JAARREKENING Jaarverslag 2013 Dedicon

Jaarverslag 2013 Dedicon

JAARREKENING 2013


Inhoudsopgave

Pagina Inhoudsopgave

1

Verslag Raad van Toezicht

2

Vaststelling en goedkeuring jaarrekening 2013

4

Bestuursverslag

5

Opmaak jaarrekening 2013

16

Geconsolideerde Balans per ultimo

17

Geconsolideerde Winst- en verliesrekening

18

Geconsolideerd Kasstroomoverzicht

20

Toelichting behorende tot de geconsolideerde Balans 2013

32

Niet in de balans opgenomen activa en verplichtingen

43

Transacties verbonden partijen

43

Beleidsregels toepassing WNT

44

Toelichting behorende tot de geconsolideerde W&V 2013

45

Enkelvoudige Jaarrekening Stichting Dedicon

1

Enkelvoudige Balans per ultimo

52

Enkelvoudige Winst- en verliesrekening

53

Toelichting behorende tot de enkelvoudige jaarrekening 2013

55

Overige gegevens

77


Verslag Raad Van Toezicht Dedicon 2013

De Stichting Dedicon kent statutair een bestuurs-toezichtstructuur conform de richtlijnen van de Cultural Governance. Dedicon wordt bestuurd door de directeur/ bestuurder en het toezicht op het bestuur wordt vormgegeven door de Raad van Toezicht . De Raad van Toezicht werd in het verslagjaar gevormd door: Mevrouw A. Van Leeuwen-Gijsberts De heer T.A. van der Gun De heer H.Jacobse De leden van de Raad van Toezicht zijn benoemd door de Staatssecretaris van Cultuur in maart 2006.

De Raad van Toezicht heeft in 2013 zes formele vergaderingen gehouden, waarbij de directeur/bestuurder deelnam aan de besprekingen. De beraadslagingen en besluitvorming zijn in verslagen vastgelegd. De reguliere vergaderingen hebben plaats gevonden op 5 maart, 26 april, 21 juni, 27 september en 22 november. Op 8 oktober is er een extra ingelaste bespreking geweest over het Plan Innovatie Tekstproductie. Onderdeel van dit plan is een reorganisatie van de afdeling tekstproductie. Naast de formele vergaderingen vormen het regulier overleg tussen de voorzitter van de Raad en de directeur/bestuurder en de maandelijkse voortgangsrapportage de gestructureerde informatie voorziening voor de Raad. Daarnaast hebben de leden van de Raad van Toezicht ad-hoc contacten onderhouden met de leden van het management op onderdelen van dossiers en ten behoeve van het delen van kennis en informatie. Op 9 april is er een gezamenlijke informele bijeenkomst geweest met het Management Team waarbij een presentatie van KPMG over demografische en technologische ontwikkelingen de basis vormde voor een gedachtewisseling. De Raad van Toezicht hecht bijzonder aan een goed contact met de diverse geledingen in de organisatie. In dat kader is ook in 2013 informeel overleg gevoerd met de Ondernemingsraad. De Raad van Toezicht heeft waardering voor de deskundigheid en constructieve houding waarmee de OR haar taak uitvoert. De leden van de Raad van Toezicht hebben op de verschillende locaties de plenaire bijeenkomsten voor de medewerkers bijgewoond.

2


Bestuursverslag De directeur / bestuurder van Dedicon biedt hierbij de jaarrekening aan over het boekjaar dat geëindigd is op 31 december 2013.

Algemene informatie De stichting heeft conform haar statuten ten doel te voorzien in de lectuur- en informatiebehoefte van blinden, slechtzienden en anderen die in hun leesvermogen beperkt zijn. Om dit doel te bereiken ontwikkelt, produceert en distribueert Dedicon auteursrechterlijk beschermd materiaal voor visueel gehandicapten en dyslectici in toegankelijke formaten. Voor visueel gehandicapten die willen lezen zijn dat boeken, kranten en tijdschriften. Gesproken of als digitale tekst. Of in braille op aanvraag. Tevens produceren wij voor leerlingen in het onderwijs en voor werkenden die een cursus volgen hun school- en studiematerialen naar wens. Veelal in braille, tactiele tekening, gesproken boek of als digitaal bestand. Voor leerlingen met dyslexie vergroten wij hun wereld met onze gesproken schoolboeken of bestanden voor dyslexiesoftware. Stichting Dedicon kent statutair een bestuurs- toezichtstructuur conform de richtlijnen van de code cultural governance. Dedicon wordt bestuurd door de directeur / bestuurder en het toezicht op het bestuur wordt vormgegeven door de Raad van Toezicht. Het organigram per 1 april 2014

