Jaarverslag Gemeenschappelijke Ondernemingsraad Centrale Eenheden
juli 2010 t/m juli 2011
Gebruikte afkortingen
Inhoud
ABVAKABO De vakbond: Algemene Bond voor Ambtenaren en Katholieke Bond voor Overheidspersoneel van de Federatie van Nederlandse Vakbonden AC Administratief Centrum APM Allard Pierson Museum ARBO Arbeidsomstandigheden BC Bijzondere Collecties BC (bC) Bureau Communicatie (was tot 1-3-2011 bureau Communicatie) BKT Bureau Kennis transfer BS Bestuursstaf CAO Collectieve Arbeidsovereenkomst COR Centrale Ondernemingsraad CvB College van Bestuur DIV Documentatie Informatievoorziening FC (FS) Facilitair Centrum (miv 1-7-2011 Facility Services) GBB Gemeenschappelijk Beheers- en Bedrijfsbureau GDE Gemeenschappelijke Dienstverlenende Eenheden Gemeenschappelijke Ondernemingsraad GOR (de ondernemingsraad van de Bestuursstaf en de Centrale Eenheden) nb. Incidenteel wordt ook de oude term Diensten voor Eenheden gebruikt Hogeschool van Amsterdam HvA IC Informatiseringscentrum ICT Informatie- en Communicatietechnologie OBP Ondersteunend en Beheerspersoneel P&C Planning & Control RI&E Risico Inventarisatie en Evaluatie RvT Raad van Toezicht StS Studenten Services UB Universiteitsbibliotheek UvA Universiteit van Amsterdam Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu VGWM WHW Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek WOR Wet op de ondernemingsraden
3 1. Organisatie en werkwijze 3 - O rganogram van Bestuursstaf en Centrale Eenheden 4 - Organisatie van de GOR 5 2. Concrete resultaten 6 3. GOR leden en motivatie 7 4. Financiën 7 5. Bezuinigingen 9 6. Samenwerkende diensten UvA-HvA 10 7. VGWM 10 8. Instemming Opleidingsplannen
Voorwoord De Gemeenschappelijke Ondernemingsraad Centrale Eenheden (GOR) heeft een druk jaar achter de rug. De samenwerking tussen UvA en HvA begint bij verschillende Diensten vorm te krijgen en dat betekent dat de GOR al over verscheidene organisatieplannen advies heeft uitgebracht aan de bestuurder. Soms betreft het een kleine verandering, maar soms ook verandert er veel voor de medewerkers. De GOR kijkt voortdurend naar de praktische consequenties op de werkvloer en heeft de bestuurder gevraagd om – duidelijke en voor iedereen toegankelijke – antwoorden op een aantal vragen rond problemen die zich kunnen voordoen. De bestuurder heeft toegezegd dat veelvoorkomende vragen over de samenwerking on line verduidelijkt zullen worden en dat medewerkers daar ook hun vragen kunnen stellen. Maar er speelde nog veel meer bij de diensten en de volgteams en commissies hadden het er druk mee. Hoewel wij ons ook wel eens gepasseerd voelden, waren er genoeg kwesties waar de bestuurder positief op opmerkingen en verzoeken van de GOR reageerde. In dit jaarverslag leest u er meer over in de lijst met concrete resultaten. Wij staan aan de vooravond van het laatste jaar van de zittingstermijn van deze GOR. Ik hoop dat het lezen van dit jaarverslag laat zien met wat voor uiteenlopende zaken de GOR zich bezighoudt, en mensen ertoe brengt om zich kandidaat te stellen voor de zittingstermijn 2012-2015. Want een sterke medezeggenschap houdt de bestuurder scherp en daar profiteren zowel de werknemers als onze Universiteit van.
