Jaarverslag Ondernemingsraad 2013
Balans René Keijzer
Jorg Rodijk
Anton Tieleman
“DCMR mag besluitvaardiger worden. Het duurt soms erg lang. Het kan ook op z’n ‘Rotterdams’. Laten we niet zo om de hete brij heen draaien.”
“Veel mensen blijven lang op dezelfde plek bij dezelfde organisatie zitten. Maar de wereld is veranderd. Werkgevers willen een CV zien waaruit ontwikkeling blijkt.”
“Ik zou een proactieve houding van de OR prettig vinden. Het is belangrijk om te voorkomen dat we in het stramien belanden van ‘we gaan nog een keer en nog een keer praten’.
Inhoudsopgave
Voorwoord Frans Coehoorn
blz. 5
Inleiding Taak ondernemingsraad
blz. 7 blz. 7
In gesprek met René Keijzer
blz. 8
Samenstelling ondernemingsraad Samenstelling OR Samenstelling DB-OR Tijdelijke wijziging in DB en OR Samenstelling OR-commissies
blz. 10 blz. 10 blz. 10 blz. 10 blz. 11
In gesprek met Jorg Rodijk
blz. 12
Behandelde onderwerpen 2013 per OR-commissie Commissie Financiën Commissie Personeelsbeleid Commissie Organisatie en Informatie VGWM-commissie PR-commissie
blz. 14 blz. 14 blz. 16 blz. 18 blz. 20 blz. 22
In gesprek met Anton Tieleman
blz. 24
Budget en faciliteiten
blz. 26
Colofon
blz. 29
3
Voorwoord 2013 was een enerverend jaar voor de OR. We hebben veel tijd en energie gestoken in de koerswijziging van de DCMR, dit naar aanleiding van het Odfjell-dossier. Maar dat was slechts een van de onderwerpen waarmee de OR zich het afgelopen jaar bezighield. In dit jaarverslag lees je wat er verder allemaal speelde en wat onze mening daarover was. Richting geven
OR verkiezing 2014
Het afgelopen jaar heeft de OR kritisch gekeken naar de
Bij de verschijning van dit jaarverslag hebben jullie te
verbetering van de kernprocessen. De gesprekken hierover
maken met een nieuwe OR. Bedankt voor jullie stem. We
met de directeur waren opbouwend van aard, maar de OR
hopen dat jullie de nieuwe OR steunen in zijn taken en dat
sprak nadrukkelijk de wens uit om de organisatie grondig
jullie de OR blijven voeden met ideeën en kritische kant-
aan te pakken. Het verloren vertrouwen binnen en buiten
tekeningen.
de DCMR moet worden teruggewonnen en de kwaliteit van onze producten verbeterd. Of dit ons lukt, zal de toekomst leren. De directie heeft de noodzakelijke verbeteringen op schrift gesteld. Het is nu aan het management om medewerkers mee te nemen in die veranderde omgeving en hen de juiste sturing te geven. De medewerkers op hun beurt moeten verantwoordelijkheid nemen voor een goede uitvoering van het verbeterprogramma.
Ontwikkelingen Veel dossiers zijn nog lopende of in ontwikkeling. In 2014 zal de aangekondigde reorganisatie van Vergunningverlening en Toezicht & Handhaving de nodige inzet van de OR vragen. Ook dossiers als strategisch personeelsbeleid, Werving & Selectie, Binnenklimaat meldkamer en natuurlijk de invulling en uitvoering van het Verbeterprogramma zijn belangrijke onderwerpen voor de OR.
Persoonlijk leed Door persoonlijke omstandigheden had de OR de afgelopen periode ondersteuning nodig van een aantal medewerkers. In het bijzonder willen we André, Yvonne, Mariëtte en Lex bedanken voor hun inzet.
5
Inleiding Taak ondernemingsraad De ondernemingsraad van de DCMR overlegt namens
Informatie vanuit de directie
de medewerkers met de directie over een groot aantal
Minstens twee keer per jaar geeft de directie informatie
onderwerpen die belangrijk zijn voor de medewerkers
over de werkzaamheden en de resultaten van de DCMR
en de organisatie. De OR volgt het beleid van de DCMR
(bijvoorbeeld bij het uitkomen van het jaarverslag of de
kritisch, toetst het en probeert het, waar nodig, te
jaarrekening), de toekomstverwachtingen, informatie over
beïnvloeden.
voorgenomen besluiten die advies- of instemmingsplichtig zijn en informatie over het sociaal beleid.
