Jaarverslag & Jaarrekening BOH 2013
1
2
Inhoud 1
Aanbieding jaarstukken 2013 BOH .............................................................................................5
2
Besluit......................................................................................................................................... 7
3
Inleiding .................................................................................................................................... 10 3.1
4
Gemeenschappelijke regeling ........................................................................................... 10
Jaarverslag................................................................................................................................ 12 4.1
Programma Dienstverlening ............................................................................................. 12
4.1.1
Wat willen we bereiken? ................................................................................................ 12
4.1.2
Wat hebben we daarvoor gedaan? ............................................................................ 13
4.1.2.1
Kwaliteit .................................................................................................................... 13
4.1.2.2
Kosten (Efficiency).................................................................................................... 14
4.1.2.3
Kwetsbaarheid.......................................................................................................... 14
4.1.2.1
Personeel .................................................................................................................. 15
4.1.2.2
Huisvesting / Facilitair ............................................................................................... 16
4.1.2.3
Dienstverlening/KCC ................................................................................................ 17
4.1.2.4
Informatisering/digitalisering ...................................................................................20
4.1.3
Overige ontwikkelingen ................................................................................................22
4.1.3.1
Organisatieontwikkeling ..........................................................................................22
4.1.3.2
Bezuinigingen en bovental ....................................................................................... 23
4.1.3.3
Ziekteverzuim ........................................................................................................... 23
4.1.3.4
Natuurlijk verloop ......................................................................................................25
4.1.3.5
Inhuur externen ........................................................................................................ 26
4.2
Paragrafen ........................................................................................................................ 27
4.2.1
Lokale heffingen........................................................................................................ 27
4.2.2
Weerstandsvermogen ............................................................................................... 27
4.2.3
Onderhoud kapitaalgoederen ...................................................................................28
4.2.4
Financiering...............................................................................................................28
4.2.5
Bedrijfsvoering ......................................................................................................... 29
4.2.6
Verbonden partijen .................................................................................................. 29
4.2.7
Grondbeleid ................................................................................................................. 29
5 Jaarrekening .................................................................................................................................. 30 5.1
Balans ............................................................................................................................... 31
5.2
Programmarekening ......................................................................................................... 33
5.3
Toelichtingen .................................................................................................................... 34
5.3.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling .................................................. 34
5.3.2
Toelichting op de balans per 31 december 2013 ......................................................... 36 3
5.3.3
Toelichting op de programmarekening .....................................................................40
5.3.3.1
Teamkostenplaatsen ................................................................................................. 41
5.3.3.2
Algemeen ..................................................................................................................45
5.3.3.3
Automatisering / informatisering ............................................................................. 46
5.3.3.4
Facilitair.................................................................................................................... 49
5.3.3.5
Financieel beleid / beheer ..........................................................................................50
5.3.3.6
Huisvesting................................................................................................................ 51
5.3.3.7
Personeelszaken .......................................................................................................52
5.3.3.8
Tractie .......................................................................................................................52
5.3.3.9
Overig .......................................................................................................................54
5.3.3.10
Incidentele baten en lasten .................................................................................... 55
Bijlage 1
Staat van reserves en voorzieningen ............................................................................. 57
Bijlage 2
WNT ............................................................................................................................. 60
6 Controleverklaring ......................................................................................................................... 61
4
1
Aanbieding jaarstukken 2013 BOH
Met genoegen leggen wij de jaarrekening en het jaarverslag 2013 van de per 1 juli 2012 gevormde Bestuursdienst Ommen-Hardenberg (BOH) aan u voor.
Het Dagelijks Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, De secretaris,
De voorzitter,
Mw. L. Dennenberg
P.H. Snijders
5
6
2
Besluit
Het Algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Ommen-Hardenberg, Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 8 april 2014, Gelet op de behandeling van de concept jaarstukken in de gemeenteraden van Hardenberg en Ommen,
Besluit: -
De jaarstukken 2013 van de BOH vast te stellen;
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling bestuursdienst Ommen-Hardenberg van 24 juni 2014. Het Algemeen Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, De secretaris,
De voorzitter,
Mw. L. Dennenberg
P.H. Snijders
7
8
9
3
Inleiding
3.1
Gemeenschappelijke regeling
De Bestuursdienst Ommen-Hardenberg (BOH) is een gemeenschappelijke regeling (GR). De GR voorziet met name in de juridische en organisatorische vertrekpunten van de BOH en de relatie tot de deelnemers, de gemeenten Ommen en Hardenberg. De BOH wordt geleid door een Algemeen Directeur, die verantwoording aflegt aan het Algemeen en het Dagelijks Bestuur. Het Algemeen Bestuur wordt gevormd door de beide colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door: -
Dhr. P.H. Snijders, burgemeester gemeente Hardenberg (voorzitter) Dhr. M.J. Ahne, burgemeester gemeente Ommen (vice voorzitter) Dhr. D.T. Prinsse, wethouder gemeente Hardenberg Dhr. J.P. Scheele, wethouder gemeente Ommen.
De belangrijkste uitgangspunten die geleid hebben tot de vorming van één ambtelijke organisatie zijn het vergroten van de kwaliteit van de organisatie, het realiseren van grotere efficiency en het verminderen van de kwetsbaarheid.
10
11
4
Jaarverslag
4.1
Programma Dienstverlening
In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is vastgelegd dat de begroting van een gemeenschappelijke regeling wordt ingedeeld naar programma's. In de BOH is er sprake van één programma, namelijk het programma Dienstverlening. De BOH is een gemeenschappelijke regeling, waarin de kosten van het ambtelijk apparaat en overige bedrijfsvoeringkosten van de gemeenten Ommen en Hardenberg zijn opgenomen. De colleges van de gemeenten Ommen en Hardenberg hebben met betrekking tot de samenwerking gekozen voor de optie ‘volledige integratie van beide ambtelijke organisaties met een voor het bestuur en de burger van beide gemeenten herkenbare eigen dienstverlening en eigen beleid’. Voor de verdeling van de bedrijfsvoeringkosten is een verdeelmodel opgesteld waarin de verdeelsleutels zijn vastgelegd. 4.1.1 Wat willen we bereiken? De aanleiding voor de (ambtelijke) samenwerking tussen de gemeenten Ommen en Hardenberg was enerzijds gelegen in een aantal inhoudelijke ontwikkelingen die op de gemeenten afkwamen (zowel in het sociale domein als in het ruimtelijke en veiligheidsdomein). Anderzijds lag voor beide gemeenten een aanleiding in het financiële domein. Beide gemeenten moesten fors bezuinigen en de ambtelijke organisaties moesten daaraan een stevige bijdrage leveren. Dit heeft geleid tot een ambtelijke fusie in 2012 waarbij het volgende werd beoogd: 1. de kwaliteit en integraliteit in beleidsontwikkeling, beleidsuitvoering en dienstverlening aan inwoners en bedrijven versterken. Klanten van de gemeente willen waar voor hun geld en inwoners, bedrijven en centrale overheid eisen een bedrijfsmatige service, concrete resultaten en goed op elkaar afgestemde bedrijfsprocessen (kwaliteit); 2. de efficiency van de ambtelijke organisatie verhogen, mede in het licht van het toenemende takenpakket vanuit Den Haag (inclusief een flinke efficiencykorting), een teruglopende uitkering in het gemeentefonds, noodzakelijke bezuinigingen als gevolg van de economische situatie en dalende eigen inkomsten (efficiency); 3. de samenwerking op beleidsmatig en uitvoerend niveau versterken als middel ter bevordering van kwaliteit, kostenreductie en vermindering van kwetsbaarheid (3 k’s), waarbij in eerste instantie wordt ingezet op samenwerking Ommen-Hardenberg en daarna ook richting andere partners, met in het vervolg daarvan: het gezamenlijk ontwikkelen van beleid.
12
4.1.2 Wat hebben we daarvoor gedaan? In de tussenevaluatie van de BOH is onder andere ingegaan op de beschrijving van de ontwikkelingen en de resultaten met betrekking tot kwaliteit, kosten (efficiency) en kwetsbaarheid. Hieronder worden de resultaten, zoals ook benoemd in de tussenevaluatie, samengevat. 4.1.2.1 Kwaliteit Beleidsontwikkeling Op beleidsmatig niveau zijn de afgelopen periode kwalitatieve slagen gemaakt binnen de BOH. Op steeds meer terreinen worden de beleidsontwikkelingen op elkaar afgestemd. Nieuwe ontwikkelingen worden voor beide gemeenten gezamenlijk opgepakt, waarbij ruimte blijft voor de ‘couleur locale’. Hoewel harmonisatie van beleid geen doel op zichzelf is, blijkt in de praktijk dat dit op veel terreinen goed mogelijk is. Ook bij herijking van bestaand beleid en actualisatie van verordeningen blijkt dat vaak sprake is van harmonisatie. Met betrekking tot Inkomen, Werk en Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) geldt dat in kwalitatieve zin een verbetering is doorgevoerd. Op de vraag of de vorming van de BOH van positieve invloed is geweest op deze kwaliteitsimpuls geldt voor de gemeente Hardenberg dat het beleidsmatige aspect voor de fusie al goed geborgd was. De gemeente Ommen heeft beleidsmatig meer baat bij de vorming van de BOH. Gebiedsgericht werken Het gebiedsgericht werken is uitgebreid naar het totale grondgebied van de gemeenten Hardenberg en Ommen. Sinds juli 2012 wordt ook in de gemeente Ommen gebiedsgericht gewerkt met contactambtenaren. Plaatselijke belangen ervaren gebiedsgericht werken als positief, ook de plaatselijk belangen voor wie deze aanpak nieuw is. Samenwerking Op ruimtelijk gebied vindt van oudsher al veel samenwerking plaats met anderen. Denk aan grote planontwikkelingen, beleidswijzigingen en meer concreet de woonvisies voor de beide gemeenten. De BOH heeft bijgedragen aan een verbeterde samenwerking in het sociaal domein. Politiekbestuurlijke keuzes kunnen de mogelijkheden voor samenwerking – op beleidsmatig en uitvoerend niveau – wel negatief beïnvloeden. Hoewel de ondersteuning van de raden formeel buiten de BOH is georganiseerd, werken ook de raadsgriffies van beide gemeenten nauw samen. Kwaliteitsimpuls ambtelijke en bestuurlijke processen De ambtelijke-bestuurlijke processen vanuit de BOH richting de beide colleges en raden zijn geharmoniseerd. Het ging hierbij vooral om het stroomlijnen van de werkwijzen en de opzet van college- en raadsvoorstellen en besluiten. Er is veel aandacht voor de verdere digitalisering van het proces. Vergroten kwaliteit van medewerkers Interne en externe ontwikkelingen hebben invloed op de werkwijzen in de organisatie. Er is dan ook continue aandacht voor het ontwikkelen van medewerkers door het aanbieden van mogelijkheden voor het volgen van opleidingen, cursussen of workshops. 13
Werken in Projectstructuur De projectstructuur waarmee de gemeente Hardenberg al enige tijd werkte is uitgerold over de gehele organisatie. In 2013 hebben ruim 60 medewerkers de cursus Projectmatig Werken gevolgd. Met het werken in de projectstructuur is voor de projecten in Ommen een kwaliteitsverbetering gerealiseerd. 4.1.2.2 Kosten (Efficiency) Harmoniseren van processen Er is een grote inzet geleverd om ICT, processen en applicaties zo snel mogelijk na de fusie te harmoniseren. Dit levert inmiddels zowel kosten- als efficiencyvoordelen op. Ook inhoudelijk worden sprongen gemaakt door harmonisatie, bijvoorbeeld met de aansluiting van Ommen bij het samenwerkingsverband Dimpact, waarvan Hardenberg al lid was. Efficiency in werken en overleg Er worden minder uren geïnvesteerd in externe overleggen, doordat deze over het algemeen door 1 medewerker namens de beide gemeenten wordt bijgewoond. Dit levert efficiencyvoordelen op. Efficiënter inkopen Door producten en diensten gezamenlijk in te kopen, ontstaat op diverse onderdelen van de organisatie voordeel. Met de leveranciers worden voordeelafspraken gemaakt doordat er nu meer wordt afgenomen. Ook aanbestedingen worden nu gezamenlijk opgepakt. Hierdoor wordt maar één bestek gemaakt, één aannemer gekozen en één planning gemaakt. 4.1.2.3 Kwetsbaarheid Dankzij de vorming van de BOH is de kwetsbaarheid van de ambtelijke organisatie beperkter. Er zijn meer medewerkers zodat taken beter worden verdeeld en er meer medewerkers aanwezig die eenzelfde soort taak uitoefenen. Hierdoor is onderlinge vervangbaarheid beter gewaarborgd. Bovendien kan een grotere organisatie meer taken ´in huis´ uitvoeren. Hoewel voor de gemeente Ommen de vermindering van kwetsbaarheid het meest te merken is, heeft ook Hardenberg profijt bij de ambtelijke fusie als het om het verminderen van de kwetsbaarheid gaat. Ook Hardenberg kende een aantal zogenaamde ‘éénpitters’. Tegelijkertijd wordt geconstateerd dat er op sommige plekken nog sprake is van kwetsbaarheid. De vorming van de BOH en de daarmee gepaard gaande onzekerheid voor medewerkers heeft veel gevraagd van medewerkers. De verschillen in kwaliteit en flexibiliteit tussen medewerkers zijn hierdoor zichtbaar geworden en de ‘span of control’ die gevraagd wordt van leidinggevenden en medewerkers is toegenomen. Gecombineerd met de onzekerheid van zowel externe als interne ontwikkelingen heeft dit ook geleid tot uitval en ziekte. Ziekteverzuim Voor dit onderwerp wordt verwezen naar paragraaf 4.1.3.3. In de volgende paragrafen wordt verder ingegaan op wat er gedaan is op het gebied van personeel & organisatie, huisvesting, dienstverlening/KCC en informatisering/digitalisering.
