JAARVERSLAG & ZELFEVALUATIE Lokaal DIENSTENCENTRUM De Zilverberg
1
1.
INLEIDING..................................................................................................................................... 4 1.1. 1.2.
VOORSTELLING LDC ......................................................................................................... 4 GEGEVENSVERWERKING .................................................................................................. 4
2.
MISSIE VISIE................................................................................................................................. 4
3.
OPENINGSUREN.......................................................................................................................... 7
4.
BEZOEKERS................................................................................................................................. 7
5.
VOOROPGESTELDE DOELSTELLINGEN.................................................................................. 9 5.1. 5.2.
6.
CONCLUSIES VORIG JAARVERSLAG. .................................................................................. 9 KWALITEITSPLAN VAN WERKJAAR WAAROP JAARVERSLAG BETREKKING HEEFT .................... 9 VOORWAARDEN VOOR DE HULP- EN DIENSTVERLENING .................................................. 9
6.1. VERPLICHTE VOORWAARDEN............................................................................................ 9 6.1.1. Een preventieve functie voor personen met een beginnende zorgbehoevendheid (zowel fysisch, psychisch als sociaal) .......................................................................................................... 9 6.1.2. Activiteiten van algemeen-informatieve aard..................................................................... 11 6.1.3. Een centrum organiseert activiteiten van recreatieve aard ............................................... 13 6.1.4. Een centrum biedt activiteiten van algemeen vormende aard aan.................................... 16 6.1.5. Een centrum biedt hulp bij activiteiten van het dagelijkse leven, inzonderheid hygiënische zorg 17 6.1.6. Een centrum biedt aan zijn gebruikers warme maaltijden aan .......................................... 17 6.1.7. Een centrum biedt hulp bij boodschappen aan gebruikers................................................ 18 6.1.8. Een centrum biedt buurthulp.............................................................................................. 18 6.1.9. Initiatieven die de mobiliteit van de lokale bewoners tot stand brengen of verhogen ....... 18 7.
KENMERKEN VAN DE WERKING............................................................................................. 20 7.1.
HET CENTRUM BESCHRIJFT EN VERSTREKT OP EEN VOOR DE GEBRUIKER VERSTAANBARE MANIER ZIJN AANBOD EN VOERT ER EEN AANGEPASTE COMMUNICATIE OVER MET DE GEBRUIKERS, DE POTENTIËLE GEBRUIKERS EN VERWIJZERS ............................................................................................. 20 7.2. HET CENTRUM BESTEEDT ONDER ANDERE AANDACHT AAN DE FYSIEKE, CULTURELE, FINANCIËLE, PSYCHOLOGISCHE EN SOCIALE ASPECTEN VAN BEREIKBAARHEID EN TOEGANKELIJKHEID VOOR ZIJN GEBRUIKERS .................................................................................................................................. 20 7.3. HET CENTRUM ZORGT, DOOR EEN GEÏNTEGREERD AANBOD VAN ZOWEL DIENSTVERLENING ALS ACTIVITEITEN, DAT DE GEBRUIKER ER TERECHT KAN MET AL ZIJN VRAGEN, ZORGEN, TALENTEN, INTERESSES, BEHOEFTEN EN INZET ........................................................................................................ 21 7.4. HET CENTRUM GARANDEERT BINNEN DE BESCHIKBARE MIDDELEN CONTINUÏTEIT VAN HET AANBOD, AL DAN NIET IN SAMENWERKING MET DERDEN ........................................................................... 21 7.5. HET CENTRUM STREEFT NAAR EEN EIGENTIJDS, OP MAATSCHAPPELIJKE BEHOEFTEN GEBASEERD AANBOD VANUIT EEN NIET DISCRIMINERENDE HOUDING ........................................................ 22
8.
VOORWAARDEN VOOR DE OMKADERING............................................................................ 22 8.1.
EEN CENTRUM BESCHIKT OVER MINSTENS ÉÉN 0,5 EQUIVALENT CENTRUMLEIDER, DIE
BESCHIKT OVER EEN DIPLOMA VAN MASTER OF BACHELOR ...................................................................... 22
8.2.
DE CENTRUMLEIDER VOLGT MINSTENS 20 UREN BIJSCHOLING, GESPREID OVER TWEE JAAR,
OVER VOOR HET CENTRUM RELEVANTE ONDERWERPEN .......................................................................... 22
8.3.
HET CENTRUM ZET, BINNEN DE BESCHIKBARE MIDDELEN, VOLDOENDE EN DESKUNDIG PERSONEEL EN MEDEWERKERS IN OM ZIJN VOOROPGESTELDE DOELSTELLINGEN TE REALISEREN.............. 22 8.4. HET CENTRUM BEWAAKT OP EEN SYSTEMATISCHE MANIER DE DESKUNDIGHEID EN HET FUNCTIONEREN VAN HET PERSONEEL EN DE MEDEWERKERS ................................................................... 23 8.5. HET CENTRUM STIMULEERT EN ONDERSTEUNT DE INSCHAKELING VAN VRIJWILLIGERS IN ZIJN WERKING 23 8.5.1. Overzicht vrijwilligers ......................................................................................................... 24 2
8.5.2. 8.5.3. 8.5.4. 9.
Vergadering vrijwilligers ..................................................................................................... 24 Waardering en ondersteuning van vrijwilligers .................................................................. 25 Rekruteren van vrijwilligers ................................................................................................ 25
VOORWAARDEN VOOR DE WERKING ................................................................................... 25 9.1. 9.2. 9.3.
HET CENTRUM RICHT EEN CENTRUMRAAD OP .................................................................. 25 HET CENTRUM GARANDEERT INSPRAAK VAN GEBRUIKERS IN ZIJN ALGEMENE WERKING...... 27 HET CENTRUM GARANDEERT TIJDENS DE OPENINGSUREN EEN PERMANENT AANSPREEKPUNT 27 9.4. HET CENTRUM KAN NODEN EN BEHOEFTEN VAN ZIJN GEBRUIKERS SIGNALEREN EN FORMULEERT ZO NODIG SUGGESTIES VOOR DE AFSTEMMING EN BIJSTURING VAN HET WOONZORGBELEID . 27 9.5. HET CENTRUM GAAT DE TEVREDENHEID VAN ZIJN GEBRUIKERS NA EN STUURT AFHANKELIJK DAARVAN BIJ. MINSTENS TWEEJAARLIJKS WORDT EEN VERANTWOORDE GEBRUIKERS TEVREDENHEIDMETING UITGEVOERD 27 9.6. HET CENTRUM BESCHIKT OVER EEN DUIDELIJKE ORGANISATIESTRUCTUUR ....................... 28 9.6.1. Het centrum organiseert periodiek en op een gestructureerde wijze intern overleg met medewerkers en gebruikers............................................................................................................ 28 9.7. HET CENTRUM WERKT, ALS DAT NODIG IS, SAMEN EN MAAKT AFSPRAKEN MET EXTERNE RELEVANTE ACTOREN VOOR DE REALISATIE VAN ZIJN DOELSTELLINGEN EN OPDRACHTEN ......................... 28 9.8. HET CENTRUM BEHEERT ZIJN BESCHIKBARE MIDDELEN OPTIMAAL MET HET OOG OP DE REALISATIE VAN DE VOOROPGESTELDE DOELSTELLINGEN........................................................................ 28 9.9. HET CENTRUM REALISEERT ZIJN DOELSTELLINGEN VOLGENS DE MEEST GESCHIKTE METHODIEKEN, REKENING HOUDEND MET DE HEDENDAAGSE ONTWIKKELINGEN ........................................ 28 9.10. HET CENTRUM GARANDEERT AAN DE GEBRUIKERS EEN KLACHTRECHT ....................... 29 9.10.1. Geregistreerde klachten ................................................................................................. 29 Geregistreerde klachten.................................................................................................................. 29 9.10.2. Verbeteracties in het voorbije werkjaar .......................................................................... 30 Verbeteracties in het voorbije werkjaar (zie verbeterprojecten jaarverslag 2012).......................... 30
10.
ALGEMENE WERKINGSPRINCIPES ........................................................................................ 31
10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6.
HET LDC HEEFT OOG VOOR DE HELE ZORGSITUATIE, INCLUSIEF PALLIATIE ................... 31 HET LDC HEEFT BIJZONDERE AANDACHT VOOR DIVERSITEIT ....................................... 31 HET LDC BESTEEDT BIJZONDERE AANDACHT AAN SPECIFIEKE DOELGROEPEN.............. 31 HET LDC ONTWIKKELT EEN BELEID ROND ETHISCH VERANTWOORDE ZORG .................. 32 HET LDC WAARBORGT EEN MAXIMALE LAAGDREMPELIGHEID....................................... 32 HET LDC BESTEEDT BIJZONDERE AANDACHT AAN HET VOORKOMEN VAN VEREENZAMING DOOR TE WERKEN AAN HET BEHOUD EN HERSTEL VAN HET SOCIALE NETWERK ......................................... 32
11.
HET WOONZORGDECREET VRAAGT TEVENS...................................................................... 33
11.1.
VOORWAARDEN VOOR DE INFRASTRUCTUUR ............................................................. 33
12.
VEILIGHEIDSPLANNEN EN NOODPROCEDURES ................................................................. 33
13.
KWALITEIT ................................................................................................................................. 33
14.
EINDCONCLUSIE ....................................................................................................................... 33
14.1. 14.2. 14.3.
CONCLUSIES EVOLUTIES CIJFERS GEBRUIKERS/DIENSTVERLENING/ACTIVITEITEN ........ 33 OPVALLENDE EVOLUTIES IN CIJFERS/DEMOGRAFIE .................................................... 34 BELANGRIJKE CONCLUSIES EN VERBETERACTIES (NAAR VOLGEND WERKINGSJAAR TOE) NAAR AANLEIDING VAN TEVREDENHEIDMETING, INSPECTIES, CENTRUMRAAD, KLACHTEN, INFORMELE CONTACTEN, TEAMOVERLEG, RONDGANGEN COÖRDINATOREN ................................................................ 34 14.4. BELANGRIJKE TENDENSEN (SOCIAAL, MAATSCHAPPELIJK, CULTUREEL) ....................... 34 14.5. INVLOED BESLISSINGEN HOGERE OVERHEID (FEDERAAL, GEWESTELIJK, PLAATSELIJK). 35 14.6. SUGGESTIES VOOR HET BELEID VAN HET OCMW ...................................................... 36 14.7. SIGNALEN VOOR DE HOGERE OVERHEID .................................................................... 37 14.8. EINDCONCLUSIE ...................................................................................................... 38 KWALITEITSPLANNING NIEUW WERKJAAR ................................................................................................ 48 15.ZELFEVALUATIE ............................................................................................................................... 57 3
1. Inleiding Dit document is een geïntegreerd verslag van zowel het jaarverslag, kwaliteitsverslag en kwaliteitsplanning. Het financieel verslag zal zodra het beschikbaar is apart doorgestuurd worden.
1.1.
Voorstelling ldc
Naam: LDC De Zilverberg Adres: Knokuilstraat 35 – 8800 ROESELARE Erkenningsnummer: CE 2749 Naam dienstencentrumleider: Katrien Denoo Website:www.ocmw-roeselare.be
1.2.
Gegevensverwerking
De gegevensverwerking van het lokaal dienstencentrum gebeurt in 3 fasen: A. De initiële registratie gebeurt manueel via volgende instrumenten: • Bij inschrijvingen activiteiten of dienstverlening: via de inschrijvingslijsten • Via groepsregistraties (zoals de aanwezigheden in de ontmoetingsruimte) B. De input van deze gegevens gebeurt manueel via de medewerkers. We maken geen gebruik van bestaande programma’s. C. De output resulteert in het jaarverslag. Wat de input betreft, kunnen wij volgende gegevens ingeven: Per persoon (= geldt enkel bij wie gebruik maakt van onze dienstverlening of wie deelneemt aan een cursus): - Basis: naam (eventueel adres, telefoon, rijksregisternummer, deelname aan activiteit,…) Per activiteit: -
aantal keren doorgegaan, aantal deelnemers, wie zijn de deelnemers, leeftijd deelnemers, betaalstatus
2. Missie Visie Het woonzorgdecreet: het centrum formuleert zijn missie en visie, vertaalt die in duidelijke doelstellingen conform de vastgestelde en te verwachten behoeften, en vertaalt die doelstellingen naar een concrete werking. MISSIE De dienstencentra Ten Elsberge, Schiervelde en de Zilverberg vormen samen het uitgangsbord van het OCMW Roeselare voor wat betreft de ouderenzorg. We vertrekken vanuit een visie op ouder worden, die de schotten tussen het competentiemodel en het zorgmodel wil perforeren. In die optiek staat het
dienstencentrum garant voor een belangrijke verantwoordelijkheid in de thuiszorg: De dienstencentra willen via laagdrempelige activiteiten en een adequate dienstverlening de gebruikers zo lang mogelijk handhaven in hun natuurlijke thuismilieu.
