JAARVERSLAG DOMEINRAAD MEDIA, CREATIE EN INFORMATIE
INHOUDSOPGAVE INLEIDING WAT IS DE DOMEINRAAD COMMISSIES DAGELIJKS BESTUUR JAARVERSLAG Domeinbegroting 2014 Werkdruk Taaklast Personeelsplannen Onderwijs- en examenregelingen (OER) Honours Programma Students in Motion Domeinplan Onderzoek duale uitstroomvarianten communicatie Overleggen met de domeinvoorzitter Voorzittersoverleg (VZOV) Opleidingscommissies Studieplekken Verkiezingen 2014 Contact met de achterban Themabijeenkomst: Het nieuwe leren Themabijeenkomst: Domeinbreed leren KersVers Training 7 en 8 oktober 2013 Overdrachtstraining 24 juni 2014 LEDEN 2013-2014 LEDEN 2014-2015
2
3 4 5 6 7 7 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 12 12 12 12 13 13 14 15
INLEIDING De domeinraad Media, Creatie en Informatie presenteert met genoegen het jaarverslag 2013/2014. In dit jaarverslag lees je over de organisatie van onze domeinraad, wat wij hebben ondernomen gedurende het afgelopen studiejaar en natuurlijk wat we bereikt hebben in het domeinbeleid. Ook gedurende het raadsjaar kun je op de hoogte blijven van onze werkzaamheden. Je kunt aanwezig zijn bij onze vergaderingen en bij onze overleggen met de domeinvoorzitter, want die zijn openbaar. Ook kun je nieuwsberichten, de agenda’s van de vergaderingen en de notulen lezen op onze eigen website: www.dmr-mci.nl.
3
WAT IS DE DOMEINRAAD De domeinraad MCI is het medezeggenschapsorgaan van het domein Media, Creatie en Informatie. De domeinraad heeft achttien zetels, waarvan negen voor studenten en negen voor medewerkers. De medewerkers worden voor twee jaar gekozen en de studenten voor één jaar. De raad houdt zich actief bezig met het beleid van het domein. In vergaderingen en in overleg met de domeinvoorzitter wordt het algemene beleid besproken. We geven adviezen wanneer nodig en spelen een belangrijke rol bij een aantal zaken met instemmingsrecht. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het domeinplan, het taakbelastingsbeleid en de onderwijs- en examenregelingen (OER). Op centraal niveau in de HvA spelen er ook beleidszaken waarvan de gevolgen voelbaar zijn in ons domein. Dit betekent dat we als raad regelmatig in overleg zijn met de Centrale Medezeggenschapsraad, die gesprekspartner is van het College van Bestuur. Binnen de domeinraad vindt een deel van de inhoudelijke voorbereiding plaats door commissies. De commissies vergaderen voorafgaand aan de domeinraadsvergadering en adviseren de domeinraad. De organisatorische voorbereiding van de vergaderingen ligt bij het dagelijks bestuur en de griffier. De domeinraad is geen loket voor individuele klachten. Vanzelfsprekend horen wij wel graag van jou als medewerker of student wat er speelt binnen de opleidingen en het domein. Met deze input kunnen wij mogelijke verbeterpunten op alle beleidsterreinen aankaarten of voorstellen doen aan de domeinvoorzitter.
