(nl)
iew
ev
be
Uitleners en (onder)aannemers - Eisen aan en beoordeling op afdracht van belastingen en sociale lasten en het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland - Deel 1: In Nederland gevestigde ondernemingen
Pr
Temporary work businesses and (sub)contractors - Requirements and assessment of payment of taxes and social insurance premium and the legitimacy of employment in the Netherlands - Part 1: Companies established in the Netherlands
eld
Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded.
NEN 4400-1
or
Vo
Nederlandse norm
Vervangt NEN 4400-1:2005 Ontw.
ICS 03.040 mei 2006
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
NEN 4400-1
be
ev
Pr
or
Vo iew
Normcommissie 400 177 "Verplichtingen uit Arbeid"
Although the utmost care has been taken with this publication, errors and omissions cannot be entirely excluded. The Netherlands Standardization Institute and/or the members of the committees therefore accept no liability, not even for direct or indirect damage, occurring due to or in relation with the application of publications issued by the Netherlands Standardization Institute.
eld
Apart from exceptions provided by the law, nothing from this publication may be duplicated and/or published by means of photocopy, microfilm, storage in computer files or otherwise, which also applies to full or partial processing, without the written consent of the Netherlands Standardization Institute.
The Netherlands Standardization Institute shall, with the exclusion of any other beneficiary, collect payments owed by third parties for duplication and/or act in and out of law, where this authority is not transferred or falls by right to the Reproduction Rights Foundation.
Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking.
Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven.
Het Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. ©2006 Nederlands Normalisatie-instituut Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015) 2 690 390, Fax (015) 2 690 190
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
NEN 4400-1:2006
Inhoud Voorwoord ........................................................................................................................................................ 2 Inleiding .......................................................................................................................................................... 3 Onderwerp en toepassingsgebied................................................................................................ 5
2
Normatieve verwijzingen ............................................................................................................... 6
3
Termen en definities....................................................................................................................... 6
4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4
Eisen ................................................................................................................................................ 9 Deel A: Eisen aan de onderneming................................................................................................ 10 Identificatie van de onderneming ................................................................................................... 10 Administraties onderneming ........................................................................................................... 10 Deel B: Eisen aan de administratie ................................................................................................ 10 Deel B.1: Eisen aan de personeelsadministratie............................................................................ 11 Deel B.2: Eisen aan de loonadministratie ...................................................................................... 12 Deel B.3: Eisen aan de financiële administratie ............................................................................. 13 Deel B.4: Algemene eisen in specifieke situaties........................................................................... 14
5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5
Onderzoek ..................................................................................................................................... 15 Organisatie van de certificatie-instelling......................................................................................... 15 Algemene eisen .............................................................................................................................. 15 Eisen aan certificatiepersoneel....................................................................................................... 15 Onderzoeksmethodiek.................................................................................................................... 17 Algemeen........................................................................................................................................ 17 Beoordelen van de basiseisen gesteld aan de onderneming ........................................................ 17 Beoordelen van de eisen gesteld aan de administraties van de onderneming.............................. 18 Beoordelen van verklaringen omtrent het betalingsgedrag............................................................ 21 Protocol afwijking beoordelingssystematiek................................................................................... 21
6 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2
Beoordeling................................................................................................................................... 22 Beoordelingscriteria........................................................................................................................ 22 Auditfrequentie ............................................................................................................................... 26 Interne beheersingsmaatregelen.................................................................................................... 26 Risicoverhogende factoren............................................................................................................. 28