VISIE -
DIENSTVERLENING
Aan de hand van diverse activiteiten enerzijds en een gevarieerd dienstenaanbod anderzijds probeert het dienstencentrum een totaalbenadering op maat van de – dikwijls oudere – gebruiker te creëren. Dit impliceert aandacht voor de psycho-sociale, financiële, culturele en fysieke aspecten van het ouder worden. De dienstencentra proberen een maximale toegankelijkheid (in alle betekenissen van het woord) te bewerkstelligen opdat de gebruiker zelf het nodige initiatief zou nemen om zich op verschillende aspecten te handhaven en zelfs te verbeteren. Het stimuleren van de zelfredzaamheid van alle (potentiële) gebruikers vormt dan ook de basisuitdaging van het dienstencentrum. Tijdens het uitvoeren van deze kernopdracht staat het dienstencentrum garant voor een respectvolle benadering van de gebruiker. Dit impliceert respect voor de gebruiker als een relevante gesprekspartner, respect voor de privacy van de gebruiker, respect voor de gebruiker als medewerker in het dienstencentrum. Iedere gebruiker wordt aanschouwd als een individu met eigen opvattingen, die z’n plaats krijgt in het democratische mensbeeld van het dienstencentrum. We streven naar een actueel én innoverend aanbod. Dit betekent het actief in kaart brengen van bestaande en nieuwe gebruikersbehoeften die mede als basis voor verdere beleidskeuzes gelden. Dit impliceert tevens het opsporen en implementeren, maar ook experimenteren met nieuwe methodieken die de kwaliteit van de dienstverlening ten goede komen
SAMENWERKING
-
Het dienstencentrum zet in functie van deze kernopdracht de nodige stappen om alle gebruikersvragen van een adequaat en bevredigd antwoord te voorzien. Indien nodig wordt hiervoor samen gewerkt met andere welzijnspartners teneinde een zo sluitend mogelijk (thuis)zorgveld te creëren. Hieruit distilleren de dienstencentra hun maatschappelijke verantwoordelijkheid om hun ervaringen en bevindingen aan relevante actoren (zorgpartners, overheid, …) te signaleren. VRIJWILLIGERS Het dienstencentrum besteedt tevens een bijzondere aandacht aan het opzetten en coachen van een uitgebreide vrijwilligerswerking. Vrijwilligers vormen immers het cement van de dagelijkse werking. Het opvolgen en vormen van vrijwilligers betekent een belangrijke dagelijkse inspanningen. -
GEÏNTEGREERD ZORGBELEID
Het dienstencentrum streeft naar een integratie van overzichtelijke zorgsystemen: kwaliteitszorg, welzijnszorg (‘veiligheid’) en milieuzorg. De
ingesteldheid om verantwoord te ondernemen onderstreept een aandacht voor permanente kwaliteitsbewaking, zelfevaluatie en verbetering, de zorg voor zowel werknemer als gebruiker, de zorg voor de brede omgeving waarin het dienstencentrum functioneert. -
VERNIEUWEND : INTEGRATIE VAN EEN DIENSTENCENTRUM IN EEN WOONZORGCENTRUM
Het dienstencentrum is niet alleen fysisch geïntegreerd in het WZC maar ook in de werking beogen we een wisselwerking, afstemming en samenwerking. We beogen met andere woorden (spontane en dus vrijblijvende) interactie tussen de residenten enerzijds en de bezoekers van het dienstencentrum anderzijds. De activiteitenruimtes van het dienstencentrum zijn maximaal verweven in de ruimtes van het WZC. De open en dus toegankelijke ruimtes van het dienstencentrum alsook de dynamiek die uitgaat van het dienstencentrum en zijn werking kunnen de residenten maximaal prikkelen en uitnodigen tot deelname. Het concept is eigenlijk een vierluik met verbinding tussen het dienstencentrum – het woonzorgcentrum en zijn bewoners – de wijk en zijn bewoners en tenslotte het nog te realiseren serviceflatcomplex dat op dezelfde site komt. De cijfers van de geprogrammeerde activiteiten in het DC Zilverberg zijn overtuigend.
Pas hebben we het onderzoek afgerond dat na bijna twee jaar werking nagaat hoe dit concept nu geëvalueerd wordt. Wat dit concept / project betekent voor de bezoekers van het dienstencentrum – de bewoners en medewerkers van het woonzorgcentrum – de wijkbewoners en het wijkcomite en tenslotte de sleutelfiguren van de wijk. Tot onze grote verbazing en in weerwil tot het algemeen aangenomen ideefix dat gezonde senioren niet graag geconfronteerd worden met zorgbehoevende ouderen in een zorgsetting blijkt uit de resultaten dat dit bijzonder positief wordt beleefd, door iedereen!!! Een bevestiging dat dit intergenerationeel en ontschottend werken echt wel een meerwaarde betekent. En dat zonder grote extra investeringen in de infrastructuur van het woonzorgcentrum. We maken hiermee optimaal gebruik van het gemeenschapsgeld. Deze positieve resultaten zijn een stimulans voor ons om niet alleen dit concept – project verdere groeikansen te geven maar ook te experimenteren met andere vormen van intergenerationeel werken. Daarom willen we binnen een aantal maanden een dienstencentrumwerking, zij het klein te starten, integreren in een kinderdagverblijf en kinderopvang. Een eerste studie van de infrastructuur wijst uit dat er voldoende ruimtes zijn die kunnen worden gedeeld en vooral de opportuniteiten die er zijn om senioren en kinderen samen te brengen in één gebouw en wie weet bij gelegenheid samen activiteiten te laten doen is aanlokkelijk en tegelijk een uitdaging… Ook in dit project zullen we optimaal gebruik maken van overheidsgeld omdat de dienstencentrumwerking omzeggens geen infrastructuurinvesteringen zal met zich mee brengen. Een andere opportuniteit hier is het feit dat dit een samenwerkingsverband wordt tussen stad – dienstencentrum – sociale dienst OCMW en wie weet nog andere private spelers in de thuiszorg en welzijnswerk. Dat zal een voorafgaand onderzoek, opnieuw in samenwerking met een Hogeschool, moeten uitwijzen.
3. Openingsuren Het centrum staat minstens 32 uur per week open als opvang- en ontmoetingscentrum voor de gebruikers, met een passende spreiding over alle werkdagen. Het lokaal dienstencentrum is elke werkdag doorlopend open, van 8 tot 18 uur. Het dienstencentrum was gesloten op feestdagen en brugdagen
• • • • • • • • •
1 januari = Nieuwjaar 21 april = paasmaandag 1 - 2 mei = feest van de arbeid + brugdag 29-30 mei : OL.H. Hemelvaart + brugdag 9 juni : pinksterenmaandag 11 juli = Feest van de Vlaamse Gemeenschap 15 augustus = O.L.V. – Hemelvaart 10 - 11 november = Wapenstilstand + brugdag 25 - 26 december = Kerstmis + brugdag
4. Bezoekers Om het gemiddeld aantal bezoekers weer te geven, houden wij rekening met: * de mensen die gebruik maken van de pedicure en voetzoolreflexologie * het aantal fitnessers * het aantal mensen die een middagmaal neemt * het aantal cursisten, clubleden en bezoekers van de voordrachten en films
Aantal bezoekers per maand
Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus
fitness
Pedicure Middagmaal /voetzoolreflexologie
545 530 434 267 394 400 0 0
6 12 16 10 6 15 5 5
137 106 128 107 130 105 60 86
Bezoekers (Cursus/ club/voordrachten…
Totaal
1178 1263 1144 915 1078 1317 73 121
1867 1919 1722 1295 1608 1837 138 212
September Oktober November December
187 492 460 365
13 15 9 9
126 254 102 136
975 1310 1344 1167
1301 2071 1915 1677
Totaal 2014
4074
121
1477
11895
17568
TOTAAL 2013
3527
45
1645
10270
16087
Gemiddeld aantal bezoekers per dag Totaal Januari (22 werkdagen) Februari (20 werkdagen) Maart (21 werkdagen) April (21 werkdagen) Mei (18 werkdagen) Juni (20 werkdagen) Juli (21 werkdagen) Augustus (19 werkdagen) September (22 werkdagen) Oktober (23 werkdagen) November (18 werkdagen) December (19 werkdagen)
85 96 82 62 89 92 6 11 59 90 106 88
2014
72
2013 2012 2011
65 47 24
Commentaar: Met een gemiddelde van 72 bezoekers per dag blijven we in een stijgende trend zitten. In principe hebben we op gewone werkdagen een 90 à 110-tal bezoekers. Daar er tijdens de vakantieperioden geen enkele activiteit doorgaat, enkel diensten, ligt het gemiddelde dan ook heel wat lager. Nog een bijkomende opmerking hierbij is dat er in het dienstencentrum de Zilverberg in vergelijking met de andere Roeselaarse dienstencentra geen barbezoekers meegeteld worden. Daar de bar een gezamenlijke bar is voor de bezoekers van het dienstencentrum en het woonzorgcentrum zijn er daarvan geen cijfergegevens opgenomen. Dat bewoners, familieleden en bezoekers van het dienstencentrum elkaar daar kunnen ontmoeten is fundamenteel in ons integratiemodel. Redenen voor de verdere stijging zijn de toenemende naambekendheid, het ontstaan van nieuwe clubs, enkele nieuwe cursussen, de ontmoetingsnamiddagen voor 80-plussers, enz…
Vooropgestelde doelstellingen 4.1.
Conclusies vorig jaarverslag.
We waren heel tevreden met de stijging in aantal bezoekers, we vinden het fijn dat heel veel mensen de weg vinden en zich thuis voelen. Onze verbeterprojecten voor 2014 waren : • Promoten van de dienstverlening, in het bijzonder de pedicure (zie kwaliteitsverslag 4) • Het verder opmaken van een kwaliteitshandboek : heel wat procedures werden bijgewerkt en ook nieuwe procedures werden opgemaakt en toegevoegd • Een nieuwe boost voor de wandelclub daar er telkens nog weinig wandelaars aanwezig zijn. We zijn gestart met een heuse wandelclub met lidgeld (een heel kleine bijdragen) en blijkbaar heeft dit zijn vruchten afgeworpen. In 2013 waren er gemiddeld 15 wandelaars, men vormt nu meer groep.
4.2. Kwaliteitsplan van werkjaar waarop jaarverslag betrekking heeft Zie projectfiches in bijlage
5. Voorwaarden voor de hulp- en dienstverlening 5.1.
Verplichte voorwaarden
5.1.1. Een preventieve functie voor personen met een beginnende zorgbehoevendheid (zowel fysisch, psychisch als sociaal) o
We verwijzen naar de missie en de visie van het OCMW en de dienstencentra;
Wijze detectie LDC
Aanvinken Gezondheidsconsultaties
X
Zorgcoördinator
X
Familie
x
WZC de Zilverberg
x
Diverse organisaties
X
Commentaar: Aandacht voor de meest zorgbehoevenden en dit in het kader van preventie, is een continu aandachtspunt voor alle medewerkers en vrijwilligers. Het is zo dat ook huisartsen, andere organisatie, … meehelpen in deze detectie. Geregeld verneem ik als centrumleider dat mensen door hen doorgestuurd worden, dit wordt echter niet geregistreerd. In 2014 hebben we hieraan extra aandacht besteed door enkele specifieke voordrachten : • opname in een woonzorgcentrum van het OCMW Roeselare • uitleg over verschillende thuiszorgdiensten (door de 80-plussers van de parochie) zoals personenalarmtoestellen, klusjesdienst, huishoudelijke hulp
Samenwerkingsverbanden buurtorganisaties
2014 Plaatselijke verenigingen parochieraad Wijkwerking Zilverlink
X x X
Commentaar: We hebben een nauwe samenwerking met het buurthuis de Zilverlink: de voorzitter van de Zilverlink maakt deel uit van de centrumraad van het dienstencentrum; de centrumleidster is lid van de raad van bestuur van de VZW de Zilverlink en heeft ook regelmatig overleg met de voorzitster van KVLV en OKRA. Tevens werkten we samen met de parochieraad om de doelgroep 80-plussers te bereiken. Acties die het sociaal netwerk versterken
Aanvinken Gezondheidsconsultaties
X
Ontmoetingen in de cafetaria los van activiteitenaanbod Uitnodigen van wijkbewoners naar opendeurdagen en tuinfeesten Ontmoetingsnamiddagen 80-plussers
X
Praatgroep verliesbegeleiding
x
X x
Commentaar: Al onze activiteiten hebben niet enkel een eigen specifieke doelstelling maar zijn ook een middel om het sociaal netwerk te versterken. Zowel lesgevers, contactpersonen als vrijwilligers worden regelmatig gecoacht om aandacht te hebben voor de sociaal zwakkere in de diverse activiteitengroepen. Betrokkenheid bij zorgplannen
2015
Deelname GOT (gemeentelijke overleg Thuiszorg)
2
5.1.2.
Activiteiten van algemeen-informatieve aard
Woonzorgdecreet: jaarlijks minstens tien activiteiten: er wordt op actieve wijze informatie verschaft aan een groep gebruikers voor het bevorderen van de zelfredzaamheid. Minstens zeven in het centrum. Voor de overige activiteiten wordt de locatie bepaald in overleg met de partner met wie het centrum daarvoor samenwerkt.