Colofon
Geralda Jurriaans-Helle Voorzitter GOR
Aan dit jaarverslag werkten mee: David Burggraaf, Madelon Carels-Drolsbach, David Jan Donner, Marjolein Groenendijk, Ton Dujardin, Geralda Jurriaans-Helle, Danny van de Putte, Cees Tack en Pauline Wegener. Vormgeving: GVO drukkers & vormgevers B.V. Foto’s: Ton Dujardin, UvA-beeldbank 2
griffier
1
3
2
BKT UvA-AMC
Universiteitsbibliotheek
Alumnirelaties en Universiteitsfonds
Studenten Services
bureau Communicatie
Administratief Centrum
Facilitair Centrum
InformatiseringsCentrum
HuisvestingsOntwikkeling
directeur Alumnirelaties en Universiteitsfonds, incl. Relatiebeheer
directeur bureau Communicatie
Concern Control
Strategisch Informatiebeleid
Bedrijfsbureau
Personeel en Organisatie
Academische Zaken
Controller
Documentaire Informatievoorziening
Personeelsadviseurs (incl. arbocoördinator met preventietaken)
Algemeen Bestuurlijke en Juridische Zaken
Secretariaat Bestuursstaf (incl. huishoudelijk medewerker)
Bedrijfsvoerder
Chief Security Officer
Secretariaat College voor Promoties
Bureau Pedel
Juridische Zaken
Bestuursondersteuning
1. Organisatie en Werkwijze
Organogram van Bestuursstaf en Centrale Eenheden
De GOR is de ondernemingsraad van de Bestuursstaf en de Centrale Diensten van de UvA. In juni 2010 eindigde het laatst verschenen GOR-jaarverslag met het volgende organisatieschema:
College van Bestuur
secretaris van de universiteit
Bestuursstaf
Beleid- en Strategieontwikkeling
Diensten
bestuurssecretarissen
ambtelijk secretarissen COR, GOR en CSR
Personeelsmandaat
secretariaat leden CvB en SvdU
Tot juli 2011 zijn de volgende veranderingen doorgevoerd:
3
Toelichting: zie pagina 4
Veranderingen in het Organogram
Organisatie van de GOR
juli 2011:
De GOR is de ondernemingsraad van de Bestuursstaf en de Centrale Eenheden van de UvA. Hij vertegenwoordigt een achterban van meer dan 1200 medewerkers. Vanwege dat aantal bestaat de ondernemingsraad wettelijk uit vijftien zetels. Bij de laatste verkiezingen in 2009 kon gekozen worden uit 19 kandidaten. Inmiddels zijn er 5 kandidaten vertrokken en waren er 2 niet beschikbaar. Zodoende bestaat de GOR op 1 juli 2011 uit 11 leden en zijn er 3 zetels vacant. De GOR heeft een DB, dat bestaat uit 4 personen. Er zijn 4 commissies, ieder met een eigen opdracht.
1. Bij de eenheden Algemeen Bestuurlijke en Juridische Zaken en Bedrijfsvoering in de Bestuursstaf is een Hoofd Bedrijfsbureau aangesteld voor de afdelingen Secretariaat voor College voor Promoties en de Bureau Pedel en voor de twee afdelingen Hoofd Gebouw & voorzieningen, arbocoordinator en controller en Secretariaat Bestuursstaf, ambtelijke secretarissen COR, GOR en CSR. (Hier is geen Advies aan de GOR gevraagd omdat de organisatie in de praktijk al zo functioneerde)
- d e Scholingscommissie, organiseert opleiding en scholing voor de OR-leden. Er werden twee scholingsdagen voor de gehele GOR georganiseerd in de verslagperiode. Daarnaast volgden verschillende leden individueel scholing over een bepaald onderwerp. - d e Commissie Financiën, bekijkt aan de hand van de planning en control cyclus en de begroting de bestuurlijke plannen en ambities (meer hierover op pagina 8). - d e VGWM-commissie houdt zich bezig met alle zaken rond veiligheid, gezondheid, welzijn en milieu van het personeel (meer hierover op pagina 10). - d e Communicatiecommissie verzorgt het contact met de achterban.
2. De directeur van Bureau Communicatie, die in de Bestuursstaf ondergebracht is bij de afdeling Beleiden Strategieontwikkeling, is na een interimperiode als directeur van de afdeling Alumnirelaties en Universiteitsfonds per 1 juni vast aangesteld als directeur van beide eenheden. (Geen advies van de GOR omdat Bureau Communicatie een ander soort dienst is dan bijvoorbeeld AC, IC of FC. Bij deze benoeming waren ook Stichtingen betrokken) 3. Per 1 juli is een Projectdirecteur Services UvA-HvA benoemd, die fungeert boven AC, FC en IC en het is de bedoeling dat op den duur ook de UB en StS daarbij gevoegd worden.
Voor alle eenheden is er een volgteam, dat informatie verzamelt over de gang van zaken en toekomstplannen van de eenheid. Hiermee verkrijgt de GOR een goed uitgangspunt om de ontwikkelingen te volgen en het College van Bestuur van advies/instemming te dienen of zo nodig het initiatief te nemen bepaalde onderwerpen op de overlegagenda te zetten. Ook wil een volgteam het contact met de achterban versterken. De volgteams rapporteren op de interne vergaderingen van de GOR. De volgende volgteams zijn gevormd:
Over de achterban van de GOR Sinds de verkiezingen van 2009 zijn er vier wisselingen geweest in het kiezersbestand van de GOR: -D e Interfacultaire lerarenopleiding (ILO) stemde voor de GOR maar valt nu onder de FMG -P ersoneel van Centrum voor Studie en Documentatie van Latijns Amerika (CEDLA) is nu bij FMG ondergebracht - I nstituut voor Interdisciplinaire Studies (IIS) was bij de GOR maar valt nu onder FNWI -A MD, was de voormalige AMVD, en gerelateerd aan de GOR maar valt nu onder AMC. De medewerkers die nu nog bij de UvA zijn aangesteld, stemmen echter nog mee voor de GOR.
