Model directiestatuut Vereniging Schouwburg- en Concertgebouwdirecties (VSCD) Algemeen Schouwburgdirecteuren bevinden zich tussen het overheidsbeleid en de publieke taak enerzijds en de markt anderzijds. Het primair afrekenen op financieel resultaat ontbreekt, maar men kan bij het toezicht ook niet terugvallen op bureaucratische normen. Een podiumdirecteur wordt afgerekend op een artistiek product, maar ook op effectief ondernemerschap en een gezonde bedrijfsvoering. Natuurlijk is formeel gezien het bestuur verantwoordelijk, maar spel- en omgangsregels in de vorm van een directiestatuut behoeden bestuur en directie van bemoeizucht en het plaatsnemen op elkaars stoel. Het bestuur loopt de directie niet voor de voeten als daar geen duidelijke redenen voor zijn. Daartegenover staat dat het bestuur haar eigen taken heeft. In dit kader is het van groot belang om te weten waar de schouwburgdirecteur, als het erop aan komt, daadwerkelijk op wordt afgerekend. Een goed directiestatuut voorkomt deze problemen. Hieronder vindt u een voorbeeld van een directiestatuut. De taken en bevoegdheden van het bestuur, de directie in een VSCD-podium, alsmede de onderlinge verhoudingen van deze organen worden bepaald door de wet en de statuten, reglementen en de arbeidsovereenkomst(en). Het directiestatuut geeft nadere regels omtrent de bevoegdheden en besluitvorming van de directie. Daarnaast regelt het directiestatuut de verhouding tussen de directie en het bestuur. De inhoud van dit reglement dient in overeenstemming te zijn met de statuten en/of het ondernemingsplan van de betrokken rechtspersoon. Het directiestatuut beoogt bij te dragen tot het realiseren van de volgende doelstellingen: a. Een duidelijke taakverdeling. Een heldere structuur en een ondubbelzinnige toewijzing van bevoegdheden draagt bij aan een duidelijke besluitvorming. De opdracht van het bestuur, de functieomschrijving van de individuele bestuursleden dienen zo goed mogelijk op elkaar afgesteld te zijn. b. Evenwicht tussen verantwoordelijkheid en bevoegdheden van het bestuur. c. Het vergroten van de duidelijkheid organisatorische processen. Door de kwaliteit van de informatie en afspraken in het VSCD-podium te verbeteren kan worden vermeden dat er interpretatieverschillen ontstaan tussen betrokken partijen. Voorwaarden voor een informatieoverdracht van hoge kwaliteit zijn: relevantie, duidelijkheid, exactheid, kwantiteit, beschikbaarheid en op het juiste tijdstip voorhanden zijn van de informatie.
1
Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. Bestuur: het bestuur van
gevestigd te <…>. b. Directie: de dagelijkse leiding van . c. Organisatie: de wijze waarop (hiërarchie, overlegstructuur) van georganiseerd is. d. Medewerker: perso(o)n(en) werkzaam bij met een dienstverband voor (on)bepaalde tijd. e. Managementteam of staf: directeur, programmeurs en afdelingshoofden. Artikel 1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bestuur. Relatie bestuur – directie en bestuursvergaderingen. 1. Het bestuur behoudt zich als gevolg van artikel 1 lid 1 tot en met 3 de volgende bevoegdheden voor: a. Vaststellen van het meerjarenbeleid (op financieel, organisatorisch en sociaal gebied); b. vaststellen van de jaarbegroting, de jaarrekening en het jaarverslag; c. benoemen, schorsen en ontslaan van de directeur; d. vaststellen van de arbeidsvoorwaarden van de directeur; e. benoemen en ontslaan van de (register)accountant. 2. De volgende directiebesluiten behoeven de goedkeuring van het bestuur: a. de hoofdlijnen van de inrichting van de organisatie; b. belangrijke reorganisaties; c. vaststellen van de rechtspositie van het personeel; d. het reglement voor het financieel beheer en de administratieve organisatie; e. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking met andere rechtspersonen; f. het uitvoeren en autoriseren/ondertekenen van betalingsopdrachten die bij afwijking van de begroting boven de limiet van € <….