7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.3 7.3.1 7.3.2
Rapportage van certificatie-instelling naar het register ........................................................... 28 Algemeen........................................................................................................................................ 28 Eisen aan het certificaat ................................................................................................................. 28 Geldigheid....................................................................................................................................... 28 Voorwaarden voor opname in het register ..................................................................................... 29 Registervermelding......................................................................................................................... 29 Rapportage ..................................................................................................................................... 29 Bezwaar en beroep ........................................................................................................................ 29 Bezwaar.......................................................................................................................................... 29 Beroep ............................................................................................................................................ 29
be
iew
ev
Pr
or
Vo
1
eld
Bijlage A (normatief) Risicoanalyse............................................................................................................ 30 Bijlage B (normatief) Checklists ten behoeve van risicoanalyse ............................................................ 32 Bijlage C (normatief) Omvang steekproef .................................................................................................. 35 Bijlage D (normatief) Trekkingsmethodiek................................................................................................. 38 Bijlage E (normatief) Protocol afwijking beoordelingssystematiek ........................................................ 39
1
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
NEN 4400-1:2006
Voorwoord
or
Vo
Medio 1998 zijn bij het in werking treden van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI) artikel 16a Coördinatiewet Sociale Verzekering en artikel 34 Invorderingswet 1990 aangepast aan de situatie waarin voor een uitzendonderneming geen vergunning meer vereist is. In deze artikelen is geregeld dat de inlener aansprakelijk is indien de uitlener verwijtbaar geen loon- en omzetbelasting en socialeverzekeringspremies heeft afgedragen. Met deze inlenersaansprakelijkheid beoogt de overheid malafide praktijken tegen te gaan. In reactie op deze gewijzigde wetgeving zijn vanuit de uitzendbranche initiatieven genomen om uitzendondernemingen te laten controleren op hun betalingsgedrag en zo zichtbaar te maken met welke uitzendondernemingen inleners betrouwbaar zaken kunnen doen. De controlesystematiek die hiervoor wordt gebruikt, is in belangrijke mate ontleend aan de reeds sedert de jaren ’80 bestaande controlesystematiek voor onderaannemers in het kader van de ketenaansprakelijkheid, zoals deze met betrekking tot (onder)aannemers geregeld is in artikel 16b Coördinatiewet Sociale Verzekering en artikel 35 Invorderingswet 1990. In de afgelopen jaren is de controlesystematiek zich ook sterk gaan richten op het vaststellen door de onderneming van de juiste identiteit van de werknemer en diens gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid. Goed beoordeelde ondernemingen worden opgenomen in een register. In 2006 bestaan vijf verschillende registers naast elkaar, te weten: Register Inleen Agrarische sector (RIA), Register Inleen Vleessector (RIV), Register Stichting Vrijwaring Uitzendbranche (SVU), Register Stichting Financiële Toetsing (SFT) en Bijzonder Register Ondernemingen (BRO). Een onderneming kan in meer dan één register zijn opgenomen. Alle betrokkenen wensen thans te komen tot standaardisering van de controlesystematiek, zowel met betrekking tot de inlenersaansprakelijkheid als met betrekking tot de ketenaansprakelijkheid.
Alle betrokkenen staan achter het doel van deze standaardisering namelijk dat zoveel mogelijk bonafide uitzendondernemingen en (onder)aannemers een NEN 4400-1-certificaat behalen en behouden en dat bij inen doorlenen van arbeid met NEN 4400-1-gecertificeerde ondernemingen wordt samengewerkt. Dit is het maatschappelijke belang van deze norm.
be
iew
ev
Pr
Deze Nederlandse norm is deel 1 en geldt voor in Nederland gevestigde ondernemingen. Deze norm is onderdeel van een reeks van drie delen. Deel 2 zal gelden voor in het buitenland gevestigde ondernemingen. Deel 3 zal gelden voor zelfstandigen zonder personeel.
eld 2
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
NEN 4400-1:2006
Inleiding Het doel van de conformiteit met de norm, en de toetsing daarvan, is het risico voor opdrachtgevers op verhaal en boetes van de belastingdienst, het UWV en andere (overheids-)instanties te beperken. Verhaal en boete kunnen worden veroorzaakt door onjuiste, onvolledige of niet-tijdige aangifte en afdracht van loonen omzetbelastingen en/of socialeverzekeringspremies en door niet of onvolledig uitvoeren van identiteitscontrole en controle op het gerechtigd zijn tot werken in Nederland. Nalatigheid in naleving van de wet leidt ook tot aantasting van rechten van werknemers.
