Jaarbericht NFC Index
®
De mediane kosten per werkplek van facilitaire voorzieningen in Nederlandse kantoorgebouwen bedroegen in 2008 € 10.434 exclusief btw ®
2009 Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a.
Voorwoord Op 15 juni 2009 presenteerden we de zesde NFC Index®kantoren
NFC Index®kantoren, 2008 = € 10.434/werkplek/jaar, excl. BTW NFC Index®kantoren, 2008 = 91 In 2008 stegen de facilitaire kosten met 4% ten opzichte van die in 2007
De rubriek Huisvesting, goed voor bijna de helft van de index, steeg in 2008 het meest, met maar liefst 9%. Daarvan vormt sinds de start van de index (2003) de huurprijs de drijvende kracht. In 2008 ging de mediane huurprijs per m² verhuurbaar vloeroppervlak met 15 euro omhoog. De afname van het verhuurbaar vloeroppervlak per werkplek is vrijwel tot stilstand gekomen. Na eerder fors te zijn afgenomen heeft de mediane kantoorwerkplek in Nederland voor het tweede jaar een omvang van rond de 18,5 m². Goed voor bijna een kwart van de index zijn de kosten voor Diensten en middelen, zoals catering, bewaking, schoonmaak en het maken en beheren van documenten. De kosten in deze rubriek stegen gemiddeld met 4%. Ook betrouwbare informatie over ict-kosten is van belang voor het general management van onze leden. Deze kosten vormen immers ook bijna een kwart van het totaal aan facilitaire kosten. Die kosten zijn sinds 2004 dalende, in 2008 met 7%. Deze daling werd in 2008 vooral veroorzaakt door de dalende kosten voor mobiele telefonie en data transmissie via vaste verbindingen binnen de post ‘telematica’. ict managers van onze leden kunnen op een meer gedetailleerd niveau hun kosten afzetten tegen de actuele mediaan en de marktconforme bandbreedte. Zonder de invloed van ict zou de NFC Index® in 2008 met ruim 7% zijn gestegen. Door de kostenverlagende invloed van ict bleef de stijging beperkt tot 4%. De NFC Index® is de maat voor de jaarlijkse kostenontwikkeling van facilitaire voorzieningen in Nederland, die we als Netherlands Facility Cost Index Coöperatie u.a. jaarlijks publiceren.
Rinus Vader, Voorzitter Bestuur NFC Index
PAGINA 2 – Jaa rbericht NFC Index ® 2 0 0 8
De index heeft zich in de achterliggende zes jaar voor kantoorhoudende organisaties ontwikkeld tot een ijkpunt bij de vaststelling van kaders voor facilitaire kosten en prestaties voor het volgende begrotingsjaar. Het is daarmee in de sector dé referentie bij het vergelijken van de gerealiseerde kosten per werkplek voor bedrijven, instellingen en overheden die actief willen sturen op de kosten van de ondersteunende processen in kantoren. Ook organisaties met andere dan kantoorgebouwen zijn geïnteresseerd. Zo worden momenteel de facilitaire kosten bestudeerd van ruim 4 miljoen m² onderwijsgebouwen in Nederland. Wellicht dat dit binnenkort leidt tot NFC Index®onderwijs. Ook onderzoeken we met de beroepsverenigingen, ziekenhuizen en instellingen in de zorg de mogelijkheden om vanaf volgend jaar te voorzien in NFC Index®zorg. De basis voor de definitie en rubricering en kostensoorten is de Nederlandse Norm 2748 en nen 2580 voor de definities van vloeroppervlak. Die normen worden binnenkort vervangen door een serie Europese normen. Als bestuur zijn we daar volop bij betrokken. We zijn dan ook in staat de consequenties ervan voor onze leden te duiden en hen te faciliteren met een totaal vernieuwde website. Deze site is tevens een geautomatiseerd instrument om onze leden te faciliteren met het invoeren van hun data bij het benchmarken van hun facilitaire kosten. Inmiddels werken we aan een objectieve relatie tussen kosten en service niveau. Meer daarover op onze site www.nfcindex.nl.
Inhoud Voorwoord
2
Leeswijzer
3
1 NFC Index® 2008
4
2 De Coöperatie, Leden en Kringen
6
3 Ontwikkeling indices onderwijs en zorg
8
4 Ontwikkeling in Europa
9
5 Verantwoording Methode
11
Bijlage A. Opbouw NEN 2748
12
Bijlage B. Datacollectie - Werkwijze
12
Bijlage C. Coöpererende Leden en Donateurs
13
Bijlage D. Comité van Aanbeveling en Bestuur
14
Bijlage E. www.nfcindex.nl
14
Colofon
15
Summary
16
Leeswijzer Het NFC Jaarbericht 2008 is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1 presenteert de NFC Index®kantoren 2008 en licht deze toe. Hoofdstuk 2 bevat informatie over NFC Index Coöperatie, haar leden en haar kringen. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de ontwikkelingen van de NFC Index® in de sectoren onderwijs en zorg. Hoofdstuk 4 beschrijft de weg naar de Europese normen ter vervanging van nen 2748. Hoofdstuk 5 ten slotte licht de gebruikte methode toe. In Bijlage a wordt de normalisatie van fm toegelicht aan de hand van de opbouw van nen 2748. In bijlage b wordt de manier van datacollectie en het vergelijk van de gegevens uitgewerkt. De bijlagen c en d geven een overzicht van de huidige coöpererende leden en de donateurs van de coöperatie, haar comité van aanbeveling en haar bestuur. Tot slot wordt een korte toelichting op de website van de NFC Index Coöperatie gegeven, evenals een Engelstalige samenvatting onder het kopje: Summary.
PAGI N A 3 – JAAr b e r I cht N F c I N de x® 2008
1 NFC Index 2008 De NFC Index®kantoren wordt verkregen door de mediaan van de kosten per werkplek van alle verschillende sub(sub)zaken van de nen 2748 bij elkaar op te tellen. In 2008 bedroegen de mediane kosten per kantoorwerkplek € 10.434 excl. btw. De NFC Index®kantoren 2008 bedraagt daarmee 91 (2003 = 100). De NFC Index®kantoren 2008 vertoont een stijging van 4% ten opzichte van die van 2007. In figuur 1 zijn de mediane kosten per kantoorwerkplek in 2008 verdeeld naar de vijf verschillende functies die door de nen 2748 worden onderscheiden.