14
4.1.2.1 Personeel Het jaar 2013 was het eerste volledige jaar na de ambtelijke fusie en stond in het teken van het verder constructief bouwen aan de organisatie. Er moest een aantal zaken geborgd worden in de organisatie. In onderstaande grafieken is weergegeven hoe de leeftijdsopbouw binnen de BOH eruit ziet, de verhouding man/vrouw en de verdeling naar contractsoort.
Uit het laatste overzicht blijkt dat binnen de BOH relatief veel medewerkers, ruim 95%, een vaste aanstelling hebben. Een van de speerpunten na de ambtelijke fusie is het flexibiliseren van de personele inzet. Bij de oprichting van de Bestuursdienst Ommen – Hardenberg zijn daarom alle medewerkers in Algemene Dienst geplaatst. De BOH moet zich continu aanpassen aan een sterk veranderende omgeving en dat vereist flexibiliteit van haar personeel. Hier is in 2013 mee gestart, het flexibiliseren van de personele inzet krijgt de komende jaren verdere vorm en inhoud. Eind 2013 is mede door het inzetten van de uniforme gesprekscyclus een slag gemaakt van het sturen op aanwezigheid naar meer outputgericht (ook wel resultaatgericht) sturen. Er vinden 15
startgesprekken plaats met medewerkers. Hierin worden Smart geformuleerde afspraken gemaakt over de doelen in een betreffend jaar. Deze doelen worden in een beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar geëvalueerd. Teamleiders kunnen gedurende het jaar sturen op de resultaten die afgesproken zijn. De Bestuurdienst Ommen-Hardenberg vindt het belangrijk vanuit het maatschappelijk verantwoord perspectief kansen en mogelijkheden te bieden aan medewerkers uit een maatschappelijk doelgroep zodat zij zich bij de BOH persoonlijk kunnen ontwikkelen en hun afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. In 2013 is ook actief gestuurd richting de afdelingen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt de kans te bieden werkervaring op te doen. Eind 2013 waren 69 mensen vanuit deze doelgroep werkzaam bij de BOH. 4.1.2.2 Huisvesting / Facilitair Exploitatie gemeentehuis Hardenberg In juli 2012 is het nieuwe gemeentehuis in Hardenberg in gebruik genomen. Overdracht van het beheer naar facilitaire zaken vindt in 2014 plaats. Bewaking en beveiliging In Ommen voert een externe partij de open- en sluitronde uit. Een verbetering voor de bode, die dagelijks aan het begin en het einde van de dag op het werk moest verschijnen om deze taak uit te voeren. Postronde De in- en externe postronde is teruggebracht van 2 naar 1 keer per dag. De bevindingen zijn dusdanig dat dit gehandhaafd wordt. Hiermee verbetert de efficiëntie. Aanbestedingen. De volgende aanbestedingen zijn in goede samenwerking met inkoop gestart/afgerond • Aanbesteding drukwerk (afgerond) • Aanbesteding schoonmaak ten behoeve van beide gemeenten (gestart/ afronding mei 2014) • Interieurbeplanting (succesvol afgerond in november 2013, inclusief • Kantoorartikelen (afgerond) Bij alle aanbestedingen wordt ingezet op Social Return, kansen bieden aan lokale ondernemers en het boeken van een financieel voordeel van minimaal 4%. Dit laatste in het kader van de inkooptaakstelling die voor 2014 gesteld is. Telkens blijkt het een uitdaging om een goede balans te vinden tussen de belangen van de lokale ondernemer versus die van de BOH. Ondanks het heldere inkoopbeleid sluiten belangen niet altijd naadloos op elkaar aan. Bedrijfshulpverlening (BHV) In navolging van het overkoepelende BHV-plan en het plan voor de beide gemeentehuizen zijn ook de plannen voor de Carrousel en die van het LOC opgesteld. Doelstelling is om de BHV-plannen voor alle locaties eind 2014 op orde te hebben. Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) De RI&E is uitgevoerd en geeft een aantal belangrijke aandachtspunten. Deze punten worden in 2014 opgepakt vanuit drie thematische projecten, te weten: • Veiligheid en beveiliging 16
• •
Hygiëne en voedselveiligheid Arbeidsomstandigheden
Crisisbeheersing facilitaire ondersteuning Ten behoeve van de gemeente Ommen en Hardenberg is het handboek facilitaire ondersteuning bij calamiteiten opgesteld en zijn de middelen die noodzakelijk zijn op orde gebracht. Catering In verband met het exploitatietekort op de catering is een voorstel ingediend voor het ombuigen van dit tekort. Volledige overeenstemming is nog niet bereikt. Momenteel wordt bekeken of er nog oplossingen bedacht kunnen worden, die minder ingrijpend zijn. De coördinatie van de catering wordt ondergebracht bij het takenpakket van de coördinator van het Intern Service Punt. Doorontwikkeling Intern Service Punt (ISP) Het proces dat gekoppeld is aan het in- en uit dienst gaan van medewerkers wordt verbeterd. Denk hierbij aan beheer van middelen, pasjes en e-mailaccounts. Het ISP werkt samen met de vak afdelingen en zoekt het overleg, afhankelijk van de frequentie van meldingen en de tijd waarbinnen deze worden afgehandeld. De implementatie van een softwarepakket, waarmee beheer en planning beter ondersteund kan worden, is afgerond. Onderstaande grafiek geeft een indruk van de kanalen waarin de meldingen aan het ISP binnen komen.
ISP - kanalen 100%
20%
80%
41%
60% 40%
29%
20%
10%
0% j f mam j j a s o n d
Meldingen gemaakt per mail Meldingen gemaakt via selfservice Meldingen gedaan aan de balie** Telefonische meldingen 4.1.2.3 Dienstverlening/KCC Voor beide gemeenten zijn normen opgesteld waaraan de dienstverlening moet voldoen. Deze normen staan beschreven in 'Hoe gemeente Hardenberg u van dienst is', en ‘Hoe gemeente Ommen u van dienst is’. Beide kwaliteitshandvesten, zijn in september 2013 gepubliceerd. Hieronder wordt toegelicht hoe in 2013 gepresteerd is.
17
Bij de Publieksdienst kwamen in 2013 ruim 97.000 Aantal telefoontjes telefoontjes binnen. De servicenorm waar de BOH 0 5.000 10.000 15.000 20.000 25.000 30.000 naar streeft en die ook in het kwaliteitshandvest is opgenomen, is dat 80% van de telefoontjes Q1 25.836 binnen 30 seconden wordt beantwoord. Dit is ook Q2 25.796 de door het Rijksprogramma Antwoord Q3 21.590 voorgestelde streefnorm. Over heel 2013 heeft de Q4 24.158 BOH een servicenorm gehaald van gemiddeld 73% binnen 30 seconden. Dat blijft dus nog achter ten Serviceniveau opzichte van de doelstelling. Zichtbare oorzaken 100,0% De servicenorm hiervoor zijn onder andere dat nog niet flexibe 90,0% van 80% in het genoeg geanticipeerd kan worden op 80,0% onverwachte pieken in het telefoonverkeer en een kwaliteitshandvest hoog ziektepercentage. Er is hierop inmiddels 70,0% 73,4 actie ondernomen. Door continu te monitoren % 60,0% Gemiddeld kunnen overige oorzaken van procesverstoorders, gerealiseerd 50,0% waardoor achtergebleven wordt in het serviceniveau 2013 40,0% serviceniveau, in beeld worden gebracht zodat daar uiteindelijk beter op geanticipeerd kan 30,0% worden. 20,0% 10,0% 0,0%
De Publieksdienst werd in 2013 ongeveer 46.000 Aantal bezoekers keer bezocht, waarvan 30.600 bezoeken in het 0 10000 20000 30000 40000 gemeentehuis in Hardenberg, ruim 4.600 keer in Hardenberg 30651 de servicelocatie in Dedemsvaart, en bijna 11.000 keer in Ommen. De door het Rijksprogramma Ommen 10825 Antwoord voorgestelde streefnorm voor Dedemsvaart 4677 wachttijd aan de balie is dat 90% van de bezoekers binnen 10 minuten geholpen wordt Op afspraak Open inloop voor wat betreft vrije inloop binnen 5 minuten met wachttijd met wachttijd wachttijd voor wat betreft baliebezoek op minder dan 5 minder dan 10 afspraak. minuten minuten De BOH hanteert voor wat betreft de wachttijd 100,0% 100,0% de volgende twee servicenormen: de 90,0% 90,0% servicenorm voor de wachttijd aan de balie, 80,0% 80,0% wanneer men zonder afspraak langs komt, 84 81 % bedraagt maximaal 20 minuten. Met een 70,0% 70,0% % afspraak wacht men niet langer dan 5 minuten. 60,0% 60,0% Ruim 66,5% van de bezoekers in 2013 heeft 50,0% 50,0% korter dan vijf minuten gewacht, 81% van de 40,0% 40,0% bezoekers heeft minder dan tien minuten gewacht voor men geholpen werd, en 95% 30,0% 30,0% minder dan 20 minuten. Van de bezoekers met 20,0% 20,0% een afspraak werd 84% binnen vijf minuten 10,0% 10,0% geholpen. De totale gemiddelde wachttijd in 0,0% 0,0% 2013 was 5,5 minuten. De gemiddelde afhandelingstijd was 6 minuten.
18
In totaal kwamen in 2013 13.000 bezoekers op afspraak, ruim 51% van deze afspraken werd via internet gemaakt. Sinds begin november werkt de Publieksdienst alleen op afspraak. De eerste weken is daar coulant mee omgegaan. Tegen het eind van 2013 kwam 75% van de bezoekers op afspraak. Vanaf 2014 moet hier steeds meer op worden toegezien, omdat deze maatregel moet bijdragen aan de bezuinigingsopdracht binnen de Publieksdienst. Het streven is een groter deel van de bezoekers niet langer te laten wachten dan nodig is, door betere afstemming van de capaciteit op het klantaanbod. Hierdoor kan de BOH nog beter voldoen aan de servicenormen. De meest afgenomen producten blijven de reisdocumenten en rijbewijzen, met een aandeel van 70% van de bezoeken. Daarnaast hebben Verklaringen omtrent Gedrag en verhuizingen een aandeel van 9% van de bezoeken. Overige producten hebben een veel kleiner aandeel. De Publieksdienst ontvangt bijna 200 poststukken per maand. De verzender krijgt binnen vijf dagen een ontvangstbevestiging thuis, en ruim 70% van de poststukken is binnen 14 dagen inhoudelijk afgehandeld. Voor het klantcontactkanaal post is de managementinformatie organisatie breed en per gemeente nog in ontwikkeling. In totaal zijn voor gemeente Ommen 184 digitale aanvragen gedaan in 2013. Zie tabel 77
Bezwaar WOZ-beschikking / aanslagbiljet
27
Gemeentegids en/of plattegrond bestellen
22
Aanvraag Uittreksel Burgerlijke Stand Aanvraag Uittreksel Gemeentelijke Basis Administratie. Overige producten
10 48
In 2013 is in totaal bijna 9.000 keer gebruik gemaakt van een e-formulier uit het digitaal loket van gemeente Hardenberg. Ongeveer 6.500 keer wordt met zo’n formulier een afspraak bij de Publieksdienst gemaakt. Overige producten die via het digitaal loket geregeld zijn: - 700 verhuizingen; - ruim 500 Meldingen Openbare Ruimte; - 250 keer aan- of afmelden van hondenbelasting; - 200 aangevraagde Uittreksels; - ruim 100 ingediende bezwaren WOZ Doordat de gemeente Ommen in 2014 aansluit bij het digitaal loket van Dimpact wordt een grote stap gezet in het vergroten van het aantal digitaal aan te vragen producten. Eind 2013 heeft de raad van gemeente Ommen ingestemd met het voorstel tot het implementeren van een digitaal Ondernemersloket en met de inzet van een accountmanager bedrijven voor gemeente Ommen voor de periode van drie jaar. De voorbereidingen hiervoor zijn in 2013 gestart. De accountmanager bedrijven start in de loop van 2014 met zijn of haar werkzaamheden. In 2013 is veel aandacht geweest voor Hostmanship als middel in de bejegening naar klanten. Medewerkers zijn hierin getraind. Er is nu meer aandacht voor de persoonlijke benadering van de klant en er is meer aandacht voor suggesties van klanten over hoe het nog beter kan. In 2014 wordt Hostmanship gecontinueerd, zodat dit gedachtegoed een vanzelfsprekendheid wordt binnen alle klantcontacten van de Publieksdienst.