5


De personele bezetting per 1 april 2014 is als volgt: Staf 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Directie Finance & Control Informatie & Automatisering Directie secretariaat Personeel & Organisatie Programma manager, business analist, technologie architect Klant, Markt, Innovatie 7) Management 8) Educatief 9) Nieuws & Boeken 10) Zakelijke dienstverlening 11) Innovatie 12) Externe communicatie Productie 13) Management 14) Audio productie 15) Tekst productie 16) Reliëf 17) Reproductie, Distributie, Facilitair 18) Productiebureau

1 persoon 7 personen 12 personen 1 persoon 2 personen

1.0 fte 5.7 fte 12.5 fte 1.0 fte 1.6 fte

3 personen

2.8 fte

1 persoon 12 personen 3 personen 5 personen 3 personen 3 personen

1.0 fte 9.0 fte 2.2 fte 3.7 fte 1.7 fte 2.3 fte

1 persoon 50 personen 18 personen 3 personen 9 personen 15 personen

1.0 fte 32.6 fte 15.5 fte 2.2 fte 7.8 fte 12.8 fte

In totaal hebben 149 medewerkers een Cao-dienstverband bij Dedicon. Zij vertegenwoordigen 116.4 fte.

Dedicon, klaar voor de verandering Strategie Na de reorganisatie in 2011 en 2012 volgens Plan Toekomst stond er in 2013 een organisatie die klaar is voor de verandering. Een continu proces waarin Dedicon succesvol inspeelt op veranderingen in de wereld om de organisatie heen. Veranderingen in consumentengedrag, markten, technieken, media, politiek klimaat, concurrentie, producten en dienstverlening, opdrachtgever en in de behoeften en wensen van mensen met een leesbeperking. In het strategisch plan van aanpak 2013 Evolutie Dedicon heeft het Management Team de lijnen uitgezet die in het verslagjaar, maar ook de daaropvolgende jaren gevolgd worden. Dedicon heeft de keuze gemaakt zich te ontwikkelen naar een expertorganisatie op het gebied van toegankelijkheid voor mensen met een leesbeperking. Naast het verbeteren van een klantgerichte dienstverlening en het realiseren van efficiënte productiestromen zal Dedicon zich verder specialiseren en zich inrichten op het kunnen leveren van maatwerk.

6


Voor 2013 zijn een zestal doelen gesteld: Extern gerichte doelen: 1.

Vergroten bereik

2.

Klantgerichte en laagdrempelige dienstverlening

3.

Kennispartner

Intern gerichte doelen: 4.

Efficiëntie productie en voorbereidingen maatwerk

5.

Inspirerende en uitnodigende houding

6.

Financieel gezond bedrijf

Realisatie 1. Vergroten bereik Het vergroten van het bereik onder dyslectici is bevorderd door net zoals voorgaande jaren het project SPEKS 2.0 uit te voeren, waarin toegankelijke boeken geproduceerd worden voor scholieren in primair en voortgezet onderwijs. Voor dyslectische kinderen, maar ook voor moeilijk lezende kinderen is de leesgame Yoleo geïntroduceerd, waarmee een honderdtal boeken aangeboden wordt aan deze doelgroep. Omdat het ministerie van OCW heeft aangegeven geen dienstverlening te wensen aan dyslectici in het beroeps- en hoger onderwijs, heeft Dedicon afgezien van activiteiten ten behoeve van deze doelgroep. Een bijzondere doelstelling is het vergroten van het bereik van de dienstverlening aangepast lezen. In een succesvolle pilot is bij drie openbare bibliotheken de mogelijkheid gecreëerd gesproken boeken aan te vragen. Dit kan in 2014 landelijk uitgerold gaan worden. Er zijn promotiecampagnes uitgevoerd in samenwerking met Stichting Aangepast Lezen (SAL), openbare bibliotheken en andere partners in Apeldoorn en Utrecht. In vervolg daarop is in gezamenlijkheid met de Christelijke Bibliotheek voor Blinden en Slechtzienden (CBB) en SAL een marketingbeleidsplan opgesteld. SIOB heeft dit plan goedgekeurd en een budget ter beschikking gesteld voor de uitvoering die in 2014 plaats zal vinden.