- Volgteam AC - Volgteam FC - Volgteam UB - Volgteam IC - Volgteam BC, StS en BKT - Volgteam Bestuursstaf In de verslagperiode, die loopt van juli 2010 t/m juli 2011 waren er dertien interne vergaderingen en negen overlegvergaderingen. Ook werd er op 11 april een Heidag (in de UB) georganiseerd met de bestuurder en verschillende directeuren om dieper in te gaan op een aantal lopende zaken als personeelsrapportage, instemming instellingsplan, benoeming Projectdirecteur Services en Samenwerking UvA-HvA.
Ondanks deze wijzigingen in de achterban blijft het aantal zetels de hele zittingsperiode 15. Zoals het er nu voor staat zal bij de peildatum voor de volgende verkiezingen (november 2011) het aantal medewerkers dat voor de GOR stemgerechtigd is, boven de 1200 blijven en dat betekent dat de GOR dan net als nu vijftien zetels telt.
4
2. Concrete resultaten 6. Risico Inventarisatie en Evaluatie. Deze inventarisaties en het daaruit voortvloeiende Plan van Aanpak zijn van groot belang voor goede en veilige arbeidsomstandigheden en een prettig werkklimaat. Op dit moment staat de RI&E van het IWO centraal, vanwege de verhuizing van het Singelmagazijn naar het magazijn in Amsterdam-Zuidoost (IWO). De GOR neemt alle RI&E’s nauwkeurig onder de loep.
Wat is de rol van de GOR? De GOR let er op dat onderwerpen die (vergaande) gevolgen hebben voor medewerkers, niet als hamerstuk worden afgehandeld. Het afgelopen jaar waren dat onder meer de volgende onderwerpen: 1. Samenwerking UvA en HvA. Afgelopen jaar kwam de samenwerking tussen UvA en HvA in een stroomversnelling. De GOR heeft aan de bestuurder gevraagd om een duidelijk beleid bij de praktische uitvoering van de Samenwerkingsovereenkomst waaraan concrete voorstellen voor vergaande samenwerking tussen UvA- en HvA diensten getoetst kunnen worden. Om die reden heeft de GOR het uitbrengen van advies over samenwerking wat betreft UB en AC opgeschort.
7. Benoeming tijdelijke directeuren. Volgens het Universiteitsreglement heeft de GOR adviesrecht bij de benoeming van directeuren van diensten. Het CvB vraagt echter bij tijdelijke benoemingen of verlenging hiervan geen advies aan de GOR. Omdat dit volgens de GOR onterecht is, is juridisch advies over deze kwestie gevraagd. 8. Communicatie met de achterban. Ook het afgelopen jaar heeft de GOR zich ingezet om de communicatie met de achterban te verbeteren. Het streven is om de hoofdpunten uit de overlegvergaderingen via de Nieuwsflits te melden. Verder onderhoudt de GOR een weblog en worden ook de afzonderlijke nieuwsbrieven van de diensten ingezet om de achterban te informeren.
2. Jaargesprekken. De GOR heeft het jaargesprek op de agenda gezet nadat was gebleken dat deze gesprekken niet overal jaarlijks werden gehouden. Ook de (termijn van) verslaglegging liet te wensen over. Op aandringen van de GOR heeft de bestuurder bepaald, dat de verslaglegging van het gesprek binnen zes weken dient te gebeuren. 3. Ziekteverzuimprocedure. Omdat de hoogte van het ziekteverzuim kan betekenen dat de organisatie niet optimaal functioneert, houdt de GOR dat goed in de gaten. De GOR zet dit regelmatig op de agenda en dringt aan op uniformiteit in de verzuimprocedures van de diensten.
9. Ziektekostenverzekering/Turien. De GOR heeft er bij de bestuurder op aangedrongen om Turien aan te spreken op de administratieve chaos en de slechte communicatie met de verzekerden. De secretaris van het College van Bestuur houdt zich met deze kwestie bezig.
4. Mobiliteitsplan IC. De GOR heeft een negatief advies uitgebracht voor het oorspronkelijke mobiliteitsplan van het CvB voor het IC. Belangrijkste kritiek was dat de vrijwilligheid niet voldoende gewaarborgd was. Daarop heeft de bestuurder besloten het plan in te trekken en een andere procedure te volgen die voor de IC-medewerkers positiever uitpakt.
