Lean denken in de Zorg
Dag van de Zorglogistiek 13 December 2012 © Maruna
1
Even voorstellen… Adviesbureau ‘Maruna Process Improvement’ Specialisatie: Lean en Six Sigma Focus: realiseren van operationele verbeteringen Opgericht in 1994 Gevestigd in Arnhem
© Maruna
2
Even voorstellen…
Paul Janse Lean consultant Maruna Process Improvement
© Maruna
Saskia Hollants Kwaliteitsfunctionaris GGZ Centraal
3
Onderwerpen Lean filosofie Zorg simulatiespel Praktijkcasus GGz-Centraal
© Maruna
4
Klantprobleem oplossen
Cure organisatie
IN
© Maruna
UIT
5
Waardetoevoegende activiteiten
IN
© Maruna
UIT
6
De 7+1 verspillingen Transport Onderhanden werk, voorraad Bewegen Wachten Complexiteit Overproductie Fouten Onbenutte talenten 1
Start proces © Maruna
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Eind proces 7
Patiëntlogistiek
(A) Traditioneel
© Maruna
(B) Just-in-Time
8
End-to-end perspectief Directeur
Afd. 2
Efficiency
Efficiency
Afd. 1
Efficiency
Efficiency
Directeur
Afd. 3
Afd. 4
Traditioneel: silo mentaliteit © Maruna
Waardestroom
Afd. 1 Afd. 2 Afd. 3 Afd. 4
Lean: volg de klant 9
Zorg simulatiespel: patiëntlogistiek Registratie
Opname-indicatie Opnamebureau
Arts – fase 1
Patiënt in bed
Patiëntgegevens naar laboratorium
Ontslag
© Maruna
Verpleegkundige
Arts – fase 2
10
Opzet zorg simulatiespel Start Opnameteam Verpleegkundige Opnamebureau Laboratorium Bed Patiёnt
Opnameindicatie
Behandelend Arts
Registratie
Ontslag
Eind
© Maruna
• • • • • •
Setting: ziekenhuis (care) Zorgketen van opname tot ontslag 15 rollen: arts, lab, registratie, etc. Verpleegafdeling met 5 bedden Ronde duurt 12 minuten Iedere 20 seconden een patiënt toegelaten • Halverwege een spoedpatiënt • 2 rondes spelen: current en future state • Na iedere ronde de score bepalen: o Doorlooptijd (patiëntbeleving) o Opbrengsten versus kosten o Aantal incidenten/kwaliteits-issues
11
Impressie zorg simulatiespel (1)
© Maruna
12
Impressie zorg simulatiespel (2)
© Maruna
13
Performance in ronde 1
• Veel patiënten in de pijplijn (wachten) • Nauwelijks patiënten ontslagen • Duurt lang voordat patiënt in bed ligt en dokter heeft gezien. • Alle 5 bedden continu bezet • Scores: • Lange doorlooptijden • Breakeven/verlies exploitatie • Chaos leidt tot fouten
© Maruna
14
Procesverbetering na ronde 1
Kenmerken van Just In Time (JIT) geïntroduceerd: • Eenvoudige routing • Zoveel mogelijk verspillingen geëlimineerd • Alle taken binnen takttijd van 20 sec. • Van Push naar Pull © Maruna
15
Impressie ronde 2
© Maruna
16
Performance in ronde 2 • • • •
Goede doorstroming van patiënten Rust in de tent (‘saai’) Enkele medewerkers boventallig Geen patiënt hoeft te wijken voor spoedpatiënt • Permanent blijven tenminste 2 van de 5 (40%) bedden ongebruikt • Scores: o Zeer korte doorlooptijden o Winst o Maar…. nog steeds enkele kwaliteitsissues
© Maruna
17
1e Kennsmaking GGZ Centraal met Lean Deelname aan 3 daagse Lean Zorg training van Maruna Praktijkopdracht: ‘Lean metrics’
Metric
© Maruna
Meeteenheid
Doorlooptijd
Dagen
Leverbetrouwbaarheid
% on time
Kwaliteit (specificaties product/dienst)
# fouten/ faalkosten
Productiviteit
Uren per DBC/ZZP
Veiligheid
Ongevallen
Baseline
Doel
% Verbetering
Eigenaar
18
Bevinding: sturing op volle bedden
© Maruna
19
Zorg simulatiespel: lege bedden in ronde 2!
Doel in GGZ praktijk
© Maruna
Resultaat simulatiespel
20
RVE beleidsdag in teken van ‘Lean’
Lean Huis
© Maruna
21
Doelen Lean pilot GGZ Centraal 1. Transparantie creëren over ‘zorgpaden’, intern en extern. 2. Identificeren van verspillingen (verbeterpotentieel) 3. Berekening kostprijs per patiënt.
© Maruna
22
Aanpak Lean pilot GGZ Centraal 1. Process mapping (transparantie) 2. Multi moment opname tijdstudie (verliezen opsporen) 3. Normeren zorgpaden (doorlooptijd, capaciteitsinzet)
© Maruna
23
Process mapping
© Maruna
24
Tijdstudie werktijd medewerkers Afwezig Facilitair
Administratie
Direct patiëntcontact
Intern overleg Figuur: tijdbesteding verpleegkundigen (fictief) © Maruna
25
Normeren zorglijnen Behandelduur van opname tot ontslag Doorlooptijd per behandelfase Uitvoerende medewerkers Frequentie en duur patiëntcontacten per type medewerker Omvang niet-patiëntgerelateerde activiteiten 2-B. DEELNAME PATIENT AAN GROEPSGESPREK GELEID DOOR BEHANDELAAR
Behandelaren Psychiater Aios GZ-psycholoog Dramatherapeut Beeldend therapeut Psychomotore therapeut Bewegingsagoog Geestelijk verzorger Maatschappelijk werker Aktiviteitenbegeleider Ambulant werkend verpleegkundige
© Maruna
# patienten aanwezig 20 15 10 8 8 8 8 10 15 15 8
Intro klinisch # per week Duur (min.) 1 30 1 45 0,25 60 1 90 1 90 1 90 1 90 1 60 1 60 5 120 0 0
26
Voorlopig resultaten Lean pilot Eenduidigere communicatie over processen Organisatie in beweging gebracht om te normeren Taakstelling 2013 ten aanzien van aanpakken verspillingen Op weg naar vaststelling kostprijs per patiënt
© Maruna
27
Next step voor GGZ Centraal? Ontwerpen besturingssystematiek waarmee iedere verantwoordelijk manager periodiek kan monitoren of de gerealiseerde doorstroming van patiënten en inzet van medewerkers overeenkomt met de normstelling. Hierdoor komen managers beter in control en neemt de zekerheid over de performance toe.
© Maruna
28
Neem zelf de proef op de som 3-daagse Lean Zorg training Lean awareness voor management team Pilot Lean implementatie
© Maruna
29
Vragen?
© Maruna
30
Meer weten of contact opnemen? Maruna Process Improvement Website: www.maruna.nl
© Maruna
31
