NFC Jaarbericht 2009
De mediane kosten per werkplek van facilitaire voorzieningen in Nederlandse kantoorgebouwen bedroegen in 2009 h 10.280 exclusief btw 2010 Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a.
®
Voorwoord Op 8 juni 2010 presenteerden we de zevende NFC Index®kantoren. NFC Index®kantoren, 2009 = n 10.280 / werkplek / jaar, exclusief btw. De NFC Index®kantoren, 2009 = 90. In 2009 daalden de facilitaire kosten met 1% ten opzichte van die in 2008.
De ontwikkeling van de index geeft een goed beeld van de ontwikkeling van de kosten per werkplek. Na 2003 heeft de index eerst een forse daling doorgemaakt. Deze werd in belangrijke mate bepaald door een krimp van 17% van het vloeroppervlak per werkplek in de jaren 2004-2006. Sindsdien schommelt het verhuurbaar vloeroppervlak per werkplek rond de 18,5 m². De verdichting van kantoorcellen naar open werkplekken lijkt daarbij voor de mediane werkplek in Nederland zijn eindwaarde te hebben bereikt. Ook de dalende ICT gerelateerde werkplekkosten hebben de index sterk beïnvloed. Sinds 2004 zijn deze met 25% gedaald.
kantoorconcepten experimenteren met 1½ fte per werkplek, zodat werkplekken meer uren per werkdag worden benut.
In 2009 daalden de kosten van de rubriek Diensten en middelen (goed voor bijna een kwart van de index) het meest, met ruim 5%. De kosten van de rubriek ICT (goed voor ruim een kwart van de index) daalden in 2009 met bijna 3%, nu vooral tengevolge van de dalende kosten van bandbreedte vanwege de relatief minder snel groeiende behoefte aan transmissiecapaciteit voor dataverkeer. In 2009 bleven de kosten voor de rubriek Huisvesting (goed voor bijna de helft van de index) nagenoeg gelijk, evanals de overige kosten. Door het geheel van deze trends daalden de facilitaire kosten per werkplek in 2009 licht met 1%. Daarmee bewegen de facilitaire kosten zich al vijf jaar rond de h 10.000 per werkpek, 10% onder het niveau van 2003, de start van de NFC Index®kantoren.
Momenteel wordt ook gewerkt aan een index voor onderwijsgebouwen en ziekenhuizen in Nederland. Naar verwachting leidt dat later dit jaar tot de eerste NFC Index®onderwijs en de eerste NFC Index®zorg.
Een stabiele index kan het verwachtte effect van de economische crisis niet verklaren. De kosten en het vloeroppervlak per werkplek vertellen dan ook niet het hele verhaal. Wanneer een krimpende organisatie haar panden net zo snel weet af te stoten als haar werkplekken, blijven de effecten voor kosten per werkplek beperkt tot een iets oplopende overhead. De sterk toenemende leegstand van kantoren in de verhuur in combinatie met gelijkblijvende kosten per werkplek doen die aanpak vermoeden. In dit jaarbericht worden daar voorbeelden van genoemd, ondermeer bij KPN. Naast kosten, omvang en aantal werkplekken kan ook fors worden bespaard door de bezettingsgraad van de werkplek te verbeteren. Deze was lange tijd in de meeste gevallen niet hoger dan 30%. Hier liggen kansen voor besparingen zonder in te leveren op kwaliteit. Organisaties met flexible
De index heeft zich in de achterliggende zeven jaar voor kantoorhoudende organisaties ontwikkeld tot een ijkpunt bij de vaststelling van kaders voor facilitaire kosten en prestaties voor het volgende begrotingsjaar. Het is daarmee in de sector de referentie bij het vergelijken van de gerealiseerde kosten per werkplek, voor bedrijven, instellingen en overheden die actief willen sturen op de kosten van de ondersteunende processen in kantoren.
De basis voor de definitie en rubricering en kostensoorten is NEN 2748; basis voor vaststelling van het vloeroppervlak is NEN 2580. Die normen worden in 2011 vervangen door een serie Europese normen. Als bestuur waren en zijn we daar volop bij betrokken. We zijn dan ook in staat de consequenties ervan voor onze leden te faciliteren met onze nieuwe website. Deze site is tevens een geautomatiseerd instrument om onze leden te ondersteunen met het invoeren van data bij het benchmarken van facilitaire kosten. Dit jaar werken we aan een objectieve relatie tussen kosten, serviceniveau, klanttevredenheid en duurzaamheid. Daarmee krijgt een vergelijk met de NFC Index® nog meer betekenis.
Rinus Vader, Voorzitter Bestuur NFC Index
NFC Jaarbericht 2009 3
Colofon NFC Jaarbericht 2009 is een uitgave van NFC Index Coöperatie u.a., 7e jaargang, juni 2010, onder verantwoording van: NFC Index, AOS Studley, METRI en Twynstra Gudde. Informatie, contact We nodigen u uit contact op te nemen met ons secretariaat voor informatie over ontwikkelingen rond kosten, serviceniveaus, klanttevredenheid, duurzaamheid, impact Europese normering, lidmaatschap, kringen, portal, database, indices voor onderwijs of zorg: NFC Index Cooperatie u.a. Postbus 5135 1411 DC Naarden T: +31 (0)35 678 39 69 E:
[email protected] I: www.nfcindex.nl Vormgeving en lay-out APPR BV, Naarden - Merit op de Dijk Druk Wilco, Amersfoort Auteursrechten Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van NFC Index Coöperatie u.a. mag niets uit deze uitgave openbaar worden gemaakt of op welke wijze dan ook worden vermenigvuldigd.
Inhoud
Voorwoord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Leeswijzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1 NFC Index® 2009 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 De Coöperatie, Leden en Kringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3 Ontwikkeling indices Onderwijs en Zorg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 4 Ontwikkelingen in Europa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5 Ontwikkelingen Serviceniveaus, Klanttevredenheid en Duurzaamheid . . . . . . . . . . 13 6 Verantwoording Methode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Bijlage A
Opbouw NEN 2748 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Bijlage B
Datacollectie werkwijze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Bijlage C
Coöpererende leden en donateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Bijlage D
Organisatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Bijlage E
www.nfcindex.nl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Leeswijzer NFC Jaarbericht 2009 is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk 1 presenteert de NFC Index®kantoren,2009 en licht deze toe. Hoofdstuk 2 bevat informatie over NFC Index, haar leden en haar kringen. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de ontwikkelingen van de NFC Index® in de sectoren onderwijs en zorg. Hoofdstuk 4 beschrijft de planning van de Europese normen ter vervanging van NEN 2748. In hoofdstuk 5 wordt beschreven hoe NFC Index haar index van facilitaire kosten wil plaatsen in de context van serviceniveaus,
klanttevredenheid en duurzaamheid. Hoofdstuk 6 ten slotte licht de gebruikte methode toe. In Bijlage A wordt de normalisatie van FM toegelicht aan de hand van de opbouw van NEN 2748. In bijlage B wordt de manier van datacollectie en het vergelijk van de gegevens uitgewerkt. De bijlagen C en D geven een overzicht van de huidige coöpererende leden en de donateurs van de coöperatie, haar comité van aanbeveling en haar bestuur. Tot slot wordt een korte toelichting op de website van NFC Index gegeven.
