Lean op de SEH
Lean in de zorg Lean is een filosofie om bedrijfsprocessen blijvend te verbeteren. De methode werd in de jaren vijftig bij de Japanse autofabrikant Toyota ontwikkeld. Lean richt zich op ‘hetzelfde doen met minder middelen’. Het doel van Lean is om een betere kwaliteit te leveren, tegen lagere kosten en met een snellere doorlooptijd. Lean richt zich hiervoor op de activiteiten die waarde toevoegen en op het verwijderen van verspillingen. De aandacht bij Lean gaat uit naar de mensen die het werk doen. Hierbij wordt gestreefd naar continue verbetering. Met Lean ben je altijd halverwege. Een veelgebruikte uitspraak is dan ook: “You cannot be Lean, you can only become Lean” Voor veel zorg organisaties is de Lean filosofie en aanpak niet meer weg te denken uit de dagelijkse praktijk. De principes van Lean die Toyota hanteerde om verbeteringen te bereiken hebben zich inmiddels ruimschoots bewezen in de zorg.
-2-
De opzet van dit boekje De SEH van een ziekenhuis is een dynamische en complexe omgeving. Samen met 20 afdelingshoofden van verschillende ziekenhuizen zijn de problemen en mogelijke oplossingen in en rond de SEH in kaart gebracht. Hieruit blijkt dat er nog veel winst te behalen is. In dit boekje hebben we de verzamelde informatie voor u gebundeld in een handig leesbaar formaat. Als structuur is er gekozen voor een beschrijving van het proces van de SEH volgens het IGOE-model. IGOE staat voor: Input, Guides, Output en Enablers. De structuur wordt in dit boekje verder toegelicht, gevolgd door een overzichtelijke weergave van de problemen en oplossingen in en rond de SEH.
-3-
Lean huis voor de zorg
1. Veiligheid 2. Kwaliteit 3. Snelheid 4. Kosten
Visualiseer
Patiënt eerst
-4-
Kwaliteitskosten Focus on Costs Quality goes down Focus on Quality Costs go down Willem van Oppen
Het is de slechte kwaliteit die duur is... -5-
Aanpak voor verbeteren
-6-
Second wave of Lean
Zorg voor een goede fundering voor Lean -7-
Denken in afdelingen... Organisatie Staf
SEH
Poli
OK
-8-
Verpleging
Procesdenken Organisatie Staf
SEH
Poli
OK
Verpleging
BPM helpt ons om de processen te zien! -9-
Inspireren Leadership Inspire Train, guide, coach Improve -10-
Principes van Lean •
Verwijder de stappen in het proces die geen waarde toevoegen
•
Voorkom wachttijden door activiteiten goed op elkaar aan te sluiten
•
Werk zoveel mogelijk samen met partners in de keten
•
Zorg dat alles in één keer goed wordt gedaan
•
Voorkom verspilling
•
Richt je op kwaliteitsverbeteringen en niet op het verlagen van kosten
•
Zorg voor grote betrokkenheid van je medewerkers
•
Streef naar perfectie
-11-
Standaard vormen van verspilling Beweging Transport
Wachttijd
Overprocessing complexiteit Voorraad
Herstelwerk
Verspilling -12-
Lean toolbox •
Aanpakken verspilling
•
Bottleneck analyse
•
Kanban
•
Just in time
•
Single piece flow
•
Visueel management
•
Line Balancing
•
Poka Yoke
•
5S
•
SMED
•
Real time informatie
•
A3
•
Value Stream Mapping
•
…
Lean heeft een krachtige toolbox! Maar de filosofie richt zich op meer dan het toepassen van tools… -13-
Lean in de zorg
-14-
Zelf aan de slag? Best practices… •
Kies methodieken en technieken die bij de organisatie passen
•
Begin ‘klein’, gebruik wat er al is
•
Betrek medewerkers – zorg voor snelle eerste zichtbare resultaten
•
Commitment van management – vertaal resultaten naar Euro’s
•
Maak processen zichtbaar; visuele presentatie van resultaten
•
Simulatie spellen – Lean game (Ease-it) Iedereen wil Lean worden! Verbetertechnieken worden massaal ingezet om verspillingen te verwijderen, problemen op te lossen en de doorstroom te vergroten. Maar heeft u met al die instrumenten het overzicht nog?
