ZELFEVALUATIE LOKAAL DIENSTENCENTRUM DE PIT

ZELFEVALUATIE 2015-2016 LOKAAL DIENSTENCENTRUM DE PIT

1

ZELFEVALUATIE Doelstelling van de zelfevaluatie Het doel van een zelfevaluatie is het zoeken naar verbetering en het tot stand brengen van een verbeterdynamiek binnen de schoot van een organisatie. Dat wil zeggen dat een zelfevaluatie veelal de start betekent van een (langdurig) kwaliteitstraject of verbeterproces. Het uitvoeren van een zelfevaluatie moet bovendien bijdragen aan het creëren van bewustzijn, motivatie en betrokkenheid bij medewerkers om actief deel te nemen aan het kwaliteits- of verbetertraject dat eruit volgt. Medewerkers moeten door middel van de zelfevaluatie geprikkeld en/of gemotiveerd worden om mee in te stappen in de permanente verbeterdynamiek van de organisatie.

STAP 1: systematisch gegevens verzamelen en registreren over de kwaliteit van de zorg De gegensverzameling is gebeurd aan de hand van de jaarverslagen van de voorbije 2 jaren (2013 – 2014). Ook de gebruikersbevraging van 2014 werd geraadpleegd. Verder worden de gegevens bijgehouden in een Excel bestand dat door de centrumleider is uitgewerkt. Iedere vaste activiteit en dienstverlening heeft een apart tablad. Hierop worden de gebruikers genoteerd die deelnemen die dag aan de activiteit. Zo kan er op ieder moment geraadpleegd worden hoeveel deelnemers er aan welke activiteit of dienstverlening hebben deelgenomen. Op het einde van het kalenderjaar kunnen we zien welke persoon er hoeveel keer heeft deelgenomen aan een bepaalde activiteit. Wanneer er grote activiteiten worden georganiseerd in samenwerking met verenigingen wordt enkel het aantal deelnemers genoteerd. Hierdoor beschikken we niet in alle gevallen over alle informatie rondom geslacht, leeftijd, woonplaats. Het lokaal dienstencentrum De Pit richt zich naar alle volwassen inwoners van de zorgregio Heistop-den-Berg die in een thuissituatie verblijven en die in een verminderde welzijnssituatie verkeren of hierin dreigen verzeild te geraken. Van in de beginperiode zijn er mensen die een hele dag naar het dienstencentrum kwamen en op deze manier van het sociaal contact genoten. Deze mensen worden geregistreerd in het programma “care solutions”. Hierin is ook een dagboeksysteem terug te vinden waarin informatie en observaties omtrent deze mensen genoteerd kan worden. Via deze manier van registreren merkten we vorig jaar dat de zorgzwaarte van de gebruikers toegenomen is waardoor zij via het systeem van trajectbegeleiding naar dagverzorgingscentrum zijn overgestapt. Hierdoor daalden de cijfers van enkele dienstverleningen van het LDC wat in de volgende punten verder beschreven zal worden. Bij het overlopen van de gegevens merken we enkele belangrijke zaken op. -

In 2014 is er een daling van het aantal gebruikers vastgesteld t.o.v. de voorbije 2 jaren toe er topactiviteiten waren zoals de naaiworkshops en de zumba gold die veel jongere personen aantrokken.

-

De gemiddelde leeftijd van de gebruikers is terug gestegen. Dit is een logisch gevolg van het langdurig gebruiken van het LDC. Sommige mensen komen al met de start van het LDC.

2

-

Doordat er veel mensen vanuit het lokaal dienstencentrum naar het dagverzorgingscentrum zijn doorgestroomd is het aantal gebruikers dat meerdere keren per week gebruik maakte van het lokaal dienstencentrum sterk verminderd

A. Sterke punten Ontmoetingsplaats In het LDC hebben we een verscheidenheid aan vrijwilligers. Deze vrijwilligers dragen bij tot een vlotte werking van de activiteiten zoals de computeranimaties en het naai- en hobbyatelier. Alle weekdagen is er een andere vrijwilliger die in de cafetaria helpt. Mede dankzij deze vrijwilligers is de cafetaria uitgegroeid tot een ontmoetingsruimte voor iedereen in de buurt.

