LEAN in de zorg introductie

LEAN in de zorg introductie Limpens & Partners

“Most people spend more time and energy in going around problems than in trying to solve them” – Henri Ford

Wat is Lean? Doe… … alleen activiteiten die waarde toevoegen

Lean

Minimale kosten

… om de door de klant vereiste kwaliteit te leveren …

Juiste kwaliteit

… op het vroegst mogelijke moment.

Minimale tijd

Klant krijgt wat hij nodig heeft op het juiste moment, zonder fouten.

1

Wat is Lean? Lean is een teamgerichte benadering die de totale doorlooptijd tussen klantvraag en de levering van de dienst verkort door het identificeren en elimineren van verspilling (Activiteiten die geen waarde toevoegen). Lean is een manier van kijken, denken en werken (filosofie). Daarbij wordt een aantal specifieke methoden en technieken gehanteerd om procesverbeteringen te identificeren en te realiseren.

Lean

HKZ

Procesverbetering en/of beheersing

AO/IC (administratieve organisatie en interne controles)

Doel

Verwijder verspilling (verbeteren)

Voldoen aan de norm (verbeteren)

Reduceer risico’s (verbeteren)

Focus

Flow Verbeteren

Normen en proces

Risico’s

Aanpak

Veel kleine verbeteringen (veel pilots, doenken)

Processen in kaart brengen

Risicobeperking (controles, functiescheiding etc.)

Prestatie meting

Snellere doorlooptijd

Uniforme output

Duurzaamheid/weinig issues en reputatieschade

Resultaten

Minder verspilling, meer efficiëntie

Meer afstemming en meer structuur

Financiële/juridische verantwoording

In de praktijk zit er overlap in deze methoden. Elk heeft zijn toegevoegde waarde.

2

Een Lean zorgsector

Klantgerichtheid Leren en verbeteren

Efficiëntie

Kwaliteit

(Verspillen en Flow)

(In één keer goed)

Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Hoofdprincipes Lean


Efficiëntie

Kwaliteit




3

Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde

Focus je op klantwaarde en langere termijn strategische doelen

Het ministerie van … Omwonenden Klantgericht. Op welke klant richt ik me dan?

Interne controle / Accountant

Hoofdprincipes Lean


Efficiëntie

Kwaliteit




4

Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)

Efficiëntie

Als werk ongelijkmatig instroomt, raken mensen overbelast. Heijunka is gericht op gelijkmatige instroom van werk. 100 80 60 40 20

Aantal taken 1

2

3

4

5

6

Minder gelijktijdig en meer na elkaar leidt in totaal tot een sneller en beter resultaat.


Veel dossiers gelijktijdig onderhanden. Veel aanvragen per keer

?!

1 dossier afgehandeld

5


1 aanvraag per keer

☺

1 dossier afgehandeld

‘One Piece Flow’

Principe 3: Creëer standaarden •

Professioneel werk wordt beschreven in ‘standaarden’.

•

Standaarden worden regelmatig herzien en aangepast.

•

Als werk niet is gestandaardiseerd, is het onmogelijk om het te verbeteren.

6

Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar Lean informatieborden Dossiers

Wie

Status vorige check

Status laatste check

Opmerking

Patiënt X

Jan

Op koers

Let op!

Advies V&V

Patiënt Y

Joost

Op koers

Op koers

Welstandtoets

Patiënt Z

Peter

Start

Op koers

-

Patiënt ….

René

Let op!

Gereed

Controle

Patiënt…..

Rob

Op koers

Let op!

Termijn

Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar

5S (clean desk) Overzichtelijke rustige werkplekken.

1. 2. 3. 4. 5.

Scheiden Schikken Schoonmaken Standaardiseren Standhouden

7

5S voorbeeld: gebruik visuele hulpmiddelen

Hoofdprincipes Lean


Efficiëntie

Kwaliteit




8

Principe 4: In één keer goed (Jidoka)

? Input voldoet aan standaard beginwaarden

Hanteer een standaard werkwijze


9


Checklisten


10

Hoofdprincipes Lean


Efficiëntie

Kwaliteit




Principe 5: Elimineer verspilling (Muda) nee

Een Lean proces is een proces zonder verspillingen, gezien vanuit het perspectief van de klant

verspillingen

ja

geen waarde toevoegende activiteiten

noodzakelijk?

noodzakelijke niet waarde toevoegende activiteiten

nee

activiteiten

Waarde toevoegend?

ja

waarde toevoegende activiteiten

11

Vormen van verspilling (Muda) 8. Talent

1. Overproductie

2. Wachten

We geven de klant meer dan nodig voor de klant.