>. zoals gesteld in artikel 2 lid 11; g. de aankoop of verkoop van onroerend goed. 3. het bestuur en de directie komen tenminste eenmaal per <…> weken bijeen, of zoveel vaker als de directie of het bestuur dit nodig acht; 4. het bestuur en de leden van het bestuur treden gevraagd en ongevraagd op als adviseur van de directeur; 5. de vergaderingen van het bestuur worden voorbereid door de voorzitter van het bestuur en de directeur; 8. van het verhandelde in de bestuursvergaderingen worden notulen opgemaakt; deze worden in de volgende bestuursvergadering besproken en vastgesteld; 9. het bestuur houdt periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken met de directie volgens het door het bestuur vastgestelde reglement. Artikel 2 Samenstelling, taken en bevoegdheden directie. 1. < VSCD-podium> kent een directie, bestaande uit een door het bestuur te bepalen aantal van één of meer directeur(en (zie bijlage 1 voor een voorbeeld van artikel over een onderlinge taakverdeling in geval er sprake is van meer dan een directeur). De directie is in overeenstemming met de statuten van de stichting, belast met het besturen van de organisatie, onder toezicht van het bestuur; 2. de directie legt over het gevoerde beleid verantwoording af aan het bestuur. De directie houdt het bestuur gevraagd en ongevraagd op de hoogte van alle voor de toezichthoudende en adviserende functie van het bestuur relevante informatie betreffende het beleid van de directie en de algemene gang van zaken in de organisatie. Teneinde hieraan uitvoering te geven woont
2
de directie de vergadering van het bestuur bij, tenzij het bestuur aan de directie de wens te kennen geeft zonder directie te willen vergaderen; 3. de directie is als gevolg van artikel < … > van de statuten van < VSCD-podium> en binnen het door het bestuur vastgestelde meerjarenbeleid verantwoordelijk voor en/of bevoegd tot: (inhoudelijk) beleid 4. De programmering van ; 5. ontwikkelen van een visie op doelen en functies van de organisaties op (middel)lange termijn; 6. ontwikkelen van een algemeen instellingsbeleid en meerjaren beleidsplan(nen) gebaseerd op de visie en de statuten van de stichting; 7. ontwikkelen van een marketing- en publiciteitsbeleid. financiën en investeringen 8. Opstellen van op de instellingsstrategie gebaseerde jaarplannen en een jaarlijkse begroting; 9. interne budgettering op basis van de jaarlijks vastgestelde begroting; 10. de directeur is bevoegd uitgaven te doen tot het beloop van de bedragen in de door het bestuur vastgestelde begroting; 11. de directie heeft namens de bevoegdheid tot het uitvoeren en autoriseren/ondertekenen van betalingsopdrachten die bij afwijking van de begroting tot een limiet van € <….> gaan; 12. de directie heeft onbeperkte tekenbevoegdheid voor het uitbetalen van salarissen. externe relaties 13. Uitdragen van het instellingsbeleid naar de relevante omgeving; 14. de vertegenwoordiging van de organisatie; 15. coördinatie op terreinen van samenwerking met andere organisaties. personeel en (interne) organisatie 16. De dagelijkse leiding van de organisatie en benoeming, schorsing en ontslag van medewerkers; 17. het houden van periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken met (staf)medewerkers volgens het door het bestuur vastgestelde reglement; 18. afstemming tussen de binnen de organisatie functionerende afdelingen; 19. voorbereiding en uitvoering van besluiten van het bestuur evenals de secretariaatsvoering voor het bestuur; 20. waarborgen van een goede dienstverlening; 21. efficiënt en effectief doen functioneren van de organisatie; 22. coördinatie van organisatiebrede processen. voortgangs- en kwaliteitsbewaking rapportage en evaluatie 23. Periodieke rapportage van ontwikkelingen aan het bestuur. Het betreft hier ontwikkelingen binnen de organisatie en op het gebied van culturele programmering elders en in het veld van de podiumkunsten en andere verwante kunstvormen en activiteiten. gebouw en exploitatie van ruimten 24. Het dagelijkse beheer en onderhoud van het gebouw en de inventaris; de wijze waarop de exploitatie van de horeca wordt uitgevoerd; het verhuren van de accommodatie –of gedeelten van de accommodatie - aan derden. overig 25. Alle overige taken en bevoegdheden, tenzij deze in de statuten zijn voorbehouden aan het bestuur. Artikel 3. Vervanging. 1. Bij afwezigheid van (een van de leden van ) de directie treedt één van de afdelingshoofden of programmeurs, aan te wijzen door de directie of door de voorzitter van het bestuur, op als tijdelijke vervanger; 2. bij langdurige afwezigheid wordt de waarneming geregeld op basis van een daartoe genomen bestuursbesluit.