Datum
Omschrijving
Aantal deelnemers
Aantal keren ingericht
Locatie
22
1
De Zilverberg
7 22 27
1 1 1
De Zilverberg De Zilverberg De Zilverberg
07/03/2014 28/03/2014 22/04/2014
Belgische koningen en koninginnen Chronische pijn Valpreventie Foto’s op mijn PC
23/04/2014
Digitaal stemmen
111
1
De Zilverberg
24/04/2014 24/04/ 2014
Computer opstarten Kennismaking I-phone Artrose : heup en knieprothese voetzoolreflexologie Opname in een WZC van OCMW-Roeselare Denken over het levenseinde
Annulatie 16
1 1
De Zilverberg De Zilverberg
57
1
De Zilverberg
12
1
16
1
De Zilverberg De Zilverberg
25
1
31/01/2014
16/05/2014 15/09/2014 17/10/2014 14/11/2014
De Zilverberg
Commentaar: In totaal organiseerden we 11 informatieve momenten (waarvan 1 geannuleerd wegens te weinig inschrijvingen) en waren er 315 aanwezigen. (in 2013 : 238). Deze stijging hebben we vooral bereikt door heel actief promotie te maken. We gaan ook in op vragen van bezoekers en op voorstellen die we krijgen uit vrijwilligersvergaderingen, centrumraad, … op minstens drie andere wijzen aan de bewoners van de lokale leefgemeenschap algemene informatie aanbieden.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Maandblad dienstencentrum Algemene informatiebrochure Infoborden ldc Mailing Affiches/flyers in de wijk website Kranten Opendeurdagen Dinsdagmarkt Roeselare Maandelijks tijdschrift OCMW
Aanvinken X X X X X X X X X X
Partners
CVO Stad Roeselare CVO CVO
WZC de Zilverberg
11 12 13 14
Schijnwerper Brochure Vorming Plus Stadsmagazine De Rechtstreeks Website CVO Kerk en Leven Rumbeke
X X X x
Commentaar: Onze beste reclamebron is de mond aan mond reclame maar ook via andere media proberen we steeds opnieuw om ons doelpubliek te informeren over onze werking. Op verschillende plaatsen liggen flyers en infofolders van het dienstencentrum en onze flyers worden ook op meerdere momenten verspreid in de wijk. Onze jaarbrochure wordt in aanloop tot de start van het werkjaar per mailing bezorgd aan alle professionele doorverwijzers uit de thuiszorg, dit zijn ruim 400 adressen.
5.1.3. Een centrum organiseert activiteiten van recreatieve aard In de ontmoetingsruimte wordt op elk ogenblik een vrijblijvend aanbod van recreatieve activiteiten ter beschikking gesteld.
Permanent aanbod bar Biljart Kranten/tijdschriften rummikub computer scrabble kaarten
Aanvinken x X X X x X X
Commentaar: De ontmoetingsruimte is zowel de ontmoetingsruimte voor mensen van het dienstencentrum als voor mensen van het woonzorgcentrum (zie integratie DC in WZC in missie-visie, pt 2 ). In de ontmoetingsruimte liggen folders, tijdschriften, kranten gratis ter beschikking. Er kan drank bekomen worden van 10u00 tot 18u00 (uitz : maandag vanaf 14u, over de middag gesloten van 12u tot 13u). We hebben een aanpalend terras waar bij mooi weer gebruik wordt van gemaakt.
Woonzorgdecreet: jaarlijks minstens 75 groepsactiviteiten van recreatieve aard aan. Die activiteiten moeten verspreid zijn over minstens vijf verschillende soorten. Van die activiteiten vinden er minstens 50 plaats in het centrum. Voor de overige activiteiten wordt de locatie bepaald in overleg met de partner met wie het centrum daarvoor samenwerkt.
Aantal sessies ontspanningsactiviteiten
Gemiddeld aantal deelnemers of leden
Open handwerkatelier hobbyclub scrabble rummikub Breimoeders-(klein)kinderen filmforum Praatgroep verlies
10 13 24 49 12 3 6
hobbyclub biljartclub fitness discodansen Open handwerkatelier scrabble rummikub fietsclub Wandelclub
12 18 217 26 23 5 11 59 30
Biljartclub Discodansen fitness Fietsclub wandelclub
148 15 224 20 10
Breimoeders-(klein)kinderen filmforum Praatgroep verlies
11 57 5
2014 2013 2012 2011
534 488 343 264
2014 2013 2012
474 436 332 212
Aantal sessies bewegingsactiviteiten
2011
Aantal sessies speciale activiteiten Instuifweek 40 jaar dienstencentra Knutselen grootouders-kleinkinderen Poezie namiddag : menschen uit den grooten oorlog Dag van de buren (80-plussers) Du vin-du pain- du boursin sneukelroute Doe-dag Culinaire wandeling 80-plus ontmoetingsnamiddag Opendeur DC + tuinhappening WZC
Sessies 5 dagen (4 – 8 maart) 1 namiddag (8 april) 1 namiddag (2 mei )
Deelnemers 339 70 71
1 namiddag (6 juni) 1 avond (11 juni) 1 namiddag (16 juni) 1 dag (19 juni) 1 namiddag (20 juni) 2 namiddagen 1 namiddag (28 september)
Week van de verbondenheid (langste tafel) Kerstmarkt 18 december
4 middagen (30 sept, 1, 2, 3 okt) 1 namiddag
61 127 289 89 30 141 Ong 300 bezoekers 145 Ong 200 bezoekers
Aantal sessies uitstappen
sessies
Deelnemers
Busuitstappen 24 april 2014 18 september 2014 : hobby
1 1
50 36
TOTAAL
86
Commentaar : de busuitstappen zijn gestopt daar de vrijwilligster die deze organiseerde overleden is. We zijn op zoek naar een nieuwe vrijwilliger die hopelijk in 2015 deze activiteit opnieuw kan opstarten. Het aantal deelnemers van de recreatieve activiteiten gaat vooruit. De sterkte van en de gezelligheid in de verschillende clubs zorgen ervoor dat het aantal leden en de frequentie van de activiteitnen verder stijgt.
5.1.4. Een centrum biedt activiteiten van algemeen vormende aard aan Woonzorgdecreet: het centrum biedt jaarlijks minstens 100 groepsactiviteiten van algemeen vormende aard aan. Die activiteiten moeten verspreid zijn over minstens vijf verschillende onderwerpen. Van die activiteiten vinden er minstens 65 plaats in het centrum.
Hobbycursussen – aantal cursisten bloemschikken Breien-haken Juwelen met parels Schetsen-aquarel Kalligrafie Schilderen op canvas pixelen
Aantal Sessies
Aantal Inschrijvingen
38 12 9 12 40 27 3
143 29 22 24 59 30 3
310
Algemene vorming en beweging – aantal cursisten Yoga 30 Ontspanningsgymnastiek 10 voetzoolreflexologie 10 GSM-cursus 2 Computer 193 muziek 25 zelfverdediging 5 frans 24 Italiaans 24 engels 57 Spaans 24 Engels op reis 3
495 43 26 37 7 202 11 5 26 23 72 30 13
Totaal aantal inschrijvingen 2014
805
2013 2012
Totaal aantal sessies 2014 2013 2012
Totaal 2014
800 695
548 570 438
Commentaar: Ons aanbod is vraaggericht en we proberen zo divers mogelijk te zijn, inspelend op actuele tendensen en de behoefte van zowel de oudere als de jongere senior. Levenslang leren is een doelstelling, maar zowel de inhoud als de methodieken zijn maatwerk en worden aangepast aan de mogelijkheden van de klas/groep. Heel actueel is de behoefte aan computeropleiding (vooral tablets en I-pads). Wat een belangrijke troef is in onze taal- en computeropleidingen is dat er niet gewerkt wordt met examens, maar met permanente evaluatie wat
minder bedreigend overkomt. Ondanks de WZC-omgeving, die niet evident is, merken we toch een lage drempel, zelfs in het ‘open atelier’. Verder uitbreiden is helaas praktisch niet meer mogelijk doordat alle lokalen reeds optimaal gebruikt worden.
5.1.5. Een centrum biedt hulp bij activiteiten van het dagelijkse leven, inzonderheid hygiënische zorg Woonzorgdecreet: minstens twee vormen, zoals onder meer pedicure en manicure, gelaats- en haarverzorging, hulp bij het nemen van bad of douche en wassalon, gezondheidsconsult en dieetadvies. De professionele zorgverlener die hulp biedt bij activiteiten van het dagelijkse leven, beschikt daartoe over de nodige kwalificaties. Vorm
Naam
Kwalificatie
Frequentie
Pedicure Gezondheidsconslutaties Voetzoolreflexologie
Martine Plets Katrien Denoo
Zelfstandig Pedicure ergotherapeut
2 x per maand Kan dagelijks
Erna Lievens
Deskundige voetzool- 1 X per maand reflexologie
Aantal prestaties
Aantal bereikte gebruikers
Commentaar: Ondanks het feit dat er douche is voorzien, werd deze nog niet gebruikt. In de wijk is de behoefte hieraan nihil. Door extra aandacht te besteden aan de pedicure (zie kwaliteitsplanning) is deze spectaculair gestegen.
5.1.6. Een centrum biedt aan zijn gebruikers warme maaltijden aan Woonzorgdecreet: die maaltijden worden bij voorkeur aangeboden in een aangepaste ruimte in het centrum of in de lokalen van de partner met wie daarvoor wordt samengewerkt. Daarnaast kan een maaltijdlevering aan huis worden aangeboden. Bij het aanbieden van maaltijden moet het centrum zich minstens richten naar de maatschappelijk zwakkere bewoners van de lokale buurt.
MAALTIJDEN TER PLAATSE
Januari Februari Maart april Mei
137 106 128 107 130
Juni Juli Augustus September Oktober November December
105 60 86 126 254 102 136
2014 2013 2012
1477 1.645 1.131
Commentaar : Het aantal middagmalen is dit jaar niet gestegen. Het blijft toch een aandachtspunt !
5.1.7. Een centrum biedt hulp bij boodschappen aan gebruikers Woonzorgdecreet: die onvoldoende mogelijkheden tot zelfzorg hebben en daardoor niet meer in staat zijn om hun persoonlijke administratieve en huishoudelijke boodschappen te doen. Commentaar: De mensen kunnen beroep doen op de MMC waaronder de boodschapdienst ondergebracht is. De dispatching van de MMC is gecentraliseerd in het DC ten Elsberge.
5.1.8.
Een centrum biedt buurthulp
Aard Samenwerken met verenigingen in de buurt: Okra, KVLV Samenwerken met thuiszorgdiensten Actieve aanwezigheid op straat/wijkfeesten Laagdrempelige onthaalmomenten voor nieuwe bezoekers in ldc Samenwerken met parochieraad en seniorenvereniging voor ontmoetingsnamiddag 80-plussers
Aanvinken X X X X x
Commentaar: We beogen als dienstencentrum een goede samenwerking met de wijk: wijkcomité, wijkhuis, en uiteraard de lokale verenigingen.
5.1.9. Initiatieven die de mobiliteit van de lokale bewoners tot stand brengen of verhogen Aard zorgbus Minder Mobielen Centrale
Aanvinken X X
Minder Mobielen Centrale Bij vragen : actieve doorverwijzing naar DC ten Elsberge waar De zetel van de Minder Mobiele Centrale zich bevindt.
zorgbus Een busje wordt ingeschakeld om mensen naar het dienstencentrum te brengen. Dit is voor mensen die niet op eigen houtje hier kunnen geraken. Zowel mensen die iets willen komen drinken, komen kaarten, naar de hobby willen komen, kunnen hier beroep op doen.
Commentaar: Daar het dienstencentrum de Zilverberg met het openbaar vervoer moeilijk bereikbaar is, is deze zorgbus een goed alternatief. De vraag naar openbaar vervoer blijft actueel bij onze gebruikers.
6. Kenmerken van de werking 6.1. Het centrum beschrijft en verstrekt op een voor de gebruiker verstaanbare manier zijn aanbod en voert er een aangepaste communicatie over met de gebruikers, de potentiële gebruikers en verwijzers Informatiekanaal Algemene brochure dienstencentra Maandelijks tijdschrift Affiches in en buiten het dienstencentrum Infoborden Centrumraad Website OCMW Intranet OCMW Uitnodigingen op naam Affiches/flyers in de wijk Opendeurdagen Infomomenten Kranten Wijkkranten flyers bij sleutelfiguren in de wijk (dokter, bakker, ….)
Aanvinken X X X X X X X X X X X X X x
Commentaar: We weten ondertussen dat herhaling werkt bij het geven van informatie en reclame maken. In 2014 kreeg ons tijdschrift ’t Boekske een nieuwe look en heet voortaan Centraal. Ook onze eigen flyers en affiches in het centrum krijgen de nodige aandacht omdat we ondervinden dat bezoekers die geen abonnement hebben op ons tijdschrift van dit medium gebruik maken. Toch blijft het beste communicatiekanaal de persoonlijke contacten. Rondgaan in de groepen en tussen de mensen zijn blijft het efficiëntst.
6.2. Het centrum besteedt onder andere aandacht aan de fysieke, culturele, financiële, psychologische en sociale aspecten van bereikbaarheid en toegankelijkheid voor zijn gebruikers Toegankelijkheid van dienstencentrum Dienstencentrum is rolstoeltoegankelijk
Aanvinken X
Toilet voor mindervaliden Parking voor mindervaliden Beschikbaar stellen van rolstoelen, … Er worden geen religieuze symbolen opgehangen Gratis of goedkoop aanbod via Socio-culturele participatie (vb vrijetijdspas) Aanbod van vervoerdienst Gevarieerd aanbod van activiteiten Laagdrempelig financieel beleid Ruime openingsuren
X X X X X X X X X
Commentaar: Ons dienstencentrum is rolstoeltoegankelijk, heeft een lift en aangepast sanitair. Een laagdrempelig aanbod, aanbod van vervoerdienst, vermindering van deelnameprijs met vrijetijdspas, enz… maken dat ons dienstencentrum ruimschoots voldoet aan deze vraag.
6.3. Het centrum zorgt, door een geïntegreerd aanbod van zowel dienstverlening als activiteiten, dat de gebruiker er terecht kan met al zijn vragen, zorgen, talenten, interesses, behoeften en inzet Aanbod Aanbod vrijwilligerswerk Aanbod activiteiten Aanbod dienstverlening Folder van het lokaal dienstencentrum met overzicht van de hulp- en dienstverlening Allerlei flyers over het mogelijke aanbod voor doelgroep dienstencentrum Samenwerking met andere organisaties Samenwerking met de andere diensten binnen het OCMW Aanspreekpunt en evt doorverwijzer.