Wachten op een collega, informatie, antwoorden, documenten. Etc.

Medewerkers niet inzetten op hun niveau. Verlies van kennis, vaardigheden, motivatie, capaciteiten, opleidingsinvesteringen.

3. Transport Lopen naar de tekeningenkast, zoeken naar de TL, lopen naar experts op andere verdieping. Etc.

7. Fouten Vergissingen, verkeerde informatie verwerken, versturen, onvoldoende afgestemde opdrachten/verwachtingen.

4. Overbewerking Onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen.

6. Onnodige beweging Onhandige ICT, onhandige locaties voor dossiers, tekeningen, vergaderingen.

5. Onnodige voorraad Te veel aanvragen, brieven, vakbladen, projecten, bureauinhoud etc.

Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)

12

Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow) Tijd

Tijd

13

Intake (huidige stiuatie) Intramuraal, geplande zorg Ti tel proce s: Intake Col orie t (hui dige status)

Functies

Functie s

Familie

Klant

Cliënt neemt contact op

EKG HT

Onduidelijk wie vraag cliënt afhandeld!

Zorgmedewerker

Onduidelijk wie de bijlage bespreekt met de cliënt Opname

Inventariseren relatiebeheer efficiëntie

BT 0

Relatiebeheerder

Cliëntvraag komt binnen

Inventariseren zorgvraag

Verzamelen cliënt gegevens

Meegeven info map

Aanvragen indicatie

Opdracht geven tot LO

BT 30 min

BT 60 min

BT 30 min

BT min

BT 30 min

BT min

EKG 0%

0

EKG %

HT 0 min

HT min

Cliëntvraag komt binnen

Afhandelen cliënt vraag

BT min

BT min

EKG 0%

EKG 0%

HT 0 min

HT 0 min

Onduidelijke aanlevering gegevens t.b.v. plancare

Medewerker cliënt administrat ie

60

EKG %

60

HT min

EKG 100%

60

HT min

60

EKG 90%

Doorgeven vrij bed

Afstemmen vraag & aanbod

Tekenen aanvraag indicatie

BT min

BT min

BT min

EKG % HT min

60

EKG %

0

HT 10 min Onvolledige info? bv. start zorg / opname

0

EKG

EKG HT

HT Voorbereiding start zorg / dossier BT EKG

0

HT

HT min

Invoeren in plancare

Controle bijlage door afd

Maken van LO en bijlage

BT min

BT min 0

BT 15 min

EKG 0%

Versturen getekende LO int ern/extern post

EKG 90%

1 dag

HT 0 min Secretariaat

Tekenen LO

BT

BT EKG 90%

EKG %

0

HT min

Verschillende/meerdere LO's voor verschillende producten = ruis voor cliënt

Zorg inzet

BT 10 min

HT 0 min

HT min

Alarmopvolging clavisio/sleutel zor gaf name

memo versturen naar zorg

240

EKG %

0

HT

Post bezorger

binnen 1

Ondert ekenen

Locat iedirect eur

BT 0

HT

Aanvullen cliëntgegevens bij opname

Terugkoppeling van controle

BT min 0

HT Getekende LO ret our

1 dag max

Regist rat ie diensten in plancare

Kopie naar fin. administ rat ie

Kopie naar afdeling

Archiveren LO en bijlage

BT 2 min

BT 7 min

BT 3 min

BT 3 min

BT 3 min

EKG

EKG 75%

EKG 100%

EKG 100%

0

HT

HT 15

0

EKG 95%

0

HT 5 min

0

HT

HT

EKG % HT

Controleren LO en bijlage (volledigheid)

BT

BT 3 min EKG 100%

Onduidelijk controle taak van zorgmedewerker van beide kanten

EKG %

0

EKG 100% HT

Niet gecontroleerde bijlage gaat naar fin. adm.