19
De tevredenheid van onze klanten over de 10,0 9,0 dienstverlening is belangrijk. Daarom wordt 8,0 8,7 regelmatig gevraagd wat zij ervan vinden. In 7,0 de tweede helft 2013 is onder baliebezoekers Klanttevredenheidsonderzoek 6,0 van alle drie de locaties een gehouden onder 480 5,0 baliebezoekers klanttevredenheidsonderzoek gehouden. De 4,0 3,0 480 respondenten/bezoekers geven een 2,0 gemiddeld eindcijfer over het bezoek 1,0 gegeven van 8,7. Bijna 25% van de bezoekers 0,0 geeft aan het bezoek boven verwachting te ervaren. Het onderzoek heeft daarnaast direct geleid tot kleine aanpassingen waardoor de dienstverlening verder verbeterd. Zo is naar aanleiding van tips van klanten onder andere de tijdelijke fietsenstalling in Hardenberg uitgebreid en de bewegwijzering in de parkeergarage Hardenberg verbeterd. De klantgeleide-zuil in Hardenberg is beter zichtbaar gemaakt en in Ommen iets anders ingericht. Ook is er een klok opgehangen in de wachtruimte Hardenberg. Er volgt nog een klanttevredenheidsonderzoek over de telefonische dienstverlening. De BOH heeft voor beide gemeenten in het voorjaar van 2013 tevens meegedaan aan het onderzoek ‘Waarstaatjegemeente’. De gehanteerde onderzoeksmethodiek zoals gebruikt door KING bleek echter niet valide om te gebruiken als nulmeting voor de kwaliteit van dienstverlening, zoals beoogd werd conform het ‘plan van aanpak ambtelijke samenwerking Ommen-Hardenberg’. De voorbereiding voor in gebruik name van het nieuwe Multi Functioneel Centrum in Dedemsvaart ‘de Baron’ zijn in volle gang. De Publieksdienst verhuist in maart 2014 naar De Baron. In 2014 wordt verder gewerkt aan de doorgroei richting fase 4 Rijksprogramma Antwoord, dit gaat onder andere over regie op klantcontacten organisatie breed. De werkprocessen op de drie locaties van de Publieksdienst zijn grotendeels geharmoniseerd. Op de locatie Dedemsvaart is de eerstelijns dienstverlening gelijk getrokken naar het niveau van locatie Hardenberg. 4.1.2.4 Informatisering/digitalisering Wijzigingsbeheer/planning ICT Projectmatig werken wordt gestimuleerd en is gericht op het maken van duidelijke afspraken met betrekking tot de inzet van ICT’ers. Implementatie Nationaal UitvoeringsProgramma dienstverlening en e-overheid (I-NUP) (Lokale) overheden hebben met elkaar de agenda voor de komende jaren vastgesteld en verwoord in I-NUP. Deze implementatieagenda bestaat uit meer dan twintig unieke gedefinieerde “bouwstenen”. De gemeente Ommen heeft op dit moment 10 bouwstenen geïmplementeerd en de gemeente Hardenberg 12. Het grootste gedeelte van de nog niet aangesloten bouwstenen zijn op dit moment in uitvoering. Een aantal bouwstenen is nog niet te implementeren omdat de wetgeving hierover nog niet bekend is Naar verwachting worden deze in de komende jaren aangesloten. Dank zij de aansluiting bij Dimpact verbetert de digitale dienstverlening van de gemeente Ommen sterk. 20
Harmonisatie ICT Harmonisatie van applicaties, hardware en infrastructuur is in een vergevorderd stadium. Een langlopend en omvangrijk project is de harmonisatie van de PINK-applicaties. In totaal wordt aan zo’n 25 ICT-projecten gewerkt. Hieronder volgt een greep uit deze projecten: • • • • • • • • • • • • •
Verbeteren van het digitaal loket en het medewerkersportaal. Digid audit. Migratie van de website van Ommen. Heroverweging GWS4all (applicatie t.b.v. het Maatschappelijk Domein). Monitoring ICT infrastructuur en performance van de applicaties. Back-up en storage. Overname van parkeren. SEPA ondersteuning. Implementatie van de RAET applicatie (salarispakket). Vervanging van de Oracle server. Optimaliseren van het Wifi netwerk. Implementatie van de Wabo. Harmonisatie Key2begraven.
Ideaalcomplex ICT Door een bijdrage vanuit beide gemeenten is het ideaalcomplex kostendekkend gemaakt. Hiermee is een goede basis gelegd voor ICT-investeringen in de komende jaren. Informatiebeveiliging In 2013 zijn voorbereidingen getroffen ten behoeve van een op te stellen plan van aanpak ter verbetering van de informatiebeveiliging. Dit thema verdient landelijk aandacht wordt ondersteund door initiatieven vanuit de VNG. DigiD audit In 2013 is voor het eerst een audit uitgevoerd om vast te stellen of de ICT-beveiliging van onze organisatie op orde is. Dit assessment is uitgevoerd en de vereiste verklaring is opgestuurd. Dit assessment wordt vanaf nu jaarlijks uitgevoerd en richt zich op "de toegang tot de websites, systeemkoppelingen en infrastructuur die met DigiD gekoppeld zijn en betrekking hebben op het proces". Single sign on We onderzoeken of het haalbaar is om ten behoeve van het inloggen in onze systemen te gaan werken volgens het zogenaamde ‘single sign on’ principe, waarbij onze toegangspas gebruikt wordt om in te loggen. Dit is een gebruiksvriendelijke methode om in te loggen en draagt bij tot het veiligstellen van de digitale informatie. Risicoanalyse De organisatie gaat werken met risicoanalyses om te beoordelen wat de noodzakelijke maatregelen zijn om risico’s te beperken. Binnen Technisch Beheer worden incidenten nu geregistreerd. Dit wordt verder ontwikkeld als methodiek met het oog op veiligheid en continuïteit.
21
Digitale postkamer Door gebruik te maken van nieuwe mogelijkheden om ‘intelligent te scannen’ wordt het aantal fouten gereduceerd. Tegelijkertijd wordt bewerkstelligd dat de werkzaamheden met betrekking tot de postregistratie worden uitgevoerd binnen de begrote formatie. Horizontale verantwoording Vanaf 1 oktober 2012 zijn de gemeenten zelf verantwoordelijk voor het laten inspecteren van hun archieven, zowel analoog als digitaal. Er moet voortaan verslag gedaan worden aan de hand van zogenaamde KPI-verslagen die aangereikt worden aan de gemeenteraad en na vaststelling aan de provincie. Dit wordt voorbereid in samenwerking met de gemeentelijke archiefinspecteur. Werkprocessen verbeteren Er is gewerkt aan verbetering van de wijze waarop binnen de organisatie werkprocessen worden ingericht en uitgevoerd, teneinde een bijdrage te leveren aan een verbetering van de efficiëntie en zorg te dragen voor een zorgvuldige archivering. Verbetering is doorgevoerd in de volgende werkprocessen: • •
Werkwijze rondom de personeelsdossiers Registratie van de omgevingsvergunningen
Wegwerken achterstand digitaal archiveren DIV heeft toegewerkt naar het wegwerken van een enorme achterstand (38.000 zaken) in de digitaal te archiveren documenten. De werkwijze is zodanig aangepast dat er geen nieuwe achterstanden ontstaan. 4.1.3 Overige ontwikkelingen 4.1.3.1 Organisatieontwikkeling De veranderingen in de samenleving en de economische omstandigheden vragen om een aanpassing in het functioneren van de organisatie en de wijze waarop zij is georganiseerd. De dynamiek neemt toe, de snelheid waarmee zaken veranderen wordt groter en het Rijk hevelt beleids- en uitvoeringstaken over naar de gemeente. Vanuit de gemeenten wordt verwacht dat zij snel in kan spelen op veranderingen in de samenleving. De ‘stip op de horizon’ voor de BOH wordt mede bepaald door de strategische koers die de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg in gezamenlijkheid bepalen. Echter de Bestuursdienst Ommen – Hardenberg heeft hierin ook een eigen verantwoordelijkheid als werkgever. Dwars door het verder bouwen aan de organisatie, lopen de bezuinigingen die de BOH zijn opgelegd. De komende jaren zullen 64,5 fte moeten afvloeien. Om voldoende geëquipeerd te zijn voor de taken die de BOH moet uitvoeren zal geïnvesteerd moeten worden in de kwaliteit van de medewerkers. Beide aspecten zullen tegelijkertijd naast elkaar in traject uitgezet moeten worden; het is onlosmakelijk aan elkaar verbonden.
22
De BOH wil duidelijk zijn in waar ze voor staat en waar ze voor gaat. Deze duidelijkheid zal gegeven worden in de notitie Bedrijfsvoeringsconcept BOH 2014-2017 ‘Regie en perspectief’. In deze notitie worden missie en visie van de organisatie beschreven en de uitgangspunten voor een toekomstbestendige BOH worden geformuleerd. De uitgangspunten van het Plan van Aanpak Samenwerking Ommen – Hardenberg van 29 november 2011 gelden nog steeds. Het nieuwe bedrijfsconcept zal daaraan vier uitgangspunten explicieter toevoegen als richting voor de nieuwe organisatie: • Regisseur en samenwerkingspartner • Klantgestuurd • Kwaliteit en efficiency • Aantrekkelijke werkgever De belangrijkste verandering kan worden samengevat in het woord regie. Het bedrijfsconcept werkt dit begrip verder uit; wat zijn de gevolgen voor de bedrijfsvoering en de betekenis voor bestuur, management en medewerkers. Het is van essentieel belang dat het stuk gedragen wordt door bestuur, management en medewerkers. Eind 2013 heeft er reeds afstemming plaats gevonden met het DT van de BOH en diverse stakeholders. In de eerste helft van 2014 zal het concept zowel ambtelijk (sessies met medewerkers) als bestuurlijk worden besproken. Ook de inspraakorganen zullen nadrukkelijk worden betrokken. Na alle sessies kan het definitieve bedrijfsconcept vastgesteld en uitgerold worden. 4.1.3.2 Bezuinigingen en bovental Na de ambtelijke fusie in juli 2012 is bovental in de organisatie ontstaan, doordat bij sommige functies meer mensen zijn ingepast dan dat er formatie was volgens het functieboek. Ook lag er vanuit beide gemeenten nog een bezuinigingstaakstelling (CUP Ommen en Toekomst tegemoet Hardenberg) die bij de start van de BOH nog niet volledig was gerealiseerd. Na financiële uitwisseling en de invulling van een aantal vacatures was er organisatie breed nog sprake van een netto bovental van 19 fte. Het bovental als gevolg van de fusie dient 1 januari 2015 opgelost te zijn. Om dit te realiseren is een projectplan opgesteld en uitgevoerd. Het projectplan bestaat uit 2 fases. In fase 1 zijn activiteiten ondernomen op basis van vrijwilligheid. Dit heeft niet geleid tot een volledige oplossing van het bovental per 1 januari 2015. Daarom is fase 2 in het 3e kwartaal van 2013 in werking gezet waarbij activiteiten op basis van verplichting plaatsvinden, conform het Sociaal Statuut. Per 31-12-2013 is er sprake van verplichte mobiliteit binnen 1 functiegroep. Daarnaast dienen er nog andere afspraken geeffectueerd te worden om het bovental volledig op te lossen Deze afspraken zijn in een monitor opgenomen en worden voortdurend gevolgd. 4.1.3.3 Ziekteverzuim Om inzicht te geven in de ontwikkeling van het ziekteverzuim gedurende de afgelopen jaren zijn de verzuimcijfers van voor de fusie opgenomen in onderstaande grafiek. 23
Verzuimcijfers juli t/m december 2011 en 2012
Totale organisatie 9,00% 8,00%
Bestuursdienst 2012
7,00% 6,00%
Gemeente Ommen 2011
5,00% 4,00%
Gemeente Hardenberg 2011
3,00% 2,00%
Gemiddeld verzuim Gemeenten 2011
1,00% 0,00%
Uit de grafiek is op te maken dat de verzuimcijfers van de BOH een gemiddelde laten zien ten opzichte van de verzuimcijfers in 2011 van de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg. Verzuimcijfers juli 2012 t/m juni 2013 en juli 2013 t/m december 2013
Totale organisatie 10,00% 9,00% 8,00% 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00%
Concern 12/'13 Concern 13/14
Het gemiddelde ziekteverzuim percentage over het jaar 2013 bedroeg 4,95 %. Het streven was om door een actief verzuimbeleid en gezondheidsmanagement uiteindelijk minimaal onder het landelijk gemiddelde te komen ten opzichte van vergelijkbare grootte gemeentes. De gemeentelijke verzuimnorm van gemeenten van 50.000 tot 100.000 inwoners was 4,5% in 2013. Ondanks alle inspanningen ligt het verzuimcijfer van de BOH boven deze verzuimnorm. 24
Het is niet ongebruikelijk dat het ziekteverzuim een stijgende trend kent na een fusie echter het is goed om te constateren dat er vanaf september een lichte daling te zien is. Er wordt vanuit gegaan dat de dalende trend zich verder voort zal zetten mede als gevolg van de maatregelen die genomen zijn. Zoals reeds in de najaarsnota is aangegeven is binnen de BOH sprake van een relatief hoog werk gerelateerd verzuim. Het beeld is dat zowel externe als interne ontwikkelingen (bezuinigingen, toenemende werkdruk en de nieuwe manier van werken) van invloed is op de stijging van het werk gerelateerde verzuim. In 2013 is ingestoken op een preventieve aanpak van verzuim. Dit om uitval te herkennen en te voorkomen. Daarnaast richt het beleid zich op het snel interveniëren om de periode van uitval zo kort mogelijk te houden. Er heeft een succesvolle pilot gedraaid met het regulier houden van SMT’s (Sociaal Medische Teams). Bedrijfsarts, management en P&O zitten gezamenlijk aan tafel waardoor korte lijnen ontstaan en snel een effectief actieplan opgesteld kan worden. 4.1.3.4 Natuurlijk verloop In het jaar 2013 zijn in totaal 27 medewerkers uitgestroomd middels natuurlijk verloop, onder te verdelen in fpu (5), eigen verzoek (9) of overgang Veiligheidsregio (13). De piek van uitstroom in december is ontstaan door de overgang van medewerkers naar de Veiligheidsregio per 1 januari 2014.
aantal medewerkers uit dienst 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 december
november
oktober
september
augustus
juli
juni
mei
april
maart
februari
januari
aantal medewerkers uit dienst
Hierbij dient opgemerkt te worden dat er niet in alle gevallen sprake is geweest van vervanging van de desbetreffende medewerker. Dit als gevolg van de bezuinigingstaakstelling die de BOH nog moest (Toekomst tegemoet en CUP) en zal moeten (Tegen de stroom in en Mee(r) doen met Ommen) effectueren. Indien er wel sprake was van het openstellen van een vacature door vertrek van een medewerker is er zo veel mogelijk gekeken naar een interne oplossing. Op 1 januari 2013 waren er 633 fte in dienst. Op 31 december 2013 kende de BOH een personeelsomvang van 617 fte.
