragen worden geboekt (artikel46, § 2, r ARGC). 2.3.3.2. Prestaties De aangemaakte facturen vormen een recht dat wordt vastgesteld in de begrotingsboekhouding en worden dus gelijktijdig in de algemene boekhouding geregistreerd.

2.3.4. Betaling

De registratie van de betaling wordt gedaan door de boekhouddienst of door de dienst ontvangsten, op basis van de financiele uittreksels. Het gebruik van overschrijvingen met gestructureerde vermelding maakt een automatisch aftekenen van de belastingen en retributies in de rekeningen mogelijk, via het gebruik van een hulpjournaal.

2.3.5. Afsluiting

De strakke voorschriften van het algemeen reglement op het vlak van registratie van de gemeentelijke belastingen zijn voornamelijk afgestemd op de behoeften van de begrotingsboekhouding en houden geen rekening met de principes van de algemene boekhouding.

35

De eenduidige band tussen de vaststelling van het recht in de begrotingsboekhouding en de boeking van de opbrengst in de algemene boekhouding, maakt het - in de huidige stand van het reglement - niet mogelijk om de te ontvangen opbrengsten en de op te stellen facturen in overweging te nemen.

2.3.6. Oninvorderbare en onverhaalbare posten

De invorderingsprocedure wordt door de ontvanger waargenomen. Ingeval van vervolging, is er meestal het optreden van een gerechtsdeurwaarder voor de inning van belastingen. Retributies en prestaties moeten met de toestemming van de gemeenteraad in rechte gevorderd worden. De boeking van een oninvorderbare ontvangst gebeurt op initiatief van de ontvanger wanneer de insolventie is vastgesteld of wanneer de vastgestelde rechten wegens materiele vergissingen dreigen te vervallen (artikel55, § 2 van het ARGC). Het rekeningenschema vermeldt wel een algemene rekening 40700 onder .de benaming "Dubieuze schuldenaren van belasting, retributie en opbrengst", maar er zijn geen waardeverminderingen op de vorderingen bepaald v66r de boeking van een oninvorderbare post die rechtstreeks de nietigheid van de vordering tot gevolg heeft. De onverhaalbare posten (die vertegenwoordigd word en door een ontheffing of een vermindering) leiden tot rechtzetting van een vastgesteld recht, ofwel behorende tot het boekjaar zelf, en in dat geval wordt het vastgesteld recht rechtstreeks voor het betrokken bedrag bijgestuurd, ofwel behorende tot een vorig boekjaar, en dan moet een specifieke economische code worden gebruikt (301.xx). De boeking van een onverhaalbare post moet vooraf door het college word en toegestaan (artikel55, § 1 van het ARGC).

2.4. INTERNE CONTROLE 2.4.1. Functiescheiding

Ideal iter is het zo dat het opmaken van de lijst of de opgave van de prestaties, het opstellen van de kohieren of de facturatie, de boeking en de inning zouden moeten gescheiden zijn, maar in de praktijk is dit vaak in kleinere gemeenten moeilijk te verwezenlijken. Minimaal is vereist dat de functies van lijst of opgave van prestaties, opstelien van de kohieren of facturatie enerzijds, en boeking en inning, anderzijds, degelijk zijn gescheiden.

36

Een bijzondere aandacht gaat uit naar de prestaties die contant worden betaald (zoals bijvoorbeeld afgifte van administratieve bescheiden). Aan het volkomen gebrek aan functiescheiding in dergelijke gevalien moet worden verholpen, bijvoorbeeld door voorgenummerde documenten te gebruiken, of nog door het gebruik van zegels waarvan de opvolging door een derde wordt verzekerd.

2.4.2. Voorafgaandelijke toestemming van het college

Het opstellen van de kohieren is onderworpen aan de goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen, die ze vaststelt, en vervolgens aan de goedkeuring van de provinciegouverneur, die de kohieren uitvoerbaar maakt. De raad regelt eveneens de prestaties die de gemeente mag verstrekken. De levering van ongebruikelijke diensten moet voorafgaandelijk door het college worden goedgekeurd.

2.4.3. Maatregelen van interne controle

Om de goede werking van deze cyclus te waarborgen, zouden volgende controles moeten worden uitgevoerd:

Belastingen en retributies Telling: • steekproefsgewijze controle bp de volledigheid van de tellingen, vergelijking in de tijd, verband tussen de verschillende informaties. Voorbeeld: De opbrengst van de belastingen op de marktstandplaatsen kan vergeleken word en met de gebruikte oppervlakte; de belasting op het huisvuil kan vergeleken worden met het aantal gezinnen en ondernemingen in de gemeente. • controle op de naleving van de termijnen, volgens een bepaald tijdschema en procedure. Opstelling van de kohieren: • nazicht van de overeenstemming tussen de tellingslijsten en het definitieve kohier • controle op de naleving van de bepalingen voorgeschreven in het gemeentereglement inzake belastingen • controle op de naleving van de termijnen. Boeking: • controle op de naleving van de boekingsregels uitgevoerd door de verantwoordelijke boekhouder en, in fine, door de administratieve voogdij. Inning: • controle van de daadwerkelijke toepassing van de inningsprocedure • regelmatig nazicht van de uitstaande bedragen.

37

Prestaties Opgave van de prestaties:

• controle op de volledigheid van de staten van prestaties die worden opgesteld door de personeelsleden, waarbij de verantwoording van het aantal gepresteerde uren wordt gecontroleerd aan de hand van de goedkeuring door de begunstigde van de prestatiestaat • systematisch gebruik van voorgenummerde bescheiden en controle van de opvolging van de voorgedrukte nummering van de prestatiestaten. Facturatie:

• overeenstemming tussen de facturen en de prestatiestaten • report van de tarifering vastgesteld door de gemeenteraad • naleving van de facturatietermijnen. Inningss ta ten:

• controle van de juistheid of de waarschijnlijkheid van de binnengekomen contante ontvangsten aan de hand van analyses en verbandscontroles.

38

3. CYCLUS VAN DE WERKINGSUITGAVEN

3.1. ACTIVITEITEN VAN DE CYCLUS De werkingsuitgaven betreffen de gewone uitgaven ter verzekering van de gemeentelijke diensten. Ze behoren tot de gewone dienst. Ze omvatten de aankoop van goederen bestemd voor onmiddellijk verbruik en de betaling van diensten, gepresteerd door niet-gemeentelijk personeel, zoals onderhoud van de wegen, telefoonkosten, abonnementen, ... Naar hun economische code kunnen ze onderscheiden worden in: Economische code

123

Omschrijving

Soort verrichting

Klasse

GIB Administratieve werkingsuitgaven

G

60xxx 6131x

124

Technische werkingsuitgaven

G

60xxx 61 xxx

125

Werkingsuitgaven voor gebouwen

G

60xxx 61 xxx

126

Huur en huurlasten van onroerende goederen

G

61000

127

Exploitatiekosten voertuigen

G

60xxx 61 xxx

128

Kosten financieel beheer

G

61602 6580x

129

Commissies

G

65727

14x

Werkingsuitgaven voor wegen en waterlopen

G

60xxx 6135x

Voor verdere informatie kan verwezen worden naar bijlage 1.

3.2. BESCHRIJVING VAN DE CYCLUS In de boekhouding worden uitsluitend de uitgaven genoteerd die voor het dienstjaar in de begroting werden voorzien.

39

In toepassing van artikel 40 van het ARGC, vermeldt en verantwoordt de budgettaire gemeentelijke boekhouding de vastleggingen en de aanrekeningen bij de uitgaven. De vergelijking tussen de werkelijk gedragen uitgaven en de geraamde voorzieningen laat toe om een adequate begrotingscontrole te garanderen. De boeking van alle geraamde ontvangsten en uitgaven die zich in de loop van het jaar kunnen voordoen, moet opgenomen zijn in de begrotingsboekhouding. De in de begroting voorziene uitgaven moeten echter niet noodzakelijk in de loop van het dienstjaar gebeuren. In dit geval wordt het onbenut krediet opgeheven. Indien er daarentegen een niet voorziene uitgave gebeurt, mag deze enkel plaatsvinden mits een aanpassing van de begroting (begrotingswijziging). Het ontwerp van de gemeentebegroting wordt opgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Na voorlegging en bespreking, is het de gemeenteraad die de begroting vastlegt. Deze voorlopige begroting wordt aan de hogere, toeziende overheid (de bestendige deputatie, of soms de gouverneur) overgemaakt ter goedkeuring. De uitgaven worden verwezenlijkt door het college van burgemeester en schepenen, terwijl de ontvanger belast is met de uitvoering van de begroting, in toepassing van de besluiten van het college en de gemeenteraad binnen de grenzen bepaald in het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit.

3.3. REGISTRATIE Vooraleer een inschrijving op de begroting leidt tot een effectieve betaling, worden een aantal fasen doorlopen.

3.3.1. Vastlegging van de uitgave door het college van burgemeester en schepenen

De vastlegging komt neer op een verplichting tot betaling. Een uitgave kan slechts tot stand komen, indien er op de begroting een krediet is voor uitgetrokken. Voor de budgettaire boekhouding is het begrotingskrediet dan ook het uitgangspunt. Het geheel of een deel van het uitgavekrediet kan voorlopig gereserveerd worden door het college van burgemeester en schepenen, voor een bepaald doel, zodat deze gelden niet meer voor een andere uitgave kunnen aangewend worden. Deze voorlopige vastlegging is een facultatieve procedure en wordt meestal niet toegepast. Op het einde van het dienstjaar worden deze vastleggingen ofwel geannuleerd, ofwel geheel of gedeeltelijk omgezet in definitieve vastleggingen.