Sfinx via HZW

EKG 100% HT

Cont role LO en bijlage Wachttijd overleg met HZW over opname. Waarom niet bij zorg mdw?

Hoofd KaPa

BT 2 min 0

Persoonlijk tekenen directeur ipv digitale handtekening

Ondertekenen LO door loc.dir.

EKG 95% HT

Medewerker servicebalie 0

Afst emmen vraag en aanbod

Controle van de indicatie

BT

BT

EKG HT

0

Toegevoegde waarde controle hfd KaPa

EKG

Factuur opmaak zonder controle op juistheid

HT Facturering aanvullende diensten

Hoofd zorg en welzijn Wachttijd plannen arts als toestemming afstemming

BT min 0

EKG %

Afgenomen diensten niet goed controleerbaar

HT

Klant/familie

Hoofdprincipes Lean


Efficiëntie

Kwaliteit




14

Een kaizen is een gestructureerde methodiek om problemen op te lossen en bestaat uit zes stappen

Voor elke stap zijn tools en methodieken beschikbaar

15

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen) 1.

Stuur continu op verbeteren. Een belangrijke management taak.

2.

Doe zeer regelmatig een ‘keek op de week’.

3.

Houdt de organisatie en processen vitaal, stel verbeterdoelen.

4.

Neem de tijd om na te denken, voer veranderingen snel door.

5.

Blijf je afvragen … waarom?

16

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen) Lean verbeterbord Datum

Door

Omschrijving probleem/verbetermogelijk heid

Voorstel oplossing+actie

Wie

Deadline

07-07

Jan P

Overdracht patiënten verloopt niet goed

Status van patiënten op bord in koffiekamer ophangen en overdracht daar doen.

Arnold

01-10

07-07

Joost

Onvoldoende administratieve capcaiteit

Etc.

Etc.

07-07

Jan L

Etc.

Bijwerken op vaste momenten in de week. Evt. Combineren met de keek op de week

Hoe start je nu met Lean? • Start met kleine projecten (quick wins) • Haal kennis in huis over Lean (cursussen), creëer draagvlak door verspreiden van kennis • Maak directie enthousiast (directieverantwoordelijkheid) • Maak verbeterproces vast onderdeel van het werk

17

…start morgen met LEAN door je eigen werkplek (en dat van de collega’s middels 5S methodiek in te richten…..

STAP 1 – Sorteren (Seiri)

• Bepaal wat noodzakelijk is in de werkplaats, verwijder al het overige • Bepaal opslagplaats op basis van veelvuldigheid van gebruik

“Wanneer je twijfelt, gooi je het weg” Bepaal enkel wat op korte termijn noodzakelijk is, in de juiste hoeveelheid 5S actie: gebruik stickers of labels GROEN: spullen die moeten blijven GEEL : wat je niet zeker weet ROOD : spullen die weg kunnen

Geen onnodige onderdelen

Geen onnodig materiaal

18

STAP 2 – Schikken (Seiso)

• •

• •

Plan een optimale lay-out en voer dit uit Bepaal de beste locatie voor gereedschap, meetinstrumenten en ander klein werkmateriaal (binnen reikafstand) Duidt alle plaatsen aan met labels en kleuren Maak schaduwborden voor veel gebruikt gereedschap

Schik onderdelen op logische plek

Gebruik vaste plaatsen

“Een plaats voor alles en alles op zijn plaats” Visuele controlemiddelen geven informatie over de werkplaats

Gebruik visuele ondersteuning

5S voorbeeld: geef alles een vaste plek

19

5S voorbeeld: gebruik visuele hulpmiddelen

Heb ik alles in mijn bureaula ?

20

Is er nog genoeg papier? Moeten we bestellen?

