Begrotingshandleiding. Ten behoeve van de begroting 2012

Begrotingshandleiding Ten behoeve van de begroting 2012

Versie 3.0 d.d. 22 juli 2011

Begrotingshandleiding 2012 V3.0

Inhoudsopgave Begrotingshandleiding 2012 1. Inleiding ................................................................................................................................. blz. 5 2. Algemeen ............................................................................................................................... blz. 2.1. Doelgroep handleiding ................................................................................................. blz. 2.2. Planning/ tijdschema .................................................................................................... blz. 2.3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ...................................................... blz.

6 6 6 7

3. Uitgangspunten begroting 2012 ....................................................................................... blz. 8 3.1. Algemeen...................................................................................................................... blz. 8 3.2. Activity-based ............................................................................................................... blz. 10 3.3. Regulier versus projecten ............................................................................................. blz. 10 3.3.1. Exploitatieprojecten .............................................................................................. blz. 11 3.3.2. Subsidieprojecten .................................................................................................. blz. 12 3.4. Onderwijs versus overhead .......................................................................................... blz. 13 3.5. Studentenaantallen ...................................................................................................... blz. 15 3.6. Rijksbijdragen ............................................................................................................... blz. 15 3.6.1. Rijksbijdragen in de begroting ............................................................................... blz. 16 3.6.2. Eerste geldstroom / lumpsum financiering ........................................................... blz. 17 3.6.3. Tweede geldstroom / geoormerkte subsidies ...................................................... blz. 17 3.6.4. Derde geldstroom / commerciële activiteiten ...................................................... blz. 18 3.6.5. Verdeling eerste geldstroom en nieuwe bekostigingssystematiek ....................... blz. 18 3.6.6. Interne verdeling rijksbijdragen 2012.................................................................... blz. 20 3.7. Collegegeld ................................................................................................................... blz. 20 3.7.1. Collegegeldtarieven ............................................................................................... blz. 20 3.7.2. Collegegeldopbrengsten ........................................................................................ blz. 22 3.8. Personele lasten ........................................................................................................... blz. 23 3.8.1. Loonkosten OP en OBP .......................................................................................... blz. 24 3.8.2. Externe loonkosten ................................................................................................ blz. 25 3.8.3. Vervanging ............................................................................................................. blz. 26 3.8.4. Opleidingskosten en deskundigheidsbevordering ................................................ blz. 26 3.8.5. Kosten inactieven en uitkering einde dienstverband ............................................ blz. 27 3.8.6. CAO afspraken ....................................................................................................... blz. 29 3.9. Interne verrekeningen en doorbelastingen ................................................................. blz. 30 3.9.1. Doorbelastingen IT&V en ITS ................................................................................. blz. 31 3.9.2. Doorbelastingen Stafafdelingen ............................................................................ blz. 32 3.9.3. Kosten en tarieven afgegeven door de Stafafdelingen ......................................... blz. 32 3.9.3.1. Visitatie en Accreditatie ................................................................................. blz. 32 3.9.3.2. Kosten Marketing & Communicatie .............................................................. blz. 33 3.9.3.3. Studentvoorzieningen.................................................................................... blz. 34 3.9.3.4. Tevredenheidsonderzoeken .......................................................................... blz. 34 3.9.3.5. HvA lidmaatschappen, contributies en abonnementen ................................ blz. 34 2


4. Financieel-technische toelichting begroting 2012 ........................................................ blz. 36 4.1. Financieel Beleid........................................................................................................... blz. 36 4.2. Financieel toetsingskader ............................................................................................ blz. 37 4.3. Analyse begroting ......................................................................................................... blz. 38 4.3.1. Globale beschrijving werkwijze beoordeling exploitatie ....................................... blz. 39 4.3.2. Financiële diagnose ............................................................................................... blz. 40 4.3.3. Normeringsmodel .................................................................................................. blz. 40 5. Producten Planningcyclus 2012 ....................................................................................... blz. 41 5.1. Activiteitenplan ............................................................................................................ blz. 41 5.1.1. Algemeen ............................................................................................................... blz. 41 5.1.2. Managementsamenvatting ................................................................................... blz. 42 5.1.3. Bedrijfsonderdeelspecifieke analayse ................................................................... blz. 42 5.1.4. Doelstellingen voor 2012 ....................................................................................... blz. 42 5.1.5. Activiteiten per doelstelling................................................................................... blz. 42 5.1.6. Prestatie-indicatoren en kengetallen .................................................................... blz. 43 5.1.7. Begroting 2012 ...................................................................................................... blz. 43 5.1.8. Proces activiteitenplan 2012 ................................................................................. blz. 43 5.2. Studentprognosemodel................................................................................................ blz. 44 5.2.1. Algemeen ............................................................................................................... blz. 44 5.2.2. Invoer studentprognose ........................................................................................ blz. 45 5.2.3. Invoer collegegeldprognose .................................................................................. blz. 47 5.2.4. Instructie studentenraming ................................................................................... blz. 48 5.2.5. Proces studentenraming........................................................................................ blz. 49 5.3. Personeelsbegroting..................................................................................................... blz. 50 5.3.1. Inleiding ................................................................................................................. blz. 50 5.3.2. Uitgangspunten ..................................................................................................... blz. 50 5.3.3. Werken met het nieuwe p-model ......................................................................... blz. 51 5.3.3.1. Structuur ........................................................................................................ blz. 51 5.3.3.2. Model openen................................................................................................ blz. 52 5.3.3.3. Functionaliteiten model................................................................................. blz. 52 5.3.3.4. Consolideren en exporteren .......................................................................... blz. 56 5.3.3.5. Toelichting berekeningen .............................................................................. blz. 56 5.3.4. Aanstellingen en Inzet ........................................................................................... blz. 57 5.4. Exploitatiebegroting ..................................................................................................... blz. 58 5.4.1. Algemeen ............................................................................................................... blz. 58 5.4.2. Kostenplaatsen ...................................................................................................... blz. 59 5.4.3. De gerealiseerde/geprognosticeerde studentenaantallen ................................... blz. 59 5.4.4. Raming februari instroom...................................................................................... blz. 60 5.4.5. Collegegeldopbrengsten ........................................................................................ blz. 60 5.4.6. Rijksbijdragen......................................................................................................... blz. 61 5.4.7. Verwerking Personeelsbegroting in Exploitatiebegroting ..................................... blz. 61 5.4.8. IT&V ....................................................................................................................... blz. 65 3

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 5.4.9. Dekking Staven en Diensten .................................................................................. blz. 66 5.4.10. Dekking Risico’s ..................................................................................................... blz. 66 5.4.11. Overige bijdragen t.b.v. centrale voorzieningen ................................................... blz. 66 5.4.12. Investeringsbegroting ............................................................................................ blz. 67 5.4.13. Exploitatiebegroting regulier ................................................................................. blz. 68 5.4.14. Meerjarenraming exploitatie regulier ................................................................... blz. 68 5.4.15. Projectbegrotingen ................................................................................................ blz. 68 5.4.16. Geconsolideerde begroting ................................................................................... blz. 71 5.5. Beleidstoelichting begroting ........................................................................................ blz. 71 5.6. Tarieven begroting 2012 .............................................................................................. blz. 71 5.7. Beoordelingsopzet 2012............................................................................................... blz. 71 Bijlagen: 1. Tijdschema en Routing Planningcyclus 2012 2. Overzicht kostenplaatsstructuur t.b.v. onderscheid Onderwijs en Overhead

4


1. Inleiding Na goedkeuring van de Raad van Toezicht van de begroting 2011 is het proces voor de opstelling van de begroting 2011 geëvalueerd. Deze evaluatie was met name gericht op de producten en had tot doel om te beoordelen in hoeverre het proces effectief was verlopen. Uit de samenvatting van de evaluatie van het begrotingsproces 2011 zijn verbeteracties geformuleerd, die daarmee het startpunt vormt van de begrotingscyclus 2012. Een belangrijke conclusie betrof het bondiger maken van de Kaderbrief. Dit is gerealiseerd door een duidelijke scheiding aan te brengen in een deel gericht op het beleid en een deel gericht op de uitvoering van het (begrotings)proces. Het beleidsmatig deel komt tot uitdrukking in de Kaderbrief en het procesmatig deel wordt verwoord in de begrotingshandleiding. Voor u ligt de begrotingshandleiding 2012. De begrotingshandleiding omvat een technische beschrijving van de processen voor het tot stand komen van de begroting. In hoofdstuk 2 wordt beschreven voor wie de begrotingshandleiding is bestemd en volgens welke planning/stadia het begrotingsproces zal worden doorlopen. Het tijdschema vormt de kapstok van de Planning & Control cyclus. Het tijdschema geeft naast een aantal hogeschool brede einddata voor de oplevering van gewenste producten ook inzicht in de processen van de planningcyclus 2012. In hoofdstuk 3 worden de specifieke uitgangspunten benoemd voor de begroting en de begrotingsposten. In dit hoofdstuk wordt ook stilgestaan bij de wijze van verwerking van regulier en projecten binnen de begroting en het onderscheid tussen onderwijs en overhead. In hoofdstuk 4 wordt de financieel-technische toelichting op de begroting behandeld. In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de vuistregels en de referentiewaarden, die bedoeld zijn als ondersteuning bij de opstelling en analyse van de (deel)begroting. Tenslotte zullen in hoofdstuk 5 de producten van de planningcyclus en de hierbij behorende instructies worden beschreven.

5


2. Algemeen 2.1

Doelgroep handleiding

De begrotingshandleiding is in principe bedoeld voor alle betrokkenen die faciliteren en ondersteunen bij de opstelling van de begroting: •

• • • • • •

Opleidingsmanagers: zijn integraal verantwoordelijk voor de opleiding en verantwoordelijk voor de opstelling van de personeelsbegroting van die opleiding. Zij dragen hierbij budgetverantwoordelijkheid voor het personeel. Daarnaast geeft de opleidingsmanager een instroomverwachting af (ten behoeve van het studentprognosemodel); Decentrale Onderwijskundige/Kwaliteitsmedewerkers: zorgen voor het onderwijsplan respectievelijk het kwaliteitsplan zoals dit door de Domeinvoorzitter zal worden opgesteld; Lectoren: zorgt voor het onderzoeksplan zoals dit door de Domeinvoorzitter zal worden opgesteld. Bedrijfsvoerders: coördineren de begrotingscyclus van het Domein; Controllers: dragen zorg voor opstelling en analyse Domeinbegroting, Stafbegroting of Dienstbegroting en de consolidatie van de deelbegrotingen tot de HvA-begroting; Personeelsadviseurs: ondersteunen de opleidingsmanagers bij het opstellen personeelsplan en – begroting; Marketingadviseurs: zorgt voor het tijdig aanleveren van het M&C-plan en de kosten daarvan, ten behoeve van de besluitvorming door de Domeinvoorzitter;

2.2

Planning/tijdschema

De activiteiten voor het begrotingsproces zijn vastgelegd in een tijdschema. Dit tijdschema is opgenomen in Bijlage 1. De verantwoordelijken wordt verzocht goed kennis te nemen van dit tijdschema. Op het tijdschema kan worden afgelezen welke producten op welk moment beschikbaar moeten zijn vanuit de Domeinen, de Stafafdelingen en de Centrale Diensten voor behandeling in de verschillende gremia, vaststelling in het CvB en ter goedkeuring voor de RvT. Het tijdschema is voor komend begrotingsjaar aangevuld met een toelichting. Medio mei is het studentenprognosemodel ter beschikking gesteld. Het studentprognosemodel dient begin juni ingevuld aan P&F te worden gezonden. De overige formats, waaronder het format voor de begroting inclusief onderliggende tarieven, zijn in juni beschikbaar gesteld. Het naleven van de deadlines is cruciaal voor de oplevering van de producten met de goedkeuring van de belanghebbenden (zoals het KSO, BVO en CBO). Wij verzoeken u vriendelijk om in geval van mogelijk oponthoud uw portefeuillehouder CvB en de Directeur Planning en Financiën (P&F) hierover tijdig te informeren.

6


2.3

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Het totale begrotingsproces is de primaire verantwoordelijkheid van de Stafafdeling Planning en Financiën. De Directeur P&F is verantwoordelijk voor de beleidsvoorbereiding van de begroting en de consolidatie van de deelbegrotingen tot de HvA-begroting. Binnen het begrotingsproces zijn de budgethouders (Domeinvoorzitters en Stafdirecteuren/hoofden) primair (eind-)verantwoordelijk voor het eigen Activiteitenplan en de inhoud van de eigen begroting. De controllers faciliteren en ondersteunen de budgethouders bij het begrotingsproces. Om ieder die op enigerlei wijze betrokken is bij het (financieel) beleid van de Hogeschool een indruk te geven van de wijze waarop de financiële middelen worden ingezet is het van belang om duidelijkheid te verschaffen in het begrotingsproces. Hierdoor creëert men draagvlak voor zowel de gehele HvA-begroting als voor haar onderdelen en wordt het gevoel van verantwoordelijkheid vergroot. De betrokkenheid wordt niet alleen maar vergroot door duidelijkheid in de begroting maar ook in de beoordeling hierop. Daarom zal, in tegenstelling tot voorgaande jaren, de ontvangen deelbegrotingen en jaarplannen worden beoordeeld door een zogenaamde beoordelingsgroep, die is opgebouwd uit de diverse geledingen van de organisatie. P&F fungeert hierin als trekker. Naast P&F maken de volgende partijen deel uit van deze groep: • • • •

Bedrijfvoerder; Domeincontroller; P&O Centraal; O2, voor wat betreft de onderwijskundige onderdelen uit de Domeinbegrotingen.

De benoeming van deze beoordelingsgroep geschiedt onder verantwoordelijkheid van de stafdirecteur P&F. De analyse en de beoordeling van de begrotingen geschiedt binnen het financieel toetsingskader van de HvA zoals verwoord in de Kaderbrief. Hiertoe dient eerst een beoordelingsopzet te worden beschreven. Uniformiteit is cruciaal in de beoordeling van de begroting. De beoordelingsgroepen rapporteren via de Directeur P&F uiteindelijk aan het College van Bestuur en aan het CBO.

7


3. Uitgangspunten begroting 2012 3.1

Algemeen

Het financiële zwaartepunt binnen de begroting van de HvA ligt op het onderwijs en het onderzoek. Door de studentenaantallen te vertalen naar Rijksbijdrage, collegegeld en personeelslasten, is een belangrijk deel van de exploitatie reeds inzichtelijk. Op basis van de studentenaantallen die worden geraamd met het studentenprognosemodel worden per opleiding de Rijksbijdrage, de collegegeldinkomsten, de personele lasten en de overige lasten per opleiding begroot. Indien gewenst kan hier een budget voor leermiddelen aan worden toegevoegd. De hieruit voortvloeiende Opleidingsbegroting beslaat het kalenderjaar 2012. Een belangrijk onderdeel in de Opleidingsbegroting is de personeelsbegroting van de opleidingen. De personeelsbegroting wordt opgesteld door de opleidingsmanager met ondersteuning van de personeelsadviseurs. In de begroting voor 2012 wordt de voor de uitvoering van het curriculum de begrote OP formatie naar functieniveau en aantal fte’s en de daaruit voortvloeiende loonkosten zichtbaar gemaakt. De overige inzet van formatie, bijvoorbeeld ten behoeve van projecten, dient apart te worden opgenomen. Een nadere toelichting op de personeelsbegroting is opgenomen in paragraaf 5.3. De Domeinbegroting omvat de opleidingsbegrotingen, de begroting voor specifieke organisatieonderdelen (onderzoek, stafdiensten, expertisecentrum) en deelbegrotingen voor projecten. De investeringsbegroting wordt ter toelichting op de in de jaarbegroting opgenomen afschrijvingen in het begrotingsmodel opgenomen. Hiermee ontstaat de Domeinbegroting voor het kalenderjaar 2012. De Domeinbegroting omvat derhalve alle activiteiten, formatie en studentenaantallen en de daarmee samenhangende baten en lasten van het Domein, uitgedrukt in euro’s voor het kalenderjaar 2012. De Domeinbegroting dient zowel kwalitatief (inhoudelijke toelichting) als kwantitatief (met de studentenprognose en de personeelsbegroting) te worden onderbouwd. Het Activiteitenplan dient als inhoudelijke toelichting op de Domeinbegroting. De Domeinbegrotingen vormen samen de deelbegroting Onderwijs. De Onderwijsbegroting en de begrotingen voor de Stafafdelingen, Centrale Diensten en het budget financiële posten vormen tezamen de HvA-begroting. Verzocht wordt de deelbegrotingen op te stellen overeenkomstig HvA-brede uitgangspunten: •

•

In verband met uniformiteit in de gehanteerde systematiek is het gewenst om uitsluitend gebruik te maken van de door P&F aangeleverde formats voor de invulling van de begroting. Door gebruik te maken van deze formats, kan het vervolgproces ten aanzien van beoordeling en afstemming efficiënt verlopen. Verzocht wordt de cijfers te voorzien van een juiste en volledige onderbouwing. Bijvoorbeeld als er inkomsten vanuit studenten worden begroot, verzoeken wij u een prijs * aantal (P*Q) op te nemen. 8


• •

• •

•

•

•

•

•

•

De ter beschikking gestelde tarieven zijn leidend bij de opstelling van de begroting (zie paragraaf 5.6). Binnen de begroting dient onderscheid gemaakt te worden tussen reguliere activiteiten (going concern) en projecten. Reguliere activiteiten hebben betrekking op het primaire proces, namelijk alle activiteiten met betrekking tot onderwijs en onderzoek en andere vormen van kennisontwikkeling in en met het werkveld. Projecten zijn alle activiteiten die niet regulier zijn. Een nadere toelichting op projecten volgt in paragraaf 3.3. De deelnemingen dienen volledig mee te lopen in de P&C cyclus van de HvA. Voor de begroting 2012 wordt het kalenderjaar 2012 aangehouden. Hiertoe dienen delen van de collegejaren (2011/2012 en 2012/2013) samengenomen (resp. naar 8/12e deel en naar 4/12e deel). Voor de p-begroting is de verhouding 7/12e deel respectievelijk 5/12e deel. De voorziening voor risico’s is op centraal niveau 1% van de opbrengsten rijksbijdragen en collegegelden. Deze middelen worden op centraal niveau beheerd. Over gebruikmaking van de voorziening (of buffer) besluit het CvB. De interne rente is gesteld op 4,5%. Deze is van toepassing op alle vaste activa. IT&V stelt een lijst hiertoe op met alle vaste activa binnen de HvA. Het bedrag aan interne rente wordt berekend op basis van de boekwaarde van het actief per 1 januari van een boekjaar + 50% van de aanschafwaarde gedurende het boekjaar. De Domeinbegroting bevat middelen voor innovatieve activiteiten (voorheen was dit minimaal 2% van de opbrengsten). Innovatie omvat bijvoorbeeld het starten van een nieuwe opleiding, het uitvoeren van activiteiten ter verbetering van het curriculum of andere bijzondere activiteiten. De bijbehorende innovatieve activiteiten vragen om inzet van personeel, die in de p-begroting dient te worden opgenomen. Over de wijze van verwerking van innovatie activiteiten in de begroting wordt verwezen naar paragraaf 3.3. Voor deskundigheidsbevordering (professionalisering) wordt minimaal 1,4% van de loonkosten voor het OP en OBP in de Domeinbegroting voorzien (naast de reeds bestaande middelen). Dit percentage is conform de CAO-afspraken. De middelen die nodig zijn voor professionalisering dienen ook onderbouwd te worden in het Activiteitenplan. De HvA heeft conform hoofdstuk K met de vakorganisaties afspraken gemaakt over de besteding van de decentrale arbeidsvoorwaardenmiddelen in 2012. Het betreft 1,15% van de brutoloonsom. Over de besteding van deze gelden in 2012 zullen in het najaar van 2011 in het lokaal overleg afspraken worden gemaakt. Verwacht mag worden dat de bestemming ongewijzigd blijft. De kosten woon-werkverkeer volgens de decentrale regeling en de vervangingskosten die voortvloeien uit de regeling betaald ouderschapsverlof worden opgenomen in de personeelsbegrotingen van de opleidingen. Het separaat zichtbaar maken van commerciële activiteiten

Samenvattend ziet het begrotingsproces 2012 er als volgt uit: 1. Opstellen activiteitenplannen Stafafdelingen en Centrale Diensten, inclusief interactie en afstemming binnen de Stafafdelingen en Centrale Diensten 2. Begroting IT&V en ITS inclusief tarieven ABC, inclusief afstemming binnen de KSO en positief advies Bestuurlijke Werkgroep bekostiging

9

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 3. Interne verdeling Rijksbijdrage 2012 en Tarieven Rijksbijdrage 2012, verzorgd door Planning & Financiën 4. Op basis van activiteitenplannen volgen de begrotingen Stafafdelingen en Centrale Diensten (exclusief IT&V en ITS), inclusief interactie en afstemming binnen de KSO. 5. Activiteitenplannen Domeinen, inclusief duidelijke scheiding tussen reguliere activiteiten, projecten en investeringen: afstemming met andere Domeinen 6. Begrotingen Domeinen, inclusief duidelijke scheiding tussen reguliere activiteiten, projecten en investeringen: afstemming met andere Domeinen 7. Opstellen Onderwijsbegroting op basis van Domeinbegrotingen 8. Opstellen HvA-begroting op basis van de Onderwijsbegroting, de begrotingen van de Stafafdelingen, Centrale Diensten, deelnemende entiteiten en het budget financiële posten.

3.2

Activity-based

De doelstellingen en speerpunten uit het Instellingsplan zijn leidend voor de Activiteitenplannen 2012 en daarmee de begroting 2012. Vóór het opstellen van de begroting zullen de Domeinen hun Activiteitenplannen moeten vormgegeven. In het Activiteitenplan 2012 wordt het beoogde prestatieniveau – welke is opgenomen in het Convenant –vertaald naar activiteiten. Het Activiteitenplan vormt een beleidsmatige onderbouwing van de Domeinbegroting en bevatten zowel de reguliere activiteiten (onderwijs en onderzoek), projecten en de investeringen die het Domein wil gaan doen in 2012 (inclusief onderbouwing).. De activiteiten worden zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve termen onderbouwd (p-begroting en studentenprognose). De financiële consequenties van het beleid en de planvorming worden op deze wijze zichtbaar in de begroting 2012 en in de meerjarenraming 2013-2016 (activity-based). Het Activiteitenplan is bedoeld voor de planning en onderbouwing van activiteiten binnen het Domein en zijn opleidingen, binnen de Stafafdelingen of Diensten. Het Activiteitenplan van de Domeinen zal over het algemeen een collegejaar omvatten. De begroting betreft het kalenderjaar 2012. Hierdoor is het van belang, op hoofdlijnen, naast het collegejaar 2011/2012 ook het collegejaar 2012/2013 bij de planvorming te betrekken (resp. 8/12e en 4/12e deel).

