Boekhoudkundige handleiding ten behoeve van de promotoren

Boekhoudkundige handleiding ten behoeve van de promotoren M I N I S T E R I E VA N T E W E R K S T E L L I N G E N A R B E I D

FEDERAAL EPD 2000-2006

BOEKHOUDKUNDIGE HANDLEIDING TEN BEHOEVE VAN DE PROMOTOREN

1. GRONDSLAGEN VAN DE FEDERALE PROGRAMMERING

3

2. FINANCIERINGSSYSTEEM

4

2.1. Niveau Commissie / Lidstaat 2.2. Niveau Lidstaat / Eindbegunstigde

3. MODEL VOOR DE FINANCIËLE OPVOLGING DOOR DE EINDBEGUNSTIGDE 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Financiële tabellen Uitgaven en bewijsstukken Dubbele subsidiëring Opening van een bankrekening

4. BETOELAAGBARE UITGAVEN 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

9

Het begrip van betoelaagbare uitgaven Het begrip “effectief verrichte uitgaven” BTW, belastingen en taksen Onderaanneming Aankoop van goederen of diensten

5. KOSTEN MET BETREKKING TOT HET ONDERWIJZEND EN BEGELEIDEND PERSONEEL EN EXPERTISEKOSTEN

12

6. KOSTEN INHERENT AAN VERBRUIKS- EN UITRUSTINGSGOEDEREN

14

6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

2

6

Afschrijfbaar en niet-afschrijfbaar goed Leasing Huuronkosten Andere onkosten voor inrichting

7. INDIRECTE KOSTEN, ONKOSTEN VOOR BEHEER, DIVERSEN

18

8. PRODUCTIEKOSTEN

18

9. ONTVANGSTEN

19

10. PRIVÉ

19

11. NIET-BETOELAAGBARE KOSTEN

19

12. AUTEURSRECHTEN

20

13. BEWAREN VAN BEWIJSSTUKKEN

20

FEDERALE CEL ESF

FEDERALE PROGRAMMATIE EUROPEES SOCIAAL FONDS 2000-2006

D e z e h a n d l e i d i n g w i l d e e i n d b e g u n s t i g d e n va n d e f e d e r a l e p r o g r a m m e r i n g 2 0 0 0 - 2 0 0 6 l e i d e n b i j d e f i n a n c i ë l e o p v o l g i n g va n e e n p r o j e c t. D e b e pa l i n g e n i n d e o p e e n v o l g e n d e h o o f d s t u k k e n h e b b e n b e t r e k k i n g o p h e t f i n a n c i ë l e b e h e e r va n h e t p r o j e c t, va n d e o p s t a r t i n g t o t d e d e f i n i t i e v e a f s l u i t i n g e rva n .

1. GRONDSLAGEN VAN DE FEDERALE PROGRAMMERING

■

De basisregels van de programmering zijn met name opgenomen in: - de richtlijnen en verordeningen van de Europese Unie inzake structuurfondsen (zie CD-Rom – Handleiding voor het Partenariaat); - de beschikking van de Europese Commissie C(2000)2084 van 4 oktober 2000 inzake het Enig Programmeringsdocument voor de structurele bijstandsverlening uit hoofde van doelstelling 3 in België voor het Federaal Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid; - het Programmacomplement voor het Federale EPD 2000-2006; - de Handleiding voor de kandidaat promotoren van projecten; - de Handleiding voor het Partenariaat.

Deze documenten zijn op aanvraag verkrijgbaar bij de Federale Cel Europees Sociaal Fonds. ■

De prioriteiten van het FEDERAAL EPD zijn : - prioriteit 1: Coherentie NAP-ESF; - prioriteit 2: Maatschappelijke Integratie; - prioriteit 3: Consolidering van de werkgelegenheid; - prioriteit 4: Gelijkheid op het werk voor vrouwen en mannen.

Elk project dat werd goedgekeurd in het Federaal EPD kadert binnen een van deze prioriteiten en moet zijn toegevoegde waarde aantonen op federaal niveau. ■

De financiering door het Belgische aandeel moet aanwezig, effectief en gerechtvaardigd zijn om te kunnen genieten van het structurele aandeel (= aandeel ESF).

■

De tussenkomst van het ESF is een bijkomende financiering boven op de andere financieringsbronnen van het project (additionaliteitsbeginsel).

■

Het structurele aandeel van het ESF bedraagt ten minste 25% van de in aanmerking komende betoelaagbare overheidsuitgaven en ten hoogste 50% van de totale in aanmerking komende betoelaagbare kosten. Deze regel is bij voorkeur van toepassing op het niveau van het project.

■

De in het project voorgestelde kosten moeten overeenkomen met de bepalingen van de Verordening nr. 1685/2000 van de Commissie van 28 juli 2000 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van de Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de subsidiabiliteit van de uitgaven voor door de structuurfondsen medegefinancierde verrichtingen. Deze kosten moeten overeenstemmen met de in aanmerking komende betoelaagbare kosten gedefinieerd door de federale overheid.

■

De fondsen moeten worden gebruikt overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit.

F E D E R A A L M I N I S T E R I E VA N T E W E R K S T E L L I N G E N A R B E I D , M E T D E S T E U N VA N D E E U R O P E S E G E M E E N S C H A P - E U R O P E E S S O C I A A L F O N D S

3


2. FINANCIERINGSSYSTEEM

2.1.

Niveau Commissie / Lidstaat

De beginselen van financieel beheer van de Europese Commissie voor de periode 2000-2006 zijn de volgende: ■

De Europese Commissie kent de lidstaten een werkingskapitaal toe bij goedkeuring van het programma. Dit werkingskapitaal bedraagt 7% van de totale financiële tussenkomst van het EPD, en kan in twee schijven worden uitbetaald.

