Nederlandse norm. NEN 2745 (nl) Termen voor facilitaire voorzieningen toegespitst op de gezondheidszorg - Rubricering en definiëring

eld

Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded.

Terms of facilities for the health care sector Classification and definition

be

iew

ev

Pr

or

Vo Nederlandse norm

NEN 2745 (nl)

Termen voor facilitaire voorzieningen toegespitst op de gezondheidszorg Rubricering en definiëring

Vervangt NEN 2745:2005

ICS 01.040.91; 03.080.20; 03.100.99; 91.080.01

mei 2007

Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN

NEN 2745:2007

be

iew

ev

Pr

or

Vo Normcommissie 351 260 "Facilitaire voorzieningen"

eld

Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Netherlands Standardization Institute.

The Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation. Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking.

Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Netherlands Standardization Institute.

Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven.

Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. ©2007 Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) 2 690 390, Fax (015) 2 690 190


NEN 2745:2007

Inhoud Voorwoord.........................................................................................................................................................2 Inleiding ...........................................................................................................................................................5 Onderwerp en toepassingsgebied ................................................................................................7

2

Normatieve verwijzingen ................................................................................................................7

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Begrippen en definities ..................................................................................................................7 Algemene financieel-administratieve begrippen ...............................................................................7 Bedrijfskundige facilitaire begrippen .................................................................................................8 Algemene facilitaire begrippen........................................................................................................10 Medische begrippen........................................................................................................................11

4

Afkortingen ....................................................................................................................................11

5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3

Eisen voor vergelijking.................................................................................................................12 Doelstelling......................................................................................................................................12 Egalisatie van laagfrequente ontvangsten en uitgaven ..................................................................12 Interne kostenvergelijking ...............................................................................................................12 Afweging koop vs. lease .................................................................................................................12 Externe kostenvergelijking ..............................................................................................................12 Toerekeningsbeginsel egalisatie van laagfrequente ontvangsten en uitgaven bij externe vergelijking ......................................................................................................................................12 Rekenrente vermogenskosten bij externe kostenvergelijking.........................................................13 Afschrijvingen ..................................................................................................................................13 Kosten voor groot onderhoud..........................................................................................................13

6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3

Rubricering en indeling van kosten ............................................................................................13 Rubricering ......................................................................................................................................13 Hoofdrubricering naar functie..........................................................................................................13 Onderrubricering naar activiteit en zaak .........................................................................................14 Indeling naar kosten........................................................................................................................14 Indeling naar kostensoort................................................................................................................14 Indeling naar kostensoort en functie ...............................................................................................14 Verwijzing naar Prismant-rekeningnummers ..................................................................................15

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Rubricering en definitie facilitaire voorzieningen......................................................................16 Huisvesting......................................................................................................................................16 Diensten en middelen .....................................................................................................................29 ICT...................................................................................................................................................39 Externe voorzieningen ....................................................................................................................40 Facility management .......................................................................................................................42

be

iew

ev

Pr

or

Vo

1

eld

Bijlage A (informatief) Toelichting gebruik rekeningnummers Prismant-rekeningschema in rubrieken NEN 2745 ......................................................................................................................45 Bijlage B (informatief) Conversietabel koppeling rekeningnummers Prismantrekeningschema aan rubrieken NEN 2745 .................................................................................48 Bijlage C (informatief) Rubricering gebouwgebonden investeringskosten ............................................51 Bibliografie ......................................................................................................................................................52

1


NEN 2745:2007

Voorwoord Algemeen Volgens de reglementen van de Europese normalisatie-organisatie CEN, waarvan NEN het Nederlandse lid is, moet NEN de definitief vastgestelde Europese normen de status van Nederlandse norm geven en de daarmee conflicterende nationale normen met hetzelfde onderwerp en toepassingsgebied intrekken.