3.3

Regulier versus projecten

Door de groeiende omvang van én het aantal projecten is het belangrijk de projecten op de juiste manier te verantwoorden (m.n. richting de subsidiegever) en te boeken. De afdeling Concern Control heeft hiertoe een handboek opgesteld waarin wordt beschreven hoe moet worden omgegaan met projecten. Dit handboek bevat o.a. richtlijnen waar in geval van projecten rekening mee moet worden gehouden, aan welke voorwaarden de projecten moeten voldoen, etc. Binnen de begroting dient onderscheid gemaakt te worden tussen projecten en reguliere activiteiten (going concern).

10

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Reguliere activiteiten hebben betrekking op het primaire proces, namelijk alle activiteiten met betrekking tot onderwijs en onderzoek en andere vormen van kennisontwikkeling in en met het werkveld. Reguliere activiteiten worden binnen SAP via de kostenplaatsadministratie gevolgd. Projecten zijn alle activiteiten die niet regulier zijn. Een project is een bijzondere activiteit binnen de begroting dat afzonderlijk via de projectenadministratie zal worden gevolgd. Een project heeft een tijdelijk karakter met een bepaalde doorlooptijd en een (vooraf) vastgelegde starten einddatum. Bovenstaand onderscheid betekent dat activiteiten als onderwijs-/curriculumvernieuwing (innovatie), onderzoek en lectoraten, internationalisering, accreditatie tot de primaire taak van het onderwijs behoort en dus als regulier wordt beschouwd en begroot. Er worden drie typen projecten onderscheiden: 1. exploitatieprojecten 2. subsidieprojecten 3. investeringsprojecten In de begroting dienen zowel de voor 2012 voorgenomen projecten als de in het verleden toegekende en doorlopende projecten afzonderlijk te worden opgenomen. Hierbij moeten de baten en lasten (in voldoende mate onderbouwd) worden begroot. Per project dient een separate projectbegroting te worden opgesteld. Deze projectbegroting maakt onderdeel uit van de Domeinbegroting of de begroting van de Stafafdeling of Centrale Dienst.

3.3.1 Exploitatieproject Een exploitatieproject is een projectmatige activiteit, waarvan de kosten ten laste komen van de lopende exploitatierekening van de HvA. Er is geen sprake van externe (co)financiering (bijvoorbeeld subsidies) en de uitgaven leiden niet tot de vorming van een vast actief op de balans van de HvA. Een exploitatieproject dient via een projectnummer te worden gevolgd, als: • •

De begrote uitgaven meer dan € 50.000 zijn én aan minstens één van de drie volgende voorwaarden is voldaan: o Het project heeft een complex karakter en daardoor significant risico, waardoor een adequate financiële beheersing noodzakelijk is. o De activiteit is multidisciplinair en strekt zich over meerdere kostenplaatsen uit. Beheersing via de kostenplaatsenadministratie zou dan onoverzichtelijk zijn. o Het project beslaat meerdere boekjaren. Beheersing via de kostenplaatsenadministratie zou onoverzichtelijk worden.

De opbouw van de projectbegroting moet in overeenstemming zijn met de afrekeningsystematiek binnen SAP. Dit betekent dat een exploitatieproject altijd kostendekkend zal zijn. De financiering (=dekking) geschiedt vanuit de reguliere activiteiten (=kostenplaatsadministratie). Een exploitatieproject bevat dus naast de Out of Pocketkosten, de eventueel toegerekende loonkosten en overhead altijd een dekkingsbijdrage. Deze dekkingsbijdrage komt als last binnen de reguliere begroting tot 11

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 uitdrukking. Dit betekent dat binnen de totale begroting van de eenheid (regulier en projecten) de dekkingsbijdrage “nihil” is. De technische invulling van de projectbegrotingen binnen de personeelsbegroting en de exploitatiebegroting wordt nader uitgewerkt in paragraaf 5.3 en 5.4.

3.3.2 Subsidieproject De meeste projecten binnen de HvA betreffen ‘Subsidieprojecten’. Een subsidieproject is een project van de HvA of een project waarin de HvA participeert welke gefinancierd wordt door één of meer externe partijen (bijvoorbeeld de Rijksoverheid via de tweede geldstroom). Indien de HvA een dergelijk project start, dan is het vereist, dat het project via een projectnummer in SAP worden gevolgd. Er moet onderscheid gemaakt worden tussen projectbegrotingen die onderdeel zijn bij de subsidieaanvraag en projectbegrotingen opgenomen in de jaarbegroting. De begroting bij de subsidieaanvraag beslaat veelal een tijdvak van langer dan één jaar en de projectbegroting opgenomen in de jaarbegroting HvA betreft slechts het HvA deel voor het betreffende jaar. Deze handleiding is met name gericht op de wijze van verwerking van projecten in de jaarbegroting. Er bestaan 2 soorten subsidieprojecten: 1. Projecten die 100% door de subsidieverstrekker worden gefinancierd. 2. Projecten waarbij de subsidieverstrekker een "eigen bijdrage" verlangt van de subsidieontvanger. In dit geval vormt de "eigen bijdrage" naast de ontvangen subsidie de dekking van het project. Ook voor subsidieprojecten geldt dat de opbouw van de projectbegroting in overeenstemming moet zijn met de afrekeningsystematiek binnen SAP en dus altijd kostendekkend. Een subsidieproject bevat de volgende bestanddelen: •

Opbrengsten: o Ontvangen subsidie o Eigen bijdrage o Mutatie Onderhanden Werk

•

Kosten: o Toegerekende loonkosten o Overhead o Out of Pocketkosten

Zoals bij exploitatieprojecten de last van de “dekkingsbijdrage” tot uitdrukking komt binnen de reguliere begroting komt ook de last van de “eigen bijdrage” bij subsidieprojecten tot uitdrukking binnen de reguliere begroting. En ook hier dus geldt dat binnen de totale begroting van de eenheid (regulier en projecten) de eigen bijdrage “nihil” is.

12

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 De boekingsgang op een subsidieproject is zodanig georganiseerd dat er nimmer een resultaat is. Het resultaat van een project gaat als “Mutatie Onderhanden Werk” naar de balanspost Onderhanden Werk en wordt toegevoegd (bij positief) of onttrokken (bij negatief) aan/van het gecumuleerde resultaat t/m de vorige periode. Projecten in het kader van penvoerderschap In het geval van penvoerderschap is er altijd sprake van 3 partijen, namelijk de subsidieverstrekker, de subsidieontvanger (= penvoerder) en de uitvoerende deelnemende partijen. Veelal is de penvoerder ook deelnemer in het totale project: a. Penvoerder beheert van het totale project de ontvangen subsidie en stelt deze aan de overige partijen beschikbaar en legt afsluitend rekening en verantwoording af over de totale besteding hiervan. De penvoerder vertegenwoordigt de deelnemende partijen; b. Deelnemer in het totale project. De deelnemer legt over zijn deel rekening verantwoording af bij de penvoerder. In het geval van penvoerderschap ontstaat er tussen de penvoerder en de deelnemende partners een verplichtingsovereenkomst, waarbij de deelnemende partners verantwoordelijk zijn voor de uitvoer van de activiteiten zoals afgesproken in het projectplan en verplicht zijn tijdig de financiële verantwoording aan te leveren bij de penvoerder. De penvoerder zal de ontvangen voorschotten binnen een redelijke termijn uitbetalen aan de directies en besturen van de deelnemende partners. Voor de penvoerder verloopt de subsidie geheel buiten het gezichtsveld van de exploitatie en komen dus niet in de begroting tot uitdrukking. In het geval van deelnemer is de situatie gelijk aan die van een reguliere subsidieverstrekking zoals eerder omschreven. De deelnemer dient over zijn deel verantwoording af te leggen bij de penvoerder. Dit deel komt dus wel in de exploitatie en de begroting tot uitdrukking. Bij penvoerderschap wordt derhalve alleen het “eigen deel” in de begroting opgenomen. De technische invulling van de projectbegrotingen binnen de personeelsbegroting en de exploitatiebegroting wordt nader uitgewerkt in paragraaf 5.3 en 5.4.

3.4

Onderwijs versus overhead

Door het College van Bestuur is de wens uitgesproken dat uit de begroting 2012 moet blijken hoeveel geld er wordt besteed aan onderwijs, onderzoek en maatschappelijke verantwoordelijkheid en innovatie. Dit betekent dat de inrichting van de begroting zodanig moet zijn dat de gewenste informatie duidelijk is op te maken. In principe kan alles wat geen betrekking heeft op het primaire proces als overhead worden aangemerkt. In deze notitie is de definiëring van overhead gebaseerd op de door Beerenschot geformuleerde uitgangspunten in het rapport “Benchmark Overhead Universiteiten en Hogescholen” van 14 februari 2007.

13

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Doel overhead De overhead van een organisatie heeft als doel het sturen van de organisatie en het ondersteunen van ‘het primaire proces’, ofwel de uitvoering. Tot de overhead behoren alle functies die dit doel dienen. De overheadfuncties staan derhalve niet rechtstreeks ten dienste van de klant. Ze leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. Definitie overhead Voor een zuivere discussie over de overhead, is het van belang dat iedereen daaronder hetzelfde verstaat. Gekozen is voor een gedetailleerde omschrijving van het begrip overhead. Overhead kan worden omschreven als het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Daarbij kan onderscheid gemaakt worden tussen “zuivere overhead” en “overhead in ruime zin”. “Zuivere overhead”: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

College van Bestuur en lijnmanagement; Personeel en organisatie; Financiën en control; Informatisering en automatisering; Marketing en communicatie; Facilitaire zaken; Juridische zaken; Secretariaten.

Overhead “in ruime zin” (sectorspecifiek): 9. Onderwijs- en onderzoeksondersteuning. De zuivere overhead wordt aangetroffen in vrijwel alle publieke organisaties. Onderwijsinstellingen bevatten daarnaast functies die niet onder onze definitie van “zuivere overhead” vallen, maar anderzijds ook niet tot het “zuivere primair proces” behoren. Het gaat hier om functie 9: Onderwijs- en onderzoeksondersteuning. Dit is sectorspecifiek en derhalve niet vergelijkbaar met sectoren buiten het onderwijsveld. Voorbeelden hiervan zijn: studentenadministratie, decanen, medewerkers bibliotheek en studentpsychologen. De onderwijs en onderzoeksondersteuning is het gevolg van arbeidsdeling in het primaire proces van het Hoger Onderwijs. Verhouding overhead tot primair proces De overhead van een organisatie dient in verhouding te staan tot de omvang van het primaire proces ('de uitvoering'). De omvang van de overhead kan dan als percentage van de omvang van de organisatie als geheel worden uitgedrukt. Vaststelling onderwijs binnen de HvA Zoals reeds eerder aangegeven is de inrichting van de financiële functie bepalend om de kosten voor het primaire proces te bepalen. Binnen de HvA komt dit tot uitdrukking in de inrichting van de kostenplaatsadministratie. Hierin wordt het primaire proces in eerste instantie vertegenwoordigt door specifieke opleidingskostenplaatsen en kostenplaatsen voor onderzoek. Daarnaast hebben de projecten binnen de Domeinen veelal betrekking op de uitvoering van het primaire proces. In bijlage 2 14

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 wordt het onderscheid tussen overhead en onderwijs in de huidige kostenplaatsstructuur verduidelijkt. Tenslotte moet worden geconstateerd dat binnen de opleidingskostenplaatsen de toerekening van de kosten en opbrengsten niet uniform is en dat hier binnen kosten en opbrengsten worden toegerekend die het karakter van “overhead” hebben. Ofwel het toerekenen van “indirecte” kosten via een bepaalde verdeelsleutel. Voorgesteld wordt om nader te onderzoeken welke kosten- en opbrengstsoorten betrekking hebben op het primaire proces.

3.5

Studentenaantallen

De studentenaantallen zijn voor de begroting essentieel. De studentenaantallen bepalen de rijksbijdrage (t-2), de opbrengsten uit collegegelden (t=0) en de personele lasten (t=0). Daarnaast zijn de verwachte aantallen van belang voor de meerjarenprognose- en raming. Een goed onderbouwde prognose is daarom van belang. Ten behoeve van de begroting 2012 wordt gebruik gemaakt van de studentenaantallen met peildatum 30-09-2010. De aantallen die gebruikt worden hebben betrekking op de door de accountant gecontroleerde aantallen (mei 2011). Het doel is om een juist en volledig beeld te krijgen van het verwachte aantal studenten voor zowel komend collegejaar (peildatum 30-09-2011) als voor de vier jaren daaropvolgend (2012 t/m 2015). Deze informatie wordt geleverd door de opleidingsmanager. Het is in het nieuwe studentenprognosemodel mogelijk om onderscheid te maken in totaal aantal studenten (bekostigde en onbekostigde studenten), bekostigde studenten, bekostigde inschrijvingen en bekostigde diploma’s. De laatste twee variabelen vormen de basis voor de bekostiging door MinOCW. Op basis van de historische doorstroom, uitstroom en verblijfsduur van de studenten kan op deze wijze tot een geactualiseerd studentenaantal gekomen worden. Vanzelfsprekend kunnen in de planvorming ambities geformuleerd zijn op het verbeteren van de verblijfstijd en bijvoorbeeld het verhogen van het aantal afstudeerders. Deze kunnen – met onderbouwing – in het model worden meegenomen. Belangrijke effecten op verhogen van studiesucces (de doorstroom of aantallen afstudeerders) worden met dit model zichtbaar gemaakt naar de consequentie voor het volume (krimp). Het management van het Domein zal vervolgens kwalitatief de noodzakelijke maatregelen en activiteiten in het Activiteitenplan opnemen.

3.6

Rijksbijdragen

Het Ministerie van OC&W stelt elk jaar ongeveer EUR 2 miljard ter beschikking voor de financiering van het hbo. De totale rijksbijdrage vanuit OCW bestaat enerzijds uit een lumpsum financiering voor exploitatie en beleid (studentgebonden financiering, onderwijsopslag) en anderzijds uit specifieke doelsubsidies (tweede geldstroom). Met de bekostigingssystematiek die per 1 januari 2011 is ingegaan, is de indeling én verdeling van de Rijksbijdrage gewijzigd; de beschikbaar gestelde middelen (het totale macrobudget) blijven echter gelijk. 15

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 De externe Rijksbijdrage 2012 wordt berekend op basis van het aantal bekostigde inschrijvingen en bekostigde diploma’s per 30-09-2010 (t-2) op basis van de door de accountant gecontroleerde bekostigingstelling. Deze bekostigingstelling is gebaseerd op de regelgeving in het Uitvoeringsbesluit van de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek. Voor de tarieven wordt uitgegaan van de 2e Rijksbijdragebrief 2011 (verwacht mei/juni 2011). Bij de opstelling van de tarieven voor de begroting 2012 wordt geen rekening gehouden met een compensatie voor loon- en prijsontwikkelingen. Op Prinsjesdag 2011 zal waarschijnlijk meer duidelijkheid komen, waardoor de dan beschikbare informatie gebruikt kan worden voor de 2e concept begrotingen. Hiertoe besluit het CvB. De specifieke toewijzingen binnen de Rijksbijdrage, zoals pabo up, de lectoraatsgelden voor de lerarenopleidingen en de middelen voor de Archiefschool, worden aan de betreffende Domeinen gealloceerd. In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven op de diverse onderdelen van de Rijksbijdrage en hoe deze moeten worden opgenomen in de begroting, de nieuwe bekostigingssystematiek en de interne verdeling 2012.

3.6.1 Rijksbijdrage in de begroting Alle vormen van middelen, zowel uit de Rijksbijdrage als uit andere activiteiten, en hun besteding daarvan dienen apart in de (Domein)begroting te worden opgenomen. Het onderscheid in de diverse geldstromen is van belang in verband met de verantwoording van de middelen én het (ondernemers) risico dat de HvA met deze middelen loopt. Binnen de begroting worden reguliere activiteiten van projecten onderscheiden: A. Regulier: eerste geldstroom (lumpsum B. Projecten: tweede en derde geldstroom Bij projecten uit de tweede en derde geldstroom gaat de HvA een verplichting aan. Het is daarom van belang dat deze projecten waarvoor middelen uit de tweede of derde geldstroom ter beschikking gesteld worden, zijn afgestemd met het College van Bestuur. Een Domein kent naast de activiteiten die binnen een opleiding worden uitgevoerd een scala aan opleidingsoverstijgende activiteiten zoals lectoraten/kenniskring, onderzoek, RAAK-projecten en contractactiviteiten. Deze activiteiten worden gefinancierd uit collegegelden en de lumpsum (eerste geldstroom), maar ook uit aparte subsidiestromen of andere inkomsten (tweede of derde geldstroom). Bij het opstellen van de begroting is het noodzakelijk dergelijke activiteiten apart vast te leggen, o.a. in verband met de verantwoording naar de subsidiegever. Hieronder worden de diverse geldstromen nader toegelicht.

16


3.6.2 Eerste geldstroom / lumpsum financiering Via de lumpsum stelt het Ministerie van OCW middelen beschikbaar voor bijvoorbeeld exploitatie en beleid (studentgebonden financiering), Ontwerp en Ontwikkeling (ten behoeve van het praktijkgerichte onderzoek) en Kennisbeurzen (ten behoeve van internationalisering). De lumpsum behoeft geen specifieke financiële verantwoording naar het Ministerie anders dan in de inhoudelijke beschrijving van de activiteiten in het Jaarverslag. De lumpsum financiering bestaat uit de volgende onderdelen: • Studentgebonden financiering: dit deel van de Rijksbijdrage is het bedrag dat de hogescholen ontvangen per bekostigde inschrijving en per bekostigd diploma. Het te ontvangen bedrag per inschrijving of diploma is afhankelijk van het aantal bekostigingseenheden van het gehele hoger beroepsonderwijs. Het bedrag omvat zowel de middelen voor exploitatie als voor huisvesting; de okf zoals deze in de Rijksbijdrage t/m 2010 was opgenomen, is vanaf 2011 als apart budget vervallen. • Onderwijsopslag (bedragen en percentages): de Onderwijsopslag wordt in de nieuwe systematiek gezien als een vaste voet. De verdeling van de middelen geschiedt zowel op basis van aantal bekostigingseenheden (zoals minder uitval, verbetering kwaliteit, functiemix) als op basis van vastgestelde bedragen (zoals pabo up, Archiefschool). De vastgestelde specifieke middelen worden direct aan de betreffende Domeinen toegekend (DOO, DBSV en DMCI). De Onderwijsopslag bevat eveneens een bedrag voor huisvesting. • Ontwerp en Ontwikkeling: de middelen worden beschikbaar gesteld voor het praktijkgerichte onderzoek, waaronder middelen voor lectoraten. Daarnaast wordt Rijksbijdrage ontvangen voor lectoraten ten behoeve van lerarenopleidingen. Deze middelen worden rechtstreeks aan de betreffende Domeinen (DOO en DBSV) toegekend.

3.6.3 Tweede geldstroom / geoormerkte subsidies De tweede geldstroom omvat subsidies met een specifiek doel vanuit het Rijk of zelfstandige bestuursorganen (zbo’s). Een kenmerk van de tweede geldstroom is dat deze geldstroom veelal via een intermediair wordt uitbetaald. Het betreft hier veelal geoormerkte activiteiten: specifieke (incidentele) doelsubsidies die een voorgeschreven besteding en een zowel inhoudelijk als financieel verantwoordingstraject kennen. Het verantwoordingstraject wordt o.a. ondersteund door tijdschrijven. Geoormerkte activiteiten dienen apart in de begroting te worden opgenomen, zowel financieel als inhoudelijk inclusief doelstellingen en zogenaamde mijlpalen die behaald zijn. De middelen die voor deze activiteiten ter beschikking gesteld worden, maken geen deel uit van de lumpsum en worden derhalve op een andere wijze intern verdeeld (bijvoorbeeld per aanvraag of naar gebruik).

17


3.6.4 Derde geldstroom / commerciële activiteiten Commerciële activiteiten zijn alle niet-bekostigde activiteiten waarmee in concurrentie wordt getreden met anderen. Het is daarbij niet van belang of men wel of niet het oogmerk heeft met anderen te willen concurreren; waar het om gaat is of men met anderen concurreert. Onder bepaalde voorwaarden (door het Ministerie van OCW geformuleerd in de notitie “Helderheid”) is het bekostigde onderwijsinstellingen toegestaan om (bepaalde) commerciële activiteiten uit te voeren en waar ook publieke middelen voor mogen worden aangewend: • • • •

De activiteit is in lijn met de werkzaamheden waarvoor instelling bekostiging ontvangt; De activiteiten sluiten aan op onderwijscurricula en onderzoekslijnen; De activiteiten moeten bijdragen aan kwaliteitsverhoging of kennisoverdracht aan de maatschappij; De investering moet in redelijke verhouding staan met wat de uitvoerder moet doen. Het is de verantwoordelijkheid van de universiteit of hogeschool om afspraken te maken die de kosten van de private partij dekken. Er mag door de investering geen concurrentievervalsing ontstaan.

Een procedure voor de exploitatie van commerciële activiteiten en bijbehorende voorwaarden voor het oprichten van een rechtspersoon binnen de HvA is beschreven in de notitie ‘Organisatie van commerciële activiteiten’, vastgesteld door het CvB op 19 maart 2009. In de Stuurgroep financieel beleid en beheer wordt een nieuw voorstel voor de inrichting van commerciële activiteiten opgesteld. De activiteiten die deel uitmaken van de derde geldstroom dienen ook apart te worden opgenomen in de begroting. Alle activiteiten en de daarbij behorende opbrengsten c.q. kosten komen volledig ten bate respectievelijk laste van de Domeinbegroting. Hierbij zijn de afspraken die gemaakt zijn in de Convenanten leidend.

