Langkah-langkah Penyusunan Road Map Pemda Kementerian PAN dan RB
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Pendekatan Penyusunan
Sasaran Reformasi Birokrasi
Sasaran Reformasi Birokrasi
8 AREA PERUBAHAN
Identifikasi Kebutuhan Msyarakat/Stakeholders
PROGRAM-PROGRAM MIKRO RB KEGIATAN-KEGIATAN
Permasalahan Fokus perubahan
RENCANA AKSI HASIL PADA MASYARAKAT/STAKHOLDERS
KEGIATAN-KEGIATAN Program-program RB RENCANA AKSI 8 AREA PERUBAHAN
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Langkah-langkah
Identifikasi kondisi umum
Identifikasi kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders)
Inventarisasi permasalahan
Penetapan Quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran
Penetapan kegiatan
Penyusunan Rencana aksi
Penyusunan Dokumen Road Map
Identifikasi kondisi umum
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Kondisi birokrasi pemerintah daerah saat ini dilihat dari tiga hal terkait dengan capaian sasaran reformasi birokrasi nasional yaitu: pemerintahan bersih dan bebas KKN, kualitas pelayanan publik, kapasitas dan akuntabilitas kinerja
Sasaran reformasi birokrasi
Hal-hal yang sudah dicapai/baik
Hal-hal yang perlu diperbaiki
1
2
3
Pemerintahan bersih dan bebas KKN kualitas pelayanan publik kapasitas dan akuntabilitas kinerja
Identifikasi kebutuhan stakeholders/pemangku kepentingan • Pemangku kepentingan utama • Pemangku kepentingan pendukung • Pemangku kepentingan kunci
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
No Pemangku Kepentingan 1
2
Klasifikasi pemangku kepentingan 3
Kebutuhan/Harapan
4
Unit Kerja yang Unit Kerja terkait bertanggungjawab 5
6
Transisi 1a
Identifikasi kebutuhan stakeholders/pemangku kepentingan • Pemangku kepentingan utama • Pemangku kepentingan pendukung • Pemangku kepentingan kunci
1
Pemangku Kepentingan 2
Klasifikasi pemangku kepentingan 3
Kebutuhan/Harapan
4
Unit Kerja yang Unit Kerja terkait bertanggungjawab 5
6
Inventarisasi permasalahan 1. Apa permasalahan yang dihadapi oleh unit kerja dalam upaya memenuhi harapan para pemangku kepentingan 2. Unit yang bertanggungjawab untuk memecahkan permasalahan dimaksud 3. Bagaimana tingkat urgensi permasalahannya
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
No
Harapan Pemangku Kepentingan
Unit yang bertanggung jawab
Masalah
Tingkat Urgensinya
1
3
2
4
Inventarisasi permasalahan
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
1. Apa permasalahan yang dihadapi oleh unit kerja dalam upaya memenuhi harapan para pemangku kepentingan 2. Unit yang bertanggungjawab untuk memecahkan permasalahan dimaksud 3. Bagaimana tingkat urgensi permasalahannya Harapan Pemangku Kepentingan
Unit yang bertanggung jawab
Masalah
Tingkat Urgensinya
1
3
2
4
Transisi 1b
Identifikasi kebutuhan stakeholders/pemangku kepentingan • Pemangku kepentingan utama • Pemangku kepentingan pendukung • Pemangku kepentingan kunci
1
Pemangku Kepentingan 2
Klasifikasi pemangku kepentingan 3
Kebutuhan/Harapan
4
Unit Kerja yang Unit Kerja terkait bertanggungjawab 5
6
Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Melakukan prioritasi adalah dengan menggunakan Grid Analysis
Harapan Pemangku Kepentingan 1 UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
No
Sasaran Reformasi Birokrasi Pemda KKN PP AK 2
3
4
Skor
Prioritas
5
6
Penetapan Quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Melakukan prioritasi adalah dengan menggunakan Grid Analysis
Harapan Pemangku Kepentingan
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
1
Sasaran Reformasi Birokrasi Pemda KKN PP AK 2
3
4
Skor
Prioritas
5
6
Penetapan Quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran
Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Melakukan prioritasi adalah dengan menggunakan Grid Analysis
Harapan Pemangku Kepentingan 1
Sasaran Reformasi Birokrasi Pemda KKN PP AK 2
3
4
Skor
Prioritas
5
6