Vervoer Het lokaal dienstencentrum bevindt zich buiten het centrum. Ondanks de afstand met het centrum (+/- 2km) heeft het LDC een goede toegankelijkheid (fiets, auto, belbus). Via de samenwerking met het dienstencheque bedrijf Emmaüs kunnen we gebruik maken van vervoersdienst, zodat ook minder mobiele personen (en rolstoelgebruikers) kunnen deel nemen aan de activiteiten. Doordat de zorgzwaarte is toegenomen en deze mensen naar dagverzorging zijn getransfereerd zien we dat de huidige gebruikers van het lokaal dienstencentrum met het eigen vervoer en de belbus naar het lokaal dienstencentrum komen. We kunnen dus stellen dat deze deelnemers nog mobiel zijn dan de gebruikers van de opstartperiode en hierdoor geen gebruik maken van onze eigen vervoerdienst. Uit de gebruikersbevraging van 2014 leidden we af dat de meeste deelnemers nog mobiel zijn en met de fiets, de auto of de belbus komen. Dagelijks passeert de belbus meerdere malen op het terrein van het wzc Ten Kerselaere. Er is een overzicht van “De Lijn” te verkrijgen in het LDC. Indien mensen graag de belbus willen reserveren kunnen zij hiervoor terecht bij de centrumleidster die over een stappenplan beschikt. Samenwerking Als LDC proberen we samen te werken met verscheidenen andere diensten. Eerst en vooral wordt er nauw samengewerkt met het woonzorghuis. Op deze manier kunnen cliënten steeds terecht bij iemand van de sociale dienst, bijvoorbeeld bij toenemende fysieke en/of cognitieve problematiek. Een zorgtraject vroeg in de zorg opstellen is hier dus mogelijk. Een groot voordeel is dat we gebruik kunnen maken van de goede expertise in het wzh om bv vormingen te organiseren. Op deze manier drukken we de kosten van een lesgever. Dit zorgtraject wordt eveneens verder gezet in de thuiszorg. Zo is het LDC een overlegorganisator/coördinator onder SEL Kempen en SEL TOM. Het afgelopen jaar hebben we 29 MDO’s georganiseerd. Er wordt ook nauw samengewerkt met het OCMW/gemeente. Voorbeelden hiervan zijn valpreventie, digitale week, toegankelijke cultuur, …. Maar ook dementievriendelijke gemeente, zoals praatcafé, kunst met pit, de spiegeltent. Deze samenwerking heeft mede als doel om LDC meer kenbaar te maken.

3

In 2014 konden we terugblikken op een grote aanwezigheid van het publiek op onze activiteiten. Dankzij het continueren van de samenwerking met verenigingen heeft dit gezorgd voor de aanvoer van nieuwe infomomenten en vormingen. De vraag tot samenwerking komt niet alleen vanuit het lokaal dienstencentrum naar de verenigingen toe, maar ook andersom. De samenwerking met de lokale ouderenverenigingen en de seniorenconsulent is in onze werking een evidentie geworden en verloopt uitstekend.

Activiteiten Het lokaal dienstencentrum heeft als doelstelling activiteiten van algemene informatieve, vormende en recreatieve aard aan te bieden om de zelfredzaamheid en het sociale netwerk van de gebruikers te versterken, in overleg met lokale verenigingen en organisaties die gelijksoortige activiteiten aanbieden. Veel gebruikers bevinden zich in een beginnende zorgsituatie, die door het aanbod in het dienstencentrum aangemoedigd worden om zorg te ‘leren’ toelaten. De zorgverlener staat nog niet uitsprekend op de voorgrond maar is eerder ‘anoniem’ en onzichtbaar aanwezig. Indien nodig kan hij/zij tijdig melding maken van een uitbreidende zorgvraag. De activiteitenkalender wordt dan ook zo opgesteld dat zowel mensen met een beperkte zelfredzaamheid als mensen die nog mobiel zijn kunnen deelnemen aan de activiteiten.

Dienstverlening Van de dienstverlening (zoals kapper, pedicure, gezondheidsloket, …) wordt ongeveer evenveel gebruik gemaakt als het voorbije jaar. Het verwenbad is enkele keren aangevraagd maar steeds geannuleerd wegens ziekte van de cliënt.

4

B. Werk punten Bekendmaking Wanneer mensen langskomen in het lokaal dienstencentrum krijgen we ook de vraag waar ze de activiteiten en vormingen kunnen terugvinden als ze thuis zijn. De populatie die naar het lokaal dienstencentrum komt maakt nog niet altijd gebruik van het internet maar meer van folders of vragen de activiteiten aan hun kinderen. Deze laatste doelgroep zoekt steeds meer en meer zaken op via de digitale manier. De activiteiten worden gepubliceerd op de website van het wzh Ten Kerselaere. Hierop vinden we voorlopig enkel de vaste activiteiten terug maar geen uitleg over de mogelijke dienstverlening. Het vraagt veel inspanning om de juiste activiteiten op tijd op de website te plaatsen. Positief is dat de zoekfunctie in Google rechtstreeks de webpagina van het LDC toont. Toch blijven er enkele pijnpunten zoals: -

Enkel tekstvorm, geen foto’s van sfeerbeelden Zeer beknopt Geen melding van dienstverlening die er wordt aangeboden