3.6.5 Verdeling eerste geldstroom en nieuwe bekostigingssystematiek De verdeling van de studentgebonden financiering vanuit het Ministerie van OC&W geschiedt sinds 1 januari 2011 op basis van bekostigde inschrijvingen en bekostigde diploma’s aangepast aan het bekostigingsprofiel (laag, hoog of top) van het gehele hoger beroepsonderwijs. Binnen de HvA wordt hiervoor de term bekostigingseenheid gebruikt. Het bekostigingsprofiel van een opleiding (laag/hoog) wordt derhalve gebruikt om het aantal bekostigingseenheden te bepalen. Voor de tarifering betekent dit dat er één tarief per inschrijving of diploma is, welke niet meer wordt aangepast aan het bekostigingsprofiel (laag/hoog). Het aantal bekostigingseenheden (BE) van een opleiding is de som van het aantal bekostigde inschrijvingen en bekostigde diploma’s vermenigvuldigd met het bekostigingsprofiel van de opleiding. Het totaal aantal bekostigingseenheden van de HvA is de som van het aantal bekostigingseenheden van alle opleidingen. In formule:

18

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Aantal BE opleiding Aantal BE Domein Aantal BE HvA Aantal BE HBO

= ∑(I bek + A bek) * bekostigingsprofiel opleiding (laag, hoog of top) = ∑ aantal BE opleidingen = ∑ aantal BE Domeinen = ∑ aantal BE HvA + alle bekostigde hbo-instellingen van Nederland

In de bekostigingssystematiek wordt onderscheid gemaakt tussen bekostigde studenten en bekostigde inschrijvingen. Deze vormen de basis voor de externe bekostiging vanuit het Ministerie van OC&W. Bekostigd student Een bekostigde student is een student die voldoet aan de volgende voorwaarden: • • • •

De student heeft een opleiding van eerste inschrijving; De student voldoet aan het nationaliteitsvereiste; De student voldoet aan het woonplaatsvereiste; De student heeft nog geen diploma behaald o Bij inschrijving op een bacheloropleiding: nog geen diploma behaald in een bachelor- of masteropleiding o Bij een inschrijving op een masteropleiding: nog geen diploma behaald in een masteropleiding

In de systematiek wordt een uitzondering gemaakt voor opleidingen in de sectoren gezondheid en onderwijs (de zgn. LG-opleidingen): indien een student al een diploma heeft behaald in een opleiding die niet in de sectoren gezondheid of onderwijs valt, en de student zich inschrijft voor een tweede opleiding die wel valt in de sectoren gezondheid of onderwijs, dan is de student in de 2e opleiding wel bekostigd. Bekostigde inschrijving en bekostigd diploma De externe bekostiging vanuit het Ministerie vindt niet plaats op basis van bekostigde studenten maar op basis van bekostigde inschrijvingen en bekostigde diploma’s. Een student heeft een bekostigde inschrijving indien hij niet langer dan de periode die staat voor de wettelijke studielast van een opleiding verblijft in het hoger onderwijs. Voor een (hbo-) bacheloropleiding betekent dit dat de inschrijving bekostigd is zolang de student niet langer dan 4 jaar studeert in het gehele hoger onderwijs (wettelijke studielast hbo bachelor is 240 ects; nominaal aantal ects is 60 ects per jaar = 4 jaar bekostigde inschrijving). Voor een masteropleiding is de bekostigde inschrijving ook afhankelijk van het aantal ects. Indien de masteropleiding 60 ects oplevert, dan heeft de student een bekostigde inschrijving van 1 jaar. Bij een masteropleiding van 75 of 90 ects wordt de bekostigde inschrijving naar boven afgerond (2 jaar). De wettelijke studielast is opgenomen in het CROHO (centraal register opleidingen hoger onderwijs). Op basis van de wettelijke studielast in dit register wordt door de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) bepaald of een student een bekostigde inschrijving heeft of dat hij zijn inschrijvingsduur reeds verbruikt heeft. Een student heeft een bekostigde diploma indien hij voldoet aan de voorwaarden voor bekostigd student en de student in de peilperiode een diploma behaalt. 19

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Bekostigingseenheden Wanneer het aantal bekostigde inschrijvingen en het aantal bekostigde diploma’s bepaald zijn, kunnen het aantal bekostigingseenheden berekend worden. Het totaal aantal bekostigingseenheden vormt de basis voor de verdeling van de Rijksbijdrage (eerste geldstroom) door het Ministerie van OC&W. Een bekostigingseenheid is een bekostigde inschrijving of een bekostigd diploma vermenigvuldigd met het bekostigingsprofiel van de opleiding. Voor meer informatie over de bekostigingssystematiek en de gevolgen hiervan voor de HvA en de Domeinen wordt verwezen naar het Informatiememorandum nieuwe bekostigingssystematiek en de kennissessie die bij de Domeinen gehouden zijn. Deze informatie is te vinden op de intranetsite van Planning en Financiën: https://intra.hva.nl/diensten/pf/planning-control-cyclus/financieel-beleid/informatiememorandum/

3.6.6 Interne verdeling rijksbijdragen 2012 In verband met de nieuwe bekostigingssystematiek met ingang van 1 januari 2011 is de interne verdeling van de Rijksbijdrage gewijzigd. Immers, het aantal onderwijsvragende studenten, dat t/m de begroting 2010 de basis vormde voor de verdeling, is niet meer voorhanden. Er is een project van start gegaan (in september 2010) om een nieuw allocatiemodel voor de HvA te ontwikkelen. Bij dit project worden zoveel mogelijk belanghebbenden binnen de HvA betrokken. Voor de begroting 2011 is een interim allocatiemodel opgesteld (voor maximaal 5 jaar). Het CvB heeft op 17 juni 2010 vastgesteld dat de interne verdeling 2011 plaatsvindt op basis van bekostigingseenheden (d.w.z. de externe systematiek wordt intern gebruikt) Voor de begroting 2012 is besloten om de interne verdeelsystematiek 2011 met één jaar te verlengen.

3.7

Collegegeld

3.7.1 Collegegeldtarieven De voor de begroting 2012 gehanteerde (wettelijke) collegegeldtarieven voor de voltijds, de duale en de deeltijdopleidingen bedragen: • •

Collegejaar 2011-2012 EER/EU-tarief EUR 1.713 Collegejaar 2012-2013 EER/EU-tarief EUR 1.771 (voorlopig)

20

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Wettelijk collegegeld Een student die voldoet aan de volgende voorwaarden, komt in aanmerking voor het wettelijke collegegeld: 1. blijkens het Centraal register inschrijving hoger onderwijs, bedoeld in artikel 7.52, voor een inschrijving aan een bacheloropleiding niet eerder een bachelorgraad heeft behaald of voor een inschrijving aan een masteropleiding niet eerder een mastergraad heeft behaald; Een uitzondering hierop vormen studenten die voor de eerste keer een opleiding op het gebied van onderwijs of gezondheidszorg (LG-opleiding) volgen. Indien zij al een graad behaald hebben in een andere opleiding dan een LG-opleiding, dan zijn zij voor de LG-opleiding (de 2e opleiding) het wettelijk collegegeld verschuldigd. 2. tot één van de groepen van personen, bedoeld in artikel 2.2 van de Wet studiefinanciering 2000, behoort of de Surinaamse nationaliteit bezit (nationaliteitsvereiste); 3. woonachtig is in Nederland, België, Luxemburg of een van de deelstaten Noord-RijnlandWestfalen, Nedersaksen en Bremen van de Bondsrepubliek Duitsland (woonplaatsvereiste).

Voor studenten die voor of op 1 september 2010 zijn gestart met een deeltijdopleiding bij het Domein Onderwijs en Opvoeding en een onafgebroken inschrijfhistorie aan de HvA hebben1, geldt een overgangsregeling. Overgangsregeling deeltijdstudenten DOO Tarief collegegeld DOO

2010-2011 (huidig collegejaar)

2011-2012

2012-2013

2013-2014

EUR 1.295

EUR 1.434

EUR 1.574

EUR 1.713 (*)

(*) Of het op dat moment geldende wettelijke tarief

Instellingscollegegeld Studenten die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoen, betalen het instellingscollegegeld. Dit betreft o.a. niet-EER studenten, extraneï en studenten die al een diploma hebben behaald (met uitzondering van bovengenoemde studenten die voor de eerste keer een opleiding op het gebied van onderwijs of gezondheidszorg volgen). Niet-EER studenten Voor niet-EER studenten die voor of op 1 september 2010 zijn gestart met een opleiding en een onafgebroken inschrijfhistorie aan de HvA hebben, geldt een overgangsregeling. Overgangsregeling nietEU/EER studenten Collegegeldtarief

2010-2011 (huidig collegejaar) EUR 6.800

2011-2012

2012-2013

2013-2014

EUR 6.933

EUR 7.067

EUR 7.200 (*)

(*) Of het op dat moment geldende instellingscollegegeld

1

Voor een student die wegens een bijzondere omstandigheid (ziekte, functiebeperking enz.) zijn studie dient te onderbreken wordt een uitzondering gemaakt.

21

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Het CvB heeft bij de verhoging van het tarief voor niet-EU/EER studenten in 2008-2009 besloten om niet-EU/EER studenten die in of al vóór studiejaar 2007/2008 zijn begonnen met een opleiding (en een ononderbroken inschrijfhistorie hebben bij de HvA) in aanmerking te laten komen voor een overgangsregeling. Deze overgangsregeling geldt nog slechts één collegejaar (2011-2012) en is NIET van toepassing op de niet-EER studenten voor wie bovenstaande regeling geldt. Overgangsregeling collegejaar

2011-2012

2011/2012

EUR 3.250

‘Stapelaars’/tweede studie Studenten die al een diploma hebben behaald en daarna een 2e studie beginnen (de zogenaamde ‘stapelaars’), betalen eveneens het instellingscollegegeld (met uitzondering van bovengenoemde studenten die voor de eerste keer een opleiding op het gebied van onderwijs of gezondheidszorg volgen). Voor studenten die een 2e studie doen en die voor of in het collegejaar 2010-2011 zijn ingestroomd (peildatum 01-09-2010) en - behoudens uitzonderingen1 - onafgebroken zijn inschreven bij de HvA, wordt een overgangsregeling ingesteld.

Overgangsregeling Tarief instellingscollegegeld

2010-2011 (huidig collegejaar) EUR 1.672

2011-2012

2012-2013

2013-2014

EUR 3.515

EUR 5.357

EUR 7.200 (*)

(*) Of het op dat moment geldende instellingscollegegeld

Tweede studie gestart tijdens eerste studie Studenten die 2 studies tegelijkertijd volgen en voldoen aan de eisen voor het wettelijke collegegeld, zijn vrijgesteld van het betalen van wettelijk collegegeld voor de 2e studie. Na afronding van de eerste studie met een diploma, betalen deze studenten een instellingscollegegeld dat gelijk is aan het wettelijke collegegeld voor de verdere afronding van hun 2e studie (conform het Bekostigingsakkoord Hoger Onderwijs van 2007).

3.7.2 Collegegeldopbrengsten Uitgangspunt voor de collegegeldopbrengsten 2012 vormen het aantal ingeschreven studenten voor de collegejaren 2011/2012 en 2012/2013. Zoals reeds eerder aangegeven dient voor de begroting de delen van de collegejaren (2011/2012 en 2012/2013) te worden samengenomen (resp. naar 8/12e deel en naar 4/12e deel).

1

Voor een student die wegens een bijzondere omstandigheid (ziekte, functiebeperking enz.) zijn studie dient te onderbreken wordt een uitzondering gemaakt.

22

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Voor de berekening van de wettelijke collegegeldopbrengsten is het van belang om rekening te houden dat er gedurende de collegejaren 3 populaties zijn: 1. de gewoon zittende student; 2. de vertrokken student na peildatum; 3. de tussentijds ingestroomde student (februari instroom). De studenten die het wettelijke collegegeld moeten betalen zijn slechts collegegeld verschuldigd over de periode dat ze zijn ingeschreven ( de maanden juli en augustus uitgezonderd). Dus een student die staat ingeschreven tot 1 februari is slechts 5/10-deel van het wettelijke tarief verschuldigd. Deze regel gaat niet op voor studenten die het instellingscollegegeld verschuldigd zijn. Bij tussentijds vertrek zijn zij collegegeld verschuldigd over het gehele collegejaar.

3.8

Personele lasten

De personele lasten omvatten alle betalingen en verplichtingen ten behoeve van personeel . Deze lasten bestaan uit: a) b) c) d) e) f) g)

de loonkosten; de looncomponenten waarop iedere werknemer op basis van de cao aanspraak kan maken; individueel toe te kennen vaste en of incidentele bruto toelagen; netto tegemoetkomingen; kosten voor scholing / deskundigheidsbevordering; kosten voor de inzet van externen; indirecte personeelskosten, bijv. kosten voor werving en selectie en de wettelijke en bovenwettelijke werkloosheidsuitkeringen.

Jaarlijks worden de personele lasten begroot en weergegeven in een personeelsbegroting. Voor de totstandkoming van deze begroting wordt gebruik gemaakt van het z.g. P-model. Het P-model is een instrument, waarmee de diverse personeelskosten in kaart worden gebracht voor het aanstaande en de daaropvolgende 3 kalenderjaren. De uitkomsten die met behulp van dit model zijn verkregen, vormen de grondslag van de begrote personeelskosten, zoals opgenomen in de financiële begroting. In paragraaf 3.1 is vermeld dat het noodzakelijk is dat gebruik wordt gemaakt van de beschikbaar gestelde formats. Dit geldt in het bijzonder voor de personeelsbegroting. De ervaring leert dat begrotingswijzigingen in de personele sfeer eerst in de financiële begroting worden verwerkt. Vervolgens worden de consequenties hiervan, veelal na afloop van het begrotingsproces, verwerkt in de personeelsbegroting. Om dit te voorkomen dienen de financiële begroting en de personeelsbegroting altijd gezamenlijk te worden ingeleverd, dusdanig dat aansluiting tussen beide begrotingen aanwezig is. In het format voor de personeelsbegroting 2012 wordt expliciet gevraagd om ook voor de 2013 en volgende aan te geven welke formatie naar niveau en aantallen fte’s nodig is voor de realisering van doelstellingen van het organisatiedeel op langere termijn. a) In de personeelsbegroting worden de volgende kostensoorten opgenomen: loonkosten OP en loonkosten OBP

23

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 b) bruto toelagen/ gratificaties ( vaste maandelijkse toelagen en incidenteel toe te kennen incentives) c) opleidingskosten /kosten deskundigheidsbevordering d) netto vergoedingen (vergoedingen voor reiskosten woon-werkverkeer, jubileumgratificaties etc. ) e) externe loonkosten ( aantal fte en daaraan verbonden kosten van personeel werkzaam op basis van een andere overeenkomst met de HvA dan een arbeidsovereenkomst). f) indirecte personeelskosten: a. kosten voor werving en selectie: kosten voor advertenties, inschakeling werving- en selectiebureaus, assessments etc. b. mobiliteitskosten: kosten voor de bevordering / realisering van mobiliteit. c. werkloosheidskosten: kosten voortvloeiend uit het eigen risico van de HvA voor zowel de wettelijke als de bovenwettelijke werkloosheidslasten. d. uitkeringen einde dienstverband: bijv. voor de afkoop van een bovenwettelijke werkloosheidsuitkering. e. kosten voor personeelszorg: kosten voor een personeelsuitje, -feest, cursussen Pensioen in Zicht, afscheidsrecepties etc. (boeken onder overige indirecte personeelskosten). De technische invulling van de personeelsbegroting wordt nader uitgewerkt in paragraaf 5.3.

3.8.1 Loonkosten OP en OBP De loonkosten OP en OBP worden begroot aan de hand van een HvA-loontabel met voor elke trede in het salarisgebouw een tarief, gebaseerd op een volledig dienstverband ( 1,0 fte). Fte x tarief levert de loonkosten van een bepaalde formatieplaats op. De treden in de loontabel worden naar boven afgerond op € 100, -. De functie van de loontabel is tot een zo nauwkeurig mogelijke schatting te komen van de uit de benodigde formatie voortvloeiende loonkosten voor een begrotingsjaar. Deze loonkosten bestaan uit de bruto looncomponenten1 en de werkgeverslasten. -

De bruto looncomponenten zijn: jaarsalaris (12 x maandsalaris), vakantie-uitkering, eindejaarsuitkering, compensatie premie ZVW.

-

De werkgeverslasten zijn: het werkgeversdeel van de aan ABP en VUT-fonds verschuldigde pensioen- en FPU-premies; de premie ZVW;

1

Bij de berekening van de loonkosten t.b.v. de loontabel, is geen rekening gehouden met loonkosten voortvloeiend uit individuele arrangementen (bruto looncomponenten als toelagen, gratificaties, deelname SOPregeling of netto vergoedingen als vergoeding reiskosten woon-werkverkeer en gratificaties van ambtsjubilea. In de personeelsbegroting worden deze elementen opgenomen bij de ‘Overige personeelskosten’.

24

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 -

het werkgeversdeel van de premies werknemersverzekeringen WAO/WIA en de premies voor UFO en kinderopvang. Hierbij wordt geen rekening gehouden met mogelijke premiekortingen voor (oudere) werknemers.

Om te komen tot de loontabel 2012 is voor 2012 gerekend met een salarisverhoging van 1% per 1 juli 2012. ABP-complex De premies voor het ouderdomspensioen en de Anw-compensatie zijn ten opzichte van de laatste vaststelling per 1 april 2011 (21,9%) niet verhoogd. Voor de overgangspremie VPL is voor het begrotingsjaar 2012 uitgegaan van een kleine verlaging. De premie AOP is gelijkgehouden. De franchises zijn trendmatig verhoogd. Sociale verzekeringen De premielonen en franchises zijn trendmatig verhoogd. Voor de premie ZVW is gerekend met een stijging met 0,5%. De overige premies zijn voor 2012 gelijk gehouden. Verwerking periodieke verhoging per 1 augustus De HvA kent een vaste datum voor de periodieke verhogingen, 1 augustus. In het vorige begrotingsmodel waarin op persoonsniveau werd begroot, werd deze verhoging per medewerker meegenomen door voor de eerste zeven maanden van het begrotingsjaar te rekenen met het bedrag behorend bij de inschaling op 1 januari en voor de laatste vijf maanden met, indien van toepassing, het bedrag van de naast hogere regel in de schaal. In het nieuwe begrotingsmodel 2012 wordt niet meer op persoonsniveau begroot, maar op functieniveau a.d.h.v. de HvA-loontabel, waarin het effect van de periodieke verhoging is meegenomen in de loonkosten behorend bij de op 1 januari van het begrotingsjaar van toepassing zijnde inschaling. Dit is gedaan door als salaris voor de regelnummers tot het maximum van de schaal voor de laatste vijf maanden van het jaar het bedrag van het naast hogere regelnummer te nemen. Het effect van de periodieke verhoging bedraagt 0,4%. In het p-model wordt ook de verwachte inzet voor 2013, 2014 en 2015 ingevuld. De loonkosten worden automatisch berekend op basis van de GPL op prijsniveau van 2012 plus ieder jaar 0,4% als gevolg van het effect van de periodieke verhogingen in augustus.

3.8.2 Externe loonkosten De afgelopen jaren is gebleken dat het aandeel van de externe loonkosten binnen de totale personele lasten een steeds grotere omvang krijgt. In 2009 was er een stijging van externe loonkosten van 25% (van € 16,8 miljoen naar € 20,9 miljoen). In 2010 was er een stijging van 33% (van € 20,9 miljoen naar € 28,0 miljoen). Het aandeel externe loonkosten in 2010 komt neer op 13,5% van de personele lasten.

25

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Het is vangroot belang de externe loonkosten zo reëel mogelijk in te schatten. (ter vergelijking: in de begroting 2010 was € 13,4 miljoen voorzien voor werkzaamheden derden, terwijl de realisatie is uitgekomen op € 28,0 miljoen; een stijging t.o.v. de begroting van 109,0%). Onder de externe loonkosten worden de kosten begrepen die ontstaan uit de werkzaamheden die worden verricht op basis van: • • • •

een overeenkomst tot opdracht (VAR-wuo, of VAR-dga); een detacheringsovereenkomst; een uitzendovereenkomst; inzet op basis van IB47.

Voor de HvA-afspraken t.a.v. het inzetten van externe arbeidsrelaties en het gebruik van de juiste vorm van inzet, wordt verwezen naar de daarvoor geldende beleids- en uitvoeringsafspraken.

3.8.3 Vervanging In verband met scholing, bijzonder verlof en verzuim kan het zo zijn dat medewerkers binnen de HvA vervangen dienen te worden om het primaire proces geen hinder te laten ondervinden. In het p-model wordt de hoeveelheid formatie begroot die nodig is om een activiteit te kunnen uitvoeren, het uitgangspunt is dat de benodigde vervanging hierbij in wordt begroot. De budgethouder kan er voor kiezen om vervanging door interne medewerkers (loonkosten OP en OBP) of door externen (externe loonkosten). Het betreft hier om vervanging vanwege: • Scholing (incl. promovendi) • Verzuim (ziekte) • Ouderschapsverlof • Zwangerschaps- en bevallingsverlof • Werktijdvermindering i.v.m. deelname SOP In de toelichting op de begroting dient te worden toegelicht met welk percentage vervanging als geheel rekening is gehouden.

3.8.4 Opleidingskosten en deskundigheidsbevordering De investeringen in de professionalisering van medewerkers worden in de personeelsbegroting zichtbaar gemaakt door de kosten van scholing, die voor rekening van de werkgever komen (collegeen cursusgelden en reis- en verblijfkosten), in de personeelsbegroting op te nemen. Het betreft hier met nadruk de kosten die gemaakt worden door medewerkers voor het volgen van promotietrajecten en Master opleidingen.

26

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Promoveren Ter stimulering van het aantal gepromoveerde docenten heeft het College van Bestuur de regeling ‘medefinanciering promotietrajecten docenten’ ingesteld. Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend. Ongeacht de duur van het promotietraject heeft de medefinanciering een looptijd van maximaal vier jaar. De aanvragen voor medefinanciering dienen door de Domeinvoorzitter ingediend te worden bij het CvB. Op basis van een advies van de Raad van Lectoren besluit het CvB over al dan niet honoreren van de aanvragen. Meer informatie over de procedures met betrekking tot de promotietrajecten is te vinden in de notitie ‘Procedure aanvraag medefinanciering promoties’.

3.8.5 Kosten inactieven en uitkeringen einde dienstverband Naast de externe loonkosten nemen de kosten voor “inactieven” een belangrijke plaats in in de personele lasten. Instellingen in het hoger onderwijs zijn voor de volgende non-activiteitregelingen eigen risicodrager: Flexibel Pensioen Uittreden (FPU) Werknemers die geboren zijn voor 1950 en sinds 01-04-1997 onafgebroken deelnemer bij het ABP zijn geweest kunnen opteren voor de FPU. Met werknemers zijn individueel afspraken gemaakt over deelname aan de FPU-regeling. De kosten van deze FPU-suppletieregelingen en van de pensioenpremies voor de gedeeltelijke opbouw van pensioenrechten gedurende de FPU-periode worden door ABP bij de HvA in rekening gebracht. Werkloosheidsuitkeringen Instellingen in het hoger onderwijs zijn risicodrager voor de werkloosheidsuitkeringen. Werknemers van de HvA kunnen bij ontslag, bij afloop van een tijdelijk dienstverband of bij afloop van een tijdelijke uitbreiding van het dienstverband recht hebben op een WW-uitkering. Bestaat recht op een WW-uitkering dan wordt deze aangevuld met een bovenwettelijk deel. Na afloop van de WW-uitkering kan, afhankelijk van leeftijd en onderwijsdiensttijd, recht bestaan op een aansluitende bovenwettelijke uitkering. De WW-uitkeringen worden toegekend en uitgekeerd door het UWV, de aanvullende en aansluitende bovenwettelijke uitkeringen door Loyalis Maatwerkadministratie (LMA). Deze instanties brengen deze uitkeringen vervolgens in rekening bij de HvA. Naast het feit dat het voorkomen of, als dit niet lukt, het beperken van het beroep op werkloosheidsuitkeringen voor de HvA financieel van belang is, heeft de HvA wettelijk de verplichting medewerkers die (binnenkort) recht hebben op een werkloosheidsuitkering te begeleiden naar ander werk. Uitgangspunt is dat de kosten ontstaan na 1 januari 2009 ten laste komen van het budget van de organisatorische eenheid waartoe de ex-medewerker behoorde en blijven doorlopen voor zolang en voor zover er voor de ex-werknemer kosten in rekening worden gebracht. Onder organisatorische eenheid worden hier verstaan de Domeinen, elk van de Centrale Diensten en Stafafdelingen en de Bestuursondersteuning. Het is aan de Domeinen, diensten of stafafdeling of zij de kosten verder doorbelasten.