40

Een definitieve vastlegging gebeurt bij het opmaken van een bestelbon of door een beslissing van het college van burgemeester en schepenen, en zelfs van de raad. In tegenstelling met de voorlopige vastlegging, die zich beperkt tot een loutere reservering van de kredieten, vloeit de definitieve vastlegging voort uit een contractuele band met een

derde of uit een verplichting of nog uit de politieke wil (zoals bijvoorbeeld een facultatieve subsidie). De uitgifte van bestelbons behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen dat normaal een mandaat heeft voor bestellingen tot een bepaald bed rag . Voor hun verzending moeten de bestelbons worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen die een beslissing neemt inzake het gevolg dat eraan moet word en gegeven. In de praktijk kan het college bepaalde diensthoofden machtigen voor het opmaken van bestelbons tot een bepaald bedrag. Deze bons worden, van zodra mogelijk, overgemaakt aan het college voor bekrachtiging. Het is uitgesloten dat de raad zich zou mengen in de bevoegdheden van het college dat als enig orgaan de gemeentelijke uitgaven doet.

3.3.2. Boeking

Bij ontvangst van de facturen worden deze geboekt in de algemene boekhouding en vervolgens overgemaakt aan de betreffende dienstverantwoordelijke voor nazicht. De boeking geschiedt zodanig dat de vervaldatum altijd gemakkelijk kan worden nagekeken (artikel 63, lid 1 ARGC). De facturen worden verplicht voor ontvangst getekend door het personeelslid dat met de controle op de leveringen of de gepresteerde diensten belast is (artikel63, lid 2 ARGC). De facturen en de and ere uitgavedocumenten worden aan de gemeenteontvanger overgemaakt samen met alle stukken tot staving van de regelmatigheid. Indien aan alle vereisten is voldaan (wettelijkheid en regelmatigheid van de uitgave), zal de ontvanger deze facturen boeken op de gepaste begrotingsartikels. Dit wordt de aanrekening genoemd en hierdoor wordt de voorlopige boeking, die ontstond bij de ontvangst van de facturen, geannuleerd. Bij een verschil tussen het factuurbedrag en het bed rag van de vastlegging wordt het laatste bed rag aangepast.

3.3.3. Ordonnancering

De vereffening van de schuld wordt beslist door het college van burgemeester en schepenen. Dit is de ordonnancering van de uitgave. Deze beslissing wordt vervolgens geconcretiseerd door het opstellen van een bevelschrift of een betalingsopdracht bestemd voor de ontvanger.

3.3.4. Mandatering

Het college van burgemeester en schepenen geeft aan de gemeenteontvanger de opdracht om de betaling uit te voeren (vereffening van de schuld).

41

3.3.5. Betaling

De ontvanger heeft tot taak om, na ontvangst van een regelmatig bevelschrift, de betaalbaargestelde uitgaven te doen. Indien hij niet tot de betaling kan overgaan, zendt hij de niet-uitgevoerde betalingsbevelen terug aan het college van burgemeester en schepenen met vermelding van de reden van niet -uitvoering. Enkel de begrotingskredieten, de vastleggingen en de aanrekeningen worden geregistreerd in de budgettaire boekhouding. De betalingen worden geregistreerd in de algemene boekhouding. De betaalbaarsteliingen en de betalingsbevelen worden niet boekhoudkundig verwerkt.

3.4. INTERNE CONTROLE

3.4.1. Afbakening van de bevoegdheden bij bestellingen

Alvorens de bestellingen te doen (bestelbonnen), moet de dienstverantwoordelijke de bestelde hoeveelheden afstemmen op de gebudgetteerde, om bij overschrijdingen aanpassingen a posteriori van het budget te voorkomen.

3.4.2. Toepassing van het "competitive bidding"-systeem

Voor kleine leveringen worden door de gemeentelijke administratie meestal plaatselijke leveranciers aangezocht, waarbij een spreiding onder de plaatselijke handelaars wordt beoogd. Hierdoor, alsook door het feit dat de gemeente vaak meerdere kleine besteliingen plaatst, worden niet altijd de meest gunstige voorwaarden bedongen. 3.4.3. Factuurcontrole

Een systematische controle van de aankoopfactuur met de leveringsnota is noodzakelijk om de geldigheid van de factuur te kunnen controleren; een afstemming enkel met de bestelbon is geenszins voldoende.

3.4.4. Volledigheid van de aankoopfacturen

42

Een centralisatie van de ontvangst van de aankoopfacturen bij het secretariaat, dat verantwoordelijk is voor de verdere distributie naar de diverse diensten, is noodzakelijk, en dit om de voliedigheid en tijdigheid van de te registreren uitgaven te waarborgen.

4. CYCLUS VAN DE BEZOLDIGINGEN

4.1. ACTIVITEITEN VAN DE CYCLUS De cyclus bezoldigingen heeft betrekking op alle in de begroting als "gewone personeelsuitgaven" geboekte bedragen (GUBe). Deze post vertegenwoordigt vaak op zichzelf een aanzienlijk deel van de gewone begroting. Naast de wedden en lonen omvat deze post eveneens de sociale lasten, alsook de diverse vergoedingen die hiermee verband houden. De economische codes die verband houden met personeelsuitgaven zijn: Economische code

Omschrijving

800rt verrichting

Klasse

GIB

111

Bezoldigingen

G

620xx

112

80ciale vergoedingen

G

621xx

113

Patronale bijdragen . .

G

622xx 624xx

115

Reiskosten en and ere geldelijke tegemoetkomingen

G

625xx

116

Pensioen- en rentelasten

G

62600

117

Arbeidsongevallen en beroepsziekten

G

6270x

118

Gemeenschappelijke sociale dienst

G

62801

4.2. BESCHRIJVING VAN DE CYCLUS Elke gemeente beschikt over een personeelsformatie, die het aantal betrekkingen per graad bepaalt waarover de gemeente kan beschikken bijvoorbeeld: • voor de administratieve diensten: - een gemeentesecretaris - een gemeenteontvanger - twee bureauchefs - een directiesecretaris - drie opstellers, ... • voor de politie: - een politiecommissaris - twee adjunct -commissarissen - twee inspecteurs, ...

43

• voor de dienst werken: - een werkleider - een contraleur werken - drie opzieners - tien werklieden - twee schilders, ... Die formatie kan - na vakbondsonderhandelingen - door de gemeenteraad worden gewijzigd. De aangelegenheid moet goedgekeurd worden door de bestendige deputatie (bijzondere goedkeuringsvoogdij). De gemeenteraad bepaalt eveneens een administratief en een geldelijk statu ut dat op het gemeentepersoneel toepasselijk is. Het administratief statuut regelt de voorwaarden voor aanwerving en promotie van het gemeentepersoneel: - de toelatingsvoorwaarden voor elke graad - de stof van de examens waaraan de kandidaten moeten deelnemen - het aantal jaren ervaring in de lagere graad dat voor een mogelijke (interne) promotie is vereist - het vereiste diploma (bij {extern e) aanwerving) ... Het geldelijk statuut bepaalt alle weddeschalen van het gemeentepersoneel, alsook alle vergoedingen waarop het personeel aanspraak kan maken. Aangezien die statuten door de gemeenteraden worden vastgelegd, varieert de bezoldiging van het person eel naargelang van de gemeente die de personeelsleden tewerk stelt.

4.2.1. Aanwerving van statutair personeel

Er bestaan twee wegen om toegang te krijgen tot een openstaande betrekking: • DOOR AANWERVING (externe weg) Het voorzien in de opvulling van een openstaande betrekking behoort tot de bevoegdheid van de gemeenteraad. In de praktijk wordt de aanwervingspracedure door het college georganiseerd: - Aankondiging van het examen in de pers - Ontvangst van de kandidaturen en uitspraak over hun ontvankelijkheid - Inrichting van de jury en van het exam en - Vaststellen van de quotering van de verschillende kandidaten. De gemeenteraad brengt vervolgens alle geslaagde person en in een wervingsreserve onder en benoemt de geselecteerde kandidaat in de functie voor een stage (een jaar). De nadere regels en de duur van de stage zijn. vastgelegd in het administratief statu ut dat op het gemeentepersoneel toepasselijk is.

44

Na een jaar stage wordt de kandidaat opgenomen bij het vast personeel, indien de gemeentesecretaris een gunstig verslag uitbrengt (voor de politie wordt het advies door de commissaris gegeven) en na beraadslaging van de gemeenteraad.

• DOOR PROMOTIE (interne weg) De gemeenteraad kan ook bepalen dat een openstaande betrekking wordt ingevuld middels promotie van het intern personeel. In de praktijk betreft het meestal de promotie van een lid van het vast personeel met ten minste twee of drie jaar ancienniteit. Een bericht ad valvas vermeldt de toelatingsvoorwaarden. Het college organiseert de aanwervingsprocedure. De gemeenteraad wijst de kandidaat aan. Anders dan bij de aanwerving via externe weg is er hier geen samenstelling van een wervingsreserve en ook geen stageperiode. De kandidaten die voor het exam en zijn geslaagd, maar niet voor de in te vu lien betrekking werden aangewezen, kunnen aanspraak maken op een gunstiger weddeschaal voor "geselecteerden", zoals in het geldelijk statu ut bepaald.

4.2.2. Aanwerving van tijdelijk personeel

De gemeenteraad is eveneens bevoegd inzake de aanwerving van tijdelijk personeel. In de praktijk wordt die bevoegdheid overgedragen aan het college. De aanwerving geschiedt via beraadslaging door het college dat ook de individuele loonflche vaststelt. In alle gevallen (zowel voor statutair als voor tijdelijk personeel) zijn de ter goedkeuring voorgelegde beslissingen van rechtswege uitvoerbaar, indien zij door de voogdijoverheid niet werden afgekeurd binnen negentig dagen na ontvangst. De termijn kan worden verlengd met een maximum van negentig dagen middels een met redenen omklede beslissing. Elke afkeurende beslissing moet met redenen worden omkleed. De beslissingen van de gouverneur worden bij uittreksel bekendgemaakt in het Administratief Memoriaal en aan de gemeente betekend, bij een ter post aangetekende brief, binnen een termijn van negentig dagen.

