LAPORAN UJI PETIK PEMBUKUAN BKM PERIODE TRIWULAN KE-2 BULAN : APRIL-JUNI 2015 P2KP - WILAYAH 2
A. PENDAHULUAN Periode pelaporan uji petik ini merupakan kelanjutan dari pelaporan uji petik periode sebelumnya yaitu triwulan ke-1 (Januari – Maret 2015), Kegiatan uji petik pembukuan dilakukan dengan membadingkan data pengukuran kinerja pembukuan bulanan di SIM MK yang dilakukan oleh fasilitator ekonomi dengan hasil kunjungan yang dilakukan oleh TA MK dan Askot MK pada periode bulan yang sama, harapannya diperoleh gambaran akurasi dan validitas data serta terjadinya capacity building jika ada pemahaman substansi yang berbeda yang pada akhirnya akan ada perbaikan pada periode pendampingan bulan berikutnya. Kegiatan uji petik dilakukan secara berjenjang, karena itu uji petik di desain dengan standarisasi pada sisi instrumen, waktu pelaksanaan, lokasi sampling, metode penggalian informasi, sumber informasi (pelaku yang dikonfirmasi), maupun dokumen pembuktiannya sehingga objektifitas dan validitas dari hasil uji petik dapat dipertahankan lebih "stabil". Kegiatan pengendalian dalam bentuk uji petik langsung ke lapangan selama ini sudah berjalan diseluruh tingkatan manajemen dengan metode dan pengelolaan uji petik yang cukup baik, namun demikian seiring dengan pengalaman pengendaliaan serta tuntutan para pihak yang terus berkembang maka metodologi uji petik juga mengalami penyempurnaan agar pengelolaan kegiatannya dapat lebih dioptimalkan dan hasil-hasilnya dapat lebih didayagunakan untuk upaya-upaya perbaikan pelaksanaan program secara menerus. Telah dijelaskan dalam TOR Uji Petik, bahwa KMP (unit Manajemen Keuangan) berkewajiban melakukan uji petik tematik Pembukuan bersamaan dengan pelaksanaan uji petik siklus masyarakat minimal di 1% lokasi sasaran program setiap triwulan, sementara untuk proporsi kewajiban uji petik OSP (TA dan SUB TA Manajemen Keuangan) bervariasi 3%-10% jumlah kelurahan per-triwulan, dan Korkot/Askot ekonomi Ekonomi dengan proporsi 50% per-bulan berbagi dengan Askot Infrastruktur, sederhananya Askot MK minimal melakukan uji petik pembukuan di 25% lokasi dampingan tingkat Kota/Kabupaten. Pelaporan hasil uji petik dilakukan dengan upload/input melalui SIM uji petik (http://p2kp.org/ujipetik/) baik yang dilakukan oleh KMP, OSP maupun Korkot (Askot Manajemen Keuangan) terhadap hal tersebut telah dikeluarkan surat KMP Nomor : 32/NMC/PNPM-Perkotaan/II/2015. 1|Halaman
B. REALISASI KEGIATAN UJI PETIK Realaisasi kegiatan uji petik pembukuan dilaksanakan periode 1 April 2015 s/d 31 Juni 2015 dengan melakukan kunjungan ke Sekretariat BKM dan UPK untuk melihat dan melakukan supervisi terhadap pengelolaan keuangan secara keseluruhan adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan uji petik tematik pembukuan yang dilakukan oleh KMP (Unit Manajemen Keuangan) ke Kelurahan/Desa sasaran tidak terjadi/tidak dilakukan. 2. Kegiatan Uji Petik tematik pembukuan yang dilakukan oleh OSP (TA dan Sub TA Manajemen Keuangan) secara nasional terjadi di 1,3% Kelurahan dampingan untuk pembukuan Sekretariat dan 1,2% untuk pembukuan UPK. Terdapat 12 Provinsi yang tidak melakukan/melaporkan kegiatan uji petik, jumlah ini lebih banyak dari jumlah lokasi triwulan ke-1, 12 Provinsi tersebut adalah : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Provinsi Jawa Timur Provinsi Bali Provinsi NTB Provinsi Kalimantan Selatan Provinsi Kalimantan Utara Provinsi Kaliamantan Timur Provinsi Sulawesi Tengah Provinsi Sulawesi Selatan Provinsi Sulawesi Tenggara Provinsi Sulawesi Barat Provinsi Maluku Provinsi Papua
3. Kegiatan uji petik khusus ekonomi (pembukuan) yang dilakukan oleh Askot Manajemen Keuangan secara nasional dilakukan di 18,8% kelurahan dampingan untuk pembukuan Sekretariat dan 18,7% kelurahan untuk pembukuan UPK. Terdapat 9 Provinsi yang Askot MK tidak sekalipun melakukan/melaporkan uji petik yaitu di Provinsi : a. b. c. d. e. f. g. h. i.