Vo
Volledige zekerheid omtrent de aangifte en afdracht van belastingen en socialeverzekeringspremies is niet mogelijk, zelfs niet bij een 100 %-controle. Een 100 %-controle is tijdrovend en zou bovendien zeer kostbaar worden. Daarom is gekozen voor een risicogerichte aanpak, welke mede wordt gestuurd door een beoordeling van risico-indicatoren. Met deze aanpak wordt ernaar gestreefd de opdrachtgevers zoveel mogelijk zekerheid te bieden tegen aanvaardbare kosten.
Conformiteit met de norm wordt getoetst door een certificatie-instelling. De certificatie-instelling richt zich tijdens een conformiteitbeoordeling op de hieronder genoemde aspecten. Deel A
Deel B Deel B.1
Deel B.3 Deel B.4
be
Pr
or
Deel B.2
De specificaties voor de onderneming: de mate waarin de onderneming als entiteit voldoet aan de gestelde minimale eisen. De specificaties voor de administratie. De specificaties voor de personeelsadministratie: de mate waarin de registratie van de in- en uitdiensttredingen juist, volledig en tijdig is vastgesteld en vastgelegd in de personeelsadministratie. De specificaties voor de loonadministratie: de mate waarin de loonadministratie juist, volledig en tijdig is gevoerd en daardoor als betrouwbaar kan worden aangemerkt. De specificaties voor de financiële administratie: de mate waarin de financiële administratie juist, volledig en tijdig is gevoerd en de daaruit voortkomende verplichtingen worden nagekomen. Algemene eisen in specifieke situaties.
iew
ev
Het certificaat dat de certificatie-instelling afgeeft staat voor het feit dat de beoordeelde onderneming op het moment van de toetsing voldoet aan de specificaties voor de aangifte en afdracht van belastingen en socialeverzekeringspremies over de achterliggende periode en met legale tot werken gerechtigde werknemers werkt. Met het certificaat kan de beoordeelde onderneming een inschrijving in het register bewerkstelligen. Om ervaring op te kunnen doen met het toepassen van NEN 4400-1 en het streven naar een centraal register waarin alle ondernemingen zijn opgenomen die voldoen aan NEN 4400-1, is besloten het jaar 2006 als overgangsjaar te gebruiken.
eld
Het overgangsjaar zal een leerperiode zijn. Elke 3 maanden zal worden geëvalueerd of het gehele systeem van eisen, onderzoek en beoordelen voldoet aan de eisen te stellen aan een adequate bescherming van inleners en uitbesteders van werk. Uitkomsten van de evaluatie zullen zo nodig aanleiding zijn om de normtekst aan te passen. Gedurende 2006 zullen de bestaande registers nog volledig in stand blijven. Dit zijn: RIA, RIV, SVU, SFT en BRO. Het onderzoek naar en de beoordeling van deze registers zal echter worden uitgevoerd volgens de eisen in NEN 4400-1. Met deze werkwijze wordt bereikt dat alle ingeschrevenen bij een van de registers per 1 januari 2007 voldoen aan NEN 4400-1. Per die datum kunnen alle ondernemingen uit de bestaande registers dan ook worden opgenomen in één nieuw voor ieder te raadplegen openbaar register van ondernemingen die voldoen aan de eisen in NEN 4400-1.
3
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
NEN 4400-1:2006
(blanco)
be
iew
ev
Pr
or
Vo eld 4
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
NEN 4400-1:2006
Uitleners en (onder)aannemers – Eisen aan en beoordeling op afdracht van belastingen en sociale lasten en het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland – Deel 1: In Nederland gevestigde ondernemingen 1 Onderwerp en toepassingsgebied
Vo
Deze norm bevat eisen voor het toetsen en beoordelen van een uitzendonderneming/(onder)aannemer om vast te stellen dat deze zó is ingericht dat daaruit voortvloeit dat aan verplichtingen uit arbeid wordt voldaan. De verplichtingen uit arbeid, bedoeld in deze norm, zijn: de aangifte en afdracht van loonbelasting, omzetbelasting en socialeverzekeringspremies, het administreren van identiteitsdocumenten en daarnaast het uitvoeren van identiteitscontrole en controle op het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland.
