Directie Protocol - P1.1 Bijlagen : 4 CIRCULAIRE NOTA ADMINISTRATIEVE PROCEDURE VOOR DE ACCREDITATIE VAN HET DIPLOMATIEK EN HET ADMINISTRATIEF EN TECHNISCH PERSONEEL VAN DE DIPLOMATIEKE ZENDINGEN IN BELGIË EN HUN FAMILIELEDEN (10 juin 2012) De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking biedt de in Brussel gevestigde diplomatieke zendingen haar complimenten aan en heeft de eer hen in kennis te stellen van de procedure die moet worden gevolgd met het oog op de accreditatie van de personeelsleden van de diplomatieke zendingen en hun gezinsleden. Deze circulaire nota bevat informatie over de algemene formaliteiten die van toepassing zijn op alle personeelscategorieën van de zending inzake aanstelling, mededeling van aankomst en indiensttreding, vertrek en beëindiging van de functie, adreswijziging, verandering van functie of van burgerlijke staat. In afzonderlijke aanvullende circulaire nota’s wordt nader ingegaan op de formaliteiten die voor elke personeelscategorie apart moeten worden vervuld, bv. posthoofd, militair attaché, militairen, politieverbindingsofficieren, echtgen(o)t(e)/wettelijke partner en kinderen. De voorwaarden voor accreditatie van de leden van het particulier huishoudelijk personeel, bedienend personeel bij de huishoudelijke dienst van de missie, het ter plaatse in dienst genomen personeel en de ambtenaren en personen belast met een officiële opdracht in België zijn beschreven in afzonderlijke circulaire notas. De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking maakt van de gelegenheid gebruik om de verzekering van zijn zeer bijzondere hoogachting jegens de in Brussel gevestigde diplomatieke zendingen te hernieuwen.
Aan de in Brussel gevestigde diplomatieke zendingen.
ADMINISTRATIEVE PROCEDURE VOOR DE ACCREDITATIE VAN HET DIPLOMATIEK EN HET ADMINISTRATIEF EN TECHNISCH PERSONEEL VAN DE DIPLOMATIEKE ZENDINGEN IN BELGIË EN HUN FAMILIELEDEN
INHOUDSTAFEL
1
Algemene beginselen
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15
Leden van het diplomatiek en het administratief en technisch personeel van de diplomatieke missie Verbale nota van de diplomatieke missie Agreementsprocedure voor het posthoofd Goedkeuringsprocedure voor de militaire attachés en voor de politieverbindingsofficieren Personeelsbestand van de diplomatieke missie binnen redelijke en normale grenzen Inschrijving bij de Direectie Protocol – P1.1 en hetzelfde statuut voor personeelslidtitularis en aan zijn gezinsleden Bevoorrecht statuut wordt toegekend door de ontvangststaat Diplomatiek personeel heeft de nationaliteit van de zendstaat Geen bevoorrecht statuut voor Belgische landgenoten Geen bevoorrecht statuut voor personen die reeds in een Belgische gemeente zijn ingeschreven Tijdelijke verblijfsduur is zonder gevolg voor het persoonlijk statuut Voorrechten en immuniteiten ter verzekering van het goed functioneren van de missie; Inwonende gezinsleden Een speciale identiteitskaart is een tijdelijke verblijfsvergunning Eén speciale identiteitskaart per persoon
2
2
Procedure bij inschrijving in het register van de Directie Protocol 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12
3
Verbale nota en inschrijvingsformulier; Paspoort Visumaanvraag Datum van indiensttreding Adres Naamgebruik Types van speciale identiteitskaarten Vermeldingen op de speciale identiteitskaarten Geldigheid van de speciale identiteitskaarten Hernieuwing of verlenging van de speciale identiteitskaarten Bevoorrechte personen verblijvende in het buitenland Diplomatieke lijst en Protocollaire voorrangslijst.
Procedure bij uitschrijving uit het register van de Directie Protocol - P1.1 3.1
Kennisgeving van beëindiging van de functie en teruggave van de documenten en van de CD-nummerplaten
3.2
Verlenging verblijf van titularis, echtgeno(o)t(e) , wettelijke partner of kinderen
3.3
Uitschrijving wegens uitoefening van een winstgevende handels- of beroepsbezigheid
Bijlage 1
Bijlage 2
Bijlage 3 Bijlage 4
: Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 17 december 1991, blz. 28669) : Koninklijk Besluit ter wijziging van het KB van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 13 juni 2005, blz. 15092) : Model inschrijvingsformulier : Modellen speciale identiteitskaarten
3
1
Algemene beginselen 1.1
Leden van het diplomatiek en het administratief en technische personeel van de diplomatieke missie Er wordt van de diplomatieke missies verwacht dat zij bij de aanmelding en aanvraag voor inschrijving bij de Directie Protocol – P1.1 van hun (uitgezonden) personeelsleden rekening houden met het bestaan van de verschillende categorieën zoals voorzien in art. 1 van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961), zodat de Directie Protocol – P1.1 het daarmee overeenstemmende statuut kan toekennen. Zo maakt artikel 1 van het Verdrag van Wenen (1961) een duidelijk onderscheid tussen de « leden van het diplomatiek personeel » en de andere categorieën van personeelsleden van de zending. Het diplomatiek statuut wordt, in de algemene regel, enkel toegekend aan de ambtenaren die een diplomatieke functie uitoefenen, en volgens de graden en titels die in overeenstemming met de internationale verdragen en gebruiken en met het Belgische recht worden verleend aan het diplomatiek personeel. Teneinde verwarring tussen diplomatiek en consulair statuut te voorkomen is het ook gebruikelijk dat consulaire titels worden voorbehouden aan personeelsleden van consulaire missies en dat