• Vier successen
Dit praktische boekje geeft een overzicht van de meest toegepaste Lean technieken. Per techniek wordt aangegeven: Wat is het? Hoe werkt het? Wat heb je eraan? Hiermee is dit boekje een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Succesvolle Lean organisaties doen echter meer dan alleen de technieken toepassen. Lean leeft hier in alle lagen van de organisatie. De methode is onderdeel van de cultuur. Dit boekje geeft handreikingen voor hoe je gericht aan een Lean-cultuur kunt werken. Is Lean nieuw voor uw organisatie of bent u toe aan een volgende stap? Uiteraard wisselen wij graag met u van gedachten over de mogelijkheden van Lean in uw organisatie. Veel leesplezier en veel succes!
Werken met Lean BiZZdesign Academy Telefoon + 31 (0) 53 4 878 151 Fax + 31 (0) 53 4 878 161 E-mail Internet
[email protected] www.bizzdesign.nl
© BiZZdesign Academy, 2013 ISBN: 978-90-79240-12-8
-15-
Peter Matthijssen Almar Jong
Guides Wettelijke bepalingen Triage op de SpoedEisende Hulp NIAZ / JCI Lijnsepsis
Input
Output
Process
Binnenkomende patiënt patiënt ambulance
Geholpen patiënt Ambulance-entree
Balie
Wachtkamer
Behandelruimte
Huis
Verwijzing via huisarts/huisartsenpost
Afdeling Balie Neurologie
Zelfverwijzers
OK
Logistiek
Logistiek
patiëntenroutering (prioritering)
Geprioriteerde behandelde patiënten
Voorraadbeheer (materialen en apparatuur)
Vervuilde materialen en apparatuur
Afnemen preparaten (bloed e.d.)
Verzonden preparaten
Dossierinformatie
Dossierinformatie
Trauma- en letselschade Registratie kindermishandeling Beelden en data
Aanvulling patiëntendossier Overdracht naar OK en/of afdeling
Enablers ICT Systemen
Brief huisarts
Medische apparatuur
Personeel
ZIS
Supervisor
Reanimatie-apparatuur
PDMS
SEH-artsen
ECG
EVS
Arts-assistenten
Zuurstof- en hartritmemonitor
PACS
SEH-verpleegkundigen
Beademingsapparatuur
Deurtellers
Baliemedewerkers
-16-
Secretaresses
Uitleg IGOE Wat is het? Naast de procesinrichting blijken ook andere aspecten sterk bepalend voor de procesprestaties. Het IGOEmodel is een handig hulpmiddel om de omgeving van het proces in kaart te brengen. IGOE staat voor: Input, Output, Guides en Enablers. Hoe gebruik je het? Benoem het proces en beschouw dit proces vervolgens vanuit de volgende invalshoeken: Input: Wat is de input dat in het proces gebruikt of verwerkt wordt? Output: Wat is de output dat het proces verlaat? Guides: Welke regels en richtlijnen zijn relevant voor de uitvoering van het proces? Enablers: Welke systemen, mensen en middelen ondersteunen de uitvoering van het proces? Wat heb je eraan? Veel (Lean) projecten richten zich nadrukkelijk op het proces en op technologische zaken. Dit terwijl heel veel knelpunten juist in regels, strategie en motivatie zitten. Deze problemen zijn niet op te lossen vanuit het proces of IT, maar moeten bij de bron aangepakt worden. IGOE helpt hierbij door de omgeving van het proces in kaart te brengen. -17-
Problemen - Input 1. Paënt
2. Samenwerking
3. Dossierinformae
4. Locae
1. Toevoer van oneigenlijke paënten zoals psychiatrisch, zelfverwijzers, polipaënten, EHH, etc
6. Geen goede communicae met ambulancedienst.
10. Geen goede paëndenficae.
12. Niet helder waar gereanimeerde paënten worden opgevangen (IC of SEH).
2. COV-check vaak buiten werking.
7. Ambulancedienst/ meldkamer kiest naar welk ziekenhuis de paënt toe gaat.
11. Paëntverwisselingen bij sckeren van materialen.
13. Geen duidelijke entree van de SEHpost.
3. Onverzekerde paënten Schiphol.
8. Informae over de paënt is bij aankondigen en overdracht van onvoldoende.
12. Registrae kindermishandeling wordt door artsen wisselend gedaan.
14. Geen huisartsenpost.
4. Paënten zonder TBC screening van aanmeldcentrum AZC.
9. Onvoldoende communicae met HAP.
13. Controles van vitale funces worden niet geregistreerd.
5. Taalbarrière.
-18-
Oplossingen - Input 1. Paënt
2. Samenwerking
3. Dossierinformae
4. Locae
Bij sociale indicae: Maak afspraken met externe instanes. Bijv. acute bedden beschikbaar in verzorgingshuis.