1%
5%
25% 47%
Huisvesting Diensten en middelen ICT
22%
Externe voorzieningen Facility management
Figuur 1. Mediane werkplekkosten 2008, verdeeld naar functies
De relatieve kosten van de functie Huisvesting blijven onveranderd hoog. De functie Huisvesting vertegenwoordigt bijna de helft van de werkplekkosten. De functies Diensten en middelen én ict nemen vervolgens ieder ongeveer een kwart van de werkplekkosten voor hun rekening.
Trends Omdat vanaf 2003 de NFC Index®kantoren wordt berekend, geeft de ontwikkeling van de index inmiddels een goed beeld van de trend van de kostenontwikkeling. Na enkele stabiele jaren is de index in 2008 weer gestegen, maar ligt met een index van 91 nog onder het niveau van 2003. Figuur 2 en 3 laten de ontwikkeling zien van de mediane kosten, verdeeld naar de verschillende functies.
PAGINA 4 – Jaa rbericht NFC Index ® 2 0 0 8
Uit de ontwikkeling van de mediane kosten vanaf 2003 kan het volgende worden afgelezen: • De totale facilitaire kosten zijn vanaf 2003 afgenomen en laten na enkele stabiele jaren weer een groei zien in 2008 • De totale facilitaire kosten zijn in 2008 met maar liefst € 432 per werkplek 4% toegenomen ten opzichte van 2007 • De huisvestingskosten zijn met 9% t.o.v. 2007 het sterkst van alle functies toegenomen. • De mediane kosten van alle functies zijn gestegen met uitzondering van ict die met 3% is gedaald • De kosten voor ict dalen voor het vierde opeenvolgende jaar en zijn t.o.v. 2003 met ruim 20% gedaald • Het aandeel van de externe voorzieningen blijft marginaal met 1% van het totaal en stabiliseert zich de laatste 4 jaar rond de € 100 per werkplek • Met uitzondering van huisvesting is de kostenindex van alle afzonderlijke functies nog steeds lager dan het basisjaar 2003 • Sinds 2006 nemen de kosten voor de functie Facility management toe dat mogelijk wordt verklaard door meer uitbesteding van de operationele activiteiten en daardoor een toename van de regiefuncties. Op het ledendeel op de website www.nfcindex.nl van de coöperatie zijn mediane kengetallen op zaakniveau beschikbaar. Voor leden die hun eigen data aanleveren kent de NFC Database een specificatie inclusief de bandbreedte. Leden die in kringen participeren kunnen in onderling verband benchmarken en kennen een specificatie die in overleg met de begeleidende adviseur aanzienlijk verder gaat.
Gemiddeld vloeroppervlakte Het gemiddelde verhuurbare vloeroppervlak (vvo) per werkplek is een belangrijke variabele voor de kosten per werkplek. Immers, indien deze substantieel daalt, dalen de gebouwgerelateerde kosten (functie Huisvesting) naar rato. Het vvo per werkplek bedroeg 18,5 m2 in 2008, vrijwel vergelijkbaar met de gemiddeldes in 2006 en 2007. Na enkele jaren van daling van maar liefst 18% blijft de omvang van de gemiddelde werkplek de afgelopen jaren gelijk. Vanzelfsprekend past een afnemend m2 vloeroppervlakgebruik in de tendens van het efficiënter aanwenden van kantoren, het delen van werkplekken en teruggang van cellenkantoren ten behoeve van activiteitgerelateerde werkplekken. De daling van het gemiddelde vvo per werkplek staat haaks op de stijging van de huisvestingskosten in de index. Dit wijst op een significante kostprijsstijging
van de vierkante meter: alleen in 2007 al vijftien euro per m2 vvo.
12000
Functie Huisvesting
10000
De mediane kosten voor Huisvesting zijn in 2008 met 9% toegenomen ten opzichte van 2007. Met uitzondering van de rubriek Muteren zijn alle huisvestingskosten op zaakniveau toegenomen. De stijging wordt met name veroorzaakt door een sterke toename van de rubriek Voorzien in gebouw (huren dan wel kapitaalslasten), met € 244 per werkplek. Daarnaast, zij het in mindere mate, in een toename van de onderhoudskosten, die met € 122 per werkplek toenemen. Een stijging van 27%!
Functie Diensten en middelen De mediane kosten voor Diensten en middelen zijn 4% gestegen ten opzichte van het voorgaande jaar. De stijging deed zich over de gehele linie voor, met uitzondering van Risicobeheersing (-1%) en Documentmanagement (-7%). De groei wordt met name veroorzaakt door een toename van Consumptieve diensten met € 60 per werkplek (13%), Schoonmaak met € 39 per werkplek (11%) en Verhuizingen met € 15 per werkplek (22%). Opvallend is dat sinds het bestaan van de index zowel de post Consumptieve diensten, als de post Schoonmaak na enkele jaren daling, sinds 2006 alweer drie achtereenvolgende jaren een stijging laten zien. Ten opzichte van het basisjaar 2003 (=100) zijn de schoonmaakkosten met 15% gestegen en zijn de kosten van Verstrekken van ruimte en middelen meer dan verdubbeld.