10. Ergocoach UB. Mede door toedoen van de GOR is bij de UB een ergocoach aangesteld. De ergocoach is de contactpersoon tussen de Arbodienst AMC en de medewerkers. De ergocoach informeert en adviseert medewerkers over arbo-gerelateerde zaken. Ook houdt de ergocoach zich bezig met het optimaal inrichten van werkplekken, met de bedoeling RSIklachten te voorkomen of te verhelpen.
5. Klimaatonderzoek Rivierstaete. Het binnenklimaat van Rivierstaete leidt bij veel medewerkers van het IC - en ook bij bezoekers - tot allerlei klachten, zoals pijnlijke ogen, hoofdpijn, en huiduitslag. De GOR zet dit onderwerp voortdurend op de agenda en voert ook intensief overleg met de arbocoördinator. De GOR inventariseert tevens alle klachten in een zwartboek.
5
3. Leden van de GOR De volgende personen hebben deze periode de GOR verlaten: Mireille Klaverweide (BKT) Yolanda Brockotter (UB) Madelon Carels Drolsbach (StS) vertrok mei 2011 naar de ABVAKABO
Er waren geen beschikbare leden meer op de kieslijst, zodat de GOR nu 3 vacante plaatsen heeft.
Madelon Carels, StS
Marianne Noordegraaf, AC
Cees Tack, FC
“Op de werkvloer is het bestuur ver weg en onzichtbaar, in de OR kan je opeens rechtstreeks met de bestuurder van gedachten wisselen.”
“Graag ben ik op de hoogte van de ontwikkelingen en plannen binnen de Universiteit en denk ik mee over de gevolgen hiervan voor de medewerkers. Zo kan ik vanuit de GOR richting de organisatie bijdragen aan het geven van een goed advies, of bijdragen aan het maken van een weloverwogen beslissing inzake een instemmingsverzoek.”
“Er gebeurt veel bij de Centrale eenheden en diensten. Het gaat niet alleen om werk maar ook om de mensen.Communicatie hierover vanuit de GOR is belangrijk. We moeten nog meer gebruik maken van de informatiekanalen (nieuwsbrieven e.d.) om deze informatie kenbaar te maken.”
Geralda Jurriaans, UB/APM
David Burggraaff, AC
Danny van de Putte, IC
“Ik wilde mij graag inzetten voor de organisatie en andere kanten daarvan leren kennen. Ik heb de afgelopen jaren gemerkt dat het durven stellen van kritische vragen de bestuurder scherp houdt en beter laat nadenken over de consequenties van een besluit voor het personeel.”
“Het afgelopen jaar gemerkt dat de UvA niet echt overloopt om rekening te houden met de belangen op de werkvloer. Hierin is dus nog veel werk te verzetten. Daar draag ik graag mijn steentje in bij.”
“Managementbeslissingen bij de ondersteunende diensten worden de laatste jaren steeds meer genomen zonder de vakmensen te raadplegen. Dit leidt tot frustratie op de werkvloer. Ik ben lid van de GOR geworden om de invloed van de werkvloer op belangrijke beslissingen terug te winnen.”
6
Marjolein Groenedijk, UB
David Jan Donner, IC
Jos van Reeuwijk, AC
“Voor mij staat rechtvaardigheid centraal: dat de UvA evenredig recht doet aan de belangen van alle werknemers. Daar maak ik me hard voor.”
“Medezeggenschap is medeverantwoordelijkheid voor wat de diensten in de UvA ondersteunen van onderwijs en onderzoek. Door het overleg met de bestuurder kunnen wij, de gekozen personeelsvertegenwoordigers, toetsen wat bedoeld is met de wijzigingen in onze organisatie. Waarom we gaan samenwerken met de diensten van de HvA. Wat de gevolgen zijn van het Instellingsplan 2011-2014 voor de organisatie van de diensten. De regeling rond het mobiliteitsplan voor het IC had veel vragen onbeantwoord gelaten. Het was door onze vragen dat hierin een andere aanpak is gegeven.”
“Toen ik mij verkiesbaar stelde, 2 jaar geleden, vond ik dat er een goede pijpleiding moest komen betreft communicatie tussen bestuurder en de werkvloer. Ik wil mij hier nog steeds sterk voor maken, juist nu er bezuindigd moet worden in het onderwijs en ook de samenwerking van de UvA en HvA een grote rol speelt op dit moment. We moeten hier op een adequate manier mee omgaan.”
