Nieuwegein. sie&ra ïi m ravaï56ïh< Gemeenteraad. Raadsvoorstel. Strekt ter vervanging: Raadsvoorstel

siE&ra ïi m

Nieuwegein

Gemeenteraad

ravAï56ïH< 20 10-427

Onderwerp Wensen en bedenkingen met betrekking tot voorgenomen besluit van College van B&W over toetreding Coöperatie ParkeerServlce UA Datum 13 januari 2011

Raadsvoorstel

Afdeling Grondbedrijf en Vastgoedzaken Portefeuillehouder drs. J.H. Reusch

Strekt ter vervanging: Raadsvoorstel 2010-427

1

Onderwerp

Wensen- en bedenkingenprocedure van de gemeenteraad met betrekking tot het voorgenomen besluit van College van B&W over toetreding tot de Coöperatie ParkeerService UA 2

Gevraagd besluit

Overwegende dat: het niveau van dienstverlening aan de burger in de opdracht aan de Parkeerservice is geconcretiseerd in meetbare afspraken; er sprake blijft van een fysiek loket in de gemeente Nieuwegein waar klanten parkeerzaken aan de orde kunnen stellen; de kosten voor parkeerbeheer binnen de financiële ruimte van de parkeerexploitatie vallen; - de Raad volledige zeggenschap houdt op parkeertarieven en exploitatie. geen wensen en bedenkingen te uiten met betrekking tot het voorgenomen lidmaatschap van de Coöperatie Parkeerservice UA. 3

Aanleiding en probleembeschrijving

In 2003 is besloten in Nieuwegein betaald- en vergunning parkeren in te voeren (zie paragraaf S. beleidskaders). Tot op heden zijn de regietaken (beleid, contractmanagement, aansturing uitvoeringsorganisaties en ontwikkeling nieuwe garages) binnen de afdeling Grondbedrijf en Vastgoedzaken ondergebracht. Voor de uitvoeringstaken (parkeerbeheer en toezicht) zijn verschillende marktpartijen en Stadstoezicht ingehuurd. In 2005 is ook een parkeer BV opgericht, maar deze is tot op heden niet ingevuld, omdat er onvoldoende schaalgrootte is en het destijds ook als een risico werd beschouwd om tegelijkertijd het betaald parkeren in te voeren en de BV in te richten. De levensduur van dit 'tijdelijke' model is aan zijn einde: om de volgende redenen: September 2011 worden de eerste nieuwe grote garages in de binnenstad opgeleverd en geopend. Dat vraagt om een uitstekend draaiende uitvoeringsorganisatie die het garageparkeren efficiënt exploiteert met een excellente dienstverlening; De Parkeerexploitatie staat voor een stevige financiële opgave om -bezien over 40

Bladnummer 2/7 Raadsvoorstel 13 januari 2011

jaar- een budgettair neutrale exploitatie te realiseren. Dat maakt dat de exploitatie van het straat- en garageparkeren snel verzakelijkt moet worden in een bestuurlijke omgeving met behoud van gemeentelijke regie. Er moet daarbij sprake zijn van 'vrijheid in gebondenheid': de gemeente stelt de beleidskaders en de uitvoeringsorganisatie heeft daarbinnen vrijheid van handelen om het zo efficiënt en effectief mogelijk te doen. In de huidige organisatievorm ligt de ' knip' tussen beleid, beheer en uitvoering nog te laag: dat wil zeggen er is te veel tijd (en geld) kwijt aan het coördineren van beheer en uitvoering bij Grondbedrijf en Vastgoedzaken en het nemen van uitvoeringsbeslissingen; In de huidige organisatievorm moet minimaal elke 4 jaar opnieuw aanbesteed worden, wat tijdrovend en duur is. Bovendien is de ervaring dat al het werk dat niet voorzien was in het contract tot meerwerk leidt en wat efficiënter blijkt te kunnen als voordeel bij de marktpartij komt. Ook is er geen prikkel tot innovatie en verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening bij de marktpartij. Om die redenen heeft het College in het voorjaar van 2009 een verkennend onderzoek laten uitvoeren (PWC) met als uitkomst dat samenwerking met andere gemeenten in een coöperatieve vorm de beste oplossing is. Daarop heeft het College begin 2010 (5/1/2010) de intentie uitgesproken om toe te treden tot de Coöperatie ParkeerService UA (gevestigd te Amersfoort). Van dit voornemen en eerste uitleg rondom deze parkeercoöperatie heeft zij de Raad (cie.) op 3 februari 2010 op de hoogte gebracht. Daarna heeft zij een intentieverklaring getekend tot aspirant lidmaatschap onder voorwaarden. Vervolgens heeft zij opdracht gegeven om in onderhandeling te treden met de Coöperatie ParkeerService UA om een definitief besluit te kunnen nemen over haar lidmaatschap en toetreding. Inmiddels ligt er in concept een dienstverleningsovereenkomst met de Coöperatie Parkeerservice, die ligt binnen al inhoudelijke en financiële kaders. Om de Raad voldoende te informeren kan de directeur van de Coöperatie ParkeerService UA in de voorbereidende raadsbijeenkomst een presentatie geven over de werkwijze en mogelijkheden van deze coöperatie. 4

Gewenst maatschappelijk effect

We willen met de nieuwe parkeerorganisatie de volgende doelstellingen bereiken: Het realiseren van een excellente dienstverlening voor parkeerders in garages en op straat voor bezoekers, bewoners en bedrijven in Nieuwegein. Het exploiteren van parkeren tegen zo laag mogelijke kosten en optimale opbrengsten, zodat de exploitatie kostendekkend is. 5

Bestaand beleidskader

De volgende beleidskaders zijn relevant voor de uitvoering van het parkeerbeleid: Het W P voor de binnenstad uit 2003, waarbij gekozen is voor de invoering van betaald parkeren en het zelf exploiteren van zowel maaiveld als garageparkeren in de binnenstad en het in eigendom houden van de parkeergarages (in welke rechtsvorm dan ook). Budgettair neutrale parkeerexploitatie over een periode van 40 jaar, zoals vastgelegd in de PEX van januari 2010. Gezien de financiële opgave (bouwkosten garages,

Bladnummer 3/7 Raadsvoorstel 13 Januari 2011

-

9 0 £• u

1

0

-

4

vastgestelde tarieven en financieren van gratis fietsenstallingen uit de opbrengsten van het parkeren) vraagt dit om een efficiënte, effectieve en zakelijke parkeerorganisatie die enige mate van vrijheid, maar vooral ook flexibiliteit in de uitvoering heeft. Vanuit het oogpunt van integrale handhaving en toezicht op de openbare ruimte, alsmede de efficiency doelstelling is er voor gekozen om de parkeerhandhaving onder te blijven brengen bij Stadstoezicht. Daarom wordt niet overwogen om parkeerhandhaving elders onder te brengen.

De uitvoering van het parkeerbeleid is sinds 2005 op afstand gezet. Omdat in het voorliggende besluit de uitvoeringstaken op afstand blijven, is de notitie over het op afstand plaatsen van gemeentelijke taken (raadsbesluit d.d. 30 januari 2008) slechts zijdelings van toepassing. Er gaat geen gemeentelijke personeel over, de gemeente behoudt regie op het parkeerbeheer en er vinden geen wijzigingen plaats in de taken en diensten. 6

Voorgestelde oplossing

Zoals ai op 5 januari 2010 is vastgesteld biedt de publieke samenwerking met andere gemeenten in coöperatieve vorm de meeste voordelen. Coöperatie Parkeer Service UA biedt die optie. De argumenten om daarvoor te kiezen zijn: 1. 2. 3.

4.

5.

6. 7.

8. 9. 10.

Het overheidsgedomineerde karakter van de Coöperatie ParkeerService UA: men opereert reeds als zakelijk bedrijf in een bestuurlijke omgeving. De intrinsiek ingebouwde prikkels voor het optimaliseren van de exploitatie. De efficiency in de coöperatiestructuur van Parkeerservice UA. Dit uit zich in lagere uitvoeringskosten, en een mogelijk surplus dat terugvloeit naar de leden, omdat de coöperatie geen winstoogmerk heeft. De financiële risico's voor de gemeente Nieuwegein zijn beperkt. Coöperatie ParkeerService UA is een coöperatie met uitsluiting van aansprakelijkheid. Dit houdt in dat individuele leden niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor eventuele verliezen die bij andere leden ontstaan. De door Coöperatie ParkeerService UA geboden kwaliteit van dienstverlening. De Coöperatie ParkeerService UA heeft inmiddels bewezen een kwalitatief hoogwaardig product te kunnen neerzetten. De Coöperatie ParkeerService UA kan bogen op minimaal 10 jaar kennis en ervaring met de uitvoering van parkeertaken binnen Amersfoort. De schaalgrootte van de Coöperatie Parkeerservice geeft continuïteit in de uitvoering van parkeertaken en genereert een zeker inkoopvoordeel. Als grotere partij kan men gunstiger goederen en diensten inkopen waar nodig. Bovendien kan men profiteren van aanbestedingsvoordelen van andere leden waar nodig. Het behoud van sturing: alle regietaken (beleid, ontwikkeling) blijven bij de gemeente. De handhaving op betaling en fout parkeren blijft bij de afdeling Stadstoezicht. De omvang en invulling van het dienstenaanbod van de Coöperatie ParkeerService UA zijn conform de wensen en eisen van de gemeente Nieuwegein.

Met het toetreden tot de Coöperatie ParkeerService UA is dus het volgende geborgd: 1. Behoud van regie en sturing als Gemeente Nieuwegein;

2

7

Bladnummer 4/7 Raadsvoorstel 13 Januari 2011

2.

Behoud van uitbesteding op minimaal het huidige niveau van taken en verantwoordelijkheden: a. Compleet parkeerbeheer van het straatparkeren, zoais vergunning uitgifte, het voeren van een parkeerbureau, communicatie over parkeren, bezwaarafhandeling, inning. b. Het garagebeheer, zoals het uitgeven van abonnementen, toezicht in de garage, eenvoudig onderhoud van de parkeerapparatuur, coördineren van beheer, onderhoud en schoonhouden garages, etc. (waarbij nog onderhandelingsruimte zit in openingstijden en bezetting parkeergarage). c. Eerstelijns onderhoud van parkeerapparatuur in garage en op straat. d. Het voeren van een financiële administratie en het inrichten van een AO. e. Het innen van parkeergelden en afdracht naar de gemeente; 3. Structureel opvangen beheer van nieuwe parkeergarages zonder nieuwe aanbestedingen; 4. Digitale vergunningverlening (start met digitale aanvraag); 5. Verdere efficiëntiemogelijkheden als gevolg van een verdergaande digitalisering; 6. Maandelijkse managementinformatie (nu per kwartaal); 7. Efficiëntie in de werkwijze van het ParkeerServiceBureau (balie) in samenwerking met andere coöperatie leden; 8. Betere prestaties afdwingen o.a. door boete- en/of sanctieregeling in enkele contracten (nu onvoldoende geregeld); 9. Verbeterde afspraken en inzicht op financieel, juridisch en administratief gebied (nu onvoldoende); 10. Meeliften op kennis en ervaring van andere coöperatieleden (minder tijd en middelen noodzakelijk dan nu bij o.a. aanbestedingen); 11. Structurele afhandeling van en inzicht in klachten (nu niet); 12. Actieve sturing op hogere bezettingspercentages van de garages; 13. Aansturing contractant voor beheer fietsparkeergarages (nu zelf); 14. Gevraagd en ongevraagd advies over vergunningenbeleid, betaald parkeren, etc. met als doel kwaliteit te verhogen en benutting parkeerareaal (straat en garage) te optimaliseren, maar ook om de uitvoering efficiënter te kunnen maken; 15. Beheer Dynamisch Parkeer Verwijs Systeem (nu niet geregeld); 16. Bij onvoldoende resultaat is ultimo de mogelijkheid om in relatief korte tijd uit de coöperatie te stappen, (zie mogelijk uittredingsproces in deze paragraaf.) Om die reden heeft het College het voornemen om toe te treden tot de Coöperatie ParkeerService UA. Het toetredingsproces ziet er als volgt uit: 14 dec. 2010: Conceptbesluit College m.b.t. voornemen toetreding tot coöperatie 12 jan. 2011: Presentatie Coöperatie ParkeerService UA tijdens voorbereidende raadsbijeenkomst (12 jan. 2011) 26 jan. 2011: Wensen en bedenkingen Raad conform art. 160 van de gemeentewet 1 febr. 2011 College besluit onder voorbehoud goedkeuring Provincie 1 febr. 2011: Aanvraag goedkeuring Provincie maart - mei 2011: Afsluiting dienstverleningsovereenkomst en lidmaatschap in de coöperatie en periode van overgang van oud naar nieuwe contractpartners. 1 juni 2011: Start nieuwe uitvoeringsorganisatie voor het parkeren in de vorm van een lidmaatschap van de coöperatie met een dienstverleningsovereenkomst voor aile

Bladnummer 5/7

2 0

I

»

4 2

Raadsvoorstel 13 januari 2011

uitvoerende taken van het parkeerbeleid op straat, garage en fietsen. Mogelijk uittredingsproces: De gemeente gaat in aanvang een overeenkomst aan voor twee jaar. Doch de gemeente is vrij om, ongeacht de duur van deze overeenkomst danwei de verlenging daarvan, met in acht name van een opzegtermijn van 12 maanden, haar lidmaatschap te beëindigen. Deze regeling is vastgelegd in de statuten. Parallel aan dit proces loopt het traject van afsluiten van een nieuw contract met Stadstoezicht dat gericht is op verzakelijking (prestatieafspraken vastleggen), dat past bij de nieuwe organisatiestructuur. Dit zal op 1 april 2011 worden geëffectueerd. Na de definitieve toetreding tot de Coöperatie ParkeerService UA zal gestart worden met de besluitvorming over de eventuele opheffing van de lege Parkeer BV. 7

Alternatieven

Er zijn in 2009 twee andere organisatiemodellen onderzocht. Samengevat komen die hierop neer: Het model om alle parkeertaken in huis te halen. Dit is geen optie, omdat dit duur en inefficiënt is en niet voldoet aan het criterium van verzakelijking. Het model uitbesteding aan de markt is continuering van de huidige situatie. Dit is een second best optie. Het grootste verschil met de coöperatie is, dat effïciencyvoordeel terugvloeit naar de marktpartij in plaats van naar de gemeente. Daarnaast is het zo dat een coöperatie opgericht is om het belang van haar leden te dienen en dus in moet zetten om maximaal aan die ledenbelangen te voldoen. Daarnaast bepalen de [eden van een coöperatie zelfde tarieven voorde te leveren diensten en sturen daarmee dus op kostenefficiëntie. Bij uitbesteding aan een marktpartij ligt het zwaartepunt van de sturing bij de aanbesteding. 8

Financiële aspecten

Zowel de opstartkosten als de jaarlijkse lidmaatschapskosten en beheerkosten kunnen worden gedekt uit de reguliere begroting van de parkeerexploitatie van 2011 en verder. (zie bijlage 'Kosteno verzicht op jaarbasis'). De jaarlijkse beheerkosten vallen lager uit dan in 2010. Daarmee is het doel van kostenreductie reeds in het opstartjaar bereikt. Daarnaast zal de Coöperatie ParkeerService UA ook de efficiëntie van beheer, door middel van gerichte adviezen, helpen verbeteren. Voor een volledig beeld van de kosten en opbrengsten van het gereguleerd parkeren ontvangt uw raad vóór half 2011 u een actualisatie van de PEX. 9

Communicatie aspecten

Dit voorstel is overlegd met de COR. Het positieve advies van de COR is bijgevoegd. 10 Juridische aspecten Het samenwerken binnen Coöperatie ParkeerService UA is een vorm van inbesteding. Dit heeft tot gevolg dat er geen aanbestedingsplicht op de dienstverleningsovereenkomst

7


tussen gemeente en coöperatie is. Er is uitvoerige jurisprudentie over deze samenwerkingsvorm, met name uit het 'Coditel arrest'van het Europese Hof volgen twee criteria: De leden moeten doorslaggevende invloed hebben; Er moet voldoende toezicht van de deelnemende leden zijn. De Coöperatie ParkeerService UA heeft het advocatenkantoor Kennedy - Van der Laan ingehuurd en de coöperatiestructuur als volgt ingericht om aan alle eisen van inbesteding te voldoen: Doelomschrijving: De doelstelling Is 'state of the art parkeerfaciliteiten' tegen zo gunstig mogelijke tarieven, in het belang van alle betrokkenen; vastleggen van de 10%-norm een aanbestedingsnormen (er wordt voor minimaal 90% voor deelnemende leden gewerkt). cruciale invloed van de leden; "one man one vote"-principe: toezicht op strategische en belangrijke beslissingen bij de leden; implicerende een beperking van invloed voor de directie op deze terreinen; verhouding RvC, directie en ledenvergadering vastleggen; toe- en uittreden is mogelijk, maar ondergeschikt maken aan de aan bested ingscriteria (wat betekent dat in de praktijk vrijwel uitsluitend, maar in ieder geval voor meer dan 90% voor de leden van de coöperatie wordt gewerkt). De huidige structuur van de coöperatie voldoet daaraan en doorstaat de juridische toets van zowel het aan bested ingsrecht, het mededingingsrecht en de gemeentewet. Daarmee lopen we op juridisch vlak dus minimale risico' s. Deze constructie is ook door onze interne juriste/advocate onderzocht, alsmede door CMS-advocaten i.o.v. de gemeente Alphen a/d Rijn (reeds akkoord en lid per 1/1/2011) op basis waarvan de huidige statuten verder zijn aangepast en verbeterd, zodat ze nog beter voldoen aan de bovengenoemde eisen en randvoorwaarden. De nieuwe statuten (integraal bijgevoegd, zie 12. Bijlagen) zijn op 1 december 2010 vastgesteld. Tot op heden zijn er geen juridische processen gevoerd, noch lopen er juridische processen tegen huidige leden (Amersfoort, Hilversum, Koestraat BV en Alphen a/d Rijn (per 1/1/2011) of aspirant leden (Deventer, Nieuwegein, Zeist). 11 Risico's Indien we niet of niet tijdig besluiten tot toetreding tot de Coöperatie ParkeerService UA dan loopt de gemeente Nieuwegein de navolgende risico's: - Tijd: Op 1 juni 2011 loopt het huidige contract met PI af, evenals het contract voor het fietsparkeren met N-stall (10 juni 2011) en het onderhoud van de parkeerapparatuur door Vialis. Daarom moet uiterlijk 1 februari 2011 een go of no go beslissing genomen worden over de dienstverleningsovereenkomst, zodat voldoende tijd resteert voor de terugvaloptie van een aanbestedingstraject. Geld: het risico is in enige mate aanwezig dat we eerst advies en begeleidingskosten maken voor een toetredingsproces en vervolgens voor een aanbestedingstraject. 12 Bijlagen - toetredingsbesluit College van B&W; - Raadsbesluit:

STREKT TEH VEI

m


concept verzoek goedkeuring Provincie Utrecht; Lidmaatschapsvoorstel Nieuwegein inclusief: Juridische structuur; Ledenreglement: Statuten; Opdracht van overeenkomst incl. overzicht diensten; Surplusregeling. - Koste no verzicht op jaarbasis; - Advies van de COR.

burgemeester en wethouders.

drs. P.C.M, van Eiteren secretaris

drs. C.M. de Vos burgemeester

201

~427

Nieuwegein / # %

rnnscr

ra

((J^

VSHVAHM.