Functie ICT Net als voorgaande jaren zijn de ict kosten veelal nog geen integraal onderdeel van de facilitaire organisatie. De ict subindex is hierdoor grotendeels samengesteld uit data van het in ict benchmark gespecialiseerde bedrijf metri Sourcing & Benchmarking. De mediane kosten voor ict zijn ten opzichte van vorig jaar 3% gedaald. Al vier jaar op rij zijn de ict kosten dalende. Na de sterke daling van bijna 11% vorig jaar vlakt de daling van de ict werkplekkosten af. Na de grote wijzigingen van vorig jaar op de ict indeling heeft dit jaar een kleine wijziging op de indeling plaatsgevonden om de NFC Index® aan te laten sluiten op het laatste voorstel van de nieuwe Europese indeling. Hierdoor zijn enkele posten van naam veranderd en is de post ict Management & advies uit de andere posten gehaald en als aparte component gepresenteerd. De daling van de ict
8000 6000
Huisvesting Diensten en middelen
4000
ICT 2000
Externe voorzieningen Facility management
0 2008
2007
2006
2005
2004
2003
Figuur 2. Ontwikkeling mediane kosten vanaf 2003
2008
2007
2006
2005
2004
2003
Huisvesting
4.922
4.518
4.315
4.038
4.249
4.368
Diensten en middelen
2.301
2.214
2.109
1.947
2.024
2.578
ICT
2.627
2.713
3.036
3.265
3.492
3.308
Externe voorzieningen
105
102
97
112
415
578
Facility management
479
454
406
429
438
625
Totaal
10.434
10.002
9.963
9.791
10.618
11.457
Index
91
87
87
85
93
100
Figuur 3.Ontwikkeling mediane kosten naar functies (in euro’s, excl. Btw)
2008
2007
2006
2005
2004
2003
Omvang werkplek in m²
18,5
18,6
18,7
19,4
20,5
22,6
‘Index’ vloeroppervlak
82
82
83
86
91
100
Figuur 4. Gemiddeld verhuurbaar vloeroppervlak per werkplek sinds 2003
Jaa r b e r i cht N F C I n de x® 2008 - PAGI N A 5
werkplekkosten heeft zich voorgedaan op alle zes de ict posten: ict Management & advies, Servicedesk, Werkplekbeheer, Centrale & gedistribueerde diensten, Telematica en Training eindgebruikers. De post Telematica heeft de grootste daling met € 164 per werkplek (-15%). De dalende kosten voor de capaciteit van de vaste verbindingen en de mobiele telefonie zijn de hoofdoorzaken van deze daling.
Functie Externe voorzieningen De functie Externe voorzieningen laat dit jaar een kleine toename zien van 3%. De stabiliteit van deze subindex blijft lastig omdat een belangrijk deel van de kosten voor externe voorzieningen niet via de facilitaire organisatie lopen maar op afdelingsniveau worden geboekt.
Functie Facility management De overheadkosten van de facilitaire organisatie zijn 6% gestegen ten opzichte van vorig jaar. De kosten bedragen momenteel € 479 per werkplek, oftewel 4,6% van de totale facilitaire kosten. Omdat de meeste facilitaire organisaties geen ict in hun portefeuille hebben is het ook interessant om te kijken wat het aandeel van de overheadkosten is indien we de ict kosten buiten beschouwing laten. In dat geval bedragen de overheadkosten 6,1 % van de totale kosten. Wat opvalt is dat de kosten Voorzien in facility management de afgelopen vijf jaren stabiel rond de € 155 per werkplek schommelden, maar in 2008 echter een forse stijging laat zien tot € 206 per werkplek (31% t.o.v. 2007). De post Uitvoeren van facility management is met 8% ten opzichte van 2007 gedaald. De toenemende transitie naar een regie organisatie waarbij de uitvoerende activiteiten zijn uitbesteed is mogelijk hier de oorzaak van.
2 De Coöperatie, Leden en Kringen Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a.
Scope
Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a., kortweg NFC Index, opgericht in 2001, is een onafhankelijke organisatie. Zij voorziet de Nederlandse markt van het objectieve en actuele ijkpunt (benchmark) voor de facilitaire kostenontwikkeling. Er is bewust gekozen voor de coöperatievorm. Wezenlijk hierbij is dat de leden informatie actief delen: een samenwerkingsverband waarbij brengen en halen de rode draad vormt. De gegevens waarop de index jaarlijks wordt gebaseerd, zijn beschikbaar voor benchmarks waaraan leden van de coöperatie deel kunnen nemen. Het is een bewuste keuze om in coöperatieverband wèl de index en de daarvoor noodzakelijke database te ontwikkelen, en niet als coöperatie zelf te benchmarken. Voor dat laatste wil het bestuur van de coöperatie de markt, waaronder de (adviseur)leden, alle ruimte geven.
NFC Index Coöperatie geeft met de NFC Index®kantoren inzicht in de kosten van de facilitaire voorzieningen van de kantoorhoudende organisaties in Nederland. De index is gebaseerd op de nen 2748. npr 2744 geeft praktijk richtlijnen hoe de nen 2748 moet worden toegepast. De rubricering is in theorie algemeen toepasbaar voor faciliteiten in alle sectoren. Een andere dimensie van de scope is de geografische begrenzing. Kostengegevens van ver buiten onze landsgrenzen vergroten voor binnenlands gebruik niet de waarde van NFC Index®. Daarom faciliteert NFC Index binnen Europa vergelijkbare initiatieven in andere regio’s met separate indices.
Doel NFC Index is een autoriteit op het terrein van facility management in Nederland wanneer het gaat om het aanbieden van kengetallen en het jaarlijks presenteren van de NFC Index®. NFC Index is de referentie voor de kostenontwikkeling van facilitaire voorzieningen voor kantoorhoudende Nederlandse overheidsinstanties en het bedrijfsleven. Deze inzichten leveren relevante informatie voor mogelijkheden in kosten efficiëntie aan het management.
PAGINA 6 – JA A rberIcht NFc INdex ® 2 0 0 8
Leden en adviseursleden Steeds meer bedrijven en organisaties vinden hun weg naar de NFC Index. Hiermee voorziet ze dus duidelijk in een behoefte. Belangrijke beslissingen in kostenefficiëntie worden meer en meer getoetst aan de NFC Index®. De ontwikkeling van een onafhankelijk portal, waardoor een directe en adequate communicatie kan plaatsvinden, is een voorbeeld van haar meerwaarde. Daarnaast moet voor de leden vooral de coöperatieve gedachte een drijfveer zijn hun bijdrage te leveren. Een coöperatie kan tenslotte alleen maar succesvol zijn bij actieve deelname van haar leden.