Het doel van de norm is het risico beperken dat de onderneming: — geen tijdige, juiste en volledige afdracht van belastingen en/of socialeverzekeringspremies heeft verzorgd;
— gebruikmaakt van werknemers die niet gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid, wier identiteit niet is vastgesteld dan wel die een valse identiteit hebben aangenomen.
or
De norm is van toepassing op in Nederland gevestigde ondernemingen die in Nederland arbeid in opdracht uitvoeren, alsmede ondernemingen die in Nederland arbeidskrachten ter beschikking stellen en die tot doel hebben hun opdrachtgevers zo veel mogelijk zekerheid te verschaffen dat de verplichtingen worden nagekomen ten aanzien van de aangifte en de afdracht van belastingen en socialeverzekeringspremies en dat gebruik wordt gemaakt van arbeidskrachten waarvan de identiteit is vastgesteld en die zijn gerechtigd tot het verrichten van arbeid in Nederland.
be
ev
Pr
Met behulp van deze norm kan de desbetreffende onderneming zichzelf organiseren om het doel van deze norm te bereiken en dat door externe beoordeling aantoonbaar te maken. OPMERKING 1 Het volgende wettelijk kader is relevant voor deze norm:
iew
— de bepalingen met betrekking tot inlenersaansprakelijkheid in de Invorderingswet 1990 (Iw 1990); — de bepalingen met betrekking tot ketenaansprakelijkheid in de Invorderingswet 1990 (Iw 1990); — de Wet bestuurdersaansprakelijkheid (Wba);
— Wet op de Omzetbelasting; — Verleggingsregeling omzetbelasting (Vo); — Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Wml); — Wet op de Loonbelasting; — Wet op de identificatieplicht (Wid); — Wet arbeid vreemdelingen (Wav);
eld
— de Wet bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement (Wbfa);
— Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI), artikel 8; — Algemene wet inzake Rijksbelastingen; — Wet financiering sociale verzekeringen;
5
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
NEN 4400-1:2006
— Zorgverzekeringswet. OPMERKING 2 De Coördinatiewet sociale verzekering (Csv) is per 2006-01-01 ingetrokken in verband met de inwerkingtreding van de Wet financiering sociale verzekering en de Invoeringswet financiering sociale verzekering en wordt derhalve hier niet meer genoemd. De Invorderingswet 1990 is aangepast.
2 Normatieve verwijzingen
Vo
De volgende documenten waarnaar is verwezen zijn onmisbaar voor de toepassing van dit document. Bij gedateerde verwijzingen is alleen de aangehaalde versie van toepassing. Bij ongedateerde verwijzingen is de laatste versie van het document (met inbegrip van wijzigingsbladen) waarnaar is verwezen van toepassing. NEN-EN-ISO/IEC 17020:1998
Algemene criteria voor het functioneren van verschillende soorten instellingen die keuringen uitvoeren
3 Termen en definities
Voor de toepassing van deze norm gelden de volgende definities.