Aanvinken X X X X x X X X
Commentaar: Zie missie visie. Het Lokaal Dienstencentrum probeert in te gaan op de vragen en de noden van onze doelgroep door een gevarieerd aanbod. Ook proberen we in te gaan op de vragen naar vrijwilligerswerk in ons dienstencentrum en gaan we samen op zoek naar een gepaste invulling.
6.4. Het centrum garandeert binnen de beschikbare middelen continuïteit van het aanbod, al dan niet in samenwerking met derden Kanaal Gestructureerd overleg met vrijwilligers Gestructureerd overleg met externe medewerkers Gestructureerd overleg met personeel Gestructureerd overleg met departementshoofd Gestructureerd overleg met woonzorgcentrum Samenwerking met wijkcomité Samenwerking met parochie en seniorenvereniging Samenwerking met eigen OCMW diensten Samenwerking met stadsdiensten Samenwerking met thuiszorgdiensten Samenwerking met centrum voor volwassenenonderwijs (CVO) Samenwerking met vorming plus
Aanvinken X X x x X x x X X x X X
Commentaar: We hebben maandelijks overleg met de verantwoordelijken van het Woonzorgcentrum. Taal –en computerlessen zijn in samenwerking met het centrum voor volwassenenonderwijs. Daarnaast is er ook overleg gepland met vormingplus. Het overleg behelst ook evaluatie, bijsturing en uitwerken van plannen van nieuwe initiatieven.
6.5. Het centrum streeft naar een eigentijds, op maatschappelijke behoeften gebaseerd aanbod vanuit een niet discriminerende houding Aanbod Vormingsaanbod voor personeel Samenwerking met verschillende actoren in de wijk (oa. wijkwerking) Surfhoek Behoeftepeiling (behoeftenonderzoek id wijken Zilverberg en Beitem) Prijzenbeleid Praatgroep verlies Gevarieerd aanbod
Aanvinken X X X X X x X
Commentaar: De brede waaier aan activiteiten, het vraag- en aanbod gestuurd werken resulteert in een eigentijds aanbod. Door activiteiten aan te bieden van allerlei aard, niveau en rekening houdend met een breed publiek streven we ernaar laagdrempelig en toegankelijk te zijn voor al onze buurtbewoners.
7. Voorwaarden voor de omkadering 7.1. Een centrum beschikt over minstens één 0,5 equivalent centrumleider, die beschikt over een diploma van master of bachelor Naam personeelslid Katrien Denoo
Functie
Arbeidsregime
Statuut
verantwoordelijke
28.5/38
statutair
7.2. De centrumleider volgt minstens 20 uren bijscholing, gespreid over twee jaar, over voor het centrum relevante onderwerpen 2013 2013 2014
Onderwerp bijscholing 40 jaar lokale dienstencentra Basiscursus beginnende dienstencentrumleiders van de VVSG
Aantal uren 7 40
Totaal aantal uren
47
7.3. Het centrum zet, binnen de beschikbare middelen, voldoende en deskundig personeel en medewerkers in om zijn vooropgestelde doelstellingen te realiseren Naam personeelslid(*) Katrien Denoo
Functie centrumverantwoordelijke
Arbeids regime 28,5/38
Statuut Statutair
Justine Hollevoet
vormingsverantwoordelijke
Maaike Pinseel
Onthaal en administratie
Dorine Werbrouck
Logistieke hulp
38/38 (hier 12/38) 19/38 vanaf sept 2014 10/38
contractueel Art. 60 contractueel
Alle personeelsdossiers worden centraal bediend in Personeelsdienst van het OCMW. Personeelsdossier bestaat uit: (zit in elk personeelsdossier en bevindt zich in de personeelsdienst); • functieomschrijving • contract/statuut van aanstelling • vormingsattesten/overzicht gevolgde vorming • diploma • bewijs van goed gedrag en zeden • evaluatieformulieren • functioneringsgesprekken
7.4. Het centrum bewaakt op een systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en de medewerkers Methode Briefing Personeelsvergaderingen Functioneringsgesprekken Evaluatiegesprekken Vorming Loopbaanbegeleiding
7.5. Het centrum stimuleert en ondersteunt de inschakeling van vrijwilligers in zijn werking Visie op vrijwilligerswerk in het lokaal dienstencentrum Het lokaal dienstencentrum biedt vrijwilligerswerk aan aan iedereen die vanuit zijn/haar mogelijkheden een onbezoldigde bijdrage kan leveren aan de werking. Enkel de lesgevers krijgen een bijdrage, maar deze is conform de vrijwilligerswet. Het dienstencentrum zorgt hierbij voor de gepaste omkadering, ondersteuning en begeleiding van de vrijwilligers. Vrijwilligerswerk betekent een meerwaarde voor de realisatie van de doelstellingen van het lokaal dienstencentrum. Via het vrijwilligerswerk worden onderliggende, persoonsgerichte doelstellingen gerealiseerd zoals zingeving, sociale contacten, vormingskansen, zich nuttig voelen.
Aanvinken X X X X X X
Het lokaal dienstencentrum streeft naar vrijwilligerswerk op maat. Het vertrekt vanuit de behoeften van de potentiële vrijwilliger en houdt rekening met de middelen en de mogelijkheden van zowel de vrijwilliger als het centrum. Belangrijke waarden die bij het vrijwilligerswerk gehanteerd worden zijn: open communicatie, samenwerking, wederzijds vertrouwen, inspraak en participatie, laagdrempeligheid, wederzijds respect en aanspreekbaarheid. Wie is de vrijwilliger? De vrijwilliger is iemand die zijn talenten, kennis en vaardigheden onbezoldigd inzet in het centrum, die een duidelijk engagement opneemt, waarmee we duidelijke afspraken maken en waarop we beroep kunnen doen op regelmatige of occasionele basis. Als vrijwilliger zien wij ook onze lesgevers die een kleine vergoeding krijgen (conform de wet op het vrijwilligerswerk). De lesgevers zijn de enige vrijwilligers die een vergoeding ontvangen voor hun inzet.
7.5.1.
Overzicht vrijwilligers
administratie Bar Fitness scrabble rummikub Vrijwilligers parochie bezoeken 80-plussers surfhoek Fietsclub hobbyclub handwerkatelier busuitstap wandelclub
1 12 8 1 1 3 1 5 2 1 1 3
Commentaar: Lijst met namen ligt ter beschikking in het dienstencentrum.
7.5.2.
Vergadering vrijwilligers
Soort Bar fietsclub wandelclub hobbyclub breimoeders Fitness Vrijwilligers 80-plussers
Aanvinken X X X x x X X
Commentaar: Inspraak en participatie wordt geboden via werkgroepvergaderingen en onze opendeur-politiek. De verslagen zijn ter inzage.
7.5.3.
Waardering en ondersteuning van vrijwilligers
Lokale acties Vorming Vrijwilligersfeest Inspraak en participatiekansen Verantwoordelijkheid geven, delegeren van taken Positief bevestigen Tijd maken en gericht luisteren Gratis consumpties Vertrouwensrelatie met vrijwilliger Gemakkelijke aanspreekbaarheid van het personeel verjaardagskaartjes Gratis abonnement Tijdschrift ’t boekske / Centraal
Aanvinken X x X X X X X X X X X
Commentaar: Bij het uitoefenen van hun taak krijgen ze gratis consumpties. Er worden verjaardagskaartjes, nieuwjaarskaartjes verstuurd. Heel veel eenvoudige ‘dankjewels’ maakt het voor hen aangenaam. Het is belangrijk dat we aandacht aan onze vrijwilligers schenken De vrijwillige lesgevers worden ook jaarlijks getrakteerd op een etentje. De vrijwilligers zijn verzekerd door het OCMW.
7.5.4.
Rekruteren van vrijwilligers
Kanaal Toeleiding via externe organisaties Verspreiden vacatures in het ldc Verspreiden vacatures buiten het ldc Toeleiding via andere vrijwilligers Via website van het OCMW Bussen van folders in de wijk Aanspreken van cursisten, bezoekers,…
Aanvinken X X X X X X X
Commentaar: Er bieden zich op regelmatig basis nieuwe vrijwilligers aan. Soms door mond aan mond-reclame , soms spontaan. Steeds is er een intakegesprek. We proberen efficiënt te rekruteren en mensen met de juiste competenties gericht aan te spreken. We blijven promotie maken voor het vrijwilligerswerk via diverse kanalen ( zie ook punt 7.1 )
8. Voorwaarden voor de werking 8.1.
Het centrum richt een centrumraad op
Het woonzorgdecreet: met als opdracht, op eigen initiatief of op verzoek van de centrumleider advies uit te brengen over de algemene werking van het centrum, meer bepaald over alle vormen van dienstverlening die ingericht of verstrekt worden, over het activiteitenprogramma en over het jaarverslag. De centrumraad is samengesteld uit minstens negen leden, onder wie de
centrumleider, een vertegenwoordiging namens de lokale ouderenadviesraad en minstens vijf gebruikers van het centrum. De centrumraad vergadert minstens viermaal per jaar.
1 2 3 4
DATA CENTRUMRAAD 19/03/2014 25/06/2014 15/10/2014 3/12/2014
Commentaar: Verslagen en aanwezigheidslijsten liggen ter beschikking in het dienstencentrum
8.2. Het centrum garandeert inspraak van gebruikers in zijn algemene werking Inspraakkanaal Vrijwilligersoverleg centrumraad Ideeënbus Mondelinge voorstellen
Aanvinken X x x X
Commentaar: Door zo dicht mogelijk bij de bezoekers te staan proberen we een open communicatie te bereiken. Op die manier hebben ze ook inspraak in het reilen en zeilen van hun dienstencentrum.
8.3. Het centrum garandeert tijdens de openingsuren een permanent aanspreekpunt •
• •
Het permanent aanspreekpunt van het dienstencentrum is in het bureel van het dienstencentrum. Bij afwezigheid kan men steeds terecht aan het onthaal. Er is een duidelijke signalisatie naar het onthaal. Het onthaal verwijst de bezoeker vlotjes door naar het bureel van het dienstencentrum.
8.4. Het centrum kan noden en behoeften van zijn gebruikers signaleren en formuleert zo nodig suggesties voor de afstemming en bijsturing van het woonzorgbeleid Overleg centrumleiders Overleg dienstencentra Overleg WZC Vertegenwoordiger Seniorenraad Vertegenwoordiging SEL Vertegenwoordiging VVDC Overleg met thuiszorgdiensten Overleg met departementshoofd Overleg met zorgcoördinator
Aanvinken X X x X X X X x X
8.5. Het centrum gaat de tevredenheid van zijn gebruikers na en stuurt afhankelijk daarvan bij. Minstens tweejaarlijks wordt er een tevredenheidsmeting uitgevoerd Begin 2014 is er een tevredenheidsonderzoek gebeurd bij de verschillende clubleden. De resultaten liggen ter inzage in het dienstencentrum.
8.6. Het centrum beschikt over een duidelijke organisatiestructuur Zowel het algemene organogram van het OCMW als het organogram van de zilverberg vind je terug in bijlage.
8.6.1. Het centrum organiseert periodiek en op een gestructureerde wijze intern overleg met medewerkers en gebruikers Intern overleg Vrijwilligersoverleg Dagelijks overleg met logistiek Overleg met departementshoofd Wekelijks overleg met medewerkers
Aanvinken X x x X
Overleg binnen OCMW Overleg centrumleiders Overleg WZC-DC Overleg dienstencentra
Aanvinken X x X
8.7. Het centrum werkt, als dat nodig is, samen en maakt afspraken met externe relevante actoren voor de realisatie van zijn doelstellingen en opdrachten Zie punt 6.1.8 het centrum biedt buurthulp Zie punt 7.4 Het centrum garandeert binnen de beschikbare middelen continuïteit van het aanbod, al dan niet in samenwerking met derden
8.8. Het centrum beheert zijn beschikbare middelen optimaal met het oog op de realisatie van de vooropgestelde doelstellingen De resultatenrekening van het ldc wordt zo snel mogelijk na goedkeuring van de jaarrekening OCMW bij het verslag gevoegd.
8.9. Het centrum realiseert zijn doelstellingen volgens de meest geschikte methodieken, rekening houdend met de hedendaagse ontwikkelingen Methode Digitaal infoscherm sms Website e-mail voor bekendmaking activiteiten WII
Aanvinken X x X x x
laptopkast Apple-TV Beamer/laptop
x x X
Commentaar: We proberen de recentste technische ontwikkelingen te volgen en te integreren in onze dagdagelijkse werking
8.10. Het centrum garandeert aan de gebruikers een klachtrecht Procedure voor het behandelen van klachten De procedure “klachtenbeheer” werd in 2014 hervormd voor gans OCMWRoeselare, we beschikken nu over een éénvormig systeem. Indienen van klachten Men kan klachten rechtstreeks aan personeel melden of men kan dit tevens telefonisch of schriftelijk indienen.
8.10.1.
Geregistreerde klachten
Geregistreerde klachten
Aantal klachten of meldingen 18 Aard van klacht of melding Klacht leerkracht (te weinig aandacht, manier van lesgeven, …) Niveau of inhoud cursus Vervoer busje Stopplaats bij wandeling, fietsen te rap Lesmateriaal niet toereikend, infrastructuur Klacht OKRA samenvallen activiteiten Klachten zowel van WZC als van DC omwille van het samenvallen van activiteiten in cafetari en fitness: te druk, bezoekers van DC niet stil tijdens hun pauzes als er optredens zijn in cafetaria, materiaal niet opruimen na fitness…) Klacht middagmaal koud
3 2 2 2 4 1
3 1
Intern of extern Inten Extern
17 1
Vorm van kennisname Telefonisch of mail mondeling schriftelijk
0 18 0
Aantal klachten opgelost of aangepakt Aantal klachten opgelost Aantal klachten aangepakt Aantal klachten zonder resultaat
18 18 0
Commentaar: We doen ons best om iedere klacht serieus te behandelen. Het is wel wat moeilijk om iedere klacht te registreren. We hebben niet steeds dit automatisme. Wat we wel automatisch doen is de klacht proberen op te lossen.
