Lean doen en denken in het Kennemer Gasthuis
Programma: 1. Inleiding 2. Lean Doen in KG 3. Lean Denken in KG
Het Kennemer Gasthuis Kerngegevens: Bedden: Zuid Noord Opnamen/jaar Eerste poli bezoekers Dagopnamen Verpleegdagen
548 Polikliniek, Kliniek 46 Polikliniek,dagbehandeling Kort verblijf (5x24 uur) 22.000 144.000 22.000 140.000
N
Omzet € 200 miljoen Markt Zuid-Kennemerland 2500 medewerkers 160 medisch specialisten
Z
Missie: KG staat (ook) voor Kundig en Gastvrij Algemeen en topklinisch opleidingsziekenhuis (STZ) Vakkundig en betrouwbaar Innovatief en ambitieus Veilig Financieel op orde 2
Waarom Lean – Boodschap van RvB (samenvatting) De vraag Terugkomende thema ‘s de onderlinge samenwerking, de manier waarop onze interne processen zijn georganiseerd en de knelpunten die hierin worden ervaren door zowel patiënten als medewerkers. Bijvoorbeeld: onnodige wachttijden, uitloop van spreekuren, ontbreken van gegevens, het onvoldoende benutten van aanwezige kennis en kunde en de soms gebrekkige onderlinge communicatie
Het antwoord(.. • Er is noodzaak tot en behoefte aan fundamentele en duurzame verbeteringen met als doel het leveren van de beste kwaliteit van zorg • De doelstelling die wij voor ogen hebben is het zodanig inrichten van zorgprocessen dat kwaliteit, doelmatigheid en doorloopsnelheid voor patiënten kunnen worden gegarandeerd. • De mogelijke oplossingen hiervoor kunnen het beste uit jullie zelf komen. Hoe gaan wij dit doen ? • De methodiek die al deze ingrediënten in zich heeft is LEAN • We starten met een pilot • Naast het KG zijn de volgende partijen zijn betrokken: Zorgverzekeraar, Consultant, Isala Klinkieken
3
Zorgpaden en verpleegafdelingen zijn betrokken in LieverLean Zorgpaden
Afdelingen
Polikliniek
Diagnostiek
OK
Cardiologie zorgpaden 1. ICD en Pacemaker 2. Pijn op de borst
Verpleegafd. 1. Cardiologie 2. Chirurgie
Chirurgie zorgpaden 3. Acute heup 4. Spataderen 5. Liesbreuk 6. Galblaas MDL zorgpaden 7. Galwegstenen 8. Bloedingen
4
Een LieverLean traject begint met een grondige voorbereiding 2 maanden 2 weken PreKwartier Voorbere diagnose maken iding
Kick-off
4 weken Diagnose Diagnose
6 weken Ontwer Herontwerp p
6 weken Uitrol Implementatie
Borging Borging
Belangrijkste activiteiten: Kwartier maken: • Communicatie over Lean door RvB • Onderhandelingen • Keuze zorgpaden • Besluitvorming Go/Nogo • Werving leanexperts Voorbereiding ▪ Multi disciplinair teams formeren en sessies inplannen ▪ Nieuwe lean experts trainen ▪ Kick-off voorbereiden ▪ Eerste sessies voorbereiden
5
In de diagnosefase wordt de huidige situatie in kaart gebracht 2 weken PreVoorbe diagnose reiding
6 weken Ontwer Ontwerpp
4 weken Diagnose Diagnose
6 weken Uitrol Implementatie
Zorgpaden
Borging Borging
Verpleegafdelingen In een werksessie wordt met post-its het logistiek proces van het zorgpad in kaart gebracht en knelpunten geïdentificeerd Voor zorgpaden wordt per aandoening in een werksessie de huidige medische handelswijze beschreven Meelopen met patiënt Naar plekken toe gaan die als knelpunt naar voren komen, observeren, spreken met artsen, verpleging en patiënten Verzamelen extra data Voeg volumes en bevindingen toe aan de stappen/vertragingen in het zorgproces 6
Kaizensessies met “5x Waarom” om de oorzaak van een probleem te definiëren Zorgbehoefte is niet helder
Vpk kunnen behoefte niet in kaart brengen Anamnese ontbreekt
Indicatiestelling te laat/niet juist
Waarom? Loket nazorg is te laat ingeschakeld
Waarom? Mogelijkheden cardiale patient na ontslag niet in kaart
Waarom?
