KEMENTERIAN NEGARA PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL / BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL
LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN KEGIATAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KINERJA KELEMBAGAAN TAHUN ANGGARAN 2008
INSPEKTORAT BIDANG KINERJA KELEMBAGAAN
DAFTAR ISI
Daftar Isi .................................................................................................................
i
Bab I
Pendahuluan .........................................................................................
1
A.
Latar Belakang ..............................................................................
1
B.
Tujuan dan Sasaran .......................................................................
2
Bab II
Ruang Lingkup .....................................................................................
3
Bab III
Metodologi .............................................................................................
4
A.
Kerangka Pemikiran ......................................................................
4
B.
Jenis, Sumber, dan Pengumpulan Data .........................................
4
C.
Metode Analisis .............................................................................
5
Hasil Pelaksanaan ................................................................................
6
A.
Pelaksanaan Kegiatan ....................................................................
6
B.
Analisa Kendala Kegiatan .............................................................
13
Kesimpulan, Rekomendasi, dan Tindak Lanjut ...............................
14
A.
Kesimpulan ....................................................................................
14
B
Rekomendasi .................................................................................
14
C.
Tindak Lanjut ................................................................................
14
Bab IV
Bab V
Lampiran : 1.
Rencana Kerja
2.
SOP Website
3.
SOP Aplikasi Database
4.
Manual Penggunaan Aplikasi IBKK
i
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Sistem Informasi Kinerja Kelembagaan yang telah berjalan di lingkungan Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan (IBKK) pada tahun anggaran 2007 lebih menekankan kepada pengembangan sarana transparansi dari akuntabilitas kinerja unit kerja serta pengembangan “Knowledge Management” untuk menunjang kinerja Bappenas sebagai lembaga perencana dan pemikir. Pengembangan konsep database tersebut dan sistem audit kinerja di lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas tidak terlepas dari penerapan UU No. 17 Tahun 2003 dan UU No. 25 Tahun 2005 khususnya mengatur mengenai pelaksanaan anggaran berbasis kinerja berlandaskan pada Renstra dan Rencana Kerja instansi dan unit-unit kerja terkait. Tujuan dari pengembangan sistem informasi pengawasan kinerja adalah mendukung pada terselenggaranya proses transparansi/akuntabilitas dalam penerapan anggaran berbasis kinerja di sektor pemerintahan. Pada tahun anggaran 2007 kegiatan pengembangan sistem informasi kinerja kelembagaan diwujudkan dalam kegiatan Pengembangan Sistem Database dan Website serta Pengembangan Sistem “Knowledge Management” di lingkungan Unit Kerja IBKK. Di dalam unit kerja IBKK, website menjadi wadah publikasi produk atau output dari kegiatan audit dan pengembangan sistem audit kinerja yang telah dilaksanakan. Pengembangan sistem informasi yang berjalan pada TA 2008 ini merupakan kelanjutan dari pengembangan sistem informasi di TA 2007. Di TA 2008, IBKK berupaya untuk terus mengembangkan Aplikasi Database dan Website yang terintegrasi
dengan demikian akan terwujud suatu pelaporan hasil audit kinerja
secara terstruktur dan mudah untuk diakses oleh semua pihak yang berkepentingan, khususnya bagi objek pemeriksaan (Obrik). Hal ini dimaksudkan agar dapat dimanfaatkan dalam membantu pimpinan unit kerja/lembaga Bappenas dalam pengambilan keputusan untuk peningkatan kinerja kelembagaan.
-1-
B. Tujuan Tujuan dari kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Kinerja Kelembagaan adalah sebagai berikut: 1. Menyempurnakan sistem aplikasi database/sistem informasi yang dapat menginformasikan hasil-hasil penilaian kinerja dan data-base unit kerja yang komprehensif dan memudahkan proses audit kinerja terhadap unit-unit kerja di lingkungan Kementerian Negara PPN/ Bappenas. 2. Menciptakan sistem data dan informasi yang mendukung pengembangan pemahaman dan pengetahuan terhadap pelaksanaan penilaian kinerja yang akuntabel dan mudah untuk diakses. 3. Mengembangkan website IBKK sebagai sarana berkomunikasi baik dengan pihak internal maupun eksternal dilingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas sebagai wujud transparansi pelaksanaan audit kinerja kelembagaan oleh IBKK.
