Lerend Netwerk Coachingavond Draaiboek “Plan B” Case “Caermerklooster” Firma Denys NV
Proactief handelen 30 november 2010
1
Coachingsessie thema 3: Proactief handelen (Plan B) Structuur van de avond: •
Inleiding sessie(5 min.) Evaluatie sessie : Relatie tussen Vasthoudendheid en Aanpassingsvermogen Doelstelling van de sessie : Proactief handelen
•
Proactief handelen: Inleiding ,definitie, voordelen en kenmerken van proactief handelen (15 min)
•
CASE: De restauratie van het Caermersklooster door Denys nv (90 min.) o PRESENTATIE VAN DE CASE o UITWERKING VAN DE CASE Hoe de case laten uitwerken? Vraagstelling, uitwerking van een projectfase en terugkoppeling op deze uitwerking. Enkele projectanekdotes ter afsluiting.
•
Slot (5 à 10 min.) Wat waren de ankerpunten van deze sessie?
2
Evaluatie (5 min) : • •
Evaluatie van voorgaande sessie “Vasthoudendheid en Aanpassingsvermogen” Voorstelling van de nieuwe momentoren.
1. INLEIDING (10 min.) 1. De manier van aanpak (5’) (zie bijlage) •
De studenten en docenten moeten zich niet voorstellen
•
De momentoren stellen zichzelf kort voor : 1. Wie ben je? 2. Waarvoor sta je? (vb: welk bedrijf) 3. Hoeveel werknemers telt jouw bedrijf? 4. Welke activiteiten voert het bedrijf uit? 5. Wat beteken je voor de studenten? Waarom neem je deel aan het Lerend Netwerk?
2. Doelstelling van de sessie: “Proactief handelen” (5’) •
De momentoren zeggen aan de studenten wat de doelstelling is van de sessie “Proactief handelen”: 1. Deze competentie behoort tot de specifieke beroepsattitude van de bachelor Bouw: “Ondernemen/proactief handelen” 2. De competentie “Proactief handelen” is een essentieel onderdeel van het ondernemen en organiseren, zowel in het aanpakken van opportuniteiten als in het signaleren en oplossen van problemen 3. Proactief handelen gaan we belichten vanuit praktijkvoorbeelden uit de bouw en gaan we koppelen aan de efficiënte aanpak van een bouwproject. (anticiperen op risico’s en problemen, detecteren van opportuniteiten).
3
2. DE DEFINITIE, VOORDELEN EN KENMERKEN VAN DE COMPETENTIE “PROACTIEF HANDELEN”. (15 min.) Inleiding Om tegemoet te komen aan de competitie in de globale markt en de daarmee gepaard gaande uitdaging om continu te voldoen aan de wensen van de klant, hebben organisaties van vandaag steeds meer nood aan flexibele en zelfredzame werknemers: werknemers die dingen verbeteren die ze als fout ervaren, handelen met de aanwezige informatie en reageren op ongewone omstandigheden door proactief gedrag te stellen (Major, Turner, & Fletcher, 2005).
Wat vermeldt het competentieprofiel van de opleiding “Bachelor in de bouw”? Ondernemen/proactief handelen: • ziet kansen en mogelijkheden en signaleert die • formuleert verbetervoorstellen binnen de relevante context • kan opportuniteiten realiseren binnen vooropgestelde doelstellingen
Wat verstaat de KAHO-student onder de woorden “opportuniteit” en “probleem” ? Korte verduidelijking van deze woorden: Een “opportuniteit” is : Een gelegenheid tot…. Een gepaste kans voor verbetering, voor vooruitgang, voor versnelling van een proces Ook een klacht biedt een opportuniteit… Een “probleem” is : Een moeilijkheid die dient te worden opgelost of te worden aangekaart Een gebrek aan resultaat of een resultaat dat ondermaats is aan de verwachting Een afwijking beneden de vooropgestelde standaard (Kwaliteit, Tijd, Geld, Middelen, Materiaal, Informatie, Organisatie) of een standaard die van in het begin nooit gehaald werd Een klacht, een panne van een machine, een onverwachte afwezigheid, een te late levering door leverancier, enz… Een”opportuniteit” !
Tijdens de coachingsessie vragen wij aan de momentoren om van “opportuniteit” en “probleem” wat voorbeelden te geven vanuit een werfgebonden context
4
Definitie van proactief gedrag (denken + handelen) : •
Proactief gedrag is “gedrag dat intentioneel, bewust en op directe wijze veranderingen in de werkomgeving teweegbrengt”
•
Proactief verschilt van reactief (reactief = gericht op het handhaven van het IK, het overeind houden van de bestaande situatie) en proactief verschilt van actief (actief = gericht op het in balans zijn tussen Ik en de andere, tussen Ik en het team). Proactief is een stap verder zetten dan actief. Het is zich richten op de buitenwereld, op de interne en externe klant.