Provinsi Jatim Provinsi NTT Provinsi Kalteng Provinsi Kaltim Provinsi Kaltara Provinsi Sulteng Provinsi Maluku Provinsi Papua Provinsi Papua Barat
Jumlah kunjungan ke lokasi dampingan (sampel) antar provinsi tidak sama, baik yang dilakukan OSP mapun Askot MK, tentunya terdapat perbedaan kendala dalam pemenuhan kegiatan uji petik tematik/khusus. 2|Halaman
Berikut adalah 5 Provinsi tertinggi dalam melaksanakan uji petik dalam periode ini : No 1. 2. 3. 4. 5.
Tingkat OSP (TA dan Sub TA) Sekretariat UPK NTT DI Yogyakarta DI Yogyakarta Papua Barat Papua Barat NTT Gorontalo Gorontalo Sulawesi Utara Sulaesi Utara
No 1. 2. 3. 4. 5.
Tingkat Korkot/Askot MK Seketariat UPK Sulut Sulut DIY DIY Jateng Jateng NTB NTB Gorontalo Gorontalo
Perbandingan masing-masong provinsi, kegiatan uji petik yang dilakukan oleh KMP, OSP dan Askot MK seperti dalam tabel berikut : Jumlah Kelurahan Uji Petik Nasional – Pembukuan Sekretariat Periode : April - Juni 2015
Jumlah Kelurahan Uji Petik Nasional – Pembukuan UPK Periode : April -Juni 2015
3|Halaman
Secara umum realisasi pelaksanaan uji petik triwulan ke-2 Tahun 2015 belum maksimal dilakukan oleh KMP, OSP dan Askot MK hal ini dapat dilihat dari lebih besar jumlah Provinsi yang tidak melakukan/melaporkan Uji Petik pada Triwulan ke-2 ini.
C. ANALISA HASIL UJI PETIK Analisa hasil uji petik menjadi bagian terpenting dalan memperoleh gambaran secara utuh tentang hasil kegiatan uji petik pembukuan yang telah dilakukan oleh KMP, OSP maupun Askot Manajemen Keuangan. Harapannya melalui kegiatan uji petik khusus ini tingkat akurasi data kinerja pembukuan semakin akurat dari bulan ke bulan serta adanya peningkatan pemahaman substansi pengelolaan keuangan bagi pendamping dan masyarakat secara berjenjang. Dari sejumlah sampel yang telah disampaikan pada bagian sebelumnya, diperoleh hasil sebagai berikut : 1. Akurasi Hasil Uji Petik Salah satu hasil yang yang dapat dianalisa adalah akurasi uji petik terhadap pengukuran kinerja pembukuan yang dilakukan oleh fasilitator ekonomi dan melaporkannya melalui SIM MK dengan hasil uji petik yang dilakukan oleh askot MK maupun TA MK (sebagai supervisor Faskel ekonomi), hasilnya adalah seperti dalam grafik berikut :
4|Halaman
Dari grafik diatas dapat dijelaskan bahwa pada kegiatan uji petik khusus (pembukuan) triwulan ke-2 Tahun 2015, tingkat akurasi rerata wilayah 2 untuk pengukuran kinerja pembukuan sekretariat (75,1%) lebih tinggi dibanding UPK tanpa PAR (71,4%). Akurasi hasil uji petik pembukuan tertinggi terjadi pada bulan April 2015 dan terendah pada bulan Juni 2015 baik untuk pembukuan sekretariat maupun UPK. Uji petik yang dilakuklan oleh Askot MK lebih tinggi daripada yang dilakukan oleh TA/Sub TA MK. Mengetahui tingkat akurasi uji petik yang dilakukan oleh TA MK maupun Askot MK menjadi penting, karena selain daat mengukur validitas data yang dilaporkan oleh faskel ekonomi melalui SIM MK juga dapat menggambarkan adanya pemahaman yang masih ada perbedaan terhadap substansi dan mekanisme pengukuran kinerja pembukuan diantara pendamping sesuai jenjang penugasan terhadap serta dapat mengetahui penerapan prosedur pengukuran kinerja yang dilakukan. Jika melihat KPI pelaporan data melalui SIM seharusnya adalah 90% Akurat, dengan melihat hasil uji petik yang dilakukan oleh TA MK dan Askot MK masih dibawah target tersebut. 