STAP 3 – Schoonmaken (Seiton)

• • • • •

Maak de gehele werkplek schoon Label en elimineer vervuilingsbronnen en defecten Breng de werkplaats met gereedschappen terug in zijn oorspronkelijke staat Verzeker de aanwezigheid van geëigende schoonmaakgereedschappen en werkwijzen Verwijder alle overbodige gereedschappen en materiaal

• • •

Alles in topconditie houden maakt het mogelijk te allen tijde te functioneren Schone werkplekken vermijden frustratie en stress Dagelijks schoonmaken is een deel van het normale werk (bijhouden)

21

STAP 4 – Standaardiseren (Seiketsu)

• •

•

•

Definieer een gestandaardiseerde aanpak Bepaal wat gedaan moet worden op een reguliere basis voor het onderhoud van de werkplek Bepaal de beoogde frequentie – wat doe je dagelijks, wekelijks, maandelijks en halfjaarlijks Maak gestandaardiseerde 5S-checklijsten en wijs verantwoordelijken aan

• • • •

Maak de beste manier de makkelijkste manier Verzeker dat de eerste 3 stappen geborgd worden Ontwikkel een discipline voor 5S Bepaal de basis voor verdere ontwikkeling

We kunnen elkaar vanaf nu aanspreken op gemaakte afspraken

5S voorbeeld: duidelijke instructies

22

Hoe standaardiseren? Hoe zorg je ervoor dat: • Alles in één keer goed gaat; • Dat ook gemakkelijk, bijna vanzelf gaat;

Hoe standaardiseren?

Failsafe

Visuele * stuurmiddelen

Dwingen: Kan niet fout Waarschuwen: Waarschuwen voor afwijkingen * Of mbv geluid, geur, e.d.

Visuele * hulpmiddelen

Kunnen zien: Eénpuntslessen Visuele informatie

23

Standaardiseren

Failsafe

Visuele stuurmiddelen

Visuele hulpmiddelen

Failsafe

Niet zo:

Maar zo:

24

Failsafe

Waar moet dat in?

Failsafe Door de schuine rand kan er niets meer boven op de stelling liggen

25

Visuele hulpmiddelen Wat betekent dit ?

STAP 5 – Standhouden (Shitsuke)

• Ontwikkel voorschriften voor een 5S-audit • Plan regelmatig audits en voer deze strikt uit • Verdeel de werkplaats in verschillende delen en wijs verantwoordelijken aan voor 5S • Betrek gebruikers, toezichthouders en managers regelmatig bij de 5S-audits (wekelijks) • Communiceer de resultaten van de audits

• Implementeer het auditproces • Betrek iedereen • Ontwikkel 5S-gewoontes

26

5S audit uitvoeren Werkplek:

5S cat

2 2

3 3

4 4

1

2

3

4

2 2

3 3

4 4

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4

0

1

2

3

4

Ieder bevoegd persoon kan elk document binnen 30 sec. vinden. Voorraden en afwijkingen worden in één oogopslag gecontroleerd. Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden regelmatig gebruikt. Alle archiefprocedures zijn duidelijk waarneembaar op de plaats waar deze worden gebruikt. De voortgang van de primaire processen is in één oogopslag duidelijk.

0 0 0

0

1

2

3

4

0

1

2

3

4

0 0 0

1 1 1

2 2 2

3 3 3

4 4 4

Subtotaal

Subtotaal

Subtotaal

Seiri: Scheiden

1 1

0 0 0 0

Shitsuke: Standhouden

1 1

0

Seiton: Schikken

0 0

Alle vloeren zijn schoon, vrij van spullen/papier en in orde. Aan het einde van elke dag zijn alle bureaus en werktafels leeg. Alle afvalbakken worden geleegd voor ze overlopen. Aangewezen personen zijn verantwoordelijk voor schoonmaakwerkzaamheden en opruimen. Medewerkers houden uit zichzelf, volgens vaste regels, werkplekken en vloeren bij en ruimen op.

Iedereen komt afspraken altijd na. Alle documenten worden juist gearchiveerd en consequent op de juiste tijd opgeruimd. Regelmatig worden verbetermemo’s geschreven, waarop altijd binnen 1 week wordt gereageerd. Standaarden worden regelmatig geëvalueerd en herzien. Alle activiteiten- en informatieborden zijn up-to-date en worden regelmatig herzien.

0 0

Seiso: Scnoonmaken

Seiri: Scheiden

Alle kasten en voorraden hebben plaatsen artikelaanduidingen. Alle documenten en voorraden hebben een eigenaar / beheerder. Alle documenten en apparaten hebben vaste plaatsen en liggen daar ook. Publicatie- en informatieborden hebben vaste indelingen. Alle documenten en voorraden zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te pakken en terug te leggen.