3
Artikel 4. De beleidscyclus. 1. Het jaarlijkse beleidsplan, met een activiteitenplan en de jaarlijkse begroting (Artikel 2 punt 9) worden uiterlijk vastgesteld in de maand <…>, voorafgaande aan het boekjaar waarop het beleidsplan en de begroting betrekking heeft; 2. uiterlijk <…> maanden voor aanvang van het nieuwe boekjaar zal de directie het beleidsplan en de begroting van het desbetreffende nieuwe boekjaar voorleggen aan het bestuur; 3. het beleidsplan en de begroting zullen tenminste de volgende onderwerpen bevatten: a. Inhoudelijk beleid; b. financiën en investeringen; c. externe relaties; d. personeel en interne organisatie; e. voortgangs- en kwaliteitsbewaking rapportage en evaluatie; f. gebouw en exploitatie van ruimten. 4. Het meerjaren beleidsplan (Artikel 2 punt 6) wordt uiterlijk vastgesteld in de maand <…> voorafgaande aan de boekjaren waarop het meerjarenplan betrekking heeft. Uiterlijk <…> maanden voor aanvang van het nieuwe boekjaar zal de directie het meerjarenplan voor het desbetreffende nieuwe boekjaar en de desbetreffende boekjaren daarna voorleggen aan het bestuur; 6. het meerjaren beleidsplan zal tenminste de volgende onderwerpen met daarbij een cijfermatige onderbouwing bevatten: a. Inhoudelijk beleid (ontwikkelingen binnen het veld van de podiumkunsten en culturele programmering) voor de (middel)lange termijn; b. financiën en investeringen voor de (middel)lange termijn; c. de eventuele gevolgen voor externe relaties; d. de eventuele gevolgen voor personeel en interne organisatie; e. de eventuele gevolgen voor voortgangs- en kwaliteitsbewaking rapportage en evaluatie; f. de eventuele gevolgen voor gebouw en exploitatie van ruimten. 7. Jaarlijks binnen vijf maanden -behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste een extra maand (= zes maanden) door het bestuur op grond van bijzondere omstandigheden -maakt de directie een jaarrekening, bestaande uit een balans, een winst- en verliesrekening, een toelichting, een financieel jaarverslag en een verklaring van de accountant betreffende de getrouwheid van de jaarrekening op. De directie bespreekt deze stukken binnen deze termijn met het bestuur, teneinde onder meer het bestuur in staat te stellen een (pré)advies te formuleren. 8. de directie houdt zodanige aantekeningen betreffende de vermogenstoestand van de organisatie, dat daaruit te allen tijde de rechten en plichten kunnen worden gekend; 9. per <…> maanden zal de directie een financiële rapportage aan het bestuur verstrekken, welke tenminste zal bestaan uit de volgende onderdelen voor de periode waarover wordt gerapporteerd: werkelijke resultaten versus gebudgetteerde resultaten, liquiditeitsoverzicht, evaluatie, balans en resultatenrekening. Artikel 5. (Intern) overleg. 1. De directie houdt, naar eigen inzicht, periodiek overleg met managementteam of staf (zie eventueel bijlage); 2. de directie voert het overleg met pvt /or, tenzij één der leden van de directie dan wel de pvt /or een plenaire vergadering van directie en ondernemingsraad wenst; 3. de directie zal in overleg met pvt /or een vergaderrooster vaststellen. Deze overlegvergaderingen vinden minstens twee maal per jaar plaats. De oproeping en agenda en wijze van toezending van stukken worden voor zover nier geregeld in de Wet op de Ondernemingsraad (W.O.R.) in samenspraak met pvt /or door de directie vastgesteld.