Vo

Binnen CEN wordt in CEN/TC 348 “Facility Management" gewerkt aan Europese normen. De Nederlandse normcommissie “Facilitaire voorzieningen” neemt actief deel aan ontwikkeling van normen in deze CEN/TC en vertegenwoordigt daarmee formeel het Nederlandse belang. De Europese normen die CEN/TC 348 oplevert, worden in twee fasen gepubliceerd. De eerste fase bestaat uit NEN-EN 15221-1 Facility management – Termen en definities en NEN-EN 15221-2 Facility management – Leidraad voor het opstellen van facility management overeenkomsten, die in november 2006 zijn gepubliceerd. De tweede fase van publicaties is gepland in 2010.

or

Met de publicatie van NEN-EN 15221-1 Facility management – Termen en definities en NEN-EN 15221-2 Facility management – Leidraad voor het opstellen van facility management overeenkomsten, zijn er in Nederland vier normen op het gebied van facilitaire voorzieningen van kracht. Naast de genoemde normen blijven NEN 2748 Termen voor facilitaire voorzieningen – Rubricering en definiëring en NEN 2745 Termen voor facilitaire voorzieningen toegespitst op de gezondheidszorg – Rubricering en definiëring gewoon bestaan. Ook de toelichting op deze beide normen NPR 2744 Termen voor facilitaire voorzieningen – Toelichting op rubricering en definiëring blijft van kracht. De normen hebben elk een eigen doelstelling en zijn op elkaar afgestemd.

be

Bij NEN 2745: 2007

iew

ev

Pr

Inmiddels is CEN/TC 348 “Facility Management” in de tweede fase gestart met de ontwikkeling van een aantal nieuwe normen, allen gericht op betrouwbaar vergelijken (benchmarking). Het betreft normen voor facility management op het gebied van kwaliteit, taxonomie (ordening en definiëring van facility services), processen en (facilitaire) oppervlakte. De norm waarin de taxonomie voor facility management wordt vastgelegd, kan grotendeels worden beschouwd als de Europese equivalent van NEN 2748. Volgens de planning zijn deze normen in 2010 gereed. Naar verwachting gaat die Europese equivalent van NEN 2748 op dat moment de voorliggende NEN 2748 geheel vervangen, inhoudelijk voor zover deze conflicteert met die Europese equivalent.

eld

In 2001 is de eerste versie van NEN 2748 verschenen. Met NEN 2748 als uitgangspunt is in 2005 NEN 2745 als specificatie voor de sector gezondheidszorg gepubliceerd. In 2006 heeft de normcommissie “Facilitaire voorzieningen” de toepassing van NEN 2748 geëvalueerd. Een aantal organisaties heeft NEN 2748 inmiddels geheel of gedeeltelijk in hun (financiële) administratie geïmplementeerd en zijn begonnen met interne en externe vergelijking (benchmarking). Andere organisaties oriënteren zich nog over een mogelijke implementatie. Ten aanzien van NEN 2745 geldt in hoofdlijnen hetzelfde, ofschoon het vermoeden bestaat dat de norm in de sector gezondheidszorg minder wordt gehanteerd. Met de planning van de ontwikkeling van een Europese equivalent van NEN 2748 en de wetenschap dat de implementatie van NEN 2748 in (financiële) administraties voor organisaties een grote ingreep is, heeft de normcommissie besloten in de vernieuwde versie van NEN 2748 een beperkt aantal niet-fundamentele wijzigingen door te voeren. De eerste grote wijziging zal naar verwachting bij de implementatie van de Europese equivalent van NEN 2748 in 2010 zijn. Gezien het feit dat NEN 2745 volgend is aan NEN 2748 geldt hetzelfde principe. In deze versie van NEN 2745 zijn de relevante definities uit NEN-EN 15221-1 verwerkt. De wijzingen in definities hebben geen effect op de toepassing van NEN 2748. Daar waar de normcommissie tekortkomingen constateert en NEN 2745 toelichting behoeft, wordt NPR 2744 periodiek bijgewerkt om deze toelichting te geven. Deze tekortkomingen liggen vooral in de toewijzing van kosten aan rubrieken en/of de juiste toepassing van de definities. De hoofdrubriek ICT behoeft expliciet aandacht. Deze rubriek bleek in de praktijk zeer moeilijk hanteerbaar. Daarom is ICT nu alleen op het activiteitenniveau weergegeven. De normcommissie beveelt toch aan bij het 2


NEN 2745:2007 vaststellen van werkplekkosten de daaraan gerelateerde ICT-kosten in omvang en vergelijkingen mee te nemen, omdat deze kosten een aanzienlijk gedeelte van de kosten voor facilitaire voorzieningen beslaan. Het Prismant-rekeningschema bestaat niet meer als zodanig. De eigenaren van dit rekeningschema (de brancheorganisaties NVZ, Actiz, VGN, NFU en GGZ Nederland) hebben dit weer naar zich toegetrokken. Dit betekent dat iedere brancheorganisatie zelf beslist of ze een rekeningschema in stand willen houden en hoe dit er eventueel uit gaat zien. Dit zou kunnen betekenen dat de rekeningnummers op termijn uit elkaar gaan groeien (dus niet meer gezondheidszorgbreed vergelijkbaar zijn). Omwille van de herkenbaarheid in de sector is het Prismant-rekeningschema vooralsnog gehandhaafd in deze versie van NEN 2745. Deze norm vervangt NEN 2745:2005.

