RAADSVOORSTEL Nr: 06-89 Onderwerp: Actualisatie grondexploitaties Diemen, 30 november 2006 Aan de gemeenteraad 1. Gevraagd raadsbesluit 1. In te stemmen met de geactualiseerde grondexploitaties voor de projecten Sniep, Centrumplan, Tolbrug en De Prinses 2. Akkoord te gaan met het voorstel om niet over te gaan tot een door de gemeente geïnitieerde herontwikkeling van de zuidflank van het Centrumplan. 3. Het totale bedrag aan voorzieningen voor de projecten Sniep, Centrumplan, Tolbrug en De Prinses, zijnde € 17.339878 (volgens jaarrekening 2005) per project en deelproject als volgt toe te delen: a. project De Sniep: € 9.543.155,00 b. project Centrumplan Noordflank: € 2.187.638,00 c. project Centrumplan Oostflank 1e fase: € 485.000,00 d. project Centrumplan, woningen Ouddiemerlaan: € 24.303,00 e. project Centrumplan, plein: € 1.500.000,00 f. groot onderhoud De Schakel: € 538.455,00 g. project De Prinses: € 485.406,00 h. project Tolbrug : € 2.475.931,00 i. naar algemene reserve: € 100.000,00
2. Samenvatting Naar aanleiding van de accountantsverklaring d.d. 19 september 2006, in het kader van de controle op de jaarrekening 2005, is afgesproken om de grondexploitaties van de grote, risicovolle, projecten tussentijds te actualiseren, zodat voor de jaarrekening 2006 een goed en actueel inzicht in de exploitatieresultaten bestaat. Het gaat daarbij om de projecten De Sniep, Centrumplan, Tolbrug en De Prinses. Getracht is om de boekwaarden van deze projecten zo goed mogelijk in beeld te krijgen en onjuiste boekingen uit het verleden te herstellen. Vervolgens zijn de ramingen van kosten en opbrengsten per project, daar waar nodig, bijgesteld. Dit heeft geresulteerd in bedoelde geactualiseerde grondexploitaties, die ter vaststelling aan de gemeenteraad kunnen worden voorgelegd. Voor het deelproject zuidflank/plein van het Centrumplan is nog geen grondexploitatie beschikbaar omdat de planontwikkeling nog niet is opgepakt. Er is thans aanleiding om in dit kader daarover nader te besluiten. Tenslotte zijn de resultaten van de exploitaties vergeleken met de hiervoor getroffen voorzieningen (genoemde projecten hebben een negatief exploitatieresultaat dat moet worden afgedekt door een voorziening). Hieruit is gebleken dat er een discrepantie bestaat tussen de exploitatieresultaten en de getroffen voorzieningen. Gelet daarop wordt thans een voorstel gedaan om het totaal der voorzieningen over de diverse projecten te herverdelen.
1
3. Aanleiding en voorgeschiedenis Voor grote fysieke projecten wordt projectmatig gewerkt. Dat betekent dat er gefaseerd wordt gewerkt en dat er wordt gestuurd op de onderdelen geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit en risico. Voor wat betreft het onderdeel geld wordt er per projectfase een kosten-baten analyse gemaakt. Eerst in de vorm van een haalbaarheidsstudie, later in de vorm van een grondexploitatie. In het begin van een project is er sprake van een grove raming die naarmate het project vordert steeds meer kan worden verfijnd. Tussentijdse bijstelling van de grondexploitatie vindt vooral plaats bij afronding van een projectfase, gecombineerd met een besluit van de gemeenteraad. Op die manier ontstaat een duidelijk “go/no go” moment. De grondexploitaties worden opgesteld in een programma dat door adviesbureau DHV is ontwikkeld. Dat programma houdt rekening met fasering, kostenstijgingen en renteinvloeden. Op die manier ontstaat inzicht in het eindresultaat op het moment dat het project gereed is (eindwaardeberekening). Voor projecten die geen sluitende grondexploitatie hebben wordt een bedrag gereserveerd (voorziening getroffen) dat voldoende is om een negatief eindresultaat te kunnen afdekken. Om goed inzicht te hebben in de te treffen voorziening wordt het eindresultaat van een grondexploitatie omgerekend naar de huidige waarde (contante waarde –in dit geval per 1-1-2006-). Op basis van die waarde wordt de voorziening getroffen. De getroffen voorziening wordt jaarlijks verhoogd met rente en zal op die manier groeien naar het uiteindelijke exploitatieresultaat wanneer het project is afgerond. Gedurende de ontwikkeling van een project zijn er altijd aanpassingen in de grondexploitatie. Dat kan het gevolg zijn van besluitvorming, gewijzigde plannen, tussentijdse mee- en tegenvallers etc. Bijstelling van de grondexploitatie betekent dat ook de voorziening tussentijds moet worden bijgesteld. De voorzieningen worden bijgesteld in het kader