personeelsleden van diplomatieke missies, die belast zijn met consulaire functies, de in de ambassades gebruikelijke titels dragen. Er zal door de Directie Protocol – P1.1 rekening gehouden worden met deze regel voor de vermelding van de diplomatieke graden en titels op de speciale identiteitskaarten. Zo maken, bij wijze van voorbeeld en volgens de gebruiken, volgende functies deel uit van de categorie « technisch en administratief personeel »: typisten, secretaressen, administratieve medewerkers en adjuncten, tolken, klerken, bureelbedienden, ICT-technici, enz. De diplomatieke missies kunnen ook ter plaatse personeelsleden aanwerven. Deze personeelsleden zijn, ongeacht hun nationaliteit, onderworpen aan de bepalingen van de Belgische arbeidswetgeving en aan de Belgische sociale zekerheidswetgeving. Aan deze personeelsleden geeft de Directie Protocol – P1.1 geen speciale identiteitskaart, en zij genieten dus noch voorrechten, noch immuniteiten. Zie de aparte circulaire nota terzake. Volgens de principes vervat in art 9 en art.11 van het Verdrag van Wenen (1961) kan de ontvangende Staat, hetzij ambtenaren van een bepaalde categorie, hetzij individuele personen weigeren te aanvaarden als personeelslid van de diplomatieke zending. De ontvangststaat, en dus de Directie Protocol – P1.1, heeft terzake een discretionaire bevoegdheid. De diplomatieke missies worden derhalve uitgenodigd te waken over het respect van de verschillende personeelscategorieën, zoals voorzien in artikel 1 van het Verdrag van Wenen (1961), evenals van de daarmee overeenstemmende functies, teneinde elke verwarring tussen de bestaande statuten te voorkomen, wat uiteraard niet bevorderlijk zou zijn voor de goede werking van de diplomatieke missies. Personen, die geen functie uitoefenen binnen de diplomatieke missie, en dus niet vallen binnen de personeelscategorieën of binnen de functies voorzien door het Verdrag van Wenen (1961 – zie artikel 3) kunnen uiteraard ook niet worden aanvaard als personeelsleden van de diplomatieke missie.
4
1.2
Verbale nota van de diplomatieke missie Overeenkomstig art. 10 van het Verdrag van Wenen van 1961, moet de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken in kennis worden gesteld van de aanstelling, de aankomst, het vertrek, de beëindiging ( en dus ook de eventuele veranderingen) van de functies, burgerlijke staat en het adres van de leden van de diplomatieke zendingen, hun gezinsleden en hun particuliere huisbedienden. In principe krijgt de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Dienst Protocol – P1.1 hiervan een officiële kennisgeving via een verbale nota van de diplomatieke missie.
1.3
Agrementsprocedure voor het posthoofd Terzake wordt o.m. verwezen naar de artikels 4 , 5, 6, 9, 13, 14, 15, 16, 18, en19 van het Verdrag van Wenen (1961), alsmede naar de aparte circulaire nota inzake de posthoofden.
1.4
Goedkeuringsprocedure verbindingsofficieren
voor
de
militaire
attachés
en
de
politie-
In toepassing van art.7 van het Verdrag van Wenen (1961) is een voorafgaandelijke goedkeuringsprocedure toepasselijk voor de accreditatie van de militaire attachés, de defensie-attachés en de politie-verbindingsofficieren. Zie terzake ook de aparte circulaire nota’s.
1.5
Personeelsbestand normale grenzen
van
de
diplomatieke
missie
binnen
redelijke
en
De ontvangende staat kan bepalen dat het personeelsbestand van de diplomatieke zending moet worden gehandhaafd binnen redelijk en normaal geachte grenzen, rekening houdend met de omstandigheden en de situatie in de ontvangende staat en met de behoeften van de desbetreffende zending. De ontvangende staat kan ook, binnen voornoemde grenzen en zonder discriminatie, ambtenaren van een bepaalde categorie of individuele personen weigeren te aanvaarden als personeelslid van de diplomatieke missie. In dit verband wordt verwezen naar artikel 9 en 11 van het Verdrag van Wenen van 1961.
5
1.6
Inschrijving bij de Directie Protocol P1.1 en toekenning van hetzelfde statuut aan personeelslid –titularis van de functie en aan zijn gezinsleden De Dienst Protocol – P1.1 kent aan de uitgezonden personeelsleden van de diplomatieke missie en aan hun gezinsleden, het bevoorrecht statuut toe dat overeenstemt met de in het Verdrag van Wenen (1961) voorziene personeelscategorieën en dit binnen de voorwaarden beschreven in onderhavige circulaire nota alsmede in de specifieke circulaire nota’s. Daarbij wordt rekening gehouden met de in België heersende wetten, regelingen, gebruiken en omstandigheden. De Dienst Protocol – P1.1 baseert zich bij de toepassing van de bepalingen van het Verdrag van Wenen (1961) op het gelijkheidsbeginsel, zoals beschreven in artikel 47 van het Verdrag, en op de verplichting van de personen die (ingevolge hun inschrijving bij de Protocoldirectie) voorrechten en immuniteiten genieten om de wetten en regelingen van de ontvangende Staat te eerbiedigen en zich niet in te laten met de binnenlandse aangelegenheden van de ontvangende Staat, zoals bepaald in art.41 van het Verdrag. Er wordt verwezen naar de specifieke circulaire nota’s die zijn gewijd aan de inschrijving bij Protocol van het posthoofd, de militaire attachés, de militairen, de politieverbindings-officieren, de kinderen, de echtgeno(o)te of niet-gehuwde wettelijke partner, het bedienend personeel in de huishoudelijke dienst van de missie, het particulier huishoudelijk personeel, en de ambtenaren en personen belast met een officiële zending.
