Jaarverslag 2015
Bouwen aan een gezamenlijke toekomst, de ODBN verandert
Voorwoord
Hierbij bied ik u het jaarverslag 2015 aan. Een jaar waarin de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) aanzienlijk is doorontwikkeld naar een professionele organisatie van en voor haar deelnemers. Na mijn eerste jaar als voorzitter van het bestuur van de ODBN ben ik dan ook verheugd u de resultaten van 2015 te doen toekomen. Het afgelopen jaar stond in het teken van de uitvoering van het Plan van Aanpak 2015 – 2016. Een forse veranderopgave voor de ODBN waarbij hard gewerkt is om de organisatie en de financiën op orde te krijgen. Met als centraal thema behoud en verbetering van de kwaliteit van de werkzaamheden voor al onze deelnemers. We zijn er nog niet, doch het fundament is gelegd voor een toekomstbestendige organisatie. Een organisatie met medewerkers die trots kunnen zijn op datgene wat inmiddels is bereikt. Bewust van het feit dat er nog stappen gezet moeten worden. Hierbij verwijs ik ondermeer naar de implementatie in 2018 van de Omgevingswet dat de nodige veerkracht van de organisatie én van de deelnemers zal vragen. Het jaar 2015 is evenals voorgaande jaren met een positief resultaat afgesloten. Zowel in financieel als organisatorisch opzicht is er een goede prestatie geleverd. Ondanks dat de organisatie nog volop in transitie is. Het is daarbij nog iets te vroeg om te stellen dat de bundeling van kennis en kunde op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving in kwalitatief opzicht aantoonbaar en merkbaar verbeterd is. De eerste tekenen wijzen echter inmiddels voorzichtig in die richting. Het positief resultaat van 2015 is niet voor niets voor een groot deel behaald door het uitvoeren van extra verzoektaken van een aantal deelnemers. De aanpak in 2015 en de goede relatie met al onze deelnemers sterkt ons in de gekozen ontwikkelrichting van onze dienst. De ODBN houdt dan ook in 2016 onverkort vast aan het permanent streven naar en het leveren van kwalitatief hoogwaardig werk gericht op een schone- en veilige leefomgeving in Noord-Oost Brabant.
Met vriendelijke groet Matthie van Merwerode Voorzitter ODBN
2
Inhoud 1.
Plan van aanpak 2015 – 2016 .......................................................................................................... 4
2. Taken en prestaties ............................................................................................................................. 7 2.1 Begrote en gerealiseerde omzet per taakgebied .......................................................................... 7 2.2 Basistaken ...................................................................................................................................... 8 2.3 Verzoektaken ................................................................................................................................. 9 3.
Sociaal jaarverslag 2015 ................................................................................................................ 11
4.
Samengevatte jaarrekening – balans per 31 december 2015....................................................... 12
5.
Toelichting op de jaarrekening ...................................................................................................... 13
6.
Staat van baten en lasten .............................................................................................................. 14
7.
Toelichting Bestuurscommissie afvalinzameling Land van Cuijk en Boekel .................................. 15
8.
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ................................................................. 15
3
1. Plan van aanpak 2015 – 2016 De organisatie heeft na de heroriëntatie in het eerste kwartaal van 2015, de koers richting 2020 gevonden. De route die we voor een groot gedeelte al hebben afgelegd en verder gaan afleggen in 2016 is erop gericht om de basis op orde te brengen. Om de basis op orde te krijgen zijn we gestart met het fundament van de organisatie aan te passen. Het afgelopen jaar is er verbouwd met de winkel open. De resultaten van de inspanningen zijn onder te verdelen in drie thema’s; Samenwerking op orde Transparante en financieel gezonde organisatie op orde Bemensing op orde De gewenste kwaliteit vormt een belangrijke verbinding tussen het procesgericht maken van de taakuitvoering en het realiseren van vertrouwen met de deelnemers. Compliment voor de medewerkers dat de productie en de kwaliteit op pijl is gebleven. Zij zijn het visitekaartje van de ODBN. Jan Dirk Nijkamp Directeur a.i.
Cultuurverandering 2015 is het jaar van de start van de uitvoering van het Plan van Aanpak. De notitie ‘Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst, Plan van aanpak 2015-2016’ is vastgesteld. Met dit plan van aanpak is de route uitgestippeld en zijn de bouwstenen benoemd om de basis op orde te maken voor doorontwikkeling naar de gewenste organisatie in 2020. Op basis van de in 2014 vastgestelde missie en visie, door de organisatie geformuleerd in het Koersdocument ‘Missie, Visie 2020, Fundament 2014-2016’, en het Plan van Aanpak 2015 - 2016 ligt er een serieuze veranderopgave voor de ODBN waar medewerkers en deelnemers mee te maken hebben. Er wordt een cultuurverandering beoogd naar de organisatie die in 2020 wordt gewenst.