25
4.1.3.5 Inhuur externen Voor het flexibel kunnen opvangen van pieken in werkzaamheden, vervanging van zieken, de extra inzet op projecten of het tijdelijk invullen van vacatures zijn ook in 2013 externen ingehuurd. Hoewel tijdelijke opdrachten zoveel mogelijk door eigen personeel worden ingevuld, kan externe inhuur niet geheel uitgesloten worden en is in sommige gevallen te verkiezen boven vaste aanstelling, maar er wordt zeer terughoudend mee omgegaan.
26
4.2
Paragrafen
Artikel 26 van het BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als in de begroting. De verplichte paragrafen zijn: - lokale heffingen; - weerstandsvermogen; - onderhoud kapitaalgoederen; - financiering; - bedrijfsvoering; - verbonden partijen; - grondbeleid. 4.2.1 Lokale heffingen Het opleggen van de lokale heffingen van de twee gemeenten is aan de BOH gemandateerd. Verantwoording en verwerking van deze baten vinden rechtstreeks plaats in de administratie van de beide gemeenten en worden daar ook verantwoord. In april 2013 heeft de Waarderingskamer tijdens een inspectie in de gemeenten Ommen en Hardenberg een aantal verbeterpunten aangedragen in de uitvoering van de Wet WOZ. De BOH heeft deze punten voor beide gemeenten in 2013 opgepakt. Dit heeft ertoe geleid dat de Waarderingskamer na de oktoberinventarisatie tot een ander oordeel is gekomen. De uitvoering van de WOZ-werkzaamheden verloopt in de BOH naar behoren tot goed. Tevens heeft de Waarderingskamer beide gemeenten schriftelijk meegedeeld dat het vertrouwen heeft in de uitkomst van de herwaardering voor het tijdvak 2014 en dat het instemt met de verzending van de WOZ-beschikkingen in 2014. 4.2.2 Weerstandsvermogen In deze paragraaf staat de vraag centraal in hoeverre de BOH in staat is om financiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Hiervoor is het van belang te weten wat de weerstandscapaciteit en de risico’s zijn. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat tenminste: • het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s • een inventarisatie van de risico’s • een inventarisatie van de weerstandscapaciteit Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s Hierbij kan sprake zijn van ‘echte’ risico’s, namelijk mogelijke financiële tegenvallers die samenhangen met de uitvoering van bepaalde activiteiten. Voorzienbare tekorten op reguliere budgetten behoren niet tot de risico’s. De tekorten zijn min of meer duidelijk. Zeker waar de tekorten een structureel karakter hebben, heeft het vanuit bedrijfseconomisch oogpunt de voorkeur dit op te lossen binnen de exploitatie. Het risico daarvan is dat de reserves op termijn uitgeput raken en de lasten dan alsnog in de exploitatie moeten worden opgenomen, dan wel er bezuinigd moet worden. Daarnaast kan sprake zijn van mogelijke (ongewenste) schommelingen van budgetten, waardoor behoefte ontstaat in egalisatie van jaarlasten.
27
Inventarisatie van de risico’s De risico’s, die zich de komende jaren kunnen voordoen in de BOH betreffen het niet behalen van taakstellingen met betrekking tot bezuinigingen, boventalligheid en oplossen van personele consequenties als gevolg van het verlagen van de plankosten van de grondexploitatie. In 2013 zijn er geen risico’s geëffectueerd. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen om niet begrote en onvoorziene kosten te dekken. De weerstandscapaciteit binnen de BOH bestaat uit 2 elementen: 1. Algemene reserve (vrij aanwendbare deel) 2. Post onvoorzien ad 1 Algemene reserve De BOH beschikte in 2013 niet over een algemene reserve. Tekorten of overschotten in de exploitatie van de BOH komen voor verrekening in aanmerking met de gemeenten conform de hiervoor berekende verdeelsleutel. ad 2 Post onvoorzien De BOH beschikte in 2013 niet over een stelpost voor onvoorziene lasten. De conclusie is, dat de BOH zelf geen mogelijkheid heeft om eventuele tegenvallers op te vangen. Dit betekent dat mochten genoemde risico’s effectueren, dit direct gevolgen zal hebben voor de jaarrekeningen van de beide gemeenten. 4.2.3 Onderhoud kapitaalgoederen De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat op grond van de BBV in ieder geval de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Deze onderdelen blijven binnen de gemeenten en maken daarmee geen onderdeel uit van de BOH. 4.2.4 Financiering De paragraaf financiering gaat over de manier, waarop de BOH wordt gefinancierd en de risico’s die daarbij aanwezig zijn. Het dagelijks bestuur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: -
-
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren; het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's; het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
De wet Fido schrijft ons voor dat er moet worden voldaan aan de kasgeldlimiet. De kasgeldlimiet is een wettelijke limiet en bedraagt de maximale omvang van de kortgeldpositie in enig jaar. Deze 28
limiet is voor de BOH in 2013 € 3.810.635 (8,5% van € 44.831.000). Deze norm is in 2013 niet overschreden. 4.2.5 Bedrijfsvoering Zie paragraag 4.1 Programma Dienstverlening. 4.2.6 Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de BOH zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft. De BOH is de verbonden partij van de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg. 4.2.7 Grondbeleid Het grondbeleid omvat het gehele instrumentarium, dat de gemeenten ter beschikking staat om de vastgestelde ruimtelijke en deels ook economische doelstellingen te realiseren. Verantwoording van de hieraan gerelateerde baten en lasten vindt rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente en is daarmee niet van toepassing op de BOH.
29
5 Jaarrekening De BOH ken één programma, namelijk “Dienstverlening”. Binnen dit programma is een indeling in producten gemaakt.
De rekeninguitkomst van de BOH in 2013 bedraagt € 2.180.000 positief, met de volgende onderverdeling per product: -Teamkostenplaatsen € 1.308.000 (V) -Algemeen € 492.000 (V) -Automatisering/Informatisering € 234.000 (V) -Facilitair € 140.000 (V) -Financieel beleid/beheer € 24.000 (V) -Huisvesting € 2.000 (N) -Personeelszaken € 30.000 (V) -Tractie € 139.000 (N) -Overig € 91.000 (V) Voor de analyse van bovenstaande voor- en nadelen wordt verwezen naar de toelichting op de programmarekening.
30
5.1
Balans
Bestuursdienst Ommen - Hardenberg: BALANS 2013 ACTIVA (bedragen x € 1.000) Immateriële vaste activa - Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio - Kosten van onderzoek en ontwikkeling Vaste activa Materiele vaste activa - Investeringen met een economisch nut - gronden uitgegeven in erfpacht - overige investeringen met een economisch nut - Inv. in de openb. ruimte met uitsluitend een maatschappelijk nut
Ultimo 2013 -
Vlottende activa Voorraden - Grond- en hulpstoffen - niet in exploitatie genomen bouwgronden - grond- en hulpstoffen - Onderhanden werk, waaronder gronden in exploitatie - Gereed product en handelsgoederen - Voouitbetalingen
Liquide middelen - Kassaldi - Banksaldi Overlopende activa -Van Europese of Nederlandse overheden nog te ontvangen voorschotbedragen, specifieke uitkeringen -Overige nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen Totaal vlottende activa Totaal-generaal
1.824
-
-
-
1.824
-
-
-
1.824
Financiële vaste activa - Kapitaalverstrekkingen aan: - deelnemingen - gemeenschappelijke regelingen - overige verbonden partijen - Leningen aan: - woningbouwcorporaties - deelnemingen - overige verbonden partijen - Overige langlopende leningen u/g - Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer - Bijdragen aan activa in eigendom van derden Totaal vaste activa
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Verstrekte kasgeldleningen - Rekening-courantverhoudingen met niet-financiële instellingen - Overige vorderingen - Overige uitzettingen
Ultimo 2012 -
1.354
6.630
1.257
6.611
97
19
13.148 13.148
1.503 1.503
98
98
266
266 14.600 16.424
8.399 8.399
31
PASSIVA (bedragen x € 1.000) Vaste passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserves - Nog te bestemmen resultaat
Ultimo 2013
Ultimo 2012
3.902
2.101 946 946 209
1.722 2.180
Voorzieningen - Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's - Egalisatievoorzieningen - Door derden beklemde middelen met spec. aanwendingsrichting
-
-
Vaste schulden met een rentetypische looptijd van 1 jaar of langer - Obligatieleningen - Onderhandse leningen van: - Binnenlandse pensioenfondsen en verzekeringsinstellingen - Binnenlandse banken en overige financiele instellingen - Binnenlandse bedrijven - Overige binnenlandse sectoren - Buitenlandse instellingen, fondsen, banken, bedrijven en overige sectoren - Door derden belegde gelden - Waarborgsommen - Verplichtingen uit hoofde van financial leaseovereenkomsten Totaal vaste passiva
-
-
3.902
2.101
1.219
3.548
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met rente typische looptijd korter dan 1 jaar - Kasgeldleningen - Bank- en girosaldi - Overige schulden Overlopende passiva -Nog te betalen bedragen -Van Europese of Nederlandse overheidslichamen ontvangen, nog te besteden specifieke uitkeringen - Vooruitontvangen bedragen
Totaal vlottende passiva Totaal-generaal
1.219
3.548 11.304
11.304
3.697 3.697
12.523 16.424
7.245 9.345
Garantstellingen: Gewaarborgde geldleningen
32
5.2
Programmarekening
(bedrag x € 1.000) Omschrijving Programma Dienstverlening Resultaat voor bestemming
Raming begrotingsjaar Raming begrotingsjaar Realisatie voor wijziging na wijziging begrotingsjaar Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo 44.763- 44.476 28748.422- 47.598 824- 49.42446.677 2.74744.763-
44.476
-65
352
Resultaat na bestemming 44.828-
44.828
Mutatie reserves
287-
287 -
48.422- 47.598
-369
824-
49.424-
46.677
1.232
863
296-
863
48.791- 48.830
39
49.720-
47.540
2.747-
567 2.180-
33
5.3
Toelichtingen
5.3.1 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft. De Bestuursdienst Ommen – Hardenberg is opgericht op 1 juli 2012, de vergelijkende cijfers 2012 zijn over de periode 1 juli tot en met 31 december 2012. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende balanspost anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken e.d. Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden. Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair of annuïtair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken.
34
De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa
8 – 10 jaar 5 – 20 jaar 5 – 10 jaar
Vorderingen en overlopende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan 1 jaar; waardering vindt plaats onder aftrek van eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid. De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten. Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbaar verlies. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.
35
5.3.2 Toelichting op de balans per 31 december 2013 Vaste activa Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde
Investeringen met een economisch nut Totaal
Balanswaarde 31-12-2012 0 0
31-12-2013 1.824.367 1.824.367
De overige investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde Boekwaarde
Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal
31-12-2013 31-12-2012 846.735 0 620.780 0 356.852 0 1.824.367 0
Het onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer Boekwaarde Vermeerderi Verminderi Bijdragen Afwaarde Afschrijving Boekwaarde ngen ngen van derden ringen en 31-12-2012 31-12-2013 Vervoermiddelen - 1.059.641 12.719 200.187 846.735 Machines, apparaten en installaties 834.281 1.000 212.501 620.780 Overige materiële vaste activa 491.191 21.800 112.539 356.852 Totaal 2.385.113 35.519 525.227 1.824.367 De belangrijkste in het boekjaar gedane investeringen staan in onderstaand overzicht vermeld: Beschikbaar besteed tm gesteld 2013 krediet Overname activa gemeente Hardenberg 733.666 733.666 Overname activa gemeente Ommen 710.560 710.560 Software 2013 Oracle Project Harmonisatie/inr.+conv.Civ.Mak./civ.bel. Harmonisatie/ticket-boekingsyst.ReCreate Aanschaf O-Prognose tbv OG Vervanging Deutz Agrotron 2013 Vervanging kooimaaier 4 opzet zoutstrooiers Sneeuwploegen 4 werkbussen
308.100 116.100 159.120 22.007 33.000 117.000 62.000 135.000 20.000 190.000
51.250 92.344 131.847 18.387 36.750 110.083 64.750 124.060 17.735 186.235
2.606.553
2.277.668
Bij de aanschaf van O-prognose en de kooimaaier is sprake van een overschrijding van het krediet. De overschrijdingen op deze investeringskredieten passen binnen het door het Algemeen Bestuur uitgezette beleid.