Er is niet/te laat met patient en familie gesproken
Start acties daags voor ontslag of op dag ontslag
Patiënten ontvangen niet op tijd de juiste nazorg Patiënt kan niet terug naar zorginstelling van herkomst
Expertise/inzicht in koppeling type patient en nazorg behoefte ongbreekt
Er is te laat contact opgenomen met zorginstelling
Plek in bestaande zorginstelling wordt binnen 3 dagen vergeven
Onduidelijk wie/wat/wanneer doet
Maatregelen treffen die echte oorzaak aanpakken
Wettelijke regels ivm beschikbare capaciteit zorginstellingen
Zorgbehoefte te laat bepaald
Men ontvangt van te veel verschillende kanten informatie Het is bij vpk’en onduidelijk wat de mogelijkheden zijn
Patiënt en/of familie verweert zich tegen gekozen voorziening Men is niet tijdig op de hoogte gebracht van de mogelijkheden
7
In de ontwerpfase wordt de nieuwe werkwijze voorbereid 2 weken PreVoorbe diagnose reiding
4 weken Diagnose Diagnose
6 weken Ontwer Ontwerp p
6 weken Uitrol Implementatie
Borging Borging
Verpleegafdelingen
Zorgpaden Gestandaardiseerd werken met zorgpadformulier: ▪ Minder dubbelwerk / administratieve last en minder overschrijffouten ▪ Snel overzicht en makkelijker plannen van activiteiten tijdens de opname ▪ Protocol op de werkvloer
Uitgebreid patiënt planningsbord Gestructureerd overzicht van wat gedaan is en wat nog moet gebeuren Per patiënt invullen wat gedaan is en wat nog moet gebeuren Dagelijks contactmoment om planning samen te bespreken
Minder verspilling, meer toegevoegde waarde voor patiënt bv: Overbodige onderzoeken geschrapt Geriater aanwezig pre-op screening Eerdere inzet bureau nazorg en contact verpleeghuis One-stop shop liesbreuk Two-stop shop galblaas en spatader Verbeteren patient communicatie Acties tbv reduceren complicaties + her-ingrepen (volume, time-out, protocollen) EtcH.
Aantal kwalitatieve verbeteringen: Acties tbv reduceren medicatiefouten Afspraken over visite lopen Afspraken over telefonische bereikbaarheid Aanpassen start werktijd Ontslagproces verbeteren EtcHHHHH.
8
One stop shop Liesbreuk
1. Afspraak huisarts 2. Afspraak polikliniek 3. Afspraak pre-op screening
4. Afspraak operatie
5. Afspraak polikliniek Nacontrole
LIESBREUK: 4 keer naar ziekenhuis, doorlooptijd 2-3 maanden
1. Afspraak huisarts 2. Afspraak ziekenhuis 3. Telefonische nacontrole
One stop shop LIESBREUK: 1 keer naar ziekenhuis, doorlooptijd 2-3 weken
9
Zorgkaarten
10
Uitgebreider planningsbord op de afdeling
Planningsbord afdeling 1-5 Bed Naam 24.1 Dhr Verstraten 24.2 24.3 24.42 3.1 23.2 16.1 16.2 15.1 15.2 15.3 15.4 14.1 10
Ontslagproces
OK Gepland Werkelijk Start Inzet Hulp- MediTranCode Datum ontslag ontslag Fysio Nazorg middel catie Fysio sport
I
23/8
Geplande ontslagdatum wordt ingevuld zodra deze bekend is (liefst bij opname, anders zsm na OK) Let op: Eenmaal ingevuld mag deze niet meer aangepast worden
24/8
25/8
25/8
NVT
Ontsl Bijzonderpapieren heden
NVT ambu rond zelf
Werkelijke ontslagdatum wordt ingevuld zodra een geplande ontslagdatum uitgesteld wordt of de patiënt ontslagen wordt. Let op: Geef aan de secretaresse door zodra een patiënt naar huis gaat zodat zij ontslagdag in Xcare kan verwerken
Datum die aangeeft wanneer actie gestart zou moeten worden Vink of krul indien de actie gestart is
Type van transport wordt ingevuld
11
Aandachtspuntenlijst voor visite Betere afstemming tussen specialisten, arts-assistenten en verpleegkundigen AANDACHTSPUNTEN VISITE CHIRURGIE
Onderwerp
Onderdelen
1 Welzijn van patiënt
▪
Hoe gaat het met de patiënt?
