NFC Jaarbericht Kantoren 2010

vo o r p r estat i e ver geli j k

NFC Jaarbericht Kantoren 2010

De mediane kosten per werkplek van facilitaire voorzieningen in Nederlandse kantoorgebouwen bedroegen in 2010 h 9.990 exclusief btw ®

2011 Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a.

Voorwoord Op 26 mei 2011 presenteerden we de achtste NFC Index®kantoren. NFC Index®kantoren, 2010 = n 9.990 per werkplek per jaar, exclusief btw en n 10.880 per fte per jaar. De NFC Index®kantoren, 2010 = 87. In 2010 daalden de facilitaire kosten met 3% ten opzichte van die in 2009. In 2010 nam het vloeroppervlak per werkplek toe met 6% tot 19,6 m² vvo.

2010 was het jaar van de sterk toenemende leegstand. De vertraagde effecten van de economische crisis bij kantoorhoudende ondernemingen, de bezuinigingen bij overheden en het mede daardoor versneld ingezette Nieuwe Werken bij overheid en bedrijfsleven vertalen zich in de index over 2010. De geregistreerde leegstand is bekend. Doordat de meeste kantoorgebruikers die vorig jaar verhuisden, hun bestaande onderkomen verruilden voor een kleiner pand en er weinig huurders uitbreiding zochten, werd in 2010 opnieuw van veel overtollige kantoorruimte de huur opgezegd. Eind 2010 resulteerden deze ontwikkelingen in een kantoorvoorraad van 48 miljoen m², waarvan direct beschikbaar 6,7 miljoen m². Daarmee stond eind 2010 14% van alle kantoren in Nederland te huur of te koop. Nog niet eerder werd een dergelijk groot aanbod van leegstaande kantoren geregistreerd. Een derde daarvan wordt al drie jaar of langer tevergeefs aangeboden. Door de meerjarige huurcontracten, werd pas in 2010 de invloed van het overschot zichtbaar in de mediane huurprijs, die met h 175 per werkplek daalde bij een overigens toenemend vloeroppervlak. Naast leegstand bij de verhurende belegger was in 2010 ook sprake van niet geregistreerde leegstand bij de huurder en gebruiker-eigenaar. Bij invoering van Het Nieuwe Werken, concentreren en verkleinen van de organisatie zoals bij de ‘Compacte Rijksdienst’, waarover meer op pagina 8, kunnen de huurcontracten van vrijgekomen lege verdiepingen of vestigingen veelal niet direct worden opgezegd. Dat leidde tot de curieuze situatie dat het gehuurde vloeroppervlak per werkplek in 2010 door leegstand met 6% toenam, terwijl gewerkt wordt aan vermindering van het vloeroppervlak per fte. De verwachting is dan ook dat bij beëindiging van huurcontracten deze verborgen leegstand de geregistreerde leegstand verder zal doen toenemen. Dit uiteraard naast het effect van nieuwbouw minus het onttrekken aan de voorraad door opname, transformatie en sloop. De dalende trend van de ICT-kosten per werkplek is afgevlakt. Het totale volume aan extern advies is onder druk van de crisis verder afgenomen, een besparing die grotendeels

in de kosten wordt gecompenseerd door vervanging van zzp’ers door externe dienstverleners met een gemiddeld hoger tarief. Bij facility management valt op dat de kosten van locatiemanagement fors toenemen terwijl de kosten voor de ondersteuning van het management sterk afnemen. Mogelijk duidt dit op effecten van het uitbesteden van delen van de facilitaire regie. NFC Index® heeft zich in de achterliggende acht jaar ontwikkeld tot een ijkpunt bij de vaststelling van kaders voor facilitaire kosten en prestaties voor het volgende begrotingsjaar. Het is daarmee in de sector de referentie bij het vergelijken van de gerealiseerde kosten per werkplek, voor bedrijven, instellingen en overheden die actief willen sturen op de kosten van de ondersteunende processen in kantoren. Naast kosten per werkplek voorziet de ratio kosten per fte in de behoefte de effecten van Het Nieuwe Werken te wegen. Nieuwe indices over het niveau van de geleverde service, de mate van klanttevredenheid en de mate van duurzaamheid geven nieuwe betekenis aan de index bij onderling vergelijk en het stellen van doelen. 2010 was bovendien het jaar waarin we een lichte versie van een index voor onderwijsgebouwen en ziekenhuizen in Nederland introduceerden. NFC Index®onderwijs, 2010 verwachten we te kunnen publiceren aan het begin van het nieuwe schooljaar; NFC Index®zorg, 2010 enkele maanden later. Daarmee krijgt een vergelijk met de NFC Index© ook voor andere sectoren een praktische betekenis.

Rinus Vader, Voorzitter Bestuur

NFC Jaarbericht 2010 3

Colofon NFC Jaarbericht Kantoren 2010 is een uitgave van NFC Index Coöperatie u.a., 8e jaargang, mei 2011, onder verantwoording van: NFC Index, AOS Studley, METRI en Twynstra Gudde. Informatie, contact We nodigen u uit contact op te nemen met ons secretariaat voor informatie over ontwikkelingen rond kosten, serviceniveaus, klanttevredenheid, duurzaamheid, lidmaatschap, kringen, portal, database, indices voor kantoren, onderwijs en zorg: NFC Index Cooperatie u.a. Postbus 5135 1411 DC Naarden T: +31 (0)35 678 39 69 E: [email protected] I: www.nfcindex.nl

Inhoud Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Leeswijzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1 NFC Index® 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 De Coöperatie, Leden en Kringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3 Light Index voor Onderwijs en Zorg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 4 Niveau van service, klanttevredenheid en duurzaamheid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5 Verantwoording Methode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 6 Opbouw NFC Index® conform NEN2748 en EN15221 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Vormgeving en lay-out APPR BV, Naarden - Merit op de Dijk

Bijlage A

Datacollectie werkwijze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Bijlage B

Coöpererende leden en donateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Druk Wilco, Amersfoort

Bijlage C

Organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Bijlage D

www.nfcindex.nl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Auteursrechten Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van NFC Index Coöperatie u.a. mag niets uit deze uitgave openbaar worden gemaakt of op welke wijze dan ook worden vermenigvuldigd.

Leeswijzer NFC Jaarbericht Kantoren 2010 is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk 1 presenteert de NFC Index®kantoren, 2010 en licht deze toe. Hoofdstuk 2 bevat informatie over NFC Index, haar leden en haar kringen. In hoofdstuk 3 wordt geschreven over de Light Index voor Onderwijs en Zorg. Hoofdstuk 4 beschrijft de facilitaire kosten in relatie tot serviceniveaus, klanttevredenheid en duurzaamheid. Hoofdstuk 5 licht de gebruikte methode toe voor het berekenen van de index.

Tot slot komt de opbouw van de index aan de orde conform de Nederlandse en Europese normen. In bijlage A wordt de manier van datacollectie en het vergelijk van de gegevens uitgewerkt. De bijlagen B en C geven een overzicht van de huidige coöpererende leden en de donateurs van de coöperatie, haar comité van aanbeveling en haar bestuur. Bijlage D geeft een korte toelichting op de website van NFC Index, het portal.