2010-^27

V •

Raadsbesluit De raad van de gemeente Nieuwegein; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 december 2010 en het raadsvoorstel 13 januari 2011;

overwegende dat het niveau van dienstverlening aan de burger in de opdracht aan de Parkeerservice is geconcretiseerd in meetbare afspraken; er sprake blijft van een fysiek loket in de gemeente Nieuwegein waar klanten parkeerzaken aan de orde kunnen stellen; - de kosten voor parkeerbeheer binnen de financiële ruimte van de parkeerexploitatie vallen; - de Raad volledige zeggenschap houdt op parkeertarieven en exploitatie.

besluit: de Raad geen wensen en bedenkingen te uiten met betrekking tot het voorgenomen lidmaatschap van de Coöperatie Parkeerservice UA. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 januari 2011

de griffier,

de voorzitter.

Postbus I 3430 AA

Bezoekadres Martlnbaan 2 3439 MN

www.nieuwegeln.nl

Bank Nederlandse Gemeenten 28 50 04 387

STE123TT TER VE8VAB3SIHG

ieu

2010-427

Grondbedrijf en Vastgoedzaken

lein

Contactpersoon EliSiO Baptlsta

Telefoon

(030) 607 12 82

Fax E-mail e . b a p t i s t a @ n i e u w e g e l n . n i

Provincie Utrecht Gedeputeerde Staten Postbus 80300 3508 TH UTRECHT

Datum

1 december 2010

Kenmerk

2010/

onderwerp

Verzoek t o t lidmaatschap Coöperatie Parkeerservice UA

Geachte heer of mevrouw. Hierbij leggen wij het besluit van ons College om lid te worden van de Coöperatie ParkeerService ter goedkeuring aan u voor, conform het bepaalde in de Gemeentewet, artikel 160, lid 3. Het Collegebesluit is via een wensen en bedenkingenprocedure conform artikel 160, lid 2 Gemeentewet aan de gemeenteraad voorgelegd. Een grote meerderheid van de raad heeft zich in deze procedure voorstander getoond van het voorstel. De Coöperatie ParkeerService is in april 2010 opgericht en is de rechtsopvolger van ParkeerService Amersfoort. ParkeerService Amersfoort is het verzelfstandigde parkeerbedrijf van de gemeente Amersfoort. Het bedrijf voert sinds 2001 alle parkeertaken uit voor de gemeente Amersfoort en voor andere gemeenten. Coöperatie ParkeerService heeft de ambitie om parkeertaken uit te voeren voor steeds meer gemeenten. Op deze wijze ontstaan er schaalvoordelen, waarvan uiteindelijk alle gemeentelijke leden profiteren. ParkeerService heeft de mogelijkheden onderzocht om meer samen te werken met andere gemeenten. Daarbij is tevens gekeken naar de meest geëigende rechtsvorm om deze samenwerking vorm te geven. De conclusie is dat de coöperatieve vereniging UA het best aansluit bij de doelstellingen van ParkeerService en dat met deze rechtsvorm tegelijkertijd de belangen van de aangesloten gemeenten optimaal worden behartigd. Ons collegebesluit over het lidmaatschap van de coöperatie ParkeerService en het verslag van de wensen- en bedenkingenprocedure zijn bijgevoegd.

Met vriendelijke groet.

201 O- 427 Bladnummer Kenmerk onderwerp

2/2

2010/ Verzoek t o t lidmaatschap Coöperatie Parkeerservice UA

namens burgemeester en wethouders,

drs. P.C.M, van Elteren gemeentesecretaris / algemeen directeur

drs. C.M. de Vos burgemeester

Bijlagen 1 . College besluit tot deelname Coöperatie Parkeerservice UA 2. Verslag wensen- en bedenking e nproced ure gemeenteraad Hieuwegeln Kopie aan

STEEKT TER VERVAK6K

20 1 0 - 4 2 7 ParkeerService

Gemeente Nieuwegein College van Burgemeester en Wethouders De heer Drs. H. Reusch Postbus 1 3430 AA NIEUWEGEIN

Amersfoort,

2 december 2010

Ons kenmerk

MT4DLBRF_25750

KvK

32170377

Dossiernummer Contactpersoon:

J. van Dijk

Betreft:

Lidmaatschapsvoorstei Nieuwegein

Uw kenmerk:

"^ Geachte heer Reusch, Met zeer veel genoegen hebben wij vernomen, dat uw gemeente lid wenst te worden van de Coöperatie ParkeerService UA. Met dit lidmaatschap kan de coöperatie nog meer schaalvoordeel voor haar leden bieden. Graag wil ik uw toetreding optimaal ondersteunen. Ter toelichting op de inrichting, de opzet en de wijze, waarop de coöperatie haar dienstverlening aanbiedt, heb ik een notitie gemaakt waarin dit wordt toegelicht. Ik stuur u die notitie als bijlage bij deze brief. Hieronder zal ik u een iets beknoptere toelichting geven. De structuur is langs twee iijnen vormgegeven. Enerzijds de vereniging (met Statuten en Ledenreglement) en anderzijds de opdracht van het lid aan de coöperatie. Op hoofdlijnen is in de opdracht de verhouding tussen ParkeerService en het individuele lid beschreven, terwijl in het Ledenreglement de verhouding tussen ParkeerService en alle leden samen is vastgelegd. De Statuten, het Leden reglement en de zaken, die op grond van het Ledenreglement verder zijn uitgewerkt in aparte documenten (genummerd: A t/m E), voeg ik ook bij deze brief. Document E is nog niet gereed. Voor de goede orde meld ik u, dat alle stukken, die ik a nu toestuur de status definitief hebben. Deze stukken zijn op 1 december ter goedkeuring aan de leden voorgelegd. De leden van de Coöperatie ParkeerService hebben unaniem ingestemd met de stukken. Bij verzending aan uw gemeenteraad kunt u volstaan met het versturen van de statuten en het ledenreglement. Deze documenten bevatten de uitgangspunten van uw deelneming in de Coöperatie ParkeerService UA. Op basis van de bepalingen in artikel 160 van de Gemeentewet, moet uw deelneming via een wensen-en bedenkingenprocedure voorgelegd worden aan de gemeenteraad. Parkeer5ervice beschouwt de hierna opgesomde documenten als documenten die bedrijfs- en fabricagegegevens betreffen. ParkeerService is bereid deze documenten aan u te verstrekken onder de mededeling, dat deze vertrouwelijk zijn. Het betreft: A. Financieel Rekenmodel; B. PDC; C. Personeelshandboek; D. Diverse operationele beleidsterreinen. : = Bijlagen I, It en III horende bij de Opdracht.

ras.

ParkeerService

De overeenkomst van opdracht kent een drietal bijlagen aan de hand waarvan de dienstverlening wordt geconcretiseerd. Bijgevoegd treft u ook deze aan. Bijlage 1 geeft hierbij een concreet beeld van de dienstverlening en is in goed overieg met uw par keermanager, de heer Elisio Baptista, opgesteld. Graag bespreken wij op korte termijn de inhoud van alle toegezonden documenten. Zodra uw gemeenteraad positief heeft geadviseerd aan het college en ook de provincie haar goedkeuring heeft gegeven, schrijven wij u graag bij ais lid. Daarna kunnen wij gezamenlijk de overeenkomst van opdracht ondertekenen. Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen hebben o f iets willen afstemmen, neemt u dan gerust contact met mij o f met de heer André Kruithof, manager CenA. Wij kijken uit naar de samenwerking met gemeente Nieuwegein. Met uw lidmaatschap is ParkeerService weer en stap dichterbij haar doel o m voor haar leden opdrachten uit te voeren op een kwalitatief hoogwaardig niveau tegep-€ëYi zo laag mogelijke prijs. ke groet. eerService U.A.

b i j ta ge (n):

Lid m a atschapsvoorstel

Kenmerk MT_|DI_BRF_2575°

Pagina 2 van 2

- 427 STT^rr im VSRVAtëGIHC JnwAi

ParkeerServfce Notitie Toelichting Juridisch Structuur

Aan: Cc: Van: Datum: Kenmerk: Dossiernummer:

Leden en aspirant-leden Coöperatie ParkeerService UA J. van Dijk 4 november 2011 MT_JDLNOT_J682

Structuur in grote lijnen De Coöperatie ParkeerService is een vereniging. Dit betekent dat de leden de hoogste zeggenschap hebben over het reilen en zeilen van de vereniging. Het hoogste orgaan van de Coöperatie is derhalve de ledenvergadering. De "wetten" van de Coöperatie zijn de Statuten; de statuten geven onder meer aan wat het doel van ParkeerService is en hierin zijn de belangrijkste zaken vastgelegd ten aanzien van het bestuur van de coöperatie en de bevoegdheden van de diverse organen, zoals ALV, RvC en directie. Gekozen is voor een opzet om alle onderwerpen, die de "DNA" vormen van de coöperatie daar vast te leggen, opdat transparant en helder is voor eenieder. Een verdere aanvulling op de Statuten is neergelegd in het Ledenreglement. De uitwerking van de belangrijkste beleids- en bestuursuitgangspunten van ParkeerService is vastgelegd in een aparte documenten. Vaststelling en wijziging van deze documenten behoeft goedkeuring van de RvC c.q. de ALV. Per document is aangegeven op welke datum het van kracht is geworden. Door het van kracht worden van een nieuwere versie vervalt de daar aan voorafgaande versie. ParkeerService kent de volgende beleids- en bestuursuitgangspunten: A. Het Financiële rekenmodel; B. Het producten en diensten assortiment en de PDC; C. Het Personeelshandboek; D. Diverse operationele beleidsterreinen; E. Reglement Verenigingsbestuur ParkeerService.

ParkeerServtce

Schematische is de structuur als volgt ingedeeld. Statuten

Ledenreglement.

Opdracht

A

B

C

1

11

III

Rekenmodel

PDC

Personeel

Opdrachtformulier

AVOP

Surplusregeiing

D

E

Dïv. Operatie

Reglement

Het Led en regie ment dient als kapstok voor de beleids- en bestu urs uitgangspunten van ParkeerService. De documenten zijn vastlegging van het beieid en zijn (apart) gezet teneinde deze eenvoudig (met instemming van de ALV) te kunnen wijzigen en teneinde deze vertrouwelijke bedrijfsinformatie separaat te houden. A. Het Rekenmodel bepaalt hoe de coöperatie financieel afgerekend wordt. De coöperatie heeft geen winstoogmerk en keert dus ook geen dividend uit, maar zal wei reserves moeten hebben om zowel in goede tijden als in slechte tijden vooruit te kunnen. Doordat de coöperatie geen winstoogmerk kent, wordt gewerkt met de kosten + opslag-methodiek. !n deze bijlage staan de spelregels rond deze opslag beschreven. B. De PDC is de catalogus van producten en diensten die ParkeerService thans aanbiedt. In deze catalogus zijn deze producten en diensten beschreven en voorzien van service levels en financiële aspecten (kosten). C. ParkeerService hanteert een personeelsbeleid dat is vastgelegd in het Personeelshandboek. D. De diverse operationele beleidsonderwerpen zijn ingekaderd in document D. E. Reglement Verenigingsbestuur ParkeerService, de regeling waarin de verhouding tussen leden, Directie en Raad van Commissarissen nader wordt bepaald.

Kenmerk; MT_|DLNOT„682

Pagsna 2 van 4

rREKT TER *» EHv A?J«i«"

2 0 10-427. Par&eerService

De Statuten leggen één op één een verband tussen het lidmaatschap en de overeenkomst van Opdracht, waarover verderop meer. De opzet van ParkeerService is, dat zodra een gemeente een opdracht aan ParkeerService wil vertrekken, zij eerst lid moet worden, hetgeen gaat op basis van een toetredingsverklaring, waarin de gemeente verklaart vooraf akkoord te gaan met de Statuten, het Leden reglement (inclusief Bijlagen) en de AVOP. Tegelijkertijd wordt een opdracht aan ParkeerService gegeven, die wordt geconcretiseerd en wordt vastgelegd in het OpdrachtformuÜer aan de hand van de PDC. Op de Opdracht zijn een drietal bijlagen van toepassing; *

Bijlage I: het Opdrachtformulier, waarin de feitelijke beschrijving van de Opdracht zelf is terug te vinden;

8

Bijlage II: de algemene voorwaarden (AVOP ïoso), die van toepassing zijn op de Opdracht

"

Bijlage lil: de Surplusregeling, waarin de korting wordt bepaald, waar het Lid recht op kan hebben, afhankelijk van de omzet en de duur van de Opdracht.

Zodra een Opdracht eindigt en niet wordt verlengd, verwacht de coöperatie dat het lid zijn lidmaatschap opzegt. Grosso modo is in de opdracht de verhouding tussen ParkeerService en het individuele lid beschreven, terwijl in het Leden reglement de verhouding tussen ParkeerService en alle leden te zamen is vastgelegd. Toelichting op de diverse uitgangspunten Coöperatief model De Coöperatie is een platform dat leden de mogelijkheid biedt om door middel van inbesteding parkeerdiensten uit te voeren. Door dit gezamenlijk te doen, creëren de leden schaal en profiteren zij van de gezamenlijk opgebouwde kennis. De coöperatie is derhalve van de leden, voor de leden en daarmee ontstaat ook een gemeenschappelijk belang, naast het individuele belang. Het ledenprincipe maakt, dat de opzet van de structuur transparant en helder moet zijn, hetgeen ook is nagestreefd met deze structuur. De uitgangspunten zijn voor alle leden hetzelfde en zijn voor alle leden beschikbaar. Dit houdt wel in dat zodoende ook een aantal documenten beschikbaar is, dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevat. Deze documenten bevatten informatie die concurrentie gevoelig is. ParkeerService is bereid deze documenten te verstrekken aan de Leden onder de mededeling, dat deze vertrouwelijk zijn. De combinatie van inbesteding, coöperatie en opdracht, maakt dat ParkeerService op het snijvlak van de diverse weten regelgeving opereert. In de hier voorgestelde structuur is zonder meer voldaan aan de eisen en criteria die voornoemde weten regelgeving voorschrijven. Daarmee is een solide fundament gezet onder een vruchtbare samenwerking met en tussen de leden van ParkeerService. Wel dient bij de beoordeling van deze

Kenmerk: MT_JDLNOT_682

Pagina 3 van 4

FaTkeerServïce

structuur rekening worden gehouden met voornoemd snijvlak. Dit betekent onder meer, dat de ALV bij strategische economische beslissingen de zeggenschap heeft en een lid toezicht kan houden op ParkeerService als ware het zijn eigen afdeling. Financieel rekenmodel ParkeerService wif kwaliteit bieden, maar waar gehakt wordt, vallen spaanders. Vandaar dat overleg met het lid over de opdracht vanzelfsprekend is. Daarnaast is ParkeerService bereid een beperkte vorm van een malus te accepteren. Nu ParkeerService als een kosten-pius organisatie werkt en bovendien geen winst oogmerk heeft, heeft zij geen middelen tot haar beschikking. Teneinde toch een reserve voor een malus te kunnen creëren hanteert zij een opslag op de kosten, de zogenaamde "plus" Hoe dit werkt staat beschreven in Bijlage A. A VOP

IOIO

De kern van de coöperatie is natuurlijk de Opdracht voor het individuele lid. In de algemene voorwaarden, horende bij deze opdracht (AVOP 2010), zijn de spelregels vastgelegd. Belangrijk onderwerp daarbij is natuurlijk de flexibiliteit. In de AVOP is getracht de flexibiliteit per lid te maximaliseren, zij het natuurlijk inachtneming met de belangen van de overige leden, in lijn met het coöperatieve gedachtegoed en is daarmee niet onbeperkt flexibel. Hoe dit werkt kunt u lezen in artikel 6 van de AVOP. Ook meent ParkeerService dat daar waar geschillen mochten ontstaan, deze bij voorkeur intern moeten worden opgelost. Dit is over het algemeen in ieders belang, zo (eert de ervaring. Teneinde dit te faciliteren bevat de AVOP een uitgebreide regeling om er samen uit te komen. Dit is beschreven in artikel 4.

Kenmerk. MT_|DI_NOT_682

Pagina4van4

STREKT TER VERVAHGIHG

2 0 1 0 - 427 PaTkeerService Leden reglement

Coöperatie ParkeerService U.A.

Datum

versie

i december 2010

1012

Het Leden re^]ementLzoals_ vastgesteld door de ALV op i_decernber20io.

1

Definities en ontheffingen

2

2

Interne bedrijfsvoering en vertrouwelijke bedrijfsinformatie

3

3

Interne geschillenregeling

4

4

Uitwerking uittreedvergoeding

5

W/5

ParkeerService

Definities en ontheffingen Artikel 1.1

Definities

In het Ledenreglement, de Opdracht, de bijlagen en de beieids- en bestuursuitgangspunten worden aan de volgende begrippen, zodra deze met een hoofdletter zijn geschreven, de volgende betekenis gegeven: ALV:

de Algemene Ledenvergadering, als bedoeld in artikel 10 van de Statuten;

AVOP:

Algemene voorwaarden Opdracht versienummer (jaar en maand);

Bijlage

de bijlagen 1 t/m III, die een onlosmakelijk geheel vormen met de Opdracht;

Directie:

het bestuursorgaan, zoals bedoeld in artikel 7 van de Statuten, bestaande uit een of meer personen;

Ledenreglement:

dit reglement;

Lid:

het publiekrechtelijke lichaam of de vennootschap, als bedoeld in artikel 4 lid 1 van de Statuten;

Opdracht:

de overeenkomst van opdracht tussen een Lid en ParkeerService;

ParkeerService:

de Coöperatie ParkeerService dochtervennootschappen;

PDC:

de producten/diensten-catalogus, zijnde de uilwerking van het producten en diensten-assortiment, met daarin de beschrijving van de wijze waarop de producten en de diensten door ParkeerService worden uitgevoerd en aan de hand waarvan de Opdracht wordt vastgesteld;

RvC:

de Raad van Commissarissen van ParkeerService, als bedoeld in de artikel 11 van de Statuten;

RWM:

Raad van wijze mensen, bestaande uit een vertegenwoordiger, aangesteld door de ALV, een lid van de RvC en een onafhankelijke voorzitter met een juridische achtergrond; de RWM kan zich laten bijstaan door een ambtelijke secretaris;

Statuten:

de statuten van ParkeerService;

Artikel 1.2

ParkeerService,

U.A.

en,

daar

gevolgd

waar

door

relevant,

een

haar

Ontheffingen

ParkeerService en de ALV kunnen geen algehele of gedeeltelijke ontheffing aan een Lid verlenen ten aanzien van de bepalingen van de Statuten, het Leden reglement en/of de AVOP.

a//5

STREKT im VERVAiS€IHG

2010-427

2

Interne bedrijfsvoering en vertrouwelijke bedrijfsinformatie

Artikel 2.5

'101211

rarkeerService

7^%-besl uiten

Op basis van het bepaalde in de Statuten heeft de ALV vastgesteld, dat de Directie de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de ALV, genomen met een meerderheid van ten minste 75% van de geldig uitgebrachte stemmen, behoeft voor wijzigingen en aanvullingen met betrekking tot: 1.

