Jaarverslag Kinderopvang de Bilt 2015

Jaarverslag Kinderopvang de Bilt 2015 Inhoudsopgave: Inleiding Klanten: hostmanship en ondernemerschap 1. Werkgroep flexibilisering 2. klanttevredenheidsonderzoek 3. Hostmanship 4. Profilering Opvang, speels en ontwikkelingsgericht 1. Video interactie begeleiding 2. Implementatie van een kind volgsysteem 3. studiedag Personeel, onderweg naar zelfsturende teams 1. wijziging in managementstructuur 2. Geven en ontvangen van feedback 3. Beter inzicht in opleidingsmogelijkheden bij medewerkers 4. Werkdruk/werkstress 5. personeelsbestand Kwaliteit, de kans om te verbeteren 1. Directiebeoordeling 2015 2. Uitstraling van de vestigingen Financiële paragraaf Algemene informatie

Jaarverslag 2015, vastgesteld 31-03-2015

pagina 2 pagina 3 pagina 3 pagina 4 pagina 4 pagina 4 pagina 5 pagina 5 pagina 5 pagina 5 pagina 5 pagina 6 pagina 6 pagina 6 pagina 7 pagina 7 pagina 10 pagina 10 pagina 10 pagina 11 pagina 12

pagina 1 van 12

Inleiding Na een prachtig lustrumjaar, Kinderopvang De Bilt bestond in 2014 alweer 25 jaar, zijn we in 2015 in een relatief rustig vaarwater terecht gekomen. In 2014 hebben we uitgebreid stil gestaan bij ruim 25 jaar professionele opvang, in 2015 is het “gewone” leven weer opgepakt. We zijn uitermate trots, het is Kinderopvang De Bilt gelukt om het jaar 2015 positief af te sluiten. Onze strategie, om standvastig in te blijven zetten op (pedagogische) kwaliteit, scholing van de medewerkers1 en blijvend te investeren in de aanwezigheid van een pedagogische coach2 en de activiteiten functionaris3 werpt haar vruchten af. Tevens weten we ons steeds beter te profileren in de gemeente, bij scholen en tijdens evenementen, dit maakt dat we alom bekend staan als een kwalitatieve hoogstaande organisatie voor kinderopvang. Naast alle genomen maatregelen om de organisatie gezond te houden en in te spelen op de krimp in de bezette kindplaatsen, trekt langzaam maar zeker de economie ook weer aan, is er minder werkeloosheid en komt er weer doorstroom in de huizenmarkt. Dit maakte dat er eind 2015 weer voor het eerst sinds jaren sprake is van wachtlijsten, zowel voor BSO Theresia, als voor Kinderdagverblijf De Welpen, als mede op de populaire dagen bij Kinderdagverblijf De Torenuiltjes4! Daarnaast is er stevig gestuurd op de medewerker-kind ratio en was er bij de kinderdagverblijven op een aantal dagen sprake van samengestelde groepen. Dit heeft, in combinatie met het terugbrengen van het aantal uren middenmanagement, een ongewenste neveneffect gehad: verhoogde werkdruk in alle geledingen van de organisatie. Gelukkig konden we, mede door het aantrekken van de kindbezetting, eind 2015 besluiten ruimhartiger te roosteren, en dus minder sterk te sturen op de medewerker-kind ratio. Hierdoor hebben PM-ers meer ruimte gekregen om neventaken uit te voeren op de rustige momenten in de groepen en bovendien zijn de “taakuren”, uren die medewerkers maken t.b.v. de opvang, maar die niet tijdens het werken op de groepen uitgevoerd kunnen worden, weer geactualiseerd. Voor de managers is de overgang van vijf naar vier “clusters” ook zwaar geweest, de werkload was groter en de overgang naar aansturen op afstand was en is nog in volle gang. Om dit beter te faciliteren krijgen de managers in het voorjaar van 2016 een training “leidinggeven op afstand”. Om de drukte op de afdeling planning op te kunnen vangen zal hier in 2016 een uitbreiding van 4 uur gerealiseerd worden5. Voor 2016 is het doel om ons blijvend, maar vooral onderscheidend, te profileren; deels door het versterken van onze “hostmanship” 6, maar ook door ons nog beter te profileren op ontwikkelingsgericht werken en het realiseren van een hoog taalniveau7 van de medewerkers. Daarnaast is het inzetten op brede scholen, integrale kindcentra, van groot belang. Het jaar 2016 zal een jaar worden, waarin de rust binnen de organisatie weer terugkeert, de werkdruk voor alle medewerkers op een acceptabel niveau wordt teruggebracht en vooral een jaar waarbij werkplezier op alle niveaus weer zichtbaar en voelbaar wordt, voor zover dat al niet aan de orde is.