36
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Boekwaarde Voorziening
Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Totaal
31-12-2013 1.256.682 97.407 1.354.089
oninbaarheid
Balans-
Balans-
waarde waarde 31-12-2013 31-12-2012 1.256.682 6.610.873 97.407 19.383 0 1.354.089 6.630.256
De specificatie vorderingen op openbare lichamen heeft betrekking op: gemeente gemeente Overige Ommen Hardenberg gemeenten totaal 543.643 474.018 239.021 1.256.682 De vordering op openbare lichamen betreffen onderling te verrekening bedragen met de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg en bestaan onder andere uit: - restant bedrijfsvoeringkosten 2013 - voorgeschoten kosten personeel - voorgeschoten kosten voormalig personeel - nog te verrekenen loonheffing - te verrekenen saldi specifieke tussenrekening - voorgeschoten overige kosten Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2013 31-12-2012 Banksaldi 13.147.557 1.502.610 Overlopende activa
Nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen Totaal:
Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2013 31-12-2012 98.492 265.888 98.492
265.888
De onder overlopende activa opgenomen nog te ontvangen bedragen en vooruitbetaalde bedragen kunnen als volgt worden gespecificeerd: NS Businesscard 10.340 Te vorderen BTW 27.505 Vooruitbetaald 55.350 Overig 5.297 98.492 Reserves Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:
Bestemmingreserves Nog te bestemmen resultaat Totaal:
Boekwaarde Boekwaarde 31-12-2013 31-12-2012 1.721.715 945.815 2.180.120 208.550 3.901.835 1.154.365
Het verloop in 2013 van de reserves , de aard en de reden van iedere reserve wordt weergegeven in de bijlage reserves en voorzieningen. Het resultaat na bestemmingen betreft het rekeningsaldo over 2013 en bedraagt € 2.180.120 positief (2012 : € 208.550).
37
Netto vlottende schuld met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt gespecifiseerd worden:
Overige schulden Totaal:
Boekwaarde Boekwaarde 1.219.079 3.547.824 1.219.079 3.547.824
Overlopende passiva De specificatie van de post overlopende passiva is als volgt:
Nog te betalen bedragen Totaal:
Boekwaarde Boekwaarde 11.303.559 3.696.565 11.303.559 3.696.565
De onder overlopende activa opgenomen nog te betalen bedragen en vooruitontvangen bedragen kunnen Kosten organisatieontwikkeling Kosten RUD partners Kosten opstellen afdelingsplan Kosten Digiwerk Kosten Electra Kosten vrijwillige brandweer Kosten inleenvergoeding Kosten verlofstuwmeer (zie ook toelichting pagina 40) Kosten combinatiefunctionarissen Kosten inhuur MD Te betalen loonheffing Te betalen OB 2013 Te betalen sociale lasten Te betalen netto salaris Bedrijfsrestaurant Parkeervoorzieningen Vooruitontvangen frictiekosten Ommen Overig
24.395 34.972 10.500 9.276 35.000 30.000 17.140 142.324 25.434 39.836 1.302.320 8.166.032 928.508 161.230 12.554 19.802 330.000 14.236 11.303.559
38
Niet uit de balans blijkende verplichtingen Opgebouwde rechten vakantiegeld De vakantiegeldverplichting aan de werknemers betreft de opgebouwde rechten over de periode juni (of latere datum van indiensttreding) t/m december. De verplichting betreft het opgebouwde recht, inclusief een opslag voor sociale lasten en bedraagt ultimo 2013 € 1.200.000 (ultimo 2012 € 1.060.000) Overlopende vakantiedagen Voor de nog niet opgenomen verlofuren bestaat de verplichting aan de werknemers om alsnog – betaald – verlof te verlenen of om extra salaris uit te betalen zonder dat daar extra werkzaamheden tegenover staan. Per ultimo 2013 bedroeg het bedrag aan aantal niet opgenomen uren, inclusief een opslag voor sociale lasten € 1.600.000 (ultimo 2012 € 2.700.000). Meerjarige overeenkomsten
1 2 3 4 5 6 7 8 9
(Bedragen x € 1.000) Uitgaven 2013 Aardgas/ elektriciteit 213.238 Onderhoud Software/ licenties 842.358 Accountant 21.248 Advertenties 582 Schoonmaak 295.181 Diensten computers (fotokopieerapp) 151.282 Lease computerapparatuur 496.446 Telefonie 192.487 Inhuur tijdelijk personeel 2.044.386
39
5.3.3 Toelichting op de programmarekening
0 34.637 173 48 525 3.276 521 173 55 6.672 544 31 22 46.677
-2 1.219 -114 394 452 -1.283 -84 5 32 518 -240 7 17 921
0 -36.439 -5 -12.968
-44.763
0 -44.720 -6 -3.695 0 0 -1 0 -48.422
-49.424
0 -8.283 -1 9.277 0 0 11 0 1.004
1.343
Resultaat voor reserveringen
-287
-824
-2.747
1.925
978
4600 Reserveringen 8600 Reserveringen Reserveringen
352 -65 287
1.193 -369 824
863 -296 567
330 -73 257
330 330
0
0
-2.180
2.180
1.308
Werk. ontv. rente en winstuitk. Vergoeding voor personeel Huren Ov. goederen en diensten Inkomensoverdr. van het Rijk Ov. inkomensoverdr. van de overheid Ov. inkomensoverdr. Ov. verrekeningen
Resultaat na reserveringen
-84 34.380 642 1.111 877 513 161 92 6.687 48 49 0 44.476
-74 -44.357 -103 -192 -12 -24 -1
-12
6-
OG
DVL
Overig
DVL/DS
Tractie
DVL/OG
Financieel beleid/beheer
DVL
Facilitair
V 2013
DVL
Automatisering/informatisering
BnW 2013 W 2013 -2 35.856 59 442 977 1.993 437 178 87 7.190 304 38 39 47.598
Baten 8210 8300 8321 8340 8411 8422 8423 8630 Totaal Baten
Niet in te delen lasten Loonbetal. en soc. premies Soc. uitk. personeel Werkelijk bet. rente Afschrijvingen Personeel van derden Energie Ov. aankopen en uitbest.duurz.goed. Bet. belastingen Aank. niet duurz.goederen en diensten Ov. inkomensoverdrachten aan de overheid Ov. inkomensoverdrachten Reserveringen
B 2013
DVL
Algemeen
Omschrijving
Teamkostenplaats
Categorie Lasten 4000 4110 4120 4210 4230 4300 4310 4333 4341 4343 4424 4425 4600 Totaal Lasten
DVL
Personeelszaken
Verklaring verschillen Alle afdeling en
Huisvesting
Bedragen x € 1.000
4
1.219 114392 452 1.379-
1 27
70 1-
1368201 365-
1.117 222
724
415 147-
143
20
16 20 1033-
100-
23
44 4773-
1 39
2-
17
176-
110
6-
6 862
17 305
142
26
9.4139.043
13
37
19-
0 -8.283 -1 9.277 0 0 11 0 1.004
30
139-
91
1.925
13 2
2-
11
1-
4
29
1370492
492
2 307
7373234
2140
140
224
24
19-
8 2-
-
2-
-2 1.219 -114 394 452 -1.283 -84 5 32 518 -240 7 17 921
30
139-
91
330 -73 257 2.180
40
5.3.3.1 Categorie 4110 4120 4300 4333 4341 4343 4424 4425 4600 8300 8340 8423 Totaal
Teamkostenplaatsen Omschrijving Begroot Werkelijk Verschil Loonuitbetaling en sociale premies 35.856 34.637 1.219 Soc. uitk. Personeel 59 173 114Personeel van derden 1.769 3.148 1.379Ov. aankopen en uitbest.duurz.goederen 0 1 1Bet. belastingen 2 5 3Aank. niet duurz.goederen en diensten 1.678 1.746 68Ov. inkomensoverdrachten aan de 20 20overheid Ov. inkomensoverdrachten 32 31 1 Reserveringen 343 13 330 Vergoeding voor personeel 2581.3751.117 Ov. goederen en diensten 46268222 Ov. inkomensoverdrachten 0 4439.435 38.062 1.308
Toelichting 4110: Vergoeding CAO-stijging Voor een eventuele CAO-stijging van de salarislasten is een budget van € 257.000 geraamd. Per 1 januari 2013 liep de CAO voor de sector gemeenten af, maar in 2013 is geen akkoord bereikt tussen de vakbonden en de VNG. Voordeel: € 257.000 (INC) Stuwmeer verlofuren Per 1 januari 2013 bestond een verplichting aan de voormalige medewerkers van de gemeente Ommen van € 600.000 inzake een stuwmeer aan verlofuren. Er zijn op medewerkersniveau maatwerkgesprekken gevoerd. Dit heeft er toe geleid dat een gedeelte van de verlofstuwmeer-uren is afgekocht (middels uitbetaling en afboeking hypotheeklast). Voor een ander deel zijn met medewerkers tijd voor tijd-afspraken gemaakt en is geen geldelijke vergoeding ingezet. Hier is zeer kritisch mee omgegaan in die zin dat alleen herbezetting van deze uren heeft plaatsgevonden, daar waar dit strikt noodzakelijk was. Er is maximaal ingezet op efficiency en er heeft een bezuinigingsslag binnen de BOH plaatsgevonden, door de betreffende mensen niet te vervangen. Gebleken is dat door deze handelwijze een aanzienlijk deel van het beschikbaar gestelde budget niet hoefde te worden ingezet. Voordeel: € 327.000 (INC) Vergoedingen UWV De vergoedingen van het UWV voor zwangerschapsverlof en arbeidsongeschiktheid zijn niet geraamd. Dit enerzijds vanwege de onzekerheid en anderzijds omdat hier vaak vervangingskosten tegenover staan, die ook niet worden geraamd, waardoor m.n. op de loonkosten van derden een overschrijding ontstaat. Voordeel: € 246.000 (INC) Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Door de gemeenten is voor 2013 € 71.000 beschikbaar gesteld voor de realisering van de wettelijke verplichting Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) per 1 januari 2016. Na besluitvorming 41
in maart 2013 is er gestart met het opbouwen van de BGT. Tevens is een tijdelijke vacature opgesteld voor externe ondersteuning. Het is niet gelukt voor het eind van 2013 een geschikte kandidaat te vinden. Inmiddels is dit wel gelukt, waardoor de financiële middelen die in 2013 nog niet zijn ingezet alsnog in 2014 zullen moeten worden ingezet. Voordeel: € 71.000 (INC) Vrijwillige Brandweer Voor vergoeding van de uitruk- en oefenuren voor de vrijwillige brandweer is een bedrag van € 968.000 geraamd. Hieruit kunnen 4 kwartalen van € 242.000 worden betaald. Omdat de vergoeding aan de vrijwilligers gebaseerd is op de feitelijk gemaakte uren, die dus achteraf pas bekend zijn, is er in het verleden voor gekozen jaarlijks in het eerste kwartaal van het volgende jaar de vergoedingen van het laatste kwartaal van het voorafgaande jaar te betalen. Door de overgang van de brandweer naar de Veiligheidsregio moeten de uren van 2013 in 2013 worden uitbetaald aan de vrijwilligers. Daarom zijn in 2013 vijf kwartalen uitbetaald, waardoor een nadeel van € 284.000 ontstaat. De oorzaak van dit nadeel ligt al bij de overgang van de vrijwilligers naar de BOH per 1 juli 2012. Destijds is in de BOH het tweede kwartaal 2012 ten onrechte uitbetaald, terwijl deze nog door de gemeenten betaald hadden moeten worden. Nadeel: € 284.000 (INC) Het resterende voordeel op 4110 loonbetalingen en sociale premies van € 602.000 moet in samenhang worden gezien met de resultaten op 4300 Personeel van derden (nadeel van -€ 1.314.000) en 8300 vergoeding voor personeel (voordeel van € 1.117.000), totaal nog te verklaren resultaat op deze drie categorieën € 405.000. Wet Normering Topfunctionarissen (WNT) De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semi-publieke sector WNT stelt een maximum aan de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector. De WNT is op 6 december 2011 door de Tweede Kamer aangenomen en is met ingang van 1 januari 2013 in werking getreden. De WNT kent een openbaarmakingsregime en een maximale bezoldigingsnorm. De maximale bezoldigingsnorm is van toepassing op topfunctionarissen die in dienstbetrekking werkzaam zijn en topfunctionarissen die niet in dienstbetrekking werkzaam zijn (maar worden ingehuurd op basis van een overeenkomst van opdracht), indien zij binnen een periode van 18 maanden meer dan 6 maanden werkzaam zijn voor de (semi-)publieke instelling. Daarnaast kent de WNT een verbod op het verstrekken van winstdelingen, bonussen of andere vormen van variabele beloning aan topfunctionarissen. Voorts verbiedt de WNT het om aan topfunctionarissen ontslagvergoedingen toe te kennen die meer bedragen dan € 75.000 (of indien lager maximaal eenmaal de som van de jaarbeloning en de jaarbeloning betaalbaar op termijn), en mag het salaris niet meer worden doorbetaald gedurende een periode waarin de (gewezen) topfunctionaris geen arbeid meer levert (non-activiteit). Voor zover deze regels niet worden nageleefd dan wel afspraken worden gemaakt die uitgaan boven het door de WNT opgelegd maximum, is op grond van de WNT sprake van een onverschuldigde betaling. Het teveel ontvangen bedrag dient door de topfunctionaris te worden terugbetaald aan de (semi-)publieke instelling. Voor de verdere specificatie wordt verwezen naar bijlage 2.
