Nota investeren & waarderen 2012 Regels voor activeren en afschrijven van bezittingen in de Gemeente Culemborg
Inhoudsopgave § 1 Inleiding .......................................................................................................................................................... 3 § 2 Wettelijk kader en afbakening...................................................................................................................... 3 § 3 Activeren ......................................................................................................................................................... 4 § 3.1 Minimumbedrag voor activeren ........................................................................................................... 4 § 3.2 Soorten van vaste activa ......................................................................................................................... 4 § 3.3 Keuze wel of niet activeren.................................................................................................................... 7 § 4 Kredieten ....................................................................................................................................................... 10 § 5 Waarderen..................................................................................................................................................... 10 § 6 Afschrijven .................................................................................................................................................... 11 § 6.1 Afschrijvingsbasis ................................................................................................................................. 11 § 6.2 Afschrijvingsmethodes......................................................................................................................... 12 § 6.3 Afschrijvingstermijn ............................................................................................................................. 13 § 6.4 Momenten van aanvang afschrijven................................................................................................... 14 § 7 Overige aandachtpunten............................................................................................................................. 14 § 7.1 Componentenbenadering .................................................................................................................... 14 § 7.2 Grond ...................................................................................................................................................... 15 § 7.3 Software.................................................................................................................................................. 15 § 7.4 Riolering ................................................................................................................................................. 16 § 8 Kosten van rente........................................................................................................................................... 17 § 9 Overige bepalingen...................................................................................................................................... 18 § 9.1 Ingangsdatum........................................................................................................................................ 18 § 9.2 Hardheidsclausule ................................................................................................................................ 18 Bijlage 1: Begrippenlijst ..................................................................................................................................... 19 Bijlage 2: Afschrijvingstabel gemeente Culemborg....................................................................................... 21 Bijlage 3: Samenvatting regels investeren & waarderen............................................................................... 22
2
§ 1 Inleiding In de voorliggende nota is het investerings‐ en waarderingsbeleid vastgelegd van de gemeente Culemborg. Deze nota vloeit voort uit de financiële verordening. Hierin is opgenomen dat in de Nota investeren & waarderen regels zijn opgenomen over de waardering van activa en de te hanteren afschrijvingstermijnen. In deze nota worden de keuzes toegelicht die de gemeente Culemborg maakt binnen het wettelijk kader. Het doel van deze nota is enerzijds om inzicht te geven in het wettelijk kader met betrekking tot investeren en waarderen en anderzijds om kaders te stellen die tenminste voor de komende vier jaar gehanteerd worden.
§ 2 Wettelijk kader en afbakening Het wettelijk kader, waarbinnen het investerings‐ en waarderingsbeleid van de gemeente Culemborg plaatsvindt, bestaat uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en uit de richtlijnen van de commissie BBV. In het BBV zijn wettelijke randvoorwaarden opgenomen waaraan het investerings‐ en waarderingsbeleid moet voldoen. Het BBV biedt enige ruimte voor eigen keuzes. Deze keuzes zijn in andere paragrafen van deze nota nader toegelicht. Voor de uitleg en interpretatie van het BBV is de commissie BBV van belang 1. Deze landelijke commissie doet uitspraken en aanbevelingen over de verwerking van bepaalde aspecten van het BBV. Deze uitspraken en aanbevelingen zijn neergelegd in richtlijnen en in afzonderlijke notities 2. Ten tijde van het opstellen van de voorliggende nota heeft de commissie BBV de volgende notities uitgegeven die relevant zijn voor de regels van het investerings‐ en waarderingsbeleid: • notitie Investeringen/Kredieten (januari 2012) • notitie Riolering (d.d. 20 oktober 2009); • notitie Verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen (d.d. mei 2007); • notitie Software (d.d. mei 2007). Zowel de randvoorwaarden van het BBV als de uitleg en interpretatie van het BBV zijn zoveel mogelijk verwerkt in de voorliggende nota. Deze nota beperkt zich tot investeringen in de zogenaamde materiële vaste activa en de kosten voor onderzoek en ontwikkeling van deze activa, die tot de immateriële vaste activa behoren. Ook op de kosten van het afsluiten geldleningen wordt ingegaan (onderdeel van de immateriële vaste activa). Niet ingegaan wordt op de vlottende activa en andere onderdelen van het financiële beleid waarmee het investerings‐ en waarderingsbeleid mogelijk raakvlakken heeft (reservebeleid en kostentoerekening). Deze onderwerpen zijn in andere (interne) regelgeving en vastgestelde nota’s toegelicht. Ten slotte wordt opgemerkt dat dekking van de kosten die voortvloeien uit investeringen geen onderwerp is van deze nota. De instelling van deze commissie is geregeld in art. 75 van het BBV. 2 Er is een onderscheid tussen uitspraken en aanbevelingen. De commissie BBV geeft aan dat “De betekenis van stellige 1
uitspraken en aanbevelingen voor de praktijk verschillen. Aan stellige uitspraken is een extra gewicht toe te kennen en verwacht mag worden dat van stellige uitspraken slechts zal worden afgeweken, indien daarvoor goede gronden zijn. De afwijkingen en de gronden daarvoor moeten in de begroting en/of jaarstukken worden vermeld. Aanbevelingen kennen dat extra gewicht niet maar dienen wel om steun en richting aan de praktijk te geven.” In deze nota is hiermee rekening gehouden, zonder op dit onderscheid expliciet in te gaan.