1 NFC Index® 2010 De NFC Index®kantoren wordt verkregen door de mediaan van de kosten per werkplek van alle verschillende sub(sub) zaken van de NEN 2748 bij elkaar op te tellen. In 2010 bedroegen de mediane kosten per kantoorwerkplek n 9.990 excl. btw. De mediane kosten per fte bedroegen n 10.880 excl. btw. Het gemiddelde serviceniveau over de functies Huisvesting, Diensten en middelen en Facility management conform NEN 2748 bedroegen respectievelijk 2,8; 2,4 en 2,2 op een schaal van 5. De NFC Index®kantoren, 2010 bedraagt daarmee 87 (2003 = 100). De NFC Index®kantoren, 2010 vertoont een daling van 3% ten opzichte van 2009. In figuur 1 zijn de mediane kosten per kantoorwerkplek in 2010 verdeeld naar de vijf verschillende functies die door de NEN 2748 worden onderscheiden.

5% 1%

den met het feit dat de werkplekgrootte met ongeveer 5% is toegenomen, zou de index met gelijkblijvende werkplekgrootte zelfs 8% dalen. Figuur 2 (grafisch) en 3 (cijfermatig) laten de ontwikkeling zien van de mediane kosten, verdeeld naar de verschillende functies vanaf 2003. Uit de ontwikkeling van de mediane kosten kan het volgende worden afgelezen: • De totale facilitaire kosten zijn in 2010 met h 290 per werkplek afgenomen ten opzichte van 2009. • De daling van de kosten vindt over de volledige breedte plaats, opvallend is dat de overheadkosten (functie 5) bovengemiddeld afnemen (- 8%). • De kosten voor huisvesting laten sinds 2005 voor het eerst een daling zien.

De afname van de huisvestingskosten per werkplek wordt in belangrijke mate veroorzaakt door de afnemende kosten voor ‘voorzien in huisvesting’ (- 5%). Dit betreffen de huren of kapitaalslasten. Het is voor het eerst dat een duidelijke netto daling van de mediane huurprijs per m² wordt geconstateerd. De kosten voor belastingen en verzekeringen zijn aanzienlijk toegenomen (+ 8%). De kosten voor verbruik van gas, water en elektra laten een zeer lichte stijging zien van 1% en bedragen daarmee h 495 per werkplek. De kosten voor onderhoud gebouwen en terreinen zijn vrijwel gelijk ten opzichte van afgelopen jaar en bedragen h 615 per werkplek, ofwel h 31 per m² vvo.

Gemiddeld service level

Functie Diensten en middelen

Voor het eerst is dit jaar op grote schaal bij de NFC-leden het gemiddelde serviceniveau gemeten. De uitkomsten geven aan dat het gemiddelde niveau niet extreem hoog of laag is voor de functies Huisvesing, Diensten en middelen en Facility management.

De mediane kosten voor de functie Diensten en middelen bedroegen in 2010 h 2.122 per werkplek, hetgeen 2% lager is dan in het daaraan voorafgaande jaar. Rekening houdend met de grotere werkplekken is deze daling zelfs 7% voor vloeroppervlak gerelateerde diensten en middelen. In 2009 was de daling van de kosten voor de functie Diensten en middelen aanzienlijk groter (- 5%), als gevolg van prijsdruk op de diensten, minder vraag en het versoberen van het dienstenpakket. De meest opvallende mutaties zijn dit jaar de lagere kosten voor Schoonmaak (-8%, veroorzaakt door prijsdruk en lagere schoonmaakfrequentie van leegstaande m²), de lagere kosten voor Reststoffenafvoer en -verwerking (-7%) en de daling van de kosten voor Kantoorbenodigdheden (-9%). De kosten voor Consumptieve diensten, Risicobeheersing en Documentmanagement zijn niet of nauwelijks veranderd ten opzichte van het eraan voorafgaande jaar.

Gemiddeld vloeroppervlakte

25% 48%

21% Huisvesting Diensten en middelen ICT Externe voorzieningen Facility management Figuur 1. Mediane werkplekkosten 2010, verdeeld naar functies

De onderlinge verhoudingen zijn ten opzichte van 2009 nauwelijks veranderd. De relatieve kosten van de functie Huisvesting blijven hoog. De functie Huisvesting vertegenwoordigt bijna de helft van de werkplekkosten; de functie ICT vertegenwoordigt een kwart van de huisvestingskosten. Diensten en middelen nemen vervolgens ongeveer een vijfde van de werkplekkosten voor hun rekening.

Het gemiddelde vloeroppervlak per werkplek is een belangrijke variabele voor de kosten van een werkplek. Immers, indien dit kengetal substantieel stijgt of daalt dan stijgen of dalen de vloeroppervlak gerelateerde kosten van de index naar rato. Het gemiddelde verhuurbare vloeroppervlak (vvo) per werkplek bedroeg in 2010 19,6 m2. Dit is een stijging van 5% ten opzichte van 2009, ingegeven door de omvangrijke leegstand bij de huurders en gebruiker-eigenaren op de markt. Bij de deelnemers en hun panden die zowel vorig jaar als dit jaar mee hebben gedaan aan de datacollectie voor de index, constateren we ten opzichte van het jaar ervoor een afname van het aantal fte met 4%. Het aantal m² is echter grotendeels gelijk gebleven, waardoor er verborgen leegstand is ontstaan. De vrijgekomen m² zijn nog niet afgestoten vanwege langlopende huurcontracten of het niet kunnen onderverhuren of afstoten van overbodige m². Er is al begonnen met het interne schuiven om de overtollige m² vrij te maken, getuige de hogere interne verhuiskosten, maar dit proces is nog niet afgerond. Volgend jaar verwachten we dat deze trend zich versterkt door zal zetten.

Trends

Functie Huisvesting

De ontwikkeling van de index geeft een goed beeld van de kostenontwikkeling. Na 2003 heeft de index eerst een forse daling doorgemaakt. Vervolgens zien we een lichte stijging na enkele stabiele jaren. Ten opzichte van 2009 is de index in 2010 verder gedaald met 3%, maar als we rekening hou-

De mediane kosten voor de functie Huisvesting zijn in 2010 met 3% afgenomen ten opzichte van 2010 en bedragen in 2010 h 4.785 per werkplek, ofwel h 244 per m² vvo. Deze daling is opvallend omdat de gemiddelde vloeroppervlakte per werkplek juist met 5% is toegenomen! De daling

6 NFC Jaarbericht 2010

van de kosten van de functie Huisvesting per m² vvo is daardoor met 8% substantieel.

Functie ICT De mediane kosten voor de functie ICT zijn ten opzichte van 2009 licht gedaald (-1%). Uit de data blijkt dat de trend van dalende ICT-kosten is afgevlakt. Specifieke posten die de lichte daling veroorzaken zijn Telematica, Werkplek en ICT management & advies. Telematicakosten zijn gedaald naar h 869 per werkplek (-3%). De vraag naar bandbreedte is toegenomen, echter de kosten voor bandbreedte staan sterk onder druk. Binnen de werkplek ICT dalen de kosten voor Telematica naar h 712 per werkplek (-1 %) door verdere toepassing van virtuele werkplekken. Om dit mogelijk te maken wordt geïnvesteerd in centrale en gedistribueerde diensten waardoor deze stijgen naar h 516 per werkplek (+1%). ICT management & advieskosten zijn verder gedaald naar h 154 per werkplek (-1%). Het totale volume aan extern advies is onder druk van de economische terugval verder afgenomen. Inzet van zzp’ers wordt vervangen door externe