Meer en meer zijn we in 2014 ook gebruik gaan maken van de sociale media. Bij grote activiteiten werd dit ook aangekondigd op facebook om zo de kinderen/kleinkinderen te bereiken om hun familielid te motiveren. Op facebook kunnen we wel sfeerbeelden plaatsen van activiteiten die geweest zijn en aankondigingen plaatsen van activiteiten die nog moeten gebeuren. Tot 2013 was er een informatiekrantje waarin de activiteitenkalender stond. Deze werd toen in beperkte oplage gedrukt en uitgedeeld. Momenteel is er geen krantje/folder met daarin de bekendmaking van de activiteiten. Er is een algemene flyer van het LDC die éénvorming is voor het WZH Ten Kerselaere. Wanneer we deze meegegeven met de mensen krijgen we altijd extra vragen van wat hier nu precies wordt gedaan. Hieruit konden we concluderen dat mensen nood hebben aan extra informatie op de folder. De bekendmaking, van het LDC en zijn activiteiten, vormingen en dienstverleningen zijn dus beperkt. Hierop verder werkend zijn er 2 verschillende brochures uitgewerkt in 2014. De eerste is een vormingsbrochure waarin er een overzicht word gegeven van de vormingen die er in het LDC allemaal zijn voor 2014-2015. De tweede brochure is een informatiebrochure die de eerste keer is uitgedeeld op de seniorenbeurs. Het geeft informatie weer over wat het LDC precies is en waarvoor mensen hier terecht kunnen. Trajectbegeleiding beschikt ook over deze vormingsbrochures en deelt deze op regelmatige basis uit wanneer zich op de wachtlijst komen zetten voor het WZH of niet forfaitgerechtigd zijn voor DVC. We geven de belangrijkste activiteiten door tijdens de centrumraad aan de seniorenconsulent, het OCMW, de gemeente en de seniorenvereniging. We merken dat we via deze kanalen toch niet het gewenste resultaat bereiken. De toestroom van nieuwe leden blijft eerder beperkt. In 2014 was een van de operationele doelstellingen verbeteren van de huidige infokanalen voor de verspreiding van informatie. Deze doelstelling werd behaald door het opstarten van een maandelijks activiteitenkalender om te publiceren op de website. De activiteiten van het lokaal dienstencentrum zitten verwerkt in de algemene activiteitenkalender van het hele wzh. De activiteiten voor het lokaal dienstencentrum staan in een blauwe kleur.

5

Activiteiten De activiteiten die nu in het LDC doorgaan lopen vlot en zijn succesvol. Naai- en hobby, kaarters, seniorenfitness, naaicafé, digipit zijn hier voorbeelden van. Toch zijn er verschillende activiteiten die in andere lokale dienstencentra worden aangeboden en in de gemeente Heist-op-den-Berg wekelijks worden georganiseerd door het cursuscentrum zoals bridge, gezelschapsspelen, petanque, wandel- en fietsgroepen,….. Als we hier dan ook nog eens de lokale verenigingen bij betrekken die zulke eenmalige activiteiten in hun eigen programma opnemen zien we dat er een overaanbod is aan activiteiten binnen Heist-op-den-Berg. Onder activiteiten horen ook vormingen, sprekersuren. Dit wordt nog te weinig aangeboden in het LDC. Eén van de redenen is dat er te weinig budget is om een kwalitatieve vorming te geven. Het is niet evident om personen te vinden die op vrijwillige basis kwalitatieve vormingen willen/kunnen geven. Anderzijds zijn we nog niet tot een samenwerking gekomen met het OCMW/gemeente of de wijkagent om hier een spreekuur te komen houden. Met de aanloop naar de assistentiewoningen is het een mogelijkheid om dit mee uit te breiden in de activiteiten van het LDC. We denken dan aan maandelijkse diëtisten, consulent mutualiteit, wijkagent. Het blijft moeilijk om activiteiten te organiseren waarvoor er geld word gevraagd als deelnameprijs. Bv een bingonamiddag. Meestal worden de bingokaarten “verkocht” aan een bepaald bedrag. Daar er ook mensen van het dagverzorgingscentrum en het woonzorgcentrum deelnemen is het moeilijk om hier iets voor te vragen. Een voordeel hiervan is dat we niet altijd een grote prijzenpot moeten voorzien. Gebruik lokalen Het gebruik van de cafetaria en de lokalen is gelijk gebleven in vergelijking met het voorbije jaar. Het gebruik van de zalen, die beschikbaar zijn, worden intensief gebruikt door de verschillende verenigingen (Ziekenzorg, Okra, …). Toch merken we dat er meer en meer vraag is naar een vergaderruimte en wordt er maximaal gebruikt gemaakt van de huidige mogelijkheden. Om nog meer activiteiten en vormingen te kunnen aanbieden is er een gebrek aan afgesloten ruimten. Veel ruimten worden nu dubbel gebruikt waardoor het moeilijk is om activiteiten/vormingen te organiseren waarin er bv lessen worden gegeven rond bepaalde thema’s. De huidige lokalen die afgesloten zijn bevinden zich op de bovenste verdieping waardoor dit niet bereikbaar is voor minder mobiele mensen. Dienstverlening De dienstverlening van het LDC als ouderen-informatiepunt is nog vrij onbekend voor de buurtbewoners. Eveneens moeten deze buurtbewoners durven langskomen naar het LDC met de vraag naar hulp, zowel van gezinszorg, verpleging als naar boodschappen. Het niet altijd duidelijk welke dienstverlening al dan niet onder het LDC hoort. Strijkatelier en poetshulp zijn zaken die onder buurthulp kunnen worden geplaatst maar momenteel nog toebehoren aan het WZH Ten Kerselaere (dienstencheques). Mensen kunnen gebruik maken van de boodschappendienst die al bestaat. Een chauffeur kan samen met de persoon en het vervoer van het LDC boodschappen gaan doen. In de praktijk wordt dit tot op heden nog niet gedaan. De kostprijs wordt als grote minpunt ervaren. Wie al gebruik

6

maakt van de thuiszorg kan via deze dienst ook rekenen op hun boodschappendienst. Om toch op dit aanbod in te spelen hebben een maandelijkse markt georganiseerd. Hierop hebben een 20-tal marktkramers zich ingeschreven. Maandelijks wordt er via verschillende kanalen reclame voor gemaakt.