3
§ 3 Activeren Achtergrond van activeren is, dat de lasten over meerdere jaren worden verspreid, vanwege het nut dat zich over meerdere jaren uitstrekt 3. In deze paragraaf wordt achtereenvolgens ingegaan op: • minimumbedrag voor activeren (§ 3.1); • soorten vaste activa (§ 3.2); • keuze wel of niet activeren (§ 3.3). § 3.1 Minimumbedrag voor activeren Investeringsbedragen die relatief laag zijn, worden niet geactiveerd. Om de administratieve lastendruk te beperken kan een ondergrens vastgesteld worden. De bepaling van de hoogte van de ondergrens is aan de gemeente zelf. Concrete richtlijnen zijn vanuit regelgeving niet voorhanden. Uit praktische overwegingen hanteert de gemeente Culemborg een ondergrens van € 10.000,=. Investeringen onder dit bedrag worden niet geactiveerd en in één keer ten laste van de exploitatie gebracht. Regel: 1) Investeringen waarvan het investeringsbedrag lager is dan € 10.000 worden niet geactiveerd. § 3.2 Soorten van vaste activa Op de gemeentebalans worden vaste activa onderscheiden in immateriële, materiële en financiële vaste activa 4. Kenmerk van deze activa is dat zij een meerjarig gebruiksnut hebben. Dit is in tegenstelling tot de vlottende activa, die een korte doorlooptijd hebben. § 3.2.1 Immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn vaste activa die onstoffelijk zijn en niet tot de financiële vaste activa behoren (zie § 3.2.3). Het BBV schrijft voor dat op de balans onderscheid gemaakt wordt in 5: a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. Ad a. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en (dis)agio De kosten die zijn verbonden aan het sluiten van geldleningen mogen in principe worden geactiveerd. In de gemeente Culemborg wordt ervoor gekozen om deze kosten niet te activeren en direct ten laste van de exploitatie te brengen. Het saldo van (dis)agio, zijnde het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening is aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd als gevolg van een koersverschil, wordt geactiveerd en afgeschreven in vijf jaar. Ad b. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien 6: • het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; • de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; De commissie BBV hanteert als omschrijving voor het begrip “activeren”: Onder activeren wordt hier verstaan het op de
3
balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed vanaf het moment dat de gemeente het economisch risico loopt en dat een meerjarig nut heeft”, zie Notitie kapitaalgoederen, mei 2007.
Zie art. 33 BBV Zie art. 34 BBV 6 Zie art. 60 BBV 4 5
4
• het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; • de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Doorgaans worden deze kosten ook aangeduid met de term “voorbereidingskosten” of “voorbereidingskrediet”. Niet altijd is op grond van bovenstaande beschrijving duidelijk wat wel en niet tot de voorbereidingskosten kan worden gerekend. Duidelijk is wel dat kosten van verkennende planontwikkelingsstudies niet kwalificeren voor activering zolang nog niet helder is wat er gerealiseerd gaat worden 7. Verder is van belang het onderscheid tussen de voorbereiding van de investering en de investering zelf. De scheidslijn ligt gewoonlijk bij het besteksgereed maken en aanbesteden; alles wat daarvoor ligt, is doorgaans als voorbereiding aan te merken 8. Regels 2) Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 3) Het saldo van (dis)agio wordt geactiveerd en afgeschreven in vijf jaar. 4) Kosten van onderzoek en ontwikkeling die vooruitlopen op een investering worden geactiveerd, voor zover deze leiden tot een daadwerkelijke investering. § 3.2.2 Materiële vaste activa Belangrijkste kenmerk van materiële vaste activa is, dat deze fysiek zijn. Het voornaamste onderscheid in de materiële vaste activa is 9: a. investeringen met een economisch nut; b. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Dit onderscheid wordt in het onderstaande nader toegelicht. In de (toelichting op de) balans worden voor de materiële vaste activa de volgende indeling gehanteerd 10: 1. woonruimten; 2. bedrijfsgebouwen; 3. grond‐, weg‐ en waterbouwkundige werken; 4. vervoermiddelen; 5. machines, apparaten en installaties; 6. overige materiële vaste activa. Ad a. Investeringen met een economisch nut Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen 11, zoals bijvoorbeeld door het heffen van rechten. Het gaat hierbij nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. Dat een gemeente ervoor kan kiezen ergens geen of geen kostendekkend tarief voor te heffen is niet relevant voor de vraag of een actief economisch nut heeft. Een vergelijkbare redenering geldt voor de verhandelbaarheid. Het gaat om de mogelijkheid de activa te verkopen, niet om de vraag of de gemeente het actief ook daadwerkelijk wil verkopen. Dit betekent onder andere dat alle gebouwen een economisch nut hebben; er is immers een markt voor gebouwen 12. Een ander voorbeeld betreft de aanleg van riolering. Dit valt ook onder een 7 Zie Handboek jaarrekening gemeenten 2011, Een handreiking voor de praktijk, Deloitte, p. 26 8 Zie Handboek jaarrekening gemeenten 2011, Een handreiking voor de praktijk, Deloitte, p. 26 9 Zie art. 35 BBV 10 Zie art 52 lid 1 BBV 11 Zie art. 59 lid 2 BBV 12 Zie toelichting op BBV, § 4.2 activering en waardering van activa
5
investering met een economisch nut. Immers, hieruit kunnen opbrengsten voortvloeien in de vorm van een rioolheffing. Deze investeringen moeten worden geactiveerd 13. Uitzondering hierop zijn kunstvoorwerpen met een cultuur‐historische waarde; deze worden niet geactiveerd 14. Het investeringsbedrag wordt volledig geactiveerd 15 (exclusief verrekenbare of compensabele BTW). Dit bedrag wordt aangeduid als de bruto‐waarderingsmethode. Uitzondering daarop zijn de bijdragen van derden. Indien deze in directe relatie staan met het betreffende actief, mogen deze bijdragen in mindering worden gebracht. Dit betekent dat het te activeren bedrag wordt verlaagd; dit is de netto‐waarderingsmethode. Ad b. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Bij investeringen in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijk nut, maar geen economisch nut moet gedacht worden aan waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimten, parken en overig groen 16. Deze investeringen kunnen worden geactiveerd 17. Omdat deze investeringen geen economische waarde vertegenwoordigen, is de voorkeur, ook vanuit de BBV, deze investeringen niet te activeren. De reden deze investeringen kunnen worden geactiveerd is dat sommige gemeenten anders niet in staat zouden zijn bepaalde investeringen in de openbare ruimte te doen 18. Om fluctuaties in het begrotingsaldo te voorkomen kiest de gemeente Culemborg er voor investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut te activeren. Daarbij wordt een zo kort mogelijke afschrijvingstermijn aangehouden. Deze termijn is niet langer dan de verwachte toekomstige levensduur. Bij het activeren van investeringen in de openbare ruimte met een meerjarig maatschappelijk nut mogen naast bijdragen van derden, de reserves op het investeringsbedrag in mindering worden gebracht 19. Verder mag op deze investeringen extra worden afgeschreven 20. Regels 5) Investeringen in activa met een economisch nut worden geactiveerd. Het investeringsbedrag wordt volledig geactiveerd, onder aftrek van bijdragen van derden. 6) Investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend een maatschappelijk nut worden geactiveerd. Het investeringsbedrag wordt volledig geactiveerd, onder aftrek van bijdragen van derden en inzet van reserves. Het is toegestaan op deze investeringen extra af te schrijven.
