2010-38 5 Nieuwegein
&
Gemeenteraad
Onderwerp Verantwoording besteding fractievergoeding 2009 Datum 12 november 2010
Raadsvoorstel
Afdeling Financiën Portefeuillehouder drs. C.M. de VoS
1
Onderwerp
Verantwoording besteding fracti evergoed ing 2009 2 a. b. c.
3
Gevraagd besluit Kennis te nemen van de ingeleverde financiële verantwoordingen van de besteding van de middelen voor fractiebijstand 2009; Kennis te nemen van het rapport van bevindingen van de accountant hierover; De uitgaven 2009 van de fracties van de gemeenteraad, totaal e. 10.861,26, alsmede de eventueel daaruit voortvloeiende mutaties van de reserves vast te stellen.
Aanleiding en probleembeschrijving
Jaarlijks stellen de fracties een overzicht op van de bestedingen die zij hebben gedaan ten laste van hun vergoeding op grond van de verordening ambtelijke bijstand en fractie- ondersteuning. Controle vindt plaats door de accountant en deze heeft een rapport van bevindingen opgesteld. Dit rapport van bevindingen is opgesteld aan de hand van de bestedingsmogelijkheden van de gewijzigde verordening (2005-452). De bevindingen spreken voor zich en bevatten slechts een paar geringe punten. De belangrijkste punten die ik onder de aandacht wil brengen zijn de volgende: a.) De accountant merkt op dat niet in alle gevallen de zakelijkheid van de kosten kan worden vastgesteld. Zo is bijvoorbeeld niet altijd duidelijk wie aan bepaalde activiteiten hebben deelgenomen of ten behoeve van wie bepaalde kosten zijn gemaakt. b.) Bij de fractie leefbaar Nieuwegein waren geen betalingsbewijzen aanwezig. Gemeld is dat de betalingen contant zijn gedaan en dat hierbij geen kwitantie is ontvangen. Van belang is voor de fractievergoeding 2010 dat bij de afrekening wordt voldaan aan de bovengenoemde eisen en dat bij het niet voldoen hieraan er geen uitkering plaats vindt van de vergoeding. Het voorstel is deze punten expliciet te benoemen in het eerstvolgende verzoek tot de aanlevering van de jaarlijkse financiële overzichten bij de fracties.
Bladnummer 2/3 Raadsvoorstel 12 november 2010
4
Gewenst maatschappelijk effect
n.v.t. 5
Bestaand beleidskader
Artikel 11 lid 3 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2004 (gewijzigd 16 februari 2006). 6
Voorgestelde oplossing
n.v.t. 7
Alternatieven
n.v.t. 8
Financiële aspecten
De uitgaven bedragen voor 2009 €. 10.861,26 en worden gedekt uit de daarvoor bestemde begrotingspost. De bijdrage 2009 inclusief de verrekeningen 2009 zijn in de loop van 2010 overgemaakt naar de fracties. De berekeningen inclusief de eventuele mutatie van de reserve per fractie liggen voor u ter inzage. In de tabel bij het rapport van bevindingen van de accountant treft u de uitgaven 2009 aan. 9
Communicatie aspecten
n.v.t. 10 Juridische aspecten
n.v.t. 11 Risico's n.v.t. 12 Bijlagen Bijgaand treft u de kopie van het rapport van bevindingen van de accountant aan.
Bladnummer 3/3
2010-38 5
Raadsvoorstel 12 november 2010
burgemeester en wethouders,
drs. P.C.M, van Elteren secretaris
drs. C.M. de Vos burgemeester
Nieuwegein
2 010-38 5
Raadsbesluit De raad van de gemeente Nieuwegein; Gelet op artikel 11 lid 3 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2004 (gewijzigd 16 februrai 2006):
besluit: a. b. c.