Sasaran yang akan dicapai dari pengembangan sistem informasi kinerja kelembagaan yaitu merupakan proses kegiatan audit kinerja agar dapat lebih memudahkan para stakeholder dalam mengakses hasil-hasil pelaksanaan audit dan sebagai bentuk dari ketransparansian IBKK dalam menginformasikan kegiatan audit di lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas.
-2-
BAB II RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Kinerja Kelembagaan antara lain: 1. Menyempurnakan pengembangan aplikasi database kinerja kelembagaan; 2. Mengembangkan sistem informasi mengenai kinerja kelembagaan melalui website IBKK; 3. Menyempurnakan pengembangan sistem “Knowledge Management” berdasarkan pada kegiatan kajian yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Bappenas dengan merancang program terkait pelaporan hasil : a. Audit kegiatan kajian isu strategis dan prakarsa strategis yang dilakukan oleh IBKK; b. Audit manajemen tugas pokok dan fungsi dan program/kegiatan UKE II.
-3-
BAB III METODOLOGI
A. Kerangka Pemikiran Sistem
informasi
kinerja
kelembagaan
merupakan
salah
satu
sarana
pengembangan informasi mengenai pelaksanaan audit kinerja oleh IBKK sebagai bentuk tranparansi terhadap hasil audit yang telah dilaksanakan terhadap setiap unit kerja di lingkungan Kementerian Negara PPN/Bappenas pada tahun 2007. Oleh sebab itu dalam rangka meningkatkan kualitas hasil laporan dan wujud transparansi pelaksanaan audit, diperlukan suatu sistem yang mampu memberikan dan menyampaikan hasil laporan dan tindak lanjut proses kegiatan yang telah dicapai oleh masing-masing unit kerja. Tujuan dari pengembangan sistem informasi pengawasan kinerja adalah mendukung terselenggaranya proses transparansi/akuntabilitas dalam penerapan anggaran berbasis kinerja di sektor pemerintahan sesuai dengan UU No. 17 Tahun 2003 dan UU No. 25 Tahun 2004. Untuk mendukung hal tersebut, IBKK berupaya mengembangkan aplikasi database dan website IBKK yang akan dijalankan secara terintegrasi. Aplikasi database akan dipergunakan khusus oleh IBKK untuk mengolah hasil audit kinerja, sedangkan website akan menjadi wadah IBKK untuk berkomunikasi dengan unit-unit kerja di lingkungan internal Kementerian Negara PPN/Bappenas. Website IBKK dirancang dengan memuat fitur-fitur tentang profil IBKK, kegiatan IBKK, dan produk-produk IBKK. Melalui website IBKK ini, setiap unit kerja dapat mengakses laporan hasil audit kinerja dengan menggunakan password yang diberikan oleh IBKK. B. Jenis, Sumber dan Pengumpulan Data Jenis dan sumber data yang diperoleh dalam pengembangan sistem informasi kinerja kelembagaan dilakukan melalui pengumpulan data primer dan sekunder yang diperoleh melalui : 1. Studi literatur untuk memperoleh data/informasi yang erat kaitannya dengan pengembangkan program database.
-4-
2. Diskusi internal dengan tenaga ahli dan pihak-pihak terkait lainnya dalam rangka proses pengembangan sistem informasi kinerja kelembagaan. C. Metoda Analisis Metoda analisis yang dilakukan dalam pengembangan sistem database dan website ini dengan menggunakan metoda analisis deskriptif kualitatif dengan didasarkan pada pengumpulan dan perolehan data dan informasi secara sekunder maupun primer, yang bertujuan untuk : 1. Merancang pengembangan aplikasi database dan website IBKK. 2. Menyebarluaskan informasi yang terkait dengan kegiatan pengawasan dan audit operasional yang telah dilaksanakan oleh IBKK sebagai bagian dari bentuk ketransparansian dan “Knowledge Management”
-5-
BAB III HASIL PELAKSANAAN
A. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Kinerja Kelembagaan dilaksanakan secara swakelola oleh Tim Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan dengan dibantu 1 orang tenaga ahli yang memiliki kualifikasi pendidikan S1 bidang Teknik Informatika serta berpengalaman dalam perancangan situs. Kegiatan ini berlangsung selama 12 bulan dalam Tahun Anggaran 2008 melalui beberapa sub kegiatan berikut: (rencana kerja terlampir) A. Penyusunan jadwal kegiatan dan rencana kerja
:
Bulan Januari 2008
B.