van de begrotingscyclus (jaarrekening, begroting) op vaste momenten in het jaar. Grondexploitaties worden normaliter slechts bijgesteld als de projectfase daartoe aanleiding geeft. Dat loopt niet gelijk op met de begrotingscyclus. Om daaraan tegemoet te komen worden de grondexploitaties minimaal jaarlijks geactualiseerd, waarbij met name wordt gekeken of de gehanteerde indexering en rentetarieven (parameters) aansluiten bij de percentages die gemeentebreed worden gehanteerd. Kosten en opbrengsten die in de loop van het project ontstaan worden in de gemeentelijke administratie geboekt (Decade). Er ligt geen directe relatie tussen de software voor de grondexploitaties en de financiële administratie. De getallen moeten in beide programma´s dus handmatig worden ingevoerd. Geconstateerd moet worden dat in de afgelopen jaren er niet stelselmatig een goede afstemming heeft plaatsgevonden tussen grondexploitatie en financiële administratie en tussen projectcyclus en begrotingscyclus. De volgende problemen zijn daardoor ontstaan: De financiële administratie in Decade biedt geen adequaat inzicht per project ten aanzien van gemaakt kosten, aangegane verplichtingen en resterend budget per projectonderdeel. Omdat dit inzicht essentieel is voor de budgethouder (projectleider) is hiervoor door de planeconoom een afzonderlijke administratie opgezet in een spreadsheetbestand. Voorgaande jaren was er onvoldoende afstemming tussen beide financiële administraties waardoor onduidelijkheden zijn ontstaan over de gehanteerde boekwaarden per project. De vele wisselingen in personeel bij de afdeling financiën hebben daaraan mede bijgedragen waardoor geen goede afstemming tussen planeconoom en financiële administratie heeft plaatsgevonden. Er is onvoldoende afstemming geweest tussen de geactualiseerde grondexploitaties en de getroffen voorzieningen. Voorzieningen zijn niet consequent bijgesteld na actualisatie van grondexploitaties.
2
De problematiek rond de financiële administratie mag als bekend worden verondersteld. Voor de duidelijkheid moet worden opgemerkt dat er geen sprake is van onjuiste procedures of onterecht uitgegeven gelden. Op de momenten dat besluitvorming vereist was, heeft deze ook plaatsgevonden. Onderstaand wordt achtereenvolgens ingegaan op: - Actuele grondexploitaties - Centrumplan Zuidflank/plein - Afstemmen voorzieningen op de resultaten van de grondexploitaties - Voorstellen tot verbetering van afstemming tussen exploitaties en financiële administratie. 4. Toelichting Actuele grondexploitaties. De grondexploitaties van de projecten Centrumplan (noordflank, brede Hoed, zuidflank/plein), Sniep, Tolbrug en De Prinses zijn per november 2006 geactualiseerd. Uitgangspunt daarbij is de stand van zaken per 1-1-2006. Dat komt omdat moet worden uitgegaan van de vastgestelde boekwaarden per project. Die boekwaarden volgen uit de meest recente jaarrekening, derhalve die van 2005. In de ramingen van kosten en opbrengsten, die in de exploitaties zijn opgenomen, is wel rekening gehouden met de meest actuele informatie per november 2006. De projecten Tolbrug en De Prinses zijn in de afrondingsfase. De grondexploitaties lopen in de pas met de eerdere ramingen. Voor De Sniep vormt het raadsbesluit van 16 februari 2006 het vertrekpunt. Hoewel het negatieve exploitatieresultaat toen nog ruim boven de € 10 miljoen lag, is het gelukt om, overeenkomstig de wens van de gemeenteraad, het negatieve resultaat verder te beperken. Voor het Centrumplan Noordflank is het raadsbesluit van 15 december 2005 het uitgangspunt. Ten opzichte van de bij dat raadsbesluit behorende raming van het exploitatieresultaat is het resultaat iets verslechterd als gevolg van hogere planontwikkelingskosten en rentekosten doordat het project om procedurele redenen is vertraagd (artikel 19 WRO procedure, kapvergunning, luchtkwaliteit). Voor het deelproject De Brede Hoed (1e fase Centrumplan Oostflank) is de besluitvorming door de gemeenteraad op 19 oktober 2006 in het overzicht verwerkt. De grondexploitaties bestaan uit een financieel overzicht (uit het DHV pakket) en een toelichting. De gedetailleerde cijfers en de toelichting daarop zijn vertrouwelijk van aard. Veel van de werkzaamheden moet nog worden uitbesteed en voor de onderhandelingspositie van de gemeente is het niet gunstig als die cijfers openbaar worden. Daarop rust derhalve geheimhouding. Deze stukken worden afzonderlijk verstrekt. Het totale eindresultaat