Ambulance vpk belt direct met coördinator SEH. Niet via CPA.
Bij aangekondigde paënt, deze markeren als ‘nog niet geïdenficeerd’.
Acuut zorgportaal voor regievoering meldkamer waar paënt heen gaat.
ZIEKENHUIS
Vertaalcomputertje.
Gras eetbonnen voor ambulancepersoneel.
Alle gegevens paënt op paëntenkamer.
ZIEKENHUIS
Houd 4-maandelijks overleg Trauma-oefening als pr met GGD crisisdienst over instrument (voor psychiatrische paënt. ambulance personeel)
Sckeren op de kamers, zodat paëntverwisselingen voorkomen wordt.
ZIEKENHUIS
Zorgpad & speciale scholing arts-assistenten voor psychiatrische paënten. ZIEKENHUIS
Ambulance personeel welkom heten en meelopen. ZIEKENHUIS
Verplicht invulveld kindermishandeling in SEH module, wekelijkse nacontrole op dossiers. ZIEKENHUIS
2x per jaar overleg met ambulancediensten.
Plakbaar polsbandje bij binnenkomst.
Integrae van SEH-RAV
Pop-up in computer bij paënt t/m 18 jaar.
-19-
Urgenebepaling mbv early warning system.
Problemen - Guides 1. Protocollen
2. Overheid
3. Richtlijnen
1. Wijze van triage (NTS/MTS/Boston) matcht onvoldoende met prak jk.
6. Tegenstrijdige eisen vanuit de inspec e voor ambulante zorg ziekenhuis.
2. Triage wordt niet al jd uitgevoerd.
7. VMS-eisen worden niet uitgevoerd.
3. Ontbrekende protocollen en richtlijnen bijv collumcare spesis / an bio ca beleid
8. Declara e SEH-HAP niet al jd duidelijk.
4. Protocollen pre-hospitaal en hospitaal niet op elkaar afgestemd.
5. Geen gestandaardiseerde overdracht naar de kliniek.
-20-
9. Aanpassingen die vanuit NIAZ gevraagd worden, worden niet uitgevoerd.
10. Veel aanvullende eisen vanuit de zorgverzekeraar.
11. Levelindeling traumazorg wordt niet al jd gevolgd.
4. Fusies 12. Fusies gee vertraging in besluitvorming.
Oplossingen - Guides 1. Protocollen
Triage systeem vereenvoudigd.
MTS gestopt arts & vpk zien paënt direct (15 min). Gezamenlijk noodscenario bij drukte.
2. Overheid
3. Medicijnen
Declarae lowcare & high care tarief voor SEH: iniaef van Westeinde ziekenhuis.
Apotheek betrekken bij medicaecontrole binnen kantooruren.
4. Fusies Apothekers assistente doet medicae op SEH.
ZIEKENHUIS
Triagevpk tussen 11.00-20.00 aanwezig. Coördinator nu niet meer overbelast.
Scholingen sepsisprotocol.
Triage alleen bij capaciteitsproble men.
Gestandaardiseerde overdrachtsprocedure.
Eisen medirisk jaarlijks onderwerp jdens vakgroepoverleg.
Apotheek assistent van 10.00-20.00 op SEH voor verificae.
Apotheek assistent 7 dagen per week van 9.30-17.30 aanwezig.
Refaja Ziekenhuis Stadskanaal
-21-
Problemen - Output 1. Capaciteit bedden & personeel
2. Overig
1. Verpleegbed niet (direct) beschikbaar.
4. Onvoldoende huishoudelijke ondersteuning
2. Pa ënt krijgt een verkeerd bed
3. Verpleegkundige niet direct beschikbaar om pa ënt op te halen
-22-
Oplossingen - Output 1. Capaciteit bedden & personeel
2. Overig
Pa ënt zelf naar afdeling brengen. (geen wach jd voor ophalen vanuit kliniek)
Afdelingsassistent zorgt tussen 8.00-20.00 voor vervoer, eten en drinken, ondersteuning etc.