12000 Facility Management

11000

Externe Voorzieningen ICT

10000 9000 8000 7000

Diensten en middelen

6000 5000

Huisvesting

4000 3000 2000 1000 0 0 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003

Figuur 2. Ontwikkeling mediane kosten, in euro’s per werkplek

2010

2008

2007

2006

2005 2004

2003

Index 03 10 09 10

4.785 4.958 4.922

4.518

4.315 4.038 4.249

4.368

110

110%

97%

Diensten en middelen 2.122 2.176 2.301

2.214

2.109 1.947 2.024

2.578

82

82%

98%

ICT

2.713

3.036 3.265 3.492

3.308

77

77%

99%

Huisvesting

2009

2.531 2.558 2.627

Externe Voorzieningen 106

104

105

102

97

112

415

578

18

18%

102%

Facility Management

447

484

479

454

406

429

438

625

72

72%

92%

Totaal

9.990 10.280 10.434 10.002

87

87%

97%

Index

87

90

91

87

9.963 9.791 10.618 11.457 87

85

93

100

Figuur 3. Ontwikkeling NFC Index®kantoren en mediane kosten, in euro’s per werkplek 25

25 20 20 1515 1010 55 00

2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003

Figuur 4. Ontwikkeling omvang werkplek, in m2 verhuurbaar vloeroppervlak 25 20 15

2010

2009

2008

2007

2006

2005 2004

2003

Omvang werkplek in m2 19,6

18,7

18,5

18,6

18,7

19,4

20,5

22,6

83

82

82

83

86

91

100

10 5 0

Index

87

Index 03 10 09 10 87

87%

Figuur 5. Ontwikkeling vloeroppervlak per werkplek, in m2 verhuurbaar vloeroppervlak

25 20


105%

2 De Coöperatie, Leden en Kringen dienstverleners. Hierdoor stijgt het gemiddelde tarief en wordt het effect van de afname van de kosten verminderd.

Functie Externe voorzieningen De functie Externe voorzieningen, sinds jaren een kleine post, laat dit jaar een zeer kleine toename zien van 2%.

Functie Facility management De overheadkosten van de facilitaire organisatie zijn ten opzichte van 2009 met 8% gedaald. Rekening houdend met de toegenomen omvang van de werkplek is dit effect zelfs bijna 13%. De overheadkosten bedragen momenteel h 447 per werkplek, oftewel 4,5% van de totale facilitaire kosten. De daling wordt veroorzaakt door de lagere kosten van management (-5%) en met name door de lagere kosten van het bedrijfsbureau (-15%). De functie Facility management betreft diensten die een integrerend karakter hebben, dus niet het management van alleen de catering of de repro. De functie bestaat uit twee onderdelen: • 5.1 voorzien in facility management (betreft het (locatie) management) • 5.2 uitvoeren van facility management (betreft ondersteunende staven zoals bedrijfsbureau, inkoop, kwaliteit) Kijkend naar de kosten vanaf 2006 dan zien we de dat de kosten van Voorzien in facility management met zo’n h 50 per werkplek zijn toegenomen (+ 33%), terwijl de kosten voor Uitvoeren van facility management in dezelfde periode met h 50 zijn afgenomen (-25%).


Doel

Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a., kortweg NFC Index, opgericht in 2001, is een onafhankelijke organisatie. Zij voorziet de Nederlandse markt van het objectieve en actuele ijkpunt (benchmark) voor de facilitaire kostenontwikkeling. Er is bewust gekozen voor de coöperatievorm. Wezenlijk hierbij is dat de leden informatie actief delen: een samenwerkingsverband waarbij brengen en halen de rode draad vormt. De gegevens waarop de index jaarlijks wordt gebaseerd, zijn beschikbaar voor benchmarks waaraan leden van de coöperatie deel kunnen nemen. Het is een bewuste keuze om in coöperatieverband wèl de index en de daarvoor noodzakelijke database te ontwikkelen, en niet als coöperatie zelf te benchmarken. Voor dat laatste wil het bestuur van de coöperatie de markt, waaronder de (adviseur)leden, alle ruimte geven.

NFC Index is een autoriteit op het terrein van facility management in Nederland wanneer het gaat om het aanbieden van kengetallen en het jaarlijks presenteren van de NFC Index®. NFC Index® is de referentie voor de kostenontwikkeling van facilitaire voorzieningen voor kantoorhoudende Nederlandse overheidsinstanties en het bedrijfsleven. Deze inzichten leveren relevante informatie voor mogelijkheden in kosten efficiëntie aan het management.

Leden en adviseursleden Steeds meer bedrijven en organisaties vinden hun weg naar NFC Index. Hiermee voorziet ze dus duidelijk in een behoefte. Belangrijke beslissingen in kostenefficiëntie worden meer en meer getoetst aan de NFC Index®. De beschikbaarheid van haar onafhankelijke webportal,

NFC Portal Op het ledendeel van de website van de coöperatie (www. nfcindex.nl) zijn mediane kengetallen op zaakniveau beschikbaar. Voor leden die hun eigen data aanleveren kent de NFC Database een verdere specificatie, inclusief de marktconforme bandbreedte. Leden die in NFC Kringen participeren kunnen daarmee ook onderling hun faciliteiten vergelijken. De kringen beschikken over een onderbouwing van waargenomen verschillen die, in gesprek met elkaar en met ondersteuning van de begeleidende adviseur, aanzienlijk verder gaat dan hetgeen hierboven in algemene zin is beschreven.

Voorbeeld: Compacte Rijksdienst De Rijksoverheid voert het programma Compacte Rijksdienst uit. Doelstelling is een overheid die minder geld kost, die met minder ambtenaren en bestuurders toe kan en zich richt op haar kerntaken. Uit dit programma lichten we twee onderdelen: de verdere uitbouw van een rijksbrede infrastructuur en concentratie van de bedrijfsvoering. Om maximale efficiencywinst te halen zal de hele rijksdienst van rijksbrede infrastructuur gebruik maken. Een treffend voorbeeld is het terugbrengen van het aantal datacenters van meer dan 60 naar 4 à 5. Ook in de huisvesting gaat het Rijk sturen op bundeling van vraag. Steeds vaker zullen meer organisaties gezamenlijk een gebouw gebruiken. Daar hoort bij dat ook de facilitaire dienstverlening per (cluster van) gebouwen georganiseerd wordt en niet meer per organisatie.

Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a.

Er ontstaan eenduidige normen voor de huisvesting, fysieke beveiliging, facilitaire dienstverlening en het gebruik van generieke voorzieningen. Het Rijk heeft de ambitie om de huisvestingnorm verder te verlagen naar 0,7 werkplek per fte. Bij alle efficiencyvoorstellen hoort een onderbouwing met business case. Informatievoorziening over facilitaire kosten – zoals de NFC Index® – is in een compacte rijksdienst derhalve van groot belang. In de verantwoording aan de Tweede Kamer worden de gerealiseerde personele en materiële kosten inzichtelijk gemaakt. Thijs van den Broek, Projectleider DG Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk, Directie Faciliteiten-, Huisvesting- en Inkoopbeleid Rijk