NFC Kringen NFC Index is gebaseerd op de gegevens van de individuele leden. De kracht van de coöperatie is dat de leden actief informatie delen. Hiervoor bestaat de NFC Kring, een platform, waarin jaarlijks de benchmarks worden opgeleverd, besproken en geanalyseerd. Ook worden gemeenschappelijke onderwerpen besproken om bij elkaar een ingang te creëren om vragen van de kringleden onderling op te pakken en uit te werken. Zo wordt voorkomen dat elke organisatie voor alle onderwerpen zelf het wiel moet uitvinden. Om een juiste vergelijking te kunnen doen, is het vooral belangrijk dat men zich kan vergelijken met bedrijven
NFC Index kent de volgende NFC Kringen
met gelijksoortige panden. Zo heeft met de NFC Index Coöperatie in samenwerking AOS Studley in 2008 het initiatief genomen voor het opzetten van een gemeenschappelijke benchmark binnen een platform voor industrie en logistiek. Gezien het feit dat in deze sector een toenemende professionaliseringsslag op facilitair vlak plaatsvindt, is er meer behoefte aan het in kaart brengen, vergelijken en onder controle houden van de kosten. Voor de industrie en logistiek gaat het veelal om panden met gecombineerde kantoor-, logistieke-, en industriële functies, die doorgaans buiten stadskernen liggen, waardoor de kostenopbouw uiteraard verschilt van traditionele kantoorpanden.
NFC Kring Financiële instellingen ABN AMRO, Achmea, Aegon, De Belastingdienst, Fortis, ING, Rabobank en SNS Reaal Contactpersoon NFC Bestuur: Bas Stam.
NFC Kring Grote Gemeenten De gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht en Zaanstad. Contactpersoon NFC Bestuur: Werner Toele.
NFC Kring Multibedrijven I ANWB, Ballast Nedam, Luchtverkeersleiding Nederland, Nederlands Normalisatie Instituut en ProRail Contactpersoon NFC Bestuur: Bas Stam.
NFC Kring Multibedrijven II Cordares, Facility Force (A.P. Muller-Maersk), IBM, KPN, Logica, Rabo Vastgoedgroep, Siemens en Randstad Contactpersoon NFC Bestuur: Wim Munter
NFC Kring Industrie & Logistiek Albert Heijn, DSM, Heijmans, Medtronic en TNT Post Contactpersoon NFC Bestuur: Bas Stam.
Interdepartementale benchmark Het netwerk voor facilitair management van de Rijksoverheid. Contactpersoon NFC Bestuur: Ellen Viergever.
JAAr b e r I cht N F c I N de x® 2008 - PAGI N A 7
3 Ontwikkeling indices onderwijs en zorg NFC Index®onderwijs In 2008 is een initiatief gestart om de NFC Index®onderwijs op te zetten met drie typen onderwijs instellingen: regionale/agrarische opleidingscentra (roc/aoc), hoger beroepsonderwijs (hbo) en universiteiten. Dit initiatief past in het beleid van de NFC Index Coöperatie om meerdere sectoren te faciliteren met indices voor ontwikkeling en vergelijk van facilitaire kosten. Binnen de onderwijssector wordt de toenemende behoefte om onderling kosten te kunnen vergelijken gestimuleerd door de professionalisering van de facilitaire functie in het onderwijs en de groei ten gevolge van fusies en samenwerkingsverbanden. De mbo-raad en de hboraad steunen deze initiatieven. Samen met haar partners voor onderwijs Capgemini Consulting en AOS Studley hoopt de NFC Index binnen afzienbare tijd de NFC Index®onderwijs te kunnen presenteren. Het Cluster Facility Management van Capgemini Consulting benchmarkt jaarlijks de facilitaire kosten en kwaliteit van een groot aantal mboen hbo instellingen. AOS Studley is verantwoordelijk voor het benchmark onderzoek van de universiteiten dat vorig jaar voor het eerst is uitgevoerd en in 2009 een vervolg krijgt. Momenteel zijn de gerealiseerde facilitaire kosten verzameld van 42 onderwijsinstellingen: 24 hoge scholen, 10 roc’s en 8 universiteiten. Het mediane vloeroppervlak per onderwijsdeelnemer blijkt iets boven de 6,5 m² vvo te liggen.
NFC Index®zorg Binnen de sector zorg is al geruime tijd de behoefte een onafhankelijke vergelijking te kunnen maken op de facilitaire kosten. Vanuit de FM Verenigd heeft de NFC Index Coöperatie haar kennis en methodiek aangeboden om te komen tot een onafhankelijke NFC Index®zorg. Uiteraard zijn hiervoor deelnemende instellingen nodig. Daarnaast dient gekozen te worden voor een betekenisvolle ratio: waar dienen de facilitaire kosten in uitgedrukt te worden? Zo is het nog geen uitgemaakte zaak of het mogelijk is voor de gehele zorgsector één kengetal te genereren dat voldoende duiding biedt aan de gerealiseerde kosten. Ten behoeve van de ontwikkeling van NFC Index®zorg hebben een aantal oriënterende gesprek kenen/of presentaties plaatsgevonden met de vertegenwoordigers uit de zorg. Maart 2008 is daartoe een bijeenkomst belegd waarbij aan de orde kwamen een uitleg van het systeem, de voordelen voor de sector, het benodigd commitment, de bereidheid tot investeren en een voorgesteld plan van aanpak. Die aanpak bestaat uit afspraken met branche- en beroepsverenigingen, inventarisatie van potentiële leden, inventarisatie van adviseurs binnen de zorg sector, afbakenen van een pilot groep en de ontwikkeling van NFC Index®zorg. Geconcludeerd kan worden dat veel organisaties de voordelen inzien van een NFC Index®zorg. Drie organisaties hebben te kennen gegeven verder te willen gaan met de ontwikkeling. Dit zijn FMN Zorg, NVTG en VHVG. Samen met deze drie participanten wordt nu nagegaan welke organisaties en adviseurs een bijdrage willen gaan leveren aan een pilot groep. Hiertoe neemt NFC Index het initiatief.