AOA.
Inzet van vrijwilligers ter extra ondersteuning
AOA is ruim genoeg, hee voldoende bedden.
Afspraken met kliniek en vervoer dat ze met ½ uur op SEH zijn.
-23-
Problemen - Enablers 1. ICT Systeem
2. Wachten
1. Onvoldoende beschikbare pc’s .
9. Onduidelijkheid over wat de wach jden zijn
2. Gelijk jdig gebruik van 7 pa entregistra esystemen
10. Mul disciplinaire pa ënten wachten lang op alle consulten
3. Performance ICTsystemen
3. Personeel
5. Overig
24. Geen digitale ECG’s mogelijk
28. Veelgevraagde medica e niet al jd aanwezig op SEH.
17. Onvoldoende beschikbaar SEHpersoneel.
25. Geen fast echo overdag
29. Geen goede voorraadbeheer en daardoor verspilling.
11. Psychiatrische pa ënten lange wach jd voor consulten
18. Tekort aan personeel die nachtdiensten wil draaien.
26. Niet al jd voldoende zicht op bewaking monitor + pa ent
30. Beze ng balie niet 24/7.
4. Hybride situa e door gebruik papieren en digitale dossier
12. Te weinig supervisie van (SEH-) artsen
19. Door meer beschikbare protocollen minder gevoel van vrijheid..
27. Niet elk bed hee bewakingsapparatuur
31. Veel passanten over SEH door rou ng overige ziekenhuisonderdelen.
5. Geen koppeling SEH module met andere ICT-systemen.
13. Artsen niet al jd direct beschikbaar
20. Geen goede Samenwerking SEHverpleegkundige en SEH-arts.
32. Geen goede informa evoorziening aan pa ënten
6. Zowel DOT als een verrich ngenregistra e invullen
14. Lange wach jd uitslagen lab en röntgen
21. Onvoldoende jd voor goede scholing verpleegkundige
33. Beveiliging voldoet niet.
7. Medica everfica e moet zowel digitaal als op papier gedaan worden.
15. Personeel moet vaak gezocht worden op de afdeling/niet herkenbaar.
22. Wisselend kwaliteit vaardigheid verpleegkundigen
34. Buiten kantoor jd moet SEH zelf papieren dossiers uit archief halen
8. Registra e in een digitaal dossier kost meer jd.
16. Arts assistenten onervaren en kort aanwezig.
4. Medisch apparatuur
23. Roddelcultuur en geen rechtstreekse feedback
-24-
35. Pieken en dalen in pa entenaanbod past niet al jd bij personeelsbeze ng en ruimten.
Oplossingen - Enablers 1. ICT Systeem
2. Wachten
Meer standaardformulieren in EZIS.
Narrowcasng (informae via scherm) in wachtkamer.
Afspraken maken met specialismen. Bijv. chirurgie moet binnen ½ uur aanwezig zijn. (wach jd paënt door meerdere betrokken specialismen)
Tijdsregistrae paëntenproces connue zichtbaar in SEH module + markering normjd. ZIEKENHUIS
Managementinformaesysteem
Informaevideo voor wachtende paënten.
Aanwezige supervisie + floormanager sturen aan op regelmage me-outs.
Vakgroepoverleg met rontgenafdeling.
Folder met uitleg wach jden.
24/7 SEH arts aanwezig. ‘s nachts achterwacht SEH & voorwacht IC
SEH artsen maken echo’s.
-25-
Oplossingen Enablers 3. Personeel
5. Overig
Boventallig personeel opleiden ivm vergrijzing.
Resultaten van procedures en protocollen delen om belang ervan aan te tonen.
Baliebezeng op afstand (telefonische bereikbaarheid).
Resultaten van procedures en protocollen delen om belang ervan aan te tonen.
Taken en bevoegdheden SEH artsen vastleggen in zorgbeleidsplan.
Ideeënbus op SEH voor alle medewerkers.
Refaja Ziekenhuis Stadskanaal
Key-users
Vrijwilligers op afdeling als gastheer/gastvrouw.
Via automasche bestelling/ afstemming hoeveelheden aanpassen.