NFC Jaarbericht 2009 5
1 NFC Index® 2009 De NFC Index®kantoren wordt verkregen door de mediaan van de kosten per werkplek van alle verschillende sub(sub) zaken van de NEN 2748 bij elkaar op te tellen. In 2009 bedroegen de mediane kosten per kantoorwerkplek n 10.280 excl. btw. De NFC Index®kantoren, 2009 bedraagt daarmee 90 (2003 = 100). De NFC Index®kantoren, 2009 vertoont een daling van 1% ten opzichte van 2008 In figuur 1 zijn de mediane kosten per kantoorwerkplek in 2009 verdeeld naar de vijf verschillende functies die door de NEN 2748 worden onderscheiden.
5%
Gemiddeld vloeroppervlakte
Later werden de stijgende kosten voor huisvesting gecompenseerd door een voortzettende lichte daling van de kosten voor ICT. Dat leidde tot een vlakke index in de jaren 2005 tot 2007.
Het lijkt erop dat vloeroppervlakgebruik stabiliseert op ruim 18,5 m2 per werkplek na jaren van efficiënter aanwenden van kantoren, het delen van werkplekken en het steeds meer verdwijnen van cellenkantoren ten behoeve van activiteitgerelateerde werkplekken.
25% 48%
Huisvesting Diensten en middelen ICT Externe voorzieningen Facility management
Figuur 1. Mediane werkplekkosten 2009, verdeeld naar functies
De onderlinge verhoudingen zijn ten opzichte van 2008 nauwelijks veranderd. De relatieve kosten van de functie Huisvesting blijven onveranderd hoog. De functie Huisvesting vertegenwoordigt bijna de helft van de werkplekkosten. De functie Diensten en middelen en de functie ICT nemen vervolgens ieder ongeveer een kwart van de werkplekkosten voor hun rekening.
Trends De ontwikkeling van de index geeft een goed beeld van de ontwikkeling van de kosten per werkplek. Na 2003 heeft de index eerst een forse daling doorgemaakt. Deze werd in belangrijke mate bepaald door de forse krimp van het vloeroppervlak per werkplek in de jaren 2004, 2005 en 2006. De NFC Index®kantoren is een ratio die wordt uitgedrukt in kosten per werkplek, ook al is deze binnen NFC Database per dataset of (sub)zaak om te rekenen in kosten per m² verhuurbaar vloeroppervlak (vvo). Wanneer de gebouwgerelateerde
Zoals hiervoor bij de verklaring van de algemene trend is toegelicht, is de gemiddelde vloeroppervlakte per werkplek een belangrijke variabele voor de kosten per werkplek. Immers, indien deze substantieel stijgt of daalt dan stijgen of dalen de gebouwgerelateerde kosten (functie Huisvesting) naar rato. De gemiddelde verhuurbare vloeroppervlakte (vvo) per werkplek bedroeg 18,7 m2 in 2009. Ofwel een lichte stijging ten opzichte van 2008. Dat wil zeggen dat na enkele jaren van daling het aantal m2 vvo vloeroppervlakte per werkplek licht stijgt.
12000 12000 Facility Management
11000 11000
Externe Voorzieningen ICT
10000 10000 9000 9000 8000 8000 7000 7000
Diensten en middelen
6000 6000
Vervolgens zien we een lichte stijging. Ten opzichte van 2008 is ondanks de economische recessie slechts een lichte daling waarneembaar. Figuur 2 (grafisch) en 3 (cijfermatig) laten de ontwikkeling zien van de mediane kosten, verdeeld naar de verschillende functies vanaf 2003.
1%
21%
kosten gelijk blijven en het vvo per werkplek substantieel wijzigt, dan wijzigt ook de index. Een globale gevoeligheidsanalyse wijst uit dat verdichting met 1 m2 vvo per werkplek leidt tot een krimp van de index met 2 tot 3%. De werkplekken in de objecten in NFC Database namen de eerste drie jaar 14% in omvang af. Deze sectorbrede tendens van verdichting van werkplekken had een groter effect op de gestaag stijgende huisvestingkosten per m² vvo. Andere forse dalers in de beginperiode waren de kosten voor Externe voorzieningen en de functie Diensten en middelen. Dat verklaart de relatief forse daling in de beginperiode van de index.
Uit de ontwikkeling van de mediane kosten kan het volgende worden afgelezen: • De kosten per werkplek bewegen zich de afgelopen jaren net boven de h 10.000 per werkplek • De totale facilitaire kosten zijn in 2009 met slechts h 154 per werkplek (1%) afgenomen ten opzichte van 2008 • De daling wordt vooral ingegeven door ruim 5% lagere kosten voor de functie Diensten en middelen • Ook de kosten voor ICT zijn met ruim 2,5% afgenomen • Het aandeel van de externe voorzieningen blijft marginaal met 1% van het totaal en stabiliseert zich de laatste jaren rond de h 100 per werkplek • De trend dat de kosten voor de functie Facility management toenemen, zet ook door in 2009 met een stijging van 1% • Met uitzondering van huisvesting is de kostenindex van alle afzonderlijke functies nog steeds 10 procentpunten lager dan het basisjaar 2003 Op het ledendeel van de website (www.nfcindex.nl) zijn mediane kengetallen op zaakniveau beschikbaar. Voor leden die hun eigen data aanleveren kent de NFC Database een specificatie inclusief de bandbreedte. Leden die in kringen participeren kunnen daarmee in onderling verband benchmarken. De kringen kennen een onderbouwing van waargenomen verschillen die in gesprek met elkaar en met ondersteuning van de begeleidende adviseur aanzienlijk verder gaat dan hierboven beschreven.
Op basis van de verdeling van de kantorenvoorraad in Nederland naar bedrijfstakken is ook dit jaar voor de aangeleverde datasets een weging naar bedrijfstak en omvang toegepast. Deze weging heeft ook plaatsgevonden voor het vaststellen van het gemiddeld verhuurbaar vloeroppervlak.
