Zelfevaluatie van de organisatie

STUDIEDAG

Zelfevaluatie van de organisatie Een stappenplan voor een eigen zelfevaluatie ANTWERPEN

26 november 2010

Heidi Declercq Kwaliteitscoördinator OCMW De Pinte OCMW Deinze OCMW Lochristi OCMW Nazareth

2 - VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

1-12-2010

Voor wie?  Kleinschalige organisaties  Weinig ondersteuning vanuit staffuncties  Tijd niet rijp voor een uitgebreide zelfevaluatie of voor wie het graag eenvoudig wil houden …


1-12-2010

Wat?

Geen nieuw model, maar bouwstenen voor een eigen model


1-12-2010

Bouwstenen zelfevaluatie

 Ontwerp: inhoudelijke keuzes  Welke gegevens?  Referentiekader  Doelen en middelen

 Praktische keuzes  Met wie  Omvang (bereik)  Tijdspad

Geïllustreerd aan de hand van een praktijkvoorbeeld

(WZC Scheldevelde, OCMW De Pinte)


1-12-2010

Basis: definitie zelfevaluatie (kwaliteitsdecreet 2003) Art.5 §3. Een zelfevaluatie is een systematische evaluatie van de processen, structuren en resultaten van de voorziening en wordt door de voorziening zelf verwezenlijkt. De voorziening toont door middel van een zelfevaluatie aan hoe ze haar processen, structuren en resultaten bewaakt, beheerst en voortdurend verbetert. In deze zelfevaluatie toont de voorziening minimaal aan: 1° hoe ze op systematische wijze gegevens verzamelt en registreert over de kwaliteit van de zorg. 2° hoe ze de gegevens, bedoeld in 1° aanwendt om kwaliteitsdoelstellingen te formuleren 3° welk stappenplan met tijdspad ze opstelt om de doelstellingen, bedoeld in 2°, te bereiken; 4° hoe en met welke frequentie ze evalueert of de doelstellingen bereikt zijn 5° welke stappen ze onderneemt indien een doelstelling niet bereikt is.


1-12-2010

Zelfevaluatie: schematisch 1. Gegevens verzamelen 1° hoe ze op systematische wijze geg. verzamelt en registreert over de kwaliteit van de zorg.

2. Prioriteiten/actiepunten bepalen 2° hoe ze de gegevens, bedoeld in 1° aanwendt om kwaliteitsdoelstellingen te formuleren

3. Projectwerking per prioriteit 1. 2. 3. 4.

Plan 3° welk stappenplan met tijdspad ze opstelt om de doelstellingen, bedoeld in 2°, te bereiken Do Check 4° hoe en met welke frequentie ze evalueert of de doelstellingen bereikt zijn Act 5° welke stappen ze onderneemt indien een doelstelling niet bereikt is


1-12-2010

Zelfevaluatie: het fundament

Gegevens verzamelen en op basis hiervan prioriteiten bepalen


1-12-2010

DIALOOG


1-12-2010

Dialoog Gebaseerd op: ‘Het lemniscaatmodel en de lemniscaatmethode: een inleiding’. Francis Gastmans http://www.ckzlimburg.be/dlcpdfs/lemniscaatmethode_basis.pdf (1999), dat op zijn beurt gebruik maakt van het werk van A.H. Bos ‘Oordeelsvorming in groepen’ (1974)’


1-12-2010

Zelfevaluatie

Inhoudelijke keuzes 11 - VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

1-12-2010

1. Gegevens verzamelen 1. Een inventaris maken van de verschillende gegevensbronnen waar we als organisatie over beschikken 2. Nagaan of deze gegevens betrouwbaar en valide zijn Vb. WZC Scheldevelde: rapport tevredenheidsmeting, rapport ‘medicatie’ (fouten en bestelgegevens), indicator valincidentie, decubitus, verslagen interdisciplinair overleg, verslagen allerhande teamvergaderingen, enquête Securex (veiligheid), voorbereiding en verslag inspectie, functionerings-en evaluatieverslagen, klachten registratie deelname activiteiten, (kwaliteits)jaarverslag, …

Niet alles wat telt, is meetbaar Everything that counts can’t always be counted – A. Einstein Ook ervaringen, bevindingen, het gezond verstand, … hebben hier hun plaats 12 - VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