13 Zie art. 59 lid 1 BBV 14 Zie art. 59 lid 3 BBV 15 Zie art. 62 lid 1 BBV 16 Zie modelverordening artikel 212 Gemeentewet, p. 33 17 Zie art. 59 lid 4 BBV 18 Zie toelichting op BBV, § 4.2 activering en waardering van activa 19
Zie art. 62, lid 3 BBV
Zie art. 59, lid 4 BBV
20
6
§ 3.2.3 Financiële vaste activa Financiële vaste activa vertegenwoordigen een langdurig financieel belang. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in 21: a. kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; b. leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. bijdragen aan activa in eigendom van derden. Voor de financiële vaste activa zoals genoemd onder lid a tot en met lid d wordt voorgeschreven dat deze worden geactiveerd. Ten aanzien van lid e, eigendom van derden, is bepaald dat deze kunnen worden geactiveerd indien 22: a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Aan alle voorwaarden moet worden voldaan om bijdragen aan activa in eigendom van derden te activeren. Als dat niet het geval is, mag activering niet plaatsvinden en komt het hiermee gemoeide bedrag in één keer ten laste van de exploitatie. Met name de laatste voorwaarde is in de praktijk lastig te vorm te geven. Dit zou bijvoorbeeld opgenomen moeten worden in een specifieke bepaling de subsidiebeschikking aan de betreffende derde. Uit praktische overwegingen hanteert de gemeente Culemborg de regel dat bijdragen aan activa in eigendom van derden niet worden geactiveerd. Regel 7) Financiële vaste activa worden geactiveerd, met uitzondering van de bijdrage aan activa in eigendom van derden. § 3.3 Keuze wel of niet activeren Niet elke investering mag of hoeft geactiveerd te worden. Voor een deel, en binnen bepaalde randvoorwaarden uit het BBV, kan de gemeente hierin zelf keuzes maken. In het volgende wordt hierop nader ingegaan en worden keuzes toegelicht. • uren eigen medewerkers (§ 3.3.1); • investeringen in het kader van grondexploitatie (§ 3.3.2); • financieel geleasde goederen (§ 3.3.3); • kosten van grondsanering (§ 3.3.4); • kosten van klein en groot onderhoud (§ 3.3.5). § 3.3.1 Kosten eigen medewerkers De kosten van uren van eigen medewerkers worden niet geactiveerd. De kosten van eigen medewerkers beschouwt de gemeente Culemborg als reguliere exploitatielasten. De kosten van Zie art. 36 BBV 22 Zie art. 61 BBV 21
7
externen worden, voor zover betrekking hebbend op de investering, wel geactiveerd, als onderdeel van het actief. Regel 8) Kosten van eigen medewerkers worden niet geactiveerd. § 3.3.2 Investeringen in het kader van grondexploitatie Investeringen in de openbare ruimte van bijvoorbeeld een nieuwbouwwijk worden volgens het BBV direct ten laste gebracht van de (grond)exploitatie en niet geactiveerd. Het uitgangspunt daarbij is, dat deze kosten verrekend worden in de grondprijs, waardoor er dus sprake is van een bijdrage van derden die in mindering wordt gebracht op de investering. Regel 9) Investeringen in het kader van de grondexploitatie worden niet geactiveerd als vast actief indien de kosten zijn verrekend in de grondprijs. § 3.3.3 Financieel geleasde goederen Een steeds vaker voorkomende vorm van eigendom is het leasen van goederen. Leasen is geen wettelijk omschreven begrip. Vele leasecontracten zijn juridische huurcontracten. Leasecontracten in de vorm van huurkoop of die naar strekking huurkoop zijn, komen eveneens voor. Het kan hier gaan om bijvoorbeeld computers of voertuigen. De volgende twee vormen worden onderscheiden: • financiële lease: juridisch en economisch eigendom van het betreffende actief ligt bij de gemeente. De leasemaatschappij financiert de aanschaf. Er is in feite sprake van een geldlening met het geleasde object als onderpand. • operationele lease: heeft betrekking op het ter beschikking stellen van een actief, meer in de vorm van huur. Het is hier de leasemaatschappij die investeert, niet de gemeente. Alleen wanneer uit de contractvoorwaarden blijkt dat sprake is van financiële lease, moet het gehuurde worden geactiveerd. Op de vaste activa die financieel geleasd zijn wordt volgens de normale regels afgeschreven in afstemming met de contractgegevens. Regels 10) Gehuurde goederen op basis van financiële lease worden geactiveerd en afgeschreven in afstemming met de contractgegevens. 11) Gehuurde goederen op basis van operationele lease worden niet geactiveerd. § 3.3.4 Kosten van grondsanering Kosten voor bodemsanering zijn geen investeringen met economisch of maatschappelijk nut en worden daarom niet geactiveerd. Kosten voor bodemsanering moeten behandeld worden als een verlies, na verrekening met een eventuele bijdrage van ministerie en/of de provincie 23. Regel 12) Kosten voor bodemsanering worden niet geactiveerd.
23
Zie ook Hoofdstuk 5 ‐ deel 9 vraag 2 in ‘V&A‐rubriek BBV’
8
§ 3.3.5 Kosten van onderhoud Vaste activa zijn meerdere jaren in gebruik en resulteren vaak in onderhoudskosten. De commissie BBV maakt onderscheid in drie soorten onderhoud: • klein onderhoud • groot onderhoud • achterstallig onderhoud De kosten van klein en groot onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen niet worden geactiveerd 24. Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Volgens de commissie BBV gaat het “hierbij om periodieke kosten die noodzakelijk zijn om het object in goede staat te houden tegen een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. Hierbij moet worden gedacht aan maatregelen die noodzakelijk zijn om het object blijvend naar behoren te laten functioneren of haar representativiteit te laten behouden. Voorbeelden van regelmatig voorkomende onderhoudskosten betreffen onder meer het reinigen van rioolstelsels, het plegen van periodiek onderhoud aan hydraulische of elektrische installaties en het reinigen van ZOAB.” 25 Kosten van groot onderhoud kunnen op twee wijzen in de administratie worden verwerkt: • kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen, met eventuele vrijval via resultaatbestemming van daartoe gevormde reserve; • kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen 26. Bij de tweede schrijft de commissie BBV voor dat dergelijke voorzieningen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd 27. De commissie BBV geeft aan dat “de kosten van groot onderhoud ontstaan na een langere gebruiksperiode van een object en zijn veelal ingrijpend van aard en betreffen een groot of belangrijk deel van het object. Voorbeelden zijn het vernieuwen van de bitumenlaag van het dak van een gebouw, het vervangen van pompen van een rioolstelsel en het periodiek vervangen van slijtlagen van een weg” 28. Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen conform een uitspraak van de commissie BBV 29 ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Indien een investering een levensduurverlengende functie heeft, zal dit als een autonome levensduurverlengende investering worden aangemerkt en niet als onderhoud. Zo kan een renovatie van een (school)gebouw of riolering wél worden geactiveerd. Regels 13) Kosten van klein onderhoud worden niet geactiveerd en komen direct ten laste van de exploitatie. 14) Kosten van groot onderhoud worden niet geactiveerd en komen direct ten laste van de exploitatie of van een vooraf gevormde voorziening. 15) Kosten van achterstallig onderhoud worden niet geactiveerd en komen direct ten laste van de exploitatie. 24
Zie Notitie verkrijgen/vervaardigen en onderhoud kapitaalgoederen, commissie BBV, mei 2007, p. 6
Zie Notitie verkrijgen/vervaardigen en onderhoud kapitaalgoederen, commissie BBV, mei 2007, p. 20 Dit is een voorziening conform artikel 44, lid 1 sub c BBV.