Tarieven, waaronder de Tariefsystematiek (onderliggende rekenmethode) en het Financiële rekenmodel;

2. 3. 4. 5.

ICT-beleid, inclusief ontwikkelingen ta.v. het Servicehuis; AVOP (Bijlage 11 bij de Opdracht); Surplusregeling (Bijlage Hl); Artikel 2.1 van het tedenregiement.

De besluiten, genoemd onder de punt 1, behoeft een voorafgaand advies van de RvC, alvorens door de Directie voorgelegd te kunnen worden aan de ALV. De besluiten, genoemd onder de punten 2 t/m 5, behoeven een voorafgaande goedkeuring van de RvC, alvorens door de Directie voorgelegd te kunnen worden aan de ALV.

Artikel 2.2

Vertrouwelijkheid en WOB

ParkeerService beschouwt de hierna opgesomde documenten als documenten die bedrijfs- en fabricagegegevens betreffen. ParkeerService is bereid deze documenten te verstrekken aan de Leden onder de mededeling, dat deze vertrouwelijk zijn: 1. Financieel Rekenmodel; 2. PDC; 3. Personeelshandboek; 4. Diverse operationele beleidsterreinen; 5. Bijlagen I, II en Hl horende bij de Opdracht; 6. De jaarlijkse financiële verantwoording van de opslag en de Surplusregeling.

Artikel 2.3

Uitwerking beleids-en bestu ursuitgangs punten

De uitwerking van de belangrijkste beleids- en bestu ursuitgangspunten van ParkeerService is vastgelegd in een aparte documenten. Vaststelling en wijziging van deze documenten behoeft goedkeuring van de RvC c.q. de ALV. Per document is aangegeven op weike datum het van kracht is geworden. Door het van kracht worden van een nieuwere versie vervalt de daar aan voorafgaande versie. ParkeerService kent de volgende beleids- en bestuursuitgangspunten: A. Het Financiële rekenmodel; 8. Het producten en diensten assortiment en de PDC; C. Het Personeelshandboek; D. ICT-beleid, inclusief ontwikkelingen t.a.v. het Servicehuis; E. Reglement Verenigingsbestuur ParkeerService.

Ï//5

3

Interne geschillenregeling

Artikel 3.1

' M i l

PsrtcrerServfoe

Start

Een geschil is aanwezig, indien een Lid of ParkeerService dit schriftelijk te kennen geeft onder summiere opgave van hetgeen naar het oordeel van die partij het onderwerp van geschil is. Voor alle geschillen met betrekking tot de Opdracht geldt exclusief de geschillenregeling, als bepaald in de AVOP. De interne geschillenregeling start zodra zich een geschil voordoet en de partij die deze procedure wenst te starten, contact zoekt met de contactpersoon van de andere partij. Indien ParkeerService geen partij is, zal de eerstgenoemde partij ook haar informeren. Het doel van de interne geschillenregeling is steeds dat partijen overeenstemming bereiken over de wijze waarop het geschil dient te worden opgelost. Artikel 3.2

Verloop

Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen tien (10) werkdagen nadat het geschil is gemeld, zal ieder der partijen een schriftelijke probleemanalyse opstellen en aan de andere partij doen toekomen. Deze probleemanalyse zal in ieder geval bestaan uit een analyse van het probleem, de juridische kwalificatie en de financiële consequenties daarvan, alsmede mogelijke oplossingen voor het geschil. Op basis van voornoemde probleemanalyse zuilen partijen vervolgens schriftelijk de RWM informeren en daarbij het geschil aan hem voorleggen. De RWM zal zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen dertig (30) werkdagen, nadat het geschil schriftelijk aan hem kenbaar is gemaakt, een nietbindend advies geven aan Partijen; de RWM bepaalt of het een hoorzitting nodig acht en kan aan partijen aanvullende informatie vragen, in welk geval de termijn van 30 werkdagen wordt opgeschort, leder der partijen kan verlangen dat het advies ook in schriftelijke vorm ter beschikking wordt gesteld. Onverminderd het vorenstaande hebben partijen het recht te verlangen dat op verzoek van een der partijen een deskundigenadvies wordt uitgebracht, alvorens een geschil aan de RWM en/of de bevoegde rechter wordt uitgebracht. Dit advies heeft een niet-bindend karakter gedurende de periode dat dit advies wordt opgesteld wordt de procedure opgeschort. Artikel 3.3

Diversen

indien de RWM niet of niet-tijdig tot een meerderheidsadvies kan komen, c.q. één der partijen geen gevolg wenst te geven aan het advies, zal het geschil alsnog tussen partijen besproken worden, waarna bij gebrek aan overeenstemming het geschil alsnog kan worden voorgelegd aan de rechter. Partijen dragen ter zake van de RWM-procedure ieder hun eigen kosten; de kosten van de RWM worden door Partijen ieder voor de helft gedragen. Leden van de RWM ontvangen een door de ALV vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding voor gemaakte kosten. Het in dit artikel bepaalde doet niets af aan het recht van de Partij, die meent dat het onderwerp van geschil zodanig spoedeisend is en/of van een dermate belang, dat deze procedure niet gevolgd kan worden, zich te wenden tot de president van de rechtbank teneinde een voorziening te vragen in kort geding.

4//5

2010-427 STREKT VER VERttffJGEKG

4

PsrkeerService

Uitwerking uittreedvergoeding

Artikel 4.1

Inleiding

Nader uit te werken.

Artikel 4.2

Uittreed vergoed ing

Nader uit te werken.

5//5

THEKTTERVEftVAïgSi,.

2010-427

i

ParlteerService

Overeenkomst van Opdracht Partijen: De gemeente Nieuwegein gezeteld aan Martinbaan 2, 3439 N N , Postbus l 3430 AA ,te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door College van Burgemeester en Wethouders te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [PERSOONSNAAMi], [FUNCTiEij, hierna te noemen: "het Lid" of "de Gemeente"; en Coöperatie ParkeerService U.A., gevestigd te (3811 LK) Amersfoort aan de Heilestraat 49 (postbus 489, 3800 AL Amersfoort), te deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer j . van Dijk, directeur, hierna te noemen: "ParkeerService"; overwegende dat: de Gemeente lid is geworden van ParkeerService teneinde een opdracht tot uitvoering van diensten aan ParkeerService te kunnen geven en dat zij dit ook wenst te doen; ParkeerService bereid en in staat is deze opdracht uit te voeren; partijen hun rechten en plichten over en weer ten aanzien van deze opdracht schriftelijk wensen vast te leggen; komen ais volgt overeen: 1.

De Gemeente verstrekt aan ParkeerService de Opdracht voor de duur en de omvang, zoals deze is vastgelegd op het Opdrachtformulier en is bijgevoegd als Bijlage I. De Gemeente kan de Opdracht aanvullen, wijzigen en verlengen, met inachtneming van de op het moment van wijziging, aanvulling of verlenging geldende Algemene Voorwaarden Opdracht ParkeerService ("AVOP").

2.

De Gemeente verklaart zich akkoord met de voorwaarden, zoals deze van kracht zijn op het momenf van ondertekening, zijnde AVOP 1010. Een exemplaar is bijgevoegd als Bijlage IL De Gemeente erkent, dat de AVOP, met inachtneming van de daartoe geldende regels, gewijzigd kan worden, waarna de gewijzigde AVOP van kracht zal zijn op de Opdracht.

3.

De Gemeente verklaart zich akkoord met de Surplusregeling, zoals deze van kracht is op het moment van ondertekening. Een exemplaar is bijgevoegd als Bijlage II!. De Gemeente erkent, dat de Surplusregeling, met inachtneming van de daartoe geldende regels, gewijzigd kan worden, waarna de gewijzigde Surplusregeling van kracht zal zijn op de Opdracht.

4.

De Bijlagen I t/m III vormen een onlosmakelijk geheel met deze overeenkomst van opdracht.

iï

i

ParkeerService

ï 5.

De Gemeente heeft het Hoofd Vastgoed, ten tijde van de ondertekening zijnde: de heer A. Los, gevolmachtigd namens haar rechtsgeldig wijzigingen in Bijlage I te kunnen aangaan met een maximale kostenimpact van € [EUROBEDRAGJ per jaar.

Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te [TEKENPLAATS] op [TEKENDATUM). [NAAM)

Coöperatie ParkeerService U.A.

[PERSOONSNAAMi], [FUNCTIEi]

j . van Dijk, directeur

STREKT Tm VcRYAftSIKG

2 0 1 0 - 427 FarkeerServïce

Bijlage III horende bi| de

Opdracht aan Coöperatie ParkeerService U.A.

Surp lus regel ing

i december 2010

Versie )012

1//2

ParkeerService

3-

Surplusregeling

De toerekening van het surplus per Lid wordt bepaald aan de hand van de totale omzet per kalenderjaar in combinatie met de looptijd van de Opdracht aan de hand van de volgende tabel en met inachtneming van de onderstaande criteria. omzet x € ï.ooo

w

<

50

100

500

l-OOO

>

50

tot

tot

tot

tot

2.000

100

€ 500

1.000

2.000

looptijd in jaren 2

0

o

1

2

3

3

3

o

1

2

3

3

3

5

1

2

3

3

3

3

7

3

3

3

3

3

3

9

6

3

3

3

3

3

•Per Lid wordt bepaald welk aantal punten het krijgt toebedeeld aan de hand van de looptijd van diens overeenkomst en de gecontracteerde omzet op de volgende wijze. Aan de hand van de looptijd wordt de rij bepaald en aan de hand van de totaal omzet de kolom. Alle punten in een rij tot en met de desbetreffende kolom worden bij elkaar opgeteld. Dit getal bepaalt de "teller". (Voorbeeld: looptijd 5 jaar, omzet € 600.000 per jaar: de teller is dan: 1+2+3+3= 9)- ^ e noemer wordt bepaald door het totaal aantal punten van alle Leden te zamen. De breuk, die zodoende per Lid ontstaat, wordt vermenigvuldigd met het surplus, als bedoeld in het Ledenreglement, en geeft het bedrag, waar het Lid in het desbetreffende kalenderjaar recht op heeft. De breuk wordt bepaald op basis van de feitelijk gerealiseerde omzet aan het einde van het kalenderjaar (31 december) voor dat jaar, zoals deze wordt vastgesteld ten behoeve van de nacalculatie als bedoeld in artikel 2.4 van de AVOP 1010. Het eventuele surplus wordt achteraf berekend, na afloop van het desbetreffende kalenderjaar, doch in ieder geval voor 1 juni van het daaropvolgende jaar.

2112

rREKTTERVERVAHGSHG

2010-427 Uitgaven vergelijking Parkeerbeheer P1 2011 (P1 2009 Coöperatie 2011 Begroting 2011 U/l +2,5%)

Omschrijving FCL

Omschrijving ECL

Straatparkeren Straatparkeren Straatparkeren Straatparkeren Straatparkeren

onderhoud parkeerapparatuur getdgaring Stransport facilitaire kosten PSB tickets apparatuur uitvoering parkeerbeheer

u e U U U U

€ € € €

P7/8/9 P7/8/9

onderhoud parkeerapparatuur toezicht/bewaking

U U

€ €

Subtotaal Parkeren algemeen Totaal U = uitgaven

Éénmalige opstartkosten

64.398,00 23.362,00 23.487,00 16.05-1,00 100.571,00

€ € € e €

40.986,00 €

59.851,00 37.296.00 23.372,00 10.432,00 180.456.00

€ 66.965,00 € 23.695,00 € 25.756,00 € 22.150,00 € 200.000,00

12.780,00 ë

15.920,00

167.615,00 €

187.191,00 € 175.124,00

522.473,00 €

519.378,00 € 529.610,00

€ €

21.967,00 € 128.573,00 541.345,00 € 658.183,00

STREKT TZÏl VEBVASGING Postbus 1 3430 AA

Bezoekadres

www.nleuwegeln.nl

20 1 0 - 4 2 7

Sank Nederlandse Gemeenten 28 50 04 387

CENTRALE O N D E R N E M I N G S R A A D

Nieowegesn

Contactpersoon Telefoon

J.Frencken

( 0 3 0 ) 607 1 2 0 1

Fax E-mail [email protected]!

Gemeente Nieuwegein drs. P.C.M, van Elteren Postbus 1 3430 AA NIEUWEGEIN

Datum

25 n o v e m b e r 2010

Uw kenmerk

15 n o v e m b e r 2010/MM/CJP/2Q10/ 029

Kenmerk

COR-2Q10/3S

Onderwerp

Parkeerorganlsatle.

Geachte heer Van Elteren, Hierbij bevestigen wij het reeds mondeling aan de heer A. Los gegeven positieve advies met betrekking tot de voorgenomen toetreding tot de Coöperatieve Parkeerservice UA, ingaande 1 juni 2011. Bij uw brief van 15 november 2010 met kenmerk MM/CJP/2010/029 ontvingen wij uw adviesaanvraag ter zake, waarbij is aangegeven dat de behandeling in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders is gepland op 14 december 2010. Wij geven u in overweging om één jaar na de datum van toetreding een evaluatie uit te (laten) voeren en de uitkomsten hiervan met ons te delen. Voorts kunnen wij ons voorstellen dat door toepassing van nieuwe technieken in de toekomst werkzaamheden binnen de parkeerorganisatie zodanig kunnen worden georganiseerd dat fysieke menskracht daarbij (deels) overbodig wordt. Wij verzoeken u ons in het bijzonder van deze ontwikkelingen op de hoogte te houden c.q. aandacht te hebben voor de wettelijke bevoegdheden van de COR ter zake. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Tïamens öe LèT

Ondernemingsraad gemeente Nieuwegein

Ton (AjVan Meurs Voorzitter kopie

leden COR, Adriaan Los, Eiisio Baptista, Marjan Maas

20 10-427 ParkeeiServke

Statuten Coöperatie ParkeerService U.A.

Aan:

Leden en aspirant-I'

Cc:

-

Van:

J. van Dijk

Datum:

2 december 2010

Kenmerk

MT_|DLNOT_7o8

Dossiernummer

Artikel i - Naam en zetel i. De Coöperatie draagt de naam: Coöperatie ParkeerService U.A. 2. De Coöperatie heeft haar zetel in Amersfoort en kan elders (neven)vestigingen of kantoren hebben. Artikel 2 - Doel i. De Coöperatie heeft ten doel het bewerkstellingen van samenwerking tussen de Coöperatie en haar Leden op het werkgebied van de Coöperatie en het voorzien in de stoffelijke behoeften van de Leden van de Coöperatie door het sluiten van overeenkomsten van opdracht met de Leden ter zake van het bedrijf dat door de Coöperatie wordt uitgeoefend ten behoeve van de Leden op het gebied van het adviseren en leveren van diensten ter zake van garagebeheer, straat parkeer beheer en straat parkeer handhaving in het geografisch werkgebied van de Leden. 2. Als nevendoel kan de Coöperatie andere belangen op het gebied van parkeren van haar Leden behartigen. 3. De Coöperatie kan uitsluitend soortgelijke overeenkomsten als bedoeld in lid 1 van dit artikel sluiten met anderen dan haar Leden, indien dit in zodanige mate geschiedt dat de overeenkomsten met anderen dan haar Leden van ondergeschikte betekenis zijn en mits met inachtneming van het in lid 4 bepaalde. 4. Bij de verwezenlijking van haar doelstelling zal de Coöperatie er steeds voor zorg dragen dat zij zal blijven voldoen aan de voorwaarden die in het aanbestedingsrecht worden gesteld om gebruik te kunnen maken van de vrijstelling op de plicht tot aanbesteding op basis van inhouse opdrachtverlening. 5. De Coöperatie heeft geen winst oogmerk.

Artikel q ■ Organen De Coöperatie kent de volgende organen; a. de Algemene Ledenvergadering; b. de Raad van Commissarissen; c. het Bestuur. Aan de organen als hiervoor genoemd komen alle taken en bevoegdheden toe die voortvloeien uit deze statuten en de wet. Artikel 4 ■ Lidmaatschap 1. Lid van de Coöperatie kunnen slechts zijn: a. publiekrechtelijke lichamen; b. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, waarvan de aandelen uitsluitend en geheel rechtstreeks of middellijk worden gehouden door publiekrechtelijke lichamen, die een overeenkomst van opdracht met de Coöperatie zijn aangegaan en in stand houden. Van tot een groep ats bedoeld in artikel 2:24b van het Burgerlijk Wetboek behorende (publiekrechtelijke) rechtspersonen kunnen maximaal twee (2) (publiekrechtelijke) rechtspersonen lid zijn van de Coöperatie. 2. Het Lidmaatschap wordt schriftelijk aangevraagd bij het Bestuur. Het Bestuur besluit omtrent de toelating, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Raad van Commissarissen.

Parkeerëervice

3.

4. 5.

6. 7. 8.

De aanvrager ontvangt schriftelijk bericht van het Bestuur of hij als Lid van de Coöperatie is toegelaten of geweigerd. Indien het Bestuur besluit een aanvrager niet toe te laten staat beroep open op de Algemene Ledenvergadering die vervolgens kan besluiten om de aanvrager toch toe te laten tot het Lidmaatschap. Het Bestuur houdt een register, waarin de namen en adressen van alle Leden zijn opgenomen. De Leden zijn verplicht ervoor zorg te dragen dat hun adres steeds bij het Bestuur bekend is. De Leden zijn verplicht het Bestuur onverwijld in kennis te stellen van een wijziging van omstandigheden welke relevant kan zijn voor de Coöperatie respectievelijk het Lidmaatschap van het desbetreffende lid. Het Lidmaatschap van de Coöperatie is voor overdracht vatbaar. Op een dergelijke overdracht is het bepaalde in lid 1 en lid 2 van dit artikel van toepassing. Het Lidmaatschap van een Lid-rechts persoon kan worden verkregen door een andere rechtspersoon krachtens juridische fusie of splitsing, mits voorafgaand aan de fusie of splitsing met inachtneming van het in lid ï en lid 2 bepaalde goedkeuring van het Bestuur is verkregen. Door gemeentelijke herindeling gaat het Lidmaatschap over mits voorafgaand aan de gemeentelijke herindeling met inachtneming van het in lid 1 en lid 2 bepaalde goedkeuring van het Bestuur is verkregen. Overdracht van het Lidmaatschap kan plaatsvinden met inachtneming van het vorenstaande door middel van een (onderhandse) akte en mededeling van de overdracht aan de Coöperatie. De Leden zijn een jaarlijkse vergoeding verschuldigd aan de Coöperatie die periodiek zal worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. De jaarlijkse vergoeding dient als voorschot op de bijdragen die volgen uit de overeenkomst van Opdracht die de Leden met de Coöperatie hebben gesloten betreffende dat jaar. Indien de bijdrage uit hoofde van de overeen komst (en) van Opdracht in enig jaar lager is dan de jaarlijkse bijdrage heeft het Lid geen recht op restitutie van het saido. Voorts kan het Bestuur, na daartoe voorafgaand verkregen goedkeuring van de Raad van Commissarissen besluiten een entreegeld te heffen van nieuwe leden. Entreegelden zullen niet in mindering worden gebracht op de bijdragen die Leden verschuldigd zijn uit hoofde van de met de Coöperatie gesloten overeenkomst van Opdracht.