27

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Bovenstaande werkwijze impliceert dat een eenheid met niet meer wordt belast dan met de daadwerkelijk aan de uitkeringsinstanties betaalde kosten. Zolang de ex-medewerker werkloos blijft, worden de kosten doorbelast. Een leidinggevende/ budgethouder heeft er daarmee alle belang bij dat de ex-medewerker bij voorkeur zonder onderbreking van werk naar werk gaat of, als dat niet lukt, om de uitkeringsperiode zo kort mogelijk te houden. Dit betekent dat in de begroting van de Domeinen, Centrale Diensten en Stafafdelingen rekening moet worden gehouden met de mogelijke doorlopende kosten van bestaande gevallen alsmede het risico van nieuwe gevallen De uitkeringskosten ontstaan vóór 1 januari 2009 wordt op centraal niveau begroot. Bij de bepaling van de hoogte van de werkloosheidsuitkering en de te begroten werkloosheidskosten moet rekening worden gehouden met de volgende elementen: • Arbeidsverleden voor de bepaling van de duur. • Laatst verdiende loon voor de bepaling van de hoogte van de uitkering, rekening houdend met het maximum dagloon. • Tijdstip vanaf het moment dat recht op een uitkering is. • Kans op terugtreding in het arbeidsproces. Dit betekent dat bij de berekening van de begrote werkloosheidskosten voor 2012 rekening moet houden met een inschatting van zowel nieuwe als een mogelijke doorloop van bestaande gevallen ontstaan voor 2012. De referte-eis Om in aanmerking te komen voor een uitkering krachtens de Werkloosheidswet moet er zijn voldaan aan de zogenaamde “referte-eis”. Deze eis wordt ook wel de “weken-eis” genoemd. De referte-eis houdt in dat de werknemer in de 36 weken voorafgaande aan de werkloosheid ten minste 26 weken moet hebben gewerkt. De Basisuitkering Indien er voldaan wordt aan de referte-eis (de zogenaamde 26 uit 36 eis) bestaat er recht op een basisuitkering. Deze uitkering geldt voor 3 maanden, te rekenen vanaf het moment dat er recht op uitkering is ontstaan. De uitkering bedraagt de eerste 2 maanden 75% van het laatstgenoten (dag)loon. Hiervoor geldt wel een maximum. Voor de bepaling van het maximum dagloon voor 2012 kan worden uitgegaan van € 190,00 per dag. Is het laatstverdiende loon meer dan het gestelde maximum dagloon, dan bestaat er over het meerdere geen recht op uitkering. Voor het bepalen van het laatstverdiende loon dienen alle vaste componenten van het loon dat door de werknemer is verdiend in het jaar voorafgaande aan de werkloosheid, waaronder loon, vakantietoeslag en eindejaarsuitkering De verlengde uitkering Om voor de verlengde uitkering in aanmerking te kunnen komen, dient er te worden voldaan aan een aanvullende eis, de zogenaamde “arbeidsverledeneis” (de zogenaamde 4 uit 5 eis). Deze eis houdt in dat de werknemer gedurende de afgelopen 5 jaren voorafgaande aan het jaar van werkloosheid tenminste 4 jaren moet hebben gewerkt gedurende een periode van ten minste 52 dagen. Hoogte van de verlengde uitkering De hoogte van de verlengde uitkering bedraagt 70% van het (gemaximeerde) dagloon. 28


Duur van de verlengde uitkering De duur van de verlengde uitkering is afhankelijk van het arbeidsverleden van de werknemer. Elk volledig gewerkt kalenderjaar geeft recht op een extra maand verlengde uitkering. De duur van de verlengde uitkering is echter beperkt tot een maximum van 35 maanden. De totale maximale duur voor de werkloosheidsuitkering is daarmee gesteld op 38 maanden. Aanvullende en aansluitende bovenwettelijke uitkeringen Naast de WW-uitkering er ook de mogelijkheid dat op het recht hebt op een aanvullende uitkering. De duur van de aanvulling is conform de totale duur van de werkloosheidsuitkering, ofwel 38 maanden. De WW-uitkering wordt gedurende de eerste 2 maanden per dag aangevuld tot 83% van de ongemaximeerde berekeningsgrondslag. De daaropvolgende 10 maanden bedraagt de aanvulling tot 78% en vervolgens wordt de uitkering aangevuld tot 70% van de ongemaximeerde berekeningsgrondslag. Naar afloop van de duur van de werkloosheidsuitkering bestaat er de mogelijkheid om in aanmerking te komen voor een aansluitende bovenwettelijke uitkering indien de uitkeringsgerechtigde op de eerste werkloosheidsdag de leeftijd van 41 jaar heeft bereikt en een diensttijd heeft van ten minste 5 jaar. Voor de duur en de hoogte wordt verwezen naar artikel 9 van de BWRHBO per 1 oktober 2006. Hoogte van de werkloosheidskosten voor rekening van de werkgever Voor het bepalen van de te begrote werkloosheidskosten voor rekening van de werkgever wordt geadviseerd om deze te baseren op 70% van de gemiddelde personeelslast (GPL) van de betrokken werknemer. Naast het tijdstip waarop recht op de uitkering is ontstaan dient ook rekening te worden gehouden met de kans op terugtreding in het arbeidsproces. Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten (WGA) Werknemers zijn verplicht verzekerd voor de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Via deze wet kunnen zij een tijdelijke arbeidsongeschiktheidsuitkering krijgen na 2 jaar ziekte. De hoofdregel is dat UWV deze uitkeringen uitvoert. De HvA is geen eigen risicodrager voor de WGA.

3.8.6 CAO afspraken In de CAO zijn afspraken gemaakt over besteding van een deel van de lumpsum. De belangrijkste zijn: de decentrale arbeidsvoorwaardenmiddelen, de uitvoering van de SOP-regeling en de realisatie van het HvA ontwikkelplan. Decentrale arbeidsvoorwaardenmiddelen In 2009 is afgesproken de middelen te besteden aan de belastingpremie kinderopvang voor werkgever, betaald ouderschapsverlof en de uitvoering van een deel van de regeling reiskosten woonwerkverkeer. De middelen beslaan 1,15% van de bruto loonsom, vastgesteld op 1,29% van het bruto jaarsalaris en maken deel uit van de lumpsum, die evenredig wordt verdeeld over de Domeinen, de Stafafdelingen en de Centrale Diensten. Voor 2011 zal in lokaal overleg met de bonden de besteding van deze middelen vastgesteld moeten worden op basis van een evaluatie 2010 en begrotingsvoorstel 2011. 29

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Over de besteding van de decentrale middelen moet worden gerapporteerd in het lokale CAO overleg. Uitvoering van de SOP-regeling De Seniorenregeling Onderwijspersoneel (SOP-regeling) is een regeling voor werktijdvermindering van werknemers ouder dan 55 jaar. De SOP-regeling wordt betaald door de medewerker én de werkgever. De kosten voor SOP bestaan uit het verschil tussen de omvang van de werktijdverkorting en de veel geringere salariskorting. Anders gezegd: de SOP-er is een du(urde)re werknemer. Zoals gemeld in paragraaf 1.1.3 dient bij het begroten van activiteiten rekening gehouden te worden welke vervanging er nodig is om de weggevallen formatie in de SOP-regeling op te vangen. De uitvoering van de SOP-regeling bedraagt 1,08% van de loonsom. Over de besteding van deze middelen dient verantwoording te worden afgelegd in het lokale cao-overleg.

Realisatie van het HvA-ontwikkelplan (professionalisering) Het ontwikkelplan biedt een kader voor persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en is te besteden aan loopbaanontwikkeling, (om)scholing inclusief verletkosten, promotietrajecten en uitwisseling met bedrijven. De reservering hiervoor bedraagt 1,4% van de loonsom, waarvan 0,8 persoonsgebonden budget per medewerker met een bodem van EUR 300,00 per medewerker. De kosten hiervoor dienen te worden gedekt vanuit het budget voor scholing / deskundigheidsbevordering plus de eventuele vervangingskosten.

3.9

Interne verrekeningen en doorbelasting

De uitgangspunten van de interne verdeling van de Rijksbijdrage, de interne verrekeningen en doorbelastingen vormen een belangrijk onderdeel van de planningcyclus 2012. Doel van deze paragraaf is het realiseren van een uniforme systematiek. De interne doorbelastingen zijn gebaseerd op twee uitgangspunten: 1. Doorbelastingen vinden plaats op basis van het principe van dienstverlening. Hier is sprake van een klant/ leverancier-verhouding. Met name de specialistische dienstverlening van de Stafafdelingen en Centrale Diensten worden doorbelast. De kosten van IT&V en ITS worden verdeeld op basis van Activity Based Costing. 2. Doorbelastingen vinden plaats door omslag van algemene kosten. Voor de begroting 2012 zullen de kosten van de Stafafdelingen, de Centrale Diensten én IT&V eerst door het CvB worden vastgesteld alvorens deze worden omgerekend naar de verdeelsleutels, dekkingsbijdrage en/of tarieven 2012.

30


3.9.1 Doorbelastingen IT&V en ITS Met ingang van boekjaar 2011 belasten IT&V en ITS hun kosten door aan de Domeinen op basis van de Activity Based Costing systematiek. Hierdoor ontstaat een meer zichtbare verbinding tussen kosten en afgenomen diensten en activiteiten. Het concept Activity-Based Costing (ABC) omvat – vooral – een andere manier voor het toerekenen van kosten. Door het inzichtelijk maken van de activiteiten van de dienst en de daarmee samenhangende kosten wordt transparantie geboden en kan bijvoorbeeld een vergelijking worden gemaakt met evt. andere dienstverleners. Tegelijkertijd zijn er ook kosten die op jaarbasis niet of nauwelijks te beïnvloeden zijn. De doelstellingen met betrekking tot operational excellence worden mede ondersteund door ABC: • • • •

Transparantie van de activiteiten van IT&V en ITS en de daarmee samenhangende kosten (wat kan de klant verwachten?); Gedragsverandering van zowel IT&V en ITS als de klant (kostenbewust inzetten van de middelen, vergroten van de invloed van Domeinen op het IT&V-/ITS beleid); Middel om te komen tot een optimale prijs en kwaliteitverhouding ten opzichte van andere onderwijsinstellingen (benchmarks); Vastleggen van de afspraken over kwaliteit en de daarbij behorende kostprijs (Dienstverleningsovereenkomst-DVO).

De belangrijkste afspraken ABC voor de begroting 2012 zijn: • De kosten van IT&V en ITS worden op basis van ABC verdeeld; • De HvA-brede afspraak, dat de aangeboden diensten van IT&V en ITS exclusief bij IT&V en ITS afgenomen zullen worden, blijft bestaan (‘verplichte winkelnering’). Het is dus niet mogelijk om dergelijke diensten van buitenstaanders (buiten IT&V of ITS) te betrekken; • IT&V gaat met alle Domeinen in gesprek over de af te nemen diensten in 2012. Het Domein gaat op basis van dit gesprek een afnameverplichting aan. Op basis van het gesprek maakt IT&V een lijst met de afnameverplichtingen en bijbehorende tarieven. Het totaal van deze lijst vormt de kosten van IT&V voor het betreffende Domein. Het Domein krijgt op deze manier inzicht op de kostenopbouw van IT&V in de Domeinbegroting 2012; • IT&V en ITS hebben een leveringsplicht van activiteiten en diensten; • In de berekening van de kosten en tarieven wordt uitgegaan van een 100% bezetting. Het uiteindelijke bezettingsresultaat zal evenredig over Domeinen worden verdeeld; • Er geldt in ieder geval voor 2012 nog één uniform HvA tarief per vierkante meter. De kosten van leegstand en tijdelijke huisvesting worden apart zichtbaar gemaakt. Dienstennota IT&V/ ITS –Het proces: • Elk Domein ontvangt eind mei een offerte voor dienstverlening vanuit IT&V en/of met een beschrijving van de aan de Domeinen te leveren activiteiten, het aantal af te nemen eenheden, het tarief per eenheid en het totale bedrag voor de prognose van de dienstverlening in 2012; • De afgenomen hoeveelheden dienen hiervoor door de Domeinen te worden opgegeven. In de offerte wordt een voorstel gedaan op basis van het huidig gebruik; • Voor de noodzakelijke afstemming over de afgenomen hoeveelheden zullen (medewerkers van) de directie IT&V en van ITS contact opnemen met de Bedrijfsvoerders van de Domeinen (en Bedrijfsvoerders van andere afnemers); 31


•

•

•

•

•

Na deze afstemming zal de offerte definitief gemaakt kunnen worden. Dit betekent dat bijvoorbeeld voor huisvesting de ruimtevraag vast staat en deze voor het verdere verloop van het jaar 2012 niet meer zal wijzigen. M.a.w. de doorbelasting in verband met de realisatie zal op basis van de vastgestelde hoeveelheden plaatsvinden. Een aantal andere ABC-activiteiten zal nog wel wijzigen gedurende de realisatie. Met name voor chip, mail, repro en restauratieve voorzieningen zal de factuur op basis van het werkelijk gebruik kunnen plaatsvinden. In de tarievenlijst is een aanduiding (v=vast, vi=variabel) opgenomen hoe de facturering (doorbelasting) aan de Domeinen zal plaatsvinden; Vaste regel zal worden dat de variabele facturen onder de interne procuratieregeling zullen vallen en dus alleen na goedkeuring van de budgethouder op het betreffende budget zullen worden verrekend; Indien de HvA na opmaak van de Dienstennota nieuwe activiteiten gaat uitvoeren (i.e. niet voorkomen in de lijst van product en diensten) dan zullen deze nieuwe activiteiten conform de ABCsystematiek opnieuw geoffreerd worden; Als hulpmiddel zal in het begrotingsmodel een ‘Dienstennota’ opgenomen zijn die eenvoudig doorrekent wat de totale bijdrage per Domein wordt voor de IT&V- en ITS-kosten. Een nadere toelichting en handleiding op het begrotingsmodel volgt bij de presentatie van dit model. Uitgangspunt is dat in de begroting bij de interne verrekeningen tussen IT&V / ITS, voor zowel de vaste als variabele (repro, chip, mail en restauratieve voorzieningen) doorbelastingen haar klanten geen verschil zit. Dit betekent dat IT&V/ITS in haar begroting de interne verrekening dient aan te sluiten met de begrotingen van haar klanten.

3.9.2 Doorbelastingen Stafafdelingen De kosten van IT&V en ITS worden niet direct doorbelast aan de Domeinen en andere afnemers. De kosten van de Stafafdelingen en de Centrale Diensten (exclusief IT&V en ITS) worden echter wel direct en zichtbaar doorbelast aan de Domeinen via een opslagpercentage (dekkingsbijdrage). De begroting en activiteiten voor de diensten en producten van de Stafafdelingen worden in het CBO besproken. Uit dit overleg volgt vervolgens de definitieve dekkingsbijdrage voor deze producten en diensten. De kosten voor de Stafafdelingen en Centrale Diensten (exclusief IT&V en ITS) zullen – op basis van Activiteitenplannen – na de vaststelling in het CvB naar rato worden verdeeld over de Domeinen.

3.9.3 Kosten en tarieven afgegeven door de Stafafdelingen 3.9.3.1 Visitatie & Accreditatie Op de valreep van 2010 verschenen de nieuwe beoordelingskaders hoger onderwijs op 31 december in de Staatscourant. Accreditatie vindt plaats op het niveau van de opleiding. De kwaliteit van individuele opleidingen staat daarmee onverminderd centraal in het accreditatiestelsel. Nieuw is dat een instelling daarnaast een zogeheten instellingstoets kwaliteitszorg kan laten verrichten door de NVAO. Wanneer door de NVAO bij een dergelijke grondige doorlichting is vastgesteld dat de kwaliteitszorg van een instelling zó goed op orde is dat de kwaliteit van de opleidingen stelselmatig en waar nodig 32

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 verbeterd wordt, komt de instelling in een ander accreditatieregime terecht. In een dergelijk regime geschiedt de accreditatie van opleidingen op een andere wijze dan wanneer er geen positieve instellingstoets kwaliteitszorg is. In dit regime beoordeelt een visitatiepanel van onafhankelijke deskundigen een opleiding op een klein aantal die het hart van de onderwijskwaliteit betreffen, en accrediteert de NVAO op basis daarvan al dan niet een opleiding. De docenten kunnen hun aandacht en energie steken in verbetersuggesties van deskundigen die over de kern van hun onderwijs gaan en hoeven zich minder bezig te houden met randvoorwaardelijke facetten die meer op het niveau van de instelling liggen. Op instellingsniveau is immers al aangetoond dat een instelling voor die onderwerpen vertrouwen verdient. Op de website van de afdeling K&A, zijn de planningen opgenomen, die inzicht geven in wanneer welke opleiding haar accreditatieaanvraag moet indienen en wanneer welke opleiding een interne audit doorloopt (https://intra.hva.nl/diensten/o2/ka/planningen/). Vermelde kosten in verband met accreditatie en audit komen voor rekening van de Domeinbegroting en zijn niet opgenomen in de begroting van K&A. Frequentie 1 x per 6 jaar

Kosten EUR Max. 22.500

1 x per 6 jaar

EUR EUR

500 n.t.b.1

Random

EUR EUR

10.000 n.t.b.1

Extern en onafhankelijk haalbaarheidsonderzoek

Random

EUR

Interne audit HvA brede instellingstoets/instellingsaudit kwaliteitszorg, mogelijk voorafgegaan door een proefmeting

1 x per 6 jaar Random

EUR EUR

p.m. afhankelijk van omvang onderzoek 5.000 n.t.b.1

Voorbereidingstraject visitatiepanel accreditatie Accreditatieaanvraag NVAO voor bestaande opleidingen Oude stelsel: Nieuwe stelsel: Toets nieuwe opleiding NVAO (bachelor en master) Oude stelsel: Nieuwe stelsel:

3.9.3.2 Kosten Marketing & Communicatie De HvA-brede kosten voor Marketing & Communicatie betreffen de kosten voor o.a. de HvA-brede open dagen en HvA-brede reclame campagnes. Deze kosten worden separaat in rekening gebracht bij de Domeinen. Het tarief bedraagt € 50,00 per ingestroomde student t-2.

1

De kosten voor de instellingstoets kwaliteitszorg, accreditatieaanvraag bestaande en nieuwe opleidingen in het nieuwe accreditatiestelsel moeten nog nader worden vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (artikel 5 lid 5, Verdrag en artikel 5a.9, lid 9 WHW)

33

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 3.9.3.3 Studentvoorzieningen In samenspraak met de UvA heeft de HvA ten behoeve van haar studenten een aantal voorzieningen gecreëerd, waaronder studentenartsen, -psychologen, -pastores, studentensport (USC), cultuur voor studenten (CREA), ASVA lidmaatschap en ASVA algemene introductie (Kersvers). De door de UvA voor deze voorzieningen in rekening gebrachte kosten worden op basis van het aantal ingeschreven studenten omgeslagen. Voor de begroting 2012 zal rekening moeten worden gehouden met een bedrag van € 16 per student tegen het aantal ingeschreven studenten per 30-092010 (t-2).

3.9.3.4 Tevredenheidsonderzoeken Het Onderzoekshuis is de verzamelnaam voor met elkaar samenhangende monitorinstrumenten die worden benut als belangrijk, signalerend onderdeel van het kwaliteitsbeleid van de HvA. Door middel van tevredenheidsonderzoeken in de vorm van periodieke vragenlijsten wordt aan stakeholders een oordeel gevraagd over onderwerpen van het accreditatiekader en over specifieke 'HvA-eigen' prioriteiten. De monitorinstrumenten worden voorgelegd aan studenten (StudentTevredenheidsMonitor en ExitTevredenheidsMonitor), alumni (AlumniTevredenheidsMonitor) en medewerkers van de HvA (MedewerkersTevredenheidsMonitor). De tevredenheidsonderzoeken vinden niet jaarlijks plaats. Zo zal de StudentTevredenheidsMonitor begin 2013 worden afgenomen. Voor de begroting 2012 kan derhalve rekening worden gehouden met een bedrag van € 2,00 per student tegen het aantal ingeschreven studenten per 30-09-2010 (t2).

3.9.3.5 HvA lidmaatschappen/contributies en abonnementen De HvA heeft bij een aantal instellingen een lidmaatschap of abonnement en draagt aan deze instellingen contributie bij. •

•

•

Arbodienst (collectieve zorgverzekering Arbeidsgerelateerde zorg). De HvA heeft een overeenkomst met de Arbodienst AMC ten behoeve van verzuimadvies. De reserves hiervoor worden in de centrale begroting van P&O opgenomen en aldus doorbelast via de dekkingsbijdrage. HBO-Raad/Zestor (fonds HBO-Raad/mobiliteit): de bijdragen aan de HBO-Raad geschiedt naar rato van het marktaandeel van de hogeschool (d.w.z. het aantal ingeschreven studenten). Deze bijdrage wordt tevens besteed aan het contract met Loyalis t.b.v. de re-integratie van werkloze werknemers. De bijdragen worden in de centrale begroting van P&O opgenomen en aldus doorbelast via de dekkingsbijdrage. De algemene contributie van de HBO-Raad wordt doorbelast over de Domeinen op basis van het aantal ingeschreven studenten per 30 september 2010. Voor de begroting 2012 kan men voor de algemene contributie uitgaan van een bijdrage van € 15,00 per ingeschreven student 30-09-2010 (t-2).

34


•

WA-verzekering: voor de medewerkers van de HvA (bij uitoefening functie) is op centraal niveau een WA-verzekering afgesloten. De kosten voor deze verzekering worden in de centrale begroting van P&O opgenomen en aldus doorbelast via de dekkingsbijdrage..

Alle bijdragen die centraal worden begroot zijn onderdeel van de dekkingsbijdrage die in rekening wordt gebracht bij de Domeinen.