25 26
Zie Notitie verkrijgen/vervaardigen en onderhoud kapitaalgoederen, commissie BBV, mei 2007, p. 6 Zie Notitie verkrijgen/vervaardigen en onderhoud kapitaalgoederen, commissie BBV, mei 2007, p. 21
27 28 29
Zie Notitie verkrijgen/vervaardigen en onderhoud kapitaalgoederen, commissie BBV, mei 2007, p. 6
9
§ 4 Kredieten Ten behoeve van het beschikbaar stellen van een krediet door de gemeenteraad wordt een voorcalculatie opgesteld. De raad wordt over de realisatie van de investering door middel van tussentijdse rapportages geïnformeerd over eventuele ontstane afwijkingen (planning, financieel, uitvoering etc.). Beschikbaar gestelde kredieten worden vervolgens zo snel mogelijk afgesloten. Indien een beschikbaar gesteld krediet na maximaal twee jaar niet (volledig) is benut, dient beoordeeld te worden of het (restant) krediet afgeraamd dient te worden. Een krediet kan alleen langer “open” blijven indien de noodzaak daartoe voldoende is beargumenteerd. Investeringen mogen niet hoger uitvallen dan het krediet dat door de raad beschikbaar is gesteld. Omgekeerd blijven overgebleven middelen beschikbaar, voor datgene waar de raad het voor bestemd heeft, zolang de raad geen nieuw besluit heeft genomen over deze middelen. Dit nieuwe besluit vindt in principe plaats via de Investeringsrapportage, dat onderdeel is van de jaarrekening. Voor de omgangswijze met betrekking tot voorbereidingskredieten wordt verwezen naar § 3.2.1 en § 6.3. Regel 16) Een beschikbaar gesteld krediet dat na twee jaar niet (volledig) benut of afgesloten is, wordt expliciet ter besluitvorming voorgelegd.
§ 5 Waarderen Het BBV 30 schrijft voor dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings‐ of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond‐ en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. Op bovenstaande hoofdregel is een aantal uitzonderingen van toepassing, die wettelijk zijn voorgeschreven 31: • voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. • van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. • in afwijking van de hoofdregel is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer. • eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van leningen en vorderingen verrekend. • bij materiële vaste activa mogen bijdragen van derden die in directe relatie tot het actief staan op de waardering daarvan in mindering worden gebracht. • reserves mogen in mindering worden gebracht op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Dit vanwege de voorkeur dat deze investeringen niet worden geactiveerd. • naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Dit betekent dat de waardevermindering als extra afschrijving ineens ten laste van de exploitatie wordt gebracht. 30 31
Zie art. 63 lid 1 t/m 3 BBV Zie art. 62 lid 2 en 3 BBV, art. 63 lid 4 t/m 8 BBV, art. 65 lid 1 t/m 3 BBV
10
• •
voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijging‐ of vervaardigingprijs. een actief dat buiten gebruik wordt gesteld of afgestoten (desinvesteringen) moet worden afgewaardeerd (vervroegd afgeschreven) op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.
Regel 17) Waardering vindt plaats tegen verkrijgings‐ of vervaardigingsprijs, tenzij de richtlijnen van het BBV anders bepalen.
§ 6 Afschrijven Het gedurende meerdere jaren ten laste van de exploitatie brengen van uitgaven van een geactiveerde investering heet afschrijven. Het BBV schrijft een aantal regels voor rond afschrijvingen 32: 1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar; 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden voor de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar; 3. Op vaste activa met een beperkte levensduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige levensduur (dit betekent dat extra afschrijven niet is toegestaan); 4. In afwijking van het eerste en het derde lid kan er op activa in de openbare ruimte met maatschappelijk nut extra worden afgeschreven; 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor geactiveerde kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio maximaal gelijk aan de looptijd van de lening; 6. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor geactiveerde kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief ten hoogste vijf jaar. De hoogte van een afschrijving is afhankelijk van de: • afschrijvingsbasis (§ 6.1); • afschrijvingsmethode (§ 6.2); • afschrijvingstermijn (§ 6.3). Deze onderdelen worden hieronder nader uitgewerkt. § 6.1 Afschrijvingsbasis De afschrijvingsbasis geeft weer welke uitgangspunten worden gehanteerd om te gaan afschrijven. De uitgangspunten van de gemeente Culemborg zijn: • investeringen worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings‐ of vervaardigingsprijs (zie § 5). • op voorbereidingskredieten wordt niet afgeschreven; bij totstandkoming van een investering wordt het voorbereidingskrediet in vijf jaren afgeschreven (zie ook § 3.2.1); • de inruilwaarde mag niet op de verkrijgingsprijs in mindering worden gebracht en wordt als incidentele baat in de exploitatie opgenomen; • bij afschrijving wordt alleen bij voertuigen en transportmiddelen rekening gehouden met een eventuele restwaarde. 32
Zie art. 64 BBV
11