4
COMMISSIES Binnen de domeinraad vindt de inhoudelijke voorbereiding plaats door commissies. De domeinraad heeft de afgelopen jaren gewerkt met drie structurele commissies, te weten: • Domeinvorming en onderwijsvernieuwing (DomOv). Commissie DomOv houdt zich bezig met opleidingsoverstijgende activiteiten, zoals Students in Motion (SIM) en honours, het kenniscentrum, de afstemming van de opleidingen in het domein en het adviseren bij het opzetten van nieuwe opleidingen. De leden waren: Marco Kloek (voorzitter), Sunny de Blok, Sterre van den Berge, Gerlof Donga, Paul Rijnierse en Vera le Grand • Onderwijs en opleidingscommissies (O&O). Commissie O&O richt zich op de bewaking van de kwaliteit van het huidige onderwijsaanbod, de OERen en de samenwerking met de opleidingscommissies (OC’s) in het domein. De leden waren: Eveline Blasius (voorzitter), Walter van de Giesen (tot 1 mei 2014), Hendrik Jan Diekerhof, Daan Kamp, Raya Hein. • Organisatie, personeel en financiën (OPF). Commissie OPF behartigt de belangen van medewerkers en houdt zich bezig met de financiële begroting van het domein. De leden waren: Jan Piscaer (voorzitter), Rolf Stam, Claudia Meijers, J Man, Bert Pinkster (tot 10 december 2013.) Daarnaast waren er dit jaar twee tijdelijke commissies, namelijk: • Taskforce Taaklast (vanaf september 2013). Deze Taskforce richt zich op een nieuw taakbelastingsbeleid voor het domein. In deze taskforce zitten behalve leden van de domeinraad ook leden van het domein managementteam. De leden van de domeinraad die in de taskforce hebben plaatsgenomen waren voorheen lid van de domeinraadscommissie Taaklast. De leden waren: Gerlof Donga, Rolf Stam, Marco Kloek. • Commissie Werkdruk (van september 2013 t/m februari 2014). Deze commissie had de opdracht om een bureau uit te zoeken om een werkdrukonderzoek uit te voeren binnen het domein MCI. De leden waren: Walter van de Giesen, Bert Pinkster, Eveline Blasius.
5
DAGELIJKS BESTUUR Het dagelijks bestuur van de domeinraad bestaat uit maximaal vier leden die zich behalve met de inhoud van het domeinraadswerk ook bezighouden met de organisatie van de domeinraad. Het bestuur draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen, de organisatie van trainingsdagen, de uitvoering van besluiten van de domeinraad, de contacten met de domeinvoorzitter en de communicatie met de achterban. In de eerste vergadering van het jaar, op 3 september 2013, werden er vier bestuursleden gekozen: Gerlof Donga als voorzitter, Vera le Grand als vicevoorzitter, Eveline Blasius als secretaris en Walter van de Giesen als penningmeester. Na de pensionering van Walter van de Giesen per 1 mei werd Rolf Stam als vervangend penningmeester gekozen. Het bestuur werd ondersteund door de griffier, Eva Huijbregts.
6
JAARVERSLAG In dit hoofdstuk is te lezen met welke onderwerpen de domeinraad zich in het studiejaar 2013/2014 heeft beziggehouden.
DOMEINBEGROTING 2014 Afgelopen jaar is de domeinraad eerder betrokken geweest bij het bespreken van de domeinbegroting dan in eerdere jaren. Hierdoor heeft de raad meer invloed kunnen uitoefenen op de uiteindelijke begroting. De raad heeft er vooral op aangedrongen om kritisch te kijken naar de uitgaven die in de begroting zijn opgenomen voor het Kenniscentrum (onderzoek), Students in Motion en ICT-projecten. Daarnaast is ook benadrukt dat de raad graag ziet dat het domein meer middelen gaat aanwenden voor het primaire onderwijs. De raad wil ook graag dat de professionaliseringskosten (deskundigheidsbevordering van het personeel) zichtbaar in de begroting terugkomt. Ten slotte is er gevraagd om middelen op te nemen om maatregelen te kunnen nemen in verband met de vooral door het onderwijzend personeel ervaren werkdruk. Naar aanleiding van ons advies is de begroting aangepast op de volgende punten: • Het aantal ICT-projecten is aangepast en heeft een besparing opgeleverd van 150 000 euro. De investeringen in ondersteunende middelen is nu verspreid over meerdere jaren. • De voorgenomen uitbreiding van onderzoeksformatie bij het Kenniscentrum is verlaagd waardoor er meer formatie voor het primaire onderwijs beschikbaar kwam (met name bij CMD). • Ook is er een groter bedrag opgenomen voor deskundigheidsbevordering. • De voorgestelde uitbreiding van Students in Motion in de hoofdfase is uitgesteld. Uiteindelijk heeft de raad op basis van deze wijzigingen een positief advies aan de Centrale Medezeggenschapsraad gegeven. Daarbij heeft de raad voor de begroting van 2015 een aantal aandachtspunten meegegeven, waaronder de afstemming van beleid (in de vorm van het A3 businessplan) en de begroting, het in de begroting zichtbaar maken hoe het kenniscentrum een bijdrage levert aan het onderwijs in het domein en het per opleiding zichtbaar maken welke bedragen aan het primaire proces worden besteed en welke aan overhead.