Marjan Alberda, IC “Er gebeurt veel binnen de ondersteunende diensten, onder andere vanwege de samenwerking met de HvA. Aangezien dit direct gevolgen heeft voor de medewerkers, is het essentieel dat de belangen van hen goed vertegenwoordigd worden en verwoord worden naar de bestuurder. Het is belangrijk dat de bestuurder die geluiden blijft horen en ik wil mijn bijdrage daar aan blijven leveren.”
Astrid Kramer, FC “Ik zit in de GOR om de belangen van de mensen op de werkvloer te behartigen.”
Maarten Terpstra, FC
Pauline Wegener
“De beïnvloeding van besluiten opdat deze een positieve uitwerking hebben op de werkvloer.”
“De Ondernememingsraad is het podium waar je met de bestuurder overlegt over hoe de organisatie werkt en draait. In dat stuk speel ik graag een rol.”
Monique Overgaag Ambtelijk secretaris.
7
4. Financiën
5. Bezuinigingen IC
De GOR 2009-2012 termijn is begonnen met de oprichting van een nieuwe commissie: Financiën. De bezuinigingen, de bestuurlijke controlecyclus en werken met Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) in convenanten die het Instellingsplan moeten uitwerken, zijn onderwerpen waar een apart ingestelde, deskundig opgeleide commissie beter voor werkt dan dat de hele ondernemingsraad zich hier mee bezighoudt. De commissie heeft scholing gekregen in het lezen van jaarverslagen en begrotingen ook al bestaat de commissie voor de helft uit medewerkers van de financiële administratie voor wie boekhouden geen geheimen heeft. Zo kon de commissie bij de begrotingen voor 2010 en bij het jaarverslag van 2009 al zinnige vragenstellen. Speciaal voor de beantwoording van deze vragen schuift vice-voorzitter van het CvB Paul Doop twee keer per jaar aan bij de Overlegvergadering. Het gaat hier om zogenaamde artikel 24 vergaderingen, waarin de Staat van de Eenheden wordt besproken.
Bij de UvA wordt de rijksbekostiging verdeeld over de faculteiten naar het aantal van de behaalde studiepunten. Met deze inkomsten kopen de faculteiten de ondersteunende diensten in bij onder meer AC, FC, IC en UB. Tijdens de Instellingsplanperiode 2007-2010 moesten de diensten bezuinigen zodat meer geld zou overblijven voor onderwijs en onderzoek. Hierdoor kregen FC en IC elk eenderde van de bezuinigingsaanslag - 17 miljoen - te verwerken. Het FC loste dit op door de contracten van ingekochte diensten extreem scherp te beprijzen en de doorberekening naar de klanten - de faculteiten - versneld op orde te brengen. Het IC stelde werkgroepen samen die alle diensten van het IC doorlichtten. De werkgroepen bestonden uit tenminste een klant en een IC medewerker en hun opdracht was om de dienst te beoordelen op kosten en baten: was de dienst nog gewenst, hoe was de prijs opgesteld?
De commissie Financiën was het afgelopen jaar het meest verheugd over het rapport “Verbetering control op alle niveaus”. Een plan om de financiën van de UvA beter in de greep te krijgen/houden (in control) en op die manier de nare verrassingen proberen te voorkomen zoals die bij de FEB aan het licht kwamen. De noodzaak hiervoor ligt in het feit dat de UvA de afgelopen jaren te maken heeft gekregen met grote bezuinigingen. Het plan behelst onder andere opleidingseisen voor alle controllers. Minimaal een bachelor in Economie of Bedrijfskunde voor een controller van een dienst tot een mastergraad voor de grotere universiteitsdelen zoals een faculteit. Verder vindt het bestuur het een gezond idee om de controllers eens in de zoveel jaar van plek te laten wisselen; zo leren ook zij de UvA beter kennen en roesten ze niet vast in gewoontes, maar worden ze scherp en alert gehouden.
Uit deze doorlichting kwamen uiteindelijk 15 bezuinigingsvoorstellen waarvan er drie ver genoeg waren uitgewerkt om aan de Centrale Ondernemingsraad (COR) voor te leggen voor advies (Selfsupport, UvAmobiel) of instemming (opheffen van de telefooncentrale). De GOR en de COR hadden nauw overleg waarbij de GOR medezeggenschap kreeg over de personele gevolgen die de behaalde bezuinigingen teweeg zouden brengen in het IC. Het bezuinigingsvoorstel sprak hierbij over een mobiliteitsplan: medewerkers binnen en buiten het IC in kunnen zetten was het plan dat de GOR eind december kreeg voorgelegd ter advies. De GOR vond dat vrijwilligheid van medewerkers niet voldoende werd gewaarborgd in dit plan en heeft daarom een negatief advies gegeven.