Bevoegdheden
Samengevat moet de directie, als de OR daarom vraagt,
Om dat te kunnen doen, heeft de OR een aantal belangrijke
de informatie verstrekken die de OR en de commissies
bevoegdheden. Die zijn vastgelegd in de Wet op de onder-
redelijkerwijs nodig hebben voor de vervulling van hun
nemingsraden (de WOR). Het adviesrecht (artikel 25) en
taken.
het instemmingsrecht (artikel 27) zijn hiervan een voorbeeld.
Dit is het laatste jaarverslag van de vorige OR, daarom zijn er geen missie, visie of speerpunten. In het volgende
Advies
jaarverslag van de nieuwe OR worden deze weer vermeld.
Zo moet de DCMR advies vragen aan de OR over ingrijpende economische en organisatorische besluiten. Bijvoorbeeld bij een fusie of reorganisatie of bij belangrijke investeringen.
Instemming Instemming van de OR is noodzakelijk wanneer de directie plannen heeft op het gebied van sociaal beleid of arbeidsomstandigheden. Zo heeft de OR instemmingsrecht bij regelingen rond roostervrije dagen, vakantie, veiligheid en gezondheid van werknemers en functiewaardering.
7
In gesprek met René Keijzer René Keijzer is sinds 2010 werkzaam bij de DCMR als bureauhoofd Facilitair Management. Hij is gesprekspartner voor de OR op het gebied van facilitaire bedrijfsvoering. Bourgondische perfectionist
In de weekenden vind je hem in zijn favoriete café
Vraag je het zijn vriendin, dan antwoordt ze: ‘René is een
De Witte Aap. Daarnaast is hij liefhebber van fotografie,
charmeur en een levensgenieter. Hij is eigenzinnig en soms
design en kunst. Ook klust hij er graag op los. Zo maakt
ook een echte hork’. Vast staat in ieder geval dat deze, van
hij artistieke kabinetjes voor aan de muur. “Het klussen
oorsprong Maastrichtenaar, een echte Bourgondiër is.
geeft me rust in mijn hoofd”. Hij is dus een bezig baasje, al zou hij soms willen dat hij wat meer rust kon pakken. “Het perfectionisme breekt me wel eens op. Ooit had ik een burn-out. Toen kreeg ik het advies om de goede dienstverlening die ik nastreef ook op mezelf toe te passen. Dat blijft een uitdaging.”
Werken vanuit de hospitality-gedachte Inmiddels werkt hij 3,5 jaar bij de DCMR. In vorige banen bij de politie behaalde hij zijn master facilitair. Toen hij in 2010 bij de DCMR een vacature zag voor Facilitair Management, werd hij meteen enthousiast.
Hier vindt hij genoeg zaken om zijn tanden in te zetten. Binnen zijn eigen afdeling wil hij toewerken naar nog meer integratie tussen de diverse bedrijfsvoeringprocessen en de facilitaire ondersteuning. Bijvoorbeeld door de helpdesks beter te integreren en het Shared Service Desk verder te ontwikkelen. De lijnen zijn hierdoor korter en de servicegraad verhoogt. Een ander doel is het op orde brengen van het contractmanagement in 2014. Op organisatieniveau zou hij graag zien dat de DCMR besluitvaardiger wordt.
8
“We zijn pro-actiever geworden en meer vanuit de hospitalitygedachte gaan werken”.
“Het duurt soms erg lang. Het kan ook op z’n ‘Rotterdams’.
Inhoudelijke discussies vindt René soms een uitdaging,
Laten we niet zo om de hete brij heen draaien.”
omdat OR-leden op facilitair gebied een achterstand hebben qua kennis en kunde. “Maar doordat we standaard
Trots is hij inmiddels op de cultuuromslag die binnen
iemand met kennis en kunde aan tafel hebben, kunnen we
zijn bureau heeft plaatsgevonden. “We zijn pro-actiever
toch goed samenwerken.”
geworden en meer vanuit de hospitalitygedachte gaan werken”. Als gevolg hiervan krijgen we steeds minder
Zijn advies aan de nieuwe OR is om de focus te leggen
klachten over facilitaire zaken.” Ook is René trots op de
op samenwerking. “Werk toe naar een gezamenlijke
professionaliseringsslag van de inkoopclub. “Inkoop is
visie, maar maak keuzes en maak ook duidelijk welke
niet hetzelfde als boodschappen doen in de supermarkt.
onderwerpen je niet kiest. En niet te veel lullen, maar
Jaarlijks koopt de DCMR voor miljoenen in. Omdat we hier-
poetsen. Dan komt alles goed!”
bij te maken hebben met zaken als de Aanbestedingswet en contractmanagement, hebben we specifieke kennis in huis gehaald. Ik raad iedereen aan om, voordat je zelf gaat inkopen, eerst aan te kloppen bij Inkoop voor advies. Wij kunnen het proces begeleiden en je zaken uit handen nemen”.