2. Aspek terendah dalam pengukuran kinerja pembukuan Hal yang menjadi penyebab hasil pengukuran kinerja Sangat Baik, Memadai atau Tidak Memadai adalah tergantung pemenuhan item dalam setiap aspek pengukuran kinerja. Jika seluruh item dapat terpenuhi maka kinerja akan menjadi Sangat Baik begitu juga sebaliknya.
5|Halaman
Berikut adalah hasil uji petik yang dilakukan oleh KMP, TA MK Provinsi dan Askot MK terhadap pemenuhan aspek yang menyebabkan kinerja menjadi Sangat Baik, Memadai dan Tidak Memadai : a) Pembukuan Sekretariat Dari sampel uji petik pembukuan sekretariat yang dilakukan oleh OSP dan Askot MK diperoleh hasil pemenuhan item aspek pengukuran kinerja pembukuan sebagai berikut :
Dari 11 item pengukuran kinerja Sekretariat yang harus dipenuhi, 2 aspek terendah dalam pemenuhannya adalah : 1) Laporan bulanan dipasang di lima titik stategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya, pemenuhannya sebesar 79,0% (aspek nomor 11) 2) Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi, pemenuhannya sebesar 92,1% (aspek nomor 4) 6|Halaman
b). Pembukuan UPK tanpa PAR Dari sampel uji petik pembukuan UPK yang dilakukan oleh OSP (TA dan Sub TA MK) dan Askot MK diperoleh hasil pemenuhan item aspek pengukuran kinerja pembukuan sebagai berikut :
Dari 9 item pengukuran kinerja UPK tanpa PAR yang harus dipenuhi, 2 aspek terendah dalam pemenuhannya adalah : 1) Laporan bulanan dipasang di lima titik stategis selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya, pemenuhannya sebesar 80,3% (Aspek nomor 20) 2) Dana operasional tunai tidak lebih dari Rp. 1.500.000, pemenuhannya sebesar 90,4% (Aspek nomor 14)
7|Halaman
3. Perbandingan Kinerja Sangat Baik data SIM versus hasil Uji Petik Setiap bulan, faskel ekonomi melakukan pengukuran kinerja pembukuan sekretariat maupun UPK dan dilaporkan oleh Askot MK melalui SIM MK. Dari laporan itu akan terlihat prosentase kinerja sangat baik, memadai dan tidak memadai. Pada kegiatan uji petik ini juga melihat seberapa akurat kinerja sangat baik dari yang dilihat dibandingkan dengan data SIM. Berikut perbandingannya dalam grafik seperti dalam tabel dibaah ini :
Dari tabel diatas, terlihat ada perbedaan kinerja sangat baik antara data SIM dengan hasil uji petik, hasil pelaporan data SIM lebih baik dari hasil uji petik dan perbedaan selisih paling besar terjadi di bulan Juni 2015. Dengan informasi sebagai berikut :
8|Halaman
a) Pada bulan April 2015, terdapat selisih 8,6% untuk Sekretariat dan 0,7% untuk UPK. b) Pada bulan Mei 2015, terdapat selisih 9,8% untuk Sekretariat dan 1,3% untuk UPK. c) Pada bulan Juni 2015, terdapat selisih 13,8% untuk sekretariat dan 11,7% untuk UPK.