8.10.2.
Verbeteracties in het voorbije werkjaar
Verbeteracties in het voorbije werkjaar (zie verbeterprojecten jaarverslag 2013) •
Promoten van onze dienstverlening, in het bijzonder de pedicure (zie kwaliteitsverslag 4)
•
Een nieuwe boost voor de wandelclub daar er telkens nog weinig wandelaars kwamen opdagen Met het bestuur van de wandelclub werd er beslist om er een heuse club van te maken met lidgeld. We hebben dit lidgeld bewust heel laag gehouden, € 5.00. We zorgen ervoor dat dit zeker gedurende het jaar terug ten goede komt van het clublid (een traktaatje). De wandelingen gebeuren niet meer ter plaatse. Bij navraag stelden we vast dat de mensen het liefst op verplaatsing wandelen. De week voordat er gewandeld wordt sturen we nog eens een mail naar de verschillende clubleden met alle info. Op die manier worden ze nog eens warm gemaakt, eraan herinnerd en we vragen hen ook om te laten weten of ze al dan niet meegaan. Een lid van de wandelclub met fotografie als hobby neemt telkens foto’s en op het eind van het jaar hebben we na een korte wandeling een gezellige koffienamiddag gehouden en genoten van een pracht van een fotoreportage We hebben ondervonden dat deze kleine wijzigingen toch wel nuttig geweest zijn. We hebben nu telkens een 15 à 20 wandelaars.
•
Kwaliteitshandboek Na inspectie bleek dat de procedure voor het onderhouden van het kwaliteitshandboek ontbrak. Dit werd bekeken op ons team van de dienstencentra en aangevuld. Procedure voor sexuele grensoverschrijdend gedrag werd in het kwaliteitshandboek opgenomen
9. Algemene werkingsprincipes 9.1. Het ldc heeft oog voor de hele zorgsituatie, inclusief palliatie Het departementshoofd van de dienstencentrum zetelt in de Raad van Bestuur van LOGO, SEL, de Mantel (palliatief netwerk MiddenWest-Vlaanderen). Andere activititeiten van deze organisaties worden gevolgd door iemand van ons team.
9.2. Het ldc heeft bijzondere aandacht voor diversiteit Omschrijving begrip diversiteit: de verschillen in waarden, attitudes, cultuur, overtuigingen, etnische achtergrond, seksuele geaardheid, kennis, vaardigheden en levenservaring tussen de individuen binnen een groep. Het erkennen en waarderen van verschillen tussen personen. Omschrijving: We staan open voor alle mensen ongeacht hun etniciteit, socio-economische afkomst, religie. Ook enkele mensen uit een psychiatrische instelling nemen hier actief deel aan activiteiten of diensten. Door de vermindering die mensen met vrijetijdspas kunnen krijgen, staan we ook open voor mensen die het financieel moeilijker hebben. Ook kunnen mensen middagmalen nemen aan een sociaal tarief (mits financieel onderzoek) In de wijk waarin het dienstencentrum zich bevindt, wonen weinig mensen van vreemde origine of met socio-economische problemen, kortom het is eigenlijk een welstellende wijk.
9.3. Het ldc besteedt bijzondere aandacht aan specifieke doelgroepen Telefoongesprekken naar eenzame mensen Deze mensen worden doorverwezen naar DC ten Elsberge van waaruit de telefoons door een vrijwilliger gebeurt. Mensen vervoeren via Minder Mobiele Centrale Deze mensen worden doorverwezen naar DC ten Elsberge waar de dispatching gebeurt. Instaan voor boodschappendienst Deze mensen worden doorverwezen naar DC ten Elsberge waar de dispatching gebeurt Praatgroep verliesbegeleiding In 2014 zetten we de praatgroep verliesbegeleiding verder. We ondervonden een nood bij onze bezoekers. Ontmoetingsnamiddagen 80-plussers
Op die manier proberen we de oudste bewoners van de wijk te bereiken en voor hen iets te betekenen. Een gezellige ontmoetingsnamiddag wordt gekoppeld aan een infomoment.
9.4. Het ldc ontwikkelt een beleid rond ethisch verantwoorde zorg Zie missie en visie, privacybeleid, kwaliteitshandboek en de ethische code OCMW-Roeselare
9.5. Het ldc waarborgt een maximale laagdrempeligheid Zie punt 7.2
9.6. Het ldc besteedt bijzondere aandacht aan het voorkomen van vereenzaming door te werken aan het behoud en herstel van het sociale netwerk Zie pt. 6.1.1, 6.1.8, 10.3
10. Het woonzorgdecreet vraagt tevens 10.1. Voorwaarden voor de infrastructuur Een centrum beschikt over duidelijk herkenbare en aaneensluitende lokalen. Voor de organisatie van de activiteiten, vermeld in A, 3°, beschikt het centrum over een aangepaste en voldoende grote ontmoetingsruimte met minimaal 50 zitplaatsen. Het centrum beschikt over een aparte gespreksruimte voor de centrumleider, waar de privacy van de gebruiker gegarandeerd is. Naast de ontmoetingsruimte, vermeld in punt 2°, beschikt het centrum over minstens één aparte ruimte voor de organisatie van activiteiten als vermeld in A, 3° en 4°. Die ruimte kan comfortabel gebruikt worden door groepen van minstens 20 personen. Het centrum is volledig toegankelijk voor rolstoelgebruikers. Rolstoelgebruikers moeten zelfstandig het gebouw, de lokalen, vermeld in 2° tot en met 4°, en de sanitaire ruimten kunnen betreden. Het centrum voorziet in de nodige accommodatie en hulpmiddelen, en zorgt voor een passend onderhoud ervan. De accommodatie en de hulpmiddelen zijn aangepast aan zijn gebruikers, opdrachten en medewerkers.
Aanvinken X X
X X
X
X
11. Veiligheidsplannen en noodprocedures Het dienstencentrum is geïntegreerd in het woonzorgcentrum. Alle veiligheidsplannen worden opgevolgd en bewaakt door het woonzorgcentrum.
12. Kwaliteit Zowel het kwaliteitsverslag van 2014 als de kwaliteitsplanning voor 2015 worden opgemaakt aan de hand van projectfiches. Deze worden gebundeld in dit jaarverslag en zo verstuurd naar het Vlaams Agentschap.
13. Eindconclusie 13.1. Conclusies evoluties cijfers gebruikers/dienstverlening/activiteiten o o o o o o o
Totaal aantal geregistreerde gebruikers/maand/kwartaal/jaar Gemiddelde leeftijd van de gebruiker Totaal aantal nieuwe geregistreerde gebruikers/maand/kwartaal/jaar Gemiddelde leeftijd van de nieuwe gebruiker Totaal aantal geschrapte gebruikers/ maand/kwartaal/jaar Totaal aantal geregistreerde klantacties per maand/kwartaal/jaar per dienstencentrum Totaal aantal coördinatieplannen/maand/kwartaal/jaar
Commentaar: Het gemiddeld aantal bezoeker per dag is opnieuw gestegen (een gemiddelde van 79 bezoekers per
dag. (we halen zelfs meestal meer dan 100 bezoekers/dag op gewone werkdagen) Alle aspecten van onze werking zijn erop vooruitgegaan : cursisten, clubleden, voordrachten, pedicure Een aandachtspunt voor volgend werkjaar blijft het promoten van de dienstverlening, in het bijzonder de maaltijden ter plaatse.
13.2. Opvallende evoluties in cijfers/demografie Commentaar: Het dienstencentrum is gelegen in de wijk de Zilverberg, en aansluitend Beitem. We zien dat heel veel mensen uit de omgeving de weg naar het dienstencentrum vinden voor allerlei activiteiten. Er was dus echt wel nood aan een dienstencentrum. De andere dienstencentra van Roeselare zijn voor die mensen blijkbaar echt wel te ver.
13.3. Belangrijke conclusies en verbeteracties (naar volgend werkingsjaar toe) naar aanleiding van tevredenheidmeting, inspecties, centrumraad, klachten, informele contacten, teamoverleg, rondgangen coördinatoren 2 naar keuze waarbij; 1 volledig nieuw en een ander een verderzetting mag zijn van vorig jaar. Verbeterprojecten 2015: 1. parking en bereikbaarheid 2. signalisatie in het gebouw 3. stilstaan bij vrijwilligersbeleid om het eenvormig te maken 4. nieuwe formule voor onze instuifweek 5. ondersteuning van de lesgevers In punt 15 werken we twee verbeterprojecten verder uit in de zelfevaluatie aan de hand van de gegevens die we via verschillende kanalen verzameld hebben.
13.4. Belangrijke tendensen (sociaal, maatschappelijk, cultureel) Commentaar: Door de economische crisis zien we dat de bezoekers van het dienstencentrum ook hier steeds duidelijk het financiële bekijken vooraleer ze iets van ons aanbod meepikken. Dankzij het hanteren van de SOCUPA-middelen kunnen we ook mensen met een lager inkomen hiervoor bereiken. Het volgen van lessenreeks aan de helft van de prijs maakt voor hen een serieus verschil, mits voorlegging van een vrijetijdspas kan dat. Dit past volledig in algemeen prijzenbeleid waar we ook onder andere onze dienstverlening (warme maaltijden, poetsdienst, klusjesdienst) in het bereik brengen van klanten die het financieel moeilijker hebben; we hanteren sociale tarieven die rekening houden met het inkomen. Met de stijgende levensverwachtingen stijgt ook het aantal ouderen en daarmee de zorggraad. Deze tendens veroorzaakt een toenemende druk op de wachtlijsten van de woonzorgcentra. In het OCMW van Roeselare beseffen we het belang en de meerwaarde van de dienstencentra en de zorgcoördinator in deze. We moeten met andere woorden meer dan vroeger inspanningen leveren om ouderen zo lang mogelijk uit het WZC te houden, thuis dus in hun vertrouwde omgeving. De dienstencentra en de thuiszorgdiensten zijn daar perfecte middelen toe. Willen we daar maximaal op inspelen dan lijkt het niet meer dan logisch dat we het aanbod in de dienstencentra en de
thuiszorg in de toekomst uitbreiden, weliswaar binnen een haalbare budgettaire context. Ook moeten we de dienstencentra en de thuiszorg dichter bij elkaar brengen en nog meer op elkaar afstemmen, met elkaar samenwerken. Informatiedoorstroming is eveneens van groot belang, we denken hierbij aan een uni-dossier die door de verschillende professionelen kan geconsulteerd en gedeeld worden. In 2015 zal daar werk van gemaakt worden middels een uitgebreide werkgroep van dienstencentra en thuiszorg. Een betere bekendmaking (intern en extern) en promotie van onze dienstencentra en thuiszorg hebben we opgenomen in het actieplan 2015. Met de oprichting van de dienstencentra Schiervelde en De Zilverberg hebben we ons sterk geprofileerd binnen de twee gelijknamige wijken. Een goede band en daar waar het kan een samenwerking met de beide wijkcomités hebben heel wat positieve effecten opgeleverd. Zeker in onze werking en evengoed bij de wijkcomités, lokale verenigingen en vooral bij alle wijkbewoners. Deze positieve ervaringen en de win-win voor alle partijen overtuigen ons van een verdere uitbouw van deze goede relaties en samenwerking. Bijzondere aandacht in 2015 in de wijk van Ten Elsberge, Krottegem. Daar waar Schiervelde en Zilverberg compacte en mooi afgebakende wijken zijn, is dat anders voor Krottegem. Daar zijn 14 wijk- of straatcomités actief. Voor Ten Elsberge wordt dat een van de belangrijke aandachtspunten en/of acties in 2015. Een voorafgaand wijkbehoeftenonderzoek door drie eindejaarsstudenten moet de noden in kaart brengen en de rol duidelijk maken dat Ten Elsberge kan/moet spelen in de wijk. Een ander fenomeen waar we in de nabije toekomst rekening zullen moeten mee houden is de stijging van de pensioenleeftijd. Het profiel van onze bezoeker zal daardoor wijzigen. Effecten daarvan is het aanpassen van ons aanbod aan deze (oudere) doelgroep, meer aandacht voor en nood aan thuiszorg en info daar rond. Deze stijging in leeftijd zal ook een ander (ouder) profiel van vrijwilliger met zich meebrengen. We moeten ons daarop voorbereiden.