5000 5000 Huisvesting
4000 4000 3000 3000 2000 2000 1000 1000 0 0
2009
2008
2007
2006
2005
2004
2003
Figuur 2. Ontwikkeling mediane kosten in euro’s per werkplek
Functie Huisvesting De mediane kosten per werkplek voor Huisvesting zijn in 2009 met 1% licht toegenomen ten opzichte van 2008. Dit is het effect van een aantal stijgende en dalende rubrieken die bijna tegen elkaar wegvallen. De kosten voor verbruik van gas, water en elektra laten een stijging van bijna 5% zien en komen op h 489 per werkplek. Dit kan worden verklaard door de nog steeds stijgende prijzen voor elektriciteit met maar liefst 20% (bron CBS). Lagere gasprijzen (-3% volgens CBS), verbruik beperkende maatregelen in combinatie met lang lopende contracten beperken de stijging enigszins. Ook de kosten voor heffingen stijgen met 15% ten opzichte van 2008 maar de impact met h 8 per werkplek is beperkt op de index. Overigens een stijging die aanzienlijk hoger is dan CBS heeft becijferd op 5%. Dit heeft te maken met het feit dat de deelnemende panden vooral in de grote steden liggen waar de stijging relatief hoger ligt. De onderhoudskosten à h 623 per werkplek zijn wel met 9% toegenomen op het eigenaardeel hetgeen zou kunnen wijzen op extra investeringen aan eigendomspanden. Binnen de functie Huisvesting zien we als grootst dalende rubriek mutaties waarbij de kosten met ruim 13% zijn gedaald ten opzichte van 2008 tot h 46 per werkplek. Naast de toepassing van steeds meer open, flexibele werkomgevingen met lagere kosten voor mutaties ligt het voor de hand dat ook de economische crisis dit deels veroorzaakt doordat minder in- en extern wordt verhuisd. Doordat huurcon-
2009
2008
2007
2006
2005
2004
2003
Index 03 09 08 09
Huisvesting
4.958
4.922
4.518
4.315
4.038
4.249
4.368
114
114%
101%
Diensten en middelen
2.176
2.301
2.214
2.109
1.947
2.024
2.578
84
84%
95%
ICT
2.558
2.627
2.713
3.036
3.265
3.492
3.308
77
77%
97%
Externe Voorzieningen
104
105
102
97
112
415
578
18
18%
99%
Facility Management
484
479
454
406
429
438
625
77
77%
101%
Totaal
10.280 10.434 10.002
9.963
9.791
10.618 11.457
90
90%
99%
Index
90
87
85
93
91
87
100
Figuur 3. Ontwikkeling NFC Index®kantoren en mediane kosten in euro’s per werkplek 2525 2020 1515 1010 55 00
2009
2008
2007
25
2006
2005
2004
2003
Figuur 4. Ontwikkeling omvang werkplek in m verhuurbaar vloeroppervlak 2
20 15
2009
2008
2007
2006
2005
2004
2003
Omvang werkplek in m02 18,7
18,5
18,6
18,7
19,4
20,5
22,6
Index
82
82
83
86
91
100
10 5
83
Index 03 09 08 09 83
83%
Figuur 5. Ontwikkeling verhuurbaar vloeroppervlak in m2 per werkplek
25 6 NFC Jaarbericht 2009
20 15
NFC Jaarbericht 2009 7
101%
Leden en NFC Index® 2009 De functie Huisvesting vertegenwoordigt bijna de helft van de werkplekkosten. De gemiddelde vloeroppervlakte per werkplek is een belangrijke variabele voor de kosten. Annemarie Pots, Hoofd Facility Management Ahold: ‘Op dit moment zijn we bezig met het invoeren van het nieuwe werkplekconcept. Dit houdt in dat we een deel van de vierkante meters in de toekomst anders benutten. Een afname van het aantal vierkante meters per FTE biedt nieuwe mogelijkheden. Zo willen we de vrijgekomen ruimte benutten om collega’s van andere vestigingen toe te voegen of bijvoorbeeld winkelstellingen te maken om een winkel na te bootsen.’ David van Stijn, Senior Marketeer Portfoliomanagement bij Sodexo Althys en werkzaam voor KPN: De komende
jaren neemt de werkplekbezetting bij KPN verder toe. Dit heeft te maken met doorvoering Het Nieuwe Werken bij KPN en het werkplekconcept Check-in dat afdelingen daarbij ondersteunt. In het nieuwe werkplekconcept kunnen medewerkers kiezen uit verschillende flexibele werkplekken en bieden wij ze de mogelijkheid hun werkplek te reserveren. In het nieuwe concept laten we afdelingen zelf sturen op de bezettingsgraad. Leegstand binnen de kantoren wordt zo snel mogelijk verzilverd. Mede door de implementatie van het nieuwe werkplekconcept heeft KPN vorig jaar zo’n 25% aan m2 afgestoten op het Telecomplein, het hoofdkantoor van KPN.’
De contracten voor diensten en middelen zijn vaak kortlopend en daardoor eenvoudig te beïnvloeden. We zien hier duidelijk de eerste impact van de crisis: ruim 5% lagere kosten voor de functie Diensten en middelen. Annemarie Pots: ‘Onze kosten van diensten en middelen zijn gedaald door met name besparingen door te voeren op het aangeboden service level. Zo is het hoofdkantoor van Ahold niet standaard meer 24 uur per dag geopend maar alleen op drukke momenten in het jaar, bijvoorbeeld tijdens de jaarafsluiting en op specifieke verzoeken van gebruikers. Dit heeft een forse besparing opgeleverd in de beveiligingskosten. Een ander simpel voorbeeld is het beperken van de bloemen bij de receptie. Hiermee willen we in de crisistijd ook een signaal afgeven naar onze medewerkers: met elkaar letten we op de kosten.’
Erik de Jonge, Manager Business Services ANWB: ‘Een aantal jaar geleden heeft de ANWB het dienstenpakket teruggeschroefd, toen is de schoonmaak bijvoorbeeld teruggebracht van vijf keer naar drie keer per week. Het afgelopen jaar hebben we een afname in kosten voor diensten en middelen bereikt door nieuwe contracten met leveranciers ‘scherp’ af te sluiten en goede afspraken te maken met bestaande leveranciers. Zo kunnen we de kwaliteit blijven bieden die we nodig achten.’
De trend dat de kosten voor de functie facility management toenemen, zet ook door in 2009 met een stijging van 1%. Bruin van Lier, QA Expert Facilities & Logistic Services Logica: ‘We hebben een duidelijke trend binnen onze organisatie ingezet waarbij we zien dat het gemiddelde opleidingsniveau van onze facilitaire medewerkers
8 NFC Jaarbericht 2009
steeds hoger wordt en dat zij vaker een facilitaire achtergrond hebben. We beseffen dat dit helpt en waarschijnlijk noodzakelijk is voor de vorming van een succesvolle regieorganisatie. Hierdoor kunnen we beter op de kosten sturen, wat op termijn een kostenbesparing oplevert.’
tracten voor langere tijd vastliggen, lijkt de crisis nog weinig impact op kosten per werkplek van de rubriek ‘voorzien in huisvesting’ met h 3.538 per werkplek te hebben met een daling van 1,5%. Daar de index een ratio is van kosten per werkplek blijft het effect van afgestoten panden buiten beeld, wanneer daarmee ook een evenredig aantal werkplekken wordt afgestoten.
Functie Diensten en middelen Door het feit dat de contracten voor diensten en middelen sneller te beïnvloeden zijn zien we hier duidelijk de eerste impact van de crisis. Dat wil zeggen een daling van de totale kosten voor de functie Diensten en middelen tot h 2.176 per werkplek (-5%) vanwege de prijsdruk op de diensten, minder vraag en het versoberen van het dienstenpakket. Meer specifiek wordt dit veroorzaakt door lagere kosten dan vorig jaar bij risicobeheersing van h 325 per werkplek (-6,5%), lagere kosten bij schoonmaak tot h 365 per werkplek (-6%) én documentmanagement tot h 554 per werkplek (-6%). Ook de rubriek verhuizingen laat een aanzienlijke daling van 22% zien op de werkplekkosten die hierdoor uitkomt op h 64 per werkplek.
Functie ICT De mediane kosten voor de functie ICT zijn ten opzichte van 2008 met ruim 2,5% gedaald. Uit de data blijkt dat de trend van dalende ICT kosten wordt doorgezet. De specifieke posten die hieraan bijdragen zijn Service Desk ICT, Telematica en ICT Management & Advies. Binnen de Service Desk ICT kosten zien we een daling naar h 209 per werkplek (-5%). Door de economische terugval is het aantal nieuwe ICT projecten fors gedaald, wat in een verlaging van de druk
op de Service Desk heeft geresulteerd. De Telematicakosten zijn gedaald naar h 893 per werkplek (-3%). De vraag naar bandbreedte, ofwel aantal MB per seconde, neemt toe; echter, de kosten voor de bandbreedte dalen naar verhouding harder. Dit wordt veroorzaakt door een in de markt duidelijk waarneembare verschuiving van conventionele telefonie naar IP-telefonie. Tevens zijn de ICT-Management & Advies kosten fors gedaald naar h 156 per werkplek (-13%). Aannemelijk is dat vanwege de economische crisis minder externe adviseurs worden ingehuurd en de bedrijfsvoering zakelijker is ingericht.