2.2.

■

De Europese Commissie betaalt daarna uitsluitend die sommen uit die door de Lidstaat werden uitgegeven en voor echt verklaard.

■

De Lidstaat wordt verzocht gemiddeld drie keer per jaar bij de Europese Commissie een afrekening in te dienen van de op het niveau van het EPD uitgegeven kredieten. Daarom wordt aan de eindbegunstigden gevraagd om certificaten van de intermediaire uitgaven voor te leggen.

■

Het gecumuleerde totaal van de intermediaire uitgaven en het werkingskapitaal dat door de Europese Commissie wordt uitbetaald, bedraagt maximum 95% van het aandeel van de fondsen in de tussenkomst.

■

De Europese Commissie staat in voor de betaling van het eindsaldo aan het eind van de programmering 2000-2006, na afsluiting van de uitgaven en goedkeuring van de activiteitenrapporten.

Niveau Lidstaat / Eindbegunstigde Om een aantal nadelen op te vangen die samenhangen met het nieuwe financieringsmechanisme tussen de Commissie en de lidstaat, waakt de politieke autoriteit, die borg staat voor het federale EPD, over de oprichting van een intermediair systeem (tussen het EPD en de begunstigde) voor ‘prefinanciering’ van de projecten ten belope van 80% van de toegekende steun. Het mechanisme ziet er als volgt uit, en verloopt per kalenderjaar: Eerste voorschot Het eerste voorschot van 50% van de jaarlijkse bijdrage van het ESF wordt aan de

4

FEDERALE CEL ESF

eindbegunstigde uitbetaald na voorlegging van: ■

■

een attest waaruit de opstarting van het project blijkt (attest van de publiekrechtelijke cofinancieringen en van de concrete opstarting op het terrein); gedetailleerde gegevens van de bankrekening (die bij voorkeur uitsluitend voor het project wordt gebruikt).

Het attest van opstarting moet worden ondertekend door de persoon die juridisch aansprakelijk en gerechtigd is om de instelling te verbinden.


Volgende voorschotten De volgende voorschotten worden uitbetaald na voorlegging van: ■ feitelijke en boekhoudkundige bewijsstukken ; ■ een uitvoeringsverslag van het project (moreel en financieel verslag) ; ■ een indiening van de schuldvorderingen. De samenvatting van de uitgaven moet ervoor zorgen dat alle aangegane uitgaven kunnen worden geïdentificeerd, dat de betaalwijze ervan (via de bank, via de kassa) wordt aangegeven of dat eventueel wordt vermeld dat de uitgaven nog niet werden betaald. Om de betaling van een tweede schijf (30%) te ontvangen, moet de eindbegunstigde bewijsstukken en boekhoudkundige stukken kunnen voorleggen ter staving van het gebruik van 60% van de totale betoelaagbare goedgekeurde in aanmerking komende kosten, evenals een uitvoeringsrapport.

Vanaf 2002 worden al deze gegevens in Euro uitgedrukt. De eindbegunstigde waakt erover dat de indiening van de bewijsstukken op gegroepeerde wijze gebeurt. Voorgesteld wordt om de stukken maximum drie maal jaarlijks in te dienen: op 15 februari, 1st mei en 1st september. Deze documenten moeten worden ondertekend door de persoon die juridisch aansprakelijk en gerechtigd is om het organisme op te starten. Saldo Het jaarlijkse saldo wordt uitbetaald na voorlegging van : ■ feitelijke en boekhoudkundige bewijsstukken ter staving van de effectief opgelopen uitgaven; ■ een jaarlijks uitvoeringsverslag van het project; (moreel en financieel verslag) ; ■ een indiening van de schuldvorderingen ; ■ jaarlijkse rekeningen van het organisme (balans, resultatenrekening).

De samenvatting van de uitgaven moet ervoor zorgen dat alle opgelopen uitgaven kunnen worden geïdentificeerd, dat de betaalwijze ervan (via de bank, via de kassa) wordt aangegeven of dat eventueel wordt vermeld dat de uitgaven nog niet werden betaald. De eindbegunstigde wordt verzocht om bij de beheerautoriteit zijn saldodossier van het jaar ‘n’ in te dienen, en dit ten laatste op het eind van het eerste kwartaal van het daaropvolgende kalenderjaar (n+1). Het saldo wordt pas aan de eindbegunstigde uitbetaald nadat de Commissie de uitbetaling van het overeenkomstige bedrag bij wijze van saldo heeft verricht. Het geheel van deze gegevens wordt uitgedrukt in Euro. Deze documenten moeten worden ondertekend door de persoon die juridisch aansprakelijk en gerechtigd is om het organisme op te starten.

Financieringsmodaliteiten Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid naar Eindbegunstigden / van de projecten Eindbegunstigden naar Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid Bedrag ESF

Bewijsstukken

Schuldvordering

1ste voorschot

50%

Een attest van opstarting van het project, na goedkeuring door het comité van toezicht.

Automatisch

2de voorschot

30%

De eindbegunstigde legt bewijsstukken voor ter staving van het gebruik van 60% van de totale goedgekeurde in aanmerking komende betoelaagbare kosten, evenals een uitvoeringsrapport.

Facultatief

Saldo

20%

De eindbegunstigde legt bewijsstukken voor ter staving van het gebruik van 100% van de totale goedgekeurde in aanmerking komende betoelaagbare kosten, evenals een uitvoeringsrapport.