Niet lullen maar poetsen! René heeft regelmatig contact met de commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu. Hij vindt het een prettige samenwerking. “De OR legt onderwerpen die spelen, of gaan spelen, alvast in de week. Dat vind ik belangrijk. We zoeken elkaar op en bespreken zaken op een constructieve manier. Wat mij betreft gaan we zo door.”
9
Samenstelling ondernemingsraad
Samenstelling OR
Samenstelling DB-OR
Frans Coehoorn
Frans Coehoorn (voorzitter)
André Snijder
André Snijder (vice-voorzitter)
Mariette Bilius
Mariette Bilius (secretaris)
Niels Cools
Désirée Hogenelst (ambtelijk secretaris)
Ingeborg Geluk Ruud Hummel
Tijdelijke wijzigingen in DB en OR
Peter Koenen
In verband met ziekte heeft André Snijder van september
Janus Liebregts
2013 t/m maart 2014 de rol van voorzitter op zich genomen.
Hans van de Mosselaar
Lex Wagemaker vervulde in dezelfde periode de rol van
Lex Wagemaker
vice-voorzitter.
Anton Roeloffzen
10
Samenstelling OR-commissies Commissie financiën
Commissie VGWM
Hans van de Mosselaar (voorzitter)
Anton Roeloffzen (voorzitter)
Ronald Borst
Mariette Bilius (OR)
Ruud Hummel (OR)
Niels Cools (OR)
Janus Liebregts (OR; secretaris)
Marianne Groh
Kees Muilwijk
Ruud Hummel (OR) (secretaris)
Lex Wagemaker (OR)
Jan Meinster
Commissie organisatie en informatie
PR-commmissie
Janus Liebregts (voorzitter)
Désirée Hogenelst (voorzitter)
Pieter Heyne
Frans Coehoorn (OR)
Rinus Huybregts (secretaris)
Ingeborg Geluk (OR)
Peter Koenen (OR)
Sian Jones
Willem de Neve
André Snijder (OR)
André Snijder (OR) Lex Wagemaker (OR)
Regiegroep OR Verbeterprogramma VTH Niels Cools
Commissie personeelsbeleid
Hans van de Mosselaar
Niels Cools (voorzitter)
André Snijder
Frans Coehoorn (OR)
Lex Wagemaker
Ed van der Gaag Ingeborg Geluk (OR) Aad Loendersloot Roos Morales Hans van de Mosselaar (OR; agendalid) Anton Roeloffzen (OR)
11
In gesprek met Jorg Rodijk Jorg Rodijk is bureauhoofd Personeel en Organisatie (P&O) en werkt sinds september 2013 bij de DCMR. Jorg is gesprekspartner voor de OR op gebied van personeelsbeleid. Mag het wat aardiger?
Jorg ervaart de cultuur binnen de DCMR als open en
Jorg omschrijft zichzelf als een sociale vent die met humor
dynamisch. “Mensen zijn vakinhoudelijk professioneel en
zijn werk doet. In zijn vrije tijd vind je hem in een restaurant
enthousiast. Er heerst geen afrekencultuur. Dat is een groot
of café. Je kunt met Jorg prima een stevige discussie
goed.” Toch merkt hij soms de vastgeroeste gewoonte op
voeren, al zal hij hierin een filosofische inslag kiezen en
van ‘we doen het alle jaren al zo, waarom zouden we het
op zoek gaan naar de achterliggende waarden van waaruit
veranderen’.