Ten aanzien van de inruil‐ en restwaarde wordt het volgende opgemerkt. Bij het vervangen of afstoten van een vast actief kan het voorkomen dat het te vervangen actief een rest‐ of een inruilwaarde heeft. Wanneer geen rekening wordt gehouden met deze waarde bij het bepalen van de afschrijvingsbedragen, geeft de vermogenpositie van de gemeente een vertekend beeld en kan dit op deze manier zorgen voor stille reserves. De gevolgen voor het hanteren van restwaarden voor alle vaste activa zijn niet voldoende in beeld. Bovendien geldt voor de meeste activa deze tot het einde van de mogelijke gebruiksduur worden benut, zodat de restwaarde nihil is en dus afgeschreven wordt tot nul. Bij voertuigen en transportmiddelen komt het vaak voor dat deze een restwaarde of inruilwaarde hebben. Vandaar dat de gemeente Culemborg ervoor kiest alleen voor deze categorie activa een restwaarde te hanteren bij de bepaling van de afschrijvingsbedragen. Richtlijn van de restwaarde is 10% van de aanschafwaarde. Indien sprake is van een rest‐ of inruilwaarde van een afgeschreven actief mag dit bedrag niet in mindering worden gebracht op de verkrijgingsprijs van een actief. Dit leidt tot een incidentele baat voor de exploitatie. Een eventueel restant‐boekwaarde bij vervanging wordt vervroegd extra afgeschreven en leidt tot een incidentele last voor de exploitatie. Regel 18) Op investeringen in voertuigen en transportmiddelen is een restwaarde van 10% van toepassing. Voor het overige wordt geen restwaarde gehanteerd, tenzij aantoonbaar is dat er sprake is van een economische levensduur na de afschrijvingsduur. § 6.2 Afschrijvingsmethodes Er is een tweetal afschrijvingsmethodes aan te wijzen die het meest gangbaar zijn, de lineaire methode en de annuïteitenmethode. Aan beide methodieken kleven voor‐ en nadelen. In onderstaand overzicht worden de belangrijkste voor‐ en nadelen samengevat. Voordeel Nadeel Lineaire methode • Door de jaarlijkse afname van • De aanvangslasten van rente en afschrijving zijn hoger dan bij de kapitaallasten kunnen annuïteiten methode. Bij toenemende onderhoudskosten vervanging van een worden opgevangen, alsmede afgeschreven investering zullen nieuwe investeringen. de kapitaallasten daardoor weer • De methode is eenvoudig te stijgen. hanteren. Annuïteitenmethode • De jaarlijkse kapitaallasten • De daling van de boekwaarde is in het begin minimaal, terwijl de blijven gelijk, waardoor de waardevermindering juist in het eventuele doorbelasting aan begin plaatsvindt. derden in de vorm van tarieven, belastingen en huurprijzen • De berekening is bewerkelijker gelijkmatig kan verlopen. dan de lineaire methode. • Vervangingsinvesteringen kunnen daardoor ‘geruisloos’ plaatsvinden.
12
De keuze voor een van deze methode hangt vooral af van de keuze voor afnemende versus gelijkblijvende kapitaallasten. Standaard hanteert de gemeente Culemborg de lineaire methode, tenzij het wenselijk is om in het kader van bovengenoemde doorbelasting aan derden de kapitaallasten gelijk te houden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij investeringen in het rioolstelsel, op basis waarvan rioolrechten kunnen worden geïnd. Deze investeringen schrijft de gemeente Culemborg annuïtair af. Regel 19) Bij de berekening van kapitaallasten wordt standaard de lineaire methode gehanteerd. Wanneer in het kader van doorbelasting aan derden in de vorm van tarieven, belasting en huurprijzen wenselijk is om de kapitaallasten gelijk te houden, wordt gekozen voor de annuïteiten methode. § 6.3 Afschrijvingstermijn De bepaling van de afschrijvingstermijn voor investeringen met een economisch nut is afhankelijk van de verwachte levensduur. Deze is te verdelen in technische en economische levensduur. Bij de technische levensduur is de afschrijvingsperiode gelijk aan de verwachte periode dat het actief technisch bruikbaar is. Bij de economische levensduur is de afschrijvingsperiode gelijk aan de verwachte periode dat het actief nog kan concurreren met gelijksoortige nieuwere productiemiddelen waarin de jongste technologie verwerkt is. In de meeste gevallen wordt afgeschreven op basis van de technologische levensduur, aangezien dit veelal overeenkomt met de gebruikstermijn van een actief. Als richtlijn worden de activa volgens de termijnen in bijlage 2 afgeschreven. Wanneer er aanleiding is om voor een bepaalde investering hiervan af te wijken is dat mogelijk, mits voldoende onderbouwd in het college/ en – of raadsvoorstel. Ook kan er altijd sprake zijn van (bijzondere) investeringen die niet onder de lijst in bijlage 2 vallen. Daarvoor geldt hetzelfde. Het hanteren van de richtlijnen voor termijnen dient vooral om hierbij een consistente gedragslijn te bevorderen. Voor investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut wordt conform bijlage 2 een zo kort mogelijke afschrijvingstermijn aangehouden Deze termijn is niet langer dan de verwachte toekomstige levensduur. De regelgeving schrijft voor dat kosten voor voorbereidingskredieten, ook aangeduid als kosten van onderzoek en ontwikkeling, in maximaal vijf jaar mag worden afgeschreven 33. De gemeente Culemborg hanteert de regel dat geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief in vijf jaar worden afgeschreven. Als tijdens of na afloop van het onderzoeks‐ en ontwikkeltraject blijkt, dat het actief niet leidt tot een daadwerkelijke investering, worden de kosten in één keer afgeschreven en ten laste van de exploitatie gebracht. Regel 20) Afschrijving vindt plaats op basis van de aangegeven termijnen zoals opgenomen in de afschrijvingstabel (bijlage 2). Mits voldoende onderbouwd, kan hiervan afgeweken worden. 21) Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden afgeschreven in vijf jaar. Wanneer deze kosten niet leiden tot een daadwerkelijke investering, worden deze in één keer afgeschreven.
33 Zie art. 64 lid 6 BBV
13
§ 6.4 Momenten van aanvang afschrijven Met afschrijven kan op drie momenten worden begonnen: • óf in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen; • óf medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt; • óf in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt. Zodra een actief gereed is gekomen, gaat de waardevermindering van kracht. Het is dan ook realistisch om zo snel mogelijk aan te vangen met afschrijven. Vanuit praktische overwegingen kiest de gemeente Culemborg ervoor om met afschrijven aan te vangen in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het actief in gebruik genomen wordt komt of verworven wordt. Regel 22) De afschrijving begint in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het actief in gebruik genomen wordt komt of verworven wordt.