7
WERKDRUK Op initiatief van de raad is afgelopen jaar een onderzoek gedaan naar de werkdrukbeleving onder het personeel. De raad heeft meegewerkt aan de samenstelling van de enquête en enkele leden hebben ook deelgenomen aan de kwalitatieve interviews. De uitkomsten daarvan bevestigen het beeld dat ook al uit de Medewerkers Tevredenheids Monitor van de afgelopen jaren is gekomen. Er is binnen ons domein sprake van het ervaren van hoge werkdruk. Aan de enquête heeft de domeinraad enkele specifiek op het onderwijsgerichte vragen toegevoegd om preciezer te kunnen zien waarin de werkdruk zit.
TAAKLAST De raad is in overleg met de domeinvoorzitter en het domein MT om het taaklastsysteem dat eerder (in 2011) door de raad is afgekeurd te herzien. Het gaat de raad er vooral om dat er realistische normen worden opgesteld voor de uit te voeren onderwijstaken. De raad hoopt dat zo de ervaren werkdruk van docenten kan worden verminderd. Er is afgesproken met de domeinvoorzitter om een nieuw taaklastsysteem in februari 2015 gerealiseerd te hebben en dat waar nodig al eerder ingrepen plaatsvinden om de ervaren werkdruk te verlagen.
PERSONEELSPLANNEN De domeinraad is dit jaar bezig geweest met het opstellen van een advies over de personeelsplannen, ook wel HR-beleidsplannen genoemd. De huidige plannen zijn geldig in de periode 2013-2015. Het idee van het advies is om vroegtijdig de standpunten van de raad kenbaar te maken voor de volgende plannen. Zo wil de raad graag de HR-beleidsplannen van het domein en de opleidingen op een andere manier ontvangen, zodat ze onderling beter te vergelijken zijn.
8
ONDERWIJS- EN EXAMENREGELINGEN (OER) De begeleiding van het OER-proces valt onder de commissie O&O, maar voor de uiteindelijke goedkeuring is instemming van een meerderheid van de raad nodig. Afgelopen jaar was er in de aanloop naar de oplevering van de OERen al contact met de OC’s, zowel vanuit de commissie O&O als vanuit de samenstellers van de OERen. Hierdoor konden vragen vlot beantwoord worden, en gesuggereerde wijzigingen snel opgepakt. Voor een aantal opleidingen resulteerde dit erin dat de definitieve versie van de OER vrijwel direct kon worden goedgekeurd. Eén van de belangrijkste punten bij de uiteindelijke adviezen, ging over de communicatie naar studenten toe. Het ging daarbij zowel om de leesbaarheid van de tekst, als om het doorgeven van wijzigingen.
HONOURS PROGRAMMA In januari 2014 heeft Janneke Hohmann, de projectleider van de excellentieprogramma’s, in de raadsvergadering toelichting gegeven op de ontwikkelingen van het honours en prehonours programma. Tot eind 2014 worden de programma’s uit de Siriusgelden gefinancierd, maar vanaf 2015 stopt dit. De commissie DomOv had hiervoor al een lijst met vragen en opmerkingen aan de raad voorgelegd, en deze werden ook aan de projectleider gesteld. De raad heeft in augustus 2014 nog vragen nagezonden. Deze gingen over de realisering van de programma’s vanaf 2015, de toetsing van de programma’s en de zichtbaarheid van de programma’s naar de buitenwereld.
STUDENTS IN MOTION De domeinraad heeft zich gebogen over Students in Motion (SIM), het domeinbrede programma voor eerstejaarsstudenten. De domeinraad ziet het als een programma waar veel geld heen gaat, maar waarvan de doelstellingen onduidelijk zijn. De raad heeft daarom een brief naar de domeinvoorzitter gestuurd om de doelstellingen helder te krijgen, het programma stevig te laten evalueren en duidelijk te krijgen uit welke middelen SIM wordt gefinancierd.