Kennis te nemen van de ingeleverde financiële verantwoordingen van de besteding van de middelen voor de fractiebijstand 2009; Kennis te nemen van het rapport van bevindingen van de accountant hierover; De uitgaven 2009 van de fracties van de gemeenteraad, totaal €. 10.861,26, alsmede de eventueel daaruit voortvloeiende mutaties van de reserves vast te stellen.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van
de griffier,
2 4 ^OV.
de voorzitter,
2
PRlCB/VAfERHOUs^eEBSM-R6g.nr. SLOl
o^ut^
'ao-SB
to
ex.
OKT. 20t OnS/angstbev. nr.
25/'cfe6/jC Persoonlijk en vertrouwelijk Kopie: AfdJB-en' Gemeente Nieuwegein Ykn$otro&\ T.a.v. de heer A- Hensbergen Postbus 1 3430 AA NIEUWEGEIN
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Zulderzeelaan S3 8017 JV Zwolle Postbus 513 8000 AM Zwolle Telefoon (038) 427 27 27 Fax (038) 427 27 28 www.pwc.com/nl
22 oktober 2010 Betreft: Rapport van bevindingen inzake fractievergoedingen 2009
Geachte heer Hensbergen,
Hierbij ontvangt u ons rapport van bevindingen inzake de kosten van de fracties 2009. Tevens is een gewaarmerkt overzicht 'fractievergoeding 2009 gem. Nieuwegein' bijgevoegd. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
H .;
H. Boshove RA partner
PricewaterhouseCoopeis is de handelsnaam van onder meer de volgende vennootschappen: PricewatertiouseCoopere Accountants N.V. (KvK 341H02B5), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284). PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34160267) en PricewaternouseCoopers B.V. (KvK 34180269). Op diensten verteend door deze vennootschappen zijn Algemene Voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprskelijkïieSdsvoorwaarden zijn opgenomen. Deze Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam en ooit In te zien op www.pwc.com/ni
J&jr
PÏÏCB/VATERHOUSEQDPERS i
Aan de Raad van gemeente Nieuwegein ta.v. de heer A. Hensbergen Postbus 1 3430 AA NIEUWEGEIN
XJLAGEt T Z Ï I Ï
nr.: PricewaterhouseCoope rs Accountants N.V. Zuiderzeelaan 53 8017 JV Zwolle Postbus 513 8000 AM Zwolle Telefoon (038) 427 27 27 Fax (038) 427 27 28 www.pwc.com/nl
Referentie: HB/e00185934/is/lh Betreft: Rapport van bevindingen inzake de verantwoording 2009 van de fractievergoedingen
Geachte Raad, Ingevolge uw opdracht hebben wij een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de fractiekosten 2009. Hiervoor is door uw organisatie aan ons het overzicht Verantwoording uitgaven 2009 fractievergoeding Nieuwegein' overlegd, alsmede de achterliggende fractieverantwoordingen met bijbehorende brondocumenten en betalingsbewijzen. Het uitgangspunt voor onze werkzaamheden is geweest de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2004 alsmede de 1 e wijziging van deze verordening conform Raadsbesluit dd. 16 februari 2006. In artikel 11 van paragraaf 2 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2004 en de 1 e wijziging hierop, is ten aanzien van het onderzoek van de kosten fracties het volgende bepaald: Artikel 11 1. Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant stelt een rapport van bevindingen op ten behoeve van de raad. In het rapport van bevindingen worden de conclusies per gecontroleerde fractie opgenomen.
PricewateffiouseCoopera is de handelsnaam van onder meer de volgende vennootschappen: PrtcswateihouseCoopere Accountante N.V. (KvK 34190265), PricewatemouseCoopera Belastingadviseurs N.V. [KvK 34180284), PrtcewateffiouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287) en PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180283). Op diensten verleend door deze vennootschappen zijn Algemene Voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aanaprafcefl|khetdsvooiwa3rden zijn opgenomen. Deze Algemene Voonvaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam en ook in te zien op www.pwc.com/nL
Gemeente Nieuwegein 22 oktober 2010 Referentie: HB/e00185934/is/lh
3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschoten, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. 4. Het presidium van de gemeenteraad van Nieuwegein deelt in de maand april eindigende op het kalenderjaar aan de gemeenteraad schriftelijk mede of de fracties zich hebben gehouden aan het gestelde in artikel 11 lid 1 onder vermelding, per tractie, van de datum van binnenkomst van de verantwoording.