Functie Externe voorzieningen De functie Externe voorzieningen laat dit jaar een kleine afname zien van 1%. De stabiliteit van deze subindex blijft lastig omdat een belangrijk deel van de kosten voor externe voorzieningen niet via de facilitaire organisatie lopen maar op afdelingsniveau worden geboekt. Overigens gaat het inmiddels om een zeer geringe kostenpost.
Functie Facility management De overheadkosten van facilitaire organisatie zijn ten opzichte van 2008 met 1% gestegen. Deze kosten bedragen momenteel h 484 per werkplek, oftewel 4,7% van de totale facilitaire kosten. De geringe stijging wordt wellicht veroorzaakt door de verandering van veel organisaties naar een regieorganisatie. Dat wil zeggen een verschuiving van uitvoering naar beleid met hogere personele kosten ten opzichte van voorgaande jaren. Daarnaast kost het managen van veranderingen en bezuinigingen in tijden van crisis veel capaciteit van het management en ondersteunend apparaat.
2 De Coöperatie, Leden en Kringen Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a. Netherlands Facility Costs Index Coöperatie u.a., kortweg NFC Index, opgericht in 2001, is een onafhankelijke organisatie. Zij voorziet de Nederlandse markt van het objectieve en actuele ijkpunt (benchmark) voor de facilitaire kostenontwikkeling per werkplek. Er is bewust gekozen voor de coöperatievorm. Wezenlijk hierbij is dat de leden informatie actief delen: een samenwerkingsverband waarbij brengen en halen de rode draad vormen. De gegevens waarop de index jaarlijks wordt gebaseerd, zijn beschikbaar voor benchmarks waaraan leden van de coöperatie kunnen deelnemen. Het is een bewuste keuze
om in coöperatieverband jaarlijks de NFC Index® en de daarvoor noodzakelijke database te ontwikkelen, en voor benchmarkprojecten ruimte aan de markt, waaronder de (adviseur)leden, te geven.
Doel NFC Index is een autoriteit op het terrein van facility management in Nederland wanneer het gaat om het aanbieden van kengetallen en het jaarlijks presenteren van de NFC Index®. NFC Index®kantoren is de referentie voor de kostenontwikkeling van facilitaire voorzieningen voor kantoorhoudende overheidsinstanties en het bedrijfsleven in
NFC Jaarbericht 2009 9
3 Ontwikkeling indices Onderwijs en Zorg Nederland. Deze inzichten leveren relevante informatie voor mogelijkheden in kostenefficiëntie aan het management.
Scope De NFC Index® is gebaseerd op de NEN 2748. NPR 2744 geeft praktijkrichtlijnen hoe de NEN 2748 moet worden toegepast. De rubricering is in theorie algemeen toepasbaar voor faciliteiten in alle sectoren. Een andere dimensie van de scope is de geografische begrenzing. Kostengegevens van ver buiten onze landsgrenzen vergroten voor binnenlands gebruik niet de waarde van de NFC Index®. Daarom faciliteert NFC Index binnen Europa vergelijkbare initiatieven in andere regio’s met separate indices. De ICT-component is de afgelopen jaren gegroeid tot een significant onderdeel van de NFC Index®. De ICT-functie is bijvoorbeeld binnen de universitaire wereld vaak een integraal onderdeel van het facilitair management. In 2007 heeft NFC Index dan ook besloten om met hulp van METRI de Nederlandse norm NEN 2758 voor de ICT-functie te actualiseren. Dit heeft geresulteerd in een robuuster en meer gewogen beeld van de ICT-functie binnen de facilitaire kostenontwikkeling.
Leden en adviseursleden Steeds meer bedrijven en organisaties vinden hun weg
naar NFC Index. NFC Index voorziet dus duidelijk in een behoefte. Belangrijke beslissingen in kostenefficiëntie worden meer en meer getoetst aan de NFC Index®. De beschikbaarheid van haar onafhankelijke webportal, waardoor een directe en adequate communicatie plaatsvindt, is een voorbeeld van haar meerwaarde.
NFC Kringen De NFC Index® is gebaseerd op de gegevens van de individuele leden. De kracht van de coöperatie is dat de leden actief informatie delen. Hiervoor bestaan de NFC Kringen. Een NFC Kring is een platform, waarin jaarlijks de benchmarks worden opgeleverd, besproken en geanalyseerd. Ook worden gemeenschappelijke actuele onderwerpen besproken die voor de kringleden een ingang bieden onderling vergelijk op te pakken en uit te werken. Binnen de diverse kringen zijn in 2009 naast de benchmark actuele onderwerpen aan de orde geweest, zoals duurzaamheid en CO2metingen, flexwerken en het nieuwe werken, regieorganisatie en uitbestedingsprojecten. Op die manier delen de kringleden niet alleen door het vergelijken en analyseren van kosten kennis en ervaring. Naast de onderstaande kringen is een Kring Multibedrijven III in oprichting die in 2010 vorm krijgt. Hierin zijn nog plaatsen beschikbaar.
NFC Index kent de volgende NFC Kringen NFC Kring Financiële instellingen ABN AMRO, Achmea, Aegon, De Belastingdienst, Fortis, ING, Rabobank en SNS Reaal. Contactpersoon NFC Bestuur: Sander ten Have. NFC Kring Grote Gemeenten De gemeenten Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, en Utrecht. Contactpersoon NFC Bestuur: Wim Munter. NFC Kring Multibedrijven I Albert Heijn, ANWB, DSM, Heijmans, Nederlands Normalisatie Instituut en ProRail. Contactpersoon NFC Bestuur: Wim Munter. NFC Kring Multibedrijven II Cordares, FacilityFORCE (A.P. Møller-Mærsk), IBM, KPN, Logica, Rabo Vastgoedgroep, Siemens en Randstad. Contactpersoon NFC Bestuur: Wim Munter.
10 Jaarbericht NFC Index® 2009
NFC Kring Universiteiten Erasmus Universiteit Rotterdam, Open Universiteit Nederland, RU Groningen, RU Leiden, Radboud Universiteit Nijmegen, TU Delft, TU Eindhoven, Universiteit van Amsterdam, Universiteit Maastricht, Universiteit van Tilburg, Universiteit Twente, Universiteit Utrecht, Vrije Universiteit Amsterdam en Wageningen Universiteit. Contactpersoon NFC Bestuur: Antoine Fraaij. Interdepartementale benchmark Het netwerk voor facilitair management van de Rijksoverheid. Contactpersoon NFC Bestuur: Ellen Viergever.