4.2.3. Aanwerving van onderwijzend personeel

Het onderwijzend personeel wordt rechtstreeks door de gemeenteraad benoemd. Voor de openstaande betrekkingen benoemt de gemeenteraad jaarlijks, in de maand september, tijdelijke en interimleerkrachten. Die aanstelling geldt tot uiterlijk 30 juni (of houdt op wanneer de titularis terugkomt indien het om een vervanging gaat). Zodra er een betrekking openvalt ingevolge het ontslag of de opruststelling van een titularis, kan de gemeenteraad een nieuwe titularis benoemen. In de meeste gevallen wordt die gekozen onder diegenen die al een tijd als tijdelijke leerkracht in dienst zijn.

45

4.3. REGISTRATIE 4.3.1. Invoeren van persoonlijke gegevens in het computerbestand

Twee bestanden moeten voor het vastleggen van de uitbetaling worden aangemaakt: - de kenmerkende gegevens uit het gegevensbestand (= personeelsregister) - het barema dat overeenstemt met de ancienniteit en de schaal (functie) van het personeelslid uit het baremabestand. De bijwerking van die bestanden geschiedt door toedoen van de personeelsdienst. Regelmatig kan die dienst de lijst bekendmaken van personeelsleden die recht hebben op een tweejaarlijkse of jaarlijkse verhoging. Na nazicht van die lijst, komt dan de effectieve bijwerking. Alle binnen een gemeente bestaande weddeschalen zijn opgenomen in het op het gemeentepersoneel toepasselijk geldelijk statuut.

4.3.2. Berekening van de bezoldigingen en hun uitbetaling

Maandelijks wordt per personeelslid een loonfiche uitgeprint met het bruto-maandloon, het bed rag van de eventuele vergoedingen, de inhoudingen voor de RSZ, de bedrijfsvoorheffing en het te betalen netto-bedrag. Eenzelfde procedure wordt toegepast voor de mandatarissen. Parallel wordt er een samenvattende listing per begrotingsartikel opgesteld met het totaalbedrag van het bruto uitbetaalde bed rag , de ingehouden bedrijfsvoorheffing, het netto uit te betalen bed rag voor het betreffende begrotingsartikel. Na nazicht beveelt het college de betaling van de bezoldigingen. De betalingsopdrachten worden ondertekend door de burgemeester, een schepen en de gemeentesecretaris. De bezoldigingen worden vervolgens ingegeven in de computer. De gemeenteontvanger verricht de betalingen na nazicht en boekt die in de boekhouding. Vanuit het oogpunt van de interne controle is het dus aangewezen om te voorzien in een degelijke functiescheiding en de volgende werkzaamheden over verschillende personen te spreiden: - de berekening van het loon - de registratie van het loon - de uitbetaling van het loon. De RSZ-inhoudingen warden (met de instemming van de gemeenteontvanger) maandelijks ingehouden onder de vorm van voorschotten; per einde trimester is er dan een regularisatie op basis van de aangifte. De bijdragen voor pensioenen, voor die gemeenten die aangesloten zijn bij de RSZ van de provinciale en plaatselijke besturen 1, zijn in de hoger vermelde inhouding inbegrepen.

46

1 RSZPPO

Hoewel het onderwijzend person eel rechtstreeks door de Gemeenschap wordt betaald, moet het geheel van de personeelsuitgaven to ch opgenomen worden in de uitgaven, terwijl de overeenstemmende subsidies in ontvangsten worden geboekt.

4.3.3. Pensioenen

De toekomstige lasten inzake pensioenen voor de statutaire personeelsleden van de gemeente en, in bijkomende orde, voor de gemeentemandatarissen, is een uitermate belangrijke verbintenis die momenteel niet is opgenomen in de financiele informatie die via de jaarrekening wordt medegedeeld. Rekening houdend met de toenemende levensverwachting en met het statutair personeelsbestand dat in de meeste gemeenten in dezelfde richting evolueert, neemt de pensioenlast verhoudingsgewijs elk jaar toe, wat de gemeenten in een uitzichtloze financiele positie kan brengen. Er bestaan drie vereffeningsstelsels van de pensioenen: - pensioenen ten laste van de gemeente, via een gemeentekas - pensioenen via de RSZ voor provinciale en plaatselijke besturen - pensioenen via een verzekeringsorganisme (OMOB). De betalingsregeling voor de pensioenen ten laste van de gemeente is praktisch in onbruik geraakt. Het aanwenden van dit stelsel veronderstelt dat de pensioenlasten, die door de gemeente worden uitgekeerd, ten laste van de resultaten worden geboekt. Wat de andere twee stelsels betreft, storten de gemeenten jaarlijks een premie die gebruikt wordt om een kas of een extern pensioenfonds te stijven.

4.4. INTERNE CONTROLE De aanwezigheidscontrole gebeurt in het algemeen aan de hand van een prikklok en door de diensthoofden die de personeelsdienst verwittigen ingeval van al dan niet verantwoorde afwezigheid. Wat betreft de pensioenen door de gemeente gestort, zou een controle mogelijk zijn via het rijksregister, indien die niet onwettig zou zijn. Bovendien is de gemeente ook onderworpen aan een documentaire controle: de verantwoordingsstukken worden per begrotingsartikel geklasseerd en vervolgens op verzoek voor controle overgezonden aan het provinciale gouvernement (voogdijoverheid). Daarnaast wordt een volledige lijst van het gemeentepersoneel opgenomen in de toelichting bij de gemeentebegroting.

47

5. CYCLUS VAN DE INVESTERINGEN EN HUN FINANCIERING

5.1. ACTIVITEITEN VAN DE CYCLUS 5.1.1. Investeringen van de gemeente

De cyclus van de investeringen en hun financiering heeft betrekking op een wezenlijk deel van de buitengewone uitgaven en ontvangsten van de gemeente. Artikel 1 van het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit definieert de buitengewone dienst van de begroting als volgt: "Alle ontvangsten en uitgaven die rechtstreeks en op een duurzame wijze invloed hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van het patrimonium van de gemeente, uitgezonderd de normale onderhoudswerken; de term omvat eveneens de voor hetzelfde doel toegestane toelagen en leningen, de deelnemingen en beleggingen op meer dan een jaar, alsmede de vervroegde terugbetalingen van de schuld". Er dient evenwel opgemerkt te worden dat het onderscheid tussen, enerzijds, de verrichtingen die als investeringen moeten warden beschouwd en, anderzijds, de uitgaven die verband houden met de lopende werking van de gemeente, soms moeilijk kan worden gemaakt. Het is dus niet altijd eenvoudig te weten of een uitgave thuishoort in de gewone of in de buitengewone dienst. Dit probleem, dat voornamelijk aan de orde is voor werken en klein materieel, is overigens geen specifiek gemeentelijk probleem. Oak in de ondernemingen gebeurt het wel meer dat de marktprijs of de eenheidswaarde van het aangekochte goed doorslaggevend is voor de keuze tussen de gewone of de buitengewone dienst van de begroting, een keuze die gevolgen heeft wat de regels van de administratieve verwerking betreft. De gemeenten moeten elk jaar het hoofd bieden aan een groot aantal investeringen die tot doel hebben het dienstbetoon aan de bevolking te verbeteren: het betreft de aankoop van gebouwen en materiaal, het verkrijgen van deelnemingen in overheidsbedrijven, of nog het uitvoeren van vernieuwingswerken aan het patrimonium.

48

Bij wijze van informatie vermelden we dat het Gemeentekrediet het globale bedrag van de investeringen van de gemeenten voor 1993 raamt op ongeveer 60 miljard.

Inzake investeringen krijgen de voornaamste begrotingsartikels bij de lasten volgende economische code mee: 800rt verrichting

Economische code

Omschrijving

71

Aankoop van gronden en gebouwen

B

22xxx 240xx

72

Aanleg van gronden en oprichting, vergroting, omvangrijke herstelling, verbouwing van gebouwen

B

22xxx 240xx

73

Aanleg van wegen en infrastructuur

B

74

Andere investeringen

B

21411 240xx 21411 23xxx 24041

Klasse

GIB

26xxx Bij overdracht zijn de verrichtingen hoofdzakelijk opgenomen onder de volgende economische codes: Economische code

76 77

Omschrijving

800rt verrichting

Klasse

GIB Verkoop van grond en gebouwen

B

Verkoop van duurzame roerende goederen

B

22xxx 23xxx 77241

Het verkrijgen van deelnemingen maakt een bijzondere soort van investeringen uit. Dit wordt in punt 6 behandeld.

5.1.2. Investeringen voor para-gemeentelijke entiteiten

De gemeenten verrichten investeringen voor rekening van para-gemeentelijke entiteiten (OCMW, VlW, ... ). In dergelijke gevalten financiert de gemeente de investering, eventueel middels de inschrijving op een lening of het bekomen van een subsidie, en vaak is de gemeente de bouwheer. De para-gemeentelijke entiteit wordt eigenaar van de investering en neemt het beheer en het onderhoud ervan op zich. Deze manier van werken die vaak door de gemeenten wordt toegepast, heeft ook invloed op het vlak van de boekhouding. Inderdaad, de aldus gedane investeringen kunnen niet geboekt worden onder het vaste patrimonium van de gemeente, aangezien die geen

49

eigenaar is van het goed. De uitgaven verbonden aan de aankoop of aan de bouw van het goed worden daarentegen op de actiefzijde van de balans van de gemeente geboekt als door de gemeente toegestane toelagen en over verschillende boekjaren - theoretisch maximum tien jaar - afgeschreven. De afschrijvingsduur van de toelage is onder meer afhankelijk van de aard van het goed. De lasten voor de investeringen van dit type warden geboekt in de buitengewone dienst onder specifieke begrotingsartikels, waarvan de economische code begint met: Economische code 631 tot 5

64

Omschrijving

800rt verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten aan andere overheidsinstellingen: subsidies onderwijs voor gronden en gebouwen, voor uitrusting, voor gebouwen, voor wegen en waterlopen en specifieke subsidies

B

25611 15611

Vermogensoverdrachten aan het vrij onderwijs

B

25611

5.1.3. Financiering van de vaste activa

De financiering van de vaste activa kan verschillende vormen aannemen: leningen, bekomen van toelagen of nog afnemingen op eigen vermogen. De leningen en toelagen vinden we terug onder de volgende economische codes: Economische code

Omschrijving

58

Vermogensoverdrachten van gezinnen

800rt verrichting

Klasse

GIB B

772x:t.