7


2. Klantgerichte en laagdrempelige dienstverlening Om de dienstverlening Educatief te verbeteren is: De Daisy Schoolboeken App Lex ontwikkeld De website Dedicon Educatief verbeterd Een raamovereenkomst opgesteld voor inkoop van aangepaste schoolboeken door scholen Een conversiedropbox ontwikkeld, waarin scholieren en studenten bestanden kunnen aanbieden die vervolgens automatisch geconverteerd worden naar een toegankelijk formaat Ook zijn er nieuwe producten en diensten ontwikkeld op het terrein van algemene lectuur ten behoeve van de keten aangepast lezen: Karaoke lezen, waarin hybride boeken (tekst en spraak) aangeboden worden Jumboprint: grootletterboeken voor de slechtziende jeugd Voeljeboekje: tastbare boekjes voor zeer jonge visueel gehandicapte kinderen

3. Kennispartner Het meerjarig project EDDA waarin didactische en digitale aanpassingen ontwikkeld en gerealiseerd werden voor visueel gehandicapte scholieren is ook in 2013 uitgevoerd. De financiering vanuit de overheid is niet gecontinueerd voor 2014, waardoor het project eind van het verslagjaar is afgebroken. De richtlijnen die het project EDDA heeft opgeleverd zijn beschikbaar gesteld aan scholen en uitgevers van digitaal lesmateriaal. In oktober heeft Dedicon een kennisseminar georganiseerd voor het onderwijsveld in het kader van de verplichting aan scholen per 1 mei 2014 passend onderwijs aan te kunnen bieden. Dedicon is actief lid van IFLA section Libraries for the Print Disabled en levert de voorzitter. Mede via dit gremium heeft Dedicon met vele anderen bijgedragen aan de totstandkoming van de zg. ‘Marrakech treaty’ van de WIPO, waarin internationale uitwisseling van toegankelijke lectuur toegestaan wordt. Tevens is de directeur/bestuurder bestuurslid van het wereldwijde Daisy Consortium, dat een waardevol netwerk voor Dedicon is op het gebied van toepassing van (productie)techniek. Diverse medewerkers van Dedicon hebben deel genomen aan internationale conferenties.

4. Efficiëntie productie en voorbereidingen maatwerk

8


In 2013 zijn werkzaamheden uitgevoerd ter voorbereiding van de invoering van een nieuw productie volgsysteem. Werkstromen worden hierdoor inzichtelijk en volgbaar. Naar verwachting wordt dit in 2014 ingevoerd. Om de juiste keuzes te kunnen maken in de inrichting en organisatie van de productie is een Business Analist aangesteld. De ontwikkeling van synthetische stemmen is in 2013 verder doorgezet en onderzoek is gang gezet naar de opzet van een productiestraat voor TNS (tekst naar spraak) producten. Met uitgevers en het Centraal Boekhuis is overeengekomen dat Dedicon eBook bestanden aangeleverd krijgt ten behoeve van de omzetting naar braille. De kwaliteit van de productie wordt hierdoor hoger, terwijl de kosten afnemen. In 2013 heeft de gemeente Grave de omgevingsvergunning verleend voor de plaatsing van brailleprinters in het pand van Dedicon. Het bezwaar van een omwonende werd ingetrokken, zodat de printers definitief geplaatst konden worden in de daarvoor bestemde ruimte. Bijzondere aandacht is uitgegaan naar het opstellen van het Plan Innovatie Tekstproductie (PIT). Innovatie van de productie van braille en toegankelijke tekstbestanden is noodzakelijk gezien de ontwikkelingen bij uitgevers en de mogelijkheden die technologie biedt. Als gevolg daarvan verandert de aard van de werkzaamheden op de betreffende afdeling. De meer klassieke productiewerkzaamheden zullen in de loop van komende jaren vervangen worden door kennisintensief en specialistisch werk. Behalve specialistische kennis van brailleproductie is ook kennis nodig op gebied van gestructureerde bestandsformaten, tekst- en spraaktechnologie, didactische omzettingen. De bestaande functies op de afdeling komen te vervallen tussen april 2014 en 1 januari 2016. Nieuwe functies ontstaan voor een geringer aantal fte. De reorganisatie die hiervoor nodig is, is voorbereid in 2013. De ondernemingsraad heeft een positief advies gegeven en de Raad van Toezicht heeft ingestemd met het besluit tot uitvoering van PIT. PIT krijgt zijn beslag in 2014. Naar verwachting betekent dit voor het merendeel van de 18 medewerkers van de afdeling dat zij hun aanstelling bij Dedicon zullen verliezen. Voor de opvang van de gevolgen voor deze medewerkers is een Sociaal Plan overeengekomen met de Ondernemingsraad.