§ 7 Overige aandachtpunten Voor enkele onderwerpen zijn specifieke regels van belang, mede doordat deze zijn ingegeven door verschenen notities en richtlijnen van de commissie BBV. In deze paragraaf wordt achtereenvolgens ingegaan op: • Componentenbenadering (§ 7.1) • Grond (§ 7.2) • Software (§ 7.3) • Riolering (§ 7.4) § 7.1 Componentenbenadering In het bedrijfsleven wordt op basis van internationale boekhoudregels gebruik gemaakt van de zogenaamde componentenbenadering voor materiële vaste activa. De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Per samenstellend deel kunnen de economische gebruiksduren namelijk verschillen 34. De hierboven genoemde benadering is voor gemeenten en provincies niet voorgeschreven, maar het BBV staat toe deze te hanteren. Er is een andere mogelijkheid die eenzelfde doel bereikt; het vormen van een voorziening om zo de kosten van toekomstig (groot) onderhoud gelijkmatig te spreiden in de tijd 35. De componentenbenadering kan verstandig zijn als de afschrijvingslasten doorwerken in de bepaling van de hoogte van tarieven. Voor de gemeente Culemborg is dat van belang bij riolering. Hierop wordt ook ingegaan in § 7.4. Regel 23) Het hanteren van de componentenbenadering wordt beperkt toegepast op investeringen in het rioolstelsel.
34 Zie Notitie verkrijgen/vervaardigen en onderhoud kapitaalgoederen, commissie BBV, mei 2007, p. 14 / 15 35 Zie Notitie verkrijgen/vervaardigen en onderhoud kapitaalgoederen, commissie BBV, mei 2007, p. 14
14
§ 7.2 Grond Bij gronden en terreinen kan een onderscheid gemaakt worden tussen gronden van economisch of van maatschappelijk nuttige investeringen. In beide gevallen geldt dat in principe op gronden en terreinen niet wordt afgeschreven, omdat er geen sprake is van slijtage of veroudering. Dit betekent dat enkel rente over de boekwaarde ten laste van de exploitatie wordt gebracht. Een uitzondering op de regel van niet afschrijven op gronden, zo stelt de commissie BBV, is dat grondkosten die samenhangen met de weg tot de kosten van de weg gerekend moeten worden. Het betreft dan een investering van maatschappelijk nut, waar bij activering afschrijving plaats vindt op de kosten van de wegaanleg en daarmee ook op de bijbehorende grondkosten. Regels 24) Investeringen in gronden en terreinen worden geactiveerd. 25) Op gronden en terreinen wordt, met uitzondering van grondaankoop voor de aanleg van een weg, niet afgeschreven; over de boekwaarde wordt alleen rente toegerekend en ten laste gebracht van de exploitatie. 26) De kosten van grondaankoop voor de aanleg van een weg behoren tot de kosten van de weg. § 7.3 Software In de notitie Software van mei 2007 heeft de commissie BBV enkele duidelijke richtlijnen opgenomen. Deze richtlijnen worden hier samengevat overgenomen. Voor een onderbouwing en toelichting wordt verwezen naar de notitie zelf. Belangrijkste richtlijn is, dat software geactiveerd moet worden, omdat het valt te kwalificeren als materiële vaste activa met een economisch nut. Uitzondering hierop is, als de verkrijgings‐ en vervaardigingsprijs lager is dan het minimumbedrag (zie § 3.1, regel 1). Ten aanzien van de verschillende kostensoorten van software is de verwerking als volgt voorgeschreven: • kosten aanschaf software: deze kosten moeten worden geactiveerd; • implementatiekosten, voor zover nodig om de software in gebruik te kunnen nemen: deze kosten kunnen worden geactiveerd, voor zover deze kosten nodig zijn om de software in gebruik te kunnen nemen; • gebruiksrechten / licenties voor een bepaalde duur: deze mogen worden geactiveerd, als transitorische post “vooruitbetaalde kosten”; • gebruiksrechten / licenties voor een onbepaalde duur: deze moeten worden geactiveerd als materiële vaste activa; • opleidingskosten: deze mogen niet worden geactiveerd; • kosten leveranciersondersteuning: deze kosten mogen niet worden geactiveerd als materiële vaste activa. In het geval van het betalen voor een aantal jaren vooraf, dan worden deze kosten geactiveerd als transitorische post “vooruitbetaalde kosten”. Regel 27) Kosten van aanschaf software worden geactiveerd als materiële vaste activa, inclusief kosten derden voor wat betreft de implementatie en licenties voor onbepaalde duur. Alle overige kosten van software worden niet als materiële vaste activa geactiveerd.
15
§ 7.4 Riolering In de notitie Riolering van oktober 2009 heeft de commissie BBV enkele duidelijke richtlijnen opgenomen. Deze richtlijnen worden hier samengevat overgenomen, voor zover van belang voor het investerings/ en afschrijvingsbeleid van toepassing is. Voor een onderbouwing en toelichting wordt verwezen naar de notitie zelf. De basisregels zijn: • investeringen in het riool moeten geactiveerd worden, omdat het valt te kwalificeren als materiële vaste activa met een economisch nut; • in het tarief kan een egalisatiebedrag meegenomen worden voor toekomstig groot onderhoud. Egaliseren is mogelijk op grond van 44,1c BBV: een voorziening voor kosten die in een begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren. De onderhouds‐ voorziening krijgt bij vorming uit het tarief het karakter van een 44,2‐voorziening: een voorziening voor van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Daarnaast is er een aantal specifieke regels: • In het tarief mogen spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen worden meegenomen. Deze worden als last in de exploitatie toegevoegd aan een voorziening ex. artikel 44 lid 2 BBV: een voorziening voor op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; • Bij realisatie van de vervangingsinvestering wordt deze voor het volle bedrag geactiveerd. Het bedrag voor toekomstige vervangingsinvesteringen in de rioolvoorziening kan op het te activeren bedrag in mindering worden gebracht; • Ook wanneer “idealiter” de jaarlijkse spaarbedragen precies gelijk zijn aan de jaarlijkse vervangingsinvesteringen moeten vanwege de wettelijke regels de “spaarbedragen” als last worden geboekt en wordt vervolgens de daarmee gevormde voorziening afgeboekt op de geactiveerde vervangingsinvesteringen; • Wanneer van een vervangingsinvestering een boekwaarde resteert, hoeft hierop niet te worden afgeschreven maar kunnen bedragen voor vervanging die in latere begrotingsjaren worden ontvangen, op de boekwaarde worden afgeboekt. De gemeente kan er echter ook voor kiezen om de kapitaallasten van de resterende boekwaarde in het tarief op te nemen. Vanwege de doorberekening van de afschrijvingslasten in het tarief van het rioolrecht, wordt de annuïtaire afschrijvingsmethode toegepast. Hierdoor blijven de afschrijvingslasten constant. De afschrijvingen mogen gebaseerd zijn op de componentenmethode. Omdat de afschrijvingslasten doorwerken in de hoogte van het tarief, wordt voor investeringen in het riool deze methode beperkt toegepast. De te onderscheiden elementen zijn opgenomen in de afschrijvingstabel zoals weergegeven in de bijlage. Bij het hanteren van deze methode geeft de commissie BBV aan dat in deze situatie geen voorzieningen voor onderhoud of toekomstige vervanging gevormd 36. Regel 28) Op investeringen in het rioolstelsel wordt annuïtair afgeschreven.