Vo

Bij NEN 2745:2005

In september 2001 is NEN 2748 Termen voor facilitaire voorzieningen – Rubricering en definiëring gepubliceerd. In juni 2003 werd deze norm gevolgd door NPR 2744 Termen voor facilitaire voorzieningen – Toelichting op rubricering en definiëring.

or

NEN 2748 is primair gemaakt voor kantoorhoudende organisaties. Al snel bleek dat NEN 2748 weliswaar redelijk, maar niet voldoende bruikbaar is in de sector gezondheidszorg. Vanuit de sector werd de wens geuit om een specificatie van NEN 2748 ten behoeve van de gezondheidszorg op te stellen. Daartoe is in september 2002 de werkgroep 351 260 00 05 “Facilitaire voorzieningen in de gezondheidszorg” ingesteld. Deze werkgroep ressorteert onder de normcommissie 351 260 “Facilitaire voorzieningen”. De werkgroep 351 260 00 05 “Facilitaire voorzieningen in de gezondheidszorg” heeft bij het opstellen van deze norm voor de sector gezondheidszorg de volgende uitgangspunten. — De op te stellen norm is zoveel mogelijk herkenbaar in de branche.

be

Pr

— De op te stellen norm is geen last, met andere woorden de inspanning die moet worden verricht om de norm te implementeren is zo klein mogelijk.

ev

— De op te stellen norm sluit zoveel mogelijk aan bij NEN 2748.

iew

Het resultaat is NEN 2745 Termen voor facilitaire voorzieningen toegespitst op de gezondheidszorg – Rubricering en definiëring. NEN 2745 geeft zorginstellingen de mogelijkheid kosten op een eenduidige manier te ordenen. Doordat definities en rubricering van deze kosten vastliggen, wordt de mogelijkheid gecreëerd zowel intern als extern vergelijkingen te maken. Voor een zinvolle vergelijking is het immers noodzakelijk dat er heldere afspraken over de te hanteren definities zijn. Bovendien geeft een ordening van de facilitaire kosten inzicht in de bijdrage van de facilitaire component aan een behandeling. De norm kan dus als hulpmiddel gelden bij de bepaling van de integrale kostprijs per behandeling. Ten slotte bestaat de mogelijkheid om het kantoorhoudende gedeelte van zorginstellingen te vergelijken met kantoorhoudende organisaties.

eld

Op basis van deze ordening is de gebruiker in staat de voorgeschreven rubricering relatief eenvoudig in te voegen in de eigen administratie. In deze norm worden alleen kwantitatieve en geen kwalitatieve gegevens opgenomen. Als basis voor NEN 2745 is NEN 2748 gehanteerd. Hierop zijn aanvullingen gemaakt die noodzakelijk zijn om deze norm toepasbaar te maken in de sector gezondheidszorg. Voor de duidelijkheid zijn deze aanvullingen, met uitzondering van de aanvullingen in hoofdstuk 7, aangeduid met [A] in de kantlijn. Om de herkenbaarheid en toepasbaarheid te vergroten is in deze norm aansluiting gezocht bij procedures en richtlijnen die algemeen worden toegepast of door de overheid worden voorgeschreven. Zo wordt in deze norm onder andere een koppeling tot stand gebracht tussen de gehanteerde rubricering van facilitaire activiteiten en kosten en het Prismant-rekeningschema. De aanvullingen in hoofdstuk 7 zijn herkenbaar door de toevoeging van deze rekeningnummers. Organisaties binnen de sector gezondheidszorg zijn BTW-plichtig, om die reden zijn alle gemaakte kosten inclusief BTW. Bij een vergelijking met een organisatie buiten de sector gezondheidszorg, die niet BTWplichtig is, kan dit leiden tot een onzuivere vergelijking. Om dit te voorkomen kan worden bepaald welk BTW3