Pengumpulan dan pengolahan data/informasi kinerja
:
Bulan Februari-Maret 2008
C.
Pengembangan konsep
:
Bulan April – Agustus 2008
D
Reviu dan Penyempurnaan terhadap sistem
: Bulan Mei-Oktober 2008
E.
Pengenalan data dan info hasil audit
:
Bulan September-Oktober 2008
F.
Penyusunan laporan akhir
:
Bulan November-Desember 2008
Pada awal pelaksanaan kegiatan pengembangan sistem informasi kinerja kelembagaan dimulai dengan menyusun jadwal kegiatan dan rencana kerja. Sejalan dengan hal tersebut, memasuki bulan Februari-Maret kegiatan telah melangkah pada tahapan pengembangan pengumpulan dan pengolahan data/informasi kinerja. Pada bulan April-Mei, kegiatan telah memasuki tahapan ketiga yaitu pengembangan konsep aplikasi database dan website. Pada tahap ini, dirancang bentuk website dan aplikasi database sesuai dengan kebutuhan IBKK dan user dalam hal ini adalah Obrik yaitu unit-unit kerja internal di lingkungan internal Kementerian Negara PPN/Bappenas.
-6-
1. Website Website IBKK dapat diakses melalui link pada www.bappenas.go.id. Website IBKK yang diperuntukkan utamanya dalam menyediakan informasi khususnya mengenai pelaporan hasil audit kinerja oleh IBKK. Teknisnya website yang dikembangkan IBKK diperuntukkan untuk : -
Menginput data-data terkait kegiatan pelaksanaan audit di daerah-daerah maupun di luar negeri.
-
Menyajikan hasil-hasil audit obrik/unit kerja yang dapat diakses dengan menggunakan account masing-masing obrik/unit kerja.
-
Menyajikan informasi agenda kerja audit.
Website dirancang terdiri dari 10 kelompok substansi berikut: •
Tentang IBKK, kelompok substansi ini berisi informasi mengenai: a. Tupoksi Inspektorat dan IBKK. b. Struktur Organisasi Inspektorat, yang terdiri dari struktur organisasi Inspektorat Utama dan IBKK.
•
Produk Hukum Pengawasan, kelompok substansi ini terdiri dari peraturanperaturan terkait dengan pelaksanaan audit kinerja. Kelompok substansi ini dibagi menjadi 2 sub kelompok yaitu: a. Produk Hukum Kementerian Negara PPN/Bappenas, berupa peraturanperaturan terkait pelaksanaan audit kinerja yang dikeluarkan oleh internal Bappenas seperti Permen No. PER.009/M.PPN/12/2007 tentang Pedoman Audit Kinerja. b. Produk Hukum Lain Terkait Pengawasan, berupa peraturan-peraturan terkait pelaksanaan audit kinerja yang dikeluarkan oleh eksternal Bappenas, contohnya seperti Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara. Melalui kelompok substansi ini, diharapkan dapat memberikan informasi kepada user mengenai dasar hukum atau acuan hukum pelaksanaan audit
-7-
kinerja oleh IBKK. User dapat men-download peraturan-peraturan yang ada dalam kelompok substansi ini apabila dibutuhkan. •
Produk IBKK, kelompok substansi ini berisi tentang poduk-produk yang dihasilkan oleh IBKK berupa : a. Pedoman. b. Petunjuk Pelaksanaan. c. Laporan-laporan pelaksanaan kegiatan IBKK.
•
Profil Kajian, isi dari kelompok substansi adalah ringkasan eksekutif dari hasil kajian yang mendapat nilai terbaik berdasarkan hasil audit IBKK. Setiap tahun akan dipilih 5 kajian yang mendapat nilai terbaik akan ditampilkan ringkasan eksekutifnya pada website IBKK. Ditampilkan ringkasan eksekutif akan menjadi semacam penghargaan dari IBKK kepada kajian unit-unit kerja yang mendapat nilai terbaik.