Vrijwilligers Hoewel er al een overaanbod aan vormingen in Heist-op-den-Berg is merken we nog altijd dat mensen niet de weg naar een over andere vereniging, cursuscentrum of school vinden en ze hier komen om cursussen te volgen. Momenteel zijn we nog op zoek naar vrijwilligers die activiteiten kunnen organiseren zoals taalcursussen en creatieve cursussen. (bv Franse les, gezondheidswandelingen, fietstochten, bloemschikken,…). Er is in 2014 een eerste kennismakingsgesprek geweest met Vormingsplus om samen activiteiten te organiseren in het LDC. Deze kennismakingsgesprekken worden verder gezet in 2015 om hier cursussen te organiseren voor het schooljaar 2015-2016. Omdat vrijwiligers nog te weinig informatie krijgen vanuit de organisatie willen we buiten de afsprakennota ook een nieuwe vrijwilligersbrochure uitwerken. Hierin zullen de verschillende mogelijkheden van de vrijwilligerstaken, de rechten en plichten en extra informatie staan om de vrijwilliger nog beter te begeleiden. Buiten de specifieke vergaderingen met de lesgevers van de computerlessen en de cafetaria wordt de vrijwilligersvergadering verder uitgewerkt. Aan deze vergaderingen zullen 2x/jaar vormingen gekoppeld worden. Deze vergaderingen zullen gericht worden op alle vrijwilligers. Op deze manier wordt het inspraakkanaal voor vrijwilligers veel duidelijker. Ligging / bereikbaarheid Bij inschrijvingen horen we vaak aan de telefoon dat mensen het lokaal dienstencentrum niet weten zijn. Wanneer we verwijzen naar het WZH antwoorden de mensen vaak bevestigend. Dit heeft een weerslag op de bekendmaking van het LDC, maar ook op de (verhoogde) drempel om naar het LDC te komen. De ligging van het LDC buiten het centrum maakt eveneens de drempel hoger om tot hier te komen. Mensen springen niet zomaar eens even binnen. Registreren Door de weinig middelen die er soms zijn wordt er gebruik gemaakt van een registratiesysteem dat niet optimaal en tijdrovend is. Dit maakt het opmaken van een jaarverslag niet evident, er is vaak te weinig informatie over de gebruikers van het LDC (leeftijd, woonsituatie, woonplaats, …). Er is geen duidelijke scheiding met DVC om te achterhalen welke personen zijn gestopt, gestart, enzoverder. Ook het achterhalen van de frequentie van de persoon is praktisch onmogelijk daar de persoon op verschillende tabbladen kan staan en dit allemaal manueel door de centrumleider moet worden gecontroleerd. In 2014 is er een nieuw registratiedocument uitgewerkt waarin de registratie transparanter zou moeten gebeuren. In 2015 zal dit registratiedocument worden gebruikt en verder worden aangepast naargelang de noden zodat dit in 2016 operationeel is. Klachtenbehandeling Tot op heden hebben we altijd samen de klachtenbehandeling van het WZH gehanteerd. Deze hangt nergens uit in het lokaal dienstencentrum. Bij gebrek aan een informatieblad kan dit ook hierin niet

7

worden vermeld. Algemeen kunnen we dus stellen dat onze klachtenbehandeling en bekendmaking hiervan ondermaats is. Gebruikers lokaal dienstencentrum De meeste gebruikers van het lokaal dienstencentrum zijn nog mobiel. De actieve doelgroep van het moment zijn de babyboomers. Zij zijn al helemaal ingewijd in de digitale wereld en zoeken hun activiteiten vooral op via deze weg.

8

STAP 1: systematisch gegevens verzamelen en registreren over de kwaliteit van de zorg STAP 2: kwaliteitsdoelstellingen formuleren op basis van die gegevens over de kwaliteit van de zorg 1. Strategische doelstelling: Verder uitbouwen van de bekendmaking van het lokaal dienstencentrum 

Operationele doelstelling: verbeteren van de huidige infokanalen voor de verspreiding van informatie 

ACTIE 1 - Ontwerpen van een informatiefolder



ACTIE 2 - Opstarten van een maandelijks activiteitenkalender om te publiceren op de website



ACTIE 3 – Mensen verder op de hoogte brengen van het bestaan en de werking van het dienstencentrum.