Het nalopen van de jaarrekening is/was leuk. De begrotingen worden veel interessanter. Er staat ons weer heel wat te wachten. Het is te hopen dat men ook de medezeggenschap hierbij gebruikt, want er zit veel kennis op de werkvloer.
De bestuurder heeft daarop de te verwachten vrijwilligheid bij het IC-personeel gepeild waarbij medewerkers hun belangstelling voor een loopbaanverandering kenbaar konden maken bij hun leidinggevende of bij een vertrouwenspersoon. Hieruit bleek genoeg vrijwillige belangstelling. De rust op het IC is na dit onderwerp aan het terugkeren, maar de volgende stap - de samenwerking van IC (UvA) en ITS (HvA) kondigt zich aan.
De commissie Financiën heeft nu een paar vaste onder werpen maar wil verder zoeken naar ingangen om de ambities van de bestuurder naar vergroting van de managementcontrole te toetsen en te bevragen.
Enkele voorbeelden van vragen die de commissie Financiën aan de vice voorzitter voorlegde: - Zijn de diensten (en dan ook het FC, BC en BAU) beter ‘in control’ en zijn de structurele kosten omlaag gegaan? - Welke taakstellende bezuinigingsplannen (of nadere uitwerkingen) kunnen we nog verwachten en wanneer? - En wat valt er te zeggen over de invloed van de bezuinigingen en het dalen van de personele bezetting op de werkdruk? - Zijn er verbeteringen (en bijbehorende besparingen) verwezenlijkt bij de aansluiting tussen centraal en decentraal niveau? 8
6. Samenwerkende diensten UvA-HvA Op steeds meer afdelingen binnen de Centrale Eenheden wordt gesproken en nagedacht over samenwerking. Nadat door het CvB de directeursfuncties van de gelijkwaardige diensten (FC en IC) zijn samengevoegd is er in juli 2011 ook een overkoepelende projectdirecteur voor IC, AC en FC benoemd. Op termijn komen hier StS en UB bij, zodat alle UvA- en HvA- diensten één directeur hebben: alleen de Bestuursstaf inclusief Bureau Communicatie en Bureau Kennistransfer vallen hierbuiten.
de afdelingen Inkoop waren samengevoegd, werd in november 2010 advies gevraagd over het Samenwerkend Huisvestingsteam UvA-HvA. Medio 2010 was op deze afdeling een begin gemaakt met het uniformiseren van processen. Uitgangspunt was om de medewerkers vanaf het begin hierbij te betrekken. Medewerkers van de UvA en de HvA kwamen in werkgroepen bijeen om zowel persoonlijk als vakinhoudelijk kennis te maken. Dat kwam de betrokkenheid ten goede. De GOR bracht een positief advies uit mits voor een aantal praktische zaken bepaald zou worden hoe die uitgewerkt zouden worden.
Bij het FC (nu: Facility Services) is de samenwerking het verst doorgevoerd. Nadat al in het voorjaar 2010
In het dossier Samenwerking UvA-HvA van de GOR de volgende zaken: I200916 - 07-05-09 I200935 - 21-09-09 I200942 - 14-12-09 U201002 - 28-01-10 I201043 - 16-09-10 I201050 - 03-11-10 I201057 - 12-11-10 U201008 - 16-12-10 I201101 - 03-01-11 I201108 - 25-01-11 I201103 - 11-01-11 I201123 - 19-04-11 I201121 - 11-04-11 I201120 - 14-03-11 U201110 - 13-05-11 I201129 - 23-05-11 U201103 - 26-05-11 I201134 - 06-06-11 I201130 - 25-05-11 I201135 - 16-06-11 I201136 - 16-06-11
Notitie Dienstverlening UvA – HvA, CvB Notitie Samen Werken aan de bedrijfsvoering Adviesaanvraag Samenwerkend Inkoopteam HvA-UvA, Toelichting tijdens Overlegvergadering 25 januari 2010 Positief advies Samenwerkend Inkoopteam UvA-HvA, Definitief programmaplan Samen werken aan de bedrijfsvoering HvA-UvA, CvB Reactie MR gemeenschappelijke diensten HvA op programmaplan Adviesaanvraag Samenwerkend Huisvestingsteam UvA-HvA, CvB. Toelichting Overlegvergadering 29 november 2010 Positief advies mits viertal voorwaarden worden opgelost, CvB Antwoord CvB op genoemde vier voorwaarden, Juridisch advies van Van Doorne over Samen Werken UvA-HvA, CvB Projectplan samenwerking HvA Mediatheek en UvA UB, Toelichting in Overlegvergadering van 14 maart 2011 Adviesaanvraag Organisatieplan “De bibliotheken HvA en UvA”, CvB Toelichting in Overlegvergadering van 23 mei 2011 Interne notitie GOR m.b.t. Samen Werken UvA-HvA