5. Inspirerende en uitnodigende houding De Prestatie en Ontwikkelings Dialoog, het instrument waarmee prestatieafspraken met medewerkers vastgelegd en geëvalueerd worden en waarin het functioneren van medewerkers beoordeeld wordt, is doorontwikkeld aan de hand van de evaluatie eind 2012. Door middel van informatieve lunchbijeenkomsten en een workshopdag voor het personeel is geïnvesteerd in de deskundigheid van medewerkers op diverse terreinen. In een aantal workshops is specifiek aandacht besteed aan het kunnen inleven in de wereld van mensen met een leesbeperking. Schoolbezoeken door medewerkers, gesprekken met belangenorganisaties, betrekken van klanten bij het testen van producten en bijvoorbeeld de organisatie van het Grote Voorleesfeest hebben bijgedragen aan het contact met mensen met een leesbeperking. In 2013 is Cliq, een bedrijfsblad voor personeel en vrijwilligers uitgekomen. Cliq verschijnt 4 maal per jaar.

9


De verbouwing in het pand in Grave is conform planning en budget medio 2013 afgerond. De nieuwe werkomgeving biedt werkplek aan circa 110 medewerkers. De ervaring van kleur, licht en ruimte wordt door medewerkers en gasten als bijzonder prettig ervaren. De open en inspirerende houding is niet alleen intern gericht, maar is in 2013 ook op stakeholders en klanten gericht geweest. Overleggen met belangenorganisaties van mensen met een leesbeperking, deelname aan en uitnodigingen voor de Nationale Onderwijstentoonstelling, kennisseminar over dyslexiebeleid in het onderwijs, rondleidingen aan speciaal onderwijsprofessionals, presentatie van richtlijnen EDDA aan uitgevers zijn voorbeelden hiervan.

6. Financieel gezond bedrijf Met name het beschikbare werkkapitaal en de solvabiliteit bepalen de financiële positie van Dedicon. Beide zijn verbeterd ten opzichte van het boekjaar 2012. Het beschikbare werkkapitaal is in 2013 toegenomen met € 154.000. Het saldo op 31 december 2013 heeft weliswaar nog een negatieve waarde van € 853.000. De aanzienlijke investeringen in 2012 en 2013 en de uitvoering van de reorganisatie conform ‘Plan Toekomst’ hebben geleid tot deze negatieve waarde. Naar verwachting zal in 2014 het beschikbare werkkapitaal wederom toenemen en hierdoor verbeteren. De solvabiliteit bedraagt einde boekjaar 31 %. Dit is een verbetering van 4 % ten opzichte van het jaar 2012. De berekening van dit percentage is in overeenstemming met de gehanteerde werkwijze van de ING. De solvabiliteit is vooral van belang om krediet te kunnen verkrijgen. Op 31 december 2013 beschikt Dedicon over een rekening-courant krediet van € 750.000 bij de huisbankier ING. Op 1 januari van dit jaar is deze limiet teruggebracht met € 250.000. Afdelingsmanagers hebben commitment gegeven aan hun afdelingsbudget. Door periodieke financiële rapportages zijn zij steeds voorzien van de actuele stand van zaken. In 2013 is een start gemaakt met de invoering van een eenduidige projectmanagement methode. Hierdoor ontstaat meer grip op de inzet van resources en de bewaking van de resultaten. Een programmamanager is aangesteld om een beleidsmatige lijn te realiseren in de verschillende projectactiviteiten én om naleving van het eenduidige projectmanagement te garanderen.