Artikel 5 - Einde van het Lidmaatschap 1. Het Lidmaatschap van de Coöperatie eindigt: a. door opzegging van het Lid; b. door opzegging door de Coöperatie; c. door ontzetting door de Coöperatie. 2. Opzegging van het Lidmaatschap door een Lid dient schriftelijk plaats te vinden bij het Bestuur tegen het einde van een boekjaar met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste twaalf (12) maanden. Teneinde de continuïteit van de dienstverlening door de Coöperatie te waarborgen zal bij beëindiging van het Lidmaatschap door opzegging een uittreedvergoeding verschuldigd kunnen zijn. Vaststelling van de uittreedvergoeding zat plaatsvinden door het Bestuur onder goedkeuring van de Raad van Commissarissen. De vaststelling van de criteria waaronder de uittreedvergoeding verschuldigd zal zijn en de omvang van de uittreedvergoeding zal plaatsvinden in het Ledenreglement. Bij vaststelling van het feit of een uittreedvergoeding verschuldigd is zal steeds de volgorde van binnenkomst van de opzegging maatgevend zijn voor de beoordeling.

Kenmerk. MT_)DLNOT_7o8 - 2 december 2010

"agna2 van 13

ParkeerServïce

3.

4.

5.

6. 7.

8. 9.

Indien opzeggingen van verschillende Leden op dezelfde dag door de Coöperatie worden ontvangen dan zullen deze gelijk worden behandeld waardoor mogelijk door ieder van deze opzeggende Leden pro rata een uittreed vergoeding verschuldigd zal zijn. Indien een Lid door opzegging een uittreedvergoeding verschuldigd zou worden zal het Bestuur het Lid hiervan in kennis stellen en het betreffende Lid in de gelegenheid stellen de opzegging in te trekken al dan niet onder tijdsbepaling zodanig dat de beëindiging van het Lidmaatschap door opzegging plaatsvindt op de eerst mogelijke datum dat door het betreffende Lid geen uittreedvergoeding verschuldigd zal zijn. In afwijking van het bepaalde in üd 2 kan een Lid zijn Lidmaatschap met onmiddellijke ingang beëindigen indien van het Lid in redelijkheid niet kan worden verlangd het Lidmaatschap te laten voortduren, alsmede binnen één (ï) maand nadat hem een besluit tot omzetting van de coöperatie in een andere rechtsvorm, tot fusie of tot splitsing is meegedeeld. Aan het Lid komt niet het recht toe met onmiddellijke ingang op te zeggen indien zijn rechten worden beperkt of verzwaard, voor zover het betreft wijziging van geldelijke rechten en verplichtingen. Opzegging van het Lidmaatschap door de Coöperatie geschiedt door het Bestuur na voorafgaand verkregen goedkeuring van de Raad van Commissarissen en is slechts mogelijk: a. indien een Lid heeft opgehouden aan de vereisten door deze statuten gesteld aan het Lidmaatschap te voldoen; b. indien een Lid zijn (financiële) verplichtingen jegens de Coöperatie niet nakomt; c. indien redelijkerwijs van de Coöperatie niet gevergd kan worden het Lidmaatschap te laten voortduren; d. indien een door een Lid met de Coöperatie gesloten overeenkomst van opdracht eindigt ongeacht de grond van de beëindiging; e. indien een Lid zijn Lidmaatschapsrecht overdraagt of indien het Lidmaatschap overgaat zonder dat het bepaalde in artikel 4 terzake in acht is genomen, in de sub a. en e. gemelde gevallen wordt het lidmaatschap met onmiddellijke ingang beëindigd. In alle overige gevallen genoemd in dit lid zal het bestuur afhankelijk van de omstandigheden van het geval het moment van eindigen van het lidmaatschap naar aanleiding van de opzegging vaststellen, hetgeen ook onmiddellijk kan zijn. Ontzetting van een Lid uit het Lidmaatschap door de Coöperatie geschiedt door het Bestuur na voorafgaand verkregen goedkeuring van de Raad van Commissarissen en kan slechts plaatsvinden indien een Lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de Coöperatie handelt of de Coöperatie op onredelijke wijze benadeelt. Het Bestuur brengt een besluit tot opzegging of ontzetting door de Coöperatie onder opgave van de redenen zo spoedig mogelijk ter kennis van het betreffende Lid. Tegen een besluit tot opzegging in de gevallen als gemeld in lid 4 sub c. of d. of ontzetting als bedoeld in lid 5 staat beroep open op de Algemene Ledenvergadering. Gedurende de beroepsprocedure kan een Lid zijn Lidmaatschapsrechten niet uitoefenen en is het Lid geschorst, met dien verstande dat het betreffende Lid bevoegd is deel te nemen aan de Algemene Ledenvergadering voor zover het betreft de behandeling van het beroep tegen de opzegging respectievelijk ontzetting ais bedoeld in dit lid. Indien het Lidmaatschap eindigt lopende een boekjaar, blijft niettemin de gehele jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd. Bij het eindigen van het Lidmaatschapsrecht heeft een Lid geen recht op (een evenredig deel) vergoeding of uitkering van het vermogen van de Coöperatie.

Artikel 6 - Overeenkomsten met en ten behoeve van de Leden

Kenmerk. MT_JDLNOT_7o8 - 2 december 2010

Pagina j van 13

ParkeerSemce

i.

De Coöperatie kan in het kader van het nastreven van het doel ten behoeve van de Leden rechten bedingen of na voorafgaande goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering verplichtingen aangaan. 2. De Coöperatie is niet bevoegd door een besluit wijzigingen aan te brengen in de met haar Leden in de uitoefening van haar bedrijf aangegane overeenkomsten van opdracht tenzij zij zich die bevoegdheid in de overeenkomst (en) met haar Leden op duidelijke wijze heeft voorbehouden. Een wijziging als bedoeld in dit !id deelt de Coöperatie schriftelijk aan haar Leden mede. Artikel 7 - Bestuur ï. Het Bestuur bestaat uit een door de Raad van Commissarissen vast te stellen aantal Bestuurders. Zowei Leden als niet-leden kunnen tot Bestuurder worden benoemd. Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen kunnen tot Bestuurder worden benoemd. 2. Bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering. De Raad van Commissarissen heeft het recht om aanbevelingen te doen met betrekking tot de te benoemen bestuurder. Indien in het bestuur een vacature ontstaat dan za! de Raad van Commissarissen hiervan in kennis worden gesteld en in de gelegenheid zijn om gedurende één (i) maand na deze kennisgeving een aanbeveling te doen welke zal worden gevoegd bij de oproeping tot de Algemene Vergadering bestemd tot het voorzien in de vacature. 3. ledere Bestuurder kan te allen tijde door de Algemene Ledenvergadering worden geschorst of ontslagen. De Raad van Commissarissen is daarnaast bevoegd een Bestuurder te schorsen. Een schorsing kan één of meer malen worden verlengd maar kan in totaal niet langer duren dan drie {3) maanden. Is na verloop van die tijd geen beslissing genomen tot opheffing van de schorsing of ontslag, dan eindigt de schorsing. 4. De bezoldiging en verdere arbeidsvoorwaarden van de Bestuurder(s) worden vastgesteld door de Raad van Commissarissen met inachtneming van het door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde bezoldigings beleid. Artikel 8 - Taak en Bevoegdheid van het Bestuur 1. Het Bestuur is belast met het besturen van de Coöperatie binnen de beperkte doelomschrijving van de Coöperatie, behoudens de beperkingen opgenomen in de statuten. 2. Het Bestuur is slechts met inachtneming van het bepaalde in lid 5 van dit artikel bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van re gi stergoed eren en overeenkomsten waarbij de Coöperatie zich als borg of hoofdelijk mede-schuldenaar verbindt zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheid voor een schuld van een ander verbindt en tot vertegenwoordiging van de Coöperatie ter zake van deze handelingen. 3. Het Bestuur behoeft onverminderd het overigens in deze statuten bepaalde de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Raad van Commissarissen voor de navolgende bestuursbesluiten tenzij voor een dergelijk besluit op grond van lid 5 van dit artikel de voorafgaande goedkeuring van de Algemene ledenvergadering is vereist in welk geval de Raad van Commissarissen overeenkomstig lid 4 van dit artikel advies zal uitbrengen. Besluiten als bedoeld in dit artikel betreffen: a. het verkrijgen en vervreemden van deelnemingen in andere ondernemingen en het uitoefenen van stemrecht op aandelen in deelnemingen, met uitzondering van het uitoefenen van stemrecht ter goedkeuring van bestuursbesluiten die naar hun aard en belang ook bij de Coöperatie niet aan goedkeuring zijn onderworpen;

Kenme'k: M ^_JDI_NOT_7o8 - l cecembei 2O)0

P a g n a ^ a n 13

m

T*arkee?SeTvice

b. het aangaan van een aandeelhoudersovereen komst waarbij de Coöperatie zich jegens een medeaandeelhouder van een deelneming verbindt tot beschikking over haar aandelen en/of ten aanzien van uitoefening van stemrecht op haar aandelen; c. het huren, verhuren en op andere wijze in gebruik of genot verkrijgen en geven van registergoederen; d. het aangaan van overeenkomsten waarbij aan de Coöperatie een bankkrediet wordt verleend; e. het ter leen verstrekken vsn gelden, alsmede het ter leen opnemen van gelden, waaronder niet zijn begrepen het gebruikmaken van een aan de Coöperatie verleend bankkrediet; f. het verlenen en uitbreiden van procuratie; g. het doen van aangifte van faillissement en het aanvragen van surseance van betaling; h, het aangaan van een vaststellingsovereenkomst ter beslechting van geschillen, voor zover deze een door de Raad van Commissarissen vastgesteld belang te boven gaat; i. het optreden in rechte, waaronder begrepen het voeren van arbitrale procedures, die een door de Raad van Commissarissen vast te stellen belang te boven gaan, doch met uitzondering van het nemen van die rechtsmaatregelen, die geen uitstel kunnen lijden; j. het sluiten en wijzigen van arbeidsovereenkomsten voor het geval niet voorzien in de begroting, alsmede het beëindigen van arbeidsovereenkomsten welke voor onbepaalde tijd aangegaan; k. het treffen van pensioenregelingen en het toekennen van pensioenrechten boven die welke uit bestaande regelingen voortvloeien; I. alle overige {rechts)handelingen die de Raad van Commissarissen schriftetijk aan het Bestuur ter kennis heeftjjebracht. 4. Het Bestuur behoeft het voorafgaande schriftelijke advies van de Raad van Commissarissen voor bestuursbesluiten strekkende tot: a. investeringen welke niet zijn opgenomen in een door de Algemene Ledenvergadering goedgekeurd investeringsplan; b. het aangaan of ontbinden van overeenkomsten van opdracht met één of meer van de Leden en het wijzigen van overeenkomsten van opdracht aangegaan met één of meer van de Leden, tenzij met alle Leden een gelijkluidende overeenkomst van opdracht wordt aangegaan of een wijziging wordt doorgevoerd ten aanzien van alle Leden en in gelijke zin; c. duurzame rechtstreekse of middellijke samenwerking meteen andere onderneming en het verbreken van zodanige samenwerking. 5. Het Bestuur behoeft de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering voor bestuursbesluiten strekkende tot: a. het vaststellen of wijzigen van de door de Coöperatie gehanteerde tarieven waaronder de tariefsystematiek en het financieel rekenmodel voor de door haar geleverde diensten behoudens inflatiecorrectie; b. het vaststellen en wijzigen van het inkoopbeleid; c. het vaststellen en wijzigingen van het producten en diensten assortiment; d. de vaststelling van alsmede een belangrijke wijziging in de strategie van de Coöperatie alsmede besluiten die een belangrijke invloed hebben op de strategie van de Coöperatie of anderszins van strategisch belang zijn; e. het vaststellen van de begroting en investeringsplannen; f. de besluiten ais genoemd in lid 4 van dit artikel; g. de verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen;

Kenmerk; MT_jDLNOT_7o8 - 2 december 20>o

Pagira;vani;

ParkeefService

h. het verbinden van de Coöperatie als borg of hoofdelijk mede-schuldenaar of het zich vooreen derde sterk maken door de Coöperatie of het zich tot zekerheid van de schuld van een ander verbinden door de Coöperatie; i. alie overige rechtshandelingen die door de Algemene Ledenvergadering bij een besluit genomen met een meerderheid van ten minste drie/vierde van de geldig uitgebrachte stemmen zijn vastgesteld en ter kennis zijn gebracht van het Bestuur. De Algemene Ledenvergadering heeft daarbij tevens de bevoegdheid te bepalen met welke meerderheid het besluit tot goedkeuring voor een bepaald (type) bestuursbesluit zal moeten worden genomen. 6. Het Bestuur kan bij reglement of daartoe strekkend besluit regels vaststellen omtrent haar interne werkwijze, taakverdeling en besluitvorming in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze statuten is bepaald na daartoe voorafgaand verkregen goedkeuring van de Raad van Commissarissen.

\

Artikel 9 - Vertegenwoordiging en tegenstrijdig belang 1. Het Bestuur is bevoegd de Coöperatie te vertegenwoordigen. Indien het Bestuur uit meer dan één (1) persoon bestaat komt de vertegenwoordigingsbevoegdheid tevens toe aan elk van de leden van het Bestuur afzonderlijk. 2. Het Bestuur kan functionarissen met algemene of beperkte vertegenwoordigingsbevoegdheid aanstellen. leder van hen vertegenwoordigt de Coöperatie met inachtneming van de beperkingen aan zijn bevoegdheid zijn gesteld. Hun titulatuur wordt door het Bestuur bepaald. De vertegenwoordigingsbevoegdheid van een aldus benoemde functionaris kan zich niet uitstrekken tot gevallen waarin de Coöperatie een tegenstrijdig belang heeft met de desbetreffende functionaris, enig andere functionaris, of met één of meer Bestuurders. 3. In alle gevallen waarin de Coöperatie een tegenstrijdig belang heeft met één of meer Bestuurders, blijft het bepaalde in artikel 9 lid 1 onverkort van kracht tenzij de Raad van Commissarissen één of meer andere personen heeft aangewezen om de Coöperatie in het desbetreffende geval of in dergelijke gevallen te vertegenwoordigen. Een besluit van het Bestuur tot het verrichten van een rechtshandeling die een tegenstrijdig belang met één of meer Bestuurders handelend in eigen naam betreft, is onderworpen aan de goedkeuring van de Raad van Commissarissen, maar het ontbreken van zodanige goedkeuring tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het Bestuur of de Bestuurders niet aan. Het vorenstaande laat onverlet de bevoegdheid van Algemene Ledenvergadering een of meer personen aan te wijzen indien er sprake is van een tegenstrijdig belang tussen de Coöperatie en een of meer Bestuurders of Commissarissen.

Kenmerk: MT„|DLNOT„708 -2 december 2010

Pagins6vam3

Parkeer5ervice

Artikel i o - Algemene ledenvergadering i. De Algemene Ledenvergaderingen worden bijeengeroepen door het Bestuur of de Raad van Commissarissen met inachtneming van een termijn van ten minste één maand door middel van een aan alle Leden te verzenden schriftelijke mededeling. Elk Lid van het Bestuur en de Raad van Commissarissen is met inachtneming van het hierna bepaalde bevoegd tot de bijeenroeping. 2. Algemene Ledenvergaderingen worden ten minste één maal per jaar gehouden en voorts, wanneer het Bestuur of de Raad van Commissarissen dit wenselijk of noodzakelijk acht of wanneer dit schriftelijk met opgave van de te behandelen onderwerpen wordt verzocht door ten minste een zodanig aantal Leden als bevoegd is tot het uitbrengen van één/tiende van de stemmen in de Algemene Ledenvergadering, indien daarin alle Leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. 3. Na ontvangst van het in lid 2 bedoelde verzoek is het Bestuur verplicht tot bijeenroeping van een Algemene Ledenvergadering, die ten hoogste vier (4) weken na de indiening van het verzoek moet worden gehouden. Indien het Bestuur aan het verzoek binnen veertien (14) dagen, nadat het dit heeft ontvangen, geen gevolg geeft, kunnen de verzoekers zelf tot de bijeenroeping overgaan op de wijze, die is voorgeschreven voor bijeenroeping van Algemene Ledenvergaderingen door het Bestuur. 4. Aüe Leden hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering. Een Lid is bevoegd zich door een daartoe schriftelijk gemachtigd ander Lid te laten vertegenwoordigen. 5. Elk lid heeft één (1) stem, met dien verstande dat indien er leden zijn, die in een groep zijn verbonden met een andere (publiek rechtelijke) rechtspersoon die tevens lid is van de Coöperatie, hierna ook te noemen: groep, de leden die niet in een dergelijke groep zijn verbonden, ieder steeds even zoveel stemmen in de Algemene Ledenvergadering kan uitbrengen als het lid dat met een ander Lid in een groep is verbonden samen. 6. De voorzitter van de Raad van Commissarissen leidt de Algemene Ledenvergadering. Bij zijn afwezigheid of ontstentenis zal een van de andere Leden van de Raad van Commissarissen als leider van de vergadering optreden. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin zelf. 7. Stemming over zaken geschiedt mondeling en over personen schriftelijk. Het aannemen van voorstellen bij acclamatie is mogelijk, mits dit geschiedt op voorstel van de voorzitter van de vergadering en geen van de aanwezige Leden hoofdelijke stemming verlangt. 8. Over aile voorstellen betreffende zaken wordt beslist met een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, voor zover de statuten of het ledenreglement niet anders bepalen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 9. Bij stemming over personen is hij gekozen, die de gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien niemand die meerderheid heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen, die het hoogste aantal stemmen hadden verworven, of, als meer dan twee personen het hoogste aantal stemmen hadden verworven, tussen die personen, en is hij gekozen, die bij die tweede stemming de meeste stemmen op zich heeft verenigd. tndien bij die tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. De stemmingen geschieden door middel van ongetekende stembriefjes. Stembriefjes, die niet zijn ingevuld of waarop meer dan de naam van één kandidaat is ingevuld, zijn ongeldig. 10. Een eenstemmig besluit van alle Leden, ook al zijn zij niet in een vergadering bijeen, heeft, mits het is genomen met voorkennis van het Bestuur en de Raad van Commissarissen, dezelfde kracht als een besluit van de Algemene Ledenvergadering. Een dergelijk besluit wordt door de secretaris aangetekend in het notulenboek, terwijl er melding van wordt gemaakt in de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.