D. KESIMPULAN Beberapa kesimpulan dalam uji petik triwulan 2 ini adalah sebagai berikut : 1.
Sampel Kelurahan/Desa uji petik baik yang dilakukan oleh Provinsi maupun Askot MK menurun dibanding Uji Petik Triwulan sebelumnya.
2.
Kegiatan uji petik siklus/tematik pembukuan yang dilakukan oleh KMP tidak terjadi/dilakukan.
3.
Terdapat selisih kinerja Sangat Baik data versi SIM dan hasil uji petik, kecenderungannya data SIM lebih baik, selisih paling banyak ada pada bulan Juni 2015.
4.
Masih terdapat 12 Provinsi tidak melakukan/melaporkan kegiatan uji petik tematik pembukuan sekretariat, hal ini lebih banyak dibanding uji petik triwulan sebelumnya yang hanya terjadi di 6 Provinsi untuk Sekretariat dan 4 Provinsi pembukuan UPK. 5. Prosentase uji petik yang dilakukan oleh TA MK OSP sebesar 1,3%, kurang dari 3% seperti yang harus dilakukan sesuai kontrak. 6. Prosentase uji petik yang dilakukan oleh Askot MK baru terpenuhi 18,8% dari 25% yang ditargetkan sesuai ketentuan yang ada. 7. Akurasi uji petik pembukuan sekretariat sebesar 75,1% dan pembukuan UPK tanpa PAR sebesar 71,4%, lebih baik dari uji petik triwulan sebelumnya. 8. 2 Aspek terendah sekretariat adalah : penempelan informasi di 5 titik strategis dan seluruh transaksi dicatat dan diarsipkan sesuai tanggal transaksi, serta 2 Aspek terendah UPK adalah pada aspek penempelan papan informasi dan uang kas melebihi 1,5jt lebih dari 2 hari kerja. 9. Kegiatan uji petik tematik/khusus belum menjadi kebutuhan pendamping dalam kerangka pengendalian hasil kegiatan, hal tersebut terbukti beberpa provinsi dan kabupaten tidak melakukannya dengan alasan tidak ada pendanaan. Dalam EGM telah disepakati ada dan tidak ada EGM kegiatan berkunjung (monitoring/supervisi) ke wilayah dampingan menjadi kewajiban yang harus dilakukan sebagai upaya pemastian prosedur dilakukan oleh pendamping level bawahnya dan prosedur dipahami utuh oleh masyarakat. 10. Kegiatan uji petik tematik/khusus belum mendapat dukungan yang baik dari Manajemeen OSP, terlihat sebagian besar kegiatan uji petik khusus dilakukan secara swadaya walaupun di kontrak OSP alokasi dana tersedia.
9|Halaman
E. RENCANA TINDAK LANJUT Rencana tindak lanjut yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut : 1.
Perlu ada pertemuan rutin lintas unit di KMP untuk membahas permasalahan uji petik baik terkait aplikasi maupun implementasi.
2.
Meminta TL OSP agar membuat perencanaan uji petik terpadu dengan pemilihan lokasi, metode yang telah ditentukan dalam TOR Uji Petik.
3.
Meminta TA MK membuat dan melaporkan hasil uji petik triwulanan kepada TL masing-masing serta membuat strategi pengendaliannya.
4.
Meminta PD dan TL OSP untuk mendukung pendanaan uji petik dari Manajemen OSP
10 | H a l a m a n