PAGINA 8 – Jaa rbericht NFC Index ® 2 0 0 8
4 Ontwikkelingen in Europa Van NEN naar CEN Bij kostenvergelijk en berekening van een index om de trend van de kostenontwikkeling vast te stellen zijn eenduidige ratio’s nodig. Een ratio is de verhouding tussen twee grootheden, bijvoorbeeld schoonmaakkosten per m² vloeroppervlak of ict-kosten per werkplek. Sinds haar start in 2003 maakt NFC Index voor definitie en ordening, of taxonomie, van facilitaire begrippen gebruik van Nederlandse normen. De belangrijkste zijn nen 2748 voor taxonomie van facility management, en NEN 2580 voor vaststelling van vloeroppervlakten. Sinds de vaststelling van nen 2580 is gewerkt aan de Europese werking ervan. Daarbij is gekozen voor het in Europees verband opnieuw doordenken van de te normeren onderwerpen. Dat zal waarschijnlijk leiden tot de invoering van een zevental normen, die door het Comité Européen de Normalisation (cen) worden uitgegeven en door 29 nationale normalisatieinstituten zullen worden overgenomen, waaronder nen. Europese normen vervangen nationale normen wanneer zij over hetzelfde onderwerp gaan. NEN-EN 15221-1:2006 Termen en definities, een tweetalige duiding van het vakgebied facility management die overeenkomt met wat we in Nederland vinden en deels verwoord is in de eerste hoofdstukken van nen 2748. NEN-EN 15221-2:2006 Leidraad voor het opstellen van facility management overeenkomsten, een tweetalige leidraad voor het opstellen van service niveau overeenkomsten en contracten met leveranciers van facilitaire diensten. Iets dat in Nederland niet eerder in een norm was vastgelegd. prEN 15221-3:2009 Facility Management Part 3 Guidance how to achieve/ensure quality in Facility Management, een leidraad voor het bereiken en borgen van kwaliteit. Iets dat in Nederland nog niet is geregeld. Deze norm biedt een kader voor het duiden van service niveaus, wat elders in dit Jaarbericht wordt beschreven. prEN 15221-4:2009 Facility Management Part 4 Classification and Structures, de norm ter definitie en ordening van facilitaire begrippen. Deze norm zal in haar definitieve versie medio 2010 nen 2748 vervangen, alsook haar evenknie nen 2745, toegespitst op de gezondheidszorg, en nta 8101, toegespitst op het onderwijs. Belangrijk hierin is de beschrijving van ‘Classified products’, zie figuur 5. prEN 15221-5:2009 Facility Management Part 5 Guidance on the development and improvement of processes, een leidraad voor het ontwikkelen en verbeteren van facility management processen. Iets dat we in Nederland niet kennen – of wellicht vanzelfsprekend doen.
prEN 15221-6:2008 Facility Management Part 6 Area and Space Management, een norm waarin twaalf onderscheiden duidingen van vloeroppervlaktes in hun onderlinge samenhang worden gedefinieerd, evenals een manier om deze te meten. Deze norm zal in haar definitieve versie naar verwachting nen 2580 vervangen, hetgeen ondermeer van invloed zal zijn op de omvang van het verhuurde vloeroppervlak. PrEN 15221-7:2011 Facility Mangement Part 7 – Guidance on benchmarking, een norm waarvoor een aanvraag tot opstelling in behandeling is bij Technical Committee 348 van het Europese normalisatie instituut cen. Deze norm maakt het mogelijk om pan-Europees eenduidig te benchmarken, door afspraken te maken over ratio’s, het vertalen van uitgaven in kosten, alsook inkomsten naar opbrengsten. Dit is in Nederland beschreven in de nen 2780 en de Nederlandse Praktijkrichtlijn npr 2744, die daarmee vervallen. Uiteraard van eminent belang voor het functioneren van NFC Index Coöperatie.
Betrokkenheid NFC Index Als NFC Index Coöperatie zijn we volop betrokken bij de ontwikkeling en beoordeling van voornoemde normen. Zo is Remco Oosterwijk van adviseurlid Capgemini voorzitter van tc 348, die verantwoordelijk is voor de totstandkoming van deze normen. In deze commissie zit tevens bestuurslid Werner Toele. In de werkgroep Part 3 is Jacqueline Bakker van adviseurlid hc actief. In de werkgroep Part 4 zijn bestuursleden Rinus Vader en Werner Toele actief. In werkgroep Part 6 is Albert Timmerman van npc dhv actief. In het Nederlandse ‘mirror committee’, dat de Europese voorstellen beoordeelt vanuit nationaal perspectief, zitten de bestuursleden Rinus Vader, Frits-Jan Edelijn en Sander ten Have. Daarmee wordt binnen het bestuur kennis opgebouwd van de komende normen, die wordt omgezet in keuzes rond de inrichting van het portal, de duiding van de ict-gerelateerde werkplekkosten binnen de index en de duiding van service niveaus. Ook zullen de leden tijdig worden gefaciliteerd in de overgang naar een nieuwe rubricering van hun facilitaire kosten.
Duiding serviceniveaus NFC Index is in februari 2008 gestart met het duiden van de serviceniveaus; een methode om serviceniveaus van bovengenoemde in pren 15221-4:2009 geclassificeerde producten vast te stellen in relatie tot de (kosten) index.
Jaa r b e r i cht N F C I n de x® 2008 - PAGI N A 9
Figuur 5. Product, cost and cost allocation structure prEN 15221-4:2009
Een serviceniveau bestaat daarbij uit objectief meetbare indicatoren op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Indicatoren zoals volumes, hoeveelheden, toepasbare (technische) normen, competenties, rapportages, frequenties, doorlooptijden en procedures. Voor de definitie van een serviceniveau wordt gebruikgemaakt van het Gap-model, waarin pren 15221-3:2009 als uitgangspunt is gehanteerd. Bij het duiden van de serviceniveaus gaat het daarbij om
Personal needs, past experience
Expectations Gap 1 - not measurable, fuzzy
Real demand for primary activity
Demand Gap 2 - translation, conversion Service Level Gap 3 - measurable, objektive
Service fulfilled
Gap 5 Customer satisfaction - measurable
Delivered Service Gap 4 - not measurable, fuzzy
Perception of Consumer
Perceived Service
Figuur 6. - Gap-model prEN 15221-3:2009 - Guidance how to achieve/ensure quality PAGINA 1 0 – Jaa rbericht NFC Index ® 2 0 0 8
de objectieve meetbare eenheid. Gap 5 in dit model verbeeldt de waardering van de eindgebruiker van de service. Zie figuur 6. Het serviceniveau van de vijftien in pren 15221-4:2009 geclassificeerde producten zal gemeten worden door een beperkt aantal vragen met antwoordcategorieën inclusief een wegingsfactor vast te stellen. Op basis van de antwoorden en de weging wordt het serviceniveau objectief bepaald. Deze niveaus zullen variëren van 1 tot en met 5, waarbij niveau 1 het wettelijke minimum is en niveau 5 het hoogst haalbare. In de Nederlandse facility-managementsector zijn voornamelijk vier adviseurleden van NFC Index de laatste jaren actief bezig met het duiden van kwaliteitsaspecten van facilitaire voorzieningen. Deze adviesbureaus AOS Studley, Twynstra Gudde, CapGemini en Hospitality Consultants zijn bereid hun expertise in te brengen om een objectieve duiding van de serviceniveaus in relatie tot de kosten te bepalen. Ellen Viergever is opdrachtgever namens de NFC Index, Corinna van Diepen-Knegjens van Twynstra Gudde is contactpersoon namens genoemde adviesbureaus voor de projectleider Patty Janszen (NFC index). Doelstelling van het project is in 2009 genoemde duiding gereed te hebben zodat in de toekomst een, aan serviceniveaus gerelateerde, NFC Index® kan worden gepubliceerd.