Kenmerk: MT_|DI_NOT_708 - 2 decembe' 2010

Pagina 7 var. I J

ParkeeiService

11. Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. 12. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 13. Van het in de Algemene Ledenvergadering verhandelde worden door de secretaris of door een door de voorzitter aan te wijzen Lid notulen gemaakt. Deze notulen worden door de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering vastgesteld, tenzij vaststelling in de vergadering zelf plaatsvindt. Artikel n ■ Benoeming, schorsing en ontslag leden van de Raad van Commissarissen 1. De Coöperatie heeft een Raad van Commissarissen bestaande uit minimaal drie (3) en maximaal vijf (5) natuurlijke personen. Wordt het aantal Commissarissen minder dan drie (3), dan behoudt de Raad van Commissarissen zijn bevoegdheden maar is hij verplicht om onverwijld maatregelen tot aanvulling van zijn ledental te nemen. Het aantal leden van de Raad van Commissarissen wordt met inachtneming van het hiervoor bepaalde vastgesteld door de Raad van Commissarissen. ?.. De gewenste samenstelling wordt vastgelegd in de profielschets van de Raad van Commissarissen en in de profielschets van elk Üd, zoals deze door de Raad van Commissarissen zal worden vastgesteld. Vaststelling of wijziging van de profielschets behoeft de goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering. 3. Lid van de Raad van Commissarissen kan niet zijn een persoon: a. die in dienst is van de Coöperatie, ten behoeve van de Coöperatie betaalde diensten verricht of een belangrijke zakelijke relatie met de Coöperatie heeft; b. die in een periode van drie {3} jaar voorafgaand aan de benoeming in dienst van de Coöperatie is geweest, dan wel ten behoeve van de Coöperatie betaalde diensten heeft verricht, dan wel een belangrijke zakelijke relatie met de Coöperatie heeft gehad of deel heeft uitgemaakt van het Bestuur; c. die lid is van het Bestuur van de Coöperatie; d. die verwant, gehuwd of samenwonend is rnet een zittend lid van de Raad van Commissarissen of van het Bestuur; e. die een zodanige andere functie bekleedt dat het lidmaatschap van de Raad van Commissarissen kan leiden tot strijdigheid met het belang van de Coöperatie, tot strijdigheid met deze functie, tot onverenigbaarheid, of tot ongewenste vermenging van belangen. 4. Benoeming van de Commissarissen vindt plaats door de Algemene Ledenvergadering, met dien verstande dat de benoeming voor de eerste maal bij deze akte zal plaatsvinden. 5. Leden van de Raad van Commissarissen worden benoemd voor een periode van vier (4) jaar. Aftredende leden van de Raad van Commissarissen zijn drie {3) maal herbenoembaar, met dien verstande dat een Commissaris nooit langer dan twaalf (12) jaar zitting kan hebben in de Raad van Commissarissen. 6. Ontslag van de leden van de Raad van Commissarissen vindt met inachtneming van het hierna bepaalde plaats door de Algemene Ledenvergadering. De Algemene Ledenvergadering is bevoegd ter zake advies in te winnen bij de Raad van Commissarissen. In hel geval de Algemene Ledenvergadering ter zake geen

Ke-imerk; M?_jDLNOT_7o8 - 1 decembe- 20"0

Pagina 8 var i ;

ParkeerServïce

7,

S. 9.

10.

11. 12.

13.

advies verzoekt, zal de Raad van Commissarissen bevoegd zijn de Algemene Ledenvergadering ter zake ongevraagd advies te verstrekken. De Algemene Ledenvergadering kan een besluit tot ontslag van een lid van de Raad van Commissarissen slechts nemen met een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin ten minste een zodanig aantal leden aanwezig dan we! vertegenwoordigd is dat ten minste de helft van het totale aantal binnen de Coöperatie uit te brengen stemmen zou kunnen worden uitgebracht. Indien niet het op grond van de vorige volzin vereiste aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is, wordt ten minste twee (2) en ten hoogste vier (4) weken na de eerste vergadering een tweede vergadering gehouden, waarin het voorstel kan worden aangenomen met een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde Leden. De Algemene Ledenvergadering is met inachtneming van het hierna bepaalde bevoegd een lid van de Raad van Commissarissen te schorsen. De Algemene Ledenvergadering kan een besluit tot schorsing van een lid van de Raad van Commissarissen slechts nemen met een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin ten minste een gewone meerderheid van het aantal leden aanwezig dan wel vertegenwoordigd is. Indien niet het vereiste aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is, wordt ten minste twee (2) en ten hoogste vier (4) weken daarna een tweede vergadering gehouden, waarin het voorstel kan worden aangenomen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, mits met een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. De Algemene Ledenvergadering is bevoegd ter zake van een schorsing advies in te winnen bij de Raad van Commissarissen. In het geval de Algemene Ledenvergadering ter zake geen advies verzoekt, zal de Raad van Commissarissen bevoegd zijn het Bestuur ter zake ongevraagd advies te verstrekken. Ingeval van schorsing door de Algemene Ledenvergadering van een lid van de Raad van Commissarissen, dient de Algemene Ledenvergadering binnen drie (3) maanden na ingang van die schorsing te besluiten hetzij tot ontslag, hetzij tot handhaving of opheffing van de schorsing, bij gebreke daarvan vervalt de schorsing. Een besluit tot handhaving van de schorsing kan slechts één (1) maal worden genomen en de schorsing kan alsdan ten hoogste worden gehandhaafd voor drie (3) maanden, ingaande op de dag, waarop de Algemene Ledenvergadering het besluit tot handhaving heeft genomen. Indien de Algemene Ledenvergadering niet binnen de in de vorige zin gestelde termijn tot ontslag of tot opheffing der schorsing heeft besloten, vervalt de schorsing. Een geschorst lid van de Raad van Commissarissen wordt in de gelegenheid gesteld zich in de Algemene Ledenvergadering te verantwoorden en zich daarbij door een raadsman te doen bijstaan. Leden van de Raad van Commissarissen mogen geen enke! rechtstreeks of zijdelings persoonlijk voordeel genieten uit leveringen aan of overeenkomsten met de Coöperatie. Het lidmaatschap van de Raad van Commissarissen van een fid van de Raad van Commissarissen eindigt: a. door opzegging door het lid van de Raad van Commissarissen op de dag waartegen is opgezegd; b. door het verstrijken van de benoemingsperiode als bedoeld in lid 5; c. door het onherroepelijk worden van een uitspraak strekkende tot faillissement of surseance van betaling van een lid van de Raad van Commissarissen; d. door het optreden ten aanzien van een lid van de Raad van Commissarissen van een van de situaties ais omschreven in lid 3 van dit artikel; e. door ontslag door de Algemene Ledenvergadering ais bedoeld in lid 6 van dit artikel. De Algemene Ledenvergadering stelt de vorm en omvang van de (eventuele) beloning van de leden van de Raad van Commissarissen vast en kan hen een vergoeding voor reis- en verblijfkosten toekennen.

Kenmerk: MT_JDI_NOT_;o8 - 2 december : o i o

Pagina 9 va-i 13

ParkeerService

Artikel 12 - Taak van de Raad van Commissarissen 1. De Raad van Commissarissen heeft toE taak toezicht te houden op het beleid van het Bestuur en op de algemene gang van zaken in de Coöperatie. Hij staat het Bestuur met raad ter zijde. Bij de vervulling van hun taak richten de leden van de Raad van Commissarissen zich naar het belang van de Coöperatie en de met haar verbonden onderneming. De Raad van Commissarissen als ook een iid van de Raad van Commissarissen afzonderlijk krachtens een daartoe door de Raad van Commissarissen genomen besluit, heeft te dien einde te allen tijde toegang tot de gebouwen en terreinen bij de Coöperatie in gebruik, recht op inzage van de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers en tot controle van de voorraden en de kas. Hij is bevoegd zich voor rekening van de Coöperatie in de controle te doen bijstaan door een of meer deskundigen door hem daartoe te benoemen. 2. Het Bestuur verschaft de Raad van Commissarissen tijdig de voor de uitoefening van de taak van de Raad van Commissarissen noodzakelijke gegevens. Het Bestuur stelt ten minste één (1) keer per jaar de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico's en het beheers- en controlesysteem van de Coöperatie. Artikel n - Vergaderingen van de Raad van Commissarissen 1. De Raad van Commissarissen benoemt uit zijn midden een voorzitter en uit of buiten zijn midden een secretaris. 2. De Raad van Commissarissen vergadert minimaal vier (4) keer per kalenderjaar en voorts telkenmale wanneer een lid van de Raad van Commissarissen dan wel het Bestuur daartoe het verzoek doet. 3. Van het verhandelde in de vergadering van de Raad van Commissarissen, worden notulen gehouden door de secretaris. De notulen worden in dezelfde vergadering of in een volgende vergadering van de Raad van Commissarissen vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris ondertekend. 4. Alle besluiten van de Raad van Commissarissen worden genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, tenzij elders in deze statuten uitdrukkelijk anders wordt bepaald. Indien de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter van de Raad van Commissarissen de doorslag. 5. Een lid van de Raad van Commissarissen kan zich door een mede-lid van de Raad van Commissarissen bij schriftelijke volmacht doen vertegenwoordigen. Een lid van de Raad van Commissarissen kan voor niet meer dan één (1) mede-lid van de Raad van Commissarissen als gevolmachtigde optreden. 6. De Raad van Commissarissen kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits het desbetreffende voorstel schriftelijk aan alle leden van de Raad van Commissarissen is voorgelegd en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming schriftelijk heeft verzet. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt dat door de voorzitter en de secretaris wordt ondertekend. Van deze wijze van besluitvorming wordt in de notulen van de eerstvolgende vergadering van de Raad van Commissarissen melding gemaakt. 7. De Raad van Commissarissen vergadert tezamen met het Bestuur zo dikwijls de Raad van Commissarissen of het Bestuur zulks verzoekt. 8. De Raad van Commissarissen kan een reglement vaststellen, waarin onder meer de wijze van vergaderen en besluitvorming van de Raad van Commissarissen worden opgenomen alsmede de profielschets voor de Raad van Commissarissen.

Kenmerk MT_/DLNOT_7o8 - 2 decembe' 2010

Pagina o /an -5

ParkeerService

Artikel 14 - Boekjaar, begroting, meerjaren bedrijfsplan, jaarverslag en jaarrekening 1. Het boekjaar van de Coöperatie is gelijk aan het kalenderjaar. 2. Uiterlijk in de maand november stelt het Bestuur een begroting op voor het komende boekjaar. De begroting wordt vóór vijftien december ter verkrijging van advies aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. De Raad van Commissarissen kan de in dit lid aangegeven termijnen verlengen. Vervolgens wordt de begroting zo spoedig mogelijk ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. 3. Binnen zes (6) maanden na afloop van een boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vijf (5) maanden door de Algemene Ledenvergadering op grond van bijzondere omstandigheden, maakt het Bestuur de jaarrekening op, bestaande uit de balans per het einde van dat jaar, de winst- en verliesrekening over dat jaar en de toelichting op deze stukken, een en ander overeenkomstig de bepalingen van titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Te gelijkertijd maakt het Bestuur een jaarverslag op. Deze stukken worden ondertekend door de Bestuurders en de Commissarissen. Indien een handtekening ontbreekt, wordt daarvan onder opgave van reden melding gemaakt. 4. Uiterlijk vanaf de laatste dag van de termijn bedoeld in lid 3 ligt de opgemaakte jaarrekening met het jaarverslag en de krachtens de wet toe te voegen gegevens, ten kantore van de Coöperatie ter inzage voor de Leden, leder van hen kan kosteloos afschriften daarvan verkrijgen. 5. De Coöperatie verleent opdracht tot onderzoek van de jaarrekening aan een registeraccountant. Tot het verlenen van de opdracht is de Algemene Ledenvergadering bevoegd. Gaat deze daartoe niet over dan is de Raad van Commissarissen bevoegd of, zo deze in gebreke blijft, het Bestuur. De opdracht kan te allen tijde worden ingetrokken door de Algemene Ledenvergadering en door degene die haar heeft verleend; de door het Bestuur verleende opdracht kan bovendien door de Raad van Commissarissen worden ingetrokken. 6. De Algemene Ledenvergadering stelt de jaarrekening vast. De jaarrekening kan niet worden vastgesteld indien de Algemene Ledenvergadering geen kennis heeft kunnen nemen van de verklaring van de accountant omtrent de getrouwheid van de jaarrekening. 7. De Algemene Ledenvergadering kan bij afzonderlijk besluit na de vaststelling van de jaarrekening het Bestuur en de Raad van Commissarissen decharge verlenen voor het gevoerde beleid respectievelijk het gehouden toezicht. De decharge kan worden verleend ten aanzien van een of meer Bestuurders of Commissarissen afzonderlijk als ook aan het Bestuur en de gehele Raad van Commissarissen. S. Eventuele winst welke volgt uit de vastgestelde jaarrekening van de Coöperatie staat niet ter beschikking van de Algemene Ledenvergadering en wordt toegevoegd aan de algemene reserve van de Coöperatie en kan slechts worden aangewend in het kader van het door de Coöperatie uitgeoefende bedrijf tenzij de Algemene Ledenvergadering unaniem anders besluit en de Raad van Commissarissen dit besluit unaniem goedkeurt. 9. Het Bestuur stelt een meerjaren bedrijfsplan op en evalueert dit jaarlijks. Het meerjaren bedrijfsplan behoeft het voorafgaand advies van de Raad van Commissarissen en wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Het vorenstaande geldt mutatis mutandis voor wijzigingen van het meerjaren bedrijfsplan. Artikel is - Statutenwij2iging 1. Tot wijziging van deze statuten kan slechts worden besloten in een vergaderingvan de Algemene Ledenvergadering, indien:

Kenmerk: MT_|DI_NOT_7oS - 2 december 2010

Pagina ■ van ; j

Parkeerêervice

a. gedurende een periode van ten minste vijf (5) dagen voor de vergadering van de Algemene Ledenvergadering tot na afloop van de dag, waarop de vergadering wordt gehouden, een afschrift tot het voorstel tot wijziging van de statuten in welk afschrift de voorgedragen wijziging woordelijk moet zijn opgenomen ten kantore van de Coöperatie voor de Leden van de Coöperatie ter inzage is gelegd; b. ten minste veertien (14) dagen voor de Algemene Ledenvergadering de dag van de oproeping en de dag van de vergadering niet mee gerekend, het voorstel tot wijziging van de statuten ter kennis is gebracht van de leden; c. het besluit tot wijziging wordt genomen met een meerderheid van ten minste drie /vierde (3/4)van de geldig uitgebrachte stemmen, in een Algemene Ledenvergadering waarin ten minste drie/vierde {3/4) gedeelte van de Leden aanwezig of vertegenwoordigd is; d. in een vergadering, waarin het voorstel tot statutenwijziging aan de orde is gesteld, niet ten minste drie/vierde (3/4) van de Leden aanwezig of vertegenwoordigd is dan zal, met inachtneming van het hiervoor sub a, b en c bepaalde, een tweede vergadering worden bijeengeroepen, te houden uiterlijk dertig (30) dagen na de eerste die alsdan, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde Leden, met een meerderheid van drie/vierde (3/4} van de geldig uitgebrachte stemmen, een geldig zodanig besluit kan nemen; e. het voorstel tot statutenwijziging is goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. 2. De wijziging van de statuten treedt eerst in werking, nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van die akte is ieder Bestuurslid afzonderlijk bevoegd. 3. Het Bestuur is verplicht een authentiek afschrift van de akte van statutenwijziging en van de volledige tekst van de na de wijziging geldende statuten neer te leggen ten kantore van het handelsregister. Artikel 16 - Ontbinding 1. De Coöperatie wordt ontbonden: a. door een daartoe strekkend besluit van de Algemene Ledenvergadering genomen met een meerderheid van ten minste drie/vierde (3/4) van de geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin ten minste een drie/vierde (3/4) meerderheid van het aantal feden van de Coöperatie aanwezig dan wel vertegenwoordigd is, mits het voorste) tot ontbinding voorafgaand is goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. Is in een vergadering, waarin het voorstel tot ontbinding aan de orde is gesteld, niet ten minste drie/vierde (3/4) van de leden van de Coöperatie aanwezig of vertegenwoordigd dan zal een tweede vergadering worden bijeengeroepen, te houden uiterlijk dertig dagen na de eerste die alsdan, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, mits met een meerderheid van drie/vierde (3/4) van de geldig uitgebrachte stemmen, een geldig zodanig besluit kan nemen; b. door haar insolventie, nadat zij in staat van faillissement is verklaard of door opheffing van het faillissement wegens de toestand van de boedel; c. door de rechter in de gevallen in de wet bepaald; d. door het geheel ontbreken van leden, In het sub a bedoeide geval is het Bestuur met de vereffening van de boedel van de Coöperatie belast, onder toezicht van de Raad van Commissarissen. De Algemene Ledenvergadering is evenwel bevoegd om de vereffening op te dragen aan een daarvoor speciaal aan te wijzen derde, onverminderd het toezicht door de Raad van Commissarissen.

Kenmerk: MT_|Di_NOT_708 - 2 december 20:0

Pagina '2 var >j

ParkeerService

2.

De vereffenaars dragen hetgeen na voldoening van alle schulden van het vermogen van de Coöperatie overblijft over aan de leden, verdeeld op de wijze als aan hen met inachtneming van het bepaalde in artikel JO (het stemrecht) toekomt. 3. Gedurende zeven (7) jaren na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden van de Coöperatie berusten onder degene, die daartoe door de Algemene Ledenvergadering is aangewezen. Artikel 17 - Uitsluiting aan aansprakelijkheid Indien bij gerechtelijke of buitengerechtelijke vereffening van de boedel van de Coöperatie blijkt dat haar bezittingen ontoereikend zijn om aan haar verbintenissen te voldoen, zijn noch zij die bij haar ontbinding ieden waren, noch zij wiens lidmaatschap voordien is beëindigd, tegenover de vereffenaars voor een tekort aansprakelijk een en ander conform artikel 2:56 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek. Artikel 18 • Reglementen De Algemene Ledenvergadering is bevoegd reglementen vast te stellen, mits daarover voorafgaand advies is gevraagd aan de Raad van Commissarissen. Reglementen mogen niet in strijd zijn met de wet of de statuten van de Coöperatie. Artikel 19 - Geschillenregeling Indien tussen deleden van de Coöperatie een geschil ontstaat in het kader van of verbandhoudende met het lidmaatschap van de Coöperatie dan zal dit geschil worden beslecht op basis van de in het ledenreglement op te nemen geschillenregeling. Deze geschillenregeling zal eveneens van toepassing zijn op geschillen tussen de Coöperatie en/of een of meer van haar leden tenzij in een specifieke overeenkomst uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Artikel 20 - Slotbepaling In alle gevallen waarin zowel de wet, deze statuten of reglementen niet voorzien, alsmede in die gevallen waarin onderdelen van deze statuten verschillend worden geïnterpreteerd, beslist de Raad van Commissarissen.