je redeneert. Wanneer we het hebben over zijn kijk op de wereld van nu, geeft hij aan dat hij wenst dat we allemaal
Wat hem ook opvalt, is dat weinigen nog nadenken over
wat aardiger voor elkaar zouden zijn. “Mensen krijgen een
wat ze, los van deze organisatie, in hun professionele leven
steeds korter lontje. Inclusief ikzelf. Misschien is dat iets
willen bereiken. “Veel mensen blijven lang op dezelfde
van deze tijd, waarin alles sneller gaat, er crisis is en we door
plek bij dezelfde organisatie zitten. Maar de wereld is
smartphones en ander media meer informatie te verwerken
veranderd. Werkgevers willen een CV zien waaruit
krijgen. Maar wat mij betreft mag er wel weer een tijd komen
ontwikkeling blijkt. Ook vaste contracten behoren steeds
met meer tijd voor elkaar. Dat geeft rust in het leven.”
eer tot het verleden. De werkgever helpt je mee te ontwikkelen. Nog maar weinigcollega’s voelen eensense of
Denk breed over je ontwikkeling!
urgency om vanuit dit bredere perspectief naar hun ont-
De overstap naar de DCMR medio 2013 was voor Jorg een
wikkeling te kijken. Maar die bredere blik zal zeker
logische stap. Hij was interim manager bij de provincie
onderdeel worden van de volgende ronde ontwikkel-
en wilde graag weer de lijn in. “Mijn laatste klus was
gesprekken.”
de oprichting van de omgevingsdiensten. Dit gaf me de inhoudelijke kennis die nodig is voor deze baan. Als hoofd
OR in meedenkvariant
P&O moet je strategisch kunnen meedenken, maar ook
Tot nu toe ervaart Jorg de samenwerking met de OR
begrijpen wat er op de werkvloer gebeurt.” Toen Jorg in
als erg prettig. Hij vindt het ook positief dat de OR in
september binnenkwam, speelde er veel en was het gelijk
meedenkvariant zit. Vooruitkijkend vind Jorg dat de
‘volle bak er tegenaan’. “Dat ik hier goed doorheen ben
aanstaande reorganisatie het belangrijkste onderwerp
gevaren, was voor mij een bevestiging dat ik op de goede
moet zijn van de nieuwe OR. “Dit zal een vliegwiel worden
plek zit.”
van waaruit ook andere dingen worden aangevlogen.
12
“Mensen zijn vakinhoudelijk professioneel en enthousiast. Er heerst geen afrekencultuur. Dat is een groot goed.”
Dat zal de OR veel tijd kosten. Ik hoop dat we goede afspraken kunnen maken over procedures. Het is in het belang van zowel de OR als de DT om bijvoorbeeld adviestrajecten niet te lang te laten duren. Al moet de OR natuurlijk wel ruim de tijd krijgen om zich goed voor te bereiden. Ik wens de nieuwe OR hierin veel succes en wijsheid! En mijn motto voor de nieuwe OR is: meer OR voor minder.”
13
Behandelde onderwerpen 2013
Commissie financiën
Bij grote afwijkingen informeert de commissie bij bureau financiën wat daarvan de oorzaak is. Als dat nodig is,
Financiële situatie DCMR
vraagt de OR in de overlegvergadering (OV) aan de
De DCMR zet de lijn door van de afgelopen jaren.
bestuurder welke actie(s) worden ondernomen om de
Ieder jaar realiseert de DCMR een positief operationeel
afwijkingen terug te brengen naar acceptabel niveau.
resultaat. In 2013 was dit wederom positief. Het streven
Zoals het er nu naar uitziet zal het resultaat van de DCMR
van de DCMR om budgetneutraal te eindigen is in 2013
ook in 2013 positief zijn. Dit komt onder andere doordat
helaas niet gelukt. Maar naar verwachting zullen de
de geplande vervanging van mobiele telefonie is uitgesteld
nieuwe financiële programma’s GO-ON en Rudis daarin
naar 2014 en doordat de kosten van de DCMR achterbleven
verbetering aanbrengen.
op de planning.
Terugblik Jaarrekening 2013, Begroting 2013 en Management letter 2013
Uit de managementrapportages is gebleken dat de sturing
Bij beoordeling door de commissie van de jaarrekening
De grafieklijn van de ontwikkeling van het operationele
2013, begroting 2013 en management letter 2013 zijn geen
resultaat ten opzichte van het bedrijfsplan, laat dan ook
afwijkingen geconstateerd waarbij navraag aan de
pieken en dalen zien. Gelukkig valt het uiteindelijke resul-
bestuurder noodzakelijk was.
taat tot op heden positief uit voor de DCMR. De bestuurder
op het uitvoeren van het bedrijfsplan niet soepel verloopt.
heeft het probleem erkend.