5 Verantwoording Methode Weging & stabilisatie NFC Index® De NFC Index® wordt vastgesteld op basis van jaarlijks ingebrachte data van de leden. Hierbij wordt stabilisatie en weging toegepast om grote schommelingen in de index te voorkomen. Alle data wordt gewogen op basis van de verdeling bedrijfstakken zoals vermeld in figuur 7.
Financiële index NFC Index®kantoren beperkt zich nog tot kosten (exclusief omzetbelasting) die betrekking hebben op het betreffende boekjaar. Vooralsnog betreft NFC Index®kantoren alleen organisaties of onderdelen van organisaties die gehuisvest zijn in kantoorgebouwen en derhalve een overwegend administratief karakter hebben.
1
2
3
Industrie / Logistiek / Bouw
19%
Industrie
11%
Bouwnijverheid
3%
Handel en reparatie
4%
Transport
1%
Zakelijke dienstverlening
16%
Communicatie
1%
Overige zakelijke dienstverlening
11%
Automatisering
4%
Financiële zakelijke dienstverlening
18%
Bank en verzekeringswezen
10%
Financiële zakelijke dienstverlening
8%
4
Openbaar bestuur
22%
5
Onderwijs en gezondheidzorg
8%
6
Overig
17%
figuur 7. verdeling voor weging bedrijfstakken in de NFC Index®
Aard van de database NFC Index®kantoren 2008 is gebaseerd op 190 gebouwen of gebouwcomplexen met een totaal oppervlakte van 2.559.060 m2 vvo.
en vierde kwartiel vallen buiten de marktconforme bandbreedte bij de bepaling van NFC Index® (zie figuur 8) met andere woorden: deze waarnemingen zijn relatief duur of juist goedkoper dan gemiddeld.
Gegevensverzameling en validatie
De middelste waarneming
Ten behoeve van het bepalen van subindices die ten grondslag liggen aan de index, is het van groot belang dat de data waarmee is gerekend, betrouwbaar zijn. Het hanteren van de nen 2748 alleen, biedt hiervoor een solide basis. De data wordt tweemaal gevalideerd voor deze wordt toegelaten in de index calculatie. Eerste validatie vindt plaats door een gecertificeerd (adviseur)lid en vervolgens wordt deze nogmaals gecontroleerd en gevalideerd door de ‘poortwachter’ van NFC Database. Die voert een tweede validatie uit door de ontvangen data te vergelijken met de data die reeds in NFC Database zijn opgenomen, en door realiteitstoetsen uit te voeren. Grote, niet-verklaarbare en verrassende afwijkingen, worden direct gesignaleerd en teruggekoppeld. Afwijkende data, waarvoor geen of onvoldoende verklaring kan worden gegeven, wordt niet opgenomen in NFC Database.
De mediaan is de waarde die voor een (sub)zaak wordt gevormd door de bovenkant van het tweede kwartiel, de ‘middelste waarneming’ dus. De totalen van de medianen voor alle (sub)zaken vormen NFC Index®. De marktconforme bandbreedte in combinatie met de mediaan vormen de basis voor een vergelijking van kosten (benchmark) met NFC Index®.
Methodiek bandbreedte en mediaan NFC Index® drukt de kostenindices op (sub) zaakniveau, zoals beschreven in nen 2748, uit in marktconforme bandbreedten, die jaarlijks per faciliteit worden bepaald op basis van een kwartiel berekening. Daarbij is 25% van de gegevens kleiner dan het eerste kwartiel en 25% groter dan het derde kwartiel. De marktconforme bandbreedte wordt gevormd door het tweede en derde kwartiel. Waarnemingen in het eerste
Statistische opbouw benchmark Referentiegroep 25%
DUUR
50%
MARKT CONFORM
25%
GOEDKOOP
Mediaan
Kosten
figuur 8. Bandbreedten subindices op (sub) zaakniveau Jaa r b e r i cht N F C I n de x® 2008 - PAGI N A 11
Bijlage A. Opbouw NEN 2748 Facility management genormaliseerd In 2001 is facility management uniform gedefinieerd in de Nederlandse Norm nen 2748. nen 2748 geeft een indeling om facilitaire activiteiten eenduidig te definiëren en te rubriceren om ze daarmee te registreren. Deze norm beoogt een grondslag te zijn voor het genereren van relevante informatie en cijfermateriaal op basis waarvan facilitaire kosten kunnen worden vergeleken. In nen 2748 worden de facilitaire activiteiten, processen en diensten gerubriceerd naar de volgende vijf functies. i. Huisvesting zoals voorzien in gebouw en terreinen, verzekeringen, onderhoud, verbouwingen, energie en water, beheer (in termen van huur, koop en lease, exclusief compensatie niet-opteerbare btw) en rente van vastgoed. ii. Diensten en middelen zoals voorzien in consumptieve diensten (bedrijfsrestaurant, catering, drankenautomaten), risicobeheersing, (bewaking, beveiliging en receptie), schoonmaak, verhuizingen, het managen van documenten (creatie, verwerking in de postkamer, reproductie, beheer en archivering), het managen van reststoffen, het verstrekken van ruimte, kantoorartikelen, groenvoorziening, kunst en bewegwijzering, als ook bedrijfskleding. iii. Informatie- en communicatietechnologie In afwijking van de nen, hanteert de NFC Index hier een voor de ict sector herkenbare kostenstructuur. Dit jaar is een kleine wijziging doorgevoerd,