1.7
Het bevoorrecht statuut wordt toegekend door de ontvangststaat Het bevoorrecht statuut wordt door de ontvangende Staat toegekend op basis van de door de diplomatieke zendingen verstrekte gegevens over hun personeelsleden, meer bepaald over de functie die binnen de diplomatieke zending wordt uitgeoefend, overeenkomstig de categorieën, zoals vastgelegd in het Verdrag van Wenen (1961), en zoals toegelicht in deze circulaire nota. Het type paspoort (uitgereikt door de zendstaat), dat in principe in overeenstemming moet zijn met de uitgeoefende functie en dus deze functie normaal ook dient te vermelden, is een belangrijk indicatief gegeven voor de toekenning van het statuut door de ontvangststaat. Indien de Dienst Protocol – P1.1 tot de bevinding komt dat een speciale identiteitskaart (D, P, C, S en E) werd afgegeven op basis van onjuiste gegevens, behoudt ze zich het recht voor de kaart nietig te verklaren en de desbetreffende zending te verzoeken ze onmiddellijk weer in te leveren. Deze regel is eveneens van toepassing wanneer de Directie Protocol - P1.1 zelf een vergissing zou hebben gemaakt bij de afgifte van de speciale identiteitskaarten en een rechtzetting van het statuut dient te maken teneinde het gelijkheidsbeginsel te respecteren, zoals dit is bepaald in artikel 47 van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961).
1.8
Diplomatiek personeel heeft de nationaliteit van de zendstaat Artikel 8, 1° van het Verdrag van Wenen(1961) voorziet dat de leden van het diplomatieke personeel in beginsel de nationaliteit van de zendstaat bezitten. Deze regel wordt door de Directie Protocol – P1.1 strikt nageleefd. Indien leden van het diplomatiek personeel een dubbele nationaliteit hebben (andere dan de Belgische) wordt enkel rekening gehouden met de nationaliteit van de zendstaat. Voor gezinsleden, die een andere nationaliteit hebben dan deze van de zendstaat, leze men, met het oog op de te vervullen formaliteiten, de circulaire nota na over de echtgenoten / echtgenotes / niet-gehuwde wettelijke partners / en kinderen.
6
1.9 Geen bevoorrecht statuut voor de Belgische landgenoten Op basis van artikel 8, 2°, alsmede van artikelen 37 en 38 van het Verdrag van Wenen (1961) voorziet de protocollaire praktijk in België dat personen, die de nationaliteit van de ontvangststaat hebben, in casu, de Belgische nationaliteit, niet in aanmerking komen voor een bevoorrecht statuut. De Dienst Protocol – P1.1 maakt op deze regel geen uitzonderingen, zelfs niet voor personen die de dubbele nationaliteit hebben, waaronder ook de Belgische. Deze regel geldt zowel voor de titularissen van een functie bij een diplomatieke missie als voor hun inwonende gezinsleden. 1.10 Geen bevoorrecht statuut gemeente ingeschreven zijn
voor
personen
die
in
een
Belgische
Op basis van de artikels 37 en 38 van het verdrag van Wenen (1961) kent de directie Protocol geen bevoorrecht statuut toe aan een persoon van vreemde nationaliteit die ingeschreven is in het bevolkingsregister van een Belgische gemeente. Indien een Zendstaat deze persoon toch als diplomaat wenst te laten accrediteren in België, dient de betrokken persoon zelf het initiatief te nemen om zich uit de bovenvermelde bevolkingsregisters te laten uitschrijven teneinde van een bevoorrecht statuut te kunnen genieten. Zijn persoonlijk statuut in de periode vóór zijn inschrijving in de registers van het Protocol valt volledig onder het gemeen recht. Voor elk geschil waarbij deze persoon in voormelde periode zou betrokken zijn, zal hij zich onthouden beroep te doen op de immuniteiten van zijn geprivilegieerd statuut. Een persoonlijke verklaring in deze zin, ondersteund door een verbale nota, zal gevraagd worden bij de aanvraag van zijn speciale identiteitskaart. Indien een persoon van vreemde nationaliteit, die vermeld (niet ingeschreven) wordt in het Rijksregister van fysieke personen en houder is van een speciale identiteitskaart (type P of S) van functie verandert (door bijvoorbeeld van statuut of van post te veranderen in België), zal hem het statuut verleend worden overeenkomstig zijn nieuwe functie zoals voorzien in de Conventie van Wenen van 1961. Personen die ter plaatse aangeworven worden kunnen niet van een bevoorrecht statuut genieten (zie circulaire nota in verband met ter plaatse aangeworven personeel). 1.11 Tijdelijke verblijfsduur is zonder gevolg voor het persoonlijk statuut De verblijfplaats in België van uitgezonden personeelsleden van de zendstaat wordt altijd beschouwd als een tijdelijke verblijfplaats in België aangezien zij geacht worden hun domicilie of wettelijke woonplaats in de zendstaat te behouden. De duur van het tijdelijk verblijf op het Belgisch grondgebied, tijdens de uitoefening van de officiële functie bij een diplomatieke missie, blijft dan ook zonder gevolg voor het statuut van de persoon.