1

Naast de jaarlijkse studiedag Op de werkvloer, en geen kantoorbaan 3 Die zorgt voor aansprekende workshops en ondersteunend aanwezig is bij grotere activiteiten, waarbij profilering belangrijk is. 4 Maandag, dinsdag en donderdag 5 Op directie niveau worden deze uren ingeleverd 6 Ook wel “customers excellence” genoemd 7 Op F3 niveau qua spreken 2


pagina 2 van 12

Kinderopvang De Bilt: Ondernemend, speels en ontwikkelingsgericht Kinderopvang De Bilt is persoonlijk, betrokken en professioneel. Zij biedt samen met de natuurlijke omgeving toegevoegde waarde in de groei en ontwikkeling van kinderen. De huiselijke sfeer maakt dat kinderen zich veilig voelen en al spelenderwijs sociale vaardigheden leren. Klanten: hostmanship en ondernemerschap De klanttevredenheid is hoog, dit beeld wordt onder andere bevestigd door klanten die van andere organisaties overstappen naar Kinderopvang De Bilt. Ook de ontvangen exit-formulieren bevestigen dit beeld: praktisch alle ouders laten zich lovend uit over de periode waarin hun kind(eren) opvang heeft/hebben genoten bij een van onze vestigingen. Het aantal klachten dat we ontvangen is nihil en, als ze er al zijn, worden deze praktisch altijd naar tevredenheid van de klant/aangever opgelost. 1. Werkgroep flexibilisering. Om nog beter in te kunnen spelen op de wens van ouders voor verdergaande dienstverlening en vooral flexibilisering is in 2015 de werkgroep flexibilisering in het leven geroepen. Deze bestond uit de directie en twee managers. Zowel de ondernemingsraad als de algemene oudercommissie hebben geadviseerd t.a.v. dit onderwerp. Alle ouders hebben een enquête ontvangen, ongeveer een derde van de ouders heeft gereageerd. N.a.v. de enquête zijn er een aantal verbeteracties doorgevoerd:  Bij de kinderdagverblijven geven we pro-actiever aan wanneer er ruilmogelijkheden zijn;  Verbetering van de communicatie naar ouders van de peutergroepen (Oranje Welpen en Pluto) dat opvang in de vakanties in een van de andere groepen van de vestiging mogelijk is, mits de medewerker-kind ratio dat toelaat;  Bij de BSO’s zijn we in de schoolvakanties gaan roosteren op basis van historische gegevens, dit heeft tot een positievere communicatie naar ouders geleid. Er wordt aangegeven aan dat het kind op de contractdagen (totaalcontract) wordt verwacht, maar dat wanneer ouders andere dagen wensen/willen ze dat kunnen aangeven voor een vastgestelde datum (deadline). Alle wensen worden in principe ingewilligd. Wel vragen we ouders aan te geven wanneer ze op vakantie zijn of hun zoon/dochter mogelijk niet komt. Dit in verband met het inventariseren t.b.v. uitstapjes en activiteiten en het aantal in te roosteren medewerkers.  Voor ouders met een schoolwekencontract blijft gelden dat zij twee “schoolmiddagen” kunnen ruilen tegen een vakantiedag.  In vakanties kunnen bij de BSO’s ook halve dagen afgenomen worden, tenzij er op die dag voor de leeftijdsgroep waar het kind toe behoort een activiteit/uitstapje gepland staat, opvang in een andere BSO is dan wel mogelijk. Nevenacties die als gevolg van de enquête zijn ingezet:  Daar waar enigszins mogelijk worden de kinderen gebracht en gehaald naar sportclubs.  Bij BSO De Wilde Poema wordt de mogelijkheid gecreëerd om tijdens de BSO zwemlessen te volgen (start april 2016);  Zowel bij BSO De Wilde Poema (2015) als bij BSO De Bonte kraai (2016) is de mogelijkheid gerealiseerd om kinderen gitaarles te laten volgen. In 2016 zal er onder het klantenpanel een enquête gehouden worden, waarbij er gestreefd wordt naar een tevredenheidpercentage van minimaal 80% t.a.v. de geboden flexibiliteit en het dienstenaanbod.