J

Kenmerk: MT_|DI_NOT_7o8 - 2 december 2010

Pagina '3 van 13

feSl--

mm

ParkeerService

STREKT TEH VERVAHGIHG

2 0 1 0 - 427

Bijlage I horende bij de Opdracht aan Coöperatie ParkeerService U A

Opdrachtformulier

Pagina 1 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService De Opdracht van de gemeente Nieuwegein is als volgt vastgesteld: Datum ingang: 1-6-2011 Duur: 2 jaar Deze bijlage bevat vertrouwelijke bedrijfsinformatie van Coöperatie ParkeerService U.A.

Pagina 2 van 25 dd. 13-1-2011

ParikeerServïce i. Uitgifte en beheer van (parkeer)vergunningen Aantallen/ Frequenties: 4800 stuks Eigenschappen: • Belanghebbenden kunnen in Nieuwegein bij het ParkeerServicebureau (PSB) van de gemeente aanvraagformulieren verkrijgen voor het aanvragen van eert Parkeervergunning of abonnement. Naast de bovenstaande mogelijkheid dient Pa rkeerService de aanvragen voor een parkeervergunning en abonnement ook digitaal, via de website (zie product 32) mogelijk te maken. • Pa rkeerService beantwoord ook vragen van belanghebbenden over de vergunningen ontheffingverlening telefonisch, per mail en aan de balie van het P58 (zie product 9A) • Pa rkeerService beschikt over een softwareprogramma voor de administratie van o.m.: vergunningen en ontheffingen; • Gemeente Nieuwegein krijgt een inkijkfunctie op het vergunningensysteem van Pa rkeerService. • Wanneer op schriftelijk verzoek van Parkeerbedrijf Nieuwegein Pa rkeerService in aanvulling op de gebruikelijke communicatie met de klant gevraagd wordt een mailing te versturen zal Parkeerbedrijf Nieuwegein hiervoor de kostprijs plus 10% (risico en algemene reserve) vergoeden. • ParkeerService zorgt voor voldoende vergunningpapier en abonnementen en worden de kosten +10% vergoed door Parkeerbedrijf Nieuwegein. Dit vergunningpapier is, ter beperking van fraude, doorlopend genummerd en moet voldoen aan de volgende kopieerbeveiligingen: microtekst, watermerk, kleine reflecterende delen en reflecterende holografische folie. Het logo van de gemeente Nieuwegein wordt bij uitgifte (in kleur) op het vergunningpapier geprint. Bij de vergunning en ontheffing levert ParkeerService een insteekhoes en verwijst voor de bepalingen en voorwaarden voor het gebruik van de vergunning naar de website. De insteekhces heeft een plakkant waarmee de vergunning achter de voorruit kan worden geplakt; •

•

•

•

Op dit vergunningpapier worden de volgende gegevens weergegeven: geldigheid, type vergunning (op naam of zone) of ontheffing, parkeerzone en indien Parkeerbedrijf Nieuwegein dit wenst mogelijke uitwijkzones. ParkeerService zorgt voor een betrouwbare (juist, tijdig en volledig) administratie van de vergunningpapieren. Elke maand zorgt ParkeerService voor een sluitende Quasi-goederenbeweging en rapporteert hierover aan Parkeerbedrijf Nieuwegein. Indien er geen sluitende Quasi-goederenbeweging kan worden aangetoond verklaart ParkeerService de reden(en) hiervan en geeft aan hoe hij in de toekomst dit zal voorkomen (zie product 22); Zodra blijkt dat niet langer wordt voldaan aan de uitgiftecriteria van een vergunning wordt de vergunning geblokkeerd, wordt de parkeercontrale geïnformeerd en hoe wordt de houder hierover schriftelijk geïnformeerd. Wordt wel voldaan dan wordt de vergunning geprolongeerd. Houders van een vergunning ontvangen een nieuw exemplaar met een geldigheid voor het lopende kalenderjaar; Inning parkeergeld van vergunningen, naheffingen en abonnementen geschiedt via automatische incasso en/of verzending acceptgiro's. De bedragen worden direct bijgeschreven op een te openen derden rekening.

Processen 1. Beoordeling aanvragen Belanghebbenden kunnen ParkeerService via internet, schriftelijk, per mail of per fax benaderen voor het aanvragen, wijzigen, verlengen of intrekken van een vergunning. Een aanvraag wordt beoordeeld aan de hand van de Parkeerverordening en het Besluit Uitgifte Parkeervergunningen dat u hanteert. Voor elk type vergunning stelt ParkeerService een werkinstructie op. Hieraan zijn de relevante criteria voor de betreffende vergunning samengevat, zodat een consistentie beoordeling gewaarborgd is. Voorafgaand aan de jaarlijkse verlengingen raadpleegt ParkeerService opnieuw de GBA, om er zeker van te zijn dat de vergunninghouder nog steeds recht heeft op de vergunning.

Pagina 3 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerServïce

Voorwaarden

Voorwaarden voor deze service zijn koppeling met o f inlogmogelijkheid voor de GBA; koppeling mei het RDW; handhavingsapparatuur kan communiceren met systemen van ParkeerService; gedurende het aanvraag proces verloopt alle correspondentie en communicatie over vergunningen via ParkeerService; verstrekken van klantinformatie voor deze dienst is beschreven bij dienst 9A; tijdige vaststelling van de parkeerverordenïng met beleidsregels en tariefstelling; indien van toepassing recente POET (Parkeren Op Eigen Terrein) lijst; juiste aanwijzingen en mandaten.

Pagina 5 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

6. Het invorderen van naheffingsaanslagen Aantallen/ Frequenties Gooo Stuks Eigenschappen: • ParkeerService draagt zorg voor de invordering van de door de Handhaving van Nieuwegein uitgeschreven naheffingsaanslagen; ParkeerService verzorgt het volledige Debiteurenbeheer en voert ter zake een administratie waarmee de juistheid en volledigheid van opgelegde en ter invordering aangeboden naheffingsaanslagen en de ontvangen en afgedragen betalingen kan worden aangetoond. Bij aanvang van de Overeenkomst worden de op dat moment nog uit-/openstaande naheffingsaanslagen door de huidige organisatie ingevorderd; De naheffingsaanslagen worden met alle vereiste gegevens vastgelegd in een geautomatiseerd bestand; ParkeerService verzorgt zo nodig terugstorting van gelden ais gevolg van vermindering na bezwaar en/of beroep; Aan Parkeerbedrijf Nieuwegein komt toe het bedrag van de naheffingsaanslag (het minimale uurtarief, verhoogd met de wettelijke kosten}; Aan ParkeerService komt toe het wettelijke toegestane opslagbedrag voor een aanmaning evenals het wettelijk toegestane opslagbedrag voor kosten van dwanginvordering; De kosten en risico's van aanmaning en dwanginvordering zijn voor rekening van ParkeerService; Periodiek factureert ParkeerService het bedrag per naheffingsaanslag zoals genoemd bij vergoedingen aan gemeente Nieuwegein, dit betreft de vergoeding voor de dienstverlening en staat los van de wettelijke vergoedingen •

• •

ParkeerService maakt in zijn correspondentie (zoals de te verzenden duplicaat naheffingsaanslagen) duidelijk dat hij werkt in opdracht van de gemeente Nieuwegein. Hij past hierbij het beeldmerk van Parkeerbedrijf Nieuwegein toe. Het is toegestaan dit bij het printen toe te voegen (in zwart/wit). Dit wordt nog nader te onderzocht door ParkeerService; ParkeerService informeert belastingschuldigen die vragen hebben over de betaling van de naheffingsaanslag (zie dienst 9A) ParkeerService behandelt en beantwoordt alle correspondentie betreffende de invordering van de naheffingsaanslagen met uitzondering van de bezwaarschriften (zie dienst 11).

Buitenlandse kentekens Parkeerbedrijf Nieuwegein wil geïnformeerd worden over de mogelijkheden om naheffingsaanslagen opgelegd aan houders van buitenlandse kentekens in te vorderen. Hiertoe wordt ParkeerService verzocht een voorstel te doen waarin hij de te volgen procedure beschrijft. Hierin moet onder meer tot uiting komen hoe het invorderingsproces verloopt, wat de rol is van Parkeerbedrijf Nieuwegein hierbij, welke de kosten zijn, welke de verwachte invorderings res uitaten in procenten zijn en wat het Parkeerbedrijf Nieuwegein per geïnde naheffing ontvangt (nog nader te bepalen). De meest voorkomende buitenlandse kentekens in Nieuwegein zijn Belgische, Poolse en Duitse. Een voorstel voor het invorderen van buitenlandse kentekens volgt voor 31-12-2011.

Pagina 6 van 25 dd. 13-1-201:

^JHap jgp"

PaTkeerServtce

Processen i . Heffingen inning Voor het innen van parkeerbelastingen, werkt ParkeerService samen met een gespecialiseerd bedrijf. Dit bedrijf voert voor een groot aantal gemeenten en waterschappen vergelijkbare diensten uit. Bij dit proces horen een groot aantal specifieke administratieve werkzaamheden: • Registratie van digitaal kenteken bestand; • Opvragen tenaamstelling van Nederlandse kentekens bij de RDW; • Versturen van duplicaatnaheffingsaanslagen, aanmaningen en dwangbevelen; • Betekenen en ten uitvoer leggen van hernieuwde bevelen tot betaling door belastingdeurwaarders; •

Administratieve invorderings- en lokethandelingen, zoals contacten met debiteuren, curatoren en bewindvoerders, adreswijzigingen bij verhuizing, treffen betalingsregelingen, beheren loonvorderingen en het beheren, bewaken en uitwinnen van executoriale beslagen;

•

Voor dtiplicaatnaheffingsaanslagen, aanmaningen en dwangbevelen wordt gebruik gemaakt van briefpapier van het gespecialiseerde bedrijf.

2. Betalingsverwerking De parkeerbelasting wordt voldaan op een derden geldenrekening. Betalingen worden dagelijks verwerkt. Eens per maand worden alle ontvangen betalingen op uw rekening gestort. Heefteen belastingschuldige rechtop restitutie naar aanleiding van een bezwaar of beroep, dan wordt de naheffingsaanslag teruggestort. Informatie Via de maandelijkse rapportage wordt u managementinformatie verstrekt. Zo krijgt u inzicht in het aantal dossiers en de status, aantallen in percentages en in bedragen, de percentages betaalde en oninbare vorderingen en de monitoring in tijd. Service leve Is • 1 keer per week wordt het digitale kenteken bestand aangeleverd bij de RDW • Binnen 12 uur na aanlevering levert het RDW de resultaten • Binnen 1 werkweek na ontvangst van de kentekens worden de duplicaten verzonden • • • •

•

Uiterlijk 4 werkweken na het verstrijken van de dagtekening van de duplicaataanslagen worden de aanmaningen verzonden (inclusief verhoging) Binnen 4 werkweken na het verstrijken van de betaaltermijn van de aanmaningen worden de dwangbevelen verzonden 4 werkweken na verzending van de dwangbevelen start de tenuitvoerlegging van de niet betaalde dwangbevelen 95 procent van de Nederlandse naheffingsaanslagen wordt succesvol geincasseerd binnen 2 jaar. Nieuwegein wenst een servicelevel van 95% succesvol geincasseerd binnen 6 maanden. ParkeerService committeert zich aan de afspraak dit servicelevel voor 31-12-2011 met Cannock Chase contractueel te hebben vastgelegd. Naheffingen voor buitenlandse kentekens worden om niet aan de dienstverlener ter beschikking gesteld. Nieuwegein wenst wel de gelncasseerde gelden te ontvangen en een vergoeding per buitenlandse naheffing te betalen. ParkeerService committeert zich aan de afspraak dit voor 31-12-2011 met Cannock Chase contractueel te hebben vastgelegd.

Voorwaarden O m deze service te kunnen leveren • moeten alle benodigde aanwijzingen en mandaten aanwezig zijn. » wordt er een digitaal ken te ken bes tand in SEQof NHF-formaat aangeleverd . • zijn de naheffingsaanslagen parkeerbelasting die aangeleverd worden niet ouder dan 14 dagen en voorzien van een valide kenteken, exclusief de seponeringen en toegekende bezwaarschriften.

Pagina 7 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

9A. Klantinformatie Aantallen/ F requenties 2,983 uren (waarvan 2214 F ront-Office) Eigenschappen: Vanaf 1 juni 2011 tot aan het overnemen van de front-Office door het KCC van de gemeente Nieuwegein, voor de duur van maximaal 1 jaar, zullen zowel front-Office als BackOffice taken worden uitgevoerd door ParkeerService. Daarna zullen alleen de BackOffice taken resteren. Front-office De front-Office medewerker is bij ParkeerService geen standaarddienst. In het overzicht 'vergoedingen' is deze medewerker voor 43,5 uur per week opgenomen. Producten: • Uitgeven tijdelijke werkparkeervergunningen v o o n dag o f meerdere dagen/weken ■ »

Uitgeven bezoekerspassen t.b.v. bezoek van bewoners (korting op parkeergeld) Uitreiken brochure (incl. plattegrond en tarieven)

Diensten: • Informatie verstrekken over parkeren inclusief parkeercontrole en parkeergarage (zowel telefonisch als aan de balie) • Intake bijzondere / speciale verzoeken • Intake klachten (parkeerbeheer inclusief parkeercontrole) en zo nodig doorverwijzen o f rechtstreeks benaderen backoffice/parkeercontrole/-beheer/-management) BackOffice Producten: • Uitgeven parkeervergunningen voor i jaar inclusief wijzigingen • •

Aanmaken waarde- en uithjkaarten parkeergarage Parkeervergunningen verzenden

Algemeen: • Verstrekte informatie klanten controleren • F actureren « Brieven ter informatie aan het klantenbestand o f een deel daarvan opstellen en versturen

ParkeerService draagt zorg voor bemensing van het PSB gedurende de openingstijden. Hierbij zal sprake zijn van een structurele bezetting van i persoon. De F rontoffice (baliefunctie) inclusief" telefonische bereikbaarheid zorgt voor de invulling van de F rontoffice. Openingstijden balie Ma t / m do 08.30 - 16.30 uur Vr 0 8 . 3 0 - 2 0 . 0 0 uur ParkeerService zal gebruikmaken van de de huidige locatie aan de Borgstede inclusief aanwezig meubilair, zoals beschikbaar gesteld door Park eerbed rijf Nieuwegein. ParkeerService draagt zorg voor de PC's en toebehoren.

Pagina 8 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

Processen Belanghebbenden kunnen ParkeerService benaderen met al hun vragen over beheer, beleid, advies en handhaving. Dat kan via de website, schriftelijk, per mail, telefonisch of per fax. De medewerkers van de BackOffice handelen de binnen gekomen vragen af. We streven ernaar klanten zoveel mogelijk direct antwoord te geven. Waar nodig, verwijzen wij klanten door. Om een consistente kwaliteit te waarborgen, hanteren we werkbeschrijvingen voor de communicatie met uw klanten. ParkeerService berekent de capaciteit van de backoffice die de communicatie voor u vereist. Daar hebben we een aantal heldere vuistregels voor. Dit zijn: • De uitgifte van vergunningen (zoals jaarvergunningen, jaarontheffingen, bezoekersjaar- of dagvergunningen} brengt communicatie met zich mee. Uitgangspunt; per 1000 vergunningen i uur backoffice per week; • Voor Gehandicaptenparkeerkaarten is het uitgangspunt per 100 aanvragen 0,5 uur backoffice per week; • Communicatie over naheffingsaanslagen worden aan de balie afgehandeld. Hier valt onder, alle communicatie tot het moment waarop de geverbaliseerde formeel bezwaar maakt. Hiervoor wordt nauw samengewerkt met de afdeling Stadstoezicht van Nieuwegein.

Informatie en communicatie Nieuwegein ontvangt een maandelijkse rapportage over de uitgevoerde back- en frontoffice werkzaamheden. De details over aantallen, omzetten en dergelijke worden via de betreffende diensten rapportages verstrekt. Service! e vels ParkeerService garandeert het volgende Service levels: • Bereikbaar backoffice van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 16.00 uur. • Binnen een werkdag reactie op vragen die tijdens kantooruren binnenkomen. » Voor de werving en selectie van de frontoffice-medewerker(s} wordt in overleg met Nieuwegein een profiel opgesteld-

Pagina 9 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

11. Het afhandelen van bezwaarschriften betreffende naheffingsaanslagen parkeerbelasting Aantallen/ F requenties 800 Stuks Eigenschappen: • Bezwaarschriften inzake parkeerbelasting worden door ParkeerService namens Parkeerbedrijf Nieuwegein afgehandeld. De behandeling geschiedt Overeenkomstig alle van toepassing zijnde wettelijke eisen; • ParkeerService draagt zorg voor een scheiding van verantwoordelijkheden waarbij vastgelegd en geborgd is dat medewerkers die betrokken zijn bij de afhandeling van Bezwaarschriften en beroepschriften niet direct betrokken zijn bij de handhaving; • Bij aanvang van de Overeenkomst worden de nog binnenkomende bezwaar- en beroepschriften op naheffingen die reeds uitgeschreven zijn nog door de huidige organisatie afgehandeld; • Parkeerbedrijf Nieuwegein bepaalt het beleid inzake de bezwaarafhandeling en voert hierover regelmatig overleg met ParkeerService. Ook de wijze van afhandeling en de vormgeving van het besluit wordt bepaald door Parkeerbedrijf Nieuwegein. Hierover worden heldere afspraken vastgelegd; • Alle Bezwaarschriften, ook buitenlandse, worden (conform wettelijk voorschrift) in het Nederlands beantwoord; • Van elk Bezwaarschrift dient een dossier aangelegd te worden, dat gedurende de looptijd van het contract door ParkeerService wordt bewaard en na afloop van het contract aan Parkeerbedrijf Nieuwegein wordt overgedragen; • De behandelaar bepaalt of het Bezwaarschrift ontvankelijk is en of er advies ingewonnen dient te worden bij de Parkeercontroleur die de betreffende naheffing heeft uitgeschreven; • De betrokken juristen van de gemeente Nieuwegein zullen voorafgaand aan de start van het afhandelen van bezwaarschriften door ParkeerService, worden geïnformeerd over wijze waarop ParkeerService te werk gaat; • De eerste 100 Bezwaarschriften worden na verzending aan de betrokkene aan Parkeerbedrijf Nieuwegein en juristen van de gemeente Nieuwegein ter bespreking, illustratie en controle voorgelegd; • De uitspraak wordt namens Parkeerbedrijf Nieuwegein door ParkeerService ondertekend. Parkeerbedrijf Nieuwegein zal hiertoe de nodige regelingen treffen (aanwijzing en mandatering). Parkeerbedrijf Nieuwegein heeft te allen tijde de mogelijkheid de mandatering in te trekken. •

Parkeerbedrijf Nieuwegein zorgt vooreen machtiging waarmee ParkeerService Parkeerbedrijf Nieuwegein kan vertegenwoordigen. ParkeerService informeert Parkeerbedrijf Nieuwegein vooraf over beroepzaken en overlegt eventueel met Parkeerbedrijf Nieuwegein inzake bijzondere gevallen.