7
1.12 Voorrechten en immuniteiten ter verzekering van het goed functioneren van de missie Zoals vermeld in de preambule van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961) is het doel van de voorrechten en immuniteiten niet personen te bevoorrechten, doch te verzekeren dat de diplomatieke zendingen als vertegenwoordigers der Staten doelmatig functioneren. 1.13 Inwonende gezinsleden Het Verdrag van Wenen (1961) inzake diplomatiek verkeer voorziet dat de inwonende gezinsleden van het personeelslid van de diplomatieke missie, indien zij geen onderdaan zijn van de ontvangststaat, noch permanent verblijfshouder, eveneens een bevoorrecht statuut en dus een speciale identiteitskaart kunnen bekomen van de Directie Protocol – P1.1. Volgens de gangbare praktijk in België worden door de Directie Protocol – P1.1 als inwonende gezinsleden beschouwd: de echtgenote/echtgenoot, de niet-gehuwde wettelijke partner (onder de voorwaarden beschreven in de bijzondere circulaire nota hierover) en de kinderen, die volledig ten laste zijn van het personeelslidtitularis van een functie bij de diplomatieke missie en die onder hetzelfde dak wonen. Voor deze categorieën van personen gelieve ook de specifieke circulaire nota’s te raadplegen. Gezinsleden, die niet inwonend zijn bij het bevoorrecht personeelslid-titularis , zoals kinderen die in het buitenland studeren, of die in de zendstaat blijven, kunnen geen speciale identiteitskaart van de Directie Protocol bekomen. Zij kunnen wel bij een bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post een visum van lange duur (één jaar), met meerdere binnenkomsten, aanvragen wat hen in de mogelijkheid stelt om regelmatig hun ouders te bezoeken die geaccrediteerd zijn in België. De betrokken missie wordt verzocht om in dergelijk geval een officiële aanvraag met motivatie alsmede een kopie van het paspoort van de geïnteresseerden te doen toekomen bij de Dienst Protocol – P1.1. Ouders en schoonouders worden, met het oog op het bekomen van een verblijfstitel in België, niet beschouwd als inwonende gezinsleden van het bevoorrechte personeelslid van de diplomatieke missie, en kunnen derhalve geen speciale identiteitskaart bekomen van de Directie Protocol – P1.1. Zij vallen voor de toegang tot en verblijf op het Belgisch grondgebied onder de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken. Zij kunnen eveneens een visum van lange duur (met meerdere binnenkomsten – één jaar) aanvragen om hen in de mogelijkheid te stellen regelmatig hun kinderen die in België geaccrediteerd zijn te bezoeken. Familieleden in de zijlinie, zoals broers, zusters, schoonbroers, schoonzusters, ooms, tantes, neven, nichten, enz. vallen voor de toegang tot en het verblijf op het Belgisch grondgebied, eveneens onder toepassing van het gemeen recht en dus onder de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken. Het komt deze personen toe de Belgische Ambassade of Consulaat in het land van oorsprong te contacteren voor het aanvragen van een visum. De Dienst Protocol – P1.1 van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken is terzake niet bevoegd en kan in deze procedure dan ook niet tussenkomen. De persoon tewerkgesteld in de huishoudelijke dienst van een personeelslid van de zending kan wel inwonen bij de werkgever maar wordt niet beschouwd als gezinslid van de werkgever. Voor het statuut van de particuliere huispersoneelsleden wordt verwezen naar de bijzondere circulaire nota terzake.
8
1.14 Een speciale identiteitskaart is een tijdelijke verblijfsvergunning Een bijzondere identiteitskaart, kosteloos uitgereikt door de Dienst Protocol – P1.1, is een tijdelijke verblijfsvergunning voor België. De modaliteiten met betrekking tot deze speciale identiteitskaarten worden geregeld door het Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen (Belgisch staatsblad van 17 december 1991, blz. 28669, en van 13 juni 2005, blz. 15092.). Artikel 11 van voormeld Koninklijk Besluit verplicht de houders van bijzondere identiteitskaarten er toe dit document steeds bij zich te hebben en het op vordering van elke gezagsdrager te vertonen. Hoewel een speciale identiteitskaart geen reisdocument is op zich kan het wel als visum dienst doen voor België of voor de landen van de Schengen-ruimte indien het gelijktijdig met een geldig paspoort wordt aangeboden. Bij verlies of diefstal van een bijzondere identiteitskaart, en in overeenstemming met artikel 14 van voormeld KB, kan een duplicaat (d.i. in de praktijk een nieuwe bijzondere identiteitskaart met dezelfde geldigheidsduur) worden afgeleverd. De aanvraag voor aflevering van een duplicaat moet per verbale nota ingediend worden met bijgevoegd het afschrift of het bewijs van de verklaring aan de politie. De Dienst Protocol – P1.1 behoudt zich het recht voor het duplicaat af te leveren tegen kostprijs (art.14 van voormeld KB van 30 oktober 1991). Het is absoluut noodzakelijk dat de speciale identiteitskaarten naar de Dienst Protocol – P1.1 worden teruggestuurd indien hun titularis niet langer de voorwaarden ervoor vervult om er houder van te zijn.