pagina 3 van 12

2. Klantevredenheidonderzoek Jaarlijks wordt onder de ouders een klanttevredenheidsonderzoek gehouden. Sterke punten van Kinderopvang De Bilt die door de ouders zijn benoemd:  Veel mogelijkheid tot ruilen (bij de BSO);  Aanwezigheid van deskundige en professionele PM-ers;  Mooie, natuurlijke en grote buitenruimtes;  Groot en afwisselend activiteitenaanbod;  Op veel locaties een goede, warme en huiselijke sfeer. Ook over de website zijn de klanten zeer tevreden. Tevens is voor het eerst de Netto Promotie Score (NPS), ofwel de wijze waarop Kinderopvang de Bilt wordt aanbevolen op feesten en partijen, in kaart gebracht. De NPS verschilt sterk per locatie. Van een buitengewoon hoge NPS voor de Bosuiltjes (77%) tot relatief laag voor BSO De Bonte Kraai (o%)8. Het streefcijfer voor alle locaties voor 2016 is minimaal 35%, vanzelfsprekend met de taak om de hogere scores vast te houden9. Als verbeterpunt is voornamelijk verdere flexibilisering van de opvang genoemd, dit punt is opgepakt door de werkgroep flexibilisering (zie de vorige paragraaf). Een ander verbeterpunt was dat ouders een meer inhoudelijke terugkoppeling van de dag wensen: PM-ers moeten beter leren woorden te geven aan hun handelen. Dit onderdeel wordt expliciet opgepakt in 2016 en als einddoel benoemd voor 2017 als onderdeel van ontwikkelingsgericht werken. 3. Hostmanship Hostmanship10 is in deze tijd van groot belang. Binnen het werkgebied van Kinderopvang De Bilt zijn de belangrijkste ambassadeurs de huidige klanten, veelal de ouders als het gaat om kinderdagopvang en bij de BSO spelen de kinderen hierin ook een grote rol. Daarom is een goede NPS score van het grootste belang. Momenteel komen de meeste ouders via ofwel de website, ofwel via mond-totmondreclame bij Kinderopvang De Bilt. Vragen van ouders ziet Kinderopvang De Bilt als een mogelijkheid tot klantenbinding. Het is geen trucje, het denken en handelen, moet een logisch gevolg zijn van hoe ouders gezien worden, het streven is dat hostmanship een vanzelfsprekend gegeven is. Hostmanship is onderdeel geweest van de studiedag in 2015, en is uitgebreid doorgesproken tijdens teamvergaderingen. Ook in 2016 zal hostmanship een programmaonderdeel zijn van de studiedag en wordt er in de teams verdere invulling gegeven aan dit thema. 4. Profilering Ondernemerschap, externe gerichtheid, en daarmee profilering, waren belangrijke doelen voor 2015. Kinderopvang De Bilt biedt hoge kwaliteit, veel extra service. De opdracht was dit zichtbaar te maken voor de stakeholders, de huidige en toekomstige klanten. Een greep uit de acties die in dit kader hebben plaatsgevonden:  Eenmaal per kwartaal is vanuit het CB een inhoudelijk stuk geschreven voor publicatie in de plaatselijke kranten, tevens verzorgt de pedagogische coach elk kwartaal een inhoudelijk pedagogisch stuk in de nieuwsbrieven van het centraal bureau, dit laatste is nog niet helemaal gelukt, en staat voor 2016 als verbeterpunt genoteerd;

8

Inmiddels zijn we ervan overtuigd dat de sfeer en kwaliteit sterk verbeterd zijn, en dus de NPS score zeker hoger zou uitvallen. 9 Een score boven de 50% geeft aan dat meer dan de helft van de ouders een 9 of 10 geeft op de vraag of ze de organisatie aan derden zouden aanbevelen. Een 7 of 8 scoort niet, en een lager cijfer (6 en lager)maakt de score weer lager. In die zin is 77% buitengewoon hoog. Ter vergelijk: De Efteling scoort 67% 10 Onder hostmanship wordt verstaan het proactief inspelen op de verwachting van de klant (ouder/kind) en die zo mogelijk net iets overtreffen


pagina 4 van 12

   

Elk kwartaal is op plekken waar toekomstige ouders komen, in de directe omgeving van de vestigingen, gecontroleerd of flyers en ander informatiemateriaal van Kinderopvang De Bilt nog aanwezig is; Met alle stakeholders en andere belanghebbenden is elk kwartaal gesproken (informeel of formeel); De website is up-to-date en waar nodig vernieuwd/verbeterd. In 2016 zal ook filmmateriaal toegevoegd worden aan de website; Er zijn meerdere grote PR acties verzorgd.