NFC Index kent de volgende NFC Kringen NFC Kring Financiële instellingen ABN AMRO Bank NV, Achmea Facilitair Bedrijf, ING Facility Management, Rabobank Nederland, SNS Reaal Contactpersoon NFC Bestuur: Sander ten Have. NFC Kring Grote Gemeenten Gemeente Amsterdam - DFM, Gemeente Den Haag Facilitaire Dienst, Gemeente Utrecht - FD, Gemeente Rotterdam Servicedienst Contactpersoon namens NFC Bestuur: Bas Stam. NFC Kring Universiteiten Erasmus Universiteit Rotterdam, Open Universiteit Nederland, Radboud Universiteit Nijmegen, Rijksuniversiteit Groningen, TU Eindhoven, TU Delft, Universiteit Leiden, Universiteit Maastricht, Universiteit Tilburg, Universiteit Twente, Universiteit Utrecht, Vrije Universiteit Amsterdam, Wageningen Universiteit Contactpersoon NFC Bestuur: Antoine Fraaij. NFC Kring Rijksoverheid Ministerie van Algemene Zaken, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Ministerie van Buitenlandse Zaken, Ministerie van Defensie, Ministerie

van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, Ministerie van Financiën, Ministerie van Infrastructuur en Milieu, Ministerie van Veiligheid en Justitie, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Contactpersoon NFC Bestuur: Ellen Viergever. NFC Kring Multibedrijven I Albert Heijn B.V., ANWB B.V., DSM Nederland B.V., Heijmans Facilitair Bedrijf, NEN, Prorail BV Contactpersoon namens NFC Bestuur: Bas Stam. NFC Kring Multibedrijven II Atos Origin Nederland B.V., APG Groep N.V., A.P. Møller Mærsk, IBM Nederland BV, Logica Nederland B.V., Rabo Vastgoedgroep, Randstad / Diemermere B.V., Siemens Nederland N.V. Contactpersoon namens NFC Bestuur: Bas Stam. NFC Kring Multibedrijven III ASR Nederland, Nuon, Koninklijke Bam Groep, Sara Lee, Koninklijke Boskalis Westminster N.V./Smit, Wolter en Dros Contactpersoon namens NFC Bestuur: Bas Stam.


3 Light Index voor Onderwijs en Zorg waardoor een directe en adequate communicatie plaatsvindt, is een voorbeeld van haar meerwaarde. Daarnaast moet voor de leden vooral de coöperatieve gedachte een drijfveer zijn hun bijdrage te leveren. Een coöperatie kan tenslotte alleen maar succesvol zijn bij actieve deelname van haar leden.

NFC Kringen NFC Index is gebaseerd op de gegevens van de individuele leden. De kracht van de coöperatie is dat de leden actief informatie delen. Hiervoor bestaan de NFC Kringen. Een

platform, waarin jaarlijks de benchmarks worden opgeleverd, besproken en geanalyseerd. Ook worden gemeenschappelijke actuele onderwerpen besproken. Binnen de diverse kringen zijn in 2010 naast de benchmark actuele onderwerpen aan de orde geweest zoals onder andere duurzaamheid (CO2 metingen), Het Nieuwe Werken, regieorganisaties en uitbestedingsprojecten. Zo wordt met de kringleden kennis en ervaring gedeeld naast de kostenanalyses en het benchmarken. In 2010 is de Kring Multibedrijven III op gericht. Naast de kringen op pagina 9 is er een Kring voor Demand managers in oprichting.

Overwegingen bij Het Nieuwe Werken HNW. Een letterwoord dat inhoud krijgt – een lading zelfs. Deze maand ging ons eigen kantoor om, van flexwerken naar elders werken; van de laatste kasten naar meer schijfruimte; van de laatste vaste telefoontoestellen naar ieder één (mobiel) nummer; van 15 m² per werkplek naar 12 m² per fte. Van werken achter het raam naar werken in de keuken. HNW. Een impuls voor het resultaatgeoriënteerde leidinggeven. Bij overleg op het werk is er maximale interactie, feedback, samenwerking en vertrouwen. De kunst is deze oervorm ook te behouden als mensen door tijd en plaats gescheiden samen werken. Wanneer men dit door thuis te werken doorbreekt verschraalt de kans op serendipiteit, de gave om uit toevalligheden heerlijke ontdekkingen te doen, die het rendement van onderzoek en ontwikkeling onbedoeld verhogen. HNW. Een obstakel voor jongeren bij het opdoen van ervaring. De leerling neemt de impliciete kennis van de meester over door onbewuste observatie, imitatie en oefening. Deze socialisatie op weg naar bekwaamheid is ook van belang in het altelier van de diensteneconomie. HNW. Het kantoor als Grand Café aan de knooppunten van wegen. Overleg in de stadspoort heeft oude papieren, waar het gaat om elkaar te ontmoeten, informatie uit te wisselen en samen te komen tot een keuze. De werkplekken met toekomstwaarde bevinden zich dan ook niet toevallig tussen centraal station en binnenstad. HNW. Het summum voor ICT. In één keer de infrastructuur moderniseren alles overal bereikbaar maken – om zo nooit meer last te hebben van verhuizingen, thuiswerken of


mobiel werken. Als nooit te voren verbonden door sociale media zijn zelfs de ondersteunende collega’s fysiek niet meer vanzelfsprekend voor handen. HNW. Een kans om op huisvestingkosten te besparen. De bezetting van de werkplek nam toe door het eigen bureau in te ruilen voor flexwerken. De vraag naar kantoorruimte loopt verder terug door thuis of elders te gaan werken. Inmiddels ziet men de effecten van vrijkomende kantoorvloeren om zich heen. De cijfers bevestigen deze trend. HNW. Waarom ’s morgens vroeg in de file naar kantoor wanneer men voorafgaand aan een afspraak elders eerst thuis of aan een touchdown-werkplek op het station kan werken? Dat vraagt om wat aanpassingen van de doorzonwoning waar de ochtendspits zich rond diezelfde tijd nog volop manifesteert; je hoeft niet ‘on place’ te zijn, maar je wordt wel geacht ‘on line’ zijn. HNW. Het einde van het kantoor als mastodont. Vastgoed dat aan oude ideeën is blijven vasthouden. Miljoenen vierkante meters vallen uit, veelal buiten de poort. Kantoorgebouwen die rijp zijn om functies met toekomst te huisvesten, zoals wonen, onderwijs en zorg. De wereld van transformeren, meervoudig programmeren en opbrengst corrigerende boekwaarde. Een wereld waarin nieuwbouw geen eerste optie meer zal zijn. HNW. Ieder wil graag een zinvolle bijdrage leveren – en daarin erkend worden. Laten we zorgen dat dit mogelijk blijft – en ruimte vrijhouden voor hen die na ons komen. Rinus Vader

In december 2010 presenteerde NFC Index het eerste deel van een toekomstige NFC Index®onderwijs. Dit deel bedraagt, voor 2009 n 1.439/student/jaar, inclusief btw.

Light index voor onderwijs Light NFC index®onderwijs

NFC Index realiseerde haar ambitie om een index voor het Onderwijs samen te stellen in samenwerking met haar adviseurleden AOS Studley en Fier.fm. Hierbij is de data van drie typen onderwijsinstellingen samengebracht: regionale/agrarische opleidingscentra (roc/ aoc), hoger onderwijs (hbo) en universiteiten. De index is gebaseerd op gegevens van 44 onderwijsinstellingen met een totale oppervlakte van 5.712.813 m2 vvo. Zij geeft nog geen inzage in alle rubrieken die in de NEN zijn voorzien en wordt daarom als Light geïntroduceerd. De light NFC Index®onderwijs is verkregen door: • De mediaan van de kosten per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak (m2 vvo) van verschillende (sub) zaken van de NEN 2748 vast te stellen (per soort onderwijsinstelling roc/aoc, hbo en universiteiten; • Vervolgens het gewogen gemiddelde over de verschillende mediane kosten (van de onderwijssoorten) te berekenen. Er is voor het onderwijs gekozen om de facilitaire kosten weer te geven per student, aangezien dit de belangrijkste parameter is voor deze sector. De kosten van de drie belangrijke functies uit de NEN 2748: Huisvesting, Diensten en middelen en Facility management zijn hiernaast in figuur 6 gedetailleerd weergegeven. De gemiddelde omvang van een onderwijsinstelling in deze light NFC index®onderwijs is 129.837 m² vvo en 17.770 studenten. Dit betekent gemiddeld 7,3 m² vvo per student.