4
Artikel 6. Looptijd. 1. Het directiestatuut is vastgesteld voor onbepaalde tijd. Het bestuur kan het statuut, mits binnen de grenzen van de statuten van de stichting, wijzigen of aanvullen bij schriftelijk gemotiveerd besluit en aan vooraf gepleegd overleg met de directie; 2. het directiestatuut wordt iedere vier jaar geëvalueerd. Bij de eerste vaststelling wordt het directiestatuut na twee jaar geëvalueerd. Artikel 7. Onvoorzien. 1. Terzake van onderwerpen die in dit reglement niet zijn voorzien of bij interpretatiegeschillen beslist het bestuur. Vastgesteld in de bestuursvergadering van: Datum Plaats Namen Handtekeningen voorzitter bestuur, directeur.
5
Bijlage 1: Voorbeeld artikel over taakverdeling directie Bij Artikel 2 lid 1 Artikel X Taakverdeling en overleg meerkoppige directie • De leden van de directie zijn zowel gezamenlijk, als afzonderlijk verantwoordelijk voor de gang van zaken in de organisatie; • binnen de directie zullen de leden worden belast met een aantal specifiek(e) aandachtsgebied(en) volgens een door het bestuur vastgestelde taakverdeling; • ieder lid van de directie is specifiek verantwoordelijk voor het hem/haar toebedeelde aandachtsgebied, met dien verstande dat de voltallige directie collectief verantwoordelijk is voor het te voeren beleid; • de directie komt tenminste eenmaal per twee weken bijeen, of zoveel vaker als de directie of één van haar leden dit nodig acht; • ieder directielid is gerechtigd onderwerpen te agenderen. Het directielid dat een onderwerp op de agenda plaatst zal, waar mogelijk, het betreffende agendapunt van een (schriftelijke) toelichting voorzien; • van het verhandelde in de directievergaderingen worden notulen opgemaakt, deze worden in de volgende reguliere directievergadering besproken en vastgesteld. Bijlage 2: Voorbeeld artikel over organisatie intern overleg met managementteam of staf Bij artikel 5 lid 1 Artikel X Managementteam of stafvergaderingen • In beginsel vindt eenmaal per <…> weken een overleg plaats tussen de directie en de afdelingshoofden / staf / managementteam over alle voor het functioneren van de organisatie van belang zijnde zaken. • Van het verhandelde in het managementteam overleg worden notulen opgemaakt; deze worden in het volgende reguliere managementteam overleg besproken en vastgesteld. • Bij het managementteam overleg kunnen, in overleg met de directie, anderen dan de directie en de afdelingshoofden worden uitgenodigd. • Er wordt gestreefd naar gezamenlijke besluitvorming, maar als gezamenlijke besluitvorming over enig onderwerp niet mogelijk blijkt, neemt de directie het besluit. • Mandaten met betrekking tot de externe vertegenwoordiging door afdelingshoofden/ leden van de staf of van het managementteam worden door de directie vastgesteld.
6