35


4. Financieel-technische toelichting begroting 2012 In deze bijlage wordt een uitgebreide technische toelichting op de begroting 2012 gegeven. Deze toelichting is vooral bedoeld voor de ondersteuning bij de opstelling en analyse van de (Domein)begroting. Er zal worden ingegaan op de volgende onderwerpen: • • •

Het financieel beleid van de HvA Het financieel toetsingskader voor de begroting 2012 De analyse van de begroting

4.1

Financieel Beleid

De uitgangspunten in het Financieel Beleid van de HvA (versie 2009) vormen de algemene basis voor de begroting. Het financieel beleid van de HvA kent de volgende uitgangspunten: 1. De HvA vormt boekhoudkundig één bedrijf. Hieruit volgt dat de deelresultaten van de Domeinen toegevoegd worden aan het eigen vermogen van de HvA. De financiële doelstelling van de HvA – continuïteit - mondt uit in het streven naar een normatieve waarde op een vooraf bepaald aantal meetpunten. Deze meetpunten worden in hun onderlinge samenhang bezien. Het gaat hierbij om: solvabiliteit, liquiditeit, winstgevendheid, vrije kasstroom en de rentabiliteit. 2. De HvA is een inkomenshuishouding: de Hogeschool moet het doen met de hoeveelheid middelen die het Ministerie van OCW ervoor over heeft. 3. Alle inkomsten van het Rijk en de collegegeldopbrengsten komen onverkort ten bate van het budget van de Domeinen die deze inkomsten genereren( voor zover sprake is van een directe en eenduidige relatie). Deze transparantie zorgt voor goed inzicht bij het CvB en CBO/BVO over de opbrengstpotentie van het Domein. 4. Kosten worden gemaakt en beheerst op basis van de (bedrijfs-)economische principes. 5. Directe kosten – dat wil zeggen kosten die direct aan een Domein, Stafafdeling of dienst zijn toe te wijzen – komen waar mogelijk ten laste van het budget van dit organisatieonderdeel dat deze lasten genereert. Dit uitgangspunt impliceert dat Domeinen zoveel mogelijk ‘self supporting’ zijn en inzicht moeten hebben in de eigen Domeinkosten. De indirecte kosten – dat wil zeggen nietdirect toewijsbare kosten – worden verdeeld op basis van een verdeelsleutel, dekkingsbijdrage of via Activity-Based Costing. 6. Er bestaat een volledige Planning & Control-cyclus die voorziet in de spelregels bij de totstandkoming van de begrotingen (planning) en het volgen van de uitvoering daarvan (control).

36


4.2

Financieel toetsingskader

Een financieel kader binnen de HvA is van belang omdat de HvA gebonden is aan een vast budget om de reguliere activiteiten te kunnen blijven financieren (zie punt 2 Financieel Beleid, paragraaf 1). Dit budget bestaat uit gelden die door de overheid beschikbaar zijn gesteld (de Rijksbijdrage) en de door studenten betaalde collegegelden. Het onderwijs en het onderzoek zijn van essentieel belang voor een duurzame ontwikkeling van de HvA. Daarom dient, evenals in voorgaande begrotingen, het voorzieningenniveau op het onderwijs en het onderzoek worden afgestemd zodat alle reguliere activiteiten doorgang kunnen vinden (= continuïteit HvA, zie punt 1 Financieel Beleid, paragraaf 1). Het financiële toetsingskader is een hulpmiddel en indicatief. Het is een nuttig instrument om de totale kosten en daarmee de begroting, aan de hand van beleidsuitgangspunten, transparanter in beeld te brengen. Het kader zal vooral worden toegepast door het CvB en de Domeinvoorzitters om tot een acceptabele HvA-begroting te komen. Er kunnen geen budgettaire rechten aan het kader worden ontleend. Het kader is niet bedoeld voor de toewijzing van middelen noch voor de vaststelling van de budgetten. Het kader is ook zeker niet bedoeld om bij de groei van de Rijksbijdrage de budgetten lineair te laten toenemen. De reguliere inkomsten van de HvA (bestaande uit de Studentgebonden financiering, de Onderwijsopslag, de middelen voor Ontwerp en Ontwikkeling en de collegegelden) bieden tegelijkertijd een financiële grens voor de maximale uitgaven die de HvA kan doen voor onderwijs en onderzoek (c.q. de reguliere activiteiten). Met andere woorden, de uitgaven van de HvA kunnen niet hoger zijn dan de middelen die de HvA ontvangt (zie Financieel Beleid, paragraaf 1, punt 2). Deze financiële grens maakt het noodzakelijk dat er keuzes gemaakt worden door het bestuur en het management over de besteding van het ter beschikking gestelde budget.

37

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Op basis van de beleidsuitgangspunten kan een financieel kader uiteengezet worden. Het onderstaande kader gaat uit van de verhoudingen in de begroting 2011 welke gebruikt kunnen worden voor het kader 2012. Door gebruik te maken van procentuele verhoudingen ontstaat een beeld in de verdeling van de middelen over de verschillende activiteiten, waarbij de Onderwijsbegroting als geheel (i.e. de som van de domeinbegrotingen) een nettoresultaat van 2% dient te halen (zie paragraaf 3.7 en Bijlage 3 van de kaderbrief 2012). Financieel toetsingskader 2012

A B C D E F G H (= B+C+D+E+G+H) I (= A-H) J K L M N (= I - J - K - L - M) O P Q (= N-O-P)

Opbr. Rijksbijdrage en collegegeld Personeelskosten domeinen Innovatie (*) Exploitatiekosten domeinen IT&V kosten domeinen ITS kosten domeinen Mediatheek kosten domeinen Totale kosten Onderwijsbegroting Brutoresultaat Onderwijsbegroting Risicovoorziening HvA Aandeel alg. lasten Stafafdelingen Aandeel alg. lasten Centr. Diensten Aandeel SIS Netto resultaat Onderwijsbegroting Saldo financiële posten Deelnemingen Nettoresultaat HvA

Referentie: begroting 2011 of ingediende begroting 2012 EUR 299.103 EUR 161.515 EUR EUR 16.161 EUR 61.568 EUR 11.694 EUR 4.330 EUR 255.268 EUR 43.835 EUR 2.991 EUR 21.535 EUR 9.870 EUR 3.331 EUR 6.107 EUR 125 EUR 0 EUR 5.982

Kader 2012

Kader 2011

100,0%

100,0%

54,0% 0,0% 5,4% 20,6% 3,9% 1,4% 85,4% 14,6% 1,0% 7,2% 3,3% 1,1% 2,0% 0,0% 0,0% 2,0%

54,0% 2,0% 4,1% 18,2% 3,9% 1,5% 84,2% 15,8% 1,0% 7,2% 3,3% 1,1% 3,2% 0,7% 0,5% 2,0%

Door afronding kan de sommatie afwijken (*)Het percentage van 0% voor innovatie in 2012 betekent niet dat de domeinen en opleidingen niet hoeven te innoveren. Innovatie is onderdeel van de reguliere activiteit van de domeinen.

Alle percentages die genoemd worden in deze tabel zijn nog in concept en derhalve onder voorbehoud. Zij zullen een meer definitief karakter krijgen n.a.v. de vaststelling van de dekkingsbijdrage van de Stafafdelingen en Centrale Diensten en de kosten van IT&V en ITS door het College van Bestuur. Zoals in paragraaf 3.5 en Bijlage 3 van de Kaderbrief 2012 staat vermeld is het gewenst nettoresultaat op domeinniveau gedifferentieerd.

4.3

Analyse begroting

Zoals is paragraaf 2.3 is verwoord is het totale begrotingsproces de primaire verantwoordelijkheid van de Stafafdeling Planning en Financiën. Onder haar verantwoordelijkheid zal de analyse van zowel de deelbegrotingen van de eenheden en de geconsolideerde HvA begroting plaatsvinden.

38

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Om ieder die op enigerlei wijze betrokken is bij het (financieel) beleid van de Hogeschool een indruk te geven van de wijze waarop de financiële middelen worden ingezet is het van belang om duidelijkheid te verschaffen in het begrotingsproces. Hierdoor creëert men draagvlak voor zowel de gehele HvA-begroting als voor haar onderdelen en wordt het gevoel van verantwoordelijkheid vergroot. De betrokkenheid wordt niet alleen maar vergroot door duidelijkheid in de begroting maar ook in de beoordeling hierop. Daarom zal, in tegenstelling tot voorgaande jaren, de ontvangen deelbegrotingen en jaarplannen worden beoordeeld door een zogenaamde beoordelingsgroep, die is opgebouwd uit de diverse geledingen van de organisatie. P&F fungeert hierin als trekker. Naast P&F maken de volgende partijen deel uit van deze groep: • • • •

Bedrijfvoerder; Domeincontroller; P&O Centraal; O2, voor wat betreft de onderwijskundige onderdelen uit de Domeinbegrotingen.

De benoeming van deze beoordelingsgroep geschiedt onder verantwoordelijkheid van de stafdirecteur P&F. De analyse en de beoordeling van de begrotingen geschiedt binnen het financieel toetsingskader van de HvA zoals is verwoord in de Kaderbrief. Hiertoe dient eerst een beoordelingsopzet te worden beschreven. Uniformiteit is cruciaal in de beoordeling van de begroting. De beoordelingsgroep rapporteert uiteindelijk, onder verantwoordelijkheid van de directeur P&F, aan het College van Bestuur en aan het CBO. Bij de analyse en beoordeling van de begroting kunnen de volgende richtlijnen gehanteerd worden: •

Analyseperspectief: bij de beoordeling en analyse van de begroting is het van belang het (financiële) meerjarenperspectief te betrekken. De financiële krapte of ruimte binnen een kalenderjaar wordt zowel bepaald door de feitelijke inkomsten in het betreffende jaar als door de trend die in het meerjarenperspectief zichtbaar wordt. Dit betreft zowel de kosten als de opbrengsten (Rijksbijdrage en collegegelden).

•

Beoordeling financiële gezondheid: er is voor een Domein – op financiële gronden – sprake van een gezonde bedrijfsvoering als een voldoende brutoresultaat wordt gerealiseerd. Voor de beoordeling van de (structurele) financiële gezondheid van een Domein kan het financiële toetsingskader worden gebruikt (zie paragraaf 4.2).

•

Beoordeling omvang personeelsformatie: voor het beoordelen van de omvang van de personeelsformatie kunnen onderstaande indicatoren gebruikt worden. Deze zijn slechts een hulpmiddel en hebben geen voorschrijvend karakter. De indicatoren zijn expliciet bedoeld voor de beoordeling en analyse van de begroting en niet voor de opstelling ervan. o indicator omvang personeelskosten 54% van de opbrengsten RB + collegegeld Totale personeelskosten: loonkosten + kosten voor ziektevervanging, opleiding en indirecte personeelskosten

o o

indicator p/s ratio bij voltijd opleidingen Verhouding vast /flexibel personeel

39

1:24 conform de streefwaardes in convenanten


4.3.1 Globale beschrijving werkwijze beoordeling exploitatie Door analyse en onderlinge vergelijking van de kengetallen per Domein ontstaat een “quick scan” waarbij – indicatief – duidelijk moet worden waar mogelijke knelpunten zitten. Voorbeelden zijn: • • • •

Het rendement: dit is van belang ten behoeve van de analyse van de inkomsten. Een laag rendement duidt mogelijk op een (toekomstig) probleem aan de inkomsten; De lasten: zo kan bekeken worden of het Domein een gunstige of ongunstige kostenopbouw heeft; Gpl per fte: een hoger of lager dan gemiddelde personeelslast per 1 fte; Verhouding p/s: ten behoeve van de analyse van de inzet op onderwijs.

4.3.2 Financiële diagnose De uitkomst van de financiële diagnose wordt door de Domeincontroller gecommuniceerd met de Domeinvoorzitter en Bedrijfsvoerder en levert (uiteraard in samenhang met het Activiteitenplan en het Convenant 2009-2012) de uitgangspunten voor de op te stellen definitieve Domeinbegroting. De financiële diagnose wordt uitgevoerd door de controller en bestaat uit de volgende vragen: 1. Voldoet de conceptbegroting aan het in voorgaande jaren ingediende meerjarenperspectief? Anders geformuleerd: ligt de begroting in het verlengde van de in voorgaande jaren ingediende begroting of is er sprake van een opvallende of bijzondere ontwikkeling? 2. Is er sprake van trendmatige groei of krimp? De uitkomsten van de voorgaande analyse worden beoordeeld tegen de trend die zichtbaar wordt in de financiële meerjarenraming (bestaande uit o.a. ontwikkeling van studentenaantallen en rendementen, omvang van de personeelsformatie). 3. Is er sprake van bijzondere of incidentele omstandigheden? Mede aan de hand van het Activiteitenplan worden de bijzondere en incidentele omstandigheden van het Domein beoordeeld, zoals: substantiële groei, zeer hoog of zeer laag rendement, voorgenomen innovatie, curriculum vernieuwing, reorganisatie, schaalgrootte van het Domein en/of opleidingen.

4.3.3 Normeringsmodel Het zogenaamde normeringsmodel speelt een belangrijke rol bij de financiële diagnose. Deze applicatie (voor controllers) betreft een analysetool en referentiemodel, dat gevoed wordt door: • •

De ijkpunten van het Financieel Beleid en Door de studentontwikkeling en gewenste normatieve kostenbudget.

Door het berekenen van de groei/krimp van studenten en het effect daarvan op de financiële begroting kan een beeld worden gevormd over de verhouding van opbrengsten en kosten binnen de (reguliere) begroting. Vanzelfsprekend dient dit beeld aangevuld te worden met de hier voorbeschreven stappen van financiële diagnose om een volledig beeld te verkrijgen.

40

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Het model is vooral bedoeld voor analyse van de begroting, en is niet bruikbaar voor de opbouw van de begroting. De opstelling van de begroting vindt immers plaats op basis van prognoses en planvorming (i.e. Activiteitenplannen en de Convenanten 2009-2012).

41


5. Producten Planningcyclus 2012 5.1

Activiteitenplan

5.1.1 Algemeen Visie en strategie van de Hogeschool van Amsterdam zijn vastgelegd voor een periode van 4 jaar in het Instellingsplan UvA/HvA. De strategische doelen krijgen daarbij hun weerslag in convenanten, die opgesteld worden voor elk domein en voor de komende periode ook voor de stafafdelingen en diensten. In de convenanten staan ook de prestatie indicatoren en de te behalen streefwaarden geformuleerd om te kunnen beoordelen of ingezet beleid en middelen de gewenste resultaten oplevert en hiermee de strategische doelen gerealiseerd worden. In het activiteitenplan worden per domein, stafafdeling of dienst de belangrijkste acties beschreven die in de komende begrotingsperiode uitgevoerd worden om de resultaten van het organisatieonderdeel conform het convenant te kunnen realiseren. Dit vergt een korte puntsgewijze opsomming van de huidige positie op basis van een evaluatie van de voorafgaande periode plus verwachte veranderingen. Door het activiteitenplan te beperken tot de belangrijkste doelstellingen en activiteiten voor het organisatieonderdeel, de doelstellingen duidelijk te kwantificeren, de resultaten en het tijdstip van activiteiten te bepalen, verantwoordelijkheden vast te leggen en benodigde middelen te specificeren, wordt het een effectief sturings- en beheersingsinstrument voor de manager om de voortgang van het organisatieonderdeel te bewaken. Essentieel is verder dat de wijze waarop het resultaat geëvalueerd (gemeten) wordt vooraf bepaald wordt. De doelstellingen uit het activiteitenplan dienen vertaald te worden in een aantal aan het organisatieonderdeel gebonden prestatie-indicatoren. Daarnaast worden in het plan een aantal vaste kengetallen opgenomen. Deze kengetallen (zowel vast als organisatieonderdeel gebonden) zullen de basis vormen van de rapportagecyclus. Betrokkenheid van de medewerkers van het organisatieonderdeel bij de opstelling van het activiteitenplan is essentieel om resultaat verantwoordelijk management te kunnen toepassen en vergroot tevens het draagvlak van het plan binnen de organisatie. Voor de opstelling van het activiteitenplan geldt geen standaardformat. Echter, zoals aangegeven in de kaderbrief, dient uit het activiteitenplan de relatie met het instellingsplan tot uitdrukking te komen. Het instellingsplan vormt de kaders voor het activiteitenplan. Desondanks treft U onderstaand een handreiking voor het opstellen van een activiteitenplan, dat uit de volgende onderdelen is opgebouwd. Paragraaf 1: Paragraaf 2: Paragraaf 3:

Management samenvatting Bedrijfsonderdeel specifieke analyse Doelstellingen voor 2012 42

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Paragraaf 4: Paragraaf 5: Paragraaf 6:

Activiteiten per doelstelling Prestatie indicatoren & Kengetallen Begroting

5.1.2 Managementsamenvatting Dit is een korte en bondige samenvatting ten behoeve van het management van het activiteitenplan. Het bevat een bedrijfsonderdeel specifieke analyse: wat zijn voor het komende jaar de essentiële doelen voor het organisatieonderdeel. De doelstellingen uit het activiteitenplan worden benoemd en expliciet gerelateerd aan de strategische doelen uit het instellingsplan.

5.1.3 Bedrijfsonderdeelspecifieke analyse Om de juiste doelstellingen voor het begrotingsjaar te kunnen formuleren is het aan te bevelen om als organisatieonderdeel stil te staan bij wat de belangrijkste interne- en externe factoren zijn die van invloed zijn op het organisatieonderdeel het komende jaar.

5.1.4 Doelstellingen voor 2012 Hier formuleert het organisatieonderdeel maximaal drie doelstellingen waar het zich komend jaar op wil concentreren (focus) om de positie van het organisatieonderdeel te versterken en een optimaal kwaliteitsniveau te bereiken. De doelstellingen worden in het format gekwantificeerd c.q. geëxpliciteerd met prestatie indicatoren en kengetallen. Deze waarden dienen naar huidige positie, gerealiseerde positie en de streefpositie voor 2012 te worden weergegeven. Tevens wordt aangegeven op welke wijze de meting (evaluatie) van de resultaten gaat plaatsvinden.

5.1.5 Activiteiten per doelstelling De doelstellingen worden vervolgens uitgewerkt in een aantal concrete activiteiten die de manager noodzakelijk acht om de doelstellingen te behalen. Het gaat daarbij om nieuwe of extra te ontplooien activiteiten als aanvulling op de initiële activiteiten. Per activiteit dient men aan te geven waaruit de activiteit bestaat, wat het resultaat is van de activiteit en op welke wijze deze activiteit aan de doelstelling zal bijdragen. Nadere uitwerking van de activiteiten naar tijdstip, verantwoordelijkheden etc, gebeurt in het format. De relatie van de voorgenomen activiteiten met de in te zetten middelen en evt. andere onderliggende plannen dient hier op hoofdlijnen te worden toegelicht.

43


5.1.6 Prestatie indicatoren en kengetallen In het format zijn de doelstellingen meetbaar gemaakt door middel van prestatie-indicatoren. Prestatie-indicatoren spelen een belangrijke rol. Zij hebben een evaluatieve functie (in hoeverre is de doelstelling bereikt), een motivatiefunctie (het registreren van veranderingen in het systeem), een planningsfunctie (verbeteren van kwaliteit van beleid en beslissingen) en een dialoogfunctie (verbeteren van dialoog tussen CvB en management door het verstrekken van belangrijke informatie). De prestatie-indicatoren uit het format zijn specifiek van toepassing op het eigen organisatieonderdeel. Daarnaast komt er in het activiteitenplan tevens een lijst met vaste HvA-kengetallen waarop alle organisatieonderdelen dienen te rapporteren. Deze kengetallen zullen in de periodieke rapportages terugkomen. De vaste kengetallen zijn zodanig gekozen dat zij voor (vrijwel) alle organisatieonderdelen relevant zijn en samen in de rapportage een eerste beeld van het organisatieonderdeel kunnen geven. De organisatieonderdeel gebonden prestatie-indicatoren zijn hierop de aanvulling die het beeld beknopt maar compleet maken. De rapportage zal conform de p&c kalender verschijnen en wordt besproken in de periodieke overleggen tussen College van Bestuur en management.

5.1.7 Begroting 2012 Activiteiten vergen een gerichte inzet van middelen. De begroting is een verwachte financiële weerslag van die inzet van middelen. De laatste stap is derhalve een opgaaf van de begroting, inclusief onderbouwing en waar nodig toelichting conform bestaande structuren.

5.1.8 Proces activiteitenplan 2012 Door de staven en diensten worden 2 september 2011 de concept activiteitenplannen 2012 ingeleverd. Voor de domeinen is deze datum gesteld op 16 september 2011. Het definitieve activiteitenplan wordt begin november vastgesteld. De Directeur P&F is eindverantwoordelijk voor de coördinatie van het totale proces van planning & control. Het activiteitenplan vormt in dit proces één van de belangrijkste onderdelen (het hart van de p&c cyclus) . P&F vervult daartoe een voorbereidende, analyserende, adviserende en regisserende rol binnen het proces van planning & control, ten behoeve van het CvB en de managers van organisatieonderdelen. Voor de hiertoe noodzakelijke multidisciplinaire kennis wordt – voor de op te vragen gegevens en de feedback van die gegevens - nauw samengewerkt met specialisten van de stafafdelingen O2, P&O en M&C en beschikt de dienst zelf over specialisten op het gebied vann Financiën & Rendement. De genoemde stafdiensten blijven – voor het betreffende stuurgebied - zelf verantwoordelijk voor zowel de inhoud, het onderhoud en de beleidsrelevantie van de op te vragen gegevens als voor de opgeleverde feedback.

44

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Door de organisatie van het proces ten aanzien van de feedback te uniformeren is onderstaand raamwerk opgesteld, waarin de activiteitenplannen op specifieke onderdelen worden geëvalueerd, namelijk: Doelstellingen (samenhang): • Is er een duidelijke relatie met activiteitenplan vorig jaar? • Geeft het activiteitenplan een goed beeld van risico’s, kansen, sterkten en zwakten van het domein? • Zijn de geformuleerde doelstellingen geschikt om richting te geven aan het beleid van het domein? Betrokkenheid medewerkers (draagvlak): • Blijkt uit het activiteitenplan voldoende betrokkenheid van de medewerkers bij het opstellen Focus en prioriteitenstelling (richting): • Is er een goede focus (drie hoofddoelstellingen)? • Is er voldoende prioritering bij het omschrijven van de te ondernemen activiteiten? Structuur en consistentie: • Vertoont het plan onderlinge consistentie tussen SWOT-analyse e.d., geformuleerde doelstellingen en geformuleerde activiteiten? • Sluiten tekst (activiteitenplan) en format op elkaar aan? Inhoudelijk: • Is er voldoende aandacht voor rendement en uitval? • Is de meerwaarde van de geformuleerde activiteiten duidelijk? • Worden bijvoorbeeld de verwachte effecten van activiteiten omschreven? • Zijn de geformuleerde activiteiten voldoende om de doelstellingen te bereiken? Format activiteitenplan: • Is het activiteitenplan te gebruiken als managementinstrument? • Zijn de doelstellingen meetbaar gemaakt en gekwantificeerd in streefcijfers? • Is er een tijdspad of tijdstip verwacht resultaat aangegeven bij de activiteiten? • Zijn voor de activiteiten verantwoordelijke personen aangewezen?