•

Van elk beroeps schrift dient een dossier aangelegd te worden, dat gedurende de looptijd van het contract door ParkeerService wordt bewaard en na afioop van het contract aan Parkeerbedrijf Nieuwegein wordt overgedragen.

Processen Het afhandelen van bezwaarschriften betreffende naheffingsaanslagen parkeerbelasting verloopt volgens een vaste procedure. 1. Registratie ontvangst bezwaarschriften ParkeerService registreert de ontvangst van een bezwaarschrift. De indiener van het bezwaarschrift ontvangt bovendien een ontvangstbevestiging. ■ Is een bezwaarschrift niet compleet, dan vraagt ParkeerService de indiener om binnen vier weken de ontbrekende stukken toe te sturen. ■ Is een bezwaarschrift buiten de bezwaartermijn ingediend, dan vraagt ParkeerService de indiener om een verklaring hiervoor (tenzij het bezwaarschrift hier al een goede verklaring voorgeeft).

Pagina 10 van 25 dd. 13-1-2011

"0É1

ParkeerService

2. Advisering door parkeercontroleur Als de situatie rond de geconstateerde overtreding niet helder is, dan vraagt ParkeerService toelichting aan de parkeercontroleur die de naheffing heeft opgelegd. 3. Beslissing op bezwaarschrift Een bezwaarschrift kan via het internet, schriftelijk, per mail of per fax bij ParkeerService binnenkomen. ParkeerService beoordeelt het bezwaarschrift conform de Awb, Awr en andere regelgeving die van toepassing is. De indiener van het bezwaarschrift wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de onderbouwde beslissing. Verklaart ParkeerService het bezwaarschrift gegrond, dan wordt de oorspronkelijke naheffingsaanslag verminderd. Bij elke beslissing wordt duidelijk vermeld hoe de ontvanger beroep kan aantekenen. Informatie en communicatie De stukken van het bezwaarschrift, de ontvangstbevestiging en de uitspraak legt ParkeerService vast in een digitaal archief. Voor de communicatie wordt gebruik gemaakt van briefpapier van ParkeerService. Via de maandelijkse rapportage wordt u managementinformatie verstrekt. Zo krijgt u inzicht in het aantal dossiers en de status, aantallen in percentages en in bedragen, de percentages betaalde en oninbare vorderingen en de monitoring in tijd.

Service leve Is ParkeerService garandeert het volgende Servtcelevel: ■ Ontvangstbevestiging binnen 3 werkdagen; ■ 95 procent van de uitspraken binnen 30 weken; ■ WOB-afhandeling binnen de wettelijke termijn; ■ Alle uitspraken binnen de wettelijke termijn. Voorwaarden O m deze service te kunnen leveren, moet ParkeerService beschikken over ■ de juiste aanwijzingen en mandaten ■ uw verordening parkeerbelasting ■ uw Besluit Betaald Parkeren » Publicaties van de besluiten ■ Uw contactpersoon WOB-verzoeken

Pagina 11 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

i8.Beheer op locatie Aantallen/ Frequenties AVHIab'ét

'UaanriBq i

BTSH -23ÖL nm r\im

i-

... .

FOBStdaneil

Feestdag-uren _

_

mnalaq 1 'S

WaDiHtfaq 1

...

\&

_ __

«Ww

□onefold BQ 1

ü.

1 15

Z s l W a q F zöncfaq i 15

H

~~j,^:§Jj>Mm B S 3 B H H ^ ; * w f c ^ ^

_

| Totaal tiet week ÏTotaal pËtiaar Uren 100« BO 4680 Tol aal ie minus feestdagen Uien 150M 4 203 0* j 3 SMSSSM * * ■

Eigenschappen: • ParkeerService zorgt voor de bezetting volgens bovenstaand rooster. De parkeerbeheerders gaan werkzaamheden uitvoeren volgens een nader overeen te komen activiteiten rooster; • Beheerders zijn in staat om zowel op piektijden als ook daarbuiten in direct contact te kunnen treden met de klant en ook in staat zijn de aanwezige parkeerapparatuur, CCTV, intercom en het parkeermanagementsysteem te bedienen; • Beheerders kunnen de ie lijns storingen aan de parkeerapparatuur verhelpen in alle te beheren parkeergarages. Beheerders dienen in staat te zijn om alle andere aanwezige en voor het gebruik van de parkeergarage noodzakelijke installaties en apparatuur te bedienen.; • 8ij calamiteiten (ziektes e.d.) dient er te allen tijden direct vervanging inzetbaar te zijn; • De uitrusting van de centrale bedienpost en loges, zoals computers, werkplekken, koffiezetapparaat e.d. het parkeermanagementsysteem en parkeerapparatuur worden door Parkeer bed rij f Nieuwegein geleverd evenals de aansluitpunten van water en electra; • ParkeerService verzorgt depromotie en informatieverstrekking met betrekking tot de parkeergarages op de website van ParkeerService. 8orden(met naam stalling en openingstijden) op de stallingen worden separaat in rekening gebracht. Het Par keerbed rijf Nieuwegein behoudt daarnaast de mogelijkheid om op of in de parkeergarages extra promotie te maken voor evenementen e.d; • Het opstellen van gebruiksvoorwaarden met betrekking tot huisregels, klachtenafhandeling, schades e.d.; ParkeerService is zich bewust van het veiligheidsaspect met betrekking tot mens en beheerder en zorgt voor de juiste instructies voor parkeerbeheerders en bezoekers. Deze instructies worden in samenspraak met Nieuwegein opgesteld, ParkeerService is er verantwoordelijk voor dat alle door of namens haar ingezette parkeerbeheerders op de hoogte zijn van deze instructies en ze conform uitvoeren. Tevens zorgt ParkeerService in overleg met Parkeerbedrijf Nieuwegein voor een test en/of calamiteiten oefening die minimaal eenmaal per jaar zal plaatsvinden. De uitkomsten van deze oefening worden gerapporteerd in het jaarrapport inclusief de eventueel noodzakelijk geachte en/of doorgevoerde aanpassingen en verbeteringen. In principe zal het beheer plaatsvinden vanuit de Centrale Bedienpost in P4,5 en zonodig ook vanuit een loge in een andere parkeergarage. Dit laatste is afhankelijk van de piekmomenten en het al dan niet open zijn van P4,5. ParkeerService zorgt voor 24-uurs beheer, controle en klanteninformatie op afstand mogelijk is {zie hiervoor dienstig 'Beheer op afstand').

Pagina 12 van 25 dd. 13-1-2011

15 '.■.■.3

ParkeerService

Processen i. Activiteiten roosters Samen met u stellen we een activiteiten rooster op. In dit rooster worden de volgende activiteiten gepland: a Open en sluiten van de parkeergarages; a Bedienen parkeerapparatuur; • Bedienen installaties (inclusief intercom, CCTV, verlichting e t c ) ; • Schoonhouden van de parkeergarages, afvalbakken, loge en openbare ruimte; • Het verzorgen van communicatie m.b.t. alle voor het gebruik van de parkeergarages relevante informatie; " Het verstrekken van abonnementen via het PSB; • Het uitvoeren van klein dagelijks onderhoud, waaronder het herstellen en bijwerken van beschadigd schilderwerk; • Begeleiden van de geldgaring uit de betaalautomaten. Naast de geplande werkzaamheden worden ook de volgende incidentele taken uitgevoerd: • •

Uitvoeren ie lijns storingen parkeerapparatuur; Melden van storingen aan de installaties en apparatuur aan de leveranciers op basis van door Parkeerbedrijf Nieuwegein afgesloten service- en onderhoudsovereenkomsten, danwei door Parkeerbedrijf Nieuwegein zelf uit te (laten) voeren reparaties (zie hiervoor dienst 25A 'Contractmanagement'};

• •

Het te woord staan en helpen van bezoekers en klanten; Het oplossen van problemen, dat wil zeggen: Aansprakelijk stellen, oplossen en afhandelen van schades veroorzaakt door derden en het bekwaam afhandelen van klachten, storingen en calamiteiten.

Periodiek evalueren de gemeente en ParkeerService dit rooster. In de managementrapportage informeren ParkeerService u over de voortgang. De teamleider is uw aanspreekpunt. 2. Persoonlijke controle Tijdens de dienstrondes die de garagebeheerders maken, controleren zij of alles naar behoren werkt. Apparatuur wordt gecheckt, vervuiling wordt opgeruimd en het toegangssysteem geïnspecteerd en waar nodig gecorrigeerd. De beheerders zijn voor uw parkeerder 'zichtbaar' aanwezig. Bezoekers kunnen bij de beheerders terecht met praktische vragen of problemen. 3. Systemen en technische installaties ParkeerService beheert en onderhoudt parkeersystemen en technische installaties in parkeergarages. Het kan gaan om preventief en correctief onderhoud. Waar nodig sturen wij leveranciers aan (zie hiervoor contractmanagement). Mochten uw parkeersystemen nog onder fabrieksgarantie vallen, dan maakt ParkeerService hierover concrete afspraken met uw leverancier. O p deze manier blijven uw garanties van kracht als ParkeerService zorg draagt voor de eerstelijns support. 4. Schoonmaak ParkeerService zorgt voor een representatieve, schone parkeergarage volgens het afgestemde activiteiten rooster. 5.Intercomdiensten Medewerkers in de garage beantwoorden, tijdens de bezettingstijden in het bovenstaande rooster, de intercom vanuit de loge in City Plaza. Bij geen gehoor en buiten werktijden schakelen de intercomoproepen door naar de Meldkamer van ParkeerService in Amersfoort. 6. Abonnementenbeheer en speciaal verhuur Indien u kiest voor onze dienst 'abonnementbeheer' kunnen wij u volledig ontzorgen op het gebied van abonnementen en speciaal verhuur.

Pagina 13 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

Competenties Zowel teamleiders als garagebeheerders van ParkeerService beschikken over de vereiste competenties. Zo hebben zij standaard een verklaring van goed gedrag, een opleiding EHBO/BHV en een certificaat Automatische Externe Defibrillator (AËD). Zij hebben brede kennis van parkeerapparatuur, en diepgaande kennis van de apparatuur in uw garage. Verder communiceren zij in het Nederlands en hebben zij een representatief voorkomen. U en de parkeerders herkennen hen aan de schone bedrijfskleding van ParkeerService. De garage beheerders hebben een opleiding op mbo /vmbo+ niveau. De teamleiders op mbo (+)-niveau. Zowel de beheerders als de teamleiders zijn getraind in de verschillende onderdelen van hun functie. Van omgaan met agressie tot projectmatig werken. Voorwaarden Om deze service te kunnen verlenen, is het een voorwaarde dat ParkeerService beschikt over ■ parkeersystemen die niet verouderd zijn ■ toegang tot uw parkeersystemen ■ een parkeergarage die kan voidoen aan de ESPA-rtormen ■ een werkplek voor beheerders ■ dataverbindingen met de backoffice en de meldkamer ■ schoonmaak- en onderhoudsmaterialen in overleg Informatie en communicatie U ontvangt maandelijks een managementrapportage. Hierin wordt u geïnformeerd over financiën, storingen en

overige relevante zaken.

Pagina 14 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

19. Beheer op afstand Aantallen / frequenties ï beeldscherm ï garage met intercom verbinding Eigenschappen De intercomafhandeling dient om assistentie te verlenen aan parkeerders ter plaatse, zowel tijdens als na de openingsuren. Overdag zal dit hoofdzakelijk achtervang zijn. Buiten werktijden worden alle gesprekken doorgezet naar de meldkamer. Alle intercom gesprekken worden vastgelegd in een online logboek. Processen 1. De meldkamer Voor het beheer op afstand heeft ParkeerService een meldkamer ingericht. Deze is 365 dagen per jaar, 24 uur per dag bereikbaar. De meldkamer kan parkeergarages, dynamische toegangssystemen, fietsenstallingen en overige parkeerapparatuur beheren. De medewerkers van de meldkamer hebben veel kennis op het gebied van parkeersystemen, beveiligingsinstallaties, verlichtingsinstallaties en de procedures rond het beheer van parkeeraccommodaties. Voor de functieprofielen van deze medewerkers wordt verwezen naar het personeefshandboek van ParkeerService. 2. Systemen Via elke intercompost kunnen parkeerders met centralisten van ParkeerService communiceren. De meldkamer beschikt over een hoogwaardige eigen glasvezelaansluiting. 3. De melding Een bezoeker van een parkeeraccommodatie kan contact leggen met de meldkamer door gebruik te maken van het intercom systeem óf door een storingsnummer te bellen. Dit nummer wordt duidelijk zichtbaar aangebracht op onder meer de apparatuur. 4. De afhandeling Binnen enkele seconden nadat een bezoeker de meldkamer benadert, wordt deze oproep beantwoord. De meldkamer handelt elke intercom- o f storingsoproep vervolgens af aan de hand van een protocol. Hiermee waarborgen we een zorgvuldige afhandeling. In overleg met Nieuwegein worden locatiespecifieke elementen aan het protocol toegevoegd. Eenvoudige problemen probeert ParkeerService meteen op te lossen. Is de situatie spoedeisend of is de veiligheid o f gezondheid van bezoekers in het geding, dan neemt ParkeerService contact op met hulpdiensten. In geval van technische storingen schakelen we een door u aangegeven persoon o f instantie in. 5. De registratie Elke melding legt de meldkamer vast in een logsysteem, inclusief datum, tijd, naam, kenteken, meldingsreden en vervolgacties. Aan de hand van dit logsysteem krijgt u inzicht in de aard van de meldingen en de kwaliteit van de afhandeling. Deze informatie wordt in een periodieke managementrapportage aan u verstrekt. Voorwaarden O m beheer op afstand mogelijk te maken zijn technische voorzieningen op uw locatie nodig. Denk hierbij aan internetverbindingen, camera- en intercomsystemen, computers, eet. Mocht u niet over deze faciliteiten beschikken, dan kan realisatie in de vorm van projecten plaatsvinden.

Pagina 15 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

20. Abonnementenbeheer Aantallen / frequenties 115 garageabonnementen Eigenschappen ParkeerService verzorgt het beheer van abonnementen. Hieronder wordt verstaan het verstrekken en beëindigen van abonnementen, inclusief de facturatie. Omdat abonnementen zijn gekoppeld aan de automatisering van parkeersystemen wordt dit niet ook nog onder gebracht in een vergunningensysteem. Dit zou onnodige extra kosten met zich meebrengen. In uw Programma van Eisen hoofdstuk 10 zijn zowel de vergunningen als de abonnementen in één beschrijving gevat. Voor de vergunningen is deze tekst dan ook gehanteerd (zie dienst 1.). Voor de abonnementen stellen wij onderstaande werkafspraken voor. Processen Op locatie o f op afstand Parkeerders kunnen een abonnement snel en eenvoudig aanvragen via de website van Parkeerservice. De uitgifte, verzending, betaling en administratie kan zowel op locatie als op afstand verzorgd worden (indien technisch mogelijk). Voor de uitgiftecriteria hanteert ParkeerService de criteria die gekoppeld zijn aan de uitgiftecriteria van de vergunningen. U ontvangt maandelijks een financiële rapportage met daarin informatie over het aantal verkochte producten, omzetten totaal, per productgroep en per accommodatie en een weergave van de omzetontwikkeling. Servicelevels Bij uitgifte op locatie ontvangt uw klant het abonnement binnen 4 werkdagen. Bij uitgifte op afstand geldt een termijn van 3 werkdagen. Voorwaarden Om abonnementen op afstand te kunnen verstrekken, dienen we op afstand toegang tot de parkeersystemen te hebben.

Pagina 16 van 25 dd. 13-1-2011

ffS

ParkeerService

3&e

22. Het verzorgen van periodieke managementrapportages Aantal en / frequenties -PBC onderdeel Aanvragen, verlengen, wijzigen en invorderen van vergunningen i BackOffice 6 Imordenng Naheffingsaanslagen

9A Klantinformatie 11 Alhandelmg bezwaarschriften naheffingsaanslagen IB Beheer op locatie 19 Beheer <jp afstand 30 Hel verlenen (en inhouden) van abonnementen 23 Technisch beheer slraatparkeeranparaluur

Aa rilat rapporten

12 13

_.J2 .2 12 12 12 .3

Het verwerken van de belalingen in de betaalautomaten de

3G parkeerautomaten en de parkeermeters 32 Website Park eerservice nl

12 12

Eigenschappen Er is sprake van twee rapportagefrequenties: per jaar en per maand. De rapportages zullen te allen tijde de juiste gegevens bevatten. Controle vindt plaats via de jaarlijkse accountantscontrole waarvoor ParkeerService zorgt. Deze accountantscontrole wordt op basis van nacalculatie met Nieuwegein verrekend. In de maand rapportage wordt de gevraagde informatie geleverd over de betreffende maand. De ma and rap portage wordt schriftelijk en in digitale vorm beschikbaar gesteld. In digitale vorm kan zijn per e-mail in de vorm van een gangbaar formaat zoals MS Office of via een website. Maandcijfers zijn uiterlijk beschikbaar op de loe van elke volgende maand. De met de maandcijfers geleverde bestanden bevatten ook de gegevens over de voorafgaande maanden van het betreffende jaar (voor zover beschikbaar). Zodoende wordt een database met gegevens over het gehele jaar opgebouwd. De jaarrapportage betreft een kalenderjaar en is gelijk aan de rapportage over de laatste maand van het jaar. Het onderscheid is dat de in de jaarrapportage getoonde cijfers zoals blijkt uit een accountantsverklaring zijn getoetst op juistheid en volledigheid. De jaarrapportage kan daarom kleine verschillen vertonen met de maand rapportage van december. Deze verschillen worden door ParkeerService verklaard. Deze jaarrapportage wordt aangevuld met een overzicht/samenvatting van de geleverde maandelijkse rapportages voorzien van conclusies en aanbevelingen over de uitvoering van de opdracht en het gebruik van de parkeervoorzieningen. Processen ParkeerService legt verantwoording over af de geleverde diensten aan de gemeente als opdrachtgever. Daarnaast evert Parkeerservice periodieke managementrapportages aan. n deze rapportage informeren wij u over diverse financiële en niet financiële prestatie-indicatoren. Vermelding van de bijzonderheden en calamiteiten in de rapportageperiode; Kengetallen; Beïnvloedbare prestaties t.o.v. de norm; Analyse van de afwijkingen t.o.v. de norm; Verwachting en sturingen voor de volgende maanden; Balans en Winst-en verliesrekening; Analyse ten opzichte van de begroting. De inhoud van de rapportage wordt uiteraard afgestemd op het afgenomen dienstenpakket. Service levels Afwijkingen tussen jaarrapportage en maandrapportages mogen ten hoogste 3 % bedragen. ParkeerService laat de verantwoording aan haar leden na afloop van het jaar door een accountant controleren en levert haar leden hierover een accountantsverklaring aan.