15211

50

661 tot 5

Vermogensoverdrachten van de hogere overheden: subsidies voor schoolgebouwen, voor schooluitrusting, voor gebouwen; subsidies en terugbetalingen door de hogere overheden; specifieke subsidies en terugbetalingen

GIB

15411 74143 75783

681 tot 5

Vermogensoverdrachten van andere overheidsinstellingen: subsidies voor schoolgebouwen, voor schooluitrusting, v~~r gebouwen, voor wegen en waterlopen en specifieke subsidies

B

15611

961 tot 3

Leningen gemeenteaandeel, leningen aandeel hog ere overheden en leningen voor derden

B

17xxx

De terugbetaling van de leningen en de betaling van de financiele lasten zijn gewone uitgaven 1. Aangezien de terugbetaling geen echte last is voor de gemeente, wordt die boeking in resultaat gecompenseerd door een bijsturingsboeking onder opbrengsten. Het betreft hier een belangrijk specifiek kenmerk voor de gemeenteboekhouding. Economische code

Omschrijving

Soort verrichting

K1asse

GIB

91

Afiossing van de schuld: afiossing van leningen ten laste van de gemeente, ten laste van de hog ere overheden, ten laste van derden en afiossing van gewaarborgde leningen

21

Financiele kosten van de schuld en and ere financiele kosten

GIB

64xxx 17xxx

G

65xxx

Er moeten specifieke rekeningen voor de algemene boekhouding worden gebruikt: 43xx: Schulden die vervallen tijdens het dienstjaar 765xx: Rechtzettingen van de afiossing van lening.en

5.2. BESCHRIJVING VAN DE CYCLUS 5.2.1. Verkrijging en de verkoop van vaste activa

De bevaegdheden van de gemeentelijke organen op het vlak van investeringsbeslissingen worden in de nieuwe gemeentewet bepaald. De princiepsbeslissing betreffende de investeringen behoort tot de gemeenteraad. Deze spreekt zich eerst uit over de wenselijkheid van de investering. Artikel 234 van de NGW bepaalt dat de gemeenteraad het argaan 2 is dat bevoegd is voor: - de keuze van gunningswijze van de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten - het vaststellen van de voorwaarden ervan. De raad moet zich dU8, binnen de perken van de wet op de overheidsopdrachten van 19763, uitspreken over de wettelijke wijze waarop de overheidsopdracht zal worden gegund: aanbesteding, apenbaar bad of onderhandse overeenkomst, met een openbare of beperkte procedure. 1 Ingeval van vervroegde afiossing van een lening, wordt de uitgave beschouwd als behorend tot de buitengewone dienst. 2 De gemeenteraad kan die bevoegdheden voor de opdrachten die betrekking hebben op het dagelijks beheer van de gemeente overdragen aan het college van burgemeester en schepenen, binnen de perken van de daartoe op de gewone begroting ingeschreven kredieten. (artikeJ 234, lid 2 NGW). 3 Met de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten zal moeten rekening gehouden worden, wanneer de verschillende uitvoeringsmaatregelen van boek I van de wet zullen vastgesteld en in werking getreden zijn.

51

Op die vergadering heeft de raad eveneens als opdracht, enerzijds, het lastenboek of de andere technische en administratieve bescheiden goed te keuren, en anderzijds, de voorwaarden te bepalen die als basis dienen voor de opdracht. De raad stelt met name een geraamd bed rag voor de opdracht vast, een bedrag dat naargelang van het geval, een niet te overschrijden maximumbedrag kan zijn of gewoori een indicatief bedrag. Verder is de raad ook het orgaan dat de nodige kredieten voor de investering in de begroting van de gemeente moet inschrijven, en de middelen moet definieren, basisvoorwaarden voor de verwezenlijking van de investering. Wanneer de princiepsbeslissingen zijn genomen, wordt het college van burgemeester en schepenen, in toepassing van artikel 236 van de nieuwe gemeentewet, belast met de tenuitvoerlegging van de opdracht. Het college moet de procedure instellen, de opdracht gunnen, toezien op de uitvoering ervan, .in voorkomend geval wijzigingen die gedurende de uitvoering noodzakelijk worden geacht, aanbrengen (voor zover er geen bijkomende uitgaven van meer dan 10 % uit voortvloeien) en de afrekeningen vaststellen. Bij wijze van voorbeeld zorgt het college voor de bekendmaking die door de gunningswijze wordt vereist, onderzoekt en vergelijkt de offertes, gaat over tot de aanwijzing van de toewijzing op basis van de door de raad vastgelegde criteria. Het college is eveneens belast met de leiding van de gemeentelijke werken: het geven van de opdracht tot uitvoering van de werken, het overgaan tot de voorlopige en definitieve oplevering van de werken en het nazicht van de vorderingsstaten. De procedure, die bepaald is in de gemeentewet, stoelt dus in feite op een tweevoudige bevoegdheid, toegekend enerzijds aan de gemeenteraad en anderzijds aan het college. In gevallen van dringende spoed voortvloeiend uit niet te voorziene omstandigheden, kan het college van burgemeester en schepenen, op eigen initiatief, de in het eerste lid van artikel 234 NGW bedoelde bevoegdheden van de raad uitoefenen. In dit geval kan de raad de gunningswijze voor de werken, de leveringen of diensten kiezen en de voorwaarden vaststellen. Zijn besluit wordt medegedeeld aan de gemeenteraad die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt (artikel 234, lid 3 NGW). Ingeval van definitieve afwijzing van de rekeningen der uitgaven die zijn gedaan in dwingende en onvoorziene omstandigheden, brengen de leden van het college hun persoonlijke financiele verantwoordelijkheid in het gedrang. De raad kan eveneens weigeren de uitzondering te aanvaarden (artikel249 NGW). Zoals hierboven aangetoond, is de rol van de raad en van het college inzake investeringen dus duidelijk omschreven in de wet. De procedures die we hoger hebben uiteengezet, kunnen eveneens toepasselijk zijn op investeringen die door de gemeente worden gedaan voor rekening van een para-gemeentelijke entiteit.

52

Naast de vermelde organen, spelen ook de administratieve diensten van de gemeente een belangrijke rol bij de investeringsverrichtingen. De ambtenaren bereiden inderdaad de dossiers voor, in de verschillende stadia van de procedure, die aan de gemeenteraad en

aan het college worden voorgelegd onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Zij beschikken echter niet over enige beslissingsmacht. Ook de verkoop van goederen stoelt op dezelfde bevoegdheidsverdeling. De gemeenteraad neemt de beslissing en legt de nadere regels vast; het college is belast met de tenuitvoerlegging. Niet alle goederen van de gemeente kunnen vervreemd worden. Het betreft goederen van het openbaar domein die rechtstreeks aangewend worden voor gebruik door het publiek of voor een openbare dienst (wegennet, gemeentescholen, gemeentehuis, kerken, bibliotheken, ...). In bepaalde gevallen kan een procedure van buitengebruikstelling en dus van herklassering naar het privaat patrimonium overwogen worden.

5.2.2. Financiering van de investeringen

Artikel 252 van de gemeentewet bepaalt met name dat de begroting van de uitgaven en ontvangsten hetzij van de gewone, hetzij van de buitengewone dienst in geen enkel geval een deficitair saldo mag vertonen. Deze bepaling stelt in feite dat de investeringsuitgaven geheel gedekt moeten zijn door buitengewone ontvangsten, die dienen als financieringsmiddelen. Verder eisen de voogdij-instanties over het algemeen ook dat de financieringsmodaliteiten van elke investering duidelijk worden vermeld in een tabel van herkomst en besteding der middelen in de bijlage van de begroting. Bij een investeringsbeslissing is het inderdaad van wezenlijk belang dat de manier waarop die zal worden gefinancierd, wordt verduidelijkt, teneinde te vermijden dat er thesaurieproblemen ontstaan, maar ook om de toekomstige impact op de gemeentefinancien te kunnen inschatten. De financieringsbronnen voor de goedgekeurde investeringen van de gemeente kunnen van uiteenlopende aard zijn. De belangrijkste financieringswijze is zonder twijfel de lening. Volgens het Gemeentekrediet werden in 1993 meer dan 60 % van de investeringen van de gemeenten verwezenlijkt met behulp van leningen. De overige financieringsbronnen die gewoonlijk door de gemeenten worden gebruikt, zijn: - de toelagen in kapitaal toegekend door de staat, de gewesten of de gemeenschappen; - de zelffinanciering die voortkomt uit de verkoop van patrimoniale bestanddelen, uit vroegere boni, uit de heffingen op voorafgaandelijk gevormde reserves, of uit de overboeking van een overschot op de gewone begroting. Wanneer de investering geheel of gedeeltelijk door de lening wordt gefinancierd, moet de beslissing daartoe door de gemeenteraad worden genomen. Praktisch kunnen we de procedure als volgt samenvatten: - het college dient bij de bankier - meestal het Gemeentekrediet - een leningsaanvraag in - de bankier laat de gemeente weten dat hij aanvaardt een lening toe te kennen en hij bepaalt de bijzondere voorwaarden ervan - de gemeenteraad keurt het leningsbesluit goed en aanvaardt dus in te schrijven op de lening aan de door de bankier gestelde voorwaarden.

53

De gemeente beschikt dan over een kredietopening, waarop zij de bedragen kan afnemen die nodig zijn voor de financiering van haar investering. De gemeenteontvanger wordt op de hoogte gesteld van de beslissing van de raad (uittreksel van het proces-verbaal) en kan dan de betaling van facturen die verband houden met de betrokken investering uitvoeren. Bepaalde investeringen, afhankelijk van hun aard en hun omvang, komen in aanmerking voor betoelaging door de hogere overheid (Staat, Gewesten en Gemeenschappen, provincies en zelfs het Europees Fonds). Elke subsidierende overheid heeft eigen regels uitgevaardigd voor het toekennen van toelagen aan de gemeenten. Met het oog op het bekomen van een toelage, moet de gemeente een bepaalde procedure volgen, die er over het algemeen in bestaat dat zij de betoelagende overheid de inlichtingen overzendt die voor de beoordeling van het ontwerp nuttig zijn, alsook de verantwoordingsstukken, aan de hand waarvan die overheid de gebruikmaking van de toegekende middelen kan controleren.