Verplicht


5


3. MODEL VOOR DE FINANCIËLE OPVOLGING DOOR DE EINDBEGUNSTIGDE

3.1.

Financiële tabellen ■

De opvolging van het project gebeurt aan de hand van financiële tabellen; de uitgavenposten verwijzen naar het budget van referentie zoals vermeld in het aanvraagdossier van het project.

■

In elke tabel voor financiële opvolging wordt vermeld : - de naam van het project ; - het jaar van uitvoering ; - het statuut en de naam van de eindbegunstigde ; - de code van het project ; deze code wordt als volgt samengesteld op basis van de beslissing van het comité van toezicht voor de programmering :

Projecten van 00 tot 99

➧ Toezichtcomités van 12/12/01 en van 29 /03/01 Basis: eerste oproep voor kandidaten 2000.

Projecten van 100 tot 199 ➧ Toezichtcomité van 11/12/01 Basis : tweede oproep 2001 – goedkeuringen van nieuwe projecten. Projecten van 200 tot 299 ➧ volgende toezichtcomité Basis : goedkeuringen van nieuwe projecten. Enz. … De projectcode wordt bepaald door de Federale Cel ESF en wordt aan de eindbegunstigde meegedeeld.

Voorbeeld van nummering : Oproep 2000 (referentiejaar van de oproep) voor het project 12 "ZZZ" met uitvoering in 2001 – eindbegunstigde "XL vzw". De gegevens voor het project zijn de volgende : ZZZ : 2001 : XL vzw : Onderworpen aan BTW: 12 :

6

FEDERALE CEL ESF

Naam van het project Jaar van uitvoering Naam van de eindbegunstigde Statuut van de eindbegunstigde Code project


■

In de samenvattende tabel van de uitgaven moeten de totale kostprijs van het project, het aandeel van het ESF + het aandeel van de overheidsdiensten + het privé-aandeel, alsook de inkomsten worden opgenomen.

■

Naast de algemene jaarlijkse samenvattende tabel van het project, wordt ook een samenvattende tabel per begrotingspost opgesteld waarin de uitgaven en de financieringswijze ervan worden opgenomen. De afwijkingen tussen de vooruitzichten en de uitvoering moeten behoorlijk worden gerechtvaardigd.

■

De samenvattende tabel per begrotingspost gaat de bewijsstukken van de uitgaven van deze post vooraf. Deze worden per volgnummer geregistreerd.

■

De eindbegunstigde legt een tabel voor die binnen het overheidsaandeel een onderscheid maakt tussen de eventuele verdeling in : federaal aandeel ; regionaal aandeel ; lokaal aandeel ; alsook de documenten die deze verdeling staven.

■

De eindbegunstigde dient een volledige lijst in van alle begunstigden van het project evenals een volledige lijst van het personeel (intern en extern onderwijzend personeel, begeleidend personeel, enz.) dat bij het project is betrokken, met eventuele vermelding van: hun statuut ; de respectieve aandelen indien een gemengd statuut ; de bezettingsgraad (voltijds, deeltijds voor x %) ; de affectatiegraad per project.

3.2. ■

Uitgaven en bewijsstukken

Onder bewijsstuk wordt verstaan: de factuur, honorariumnota, het kasticket vergezeld van het betalingsbewijs (rekeninguittreksel, notulen van de vergadering …).

■

Indien een bepaalde kost het voorwerp uitmaakt van een verdeelsleutel, wordt deze vermeld op de factuur en het/de bewijsstuk(ken). De eindbegunstigde vermeldt de objectieve berekeningswijze van deze verdeelsleutel.


7


■

Alle uitgaven of inkomsten die in de financiële tabel worden opgenomen, krijgen de volgende nummering: het eerste begrotingsblok (maximum 4 cijfers) komt overeen met het nummer van de post, het tweede verwijst naar het volgnummer van de tabel en het derde naar de chronologische volgnummers van de facturen en de bewijsstukken. Deze chronologische volgnummers worden toegekend door het boekhoudkundige systeem van de eindbegunstigde volgens ontvangst van deze facturen en bewijsstukken. Het is raadzaam niet meer dan één keer hetzelfde volgnummer te gebruiken.

3.3. ■

■

8

Het bewijsstuk voor de betaling van het begeleidend personeel in de tweede schuldvordering (tweede reporting) met boekhoudnummer 1051, krijgt het volgende nummer: 1.3/02/1051.

■

02

1051

Referentie van de rubriek

Volgnummer van de tabel

Boekhoudnummer van het bewijsstuk

De originele stukken en de kopieën van de facturen en bewijsstukken hebben dezelfde nummering als in de financiële tabel.

activiteiten wordt aangewend, moet de eindbegunstigde de toegepaste verdeelsleutel duidelijk aangeven en rechtvaardigen. De eindbegunstigde dient een tabel in met de verschillende bestemmingen en de percentages die overeenstemmen met de gebruikte berekeningswijze.

Indien de Belgische financiering voor verschillende

■

De eindbegunstigde verbindt zich ertoe na te gaan of er geen sprake is van dubbele subsidiëring uit hoofde van zijn partners of onderaannemers (bewijzen, verklaring op erewoord,…).

■

Bij onregelmatigheid ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de eindbegunstigde.

Opening van een bankrekening

Indien voor de cofinanciering van een project door het ESF de opening van een aparte bankrekening voor de opstarting van het project wordt vereist, komen de bankkosten voor de opening en het beheer van de rekening in aanmerking.

FEDERALE CEL ESF

1.3

Dubbele subsidiëring

De Belgische cofinanciering van een project komt slechts in aanmerking voor het aandeel van het ESF in de mate dat het effectief voor het project wordt gebruikt en niet tot cofinanciering voor andere projecten dient.