Pagina 17 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService Deze accountantsverklaringen heeft betrekking op de betrouwbaarheid van de rapportage. Daarnaast kan er indien gewenst tevens een toetsing op rechtmatigheid van de ParkeerService verrichte diensten door de accountant plaats vinden. De kosten van de accountantsverklaring worden aan de leden doorbelast. Indien ParkeerService voor de gemeente diensten uitvoert waarbij facturatie aan klanten plaats vindt met achteraf betalen, zal ParkeerService ook het debiteurenbeheer uitvoeren conform het hiervoor door ParkeerService vastgestelde protocol. ParkeerService hanteert voor het objecten be he er een online storingsregistratie. Voor ieder lid worden haar objecten in deze database vastgelegd. De betreffende storingen worden in dit systeem vastgelegd teneinde een goede rapportage te kunnen opstellen. Zowel de technici, ParkeerService als het lid zelf kunnen storingen in dit systeem melden en monitoren. De gebruikskosten van dit systeem worden via de rapportagekosten aan de leden doorbelast.

Pagina 18 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService 23. Technisch beheer straatparkeerapparatuur Aantallen / F requenties AVB Ubel

.Baandag i

07*11 -am

tm

DJnsdsq 1

-mm

1^

Fentdaqtn

"tess^r« 3 S

^Dpnderctaq ii

Woensdag IJ

_._!S__ «iV".'

.

' $

'Vrijdag ii !êi

£pndgg

faierdaq 1

! ■

IS

15

»:■■■'■

■■■■■■',

■:■:

-^mw^ï s^mjw-vjwsa^wv. » » S ? ? a ïi<mms'b

i>m

Apparaat beheer iMaandag

4

JDIradaq

.Woensdag

ï i — . - - . - i - . ."

Donderdag 3^

Vrijdag

.ai.

galeitfae

a_

'Zondag .

_4..ü~

L

iFeeErdagen

ITntaalpBi.iwékiTolaat per l a a i ! JUrtmlKl* \7 8S4. lUren I50« dl O1 !

Önwg

Oi

O'

171

Eigenschappen ParkeerService draagt zorg voor het beheer van de parkeerapparatuur en neemt daartoe met betrekking tot de uitvoering van onderhoudscontracten de plaats in van Parkeer be drijf Nieuwegein. Het betreft de volgende installaties: Parkeerticketautomaten; De apparatuur is eigendom van de gemeente Nieuwegein. Deze heeft voor de installaties een onderhoudsovereen komst afgesloten met de leverancier. Deze overeenkomsten dekken in het algemeen z e lijns preventief en correctief onderhoud. Het iste lijns preventief en correctief onderhoud wordt verzorgd door ParkeerService. ParkeerService en Nieuwegein overleggen per contract of dit in stand kan blijven, aangepast moet worden of kan vervallen. Parkeerbedrijf Nieuwegein zal de apparatuurleveranciers in kennis stellen van het feit dat ParkeerService aanspreekpunt wordt voor onderhoud en storingsmelding. ParkeerService stuurt uit naam van Parkeerbedrijf Nieuwegein de leveranciers aan betreffende de door deze contractueel uit te voeren werkzaamheden en {eventueel daarbuiten vallende) werkzaamheden die tot doel hebben de apparatuur in goede en bedrijfszekere conditie te houden. ParkeerService verricht daarmee uitgaven namens Parkeerbedrijf Nieuwegein. Daartoe stelt Parkeerbedrijf Nieuwegein per kwartaal bij vooruitbetaling een vastgesteld budget beschikbaar. Het voorschot wordt beschikbaar gesteld op grond van een door ParkeerService in te dienen rekening met het vastgestelde bedrag. De hoogte van het bedrag betreft de gemiddelde kwartaal kosten voor kleine onderhoudswerkzaamheden over het voorgaande jaar. De verrekening van het daadwerkelijke saldo vindt ieder kwartaal plaats op basis van de door ParkeerService opgestelde nacalculatie aangevuld met betreffende betaalbaar gestelde facturen. Er vindt daarom verrekening plaats met het positieve o f negatieve saldo. »

» •

•

•

ParkeerService voert preventief onderhoudswerkzaamheden uit volgens voorschrift van de leverancier. ParkeerService voert ïste lijn correctieve werkzaamheden (storingsherstel) uit volgens voorschrift van de leverancier. ParkeerService zorgt voor voldoende voorraad reserveonderdelen. Onder voldoende wordt verstaan, dat bij reparatie van defecten geen tijd verloren gaat aan levertijden. ParkeerService zorgt voor de aanwezigheid van voldoende parkeertickets in de apparatuur. Onder voldoende wordt verstaan dat de parkeerapparatuur niet uitvalt ten gevolge van het niet beschikbaar hebben van parkeertickets. Ten aanzien van de keuze voor parkeertickets dient de samenstelling van papier, de vorm of de inkt geen negatieve bijwerking te hebben op het functioneren van de apparatuur o f de leesbaarheid van de teksten. Het herstel van ïste lijns storingen in de parkeergarages dient tijdens aanwezigheid van de parkeerbeheerder aan te vangen uiterlijk 1 uur nadat de storing is geconstateerd. In geval van

Pagina 19 van 25 dd. 13-1-2011

- f t

's&-

•

ParkeerService

parkeerapparatuur op straat dient tijdens kantoortijden het herstel van ie lijns storingen aan te vangen uiterlijk 8 werkuren nadat de storing is geconstateerd. ParkeerService maakt voor het bovengenoemde gebruik van de door Parkeerbedrijf Nieuwegein beschikbaar gestelde parkeermanagementsystemen die horen bij de parkeerapparatuur op straat.

Processen i. Preventief onderhoud ParkeerService voert periodiek onderhoud uit aan parkeerautomaten en parkeermeters. ParkeerService vervangt ticketrollen, maakt de apparatuur inwendig schoon, vervangt versleten onderdelen, meten de accu door, kortom: controleert de technische staat en het functioneren van de apparatuur. 2. Correctief onderhoud In hel geval van technische storingen, aanrijdingen, vernieling of natuurschade? Draagt ParkeerService zorg voor de reparatie. Het uitgevoerde correctief onderhoud wordt vastgelegd ineen calamiteitensysteem. Vanuit dit systeem wordt u periodiek voorzien van rapportages. U heeft ook online - en dus realtime - inzicht in het uitgevoerde correctief onderhoud. 3. Instellingen aanpassen ParkeerService past tijdig tarieven en parkeertijden aan in de parkeerautomaten en -meters. Ook stelt zij koopzondagen in en controleert deze. Competenties Beheerders beschikken over de vereiste competenties. Voor de functieprofielen van deze medewerkers wordt verwezen naar het personeelshandboek van ParkeerService. Onze beheerder dragen tijdens werktijden herkenbare schone bedrijfskleding van ParkeerService. Servicelevels ParkeerService garandeert het volgende Servicelevels: ■ Een responstijd voor correctief onderhoud van S werkuren. Werkuren zijn uren van maandag tot en met zaterdag van 8.00 -18.00 uur. Voor storingen die niet opgelost kunnen worden, wordt binnen 1 werkdag een bericht naar de systeem leverancier verzonden » ledere automaat wordt maandelijks preventief onderhouden Voorwaarden Om deze service te kunnen verlenen, is het een voorwaarde dat " wij uw parkeerapparatuur online kunnen monitoren (voor beheer op afstand) Informatie en communicatie U ontvangt maandelijks een managementrapportage. Hierin wordt u geïnformeerd over financiën, storingen en overige relevante zaken.

Pagina zo van 25 dd. 13-1-2011

'M

a

Farkeer5ervice

25 A Contractmanagement Aantallen / frequenties 80 uren Teamleider. 1 Contract Ski data Eigenschappen Nadere afspraken moeten worden gemaakt over een eventueei contractmanagement, het gaat daarbij om de volgende, in de parkeergarage(s) aanwezige, apparatuur; Parkeersystemen

Pompen Luchtbehandeling apparatuur Sprinklerinstallatie Brandmeldinstallatie en noodaggregaat Liften

CO2 detectie Rolluiken Hellingbaan verwarming Verlichting Etc. Van alle storingen moet een logboek worden bijgehouden door de beheerder van de parkeergarage. In overleg is een voorlopige schatting van 80 uren opgenomen voor deze installaties. Voor het parkeersysteem is een contract met SkiData nodig. Hiervoor is door ParkeerService een kostenindicatie opgevraagd. Deze indicatie is genoemd bij vergoedingen. Processen U blijft als gemeente de contractpartij voor derden. ParkeerService gaat de contracten dus niet zelf aan. Eventuele contracten o f diensten vanuit de coöperatie worden collectief bewaakt. ParkeerService voert als gedelegeerd opdrachtgever voor u het contractmanagement uit. Zo controleren we of leveranciers aan hun verplichtingen voldoen. ParkeerService plant het onderhoud zoals dat in het kader van de onderhoudscontracten uitgevoerd moet worden. Servicelevels Contractmanagement is een taak van de teamleiders. ParkeerService berekent de uren aan u door. Elk contractjaar ontvangt u hiervoor vooraf een urenraming. Voor het functieprofiel van de teamleider wordt verwezen naar het personeelshandboek van ParkeerService. Voorwaarden Betreft een schatting van uren op basis van beschikbare informatie

Pagina 21 van 25 dd. ij-1-2011

'S ÉpÉ

ParkeerService

26. Het verwerken van de betalingen in de betaalautomaten, de parkeerautomaten en de parkeermeters Aantallen / frequenties Ledigingen ticketautomaten: 2986 per jaar Ledigingen betaalautomaten: 728 per jaar Eigenschappen ParkeerService draagt zorg voor de inning van de parkeergelden uit de ticketautomaten op straat en in de parkeergarages. Het doel van de werkzaamheden is dat de ticketautomaten worden geleegd en dat dit tijdig gebeurt. Tijdig betekent dat apparatuur niet buiten werking geraakt als gevolg van een te volle muntcassette alsmede dat geen te grote bedragen in de apparatuur zijn waardoor diefstal kan worden uitgelokt: Ledigingsfrequentie wordt bij ParkeerService bepaald op basis van het onderstaande regime: -^SSMOSrA Min. Max"

e e e € €

e

3QJXI

Ê

29 99

e

6459 199,99

65.00 c 20GJD0 € 6O0J30 ê 2 000fH €

-

599.99 ■

aantal ledigingen j i perwBcR ; 2 i per jaar 0,039 0,077

' l x per kwartaal

0131

111 per maand

1

1.999.93 ,

2

3.199.00 '

3

;

De ledigingsfrequentie van de Tickets atom aten is dynamisch en wordt bepaald door een Online GeldManagement Systeem (OCM ) van ParkeerService. Chiplezers worden online uitgelezen. Voor Nieuwegein wordt tot nader orde geledigd op basis van historische frequenties. Het Online GeldManagement systeem is een webbased applicatie die het mogelijk maakt de controle van ledigingsbonnen en telgegevens van de telcentrale geautomatiseerd te laten verlopen. Door deze toepassing te koppelen aan het managementsysteem van de Parkeerapparatuur en de telrapporten te laten uploaden door de telcentrale wordt handmatige controle overbodig. De gemeente heeft altijd toegang tot de applicatie en kan uitvoerige financiële managementinformatie uit het systeem verkrijgen. In uitzonderlijke omstandigheden kan het nodig zijn dat automaten onmiddellijk worden geleegd. ParkeerService moet dit dan binnen 4 uur verzorgen. De eventuele kosten hiervan zijn verrekenbaar. Parkeerbedrijf Nieuwegein zorgt dat voldoende cassettes en kannen aanwezig zijn, te weten twee cassettes of één ledigingkan per automaat, te vermeerderen met twee reservecassettes en één ledigingkan, zodat calamiteiten kunnen worden opgevangen. Indien het verschil tussen soil en ist, gezien op apparaatniveau, groter is dan 1 tot 3% (nader te bepalen), zal ParkeerService dit in zijn rapportage vermelden met dereden van de afwijking. De vergelijking tussen soil en ist zal nooit later plaatsvinden dan 10 werkdagen na de feitelijke lediging. Indien de verschillen tussen soil en ist dusdanig zijn dat een vermoeden van fraude of diefstal kan bestaan, neemt ParkeerService direct contact op met Parkeerbedrijf Nieuwegein teneinde maatregelen ter voorkoming van inkomstenderving voor te stellen. Sleutelbeheer Parkeerbedrijf Nieuwegein zorgt voor de levering van voldoende sleutels voor het wisselen van geldcassettes en het tellen van de parkeergelden. Het aantal en soort sleutels wordt in overleg nader bepaald. ParkeerService is verantwoordelijk voor een adequaat sleutelbeheer van de geleverde sleutels op basis van een door Parkeerbedrijf Nieuwegein goed te keuren sleutelplan. Uiterlijk i maand na het ingaan van de overeenkomst legt ParkeerService het sleutelplan ter goedkeuring voor aan Parkeerbedrijf Nieuwegein. De sleutels van de geldcassettes zijn alleen beschikbaar voor het onderdeel van de beheerorganisatie die de geldinhoud van de cassettes telt. Parkeerbedrijf Nieuwegein beschikt over een reserveset van alle sleutels. Pagina 22 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

Processen 1. Verwerking chartaal en giraal geld ParkeerService draagt zorg voor de lediging van de parkeerautomaten, betaalautomaten en parkeermeters. Bepalend voor de ledigingsfrequentie is de intensiteit waarmee de betaalsystemen gebruikt worden. Storingen o f calamiteiten rond de betaalsystemen worden direct gemeld. ParkeerService draagt zorg voor het wisselen van muntgeldcassettes en het transport van het geld naar de bank. De parkeergelden worden afgestort op één van uw bankrekeningen. Dat geldt ook voor de girale geld verwerking. ParkeerService verwerkt de pin- en chipbetalingen. 2. Inzicht in geldstromen In de financiële administratie legt ParkeerService vast welke bedragen u zou moeten ontvangen en welke bedragen u daadwerkelijk ontvangt op de bankrekening. Maandelijks rapporteren we dit aan u. Bovendien krijgt u jaarlijks een accountantsverklaring. De kosten hiervoor worden separaat in rekening gebracht. ParkeerService hecht waarde aan betrouwbare financiële verslaglegging. Naast deze rapportages geeft ook het online geldmanagementsysteem u inzicht. Zo kunt u via internet de geldstromen per betaalsysteem volgen. 3. Waardetransport Voor het waardetransport en de lediging werkt ParkeerService samen met een zorgvuldig geselecteerd waardetransportbedrijf. Dit bedrijf toetsen we onder meer aan de hand van juridische, economische en technische criteria. Verder toetsen we de veiligheid, regelgeving en normering en de gehanteerde standaardprocedures. Competenties De medewerkers van de financiële administratie hebben een relevante mbo-/hbo-opleiding gevolgd. Ze hebben de nodige kennis en ervaring op het gebied van financiële administratie. Alle medewerkers beschikken over een verklaring van goed gedrag.

Servicelevels » Alle geïncasseerde gelden (muntgeld) worden binnen 2 werkdagen na lediging geteld en gestort op de derden rekening; • Wijzigingen in ledigingfrequentie of automatenaantal worden binnen 1 werkweek verwerkt; • Rapportage wordt uiterlijk 10 werkdagen het verstrijken van de maand geleverd; • Accountantsverklaring binnen 4 weken naar jaareinde. Voorwaarden Om deze service te kunnen bieden, is het belangrijk dat: • uw parkeersystemen niet verouderd zijn • wij toegang tot de systemen hebben • er dataverbindingen worden gerealiseerd met onze backoffice ■ wij beschikken over de TID-nummers, controlenummers, objectnummers in het parkeersysteem en de locatiegegevens " wij beschikken over de benodigde sleutels • u een bankrekening beschikbaar stelt voor het storten van de parkeergelden; wij beheren en administreren deze rekening

Pagina 23 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

32. Website ParkeerService.nl Aantallen / frequenties 1 website 4 dynamische formulieren 1 uur per week onderhoud (inhoudelijk) Eigenschappen ParkeerService richt op haar website een speciaal gedeelte in voor Nieuwegein. Bezoekers kunnen vanaf de homepage direct naar dit gedeelte gaan door Nieuwegein te selecteren. Ook kunnen zij rechtstreeks naar deze informatie surfen door gebruik te maken van de URL www.parkeerservice.nl/Nieuwegein. Deze website - in de huisstijl van ParkeerService - worden voorzien van uw logo en afbeeldingen Uw gedeelte op de site kunt u naar eigen inzicht vulien. Een aantal standaardfuncties stelt ParkeerService ter beschikking: ■ Met de prijzen- en tarievenmodule kunt u actuele parkeer- en producttarieven publiceren. ■ Op de Stadskaart Parkeren vinden bezoekers snel informatie over specifieke parkeersituaties. ■ Via het Digitaal loket kunt u producten en diensten online verkopen. Parkeerders kunnen online producten bestellen en met I-Deal betalen, zoals ontheffingen, tijdelijke vergunningen, flexpassen, dagvergunningen en kentekenwijzigingen. U ontvangt een login waarmee u toegang hebt tot een afgeschermd deel van de website. Hier kunt u alle betalingsgegevens inzien (en downloaden). ■ Aanvraagformulieren en brochures stelt u ter beschikking via het onderdeel 'aanvragen'. ■ Bezoekers kunnen online hun klachten melden. Totaaloplossing ParkeerService draagt zorg voor het onderhoud, de service en support van de website. Het gaat om de hosting, het onderhoud, wijzigingen, back-ups, indien van toepassing e-mailadressen, eigen login voor betaalde producten en support tijdens kantooruren. Servicelevels ParkeerService garandeert het volgende Servicelevels: ■ 98 procent beschikbaarheid van de website; door onderhoud en storingen bij de provider is maximaal 2 procent uitval mogelijk. ■ Het doorvoeren van wijzigingen binnen twee werkdagen. ■ Het doorvoeren van nieuwe tarieven; als voor 15 december de nieuwe tarieven zijn doorgegeven (ParkeerService stuurt u tijdig een herinnering) dan garanderen wij dat deze voor 1 januari op de website staan.

Pagina 24 van 25 dd. 13-1-2011

ParkeerService

27. Projectmanagement en Advies Aantallen / frequenties 331 ad viesuren (75 uur aansturing handhaving, 96 uur management Fietsenstalling, 160 uur opstarttraject)

Eigenschappen De adviseurs en projectmanagers van ParkeerService ondersteunen en begeleiden u bij verschillende aspecten van parkeermanagement. U kunt denken aan • belei d sa d viezen; • be heeradviezen;

■

uitvoerings adviezen;

" •

bestekken en aanbestedingen; exploitatie.

De specialisten van ParkeerService die u ondersteunen, hebben veel ervaring. Zij werken en denken op hboniveau. Voorwaarden U kunt de adviseurs en projectmanagers tegen gunstige tarieven inhuren. U betaalt per uur, waarbij ook de reistijd als werktijd wordt gezien. Onze medewerkers beschikken over een laptop, telefoon en eigen vervoer. Wekelijks leggen wij ter goedkeuring een urenverantwoording aan u voor.

Pagina 35 van 25 d d . 13-1-2011

Nieuwegein. sie&ra ïi m ravaï56ïh< Gemeenteraad. Raadsvoorstel. Strekt ter vervanging: Raadsvoorstel

Recommend Documents