5.3. REGISTRATIE 5.3.1. Registratie van de investeringen De tenuitvoerlegging van de nieuwe gemeentelijke comptabiliteit gaat gepaard met een aantal belangrijke wijziginge0 aan de boeking van de investeringen. Vroeger was de investering inderdaad alleen maar terug te vinden in de rekeningen van de gemeente bij de vastlegging ervan en op het moment van de uitgave. Vervolgens werd de investering theoretisch opgenomen in een register (het memoriaal), en dit aan de oorspronkelijke waarde. Er moet echter wel worden vastgesteld dat het correct en volledig gebruik van dit register de jongste jaren in onbruik is geraakt. Onvermijdelijk impliceerde dit een reeel risico van verlies van elk spoor van de investeringen gedaan door de gemeente; de enige informatie die nog beschikbaar blijft, was afkomstig van aflossingen van de eventuele lening of van de rekeningen van de gemeente. Sinds de invoering van de patrimoniumboekhouding in de gemeenten, blijft de investering haar hele levensduur lang of tot haar realisatie aanwezig. Overigens voorzien de belangrijkste computerprogramma's voor elke investering in een uitvoerige beschrijvende fiche, aan de hand waarvan het goed, de finan~iering ervan, ... nauwkeurig kunnen worden ge'fdentificeerd.

54

Wij stippen evenwel aan dat de gemeenten over de mogelijkheid beschikken om de investeringen per jaar te globaliseren en dit met betrekking tot de meubilering en het materiaal, waardoor de boeking wel gemakkelijker wordt, maar de informatie veel aan duidelijkheid inboet.

Verder is er uiteraard ook nog het probleem van de afgrenzing van het boekjaar. Het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit regelt het probleem van de te ontvangen facturen niet. De vraag kan dan ook worden gesteld of een besteld en in de loop van het boekjaar ontvangen goed onder het boekjaar moet worden geregistreerd, ook al wordt de leveranciersfactuur pas bij het begin van het daarop volgende boekjaar ontvangen. De boeking van de lening gebeurt vanaf het moment dat de gemeenteraad de voorwaarden, gesteld door de kredietinstelling, heeft aanvaard. De ontvanger moet snel op de hoogte word en gebracht van deze beslissing, bijvoorbeeld middels de overzending van het proces-verbaal van de raad. De toelagen word en geregistreerd naar aanleiding van de vaste toezegging.

Er moet dan ook algemeen voor gezorgd worden dat de informatiestroom en de documentatie naar de dienst boekhouding naar behoren is georganiseerd.

5.3.2. Waardering en bewaring

Het is belangrijk dat regelmatig een fysische controle van de activa wordt gedaan, waardoor kan worden nagezien of de goederen wel degelijk aanwezig zijn, en ook hoe ze werden gewaardeerd. Artikel 76 van het reglement schrijft overigens voor dat de gemeente elk jaar een inventaris van haar patrimonium opstelt. Deze fysische controle van de goederen kan maar gebeuren voor zover een geschikte organisatie is ingesteld. Het betreft hier een nieuwe procedure die tot dusver door de gemeenten werd verwaarloosd vanwege het ontbreken van boekhoudkundige registratie. Om de verrichting optimaal te laten verlopen, is het belangrijk dat de betrokken goederen terdege en eenvoudig zijn ge'ldentificeerd. Wat de waardering van de goederen betreft, beschikken de gemeenten over een geringe autonomie; de waarderingsregels voor de vaste activa zijn inderdaad in grote mate bepaald door de Minister van Binnenlandse Zaken. Het ARGC bepaalt met name dat jaarlijks, v66r het opstellen van de balans, wordt overgegaan tot een herwaardering van de goederen van het onroerend vermogen met uitzondering van het hout op stam, naargelang het geval hetzij op basis van de opbrengst van de opcentiemen op de onroerende voorheffing, hetzij op basis van de index van de prijzen van de bouwsector (artikel 21 ARGC) en tot de lineaire afschrijving van de onroerende goederen, behoudens uitzonderingen (artikel22 ARGC). De precieze regels ter zake worden vastgelegd in besluiten ter uitvoering van het ARGC, die onder meer de af te schrijven activa en ook de toe te pass en afschrijvingspercentages bepalen. Die jaarlijkse aanpassingen van de waarde van de vaste activa worden in de resultatenrekening geboekt. Het resultaat van het boekjaar wordt dus rechtstreeks beinvloed door de herwaardering van de goederen. Dit is nog een bijzonder kenmerk van de gemeentelijke comptabiliteit. Artikel 21 van het ARGC bepaalt bovendien dat indien er zich aanzienlijke en niet-incidentele marktschommelingen voordoen, de Koning een uitzonderlijke herwaardering kan opleggen.

55

In de huidige stand van de wetgeving is er dus geen vrijwillige en specifieke aanpassing van de waarde van het goed toegelaten. Het weerhouden systeem is dus louter mechanisch. Met betrekking tot het begrip van de aanschaffingswaarde van de investeringen is er in de wet geen duidelijke definitie. Het ARGC bepaalt de mogelijkheid om intern uitgevoerde werken aan de onroerende goederen op de actiefzijde te boeken, maar schrijft verder geen nadere toepassingsregels v~~r. Het gevaar bestaat dan ook dat de gemeenten die werken gedeeltelijk waarderen of zelfs dat ze deze investeringen, die niet weerspiegeld worden in een specifieke begrotingsboeking in de buitengewone dienst, volkomen verwaarlozen.

5.4. INTERNE CONTROLE In theorie zijn de voornaamste risico's waarmee men bij investeringen kan worden geconfronteerd: - het niet-registreren van inkomende of uitgaande verrichtingen - het registreren van goederen waarvan de gemeente geen eigenaar is - het verkrijgen van goederen zonder de gepaste toestemming - een foutieve waardering. In werkelijkheid staat de investeringscyclus in de gemeente maar voor een relatief beperkt nsico. Het systeem van machtiging en van functiescheiding is voor een groot stuk form eel in de wet uitgewerkt en het geheel van de door het college en de raad genomen besluiten worden door de gemeentesecretaris genotuleerd in de processen-verbaal die in het register der beraadslagingen worden overgeschreven. De verplichte uitwerking van begrotingen, alsook de procedures voorgeschreven door de wet op de overheidsopdrachten, dragen eveneens bij tot de controle op de investeringen. Daarnaast is het ook zo dat de controlemechanismen op de wettelijkheid die in de gemeentewet zijn ingebouwd, in aanzienlijke mate het risico op moeilijkheden beperken: een eerste wettelijkheidscontrole wordt door de gemeenteontvanger uitgevoerd; vervolgens oefent de voogdij-instantie een tweede controle uit. • Om de goede werking van de procedures te kunnen verzekeren, met name in het geval van investeringen, is de ontvanger belast met het controleren van de regelmatigheid van de betalingsopdrachten; deze controle-opdracht vertaalt zich als volgt: - op het materiele vlak, het bestaan nagaan van verantwoordingsstukken, de vereiste vermeldingen en handtekeningen - de beschikbaarheid nagaan van voldoende begrotingskredieten - wat de wettelijkheid van de uitgave betreft, de naleving van de procedures nagaan. Hij moet overigens elke niet regelmatige betalingsopdracht terug aan het college overzenden en hij zet zijn aansprakelijkheid op het spel wanneer hij een niet regelmatige opdracht uitbetaalt.

56

• De voogdijoverheid oefent eveneens een controle uit op de verrichtingen van de gemeente en waarborgt aldus het naleven van de wettelijke voorschriften en de in het kader van de overheidsopdrachten uitgewerkte procedures.

De waardering van de vaste activa en de mogelijke buitengebruikstelling van een goed zouden daarentegen voor meer moeilijkheden kunnen zorgen. Bedoelde verrichtingen geven geen aanleiding tot thesauriestromen en transiteren dan ook niet via de begrotingsboekhouding, wat tot gevolg heeft dat ze niet onderworpen zijn aan de klassieke administratieve procedure. Zo kan een ingevolge een ongeval buiten gebruik gesteld voertuig bijvoorbeeld in het patrimonium van de gemeente opgenomen blijven, indien de betrokken dienst de ontvanger niet op de hoogte brengt van de gebeurtenis. Het gevaar dat goederen zouden worden geregistreerd waarvan de gemeente geen eigenaar is, dient als gering te worden aanzien. Bijzondere aandacht dient te word en besteed aan dit mogelijk risico bij het opmaken van de beginbalans. Een volledige telling van het gemeentelijk patrimonium moet worden opgemaakt en het gevaar bestaat dat er een fout omtrent de eigendom van een goed insluipt. Er zal dus bijzonder voorzichtig bij de begininventaris moeten gehandeld worden, met name wat de wegen betreft. Het is eveneens van belang aandacht te hebben voor de investeringen die door de gemeente word en gedaan voor rekening van een para-gemeentelijke entiteit. Tenslotte onderstrepen we nog dat het patrimonium, aangewend voor een gemeentebedrijf, in de balans van de gemeente moet worden opgenomen, zij het voor een waarde gelijk aan nul.