Managementrapportages DCMR rapportages de belangrijkste leidraad voor de commissie
Gevolgen verbeterprogramma VTH, interne reflectie en uitkomsten OVV
Financiën, om vinger aan de pols te houden bij de financiële
De commissie Financiën volgde de ontwikkelingen in de
situatie van de DCMR. Met name de ontwikkeling van
financiering van het verbeter- en projectenprogramma
het operationeel resultaat DCMR ten opzichte van het
Uit de managementrapportages bleek dat in 2013 de
bedrijfsplan volgt de commissie nauwlettend. Dat geldt
volledige financiering van het verbeter- en projecten-
ook voor de ontwikkeling van de afwijking realisatie-uren
programma onvoldoende was.
Ook in 2013 waren de maandelijkse management-
van de accounts ten opzichte van de planning.
14
Uit het werkplan 2014 van de provincie Zuid-Holland blijkt dat meer financiering voor vergunningen, toezicht en handhaving ter beschikking is gesteld. De DCMR wil door interne verschuivingen de uitbreiding realiseren. Ten aanzien van de uitvoering van projecten is de commissie van mening dat vooraf inzicht wordt gegeven in de kosten en baten. Dat maakt een goede keuze mogelijk in de keus welke projecten de DCMR oppakt en waarom. De financiële consequenties van de uitkomsten van de interne reflectie en het OVV-rapport waren in 2013 nog niet in beeld. Het is nu duidelijk dat de DCMR zijn organisatiestructuur gaat wijzigen. Dat betekent dat in 2014 de financiële consequentie daarvan zichtbaar zal zijn.
DCMR Duurzaamheidverklaring 2013-2016 De commissie Financiën is tevreden met het feit dat de DCMR koploper wil zijn in duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Eind 2012 stelde het directieteam een nieuwe milieubeleidsverklaring (periode 20132016) op. In 2013 startte het team Milieu een project met de volgende milieudoelen: •
energie;
•
warmte- en koude gebruik;
•
woon-werkverkeer;
•
werkverkeer;
•
afval.
De commissie Financiën volgt met belangstelling de monitoring van de milieuprestaties van de bovengenoemde milieudoelen. Het team Milieu heeft als doelstelling om de behaalde financiële winst te labellen en te bestemmen voor aanvullende maatregelen. De commissie Financiën ondersteunt deze doelstelling en adviseert hierin waar mogelijk.
15
Commissie Personeelsbeleid
Dit was een onderwerp waarvoor jullie ook aandacht hadden gevraagd. Uiteindelijk zijn samen met personeels-
Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving
zaken (PEO) afspraken gemaakt over het nieuwe wervingen selectiebeleid.
Een van de belangrijkste onderwerpen die de commissie begin 2013 heeft besproken, is het Verbetertraject
Deze waren nodig om de verschuivingen in het werkplan
vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Op
van de provincie Zuid-Holland op een zo dragelijk
de agenda stonden de personele aangelegenheden van
mogelijke wijze op te vangen. De OR heeft met de directie
de keuzes uit het VTH-verbeterprogramma. De DCMR
afgesproken dat deze regels over een half jaar worden
wil bijvoorbeeld ook controles buiten kantoortijden
geëvalueerd.
gaan houden. De OR wil graag weten wat hiervan de
onderwerp VTH in een speciale commissie/kopgroep
Overkomst medewerkers Goeree Overflakkee
besproken, die een voorzet heeft gegeven tot het advies
In 2013 heeft de gemeente Goeree Overflakkee besloten
over het VTH-verbeterprogramma.
toe te treden tot onze gemeenschappelijke regeling.
consequenties zijn voor het personeel. Uiteindelijk is het
Hierdoor
zijn
drie
medewerkers
van
deze
regio
Strategisch personeelsbeleid
overgekomen naar de DCMR. De OR heeft over het
Voor een kennisorganisatie als de DCMR is het belangrijk
sociaal en inpassingplan geadviseerd. Daarnaast nam de
te kijken welke kennis en kunde je personeel nodig heeft
OR zitting in de plaatsingscommissie. Hierin hebben we
en hoe je kennis kunt behouden. Als iemand bijvoorbeeld
ook kunnen kijken naar de toekomstperspectieven van de
met pensioen gaat, is het raadzaam om ruim van tevoren
overgekomen medewerkers. De 3 medewerkers hebben
met deze werknemer te praten over alle relevante
inmiddels hun plekje gevonden binnen de DCMR.