NFC Index®onderwijs In het NFC Jaarbericht 2008 is al melding gemaakt van initiatieven om te komen tot een index voor de facilitaire kosten van het onderwijs. Dit initiatief richt zich in eerste instantie op drie typen onderwijsinstellingen: regionale/ agrarische opleidingscentra (roc/aoc), hoger onderwijs (hbo) en universiteiten. Samen met haar partners voor onderwijs, AOS Studley en Fier.fm, zal NFC Index dit jaar, op rubriekniveau, komen tot een eerste index voor het onderwijs. De MBO Facilitaire Benchmark wordt in 2010 voor de zevende keer uitgevoerd. Doel is om op basis van NEN 2748 inzicht te krijgen in de facilitaire kosten van het mbo-veld. Door dit vergelijkend onderzoek zijn de deelnemende instellingen in staat vast te stellen hoe effectief de kostenberekening bij de eigen instelling wordt doorgevoerd. Ook de HBO Trendrapportage kent een lange geschiedenis en een omvangrijke database. In 2010 wordt dit onderzoek, in samenwerking met de HBO-raad voor de zesde keer uitgevoerd. De benchmarkrapportage voor de universiteiten wordt voor de derde maal gehouden en geeft aan de participanten inzicht in de (eigen) kosten en de serviceniveaus ten opzichte van het deelnemend platform. Tevens biedt het platform kennis over vergelijkbare processen bij de collega-universiteiten.
NFC Index®zorg In het NFC Jaarbericht 2008 is ook aangekondigd om binnen de zorg te streven naar een onafhankelijk vergelijk op de facilitaire kosten. Hiertoe is een verkenning gehouden met Hospitality Consultants en Twynstra Gudde. De afgelopen vijf jaar heeft Twynstra Gudde de facilitaire benchmarks van een groot aantal ziekenhuizen begeleid. Deze instellingen vergelijken kosten en serviceniveaus. Hierdoor is het mogelijk om individuele prestaties te toetsen aan referentiegegevens. Hospitality Consultants organiseert sinds vele jaren in samenwerking met KIWA Prismant BV een facilitaire benchmark voor een groot aantal ziekenhuizen. Deze benchmark richt zich op kosten, serviceniveaus en klanttevredenheid. Ervaringen leren dat de rapportages zeer bruikbaar zijn voor verbeterslagen binnen de zorginstellingen. Hospitality Consultants en Twynstra Gudde onderkennen het belang van een onafhankelijk vergelijk op de facilitaire kosten en brengen dit jaar hun beschikbare (anonieme) data onder in de database van NFC Index waarna de eerste index voor de zorg berekend kan worden. Door jaarlijks een kostenindex te presenteren kan ook de trendmatige ontwikkeling van deze kosten op langere termijn worden gevolgd. De facilitaire kosten voor de ziekenhuissector worden weergegeven als kengetallen op basis van het aantal patiënteenheden, het aantal bedden en het aantal vierkante meters (zowel bruto vloeroppervlakte als daadwerkelijk in gebruik zijnde oppervlakte). Op deze manier ontstaat binnen de markt voor zorginstellingen een index waaraan individuele instellingen zich jaarlijks kunnen spiegelen.
NFC Jaarbericht 2009 11
4 Ontwikkelingen in Europa
5 O ntwikkelingen Serviceniveaus, Klanttevredenheid en Duurzaamheid
Van NEN naar CEN In het NFC Jaarbericht 2008 is uitgebreid aandacht besteed aan de totstandkoming van vijf nieuwe normen op het gebied van facility management. De normen EN 15221-3, EN 15221-4, EN 15221-5 en EN 15221-6, respectievelijk quality, classification, processes and measurement zijn volgens planning op 16 december 2009 naar de 29 nationale norma lisatie-instituten van de deelnemende landen gezonden. De lidstaten hadden tot 16 maart 2010 de tijd om op deze concepten (drafts) feedback te geven. Tegelijkertijd is een nieuwe werkgroep gestart die de norm EN 15221-7 voor benchmarking gaat samenstellen. In de laatste week van maart 2010 zijn de werkgroepen in Wenen bijeen geweest om de ingeleverde aanbevelingen in de drafts te verwerken dan wel om ze gemotiveerd af te wijzen. In het algemeen zijn de nieuwe normen welwillend ontvangen waarbij de normen classification, measurement als specifiek worden beschouwd, en de normen quality, processes als meer generiek. De afstemming met betrekking tot de raakvlakken tussen de vier normen heeft nog de nodige aandacht. Een kleine werkgroep houdt zich met dit onderwerp bezig en moet voor de zomer 2010 overeenstemming bereiken. Officieel is de behandeling van de stukken met commentaren in de Technical Committee 348 van het Europese normalisatie instituut CEN gepland voor september 2010. Voorzitter Remko Oosterwijk, heeft in overleg met vice-voorzitter en mediator Werner Toele en secretaris Wiene Wijnstra (NEN), besloten om een verzoek in te dienen bij CEN om een maand extra doorlooptijd toe te kennen. In die periode kan de samenhang van de stukken beter worden aangegeven. Zo kan de Technical Committee nog dit jaar een besluit nemen over
NFC Index wil haar index van facilitaire kosten plaatsen in de context van serviceniveaus, klantwaardering en duurzaamheid. De data over de kosten, de serviceniveaus, klanttevredenheid en duurzaamheid worden daarbij transparant aan elkaar gerelateerd. Dat moet leiden tot werkbare parameters voor vergelijk voor de leden van NFC Index. Tijdens een verdiepingscongres op 7 oktober 2010 worden de hierna genoemde ontwikkelingen en methodieken nader toegelicht.
NFC Index en serviceniveaus de bijgestelde normteksten. Aansluitend worden de 28 deelnemende landen via een formal vote gevraagd met de bijgestelde normen in te stemmen. Dit is een schriftelijke stemming. Daarna volgt een korte periode, waarin de teksten kunnen worden vertaald. Naar verwachting worden de normen per land in 2011 verspreid. De ontwikkeling van de norm voor benchmarking is later gestart. Deze norm zal naar verwachting een jaar later in haar definitieve vorm het licht zien. Naar verwachting zal 2012 het eerste jaar zijn waarin een vergelijk op basis van de Europese normen mogelijk is. In het NFC Portal is een vertaaltabel met betrekking tot de classificatie en m2 vloeroppervlak opgenomen waarmee het effect van de Europese norm globaal kan worden bezien. Leden kunnen hier met ingang van 2011 gebruik van maken op www.nfcindex.nl.
In 2009 heeft het bestuur van NFC Index het initiatief genomen om te komen tot een Nederlandse standaard voor het duiden van serviceniveaus. Dit met ondersteuning van vier adviesbureaus, te weten AOS Studley, Twynstra Gudde, Fier. fm en Hospitality Consultants, en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Zij hebben hun kennis en ervaring ingezet om te komen tot deze eenduidige methodiek om serviceniveaus te kunnen meten. Dor middel van deze methodiek wordt een set van uniforme objectieve serviceniveaus geïdentificeerd. Hiermee wordt
een nieuw product aan de leden van NFC Index aangeboden. Door middel van deze methodiek wordt het namelijk mogelijk om naast het benchmarken van kosten ook de serviceniveaus van facilitaire activiteiten te vergelijken. De methodiek bevat de producten uit van EN 15221-4 waarbij alleen die producten zijn meegenomen die overeenkomen met de NEN 2748 en ook beïnvloedbaar zijn. Per productrubriek zijn maximaal vijftien vragen geformuleerd waaraan een gradatie wordt toegekend. Hierbij staat niveau 1 voor het wettelijk minimum, dan wel het laagst mogelijke serviceniveau en staat niveau 5 voor het hoogst haalbare serviceniveau. Om te komen tot een totaalscore voor het serviceniveau is een weging van servicesaspecten ontwikkeld. Naast deze ‘horizontale’ weging zijn de vragen van de onderwerpen die het meest beïnvloedend zijn op serviceniveaus voorzien van een zwaardere weging, de zogenaamde ‘verticale’ weging. Hiermee wordt voorkomen dat alleen gemiddelde totale scores behaald worden. Uiteindelijk wordt door deze
Figuur 7. Voorbeeld van een onderdeel van de methodiek bepalen serviceniveaus, waarbij de onderwerpen Safety, Health and Security worden uitgelicht Safety, Health & Security
1
2
3
4
5
Services die bescherming bieden tegen externe gevaren of interne risico’s en beschermen bezitten/middelen en de gezondheid van personen. Daarnaast wordt een veilige en duurzame omgeving gecreëerd. Veiligheid, gezondheid, beveiliging van mensen en bedrijfsmiddelen. Nummer
Weging
Wettelijk minimum of laagste serviceniveau
Criterium
Vraagstelling
1
Aanwezigheid bewaking weekdagen
Hoeveel uur per weekdag zijn er gemiddeld bewakingsmedewerkers aanwezig per toegang?