57

De waardering van de vaste activa en de mogelijke buitengebruikstelling van een goed zouden daarentegen voor meer moeilijkheden kunnen zorgen. Bedoelde verrichtingen geven geen aanleiding tot thesauriestromen en transiteren dan ook niet via de begrotingsboekhouding, wat tot gevolg heeft dat ze niet onderworpen zijn aan de klassieke administratieve procedure. Zo kan een ingevolge een ongeval buiten gebruik gesteld voertuig bijvoorbeeld in het patrimonium van de gemeente opgenomen blijven, indien de betrokken dienst de ontvanger niet op de hoogte brengt van de gebeurtenis. Het gevaar dat goederen zouden worden geregistreerd waarvan de gemeente geen eigenaar is, dient als gering te worden aanzien. Bijzondere aandacht dient te word en besteed aan dit mogelijk risico bij het opmaken van de beginbalans. Een volledige telling van het gemeentelijk patrimonium moet worden opgemaakt en het gevaar bestaat dat er een fout omtrent de eigendom van een goed insluipt. Er zal dus bijzonder voorzichtig bij de begininventaris moeten gehandeld worden, met name wat de wegen betreft. Het is eveneens van belang aandacht te hebben voor de investeringen die door de gemeente word en gedaan voor rekening van een para-gemeentelijke entiteit. Tenslotte onderstrepen we nog dat het patrimonium, aangewend voor een gemeentebedrijf, in de balans van de gemeente moet worden opgenomen, zij het voor een waarde gelijk aan nul.

57

6. BIJZONDERE SITUATIE VAN INVESTERINGEN IN DEELNEMINGEN EN ANDERE FINANCIELE VASTE ACTIVA

6.1. ACTIVITEITEN VAN DE CYCLUS De kosten en opbrengsten van de deelnemingen die de gemeente bezit in verschillende instellingen en intercommunales, worden weergegeven onder de volgende economische codes: Economische code

Omschrijving

800rt verrichting

Klasse

GIB

862

Terugbetaling van deelnemingen in overheidsondernemingen

B

28211

866

Terugbetaling van deelnemingen in priveondernemingen -

B

28221

800rt verrichting

Klasse

Economische code

Omschrijving

GIB

812

Volstorting van deelnemingen in overheidsondernemingen

B

28212

816

VoIst9rting van deelnemingen in priveondernemingen

B

28222

Gelijkaardige codes zijn voorzien voor vastrentende effecten in bezit van de gemeenten: Economische code

58

Omschrijving

800rt verrichting

Klasse

GIB

815

Aankoop van vastrentende effecten van overheidsondernemingen

B

28510

819

Aankoop van vastrentende effecten van priveondernemingen

B

28510

Economische code

Omschrijving

Soort verrichting

Klasse

GIB

865

Verkoop van vastrentende effecten van overheidsondernemingen

B

28510

869

Verkoop van vastrentende effecten van priveondernemingen

B

28510

6.2. BESCHRIJVING VAN DE CYCLUS Om de informatie met betrekking tot de deelnemingen te kunnen controleren, is het noodzakelijk over de volgende gegevens te beschikken: - het aantal deelnemingen (in voorkomend geval uitgesplitst per soort) - aanschaffingswaarde (in voorkomend geval geherwaardeerd) van de onderschreven aandelen - nog te storten bedragen. De inschrijving op een nieuwe deelneming kan op verschillende manieren gebeuren: - door storting in specien - door inbreng in natura - door het uitvoeren van werken door de gemeente. De financieringswijze van een nieuwe inschrijving dient minstens bevestigd te worden door een besluit van de gemeenteraad. Over de inschrijving moet worden beraadslaagd door de gemeenteraad; indien er door de gemeente wordt uitbetaald, moet dit beg root worden. In bepaalde gevallen is het tevens mogelijk dat de intercommunale verschillende soorten aandelen heeft gecreeerd. Hiervoor za! de intercommunale ten laatste op 31 januari van het volgend boekjaar een staat bekendmaken van de soorten deelnemingen en hun waarde. De te ontvangen dividenden worden in de gemeenteboekhouding opgenomen bij de kennisgeving in plaats van - zoals het geval was in de begrotingsboekhouding - op de datum van de uittreksels van de rekening-courant waarop de ontvangst is gemeld. Voor dividenden en winstaandelen wordt dus dezelfde regel toegepast als voor het aandeel van de gemeente in het gemeentefonds. Wat de vastrentende effect en betreft, is de volgende informatie noodzakelijk: - het aantal obligaties (uitgesplitst per categorie) - de aanschaffingswaarde van deze obligaties - de vervaldatum van de effect en - de periodieke vergoeding ervoor. De inschrijving op vastrentende effecten gebeurt steeds door stortingen in geld. De boekingen van interesten op vastrentende effect en geschiedt in de gemeentelijke boekhouding onder de rekeningen 757xx.

59

6.3. WAARDERING Daar niet alle deelnemingen een nominale waarde hebben, wordt voor het vaststellen van hun waarde de aanschaffingswaarde als regel genomen. De waardering gebeurt dus op basis van het bed rag dat de gemeente betaald heeft om de deelneming te bekomen. Indien een bepaalde deelneming nog niet' volledig volstort is, zal deze deelneming op de beginbalans verschijnen door middel van twee verschillende algemene rekeningen: • op het debet van een rekening die de waarde van de deelneming aangeeft (betaalde prijs verhoogd met het nog te storten bedra9); • op het credit van een rekening die het nog te storten bedrag aangeeft. Het is de waarde op de rekening die een debetsaldo vertoont, die weerhouden wordt voor het opmaken van de begininventaris; het bed rag op de correctierekening wordt geboekt volgens de procedure voor het opmaken van de beginbalans. Hiervoor is het noodzakelijk een schrijven te richten aan alle mogelijke instellingen waarin de gemeente denkt deelnemingen te hebben. Een schriftelijke be¥estiging zal duidelijkheid brengen over het aantal en het bed rag van de deelneming. 1 Naast het aantal en de nominale waarde of fraktiewaarde, is het tevens nodig het volstorte en het nog te storten gedeelte te kennen. De aanschaffingswaarde van deelnemingen of aandelen ontvangen als vergoeding voor de inbrengen die niet in geld bestaan of van deel~emingen of aandelen die voortkomen uit omzetting van vorderingen, stemt overeen met de conventionele waarde van ingebrachte goederen en waarden of van omgezette vorderingen. Ligt de conventionele waarde lager dan de marktwaarde van ingebrachte goederen en waarden of van omgezette vorderingen, dan stemt de aanschaffingswaarde overeen met de hogere marktwaarde. Voor de deelnemingen van de energje-intercomm~nales (distributie van electriciteit, gas en televisiesignalen) wordt steeds de volgestorte waarde op 31 december 1994 als beginwaarde geboekt. Door de buitengewone algemene verg'adering van de aandeelhouders van het Gemeentekrediet van 31 maart 1993 werd de nominale waarde van de aandelen afgeschaft. Tevens werd het maats~happelijk kapitaal, zonder uitgifte van nieuwe aandelen, verhoogd tot 15 miljard frank door omzetting van herwaarderingsmeerwaarden en beschikbare reserves. Het maatschappelijk kapitaal wordt zodoende vertegenwoordigd door 350.000 aandelen op naam, die elk een driehonderd vijftig duizendste van het kapitaal vertegenwoordigen. 0

Q

De vastrentende effecten word en gewoonlijk gewaardeerd aan aanschaffingswaarde, in de mate dat deze waarde verschilt van de nominale waarde.

6.4. INTERNE CONTROLE

60

De controle van deze actiefrubriek heeft. tQt doel na te gaan of: - de onder deze rubriek opgenomen, bedragen geboekt zijn in overeenstemming met het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit - de opgenomen bed rag en reeel zijn zowel ecohomisch als juridisch - alle informatie volledig en juist is weergegeven •

- de waardering correct is gebeurd - de ontvangen dividenden of interesten correct en op het juiste tijdstip werden ingeboekt - de informatie in de toelichting correct en volledig is. Een register (permanente inventaris) van deze activa evenals de juiste reconciliatie met de grootboekrekeningen zal door de verantwoordelijke dienst van de gemeente-boekhouding word en opgesteld. De ontvanger dient er voor te zorgen dat voornoemde gegevens vofledig en juist word en bekendgemaakt in de bijlagen bij de beginbalans. Bij de bijlagen bij de beginbalans zal de gemeente de volgende gegevens verstrekken over de deelnemingen: - aanduiding van de instanties of ondernemingen waarin de gemeente deelnemingen aanhoudt - het aantal effecten, eventueel uitgesplitst naar verschiliende soorten en/of verschillende waarderingseenheden - de toegepaste waarderingsregels voor de waardering van het onderschreven kapitaal - het bedrag van het onderschreven kapitaal - het nog te storten bed rag - de netto-boekwaarde. Een lijst met data van de algemene vergaderingen van insteliingen waarin de gemeenten deelnemingen hebben, is nuttig als intern controle-instrument zodat de ontvanger aan de vertegenwoordiger van de gemeente de bevestiging van het ontvangen of te ontvangen dividend kan vragen.

61

7. CYCLUS VAN DE OVERDRACHTEN"

7.1. ACTIVITEITEN VAN DE CYCLUS De klassering van de ontvangsten en uitgaven onder de algemene aard "overdrachten" beantwoordt aan een macro-economische bekommernis. In de cyclus overdrachten vinden we alle betalingen terug waartegenover geen rechtstreekse tegenprestatie staat bij wijze van leveringen of diensten. Het betreft: • met betrekking tot de uitgaven: - de verschillende door de gemeente toegekende toelagen - de bijdragen en financiele steun • met betrekking tot de ontvangsten: - de belastingen en heffingen - de ontvangen toelagen - de middelen - de diverse bijdragen - de rechten - de boetes - de giften (van gering belang). De ciassificering van de overdrachten geschiedt op basis van twee criteria: - de aard van de overdracht - de betrokken sectoren. 1. Afhankelijk van de aard van de overdracht

- De inkomensoverdrachten zijn bestemd om de werkingsuitgaven te dekken, en zijn bijgevolg in de gewone begroting ingeschreven. - De vermogensoverdrachten zijn bestemd voor de financiering van de investeringen en zijn dus ingeschreven op de buitengewone dienst. 2. Afhankelijk van de betrokken sectoren

- binnen de overheidssector - tussen de overheidssector en de andere sectoren.