42
Toelichting 4110, 4300, 8300: Bovental Bij de aanloop richting de ambtelijke fusie is een nieuw functieboek opgesteld. Bij de totstandkoming van het nieuwe functieboek is, bij het beschikbaar stellen van de totale loonsom, rekening gehouden met de bezuinigingstaakstelling (in formatie) die bij de gemeente Ommen en gemeente Hardenberg waren vastgesteld. Na de vaststelling van het functieboek is het plaatsingsproces van start gegaan. De afspraak in dit proces was dat alle medewerkers van de gemeente Hardenberg en de gemeente Ommen geplaatst zouden worden binnen de nieuwe bestuursdienst Ommen – Hardenberg. Aangezien de formatiereductie uit de bezuinigingsprogramma’s van de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg nog niet volledig geëffectueerd waren, zijn er op diverse functies meer medewerkers geplaatst dan dat er formatie beschikbaar was. Anderzijds was er weliswaar een aantal vacatures, maar de match tussen vraag en aanbod was in kwalitatieve zin niet in alle gevallen intern te realiseren. Er is dus sprake van boventalligheid vanuit de afzonderlijke bezuinigingsprogramma’s en deze boventalligheid dient voor 1 januari 2015 opgelost te zijn. Ten behoeve van de dekking van de loonsom 2013 van de boventalligen is door de gemeenten een frictiebudget van € 1.320.000 beschikbaar gesteld. Dit is in de BOH incidenteel bijgeraamd op de categorie 4110 loonuitbetalingen en sociale premies. Per 1 januari 2013 was sprake van een bovental van 19 fte. Per 31 december 2013 was de bovental nog 16,33 fte. Doordat daarnaast vacatures niet of door goedkoper personeel zijn ingevuld is van het beschikbaar gestelde frictiegeld € 208.000 (INC) niet besteed. In 2014 zullen de gemaakte afspraken met personeel in de bovental geeffectueerd moeten worden. Vacatures/inzet derden/detacheringen Het restantvoordeel ad € 330.000 (INC) vloeit voort uit het niet of goedkoper invullen van vacatureruimte en het detacheren van personeel aan andere gemeenten of instanties. Toelichting 4120: Aan pensioenvergoedingen, WW-uitkeringen en wachtgelden aan voormalig personeel is € 114.000 meer uitbetaald dan geraamd. Nadeel: € 114.000 (INC). Toelichting 4343: Reiskosten De werknemers, die voorheen in dienst waren van de gemeente Ommen kregen geen reiskostenvergoeding woon-/werkverkeer. Na de ambtelijke fusie krijgen alle medewerkers een vergoeding. Ook zijn sommige medewerkers van standplaats veranderd, dat een aanpassing van de vergoeding tot gevolg heeft. Teven worden hogere kosten gemaakt door de dienstreizen tussen de standplaatsen. Hierdoor is een overschrijding van het budget van € 196.000 (STR) ontstaan.
43
Dienstkleding Buitengewoon OpsporingsAmbtenaren (BOA’s) De afgelopen jaren is terughoudend omgegaan met het aanschaffen/vervangen van dienstkleding voor de boa’s, omdat wordt gewerkt aan een ontwerp van een landelijk modeluniform voor boa’s. Invoering van het nieuwe uniform was gepland voor 2013, maar door omstandigheden is deze over de jaarwisseling heen getild. Vandaar is er een voordeel van € 19.000 (INC) op het kledingbudget. Huur gebouwen Doordat het merendeel van de ambtenaren gehuisvest is in één van de gemeentelijke gebouwen hoeven er geen ruimten meer in het LOC gehuurd te worden. Deze ruimten worden nu door het Alpha-college gehuurd. Voordeel: € 90.000 (STR) Adviezen derden Voor geleverde adviezen van derden (onder andere voor technische en juridische adviezen m.b.t. milieuvergunningen) is € 61.000 (INC) minder uitgegeven. Werving en selectie Voor noodzakelijk in te vullen vacatures zijn wervingskosten gemaakt, waar geen budget voor is begroot. Nadeel: € 25.000 (INC) Overig Op overige onderdelen zijn kleinere voor- en nadelen, van per saldo een nadeel van € 77.000. Toelichting 4600: Een raming van € 330.000 was opgenomen als toevoeging aan de reserve frictiekosten. Het bedrag is in werkelijkheid geboekt als een kortlopende schuld, vandaar hier een voordeel van € 330.000 (INC), maar op het product ‘algemeen’ een nadeel van hetzelfde bedrag. Zie ook de toelichting onder 5.3.3.2 Algemeen, toelichting 8300 en 8340. Toelichting 8340: Eenmalige teruggaaf basispremie WAO/WIA 2013 Op 23 december 2013 berichtte de belastingdienst dat in het Belastingplan 2014 is geregeld dat werkgevers een gedeeltelijke teruggaaf krijgen van de basispremie WAO/WIA (premie Arbeidsongeschiktheidsfonds). Dit betekent dat de BOH een eenmalige teruggaaf heeft ontvangen van 28,82% van de basispremie WAO/WIA die per de peildatum 30 september 2013 is aangegeven over de periode 1 januari tot en met 30 juni 2013. Het betreft een voordeel van € 150.000 (INC). Geleverde diensten Voor de geleverde diensten van eigen personeel aan derden is € 45.000 (INC) ontvangen. Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB) Een bedrag van € 19.000 (INC) is meer ontvangen van het CJIB, doordat in 2013 meer boetes zijn uitgeschreven dan begroot. Overig Op overige onderdelen zijn kleinere voor- en nadelen, van per saldo een voordeel van € 8.000. 44
5.3.3.2 Categorie 4000 4210 4230 8434 8300 8340 Totaal
Algemeen Omschrijving Niet in te delen lasten Werkelijk bet. rente Afschrijvingen Aank.niet duurz.goederen en diensten Vergoeding voor personeel Ov. goederen en diensten
Begroot 6401 977 0 44.4543.45146.533-
Werkelijk 9 525 2435.04012.49547.025-
Verschil 6392 452 24 9.4139.043 492
Toelichting 4230: Betreffende posten dienen in samenhang gezien worden met categorie 4424 bij 5.3.3.3 automatisering / informatisering waar sprake is van een nadeel van € 147.000. Er is activa achtergebleven op de balans in Ommen en Hardenberg, die vanwege fiscale redenen nog niet overgeboekt kunnen worden naar de BOH. Het budget voor de bijbehorende afschrijving is al wel overgegaan naar de BOH. Voor het deel dat achter is gebleven bij de gemeenten wordt jaarlijks door de gemeenten facturen gestuurd, die zijn geboekt op 4424. Hiermee rekening houdend is sprake van een voordeel van € 305.000 en wordt als volgt verklaard. Het betreft m.n. de kapitaallasten en incidentele lasten (o.a. scholing) die verband houden met de investeringen. Rondom ICT is sprake van een aanzienlijk aantal projecten. Veel van deze projecten zijn qua uitvoering meerjarig, waardoor de werkelijke kapitaallasten afwijken van (lager zijn dan) de raming in de begroting 2013. Een aantal voorbeelden: Modernisering GBA (2014-2015-2016) Migratie SAP-platform Omzetting naar Windows 7 Oracle project Back-up Office 2010 Vergunningensysteem WABO Diverse harmonisaties die een doorloop in 2014 kennen (waaronder bijvoorbeeld het salarispakket, verkeersmodellen en gebouwenbeheersysteem) Etc. Hiernaast is van belang dat bepaalde investeringen - met name vanwege harmonisering - niet meer plaats hoeven te vinden, terwijl de kapitaallasten hiervoor wel geraamd zijn in de begroting. Dit is inmiddels verwerkt in een actualisering van het ideaalcomplex. Echter moest – eveneens vanwege harmonisering / uitbreiding nieuwe software/hardware in het ideaalcomplex opgenomen worden. Deze zal t.z.t. vervangen moeten worden en zal op dat moment leiden tot nieuwe benodigde kredieten c.q. daaruit voortvloeiende kapitaallasten. Het huidige beeld is dat het geactualiseerde ideaalcomplex kostendekkend is. Toelichting 8300 & 8340: Beide categorieën dienen in samenhang gezien worden, aangezien het hier de bijdragen vanuit de gemeente Ommen en Hardenberg betreft. Per saldo resteert een nadeel van € 370.000. In de begroting van de BOH is een bijdrage geraamd van € 660.000 inzake bijdrage frictiekosten voor 2013 45
en 2014. De bijdrage voor 2014 ad € 330.000 (INC) is in eerste instantie in een reserve geboekt maar later gecorrigeerd naar vooruit ontvangen bedragen. 5.3.3.3 Categorie 4300 4333 4343 4424 4600 8340 8600 Totaal
Automatisering / informatisering Omschrijving Begroot Personeel van derden 67 Ov. aankopen en uitbst.duurz.goed. 7 Aank. niet duurz.goederen en diensten 2.646 Ov. inkomensoverdrachten aan de 304 overheid Reserveringen 838 Ov. goederen en diensten 47Reserveringen 953.720
Werkelijk Verschil 40 27 14 72.231 415 451 147821 49223.486
17 2 73234
Toelichting 4343: In dit voordeel van € 415.000 is een taakstelling van - € 135.000 verwerkt. Dit betreft een taakstelling verband houdend met het ideaalcomplex, welke in de begroting 2014 is opgelost. Het toe te lichten voordeel op de betreffende budgetten bedraagt daarom € 540.000 en kan als volgt worden verklaard: I-NUP De iNUP-gelden 2013 ad € 88.000 (INC) zijn in 2013 niet ingezet. Dit betreft een langlopend project, gericht op doorontwikkeling van de digitale dienstverlening aan de burger. Het is een meerjarig programma, dat doorloopt tot 2017 en gericht is op de verbetering van de externe dienstverlening naar de klant en gerelateerd is aan het Nationaal Uitvoerings Programma. Tot 2017 wordt er vanuit noodzaak, met betrekking tot de wettelijke verplichtingen, een grote doorontwikkeling c.q. inhaalslag gemaakt op het gebied van het iNUP. Deze iNUP-gelden zijn voor dit meerjarenprogramma een vereiste. Het omvat een groot aantal deelprojecten. Planning gereed: 2017. In 2014 wordt gestart met de webrichtlijnen fase 2, landelijke voorzieningen WOZ en de digikoppeling. Tot nu toe is het management in eigen beheer uitgevoerd. Het budget is de komende jaren nodig voor management en uitvoering om ervoor te zorgen dat de doelstellingen gehaald worden. SEPA Door het DT is besloten om de kosten van het SEPA project ad € 30.000 ten laste van de ICTbudgetten 2013 te brengen. Dit project is niet volledig afgerond in 2013. Voordeel: € 27.000 (INC). Kapitaallasten harmonisering software Een voordelig resultaat van € 58.000 (INC) heeft betrekking op de post kapitaallasten in het kader van de projecten harmonisering software. De analyse van de post kapitaallasten treft u separaat aan.
46
Telefoonkosten Hier is een voordeel van € 43.000 (INC) ontstaan. De belangrijkste oorzaak van dit positieve resultaat is dat de gebruikskosten van de blackberry’s lager blijken dan was aangenomen. We hebben een scherp tarief en het aantal gespreksminuten is lager dan geraamd. Ook de vaste kosten van vaste telefonie zijn sterker gedaald dan was verwacht. Voor 2013 is voorts sprake van een eenmalige vergoeding van € 9.000 in verband met de overheidsaanbesteding mobiele telefonie. De huidige Blackberry toestellen gaan in 2014 ‘end of life’. Het is nog niet duidelijk of aan de vervanging extra kosten zijn verbonden. Het voordeel wordt daarom vooralsnog als incidenteel aangemerkt. Implementatie en conversie Dimpact Ommen. Dit restantbudget van € 119.000 (INC)is bestemd voor de inrichting en conversie van Dimpact en betreft hoofdzakelijk de kosten van arbeid (ontwikkeling, management en uitvoering). Gezien de deskundigheid die intern beschikbaar is, is tot nu toe besloten om niet in te huren, maar een interne ICT’er deze taak uit te laten voeren. Voorzien wordt dat inhuur noodzakelijk is. Planning gereed: 2015. Onderzoek naar de overgang naar Dimpact DMS is gepland voor 2014. Hetzelfde geldt voor zaakgericht werken. iNUP 2011/2012. Betreft een langlopend project, gericht op doorontwikkeling van de digitale dienstverlening aan de burger. Voor nadere toelichting, zie hierboven. Voordeel: € 107.000 (INC). Opleiding nieuwe organisatie. Harmonisatie en aanpassing van de organisatie is een meerjarig proces. Dit brengt nog steeds scholingsaanvragen met zich mee die daar direct verband mee houden. Voordeel in 2013: € 13.000 (INC). Deze middelen zijn in 2014 nodig voor opleiding applicatiebeheer, functioneel beheer of scholing postregistratie. Harmonisering hard- en software Er resteert daarmee een toe te lichten voordeel van € 95.000 (INC). Ten gevolge van de samenvoeging van twee ICT omgevingen, zijn er tal van harmonisaties, die van invloed zijn op de structurele en de incidentele onderhoudskosten van software en hardware. In dit continue proces van aanpassingen worden contracten aangepast, zijn er tijdelijk dubbele onderhoudskosten en komen onderhoudskosten nog niet voor onze rekening, omdat projecten nog niet afgerond zijn. Per saldo leidt dit in 2013 tot een voordeel. Voorbeelden van onderhoudskosten, die in 2013 nog niet zijn betaald maar vanaf 2014 wel voor onze rekening komen zijn:
Harmonisatie Decos-Verseon: nog niet afgerond Uitwijk: nog niet afgerond Firewall en backup: nog niet afgerond AS400 Harmonisatie PINK applicaties nog niet afgerond Onderhoud Wifi aangepast Single sign on moet nog worden ingevoerd Oracle DBA SAN dienstverlening Onderhoud switches: kosten voor niet eerder dan in 2014 47
ESX server Onderhoud paspomaat is in 2013 nog niet in rekening gebracht SBA: niet alle functionaliteit is nog opgeleverd. OLO koppeling, Verseon koppeling en betaald parkeren Als gevolg van de harmonisatie en herziening van contracten is er sprake van een structureel voordeel op de onderhoudskosten. Dit voordeel valt voor een deel weg tegen hogere incidentele kosten. We zien dat er gedurende het boekjaar vaker advies wordt gevraagd aan derden in verband met de snelle technologische ontwikkelingen en de daarbij benodigde specialistische kennis. Daarnaast zijn er regelmatig veranderingen die niet voorzien zijn en wel doorgevoerd moeten worden. Een voorbeeld is de al eerder genoemde aanpassing ten gevolge van de invoering van het gewijzigde betalingsverkeer (IBAN/SEPA). In 2014 zal nader onderzocht worden welk bedrag jaarlijks nodig is voor incidentele kosten.