NEN 2745:2007 percentage van toepassing is voor de activiteit. Met dit percentage kan het bedrag inclusief BTW worden teruggerekend naar een bedrag exclusief BTW, zodat een zuivere vergelijking mogelijk is. De werkgroep 351 260 00 05 “Facilitaire voorzieningen in de gezondheidszorg” heeft besloten om in de periode dat Ontw. NEN 2745 beschikbaar was, een aantal proefprojecten te starten waarin de toepasbaarheid van de norm in de praktijk is getoetst. Deze proefprojecten hebben een aantal conclusies en aanbevelingen opgeleverd, die zoveel mogelijk zijn verwerkt in deze norm. — De aansluiting tussen de financiële administratie en NEN 2745 is in sommige gevallen nog niet gerealiseerd. Het kan een behoorlijke inspanning vergen om de benodigde informatie te verzamelen. De werkgroep raadt de gebruiker aan stapsgewijs de benodigde informatie te verzamelen en op een niet al te groot detailniveau te starten, uiteraard wel toegespitst op de behoefte van de organisatie.

Vo

— Een aantal grote posten was niet verbijzonderd, wat tot gevolg had dat een gefundeerde toerekening naar rubrieken uit Ontw. NEN 2745 lastig was. Het wordt aanbevolen hiervoor een praktische insteek te vinden, en een aantal aannames te doen. Bij de uiteindelijke analyse van de resultaten kunnen deze aannames worden meegenomen. In het geval van externe vergelijking wordt aanbevolen om vooraf afspraken over de aannames te maken.

— De algemene vergelijking tussen de verschillende soorten zorginstellingen is niet eenvoudig. Vergelijking kan vooral als de primaire processen van organisaties vergelijkbaar zijn. De norm ontleent haar specificiteit aan het primaire proces. De vergelijking van bepaalde functies en facilitaire processen is wel bijna altijd mogelijk.

or

— Voor het kantoorgedeelte van gezondheidsinstellingen kan voor vergelijking ook NEN 2748 worden gebruikt. Echter voor de vergelijking van de zorgspecifieke gedeelten is het gebruik van NEN 2745 nodig.

be

iew

ev

Pr

De zorginstellingen in Nederland krijgen in hun jaarlijkse vergoedingen een aparte vergoeding voor de zogenoemde ’kapitaallasten’. Daarbij gaat het vooral om investeringen in onroerend goed. Met de invoering van de Diagnose-Behandel-Combinatie (DBC)-systematiek zal op termijn in iedere vergoeding van een DBC een gedeelte van de kapitaallasten worden gedekt, ongeacht wat de werkelijke kosten zijn. De vergoeding via het College Tarieven Gezondheidszorg (CTG) (na goedkeuring van het College Bouw Ziekenhuisvoorzieningen) komt dan te vervallen. In tegenstelling tot de huidige situatie zal onroerend goed dan ook op de balans worden geactiveerd. In de nieuwe situatie nemen de investeringsrisico’s van de instellingen daarmee wezenlijk toe. Het rendement van investeringen zal in de toekomst dus op een andere manier meewegen bij het nemen van beslissingen dan in de huidige situatie. Mogelijk worden zelfs andere beslissingen genomen. Naar verwachting vinden deze veranderingen pas op middellange termijn plaats. Bij een eventuele herziening van deze norm zal de invloed van de invoering van de DBC-systematiek worden geëvalueerd.

eld

Voor de niet-gezondheidszorgspecifieke aspecten van deze norm kan NPR 2744 Toelichting op termen voor facilitaire voorzieningen – Rubricering en definiëring als toelichting worden gebruikt. De gezondheidszorgspecifieke aspecten worden toegelicht in de informatieve bijlagen A en B.

4


NEN 2745:2007

Inleiding NEN 2745 rubriceert facilitaire activiteiten en kosten. Net als in NEN 2748 worden in NEN 2745 vijf categorieën gehanteerd. Voor het tot stand komen van deze rubricering zijn in deze norm dezelfde uitgangspunten als in NEN 2748 gehanteerd. Er is uitgegaan van het integraal bedrijfsmiddelenmanagementmodel (Corporate Integrated Resource Management; CIRM).