1.15 Eén speciale identiteitskaart per persoon Het is logisch dat elk personeelslid van een diplomatieke missie, ingeschreven bij de Dienst Protocol – P1.1, slechts één speciale identiteitskaart kan verkrijgen, zelfs al heeft deze persoon twee of drie verschillende functies binnen dezelfde diplomatieke missie of een bijkomende functie in een andere diplomatieke missie of in een consulaire missie. Een personeelslid van een internationale organisatie kan ook geen speciale identiteitskaart krijgen als lid van een diplomatieke missie. Een persoon die houder is van een verblijfsvergunning, afgeleverd door een Belgische gemeente kan niet tegelijkertijd een speciale identiteitskaart van de Dienst Protocol – P1.1 bekomen.
9
2
Procedure bij inschrijving in het register van de Directie Protocol
2.1
Verbale nota en inschrijvingsformulier De desbetreffende diplomatieke post stelt de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Directie Protocol – P1.1 officieel, via verbale nota, in kennis van de aankomst van de persoon en van de functie die het nieuwe personeelslid binnen de post zal uitoefenen. Desgevallend mag de naam van de persoon die hij/zij zal vervangen vermeld worden. De Directie Protocol – P1.1 regelt het tijdelijk verblijf op het Belgische grondgebied van alle personen, die worden vermeld in art. 1 van het Verdrag van Wenen van 1961 inzake diplomatiek verkeer, en dit voor de duur van hun functie. De verschillende personeelscategorieën worden toegelicht onder punt 1.1. De verbale nota gaat vergezeld van : –
– – –
Twee documenten onder de naam « inlichtingen met het oog op het verstrekken van een bijzondere identiteitskaart van de Directie Protocol » (beschikbaar in de drie talen op de website van het Protocol zie link : http://diplomatie.belgium.be/nl/binaries/inlichtingenformulier1_tcm314176455.doc– zie model als bijlage 3) Deze worden volledig ingevuld, volgens de erin vervatte instructies, door de rechthebbende en de hem vergezellende gezinsleden en ondertekend door het posthoofd of door het gemachtigd personeelslid van de zending ; Het luik III (in blauwe kleur); Een leesbare kleurenkopie van de voornaamste bladzijden van het geldige paspoort en van het eventueel gepaste visum (type D); Andere documenten kunnen vereist zijn en opgevraagd worden, in de gepaste vorm (eensluidend verklaarde kopie, officiële vertaling, gelegaliseerd) door de Directie Protocol – P1.1 (zie circulaire nota’s inzake de echtgeno(o)t(e), de wettelijke partner en de kinderen).
Zodra het dossier volledig is ingediend zal de speciale identiteitskaart ter beschikking worden gesteld aan het onthaalloket van de Directie Protocol – P1.1, waar het kan worden afgehaald door een gemandateerd personeelslid van de zending, waarvan de naam per verbale nota door de diplomatieke missie werd meegedeeld aan de Dienst Protocol – P1.1. De wachttijd voor de afgifte van de speciale identiteitskaart bedraagt twee tot vier weken op voorwaarde dat het dossier correct werd ingediend. Het niet navolgen van de voorgeschreven formaliteiten, het indienen van onvolledige of niet ondertekende inlichtingsformulieren of van onleesbare kopies van de bewijsstukken kunnen de inschrijvingsprocedure bij de Dienst Protocol – P1.1 en de afgifte van de speciale identiteitskaarten gevoelig vertragen. De diplomatieke missies worden derhalve uitgenodigd erover te waken dat de gevraagde inlichtingen en documenten behoorlijk en volledig worden verstrekt.
10
2.2
Paspoort Om zich te kunnen inschrijven bij de Dienst Protocol – P1.1 moet het nieuwe uitgezonden personeelslid van de diplomatieke missie drager zijn van een geldig paspoort, uitgereikt door de zendstaat, en overeenstemmend met de personeelscategorie waartoe hij behoort. Het is dan ook logisch en gebruikelijk dat de functie vermeld staat in het overeenstemmende paspoort en dit voor alle personeelscategorieën. Indien, om redenen van interne reglementering of wetgeving in de zendstaat, de functie niet zou vermeld staan, of indien het passende paspoort niet zou worden voorgelegd, dan wordt de diplomatieke missie verzocht dit te bevestigen in de verbale nota, waarmee het personeelslid wordt aangemeld. Zo is het gebruikelijk dat een diplomatiek ambtenaar drager is van een diplomatiek paspoort, en dat zijn diplomatieke graad vermeld staat in het paspoort. Een lid van het technisch en administratief personeel is drager van een dienstpaspoort en ook zijn functie dient vermeld te staan in het paspoort. De gezinsleden van het uitgezonden personeelslid zijn normaal ook drager van hetzelfde type paspoort als het personeelslid – titularis, dat eveneens is uitgegeven door de zendstaat met vermelding van de juiste gezinsrelatie met de titularis. Leden van het uitgezonden bedienend personeel van de missie kunnen zowel drager zijn van een gewoon paspoort als van een officieel paspoort, waarin eveneens de functie vermeld staat. Zie terzake de circulaire nota over het bedienend personeel van de missie. Voor de particuliere huispersoneelsleden wordt eveneens verwezen naar de aparte circulaire nota terzake die de juiste te volgen procedure beschrijft. Indien de zendstaat, ingevolge zijn interne wetgeving of reglementering, niet in de mogelijkheid is aan bepaalde categorieën van personeelsleden, (bv. militairen, gezinsleden van diplomaten, niet-nationalen), hetzelfde type officieel paspoort uit te reiken, dat normaal past bij de functie of bij het gevraagde statuut (zie hoger), dan worden de diplomatieke missies verzocht dit te willen bevestigen in de verbale nota, waarmede de inschrijving van de betrokken persoon wordt aangevraagd bij de Dienst Protocol – P1.1. Niettegenstaande het vaststaande gebruik dat de rechthebbende ambtenaren het passende officiële paspoort dienen voor te leggen bij inschrijving bij de Directie Protocol impliceert dit niet dat het paspoort of het type paspoort automatisch recht geeft op een bevoorrecht statuut. Het paspoort dat in de eerste plaats een reistitel blijft, dient namelijk logischerwijze overeen te stemmen met de functie die werkelijk door betrokkene wordt uitgeoefend in de diplomatieke missie.