9
DOMEINPLAN De domeinraad heeft zich dit jaar gebogen over het Instellingsplan 2015-2020 van de HvA. De raad heeft input geleverd aan de Centrale Medezeggenschapsraad die instemmingsrecht heeft op het instellingsplan. Dit plan vormt het kader voor het domeinplan. Het huidige domeinplan loopt af op 31 december 2014. Een van de speerpunten van de domeinraad was om vroegtijdig aan de slag te gaan met het domeinplan 2015-2020. Het meeste werk hiervoor zal echter in het komende raadsjaar plaatsvinden.
ONDERZOEK DUALE UITSTROOMVARIANTEN COMMUNICATIE In april 2013 heeft de domeinraad ingestemd met het stopzetten van de opleidingsvariant Communicatie duaal op voorwaarde dat in het najaar van 2013 een onderzoek zou worden uitgevoerd naar uitstroomvarianten duaal. De domeinraad zag namelijk goede kansen voor duale varianten. De raad heeft uiteindelijk in 2014 moeten concluderen dat aan de voorwaarde niet is voldaan. Wel is er in het voorjaar van 2014 door het management een alternatieve variant van een duale opleiding communicatie aangedragen. De raad heeft zich hierover gebogen en een reactie opgesteld.
OVERLEGGEN MET DE DOMEINVOORZITTER De domeinraad overlegt vier keer per jaar met de domeinvoorzitter over zaken die spelen in het domein. Om meer contact te hebben met de domeinvoorzitter, heeft het dagelijks bestuur daarnaast informele overleggen gevoerd met de domeinvoorzitter. Het verschil daartussen is dat bij de informele overleggen een kleinere groep aan tafel zit en er geen verslag wordt gemaakt. Ook zijn deze overleggen niet vrij toegankelijk. Er worden bovendien geen besluiten genomen, want dat is een bevoegdheid van de hele domeinraad.
VOORZITTERSOVERLEG (VZOV) Het voorzittersoverleg (VZOV) is een overleg dat door de Centrale Medezeggenschapsraad wordt georganiseerd waarbij alle voorzitters van de CMR en domeinraden gezamenlijk overleggen over zaken die breder zijn dan één domein. Het afgelopen jaar heeft het VZOV overlegt over onder andere het aankomende instellingsplan, het Sturingsmodel in de domeinen, de programma’s Slim, Slank en Sluitend, Scholingsplan voor de medezeggenschap, de OER, de verkiezingen voor de Centrale en Domeinraden en communicatie met de achterban.
10
OPLEIDINGSCOMMISSIES Een van de speerpunten van de domeinraadscommissie O&O dit jaar was het opzetten van een overleg tussen de voorzitters van de verschillende opleidingscommissies. Hierdoor werden de lijnen met de verschillende opleidingen in het domein korter, en de onderlinge contacten van de OC’s beter. In november vond voor het eerst zo’n overleg plaats, waarbij alle op dat moment bekende voorzitters van OC’s aanwezig waren. Het bleek al snel dat alle aanwezigen ook meerwaarde zagen in een dergelijk overleg op regelmatige basis, en in de loop van het studiejaar zijn er dan ook meerdere bijeenkomsten geweest. Uit de overleggen met de OC’s bleek ook dat er behoefte is aan een training voor OC-leden, specifiek gericht op ons domein. Voor het schooljaar 2013/2014 was dit te kort dag, maar voor 2014/2015 zal dit zeker worden opgepakt.
STUDIEPLEKKEN De domeinraad heeft aandacht gevraagd voor voldoende goede studieplekken in de gebouwen van het domein. Studenten uit de raad merkten op dat er weinig studieplekken zijn, dat die plekken vaak geen stopcontacten hebben, maar ook dat ze soms niet weten waar er precies plekken zijn. Het signaal vanuit de domeinraad is opgepikt, waardoor het domein hierin een verbeterslag heeft gemaakt.