•
Hasil
Seminar/Lokakarya,
merupakan
laporan-laporan
hasil
seminar/lokakarya yang diselenggarakan oleh unit kerja pelaksana kajian. •
Agenda Kerja, setiap kegiatan IBKK akan diinformasikan dalam kelompok substansi ini terutama yang berkaitan dengan pelaksanaan audit kinerja.
•
Berita, kelompok substansi ini berisi kumpulan berita-berita terkini mengenai audit kinerja dari berbagai sumber yang akan di-update oleh redaksi setiap minggunya.
•
Link, melalui kelompok substansi ini, user dapat mengunjungi website BPK, BPKP, dan KPK melalui website IBKK.
•
Laporan Khusus, kelompok substansi ini merupakan informasi mengenai hasil penilaian audit kinerja yang dilaksanakan oleh IBKK. Untuk dapat mengakses kelompok substansi ini, setiap user/unit kerja akan diberikan
-8-
password tertentu dengan demikian user/unit kerja tidak dapat melihat penilaian unit kerja yang lain, hanya penilaian unit kerjanya saja.
2. Aplikasi Database Aplikasi database diperuntukkan untuk me-mantain informasi mengenai data dan hasil audit kinerja.
Aplikasi IBKK dibagi menjadi 2 sisi yaitu sisi user dan sisi administrator. Sisi user diperuntukkan untuk aktivitas download penilaian audit bagi masing-masing user yang menjadi Obrik. Sedangkan sisi admin diperuntukkan untuk menginput hasil audit kinerja dalam matriks kertas kerja pemeriksa ke aplikasi database. IBKK memang merancang aplikasi database yang terintegrasi dengan website IBKK terutama dalam pelaporan hasil audit kinerja pada kelompok substansi "Laporan Khusus" dalam website. Sehingga user dapat melihat hasil audit kinerja dengan password yang diberikan IBKK kepada masing-masing user/unitunit kerja internal Bappenas.
Aplikasi IBKK dapat diakses di alamat http://ibkk.bappenas.go.id/application atau dapat
juga
diakses
melalui
halaman
utama
website
IBKK
(http://ibkk.bappenas.go.id/) dengan memasukkan username/password yang ada pada navigasi sebelah kiri halaman utama website IBKK.
Struktur aplikasi untuk sisi user adalah sebagai berikut : •
HOME : Beranda aplikasi.
•
UPLOAD FILE : Fasilitas upload softcopy laporan Unit Kerja.
•
LIHAT FILE : Fasilitas untuk melihat file-file softcopy laporan yang telah diupload.
•
DOWNLOAD LAPORAN : Fasilitas untuk men-download hasil audit kinerja IBKK.
•
LOGOUT : Fasilitas untuk keluar dari aplikasi.
-9-
Sedangkan struktur aplikasi untuk sisi administrator adalah : •
HOME : Beranda aplikasi.
•
ENTRI DATA : a. Form 1 : Entri data untuk Form 1. b. Form 2 : Entri data untuk Form 2. c. Form 1 A : Entri data untuk Form Penilaian 1 A. d. Form 1 B : Entri data untuk Form Penilaian 1 B. e. Form 2 A : Entri data untuk Form Penilaian 2 A. f. Form 2 B : Entri data untuk Form Penilaian 2 B.
•
EDIT DATA : a. Form 1 : Edit data untuk Form 1. b. Form 2 : Edit data untuk Form 2. c. Form 1 A : Edit data untuk Form Penilaian 1 A. d. Form 1 B : Edit data untuk Form Penilaian 1 B. e. Form 2 A : Edit data untuk Form Penilaian 2 A. f. Form 2 B : Edit data untuk Form Penilaian 2 B.
Keterangan: -
Form 1 adalah form ketersediaan data pendukung yang menjadi bahanbahan bagi IBKK untuk melakukan penilaian kajian.
-
Form 2 adalah form data kajian yang harus diisi oleh setiap unit kerja internal Bappenas dalam rangka pelaksanaan audit kinerja.