3.4. ■

Voorbeeld:

■

Een bankrekening kan dienen voor het uitvoeren van verschillende activiteiten, waarvan sommige niet mogen vallen binnen het door het ESF gecofinancierde project. In dat geval komt alleen dat deel van de kosten in aanmerking dat aan de

gecofinancierde actie is verbonden. Dit deel wordt vastgesteld met behulp van een gepaste verdeelsleutel en behoorlijk gerechtvaardigd aan de hand van een objectieve berekeningsmethode.


4. BETOELAAGBARE UITGAVEN

■

De kosten die in het project worden voorgesteld, dienen te beantwoorden aan de bepalingen van de verordening nr. 1685/2000 van de Commissie van 28 juli 2000 tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de subsidiabiliteit van de uitga-

4.1.

■

■

■

■

■

De betoelaagbare uitgaven op het niveau van de federale programmering (het federale EPD) zijn die uitgaven die

worden verricht van 1 januari 2000 tot 31 december 2006. ■

Op het niveau van de projecten is de datum voor de subsidiabiliteit van de uitgaven de effectieve datum van de opstarting van het project, zoals vermeld in het jaarlijkse attest van de opstarting van het project.

Het begrip van betoelaagbare uitgaven

Een uitgave komt in aanmerking indien ze beantwoordt aan de volgende voorwaarden: ■

ven voor door de structuurfondsen medegefinancierde verrichtingen. Zij komen overeen met de door de federale overheid gedefinieerde betoelaagbare kosten.

de uitgave moet voorzien zijn in de nationale en communautaire regelgeving ; ze moet kunnen worden opgenomen in een van de begrotingsposten van het goedgekeurde project ; ze moet effectief worden verricht ; ze moet noodzakelijk en gerechtvaardigd zijn ; ze moet in rechtstreekse verhouding staan tot de actie ;

■

ze moet worden aangegaan en uitgevoerd (bij voorkeur) tijdens de periode van goedkeuring (met uitzondering van bepaalde onkosten – zie punt IV.2) en overeenstemmen met een gebruik of prestatie die verband houdt met de goedkeuring.

Deze voorwaarden zijn cumulatief. Een onder het ESF geboekte uitgave is in principe niet forfaitair. Elke in aanmerking komende uitgave die verband

houdt met de door het ESF gecofinancierde actie, moet in het dossier worden opgevoerd. In de mate dat het totaal van de activiteiten van de eindbegunstigde het kader overstijgt van het project dat werd goedgekeurd in het federale EPD, moet de eindbegunstigde de objectieve berekeningsmethode rechtvaardigen voor de verdeling van de uitgaven tussen de verschillende activiteiten. De gebruikte verdeelsleutel wordt vermeld op het document dat dient tot bewijs van de uitgave.


9


4.2.

Het begrip “effectief verrichte uitgaven”

■

De door het ESF erkende uitgaven worden “effectief verrichte uitgaven” genoemd. Ze komen overeen met de door de eindbegunstigde uitgevoerde betalingen; ze worden gerechtvaardigd door vereffende facturen of door boekhoudkundige stukken met een equivalente bewijskracht.

■

Onder ‘boekhoudkundig stuk met een equivalente bewijskracht’ verstaat men elk document dat wordt voorgelegd om te rechtvaardigen

4.3.

dat de boeking een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid en overeenstemt met het geldende boekhoudrecht, indien het uitschrijven van een factuur volgens de nationale fiscale en boekhoudkundige regels niet relevant is. ■

Het blokkeren van geld (voorschot, garantie) is geen erkende uitgave.

■

Bepaalde lopende uitgaven (water, gas, elektriciteit,

BTW, belastingen en taksen De BTW geldt niet als een in aanmerking komende uitgave, behalve indien deze effectief en definitief door de eindbegunstigde wordt gedragen. BTW die op welke manier ook invorderbaar is, komt niet in aanmerking, zelfs indien deze niet effectief door de eindbegunstigde wordt gerecupereerd.

10

FEDERALE CEL ESF

telefoon, enz.) tijdens het jaar ‘n’ kunnen het voorwerp uitmaken van facturen die bij het begin van het jaar daarop, ‘n+1’, worden ingediend. Hoewel ze werden gefactureerd na het eind van het kalenderjaar kunnen deze uitgaven toch in aanmerking worden genomen, op voorwaarde dat ze binnen een redelijke termijn worden betaald bij het begin van het volgende jaar.

De andere belastingen, taksen of lasten (met name directe belastingen, sociale lasten op de lonen en salarissen) die voortvloeien uit de cofinanciering door de structuurfondsen vormen geen in aanmerking komende uitgave, behalve indien ze daadwerkelijk en definitief door de eindbegunstigde worden gedragen.


4.4.

Onderaanneming

De onderaanneming moet een meerwaarde bieden in verhouding tot de kostenverhoging die dit voor het project betekent. De aan de onderaanneming gekoppelde uitgave mag niet worden uitgedrukt in een percentage van de totale kostprijs van het project (behalve indien een bijzondere motivatie voor een voorafgaand akkoord bij de Federale Cel ESF wordt ingediend). Alleen het eerste niveau van onderaanneming komt in aanmerking. De eindbegunstigde dient alle documenten in die getuigen van de naleving van de mededingingsregels. De in het kader van een onderaanneming verrichte uitgave wordt op dezelfde manier gerechtvaardigd als de andere onkosten van het project.

4.5.