•
Proactief gedrag mag beschouwd worden als een belangrijke bepalende factor voor organisatorisch succes. Vooral omdat proactief zijn een uitbreiding inhoudt van het verantwoordelijkheidsgevoel.
Tijdens de studentensessie: verdeling in subgroepen Oefening : De momentoren stellen de studenten de eerste 2 VRAGEN. Nadien kunnen zij voorbeelden geven vanuit eigen ervaring en/of vanuit werfgebonden context. Na de twee vragen te hebben behandeld kunnen de momentoren ook voorbeelden geven van wat er kan gebeuren en wat de impact kan zijn van “NIET proactief handelen”. Welke voordelen kan het proactief handelen opleveren in de bouw? Tijdens de coachingavond vragen wij aan de momentoren om wat voorbeelden te geven van voordelen van “proactief handelen” vanuit een werfgebonden context. Meer voordelen vinden de momentoren opgelijst op een apart blad
De voordelen van proactief handelen:
Welke zijn de kenmerken van de proactief persoon? Tijdens de coachingavond vragen wij aan de momentoren om wat kenmerken te geven van proactieve personen Meer kenmerken vinden de momentoren opgelijst op een apart blad. 5
De kenmerken van de proactieve persoon
……….
Wat kan de impact zijn wanneer er niet proactief wordt gehandeld in de bouw? Tijdens de coachingsessie vragen wij aan de momentoren om ook voorbeelden te geven van wat er kan gebeuren en wat de impact kan zijn als men niet “proactief handelt”.
6
Case: De restauratie van het Caermersklooster Aanpak tijdens de coachingavond : Guy Leroi geeft een korte toelichting waarom wij teruggrijpen naar deze case en haar nut voor de komende momentorsessie. Bedoeling van deze coachingavond is om op basis van de praktische case van Denys, “De restauratie van het Caermersklooster”, te werken rond de competentie “proactief handelen” in een bouwgerelateerde context. Aanpak tijdens de studentesessie: Een momentor (Walter Cromheeke van de firma Denys) of een docent (Jos Van De Wielle) geeft een korte toelichting over de case. We kruipen volledig in de praktijk aan de hand van de case “De restauratie van het Caermersklooster”. Jullie proactieve houding en persoonlijke organisatie worden bij het uitwerken van de case op de proef gesteld.
Toelichting van de case (20 min) De case werd op voorhand bezorgd aan de momentoren. De case wordt gepresenteerd. Aan het bord hangen plannen en er worden foto’s geprojecteerd. Aanpak tijdens studentensessie: (Wordt bepaald tijdens coachingavond.)
Uitwerking van de case (1u10 min) Stap 1: oplossen van de algemene vragenlijst (20 min) Tijdens de studentensessie: Deze case is heel uitgebreid. In samenspraak met Denys, Confederatie Bouw OostVlaanderen en Kaho Sint-Lieven werden enkele richtinggevende vragen opgesteld die de studenten moeten oplossen samen met de docenten. Wij gaan de case uitwerken vanuit de projectteams (per 3). Bedoeling is dat wij deze vragen beantwoorden en bijkomende vragen formuleren die studenten moeten oplossen tijdens de momentorsessie. Volgende vragen hebben wij reeds uitgewerkt: Opdracht 1: werk volgende vragen uit. 7
-
Waarom moet dit project uitgevoerd worden? Wat hebben wij na afloop van dit project? Welke problemen moet ik oplossen alvorens het project aan te vatten? Welke risico’s zijn er verbonden aan dit project? Wie is er betrokken bij dit project? Welke middelen hebben we nodig om het eindresultaat te bereiken? Welke fases moeten doorlopen worden om het eindresultaat te bereiken? Maak een globaal takenplan op.