2. Strategische doelstelling: Verdere uitbouw van de registratie voor gebruikers van het lokaal dienstencentrum 

Operationele doelstelling: Een gebruiksvriendelijke registratiesysteem gebruiken binnen het lokaal dienstencentrum 

ACTIE 1 - Ontwerpen van een nieuw gebruiksvriendelijke registratiesysteem

3. Strategische doelstelling: verder uitbouwen van een kwalitatief klachten- en suggestiebeleid met aandacht voor efficiënte transparantie en doeltreffendheid.  Operationele doelstelling: herzien van de huidige klachten- en suggestieprocedure met ontwikkeling van een nieuwe procedure 

ACTIE 1 – Uitwerken van een klachten-/suggestieprocedure voor het lokaal dienstencentrum.



ATIE 2 – Betere bekendmaking van de klachtenprocedure

4. Strategische doelstellingen: we willen een degelijk vrijwilligersbeleid uitvoeren 

Operationele doelstellingen: een degelijk vrijwilligersbeleid uitbouwen met de nodige begeleiding 

ACTIE 1 – opmaken van een onthaalmap voor vrijwilligers

STAP 3: een stappenplan met tijdspad opstellen om die kwaliteitsdoelstellingen te bereiken ZIE FICHE STAP 4: regelmatig evalueren of de doelstellingen bereikt worden ZIE FICHE STAP 5: de nodige stappen ondernemen wanneer een doelstelling niet bereikt wordt ZIE FICHE

9

ZELFEVALUATIEFICHE 2015 - 2016 Het Lokaal Dienstencentrum De Pit is een laagdrempelige ontmoetingsplaats voor de buurtbewoners en andere Heistenaars, waar gezorgd wordt voor informatie, recreatie, vorming en dienstverlening. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. Door informatie, dienstverlening en een gevarieerd aanbod streven we naar een zolang mogelijk zelfstandig wonen en kwaliteitsvol leven van de gebruiker.

Strategische doelstelling: Verder uitbouwen van de bekendmaking van het lokaal dienstencentrum. De dienstverlening zodanig uitbouwen dat de Operationele doelstelling: verbeteren van de huidige infokanalen voor de verspreiding van informatie ACTIE 1 - Ontwerpen van een informatiefolder Stappenplan - Voorbereiding naar inhoud van de folder - Zoeken naar verschillende ontwerpen van een moderne en duidelijke informatiefolder - Maken van een voorontwerp met evaluatie en bijsturing - Opstellen van een lijst naar wie de folder wordt verspreid. - Drukken van de folder - Verdelen van deze nieuwe folder Wanneer: voorbereiding en ontwerp zal gebeuren voorjaar 2014 Verdeling/distributie van de folder zal gebeuren vanaf januari 2015. Wat: zie stappenplan Door wie : centrumleidster in overleg met de directeur van het wzc Ten Kerselaere Op welke wijze : voorstellen en goedkeuringen in het overleg thuisondersteunende diensten. Budget:/ Afgewerkt op: de voorbereiding en de druk zullen klaar zijn tegen 31 januari 2014 De volledige verspreiding zal gedaan zijn tegen 31 december 2015 Indicator: mensen die hun familielid persoonlijk op de wachtlijst komen plaatsen krijgen een folder aangeboden. Norm:  Er zullen een 100 tal brochures zijn uitgedeeld in 2015 10

Evaluatie Door wie: sociale dienst DVC, sociale dienst wzc, verantwoordelijke DVC, directeur wzc Ten Kerselaere, centrumverantwoordelijke LDC Wanneer maandelijks tijdens het overleg voor de thuisondersteunende diensten Op welke wijze: aantal verstuurde brochures nagaan Tussentijdse evaluatie

Welke is onze gerealiseerde norm? De informatiebrochure is vervroegd klaar gemaakt (oktober 2014) en is een eerste keer uitgedeeld tijdens de seniorenbeurs op 14-10-2014. Begin januari 2015 waren er 100 exemplaren uitgedeeld. Is er nood aan bijsturing? Ja Bijkomende acties: gerichter uitdelen van de informatiebrochures Welke actie?

Brochures geven aan de verschillende verenigingen die hier langskomen maar ook die hier in de gemeente hun werking hebben en die het dienstencentrum nog niet kennen

Wanneer?

Mei - Juni 2015

Door wie?

Centrumleider

Op welke wijze?

Opsturen via de post naar de voorzitters van de verschillende lokale verenigingen

Budget?

drukwerkkosten

Afgewerkt op?

December 2015 zullen er nog eens 100 exemplaren worden uitgedeeld.

11

ZELFEVALUATIEFICHE 2015 – 2016 Het Lokaal Dienstencentrum De Pit is een ontmoetingsplaats voor de buurtbewoners en andere Heistenaars, waar gezorgd wordt voor informatie, recreatie, vorming en dienstverlening. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. Door informatie, dienstverlening en een gevarieerd aanbod streven we naar een zolang mogelijk zelfstandig wonen en kwaliteitsvol leven van de gebruiker.