5.2

Studentprognosemodel

5.2.1 Algemeen Als vertrekpunt van de Planning & Control cyclus 2012 vormen de studentramingen het vertrekpunt bij de planning van inkomsten, benodigde formatie en middelengebruik. Daarom staan ze dan ook aan het begin van de cyclus.

45

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Voor de raming van het aantal studenten dat zal deelnemen aan het onderwijs bij de HvA is een model (studentenprognosemodel = SPM) ontwikkeld. Dit model is gevuld met o.a. historische data, per opleiding, per Domein en kent een aantal output bladen waarmee instroom, ingeschreven, bekostiging etc. in beeld wordt gebracht. Het Domein voegt hier haar instroomprognose voor de komende periode aan toe, en kan met de historische doorstoomgemiddelden komen tot de berekende aantallen studenten voor de komende 5 jaar. Met behulp van het studentenprognosemodel kan per opleiding een inschatting worden gemaakt van de volumeontwikkeling van bekostigde en onbekostigde studenten. Het totale volume vormt de basis voor de inkomsten van de hogeschool en kan daardoor als de belangrijkste pijler voor de begroting 2012 worden gezien. De basis voor opbrengsten rijksbijdragen 2012 ligt al vast (bekostigde inschrijvingen en bekostigde diploma’s studiejaar 2009/2010). De prognose is vooral nodig voor raming van collegegelden, de meerjarenraming en voor het vaststellen van de benodigde capaciteit. Verder dienen de studentenprognoses in belangrijke mate voor de bepaling van het financiële kader van de Domeinbegroting. De SPM per Domein wordt geïntegreerd in het begrotingsmodel, alwaar de aantallen worden gekoppeld aan collegegelden, tarieven, rijksbijdragen en in kengetallen kunnen worden vergeleken met ratio's OP en OBP en financiële kengetallen per student, fnm2 huisvesting etc. Het model bestaat uit twee soorten tabbladen: tabbladen waarin vanuit de bekostigingsdatabase de historie per plan (opleiding) is geplaatst en waarin de prognose kan worden ingevoerd en tabbladen met draaitabellen die op de invoertabbladen gebaseerd zijn. Met behulp van de draaitabellen zijn tellingen per Domein, cluster, enz. te maken. De Domeinen kunnen de draaitabellen gebruiken om gegevens per Domein in de begroting over te nemen. De gebruiker kan filteren op een plan en prognoses invullen, in de draaitabellen worden totalen zichtbaar. De basis van het nieuwe model is het totaal aantal ingeschreven studenten. De doorstroom van alle ingeschreven studenten wordt gegeven, met daarnaast welk deel daarvan bekostigd is. Er zijn twee prognose-invoerbladen: • •

één voor de prognose van de studentaantallen; één voor de prognose van de collegegelden.

5.2.2 Invoer studentprognose Het studentprognose-invoerblad kent een aantal kolommen met het totaal aantal studenten, bekostigd plus onbekostigd en een aantal kolommen met bekostigde studenten. De doorberekening van de prognose gebeurt in de totaal kolommen, op basis van het aantal diploma’s en uitval van een studiejaar en de instroom van het daarop volgende studiejaar wordt het aantal inschrijvingen berekend. Rechts in het prognoseblad staan een aantal kolommen die de bekostigingseenheden per peildatum geven. Deze worden berekend uit de (ingevulde) bekostigde inschrijvingen en bekostigde diploma’s.

46

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Het studentprognose blad kent de volgende kolommen: • onderwijsgroep • locatie vorm voltijd, duaal, deeltijd • Domein • cluster • subcluster vrij in te vullen met een eigen indeling. • plan opleiding • school voor het onderscheid tussen Pabo Almere studenten van Ipabo en HvA • studiejaar met aanduiding historie/prognose • totaal instroom HvA het aantal studenten dat voor het eerst aan de HvA is ingeschreven. • totaal instroom Domein het aantal studenten dat voor het eerst bij een Domein is ingeschreven (voorbeeld: 10 studenten zijn voor het eerst op een plan ingeschreven, waarvan er 8 voor het eerst bij het Domein zijn ingeschreven, 2 studenten zijn dus binnen het Domein omgezwaaid naar het betreffende plan). • totaal instroom cluster het aantal studenten dat voor het eerst bij een cluster is ingeschreven. • totaal instroom plan het aantal studenten dat voor het eerst bij een plan is ingeschreven. • totaal inschrijvingen plan het aantal inschrijvingen op een plan. • totaal diploma’s plan het aantal behaalde diploma’s bij een plan. • totaal uitval plan het aantal studenten dat het volgende jaar niet op hetzelfde plan staat ingeschreven (over deze vier kolommen bestaat een vierkantstelling, de doorstroomberekening). • totaal uitval HvA het aantal studenten dat het volgende jaar niet op hetzelfde plan staat ingeschreven. • bekostigde studenten het aantal bekostigde studenten, dit zijn studenten die in principe bekostigd kunnen worden, zij voldoen aan de nationaliteitsvereiste studiefinanciering, aan de woonplaatsvereiste en hebben nog geen graad behaald. • bekostigde inschrijvingen het aantal bekostigde inschrijvingen, een inschrijving is een bekostigde inschrijving als een bekostigd student zijn maximum aantal bekostigingsjaren nog niet verbruikt heeft. • bekostigde diploma’s het aantal bekostigde diploma’s, een diploma is bekostigd als hij door een bekostigd student behaald is. • reeds bekostigd 0 jaren het aantal studenten met een bekostigde inschrijving dat in voorgaande jaren nul bekostigingsjaren heeft verbruikt. • reeds bekostigd 1 jaar 47


• • •

•

• • • • •

• •

idem met 1 jaar verbruikt reeds bekostigd 2 jaar idem met 2 jaar verbruikt reeds bekostigd 3 jaar idem met 3 jaar verbruikt jaren verbruikt het aantal onbekostigde inschrijvingen wegens reeds verbruikte bekostigingsjaren, dit is gelijk aan het aantal bekostigde studenten min het aantal bekostigde inschrijvingen. onbekostigd overig het aantal onbekostigde inschrijvingen wegens overige redenen, dit is het totaal aantal inschrijvingen min het aantal bekostigde studenten. peildatum de peildatum voor de bekostiging. bekostigingsjaar het bij de peildatum behorende bekostigingsjaar (t-2). bekostigde inschrijvingen het aantal bekostigde inschrijvingen van het betreffende studiejaar. bekostigde diploma’s het aantal bekostigde diploma’s van het voorgaande studiejaar. bekostigingseenheden het aantal bekostigingseenheden = aantal bekostigde diploma’s van het voorgaande studiejaar + het aantal bekostigde inschrijvingen van het betreffende studiejaar. voorbeeld: bekostigingsjaar 2011, peildatum 30-09-2009, bekostigingseenheden = bekostigde diploma’s 08/09 + bekostigde inschrijvingen 09/10. bekostigingsniveau voorheen werd dit het bekostigingsprofiel genoemd. bekostigingsfactor factor behorende bij het bekostigingsniveau voorbeeld: bedrag = bekostigingseenheden x bekostigingsfactor x tarief.

5.2.3 Invoer collegegeldprognose In het collegegeldprognose-invoerblad is de kolom bekostigde studenten overgenomen uit het studentprognose-invoerblad. Alle bekostigde studenten betalen collegegeld. Via de bijbehorende draaitabel kan getotaliseerd worden op voltijd/deeltijd, zodat het juiste collegegeldbedrag gekoppeld kan worden. Van de onbekostigde studenten betalen sommige categorieën wel en sommige geen collegegeld en sommige een afwijkend bedrag aan collegegeld. Daarvoor zijn kolommen opgenomen met de verschillende categorieën onbekostigd. Het collegegeldprognose blad kent de volgende kolommen: • onderwijsgroep • locatie • vorm • Domein 48


• • • • • • •

•

• •

•

cluster subcluster plan school studiejaar met aanduiding historie/prognose bekostigde studenten overgenomen uit het studentprognose blad. onbekostigd overig overgenomen uit het studentprognose blad het aantal onbekostigde studenten exclusief het aantal dat zijn bekostigingsjaren heeft verbruikt (onbekostigd overig = totaal ingeschreven – bekostigd student). controle onbekostigd overig controlekolom met het verschil tussen de kolom onbekostigd overig en de som van de categorieen onbekostigd. verschillende kolommen met categorieën onbekostigd tussentijdse instroom het aantal studenten dat in de loop van het betreffende studiejaar start, zij betalen een deel van het collegegeld. doorstroom tussentijdse instroom het aantal studenten dat tussentijds gestart is en dat doorstroomt naar het volgende studiejaar (dit aantal maakt onderdeel uit van het totaal aantal plan-inschrijvingen van het volgende studiejaar).

5.2.4 Instructie studentenraming Prognose invoer In het tabblad “Studentprognose invoer” en “Collegegeldprognose invoer” kan de prognose ingevoerd worden. Met behulp van het filter kan naar believen gefilterd worden op bijvoorbeeld Domein of plan. De eigenlijke prognose staat in de groene kolommen, die moeten dus in ieder geval gevuld worden. De overige kolommen mogen naar believen gevuld worden. (In de groene kolommen op het collegegeldprognose-blad mogen natuurlijk nullen voorkomen als er in de betreffende categorie geen studenten verwacht worden.) De historische gegevens zijn beschermd en kunnen niet gewijzigd worden. De kolom “subcluster” kan vrij ingevuld worden. Deze kolom is bedoeld om een eigen indeling van plannen te kunnen maken. Wanneer deze kolom gevuld wordt komt de inhoud ook in de draaitabellen terug. Nieuwe opleidingen Nieuwe opleidingen zijn niet opgenomen in de prognosebladen, er is immers geen historie in de bekostigingsdatabase. Voor nieuwe opleidingen is een sjabloon van 5 opleidingen opgenomen onderaan de prognosebladen. Wanneer hier gegevens worden ingevuld worden deze ook opgenomen in de draaitabellen. 49

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Draaitabellen Voor overzichten en tellingen van de ingevulde prognosebladen kunnen de tabbladen met draaitabellen gebruikt worden. Let op: Ververs altijd eerst de gegevens voor de draaitabel gebruikt wordt. Hierdoor worden de zojuist ingevoerde prognosegegevens opgenomen in de draaitabel. Kies: Data – Gegevens vernieuwen Of klik op het rode uitroepteken in de werkbalk draaitabel Standaard geven de draaitabellen een telling per cluster. Om een telling per Domein te zien: Klik het grijze veld “cluster” vast en sleep het tot net onder het grijze veld “plan” boven het overzicht. Om weer een telling per cluster terug te krijgen: Klik op de knop “ongedaan maken” of kies: Bewerken – Draaitabel ongedaan maken. Er kan ook gefilterd worden op bijvoorbeeld “bekostigingsniveau”: Klik hiervoor op het filterdriehoekje in het grijze veld “bekostigingsniveau”.

5.2.5 Proces studentenraming Medio mei is het studentenprognosemodel ter beschikking gesteld. Op basis van de verwachte instroom en doorstroom van de studentenprognose zal door de Domeinen een raming worden gemaakt van het aantal studenten en diploma’s over de jaren 2011-2016. Dit betreft uitsluitend een rekentechnische exercitie. Verzocht wordt om naast deze raming een kwalitatieve toelichting op de gewijzigde studentprognoses beschikbaar te stellen. Volgens het tijdschema en routing planningcyclus 2012 dient de studentprognose, inclusief toelichting begin juni ingevuld aan P&F te worden gezonden. Na ontvangst van de prognoses zullen de ramingen door P&F worden geconsolideerd en globaal door Marketing & Communicatie worden beoordeeld. Vervolgens zullen de studentramingen in het BVO van 20 juni 2011 worden behandeld. De uitkomsten van de SPM per Domein vormen input voor de exploitatiebegroting voor de berekening van de collegegelden en de rijksbijdragen. Volgens planning dient op 16 september 2011 de domeinbegroting en meerjarenraming te worden aangeleverd. Dit zou kunnen betekenen dat, door voortschrijdend inzicht, de afgegeven raming van begin juni op onderdelen is aangepast. Daarom wordt verzocht om bij de aanlevering van begroting op 16 september 2011, indien van toepassing, een aangepaste studentenprognose toe te voegen.

50


5.3

Personeelsbegroting

5.3.1 Inleiding Zoals eerder in de handleiding vermeld zijn de uitkomsten van de personeelsbegroting leidend voor de begrote personeelskosten en formatie in de financiële begroting. De personeelsbegroting wordt opgesteld in het p-model, dit is een afzonderlijk begrotingsmodel. In het model worden de gewenste formatie, loonkosten en overige personeelskosten begroot. Dit jaar wordt voor het begrotingsproces van 2012 een nieuw p-model geïntroduceerd. Op basis van een evaluatie van het begrotingsproces van 2011 is besloten dat het p-model aangepast diende te worden aan de wensen van de organisatie. Het resultaat is een innovatief Excel model waarin op een gebruiksvriendelijke manier de formatie en de personeelskosten van de HvA op activiteiten kunnen worden begroot. Belangrijkste wijziging is dat er niet meer op naams- ofwel persoonsniveau wordt begroot maar op functieniveau. Dit betekent een belangrijke wijziging in het denken over begroten van personeel; niet meer “wie hebben we?” maar “wat hebben we nodig?”. Deze andere manier van denken sluit aan bij het instellingsplan en de HR Strategie waarin strategische (meerjaren)personeelplanning een belangrijke rol speelt. Daarbij is het nu mogelijk om het activiteitenplan van een domein, staf of dienst te vertalen naar de personeelsbegroting. Het model is in samenwerking met P&O adviseurs en controllers ontwikkeld. Daarnaast zijn in intensief overleg met P&F de keuzes m.b.t. het model gemaakt. In deze toelichting wordt zo kort en bondig mogelijk de werking en het gebruik van het model toegelicht.

5.3.2 Uitgangspunten Het model kent een “voorkant” en een “achterkant”. De “achterkant” van het model is deels zichtbaar en levert de informatie aan de “voorkant”. Hierbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: Aanstellingsoverzicht mei 2011 Een voorname wijziging is dat P&O staf niet meer per domein, staf of dienst een model zal voorbereiden met daarin de aanstellingen van die eenheid maar er zal nu sprake zijn van één model dat voor de hele organisatie van toepassing is. Dit betekent dat het gehele aanstellingsoverzicht van mei 2011 in het model is opgeslagen. Het model gebruikt het aanstellingsoverzicht voor het berekenen van het prijsniveau (GPL) van de functies en om de inzet en aanstellingen van mei van de gekozen eenheid te berekenen.

51

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Loontabel 2012 De loontabel stond voorheen op een apart tabblad in het p-model. Nu bevindt de loontabel zich in dezelfde vorm aan de achterkant van het model en wordt het gebruikt voor het berekenen van het prijsniveau van de functies. De toelichting op de loontabel is te vinden in paragraaf: 1.1.1. De loontabel en de toelichting op het tot stand komen van de loontabel wordt gepubliceerd op BSCW, in de map HR Monitoring. Organisatorische inrichting Het model is zo ontwikkeld dat op elk niveau van de organisatie, van domein tot kostenplaats kan worden begroot naar de wensen van de gebruiker. De structuur van organisatorische eenheden en kostenplaatsen is gebundeld en is in de achterkant van het model opgeslagen. Een dergelijk overzicht bestond nog niet en is voorlopig in beheer van P&O Staf. Het kan voorkomen dat de inrichting wijzigt in 2012, dit betekent dat bij de betreffende domeinen waar dit plaats vindt de organisatorische inrichting en het aanstellingsoverzicht aangepast is aan de situatie die in 2012 van toepassing is. Functiematrix De HvA functiematrix is bepalend voor welke functies er kunnen worden toegepast. Naast de functies in de matrix zijn er ook een aantal afwijkende functies die niet meer kunnen worden toegepast bij nieuwe medewerkers maar die vanuit de historie nog zijn aangesteld. In het model kunnen zowel de functies uit de matrix als de afwijkende functies geselecteerd worden. Beheer De functionaliteiten in het model zijn voor de gebruiker vrijgegeven, het model is verder beveiligd tegen het wijzigen van de werking van het model. Knippen, plakken, regels toevoegen, etc., dit alles i niet mogelijk. Daarom kan het model ook als alleen lezen worden geopend en opgeslagen. Het beheer van het model is in eerste instantie in handen van Steven Koster (P&O Staf). Bart de Mooij (P&F) en Eveline ter Haar (P&O Staf) zijn ook bevoegd het model te wijzigen. Onder het beheer valt ook het invoeren van een actueel aanstellingsoverzicht, een actuele organisatorische inrichting en het invoeren van de actuele loontabel.

5.3.3 Werken met het nieuwe p-model

5.3.3.1 Structuur Het p-model is op een dergelijke manier ingericht dat een domein, stafafdeling of dienst zelf kan bepalen op welke manier zij tot een totale p-begroting van de gehele eenheid (domein) komt, ofwel welke structuur wordt aangehouden. Het is mogelijk om op ieder niveau van de organisatie te begroten, van domein tot kostenplaats. Hierbij worden de verschillende niveaus gehanteerd zoals die in de organisatorische inrichting bekend is. Dat wil zeggen; domein, cluster, afdeling/subcluster, afdeling en kostenplaats. Het is van belang alvorens te starten met het invullen van het p-model een structuur voor ogen te hebben. Het kan zijn dat voor elk onderdeel van een domein, staf of dienst een apart bestand wordt 52

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 aangemaakt en de personeelskosten worden begroot. Het is ook mogelijk om binnen één bestand te werken met verschillende “sessies1”, een sessie voor elk onderdeel van een domein, staf of dienst. Voor de financiële begroting is een p-begroting op domeinniveau het einddoel, hoe dit wordt bereikt is voor elk domein vrij om te bepalen. Of er wordt gekozen voor verschillende bestanden per eenheid, of een “sessie” per eenheid binnen één bestand, beide mogelijkheden zijn te consolideren tot domeinniveau. In de BSCW map “Begrotingsproces 2012” staat een schematische weergave van de verschillende mogelijkheden.

5.3.3.2 Model openen Het p-model wordt op BSCW in de map “Begrotingsproces 2012” beschikbaar gesteld voor P&O functionarissen en controllers. Het model wordt standaard ‘leeg’ aangeleverd (d.w.z. zonder ingevulde activiteitenblokken2) en kan als “alleen lezen” bestand worden geopend en opgeslagen op iedere locatie. Voordat wordt gestart met het invullen van het model dient de macro ingeschakeld te worden, in Excel 2007 staat boven de formule balk dan een “beveiligingswaarschuwing, bepaalde actieve inhoud is uitgeschakeld”. Daarnaast staat een knop opties…, klik hier op en selecteer “deze inhoud inschakelen”. Hierna zijn alle functionaliteiten ingeschakeld en kan gestart worden met het invullen. De eerste keuze die moet worden gemaakt is of er een begroting zal worden opgesteld of dat er meerdere reeds opgestelde begrotingen geconsolideerd dienen te worden.

5.3.3.3 Functionaliteiten model In deze paragraaf worden de functionaliteiten van het model per tabblad beschreven. De keuze voor het opstellen van een begroting of het consolideren is bepalend voor de functionaliteiten van het model. De consolidatietool is er alleen op gericht om verschillende bestanden in te lezen en op te tellen en geldt niet als het bestand waarin mutaties kunnen worden doorgevoerd. Tabblad Activiteiten: Dit is het belangrijkste tabblad van het document. Op dit tabblad wordt per activiteit de benodigde formatie op functieniveau begroot. Om de gebruiker te ondersteunen zijn er zoveel mogelijk functionaliteiten geautomatiseerd. De belangrijkste staan hieronder: Invullen activiteitenblok: Door de knop “nieuwe sessie” in te drukken kan de gebruiker een activiteitenblok aanmaken, hierbij moet de gebruiker kiezen uit “ja of nee uitvoering curriculum”. Indien ja wordt geselecteerd is het mogelijk om in een apart onderdeel van het activiteitenblok studentenaantallen en OP/s ratio in te vullen per studiejaar en door te rekenen naar kalenderjaar. Het is een tool om te bepalen hoeveel 1

Een “sessie” is een term die in het p-model wordt gebruikt. Een sessie staat voor het invullen van een aantal activiteitenblokken 2 Een “activiteitenblok” is een term die wordt gebruikt in het p-model en omvat een omlijnt gedeelte op het tabblad “activiteiten” waarin een activiteit met de benodigde functies en formatie worden begroot.

53

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 formatie er kan worden begroot. Indien er nee wordt geselecteerd wordt dit onderdeel van het activiteitenblok niet aangemaakt. Er wordt gevraagd de sessie een naam te geven, de sessienaam wordt overgenomen als titel op het samenvattingblad. Geef de sessie daarom dezelfde naam als de begrotingseenheid die in deze sessie wordt begroot In ieder activiteitenblok dient ook de activiteit benoemd te worden, de naamkeuze is vrij voor de gebruiker. Vervolgens dient de“eenheid” geselecteerd te worden die wordt begroot. Dit gebeurt door eerst het niveau in de organisatorische inrichting te selecteren en vervolgens de eenheid. Dit kan op het niveau van domein tot op het niveau van kostenplaats. Dan dient het “type activiteit” geselecteerd te worden; “regulier of project” (zie begrotingshandleiding paragraaf 3.3). Ook dient er een kostenplaats geselecteerd te worden waarop het ‘budget’ terecht moet komen. Activiteiten moeten zijn gekoppeld aan een kostenplaats, anders is de inzet op personeel niet te monitoren en is niet bekend aan welke kostenplaats het budget moet worden toegekend. Het is mogelijk dat een kostenplaats meerdere activiteiten kent, het is niet mogelijk dat een activiteit op meerdere kostenplaatsen wordt begroot. Let op: indien een project activiteit wordt ingevuld, zorg er dan voor dat de naam van de activiteit overeenkomt met het projectnummer. Dit vereenvoudigt de vertaling naar het f-model. Door te beginnen met het invullen van deze keuzes is het model in staat te bepalen op welke eenheid wordt begroot en welke informatie het nodig heeft uit het aanstellingsoverzicht (de bron). Nadat de kostenplaats is geselecteerd biedt het model namelijk aan om de functies die op “dit moment1” worden ingezet op de kostenplaats op te halen uit de bron. Dit betekent dat de huidige functies die worden ingezet plus de hoeveelheid formatie vast worden ingevuld in het activiteitenblok. Vervolgens kan de gebruiker dit gaan muteren naar de benodigde formatie2 voor deze activiteit. Daarbij is het mogelijk om regels te verwijderen en toe te voegen. Ga daarvoor op een functie staan en klik op de “knop” die van toepassing is bovenaan het tabblad. Het is ook mogelijk de benodigde formatie zelf te selecteren. Eerst dient een functie geselecteerd te worden, vervolgens dient gekozen te worden voor “intern en extern”. Deze keuze is bepalend voor het prijsniveau van de functie. Zodra deze keuzes gemaakt zijn berekent het model automatisch, indien mogelijk, de GPL van de functie op basis van de gekozen begrotingseenheid. Dit betekent dat, wanneer in de gekozen eenheid sprake is van medewerkers met een garantieschaal, dit mee wordt genomen in de GPL. Het is niet altijd mogelijk de GPL te berekenen op basis van de gekozen aanstellingseenheid omdat de functie nog niet wordt toegepast. Dan zoekt het model automatisch de HvA brede GPL bij de functie op. Indien de gekozen functie nog helemaal niet wordt toegepast binnen de HvA wordt uit de betreffende schaal tussen het minimum en het maximum een bedrag geselecteerd (tweederde van de schaal). Vervolgens kan de benodigde formatie ingevuld worden over meerdere jaren. Het model berekent automatisch de loonkosten. Het is mogelijk om een extra regel in het blok toe te voegen, zie knop “extra regel” bovenaan de pagina.