VERKIEZINGEN 2014 In het voorjaar van 2014 konden alle medewerkers en studenten van het domein zich kandidaat stellen voor de domeinraad. De kandidaatstelling en verkiezingen werden georganiseerd door het Centraal Stembureau van de HvA, maar ook de domeinraad zelf was betrokken bij de werving van kandidaten. De domeinraad heeft een mail verstuurd, berichten op DLWO en de schermen in de gebouwen laten plaatsen en via twitter en de eigen website aandacht gegeven aan de verkiezingen. Het domein managementteam heeft ook actie ondernomen om kandidaten te werven. Zo waren in alle gebouwen van het domein grote borden met posters te zien. Tijdens de verkiezingsperiode konden de kandidaten hun promotiemateriaal daarop plakken en werden het echte verkiezingsborden. Er stelden zich voldoende kandidaten beschikbaar, waardoor de raad volgend studiejaar volledig gevuld zal zijn.
11
CONTACT MET DE ACHTERBAN In het vorige raadsjaar heeft de domeinraad op 28 mei 2013 zijn eerste themabijeenkomst georganiseerd onder het motto ‘thinking creative, what’s your inspiration for today’. Het doel van de themabijeenkomsten was om inhoudelijke discussies op gang te brengen over zaken die in ons domein spelen. Met veel enthousiasme en inzet hebben verschillende leden van de domeinraad het afgelopen jaar een tweetal themabijeenkomsten georganiseerd. Omdat de raad de opbrengsten uiteindelijk niet vond opwegen tegen de tijd die erin ging zitten, heeft de raad besloten om naar andere mogelijkheden te zoeken om studenten en medewerkers van het domein te betrekken bij de activiteiten van de domeinraad.
THEMABIJEENKOMST: HET NIEUWE LEREN Wat is de toegevoegde waarde van digitale middelen, zoals social media en het aanbieden van online colleges, aan het onderwijs? Dit was het thema van de bijeenkomst op 26 november 2013. Verschillende sprekers kwamen aan bod over hoe zij digitale middelen inzetten in het onderwijs of hoe zij de toekomst van lesgeven zien. Daarna was er een discussie tussen de sprekers en de zaal.
THEMABIJEENKOMST: DOMEINBREED LEREN Het onderwerp van de bijeenkomst op 11 februari 2014 was ‘domeinbreed leren’. Samen met studenten, docenten én een aantal inspirerende sprekers hebben we die middag nagedacht, gesproken en gebrainstormd over domeinbreed leren. Houdt dat op bij projecten als SIM, Hounours en Excellentie of gaat dat verder? Kan domeinbreed leren alleen op HvA-breed niveau plaatsvinden of ook meer op microniveau? Een belangrijk doel van deze bijeenkomst was het polsen van meningen uit de achterban, en het stoeien met een onderwerp. De verschillende ideeën die uit de bijeenkomst naar voren kwamen, heeft de domeinraad meegenomen bij het bespreken van bovengenoemde programma’s.
KERSVERS Op 28 augustus 2014 heeft de domeinraad met een kraam gestaan op de informatiemarkt van KersVers. Met een buttonmachine kon iedereen die langskwam zelf een button maken. Dat was een groot succes. Er waren veel leden van de domeinraad aanwezig die zo in contact kwamen met de nieuwe eerstejaarsstudenten.
12
TRAINING 7 EN 8 OKTOBER 2013 De eerste training is vroeg in het jaar. De eerste vergaderingen van de domeinraad zijn dan al geweest, en de training kan worden ingericht op verbetering van de samenwerking en de speerpunten voor dat jaar. Dit jaar zijn kwaliteitszorg en debatteren behandeld. Tijdens de training over kwaliteitsbeleid heeft de domeinraad de PDCA-cyclus behandeld, het businessplan 2014 van het domein bestudeerd en aandachtspunten voor het raadsjaar geformuleerd. Dat waren de volgende drie punten: de werkdrukmeting/taaklast, contact met de opleidingscommissies in het algemeen en in het bijzonder over de OER en het nieuwe domeinplan. De volgende ochtend was er een erg interessante training debatteren. In een debat probeer je je gesprekspartner te overtuigen van je gelijk en je achterban te laten zien dat je zijn standpunt verdedigt. Het gaat er dan om dàt punt te herkennen waarop je je ‘tegenstander’ om krijgt. Kennis die je kunt gebruiken in de overleggen die je hebt met je collega domeinraadsleden, de domeinvoorzitter of vertegenwoordigers van projectgroepen.