-
Form Penilaian 1 A adalah kertas kerja pemeriksa untuk melakukan penilaian terhadap input kajian.
-
Form Penilaian 1 B adalah kertas kerja pemeriksa untuk melakukan penilaian terhadap proses kajian.
-
Form Penilaian 2 A adalah kertas kerja pemeriksa untuk melakukan penilaian terhadap output kajian.
-
Form Penilaian 2 B adalah kertas kerja pemeriksa untuk melakukan penilaian terhadap outcome kajian.
- 10 -
•
LIHAT DATA-DATA : a. Lihat Penilaian : Melapor hasil penilaian kepada user. b. Lihat Softcopy : Melihat softcopy laporan dari user.
•
LOGOUT : Fasilitas untuk keluar dari aplikasi.
Pada akhir tahun ini, IBKK akan me-launching website IBKK. Website IBKK ini akan dibuatkan link-nya pada website Bappenas (www.bappenas.go.id), sehingga dapat diakses oleh users di lingkungan internal Bappenas atau mungkin pihak eksternal.
Keberadaan sistem informasi kinerja kelembagaan nantinya diharapkan mampu mendukung kinerja peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktivitas unit kerja-unit kerja dalam melaksanakan tupoksinya. Dengan adanya sistem informasi kinerja kelembagaan ini menjadikan sistem pelaporan hasil audit kajian dan asessment kinerja yang informatif, komprehensif dan terintegrasi baik dalam struktur, jenis maupun format data yang menjadi bagian dari pengembangan sistem kerja yang akan dilaksanakan oleh Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan di waktu yang akan datang.
Selain mengembangkan sistem aplikasi database dan website, IBKK juga telah menyusun SOP dalam operasionalisasi aplikasi database dan website. SOP telah dilampirkan dalam laporan ini. Pihak-pihak yang terlibat dalam operasionalisasi aplikasi database dan website akan dijelaskan sebagai berikut. Untuk aplikasi database, administrator adalah 1 orang yang khusus ditugasi untuk melakukan input data. Namun dalam pelaksanaan audit setiap auditor dapat langsung melakukan penilaian dalam kertas kerja pemeriksa yang sudah diaplikasikan dalam sistem database. Untuk website, susunan organisasinya terdiri dari :
- 11 -
1. Pelindung
: Inspektur Utama
2. Pengarah
: Inspektur Bidang Kinerja Kelembagaaan
3. Pemimpin Redaksi/
: A.A.A. Diana Aryani
Penanggung Jawab 4. Pelaksana
: - Widya Sulistyowati - Deviani Parawitasari - Suryana - Hidayat Sagita - Sri Prihatin Ningsih
Dalam rangka proses pengembangan sistem informasi kinerja kelembagaan, IBKK melakukan kunjungan ke Propinsi Bangka-Belitung dan Jawa Timur terkait sharing knowledge tentang kinerja kelembagaan dan pengkajian pengembangan Sistem Informasi Manajemen untuk kinerja kelembagaan. Tujuan dari kegiatan ini adalah memperkaya sistem pelaksanaan manajemen kinerja kelembagaan secara nasional dan menjaring model kustomisasi pelaksanaan pengawasan kinerja kelembagaan di daerah. Khususnya dalam aspek kegiatan pengembangan sistem informasi kinerja kelembagaan adalah untuk mengetahui bentuk sistem informasi yang diaplikasikan dalam pelaporan hasil pelaksanaan pengawasan kinerja kelembagaan di daerah sebagai wujud transparansi dan akuntabilitas pelaksanaan pengawasan kinerja. Kunjungan IBKK pada tanggal 16 November 2008 ditujukan ke Bappeda dan Inspektorat Wilayah Propinsi Babel. Tim IBKK melakukan diskusi dengan Kepala Bappeda, Inspektur Propinsi Babel, beserta dengan para staf-nya. Hasil dari kunjungan tersebut adalah sbb: •
Belum ada sistem informasi manajemen tetapi setiap hasil kegiatan audit sudah didokumentasikan dengan rapi dalam database. Walaupun demikian, belum ada suatu aplikasi database yang dapat diakses oleh pihak eksternal, laporan hasil audit hanya dapat di-sharing pada SKPD-SKPD.