914

1.1 Voorzien in gebouw en terreinen

495

1.2 Afdragen van belastingen en heffingen

34

1.3 Verzekeren van gebouw

12

1.4 Onderhouden van gebouw

158

1.5 Muteren van gebouw

30

1.6 Verbruik van energie en water

168

1.7 Beheren van gebouw

17

DIENSTEN EN MIDDELEN

439

2.1 Voorzien in consumptieve diensten

61

2.2 Risicobeheersen

67

2.3 Schoonmaken

140

2.4 Verhuizen

7

2.5 Documentmanagement

99

2.7 Verstrekken van ruimte en benodigdheden

65

FACILITY MANAGEMENT

88

5.1 Voorzien in facility management

35

5.2 Uitvoeren van facility management

53

Totaal

1.441

Figuur 6. Kosten onderwijs in 2009 per (sub)zaak, in euro’s per student

Light index voor zorg Light NFC index®zorg

NFC Index realiseerde deze light index in samenwerking met haar adviseurleden Hospitality Consultants en Twynstra Gudde. Basis voor de definitie, rubricering en kostensoorten is NEN 2748; basis voor vaststelling van het vloeroppervlak is NEN 2580. De light NFC Index®zorg wordt verkregen door het gewogen gemiddelde van de verschillende kosten op (sub)zaakniveau van de te berekenen functies Huisvesting, Diensten en middelen en Facility management. Dit gewogen gemiddelde is berekend per Patiënten Eenheid (PEH)en per m2 bruto vloeroppervlak (bvo). De data is gebaseerd op 36 datasets, 42.700 fte’s, 9.771 bedden en 1.920.241 m2 bvo.

Gewogen gemidelde H /m2 bvo

H / PEH

117

3.216

8

208

HUISVESTING 1.1

In december 2010 presenteerde NFC Index tevens een eerste aanzet naar een toekomstige NFC Index®zorg. Deze geeft inzicht in de kosten van de (sub)zaken van de functies Huisvesting, Diensten en middelen en Facility management. Die bedroegen in 2009 n 336/m² bvo of n 14.968 per patiënt eenheid, inclusief btw.

Mediaan

HUISVESTING

Gebouwen/stallingen/terreinen Belastingen/heffingen/comp.+ verzekeren

1.2 & 1.3

gebouw/stallingen/terreinen totaal

1.4

Onderhouden van gebouwen

28

1.599

1.6

Verbruiken van energie en water

29

1.557

DIENSTEN EN MIDDELEN 2.1

Consumptieve diensten

50

2.140

2.2

Risicobeheersen

18

868

2.3

Schoonmaak

29

1.575

2.5

Documentmanagement

13

594

2.6

Reststoffenmanagement

5

175

2.7.3 & 2.8

Kleding + Linnenvoorziening totaal

22

1.116

2.9

Managen van gebruiksgoederen totaal

9

1.561

FACILITY MANAGEMENT 5.1 & 5.2 Totaal

Facility management totaal

8

359

336

14.968

Figuur 7. Kosten ziekenhuizen in 2009 per (sub)zaak, in euro’s per m² bruto vloeroppervlak (links) en in euro’s per patiënten eenheid (rechts)


normen en waarden

4 Niveau van service, klanttevredenheid en duurzaamheid

financieel rendement

Tevredenheidsindex

medewerkers klanten, omgeving

Duurzaam

Kosten index NFC Index wil haar index van facilitaire kosten plaatsen in relatie tot serviceniveaus, klantwaardering en duurzaamheid. Data over de kosten, de serviceniveaus, klanttevredenheid en duurzaamheid worden daarbij transparant aan elkaar gerelateerd. Dat moet leiden tot werkbare parameters voor vergelijk voor de leden van NFC Index, op de wijze zoals verbeeld in figuur 8.

NFC Index en serviceniveaus In 2010 hebben we Nederlandse standaarden voor het duiden van serviceniveaus gerealiseerd. Dit met ondersteuning van de adviseurleden AOS Studley, Fier.fm, Hospitality Consultants, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en Twynstra Gudde. Zij hebben hun kennis en ervaring ingezet om te komen tot een eendui-

dige methode om serviceniveaus te kunnen meten. Daarmee is een set van uniforme, objectieve serviceniveaus geïdentificeerd, een nieuw product dat de leden van NFC Index wordt aangereikt. Door middel van deze methodiek is het mogelijk om naast de kosten ook de serviceniveaus van facilitaire producten en activiteiten te vergelijken.

Kosten i.r.t. NFC Index®

Kosten i.r.t. Serviceniveaus Facilitaire kosten Mediaan Marktconforme bandbreedte

20.000

20.000

10.000

5.000

Om te komen tot een totaalscore voor het serviceniveau is een weging van serviceaspecten ontwikkeld. Naast deze ‘horizontale’ weging zijn de vragen van de onderwerpen die het meeste invloed hebben op serviceniveaus voorzien van een zwaardere weging, de zogenaamde ‘verticale’ weging. Hiermee wordt voorkomen dat alleen gemiddelde totale scores behaald worden. Uiteindelijk wordt door deze beide wegingen een overall serviceniveau niveau bepaald voor de dienstverlening in een gebouw of voor een organisatie(deel). Organisaties kunnen daarmee naast de financiële vergelijking ook hun serviceniveaus op producten totaalniveau vergelijken. Hiermee kunnen referentieorganisaties worden geselecteerd. De methodiek is momenteel geschikt voor kantoorhoudende organisaties en onderwijsinstellingen. In een later stadium wordt deze methodiek ook bruikbaar gemaakt voor zorginstellingen.

10.000

5.000

0

Gebouw 1 Gebouw 2 Gebouw 3 Gebouw 4 Gebouw 5

Kosten i.r.t. Klanttevredenheid


Kosten i.r.t. mate van Duurzaamheid Facilitaire kosten Mediaan Marktconforme bandbreedte

20.000

Facilitaire kosten Mediaan Marktconforme bandbreedte

20.000

15.000 Kosten per werkplek


emissie uitstoot, ruimtebeslag


Kosten per werkplek

15.000

0

Facilitaire kosten Mediaan Marktconforme bandbreedte

Milieu index

Figuur 9. Duurzaam evenwicht tussen impact op people, planet en profit

De methode bevat de producten zoals beschreven in EN 15221-4 (zie hoofdstuk 6 van dit Jaarbericht) waarbij alleen die producten zijn meegenomen die overeenkomen met de NEN 2748 en ook beïnvloedbaar zijn. Per productrubriek zijn maximaal vijftien vragen geformuleerd waaraan een gradatie wordt toegekend. Hierbij staat niveau 1 voor het wettelijk minimum, dan wel het laagst mogelijke serviceniveau en staat niveau 5 voor het hoogst haalbare serviceniveau.

veiligheid en gezondheid

Grondstof gebruik

10.000

10.000

NFC Index en klanttevredenheid

5.000

5.000

0

0



Figuur 8. Kostenvergelijk in relatie tot niveau’s van service, klanttevredenheid en milieu-impact. De prestatie van de facilitaire functie op vier aspecten


In 2011, bij de benchmarks over het boekjaar 2010, werd deze methode op grote schaal gebruikt en ingezet bij NFCleden. Omdat de leden doorgaans nog werken met de productindeling conform NEN 2748 is de lijst vertaald naar deze binnenlandse norm terwijl tevens de link met de komende Europese standaard intact blijft. De basisvragenlijst is beschikbaar voor de leden van NFC Index op de website. De lijst is tevens ingediend bij de Europese normcommissie als onderdeel van EN 15221-7 (Performance Benchmarking), zodat deze methode aan draagvlak zal winnen. Verdere harmonisatie met de Europese normering zal in het komend jaar plaatsvinden.