Vo

Het werkveld van de facility manager heeft zich vanaf zijn ontstaan in de breedte ontwikkeld. Was er eerst sprake van integratie van bouw- en onderhoudskosten, de zogenoemde life-cycle benadering, later werden gebouw en inrichting integraal beschouwd. Gebouw, meubilair en apparatuur werden huisvesting en werkplekinrichting. Met diensten als veiligheid, catering en schoonmaak werd de bedrijfshuishouding toegevoegd. Inmiddels staat in veel organisaties de koppeling tussen huisvesting, werkplekinrichting en informatie- en communicatietechnologie niet meer ter discussie. Juist door het integraal doorzien en realiseren van nieuwe mogelijkheden op het gebied van documentmanagement, kennismanagement en telewerken biedt deze integratie van de organisatie-infrastructuur de organisatie nieuwe kansen in het faciliteren van haar kernbekwaamheden en identiteit. In de jongste discussie wordt een verdere integratie voorzien waarbij ook human resources en financiële middelen bij integrale afwegingen worden betrokken. Zo kan figuur 1 als een groeimodel voor integraal facility management worden gezien.

or

CIRM

integraal bedrijfsmiddelenmanagement

be

iew

ev

Pr

Facility Management

CIRM Hv Wpi Dnst ICT HR Fin AO

Wpi

Dnst

ICT

bouw onderh. onderh.

meub. meub. apparaten

veiligheid catering

telematica automat.

HR

Fin

eld

Legenda

Hv

vaardigh. vaardigh. talenten

AO liquiditeit

= Integraal bedrijfsmiddelenmanagement (Corporate Integrated Resource Management ) = Huisvesting = Werkplekinrichting = Diensten = Informatie- en communicatietechnologie = Human resources = Financiën = Administratieve organisatie

Figuur 1 — Ordening van bedrijfsmiddelen als groeimodel 5


NEN 2745:2007

De facility manager heeft drie rollen in een organisatie. De facility manager als manager en beheerder van de facility services, de facility manager als baas van de facilitaire organisatie en de facility manager als strategische adviseur met betrekking tot het pakket van de in te zetten facility services vanuit het oogpunt van de organisatie die facilitaire behoeften genereert. In alle drie deze rollen is voor een goede afweging behoefte aan een eenduidig begrippenkader en een eenduidige rubricering en allocatie van kosten, hoeveelheden en kwaliteiten.

Vo

NEN 2745 onderscheidt, net als NEN 2748, naar functie vijf soorten facility services. Deze indeling is arbitrair. Een voorbeeld hiervan is het verbijzonderen van ICT en huisvesting ten opzichte van diensten en middelen. Iedere facility service bestaat uit een middel (een stoffelijke facility service) en een dienst (een onstoffelijke facility service). Uitgangspunt is de dienst die wordt geleverd aan de klant; niet de middelen die daarvoor noodzakelijk zijn. Het denken vanuit het primaire proces is daarbij essentieel. Het vertrekpunt voor NEN 2748 is het ‘gebouw’. De vraag is welke bedrijfsfuncties en welke facility services zich binnen dat gebouw bevinden? In principe beperkt NEN 2748 zich tot het niveau van het object. Dit houdt in dat voor een organisatie met meer gebouwen ook meer gegevensbestanden worden aangelegd zodat een gebouw met een bepaalde functie ook vergelijkbaar is met gebouwen met een vergelijkbare functie. Een opsplitsing in kosten voor facilitaire voorzieningen is niet altijd reëel, omdat dit praktisch gezien lastig uitvoerbaar is. Toch is dit wel de ambitie. Bij vergelijking is het van belang afspraken te maken en helder te zijn over welk object of welke groep van objecten de vergelijking gaat. In NEN 2748 hoort bijvoorbeeld het omliggende terrein ook bij het gebouw.

or

Bij extramurale zorg vindt het primaire proces veelal niet plaats in een gebouw, maar bij de patiënten zelf. Wat er overblijft, is grotendeels een kantoorfunctie. In principe is een extramurale zorginstelling niet heel anders dan een kantoorinstelling, dus zou NEN 2748 kunnen worden gebruikt. Een kleine afwijking doet zich voor op ruimteniveau ten aanzien van cursusruimte en consultatiebureau. Het is echter wenselijker om NEN 2745 ook voor extramurale instellingen te gebruiken, omdat: — NEN 2745 herkenbaarder is voor de sector gezondheidszorg;

be

Pr

— een organisatie die intra- en extramurale zorg combineert daardoor één norm kan hanteren;

ev

— de vergelijking met andere branches binnen de sector gezondheidszorg mogelijk is.

iew

De scheidslijn tussen het primaire proces en het facilitaire proces bij extramurale zorg is soms lastig te bepalen. In principe behoren alle activiteiten die direct worden uitgevoerd voor cliënten (bijvoorbeeld schoonmaak van een woning of maaltijdvoorziening) tot het primaire proces.

eld

Projectkosten behoren te worden toegerekend aan het project. In het geval van een facilitair project zullen de kosten in het geheel worden toegerekend. Als het een project is voor het primaire proces dan zullen de facilitaire componenten moeten worden toegerekend aan de rubriek waar ze thuis horen (bijvoorbeeld huur huisvesting of aanschaf kopieermachine). Projectkosten kunnen dan in principe als investeringskosten worden gezien.