Aankoop van goederen en diensten

De eindbegunstigde moet erover waken dat bij de aankoop van goederen of diensten de regels voor overheidsopdrachten worden nageleefd.


11


5. KOSTEN MET BETREKKING TOT HET ONDERWIJZEND EN BEGELEIDEND PERSONEEL EN EXPERTISEKOSTEN ■

Onder intern personeel verstaat men elke persoon die rechtstreeks verbonden is met de eindbegunstigde door een arbeidsovereenkomst overeenkomstig de wet op de arbeids-overeenkomst van 3 juli 1978.

■

Onder extern personeel verstaat men elke persoon – niet verbonden door een arbeidsovereenkomst met de eindbegunstigde – die belast is met een specifieke activiteit voor rekening van de eindbegunstigde. Het kan daarbij meer bepaald gaan om commerciële bedrijven, privé-verenigingen of overheidsorganismen, zelfstandigen, vrije beroepen, personen ten individuele titel.

■

12

De kosten voor statutair personeel komen in principe

FEDERALE CEL ESF

niet in aanmerking voor cofinanciering door het ESF. Niettemin blijkt dat buiten de technische bijstand de operationele uitgaven van een openbare administratie door de structuurfondsen medegefinancierd kunnen worden onder de volgende voorwaarden : - duidelijk beschreven en voorzien zijn in de programmatie (welomschreven activiteiten); - de activiteiten worden gekozen volgens eenzelfde programmeringsprocedure als de andere operationele projecten. De beheersautoriteit legt de criteria vast, gebruikt om de mogelijke acties te identificeren die vanuit het Fonds gecofinancierd kunnen worden en die integraal deel uitmaken van een programma ten uitvoer

gelegd door een openbare dienst; - de openbare administratie moet de precieze band aantonen die bestaat tussen de ter cofinanciering voorgelegde uitgaven en de ontplooide activiteiten; - de voor de activiteiten aangetoonde uitgaven zijn onderworpen aan de algemene nationale betoelaagbaarheidsregels en aan de regels gedefinieerd in de verordeningen 1260/1999 en 1685/2000. ■

De kosten voor het personeel die in aanmerking komen, hebben betrekking op: (zie bijlage) - het loon van het personeel; - de sociale lasten ; - de door de wet opgelegde verzekeringen ; - de onkosten voor het


dagelijkse woon-werkverplaatsing; het toegestane boekingsbedrag wordt berekend op basis van het tarief voor tussenkomst in een sociaal abonnement ; - de onkosten voor verplaatsing, voeding en huisvesting van personeel in België binnen de volgende grenzen : De verplaatsingsonkosten in een persoonlijk voertuig moeten worden bewezen op basis van een tabel met de naam van de persoon op wie de onkosten betrekking hebben, de datum, de punten van vertrek en aankomst, de afstand in km, de reden voor de verplaatsing en het verband met het project. Er wordt enkel rekening gehouden met de onkosten voor verplaatsing, voeding en huisvesting als ze rechtstreeks verbonden zijn met het project en beperkt tot het Belgisch territorium . ■

De niet-betoelaagbare uitgaven, zijn meer bepaald voor de hospitalisatieverzekering, de groepsverzekering, persoonlijke onkosten ten laste van de werkgever, de prestatiepremies.

■

Elk extralegaal voordeel, toegekend aan een personeelslid, is niet betoelaagbaar en kan niet worden geboekt ten laste van het ESF, maar ten laste van de eigen fondsen.

■

De uitgaven met betrekking tot de prestatie van bijkomende uren komen niet in aanmerking, behalve in geval van

een bijzondere motivering, in te dienen voor voorafgaand akkoord bij de Federale Cel ESF. ■

Voor het externe personeel moet de eindbegunstigde controleren of de uitgave gerechtvaardigd wordt door de kwaliteit van de geleverde dienst en de meerwaarde voor het project. De prestatie moet worden bewezen en moet, normaliter, vallen in de marge tussen € 372 en € 620 per dag (excl. BTW). Een hoger bedrag kan worden aanvaard als de uitgave inderdaad is gerechtvaardigd en voorafgaand goedgekeurd door de Federale Cel ESF.

■

De kosten voor juridisch advies (“legal fees”), de notariskosten en de kosten voor technische of financiële expertise, de kosten voor audit en boekhouding zijn betoelaagbaar indien ze rechtstreeks verband houden met het project en noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en/of toepassing ervan. Ze moeten gerechtvaardigd zijn voor de goede uitvoering van het project. De kosten voor boekhouding en audit moeten voortvloeien uit de eisen, bepaald door de beheersautoriteit. De kosten in verband met gerechtelijke procedures zijn niet betoelaagbaar.

■

■

In de mate dat het project kosten zou omvatten inherent aan het loon van de deelnemers, zijn de regels gebruikt in deze handleiding van toepassing.


13


6. KOSTEN INHERENT AAN VERBRUIKS- EN UITRUSTINGSGOEDEREN

14

■

De uitgaven inherent aan verbruiks- en uitrustingsgoederen hebben betrekking op roerende of onroerende goederen, ze worden uitgevoerd door de eindbegunstigde en staan in directe relatie met het project.

■

De uitgaven moeten worden toegerekend aan het project in evenredige verhouding tot hun werkelijke toewijzing daaraan. De eindbegunstigde moet de objectieve berekeningsmethode voor de toewijzing tussen de verschillende activiteiten bewijzen.

■

Volgende uitgaven komen meer bepaald in aanmerking : - niet-afschrijfbare verbruiksgoederen (didactisch materiaal, werkkledij, grondstoffen, klein uitrustingsmateriaal, klein kantoormateriaal, enz.) ; - afschrijfbare verbruiksgoederen (informatica, meubilair, enz.) ; - leasingkosten ; - huurkosten ; - andere kosten zoals voor de inrichting van lokalen.