1

Verwijzing naar het aanstellingsoverzicht dat is ingelezen in het model. Onder benodigde formatie wordt verstaan de formatie die nodig is om de activiteit te kunnen uitvoeren inclusief vervanging vanwege scholing, verlof en ziekte (zie paragraaf 3.8.3)

2

54

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Uitleen Naast de formatie die nodig is om de activiteiten uit te voeren is er ook de mogelijkheid om medewerkers die op een eenheid zijn aangesteld maar worden uitgeleend op functieniveau aan te geven. Hiervoor dient bij de keuze van kostenplaats geheel onderaan de optie “uitleen” gekozen te worden. Het invullen van het activiteitenblok werkt op dezelfde manier, de formatie en de loonkosten zullen echter niet worden meegenomen in de financiële begroting. Het uitgangspunt hierbij is dat deze medewerkers elders in de organisatie zullen worden ingezet en dus begroot. Deze optie dient daarom alleen als risico aanduiding (immers; indien de medewerker niet wordt uitgeleend komen de kosten ten laste van de eigen kostenplaats). Indien het activiteitenblok volledig is ingevuld kan met een nieuw activiteitenblok worden begonnen. Daarvoor is de knop “extra blok” aangemaakt. Het doorlopen van de bovengenoemde keuzes herhaalt zich weer. Het kan zijn dat een activiteitenblok gewijzigd of verwijderd dient te worden, dit is slechts beperkt mogelijk vanwege de complexiteit van het model. Het is mogelijk om het laatst toegevoegde activiteitenblok in zijn geheel te verwijderen. Bij de eerder toegevoegde activiteitenblokken ligt dit anders. Het model legt bepaalde keuzes op een gegeven moment vast zodat dit minder beslag legt op het werkgeheugen en om de omvang van het bestand beperkt te houden. Indien een eerder ingevuld activiteitenblok niet meer van toepassing is kan er worden gekozen om de functies, de keuze intern/extern en de formatie te wissen. Het blok blijft dan bestaan maar de inhoud telt niet meer mee in de begroting. Het is mogelijk een sessie, het invullen van activiteitenblokken, op te slaan. Dit kan door middel van de knop “opslaan/cancel”. De sessie is ieder moment weer opvraagbaar doormiddel van het keuzemenu “opvragen sessie”. Op deze manier kunnen in één bestand meerdere eenheden worden begroot en ten slotte worden geconsolideerd. Indien voor “cancel” wordt gekozen worden de laatste wijzigingen sinds de sessie was opgeslagen ongedaan gemaakt. Naast het opslaan van een sessie is het ook mogelijk om een sessie te totaliseren, knop “totaliseren”. Na het kiezen van deze functie komt men terecht op tabblad activiteiten totaal. Tabblad Activiteiten totaal: Op het tabblad activiteiten totaal wordt de totale functieopbouw opgeteld die in de activiteitenblokken zijn benoemd. Dit is een uitkomstenblad. Daarnaast wordt uit het aanstellingsoverzicht (bron) bij de gekozen begrotingseenheden de huidige aanstellingen en kostenverdeling opgehaald. Op deze manier is het mogelijk de vergelijking te maken met wat er nu aan formatie is aangesteld, wat er nu wordt ingezet en wat men begroot voor het komende jaar. Houdt er rekening mee dat de huidige externe inzet niet in de bron is opgenomen, dit vanwege de onvolledige registratie van externen. Tabblad overige personeelskosten: Dit is ook een invulblad, hier worden overige personeelskosten zoals vergoedingen en opleidingskosten begroot. Het model herkent automatisch, nadat er is getotaliseerd op het activiteiten tabblad, welke kostenplaatsen er zijn geselecteerd en maakt hier automatisch een invulblok voor aan. De gebruiker dient verder alleen de benodigde middelen in te vullen.

55

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Let op: nadat de overige personeelskosten zijn ingevuld moet, voordat verder gegaan kan worden met het begroten van activiteiten, de “sessie” worden opgeslagen. Anders gaan de gegevens die zijn ingevuld op tabblad overige personeelskosten verloren. Er bestaan geen richtlijnen en/of kaders met betrekking tot de meeste kostensoorten, het is van belang dat controller en P&O-er samen de realisatie van de verschillende kostensoorten bestuderen en hiervan uit de benodigde overige personeelskosten voor 2012 begroten. De overige personeelskosten kunnen alleen voor 2012 worden opgevoerd, deze bedragen worden gekopieerd naar de meerjarenraming. Aangezien het om een indicatie gaat is ervoor gekozen deze bedragen gelijk te houden. Voor meer informatie over de overige personeelskosten, zie paragraaf Personele Lasten in de begrotingshandleiding. Tabblad formatie t.b.v. rapporteren 2012 (nog niet operationeel): Op dit tabblad worden formatiegegevens per kostenplaats verzameld ten behoeve van het rapporteren in 2012. Vanaf het activiteitenblad wordt per kostenplaats de formatie voor het kalenderjaar 2012 opgehaald en wordt automatisch ingevuld in de maandkolommen. Deze formatiecijfers zullen gelden als het budget dat maandelijks beschikbaar is en wordt gemonitord. Er is de mogelijkheid om aan te geven dat in bepaalde maanden meer of minder formatie moet worden ingezet (seizoenspatroon). Indien een maandcijfer wordt aangepast dan passen de overige maandcijfers zich automatisch aan om het jaargemiddelde gelijk te houden. Zo kan stap voor stap het seizoenspatroon worden ingevuld. Het seizoenspatroon in de formatie vertaalt zich automatisch naar de loonkosten OP en OBP en externe loonkosten. Het gedeelte met de loonkosten zal uiteindelijk worden ingelezen in SAP, het gedeelte met de formatie zal worden gebruikt om de BW rapportage Formatie en Loonkosten te voeden. Tabblad Samenvatting: Dit tabblad is bijna helemaal een uitkomstenblad. Naast het totaal van de begrote formatie en middelen is hier ook een kostenplaats specificatie en activiteiten specificatie te vinden. Daarnaast is het op dit tabblad mogelijk om inkomsten te begroten vanwege het detacheren van een interne medewerker. Deze inkomsten hebben geen invloed op de uitkomsten van de personeelsbegroting maar moeten in de financiële begroting opgevoerd worden. Tabblad Functie info: Op dit tabblad is de functiematrix van de HvA terug te vinden met tevens links naar de functieprofielen op het intranet. Tabblad Organisatorische Eenheden: Op dit tabblad is de organisatorische inrichting terug te vinden, deze structuur is bepalend voor de werking van het model. Tabblad Bron: Op dit tabblad is het aanstellingsoverzicht terug te vinden wat is verrijkt met een aantal kolommen om de GPL berekening mogelijk te maken. 56

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 5.3.3.4 Consolideren en exporteren Nadat een domein, staf of dienst haar activiteiten heeft ingevuld voor de verschillende eenheden is er de mogelijkheid dit te consolideren. Zoals gezegd kan bij het openen van het basis bestand op BSCW gekozen worden voor of een begroting opstellen of voor het consolideren van verschillende opgestelde begrotingen. Indien voor de tweede mogelijkheid wordt gekozen is het mogelijk om verschillende bestanden één voor één in te lezen en te laten optellen tot een begroting op domeinniveau. Het kan ook zijn dat verschillende opleidingen worden geconsolideerd tot clusterniveau. Naast het consolideren van verschillende bestanden is het ook mogelijk deze consolidatie en te exporteren. Dit betekent dat de inhoud van de tabbladen die zijn ingevuld wordt geëxporteerd naar een ander Excel bestand zonder de macro. Dit export bestand is op deze manier in te lezen in de financiële begroting en kan daar de benodigde informatie leveren. Het is ook mogelijk de bestanden te exporteren waarin de begroting is opgesteld. Let op: het wijzigen van de ingevulde gegevens kan niet in een consolidatie en/of een exportbestand worden opgeslagen. Indien er wijzigingen optreden, doe dit dan altijd in het betreffende bestand waar het is ingevuld.

5.3.3.5 Toelichting berekeningen GPL berekening Uitgangspunten GPL: Effect Periodiek De berekening van de GPL gaat uit van het aanstellingsoverzicht en de loontabel. Er is sprake van een wijziging t.o.v. het oude p-model, voorheen werd per medewerker aangegeven of diegene een periodiek zou ontvangen of niet. Aangezien er nu op functieniveau zal worden begroot kan dit niet meer. Daar is het volgende op gevonden: • Aanstellingsoverzicht van mei 2011 wordt “opgewaardeerd” naar niveau augustus 2011. Dit betekent dat bij iedere medewerker die niet op het maximum van de schaal zit een volgende periodiek wordt begroot. • In de loontabel is het effect van de periodiek van augustus 2012 berekend. • In de meerjarenraming (2013, 2014 en 2015) van de loonkosten wordt ook rekening gehouden met het effect van de periodiek en is een opslag van 0,4% toegepast. Aangezien er bij de inkomsten ook geen rekening wordt gehouden met een inflatiecorrectie wordt er bij de loonkosten ook geen rekening mee gehouden. Een uitgebreide toelichting op de loontabel staat in paragraaf 3.8.1. Interne GPL: De GPL berekening vindt automatisch plaats aan de achterkant van het model. De berekening baseert zich op het aanstellingsoverzicht, de loontabel en de functiematrix. Per regel in het aanstellingsoverzicht worden de loonkosten berekend op basis van de loontabel.

57

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 De selectie in het activiteitenblok bepaalt welke regels uit het aanstellingsoverzicht worden gebruikt om de GPL te berekenen. Hierbij zijn de keuzes functie, intern/extern en begrotingseenheid bepalend. De berekening ziet er in beginsel als volgt uit: Functie

medewerker 1: kpl fte * loonkosten = bedrag medewerker 2: kpl fte * loonkosten = bedrag Etc. --------------------------------------------------------------------------------Som bedrag ---------------= GPL Som kpl fte

Voorbeeld (fictieve waarden): Functie beleidsmedewerker 2 beleidsmedewerker 2 beleidsmedewerker 2 beleidsmedewerker 2 beleidsmedewerker 2 beleidsmedewerker 2

Schaal Trede KPL fte Aard DVB 12 10 0,9 OBP Vast 12 10 0,4 OBP Vast 12 10 1 OBP Vast 12 10 0,9 OBP Vast 12 7 0,8 OBP Vast 12 6 0,8 OBP Vast

som bedrag som KPL fte GPL

Loonkosten € 86.400,00 € 86.400,00 € 86.400,00 € 86.400,00 € 81.100,00 € 79.300,00

Bedrag € 77.760,00 € 34.560,00 € 86.400,00 € 77.760,00 € 64.880,00 € 63.440,00 € 404.800,00 4,80 € 84.333,33

Externe GPL: De GPL berekening voor externe functies maakt gebruik van de interne GPL en verhoogt dit met 25% (factor 1,25). Deze verhoging omvat BTW en reiskosten. Deze factor is variabel voor de gebruiker en kan worden aangepast in ieder activiteitenblok. Let op: wanneer de factor wordt aangepast dient dit te worden verantwoord in de toelichting op de begroting.

5.3.4 Aanstelling en Inzet Het p-model maakt het mogelijk om de begrote formatie te vergelijken met de huidige aanstellingen van een organisatorische eenheid en de inzet op een kostenplaats. Omdat er wordt uitgegaan van activiteiten, wordt de benodigde inzet op activiteiten begroot. Er kan een verschil ontstaan tussen deze begrote inzet op activiteiten en de aanstellingen van de begrotingseenheid betekent dat niet iedereen kan worden ingezet op de activiteiten en zal worden uitgeleend, dat iemand van functies is gewijzigd of dat deze aanstelling zal komen te vervallen. 58


5.4

Exploitatiebegroting

5.4.1 Algemeen Zoals reeds eerder aangegeven vormen Onderwijsbegroting en de begrotingen voor de Stafafdelingen, Centrale Diensten en het budget financiële posten tezamen de HvA-begroting. De Domeinbegrotingen vormen samen de deelbegroting Onderwijs en de Domeinbegroting omvat de opleidingsbegrotingen, de begroting voor specifieke organisatieonderdelen (onderzoek, stafdiensten, expertisecentrum) en deelbegrotingen voor projecten. De organisatorische indeling van de HvA is zodanig dat deze onderdelen financieel met elkaar verweven zijn. Dit komt in het bijzonder tot uitdrukking in de gehanteerde systematiek van toerekening van de kosten van IT&V naar de diverse eenheden. In verband hiermee is het gewenst om uitsluitend gebruik te maken van de door P&F aangeleverde formats voor de invulling van de begroting. Door gebruik te maken van deze formats, kan het vervolgproces ten aanzien van beoordeling en afstemming efficiënt verlopen. Voor de opstelling van de exploitatiebegroting is daarom een format beschikbaar gesteld. Omdat het financiële zwaartepunt binnen de begroting van de HvA ligt op het onderwijs en het onderzoek is de Domeinbegroting als uitgangspunt genomen. Hierin vormen de studentenaantallen de grondslag van de begroting. Op basis van de studentenaantallen die worden geraamd met het studentenprognosemodel worden per opleiding de Rijksbijdrage, de collegegeldinkomsten, de personele lasten en de overige lasten per opleiding begroot. Deze onderdelen zijn specifiek benoemd in het begrotingsformat. Verzocht wordt om de begroting op te stellen op basis van de kleinste eenheid, ofwel, de opleiding c.q. afdeling. Binnen de begrotingcyclus komt dit tot uitdrukking via de kostenplaats. In het begrotingsformat is hiermee rekening gehouden. De bestaande/gewenste kostenplaatsstructuur vormt de startpositie van de begroting Vervolgens is het begrotingsformat is opgebouwd uit de volgende onderdelen: • De gerealiseerde/geprognosticeerde studentenaantallen volgens het studentprognosemodel. • Een raming voor eventuele februari instroom • Collegegeldopbrengsten • Rijksbijdragen • Input vanuit de personeelsbegroting: o Samenvatting personeelsbegroting o Overige personeelskosten o Formatie tbv rapportage • IT&V • Dekking Staven en Diensten • Dekking Risico • Overige bijdragen t.b.v. centrale voorzieningen 59


• • • •

• •

Investeringsbegroting Exploitatiebegroting regulier Meerjarenraming exploitatie regulier Projectbegrotingen, onderverdeeld naar: o Exploitatieprojecten o Subsidieprojecten Geconsolideerde begroting Totaaloverzicht begroting en meerjarenraming

Omdat de opleidingen als uitgangspunt zijn genomen voor de opstelling van de begroting is het format zeer zeker ook van toepassing voor de niet onderwijseenheden, zoals IT&V en de staven en diensten. In onderstaande paragrafen wordt kort toegelicht hoe het begrotingsformat moet worden ingevuld.

5.4.2 Kostenplaatsen Zoals aangegeven wordt de begroting opgesteld op basis van de kleinste eenheid, ofwel, de opleiding cq afdeling. Dit geschiedt op kostenplaatsniveau. Verzocht wordt bestaande/gewenste kostenplaatsstructuur op het eerste tabblad te vermelden. Op basis van deze kostenplaatsstructuur zullen de budgetten in SAP worden ingevoerd. Let op: Een latere aanpassing of toevoeging van kostenplaatsen is van invloed op de afzonderlijke onderdelen van de begroting.

5.4.3 De gerealiseerde/geprognosticeerde studentenaantallen. Op basis van de geraamde studentenaantallen worden de Rijksbijdrage, de collegegeldinkomsten, de personele lasten en de overige lasten per opleiding begroot. De raming hiervan vindt plaats in het studentprognosemodel. Vanuit dit model dient per opleiding, onderscheidenlijk naar voltijd, deeltijd en duaal, in het begrotingsformat te worden opgenomen: • • • • •

Inschrijvingen per peildatum 30/09/2010 t/m 30/09/2016 Bekostigde studenten per peildatum 30/09/2010 t/m 30/09/2016 Bekostigde inschrijvingen per peildatum 30/09/2010 t/m 30/09/2016 Diploma’s gedurende peilperiode 2009/2010 t/m 2015/2016 Bekostigde diploma’s peilperiode 2009/2010 t/m 2015/2016

In verband met de afwijkende collegegeldtarieven voor de onbekostigde studenten, dient in het format nog een afzonderlijke onderverdeling te worden gemaakt van de onbekostigde studenten naar: • • •

Onbekostigde studenten waarvoor geen overgangsregeling geldt; Niet-EER studenten gestart op/voor 30/09/2010; Niet-EER studenten gestart op/voor 1 oktober 2007; 60


•

Stapelaars/2e studie.

5.4.4 Raming februari instroom Voor een aantal opleidingen bestaat de mogelijkheid om in februari in te stromen. In het begrotingsmodel is hiermee rekening gehouden. In het begrotingsmodel is bij de februari-instroom rekening gehouden met de afwijkende collegegeldtarieven voor bekostigde en onbekostigde studenten. Ook voor de februari-instroom geldt dat deze per opleiding, onderscheidenlijk naar voltijd, deeltijd en duaal, in het begrotingsformat dient te worden opgenomen.

5.4.5 Collegegeldopbrengsten Zodra de studentaantallen zijn ingevuld vindt de berekening van de collegegeldopbrengsten per opleiding plaats. In tegenstelling tot voorgaande jaren vindt afzonderlijke raming van restituties niet meer plaats. Voor de berekening van de wettelijke collegegeldopbrengsten is het van belang om rekening te houden dat er gedurende de collegejaren 3 populaties zijn: 1. de gewoon zittende student; 2. de vertrokken student na peildatum; 3. de tussentijds ingestroomde student (februari instroom). De studenten die het wettelijk collegegeld moeten betalen zijn slechts collegegeld verschuldigd over de periode dat ze zijn ingeschreven ( de maanden juli en augustus uitgezonderd). Dus een student die staat ingeschreven tot 1 februari is slechts 5/10-deel van het wettelijke tarief verschuldigd. Deze regel gaat niet op voor studenten die het instellingscollegegeld verschuldigd zijn. Bij tussentijds vertrek zijn zij collegegeld verschuldigd over het gehele collegejaar. Om dit risico te voorzien is in het begrotingsmodel de mogelijkheid aangebracht voor het opnemen van een procentuele correctie op de collegegeldopbrengsten. Tenslotte dienen de per opleiding berekende collegegeldopbrengsten te worden toebedeeld naar de gekozen kostenplaatsstructuur. Onderaan op het tabblad “opbrengst collegegelden” is deze voorziening aangebracht. Het totaal van de toebedeelde collegegeldopbrengsten moet aansluiten met het totaal van de collegegeldopbrengsten per opleiding. Door afzonderlijke opgave van de collegegeldopbrengsten over de studiejaren 2011/2012, 2012/13 en februari-instroom 2012 wordt in het begrotingsmodel de mogelijkheid aangegeven voor het verwerken van een seizoenspatroon in de opbrengst collegegelden.

61


5.4.6 Rijksbijdragen De opbouw van de berekende rijksbijdragen in het begrotingsmodel is in overeenstemming met de systematiek van het interne allocatiemodel. Ofwel per opleiding. Grondslag voor de berekening van de rijksbijdrage vormen de bekostigde inschrijvingen en de bekostigde diploma’s, zoals opgenomen in het studentprognosemodel en vervolgens ook op het tabblad “studentenaantallen” in het begrotingsformat. Dit betekent dat de berekening van de Rijksbijdragen, na opgaven van het bekostigingsprofiel “hoog” of “laag” automatisch wordt berekend, met uitzondering van de specifieke toekenningen in het kader van: • • •

Pabo-up Archiefschool Lectoraat lerarenopleidingen

Verzocht wordt om deze toekenningen in overeenstemming met het interne allocatiemodel in het begrotingsformat bij de berekende Rijksbijdragen toe te voegen. Vervolgens dient de totale berekende rijksbijdrage te worden aangesloten met het totaal volgens het interne allocatiemodel. In navolging van de collegegeldopbrengsten dienen afsluitend de per opleiding berekende Rijksbijdragen te worden toebedeeld naar de gekozen kostenplaatsstructuur. Onderaan op het tabblad “Rijksbijdragen” is deze voorziening aangebracht. Het totaal van de toebedeelde Rijksbijdragen moet aansluiten met het totaal van de Rijksbijdragen per opleiding.

5.4.7 Verwerking personeelsbegroting in exploitatiebegroting Zoals in paragraaf 3.8 is vermeld is voor het begroten van de personeelskosten een format personeelsbegroting beschikbaar. Deze begroting vormt de grondslag van de begrote personeelskosten, zoals opgenomen in de exploitatiebegroting. Het is noodzakelijk dat gebruik wordt gemaakt van de beschikbaar gestelde formats. Dit geldt in het bijzonder voor de personeelsbegroting. De ervaring leert dat begrotingswijzigingen in de personele sfeer eerst in de financiële begroting worden verwerkt. Vervolgens worden de consequenties hiervan, veelal na afloop van het begrotingsproces, verwerkt in de personeelsbegroting. Om dit te voorkomen wordt verzocht dat de exploitatie begroting en personeelsbegroting altijd gezamenlijk worden ingeleverd en dat de aansluiting tussen beide instrumenten aanwezig is. In de bewaking van de voortgang van de planning cyclus vormt dit een belangrijk onderdeel waarover zal worden gerapporteerd. In de exploitatiebegroting dienen de uitkomsten van 3 tabbladen vanuit de personeelsbegroting te worden in gekopieerd. Het betreft de tabbladen: o o o

Samenvatting Overige personeelskosten Formatie tbv rapporteren 2012 62

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 De personeelsbegroting wordt opgesteld op kostenplaatsniveau. Daarnaast is in het begrotingsmodel de toerekening van formatie aan projecten verwerkt. Vanuit het in kopiëren van het tabblad “samenvattingen” uit de personeelsbegroting dienen de uitkomsten van de personeelsbegroting als volgt in de exploitatiebegroting te worden verwerkt: •

De uitkomsten van het tabblad “samenvattingen” moeten worden gekoppeld met de tabbladen: o o

•

Exploitatie regulier 2012 v.w.b. de bruto kostenplaatsformatie Exploitatieprojecten 2012 cq subsidieprojecten 2012 v.w.b. de toerekening van de projectformatie vanuit de kostenplaatsen.