- 12 -
IBKK pun melakukan kunjungan ke Bappeda dan Inspektorat Wilayah Propinsi Jawa Timur. Hasil diskusi menunjukkan bahwa : •
Sistem on-line telah diberlakukan dalam hal perencanaan pada saat pelaksanaan Musrembangprop/Musrembangnas. Setiap SKPD diharapkan meng-entry usulan rencana dan meng-up-date sendiri sehingga SKPD sendiri yang bertanggung jawab terhadap entry data mereka masing-masing. Dengan demikian konsep perencanaan juga berkonsep integrasi secara on-line.
•
Penggunaan sistem on-line sangat membantu proses perencanaan pembangunan di daerah. Selayaknya hal ini juga diterapkan tidak hanya oleh Bappeda akan tetapi juga oleh Bawasda untuk memudahkan proses prosedur pemeriksaan SKPD atau pemeriksaan lainnya. Namun, hal ini masih tetap harus dikembangkan dan disosialisasikan.
B. Analisa Kendala Kegiatan Dalam
pelaksanaan
kegiatan
pengembangan
sistem
informasi
kinerja
kelembagaan ada 2 kendala yang dirasakan yaitu kendala substansial dan kendala teknis. Kendala substansial terkait dalam merancang konsep website terutama dalam merancang tampilan website yang user-friendly dan informatif. Selain itu, kendala juga timbul pada saat menentukan kelompok-kelompok substansi dan isi dari setiap kelompok-kelompok substansi. Namun pada akhirnya dapat ditentukan konsep website sehingga dapat menampilkan suatu wadah komunikasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang user-friendly dan informatif. Sedangkan kendala teknis terkait dengan adanya pergantian struktur Eselon II di IBKK, yang menyebabkan sedikit keterlambatan pelaksanaan kegiatan dari jadual yang telah ditetapkan. Namun demikian pada akhirnya keterlambatan jadual pelaksanaan kegiatan menjadi tidak terlalu signifikan, karena aplikasi database dan website dapat diselesaikan di bulan November.
- 13 -
BAB IV KESIMPULAN, REKOMENDASI, DAN TINDAK LANJUT
A. Kesimpulan Upaya untuk mewujudkan pelaksanaan good governance dan akuntabilitas amat ditunjang oleh penataan yang bertujuan untuk memberikan informasi dan assessment terhadap kinerja setiap unit kerja. Pengembangan sistem informasi Kinerja kelembagaan yang dilaksanakan oleh IBKK ini merupakan bagian dari pada proses pengembangan teknologi informasi yang bertujuan untuk memberikan informasi sebagai wujud transparansi terhadap hasil audit kinerja setiap unit kerja. Pengembangan
sistem
informasi
kinerja
kelembagaan
ini
diharapkan
menghasilkan Sistem Informasi Kinerja Kelembagaan yang intergratif dan transparan melalui : pengembangan aplikasi database kinerja kelembagaan dan website yang informatif untuk mendukung peningkatan kinerja Bappenas dan fungsi Bappenas sebagai lembaga Think Tank/pemikir.
B. Rekomendasi Berdasarkan analisis kendala pelaksanaan kegiatan dapat diberikan rekomendasi sebagai berikut, sebaiknya IBKK meminta saran-saran untuk lebih menyempurnakan tampilan website dan substansinya setelah launching website. Saran-saran dapat diperoleh dari user yang utamanya adalah unit-unit kerja internal Bappenas, sebab tujuan dari pengembangan website ini adalah sebagai bentuk transparansi pelaksanaan audit kinerja kepada unit-unit kerja internal Bappenas yang menjadi Obrik.
C. Tindak Lanjut Pelaksanaan kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Kinerja Kelembagaan pada TA 2009 mendatang akan dilaksanakan dengan lebih mengembangkan aplikasi database dan website IBKK agar selalu memberikan informasi-informasi yang update
mengenai
pelaksanaan
audit
- 14 -
kinerja
kelembagaan
kepada
user.
LAMPIRAN 1.
RENCANA KERJA
2.