5
< 8 uur per dag
2
Aanwezigheid bewaking weekend
Is er sprake van bewaking in het weekend en/of op feestdagen?
2
3
Inzet middelen
Op welke wijze vindt toezicht plaats?
Gemiddeld serviceniveau
Hoogste serviceniveau
Bewaking
Figuur 6. Timeframe implementatie normen EN 15221-3, EN 15221-4, EN 15221-5, EN 15221-6, EN 15221-7
2006-2009
2009
2010
16-Nov
16 March
23/26 March
June
Oct/Nov
Nov
2011
2012
Dec
Working groups Quality
15221-3 Spread out of the Drafts
Classification
Processes
Measurement
15221-4
15221-5
send out end for inquiry inquiry
WG's Answers meetings working Vienna groups
CEN/TC 348 meeting
Final EU vote Aproval
8-10 uur per dag
10-12 uur per dag
12-16 uur per dag
> 16 uur per dag
Nee
Alleen op zaterdag of zondag
Zaterdag en zondag
Zaterdag, zondag en feestdagen
4
Alarmopvolging
Toezicht op afstand door (o.a.) camera’s
Permanent toezicht middels controlekamer
Bedrijfshulpverlening
and
4
Organisatie bedrijfshulpverlening
Hoe uitgebreid is de bedrijfshulpverlening?
3
Wettelijk minimum
Wettelijk minimum + aanvullend beleid
Wettelijk minimum + aanvullend beleid + permanente toetsing
Implementation in EU- countries
5
Organisatie van brandveiligheid
Hoe uitgebreid is de organisatie van uw brandveiligheid?
3
Wettelijk minimum
Wettelijk minimum + aanvullend beleid
Wettelijk minimum + aanvullend beleid + permanente toetsing
2
Wettelijk minimum
Wettelijk minimum + aanvullend beleid
Wettelijk minimum + aanvullend beleid + permanente toetsing
15221-6
ARBO: verzuimbegeleiding, reïntegratiebegeleiding en RI&E
start 2009
Benchmarking 15221-7
6
Organisatie van ARBO, verzuimbegeleiding, reïntegratiebegeleiding en RI&E
Wat is de beschikbaarheid van de ARBO-dienst?
Gemiddeld serviceniveau Safety, Health & Security
12 NFC Jaarbericht 2009
NFC Jaarbericht 2009 13
6 Verantwoording Methode ‘horizontale’ en ‘verticale’ weging een overall serviceniveau index bepaald. Organisaties kunnen daarmee naast de financiële vergelijking ook hun serviceniveaus op product- en totaalniveau vergelijken. Hiermee kunnen referentieorganisaties worden bepaald. De methodiek is momenteel geschikt voor kantoorhoudende organisaties. In een later stadium wordt deze methodiek ook bruikbaar gemaakt voor zorg- en onderwijsinstellingen. Hoewel de methodiek begin 2010 bij een beperkt aantal gebruikersleden is getest, dient 2010 als pilotjaar om de methodiek in gebruik te nemen en indien nodig op onderdelen te verbeteren. De basis vragenlijst, bestaande uit 60 vragen, is vanaf heden beschikbaar voor de leden van NFC Index. In figuur 7 is een deel van de methodiek, te weten de onderwerpen Safety, Health and Security, uitgelicht.
daardiseerd te kunnen vastleggen. In samenwerking met de stichting Facility Performance Standaard (FPS), een initiatief van Hospitality Consultants en Planon, wordt gewerkt aan de totstandkoming van een standaard template voor het klanttevredenheidsonderzoek (KTO). FPS beschikt over een uitgebreide KTO-vragenlijst die binnen de NFC Index® en op basis van de toekomstige Europese normen, gerelateerd kan worden aan de beschikbare data met betrekking tot de kosten en de serviceniveaus. In 2010 wordt de FPS-methodiek geïntroduceerd binnen een aantal kringen om te komen tot een werkbare standaard template. De gecertificeerde adviseurs Hospitality Consultants en AOS Studley zijn betrokken bij de introductie en opzet hiervan. Het doel is om dit jaar binnen een of meerdere kringen een eerste concept van een standaard KTO toe te passen en te relateren aan de te collecteren data. Met deze ervaring kan de datacollectie in 2011 tot een eerste NFC Index® voor klanttevredenheid leiden.
NFC Index en klanttevredenheid
NFC Index en duurzaamheid
Klanttevredenheid is een belangrijke parameter om naast kosten en serviceniveaus binnen de NFC Index® ook kwaliteit van gebouwen en dienstverlening te kunnen duiden. De ambitie is om deze relatie ook daadwerkelijk en gestan-
Duurzaamheid is binnen de NFC Index® als speerpunt benoemd om in 2010 te worden uitgewerkt. Het doel is om op basis van de inmiddels beschikbare protocollen te komen tot een NFC Index® voor duurzaamheid en om een relatie te leggen tussen duurzaamheid en kosten. Daarbij wordt rekening gehouden met de toekomstige Europese normen. Binnen de NFC Index® is al veel relevante en gelieerde data beschikbaar. De ambitie is om de data en resultaten gebouwgerelateerd te verzamelen en te publiceren.
14 NFC Jaarbericht 2009
Weging & stabilisatie NFC Index® De NFC Index® wordt vastgesteld op basis van jaarlijks ingebrachte data van de leden. Die dataverzameling vormt niet ieder jaar een nauwkeurige afspiegeling van de verdeling van kantoorvoorraad in Nederland naar sectoren. Dat zou onbedoelde schommelingen in de index kunnen veroorzaken. Daarom wordt als stabilisatie een weging toegepast om schommelingen in de index te voorkomen die het gevolg zouden zijn van een wisselende samenstelling van de dataverzameling. Alle verzamelde data wordt gewogen op basis van de verdeling naar bedrijfstakken zoals deze in Nederland voorkomen, en vermeld in figuur 8. 1
2
3
Industrie / Logistiek / Bouw
19%
Industrie
11%
Bouwnijverheid
3%
Handel en reparatie
4%
Transport
1%
Zakelijke dienstverlening
16%
Communicatie
1%
Overige zakelijke dienstverlening
11%
Automatisering
4%
Financiële zakelijke dienstverlening
18%
Bank en verzekeringswezen
10%
Financiële zakelijke dienstverlening
8%
4
Openbaar bestuur
22%
5
Onderwijs en gezondheidzorg
8%
6
Overig
17%
Totaal
100%
Figuur 8. verdeling voor weging bedrijfstakken in de NFC Index®
Met onze gecertificeerde adviseursleden, AOS Studley, Corparate Facility Partners, DHV en DTZ Zadelhoff is een project gestart om te komen tot het vaststellen van een standaard template voor het verzamelen van data over duurzaamheid. Binnen de adviseurs zijn over dit thema uitgebreide kennisbronnen aanwezig. Naast het Green House Gas Protocol (GHGP) met betrekking tot de CO2uitstootmetingen wordt ook de Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM) betrokken. Met name de BREEAM ‘in use’, lijkt uitvoerbaar te relateren aan de data van de NFC Index® op het gebied van exploitatiekosten van gebouwen en faciliteiten.