13.5. Invloed beslissingen hogere overheid (federaal, gewestelijk, plaatselijk) Commentaar: De budgettaire druk is voelbaar, zowel federaal, gewestelijk en lokaal. Het vaste subsidiebedrag is slechts een fractie van het volledig werkingsbudget van het dienstencentrum en dat is te weinig. Ook lokaal zit de knip op de stadskas en dat maakt dat we in onze werking een doorgedreven zuinigheid aan de dag moeten leggen. Deze ‘budgettaire hygiene’ legt vooralsnog geen hypotheek op onze werking en we zouden dat ook niet graag zien gebeuren. Dit gegeven noopt ons wel tot meer creativiteit, zowel naar werking / programmatie als naar opstart van eventuele nieuwe dienstencentrumwerking in de wijken of deelgemeenten. We willen de gewestelijke en lokale overheid vragen om ons te laten experimenteren met vernieuwende projecten zodat deze projecten andere besturen kunnen inspireren. Graag ook substantiële middelen (onder de vorm van projectfinanciering) daarvoor in aanvang. Dat deze vernieuwend moeten zijn en tegelijk budgetvriendelijk lijkt me een extra uitdaging. De aangepaste regelgeving in het volwassenonderwijs noopte het CVO tot verhoging van de inschrijvingsgelden, met een aanzienlijke verhoging van CVO cursussen als gevolg. In 2014 werden in het OCMW de laatste voorbereidingen getroffen voor de oprichting van een Zorgbedrijf per 1 januari 2015. Het OCMW zal worden uitgesplitst in het kern-OCMW met als voornaamste pijler welzijn (de sociale dienst) en anderzijds de marktconforme diensten en voorzieningen ondergebracht in het Zorgbedrijf. Deze omvatten alle diensten Kindzorg - Thuiszorg (dienstencentra en thuiszorgdiensten) en Ouderenzorg (WZC) alsook de ondersteunende diensten DPO, financiën, patrimonium en facility. Met de oprichting van het Zorgbedrijf beogen we een soepeler manier van werken en beheer. Het budgettair meerjarenplan van de Stad noopt ons tot een doorgedreven controle op het budget, meer nog, verminderen van de stadstussenkomst is en blijft een belangrijk objectief voor de volgende jaren. Een van de neveneffecten van de oprichting van het Zorgbedrijf is het feit dat we als verzelfstandigde onderneming nu ook BTW-plichtig zijn met een stijging van de bartarieven tot gevolg. Gelukkig zullen de sociale tarieven van onze dienstverlening kunnen gehandhaafd worden.
13.6. Suggesties voor het beleid van het OCMW Commentaar: Het mobiliteitsprobleem voor rolstoelgebruikers is chronisch. De MMC voorziet in een steeds groter wordende vraag maar het blijft voor rolstoelgebruikers zeer moeilijk. Sedert een aantal maanden beschikken we over een aangepaste bus die wordt ingezet voor de dienstencentra en de woonzorgcentra. De Zorgbus maakt het mogelijk dat we voortaan ook het DC De Zilverberg en Schiervelde kunnen bedienen, zowel voor de eters ter plaatse als voor de vormende en ontspannende activiteiten. De Zorgbus wordt exclusief ingezet voor de woonzorgcentra en de dienstencentra. Aangezien mobiliteit voor kansengroepen een probleem blijft zien we veel heil in een autodeelproject dat we samen met de Stad en met de hulp van Autopea willen opzetten. Dit is geen klassiek autodeelproject maar wel met bijzondere focus op de kansengroepen. Men zocht een laagdrempelige voorziening als standplaats, een ambassadeur als het ware, de ligging van Ten Elsberge in de wijk Krottegem is ideaal daarvoor. De positieve ervaringen met de integratie van het dienstencentrum De Zilverberg in het gelijknamige woonzorgcentrum zijn een stimulans voor ons om niet alleen dit concept / project verdere groeikansen te geven maar ook te experimenteren met andere vormen van intergenerationeel werken. We onderzoeken de mogelijkheden van een dienstencentrumfunctie, zij het klein te starten, te integreren in een bestaande Buitenschoolse Kinderopvang. Ook in dit project zouden we optimaal gebruik maken van overheidsgeld omdat het omzeggens geen infrastructuurinvesteringen zal met zich mee brengen. Een andere opportuniteit hier is het feit dat dit een samenwerkingsverband wordt tussen stad – dienstencentrum – sociale dienst OCMW en andere private spelers in de thuiszorg en welzijnswerk, zoals CAW. We hebben het project Lokaal Buurtpunt Beveren genoemd omdat het in eerste instantie wil inspelen op lokale wijkbehoeften. We gaan dus niet per definitie uit van een (kleine) dienstencentrumwerking maar beogen eerder een vraaggestuurd wijkcentrum of buurthuis. Het is voorspelbaar dat dit een alternatieve vorm zal zijn. Een voorafgaand wijkbehoeftenonderzoek in samenwerking met de Vives Hogeschool zal moeten uitwijzen of en welke noden er zijn in de wijk en of we als bestuur een buurthuis kunnen opstarten want de budgettaire middelen zijn beperkt. We rekenen daarvoor op een positief advies van de Provincie. Naast Beveren zijn er nog blinde vlekken in Roeselare, ik denk dan aan Rumbeke. Vandaar dat we alert moeten blijven voor eventuele opportuniteiten om ook daar wijkversterkende projecten uit te bouwen. Dat het OCMW dit niet alleen zal en kan doen lijkt me evident. We zijn grote believers van de grote meerwaarde om dat te doen in een constructieve samenwerking met bijvoorbeeld de Stad (wijkwerking) en andere partners zoals het CAW. Stad en OCMW hebben in deze context gemeenschappelijke belangen en dergelijke projecten kunnen de synergiën alleen maar ten goede komen. De bouw van een nieuwe keuken In Ten Elsberge was meer dan nodig om de groeiende capaciteit aan te kunnen. In 2014 kenden we een stijging van meer dan 10% in de aan huis bedeelde maaltijden. Het is een immense investering waarvoor we het OCMW dankbaar zijn, immers dergelijke investeringen zijn in de huidige budgettaire context niet meer evident. Een dergelijke investering verplicht ons ook als goede huisvader te beheren en dat houdt ook in bedrijfseconomisch denken, met anderen woorden een hoog productievolume nastreven zodat met gelijkblijvende vaste kosten het rendement kan verhoogd worden. De budgettaire druk noopt ons daartoe. In die zin moeten we ook durven overwegen om deze dienstverlening uit te breiden naar omliggende gemeenten. Dit is voorzien in de visietekst van het Zorgbedrijf en strookt met de filosofie van het Zorgbedrijf, met andere woorden, een regionale rol durven opnemen. Ik had het al over het belang van de thuiszorg in de toekomst. Niet alleen omwille van de toenemende noden in de thuiszorg maar ook omdat een uitgebreid pallet van diensten een meerwaarde betekent voor onze klanten, we creëren hiermee een aantrekkelijk zorg-portfolio. Was en strijkservice aan huis is zeker nog een leemte in ons zorgaanbod en eveneens een niche in de
‚zorgmarkt’. Het spreekt voor zich dat we een dergelijke dienst niet alleen willen organiseren. We gaan daarvoor op zoek naar partners, liefst voorzieningen met eenzelfde sociale opdracht. Opportuniteiten voor het uitbreiden van onze ‚zorg-portefeuille’ moeten we actief verkennen en durven op inzetten. Zolang deze tenminste budget-neutraal zijn of in het beste geval budgetpositief kunnen zijn
13.7. Signalen voor de hogere overheid Commentaar: De budgettaire druk zowel federaal, gewestelijk en zeker ook lokaal nopen ons tot spaarzaamheid in onze werking maar ook tot creativiteit om met dezelfde (of zelfs minder) middelen efficiënter om te springen. We beseffen dat de vraag (vanuit een noodzaak) naar meer subsidiëring niet evident is en in de huidige context zelfs zeer moeilijk is. Toch zouden we durven pleiten om meer middelen ter beschikking te stellen van de dienstencentra. Structureel elk dienstencentrum beter subsidiëren is misschien niet mogelijk maar we zouden een oproep willen doen aan alle overheden om vernieuwende projecten die uitgaan van samenwerkingsverbanden en efficiënte aanwending van middelen (zoals bvb gedeelde infrastructuur en mobiele dienstencentra) extra kansen te geven. Dat kan door die experimenten / projecten mogelijk te maken en bij voorkeur ook te subsidiëren. Geslaagde experimenten kunnen dan als voorbeeld en inspiratiebron dienen voor andere besturen of initiatiefnemers. Initiatiefnemers die willen experimenteren met gedeelde infrastructuur botsen onvermijdelijk op de architectonische normen in de wetgeving. Daarom vragen we met aandrang aan de Vlaamse regelgever om de architectonische normen soepeler te hanteren bij beoordeling van erkenning en inspectie zodat zinvolle projecten en experimenten niet gefnuikt worden.
13.8. Eindconclusie De cijfers in dit jaarverslag zijn bemoedigend. Vrijwel op elk onderdeel van onze werking zien we een aanhoudende stijgende trend en dat ondanks het feit dat er ondertussen drie dienstencentra zijn. Onze dienstencentra hebben een hele evolutie gemaakt. Met de komst van Schiervelde merken we een meer gerichte wijkwerking. Schiervelde ligt immers ingebed in een kleine lokale leefgemeenschap en er is daardoor een sterke verankering, ook omwille van de goede relatie en samenwerking met het wijkcomite. Hetzelfde fenomeen stellen we trouwens vast op de Zilverberg. Vanuit die positieve ervaringen op die twee lokaties probeert ook Ten Elsberge nu opnieuw beter aansluiting te vinden bij de verschillende wijkcomités in de buurt. We geloven immers in de meerwaarde van de sociale netwerken. Het behoud en stimuleren van die netwerken voor de broze ouderen is een opdracht bij uitstek voor de dienstencentra. Dat maakt dat we onze blik blijven richten op de deelgemeenten of wijken want daar liggen beslist nog een aantal kansen en opportuniteiten. Deelgemeente Beveren is er een van en het is dan ook niet verwonderlijk dat we daar momenteel de mogelijkheden onderzoeken. We mogen ook niet blind zijn voor de mogelijkheden in Rumbeke. Zeker nu, met de bouw van serviceflats door een commerciële partner. Dit complex paalt aan site van het WZC St Henricus. De bejaardenflats van de Mandel aan de overkant van het WZC, het woonzorgcentrum, kortverblijf, het dagcentrum. De site heeft alle mogelijkheden in zich om een woonzorgzone te creëren. De uitbouw van een buurtgerichte ontmoetingsplaats met dienstencentrumfunctie biedt zeker perspectieven. Verder onderzoek lijkt aangewezen. Maar dat het Zorgbedrijf dit niet alleen kan of zal doen is evident. We blijven inzetten op samenwerking. De samenwerkingen dat we opgezet hebben de laatste jaren overtuigen ons nog meer dat we daar blijvend moeten op inzetten. Bestaande samenwerkingen met oa CVO hebben hun meerwaarden aangetoond. We moeten daar blijvend op inzetten en kansen tot samenwerken met andere origanisaties actief exploreren. In het kader van het behoud en het herstellen van sociale netwerken werden de laatste jaren zinvolle intiatieven opgezet. We doen dat in eerste instantie door de broze ouderen naar het dienstencentrum te halen (Tea room namiddag, we halen hen aan huis op om de maaltijd te nemen in het dienstencentrum). We doen dankzij de inzet van warme en gemotiveerde vrijwilligers. Vrijwilligers vormen zowat de ruggegraat van onze werking. Het is niet overdreven te stellen dat we zonder onze vrijwilligers heel wat van onze activiteiten en diensten niet zouden kunnen organiseren. We kunnen rekenen op meer dan 300 vrijwilligers. Verschillende voorzieningen krijgen af te rekenen met een afnemende instroom van vrijwilligers. Bij ons is dat nog niet problematisch. Onze vrijwilligers worden ook breder ingezet dan vroeger, meer in de dienstverlening. We moeten er ons van bewust zijn dat met de verhoogde pensioenleeftijd de instroom zal verminderen. Vraag is ook of de aankomende generaties senioren nog evenveel vrijwillig engagement op zich zullen nemen? In ieder geval moeten we ons tijdig wapenen en moeten we nu inzetten op een warm vrijwilligersbeleid dat kandidaat-vrijwilligers kan bekoren. De verhoogde pensioenleeftijd zal ook zijn effecten hebben op het aanbod dat we in de toekomst organiseren, niet alleen de ontspannende en vormende activiteiten maar zeker ook op het vlak van onze dienstverlening moeten we alert blijven voor nieuwe noden en daar creatief op inspelen. Dat is al decennialang onze belangrijkste troef en dat moet het ook blijven…
Kwaliteitsverslag 2014 Volgende projecten stonden gepland voor 2014 1
Verder structureren vrijwilligersbeleid
2
Tevredenheidsmeting clubs
3
BLD registratiesysteem
4
Promoten pedicure
Kwaliteitsverslag van projectfiche 1 (2013) : verder structureren vrijwilligersbeleid
Thema Structureren vrijwilligersbeleid Verantwoording De dienstencentra van Roeselare zouden niet functioneren zonder de inzet van hun vele vrijwilligers. Het is niet altijd even duidelijk hoe we éénduidig vrijwilligers werven, welke formaliteiten er dienen vervuld te worden, welke concrete afspraken er zijn,..Omdat we geen volledige gestructureerde aanpak hebben vanuit de dienstencentra en ook niet vanuit het beleid van OCMW Roeselare willen dit verder stroomlijnen. De dienst Personeel en Organisatie van OCMW Roeselare wil hier ook mee starten en vraagt ons om vanuit de dienstencentra mee te werken. Doelstelling Opstellen van een gestructureerde aanpak rond vrijwilligersbeleid, vanuit het beleid van OCMW Roeselare en toepasbaar binnen de dienstencentra. Verantwoordelijkheden Juridische dienst OCMW, departementshoofd, centrumleiders en team dienstencentra. Traject
Stap
Werkwijze
Betrokkenen
Timing
Status uitvoering
1.Voorbereiding: Inwinnen informatie en uitwerken plan van aanpak 2. uitvoering: uitvoeren voorstellen uit overleg
Denkdag team dienstencentra rond oa vrijwilligerswerking
Team dienstencentra
01/03/13
uitgevoerd
Contact opnemen met juridische dienst OCMW
Centrumleider Schiervelde
01/03/13
uitgevoerd
deelnemen aan werkgroep vanuit OCMW rond vrijwilligersbeleid Terugkoppelen thema's uit werkgroep in team dienstencentra
centrumleiders
moet nog bepaald worden
niet opgestart
Team dienstencentra
Moet nog bepaald worden
Niet uitgevoerd
Eigen vertaling Team dienstencentra maken van aanbevelingen OCMW naar specifieke werking dienstencentra Voorstellen nieuw Centrumleiders vrijwilligersbeleid op centrumraden
moet nog bepaald worden
niet uitgevoerd
Moet nog bepaald worden
Niet uitgevoerd
3. opvolging
4. evaluatie
5. voortzetting
Implementeren nieuw vrijwilligersbeleid in de dienstencentra
Team dienstencentra
Moet nog bepaald worden
Middelen Werkgroep vrijwilligers OCMW Kennis rond vrijwilligerswerking in de dienstencentra Evaluatie en opvolging van het project Na het implementeren van het vrijwilligersbeleid kunnen we pas overgaan tot evaluatie en opvolging ervan. Alles rond vrijwilligersbeleid werd in 2014 'on hold 'gezet vanuit het beleid wegens de voorbereidingen naar de omschakeling tot Zorgbedrijf . Vanuit het beleid zijn er geen werkgroepen opgericht dus was er geen sprake van deelname eraan. We vinden het wel belangrijk om vanuit de dienstencentra hier verder aandacht aan te geven en om met een concreet voorstel naar onze vrijwilligers toe te stappen. In 2015 gaan we hier dus mee verder. In 2014 zijn we gestart met het registreren van de vrijwilligers onder de verschillende taken die ze verrichten.