Klanttevredenheid is een belangrijke parameter om naast kosten en serviceniveaus binnen de NFC Index® ook de belevingskwaliteit van gebouwen en dienstverlening te kunnen duiden. In samenwerking met de stichting Facility Performance Standaard (FPS), een initiatief van Hospitality Consultants en Planon, is gewerkt aan de totstandkoming van een standaard template voor het klanttevreden-

heidsonderzoek (KTO). FPS beschikt over een uitgebreide vragenlijst voor kantoorbewoners, vragen die zijn gerelateerd aan productgroepen die volgens EN 15221-4 zijn gerubriceerd en inmiddels opgenomen in EN 15221-7. Daarmee kunnen de resultaten van de met deze vragen uitgevoerde klanttevredenheidsonderzoeken binnen de NFC Index® gerelateerd worden aan de beschikbare data over gerealiseerde kosten en serviceniveaus. Het voornemen is om in 2011 binnen enkele kringen een eerste concept van een KTO uit te voeren en te relateren aan de te collecteren overige data. Met deze ervaring kan de datacollectie in 2012 tot een eerste NFC Index® voor klanttevredenheid leiden.

NFC Index en duurzaamheid Met de aan NFC Index gerelateerde adviseurleden, AOS Studley, Corporate Facility Partners, DHV en DTZ Zadelhoff is in 2010 een project gestart om te komen tot het vaststellen van een standaard template voor het verzamelen van data over duurzaamheid. Bij deze adviseurs zijn over dit thema uitgebreide kennisbronnen aanwezig. Naast het Green House Gas Protocol (GHGP) met betrekking tot de CO2uitstootmetingen wordt ook de Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM) betrokken. Met name de BREEAM ‘in use’ lijkt uitvoerbaar te relateren aan de data van de NFC Index® op het gebied van exploitatiekosten van gebouwen en faciliteiten. De opzet van de methodiek van duurzaamheid is analoog aan de die voor service levels. De mate van impact op het milieu wordt vastgelegd door middel het invullen van een vragenlijst met een te duiden mate van impact van 1 tot 5. Ook hiervan is een eerste versie onderdeel van de Europese standaard voor Performance Benchmarking, EN-15221-7. Inmiddels is een template uitgewerkt die in 2011 als pilot getoetst wordt binnen een aantal NFC Kringen en leden met veel gebouwen. Het doel is om in 2011 een NFC Index voor duurzaamheid beschikbaar te hebben voor de leden, over data van 2010.


6 Opbouw NFC Index® conform NEN2748 en EN15221

Weging & stabilisatie NFC Index®

Facility management genormaliseerd in Nederland

Onderwijs en gezondheidzorg

8%

6

Overig

12%

Totaal

100%

Aard van de database NFC Index®kantoren, 2010 is gebaseerd op 506 gebouwen of gebouwcomplexen met een totaal oppervlakte van 2.345.176 m² vvo, en datasets voor ICT-voorzieningen van meer dan 250 organisaties.

Gegevensverzameling en validatie Ten behoeve van het bepalen van subindices die ten grondslag liggen aan de index, is het van groot belang dat de data waarmee is gerekend, betrouwbaar zijn. Het hanteren van de NEN 2748 biedt hiervoor een solide basis. De data worden tweemaal gevalideerd, alvorens deze wordt toegelaten in de

De middelste waarneming De mediaan is de waarde die voor een (sub)zaak wordt gevormd door de bovenkant van het tweede kwartiel, de ‘middelste waarneming’ dus. De totalen van de medianen voor alle (sub)zaken vormen NFC Index®. De marktconforme bandbreedte in combinatie met de mediaan vormen de basis voor een vergelijking van kosten (benchmark) met NFC Index®.

II. Diensten en middelen Zoals voorzien in consumptieve diensten (bedrijfsrestaurant, catering, drankenautomaten), risicobeheersing (bewaking, beveiliging en receptie), schoonmaak, verhuizingen, het managen van documenten (creatie, verwerking in de

V. Facility management Integrale sturing van voornoemde rubrieken zoals voorzien in facilitair beleid, marketing en innovatie van facility management, het voorzien in een bedrijfsbureau voor administratie, planning en control, secretariële ondersteuning en de personeelszaken van de facilitaire functie, het voorzien in een helpdesk, het voorzien in beleid inzake het milieu en de arbeidsomstandigheden, als ook het managen van risico’s, inkoop, informatie en kwaliteit.

legend

Facility Management (Total support costs) Space & Infrastructure (Real estate support management)

People & Organisation (Business support management)

Housing NEN 2748 Ch 1

Central Functions

Space (accommodation)

Services & Means NEN 2748 Ch 2 ICT NEN 2748 Ch 3 External Means NEN 2748 Ch 4

Identity, innovation

5

I. Huisvesting Zoals voorzien in gebouw en terreinen, verzekeringen, onderhoud, verbouwingen, energie en water, beheer (in termen van huur, koop en lease) en rente van vastgoed. In afwijking op de norm is NFC Index® exclusief de compensatie niet-opteerbare btw.

Risk policy

21%

Quality standards and guidelines

Openbaar bestuur

Sustainability

4

Organisation specific

23%

IV. Externe voorzieningen Zoals voorzien in extern verblijf (zoals vergaderaccommodaties en thuiswerkplekken) en personenvervoer (dienstreizen en woon-werkverkeer, per vliegtuig, openbaar vervoer). In afwijking op de norm is NFC Index® exclusief de kosten van lease-auto’s.

Business support (Management support)

Zakelijke dienstverlening

III. Informatie- en communicatietechnologie ICT management en advies, servicedesk ICT, werkplekbeheer, centrale en gedistribueerde diensten, telematica (voorheen connectivity IT en telecommunicatie) en training eindgebruikers.

Logistics

15%

3

postkamer, reproductie, beheer en archivering), het managen van reststoffen, het verstrekken van ruimte, kantoorartikelen, groenvoorziening, kunst en bewegwijzering, als ook bedrijfskleding.

ICT

De NFC Index® drukt de kostenindices op (sub)zaakniveau, zoals beschreven in NEN 2748, uit in marktconforme bandbreedten, die jaarlijks per faciliteit worden bepaald op basis van een kwartiel berekening. 25% van de gegevens is kleiner dan het eerste kwartiel en 25% groter dan het derde kwartiel. De marktconforme bandbreedte wordt gevormd door het tweede en derde kwartiel. Waarnemingen in het eerste en vierde kwartiel vallen buiten de marktconforme bandbreedte bij de bepaling van NFC Index® (zie figuur 11).

21%

Financiële dienstverlening

Health, safety, security, environment

Methodiek bandbreedte en mediaan

De NFC Index® beperkt zich tot kosten (exclusief omzetbelasting) die betrekking hebben op het betreffende boekjaar. NFC Index®kantoren betreft alleen organisaties of onderdelen van organisaties die gehuisvest zijn in kantoorgebouwen en derhalve een overwegend administratief karakter hebben.

Industrie, bouw, handel en transport

2

Primary activity specific

Financiële index

1

Bron: drs. Rudolf Bak, ABN-AMRO Real Estate Finance, mrt 2011

Figuur 10. Verdeling voor weging bedrijfstakken in de NFC Index®

index calculatie. Eerste validatie vindt plaats door een gecertificeerd (adviseur)lid, vervolgens wordt deze nogmaals gecontroleerd en gevalideerd door de ‘poortwachter’ van NFC Database. Die voert een tweede validatie uit door de ontvangen data te vergelijken met de data die reeds in NFC Database zijn opgenomen, en door realiteitstoetsen uit te voeren. Grote, niet-verklaarbare en verrassende afwijkingen, worden direct gesignaleerd en teruggekoppeld. Afwijkende data, waarvoor geen of onvoldoende verklaring kan worden gegeven, wordt niet opgenomen in NFC Database.