FEDERALE CEL ESF


6.1.

Afschrijfbaar en niet-afschrijfbaar goed

■

De afschrijving wordt toegepast op de definitieve aankoop van een investeringsgoed. Een investeringsgoed wordt gekenmerkt door de duurzame toewijzing ervan aan de dienst van het organisme als werkinstrument of als gebruiksmiddel (art.6 §1 van het K.B. nr. 3 van 10 december 1969 met betrekking tot de minderingen voor de toepassing van de belasting op de toegevoegde waarde).

■

Zijn geen investeringsgoederen en dus niet afschrijfbaar: klein materiaal, kleine werktuigen en kantoorbenodigdheden als hun prijs of bij gebrek aan prijs, hun normale waarde, per normale handelseenheid niet hoger is dan € 247,89 excl. BTW (art.1 van het M.B. nr. 1 van 2 september 1980 met betrekking tot minderingen voor de toepassing van de belasting op de toegevoegde waarde).

■

Onder normale handelseenheid verstaat men met verwijzing naar de handelsgebruiken, elk voorwerp individueel genomen als het kan worden gekocht en gebruikt als stuk, of een geheel van voorwerpen als elk van de elementen ervan niet afzonderlijk kan worden gekocht of gebruikt.

De afschrijfbare goederen hebben een kostprijs per eenheid gelijk aan of hoger dan € 247,89 excl. BTW. ■

De afschrijving van deze goederen wordt als volgt berekend : - software : afschrijvingen op 2 jaar ; - hardware : afschrijvingen op 3 jaar ; - machines en rollend materieel : afschrijvingen op 5 jaar ; - meubels en meubilair : afschrijvingen op 10 jaar ; en dit zelfs als het wettelijk toegepaste boekhoudplan andere afschrijvingsperiodes voorziet.

De afschrijvingen volgens de toegestane afschrijving (hierboven) worden uitgevoerd volgens twee regels die cumulatief zijn: te weten, ten belope van het aantal maanden gebruik voor de bedrijvigheden, in de loop van het referentiejaar en in evenredige verhouding tot het gebruik dat ervan gemaakt wordt voor de bedrijvigheid.


15


Voorbeeld Een PC met een aankoopwaarde van € 2.500 wordt gebruikt van oktober tot december gedurende 3 dagen per week voor het gefinancierde project: de in aanmerking komende afschrijving is gelijk aan € 2.500 x 1/3 x 1/4 x 3/5 = € 125. Schema - Aankoopwaarde : - Afschrijvingspercentage : - Afschrijving per jaar (12 maanden) : 1/3 x 2.500 =

€ 2.500 3 jaar € 833,33

- Gebruiksperiode : 3 maanden (oktober, november, december):

1/4

- Gebruikspercentage : 3 dagen per week =

3/5

De aankoop van een tweedehands goed komt in principe niet in aanmerking. Om in aanmerking te komen moet de afschrijving van een tweedehands goed voldoen aan de volgende cumulatieve voorwaarden : ■

■

■

■

De verkoper moet een verklaring opstellen waarin de oorsprong van het materiaal wordt aangetoond. De verkoper moet verklaren dat het materiaal in de loop van de laatste 7 jaren niet werd aangekocht met communautaire of nationale hulp. De aankoop van een tweedehands goed moet een meerwaarde betekenen voor het project. De prijs voor het tweedehands materiaal mag de marktwaarde ervan niet overschrijden en moet lager zijn dan de kostprijs voor gelijkaardig nieuw materiaal. Bij de berekening van de kosten voor de afschrijving wordt rekening gehouden met de reële “leeftijd” van het goed.

De niet-afschrijfbare verbruiksgoederen hebben een kostprijs per eenheid lager dan € 247,89 excl. BTW.

16

FEDERALE CEL ESF


6.2.

Leasing

■

Het in aanmerking komende bedrag in geval van leasing mag nooit de aankoopwaarde van het gehuurde goed overschrijden.

■

De effectief betaalde huur, bepaald volgens de hierboven bepaalde afschrijvingsregels die de terugbetaling vertegenwoordigen van het kapitaal, komt in aanmerking. Belastingen, herfinancieringskosten, algemene onkosten, verzekeringskosten zijn niet-betoelaagbaar.

■

De leasingovereenkomst wordt bij de bewijsstukken gevoegd.

6.3.

Huuronkosten

■

De kosten voor de huur van gebouwen die rechtstreeks verband houden met het project worden toegerekend in evenredige verhouding, behoorlijk aangetoond, tot het volume of het oppervlak dat wordt gebruikt in het kader van het project.

■

De uitgaven die wettelijk ten laste zijn van de eigenaar kunnen niet ten laste worden genomen.

■

De uitgaven voor huur worden aangetoond door middel van een kopie van de huurovereenkomst en het bewijs van de betalingen die erop betrekking hebben.

■

De uitgaven voor de huuronkosten voor materiaal mogen nooit de waarde overschrijden van de jaarlijkse afschrijving voor dit materiaal indien het werd aangekocht door de eindbegunstigde.

6.4.

Andere onkosten voor inrichting

De andere inrichtingsonkosten voor lokalen die noodzakelijk zijn voor het project komen in aanmerking op voorwaarde dat ze voorafgaand worden goedgekeurd door de Federale Cel ESF. Deze onkosten die hoger zijn dan € 247,89 zijn onderworpen aan de afschrijvingsregels, met een afschrijving van ten minste 5 jaar of een duur gelijk aan hun gebruik.