Strategische doelstelling: Verder uitbouwen van de bekendmaking van het lokaal dienstencentrum Operationele doelstelling: verbeteren van de huidige infokanalen voor de verspreiding van informatie ACTIE 2 - Opstarten van een maandelijks activiteitenkalender om te publiceren op de website Stappenplan - Voorbereiding naar inhoud van de activiteitenkalender - Zoeken naar verschillende ontwerpen om dit op een duidelijke en overzichtelijke manier weer te geven. - Maken van een voorontwerp met evaluatie en bijsturing - Opmaken van de activiteitenkalender - Plaatsen op de website Wanneer: voorjaar + zomer 2014 Wat: opmaken voorstel activiteitenkalender Door wie door de centrumleider Op welke wijze in het officeprogramma “word” Budget: / Afgewerkt op: 31 augustus 2014 Evaluatie Door wie: directeur wzh Ten Kerselaere Wanneer: 31 augustus 2014 Op welke wijze: overleg met de centrumleidster Tussentijdse

Welke is onze gerealiseerde norm? Vanaf 1 september 2014 maandelijks een activiteitenkalender op de website 12

evaluatie

plaatsen Is er nood aan bijsturing? Nee Bijkomende acties: Welke actie? Wanneer? Door wie? Op welke wijze? Budget? Afgewerkt op?

13

ZELFEVALUATIEFICHE 2015 – 2016 Het Lokaal Dienstencentrum De Pit is een ontmoetingsplaats voor de buurtbewoners en andere Heistenaars, waar gezorgd wordt voor informatie, recreatie, vorming en dienstverlening. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. Door informatie, dienstverlening en een gevarieerd aanbod streven we naar een zolang mogelijk zelfstandig wonen en kwaliteitsvol leven van de gebruiker.

Strategische doelstelling: Verder uitbouwen van de bekendmaking van het lokaal dienstencentrum Operationele doelstelling: verbeteren van de huidige infokanalen voor de verspreiding van informatie ACTIE 3 – mensen op de hoogte brengen van het bestaan en de werking van het dienstencentrum Verantwoording: Het LDC werkt samen en maakt afspraken met externe relevante actoren voor de realisatie van zijn doelstellingen en opdrachten. We zullen, waar dit een win-win situatie oplevert, nauwer samenwerken met andere diensten teneinde ons aanbod uit te breiden en/of beter bekend te maken. Er is in Heist-op-den-Berg een groot aanbod aan activiteiten en dienstverleners. Het aantal aanbieders is evenredig groot. Het LDC wil door samenwerking deze aanbieders een plaats geven waar hun aanbod kan doorgaan. Daarnaast willen we ons eigen aanbod versterken door in te stappen in bestaande initiatieven. Stappenplan - Oplijsten van de huidige infokanalen - Bekendmaken van de uitgebreidere activiteitenwerking en dienstverlening aan de hand van verschillende activiteiten - Vrijwilligers en voorzitters van verenigingen mee betrekken in deze uitgebreidere werking. - Januari – maart 2015: evaluatie samenwerkingsverbanden. - April – december 2015: bijsturing van de samenwerking o.b.v. de eerdere uitgevoerde evaluatie Wanneer: - Oplijsting van de huidige informatiekanalen zal gebeuren in de zomerperiode 2014. Verdere verkennende gesprekken met de seniorenraad, sportdienst, bibliotheek, …teneinde mogelijke samenwerkingsverbanden te detecteren. 14

-

Plannen, uitwerken en uitvoeren van activiteiten in samenwerking zal gebeuren in het najaar 2014. De aanwezige vrijwilligers en voorzitters van verenigingen van de gemeente mee betrokken worden in deze uitgebreidere naambekendheid. - Januari – maart 2015 evaluatie van de samenwerkingsverbanden en de activiteiten - April – december 2015: bijsturing van de samenwerking o.b.v. de eerdere uitgevoerde evaluatie Wat: zie stappenplan Doelgroep: externe relevante actoren Door wie centrumleider lokaal dienstencentrum Op welke wijze: - organiseren en plannen van activiteiten die de naambekendheid van het dienstencentrum ten goede komen - Plannen van een samenkomst met de voorzitters van de verenigingen om en te betrekken bij de naambekendheid Budget: / Afgewerkt op: eind 2015 De activiteiten die voortvloeien uit de aangegane samenwerking worden ruim bekend gemaakt. Door de samenwerkingsverbanden kunnen er ook meer kanalen benut worden om de activiteiten bekend te maken. Indicator: De verschillende verenigingen van de gemeente worden gecontacteerd met de vraag tot samenwerking rond naambekendheid Norm: Minstens 30% van de gecontacteerde verenigingen plannen een activiteit in het lokaal dienstencentrum zodat hun leden kennis kunnen maken met het lokaal dienstencentrum en op die manier er meer naambekendheid wordt bereikt. Check: Jaarverslag 2015 en 2016 Verslaggeving Evaluatie Door wie: Wanneer: 15

Op welke wijze: Tussentijdse evaluatie

Welke is onze gerealiseerde norm? Vanaf 1 juli 2014 maandelijks een activiteitenkalender op de website plaatsen Is er nood aan bijsturing? Bijkomende acties: Welke actie? Wanneer? Door wie? Op welke wijze? Budget? Afgewerkt op?