SOP WEBSITE
3.
SOP APLIKASI DATABASE
4.
MANUAL PENGGUNAAN APLIKASI IBKK
RENCANA KERJA
BULAN
KEGIATAN Jan 1. Penyusunan jadwal kegiatan dan rencana kerja 2. Pengumpulan dan pengolahan data/informasi kinerja 3. Reviu dan pengembangan terhadap sistem 4. Penyempurnaan sistem 5. Pengenalan data dan info hasil audit 6. Penyusunan Laporan Akhir
Feb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agt
Sep
Okt
Nov
Des
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE Unit Kerja Proses No. Dokumen
: : :
Inspektorat Bidang Kinerja Kelembagaan Sistem Informasi Kinerja Kelembagaan IBKK/SOP-06
Aktifitas WEBSITE :
: : :
-
PIC
Uraian Aktifitas
Tim Pelaksana, Pimpinan Redaksi
1. Setiap hari Selasa, Tim Pelaksana dan Pimpinan Redaksi mengadakan Rapat Perencanaan untuk : a. Identifikasi perkembangan isu-isu up-to-date baik untuk rubrik tetap maupun tidak tetap b. Penetapan isu-isu yang akan ditampilkan pada website baik untuk rubrik tetap maupun tidak tetap c. Pembagian tugas d. Penjadualan e. Membahas masukan/saran dari users (jika ada) f. Evaluasi bahan-bahan yang di telah di-up load pada edisi sebelumnya
Pimpinan Redaksi
2. Hasil rapat akan langsung dikoordinasikan kepada Pengarah baik secara tertulis atau lisan.
Tim Pelaksana
3. Jika hasil Rapat Perencanaan disetujui oleh Pengarah (Inspektur BKK & IU) maka Tim Pelaksana dalam jangka waktu 2 hari (RabuKamis) akan: a. Mencari bahan-bahan untuk di-input dalam website yang berkaitan dengan rubrik tetap maupun tidak tetap, b. Membuat usulan artikel yang akan di-upload untuk rubrik tidak tetap, berdasarkan isu yang telah ditetapkan dalam rapat perencanaan, c. Menulis artikel untuk rubrik tidak tetap, termasuk wawancara jika diperlukan
Tim Pelaksana, Pimpinan Redaksi, Pengarah
4. Setiap hari Jum'at, Pengarah, Pimpinan Redaksi, dan Tim Pelaksana mengadakan rapat untuk membahas bahan-bahan yang akan di upload pada hari Senin,
Tim Pelaksana
5. Setelah bahan-bahan yang diupload disetujui, maka Tim Pelaksana akan meng-upload bahan-bahan kedalam website setiap hari Senin.
1 Rapat Perencanaan
2
Tanggal No Revisi Halaman
Koordinasi Hasil Rapat Lakukan Perbaikan kesepakatan
B Y 3
a. Membuat usulan isi (konten) website b. Menentukan isi (konten) website c. Menulis isi (konten) website
4 Rapat Lakukan Perbaikan kesepakatan
Y 5 Up-load bahan
B
Dokumen/Catatan
APLIKASI DATABASE 1
Menginventarisir bahan-bahan berupa KKP dan LHP
2
Membuat Password
3 Input bahan-bahan ke aplikasi database
4 Menampilkan Laporan hasil audit IBKK di Website
Administrator
1.
Administrator akan meminta bahan-bahan berupa Kertas Kerja Pemeriksa (KKP) dan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) kepada auditor.
Administrator
2.
Administrator membuat password untuk digunakan oleh setiap UKE dalam mengakses hasil audit IBKK di website IBKK dan menyerahkannya pada setiap UKE.
Administrator
3.
Administrator akan meng-input bahan-bahan ke dalam Aplikasi Database, bahan tersebut berupa : a. bahan-bahan yang diterima dari auditor; b. Laporan kegiatan/dokumen-dokumen lain yang diperlukan.
Administrator
4.
Administrator menampilkan Laporan hasil audit IBKK di Website. Setelah Laporan hasil audit ditampilkan maka user dapat mulai mengakses laporan hasil audit pada website IBKK dengan password yang telah diberikan administrator