36 Zie Notitie Riolering, commissie BBV, oktober 2009, p. 17
16
§ 8 Kosten van rente Wanneer een investering wordt gedaan, wordt daarmee beslag op financiële middelen gedaan. Dit kost rente, hetzij vanwege aantrekken van middelen hetzij doordat eigen middelen rente zou hebben gegenereerd. De rente zou derhalve berekend moeten worden vanaf het moment dat er geld wordt uitgegeven. Volgens het BBV kan voor elke investering rente worden berekend, onafhankelijk van de vraag of dit met eigen of met geleend vermogen gefinancierd wordt 37. Op die manier worden de reële kosten van een investering zichtbaar. Voor de rentetoerekening aan kredieten en activa wordt onderscheid gemaakt in drie situaties: • lopende kredieten; • investeringen met maatschappelijk nut; • investeringen met economisch nut. De gemeente Culemborg hanteert de regel dat in beginsel aan lopende kredieten geen rente wordt toegerekend. Dit heeft voornamelijk te maken met praktische overwegingen; het vergt veel administratieve handelingen om ervoor te zorgen dat rente wordt toegerekend en verwerkt tot het moment dat lopende kredieten worden afgesloten en / of geactiveerd. Bovendien zou met deze rentecomponent ook bij de kredietaanvraag rekening moeten worden gehouden. Het kan voorkomen dat kredieten een langere doorlooptijd hebben dan de gebruikelijke twee jaar (zie § 4 Kredieten). Dit kan voorzien zijn bij de kredietaanvraag of doordat de uitvoering langer duurt dan gepland. Hierdoor stijgen de rentekosten. Vandaar dat de mogelijkheid bestaat om alsnog rente toe rekenen. Besluitvorming hiertoe vindt expliciet plaats in het college‐ en /of raadsvoorstel van het betreffende krediet (vooraf) of bij andere formele besluitvorming (bv. investeringsrapportage). Over afgesloten en geactiveerde investeringen met economisch en maatschappelijk nut rekent de gemeente Culemborg wél rente toe. Het rentepercentage dat de gemeente Culemborg bij afgesloten investeringen met economisch nut hanteert is de omslagrente. Dit percentage wordt jaarlijks bij de begroting berekend en vastgesteld 38. Naarmate de boekwaarde van een investering door afschrijven afneemt, is er minder financieringsbehoefte, en kan er dus minder rente worden berekend. Dit kan omdat er door aflossing op een lening ook steeds minder rente wordt betaald. Daarom wordt de rente berekend over de boekwaarde. Ter wille van de boekingsbestendigheid wordt de rente berekend volgens het bestaande beleid, op basis van de boekwaarde per 1 januari van het betreffende jaar. Zodra de boekwaarde bekend is en vastgesteld met de jaarrekening, kan de rente worden berekend en vervolgens geboekt. Regels 29) Aan lopende kredieten wordt in beginsel geen rente toegerekend. Hiervan kan gemotiveerd worden afgeweken. 30) Rentetoerekening vindt plaats over de boekwaarde van afgesloten en geactiveerde investeringen met economisch en maatschappelijk nut.
37 Zie art. 63 lid 3 BBV 38 Een nadere toelichting en procedure met betrekking tot de omslagrente is opgenomen in de financiële verordening van de gemeente Culemborg. Omslagrente kan ook worden aangeduid met de term “rekenrente”.
17
§ 9 Overige bepalingen § 9.1 Ingangsdatum De regels in deze nota gaan met terugwerkende kracht in op 1 januari 2011. Deze regels zijn van toepassing op alle kredieten die vanaf het begrotingsjaar 2011 zijn aangevraagd met uitzondering van: − de nieuwe regel dat investeringen waarvan het investeringsbedrag lager is dan € 10.000 niet worden geactiveerd. Deze regel treedt in werking op 1 januari 2012; − de nieuwe regel, waarbij investeringen met maatschappelijk nut worden geactiveerd, is alleen van toepassing op kredieten die vanaf het begrotingsjaar 2012 worden aangevraagd. § 9.2 Hardheidsclausule Door actuele ontwikkelingen in de wet‐ en regelgeving en vanwege specifieke situaties kan afgeweken worden van de algemene regels. Deze afwijking dient expliciet en gemotiveerd in het college‐ en raadsvoorstel te worden opgenomen.
18
Bijlage 1: Begrippenlijst Begrip Achterstallig onderhoud *
Omschrijving Onderhoud dat niet op tijd is uitgevoerd, waardoor een onderhoudsrichtlijn is overschreden en niet wordt voldaan aan het gestelde kwaliteitsniveau. Achterstallig onderhoud ontstaat door lagere dan noodzakelijke lastenvoor het desbetreffende kapitaalgoed in het verleden. Dit kan leiden tot kapitaalvernietiging. Activeren * Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed met meerjarig nut dat vanaf dat moment als bezitting kan worden beschouwd. Afschrijven * Het op methodische wijze ten laste van de exploitatie brengen van (een) kapitaalgoed(eren). Afschrijving Het bedrag van de waardevermindering in de boekhouding van (een) kapitaalgoed(eren). Annuïtaire afschrijvingsmethode De totale kapitaallasten blijven gelijk tijdens de looptijd van het actief. De afschrijvings‐ en rentecomponent wijzigen jaarlijks. Boekwaarde Aanschafwaarde minus de reeds plaatsgevonden afschrijvingen. Componentenbenadering * De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Groot onderhoud Onderhoudsactiviteiten die zich eens in de zoveel jaar voordoen (bv. schilderen). Investering * Het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Investering met een economisch nut * Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Investering in de openbare ruimte met Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk een economisch nut * nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen. Kapitaallasten Het totaal van jaarlijkse afschrijvings‐ en rentelasten. Klein onderhoud Onderhoudsactiviteiten die jaarlijks terugkeren. Krediet Een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor een investering. Lineaire afschrijvingsmethode Afschrijving vindt gelijkmatig plaats over de levensduur van het actief; bedrag wordt berekend door de aanschafwaarde te delen door de levensduur (in jaren). Ieder jaar daalt de boekwaarde. De rentelast over de boekwaarde per primo boekjaar daalt. De totale kapitaallasten dalen ieder jaar, naar nul of de restwaarde.