zodat de indeling direct aansluit op de beoogde Europese indeling. Hierdoor zijn enkele posten van naam veranderd en is de post ict Management & advies uit de andere posten gehaald en een apart component geworden. De volgende indeling is voorzien: ict management en advies, servicedesk ict, werkplekbeheer, centrale en gedistribueerde diensten, telematica (voorheen connectivity it en telecommunicatie) en training eindgebruikers. iv. Externe voorzieningen zoals voorzien in extern verblijf (zoals vergaderaccommodaties en thuiswerkplekken) en personenvervoer (dienstreizen en woonwerkverkeer, per vliegtuig, openbaar vervoer; exclusief lease-auto’s). v. Facility management integrale sturing van voornoemde rubrieken zoals voorzien in facilitair beleid, marketing en innovatie van facility management, het voorzien in een bedrijfsbureau voor administratie, planning en control, secretariële ondersteuning en de personeelszaken van de facilitaire functie, het voorzien in een helpdesk, c.q. bewonersservice, het voorzien in beleid inzake het milieu en de arbeidsomstandigheden, als ook het managen van risico’s, inkoop, informatie en kwaliteit. Voor (vragen over) de nen 2748, nen 2745 en npr 2744 en en 15221: NEN, Nederlands Normalisatie Instituut Postbus 5059 2600 gb Delft Telefoon +31 (0) 15 269 03 22 www.nen.nl
Bijlage B. Datacollectie werkwijze Aanleveren data voor NFC Index® Wanneer een organisatie zich heeft aangemeld bij NFC Index Coöperatie, dienen de gegevens, afkomstig van de organisatie, geschikt te worden gemaakt voor toegang tot, en vergelijking met NFC Database. De aanlevering van de data gebeurt via de online portal van de coöperatie of in overleg met de adviseur c.q. kringbegeleider.
Routes datacollectie De coöperatie kent verschillende categorieën leden: gebruikerleden, adviseurleden en maincontractorleden. Deze leden kunnen zich al dan niet laten certificeren. Voor elke categorie is een
PAGINA 1 2 – Jaa rbericht NFC Index ® 2 0 0 8
eigen route uitgestippeld voor het aanleveren van de gegevens voor, en het vergelijk met NFC Database. Maincontractorleden dienen een bevestiging van herkenning van kosten door hun opdrachtgever te overleggen.
Validatie van de gegevens Zodra de data is aangeboden aan de NFC Database, wordt deze door een zelf gekozen gecertificeerd adviseurlid gevalideerd. Na deze eerste validatie wordt de data door de poortwachter gecontroleerd en opgenomen in de database. NFC Index kan zowel gebruikerleden, adviseurleden, als NFC Kringen certificeren. Daarvoor dient men over aantoonbare
ervaring met benchmarking te beschikken. De criteria zijn op te vragen bij het secretariaat van de coöperatie. Voor alle categorieën leden geldt dat de data dienen te worden gevalideerd, alvorens in NFC Database te worden opgenomen. Deze validatie geschiedt namens NFC Index door AOS Studley als ‘poortwachter’ van NFC Database.
Kosten datacollectie De kosten, van de poortwachtervalidatie van de aangeleverde gegevens en het inclusief benchmarkrapport, zijn opgenomen in de flatfee van de coöperatie. De uitgangspunten daarvoor zijn: een intakegesprek, een datacontrole bij aanlevering, een concept- en definitieve standaardrapportage.
Bijlage C. Coöpererende leden en donateurs Gebruikerleden ABN AMRO Bank NV* Accenture Achmea Facilitair Bedrijf Aegon Nederland NV Ahold AKN APG Algemene Pensioen Groep NV Heerlen ANWB BV Ballast Nedam Services BV Belastingdienst CFD Centraal Bureau voor de Statistiek Chemelot BV Cordares Diensten BV D.W.I. De Nederlandsche Bank DHV Services BV Equens SE Essent Support Group BV Facilities Facilicom Facility Solutions Facility Force (A.P. Moller - Maersk Group) Fortis Facility Management GasTerra BV Gemeente Almere Gemeente Amsterdam - Facilitair Bedrijf Gemeente Amsterdam - Dienst Milieu & Bouwtoezicht Gemeente Amsterdam - Dienst Ruimtelijke Ordening Gemeente Arnhem Gemeente Den Haag Facilitaire Dienst Gemeente Haarlem Gemeente Utrecht Secretarie Heijmans Facilitair Bedrijf IBM Nederland BV ING Facility Management Kadaster Facilitair Bedrijf KLPD KPN Vastgoed & Facilities Logica Nederland BV Luchtverkeersleiding Nederland Ministerie van Algemene Zaken Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Defensie Ministerie van Justitie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Ministerie van Verkeer en Waterstaat Ministerie van Financiën Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer Nike European Operations Netherlands BV NS Poort Politieacademie ProRail BV Rabo Vastgoedgroep Rabobank Nederland Randstad Nederland BV Regiopolitie Amsterdam-Amstelland Rijkswaterstaat Corporate Dienst Sanoma Uitgevers Servicedienst Rotterdam Shell International BV Siemens Nederland NV SNS Reaal Stichting Nederlands Normalisatie Instituut Tauw BV TNO Bouw en Ondergrond Erasmus Universiteit Rotterdam Open Universiteit Nederland Radboud Universiteit Nijmegen Technische Universiteit Eindhoven Universiteit Maastricht Universiteit van Tilburg Universiteit Twente Universiteit Utrecht Vrije Universiteit Amsterdam Univeristeit van Amsterdam Wageningen Universiteit en Researchcentrum >>
Jaa r b e r i cht N F C I n de x® 2008 - PAGI N A 13
Adviseurleden
Maincontractorleden
AOS Studley* Capgemini Nederland BV* Corporate Facility Partners BV* DTZ Zadelhoff CRES* Ernst & Young Fmh Hospitality Consultants BV* IPD Occupiers Twynstra Gudde*
Arcadis Aqumen Facility Management Strukton Worksphere BV
Donateurs Facility Management Nederland (FMN) ISS Facility Services Planon BV Toornend & Partners BV * NFC Index gecertificeerd
Bijlage D. Comité van aanbeveling en bestuur Comité van Aanbeveling
Bestuur