Reguliere activiteiten Uiteraard zijn in 2013 ook reguliere activiteiten uitgevoerd zoals de productie, reproductie en distributie van algemene lectuur, kranten en tijdschriften in opdracht van het SIOB. Eveneens is in opdracht van het ministerie van OCW de dienstverlening Educatief uitgevoerd. Voor zowel SIOB als voor OCW is een aantal projectmatige activiteiten uitgevoerd. SIOB heeft in 2013 een audit bij Dedicon laten uitvoeren in het kader van de certificering openbare bibliotheken. In 2014 is bekend geworden dat Dedicon ruimschoots voldoet aan de eisen die gesteld worden aan de certificering en is het certificaat verstrekt.

10


Ondernemingsraad De Ondernemingsraad bestaat uit 6 personen nadat een van de leden haar lidmaatschap heeft beëindigd. Met instemming van de OR is het reglement Telewerken vastgesteld. De OR heeft een positief advies uitgebracht over de uitvoering van PIT. In het kader van de daaruit volgende reorganisatie zijn de directeur/bestuurder en de OR een Sociaal Plan overeengekomen. In 2013 is een arbo-commissie ingesteld. Naast een vertegenwoordiger van de OR nemen hierin een HR adviseur (vz.) en de manager RDF plaats.

Financiële informatie De inkomsten van Dedicon bedragen in totaal € 14.000.000. Dit bestaat uit het prestatiecontract met het Sector Instituut Openbare Bibliotheken (Siob) ad. € 6.300.000, de subsidiebeschikking van OCW, groot € 4.300.000 en € 3.500.000 aan projectgelden, inkomsten van leerlingen en scholen en de omzet van organisaties en bedrijven. In 2013 zijn de totale inkomsten € 600.000 hoger ten opzichte van 2012 vanwege ontvangen liquidatie uitkering van Stichting Winckel-Sweep. De samenstelling van de kosten is als volgt: lonen en salarissen van vaste medewerkers € 6.800.000, kosten van flexibel personeel € 3.500.000 en de overige materiële kosten bedragen € 3.400.000. In 2012 waren de totale kosten € 600.000 lager. In 2013 is namelijk de voorziening Tekst Innovatie gecreëerd, groot € 600.000. In 2013 heeft de belastingdienst de Btw-tarieven vastgesteld die Dedicon moet hanteren bij het factureren van het prestatiecontract met Siob. Het bedrag van het prestatiecontract inclusief Btw kwam hierdoor lager uit. Siob heeft aangegeven dat deze financiële ruimte beschikbaar blijft voor Dedicon. In overleg zijn een drietal projecten geformuleerd die Dedicon met deze middelen kan uitvoeren. De herziening van de Btw-tarieven heeft ook invloed op de jaren vanaf 2008. Dedicon, en het Siob, zijn op dit moment in afwachting van de beslissing van de belastingdienst over het exacte bedrag van teruggaaf. In 2013 is de Stichting Winckel-Sweep geliquideerd. Dedicon was één van de twee beneficiënten. Uit deze nalatenschap heeft Dedicon nagenoeg € 600.000 ontvangen.

11


Financiële prestatie-indicatoren In de subsidie beschikking van OCW zijn geen specifiek te behalen prestaties opgenomen. In de subsidie aanvraag van Dedicon worden wel prestaties benoemd. Deze hebben echter alleen een informatief doel. Met het SIOB zijn wel prestaties afgesproken. Deze hebben betrekking op het aantal in te spreken minuten voor boeken en kranten en tijdschriften en het aantal om te zetten zwartdrukpagina’s naar digitaal toegankelijk boeken. Tevens zijn er afspraken gemaakt over het aantal te distribueren cdrom’s naar lezers van boeken en kranten en tijdschriften en afspraken over het aantal te reproduceren braille pagina’s van boeken.