Vraag naar gevoelen (van CMR HvA en COR UvA) omtrent voornemen benoeming Projectdirecteur Services (voor 4 jaar), CvB De GOR heeft dit onderwerp besproken in de interne vergadering van 4 april 2011 Antwoord van COR/CMR op bovenstaande vraag, CvB Positief advies Samenwerking mediatheek HvA en UBA, deelraad Staven&Diensten HvA Opschorting advies m.b.t. Organisatieplan “De bibliotheken HvA en UvA”, CvB Antwoord CvB op bovenstaande reactie, Toelichting in overlegvergadering van 27 juni 2011 (GOR) Adviesaanvraag AC, verdere vormgeving samenwerking HvA en UvA, deel 1, CvB Toelichting in Overlegvergadering van 23 mei 2011 Communicatie & Samenwerking UvA – HvA, Zaanen Adviesaanvraag Samenwerkingsovereenkomst UvA – HvA, Toelichting in overlegvergadering van 27 juni 2011 (GOR) en overlegvergadering van 8 juli (COR)
I = Inkomend en U = Uitgaand
9
7. VGWM - commissie
8. Instemming Opleidingsplannen
Sinds het Informatiseringscentrum in 2007 verhuisd is naar gebouw Rivierstaete, Amsteldijk 166, kwamen er regelmatig klachten van UvA-medewerkers over hoofdpijn, brandende ogen en ademhalings problemen. Naar aanleiding van die klachten hebben het IC en het ITS van de HVA in 2009 een enquête gehouden onder het personeel. De uitkomst was dat 90% van het personeel last heeft van het binnenklimaat en aangeeft dat de klachten verdwijnen na het verlaten van het gebouw. Op aandrang van de VGWMcommissie van de GOR heeft de UvA-Arbodienst in 2010 een onderzoek gedaan naar de aanwezigheid van schimmels. De conclusie was duidelijk: “De aanwezigheid van Cladosporium kan verantwoordelijk zijn voor de aanwezigheid van de allergische klachten bij medewerkers”. Het IC heeft naar aanleiding van dit onderzoek de ramen en vensterbanken schoongemaakt en van een coating voorzien. Wederom op initiatief van de GOR heeft de Arbodienst een paar maanden later onderzocht of de schimmels definitief verdwenen waren. Dat was niet het geval. Er wordt daarom op dit ogenblik door IC, FC en Arbodienst onderzocht hoe er een schimmelloze werkomgeving in Rivierstaete gecreëerd kan worden.
De GOR heeft, volgens de Wet op de Ondernemingsraden drie rechten. Recht op Informatie, het Recht op gevraagd en ongevraagd Advies en het Recht op Instemming. In het laatste geval gaat het altijd om zaken die het personeel betreffen. Dat laatste is zeker het geval bij opleidingsplannen.
Verzoek Op 28 februari ontving de GOR van de bestuurder het verzoek om in te stemmen met de opleidingsplannen van de eenheden: Alumnirelaties en Universiteitsfonds, Bestuur en Bestuursstaf, Bureau Communicatie, Facilitair Centrum, Informatiseringscentrum, Universiteitsbibliotheek en Administratief Centrum. De opleidingsplannen van bovengenoemde eenheden werden met het verzoek om instemming meegestuurd en na een toelichting in de Overlegvergadering van maart 2011 besloot de GOR instemming te verlenen met de volgende brief aan de bestuurder:
De verhuizing van het boekendepot van de UB naar het IWO-gebouw in zuidoost, achter het AMC, zorgt voor nogal wat werk voor de VGWM-commissie. Het zal voor de betrokken medewerkers (23 fte in totaal) nogal wat veranderingen met zich meebrengen. Goede communicatie, betrokkenheid en aandacht voor de veranderde werksituatie zijn daarom essentieel. De voltallige GOR heeft op 7 maart j.l. een rondleiding gehad op het IWO. Naar aanleiding van die rondleiding is er een aantal vragen opgekomen met betrekking tot de arbeidsomstandigheden en de veiligheid van het UB-personeel. Met name de brandveiligheid en de fysieke belasting van het personeel heeft de aandacht van de VGWM-commissie. Er wordt op dit ogenblik gewerkt aan een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) voor het IWO-gebouw. De VGWM zit daar natuurlijk bovenop. De RI&E van de UvA-gebouwen was de afgelopen jaren tamelijk verwaarloosd. Op initiatief van het CvB is het opstellen van RI&E’s de afgelopen periode nieuw leven ingeblazen. Dit gaat in goed overleg met de VGWM-commissie van de GOR.