Opleiden van medewerkers in Lean (yellow/orange belt) om mensen mee te nemen in verandering/ verbeterprogramma’s
In inwerktraject loop artsassistent (personeel)
Roosteren op basis van piek en dal belasng.
Refaja Ziekenhuis Stadskanaal
-26-
Nawoord: Dit boekje is geschreven naar aanleiding van de bijeenkomst Lean op de SEH. Samen met 20 afdelingshoofden van verschillende ziekenhuizen zijn de problemen en mogelijke oplossingen in en rond de SEH in kaart gebracht. Een aantal van de deelnemende ziekenhuizen zijn al jaren actief met de technieken en filosofie van Lean bezig. Anderen zitten nog in een oriënterende fase of werken nog niet volgens de principes van Lean. De bijeenkomst heeft verschillende mensen geïnspireerd en onderling zijn veel tips en best practices met enthousiasme uitgewisseld! Grafische vormgeving door Jorgen Mellink (BiZZdesign) De auteurs: Peter Matthijssen – Lean consultant en trainer (BiZZdesign) Rogier de Vries – Sectormanager Zorg & Welzijn (BiZZdesign) Manon Gijsberts – Inside sales Zorg & Welzijn (BiZZdesign) Veronique Kruize - Senior Adviseur (M&I/Partners) Maria van Schaik – Adviseur (M&I/Partners) Jan Houben - Partner (M&I/Partners) © Bizzdesign (in samenwerking met M&I/Partners). Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
-27-
Mede mogelijk gemaakt door:
Refaja Ziekenhuis Stadskanaal
ZIEKENHUIS
-28-
Gefaciliteerd door: www.bizzdesign.nl
www.mxi.nl
[email protected]
[email protected]
033 7600 280
033 4220 220
blog.bizzdesign.nl
in
linkedin.com/company/bizzdesign
in
linkedin.com/company/m&i-partners @ MxIpartners
@bizzdesign
-29-
Werken met Lean BiZZdesign heeft een duidelijke en onderscheidende visie op Lean, gericht op mensen en ‘echte resultaten’. Vanuit deze visie ondersteunen wij organisaties in het succesvol zijn met Lean. Op basis van onze ervaring hebben wij het pratkische boekje uitgebracht ‘Werken met Lean’. Een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt.
BiZZdesign LeanCoach is een software tool voor het succesvol managen van uw Lean-projecten. LeanCoach zorgt voor effectieve, transparante en kwalitatief hoogwaardige verbeterprojecten. Iedereen wil Lean worden! Verbetertechnieken worden massaal ingezet om verspillingen te verwijderen, problemen op te lossen en de doorstroom te vergroten. Maar heeft u met al die instrumenten het overzicht nog? Dit praktische boekje geeft een overzicht van de meest toegepaste Lean technieken. Per techniek wordt aangegeven: Wat is het? Hoe werkt het? Wat heb je eraan? Hiermee is dit boekje een handig naslagwerk voor iedereen die met Lean werkt. Succesvolle Lean organisaties doen echter meer dan alleen de technieken toepassen. Lean leeft hier in alle lagen van de organisatie. De methode is onderdeel van de cultuur. Dit boekje geeft handreikingen voor hoe je gericht aan een Lean-cultuur kunt werken. Is Lean nieuw voor uw organisatie of bent u toe aan een volgende stap? Uiteraard wisselen wij graag met u van gedachten over de mogelijkheden van Lean in uw organisatie. Veel leesplezier en veel succes!
Meer informatie en downloaden trial versie: www.bizzdesign.nl/lean
Werken met Lean BiZZdesign Academy Telefoon + 31 (0) 53 4 878 151 Fax + 31 (0) 53 4 878 161 E-mail Internet
[email protected] www.bizzdesign.nl
© BiZZdesign Academy, 2013 ISBN: 978-90-79240-12-8
Peter Matthijssen Almar Jong
Te bestellen bij Managamentboek.nl ISBN: 978-90-79240-12-8 -30-
Werken met Lean M&I/Partners is in uiteenlopende rollen betrokken in verschillende fasen van EPD-projecten bij een groot aantal ziekenhuizen. De ervaringen hiervan zijn gebundeld in het boek ‘EPD is een werkwoord’. Te bestellen bij: www.kluwershop.nl. ISBN 9789013077100.
-31-