19
Begrip Rentelast Restwaarde *
Vervanging *
Waarderen
Omschrijving De kredietvergoeding die over de resterende boekwaarde van het actief wordt berekend. De restwaarde vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het actief. Maatregel om de kwaliteit van een object weer op het gestelde kwaliteitsniveau te brengen, toegepast aan het einde van de (economische) gebruiksduur indien groot‐ en klein onderhoud niet meer toereikend is, waardoor een nieuw actief ontstaat. Toekennen van een waarde aan een actief, zodat duidelijk is van welke prijs wordt uitgegaan.
* De omschrijving is ontleend aan de notitie Kapitaalgoederen (d.d. mei 2007) van de commissie BBV
20
Bijlage 2: Afschrijvingstabel gemeente Culemborg Als richtlijn worden de volgende termijnen gehanteerd: Actief Nieuwbouw woonruimten en gebouwen Riolen ‐ bergbezinkbassins en –leidingen Gemalen –pompputten (bouwkundig) Putten IBA’s, drainage, doorlatende verharding Renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en gebouwen Aanleg sportveld Motorvaartuigen Relining, druk‐ en persleidingen riolering Technische installaties in gebouwen Renovatie sportveld Rioolgemalen – mechanisch, elektra en kast Veiligheidsvoorzieningen gebouwen Telefooninstallaties Kantoormeubilair Schoolmeubilair Aanleg tijdelijke terreinwerken Nieuwbouw tijdelijke woonruimten en gebouwen Groot onderhoud woonruimten en gebouwen Zware transportmiddelen Aanhangwagens Bestel‐ en personenauto’s Schuiten Lichte motorvoertuigen Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief * Software Hardware automatisering Gronden en terreinen (met uitzondering van grondaankoop voor de aanleg van een weg) Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut
Termijn 40 jaar 40 jaar 40 jaar 30 jaar 25 jaar 25 jaar 20 jaar 20 jaar 15 jaar 15 jaar 15 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 10 jaar 7 jaar 7 jaar 5 jaar 5 jaar 3 jaar Niet 10 jaar
* mits leidend tot een actief, anders direct afschrijven
In college‐ en / of raadsbesluit kan gemotiveerd afgeweken worden van bovenstaande termijnen.
21
Bijlage 3: Samenvatting regels investeren & waarderen 1) 2) 3) 4) 5) 6)
7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) 15) 16) 17) 18)
19)
20) 21) 22) 23) 24) 25)
26)
Investeringen waarvan het investeringsbedrag lager is dan € 10.000,= worden niet geactiveerd. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Het saldo van (dis)agio wordt geactiveerd en afgeschreven in vijf jaar. Kosten van onderzoek en ontwikkeling die vooruitlopen op een investering worden geactiveerd, voor zover deze leiden tot een daadwerkelijke investering. Investeringen in activa met een economisch nut worden geactiveerd. Het investeringsbedrag wordt volledig geactiveerd, onder aftrek van bijdragen van derden. Investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend een maatschappelijk nut worden geactiveerd. Het investeringsbedrag wordt volledig geactiveerd, onder aftrek van bijdragen van derden en inzet van reserves. Het is toegestaan op deze investeringen extra af te schrijven. Financiële vaste activa worden geactiveerd, met uitzondering van de bijdrage aan activa in eigendom van derden. Kosten van eigen medewerkers worden niet geactiveerd. Investeringen in het kader van de grondexploitatie worden niet geactiveerd als vast actief indien de kosten zijn verrekend in de grondprijs. Gehuurde goederen op basis van financiële lease worden geactiveerd en afgeschreven in afstemming met de contractgegevens. Gehuurde goederen op basis van operationele lease worden niet geactiveerd. Kosten voor bodemsanering worden niet geactiveerd. Kosten van klein onderhoud worden niet geactiveerd en komen direct ten laste van de exploitatie. Kosten van groot onderhoud worden niet geactiveerd en komen direct ten laste van de exploitatie of van een vooraf gevormde voorziening. Kosten van achterstallig onderhoud worden niet geactiveerd en komen direct ten laste van de exploitatie. Een beschikbaar gesteld krediet dat na twee jaar niet (volledig) benut of afgesloten is, wordt expliciet ter besluitvorming voorgelegd. Waardering vindt plaats tegen verkrijgings‐ of vervaardigingsprijs, tenzij de richtlijnen van het BBV anders bepalen. Op investeringen in voertuigen en transportmiddelen is een restwaarde van 10% van toepassing. Voor het overige wordt geen restwaarde gehanteerd, tenzij aantoonbaar is dat er sprake is van een economische levensduur na de afschrijvingsduur. Bij de berekening van kapitaallasten wordt standaard de lineaire methode gehanteerd. Wanneer in het kader van doorbelasting aan derden in de vorm van tarieven, belasting en huurprijzen wenselijk is om de kapitaallasten gelijk te houden, wordt gekozen voor de annuïteiten methode. Afschrijving vindt plaats op basis van de aangegeven termijnen zoals opgenomen in de afschrijvingstabel (bijlage 2). Mits voldoende onderbouwd, kan hiervan afgeweken worden. Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden afgeschreven in vijf jaar. Wanneer deze kosten niet leiden tot een daadwerkelijke investering, worden deze in één keer afgeschreven. De afschrijving begint in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het actief in gebruik genomen wordt komt of verworven wordt. Het hanteren van de componentenbenadering wordt beperkt toegepast op investeringen in het rioolstelsel. Investeringen in gronden en terreinen worden geactiveerd Op gronden en terreinen wordt, met uitzondering van grondaankoop voor de aanleg van een weg, niet afgeschreven; over de boekwaarde wordt alleen rente toegerekend en ten laste gebracht van de exploitatie. De kosten van grondaankoop voor de aanleg van een weg behoren tot de kosten van de weg.
22
27) Kosten van aanschaf software worden geactiveerd als materiële vaste activa, inclusief kosten derden voor wat betreft de implementatie en licenties voor onbepaalde duur. Alle overige kosten van software worden niet als materiële vaste activa geactiveerd. 28) Op investeringen in het rioolstelsel wordt annuïtair afgeschreven. 29) Aan lopende kredieten wordt in beginsel geen rente toegerekend. Hiervan kan gemotiveerd worden afgeweken. 30) Rentetoerekening vindt plaats over de boekwaarde van afgesloten en geactiveerde investeringen met economisch en maatschappelijk nut.
23