Het UB boekenmagazijn achter het AMC. Bovenop het IWO/gebouw zijn de UvA-tentamenzalen.
10
Onderwerp
Instemming Opleidingsplanne
n Centrale Eenheden (herziene
Geachte mevrouw Zaanen, hee
versie)
r Doop,
In uw brief van 21 februari jl., kenmerk 2011cu0369, verzoe kt u om instemming van de GO aangeboden Opleidingsplanne R op de n van de Centrale Eenheden voo r het jaar 2011. Dit onderwerp de orde geweest in de overleg is aan vergadering van 14 maart jl. De GOR is van mening dat opl eiding van het eigen personeel een belangrijk onderdeel is van gezond personeelsbeleid. Het een biedt de individuele werkneme r de mogelijkheid zich persoo ontwikkelen en zijn blik te ver nlijk te ruimen en nieuwe ervaringen op te doen, maar het biedt de de kans om bij alle veranderin werkgever gen die er altijd in een groot bedrijf zijn, maar nu zeker op afkomen, de mobiliteit van het ons personeel te bevorderen en daa rdoor optimaal gebruik te ma het eigen personeel. De GOR ken van wil benadrukken dat het in de opleidingsplannen een aandac moet zijn dat mensen zodani htspunt ge scholing ontvangen dat zij kunnen doorstromen naar fun de veranderende organisatie cties die in ontstaan. De GOR heeft de verschillende opleidingsplannen bestudeerd. De plannen voor BKT en StS ontbreken nog, maar in verban d met de voortgang zal de GO R niet wachten tot die ook bin Naar aanleiding van de opleid nen zijn. ingsplannen van BS, IC, AC, FC, UB, bC en Alumnirelatie Universiteitsfonds hebben wij s en de volgende opmerkingen. Toen de GOR afgelopen jaar instemming verleende met de Opleidingsplannen 2010 (kenm I201004), heeft hij gesteld dat erk evaluatie van de scholing van het afgelopen jaar een vast ond van een opleidingsplan moet erdeel zijn. Wij constateren dat IC en UB (ook in de schriftelijke rea de directeur UB) geen (bevre ctie van digende) evaluatie hebben bijg esloten en verzoeken die alsn toe te sturen. og aan ons Een tweede opmerking is dat afdeling StS met het indienen van het opleidingsplan wacht jaargesprekken zijn afgerond, tot de omdat die als bron voor de gew enste opleiding worden gebruik De GOR heeft geïnformeerd t. bij de andere centrale eenhed en en het blijkt dat in 2010 lan jaargesprekken zijn gevoerd g niet alle of dat er geen verslagen van zijn gemaakt. Bij een deel van personeel is dus de opleiding het sbehoefte niet gepeild, terwijl dit in de opleidingsplannen wel vermeld. staat Er zijn geen vaste regels omtren t het toewijzen van scholing aan medewerkers. Bij alle die er op gelet moeten worden dat nsten zou de opleidingsgelden zo eerlijk mogelijk verdeeld worden ove personeel en dat personeelsled r het en met dezelfde functie in aan merking komen voor dezelfd De GOR zou toch graag een e opleiding. meer proactieve houding van de organisatie zien, met nam van medewerkers van wie de e ten aanzien ervaring leert dat zij weinig of geen opleidingen volgen. Een communicatie ten aanzien van betere de opleidingsplannen kan hie rbij helpen. Veel medewerkers bekend met het bestaan van een zijn niet generieke catalogus noch me t het bestaan van een sectorspec opleidingsplan. De GOR pleit ifiek daarom voor een opleidingsco ördinator die zich bezighoud communicatie, coördinatie en t met de evaluatie van het opleidingspla n. Omdat de GOR het belangrijk vindt dat de opleidingsplanne n zo spoedig mogelijk worde uitgevoerd, heeft hij besloten n om instemming te verlenen aan de plannen BS, IC, AC, FC, UB Alumnirelaties en Universiteits , bC en fonds, mits aan het bovenstaan de verzoek om evaluaties wo voldaan en serieuze aandacht rdt wordt gegeven aan de andere opmerkingen. Met vriendelijke groet, namens de Gemeenschappelij
ke Ondernemingsraad Central
11
e Eenheden,
Universiteit van Amsterdam Gemeenschappelijke Ondernemingsraad Centrale Eenheden Spui 25, kamer 2.06 1012WX Amsterdam T: 020 5254775 E:
[email protected] W: www.medewerker.uva.nl/GOR