2.3 Visumaanvraag Personen, die in België aankomen om een functie uit te oefenen in een in België gevestigde diplomatieke zending, moeten in het bezit zijn van een passend visum dat is afgegeven door een Belgische diplomatieke of consulaire post gevestigd in de
11
zendstaat of geaccrediteerd bij de zendstaat. Het doel van dit visum moet duidelijk worden vermeld bij het indienen van de visumaanvraag. De desbetreffende regels gelden met name voor het diplomatiek personeel, het administratief en technisch personeel, het bedienend personeel van de missie, het particulier huishoudelijk personeel alsmede voor hun gezinsleden. Voor het huishoudelijk personeel wordt verwezen naar de aparte circulaire nota die de bijzondere te volgen procedure beschrijft. Indien België een diplomatieke of consulaire post heeft in de zendstaat moet het uitgezonden personeelslid van de missie zich met zijn visumaanvraag richten tot deze post. Zo België geen diplomatieke of consulaire post heeft in de zendstaat, kan een visumaanvraag gebeuren bij een bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post in een ander land via de Ambassade van de zendstaat ter plaatse in dat land. Een diplomatieke post van een andere Staat van de Schengen-ruimte dan België kan aan een persoon, die een functie wil opnemen bij een diplomatieke missie in België, enkel een visum uitreiken in een aantal uitzonderlijke en naar behoren gestaafde gevallen, met name wanneer de uitgestrektheid van het ambtsgebied, de grote afstanden of de communicatieproblemen de bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post moeilijk bereikbaar maken. In dat geval kan de afgifte van een visum alleen plaatshebben op vraag van de FOD Buitenlandse Zaken of met haar uitdrukkelijke toestemming. Het wordt de desbetreffende zending aanbevolen hieromtrent een verbale nota te sturen naar de Dienst Protocol – P1.1 vergezeld van een leesbare kleurenkopie van het paspoort van de betrokkene.
2.4 Datum van indiensttreding De datum van indiensttreding is niet noodzakelijkerwijze dezelfde als de datum van aankomst in België. Wat betreft de Ambassadeurs wordt de datum van overhandiging van hun geloofsbrieven aan Zijne Majesteit de Koning weerhouden als de datum van officiële opname van de functies. Wat de andere diplomaten betreft, wordt rekening gehouden met de datum van de verbale nota waarin de aankomst van de betrokkene wordt meegedeeld door de diplomatieke missie. Voor de andere personeelscategorieën geldt de datum die in het inlichtingenformulier wordt vermeld in de rubriek « datum van indiensttreding ».
2.5 Adres Het tijdelijk verblijfadres in België van de diplomaat is meestal nog niet bekend op het tijdstip van zijn inschrijving bij de Directie Protocol – P1.1. Het adres wordt nadien per verbale nota meegedeeld. Elke adreswijziging tijdens de periode dat de ambtenaar zijn opdracht vervult, moet worden meegedeeld (zie specifieke circulaire nota) zodat hij steeds zijn voorrechten en immuniteiten kan genieten (bijvoorbeeld : onschendbaarheid van de woning).
12
2.6
Naamgebruik Zoals bepaald door het internationaal recht is het de nationale wetgeving van de betrokken persoon die van toepassing is voor de vermelding van de naam op de speciale identiteitskaart afgegeven door de Dienst Protocol – P1.1. Derhalve zal de Dienst Protocol – P1.1 voor de speciale identiteitskaart de naam gebruiken die vermeld staat in het paspoort van betrokkene, zonder evenwel de militaire of academische graad (bv. : Kolonel, Doctor, Ingenieur,.. ) hierbij te vermelden. Voor wat betreft het gebruik van de meisjesnaam van gehuwde vrouwen op de speciale identiteitskaarten zal de Dienst Protocol – P1.1 de bepalingen volgen van het buitenlands Burgerlijk Wetboek van het land van de echtgenoot. Gemakkelijkheidshalve zal de Dienst Protocol – P1.1 de naam gebruiken zoals vermeld in het paspoort van betrokkene.
2.7 Types van speciale identiteitskaarten Het uitreiken van identiteitskaarten wordt geregeld door het Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen ( Belgisch Staatsblad van 17 december 1991, blz. 28669). De Directie Protocol P1.1 levert 5 types identiteitskaarten af, afhankelijk van het statuut van de houder, dat overeenstemt met de personeelscategorie waartoe het betrokken personeelslid behoort en dit op basis van de in de diplomatieke of consulaire missie uitgeoefende functie: (a)
(b)
(c)
(d)
(e)
een diplomatieke identiteitskaart (model I, D-kaart) wordt uitgereikt aan diplomatieke ambtenaren, houders van een diplomatiek paspoort, die een diplomatieke functie uitoefenen ; een identiteitskaart voor administratieve en technische personeelsleden (model III, P-kaart) wordt uitgereikt aan de leden van het technisch en administratief personeel van de diplomatieke zending, houders van een dienstpaspoort; en aan consulaire bedienden, op voorwaarde dat ze een dienstpaspoort hebben ; een speciale kaart model IV, S-kaart wordt uitgereikt aan het bedienend personeel van de diplomatieke of consulaire zendingen; aan het particuliere personeel van de diplomaten en van beroepsconsuls-generaal; en aan « ambtenaren en personen belast met een officiële opdracht » ; een consulaire identiteitskaart (model II, C-kaart) wordt uitgereikt aan agenten met een consulair statuut; zij hebben een statuut van consulair beroepsambtenaar en zijn doorgaans in het bezit van een diplomatiek paspoort een kinderkaart (model V, E-kaart) wordt afgeleverd aan kinderen jonger dan de leeftijd van 5 jaar.