62

De overdrachten worden onder volgende economische codes geboekt:

Inkomensoverdrachten van en naar andere sectoren dan de openbare sector Economische code

Omschrijving

Soort verrichting

Klasse

GIB

31 32

Huur- en intrestsubsidies aan ondernemingen Andere subsidies aan ondernemingen: rechtstreekse subsidies aan ondernemingen; onrechtstreekse subsidies en schadeloossteliingen aan ondernemingen

G G

63110 6312x 67151

33

Inkomensoverdrachten aan gezinnen: rechtstreekse subsidies aan gezinnen; onrechtstreekse subsidies en schadeloossteliingen aan gezinnen

G

6321x 67151

Inkomensoverdrachten binnen de overheidssector Economische code

41

Economische code

43

Omschrijving

Soort verrichting

Klasse

GIB Inkomensoverdrachten aan de hog ere overheden: werkingssubsidies aan de hogere overheden voor het onderwijs; specifieke bijdragen

Omschrijving

G

Soort verrichting

6341x 62802

Klasse

GIB Inkomensoverdrachten aan andere overheidsinsteliingen: bijdragen in de bezoldiging van het onderwijzend person eel van and ere overheidsinsteliingen, in de pensioenen van het onderwijzend personeel van andere overheidsinsteliingen, in de werkingskosten van het onderwijs van andere overheidsinsteliingen, in de financiele kosten van and ere overheidsinsteliingen en specifieke bijdragen

G

6361x

63

Economische code

44

Economische code

46

Economische code

48

64

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Inkomensoverdrachten aan het vrij onderwijs: bijdragen in de bezoldiging van het vrij onderwijs, voor pensioenen van het vrij onderwijs; voordelen en subsidies vrij onderwijs; bijdragen aan wetenschappelijke instellingen en aan and ere openbare instellingen

G

6361x

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Inkomensoverdrachten van de hogere overheden: bijdragen voor de bezoldiging van het onderwijzend personeel; bijdragen voor pensioenen van het onderwijzend personeel; bijdragen voor de overige kosten van het onderwijs; terugvordering van financiele kosten; specifieke bijdragen en algemene subsidies van de hog ere overheden

G

72141 7340x 75144

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Inkomensoverdrachten van andere overheidsinsteliingen: bijdragen voor de bezoldiging van het onderwijzend personeel; bijdragen voor pensioenen van het onderwijzend personeel; bijdragen voor werkingskosten van het onderwijs; bijdragen voor specifieke doeleinden

G

72161 7361x

Economische code

49

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Inkomensoverdrachten van het vrij onderwijs: bijdragen van het vrij onderwijs

G

73611

Vermogensoverdrachten aan en van andere sectoren dan de overheidssector

Economische code 51

Economische code 52

Economische code 56

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten aan ondernemingen: eenmalige vergoeding voor erfpacht of opstal; investeringssubsidies en schadeloossteliingen aan prive-ondernemingen en waarborgen op meer dan 1 jaar

B

25111 26121 28800 67251

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten aan gezinnen: eenmalige vergoedingen voor erfpacht of opstal en investeringssubsidies en schadevergoedingen aan gezinnen

B

252x1 26121 67251

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten van ondernemingen: kapitaalsoverdrachten van ondernemingen en terugbetaling van gestorte waarborgen op meer dan 1 jaar

B

15211 28800 772x1

65

Economische code 58

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten van gezinnen: kapitaalsoverdrachten van gezinnen

B

15211 772x1

Vermogensoverdrachten binnen de overheidssector Economische code 61

Economische code 63

Economische code 64

66

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten aan de hogere overheden: eenmalige vergoeding voor erfpacht of opstal; toegestane investeringssubsidies

B

15411 25411 26121

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten aan andere overheidsinstellingen: eenmalige vergoeding voor erfpacht of opstal; subsidies onderwijs voor gronden en gebouwen, voor uitrusting; subsidies voor gebouwen, v~~r wegen en waterlopen; specifieke subsidies

B

15611 25611 26121

800rt Omschrijving

verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten aan het vrij onderwijs: subsidies vrij onderwijs voor gebouwen en voor uitrusting; subsidies wetenschappelijk onderwijs

B

25611

Economische code 66

Economische code 68

Omschrijving

Soort verrichting

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten van de hog ere overheden: subsidies voor schoolgebouwen; subsidies voor schooluitrusting en voor gebouwen; subsidies en terugbetalingen door de hogere overheden; specifieke subsidies en terugbetalingen; terugvordering van aflossingen van leningen voor ziekenhuistekorten, van consolidatie-Ieningen; eenmalige vergoeding v~~r erfpacht of opstal

Omschrijving

B

Soort verrichting

15411 74xx3 75783 77261

Klasse

GIB Vermogensoverdrachten van and ere overheidsinstellingen: subsidies voor schoolgebouwen, voor schooluitrusting, voor gebouwen, voor wegen en waterlopen; specifieke subsidies; eenmalige vergoeding voor erfpacht of opstal

B

15611 77261

7.2. SESCHRIJVING VAN DE CYCLUS 7.2.1. Ontvangsten uit overdrachten

7.2.1. 1. Be/astingen De gemeentebelastingen in de eigenlijke zin van het woord en de opcentiemen zijn behandeld in de cyclus belastingen en prestaties. Wij komen daar niet verder op terug in de cyclus overdrachten. 7.2.1.2. Fondsen

.'

-

De fondsen vertegenwoordigen een aanzienlijk deel van de gevvone ontvangsten van de gemeente. Het betreft voornamelijk het gemeentefonds, dat door de gewesten wordt gestijfd en beheerd. De verdeling van het gemeentefonds wordt volgens een ingewikkelde procedure berekend, die voor het Waalse Gewest bepaald is in het decreet van de Waalse Gewestraad van 20 juli 1989, voor het Vlaamse Gewest door het decreet van de Vlaamse Raad van

67

7 november 1990 en voor het Brusselse Gewest door de besluiten van de Brusselse Executieve van 8 maart 1990 en 11 april1991. In het Waalse Gewest wordt het gemeentefonds gestort op initiatief van het gewest in drie schijven die over het jaar zijn gespreid. In het Brusselse Gewest en in het Vlaamse Gewest wordt het gemeentefonds uitbetaald in vier schijven, gespreid over het jaar, en dit overeenkomstig de beslissing van de Executieve. 7.2.1.3. Toe/agen

In de gewone dienst hebben de werkingstoelagen voornamelijk betrekking op de toelagen aan het onderwijs (bezoldiging van het onderwijzend personeel en werkingskosten), de specifieke toelagen (bijvoorbeeld premies GEKO), de betoelaging van bepaalde diensten (bibliotheken, kinderopvang, ... ) en ook de tenlasteneming door de centrale overheid van de leninglasten. In de buitengewone dienst betreft het de toelagen die met het oog op de gemeentelijke investeringen worden toegekend.

7.2. 1.4. Overige ontvangsten uit overdrachten De overige ontvangsten uit overdrachten zijn in wezen de bijdragen van derden (gemeenten, provincies, gewesten, particuliere sector) in de werking van de gemeentediensten (bijvoorbeeld de gewestelijke brandweerdienst) en, in bijkomende orde, ontvangsten die afkomstig zijn uit boetes, vergoedingen, enz.

7.2.2. Overdrachtuitgaven

De toelagen die de gemeente toekent bij wijze van bijdrage tot de werking van activiteiten gevoerd door derden, ressorteren in de gewone begroting. De gemeentewet en de organieke wet op de OCMW's verplicht de gemeenten bij te drag en , om het evenwicht te verzekeren van de kerkfabrieken en de kerkraden enerzijds en de OCMW's anderzijds. Die verplichte tussenkomst geldt ook voor de tekorten van de open bare ziekenhuizen en de werkingskosten van de gewestelijRe brandweerdiensten. De gemeente draagt eveneens bij tot de financiering, middels toelagen, van de activiteiten tot algemeen en gemeentelijk nut van culturele, sportieve of sociale aard die beheerd worden door gemeentelijke VlN's of door particuliere verenigingen of insteliingen. Die bijdragen zijn facultatief.

68

In de buitengewone dienst word en de bijdragen geboekt die de gemeente bij wijze van toelage toekent voor investeringen verwezenlijkt door derden (bijvoorbeeld werken aan kerkgebouwen).

7.3. REGISTRATIE 7.3.1. Registratie van de overdrachten

7.3.1.1. Ontvangsten uit overdracht Ontvangsten uit overdracht worden geboekt bij hun kennisgeving, of wanneer er geen kennisgeving is, op het moment van de inning. De vergoedingen voor het gesubsidieerd onderwijzend personeel worden rechtstreeks beheerd door de centrale overheid, zonder tussenkomst van de gemeente. De verwerking van die toelagen gebeurt in een enkele boeking op het einde van het boekjaar. 7.3.1.2. Overdrachtuitgaven Overdrachtuitgaven kunnen worden verricht, ofwel op initiatief van de gemeente (dit is het geval voor alle facultatieve uitgaven), ofwe I op initiatief van de hogere overheid die "ambtshalve" de gemeentelijke bijdrage afneemt (tekorten van ziekenhuizen, tussenkomst in de kosten van de gewestelijke brandweerdiensten, ... ). De uitgaven die op initiatief van de gemeente worden gedaan, moeten geschieden volgens de normale procedure voor de uitgaven van de gewone dienst of, naargelang van het geval, van de buitengewone dienst. De ambtshalve opnemingen moeten op het moment van de afneming worden geboekt en aangerekend op het dienstjaar waarin ze worden gedaan (artikel 58 ARGC). Die afnemingen zijn een afwijking op de regel die bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de uitgaven betaalbaar stelt.

7.3.2. Afgrenzing van het boekjaar

De bepalingen van artikel 58 met betrekking tot de boeking van de ambtshalve opnemingen zijn moeilijk verenigbaar met de beginselen van de algemene boekhouding. Elke vertraging in de afnemingen heeft een overboeking van de lasten op de volgende boekjaren tot gevolg. Het samenstellen van voorzieningen die bestemd zouden kunnen zijn om de lasten te dekken, is momenteel alleen maar toegelaten voor gemeenten die een batige begrotingspositie vertonen en er een gematigde gemeentefiscaliteit op nahouden (artikel8 ARGC). In de huidige stand van de boekhoudwetgeving en in het licht van de bedoeling om de begrotingsboekhouding voorrang te laten behouden op de algemene boekhouding, is het zo dat de boeking van te ontvangen of uit te stellen opbrengsten, van aan te rekenen of uit te stellen lasten of van te ontvangen facturen, nog niet verduidelijkt werd, hoewel het rekeningenschema wel in de gepaste rekeningen voorziet.