1. quick wins 2. fokus perubahan 3. prioritas yang harus terus dipelihara (karena sudah maju dan memenuhi harapan pemangku kepentingan) 4. prioritas lainnya (menjadi prioritas pada masing-masing unit kerja atau menjadi prioritas pemerintah daerah tetapi diwujudkan setelah fokus perubahan)
Transisi 2
Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Melakukan prioritasi adalah dengan menggunakan Grid Analysis
Harapan Pemangku Kepentingan
2
3
4
Skor
Prioritas
5
6
Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Memilih Quick Wins
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
1
Sasaran Reformasi Birokrasi Pemda KKN PP AK
NO
KRITERIA
1
Merupakan program reformasi birokrasi
2
Merupakan bagian utama dari peran, tugas, fungsi, dan karakteristik Pemerintah Daerah
3
Memberikan dampak perubahan yang besar
4
Manfaat perbaikan dan perubahan dapat dirasakan secepatnya (waktu pelaksanaan kurang dari 12 bulan)
YA
TIDAK
Penetapan quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Memilih Quick Wins NO
KRITERIA
1
Merupakan program reformasi birokrasi
2
Merupakan bagian utama dari peran, tugas, fungsi, dan karakteristik Pemerintah Daerah
3
Memberikan dampak perubahan yang besar
4
Manfaat perbaikan dan perubahan dapat dirasakan secepatnya (waktu pelaksanaan kurang dari 12 bulan)
YA
TIDAK
Penetapan Quick Wins, fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Harapan pemangku kepentingan
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
1
Quick Wins 1. 1. 1. Fokus Perubahan 1. 1. 1. Prioritas yang harus terus dipelihara 1. 1. 1. Prioritas lainnya 1. 1. 1. 1. 1. …
Penanggungjawab 2
Identifikasi kebutuhan stakeholders/pemangku kepentingan
Inventarisasi permasalahan
• Pemangku kepentingan utama • Pemangku kepentingan pendukung • Pemangku kepentingan kunci
2
Klasifikasi pemangku kepentingan 3
Kebutuhan/Harapan
Unit Kerja yang Unit Kerja terkait bertanggungjawab
4
5
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
1
Pemangku Kepentingan
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
No
1. Apa permasalahan yang dihadapi oleh unit kerja dalam upaya memenuhi harapan para pemangku kepentingan 2. Unit yang bertanggungjawab untuk memecahkan permasalahan dimaksud 3. Bagaimana tingkat urgensi permasalahannya
6
Harapan Pemangku Kepentingan
Unit yang bertanggung jawab
Masalah
Tingkat Urgensinya
1
3
2
4
Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran
ORMASI BIROKRASI NASIONAL
Merumuskan tujuan dan sasaran yang spesifik Harapan Pemangku Kepentingan
Tujuan
Sasaran
Uraian
Indikator
Target
Uraian
Indikator
Target
1
2
3
4
5
6
7
Penetapan fokus perubahan dan penetapan tujuan dan sasaran Merumuskan tujuan dan sasaran yang spesifik
Harapan Pemangku Kepentingan Uraian 2
1
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Quick Wins
Fokus Perubahan
Prioritas yang dipelihara
Prioritas lainnya
… dst
harus
terus
Tujuan Indikator 3
Target 4
Uraian 5
Sasaran Indikator 6
Target 7
Penetapan kegiatan
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Mengidentifikasi berbagai kegiatan yang merupakan langkah-langkah konkrit yang harus dilakukan dalam rangka mewujudkan sasaran besar reformasi birokrasi. Identifikasi kegiatan dilakukan dengan memperhatikan harapan pemangku kepentingan, permasalahan yang dihadapi, tujuan dan sasaran serta targettargetnya. Harapan Pemangku Kepentingan
Tujuan
Sasaran
Masalah
Kegiatan
Klasifikasi
1
2
3
4
5
6
Quick Wins
Fokus Perubahan Prioritas yang harus terus dipelihara Prioritas lainnya
Penyusunan Rencana aksi
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Rencana aksi yag berisi detail seluruh program, kegiatan, sub kegiatan, tahapan/aktivitas, target-target, perkiraan waktu penyelesaian, penanggung jawab, dan sumber daya (keuangan dan manusia) yang dibutuhkan untuk mengerjakannya
Program/Kriteria/ Kegiatan/Sub Kegiatan
Tahapan/Aktivitas
Indikator dan Target
1
2
3
Perkiraan waktu penyelesaian
Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 4