De proeftuin Vanaf mei 2015 wordt een nieuwe setting/werkwijze (de proeftuin) toegepast. De hoofdstructuur van de organisatie en de sturingsmechanismen zijn daar op aangepast. Die aanpassingen betreffen zowel “harde” aspecten (het wijzigen van de structuur) als “zachte”: ongeschreven regels, gewoonten, normen en waarden e.d. die onder het begrip cultuur vallen. Harde aspecten zijn zichtbaar en meetbaar, zachte aspecten worden vooral beleefd (door de eigen medewerkers, maar ook door onze omgeving). De harde en zachte aspecten worden ook wel respectievelijk de kwantitatieve en kwalitatieve aspecten genoemd. 4
Halverwege 2015 blijkt uit een (tussen)evaluatie dat onze omgeving de ingezette koers en de resultaten van de proeftuin positief beoordeelt. Dat is een aansporing om de gewijzigde werkwijze te blijven hanteren. Intern heerst minder tevredenheid over de resultaten van de proeftuin. Een van de oorzaken daarvan is dat velen in onzekerheid verkeren over hun nieuwe rol binnen de organisatie. Het laten voortduren van de proeftuin zou dit probleem verder verdiepen. In het rapport over de tussenevaluatie wordt daarom de aanbeveling gedaan om die onduidelijkheid en onzekerheid zo snel mogelijk weg te nemen.
De hoofdstructuur van de organisatie Het wijzigen van de hoofdstructuur van de organisatie speelt een cruciale rol. Onderstaande uitwerking voor een definitieve aanpassing van de hoofdstructuur bouwt voort op de tijdelijke wijziging van de hoofdstructuur van de organisatie en is een verbeterde uitwerking op basis van de evaluatie en bespreking met het Dagelijks Bestuur in september 2015. De centrale opgave om de basis op orde te maken heeft betrekking op het neerzetten van een transparante, financieel gezonde organisatie die vooraf bepaalde kwaliteit levert. Het uitvoeren van de diverse acties om de basis op orde te brengen, moet steeds redeneren vanuit deze definitie.
De resultaten van de inspanningen in 2014-2016 zijn onder te verdelen in drie thema’s: A. Samenwerking op orde B. Transparante en financieel gezonde organisatie op orde C. Bemensing op orde
Samenwerking op orde In het kader van Samenwerking op orde is diverse keren met de deelnemers gesproken en nagedacht over begrippen als verlengd lokaal bestuur, opdrachtgever- opdrachtnemerschap, taken, rollen en bevoegdheden. Dit heeft bijgedragen aan een beter en eenduidiger beeld van deze begrippen en ieders rol. Het bilateraal samenwerkingsmanagement wordt geëvalueerd. Dit vormt het sluitstuk 5
voor een aantal bouwstenen behorend tot dit thema en laat zien waar verdere verbeteringen in de samenwerking nodig en mogelijk zijn. De voortgang van de andere bouwstenen van dit thema ligt op schema. We verwachten deze in het tweede kwartaal 2016 te kunnen afronden. Transparante en financieel gezonde organisatie op orde Vanuit de bouwsteen ‘Transparante en financieel gezonde organisatie op orde’ is in 2015 gewerkt aan het verbeteren van de begrotingscyclus en de daarbij behorende producten als begroting, jaarrekening en kadernota. Verder zijn veel inspanningen verricht om het proces te verbeteren. Zowel het interne primaire werkproces als het regionale VTH-proces. Op beide onderdelen zijn belangrijke stappen gezet. Zo zijn alle primaire processen opnieuw ingericht en zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd. Bemensing op orde In 2015 is ook een HRM-strategie opgesteld. Deze strategie vormt het kader waarbinnen alle activiteiten die nodig zijn om de bemensing op orde te krijgen worden uitgevoerd. Een aantal daarvan zijn al uitgevoerd zoals het opstellen van een beperkt sociaal plan en een Arbo/RIE jaarplan. Een aantal anderen bouwstenen worden nu uitgevoerd of worden later in 2016 opgepakt. Dit maakt onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering van de ODBN.
6
2. Taken en prestaties 2.1 Begrote en gerealiseerde omzet per taakgebied
7
2.2 Basistaken Het basistakenpakket vormt het fundament van de omgevingsdienst. Uitgangspunt voor het basistakenpakket zijn de afspraken zoals die landelijk zijn bekrachtigd.