or
3.1 all-inloon loon met inbegrip van loon voor de wettelijk vastgelegde vakantiedagen 3.2 backoffice deel van de onderneming waar administraties worden verwerkt
be
ev
Pr
3.3 dag werkdag
iew
3.4 franchisegever onderneming die tegen vergoeding andere ondernemingen toestaat te handelen onder zijn naam en gebruik te maken van zijn commerciële instrumenten, producten en diensten
eld
3.5 franchisenemer onderneming die tegen vergoeding mag handelen onder de naam van de franchisegever en gebruik mag maken van diens commerciële instrumenten, producten en diensten 3.6 frontoffice deel van de onderneming waar contacten met de werknemers en klanten worden onderhouden 3.7 inlener — degene aan wie de werknemer ter beschikking is gesteld om onder diens leiding en toezicht werkzaam te zijn; — degene die inleent, maar vervolgens doorleent aan een derde; — de derde aan wie de doorlener uitleent 3.8 juist berekend voor, in overeenstemming met doel of bestemming
6
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
NEN 4400-1:2006
3.9 klant inlener en uitbesteder van werk 3.10 loon feitelijk overeengekomen brutoloon
Vo
3.11 (onder)aannemer degene die zich jegens een derde – de opdrachtgever, die op zijn beurt zelf weer (onder)aannemer kan zijn – verbindt om, buiten dienstbetrekking, een werk van stoffelijke aard geheel of gedeeltelijk uit te voeren tegen een te betalen prijs 3.12 onderneming uitlener en (onder)aannemer
3.13 opdrachtgever — degene die een aannemer opdracht geeft om, buiten dienstbetrekking, een geheel of gedeeltelijk werk van stoffelijke aard tegen een te betalen prijs te verrichten;
or
— degene die als aannemer een onderaannemer opdracht geeft om, buiten dienstbetrekking, een geheel of gedeeltelijk werk van stoffelijke aard tegen een te betalen prijs te verrichten 3.14 payroller onderneming die payrolling als bedrijfsactiviteit heeft
Pr
iew
ev
be
3.15 payrolling van payrolling is sprake indien door een werkgever in het kader van de uitoefening van diens beroep of bedrijf, werknemers ter beschikking van een derde worden gesteld, krachtens een door deze aan de werkgever verstrekte – in beginsel langdurige – opdracht, arbeid te verrichten onder toezicht en leiding van de derde. De payroll-overeenkomst komt tot stand na werving en allocatie van de werknemer door de derde, niet door de werkgever. De werkgever vervult in redelijkheid de taken die hij van rechtswege als werkgever draagt en de dienstverlening van de ter beschikking stellende werkgever richt zich in het bijzonder op betaling van het loon en de daarmee samenhangende loonadministratie. De werkgever is niet gerechtigd de werknemer ter beschikking te stellen van andere ondernemingen dan de onderneming van de derde, anders dan in geval van herallocatie wegens ziekte of wegvallen van de opdracht bij de derde
eld
3.16 tijdig op het juiste moment komend
3.17 uitbesteding van werk werk van stoffelijke aard tegen een te betalen prijs geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door een (onder)aannemer OPMERKING 1 Een uitzondering geldt voor werk dat geheel of grotendeels wordt verricht op de plaats waar de onderneming van de onderaannemer is gevestigd, tenzij het gaat om vervaardiging van kleding. OPMERKING 2 Een tweede uitzondering is het verrichten van een werk dat ondergeschikt is aan een koop of verkoop van een bestaande zaak.
7
Dit document is een voorbeeld van NEN / This document is a preview by NEN
Bestelformulier Stuur naar:
NEN Uitgeverij t.a.v. afdeling Marketing Antwoordnummer 10214 2600 WB Delft
NEN Uitgeverij Postbus 5059 2600 GB Delft Vlinderweg 6 2623 AX Delft T (015) 2 690 390 F (015) 2 690 271
Ja, ik bestel __ ex. NEN 4400-1:2006 nl Uitleners en (onder)aannemers - Eisen aan en beoordeling op afdracht van belastingen en sociale lasten en het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland - Deel 1: In Nederland gevestigde ondernemingen
www.nen.nl/normshop
€ 51.60
Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via www.nen.nl/normshop
Stel uw vraag aan Klantenservice via: @NEN_webcare
Gratis e-mailnieuwsbrieven
Retourneren
Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen,
Fax: (015) 2 690 271 E-mail:
[email protected] Post: NEN Uitgeverij, t.a.v. afdeling Marketing Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig).
normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze e-mailnieuwsbrieven. www.nen.nl/nieuwsbrieven
Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v.
O M
O V
Voorwaarden
• De prijzen zijn geldig tot 31 december 2015, E-mail tenzij anders aangegeven. • Alle prijzen zijn excl. btw, Klantnummer NEN verzend- en handelingskosten Uw ordernummer BTW nummer en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Postbus / Adres • Bestelt u via de normshop een Postcode Plaats pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Telefoon Fax • Meer informatie: telefoon (015) 2 690 391, dagelijks Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) van 8.30 tot 17.00 uur. Postbus / Adres • Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie Postcode Plaats voorbehouden. • U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: Datum Handtekening www.nen.nl/leveringsvoorwaarden.
Normalisatie: de wereld op één lijn.
preview - 2015