1-12-2010

2. Kapstokken kiezen (referentiekader)

Clusteren

‘REFERENTIEKADER’ GEGEVENS Indicatoren Metingen Verslagen Ervaringen Rapporten


VERHAAL-BETEKENIS Indicator A Rapport B

Verslag C Ervaring E

Meting D

1-12-2010

Referentiekader: een bestaand model of niet? Mogelijke redenen om een bestaand model (EFQM, ISO,VVSG, CAF, kwadrant…) te gebruiken:  ‘we moeten het warm water niet opnieuw uitvinden’  ‘dan hebben we een volledig beeld, vergeten we niets’  ‘vergelijken is mogelijk’  ‘een eigen referentiekader maken vraagt tijd’

…


1-12-2010

Referentiekader: een bestaand model of niet? Het gebruik van een bestaand model heeft zijn beperkingen:  onaangepaste terminologie.

Gevaar: discussies over definities en begrippen  men ‘herkent’ zich niet in het model wegens te algemeen, te abstract Gevaar: men voelt zich niet betrokken  onduidelijk scoresysteem. Gevaar: discussiëren over de score, niet over de inhoud  uitgebreid: tijdsinvestering Gevaar: dalende motivatie van deelnemers

Dit alles verhoogt de drempel waardoor de doorsnee – medewerker kan afhaken 15 - VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

1-12-2010

Referentiekader: een bestaand model of niet? Criteria bij de keuze: • Efficiëntie: discussiëren we over de juiste dingen Focus op dienstverlening, structuren, processen, …

• Effectiviteit: tijdsinvestering versus resultaat Streven naar volledigheid of een resultaat dat ‘goed genoeg is’


1-12-2010

Referentiekader: een bestaand model of niet?

 Het model moet een open en betrokken dialoog ondersteunen en niet belemmeren  Elk model blijft een vereenvoudiging van de werkelijkheid  Kiezen voor een model dat werkt in uw organisatie

Bron basisschema: Annemie Simkens 17 - VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

1-12-2010

Mogelijke eigen ‘kapstokken’  Kijken naar wat er al is, bvb.

 opbouw van kwaliteitsplan, jaarverslag  indeling van het kwaliteitshandboek (beleid, systeem, processen, …)  de ‘hoofdstukken’ van de opdrachtsverklaring van de instelling  Bestaande modellen (EFQM, ISO, CAF, Kwadrant …) maar zonder de vragenlijsten …


1-12-2010

De kapstok van WZC Scheldevelde

Gebruikers

Medewerkers

Kwaliteit Kwaliteit van van leven dienstverlening

Kwaliteit van werken

Kwaliteit van organisatie

Organisatie

Maatschappelijke omgeving

Schema uit ‘Brochure kwaliteitszorg – handleiding bij het werk van de sectorale overleggroep ouderenvoorzieningen’ (1999) 19 - VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

1-12-2010

Zelfevaluatiedocument Inzicht Kapstok

Kwaliteit dienstverlening

Kwaliteit werken

Kwaliteit organisatie

Gegevens Tevredenheidsmeting Valincidentie Verslagen bewonersbespreking Inspectieverslag Verslag teamvergadering Ziekteverzuim Verslagen teamvergadering Functioneringsverslagen Inspectieverslag Jaarverslag veiligheid Jaarverslag algemeen Jaarverslag kwaliteit Inspectieverslag


1-12-2010

Zelfevaluatie in dialoog DIALOOG GEGEVENS Indicatoren Metingen Verslagen Ervaringen Rapporten

INZICHT

Kenweg

‘REFERENTIEKADER’ VERHAAL-BETEKENIS Indicator A Rapport B

Verslag C Ervaring E

Meting D


1-12-2010

3. Doelen en middelen


 Een keuze maken: wat (middelen) willen we doen en waarom (doel)


1-12-2010

Keuzes maken DIALOOG IDEALEN Opdrachtsverklaring, Missie, visie, waarden SMK’s

MIDDELEN, AANPAK

Komen tot een beslissing

= Keuzeweg

Strategie, acties, planning…


1-12-2010

Zelfevaluatiedocument Inzicht Kapstok

Gegevens

Keuzes Ideaal

Middelen

SMK’s, missie, …


Kwaliteit werken


Tevredenheidsmeting Valincidentie Verslagen bewonersbespreking Inspectieverslag Verslag teamvergadering

Privacy, autonomie, inspraak, …

Ziekteverzuim Verslagen teamvergadering Functioneringsverslagen Inspectieverslag

Respect voor het werk van elkaar

Jaarverslag veiligheid Jaarverslag algemeen Jaarverslag kwaliteit

Veilige omgeving

Inspectieverslag

Lerende organisatie


Thuis voor iedere bewoner

Communicatie Gekwalificeerd personeel

Efficiënt en effectief

1-12-2010

Zelfevaluatie in dialoog DIALOOG GEGEVENS DOELEN, IDEALEN Opdrachtsverklaring, Missie, visie, waarden SMK’s