Communicatie en informatie over het project De vorderingen en veranderingen worden telkens teruggekoppeld op het team van de dienstencentra
Niet uitgevoerd
kwaliteitsverslag van projectfiche 2 (2013) : tevredenheidsmeting clubs
Thema Tevredenheidsmeting clubs Verantwoording Een onderdeel van onze werking is het aanbieden van clubactiviteiten. Om de kwaliteit van ons aanbod te blijven handhaven, organiseren we jaarlijks een bevraging van afwisselend onze cursussen, clubs en diensten. Dit jaar zijn dus de clubs aan de beurt. Doelstelling Tevredenheidsbevraging bij alle clubleden binnen de drie dienstencentra
Verantwoordelijkheden Departementshoofd dienstencentra en centrumleiders Traject
Stap
Werkwijze
Betrokkenen
Timing
Status uitvoering
1.Voorbereiding: Inwinnen informatie en uitwerken plan van aanpak
Opstellen vragen bevraging + duidelijk specifiëren clubs
Stagiair en team dienstencentra
Maart 2014
uitgevoerd
Opmaken bevraging
Stagiair
Maart 2014
uitgevoerd
Terugkoppelen bevraging aan team dienstencentra voor eventuele laatste aanpassingen
Stafmedewerker en team dienstencentra
Maart 2014
uitgevoerd
Uitvoeren bevraging
Stagiair en team dienstencentra
Maart – november 2014
Uitgevoerd
Bundelen resultaten Terugkoppelen resultaten op team dienstencentra en kijken welke verbeteringen/verand eringen er dienen uitgevoerd te worden Implementeren nodige aanpassingen binnen clubaanbod + terugkoppelen naar de clubleden
Stafmedewerker Stagiair en team dienstencentra
Maart 2015 Maart – april 2015
Nog uit te voeren Nog uit te voeren
Team dienstencentra
Voorjaar 2015
Nog uit voeren
2. uitvoering: uitvoeren voorstellen uit overleg 3. opvolging 4. evaluatie
5. voortzetting
Middelen
De tevredenheidsbevraging zelf: een papieren & een online-versie. Evaluatie en opvolging van het project De gegevens zullen verwerkt worden door de stafmedewerker. De resultaten worden teruggekoppeld naar departementshoofd en centrumleiders. Ook willen we de resultaten na verwerken terugkoppelen naar de clubleden. Communicatie en informatie over het project De communicatie zal gebeuren in de clubs en via onze eigen communicatiekanalen in de dienstencentra: Centraal, flyers,.. Centrumleiders en team van de centra zorgen voor voldoende communicatie naar de clubleden toe.
Opmerking In 2014 kregen we een nieuwe stafmedewerker op het departement zorg. Hierdoor liep de verwerking van de gegevens heel wat vertraging op.
Kwaliteitsverslag van Projectfiche 3 (2013) - BLD registratiesysteem Thema Implementatie nieuw registratieprogramma BLD Verantwoording Binnen de dienstencentra is er dringend nood aan een nieuw registratiesysteem. Zeker als we meer klantgericht willen gaan werken, moeten we afstappen van onze huidige manier van registreren. Doelstelling Een nieuw registratieschema introduceren tegen juni 2014 Verantwoordelijkheden Team van de dienstencentra. De centrumleider van Ten Elsberge trekt dit project. Traject
Stap
Werkwijze
Betrokkenen
Timing
Status uitvoering
1.Voorbereiding:
De back-office van het programma moet uitgewerkt worden (zalen insteken, doelgroepen, enz.) 1) Alle centra zorgen ervoor dat de nieuwe activiteitenplan ning 20142015 in BLD ingevoerd wordt. 2) Alle inschrijvingen voor het nieuwe werkjaar gebeuren in BLD Regelmatig overleg om loop van zaken te bespreken Team evaluatie van gebruik BLD Op basis van bevindingen en evaluatie wordt waar mogelijk bijgestuurd
Centrumleider TE, Vormingsverantwoor delijke
Februari 2014
Ok
Maart – Mei 2014
OK
2. uitvoering:
3. opvolging
4. evaluatie 5. voortzetting
Centrumleiders, Vormingsverantwoor delijke
Centrumleiders, Vormingsverantwoor delijk
OK
Team dienstencentra
Mei – okt 2014
OK
Tean dienstencentra
Nov 2014
OK
Team dienstencentra
Dec 2014 - …
OK, 2 keer per jaar is er een evaluatievergaderi ng met alle gebruikers van BLD. Daarop worden voorstellen tot aanpassing van het programma gemaakt.
Middelen Een SQL-programma dat geschreven werd op maat van het LDC Gullegem.
Evaluatie en opvolging van het project Het voordeel van dit pakket is dat we dit leerden kennen in het beginstadium, toen het programma nog in volle ontwikkeling was. Vandaar konden we het programma eigenlijk nog volledig naar onze hand zetten. In 2014 werd dan effectief gestart met dit programma en tot op heden loopt dit heel goed. We moeten nog altijd het programma beter leren kennen, maar het bezit veel potentieel. Vanaf heden is er ook 2 maal per jaar een overleg met de programmeur en alle gebruikers van het programma. Meer en meer dienstencentra schakelen immers over op dit programma. Deze samenkomst zorgt ervoor dat we met z’n allen het programma iedere keer beter kunnen maken. Communicatie en informatie over het project Alle communicatie verloopt via de programmeur en de centrumleider van Ten Elsberge.
Kwaliteitsverslag van projectfiche 4 (2013) : promoten pedicure Thema Promoten pedicure Verantwoording Onze dienst pedicure bestaat reeds meer dan 2 jaar en we vonden dat het aantal cliënten na 2 jaar werking nog minimaal is. Doelstelling Nagaan of de pedicure aan de verwachtingen voldoet en een promotiecampagne voeren. Verantwoordelijkheden Team dienstencentra Traject
Stap
Werkwijze
1.Voorbereiding: Inwinnen informatie en uitwerken plan van aanpak
Tevredenheid nagaan Bezoekers pedicure bij bezoekers pedicure. Gesprekje met onze Gediplomeerde gediplomeerde pedicure pedicure team dienstencentrum Bezoekers pedicure Bezoekers pedicure – 2013 bevragen en gediplomeerde een gesprek met pedicure- team pedicure vastleggen dienstencentrum Bundelen resultaten Team en pijnpunten, dienstencentrum en bespreken met pedicure pedicure en een grootscheepse PR (flyers, affiche) in buurt en bij bezoekers In najaar kijken of er team meer clienten zijn dienstencentrum Implementeren Team nodige aanpassingen dienstencentrum binnen aanbod pedicure + terugkoppelen naar de pedicure
2. uitvoering: uitvoeren envoorstellen uit overleg 3. opvolging
4. evaluatie 5. voortzetting
Betrokkenen
Timing
Status uitvoering
Maart-april 2014 uitgevoerd
Maart-april 2014 uitgevoerd
Mei- juni 2014
uitgevoerd
Nov - December 2014 December 2014
Duidelijke stijging
Middelen De lijst en telefoonnummers van de cliënten van de pedicure in 2013 Evaluatie en opvolging van het project De pedicure heeft duidelijk een boost gekregen door deze aanpak. Bij ondervraging van de klienten die reeds kwamen kwam duidelijk naar voor dat
uitgevoerd
men tevreden was met de behandeling van onze gediplomeerde pedicure. Wel kwam aan bod dat ze de mensen probeerde mee te nemen naar haar pedicurepraktijk bij haar thuis. Daarover hebben we dan ook onze pedicure aangesproken !!!! Na een reclamecampagne (flyers in de buurt, bij de 80-plussers, affiches, enz…) zien we een duidelijke toename van het aantal mensen die naar onze pedicure komen in 2014.
Kwaliteitsplanning nieuw werkjaar Kwaliteitsplanning 2015 Volgende projecten staan gepland: 1
Verder structureren vrijwilligersbeleid
2
Tevredenheidsmeting nieuw tijdschrift Centraal
3
Ondersteuning lesgevers
4
Nieuwe invulling instuifweek
Projectfiche 1 kwaliteitsplanning 2015
Thema Structureren vrijwilligersbeleid Verantwoording De dienstencentra van Roeselare zouden niet functioneren zonder de inzet van hun vele vrijwilligers. Het is niet altijd even duidelijk hoe we éénduidig vrijwilligers werven, welke formaliteiten er dienen vervuld te worden, welke concrete afspraken er zijn,..Omdat we geen volledige gestructureerde aanpak hebben vanuit de dienstencentra en ook niet vanuit het beleid van OCMW Roeselare willen dit verder stroomlijnen. In eerste instantie was het de bedoeling om dit samen met de juridische dienst van het OCMW te doen maar momenteel is daar geen sprake meer van. Door de verandering naar Zorgbedrijf is er nog geen duidelijkheid hoe zij dit willen aanpakken en het vrijwilligersbeleid willen structureren. Doelstelling Opstellen van een gestructureerde aanpak rond vrijwilligersbeleid toepasbaar binnen de dienstencentra. Verantwoordelijkheden Directeur, centrumleiders en team dienstencentra. Traject
Stap
Werkwijze
Betrokkenen
Timing
Status uitvoering
1.Voorbereiding: Inwinnen informatie en uitwerken plan van aanpak
Denkdag team dienstencentra rond oa vrijwilligerswerking
Team dienstencentra
12/01/15
Uitgevoerd
Concrete denkdag enkel rond vrijwilligersbeleid Registratie in BLD
Team dienstencentra
02/07/2015
Gepland
team dienstencentra
2015
in uitvoering
Bedanking vrijwilligers +vormingsmoment
Team dienstencentra
11/09/2015
gepland
Voorstellen nieuw vrijwilligersbeleid op centrumraden
Centrumraden
moet nog bepaald worden
niet uitgevoerd
Eigen afspraken rond vrijwilligersbeleid uitvoeren
Team dienstencentra
2. uitvoering: uitvoeren voorstellen uit overleg 3. opvolging
niet uitgevoerd
4. evaluatie 5. voortzetting
Terugkoppeling acties Centrumleiders op team Implementeren Team dienstencentra nieuw vrijwilligersbeleid in de dienstencentra
Moet nog bepaald worden Moet nog bepaald worden
Middelen Registratieprogramma BLD Kennis rond vrijwilligerswerking in de dienstencentra Evaluatie en opvolging van het project Het implementeren van het vrijwilligersbeleid in 2014 werd op bepaalde vlakken uitgesteld. In 2015 kunnen we dus pas overgaan tot verdere afstemming en eventuele implementatie. Een belangrijke factor in dit project rond de evaluatie is het bevragen van onze vrijwilligers na het implementeren van het nieuwe beleid Communicatie en informatie over het project De veranderingen worden telkens teruggekoppeld op het team van de dienstencentra.
Niet uitgevoerd Niet uitgevoerd
Projectfiche 2 kwaliteitsplanning 2015 Thema Tevredenheidsmeting Centraal
Verantwoording In september 2014 presenteerden we de eerste editie van ons nieuwe magazine ‘Centraal’. Dit bracht heel wat wijzigingen met zich mee. Vanaf heden verschijnt ons magazine nog tweemaandelijks (dus 5 edities per werkjaar), er is een volledig nieuwe lay-out en de inhoud werd ook aangepakt. Zo is er minder plaats voor activiteitenverslagen per club maar is een algemeen artikel, per dienstencentrum een artikel, een kalender per dienstencentrum,… Ook de kostprijs werd aangepast, deze steeg van € 7 naar € 10. Waar een exemplaar afgehaald in het dienstencentrum vroeger gratis was, vragen we hier nu € 2,20 voor. Omdat er heel wat wijzigingen doorgevoerd zijn willen we feedback vragen aan de lezers van ‘Centraal’. Doelstelling Tevredenheidsbevraging bij de lezers van ons magazine Centraal
Verantwoordelijkheden Departementshoofd dienstencentra en centrumleiders Traject
Stap
Werkwijze
Betrokkenen
Timing
Status uitvoering
1.Voorbereiding: Inwinnen informatie en uitwerken plan van aanpak
Opstellen vragen bevraging
Redactie centraal
Maart 2015
uitgevoerd
Opmaken bevraging
Hoofdredacteur
April 2015
Nog uit te voeren
Terugkoppelen bevraging aan team dienstencentra voor eventuele laatste aanpassingen
Hoofdredacteur en team dienstencentra
april 2015
Nog uit te voeren
2. uitvoering: uitvoeren voorstellen uit overleg 3. opvolging
Uitvoeren bevraging
Hoofdredacteur en team dienstencentra
juni 2015
Nog uit te voeren
Bundelen resultaten
team dienstencentra
Nog uit te voeren
4. evaluatie
Terugkoppelen team dienstencentra resultaten op team dienstencentra en redactieraad en kijken welke verbeteringen/verand eringen er dienen uitgevoerd te worden
Juni – augustus 2015 September 2015
Nog uit te voeren
Middelen De tevredenheidsbevraging zelf: een pagina in de juni-editie van Centraal. Evaluatie en opvolging van het project De gegevens zullen verwerkt worden door team dienstencentra en thuiszorg. De resultaten worden teruggekoppeld naar het team van de dienstencentra en de redactieraad. Indien wenselijk kunnen we de nodige aanpassingen doorvoeren. Communicatie en informatie over het project De communicatie zal gebeuren in Centraal.