0: Erg veel afwijkingen 2: Weinig afwijkingen

Onderdeel Alle machines en andere apparaten op de werkplek worden wekelijks gebruikt. Alle instrumenten en houders, e.d. worden wekelijks gebruikt. Alle materialen en onderdelen worden wekelijks gebruikt. Elke standaard wordt minimaal eens per maand gebruikt. Alle niet gebruikte zaken zijn zichtbaar gestickerd of gemarkeerd. Looppaden en opslagplaatsen zijn met lijnen gemarkeerd. Alle opslagplaatsen hebben een overzicht van wat er moet liggen. Alle opslagplaatsen hebben plaatsen artikelaanduidingen. Minimaal en maximaal toegestane aantallen zijn duidelijk aangegeven. Instrumenten en hulpmiddelen zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te pakken en terug te leggen. Het gehele werkgebied is opgedeeld in verantwoordelijkheidsgebieden en duidelijk toegewezen. Alle vloeren zijn schoon (vrij van water, vuil, enz.). Alle machines en apparaten worden schoon gehouden en zijn vrij van materiaal, stof, enz. Medewerkers combineren inspectie en schoonmaken als onderdeel van het (dagelijks) onderhoud. MEdewerkers houden hun werkgebied continu en uit zichzelf schoon.

1 1 1

2 2 2

3 3 3

4 4 4

0

1

2

3

4

0

1

2

3

4

0 0

1 1

2 2

3 3

4 4

0

1

2

3

4

0 0

1 1

2 2

3 3

4 4

Subtotaal

Beoordeling* 0

1

2

3

4

Sub-

0 0 0 0

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4

totaal

0 0 0 0 0

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

Subtotaal

0

1

2

3

4

Sub-

0 0

1 1

2 2

3 3

4 4

totaal

0

1

2

3

4

0

1

2

3

4

Afspraken over de 1 drie S’n zijn vastgelegd en gevisualiseerd. Ieder bevoegd persoon kan elk instrument, materiaal of document binnen 30 sec. vinden. Afwijkingen van opslagmethoden en instellingen zijn in één oogopslag duidelijk. Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden regelmatig gebruikt. De voortgang van ‘het werk ‘ (de primaire processen) is in één oogopslag duidelijk.

0 0

1 1

2 2

3 3

4 4

0

1

2

3

4

0

1

2

3

4

0

1

2

3

4

Iedereen is getraind en getest in standaarden. Iedereen houdt zich aan alle opslag- en bestelmethoden. Iedereen is punctueel t.a.v. pauzes en afspraken. Standaarden worden regelmatig gecontroleerd en herzien. Alle activiteiten- informatieborden zijn up-to-date en worden regelmatig herzien.

0 0 0 0 0

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

4 4 4 4 4

ste

Seiketsu: Standaardiseren

Seiketsu: Standaardiseren

Seiton: Schikken

Beoordeling*

Seiso: Schoonmaken

Onderdeel Alle materialen in de kasten worden maandelijks gebruikt. Alle materialen op bureaus en in laden worden dagelijks/wekelijks gebruikt. Alle onnodige materialen, documenten, voorraden, enz. zijn als zodanig zichtbaar gestickerd of gemarkeerd. De afspraken voor het opruimen van onnodige zaken zijn bij iedereen bekend. Elke standaard wordt minstens eens per maand toegepast.

Subtotaal

Subtotaal

* Omcirkel de passende waarde * Omcirkel de passende waarde

Datum:

4: Perfecte score ☺ 4: Perfecte score ☺

5S cat

Uitgevoerd door:

0: Erg veel afwijkingen 2: Weinig afwijkingen

Shitsuke: Standhouden

Datum:

Score

Uitgevoerd door:

Score

5S-Audit (voor werkvloer)

5S-Audit (voor kantoren) Werkplek:

Totaal

Subtotaal

Totaal

Houden we stand?

27

En ook nog….een leuke werkplek!

Einde

28

LEAN in de zorg introductie

Recommend Documents