Audio:

werkelijk

norm

797.183

780.000

1.077

1.050

398.370

408.230

Reproductie

1.251.640

1.425.000

Tekst:

werkelijk

norm

219.237

206.625

Studieboeken

1.426

2.000

titels

Tekeningen (als leermiddel)

4.066

2.700

stuks

Reproductie

4.207.488

5.200.000

Reproductie

14.202

10.000

Reproductie

8.742

7.000

Leesboeken Studieboeken Kranten en tijdschriften

Leesboeken

minuten titels minuten cd’s

zwartdrukpagina’s

braille pagina’s tekeningen vergrotingen

Milieu- en personeelsaangelegenheden De gedistribueerde cd’s van leesboeken worden retour ontvangen door Dedicon. Na de ontvangstverwerking in de lenersadministratie worden deze aangeboden aan een bedrijf dat de cd’s recycled voor nieuwe toepassingen.

12


De arbeidsinspectie heeft een overtreding van de wet vreemdelingen door Dedicon in 2011 vastgesteld. Het betrof de tewerkstelling van vreemdelingen zonder arbeidsvergunning door het door Dedicon ingehuurde schoonmaakbedrijf Mastercleaners. De boete die Dedicon opgelegd heeft gekregen en de bijkomende kosten voor juridische ondersteuning zijn volledig door Mastercleaners aan Dedicon vergoed. Naar aanleiding hiervan heeft Dedicon de interne controle op illegale arbeid procedureel vastgesteld en aangescherpt. Het ziekteverzuim bedroeg in 2013 gemiddeld 5,97 %. De duur van een gemiddeld verzuim bedroeg 15,47 dagen. In totaal waren er 27 verzuimgevallen van meer dan 42 dagen (lang verzuim). De meerderheid van deze verzuimgevallen werd veroorzaakt door fysieke klachten. Dit laatste is sterk van invloed op het verzuimpercentage over 2013.

Informatie over financiële instrumenten Dit onderwerp is reeds aan bod gekomen in de rubriek ‘Financiële informatie’. Dedicon maakt geen gebruik van derivaten.

Informatie over innovatie De informatie hierover is opgenomen in de rubriek ‘Dedicon, klaar voor de verandering’.

Informatie over aspecten van maatschappelijk verantwoord ondernemen Dedicon vind dat mensen met een leesbeperking recht hebben op dezelfde informatie als mensen zonder leesbeperking. Dedicon voelt zich oprecht geroepen om de wereld van mensen met een leesbeperking te vergroten.

13


Nadere uitleg over posten in de jaarrekening Deze informatie is opgenomen in de geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening en de toelichtingen hierbij.

Overige informatie De relevante overige informatie is opgenomen in de rubriek ‘Dedicon, klaar voor de verandering’.

Informatie over toepassing gedragscode De relevante informatie over toepassing gedragscode is eveneens opgenomen in de rubriek ‘Dedicon, klaar voor de verandering’.

Toekomst Investeringen Voor 2014 zijn er geen noemenswaardige investeringen voorzien.

Financiering Zoals reeds gemeld bij de strategische doelstelling ‘Financieel gezond bedrijf’ volstaat het beschikbare krediet van de ING van € 500.000 voor 2014. Er is geen behoefte aan meer vreemd vermogen.

Personeelsbezetting Op 1 januari 2014 telt Dedicon 118 fte in Cao dienstverband. Naar verwachting telt Dedicon eind 2014 rond de 113 fte. Naast deze medewerkers maakt Dedicon gebruik van ZZP-ers en vrijwilligers in de functie van voorlezer. Voor het samenstellen van de zogenaamde redactiebladen zet Dedicon free-lancers in. Voor het leidinggeven en uitvoering geven aan de verschillende projecten maakt Dedicon gebruik van

14


Opmaak Jaarrekening 2013 De jaarrekening 2013 van de Stichting Dedicon is opgemaakt door de directeur/bestuurder van Stichting Dedicon op 25 april 2014.

M.P. Verboom Directeur/bestuurder

16

JAARREKENING Jaarverslag 2013 Dedicon

Recommend Documents