Uitgangspunt is dat de systematiek van het begroten van de personeelskosten de gehanteerde systematiek bij de realisatie moet volgen. Dit betekent dat de totale bruto formatie (zie rood omcirkeld) op de kostenplaats wordt begroot en wel op de rekeningen: o o

400100 Loonkosten OP 400200 Loonkosten OBP

Specificatie Kostenplaatsen

Kostenplaats 1

•

Regulier FTE € 0,0 € 0,0 € 0,0 € 0,0 € -

Totaal loonkosten OP loonkosten OBP externe loonkosten bruto toelagen / gratificaties opleidingskosten indirecte personeelskosten

Totaal FTE € € € € € € €

€ -

Vervolgens wordt de projectmatige formatie (zie rood omcirkeld) op de desbetreffende kostenplaats d.m.v. een creditering hierop in mindering en wel via de rekening: o

409999 Loonkosten Projecten

Specificatie Kostenplaatsen

Kostenplaats 1

•

Begroting 2012 Projecten FTE € € € € € -

Regulier FTE € 0,0 € 0,0 € 0,0 € 0,0 € -



Totaal FTE € € € € € € €

€ -

Tenslotte dient de toerekening van de projectformatie (zie rood omcirkeld) op de desbetreffende projectnummers in de projectbegroting tot uitdrukking worden gebracht via dezelfde rekening: o

409999 Loonkosten Projecten

63

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Specificatie Activiteiten + Uitleen

Activiteit 1

Totaal loonkosten OP loonkosten OBP externe loonkosten

Regulier FTE € € € € € -

Kostenplaats …


Totaal FTE € € € €

€ -

Per saldo (= bruto -/- doorberekende projectformatie) betekent dit dat op de desbetreffende kostenplaats de reguliere formatie komt te staan en dat de opsplitsing van de loonkosten in lijn is met de gehanteerde systematiek zoals bij de realisatie. Zoals aangegeven vormt de personeelsbegroting de grondslag voor de begrote personeelskosten, Ofwel de input van de externe loonkosten, toelagen & vergoedingen, opleidingskosten en indirecte personeelskosten komt vanuit de personeelsbegroting. Externe loonkosten De onder regulier begrote externe loonkosten in de personeelsbegroting (zie rood omcirkeld) moeten worden gekoppeld externe loonkosten op desbetreffende kostenplaats op tabblad “Exploitatie regulier 2012” in de exploitatiebegroting. Specificatie Kostenplaatsen

Kostenplaats 1

Regulier FTE € 0,0 € 0,0 € 0,0 € 0,0 € -



Totaal FTE € € € € € € €

€ -

In de personeelsbegroting is geen rekening gehouden met een categorale opsplitsing van de externe loonkosten naar de kostensoorten: 415000 IB47 Overig 415005 Vacatiegelden 415006 Onkostenvergoedingen IB-47 betalingen 415010 Detachering 415500 Werkzaamheden door derden 416000 Uitzendbureaus 417000 Interim management Verzocht wordt om met deze onderverdeling rekening te houden.

64

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Toelagen & vergoedingen/ opleidingskosten en indirecte personeelskosten Op het in te kopiëren tabblad overige personeelskosten wordt op kostenplaatsniveau begroot (zie onderstaand)

Vaste toelagen

Kostensoorten bedrag per maand 400300 € -

Variabele vergoedingen

400300

Toelagen en gratificaties

in % van de loonkosten OP + OBP in de vorm van een vast bedrag totaal

% van de loonkosten 0,00% 0,00% 0,00%

Totaal

KOSTENPLAATS per mnd

€

Kostenplaats

factor

-

€

Bedrag -

% van de loonkosten € € €

-

€

-

0,00% 0,00%

€

-

-

% van de loonkosten 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

€

-

€

-

€

-

Indirecte personeelskosten Omschrijving Kosten werving- en selectie Kosten ARBO ziekteverzuimbegeleiding Outplacement- & reïntegratiekosten Kosten werkloosheidsuitkeringen Afkoopsommen Kinderopvang Overige personeelskosten totaal

405000 406000 407000 407640 403000 408100 409000

% van de loonkosten 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

€ € € € € € € €

Deskundigheidsbevordering % van de loonkosten 0,00% 0,00%

out-of-pocket kosten in % van de loonkosten OP + OBP in de vorm van een vast bedrag 409500

0,00%

% van de loonkosten € € € €

-

0,00% 0,00%

De voor een bepaalde kostenplaats begrote overige personeelskosten kunnen rechtstreeks worden gekoppeld met de tabbladen Exploitatie regulier 2012 v.w.b. de kostenplaatsen en de tabbladen Exploitatieprojecten 2012 c.q. subsidieprojecten 2012 v.w.b. de projectkosten Kosten werkloosheidsuitkeringen Zoals in paragraaf 3.8.5 staat beschreven is de Hogeschool eigen risicodrager voor de werkloosheidsuitkeringen voor de duur dat recht bestaat op een werkloosheidsuitkering. Voor het bepalen van de te begrote werkloosheidskosten voor rekening van de werkgever wordt geadviseerd om deze te baseren op 70% van de gemiddelde personeelslast (GPL) van de betrokken werknemer. Naast het tijdstip waarop recht op de uitkering is ontstaan dient ook rekening te worden gehouden met de kans op terugtreding in het arbeidsproces. Voor de bepaling van het werkloosheidsbestand dient naast de mogelijke instroom per 1 januari 2012 ook rekening te worden gehouden met het huidige werkloosheidsbestand.

65

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Geadviseerd wordt de werkloosheidsuitkeringen als volgt te begroten: Schaal/ trede

FTE

GPL

ingangs- einddatum max aantal aantal mnd 70% datum 1) 2) mnd werkloos werkloos 3)

Bedrag

Huidig ww-bestand per 01-06-2011 Medewerker 1 Medewerker 2

70% 01-01-12 70% 01-01-12

0 0

€ € €

-

ww-bestand na 01-06-2011 Medewerker 3 Medewerker 4

70% 01-01-12 70% 01-01-12

0 0

€ € €

-

ww-bestand na 01-01-2012 Medewerker 5 Medewerker 6

70% 70%

0 0

€ € €

-

€

-

31-12-12 31-12-12

TOTAAL

ad 1) alleen in te vullen voor medewerkers uit dienst na 01-01-2012 ad 2) alleen in te vullen voor medewerkers uit dienst voor 01-01-2012 met einddatum ww (maximaal 38 maanden) ad 3) inschatting feitelijk aantal maanden werkloos in 2012

5.4.8 IT&V Met ingang van boekjaar 2011 belasten IT&V en ITS hun kosten door aan de Domeinen en staven en diensten op basis van de Activity Based Costing systematiek. Voor de doorberekening van lasten van IT&V en ITS is in het begrotingsformat op een afzonderlijk tabblad het model van de Dienstennota opgenomen. Na afstemming over de geoffreerde hoeveelheden en vaststelling van de tarieven zal IT&V en ITS met een definitieve Dienstennota komen. Verzocht wordt om, na akkoord, de door te berekenen hoeveelheden en tarieven in het begrotingsformat op te nemen. Vervolgens vindt doorberekening naar de toegewezen kostensoorten automatisch plaats. Afsluitend moeten de berekende IT&V en ITS-lasten worden toebedeeld naar de gekozen kostenplaatsstructuur. Onderaan op het tabblad “IT&V” is deze voorziening aangebracht. Het totaal van de naar kostenplaats toebedeelde IT&V en ITS-lasten moet aansluiten met het totaal van de IT&V en ITS-lasten per kostensoort.

66


5.4.9 Dekking Staven en Diensten Na vaststelling van de definitieve procentuele dekkingsbijdrage en opname hiervan in het begrotingsformat vindt de toebedeling van de dekkingsbijdrage Staven en Diensten naar de desbetreffende kostenplaatsen automatisch plaats.

5.4.10 Dekking Risico’s In het begrotingsformat vindt de toebedeling van de dekkingsbijdrage Risico’s naar de desbetreffende kostenplaatsen automatisch plaats.

5.4.11 Overige bijdragen t.b.v. centrale voorzieningen Naast de doorberekening van de IT&V en ITS-lasten is in het begrotingsformat rekening gehouden met een aantal centrale voorzieningen waarvan de financiering geschiedt door middel van doorbelastingen, namelijk: 1. Verrekening PC's en Laptop's In de begrotingsformat wordt een inschatting opgenomen van het aantal desktops en laptops die het komende kalenderjaar zullen worden doorberekend tegen een vooraf vastgesteld tarief. 2. Verrekening Minoren In het begrotingsformat wordt een inschatting opgenomen van de lasten en baten van zowel de interne als externe minoren. 3. Verrekening Kosten Studenten Service Centra. Hieronder wordt opgenomen, indien van toepassing, de bijdrage aan de gemeenschappelijke kosten voor de Studenten Service Centra. Voor de hoogte hiervan vindt afstemming plaats met Domein Economie en Management, de penvoerder van het SSC-Leeuwenburg. 4. Verrekening Volg + Hieronder wordt opgenomen, indien van toepassing, de bijdrage aan de gemeenschappelijke kosten voor Volg +. Voor de hoogte hiervan vindt afstemming plaats met Domein Techniek, de penvoerder van Volg+. 5. Verrekening Studentenvoorzieningen ( studentensport, -psychologen, -artsen en CREA) Na vaststelling van het tarief en opname hiervan in het begrotingsformat wordt op basis van het aantal ingeschreven studenten peildatum 30 september 2010 een inschatting gemaakt van de bijdrage hiervoor. Budgetverantwoordelijke voor de kosten van Studentvoorzieningen is de dienst Studentzaken. Deze dient het totaal van de begrote bijdragen in haar begroting op te nemen.

67

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 6. Verrekening Tevredenheidsonderzoeken (STM, ATM & WTM , ETM) Na vaststelling van het tarief en opname hiervan in het begrotingsformat wordt op basis van het aantal ingeschreven studenten peildatum 30 september 2010 een inschatting gemaakt van de bijdrage hiervoor. Budgetverantwoordelijke voor de kosten van de tevredenheidsonderzoeken is de afdeling O2. Deze dient het totaal van de begrote bijdragen in haar begroting op te nemen. 7. Verrekening Marketing & Communicatie (open dagen / evenementen / drukwerk brochures) De kosten voor Marketing & Communicatie betreffen de kosten voor o.a. de HvA-brede open dagen, voorlichtingsmiddelen, fotografie, de HvA-website, evenementen en media rond deze evenementen, jaarverslag, relatiegeschenken. Deze kosten worden separaat in rekening gebracht bij de Domeinen. Na vaststelling van het tarief en opname hiervan in het begrotingsformat wordt op basis van het aantal instromers peildatum 30 september 2010 een inschatting gemaakt van de bijdrage hiervoor. Met de afdeling M&C vindt HvA-brede afstemming plaats over de in de Domeinen opgenomen bijdrage hiervoor. 8. Verrekening Overige Exploitatiekosten. Het begroten van “overige exploitatiekosten” kan alleen plaatsvinden als met toe- of afleverende partij overeenstemming is. Afsluitend moeten de berekende kosten voor de overige voorzieningen worden toebedeeld naar de gekozen kostenplaatsstructuur. Onderaan op het tabblad “Overige interne doorbelastingen” is deze voorziening aangebracht. Het totaal van de naar kostenplaats toebedeelde lasten moet aansluiten met het totaal van de berekening per kostensoort.

5.4.12 Investeringsbegroting Binnen de begroting vormt de investeringsbegroting een onderdeel. In het begrotingsformat is voor elke activaklasse een format voor een investeringsbegroting aangemaakt, te weten: 1. 2. 3. 4. 5.

Gebouwen Verbouwingen Terreinen Inventaris ICT apparatuur

De werkwijze van invulling van deze formats is voor elke activaklasse gelijk: •

•

•

Eerst dient vanuit SAP voor de desbetreffende activaklasse een simulatie te worden gedraaid van de afschrijvingen over de kalenderjaren 2010 t/m 2016 van de aanwezige activa per peildatum 31-12-2010. Vervolgens dient voor de afzonderlijke kalenderjaren 2011 t/m 2016 een inschatting te worden gemaakt van de investeringen die in desbetreffende activaklasse naar verwachting zullen worden gemaakt. Per investering dient te worden vermeld de omschrijving van de nieuwe investering, de aanschafwaarde, de afschrijftermijn en een inschatting van de maand van investering.

Vervolgens vindt de berekening van de afschrijvingslasten en de calculatie van de interne rekenrente automatisch plaats. 68

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 De uitkomsten van de afschrijvingslasten en interne rente van de 5 activaklassen zijn vervolgens samengevat op één tabblad “afschrijvingen en interne rente” Afsluitend moeten de berekende afschrijvings- en interne rentelasten worden toebedeeld naar de gekozen kostenplaatsstructuur. Onderaan op het tabblad “afschrijvingen en interne rente” is deze voorziening aangebracht. Het totaal van de naar kostenplaats toebedeelde lasten moet aansluiten met het totaal van de berekening per kostensoort.

5.4.13 Exploitatiebegroting regulier Niet voor elke kostensoort is in het begrotingsformat een afzonderlijke voorziening voor begroten opgenomen. Dit betreft onder andere de externe baten, exploitatiekosten, huisvestingskosten, interne verrekening loonkosten en de financiële baten en lasten. De hiermee gemoeide bedragen kunnen afzonderlijk in het tabblad “exploitatiebegroting regulier” worden opgenomen. Deze begroting is op kostenplaatsniveau. De bij aanvang gekozen kostenplaatsstructuur komt hier tot uitdrukking. Let op: externe baten dienen zonder vermelding van het “-“ teken te worden opgenomen.

5.4.14 Meerjarenraming exploitatie regulier Voor de meerjarenraming is een separaat tabblad opgenomen. De meerjarenraming wordt opgesteld op het niveau van de afzonderlijke eenheid (=domein, staf, dienst of IT&V en ITS). De meerjarenraming wordt opgesteld op het prijsniveau 2012, ofwel met prijsstijgingen wordt geen rekening gehouden. De meerjarenraming wordt op regulier niveau opgesteld. Met de budgetneutrale effecten van projecten wordt geen rekening gehouden.

5.4.15 Projectbegrotingen In het begrotingsformat is voor zowel de exploitatieprojecten als de subsidieprojecten een voorziening opgenomen. De systematiek van begroten is in lijn met de (afreken)systematiek zoals bij de realisatie. Omdat de afrekensystematiek tussen exploitatieprojecten en subsidieprojecten van elkaar afwijken zijn er 2 afzonderlijke tabbladen gemaakt. Exploitatieprojecten De exploitatieprojecten dienen per deelproject te worden begroot. Dit kunnen zowel bestaande als nieuwe projectnummers zijn. Voor nieuwe nog nader te bepalen nummers kan men een zogenaamde Dummy creëren. Let op: alleen die projecten kunnen binnen de projectbegroting worden opgenomen als er wordt voldaan aan de in paragraaf 3.3.1. gestelde voorwaarden voor een exploitatieproject. Voor het begroten van exploitatieprojecten zijn een beperkt aantal kostensoorten/-categorieën beschikbaar. 69

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 De afrekening van het resultaat van exploitatieprojecten naar de Reguliere Exploitatie geschiedt via rekening “699999 Afrekening projecten”. Deze techniek is in het begrotingsformat verwerkt. Na opname van alle exploitatieprojecten dient binnen de Reguliere Exploitatiebegroting afstemming plaats te vinden door vermelding van het onder “699999 Afrekening projecten” begrote bedrag op een specifieke kostenplaats. Binnen de Reguliere begroting komen deze als “Eigen Bijdrage Projecten” tot uitdrukking. Subsidieprojecten De subsidieprojecten dienen per deelproject te worden begroot. Dit kunnen zowel bestaande als nieuwe projectnummers zijn. Voor nieuwe nog nader te bepalen nummers kan men een zogenaamde Dummy creëren. Let op: alleen die projecten kunnen binnen de projectbegroting worden opgenomen als er wordt voldaan aan de in paragraaf 3.3.2. gestelde voorwaarden voor een subsidieproject. Boekingsgang subsidieprojecten: Er bestaan 2 soorten subsidieprojecten: 1. Projecten die 100% door de subsidieverstrekker worden gefinancierd. 2. Projecten waarbij de subsidieverstrekker een "eigen bijdrage" verlangt van de subsidieontvanger. In dit geval vormt de "eigen bijdrage" naast de ontvangen subsidie de dekking van het project. De boekingsgang op een subsidieproject is zodanig georganiseerd dat er nimmer een resultaat is. Een perioderesultaat van een project gaat als “Mutatie Onderhanden Werk” naar de balanspost Onderhanden Werk en wordt toegevoegd (bij positief) of onttrokken (bij negatief) aan/van het gecumuleerde resultaat t/m de vorige periode. Voorbeeld: Er wordt bij een externe instantie een projectaanvraag ingediend. Volgens de projectbegroting bedraagt de totale aanvraag € 800.000. De looptijd van het project is 01-09-2010 t/m 31-08-2012 (ofwel 24 maanden). De aanvraag wordt onder de constructie van cofinanciering tot een maximum van 75% gehonoreerd. Dit betekent dat de aanvrage 25%, ofwel € 200.000, uit eigen middelen moet bijdragen. De totale uit te keren subsidie van € 600.000 wordt in 2 gelijke termijnen betaalbaar gesteld. Bij aanvang van het project per 01-09-2010 € 300.000 en het jaar daarop per 01-09-2011 € 300.000. Na afloop van het project moet zowel inhoudelijk als financieel rekening en verantwoording worden afgelegd. Hierin dient duidelijke de eigen bijdrage tot uitdrukking te komen. Een bijgevoegde accountantsverklaring is vereist. In periode 09-2010 zijn er voor project X de volgende financiële mutaties: • Loonkosten € 50.000 • Exploitatiekosten € 10.000 • Ontvangen subsidie € 200.000 • Eigen bijdrage € 8.333 Boeking loonkosten: 409999 Loonkosten projecten a/ 409999 Loonkosten projecten

project X kostenplaats 123 70

€ 50.000 € 50.000


Boeking exploitatiekosten: 423900 Exploitatiekosten a/ 100000 Bank

project X

€ 10.000 € 10.000

Boeking ontvangst subsidie: 100000 Bank a/ 835000 Subsidies Derden

project X

Boeking eigen bijdrage: 499000 Eigen bijdr. subsproj. a/ 499000 Eigen bijdr. subsproj.

kostenplaats 123 project X

€ 200.000 € 200.000

€

8.333 €

8.333

Per einde van periode 09-2010 ziet de exploitatie en balans van project X voor afrekening naar “onderhanden werk” over periode 9 er als volgt uit:

409999 Loonkosten projecten 423900 Exploitatiekosten 499000 Eigen bijdr. subsproj. 835000 Subsidies Derden 850000 Mutatie Ondehanden Werk

310000 Onderhanden Werk Subsidieprojecten

€ € € € €

50.000 10.000 8.333200.000-

€

148.333-

€

-

Vervolgens geschiedt de afrekening naar onderhanden werk: 850000 Mutatie Onderhanden Werk project X a/ 310000 OHW Subsidieprojecten

€ 148.333 € 148.333

Na afrekening ziet de exploitatie en balans van project X tot en met periode 9 er als volgt uit:

409999 Loonkosten projecten 423900 Exploitatiekosten 499000 Eigen bijdr. subsproj. 835000 Subsidies Derden 850000 Mutatie Ondehanden Werk

€ € € € €

50.000 10.000 8.333200.000148.333

€

148.333-

310000 Onderhanden Werk Subsidieprojecten € 148.333Voor het begroten van subsidieprojecten zijn een beperkt aantal kostensoorten/-categorieën beschikbaar.

71

Begrotingshandleiding 2012 V3.0 Na opname van alle subsidieprojecten dient binnen de Reguliere Exploitatiebegroting afstemming plaats te vinden door vermelding van het onder “499000 Eigen bijdrage subsidieprojecten” begrote bedrag op een specifieke kostenplaats. Binnen de Reguliere begroting komen deze als “Eigen Bijdrage Projecten” tot uitdrukking.

5.4.16 Geconsolideerde begroting De geconsolideerde begroting bestaat uit een optelling van de drie deelbegrotingen (regulier, exploitatieprojecten en subsidieprojecten). Een belangrijk onderdeel van de consolidatie is de eliminatie c.q. afstemming van de eigen bijdrage projecten en de loonkosten projecten. Geconsolideerd vallen deze onderdelen tegen elkaar weg. In de consolidatie wordt melding gemaakt in het geval van een eliminatieverschil.

5.5

Beleidstoelichting begroting

In de evaluatie van het begrotingsproces 2011 zijn opmerkingen gemaakt ten aanzien van de kwaliteit en uniformiteit van de toelichtingen op de (deel)begroting(en). Na het zomerreces zal een addendum op de begrotingshandleiding komen waarin staat aangegeven aan welke vereisten de beleidstoelichting dient te voldoen.

5.6

Tarieven begroting 2012

In juni 2011 zijn de concept dienstennota 2012 door IT&V verspreid. De tarieven zijn gebaseerd op de begrotingen IT&V (inclusief Mediatheek) en ITS zoals die in april zijn aangeboden aan P&F. In het kader van de begroting 2012 worden deze begrotingen momenteel beoordeeld. Na het zomerreces zal een definitieve dienstennota worden opgesteld. Deze zal dan zijn gebaseerd op de aangepaste begrotingen IT&V(incl. Mediatheek) en ITS. De gebruikte aantallen zijn dan door de afnemer gecontroleerd en zo nodig aangepast .

5.7

Beoordelingsopzet begroting 2012

Zoals in paragraaf 2.3 staat beschreven zal, in tegenstelling tot voorgaande jaren, de ontvangen deelbegrotingen en jaarplannen worden beoordeeld door een zogenaamde beoordelingsgroep, die is opgebouwd uit de diverse geledingen van de organisatie. P&F fungeert hierin als trekker. De beoordeling geschiedt modelmatig op basis van vooraf duidelijk omschreven vuistregels (zie paragraaf 4.3). Na het zomerreces zal een addendum op de begrotingshandleiding komen waarin staat aangegeven hoe en op welke wijze de deelbegrotingen zullen worden beoordeeld.

72

Begrotingshandleiding. Ten behoeve van de begroting 2012

Recommend Documents