8
2.3 Verzoektaken Naast het landelijke Basispakket verricht de ODBN ook taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) op verzoek van een of meerdere deelnemers.
Verzoektaken deelnemer Provincie Vergunningen Aanvragen/vvgb’s voor 1 juli 2016 (overgangsrecht) De doelstelling is om op 1 juli 2016 2.394 verzoeken af te handelen welke zijn ingediend vanaf 1 januari 2015. Vergunningverlening Natuurbeschermingswet na 1 juli 2015 In totaal zijn 288 aanvragen/verzoeken in behandeling genomen waarvan 131 afgerond. Hiermee is de in het 3e kwartaal bijgestelde prognose om 220 aanvragen in behandeling te nemen ruimschoots gehaald.
9
10
3. Sociaal jaarverslag 2015
11
4. Samengevatte jaarrekening – balans per 31 december 2015
12
5. Toelichting op de jaarrekening Bijdrage vanuit ODBN aan doelstellingen van deelnemers In 2015 is door de medewerkers van de ODBN in samenwerking met vertegenwoordigers vanuit de deelnemers hard gewerkt aan doelstellingen, producten en prestaties welke bijdragen aan een schone en veilige leefomgeving met name binnen het werkgebied van de ODBN. Naast de reguliere uitvoering van onze taken en extra werkzaamheden met name in het kader van Groene Wetten hebben we in 2015 in samenwerking met de deelnemers gewerkt aan een verdere bundeling van kennis en expertise in de ODBN. Hiermee bereiken we nu en de komende jaren een hogere kwaliteit en integraliteit van de VTH-taakuitvoering. Ook op het gebied van het uniformeren van onze aanpak ter voorkoming van eventuele oneerlijke concurrentie tussen burgers en bedrijven in de hele regio hebben we in 2015 stappen gezet. Om op tijd klaar te zijn voor de invoering van de Omgevingswet zijn we eind 2015 gestart met de eerste voorbereidingen. Uitvoering Plan van Aanpak 2015 is ook het jaar van de start van de uitvoering van het Plan van Aanpak. In april 2015 is de notitie ‘Samen werken aan een schone en veilige leefomgeving, nu en in de toekomst, Plan van aanpak 2015-2016’ vastgesteld. Met dit plan van aanpak is de route uitgestippeld en zijn de bouwstenen benoemd om de basis op orde te maken voor doorontwikkeling naar de gewenste organisatie in 2020. Op basis van de in 2014 vastgestelde missie en visie voor de organisatie geformuleerd in het Koersdocument ‘Missie, Visie 2020, Fundament 2014-2016’ en het Plan van Aanpak ligt er een serieuze veranderopgave voor de ODBN waar medewerkers en deelnemers mee te maken hebben. Er wordt een cultuurverandering beoogd naar de organisatie die in 2020 wordt gewenst. Het DB heeft 25 november 2015 het besluit genomen tot aanpassing van de hoofdstructuur. Het wijzigen van de hoofdstructuur van de organisatie en sturing staat ten dienste van het bouwen aan een toekomstbestendige organisatie, een “klantencreatie” die de ruimte biedt aan de eigen verantwoordelijkheid en het vakmanschap van de medewerkers, waarbij de vraag en de behoefte van onze deelnemers centraal staan. Financieel resultaat 2015 Het voorlopige saldo van de jaarrekening 2015 van de ODBN bedraagt, exclusief het resultaat binnen het deelprogramma Bestaande samenwerking, € 1.090.345 positief. Het positieve resultaat is in hoofdlijn behaald door het uitvoeren van extra incidentele werkzaamheden in 2015 en substantieel lagere uitgaven op de budgetten voor reiskosten, overige personeelskosten en opleidingen. Voor de uitgaven gerelateerd aan het Plan van Aanpak was een voorziening gevormd. Per 31 december 2015 is een geactualiseerde en gekwantificeerde risicoanalyse opgesteld. Hieruit blijkt dat de beschikbare weerstandscapaciteit in de vorm van de Algemene Reserve van de ODBN onder het per 31 december 2015 benodigde niveau ligt.
13
6. Staat van baten en lasten
14
7. Toelichting Bestuurscommissie afvalinzameling Land van Cuijk en Boekel De Bestuurscommissie Afvalinzameling Land van Cuijk en Boekel heeft een eigen jaarverslag. In dit beknopte verslag kunt u lezen wat de belangrijkste ontwikkelingen waren op het gebied van huishoudelijk afval in 2015. U kunt het jaarverslag vinden op … (link wordt nog aangemaakt op www.afvalaanbieden.nl)
8. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Nog niet gereed. Richard heeft op 30-5 laten weten dat het nog een paar weken gaat duren.
15