13
2.8
Vermeldingen op de speciale identiteitskaarten De identiteitskaarten vermelden enkel de diplomatieke graden en titels die worden erkend door de internationale conventies en gebruiken en door het Belgische recht. Niet gebruikelijke titels en graden zullen derhalve niet worden vermeld op de speciale identiteitskaart. Zo kan enkel het hoofd van een diplomatieke zending de titel « Permanent Vertegenwoordiger » dragen, indien het land dat hij vertegenwoordigt lid is van de internationale organisatie waarbij hij geaccrediteerd is. De posthoofden van een zending, geaccrediteerd bij een internationale organisatie, maar waarvan het land geen lid is, dragen de titel « Hoofd van de zending ». In België wordt de titel van « Ambassadeur » enkel vermeld voor het posthoofd van een bilaterale ambassade, die zijn /haar geloofsbrieven heeft aangeboden bij Z.M. de Koning. In geval van benoeming tot een hogere graad dan deze vermeld op de speciale identiteitskaart kan een nieuwe identiteitskaart worden uitgereikt. Het tijdelijk verblijfadres in België van de diplomatieke ambtenaren en van hun gezinsleden is niet aangegeven op de speciale identiteitskaart. Het wordt ook niet meegedeeld aan de gemeentebesturen van hun tijdelijke verblijfsplaats: alle administratieve formaliteiten verlopen derhalve via de Directie Protocol – P1.1. Het tijdelijk verblijfadres in België van het administratief en technisch personeel, alsmede van de andere personeelscategorieën, wordt wel op de speciale identiteitskaart vermeld. Het wordt ook meegedeeld aan de gemeentebesturen. Het merendeel van de administratieve formaliteiten verloopt ook via de gemeenten.
2.9 Geldigheid van de speciale identiteitskaarten De diplomatieke identiteitskaarten « type D » voor diplomatieke ambtenaren of de speciale identiteitskaarten voor het administratief en technisch personeel « type P », worden de eerste maal afgegeven voor een geldigheidstermijn van 5 jaar. Na het verstrijken van deze periode wordt de kaart voor drie jaar verlengd. Voor de andere categorieën van personeelsleden van de diplomatieke missie, zoals het bedienend personeel van de missie, het particulier huispersoneel, en buiten de missie, voor de ambtenaren en personen op officiële zending wordt, voor wat betreft de geldigheidstermijn van de speciale identiteitskaarten, verwezen naar de aparte circulaire nota’s. Voor de situatie van de kinderen wordt eveneens verwezen naar de specifieke circulaire nota.
2.10 Hernieuwing of verlenging van de speciale identiteitskaarten De aanvraag voor de hernieuwing of de verlenging van de speciale identiteitskaarten (type D,P of E) gebeurt per verbale nota van de diplomatieke missie. Enkel voor de hernieuwing of verlenging van een identiteitskaart type D dient geen nieuw ingevuld inlichtingenformulier de aanvraag te vergezellen, op voorwaarde dat alle gegevens, vermeld op het vorige inlichtingenformulier onveranderd zijn gebleven. Enkel dient deel III van het inlichtingenformulier, voorzien van foto en handtekening bij de verbale nota te worden gevoegd, met eventueel in bijlage kopie van het geldig paspoort ( indien de kopie eerder opgestuurd aan de Directie Protocol – P1.1 niet meer geldig zou zijn).
14
In geval van verlies of diefstal van een identiteitskaart wordt een nieuwe kaart enkel aangemaakt op voorlegging van het afschrift of het bewijs van de verklaring van verlies of diefstal aan de politie. Wanneer de Dienst Protocol – P1.1 tot de bevinding komt dat een zending haar identiteitskaarten niet terugstuurt terwijl ze een nieuwe kaart voor een van haar personeelsleden heeft ontvangen, worden aan deze zending geen nieuwe identiteitskaarten meer afgegeven en dit tot alle oude kaarten zijn terug bezorgd.
2.11 Diplomatiek personeel verblijvende in het buitenland Het komt voor dat een diplomaat in België geaccrediteerd is met officiële standplaats in het buitenland en dat hij dus niet in België verblijft. In dat geval kan de Dienst Protocol – P1.1 geen speciale identiteitskaart toekennen behalve indien hij/zij posthoofd, zaakgelastigde a.i., militaire attaché, defensieattaché of politieverbindingsofficier is. Indien een lid van het diplomatiek personeel aldus in België is geaccrediteerd zonder er te verblijven, wordt de betrokken diplomatieke missie verzocht de benoeming van deze persoon in België te laten weten door middel van een verbale nota aan de Dienst Protocol – P1.1. In bijlage dient een leesbare kopie van het diplomatiek paspoort van de betrokkene te worden overgemaakt. De benoeming van de betrokken persoon in België zal slechts effectief zijn na een positief antwoord per verbale nota van de Dienst Protocol – P1.1.