Indicatoren Metingen Verslagen Ervaringen Rapporten

INZICHT

Kenweg

Keuzeweg

‘REFERENTIEKADER’ VERHAAL-BETEKENIS Indicator A Rapport B

Verslag C

KEUZE

MIDDELEN, AANPAK Strategie, acties, planning…

Ervaring E

Meting D


1-12-2010

3. Prioriteiten bepalen



1-12-2010

Inzicht Kapstok

Gegevens

Prioriteiten Pos. punten

Actiepunten

Keuzes Ideaal

Middelen

SMK’s, missie, …


Kwaliteit werken


Tevredenheidsmeting Valincidentie Verslagen bewonersbespreking Inspectieverslag Verslag teamvergadering

Privacy, autonomie, inspraak, …

Ziekteverzuim Verslagen teamvergadering Functioneringsverslagen Inspectieverslag

Respect voor het werk van elkaar

Jaarverslag veiligheid Jaarverslag algemeen Jaarverslag kwaliteit

Veilige omgeving

Inspectieverslag

Lerende organisatie


Thuis voor iedere bewoner

Communicatie Gekwalificeerd personeel

Efficiënt en effectief

1-12-2010

Zelfevaluatie in dialoog DIALOOG GEGEVENS DOELEN, IDEALEN Opdrachtsverklaring, Missie, visie, waarden SMK’s

Indicatoren Metingen Verslagen Ervaringen Rapporten

Betrokkenheid INZICHT

PRIORITEITEN BEPALEN

Kenweg

‘REFERENTIEKADER’

Probleem’ervaring’

VERHAAL-BETEKENIS Indicator A Rapport B

Verslag C

Keuzeweg

KEUZE

MIDDELEN, AANPAK Strategie, acties, planning…

Ervaring E

Meting D


1-12-2010

Basisdocument WZC Scheldevelde

VVSG -

Zelfevaluatie

Praktische keuzes 30 - VVSG - Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

1-12-2010

Praktische keuzes

1. Het zelfevaluatieteam 2. Bereik van de zelfevaluatie 3. Spreiding in de tijd


1-12-2010

Het zelfevaluatieteam

Voor een zo volledig mogelijk beeld: 1. Horizontale vertegenwoordiging alle disciplines, afdelingen, …

2. Verticale vertegenwoordiging zowel leidinggevenden als collega’s ‘van de werkvloer’


1-12-2010

Bereik van de zelfevaluatie

Op welk onderdeel van de organisatie heeft de zelfevaluatie betrekking? Thema / cluster

OCMW

WZC

Afdeling

Beleid-strategie-doelen-toekomstmanagementprocessen Kwal. van de organisatie Externen/samenleving/ Omgeving Kwal. van de organisatie Personeel (incl. communicatie) Kwal. van werken

overleg

en

Bewoners/kwaliteit van zorg Kwal. van leven


1-12-2010

Spreiding in de tijd: om de 2 jaar? Optie 1: één moment voor de gehele zelfevaluatie zelf evaluatie

zelf evaluatie

Projecten / PDCA

2010

2011

zelf evaluatie

Projecten / PDCA

2012

2013

2014

Optie 2: per thema/cluster een looptijd van 2 jaar voorzien Evaluatie thema 4 Evaluatie thema 2/3 Evaluatie thema 1

2010

Projecten / PDCA thema 4



2011

Evaluatie thema 1

Evaluatie thema 4 Evaluatie thema 2/3




2012


2013

Evaluatie thema 4 Evaluatie thema 2/3

Evaluatie thema 1

2014

1-12-2010

Tot slot Kies een model die bij uw organisatie past … Het model bepaalt mee uw ‘focus’: welke doelstellingen, gegevens, waarden, … in rekening worden gebracht. Zorg dat je de essentie niet mist …


1-12-2010

Lees meer in het artikel ‘Een zelfevaluatie op 3 A3: een stappenplan voor een eigen zelfevaluatiemodel’ Praktijkboek kwaliteitszorg, aflevering 31 (december 2010)

Bedankt voor uw aandacht! Deze presentatie kunt u vanaf morgen van www.vvsg.be downloaden.

Zelfevaluatie van de organisatie

Recommend Documents