16

ZELFEVALUATIEFICHE 2015 - 2016 Het Lokaal Dienstencentrum De Pit is een ontmoetingsplaats voor de buurtbewoners en andere Heistenaars, waar gezorgd wordt voor informatie, recreatie, vorming en dienstverlening. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen.

Strategische doelstelling: Verdere uitbouw van de registratie voor gebruikers van het lokaal dienstencentrum Operationele doelstelling: optimaliseren van een gebruiksvriendelijke registratiesysteem in het kader van gegevensregistratie voor activiteitenwerking en dienstverlening binnen het lokaal dienstencentrum Stappenplan - Nagaan waar de problemen liggen binnen het systeem en deze inventariseren - Signaleren van deze problemen aan directie van het wzh Ten Kerselaere. - Analyseren van de problemen en zoeken naar een oplossing - Inventariseren van het aantal “soorten” activiteiten en uniformere benaming formuleren die door iedere vrijwilliger en medewerker zal gebruikt worden naar indeling van het aantal en soorten activiteiten. - Testfase - Evalueren - Introduceren Wanneer - In 2014 zullen alle problemen in kaart gebracht worden en geïnventariseerd in een exceltabel. - In het voorjaar 2015 zal bepaald worden welke uniforme indeling/benaming van de activiteiten moeten gebeuren. - Medio 2015 zal deze nieuwe indeling door de verantwoordelijke van het lokaal dienstencentrum in een nieuw opgemaakt programma worden ingebracht. - In het najaar van 2015 zullen de reeds ingebrachte activiteiten besproken en verdeeld worden over de nieuwe vastgelegde categorieën en zal dit door de centrumleidster in orde worden gebracht. De maanden november en december zullen gebruikt worden als testperiode - Indien nodig worden er opnieuw bijsturingen aan het programma gedaan. - Tegen eind 2015 zal deze volledig optimalisatie afgerond zijn. Vanaf 2016 zal er dus effectief gebruik worden gemaakt van het nieuwe programma. 17

Wat zie stappenplan Door wie : verantwoordelijke lokaal dienstencentrum Op welke wijze : vergadering met overleg en rapportering Budget Afgewerkt op: 31 december 2015 Indicator: Een efficiënter gebruik maken van het registratieprogramma door de centrumleidster. Norm: Een uniforme registratie die een optimaler gebruik van het programma toelaat en die ons duidelijkere en meetbare gegevens kan geven naar evolutie van de werking toe. Check: Verslagen en rapporteringen Het programma zelf Evaluatie Door wie Wanneer Op welke wijze Tussentijdse evaluatie

Welke is onze gerealiseerde norm? Is er nood aan bijsturing? Bijkomende acties: Welke actie? Wanneer? Door wie? Op welke wijze? Budget? Afgewerkt op? 18

ZELFEVALUATIEFICHE 2015 - 2016 Het Lokaal Dienstencentrum De Pit is een ontmoetingsplaats voor de buurtbewoners en andere Heistenaars, waar gezorgd wordt voor informatie, recreatie, vorming en dienstverlening. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. Door informatie, dienstverlening en een gevarieerd aanbod streven we naar een zolang mogelijk zelfstandig wonen en kwaliteitsvol leven van de gebruiker.

Strategische doelstelling: verder uitbouwen van een kwalitatief klachten- en suggestiebeleid met aandacht voor efficiënte transparantie en doeltreffendheid Operationele doelstelling: herzien van de huidige klachten- en suggestie procedure met ontwikkeling van een nieuwe klachten- en suggestie procedure ACTIE 1 – Uitwerken van een klachten-/suggestieprocedure voor het lokaal dienstencentrum Stappenplan - Evalueren en bewerken van het bestaande klachten en suggestieformulier - Opmaak affiche - Opmaken flyer - Nieuwe bekendmakingscampagne Wanneer - Voorbereiding en evaluatie najaar 2014 - Ingebruikname januari 2015 - Evaluatie nieuw formulier voorjaar 2015 (Juni) Wat: zie stappenplan Door wie :verantwoordelijke centrumleidster Lokaal dienstencentrum Op welke wijze - Overleg vergaderingen - Naar voor brengen op de vergadering van de thuiszorgondersteunende diensten 19

- Voorstelling op woonzorgoverleg Budget: / Afgewerkt op: januari 2015 definitieve implementatie in de werking Indicator: duidelijker klachten- en suggestieformulier, uitgeschreven in een verstaanbare taal voor de gebruiker Norm: gebruikers al medewerkers zijn op de hoogte van de klachtenprocedure Check: Verslagen van het overleg thuiszorgondersteunende diensten en het woonzorgoverleg Evaluatie Door wie: centrumleider lokaal dienstencentrum en directeur wzc Wanneer:voorjaar 2015 (juni) Op welke wijze: overleg met evaluatie rond proces en implementering Evaluatie naar overleg thuiszorgondersteunde diensten Tussentijdse evaluatie

Welke is onze gerealiseerde norm? Is er nood aan bijsturing? Bijkomende acties: Welke actie? Wanneer? Door wie? Op welke wijze? Budget? Afgewerkt op?