Om nog beter aan de wensen van klanten tegemoet te komen, wordt in 2016 een start gemaakt met verdere digitalisering11 en zal een ouderportal geïntroduceerd worden. De opvang: speels en ontwikkelingsgericht De pedagogische kwaliteit is ook in 2015 hoog gebleven, ondanks dat er groepen samengevoegd werden. De inzet van de pedagogische coach, de kennis van de managers op pedagogisch gebied en de inzet van de activiteitenfunctionaris zijn daar debet aan geweest. Maar uiteraard was het meest belangrijke de inzet, en de positieve houding van de pedagogische medewerkers. 1. De Video-Interactie Begeleiding (VIB)12 De video-interactie heeft voortgang gevonden, praktisch elke groep is door middel van VIB begeleid. Voor individuele medewerkers is een persoonlijk speerpunt vastgesteld, dit speerpunt is door de pedagogische coach of de PM-er (in overleg) gecommuniceerd naar de desbetreffende manager, zodat hier actief op geanticipeerd kon worden. 2. Implementatie van een kind volgsysteem In 2015 is een kind volgsysteem geïmplementeerd. Er is gekozen voor “doen, praten en bewegen”, een relatief gebruiksvriendelijk, en vooral ook digitaal kindvolgsysteem. Het kindvolgsysteem brengt alle belangrijke ontwikkelingsgebieden van een kind in kaart. Alle medewerkers van VVE groepen hebben de training gevolgd, aangevuld met nog één medewerker van elk kinderdagverblijf en de pedagogische coach in haar functie van VVE-coördinator. In de VVE groepen wordt al uitgebreid gewerkt met het kindvolgsysteem, zodat de vorderingen van ieder individueel kind goed in beeld gebracht kunnen worden en er een passend plan van aanpak voor elk kind gemaakt kan worden. Bij de reguliere groepen is het kindvolgsysteem een goed hulpmiddel wanneer er sprake is van zorg op een van de ontwikkelingsgebieden. 3. Studiedag Ten behoeve van de jaarlijkse studiedag is een werkgroep, bestaande uit de pedagogische coach, een manager en de directeur/bestuurder samengesteld. In 2016, en daarop volgende jaren zal ook een medewerker van de werkvloer bij de opzet van de studiedag betrokken worden. In het ochtendprogramma was Steven Pont de spreker, en kwamen er vooral pedagogische vraagstukken aan de orde. In de middag was hostmanship het leidende onderdeel van het programma. Personeel, onderweg naar zelfsturende teams Door de krimp van het aantal kindplaatsen de afgelopen jaren waren er minder medewerkers in dienst en was de kindbezetting ook lager. Gelukkig was er halverwege 2015 al sprake van een lichte stabilisatie van het aantal op te vangen kinderen, en is er in 2016 weer sprake van een licht stijgende

11 12

Ruildagen en extra dagen zullen in de toekomst digitaal aangevraagd kunnen worden Wordt verzorgd door de pedagogische coach