per project is overigens wel openbare informatie. Deze cijfers staan ook in openbare stukken als begroting en jaarrekening. Centrumplan Zuidflank/plein. Voor het deelproject Zuidflank/plein van het Centrumplan is nog geen financiële opzet gemaakt, maar is uitgegaan van een nadelig exploitatieresultaat van maximaal € 4 miljoen. Het college heeft de gemeenteraad toegezegd met een nader voorstel voor de planontwikkeling te komen. In het kader van de grondexploitaties is er aanleiding thans reeds een uitspraak over deze ontwikkeling te doen. De combinatie van ontwikkeling van Zuidflank en het plein bij het Wilhelminaplantsoen in de vorm van een open planproces, ligt thans minder voor de hand dan op het moment dat deze combinatie is gevormd. Inmiddels is duidelijk dat een ontwikkeling van de Zuidflank, gelet op de eigendomssituatie (slechts het perceel van De Schakel binnen de Zuidflank is van de gemeente) tijdrovend en financieel risicovol is. Initiatieven in het verleden om het postkantoor
3
te verwerven zijn bijvoorbeeld steeds gestuit op de vraagprijs in relatie tot de verplichting om de huurder van het gebouw (postkantoor) over te nemen. Herinrichting van het plein bij het Wilhelminaplantsoen is echter een contractuele verplichting die de gemeente op zich heeft genomen. Als het winkelcentrum Diemerplein is vernieuwd zal ook de herinrichting van dit plein moeten zijn afgerond (volgens planning eind 2009). Gelet daarop wordt voorgesteld om beide gebieden te ontkoppelen en dat wordt afgezien van een door de gemeente geïnitieerde herontwikkeling van de zuidflank van het Centrumplan. In dat geval wordt dus ook afgezien van een open planprocedure hiervoor. De belangrijkste aanleiding hiervoor is dat verwerving van panden voor deze herontwikkeling een hoge, zeer risicovolle investering voor de gemeente met zich meebrengt. Een eventuele herontwikkeling kan wel door een particulier partij geïnitieerd worden. In dat geval heeft de gemeente de normale publiekrechtelijke sturingsmiddelen (zoals het bestemmingsplan). De herinrichting van het plein bij het Wilhelminaplantsoen wordt wel door de gemeente geïnitieerd en uitgevoerd gelet op de contractuele verplichtingen. Voor het plein zullen functionele eisen als randvoorwaarden worden vastgesteld. Vervolgens zullen omwonenden vanaf het beginstadium van de planvorming hierbij worden betrokken. Dit wordt nog nader uitgewerkt. Afstemming voorzieningen op de grondexploitaties. Als vertrekpunt wordt ook hier genomen de bedragen zoals die zijn aangegeven in de jaarrekening 2005. Hieruit blijkt dat de voorzieningen voor genoemde projecten per 1-1-2006 een totaal bedrag van € 17.339.878,00 betreffen. Als wordt uitgegaan van de geactualiseerde grondexploitaties is een totale voorziening van € 18.716.433,00 benodigd. Zoals hierboven is aangegeven komt dat niet doordat de resultaten van de grondexploitaties opeens een stuk nadeliger zijn geworden. Het heeft vooral te maken met het niet tijdig bijstellen van de voorzieningen. Voorgesteld wordt om de voorziening niet te verhogen ten laste van de algemene reserve, doch binnen het totaal van de voorzieningen te schuiven, waardoor het totaalbedrag niet wordt overschreden. Het voorstel gaat van de volgende verschuivingen uit: - Voor de Sniep, Centrumplan noordflank, Centrumplan woningen, De Prinses en Tolbrug wordt de voorziening aangepast aan het (negatieve) resultaat van de geactualiseerde grondexploitatie; - Voor Centrumplan oostflank wordt vooralsnog uitgegaan van een negatief exploitatieresultaat voor de 1e fase, de Brede Hoed. In de haalbaarheidsanalyse was dat tekort geraamd op € 485.000,00. Dit laat onverminderd de opdracht van de gemeenteraad om het exploitatietekort zoveel als mogelijk terug te dringen. - Voor wat betreft de toekomstige ontwikkeling van “de Schakel” (ook onderdeel van de zuidflank) wordt thans geopteerd voor grootschalig onderhoud. - Van de voorziening voor de Zuidflank/plein, te weten € 4 miljoen, wordt € 1,5 miljoen gereserveerd voor herinrichting van het plein, € 485.000 wordt gereserveerd als voorziening voor de Brede Hoed, € 538.445 wordt gereserveerd als aanvullende bijdrage voor het grootschalig onderhoud van de Schakel en de rest van het bedrag wordt gebruikt om de voorzieningen voor de overige projecten in overeenstemming te brengen met de exploitatieresultaten. - Het resterende deel van de voorziening (€ 100.000) kan worden teruggeboekt naar de algemene reserve.