6


NEN 2745:2007

Termen voor facilitaire voorzieningen toegespitst op de gezondheidszorg – Rubricering en definiëring 1 [A]

Onderwerp en toepassingsgebied

Deze norm geeft voor de sector gezondheidszorg een indeling om facilitaire kosten te rubriceren en eenduidig te registreren en geeft een begripsomschrijving van termen voor facilitaire voorzieningen. NEN 2745 is bedoeld te worden toegepast voor zowel intramurale als extramurale instellingen. Ook voor organisaties die zowel intra- als extramurale zorg leveren is de norm bedoeld.

Vo

In NEN 2745 worden de medisch-instrumentele processen tot het facilitaire proces gerekend en vallen dus binnen het toepassingsgebied van deze norm. Medisch-facilitaire processen, zoals in laboratoria, apotheken enz. worden tot het primaire proces gerekend en worden daarom uitgesloten. OPMERKING De activiteiten binnen de gezondheidszorg kunnen worden verdeeld over drie schillen. De binnenste schil is het primaire proces. Daaromheen liggen de medische facilitaire processen (die gebruikmaken van de specifieke functiegebonden voorzieningen). En in de buitenste schil liggen de medisch-instrumentele processen.

In NEN 2745 wordt geen aandacht besteed aan kwaliteitsaspecten van activiteiten. Bij vergelijking verdient het aanbeveling deze aspecten wel mee te nemen.

[A]

or

2

Normatieve verwijzingen

NEN 2580

be

Pr

De volgende documenten waarnaar is verwezen zijn onmisbaar voor de toepassing van dit document. Bij gedateerde verwijzingen is alleen de aangehaalde versie van toepassing. Bij ongedateerde verwijzingen is de laatste versie van het document (met inbegrip van wijzigingsbladen) waarnaar is verwezen van toepassing.

iew

ev

Oppervlakten en inhouden van gebouwen – Termen, definities en bepalingsmethoden

NEN 2748

Termen voor facilitaire voorzieningen – Rubricering en definiëring

NEN-EN 15221-1

Facility management – Termen en definities

3

Begrippen en definities

eld

Dit hoofdstuk definieert algemene begrippen die in deze norm worden gebruikt.

3.1

Algemene financieel-administratieve begrippen

Bij het registreren van facilitaire kosten moeten, naast toedeling aan een gedefinieerde rubriek van hoofdstuk 7, de kostensoort en opbrengst worden aangegeven. Hieronder volgt een definitie van de kostensoort en opbrengst, analoog aan de gegeven definities in NEN 2748. 3.1.1 kostensoort typering van het karakter van de gemaakte kosten

In deze norm worden vier kostensoorten onderscheiden. 3.1.1.1 kosten eigen personeel kosten van loon (het bruto jaarsalaris inclusief sociale premies, vakantiegeld, 13e maand, gratificaties, bonussen, winstdeling) en overige personeelskosten (bijvoorbeeld reiskosten woon/werkverkeer) 7


NEN 2745:2007 OPMERKING

Kosten die door derden zijn gefactureerd vallen hier niet onder.

3.1.1.2 kosten ingehuurde of ingekochte goederen en diensten kosten van grond- en hulpstoffen, diensten van derden, uitbesteed werk en andere externe kosten, zoals belastingen en compensatie niet-opteerbare BTW 3.1.1.3 afschrijvingskosten deel van de waardevermindering van een duurzaam productiemiddel dat periodiek ten laste van de resultatenrekening wordt gebracht

Vo

3.1.1.4 vermogenskosten rente en provisie voor eigen en vreemd vermogen 3.1.2 opbrengst vergoeding voor geleverde middelen en diensten