Toelichting 4424: Is reeds toegelicht bij 5.3.3.2 Algemeen. Toelichting 8600: Investeringen. Van het onder de lasten genoemde voordeel verband houdend met investeringen is een bedrag van -€ 73.000 (INC) niet aangewend vanuit de reserve ICT. Kapitaallasten en leasing Normaliter worden positieve en negatieve saldi op de posten, die verband houden met het ideaalcomplex (kapitaallasten en leasing) verrekend met de reserve automatisering. Deze reserve heeft de functie van een egalisatiereserve, d.w.z.: in tijden waarin de vervangingsbehoefte groter dan gemiddeld is, zullen de werkelijke kapitaallasten de normering van het ideaalcomplex overschrijden en zal geput moeten worden uit deze reserve. Wanneer de vervangingsbehoefte kleiner is dan gemiddeld (dit komt voor wanneer veel hardware/software langer mee gaat dan de gemiddelde afschrijvingstermijn) worden overschotten aan deze reserve toegevoegd. Schommelingen in kosten worden dus met de reserve verrekend. In 2014 zal nader onderzoek worden gedaan naar de benodigde hoogte van deze reserve. Gezien de stand per 31 december 2013 (ruim € 1,2 miljoen) is het voorstel om het overschot op de posten kapitaallasten en leasing ad € 407.000 (INC) in 2013 niet extra toe te voegen aan deze reserve, maar vrij te laten vallen in het jaarresultaat BOH.
48
5.3.3.4 Categorie 4310 4343 8340 Totaal
Facilitair Omschrijving Energie Aank. niet duurz.goederen en diensten Ov. goederen en diensten
Begroot 0 806 71735
Werkelijk 1 663 69595
Verschil 1143 2140
Toelichting 4343: Abonnementen. In 2013 is een begin gemaakt met het opzeggen van abonnementen en de verwachting is dat de besparing op abonnementen geleidelijk zal toenemen. Hierbij is sprake van een voordeel van € 49.000 (STR). Meerdere abonnementen kennen een lange looptijd, het kost veel tijd om alle gebruikers in beeld te krijgen en daarbij moet afgestemd worden wat nut en noodzaak is van de abonnementen. Pas eind 2014, zo is de verwachting, zal een definitief beeld gevormd zijn van het budget dat hiervoor beschikbaar moet zijn. Deze kostensoort komt in aanmerking voor een korting in verband met de inkoopkorting van 4%. Er is een voorstel in ontwikkeling om dit voordeel in te zetten voor het tekort op catering (zie hierna onder Eet- en drinkwaren). Porti- en vrachtkosten. De porti- en vrachtkosten zijn ruim € 25.000 (INC) lager dan begroot. Het lijkt er op dat de samenvoeging van de bestuursdienst geleid heeft tot vermindering van portikosten, maar een nauwkeurig beeld is nog niet beschikbaar. Aanpassing van deze raming is daarom niet gewenst. Immers de tarieven zijn gestegen voor 2014 en met enige regelmaat zijn er grote partijen post die aangeboden worden ter verzending. Anderzijds zien we mogelijkheden tot besparing door meer post digitaal te versturen. In 2014 zal blijken of deze trend zich doorzet. Bedrijfskleding. De kosten voor bedrijfskleding zijn € 17.000 (INC) lager dan geraamd, omdat de bedrijfskleding minder frequent wordt aangeboden aan de wasserij/stomerij dan voorzien en er in 2013 nog weinig kleding is vervangen. De meevaller wordt beschouwd als incidenteel, omdat de vervanging van bedrijfskleding een grillig verloop kent. In 2014 worden hogere kosten voor vervanging verwacht dan in 2013. Eet- en drinkwaren. De hogere kosten voor de eet- en drinkwaren ad -/- € 46.000 (STR) (inclusief koffie en theevoorziening) wordt voor een deel (€ 18.000 (STR)) gecompenseerd door hogere opbrengsten in het restaurant. Bij dit tekort zijn de personele kosten niet meegenomen. Aanpassing van het assortiment en prijsstelling wordt noodzakelijk geacht om het tekort te verminderen. Een voorstel tot aanpassing is ter discussie voorgelegd. Hierin is ook opgenomen dat er een aanpassing/overheveling van budget plaats zal moeten vinden om de raming met betrekking tot de catering op orde te brengen. Schrijf- en bureaubehoeften / drukwerk. De kosten voor schrijf- en bureaubehoeften vallen € 19.000 (STR) lager uit dan begroot. Ontwikkelingen met betrekking tot digitaal werken leidt tot vermindering van drukwerk. Denk 49
hierbij aan de toename van het gebruik van tablets en de groei van het aantal documenten dat digitaal beschikbaar is dankzij koppelingen en digitalisering van archieven. Deze ontwikkeling zal zich de komende jaren voortzetten. De drukwerkkosten nemen ook af. Het voordeel in 2013 op de directe materiele kosten bedraagt € 25.000 (STR). Onderzoek is verricht naar de integrale kosten (inclusief personeelslasten en apparatuur) van ons drukwerk. Hieruit is naar voren gekomen dat uitbesteding van reprowerkzaamheden een logisch gevolg is van de geschetste ontwikkeling. In 2014 wordt de aanbesteding ter hand genomen, waarbij er naar wordt gestreefd om de uitbesteding tot stand te brengen binnen de huidige raming. Onderhoud inventaris In verband met de aanschaf van nieuw meubilair in de locatie Hardenberg zijn er momenteel nog relatief weinig kosten voor onderhoud inventaris. Hierdoor is een voordeel ontstaan van € 36.000(INC). Deze kosten zullen naar verwachting in de komende jaren geleidelijk toenemen. Het verwachte voordeel wordt daarom als incidenteel aangemerkt. Bovendien zal in de beginfase vaak nog sprake zijn van garantie, maar komen na afloop daarvan onderhoudskosten naar voren. De vervanging van de audiovisuele apparatuur, smartboards en eventueel andere zaken welke geen deel uitmaken van de begrote ICT-middelen zal t.z.t. gedekt moeten worden uit de vrijval kapitaallasten nieuwbouw gemeentehuis. Het is daarom van belang dat deze vrijval ten gunste van de Bestuursdienst komt / wordt gereserveerd. 5.3.3.5 Categorie 4343 4425 8340 8423 Totaal
Financieel beleid / beheer Omschrijving Aank. niet duurz.goederen en diensten Ov. inkomensoverdrachten Ov. goederen en diensten Ov. inkomensoverdrachten
Begroot Werkelijk Verschil 234 214 6 0 10 10 238 214
20 6 1124
Toelichting 4343: Taxatiekosten gemeentelijke eigendommen. Dit voordeel is hoofdzakelijk ontstaan door een voordeel op de taxatiekosten van € 20.000 (INC). Het betreft hier een budget dat in 2012 voor de periode 2012-2015 ter beschikking is gesteld voor hertaxatie gemeentelijke eigendommen. Het werk is/wordt conform de planning uitgevoerd en loopt daarmee in de pas met de lengte van de verzekeringsduur.
50
5.3.3.6 Categorie 4000 4210 4310 4333 4341 4343 8321 8340 Totaal
Huisvesting Omschrijving Niet in te delen lasten Werkelijk betaalde rente Energie Ov. aankopen en uitbest.duurz.goed. Bet. belastingen Aank. niet duurz.goederen en diensten Huren Ov. goederen en diensten
Begroot 4 41 194 55 16 792 60 1.096
Werkelijk 0 40 178 35 26 825 511.098
Verschil 4 1 16 20 103311 2-
Toelichting 4343: Contracten derden. Het tekort op deze post van € 36.000 (INC), hangt samen met de kosten voor bewaking en beveiliging van de gemeentehuizen. V.w.b. Hardenberg maakt deze post deel uit van te herschikken/herverdelen budgetten i.v.m. de exploitatie van het nieuwe gemeentehuis. V.w.b. Ommen is het tekort in 2013 gedekt uit de post onderhoud, die een voordeel van € 23.000 kent. In 2014 zullen deze budgetten worden afgestemd op de demarcatie van kosten. Schoonmaakkosten. Ten opzichte van het geraamde budget waren de kosten in 2013 € 15.000 (INC) lager. Dit voordeel betreft grotendeels het gemeentehuis Hardenberg. Zie in dit verband de opmerking onder de post contracten derden. Plantverzorging/inboet. Hier is een voordeel van € 15.000 (INC) ontstaan. Het betreft kosten, die zijn verantwoord op kostenplaats GEBT/Huisvesting gemeente Hardenberg. Bedrijfshulpverlening. De kosten van BHV zijn in 2013 € 11.000 (INC) lager dan de raming. Dit is een incidenteel voordeel, dat zijn oorzaak kent in een herstructurering van de BHV-organisatie, waarbij nog definitief moet worden bepaald wat er structureel nodig is v.w.b. opleidingen en middelen. Reguliere onderhoudswerkzaamheden en -contracten Een overschrijding van € 20.000 (INC) wordt veroorzaakt door regulieren onderhoudswerkzaamheden en – contracten met betrekking tot het gemeentehuis Ommen. Onder andere de klimaatinstallatie en het aanbrengen van een intercom. Toelichting 4333: Aanschaf werktuigen Voor € 20.000 (INC) kan dit verklaard worden uit een minder beroep op de post duurzame goederen
51
5.3.3.7 Categorie 4333 4343 8300 Totaal
Personeelszaken Omschrijving Ov. aankopen en uitbest.duurz.goed. Aank. niet duurz.goederen en diensten Vergoedingen personeel
Begroot Werkelijk Verschil 117 123 288 265 0 13405 375
623 13 30
Toelichting 4343: Salarisadministratie I.v.m. de overgang van het salarispakket van ADP naar RAET zijn incidenteel voorbereidingskosten gemaakt. Nadeel: € 19.000 (INC). De verwachting is dat in 2014 de kosten binnen de raming zullen blijven. Gezondheidsmanagement De BOH heeft te maken met een stijgend verzuimpercentage. In 2013 is in opdracht van het DT gestart met het treffen van voorbereidingen voor het verrichten van een onderzoek onder alle medewerkers. Doel van het onderzoek is na te gaan wat de oorzaken van het verzuim zijn. En op basis van de uitkomst gerichte interventies te kunnen inzetten. Het onderzoek betreft voorts medewerkerstevredenheid en de arbeidsomstandigheden. Voor het uitvoeren van het onderzoek is een offertetraject doorlopen. Het onderzoek wordt begin 2014 verder uitgerold. Een geraamd bedrag van € 34.000 (INC) is in 2013 nog niet besteed, maar zal in 2014 worden ingezet. 5.3.3.8 Categorie 4310 4341 4343 4424 8340 8423 Totaal
Tractie Omschrijving Energie Bet. belastingen Aank. niet duurz.goederen en diensten Ov. inkomensoverdrachten aan de overheid Ov. goederen en diensten Ov. inkomensoverdrachten
Begroot Werkelijk Verschil 233 333 10068 24 44 411 458 470 73 730 0 712
298851
29 8 139-
Toelichting 4310: Brandstof Op de brandstof is sprake van een nadeel van € 100.000 (STR). De hoofdoorzaak van deze overschrijding is, zoals reeds eerder aangegeven, gelegen in een forse stijging van de brandstofprijzen terwijl nauwelijks compensatie heeft plaatsgevonden; Zware tractie -€ 48.000 nadeel, lichte tractie -€ 37.000 nadeel, maaimachines -€ 1.000 nadeel, overige machines -€ 13.000 nadeel, zoutstrooiers en sneeuwploegen -€ 1.000 nadeel.