4
Dit voorstel ziet er in tabel als volgt uit: voorziening per 1-1-06 grondexploitaties per 1-1-06 jaarrekening 2005 actualisatie nov. 2006
Jaarrekening 2005
€
17.339.878,00
Grondexploitaties totaal Sniep Centrumplan Noordflank Centrumplan oostflank fase 1 Centrumplan oostflank fase 2 Centrumplan woningen Centrumplan zuidflank/plein Centrumplan plein De Schakel overige complexen: De Prinses Tolbrug
€ € €
17.339.878,00- € 9.570.650,00- € 1.225.661,00- €
18.716.433,00- € 9.543.155,00- € 2.187.638,00- € €
€ €
24.303,00- € 4.000.000,00- €
24.303,00- € 4.000.000,00€ €
Verschil
€
€
€
17.339.878,00
voorzieningen per 1-1-06 voorstel nov. 2006
€
17.339.878,00 17.239.878,009.543.155,002.187.638,00485.000,00onbekend 24.303,001.500.000,00538.445,00-
2.519.264,00€ €
485.406,00- € 2.475.931,00- €
485.406,002.475.931,00-
17.339.878,00- €
1.376.555,00- €
100.000,00
Voorstellen tot verbetering van afstemming tussen exploitaties en financiële administratie. Er wordt thans volop gewerkt aan verbetering en uitbreiding van de toepassingsmogelijkheden van Decade waardoor Decade ook gebruikt kan worden voor budgetbewaking en aparte administratie niet meer nodig is. Verder vindt sinds afgelopen jaar structureel overleg plaats tussen planeconoom en sectorcontroller over de projectadministratie. Daarbij is afgesproken dat de cijfers uit Decade (bijv. boekwaarden) leidend zullen zijn voor de grondexploitaties die met het pakket van DHV (basismodel grondexploitatie) worden opgesteld.
5. Financiële risico’s en/of consequenties Indien ja: ja zie hiervoor de toelichting op de grondexploitaties. Zijn de uitgaven gedekt?: ja, na herverdeling van de voorzieningen. Incidenteel/structureel: incidenteel door middel van een voorziening. Lopende begroting/meerjarenbegroting: Programma: 8. stedelijke ontwikkeling Product en productnummer: product 86 grondzaken. Project en projectnummer: Reserve/voorziening: voorziening. Anders:
5
6. Juridische risico´s en/of consequenties Zie hiervoor de toelichting op de grondexploitaties. 7. Politieke consequenties en/of relevantie Zie hiervoor de toelichting op de grondexploitaties. 8. Communicatie Niet van toepassing. 9. Vervolgprocedure N.v.t.
Burgemeester en wethouders van Diemen, de secretaris, J.D.de Kort de burgemeester, mw. drs. A.E. Koopmanschap
6
RAADSBESLUIT Nr.: 06-89
Onderwerp:
De raad der gemeente Diemen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 november 2006 ;
besluit:
4. In te stemmen met de geactualiseerde grondexploitaties voor de projecten Sniep, Centrumplan, Tolbrug en De Prinses 5. Akkoord te gaan met het voorstel om niet over te gaan tot een door de gemeente geïnitieerde herontwikkeling van de zuidflank van het Centrumplan. 6. Het totale bedrag aan voorzieningen voor de projecten Sniep, Centrumplan, Tolbrug en De Prinses, zijnde € 17.339878 (volgens jaarrekening 2005) per project en deelproject als volgt toe te delen: j. project De Sniep: k. project Centrumplan Noordflank: l. project Centrumplan Oostflank 1e fase: m. project Centrumplan, woningen Ouddiemerlaan: n. project Centrumplan, plein: o. groot onderhoud De Schakel: p. project De Prinses: q. project Tolbrug : r. naar algemene reserve:
€ € € € € € € € €
9.543.155,00 2.187.638,00 485.000,00 24.303,00 1.500.000,00 538.455,00 485.406,00 2.475.931,00 100.000,00
Aldus besloten door de raad voornoemd in zijn openbare vergadering van 21 december 2006
de griffier,
7
de voorzitter,
8