pensioenzaken. Het management moet bedenken welke kennis en kunde nodig zijn om goed en tijdig werk
Afronding Jong Talentprogramma
te kunnen leveren. En hoe we met elkaar deze kennis
In 2013 liep het Jong Talentprogramma af. Dat programma
kunnen borgen. Dat is strategisch personeelbeleid. Dat
is halverwege het jaar geëvalueerd. Het programma heeft
beleid heeft zijn weerslag op werving- en selectiebeleid,
op zich goed gewerkt, maar bleek qua begeleidings-
opleidingsplan, flexibiliteit en mobiliteit en in- en
capaciteit (te)veel te vergen. Het programma keert niet
uitstroom. De organisatie heeft de lijnen uitgezet voor de
meer in dezelfde vorm terug. De commissie vindt inves-
invoering van strategisch personeelsbeleid. De OR ziet
teren in jonge mensen belangrijk en is benieuwd naar
graag dat de organisatie met dit beleid iedereen eerlijke
de vormgeving van het vervolg. Van de 5 ‘jonge
kansen biedt op doorgroeimogelijkheden. En dat iedereen
talenten’ heeft er één inmiddels een
duurzaam inzetbaar blijft.
huis aanvaard. 3 deelnemers hebben een plek in onze
functie buitens-
organisatie gevonden. Voor een laatste deelnemer wordt
Spelregels werving en selectie In 2013 heeft de OR met de directie meerdere malen stevig gediscussieerd over werving en selectie in de DCMR.
16
nog gezocht naar mogelijkheden.
Brugdagen
Aandachtspunten 2014
In 2013 heeft de directie, bij wijze van experiment, niet
Aandachtspunten voor de commissie Personeelsbeleid
langer verplichte vrije dagen aangewezen. Dit leidde tot
zijn:
zowel positieve als negatieve reacties. De OR heeft dan
•
de reorganisatie;
ook gevraagd om een evaluatie van het experiment. Er
•
het nieuwe functiehuis;
is een kleine, maar representatieve enquête gehouden.
•
het opleidingsplan 2014;
Daaruit bleek dat het merendeel van het personeel positief
•
projectmatig werken.
staat tegen het niet aanwijzen van verplichte brugdagen. Hierop heeft het directieteam besloten ook in 2014 geen brugdagen aan te wijzen.
Verder zijn dit jaar aan bod gekomen: opleidingsbudget, projectmatig werken, POB, kennismanagement, input functie hoofd PEO en toekomst team PEO.
17
Commissie Organisatie en Informatie
Deze missie, visie en taken bepalen de architectuur van de informatisering. De medewerker staat hierbij centraal. Het zijn immers de medewerkers die met de systemen zullen
Uitvoeringsplan Informatievoorziening 2012 (met een doorloop naar 2013)
werken.
In 2012 ontving de OR verschillende (beleids)plannen
Zij zijn een essentiële schakel voor een correcte en
en documenten ter advies, terwijl de projecten al waren
volledige registratie van bevindingen bij onze taken van
gestart. De OR heeft in 2013 gedurende het proces regel-
vergunningverlening, toezicht en handhaving, advies en
matig overleg gehad met de betrokken projectleiders over
bedrijfsvoering.
de inhoud en voortgang. De OR gaf ook hier diverse aanbevelingen en constateert dat de OR nu wel vroegtijdig
In eerdere adviezen heeft de OR aangegeven dat er
wordt betrokken en daardoor vroegtijdig input kan
verbetermogelijkheden zijn voor het plannen en managen
leveren. De commissie constateert dat er vorderingen
van organisatorische veranderingen en het ondersteunen
worden gemaakt bij de planning en uitvoering. Zo zal
van de businessdoelen met behulp van de informatie-
de commissie Organisatie & Informatie ook in 2014 weer
voorziening. De OR ziet erop toe dat ook deze aspecten
deelnemen aan de Stuurgroep special informatisering.
voldoende borging krijgen.
Ook zal de commissie input leveren.
Advies Projectplan Go-On!