pagina 5 van 12

kindbezetting13. We zijn er trots op dat alle medewerkers, ondanks de lastige tijd, vol enthousiasme en veelal zeer loyaal aan de organisatie, hun werk goed en enthousiast hebben verricht. Een ander, zeer belangrijk punt, is dat we eind 2015 het besluit hebben kunnen nemen om medewerkers die goed functioneren, na 23 maanden een vaste aanstelling te geven. Van het niet meer omzetten van een tijdelijke aanstelling naar een vaste aanstelling vanuit economische redenen is voorlopig geen sprake meer. 1. Wijziging in de managementstructuur De functie van manager vraagt vandaag de dag om andere competenties dan een aantal jaren geleden. De functie is daaraan aangepast14 en vanaf 1 april 2015 spreken we van clustermanagers15. Aangezien het aantal kindplaatsen, en daarmee het aantal medewerkers is afgenomen, is het logisch dat er opnieuw gekeken is naar de omvang van het aantal vestigingen en het aantal medewerkers die de managers aansturen. Dit heeft geleid tot indeling van onderstaande clusters: 1. Bosuiltjes, Paddestoel en Sport BSO/Nijepoort; 2. Steenarend, Steenuiltjes, Bonte Kraai en Peutergroep Regenboog; 3. Kindercentrum De Welpen en De Wilde Poema; 4. Theresiaschool, Leeuwerik en de Torenuiltjes. Per 1 april 2015 was de nieuwe clusterindeling een feit en heeft de organisatie afscheid genomen van één van de managers. Twee managers zijn op een ander cluster gaan werken. Dat het tijd kost om weer goed ingewerkt te raken in het “nieuwe” cluster spreekt voor zich. Op individueel niveau is gekeken naar mogelijke bijscholing voor de managers om dit proces goed te laten verlopen. Op de managementdag, met als aandachtpunt de medewerkers, is aandacht besteed aan het aansturen op afstand. De taakvolwassenheid van de verschillende teams is niet eenduidig, hier is op vestigingsniveau door de managers ingespeeld. In het voorjaar van 2016 zal het gehele management (inclusief de directie) een training “aansturen op afstand” volgen. 2. Geven en ontvangen van feedback. Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek16 kwam naar voren dat het geven en ontvangen van feedback als matig wordt ervaren. Dit heeft deels te maken met het sterk relationeel georiënteerd zijn van de organisatie. Goede relaties, zeker waar dit uitmondt in goede samenwerking zijn belangrijk. Echter wanneer het er toe leidt dat men bang is om de relatie op het spel te zetten wanneer men zich kritisch uitlaat over collega’s, vormt het een belemmering. Leidinggevenden dienden hierin het sprekende voorbeeld te zijn. Door het goede voorbeeld te geven en medewerkers aan te spreken wanneer er indirect gecommuniceerd wordt, wordt het durven geven en ontvangen van feedback verbeterd. Dit zal tevens op den duur de onderlinge veiligheid verbeteren en daarmee een bijdrage leveren aan een goede, open en transparante werksfeer, waar ruimte is om elkaar aan te spreken en er gewerkt wordt aan stelselmatige verbeteringen. Een opener en meer transparante werksfeer kan tevens leiden tot een lager ziekteverzuim. Bij de functionerings- en beoordelingsgesprekken waren het omgaan met zowel het geven, als het ontvangen van feedback aparte bespreekpunten. 3. Beter inzicht in opleidingsmogelijkheden bij medewerkers. Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek van 2014 kwam eveneens naar voren dat medewerkers te weinig zicht hadden op de opleidingsmogelijkheden die Kinderopvang De Bilt biedt. Om alle medewerkers hierover beter te informeren is meer informatie verstrekt in alle teams en zijn er tevens weer een aantal workshops op organisatieniveau aangeboden. Een daarvan was de training 13

Echter nog verre van het niveau voor de economische crisis Meer extern gericht, sturend op afstand, gericht op taakvolwassenheid van medewerkers 15 In de praktijk echter gewoon van managers 16 Met een tevredenheidscore van gemiddeld een 8! 14