OVERDRACHTSTRAINING 24 JUNI 2014 De laatste training van de zittende domeinraad is meteen de eerste training van de nieuwe domeinraad. Deze vindt al plaats kort na de uitslag van de medezeggenschapsverkiezingen, in juni. De huidige leden kunnen hun kennis dan overdragen aan de nieuwe leden, en het is een goed moment voor de raad om elkaar alvast in de nieuwe samenstelling te leren kennen. Dit jaar begon de trainingsdag met een presentatie over de domeinraad aan de nieuwe leden. ‘s Middags was er een gezamenlijk training met als onderwerp effectief vergaderen. Het lijkt zo simpel, vergaderen, maar er valt veel winst te behalen met een goede vergaderstructuur. Zo wil je voorkomen dat er een uur over een onderwerp gesproken wordt, zonder dat er daarna een duidelijk standpunt of vervolgstappen zijn bepaald. Als iedereen weet hoe je je het best kunt voorbereiden, en zich vervolgens aan de stuctuur houdt, kun je de vergadering zo effectief mogelijk laten verlopen. Tijdens de training hebben de leden een top tien aan vergaderregels opgesteld. Zo is bij de vergaderorde een grote rol weggelegd voor de voorzitter, maar ook de andere leden van de raad en de griffier dragen bij aan een goede vergadering.
13
LEDEN 2013-2014 De domeinraad begon afgelopen studiejaar met 16 leden: zeven medewerkers en negen studenten. Gedurende het studiejaar hebben twee medewerkers het lidmaatschap van de raad opgezegd. In studiejaar 2013-2014 waren de volgende studenten en medewerkers lid van de domeinraad.
*
Naam
Opleiding
Medewerker/student
Bert Pinkster*
(T)I
Medewerker
Claudia Meijers
CO
Student
Daan Kamp
(T)I
Student
Eveline Blasius
MIC
Student
Gerlof Donga
MIC
Medewerker
Hendrik Jan Diekerhof
MIC
Medewerker
J Man
(T)I
Student
Jan Piscaer
AMFI
Medewerker
Marco Kloek
BIM
Student
Paul Rijnierse
MIC
Medewerker
Raya Hein
BIM
Student
Rolf Stam
MIC
Medewerker
Sterre van den Berge
MIC
Student
Sunny de Blok
MIC
Student
Vera le Grand
CMD
Student
Walter van de Giesen**
AMFI
Medewerker
Lid tot en met 10 december 2013
** Lid tot en met 30 april 2014
14
LEDEN 2014-2015 In juni 2014 hebben de verkiezingen plaatsgevonden voor zowel de medewerkersgeleding als de studentengeleding. Bij de verkiezingen hadden zich tien medewerkers en tien studenten kandidaat gesteld voor beide negen zetels. In studiejaar 2014-2015 zijn de volgende studenten en medewerkers lid van de domeinraad. Naam
Opleiding
Medewerker/student
Daan Kamp
ICT
Student
Eveline Blasius
MIC
Student
Genèviéve Korte
MIC
Student
Gerlof Donga
MIC
Medewerker
J Man
ICT
Student
Jan Piscaer
AMFI
Medewerker
Jochen Riester
MIC
Medewerker
Liz Wientjes
CO
Medewerker
Marco Kloek
ICT
Student
Marie Meeusen
CMD
Medewerker
Marja Vreeswijk
AMFI
Medewerker
Mirjam Goedkoop
AMFI
Medewerker
Paul Rijnierse
MIC
Medewerker
Rolf Stam
MIC
Medewerker
Roos Freije
MIC
Student
Sterre van den Berge
MIC
Student
Vera le Grand
CMD
Student
Willem Westerhof
ICT
Student
15
Redactie: Domeinraad MCI Tekst: Eveline Blasius Gerlof Donga Eva Huijbregts Claudia Meijers Rolf Stam Foto’s: Eva Huijbregts Walter van de Giesen Sandro Algra Barradas Opmaak: Mirjam Hesselink
Domeinraad MCI Postvak 186 Rhijnspoorplein 1 1091 GC Amsterdam e-mail:
[email protected] website: www.dmr-mci.nl