2.12
Diplomatieke lijst en Protocollaire voorrangslijst Zodra de diplomatieke ambtenaren zijn ingeschreven bij de Dienst Protocol – P1.1 worden zij, samen met hun echtgenoot / echtgenote / wettelijke partner, vermeldt op de diplomatieke lijst van hun diplomatieke missie, in de hiërarchische volgorde van hun diplomatieke graad en volgens de datum van opname van hun functie. Deze diplomatieke lijst wordt gepubliceerd op de website van de Directie Protocol. De ambassadeurs worden in de Protocollaire voorrangslijst, die eveneens op de website van de Dienst Protocol – P1.1 verschijnt, opgenomen volgens de datum waarop zij hun geloofsbrieven hebben aangeboden aan Z.M. de Koning.
3
Procedure van uitschrijving uit het register van de Directie Protocol 3.1
Kennisgeving van het definitief vertrek of van de beëindiging van de functies bij de zending en teruggave van de documenten en de CDnummerplaten De diplomatieke zending wordt verzocht, in toepassing van artikel 10, a) van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961), de Dienst Protocol – P1.1 per verbale nota in kennis te stellen van het definitief vertrek of van de beëindiging van de functies bij de zending van een personeelslid dat is ingeschreven bij de Dienst Protocol – P1.1. Tevens dient het definitief vertrek te worden meegedeeld van de gezinsleden (zie art.10, b) van Verdrag van Wenen (1961). Deze verbale nota gaat vergezeld van de stukken, die werden afgegeven door de Dienst Protocol – P1.1, met name : – –
de identiteitskaarten van de ambtenaar, zijn gezinsleden en zijn huishoudelijk personeel ; (in voorkomend geval) de CD-nummerplaat van de particuliere voertuigen ;
15
– – –
(in voorkomend geval) de toelating voor wapenbezit en de vergunning voor wapendracht ; (in voorkomend geval) de jachtvergunning ; (in voorkomend geval) de toegangskaart voor de luchthaven (terug te sturen naar de Directie Protocol – Dienst Bezoeken en Beveiliging – P2 ).
Het niet terug bezorgen door de diplomatieke missie van de zendstaat aan de Dienst Protocol – P1.1 van de diplomatieke identiteitskaart of van de CDnummerplaten van de vertrekkende personeelsleden kan gevolgen hebben voor de afgifte van de diplomatieke identiteitskaart of van de CD-nummerplaten aan de nieuwe personeelsleden.
Indien het desbetreffende personeelslid van de zending onmiddellijk een nieuwe functie opneemt binnen dezelfde diplomatieke zending (met een verandering van statuut), of bij een andere diplomatieke zending van de zendstaat in Brussel, dan dient dit personeelslid een volledig nieuw dossier met inschrijvingsformulier in te dienen bij de Dienst Protocol – P1.1 voor het verkrijgen van een nieuwe speciale identiteitskaart, echter zonder dat er een nieuw visum in zijn / haar nog geldig paspoort wordt gevraagd (desgevallend zal een nieuw speciaal paspoort dienen voorgelegd, met vermelding van de nieuwe functie). Voor de inwonende gezinsleden, die waren ingeschreven bij de Directie Protocol – P1.1, zal eveneens een nieuwe speciale identiteitskaart dienen aangevraagd.
3.2 Verlenging van het verblijf van een personeelslid van de zending, zijn echtgeno(o)t(e), wettelijke partner of van de kinderen Zodra de officiële functie van een personeelslid van een diplomatieke zending is beëindigd en dit ook door de diplomatieke missie per verbale nota officieel aan de Directie Protocol is bevestigd, is de Directie Protocol ook niet langer meer bevoegd voor het statuut van het desbetreffende personeelslid noch datgene van zijn gezinsleden, die eveneens waren ingeschreven in de registers van de Directie Protocol. Het is vanzelfsprekend dat betrokkene, nadat de beëindiging van zijn functies is meegedeeld, ook niet langer kan optreden als personeelslid van de diplomatieke missie. Indien derhalve de houder van een speciale verblijfskaart van het Protocol of één van zijn gezinsleden, na de beëindiging van de officiële functies, om persoonlijke redenen in België wenst te blijven, moet de betrokkene, met het oog op de regularisatie van zijn verblijf in België, een verblijfstitel naar gemeen recht aanvragen in de gemeente waar hij op dat ogenblik tijdelijk verblijft. Aangezien de persoon in kwestie niet langer een bevoorrechte status als lid van een diplomatieke zending geniet, ressorteert hij onder de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken. Gelieve in dit verband kennis te nemen van de circulaire nota betreffende het attest van teruggave van de diplomatieke identiteitskaart. 3.3 Uitschrijving wegens uitoefening van een winstgevende handels- of beroepsbezigheid Indien een bij de Directie Protocol geregistreerde gezinslid van een diplomatiek ambtenaar winstgevende handels- of beroepsbezigheden verricht in België, op basis van wat hierover bepaald is door de specifieke circulaire nota, dan wordt de desbetreffende persoon verzocht zijn / haar speciale identiteitskaart van bevoorrecht gezinslid terug te bezorgen aan de Directie Protocol – P1.1. Indien er een bilateraal akkoord over deze materie bestaat dan dienen de bepalingen van dit akkoord te worden nageleefd.
16
17