2 Controles/Observatie
▪ ▪
Pols, Temp, RR Pijn, wondinspectie, decubitus
3 Vochtbeleid
▪ ▪ ▪
Vochtbalans: input/output Drains, productie Infuusbeleid
4 Benodigde onderzoeken
▪ ▪ ▪
Labonderzoek nodig? Röntgenaanvragen? Consulten?
5 Mobiliteit
▪ ▪
Voortgang mobilisatie? Fysiotherapie nodig?
6 Medicatie
▪ ▪
Starten/stoppen medicatie Medicatie overzetten (bijv. AB i.v. naar oraal)
7 Nazorg
▪ ▪
Starten nazorg traject Voortgang ontslagproces
Verbeterinitiatief: ▪ Dagelijkse visite gehouden volgens een standaard lijst met aandachtspunten om efficiënter de tijd te besteden Wat betekent dit voor mij? ▪ Minder kans op het vergeten van onderwerpen om te bespreken ▪ Extra check bij voorbereiding visite
8 Overig
12
Rode STOP sticker bij beeindigen medicatie Voorkomen dat medicatie te lang wordt doorgegeven
Verbeterinitiatief: ▪ Stop sticker gebruiken om extra te attenderen op te stoppen medicatie Wat betekent dit voor mij? ▪ Het is duidelijk dat medicatie moet worden gestopt. Ik loop dus niet het risico medicatie te lang door te geven.
13
Ontwerp (experimenteer) loopt over in implementatie (doen, evalueren en bijstellen) 2 weken PrePrediagnose diagnose
6 weken Ontwer Ontwerp p
4 weken Diagnose Diagnose
6 weken Uitrol Implementatie
Borging Borging
Daarnaast: Meten is wetenHHHHHHHHHHHH.. Bed status
Aantal keer gestoord tussen 7 en 11:00 uur voor telefoontjes
Ontslagstatus van patiënten
Gepasseerd VOD Geen ontslagdatum
24
7
Ontslagdatum
20 Onbezet
16 Ma
Di
Wo
Do
Vr
12
Medicatieronde 8
Aantal keer gestoord tijdens medicatieronde
Middag
34
Avond
0
Ma
Di
Wo
Do
Vr
Tevredenheid Di
Wo
Do
Vr
Medewerkers’ score op item (.. (score die elke medewerker aan het einde van de dagdienst invult)
Uniformiteit van medisch handelen/ zorgpad Van alle ontslagen patiënten afgelopen week die in aanmerking kwamen voor zorgpad, hoeveel zijn er(
12
H
8
H
Niet in aanmerking Niet geincludeerd Uitgevallen
100%
Op schema
H
4
1
2
3
4
5
week
Eenheid Relatief Risico
Klachten per 10.000 patienteneenheden
Percentage
Zorgpad-patiënten volgens protocol behandeld
Percentage
Klinische uitkomstindicatoren op target
Vorige maand
Deze maand
Status
1,00
Trend Constant
oo
Constant
--
Stijgend
Percentage
oo
Constant
Wachttijd poli
Dagen
oo
Constant
Wachttijd opname
Dagen
oo
Constant
Patiënttevredenheid
Score 1 tot 10
oo
Constant
Herhaalbezoeken
Aantal
Bedbezetting
Percentage
Patiënten met een geplande ontslagdatum
Percentage
75%
0%
20%
Patiënten ontslagen voor of op de geplande ontslagdatum
Percentage
Klinische patiënten voor 11 uur ontslagen
Percentage
Patiënten met CIZ-indicatie dat heeft moeten wachten op overplaatsing (M15)
Percentage
Ligduur
Dagen
1,9
1,8
++ oo
85%
0%
0%
13%
15%
oo
4,0
Score 1 tot 10 Percentage
Jaargesprekken en POP's afgerond
Percentage
A-segment: EPB's t.o.v. begroting
Aantal
A-segment: opnames t.o.v. begroting