Anggaran
Penangungjawab
5
6
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Berisi uraian singkat substansi roadmap reformasi birokrasi Pemerintah Daerah, yang mencakup gambaran kondisi saat ini, kondisi yang diharapkan, prioritas program, kegiatan, quick wins, anggaran, rencana penghematan yang diharapkan, rencana waktu pelaksanaan dan kriteria keberhasilan yang ditetapkan
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Menguraikan latar belakang perlunya disusun road map sebagai dasar perencanaan pelaksanaan reformasi birokrasi di pemerintah daerah. Secara umum dan ringkas mengurai isi dari road map reformasi birokrasi
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Menguraikan kondisi birokrasi pemerintah daerah saat ini dilihat dari tiga hal terkait dengan capaian sasaran reformasi birokrasi nasional yaitu: pemerintahan bersih dan bebas KKN, kualitas pelayanan publik, kapasitas dan akuntabilitas kinerja. Penguraian kondisi mencakup hal-hal yang sudah dicapai/sudah baik dan perlu terus dipertahankan atau ditingkatkan, dan hal-hal yang masih perlu disempurnakan. Lembar Kerja 1
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Menguraikan gambaran profil birokrasi yang ingin dicapai dalam kurun waktu lima tahun ke depan sesuai dengan harapan para pemangku kepentingan. Lembar Kerja 2
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Menguraikan berbagai permasalahan yang dihadapi oleh birokrasi pemerintah daerah dalam rangka mewujudkan harapan para pemangku kepentingan. Lembar Kerja 3
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Menguraikan Quick Wins yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu satu tahun ke depan, Fokus perubahan yang menjadi prioritas utama pelaksanaan reformasi birokrasi di pemerintah daerah, langkahlangkah pemeliharaan upaya reformasi birokrasi yang sudah dilakukan sebelumnya, serta langkah-langkah reformasi birokrasi yang harus dilakukan setiap unit kerja. Lembar kerja 4, 5, dan 6
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Menguraikan tujuan dan sasaran mengacu pada harapan pemangku kepentingan yang sudah diklasifikasikan sesuai prioritasinya Lembar kerja 7
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Menguraikan kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan klasifikasi dalam programprogram reformasi birokrasi sebagaimana tertuang dalam PerMENPANRB Nomor 20 Tahun 2010, dan kriteria dalam komponen model Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PerMENPANRB Nomor 1 Tahun 2012). Lembar Kerja 8
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Berisi uraian tentang rencana kegiatan reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan dalam lima tahun ke depan. sesuai dengan prioritas atau fokus perubahan, program/kriteria/sub kegiatan, tahapan/aktivitas target-target sasaran tahunan yang ingin diwujudkan, sekuensi waktu pelaksanaannya, termasuk pelaksanaan kegiatan quick wins, penanggungjawab serta rencana anggaran yang diperlukan. Disusun dalam bentuk matriks yang memberikan gambaran menyeluruh selama lima tahun ke depan langkah-langkah yang akan dilakukan. Lembar Kerja 9
Bab I Bab II
UNIT PENGELOLA REFORMASI BIROKRASI NASIONAL
Bab III
Bab IV Bab V
Penyusunan Dokumen Road Map Ringkasan Eksekutif Pendahuluan Gambaran Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Gambaran Umum Birokrasi Pemerintah Daerah 2. Kebutuhan/Harapan pemangku kepentingan 3. Permasalahan birokrasi pemerintah daerah Agenda Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah 1. Quick Wins, Fokus perubahan dan Prioritas Reformasi Birokrasi 2. Tujuan dan Sasaran 3. Kegiatan-kegiatan 4. Rencana Aksi. Monitoring dan Evaluasi Penutup
Menguraikan mekanisme monitoring dan evaluasi yang dilakukan dalam rangka menjamin konsistensi, efektivitas dan keberlanjutan serta dampaknya bagi masyarakat dari pelaksanaan reformasi birokasi di pemerintah daerah