\
Het normenkader voor de werkzaamheden van de accountant ligt vast in artikel 7 van paragraaf 2 van verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2004 en de 1 e wijziging hierop, conform Raadsbesluit dd. 16 februari 2006. Artikel 7 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bijdrage mag niet worden aangewend voor partijpolitieke doeleinden danwei voor uitgaven die strijdig zijn met wettelijke bepalingen. Tevens mag de bijdrage niet worden aangewend voor uitgaven die betaald dienen te worden uit de vergoedingen ais bedoeld in artikel 95 en 96 van de Gemeentewet. Aan de besteding van de bijdrage dienen concrete bewijsstukken ten grondslag te liggen. Uit de bewijsstukken moet blijken voor welk doel betalingen zijn verricht. Indien bewijsmiddelen ontbreken bestaat geen recht op een bijdrage. 2. De bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden ter bekostiging van: a. kosten van assistentie van de fractie, mits voorzien van een ondertekende specificatie van de werkzaamheden (factuur/declaratie); b. kosten ten behoeve van het communiceren van de fractie, zoals het opzetten en onderhouden van een website, het plaatsen van advertenties en overige communicatiemiddelen; c. kosten van excursies; d. kosten ten behoeve van het door de fractie nemen van initiatieven zoals onderzoekskosten en de kosten ten behoeve van het organiseren van themabijeenkomsten; e. kosten die samenhangen met een mogelijke bijdrage ten behoeve van het afvaardigen van een vertegenwoordiging van de tractie in het kader van het gemeentelijk internationaal beleid; f. kosten die samenhangen met een bijdrage van de fractie ten behoeve van lokale initiatieven waarin de fractie deelneemt;
(2)
\
-*
Gemeente Nieuwegein 22 oktober 2010 Referentie: HB/e00185934/is/lh
g. overige kosten, uitsluitend voor zover deze verband houden met het optreden van raadsfractie in of buiten de gemeenteraad en deze door de fractie of door fractieleden in opdracht van de fractie zijn gemaakt; 3. Tot de onder de onder artikel 7 lid 2 opgenomen kosten behoren: a. reis-, verblijf- en andere kosten, gemaakt door de fractie of door fractieleden in verband met bijeenkomsten van raadsfracties of politieke partijen, om de fractie te vertegenwoordigen; b. bureaukosten van de fractie, waaronder begrepen die van abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en losbladige uitgaven en van aankoop van bestuurlijke boeken op naam en ten behoeve van het functioneren van de fractie; c. scholingskosten, door de fractie of door fractieleden ten behoeve van het functioneren van de fractie gemaakt; d. contributies en kosten van donateurschappen van de fractie; 4. De fracties zijn verantwoordelijk vooralle fiscale of andere wettelijke verplichtingen die verband houden met uitbetaalde vergoedingen voor verrichte werkzaamheden en verrichten daartoe alle noodzakelijke handelingen. Deze rapportage bevat de uitkomsten van onze werkzaamheden. Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Onze werkzaamheden zijn venicht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking totfinanciëleinformatie'. Om formele redenen moeten wij melden dat de opdracht inhoudt dat op het overzicht Verantwoording uitgaven 2009 fractievergoeding Nieuwegein' geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in het overzicht Verantwoording uitgaven 2009 fractievergoeding Nieuwegein' opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop, anders dan ter zake van de aspecten zoals door ons onderzocht en waarover dienovereenkomstig door ons in deze rapportage wordt gerapporteerd. Volledigheidshalve wijzen wij er nog op dat, indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u mogelijk van belang zouden kunnen zijn geweest.