Dhr. drs. F. Azarkan, Sectorhoofd Bedrijfsvoering Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (OWC) Dhr. ir. H.F.C. van den Berg, Directeur DTZ Zadelhoff Corporate Real Estate Services Dhr. ing. P.A.J. Guelen, Algemeen Directeur Planon BV Mw. A. Jorritsma-Lebbink, Burgemeester Gemeente Almere Dhr. J.G. Pot, Lid van de Raad van de Rechtspraak Dhr. dr. J.C.M.M. Siemons, Partner Ernst & Young en Ernst & Young LLP Dhr. R.M.G. Verbeek, Directeur Facilicom Facility Solutions Dhr. ir. J.A. Wesseldijk, Algemeen directeur NEN
Dhr. ing. M.C. Vader MFM CFM, Voorzitter, werkzaam bij NPC DHV Dhr. F.J. Edelijn MVA, Vice-voorzitter, werkzaam bij Shell Dhr. ing. M. Schuringa, Secretaris, werkzaam bij Randstad Nederland Dhr. W.I. Toele MPM, Penningmeester, werkzaam bij Gemeente Amsterdam Dhr. B. Stam MM, Bestuurslid, werkzaam bij UMC St Radboud Dhr. ing. W. Munter, Bestuurslid, werkzaam bij Facility Force (A.P. Muller – Maersk) Mw. drs. E. Viergever, Bestuurslid, werkzaam bij Ministerie van BZK Dhr. ir. S.P. ten Have, Bestuurslid, werkzaam bij ABN-AMRO
Bijlage E. www.nfcindex.nl www.nfcindex.nl is de relevante portal in de financiële en facilitaire sector voor facilitaire kengetallen. Hier vindt u onafhankelijke en adequate informatie over facilitaire kosten ontwikkelingen, bijeengebracht door gebruikers en toonaangevende adviseurs in het vakgebied. Daarom een korte toelichting op de toegankelijkheid en informatie die deze website biedt.
Algemeen toegankelijk deel Naast relevante algemene informatie over onder meer normen en statuten wordt in dit gedeelte de jaarlijkse index getoond, met opbouw naar mediaan per functie zoals aangegeven in bijlage a van dit jaarbericht.
PAGINA 1 4 – Jaa rbericht NFC Index ® 2 0 0 8
Voor leden toegankelijke deel Naast notulen en presentaties van algemene ledenvergaderingen, interne overeenkomsten en certificering wordt hier onder meer de opbouw van de mediane jaarlijkse index per functie op zaakniveau getoond
Informatie op maat De website is interactief en middels portal techniek is gegevensoverdracht met de database en/of andere leden mogelijk. Het invoeren van de dataset en het terugkoppelen van het lid specifieke referentierapport is hiermee sneller, eenvoudiger en gebruikersvriendelijker geworden.
Summary NFC Index is a collaboration of industrial and governmental organizations, as well as advisory agencies and providers of Integrated Facilities Services, who share their data about their realised annual facility costs – in order to compute an annual Facility Cost Index, which is mentioned as an authoritative reference. NFC Index started with the median annual costs, realised in the annum of 2003 as a reference (NFC Index®offices, 2003 = 100). The references developed as follows: 2004 = 93; 2005 = 85; 2006 = 87, 2007 = 87, 2008 = 91 (€ 10.434 pro work place pro annum, excluding Value Added Tax and lease cars). Facilities are categorised according to function by the Dutch Standard nen 2748 as follows: – Housing (€ 4.922): e.g. rent, utilities, maintenance and renovation of real estate. – Internal services and means (€ 2.247): e.g. catering, risk management, cleaning, waste management, moving, management of documents, design of workplaces and office supplies. – Information and communication technology (€ 2.627): e.g. Management & Advisement, Service Desk, End User Services IT (Client Hardware Devices IT, Client Software, On Site Support, Managed Client Service, IMAC, Packaging and Distribution, Client Hardware Special Devices), Central and Distributed Services (File Services, E-mail Services, Print Services, Directory Services), Connectivity & Telecommunications (Connectivity Services IT, Connectivity Services CT, Client Hardware Devices CT) and Training End Users. – External services (€ 103): e.g. stay in external conference accommodation, working places at home, business trips, excluding cars and other company transport. – Facility management (€ 479): integral management of aforementioned categories, a/o in the field of environment and health & safety at work, plus quality and purchase aspects. NFC Index established a member friendly portal to facilitate its members by exchanging data in a remote and proper way - ultimately in several languages. This portal also will facilitate the migration from Dutch to European Standards en15221, which will be in place 2010. For more information or considering a membership or partnership look at www.nfcindex.nl .
Jaa r b e r i cht N F C I n de x® 2008 - PAGI N A 15
Colofon NFC Index Jaarbericht is een uitgave van NFC Index Coöperatie u.a., 6e jaargang, juni 2009, onder verantwoording van: NFC Index, AOS Studley, METRI en Twynstra Gudde
Informatie, contact
We nodigen u uit contact op te nemen met ons secretariaat voor informatie over ontwikkelingen rond kosten, service niveaus, klanttevredenheid, impact Europese normering, lidmaatschap, kringen, portal, database, indices voor onderwijs of zorg: NFC Index Cooperatie u.a. Postbus 5135 1411 dc Naarden Telefoon +31 (0)35 678 39 69 (Dhr. Jurjen Kor) E-mail
[email protected] www.nfcindex.nl
Vormgeving en lay-out Druk
Plan C Visuele Communicatie, ’s-Hertogenbosch, Sjors Obbens
Drukkerij Biblo van Gerwen, ’s-Hertogenbosch
Auteursrechten Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van de NFC Index Coöperatie u.a. mag niets uit deze uitgave openbaar worden gemaakt of op welke wijze dan ook worden vermenigvuldigd.