Projectfiche 3 – kwaliteitsplanning 2015
Thema Ondersteuning lesgevers
Verantwoording In onze dienstencentra gaan heel wat cursussen door: van kantklossen tot werken met de ipad, van houtkappen tot kalligrafie… iedereen vindt er zijn of haar gading. Deze lessen worden steeds begeleid door professionele mensen. De ene lesgever doet dit op zelfstandige basis, de andere lesgever doet dit op vrijwillige basis, maar allemaal met een heel grote passie voor hun werk en specialiteit. Nu merken we echter dat ook onze lesgevers soms moeilijkheden hebben binnen hun groep. Wat doe je bijvoorbeeld met kliekjesvorming? Of wat doe je met een cursist die les komt volgen, maar eigenlijk vooral zijn of haar eigen ding wil doen? Hoe maak je een goede introductie tijdens je eerste les? En op welk manier kan je afsluiten met je groep? Allemaal vragen die af en toe eens ter sprake komen en waar we graag onze lesgevers beter en meer in ondersteunen.
Doelstelling Een betere ondersteuning voorzien voor onze lesgevers.
Verantwoordelijkheden Vormingsverantwoordelijke met ondersteuning van de centrumleiders
Traject
Stap
Werkwijze
Betrokkenen
Timing
1.Voorbereiding: Inwinnen informatie en uitwerken plan van aanpak
De vormingsverantwo ordelijke maakt een aanzet van hoe deze ondersteuning van lesgevers vorm kan krijgen.
Vormingsverantwoordelijke
Augustus 2015
2. uitvoering: uitvoeren voorstellen uit overleg
Deze aanzet wordt voorgelegd aan de centrumleiders en in ruimere zin aan het team van de dienstencentra.
Vormingsverantwoordelijke en centrumleiders
Eind augustus/ begin september
Deze aanzet zal verschillende acties bevatten die dan in de loop van het werkjaar
Vormingsverantwoordelijke en de centrumleiders. Start eind september 2015
Status uitvoering
september 2015 juni 2016 verder worden uitgevoerd 3. opvolging
Deze verschillende acties worden opgevolgd door de vormingsverantwo ordelijke.
Vormingsverantwoordelijke en de centrumleiders
4. evaluatie
Na elke actie en op Vormingsverantwoordelijke het eind van dit en de centrumleiders eerste jaar (juni 2016) zullen de lesgevers actief worden bevraagd omtrent dit nieuwe beleid.
Eind juni 2016
5. voortzetting
Na de evaluatie Vormingsverantwoordelijke zullen de nodige en de centrumleiders aanpassingen gedaan worden om deze ondersteuning verder te optimaliseren.
Juli
Middelen overlegmomenten tussen de vormingsverantwoordelijke en de centrumleiders - verder middelen nog te bepalen na de uitwerking van de concrete acties.
Evaluatie en opvolging van het project De meeste evaluatie en opvolging van dit project zal gebeuren door de vormingsverantwoordelijke, steeds in samenspraak met de centrumleiders.
Communicatie en informatie over het project De vorderingen en veranderingen worden telkens teruggekoppeld op het team van de dienstencentra en daarna ook naar de lesgevers.
Projectfiche 4 : Kwaliteitsplanning 2015
Thema Nieuwe invulling instuifweek
Verantwoording Het doel van de instuifweek is om het dienstencentrum en het aanbod in de kijker te zetten. Elke dienstencentrum heeft zijn tradities en mogelijkheden en daar moeten we zoveel mogelijk rekening mee houden. Daarnaast weten we ook uit het verleden dat bepaalde formules beter werken dan andere. Dit jaar willen we graag met de lesgevers nadenken hoe we als dienstencentrum naar buiten komen en zo de ideale invulling vinden van onze instuifweek.
Doelstelling De beste invulling vinden voor ons instuifweek, rekening houdend met de wensen van lesgevers en de sterktes en tradities van elk dienstencentrum.
Verantwoordelijkheden Centrumleiders en team dienstencentra.
Traject
Status uitvoering
Stap
Werkwijze
Betrokkenen
Timing
1.Voorbereiding: Inwinnen informatie en uitwerken plan van aanpak
Voorbereidende vergadering nieuwe invulling instuifweek
Team dienstencentra
Eind december 2014
Uitgevoerd
2. uitvoering: uitvoeren voorstellen uit overleg
Vergadering plannen per dienstencentrum voor de lesgevers
Vormingsverantwoordelijke + centrumleiders
Week van 19 januari 2015
Uitgevoerd
3. opvolging
Terugkoppelen input lesgevers + definitieve bepaling invulling instuifweek Invulling instuifweek terugkoppelen lesgevers
Team dienstencentra
Eind januari
Team dienstencentra
Begin februari
4. evaluatie
Na de uitvoering van de instuifweek willen we graag de lesgevers bevragen rond hun ervaringen.
Team dienstencentra
5. voortzetting
Na de evaluatie Team dienstencentra zullen de nodige aanpassingen gedaan worden om de instuifweek verder vorm te geven en te optimaliseren.
Eind juni
Juli
Middelen - brief lesgevers met uitnodiging vergadering - vergadering lesgevers met verschillende werkvormen in kader van de brainstorm - brief lesgevers met beslissing concrete invulling instuifweek - telefonisch contact met lesgevers - informele contacten met lesgevers Evaluatie en opvolging van het project Na de verschillende vergaderingen in de drie dienstencentra worden alle ideeën samengebracht en daarna ter opvolging ook naar de verschillende lesgevers gestuurd. Na de effectieve instuifweek volgt er ook een evaluatie met de lesgevers. Deze zal in de eerste plaats via informele gesprekken en de regelmatige contacten gebeuren.
Communicatie en informatie over het project De vorderingen en veranderingen worden telkens teruggekoppeld op het team van de dienstencentra en daarna ook naar de lesgevers.
15. Zelfevaluatie Zelfevaluatie 1
Parkeerruimte en bereikbaarheid dienstencentra
2
signalisatie
Zelfevaluatie: Projectfiche 1 : Parking en bereikbaarheid
1.Thema Één van de werkpunten dat naar voren kwam op onze zelfevaluatie is het creëren van extra parkeerruimte en betere bereikbaarheid. Vooral uit de tevredenheidsmeting van de cursussen kwamen hier enkele punten naar voor die we dit jaar willen aanpakken. Verantwoording Op onze zelfevaluatie kwamen verschillende werkpunten naar boven. Deze werkpunten werden verzameld uit de tevredenheidsmeting van de cursisten, het klachtenregister, de teamvergaderingen, centrumraden… . Deze werkpunten zijn voor alle drie de dienstencentra. Bijgevolg wordt dit ook een algemeen project dat uiteraard per centrum een andere invulling krijgt. Doelstelling In de loop van dit werkjaar wensen we volgende zaken aan te pakken: • •
exploreren mogelijkheden extra parkeerruimte signalisatie naar de dienstencentra
Verantwoordelijkheden Iedere centrumleider is verantwoordelijk voor het opvolgen van deze punten binnen het eigen dienstencentrum.
Traject Stap
Werkwijze
1.Voorbereiding: Op onze zelfevaluatie werden Zelfevaluatie alle werkpunten opgelijst. 2. uitvoering: Opmaken van projectfiche
Deze projectfiche gaat over de lokalen. Mogelijkheden extra parkeerruimte
Betrokkenen
Timing
Het voltallig team van de dienstencentra Het voltallig team van de dienstencentra
21/01/14
Status uitvoering OK
2013-2014
OK
bekijken: kan er gekeken worden voor extra parkeerruimte of andere mogelijkheden om in de DC's te raken Fietsenstalling Is er mogelijkheid tot overdekte fietsenstalling of beter organiseren van de ruimte ervoor
3. opvolging
4. evaluatie
5. voortzetting
In de zilverberg werd een overdekte fietsstalling geplaatst
Signalisatie langs de wegen staan de Er werden van dienstencentra niet altijd even stad borden duidelijk aangeduid. geplaatst met aanduiding van WZC-DC de Zilverberg de afspraken worden omgezet in Iedere 2014 nieuwe procedures. centrumleider voor zijn eigen centrum In januari 2015 volgt een Wat de Zilverberg 12 Januari 2015 evaluatie betreft, is dit de stand van zaken na overleg WZCDC : aangrenzend perceel is van OCMW Menen. Er wordt hier navraag gedaan om evt te kopen en er zijn ook contacten gelegd met de buur – landbouwer. Bij de aanleunapparteme nten die door de sociale bouwmaatschappij de Mandel gebouwd worden, wordt ook nog extra parking voorzien. Na de zelfevaluatie in 2015 zal gekeken worden wat we hier nog verder rond doen.
Vooral stilstaan hoe we eventueel op bepaalde opportuniteiten kunnen inspelen.
2015 -
OK
OK
Blijven opvolgen.
Middelen In samenwerking met de dienst Facility en de juiste stadsdiensten zal de centrumleider in samenspraak met het diensthoofd per centrum deze zaken opvolgen en in orde brengen. Evaluatie en opvolging van het project Dit werd geëvalueerd op 12 januari 2015. Parkeerplaatsen komen erbij aan de aanleunappartementen van de Mandel die men op dit moment aan het bouwen is. Men (OCMW-Roeselare) is aan het onderhandelen met OCMW Menen die eigenaar is van de grond naast de parking. De directeur van het Woonzorgcentrum en centrumleidster van het dienstencentrum hebben ook reeds een verkennend gesprek gehad met de buur- landbouwer. Enkele signalisatieborden werden al aangepast langs de weg, maar de aanduiding vanuit de hoofdstraten kan nog beter, dit moet nog verder opgevolgd worden. Communicatie en informatie over het project Alles gebeurt in samenspraak met het team van de dienstencentra.
ZELFEVALUATIE projectfiche 2 : Signalisatie zowel naar lokalen als naar de ingang
Uit gesprekken met de interne diensten, uit de tevredenheidsenquête, uit de informele gesprekken met cursisten en medewerkers komt naar boven dat de signalisatie beter kan. Naast het feit dat het niet voor iedere bezoeker duidelijk is waar de ingang zich bevindt, is ook niet altijd duidelijk waar ieder lokaal zich situeert. Het doel van de lokale dienstencentra is de levenskwaliteit van de buurtbewoners te behouden of te verbeteren en de meest gunstige leefomgeving en kansen te creëren om zelfstandig thuiswonen en leven volgens eigen wensen en behoeften mogelijk te maken Door een goede interne werking en het in handen nemen van aandachtspunten aangebracht door bezoekers/cursisten bieden we onze klanten een kwalitatief hoogstaande service op verschillende vlakken De signalisatie binnen het dienstencentrum duidelijker maken naar enerzijds de interne diensten en anderzijds naar de verschillende lokalen.
Aanleiding keuze kwaliteitsactie
Missie
Strategische doelstelling Operationele doelstelling Indicator Norm Check Stappenplan betere signalisatie
Wanneer? Wat?
Door wie? Op welke wijze? Budget?
Evaluatie
Afgewerkt op? Wanneer? Door wie? Op welke wijze?
Tussentijdse evaluatie Bijkomende Welke? acties Wanneer? Door wie? Op welke wijze? Budget? Afgewerkt op?
Procentuele stijging bij de volgende bevraging Hogere tevredenheid bij cursisten, maar zeker ook bij interne diensten. Bij een volgende tevredenheidsbevraging rond cursussen Het werkjaar 2014 - 2015 Mogelijkheden bekijken: - signalisatie naar lokalen goed uittekenen - signalisatie vanop de parking naar de ingang duidelijker maken Centrumleider dienstencentrum + directeur woonzorgcentrum Samen met de directie van het woonzorgcentrum deze piste bekijken + externe firma consulteren om te helpen zoeken naar een ideale bewijzering. Afhankelijk van het aantal en soort van bewijzering. Normaal is er een budget via het OCMW mogelijk, maar deze piste nog bekijken. Een betere signalisatie van op de parking naar de ingang werd reeds in september 2014 uitgevoerd en met succes ! 2017 Team dienstencentra Formeel: Nieuwe tevredenheidsbevraging 2017 Informeel: de cursussen eens binnen te lopen en te polsen naar hun bevindingen + de interne diensten eens bevragen Update zelfevaluatie De signalisatie naar de lokalen en interne gebruikers moet nog aangepakt worden. Werkjaar 2015 Centrumleider + directie woonzorgcentrum Wordt nog besproken in ons maandelijks overleg. Budget voorzien via dienst communicatie 01/01/16
Besluit
Het jaar 2015 zal dienen om de signalisatie naar de verschillende lokalen te optimaliseren – in 2014 werd de signalisatie naar de ingang vanop de parking reeds aangepakt en dit met succes (niemand zegt nog dat de ingang moeilijk te vinden is – werd nog niet bevraagd via een tevredenheidsenquete)