Financiële index
Inmiddels is een concepttemplate uitgewerkt die als pilot getoetst wordt binnen een aantal NFC Kringen in de tweede helft van 2010. Het doel is om in 2011 een NFC Index® voor duurzaamheid beschikbaar te hebben voor de leden, zodat er over 2010 data kan worden gecollecteerd en gepubliceerd.
Gegevensverzameling en validatie
De NFC Index® beperkt zich tot kosten (exclusief omzetbelasting) die betrekking hebben op het betreffende boekjaar. NFC Index®kantoren betreft alleen organisaties of onderdelen van organisaties die gehuisvest zijn in kantoorgebouwen en derhalve een overwegend administratief karakter hebben.
Aard van de database NFC Index®kantoren, 2009 is gebaseerd op 59 gebouwen of gebouwcomplexen met een totaal oppervlakte van 1.222.815 m² vvo, en datasets voor ICT-voorzieningen van meer dan 250 organisaties.
Referentiegroep 25%
DUUR
50%
MARKT CONFORM
25%
GOEDKOOP
Mediaan
Kosten
Figuur 9. Bandbreedten subindices op (sub) zaakniveau
index calculatie. Eerste validatie vindt plaats door een gecertificeerd (adviseur)lid, vervolgens wordt deze nogmaals gecontroleerd en gevalideerd door de ‘poortwachter’ van NFC Database. Die voert een tweede validatie uit door de ontvangen data te vergelijken met de data die reeds in NFC Database zijn opgenomen, en door realiteitstoetsen uit te voeren. Grote, niet-verklaarbare en verrassende afwijkingen, worden direct gesignaleerd en teruggekoppeld. Afwijkende data, waarvoor geen of onvoldoende verklaring kan worden gegeven, wordt niet opgenomen in NFC Database.
Methodiek bandbreedte en mediaan De NFC Index® drukt de kostenindices op (sub)zaakniveau, zoals beschreven in NEN 2748, uit in marktconforme bandbreedten, die jaarlijks per faciliteit worden bepaald op basis van een kwartiel berekening. 25% van de gegevens is kleiner dan het eerste kwartiel en 25% groter dan het derde kwartiel. De marktconforme bandbreedte wordt gevormd door het tweede en derde kwartiel. Waarnemingen in het eerste en vierde kwartiel vallen buiten de marktconforme bandbreedte bij de bepaling van NFC Index® (zie figuur 9) . Met andere woorden: deze waarnemingen zijn relatief duur of juist goedkoper dan gemiddeld.
De middelste waarneming De mediaan is de waarde die voor een (sub)zaak wordt gevormd door de bovenkant van het tweede kwartiel, de ‘middelste waarneming’ dus. De totalen van de medianen voor alle (sub)zaken vormen NFC Index®. De marktconforme bandbreedte in combinatie met de mediaan vormen de basis voor een vergelijking van kosten (benchmark) met NFC Index®.
Ten behoeve van het bepalen van subindices die ten grondslag liggen aan de index, is het van groot belang dat de data waarmee is gerekend, betrouwbaar zijn. Het hanteren van de NEN 2748 biedt hiervoor een solide basis. De data worden tweemaal gevalideerd, alvorens deze wordt toegelaten in de
NFC Jaarbericht 2009 15
Bijlage A Opbouw NEN 2748
Bijlage B Datacollectie werkwijze
Facility management genormaliseerd
Aanleveren data voor NFC Index®
In 2001 is facility management uniform gedefinieerd in de Nederlandse norm NEN 2748. NEN 2748 geeft een indeling om facilitaire activiteiten eenduidig te definiëren en te rubriceren om ze daarmee te registreren. Deze norm beoogt een grondslag te zijn voor het genereren van relevante informatie en cijfermateriaal op basis waarvan facilitaire kosten kunnen worden vergeleken. In NEN 2748 worden de facilitaire activiteiten, processen en diensten gerubriceerd naar de volgende vijf functies. I. Huisvesting zoals voorzien in gebouw en terreinen, verzekeringen, onderhoud, verbouwingen, energie en water, beheer (in termen van huur, koop en lease) en rente van vastgoed. In afwijking op de NEN exclusief compensatie niet-opteerbare btw. II. Diensten en middelen zoals voorzien in consumptieve diensten (bedrijfsrestaurant, catering, drankenautomaten), risicobeheersing, (bewaking, beveiliging en receptie), schoonmaak, verhuizingen, het managen van documenten (creatie, verwerking in de postkamer, reproductie, beheer en archivering), het managen van reststoffen, het verstrekken van ruimte, kantoorartikelen, groenvoorziening, kunst en bewegwijzering, als ook bedrijfskleding. III. Informatie- en communicatietechnologie ICT management en advies, servicedesk ICT, werkplekbe-
16 NFC Jaarbericht 2009
heer, centrale en gedistribueerde diensten, telematica (voorheen connectivity IT en telecommunicatie) en training eindgebruikers. In afwijking op de NEN hanteert de NFC Index® hier een voor de ICT sector herkenbare kostenstructuur, die direct aansluit op de voorziene Europese indeling. IV. Externe voorzieningen zoals voorzien in extern verblijf (zoals vergaderaccommodaties en thuiswerkplekken) en personenvervoer (dienstreizen en woon-werkverkeer, per vliegtuig, openbaar vervoer). In afwijking op de NEN exclusief lease-auto’s. V. Facility management integrale sturing van voornoemde rubrieken zoals voorzien in facilitair beleid, marketing en innovatie van facility management, het voorzien in een bedrijfsbureau voor administratie, planning en control, secretariële ondersteuning en de personeelszaken van de facilitaire functie, het voorzien in een helpdesk, het voorzien in beleid inzake het milieu en de arbeidsomstandigheden, als ook het managen van risico’s, inkoop, informatie en kwaliteit. Voor (vragen over) de NEN 2748, NEN 2745 en NPR 2744 en EN 15221: NEN, Nederlands Normalisatie Instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon + 31 15 269 03 22 www.nen.nl
Wanneer een organisatie zich heeft aangemeld bij NFC Index dienen de gegevens afkomstig van de organisatie, geschikt te worden gemaakt voor toegang tot, en vergelijking met NFC Database. De aanlevering van de data gebeurt via de online portal van de coöperatie of in overleg met de adviseur c.q. kringbegeleider.