17


7. INDIRECTE KOSTEN, ONKOSTEN VOOR BEHEER, DIVERSEN De indirecte kosten groeperen de uitgaven van de eindbegunstigde die betrekking hebben op het concrete beheer van het project zoals: ■ het loon van het administratief en onderhoudspersoneel, intern en extern ; ■ de sociale lasten voor het administratief en onderhoudspersoneel, intern en extern; ■ de onkosten voor de dagelijkse woon-werkverplaatsing (tarief sociaal abonnement) voor het administratief en onderhoudspersoneel, intern en extern ; ■ de reisonkosten en onkosten voor de missie voor het management en de administratie ; ■ de kantoorbenodigdheden ; ■ de onkosten voor publiciteit (bijv: kleine aankondigingen, affiches, folders,…) ; ■ de onkosten voor algemene documentatie ; ■ de onkosten voor post en telefoon ; ■ water, gas en elektriciteit ; ■ belastingen en de door de wet opgelegde verzekeringen ; ■ onderhoudsonkosten ; ■ andere onkosten op voorwaarde dat ze voorafgaand worden goedgekeurd door de federale cel ESF. Deze uitgaven worden toegerekend in evenredige verhouding van hun toewijzing aan het project. De eindbegunstigde moet de objectieve berekeningsmethode bewijzen voor de toewijzing tussen de verschillende activiteiten. De uitgaven met betrekking tot indirecte en beheersonkosten liggen bij voorkeur tussen 20 en 30% van de totale betoelaagbare kosten van het project.

8. PRODUCTIEKOSTEN

18

FEDERALE CEL ESF

■

Onder productiekosten verstaat men alle uitgaven in verband met de levering van goederen of diensten tegen betaling.

■

De productiekosten moeten noodzakelijkerwijs worden gedekt door de ontvangsten van het begunstigde organisme.


9. ONTVANGSTEN

■

Elke actie die door het ESF gecofinancierd wordt, is vatbaar voor het genereren of het genieten van ontvangsten tijdens zijn cofinanciering. Het kan daarbij bij wijze van voorbeeld gaan om inkomsten uit verkopen, uit verhuur, of ter beschikking stellen van producten of diensten, uit individuele inschrijvingsrechten of andere kosten gedragen door de stagiaires in het kader van de opleiding.

■

Als alle ontvangsten verband houden met het project, moeten ze volledig worden toegerekend aan het project.

■

Als de ontvangsten slechts gedeeltelijk verband houden met het project, moeten ze worden toegerekend op basis van een geschikte en gerechtvaardigde toewijzingssleutel, waarvan de objectieve berekeningsmethode moet worden verklaard.

■

In beide gevallen moeten de ontvangsten, gegenereerd in het kader van de door het ESF gecofinancierde acties, in mindering worden gebracht van de betoelaagbare uitgaven.

■

Als in het kader van deze activiteiten het begunstigde organisme productiekosten heeft gedaan, moeten deze noodzakelijkerwijs gedekt worden door de ontvangsten; het saldo van de ontvangsten wordt dan afgetrokken van de in aanmerking komende uitgaven.

10. PRIVÉ

■

Privé-inbreng verwijst naar bijdragen van de privé-sector aan de financiering van de aan het ESF voorgestelde operaties.

11. NIET-BETOELAAGBARE KOSTEN Volgende kosten zijn niet betoelaagbaar : ■

■

■

■ ■ ■

■ ■

alle financieringsonkosten : intresten zichtrekening, intresten voor leningen ; commissies en extralegale voordelen toegekend aan het personeel (extra-legaal pensioen, levensverzekering, enz.) ; kosten voor statutair personeel in de uitvoering van zijn normale taken ; aankoop van gronden en gebouwen ; niet-betoelaagbare afschrijvingskosten ; boetes, financiële straffen en alle kosten in verband met een juridische procedure ; directe belastingen en taksen ; alle kosten die geen rechtstreeks verband houden met het project.


19


12. AUTEURSRECHTEN De Federale Cel ESF heeft een belangeloze en niet-exclusieve licentie die haar zonder beperking in tijd of geografie recht geeft om: ■

■

■ ■

een of meerdere exemplaren van het product, voortvloeiende uit het project, te bezitten ; het product te verspreiden aan het publiek door elk middel van directe of telecommunicatie met inbegrip van de dienst "on line"; het product tentoon te stellen in en buiten de Europese Unie; het product te reproduceren in een beperkt aantal exemplaren op manuele wijze, mechanisch en door middel van telecommunicatie.

De eindbegunstigde verzekert dat hij de noodzakelijke vergunningen heeft verkregen van de houders van de auteursrechten of hun wettelijke vertegenwoordigers voor de realisering van het product. De eindbegunstigde verzekert dat hij het recht bezit om de auteursrechten en andere eigendomsrechten met betrekking tot het betrokken product in licentie te geven.

13. BEWAREN VAN BEWIJSSTUKKEN De eindbegunstigde verbindt zich ertoe alle originele boekhoudkundige bewijsstukken van de uitgaven, gemaakt voor het goedgekeurde project, ter beschikking te houden. In toepassing van de regelgeving 1260/99 (artikels 31 en 38.6) en de beschikking van de Commissie over het federale EPD, moet de eindbegunstigde deze stukken bewaren gedurende ten minste 5 jaar na afsluiting van de programmering.