[A]

or

3.1.3 uitgaven en ontvangsten uitgaven zijn uitgaande gelden, zoals betalingen voor de aanschaf van een gebouw, salarissen enz., die leiden tot een afname van de liquide middelen. Ontvangsten zijn inkomende gelden vanwege bijvoorbeeld verhuur, verleende diensten enz., die leiden tot een toename van de liquide middelen

be

ev

Pr

3.1.4 kosten en opbrengsten kosten en opbrengsten hangen samen met het moment waarop ze zijn ontstaan. Kosten en opbrengsten worden opgenomen op transactiebasis (moment waarop de dienst wordt verleend) en niet op kasbasis (moment waarop de dienst wordt betaald)

iew

OPMERKING In 2002 betaalde huur voor de maand januari van 2003 leidt pas in januari 2003 tot kosten. Een bedrag dat in 2003 wordt ontvangen voor in 2002 geleverde facilitaire producten en diensten, leidt tot een opbrengst in 2002. Het moment van het leveren van de prestatie is dus bepalend voor het verantwoorden van de verschuldigde gelden in de resultatenrekening als kosten respectievelijk opbrengsten, niet het moment van het storten respectievelijk ontvangen van die gelden. Kosten zijn dus niet per definitie uitgaven, opbrengsten zijn niet per definitie ontvangsten en omgekeerd.

3.2

Bedrijfskundige facilitaire begrippen

eld

3.2.1 primaire processen reeks van activiteiten in haar waardeketen die leidt tot producten en diensten waarmee een organisatie zich onderscheidt OPMERKING 1 Het gaat hierbij om de kernactiviteiten, waar de organisatie haar uniciteit en haar bestaansrecht mee borgt. Deze activiteiten vormen de voortbrengingsprocessen en de daarmee samenhangende bestuurlijke processen: de primaire functie van een organisatie. OPMERKING 2 Deze definitie is afkomstig uit NEN-EN 15221-1.

[A]

3.2.2 ondersteunende processen produceren en leveren van facility services met uitzondering van medisch-facilitaire processen en met inbegrip van de medisch-instrumentele processen OPMERKING Deze activiteiten vormen de voorwaardenscheppende en ondersteunende (of facilitaire) processen: de facilitaire functie van een organisatie. De facilitaire functie voorziet de primaire processen van (het juiste pakket) facility services. Niet alle ondersteunende processen behoren altijd volledig tot de facilitaire functie (zie ook figuur 1).

8


NEN 2745:2007 3.2.3 facility service (facilitaire dienstverlening) levering van ondersteuning voor de primaire processen van een organisatie, geleverd door een interne of externe dienstverlener OPMERKING

Deze definitie is afkomstig uit NEN-EN 15221-1.

3.2.4 strategisch management gericht beïnvloeden van het proces van strategische besluitvorming

Vo

OPMERKING Het duidt de richting waarin de organisatie, in relatie tot haar omgeving, beweegt en is gericht op de continuïteit en het succes van de organisatie. De productiestrategie, de marketingstrategie, de financiële strategie en de facilitaire strategie vormen in hun onderlinge samenhang belangrijke bouwstenen voor het strategisch management van de organisatie.

3.2.5 facilitaire strategie strategische besluitvorming inzake de facilitaire functie OPMERKING Daarbij gaat het om uitgangspunten en voorwaarden voor (het organiseren van) de ondersteuning van de primaire functie, gebaseerd op de strategie van de moederorganisatie, zoals stuurmogelijkheden (flexibiliteit), kosten van beschikbaarheid en afbreukrisico’s voor de primaire processen, evenals vermogensbeslag en imago-effecten.

or

3.2.6 integraal bedrijfsmiddelenmanagement (CIRM) besturingsconcept van waaruit voor de organisatie, binnen de centrale kaders van haar strategie, alle ondersteunende facility services integraal worden georganiseerd en geregisseerd

be

ev

Pr

OPMERKING Integraal bedrijfsmiddelenmanagement of CIRM is gericht op de bevordering van het succes van de primaire processen van de moederorganisatie en het bijdragen aan de verwezenlijking van haar overige doelen. Het domein van CIRM omvat meestal de facility services zoals beschreven in deze norm, evenals het personeel en de financiën.

iew

3.2.7 strategische besluitvorming (van een facilitaire organisatie) nemen van een onderling samenhangende verzameling beslissingen die de relatie van een facilitaire organisatie met haar moederorganisatie en de dienstverleners en leveranciers (facilitaire producenten) vormgeven

eld

OPMERKING Voorbeelden van facilitaire producenten zijn: vastgoedorganisatie (CRE), assuradeurs, cateraars, telecom-providers, ICT-outsourcers, onderhoud-, schoonmaak-, beveiliging- en transportorganisaties.