Workplace

Figuur 11. Bandbreedten subindices op (sub) zaakniveau

Cleaning

Kosten

Outdoors

GOEDKOOP

Utilities

25%

Mediaan

Maintanance and operation

MARKT CONFORM

Portfolio development

50%

Property administration

DUUR

Enhancement initial performance

25%

In 2001 is facility management uniform gedefinieerd in de Nederlandse norm NEN 2748 Termen voor facilitaire voorzieningen – Rubricering en definiëring. Daarmee is tien jaar geleden een indeling gegeven om facilitaire activiteiten eenduidig te definiëren en te rubriceren en de daarmee samenhangende kosten te registreren. Deze norm vormt daarmee in Nederland al ruim een decennium de grondslag voor het genereren van relevante informatie en cijfermateriaal op basis waarvan facilitaire kosten kunnen worden vergeleken. NFC Index volgt deze indeling voor de inrichting van haar database en berekening van haar indices. In NEN 2748 worden de facilitaire activiteiten, processen en diensten gerubriceerd naar de volgende vijf functies.

Asset replacement, refurbishment

Referentiegroep

Building inital performance

De NFC Index wordt vastgesteld op basis van jaarlijks ingebrachte data van de leden. Die dataverzameling vormt niet ieder jaar een nauwkeurige afspiegeling van de verdeling van kantoorvoorraad in Nederland naar sectoren. Dat zou onbedoelde schommelingen in de index kunnen veroorzaken. Daarom wordt als stabilisatie een weging toegepast om schommelingen in de index te voorkomen die het gevolg zouden zijn van een wisselende samenstelling van de dataverzameling. Alle verzamelde data wordt gewogen op basis van de verdeling naar bedrijfstakken zoals deze in Nederland voorkomen, en vermeld in figuur 10. ®

Hospitality

5 Verantwoording Methode

FM NEN 2748 Ch 5 Not inherent to NEN 2748

Figuur 12. Facility Products; schematic European structure in FM


Bijlage A Datacollectie werkwijze Wanneer NFC Index spreekt over vloeroppervlak wordt daarmee verhuurbaar vloeroppervlak bedoeld, zoals gedefinieerd in NEN 2580 Oppervlakten en inhouden van gebouwen - Termen, definities en bepalingsmethoden.

lieu-impact). Voor ieder van de in deel 4 geclassificeerde productgroepen wordt voor deze aspecten een set van vragen en antwoorden in vijf niveaus aangereikt. Dat maakt het mogelijk bijvoorbeeld de mate van duurzaamheid bij een gegeven service- en kostenniveau te vergelijken.

Facility management genormaliseerd in Europa Inmiddels is op Europees niveau een set normen voor facility management ontwikkeld die de komende jaren de Nederlandse zullen vervangen. Deze set heet NEN - EN 15221. De eerste twee zijn van kracht: Facility management – Deel 1, Termen en definities en Deel 2, Leidraad voor het opstellen van Facility Management overeenkomsten. Eind 2011 zullen de volgende vier delen uit deze serie worden vastgesteld: Part 3, Guidance how to achieve/ensure quality in Facility Management; Part 4, Taxonomy of Facility Management - Classification and Structures; Part 5, Guidance on the development and improvement of processes en Part 6, Area and Space Measurement. Een jaar later volgt als sluitstuk Part 7, Performance Benchmarking. Belangrijk voor vergelijk zijn deel 4 en 7. Deel 4 definieert gedetailleerd de duiding, scope en samenhang van de facilitaire producten, waar figuur 13 een voorbeeld laat zien. Figuur 12 laat zien dat de Nederlandse indeling in vijf functies vervangen wordt door een hoofdindeling naar Space & Infrastructure en People & Organisation. Deel 6 definieert het verhuurbaar vloeroppervlak anders dan in de nationale normen zoals NEN 2580 het geval is. Deel 7 beschrijft hoe de prestaties van facilitaire producten kunnen worden vergeleken op het gebied van kosten, service niveau, klanttevredenheid en duurzaamheid (mi-

NFC Index klaar voor Nederland en Europa De bestuursleden Vader en Toele van NFC Index coöperatie hebben actief deelgenomen aan de totstandkoming van deze normen, evenals experts en gecoördineerde inbreng van coöpererende leden. Daarom is NFC Index in staat om bij de inrichting van haar portal en database rekening te houden met de wijzigingen die omschakeling naar Europese normen met zich meebrengen. Om de overgang – ook voor Europees opererende leden – soepel te laten verlopen maakt NFC Index het haar leden mogelijk data in te voeren volgens nationale of Europese standaard. Ook voor de rapportage kan gekozen worden voor indeling conform nationale of Europese indeling. Op de website van NFC Index is een transitietabel beschikbaar, waarmee productcodes en daarmee kosten kunnen worden omgezet van NEN 2748 naar EN 15221-4 en vise-versa. Daarmee kunnen leden die hun administratie opnieuw willen inrichten direct kiezen voor een toekomstvaste indeling. Neem voor vragen over de toepassing van deze normen bij het administreren en invoeren van gegevens contact op met NFC Index, www.nfcindex.nl. Neem voor toegang tot deze normen contact op met NEN Delft, telefoon + 31 15 269 03 22, www.nen.nl of www.cen.eu.

Product

Utilities

Energy

Water

Waste

Product No.

1170

1171

1172

1173

General description

Supply of energy and water and waste treatment and disposal. Can include procurement from external producers and/or internal production including the necessary infrastructure to an interface to internal distribution/collection system

Energy supply to a built facility. Can include procurement from external producers and/or internal production of energy and includes the necessary infrastructure typical to a meter, but not the internal distribution system

Water supply to a built facility. Can include procurement from external producers and/or internal production of water and includes the necessary infrastructure typical to a meter, but not the internal distribution system

Waste treatment and disposal, including sorting and reuse of solid waste as well as liquids and sewage. Usually only includes collection of filled containers and replacing with empty containers and not the internal collection and handling

Costs included

All cost of procuring and producing energy and water and of treatment and disposal of waste and the operation, maintenance and improvements of the infrastructure as well as possible related incomes

All cost of procuring and producing energy and the operation, maintenance and improvements of the infrastructure

All cost of procuring and producing water and the operation, maintenance and improvements of the infrastructure, includes waste water

All cost of treatment and disposal of waste as well as possible related incomes

Costs excluded

Internal distribution, processing and consumption of energy and water and the related infrastructure. primary sorting of waste at the source done by staff not otherwise involved in waste treatment

Internal distribution, processing and consumption of energy and the related infrastructure

Internal distribution, processing and consumption of water and the related infrastructure

Primary sorting of waste at the source done by staff not otherwise involved in waste treatment, waste water

Sublevels

Energy, Water, Waste

Heating, Cooling, Electricity, Gas, Oil, heating, cooling, electtricity, gas, oil, wood, etc.

Mains water, ground water, rain water

Burnable waste, waste water, Paper, Hazardous waste, Glass, Kitchen waste

Specific activities (examples)

See next level

Procurement, Production, Monitoring, Maintenance

Procurement, Production, Monitoring, Maintenance

Collecting, Sorting, Disposal

Specific facilities (examples)

See next level

Transformers, Main pipes and cables

Pump rooms, Sprinkler centres, Water basins

Dust rooms, Containers, Drains

Figuur 13. Voorbeeld Europese structuur van geclassificeerde product Nutsvoorzieningen


Aanleveren data voor NFC Index® Wanneer een organisatie zich heeft aangemeld bij NFC Index dienen de gegevens afkomstig van de organisatie, geschikt te worden gemaakt voor toegang tot, en vergelijking met NFC Database. De aanlevering van de data gebeurt via de online portal van de coöperatie of in overleg met de adviseurlid c.q. kringbegeleider.