pagina 6 van 12

Mindfullness. Een neveneffect dat met deze training beoogd werd, was de werkdruk, en de mogelijk daaruit voortvloeiende werkstress, te verminderen. Voor de medewerkers van de kinderdagverblijven is Wapperkids aangeboden, een training die het gebruik van gebaren in de kinderopvang stimuleert. Daarnaast was de afspraak dat op vestigingsniveau gekeken zou worden wat de wensen van de PMers waren, om daar vervolgens actief met een training/workshop op aan te sluiten. Dit is niet op alle vestigingen, mede door de clusterwijzigingen, goed van de grond gekomen. In 2016 zal hier meer aandacht aan worden besteed. Verder zal eens in het kwartaal voor PM-ers de mogelijkheid gecreëerd worden om in een discussiegroep te participeren. De pedagogische coach zal deze avonden samen met de directeur/bestuurder verzorgen. In 2015 kwamen o.a. de volgende thema’s aan bod:  Omgaan met pubers in de BSO’s  Hoe op goede wijze in te spelen op de verschillen tussen jongens en meisjes 4. Werkdrukbeleving/werkstress Het medewerkerstevredenheidsonderzoek van 2014 maakte zichtbaar dat de werkdrukbeleving t.o.v. de vorige meting iets was toegenomen. Het is echter belangrijk om de begrippen werkdruk en werkstress goed uit elkaar te houden. Werkdruk is een tijdsprobleem, er moet (te) veel gebeuren in een bepaalde tijdspanne. Veel mensen gedijen prima onder een hoge werkdruk, zeker als men zelf autonoom is in de werkindeling. Echter een te hoge werkdruk voor lange tijd kan werkstress veroorzaken: spanning, die op de lange duur weer ziekmakend kan zijn17. De huidige werkstress kan deels verklaard worden uit de angst voor baanbehoud, en deels als gevolg van een verhoogde werkdruk. Gelukkig zal de angst voor baanbehoud in de loop van de tijd afnemen en in ieder geval niet meer het gevolg zijn van economische redenen. Acties die in dit kader zijn ondernomen:  Op individueel niveau, daar waar mogelijk sprake is van een minder gezonde levensstijl is dit in bilaterale gesprekken door de leidinggevende met de desbetreffende medewerker besproken (ofwel n.a.v. ziekteverzuim, ofwel in een functioneringsgesprek);  Om de essentie van genoeg bewegen (en dus te werken aan stressreductie) inhoud te geven in de dagelijkse praktijk van Kinderopvang De Bilt, zullen bilaterale overleggen zoveel mogelijk buiten, in beweging18, gehouden worden. De laatste 10 minuten worden gebruikt om de discussie/hetgeen besproken is, inclusief eventuele afspraken, vast te leggen;  Training mindfullness;  Ruimhartiger omgaan met de medewerker-kind ratio binnen de KDV’s (ingezet in het laatste kwartaal van 2015);  Mogelijkheid om weer gebruik te maken van taakuren (ingezet in het laatste kwartaal van 2015);  Training voor managers t.a.v. sturen op afstand (voorjaar 2016). 5. Personeelsbestand 5.1 Medewerkers in dienst op 31 december 2015, exclusief oproepkrachten Op 31 december 2015 waren 87 medewerkers in dienst van Kinderopvang De Bilt (in 2014 waren dat er 89, in 2013 90, in 2012 107). Dit is inclusief de flexers en exclusief de oproepkrachten. Er zijn meerdere medewerkers met een dubbelfunctie, dus zowel werkzaam op een KDV/peutergroep, als 17

Denk aan burn-out, ook privéfactoren (kinderen in pubertijd, mantelzorg etc.) spelen dan vaak een rol, disbalance is de grote veroorzaker 18 Wetenschappelijk is aangetoond dat dagelijks een half uurtje, matig intensief bewegen stres reducerend werkt.


pagina 7 van 12

op een BSO, vandaar dat – wanneer je op onderstaand overzicht de medewerkers bij elkaar optelt – hoger uitkomt. Op bovengenoemde datum was het totale aantal Fte’s 55,48 incl. flexers, excl. oproepkrachten (in 2014 waren er 57,76 Fte’s en in 2013 60,67 Fte’s). De medewerkers zijn als volgt onderverdeeld naar werksoort:

BSO KDV Centraal Bureau Flexers Oproepkrachten

FTE 2015

FTE 2014

19,6 26,3 6,42 3,16 3,93

21,07 27,77 6,47 2,42

Medewerkers 2015 incl. dubb 47 41 11 8 22

Medewerkers 2014 incl. dubb. 51 42 11 4

In bovenstaand overzicht worden de flexmedewerkers (medewerkers die op alle locaties ingezet kunnen worden) apart vermeld, omdat ze zowel in de BSO als in de KDV’s werkzaam zijn geweest. Ditzelfde geldt voor de oproepkrachten. Zowel bij de BSO als de kinderopvang is het aantal Fte’s iets afgenomen. Onze flexibele kring19 is bij de BSO dan ook goed, bij de kinderdagopvang is deze echter zeer klein. Het totaal aan fte’s inclusief die van de flexers en de oproepkrachten komt neer op 59,41. Daarbij komen dan nog de extra gewerkte uren van de vaste medewerkers (dus incl. flexers). In 2015 waren dit gemiddeld 2,09 fte’s, ofwel: Het totaal aan fte’s in 2015 is: 61,5. 5.2 Uitstroom De uitstroom om economische redenen is nihil. In 2015 hebben we wel bij het middenmanagement een manager moeten laten gaan als gevolg van reorganisatie. Bij de BSO hebben we afscheid genomen van een aantal medewerkers, omdat we vonden dat ze niet voldeden aan de eisen die Kinderopvang De Bilt stelt aan haar pedagogische medewerkers; van één BSO-medewerker is afscheid genomen omdat we zijn gestopt met de opvang op deze locatie, van een andere medewerker omdat deze langer dan twee jaar arbeidsongeschikt was. Ook hebben een aantal medewerkers van de BSO ons verlaten omdat ze elders meer uren konden werken of als zelfstandige aan de slag gingen. Een medewerker van de kinderopvang heeft het dienstverband tijdens proeftijd opgezegd; een andere is elders gaan werken omdat ze daar meer mogelijkheden had om door te groeien. Van een medewerker op het Centraal Bureau is afscheid genomen omdat zij de AOWgerechtigde leeftijd had bereikt. In 2015 hebben totaal 24 medewerkers onze organisatie verlaten (15 vaste medewerkers en 9 oproepkrachten), in 2014 waren dat er eveneens 24 en in 2013 waren het er 18. 5.3 Vacatures Voor de gehele organisatie waren dit er 21. In 2014 waren het er 8, en in 2013: 22.

19

Mate waarin we medewerkers met een tijdelijke aanstelling in dienst hebben, zodat we proactief kunnen inspelen op een eventuele verdere krimp van de kindbezetting.


pagina 8 van 12

5.4 Leeftijdsopbouw .

KDV

0-20 jr. 21-30 jr. 31-40 jr. 41-50 jr. 51 en ouder

BSO

0-20 jr. 21-30 jr. 31-40 jr. 41-50 jr. 51 en ouder

CB / Managers

0-20 jr 21-30 31-40 41-50 51 en ouder

Bij de kinderopvang overheerst de groep tussen 31 en 40 jaar, bij de BSO is dit de groep tussen de 21 en 30 jaar. Aandachtspunt is dat de groep ouder dan 51 jaar nog steeds gestaag blijft groeien; met name op het centraal bureau en bij de managers is dit het geval. Dit was in het afgelopen jaar al een aandachtspunt en zal in 2016 zijn vervolg krijgen. 5.5 Ziekteverzuim Het ziekteverzuim (exclusief zwangeren) was in 2015 nog wel te hoog maar gelukkig wel weer lager dan in het jaar 2014. De langdurig zieken spelen hierin nog steeds een zeer prominente rol. Voor de hele organisatie lag het ziekteverzuim op 5,14% (2014: 5,95%, 2013 9,08%, 2012 6,04%, 2011 6,66%) met een meldingsfrequentie van 0,92 (2014: 0,9, 2013: 1,25, 2012: 1,13, 2011 1,35). Dit laatste is dus wederom lager dan het streefgetal van 1,25. Het langdurig ziekteverzuim nam 3,35% (in 2014 was dit 4,23 en in 2013 zelfs 7,28%) van het totale ziekteverzuim voor haar rekening.