(3)
2 010-38 5 Gemeente Nieuwegein 22 oktober 2010 Referentie: HB/eOOI 85934/is/lli
Verrichte werkzaamheden Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht 1 Wij hebben de rekenkundige juistheid van het overzicht 'Fractievergoeding 2009 gem. Nieuwegein' en de individuele overzichten per fractie vastgesteld; 2 Wij zijn nagegaan of de verantwoorde uitgaven in het overzicht 'Fractievergoeding 2009 gem. Nieuwegein' zijn onderbouwd met brondocumenten en betalingsbewijzen; 3 Wij hebben vastgesteld of de uitgaven rechtmatig zijn geweest. Daarbij is de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2004 alsmede de 1 e wijziging van deze verordening conform Raadsbesluit dd. 16 februari 2006 ons uitgangspunt geweest. Een gewaarmerkt overzicht Verantwoording uitgaven 2009 fractievergoeding Nieuwegein' is als bijlage bij dit rapport van bevindingen toegevoegd. Uitkomsten verrichte werkzaamheden Hieronder rapporteren wij onze bevindingen van het door ons uitgevoerde onderzoek. De volgende fracties hebben een verantwoording ingediend: Fractie PvdA CDA WD SP ONS Groen Links D66 Leefbaar Nieuwegein Christenunie Groep Meese Totaal
Bedrag van de verantwoording € 3.500,95 € 2.447,28 €1.074,67 €1.327,16 €1.070,77 €325,66 € 94,72 €698,53 €0 €321,52 €10.861,25
In alle gevallen was het volledige bedrag onderbouwd met brondocumenten. De uitgaven waren volledig passend binnen de criteria genoemd in (het gewijzigd) artikel 7 en daarmee rechtmatig besteed.
(4)
ptoCM/A!~ERHOUsE(OOPERS © Gemeente Nieuwegeln 22 oktober 2010 Referentie: HB/e00165934/is/Fh
Overige bevindingen: Bankkosten; Wij hebben vastgesteld dat een aantalfractiesbankkosten verantwoorden als subsidiabele kosten. Naar onze mening kan de financiële bijdrage, zoals bedoeld in artikel 6 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2004, worden aangewend ter dekking van deze kosten op grond van (gewijzigd) artikel 7. Wij merken op dat niet in alle gevallen de zakelijkheid van de kosten kan worden vastgesteld. Zo is bijvoorbeeld niet altijd duidelijk wie aan bepaalde activiteiten hebben deelgenomen often behoeve van wie bepaalde kosten zijn gemaakt. Bij de fractie Leefbaar Nieuwegein waren geen betalingsbewijzen aanwezig. Ons is gemeld dat de betalingen contant zijn gedaan en dat hierbij geen kwitantie is ontvangen. Wij wijzen er nog op dat deze rapportage uitsluitend voor u is bestemd en niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden mag worden verstrekt, zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage verder toe te lichten. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N. V.
H, Boshove RA Partner
(5)
2010-38 5 Fractievergoeding 2009 gem. Nieuwegein Aantal leden
Recht 2DQ9(+res)
CDA
5
€4.550,00
€2.447,28
D66
1
€ 910,00
€94,72
Groen links
2
€1.820,00
€ 325,66
Groep Meese
1
€700,00
€321,52
ONS
2
€1.820,00
€1.070,77
PvdA
10
€9.100,00
€3.500.95
SP
4
€2.100,00
€1.327,16
WD
5
€4.550,00
€1.074,67
Leefbaar Nieuwegein
1
€700,00
€698,53
Uitgaven 2009
. 'I
Overige partijen €26.250,00
|
€10.861,26
|
ftoCMffltfHOU$E@OPERS f§ PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Uitsluitend voor identrficatfedoeleinden