Routes datacollectie De coöperatie kent verschillende categorieën leden: gebruikersleden, adviseursleden en maincontractorleden. Voor elke categorie is een eigen route uitgestippeld voor het aanleveren van de gegevens voor, en het vergelijk met NFC Database. Maincontractorleden dienen een bevestiging van herkenning van kosten door hun opdrachtgever te overleggen.
Database te worden opgenomen. Deze validatie wordt voor kantoorhoudende organisaties namens NFC Index uitgevoerd door AOS Studley.
Kosten datacollectie De kosten, van de poortwachtervalidatie van de aangeleverde gegevens en inclusief het benchmarkrapport, zijn opgenomen in de flatfee contributie van de coöperatie. Uitgangspunten daarvoor zijn: een intakegesprek, een datacontrole bij aanlevering, een concept- en definitieve standaardrapportage.
Validatie van de gegevens Zodra de data online is aangeboden aan de NFC Database, wordt deze door een zelf gekozen gecertificeerd adviseurlid gevalideerd. Na deze eerste validatie wordt de data door de poortwachter gecontroleerd en opgenomen in de database. NFC Index kan zowel gebruikersleden, adviseursleden, als NFC Kringen certificeren om zelfstandig data te kunnen collecteren. Daarvoor dient men over aantoonbare ervaring met benchmarking te beschikken. De criteria daarvoor en een overzicht van gecertificeerde leden is op de website beschikbaar. Voor alle categorieën leden geldt dat de data dient te worden gevalideerd, alvorens in NFC
NFC Jaarbericht 2009 17
Bijlage C Coöpererende leden en donateurs
Bijlage D Organisatie
Gebruikersleden
Comité van Aanbeveling
ABN AMRO Bank NV* Achmea Facilitair Bedrijf Aegon Nederland NV Albert Heijn BV Alliander NV Amsterdam - Dienst Milieu & Bouwtoezicht Amsterdam - Dienst Ruimtelijke Ordening ANWB BV APG Algemene Pensioen Groep NV ASR Nederland Ballast Nedam Beheer BV Belastingdienst Centraal Bureau voor de Statistiek Chemelot B.V. Cordares Diensten BV D.W.I. De Nederlandsche Bank Equens SE Erasmus Universiteit Rotterdam Essent Support Group B.V. Facilities Facility Force (A.P. Møller-Mærsk) Fortis Facility Management Gasterra BV Gemeente Utrecht - FD Gemeente Almere Gemeente Amsterdam - DFM Gemeente Den Haag Facilitaire Dienst Gemeente Haarlem Heijmans Facilitair Bedrijf IBM Nederland BV ING Facility Management Kadaster Facilitair Bedrijf KLPD Koninklijke Boskalis Westminster NV KPN Real Estate Services Logica Nederland BV Ministerie van Algemene Zaken Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ministerie van Buitenlandse Zaken Ministerie van Defensie Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Financiën Ministerie van Justitie Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Ministerie van Verkeer en Waterstaat Ministerie van VROM Rijksgebouwendienst Ministerie van VWS Nederlandse Gasunie NV
18 NFC Jaarbericht 2009
NEN NS Poort Open Universiteit Nederland PGGM Politieacademie Prorail BV Rabo Vastgoedgroep Rabobank Nederland Radboud Universiteit Nijmegen Randstad / Diemermere B.V. Regiopolitie Amsterdam-Amstelland Rijkswaterstaat Corporate Dienst Sanoma Uitgevers Servicedienst Rotterdam Shell International Exploration Prod. BV Siemens Nederland NV SNS Reaal Tauw BV TNO Bouw en Ondergrond TU Eindhoven UMC St. Radboud Universiteit Maastricht Universiteit Tilburg Universiteit Twente Universiteit Utrecht Voedsel en Waren Autoriteit Vrije Universiteit Amsterdam Wageningen Universiteit
Dhr. ir. H.F.C. van den Berg Directeur DTZ Zadelhoff Corporate Real Estate Services Dhr. ing. P.A.J. Guelen Algemeen Directeur Planon BV Mw. A. Jorritsma-Lebbink Burgemeester Gemeente Almere Dhr. Drs. P.J. Schelleman Directeur ICT Universiteit Utrecht Dhr. dr. J.C.M.M. Siemons Partner ILAS/Real Estate Hospitality & Construction Group (EY) Dhr. R.M.G. Verbeek Algemeen directeur Facilicom Facility Solutions Dhr. ir. J.A. Wesseldijk Algemeen directeur NEN
Bestuur •
•
•
•
•
•
Dhr. ing. M.C. Vader MFM CFM Voorzitter, werkzaam bij NPC DHV Dhr. W.I. Toele MPM Penningmeester, werkzaam bij Gemeente Amsterdam Dhr. ing. W.M. Munter Bestuurslid, werkzaam bij Facility Force (A.P. Møller-Mærsk) Mw. drs. H.C. Viergever Bestuurslid, werkzaam bij Ministerie van BZK Dhr. ir. A.P.A. ten Have Bestuurslid, werkzaam bij ABN AMRO Dhr. drs. A.N. Fraaij Bestuurslid, werkzaam bij Radboud Universiteit Nijmegen
V.l.n.r.: Bas Stam, Wim Munter, Antoine Fraaij, Rinus Vader, Werner Toele, Ellen Viergever en Sander ten Have.
Management en secretariaat Dhr. B. Stam MM Mevr. K. van der Hall
Coöperatie Manager Secretaresse
Adviseursleden AOS Studley* Corporate Facility Partners BV* DHV BV DTZ Zadelhoff* Fier.fm * Hospitality Consultants BV* IPD Occupiers Twynstra Gudde* VFM Facility Experts
Bijlage E www.nfcindex.nl kantoorhoudende organisaties, uitgebreid indices voor onderwijs en zorg.
Arcadis Aqumen Facility Management Facilicom Facility Solutions Strukton Worksphere BV
www.nfcindex.nl is de relevante portal in de financiële en facilitaire sector voor facilitaire kengetallen. Hier vindt u onafhankelijke en adequate informatie over ontwikkelingen in facilitaire kosten, serviceniveaus, klantwaardering en duurzaamheid, bijeengebracht door gebruikers en toonaangevende adviseurs in het vakgebied. Daarom een korte toelichting op de toegankelijkheid en informatie die deze website biedt.
Donateurs
Algemeen toegankelijk deel
Informatie op maat
Facility Management Nederland (FMN) ISS Facility Services Planon BV
Naast relevante algemene informatie over onder meer certificering van leden en toegepaste normen wordt in dit gedeelte de jaarlijkse index getoond, met opbouw naar mediaan per functie zoals aangegeven in bijlage A van dit jaarbericht. In 2010 wordt de portal, naast de index voor
Door portal techniek kunnen leden online hun data aanbieden en online rapportages ontvangen. Het invoeren van de dataset en het terugkoppelen van het lid specifieke referentierapport is hiermee sneller, eenvoudiger en gebruikersvriendelijker geworden.
Maincontractorleden
* NFC Index gecertificeerd
Voor leden toegankelijke deel Naast notulen en presentaties van algemene ledenvergaderingen, interne overeenkomsten wordt hier onder meer de opbouw van de mediane jaarlijkse indices per functie op zaakniveau getoond.
NFC Jaarbericht 2009 19
NFC Index Cooperatie u.a. Postbus 5135 1411DC Naarden T: +31 (0)35 678 39 69 E:
[email protected] I: www.nfcindex.nl