pagina 9 van 12

5.6 Medewerkers in opleiding In 2015 liepen er 24 mensen een BOL-stage20; deze stagiaires hebben geen arbeidsovereenkomst met de organisatie en zijn dan ook niet meegenomen bij het totaal aantal medewerkers. Wij maken gebruik van de “kan” regeling in de CAO Kinderopvang en geven stagiaires (op minimaal MBO 3 niveau) bij goed functioneren een stagevergoeding van €200,-. 5.7 Gevolgde trainingen/opleidingen: Basistraining EHBO voor Kinderen plus de jaarlijkse herhalingen; Herhalingstrainingen BHV, zowel brandbestrijding als levensreddend handelen; Meerdere in-company trainingen; Training Uk en Puk voor enkele medewerkers; Coaching voor een aantal medewerkers; Loopbaanbegeleiding voor een aantal medewerkers; Trainingen/cursussen/bijwonen congressen van individuele medewerkers; Studiedag voor alle medewerkers; Kwaliteit, de kans om te verbeteren In 2015 heeft het kwaliteitssysteem, ondanks het wegvallen van de externe audit, een verbeterslag doorgemaakt. Nogmaals is gebleken dat het denken volgens het kwaliteitssysteem goed is geïmplementeerd. Het kwaliteitshandboek en het boek werkinstructies en protocollen is op actualiteit en compleetheid in haar geheel nalopen en het boek werkinstructies en protocollen is digitaal voor alle medewerkers in te zien, en daarmee het gehele kwaliteitshandboek. 1. Directiebeoordeling De belangrijkste conclusie is, het kan niet vaak genoeg gezegd worden, dat we trots zijn op het behaalde resultaat van de afgelopen periode, niet alleen financieel, maar ook kwalitatief! Dit, ondanks de pittige tijd waar sprake van is geweest. Onze basiskwaliteit is ruim voldoende gebleven. Ook de procedures worden over het algemeen goed uitgevoerd. Financieel is Kinderopvang De Bilt deze periode eveneens goed doorgekomen. Toch was het voor de directie lastig om in een aantal gevallen goed inzicht te hebben in het precieze verloop van procedures die een onderdeel horen te zijn van de directiebeoordeling. Oorzaken:  Slechter functioneren van de interne auditoren de afgelopen periode; De relatieve nieuwe audit aanpak was nog niet goed genoeg geïmplementeerd. De auditoren auditen het eigen cluster en hebben daarmee de mogelijkheid om acties uit te zetten en als auditor zelf uit te voeren. Dat de implementatie niet helemaal goed van de grond is gekomen, komt voornamelijk wegens het door ziekte tijdelijk wegvallen van de directeur/bestuurder, die als trekker voor de interne auditoren fungeert.  De nieuwe invulling van de managementdagen heeft ertoe geleid dat een aantal evaluaties niet zijn gehouden. Wel hebben de managementdagen, zoals die nu worden ingezet, een hoger niveau dan voorheen tijdens de reguliere stafmomenten. In 2016 zal voor de managementdagen meer input gevraagd worden van de managers (o.a. procedure welbevinden, evaluatie procedure bevorderen van het functioneren), zodat weer inzichtelijk wordt of en hoe de verschillende procedures verlopen. 2. Uitstraling van de vestigingen. Om de uitstraling van de vestigingen blijvend up-to-date te houden, met daarin extra aandacht voor huiselijkheid is de afspraak dat de adjunct-directeur samen met een van de managers een ronde

20

BOL = Beroeps Opleidende Leerweg


pagina 10 van 12

langs alle vestigingen zou maken om dit te checken. Dit loopt nog door in begin 2016. Een terugkoppeling hiervan zal doorgesproken worden tijdens de kwartaalbesprekingen21.

Financiële paragraaf Het jaar 2015 is afgesloten met een positief resultaat van € 63.234,- (na vennootschapsbelasting). Resultaten in €

2015

2014

BATEN Opbrengsten

4.044.974

3.913.857

KOSTEN Personeelskosten Huisvestingskosten Afdelingskosten Organisatiekosten Afschrijvingen Rente Vennootschapsbelasting

2.667.772 762.489 177.606 231.515 129.179 206 12.973

2.636.090 770.680 172.246 281.827 146.639 -326 -19.763

63.234

-73.536

RESULTAAT na v.p.b.

Voor verdere toelichting en achtergrondgegevens verwijzen wij u naar de Jaarrekening 2015. Deze is op te vragen bij Het Centraal Bureau.

21

Met de managers en de directie.


pagina 11 van 12

Algemene informatie Kinderopvang De Bilt Samenstelling Raad van Toezicht en directie 31 december 2015 Raad van Toezicht: Yvonne Schers, voorzitter Erik Schuitema Marieke Lindeman Carla Beijer, secretariaat Tijs van der Zanden, auditor Karin Bos Directie:

Tineke Plessen, directeur/bestuurder Nicole Quadakkers, adjunct-directeur

Samenstelling Algemene Oudercommissie 31 december 2015 Ronald Bakker, BSO De Paddestoel Nienke Koeman-Stein, Miriam Rugters, KDV De Bosuiltjes Saskia Buijk, Corine Boon, KDV Steenuiltjes Arjen Lammers, BSO Steenarend Brenda Speek, Gijs Overbeek, cluster Regenboog/Bonte Kraai Mechteld Hoegen, Ramona Hoogeveen, cluster Leeuwerik, Wielewaal en Theresiaschool Laura Nijkamp, KDV De Torenuiltjes Frederika van Traa, Merel Piets, BSO Wilde poema en KDV Welpen Samenstelling Ondernemingsraad 31 december 2015 Sascha Groen Jolanda Henzen


pagina 12 van 12

Jaarverslag Kinderopvang de Bilt 2015

Recommend Documents