3.2.8 facility management integratie van processen binnen een organisatie, om overeengekomen diensten te ontwikkelen en in stand te houden, gericht op de ondersteuning en bevordering van de effectiviteit van het primaire proces OPMERKING 1 Het betreft dus een managementfunctie die binnen de centrale kaders van de facilitaire strategie van moederorganisatie opereert. OPMERKING 2

Deze definitie is afkomstig uit NEN-EN 15221-1.

3.2.9 regie van facility services hulp bij definiëren van facility services, als ook de integratie, inzet, bewaking en sturing ervan 3.2.10 facilitaire productie produceren of leveren van facility services

9


NEN 2745:2007 OPMERKING Facility services bereiken de moederorganisatie veelal via de facilitaire functie, die uit diverse facilitaire producten en diensten een facility service in integrale vorm (geïntegreerde facility service) samenstelt ter ondersteuning van haar primaire processen.

3.2.11 facility manager manager die facilitaire processen aanstuurt, waarbij hij de geboden facility services (op kwaliteit en prijs) definieert, bewaakt en stuurt op een zodanige manier dat de gebruiksorganisatie van deze facility services optimaal haar taak en beleid kan uitvoeren

Vo

3.2.12 facility management professional deskundige met inzicht, kennis en ervaring op het gebied van facility management

OPMERKING

3.3

Bijvoorbeeld een adviseur, projectmanager, inkoper of regisseur van facility services.

Algemene facilitaire begrippen

3.3.1 kengetal uitkomst van een ratio

or

3.3.2 ratio verhouding tussen twee grootheden

3.3.3 benchmark algemeen geaccepteerd ijkpunt voor een scalaire grootheid

Pr

iew

ev

be

3.3.4 scalaire grootheid grootheid die kan worden afgezet op een schaal

3.3.5 benchmarking proces voor het meten van de prestatie (inclusief de prijs) van facility services en het intern en/of extern vergelijken van de resultaten Deze definitie is afkomstig uit NEN-EN 15221-1.

3.3.6 full-time-equivalent (fte) eenheid van formatie

eld

OPMERKING

OPMERKING Het aantal fte wordt bepaald door: het totaal aantal uren dat in een gegeven periode wordt gewerkt door de leden van een functiegroep gedeeld door het aantal uren dat een persoon bij een volledige betrekking in die periode zou werken.

3.3.7 bruto-vloeroppervlakte (bvo) oppervlakte van een ruimte of een groep van ruimten, gemeten op vloerniveau langs de buitenomtrek van de opgaande scheidingsconstructies, die de desbetreffende ruimte of groep van ruimte omhullen bepaald volgens NEN 2580 3.3.8 netto-vloeroppervlakte (nvo) oppervlakte van een ruimte of een groep van ruimten, gemeten op vloerniveau, tussen de begrenzende opgaande scheidingsconstructies van de afzonderlijke ruimten bepaald volgens NEN 2580 10


Bestelformulier Stuur naar:

NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214 2600 WB Delft

NEN Standards Products & Services Postbus 5059 2600 GB Delft Vlinderweg 6 2623 AX Delft T (015) 2 690 390 F (015) 2 690 271

Ja, ik bestel __ ex. NEN 2745:2007 nl Termen voor facilitaire voorzieningen toegespitst op de gezondheidszorg - Rubricering en definiëring

www.nen.nl/normshop

€ 56.50

Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via www.nen.nl/normshop

Gratis e-mailnieuwsbrieven

Retourneren

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen,

Fax: (015) 2 690 271 E-mail: [email protected] Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig).

normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze e-mailnieuwsbrieven. www.nen.nl/nieuwsbrieven

Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v.

O M

O V

Voorwaarden

• De prijzen zijn geldig tot 31 december 2016, E-mail tenzij anders aangegeven. • Alle prijzen zijn excl. btw, Klantnummer NEN verzend- en handelingskosten Uw ordernummer BTW nummer en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Postbus / Adres • Bestelt u via de normshop een Postcode Plaats pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Telefoon Fax • Meer informatie: telefoon (015) 2 690 391, dagelijks Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) van 8.30 tot 17.00 uur. Postbus / Adres • Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie Postcode Plaats voorbehouden. • U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: Datum Handtekening www.nen.nl/leveringsvoorwaarden.

Normalisatie: de wereld op één lijn.

preview - 2016

Nederlandse norm. NEN 2745 (nl) Termen voor facilitaire voorzieningen toegespitst op de gezondheidszorg - Rubricering en definiëring

Recommend Documents