69

7.4. INTERNE CONTROLE De maatregelen van interne controle zullen, wat de ontvangsten uit overdracht betreft, ervoor zorgen dat van bij de aanvang een zo goed mogelijk gebruik wordt verzekerd van de mogelijkheden om toelagen en bijdragen van derden te bekomen, dankzij een inzicht en een onverbiddeliijke toepassing van de wettelijke bepalingen en gemeentelijke reglementen. De opvolging en het nazicht van de inning van de aan de gemeente ter kennis gebrachte toelagen moeten op niet aflatende wijze worden verzekerd, onder meer wat de investeringstoelagen betreft, waarvan de uitbetaling over verschillende dienstjaren kan zijn gespreid. Ten aanzien van de uitgaven, geld en de interne controlemaatregelen die toepasselijk zijn op de machtiging van alle uitgaven, namelijk de besteding op de begrotingsaliocatie, de betaalbaarstelling en het bevel door het college. De ambtshalve opnemingen zijn een uitzondering op deze procedure, aangezien die niet op initiatief van de gemeente worden verricht.

70

8. CYCLUS VAN DE THESAURIE 8.1. ACTIVITEITEN VAN DE CYCLUS Het thesauriebeheer van de gemeente omvat volgende bestanddelen: - de inventaris van de vastgestelde rechten (vorderingen) en de aanrekening van uitgaven (schulden) - het beheer van de vervaldata, zowel wat de inning als de uitbetalingen betreft - de omschrijving en de permanente actualisatie van de te verwachten thesaurie-stromen - het beheer van de reele thesauriemutaties (beheer van de kasvoorraad) - het beheer van de thesaurieoverschotten (beleggingen) - het beheer van de thesaurietekorten (kasvoorschotten, kredietopeningen, leningen, ... ). In de begrotingsboekhouding worden niet langer de gedane inningen en de uitgevoerde betalingen geboekt. Zij houdt op bij de vaststelling van de rechten op ontvangsten en de toerekening van de uitgaven. De thesauriemutaties worden alleen in de algemene boekhouding weerspiegeld, en in alle gevallen, als mutatie alleen met tegenboeking op rekeningen van derden (klasse 4). De financ.iele rekeningen in de algemene boekhouding bevinden zich in het actief in klasse 5: 55xx: Kredietinstellingen en kas 56xx: Interne overboekingen 58xx: Betalingen in uitvoering

8.2. BESCHRIJVING VAN DE CYCLUS 8.2.1. Ontvangsten

De inningsprocedure voor ontvangsten wordt, wat de algemene afhandeling betreft, als volgt geboekt: Begrotingsboekhouding begrotingsallocatie

Algemene boekhouding debeVcredit -

2. Voorlopig recht

voorlopig recht

-

3. Oefinitief recht

vastgesteld recht -

vordering/opbrengst

onverhaalbare post

kosVvordering

1. Prognose

4. Inning 5. Oninvorderbaar1

1 Behoudens in het dienstjaar zelf (rechtzetting van opbrengst).

banklvordering

71

Wij brengen in herinnering dat het vastgestelde recht door de wet of door een bewijskrachtig document kan worden aangetoond (beraadslaging van de raad, factuur, bericht van kennisgeving, ...). Bij gebreke daarvan, stelt het college een invorderingsstaat op die het overzendt aan de ontvanger, samen met de bewijsstukken (artikel 45, § 2 ARGC).

8.2.2. Uitgaven Het algemeen verloop van de betalingsprocedure wordt als volgt geboekt: Begrotingsboekhouding

Algemene . boekhouding

1. Prognose

begrotingsallocatie

-

2. Bestelling

vastlegging

-

3. Facturatie

toerekening

kostlschuld

4. Betaalbaarstelling

-

-

5. Bevel

-

-

6. Betaling

-

schuld/lopende betaling /bank

De betaalbaarstelling van een uitgave bestaat in een beslissing van het college dat aanvaardt een uitgave te regelen. Op basis van deze beraadslaging geeft het college de ontvanger een uitvoerbare titel tot betaling. Het bevelschrift tot betaling is de concrete vorm die de betaalbaarstelling aanneemt, via het opstellen van een document dat door de burgemeester en door een schepen moet worden ondertekend en tegengetekend wordt door de gemeentesecretaris (artikel 250 NGW). Het stuk bevat minimaal volgende vermeldingen (artikel 65 ARGC): - de datum van uitgifte - het lopende dienstjaar - het begrotingsartikel - het oorspronkelijk dienstjaar - de aard van de uitgave - het nummer van de vastlegging - de rechthebbenden - het te betalen bed rag in Belgische franken. Bij collectieve bevelschriften tot betaling wordt tot staving ook een samenvattende staat met een vermelding van het detail van de uitgaven gevoegd.

72

Alle verantwoordingsstukken moeten bij het bevelschrift worden gevoegd.

B.3. REGISTRATIE De rekeningen van klasse 5 die de financiele bewegingen registreren, word en onvermijdelijk een boeking die met een rekening van een derde wordt gecompenseerd (klasse 4), met uitzondering uiteraard van de financiele overdrachten. Dit wil zeggen dat voorafgaandelijk de schuld of de vordering moet worden gemaakt, v66r de betaling of de inning ervan kan worden geregistreerd: dit stadium kan niet worden overgeslagen door rechtstreeks via de financiele rekening op de kosten- of opbrengstenrekening te boeken. Onder referte aan artikel 67 van het ARGC moeten de verrichte betalingen systematisch word en geregistreerd in de boekhouding (klasse 58xx: betalingen in uitvoering), zodra de betalingsopdracht wordt verstuurd. De boeking van de thesauriebewegingen roept geen verdere bijzondere commentaar op, voor zover die bewegingen regelmatig worden geregistreerd op basis van de financiele uitlreksels en de naar behoren geautoriseerde kasstukken.

B.4. INTERNE CONTROLE 8.4.1. Naleving van de wettelijke procedures

De hoger aangehaalde procedures inzake ontvangsten en uitgaven moeten strikt worden nageleefd. Zo moet een uitgave (door het college) zijn vastgelegd, geordonneerd (beslissing van het college tot betaalbaarstelling), een bevelschrift tot betaling hebben gekregen (het door de burgemeester, een schepen en de gemeentesecretaris ondertekende bevelschrift is een specifiek stuk opgesteld ter uitvoering van het ordonneren), en pas daarna kan de ontvanger betalen. De ambtshalve afnemingen, de betalingen die worden gedaan voor rekening van een derde en de terugbetaling van ten onrechte ge'lnde bedragen vormen op deze procedure een uitzondering (artikel 66 ARGC). Een ontvangst moet het voorwerp hebben uitgemaakt van een vastgesteld recht en moet verantwoord worden aan de hand van een invorderingsstaat die is opgesteld of minstens ondertekend door het college (behoudens de ontvangsten bepaald bij wet of door een bewijskrachtig document) (artikel 45 van het ARGC). Met toepassing van artikel 136 van de nieuwe gemeentewet, heeft de ontvanger tot taak om, alleen en onder zijn verantwoordelijkheid, de ontvangsten van de gemeente te innen en tegen regelmatige bevelschriften de betaalbaar gestelde uitgaven te doen ten belope hetzij van het bijzonder bedrag bepaald in elk artikel van de begroting, van het bijzonder krediet of van het voorlopig krediet, hetzij van het bed rag van de overgeschreven kredieten van het vorige boekjaar. De ontvanger moet het college de bevelschriften tot betaling die hi] als onregelmatig beschouwt, terugzenden (artikel68 ARGC).

73

Ook voor de ontvangsten zal de ontvanger de regelmatigheid van de documenten en van hun bewijsstukken onderzoeken (artikel52 ARGC).

8.4.2. Thesauriebeheer

Het college is het orgaan dat het beheer van de kasvoorraad regelt (artikel 36, § 3 ARGC). Het is dan ook het college dat de eventuele beleggingswijzen moet bepalen, binnen de grenzen van de bepalingen van artikelen 33 en 36 van het ARGC. De gemeenteontvanger is aansprakelijk voor het interestverlies dat zou voortspruiten uit het feit dat door zijn schuld, gemeentebelastingen en -inkomsten niet tijdig werden ingevorderd, dat gemeentegelden in kas werden gehouden of op niet renderende rekeningen bleven staan boven de door het college vastgestelde norm en en dat op de lop en de rekeningen van de gemeente een negatief saldo is blijven staan (artikel37 ARGC).

8.4.3. Nazicht van de kasvoorraad

De gemeenteontvanger is verantwoordelijk voor de kasvoorraad, waarvan hij de gelden afzonderlijk beheert in de boekhouding (artikel35 ARGC). Het nazicht van de kasmiddelen geschiedt zonder voorafgaande waarschuwing. De met het nazicht belaste overheid kan toegang eisen tot de kantoren van de gemeenteontvanger en zich laten vergezellen door een deskundige en door iemand die de verrichtingen in verband met het nazicht moet bijhouden (artikel81 ARGC). 8.4.4. 8eperking van de toegangen

De maatregelen van interne controle zouden ervoor moeten zorgen dat er een strikt beperkte toegang is tot de beschrijvende gegevens die een rol spelen in de betalingsprocedures. Zo zou elke wijziging in verband met de begunstigde bankrekeningen formeel de machtiging moeten krijgen van de gemeenteontvanger of zijn adjunct en zou regelmatig een lijst moeten word en afgedrukt van de veranderingen die zich hebben voorgedaan. Ook de electronische handtekening, die nodig is voor de uitvoering van betalingen via modem, zou strikt moeten voorbehouden blijven aan de ontvanger of zijn adjunct.

74