Aantal
266,0
244,0
262,0
A-segment: normale en zware verpleegdagen t.o.v. begroting
Aantal
1.224,0
1.046,0
1.137,0
A-segment: dagbehandelingen t.o.v. begroting
Aantal
51,0
B-segment: geopende klinische DBC's
Aantal
4,8%
7,3%
Constant Constant
--
Stijgend
oo 3,7
Medewerkertevredenheid Verzuim (verpleegafdeling)
Dalend Constant
oo
--
Constant Stijgend
oo
Constant
--
Stijgend
oo
Constant
0 Ma
Di
Wo
Do
Vr Geen onvoldoendes, gemiddeld >7 Geen onvoldoendes, gemiddelde 6-7
Patiënten (gemiddelde op vragen bij ontslag)
Norm
Medewerkers
Ma
sep-09
Indicator Hospital Standardized Mortality Ratio
Doelstelling
4
Operationele efficiëntie
36
Ochtend
1
2
3
4
Financiën
50 40 30 20 10 0
Onderwerp Kwaliteit en patiënttevredenheid
8
Maand
Cardiologie
Telefonisch contact 10 8 6 4 2 0
Balanced scorecard
Week: ___32___
Keek op de week afdeling 1-5
5
week
Een of meer onvoldoendes
636,0
755,0
52,0
43,0
94,0
104,0
++
Stijgend
--
Stijgend
--
Stijgend
-++
Dalend Stijgend
6
Weekbordbesprekingen op afdeling: ▪ Eens per week een bespreking om over verbeteringen op de afdeling na te denken ▪ Turven om vermoedens “hard” te maken of verbeteringen te volgen ▪ Bord is dynamisch
Balanced Score Card (BSC): Vaste besprekingen met RvB/OM/MM, OM/unitleider ▪ Kwaliteit en patiënttevredenheid bv. klachten, wachttijden ▪ Operationele efficiëntie bv. ligduur, herhaalbezoeken ▪ Medewerkers bv. tevredenheid, verzuim ▪ Financiën bv.aantal EPB, DBC’s ▪ KPI’s per zorgpad 14
Einddoel borging: zelf verder (((((. met continu verbeteren 2 weken PreVoorbere diagnose iding
4 weken Diagnose Diagnose
6 weken Ontwer Ontwerp p
6 weken Uitrol Implementatie
Borging Borging
Denken(( Valkuilen: • De werkvloer te laat betrekken bij verbeterinitiatieven • Lean is geen project; het is nooit klaar en is nooit geborgd • Maatschappen hebben hun eigen dynamiek (geen hiërarchische) • Door heel sterke ondersteuning zijn afdelingen niet direct in staat zelfstandig verder te gaan • “Lean is alles”
15
Denken ((((((( Tips: • Zorg voor sterk commitment in de RvB • Probeer een goede mix te vinden van top-down en bottum-up • Projectmatige aanpak en Lean kan, maar besef “je doel is nooit bereikt” • Altijd werken aan het uitdragen van het Lean gedachtengoed op de werkvloer: “Continu verbeteren” kan altijd en begint op je eigen afdeling • Niet te veel tegelijk en te versnipperd • Niet alleen lokaal, maar ook ziekenhuisbrede verbeteringen Lean “aanpakken”
Denkt alleer gij doende zijt en doende denkt dan nog Guido Gazelle 1830 - 1899 16
Doorkijkje 2010 en verder((((..
Volkskrant 15 dec. 2009 De pilot heeft geleid tot verbeteringen van 8 behandelingenH. “Maar we gaan het hele ziekenhuis door” vertelt Harry Luik enthousiast. Hij denkt dat 60 procent van de zogenoemde zorgpaden zich leent voor een procesverbetering á la Lean.
17
18