Routes datacollectie De coöperatie kent verschillende categorieën leden: gebruikersleden, adviseurleden en maincontractorleden. Voor elke categorie is een eigen route uitgestippeld voor het aanleveren van de gegevens voor, en het vergelijk met NFC Database. Maincontractorleden dienen een bevestiging van herkenning van kosten door hun opdrachtgever te overleggen.

Validatie van de gegevens Zodra de data online is aangeboden aan de NFC Database,

wordt deze door een zelf gekozen gecertificeerd adviseurlid gevalideerd. Na deze eerste validatie wordt de data door de poortwachter gecontroleerd en opgenomen in de database. NFC Index kan zowel gebruikersleden, adviseurleden, als NFC Kringen certificeren om zelfstandig data te kunnen collecteren. Daarvoor dient men over aantoonbare ervaring met benchmarking te beschikken. De criteria daarvoor en een overzicht van gecertificeerde leden is op de website beschikbaar.

Kosten datacollectie De kosten voor het gebruik van NFC Portal en NFC Database, de validatie door een gecertificeerd adviseurlid en de vergelijkende rapportage zijn voor de eerste vij datasets (gebouwen) per lid onderdeel van de contributie. Eventuele assistentie bij de invoer van gegevens en advies naar aanleiding van de rapportage kan tegen aanvullende betaling worden verkregen bij adviseurleden van NFC Index.

Bijlage B Coöpererende leden en donateurs ABN AMRO Bank NV* Achmea Facilitair Bedrijf Aegon Nederland NV Albert Heijn B.V. Alliander N.V. Amsterdam - Dienst Milieu & Bouwtoezicht Amsterdam - Dienst Ruimtelijke Ordening ANWB B.V. APG Algemene Pensioen Groep NV ASR Nederland Atos Origin Nederland B.V. Centraal Bureau voor de Statistiek Cordares Diensten BV D.W.I. De Nederlandsche Bank DSM Nederland B.V. Equens SE Erasmus Universiteit Rotterdam Essent Support Group B.V. Facilities A.P. Moller - Maersk Group GastTerra B.V. Gemeente Utrecht Gemeente Almere

Gemeente Amsterdam - DFM Gemeente Brunssum Gemeente Den Haag Facilitaire Dienst Gemeente Haarlem Gemeente Rotterdam Servicedienst Heijmans Facilitair Bedrijf IBM Nederland BV ING Facility Management Kadaster Facilitair Bedrijf KLPD Koninklijke BAM Groep Koninklijke Boskalis Westminster N.V. LeasePlan Nederland Logica Nederland B.V. Ministerie Onderwijs, Cultuur & Wetenschap Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ministerie Volksgezondheid, Welzijn & Sport Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie Ministerie van Algemene Zaken Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Defensie Ministerie van Financiën Ministerie van Infrastructuur & Milieu


Bijlage C Organisatie Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Ministerie van Veiligheid & Justitie Ministerie van VROM Rijksgebouwendienst Nederlandse Gasunie N.V. NEN NS Poort Nuon Energy PGGM Politieacademie Prorail BV Rabo Vastgoedgroep Rabobank Nederland Radboud Universiteit Nijmegen Randstad / Diemermere B.V. Regiopolitie Amsterdam-Amstelland Rijksuniversiteit Groningen Rijkswaterstaat Corporate Dienst Sanoma Uitgevers Sara Lee Shell International Exploration Prod. BV Siemens Nederland N.V. SNS Reaal Tauw bv TNO Bouw en Ondergrond TU Delft TU Eindhoven UMC St Radboud Servicebedrijf Universiteit Amsterdam Universiteit Leiden Universiteit Maastricht Universiteit Tilburg Universiteit Twente

Universiteit Utrecht USG People Voedsel en Waren Autoriteit Vrije Universiteit Amsterdam Wageningen Universiteit Wolter & Dros

Adviseurleden AOS Nederland NV* Corporate Facility Partners B.V.* DHV BV DTZ Zadelhoff* Fier.fm* HEVO bv Hospitality Consultants B.V.* Integron BV* IPD Occupiers VFM Facility Experts Twynstra Gudde*

Maincontractorleden Arcadis Aqumen Facility Management Facilicom Facility Solutions Sodexo Altys Strukton Worksphere BV

Comité van Aanbeveling Dhr. ir. H.F.C. van den Berg Partner DTZ Zadelhoff Dhr. Mr M.W.I. Hillenaar Directeur Informatisering Rijk (CIO Rijk) Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Dhr. ing. P.A.J. Guelen Algemeen Directeur Planon BV Mw. A. Jorritsma-Lebbink Burgemeester Gemeente Almere Dhr. R.M.G. Verbeek Algemeen directeur Facilicom Facility Solutions Dhr. ir. J.A. Wesseldijk Algemeen directeur NEN

Bestuur •

•

•

•

•

•

Dhr. ing. M.C. Vader MFM Voorzitter, werkzaam bij DHV Dhr. W.I. Toele MPM Penningmeester, werkzaam bij Facilitair Bedrijf Amsterdam Dhr. ing. W.M. Munter Bestuurslid, werkzaam bij Facilicom Facility Solutions B.V. Mw. drs. H.C. Viergever Bestuurslid, werkzaam bij Ministerie van BZK Dhr. ir. A.P.A. ten Have Bestuurslid, werkzaam bij ABN AMRO Dhr. drs. A.N. Fraaij Bestuurslid, werkzaam bij Radboud Universiteit Nijmegen

V.l.n.r.: Bas Stam, Wim Munter, Antoine Fraaij, Rinus Vader, Werner Toele, Ellen Viergever en Sander ten Have.

Management en secretariaat Dhr. B. Stam MM Coöperatie Manager Mevr. K. van der Hall Secretaresse

Donateurs Facility Management Nederland (FMN) ISS Facility Services Planon B.V. * NFC Index gecertificeerd

Bijlage D www.nfcindex.nl www.nfcindex.nl is de relevante portal in de financiële en facilitaire sector voor facilitaire kengetallen. Hier vindt u onafhankelijke en adequate informatie over ontwikkelingen in facilitaire kosten, serviceniveaus, klantwaardering en duurzaamheid, bijeengebracht door gebruikers en toonaangevende adviseurs in het vakgebied. Daarom een korte toelichting op de toegankelijkheid en informatie die deze website biedt.

per functie zoals aangegeven in bijlage A van dit jaarbericht. In 2010 is de portal, naast de index voor kantoorhoudende organisaties, uitgebreid met indices voor onderwijs en zorg.

Voor leden toegankelijke deel Naast notulen en presentaties van algemene ledenvergaderingen, interne overeenkomsten wordt hier onder meer de opbouw van de mediane jaarlijkse indices per functie op zaakniveau getoond.

Algemeen toegankelijk deel Naast relevante algemene informatie over onder meer certificering van leden en toegepaste normen wordt in dit gedeelte de jaarlijkse index getoond, met opbouw naar mediaan


Informatie op maat Door portal techniek kunnen leden online hun data aanbieden en online rapportages ontvangen.


vo o r p r estat i e ver geli j k

NFC Index Cooperatie u.a. Postbus 5135 1411DC Naarden T: +31 (0)35 678 39 69 E: [email protected] I: www.nfcindex.nl

NFC Jaarbericht Kantoren 2010

Recommend Documents