20

FEDERALE CEL ESF


RUBRIEKEN

Beschrijving

€

1. Kosten met betrekking tot onderwijzend en begeleidend personeel 1.1. Kosten met betrekking tot intern onderwijzen en begeleidend personeel: lonen - bruto-salaris en eventuele premies op het basissalaris - vakantiegeld en eindejaarspremie - patronale bijdragen voor RSZ - verzekeringen: arbeidsongevallen - verzekeringen: burgerlijke aansprakelijkheid - onkosten in verband met de arbeidsgeneeskunde - onkosten met betrekking tot het sociaal secretariaat en administratieve onkosten - premies voor sociale promotie, vakbondspremies, … - onkosten voor de opleiding van het personeel 1.2. Kosten met betrekking tot intern onderwijzend en begeleidend personeel: verplaatsingsonkosten - verplaatsing woonplaats naar plaats van het project - fietspremies 1.3. Kosten met betrekking tot intern onderwijzend en begeleidend personeel: andere onkosten - andere onkosten voor verplaatsing, maaltijden, huisvesting 1.4. Kosten met betrekking tot extern onderwijzend en begeleidend personeel: lonen en verplaatsingsonkosten: zie intern personeel hierboven 1.5. Kosten met betrekking tot extern onderwijzend en begeleidend personeel: onderaannemingscontract 2. Kosten voor lonen van deelnemers 2.1. Kosten voor de lonen van de deelnemers: lonen - brutosalaris en eventuele premies op het basissalaris zonder bestaansminimum - vakantiegeld - patronale bijdragen voor RSZ - verzekeringen: arbeidsongevallen - verzekeringen: burgerlijke aansprakelijkheid - onkosten in verband met de arbeidsgeneeskunde - onkosten met betrekking tot het sociaal secretariaat en administratieve onkosten - premies voor sociale promotie, vakbondspremies, … 2.2. Kosten voor de lonen van de deelnemers: verplaatsingsonkosten - verplaatsing woonplaats naar plaats van het project - fietspremies 2.3. Kosten voor de lonen van de deelnemers: andere onkosten - andere onkosten voor verplaatsing, maaltijden, huisvesting


21


RUBRIEKEN

Beschrijving 3. Kosten met betrekking tot verbruiks- en uitrustingsgoederen 3.1. Niet-afschrijfbare verbruiksgoederen - beschermende en werkkledij - didactisch materiaal (boeken, bord, huur van videocassettes, handboeken,…) - grondstoffen - klein bureaumateriaal - kleine uitrustingsgoederen: rekenmachines, werktuigen, … 3.2. Afschrijfbare nieuwe goederen : afschrijving van - software - hardware - machines - rollend materieel - meubels en meubilair 3.3. Tweedehands materiaal: zie 3.2. 3.4. Leasing - software - hardware - machines - rollend materieel - meubels en meubilair 4. Onkosten voor de huur van - gebouwen voor het project - andere onkosten voor de inrichting van lokalen nodig voor het project

22

FEDERALE CEL ESF

€


RUBRIEKEN

Beschrijving

€

5. Indirecte kosten, onkosten voor beheer, diversen 5.1. Lonen voor personeel ander dan in de punten 1 en 2: zie hiervoor 5.2. Documentatie 5.3. Kantoorbenodigdheden 5.4. Publiciteit 5.5. Telefoon en postkosten 5.6. Belastingen 5.7. Verzekeringen (diefstal, brand,…) 5.8. Water, gas, elektriciteit 5.9. Onkosten voor onderhoud 5.10. Diverse onkosten voor beheer

Voor alle inlichtingen: FEDERALE CEL EUROPEES SOCIAAL FONDS

Belliardstraat 51 1040 Brussel Tel: 02 / 233.47.01 Fax: 02 / 233.49.25 E-mail: [email protected]


23

Financieel Luik De globale federale financiële enveloppe bedraagt € 69,1 M over een periode van 7 jaar (2000-2006), dus een jaarlijkse enveloppe van ongeveer € 9,6 M. 52% van de ESF-bijdrage wordt besteed aan acties van maatschappelijke integratie, beheerd onder prioriteit 2 door de Administratie van Maatschappelijke Integratie. Van het overblijvend budget wordt 26% of € 2,6 M gebruikt voor steun aan acties inzake de consolidatie van de werkgelegenheid onder prioriteit 3 terwijl 15% of € 1,4 M besteed wordt aan de problematiek van de gelijkheid op het werk tussen vrouwen en mannen, namelijk onder prioriteit 4. Promotoren die voor hun projecten een ESF co-financiering wensen te genieten, dienen in principe het bewijs te leveren dat ze een co-financiering genieten van een Belgische overheidsinstantie, die 50% bedraagt van de betoelaagbare totale kost van hun project waarbij het ESF dan kan tussenkomen voor de overige 50 %.

Nuttige Informatie In het kader van de federale ESF-programmatie wordt regelmatig een oproep gericht tot kandidaat promotoren. Het formulier voor kandidatuurstelling is beschikbaar op aanvraag. Alle nuttige informatie kan verkregen worden bij de federale cel ESF, Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid, Belliardstraat 51, 1040 Brussel e-mail: [email protected]

Tel 02/233.47.01

Fax 02/233.49.25.

Boekhoudkundige handleiding ten behoeve van de promotoren M I N I S T E R I E VA N T E W E R K S T E L L I N G E N A R B E I D

FEDERAAL EPD 2000-2006

Design and editing by

Om de dynamiek van de partnerschappen te vergemakkelijken, kan in bepaalde gevallen een bijzondere financiële participatie van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid een deel uitmaken van de Belgische publieke co-financiering.

Boekhoudkundige handleiding ten behoeve van de promotoren

Recommend Documents