20


Strategische doelstelling: verder uitbouwen van een kwalitatief klachten- en suggestiebeleid met aandacht voor efficiënte transparantie en doeltreffendheid Operationele doelstelling: herzien van de huidige klachten- en suggestie procedure met ontwikkeling van een nieuwe klachten- en suggestie procedure ACTIE 2 – Betere bekendmaking van de klachtenprocedure Stappenplan: - Verwijzing klachtenprocedure opnemen in de informatiebrochure en de vrijwilligersbrochure. - Juni 2015 : agendapunt op de centrumraad en de vrijwilligersvergadering - September 2015: Publicatie op de informatieborden van het lokaal dienstencentrum - Meting tijdens nieuwe tevredenheidsenquête voorjaar 2016 Wanneer : zie stappenplan Wat: zie stappenplan Door wie: centrumleider lokaal dienstencentrum Op welke wijze : publicatie + affiche + vergadering + vergelijking cijfers Budget: / Afgewerkt op: 31 december 2016 Indicator: Is de klachtenprocedure beter bekend bij de gebruikers?. 21

Norm: de bekendheid van de klachtenprocedure is groter geworden. Tijdens de tevredenheidsmeting in 2016 zal 25% van de gebruikers weet hebben van deze klachtenprocedure. Check: De bekendheid van de klachtenprocedure wordt bevraagd tijdens de tevredenheidsmeting in 2016 Evaluatie: juli 2016 Door wie: centrumleider en directeur woonzorghuis Ten Kerselaere. Wanneer: juni 2016 Op welke wijze: gegevensverzameling van de tevredenheidsmeting Tussentijdse evaluatie


22


Strategische doelstelling: we willen een degelijk vrijwilligersbeleid uitvoeren Operationele doelstelling: een degelijk vrijwilligersbeleid uitbouwen met de nodige begeleiding ACTIE 1 – vrijwilligers toelichting geven omtrent het vrijwilligersbeleid Stappenplan: Wanneer : zie stappenplan Wat: zie stappenplan Door wie: centrumleider lokaal dienstencentrum Op welke wijze : Budget: / Afgewerkt op: Indicator: Het vrijwilligersbeleid voldoet aan de wetgeving Norm: voldoen aan de vrijwilligerswet Check: Evaluatie: Door wie: Wanneer: Op welke wijze: Tussentijdse

Welke is onze gerealiseerde norm? 23

evaluatie

Is er nood aan bijsturing? Bijkomende acties: Welke actie? Wanneer? Door wie? Op welke wijze? Budget? Afgewerkt op?

ZELFEVALUATIEFICHE 2015 - 2016 Het Lokaal Dienstencentrum De Pit is een ontmoetingsplaats voor de buurtbewoners en andere Heistenaars, waar gezorgd wordt voor informatie, recreatie, vorming en dienstverlening. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. De deuren staan open voor iedereen ongeacht de leeftijd, de achtergrond, de interesses en niet te vergeten de mogelijkheden en beperkingen. Door informatie, dienstverlening en een 24

gevarieerd aanbod streven we naar een zolang mogelijk zelfstandig wonen en kwaliteitsvol leven van de gebruiker.

Strategische doelstelling: we willen een degelijk vrijwilligersbeleid uitvoeren Operationele doelstelling: een degelijk vrijwilligersbeleid uitbouwen met de nodige begeleiding ACTIE 2 – Opmaken van een onthaalmap voor vrijwilligers en deze verdelen. Reden waarom we deze doelstelling nemen: het dienstencentrum werkt samen met het WZH nauw samen met vrijwilligers om een degelijk aanbod te realiseren. Een goede ondersteuning voor nieuwe vrijwilligers is nodig om deze langdurig te blijven behouden. Het LDC zelf heeft al een uitgeschreven beleid uitgewerkt. Stappenplan: - Onze werking aftoetsen aan de wetgeving. - Voorstel uitwerken - Missie en visie van het WZH - Het vrijwilligersbeleid - mogelijke taken voor vrijwilligers - taakafspraken - tips rondom omgang met personen met dementie en rolstoelrijden. - Opmaak definitieve informatiebrochure - Verdeling van de brochure vanaf mei 2015 - Bespreking op vrijwilligersoverleg in juni 2015 - Evaluatie Wanneer : zie stappenplan Wat: zie stappenplan Door wie: centrumleider lokaal dienstencentrum Op welke wijze : bedeling nieuwe vrijwilligers en oude vrijwilligers. Budget: / Afgewerkt op: 31 december 2015 Indicator: het bestaan van een brochure Norm: huidige en nieuwe vrijwilligers krijgen deze brochure overhandigd. Check: verslagen vrijwilligersvergadering

25

Evaluatie: Door wie: centrumleider lokaal dienstencentrum + directeur zorg wzh Ten Kerselaere Wanneer: juni 2015 Op welke wijze: via vergadering Tussentijdse evaluatie


26

ZELFEVALUATIE LOKAAL DIENSTENCENTRUM DE PIT

Recommend Documents