Opdracht 2 : Vanuit het standpunt van momentor: Welke bijkomende vragen moeten nog geformuleerd worden? Tijdens de studentensessie: De studenten worden verdeeld in 12 groepen van 7 studenten ondersteund door de docenten. Zij werken de vragen uit. De groepen worden verdeeld over een viertal lokalen. De leerlingen krijgen de plannen en foto’s ter beschikking. Tijdens de uitwerking van de vragen krijgen de momentoren nog bijkomende feedback van Walter Cromheeke of Jos Van De Wielle. Nadien gaan de momentoren naar het lokaal waar hun docenten (team) aanwezig zijn. Benodigd materiaal:
-
plannen foto’s vragenlijst
Stap 2: terugkoppeling algemene vragenlijst in kleiner plenum. (20 min) Tijdens de coachingsessie Stap 1 : De antwoorden op de verschillende vragen worden overlopen. De antwoorden worden afgetoetst bij de aanwezige experts. Stap 2 : De docenten en momentoren formuleren bijkomende vragen die aan de studenten kunnen gesteld worden.
8
Tijdens de studentensessie: De studenten brengen de oplossingen van hun opdracht in kleiner plenum van 2 à 3 groepen. De momentoren geven vanuit hun praktijk en de oplossingen uit de coachingavond bijkomende feedback op de geleverde antwoorden. Wat betreft de fasering van het project, presenteren de docenten de juiste oplossing.
Stap 3: diepere uitwerking van één van de projectfases. (15 min) Tijdens de coachingavond: We bespreken hoe één van de projectfases dieper uitgewerkt kan worden. Dit kan betrekking hebben op verschillende projectfases. De verschillende vragen worden overlopen en waar nodig worden door de momentoren bijkomende vragen aangevuld. -
Hoe kunnen wij de tijdelijke dakconstructie verwijderen? o Wat hebben wij hiervoor nodig? o Waarmee moeten wij rekening houden? o Wie is hier bij betrokken? o Welke risico’s zijn verbonden aan het verwijderen van de dakconstructie? o Welke termijn stellen wij hiervoor op? o Met welke randvoorwaarden moeten wij rekening houden? o … (aan te vullen)
-
Hoe kunnen wij de toegankelijkheid van de werf aanpakken? o Wat hebben wij hiervoor nodig? o Waarmee moeten wij rekening houden? o Wie is hier bij betrokken? o Welke risico’s zijn verbonden voor de toegankelijkheid? o Welke termijn stellen wij hiervoor op? o Met welke randvoorwaarden moeten wij rekening houden? o … (aan te vullen)
-
Hoe kunnen wij de veiligheid op de werf waarborgen? o Wat hebben wij hiervoor nodig? o Waarmee moeten wij rekening houden? o Wie is hier bij betrokken? o Welke termijn stellen wij hiervoor op? o Met welke randvoorwaarden moeten wij rekening houden? o … (aan te vullen)
-
Hoe kunnen wij de communicatie met de betrokkenen (stakeholders) optimaal aanpakken? 9
o o o o o o o -
Welke middelen gebruiken wij om te communiceren? Wat hebben wij hiervoor nodig? Waarmee moeten wij rekening houden? Wie is hier bij betrokken? Welke risico’s zijn verbonden aan de communicatie? Met welke randvoorwaarden moeten wij rekening houden? … (aan te vullen)
… (aan te vullen door momentoren, Jos Van De Wielle , Walter Cromheeke)
Tijdens de coachingavond denken wij ook na over enkele bijkomende vragen die we in de diepere uitwerking van de projectfase kunnen stellen.
Tijdens de studentensessie De momentoren delen de bijkomende opdracht mee aan de studenten. De studenten moeten een projectfase dieper gaan uitwerken en brainstormen over één of meerdere (HKW-vragen)* en de bijkomende vragen beantwoorden. De studenten worden hierbij ondersteund door de docenten en momentoren.
Stap 4: terugkoppeling uitwerking van de projectfases (10 min) Tijdens de coachingavond: De uitgewerkte projectfases worden overlopen. Bijkomende vragen worden geformuleerd per projectfase. Tijdens de studentensessie De uitgewerkte projectfase wordt overlopen in het kleine plenum. Momentoren vullen aan vanuit hun eigen praktijk.
Stap 5: bijkomende projectanekdotes (5 min) Tijdens de coachingavond: Tot slot van de coachingavond geven de momentoren en de docenten die vorig jaar deze sessie animeerden nog enkele pittige projectanekdotes mee aan de aanwezigen
Tijdens de studentensessie:
Tot slot van de studentensessie geven de momentoren en docenten nog enkele pittige projectanekdotes mee aan de studenten.
10
Slot en evaluatie (10 min) Tijdens de coachingavond De momentoren en docenten geven hun mening, bijkomende informatie en evalueren de aanpak en verloop van deze uitdagende case.
Tijdens de studentensessie:
De momentoren bedanken de studenten voor hun inzet tijdens de afgelopen sessie(s).
11