52
Toelichting 4341: Belastingen lichte tractie Het gaat hier om een voordeel van € 44.000 (INC) op de lichte tractie. De belastingdienst heeft verzuimd om een aantal auto’s bij de overschrijving naar de BOH, aan te merken als auto’s voor ondernemers. Hiertegen is bezwaar gemaakt en dit is gehonoreerd waarna een bedrag is terug ontvangen. Toelichting 4343: Verzekeringen / schades De Motorrijtuigenverzekering voor met name lichte tractie levert een nadeel op van € 14.000 en een aantal schades zorgen voor € 7.000 nadeel. Onderhoud In totaal is sprake van een nadeel van € 22.000 aan onderhoud en onderhoudsmaterialen, onderverdeeld naar zware tractie €27.000 nadeel, lichte tractie € 19.000 nadeel, maaimachines € 9.000 voordeel, overige machines € 28.000 voordeel, zoutstrooiers en sneeuwploegen € 12.000 nadeel. Toelichting 4424: Is reeds toegelicht bij 5.3.3.2 Algemeen. Toelichting 8340: Schadevergoedingen / Doorbelasting Cleanteam Er is sprake van een voordeel van € 38.000 aan niet geraamde inkomsten. Voor lichte tractie werd een bedrag van € 9.000 aan niet geraamde inkomsten ontvangen als schade vergoeding van de verzekeringsmaatschappij. Als doorbelasting van kosten aan het Cleanteam is een bedrag ontvangen van € 23.000 (INC).. Kapitaallasten tractiemiddelen Voordeel op de kapitaallasten tractie is € 197.000 (INC). In 2013 heeft er een efficiencyberekening plaatsgevonden van de tractiemiddelen. Bekeken is of het efficiënter inzetten van deze voertuigen kan leidden tot het afschaffen van voertuigen of tot uitstel van bepaalde vervangingsinvesteringen. In afwachting van de resultaten van dit onderzoek is een aantal te vervangen voertuigen “in de wacht“ gezet. Het niet doen van deze vervangingsinvesteringen heeft geleid tot een besparing op de kapitaallasten. Zware tractie € 92.000 voordeel, lichte tractie € 130.000 voordeel, maaimachines € 7.000 voordeel, overige machines € 16.000 voordeel, zoutstrooiers en sneeuwploegen € 47.000 nadeel.
53
5.3.3.9 Categorie 4300 4341 4343 8340 Totaal
Overig Omschrijving Personeel van derden Bet. Belastingen Aank. niet duurz.goederen en diensten Ov. Goederen en diensten
Begroot Werkelijk Verschil 104 34 1 0 334 295 7960360 269
70 1 39 1991
Toelichting 4300 , 4343 en 8340: Wet Onroerende Zaken (WOZ) Er is een raming van € 104.000 opgenomen op post aangenomen personeel (4300), maar de kosten zijn op diverse kostensoorten verantwoord. Het voordeel van € 70.000 op 4300 wordt dan ook verklaard door een nadeel op 4343. Dashboard In 2013 is voor de afdeling Dienstverlening een dashboard ontwikkeld met daarin de belangrijkste stuurindicatoren/managentinformatie per team en voor de afdeling als geheel. Er resteert in 2013 € 19.000 (INC). Grootschalige Basis Kaart Nederland (GBKN) Zowel de uitgaven als de inkomsten v.w.b. de werkzaamheden voor de stichting GBKN zijn in 2013 achtergebleven bij de ramingen, namelijk een voordeel van € 36.000 op de uitgaven en een nadeel van € 41.000 op de inkomsten, per saldo een nadeel van -€ 5.000. De belangrijkste oorzaak is de economische crisis. Er worden minder werkzaamheden verricht en daardoor minder kosten gemaakt maar ook een lagere inkomst (vaste tarieven GBKN) gegenereerd. De huidige formatie is noodzakelijk om de benodigde landmeetkundige werkzaamheden m.b.t. het grondgebied van beide gemeenten te kunnen uitvoeren. Overigens is de begrotingspost v.w.b. de uitgaven vanwege bezuinigingen al enkele jaren niet geïndexeerd, terwijl in de daadwerkelijke kosten wel een prijsstijging plaatsvindt. De GBKN wordt opgevolgd door de Basiskaart Grootschalige Topografie (BGT). Hostmanship De kosten van Hostmanship zijn verantwoord binnen de teamkostenplaatsen en dit zorgt ervoor dat op het product “Overig” daarom een voordeel van € 15.000 (INC) ontstaat. Overig Het resterende te verklaren voordeel ad € 46.000 betreft een grote hoeveelheid kleine posten.
54
5.3.3.10
Incidentele baten en lasten
In onderstaand overzicht worden de incidentele voor- en nadelen groter dan € 20.000 weergegeven. Voor een nadere invulling van het begrip incidenteel geeft de BBV aan dat het gaat om incidentele baten en lasten, de zich maximaal 3 jaar voordoen. -
Vergoeding CAO-stijging Stuwmeer verlofuren Vergoedingen UWV Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Vrijwillige Brandweer Niet besteed frictiegeld Niet of goedkoper invullen van vacatureruimte en detachering Pensioenvergoedingen, WW-uitkeringen en wachtgelden voormalig personeel Advieskosten milieuvergunning Adviezen derden Werving en selectie Geleverde diensten eigen personeel Teruggaaf basispremie WAO/WIA 2013 Overschot kapitaallasten en leasing iNUP SEPA Telefoonkosten Implementatie en conversie Dimpact Ommen iNUP 2011 / 2012 Harmonisering hard- en software Investeringen Porti- en vrachtkosten Onderhoud inventaris Taxatiekosten Contracten derden Reguliere onderhoudswerkzaamheden en – contracten Aanschaf werktuigen Onderhoud tractie Kapitaallasten tractie Gezondheidsmanagement Belastingen lichte tractie
€ 257.000 € 327.000 € 246.000 € 71.000 € 284.000 € 208.000 € 330.000
(V) (V) (V) (V) (N) (V) (V)
€ 114.000 € 30.000 € 61.000 € 25.000 € 45.000 € 150.000 € 407.000 € 88.000 € 27.000 € 43.000 € 119.000 € 107.000 € 95.000 € 73.000 € 25.000 € 36.000 € 20.000 € 36.000 € 20.000 € 20.000 € 22.000 € 197.000 € 34.000 € 44.000
(N) (V) (V) (N) (V) (V) (V) (V) (V) (V) (V) (V) (V) (N) (V) (V) (V) (N) (N) (N) (N) (V) (V) (V)
55
56
Bijlage 1
Staat van reserves en voorzieningen
Omschrijving
Saldo per 1-1-2013
Bestemmingsreserves Algemene reserve Reserve automatisering Reserve tractie / materialen G.B.O. Reserve zacht bovental Resultaat jaarrekening 2012 Totaal bestemmingsreserves TOTAAL GENERAAL
Kenmerk: Fondsbeheerder: Stand per: Einddatum: Bodembedrag: Plafond: Rentetoevoeging: Percentage: Stortingen/bronnen: Toevoeging:
Onttrekkingen: Beslag: Heroverweging:
Toevoeg
€ 208.550
Onttrek
Saldo per 31-12-2013
€ 208.550 € 21.800
€ 0 € 1.208.961 € 268.392
€ 431.782 € 217.707
€ 798.979 € 50.685
€ 296.326 € 208.550 € 945.815
€ 13.335
€ 65.300
€
€ 862.999
€ 87.100
€ 1.721.714
€ 862.999
€ 87.100
€ 1.721.714
244.361
- € 208.550
€ 945.815
Reserves Stand per: Toevoeging: Onttrekkingen: Stand per: Begrotingswijzigingen: Beslag: 1.980.230.120 Doel:
Bestem Result. 2012
Programma dienstverlening 1 januari 2013 (werkelijk) totaal 2013 totaal 2013 totaal 31 december 2013 (totaal) 2013
Bedrag € 945.815 € 862.999 € 87.100 € 1.721.714
2013 en volgende jaren
Reserve automatisering schommelingen in de lasten van te verrichten (grootschalige) investeringen in het kader van de normale bedrijfsvoering te kunnen opvangen. egalisatiereserve. afdelingshoofd Dienstverlening 1 januari 2013 (werkelijk) deze reserve kent geen einddatum.
Bedrag
€ 431.782
dient te worden gebaseerd op basis van een totaal inventarisatie van de huidige hard- en software vervangingswaarde huidige hard- en software.
nee geen afwijkend percentage jaarschijf op basis van uitgevoerde inventarisatie. P jaarlijkse bijdrage 1 vervanging ’13 / I-pads / renteaanpassing 2 automatisering ideaalcomplex 3 bijdrage gemeente H’berg reserve automatisering 4 Uitkering CON / omzetten lease naar kapitaallasten Totaal toevoeging 4 Harmonisatie
€ 193.763 € 70.422€ 136.130 € 407.968 € 141.500 € 798.979 € 21.800
geen Jaarlijks, bij het presenteren van de 1e bestuursrapportage
57
1.980.230.065 Doel: Kenmerk: Fondsbeheerder: Stand per: Einddatum: Bodembedrag: Plafond:
Reserve tractie / materialen G.B.O.
Bedrag
schommelingen in de lasten van de vervanging van tractiemiddelen en materialen op te kunnen vangen. egalisatiereserve. afdelingshoofd Openbaar Gebied 1 januari 2013 (werkelijk) deze reserve kent geen einddatum. geen. nog te bepalen op basis van een vervangingsoverzicht tractiemiddelen.
€ 217.707
Rentetoevoeging: nee Percentage: geen afwijkend percentage Stortingen/bronnen: de voeding vindt plaats ten laste van de kostenplaatsen 'tractie' bij het opmaken van de rekening en betreft de lagere kosten voor aanschaf materialen en de vrijvallende kapitaallasten met betrekking tot de tractiemiddelen afdeling G.B.O.
Toevoeging:
Onttrekkingen: Beslag: Heroverweging: 1.980.220.090 Doel:
P Jaarlijkse bijdrage 1 vervanging 2013 / aanpassing rente Totaal toevoeging conform besluit algemeen bestuur bij de jaarlijkse behandeling van de begroting dan wel bij afzonderlijk voorstel bij vervanging van tractie. geen. jaarlijks, bij het presenteren van de 1e bestuursrapportage.
€ 144.635 € 93.950€ 50.685
Reserve zacht bovental
Bedrag
om de kosten van de 'zachte'-bovental (werknemers in een hogere salarisschaal dan het schaalniveau van de functie waarin zij geplaatst zijn) te kunnen opvangen. bestemmingsreserve. afdelingshoofd Dienstverlening 1 januari 2013 (werkelijk) deze reserve kent geen einddatum. geen. geen.
Kenmerk: Fondsbeheerder: Stand per: Einddatum: Bodembedrag: Plafond: Rentetoevoeging: Ja Percentage: geen afwijkend percentage Stortingen/bronnen: wanneer nieuw inzicht bestaat in de kosten van regeling in de Toevoeging: Onttrekkingen: Beslag: Heroverweging:
komende jaren wordt een eventueel meer benodigd bedrag aan de algemene reserve onttrokken. Jaarlijkse bijdrage (rentebedrag) conform besluit algemeen bestuur bij de jaarlijkse behandeling van de begroting. geen. jaarlijks, bij het presenteren van de 1e bestuursrapportage.
€ 296.326
€ €
13.335 65.300
58
59
Bijlage 2
WNT
Naam
Functie
Duur dienstverband
Omvang dienstverband
Beloning
G. Kolhorn
Alg. directeur Adj. directeur Voorzitter DB en lid AB Vice voorzitter DB en lid AB Lid DB en lid AB Lid DB en lid AB Lid AB
1-1-13/31-12-2013
1fte
1-1-13/31-12-2013
Lid AB Lid AB
A. vd Wilt P.H. Snijders
M.J. Ahne
D.T. Prinsse J.P. Scheele I.M. Lagas – Meijer R.C.J. de Vent J. Jansen
Voorzieningen betaalbaar op termijn € 19.945
Beëindigingsuitkeringen
Jaar beëindiging
Motivering
€ 112.505
Belastbare kostenvergoedingen €0
n.v.t.
n.v.t.
Geen
1fte
€ 86.799
€0
€ 15.480
n.v.t.
n.v.t.
Geen
1-1-13/31-12-2013
n.v.t.
Onbezoldigd
n.v.t
n.v.t
n.v.t
n.v.t
Geen
1-1-13/31-12-2013
n.v.t.
Onbezoldigd
n.v.t
n.v.t
n.v.t
n.v.t
Geen
1-1-13/31-12-2013
n.v.t.
Onbezoldigd
n.v.t
n.v.t
n.v.t
n.v.t
Geen
1-1-13/31-12-2013
n.v.t.
Onbezoldigd
n.v.t
n.v.t
n.v.t
n.v.t
Geen
1-1-13/31-12-2013
n.v.t.
Onbezoldigd
n.v.t
n.v.t
n.v.t
n.v.t
Geen
1-1-13/31-12-2013 1-1-13/31-12-2013
n.v.t. n.v.t.
Onbezoldigd Onbezoldigd
n.v.t n.v.t
n.v.t n.v.t
n.v.t n.v.t
n.v.t n.v.t
Geen Geen
60
6 Controleverklaring
61
62