Odfjell/ interne reflectie/OVV rapport/ koerswijzing/verbeterprogramma VTH
In de adviesbrief over GO-ON heeft de OR aandacht
De directie nam, mede op aandringen van de OR, stappen
gevraagd voor verschillende verbetermogelijkheden,
om samen met medewerkers te kijken wat er precies is
waaronder zorgdragen voor een duidelijke scope van
misgegaan. Ze stelde een vertrouwenspersoon aan, voerde
het project, met SMART-doelstellingen en een betere
een intern reflectieonderzoek uit en deed interne reviews
uitwerking van de toetsingscriteria. Voor de OR is het
bij complexe risicodragende dossiers. Intussen heeft de
belangrijk dat er ook aandacht is voor het enthousiasmeren
directie aangegeven de interne reviews ook in 2014 voort
van de gebruikers/medewerkers. Verder wil de OR dat de
te zetten en uit te breiden met externe reviews.
financiën en de kosten en baten van de projecten beter in beeld komen.
De vorming van de BRZO-RUD In deze periode was de vorming van de BRZO-RUD Zuid-
Informatiebeleidsplan 2014 - 2018
Holland en Zeeland een belangrijk aandachtspunt. Deze
Afgelopen periode is het Informatiebeleidsplan 2014 -
verkeert intussen in de afrondende fase. De directie heeft
2018 ontwikkeld. De commissie is nauw betrokken bij de
aangegeven ook de landelijke coördinatie van de BRZO-
totstandkoming hiervan en heeft advies gegeven over het
RUD’s op zich te willen nemen.
concept. Het Informatiebeleidsplan is gebundeld op een A0-poster. De poster geeft in één oogopslag inzicht in de
Goeree-Overflakkee (voormalig ISGO)
missie, de visie en de taken van de DCMR.
De gesprekken over de overname van milieutaken van de gemeente Goeree-Overflakkee zijn gevoerd.
18
De directie heeft het inpassingsplan ter advies aan de
Aandachtspunten 2014
OR aangeboden. De OR is betrokken bij de personele
Aandachtspunten voor de commissie Organisatie en
overgang en de procedures van het Sociaal Beleidskader.
Informatie zijn:
Onderdeel van de samenvoeging is ook dat er na een jaar
•
de organisatiewijziging;
een evaluatie zal plaatsvinden naar de mate waarin de
•
het informatiebeleidsplan.
dependance in het gemeentehuis van Goeree-Overflakkee heeft bijgedragen aan integraal werken, en hoe deze dependance wordt gebruikt.
De komst en inpassing van de milieutaken van de gemeente Goeree-Overflakkee heeft het werkgebied van de DCMR aanmerkelijk uitgebreid.
Verbeterprogramma/spelregels projectmatig werken De OR heeft het verbeterprogramma met de spelregels projectmatig werken ter advies aangeboden gekregen. In zijn advies geeft de OR aan dat het programma en de spelregels op papier duidelijk zijn. Maar de OR vraagt nadrukkelijk aandacht voor een tijdige en heldere communicatie en een zorgvuldige implementatie en uitvoering.
Reorganisatie Als voorbereiding op een eventuele reorganisatie heeft de directie een externe uitvraag gedaan met onder meer een verkenning naar wensen en draagvlak bij de participanten. Daarnaast heeft de directie onderzoek laten doen bij andere grotere RUD’s naar de gewenste directiestructuur voor de toekomst. Bureau Berenschot heeft dit onderzoek uitgevoerd en in een rapport aangeboden. Aan de OR is advies gevraagd over dit rapport.
19
VGWM-commissie
Duidelijk is dat de installatie van nieuwe printers en de digitalisering, het papiergebruik binnen de dienst
Binnenklimaat
fors (met 40%) heeft doen afnemen. Daarnaast zijn er
Het binnenklimaat was voor de Commissie Veiligheid,
enkele elektrische fietsen aangeschaft, voor dienstreizen
Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) het meest
dichtbij. Ook zijn er afspraken gemaakt over een proef
urgente en lastige dossier van 2013. Het binnenklimaat
met afvalscheidingsbakken op de 3e etage. Dit was de
in de meldkamer was in februari en maart 2013 bijzonder
uitkomst van een groene ideeënwedstrijd. Op de 5e etage is
slecht, mede als gevolg van de droge koude (na)winter. De
een proef uitgevoerd, op initiatief van de medewerkers
OR heeft in 2013 veel overleg gevoerd over oplossingen
zelf. Daarnaast zijn maatregelen getroffen om het energie-
voor dit probleem, en diverse maatregelen getroffen.
gebruik van de ICT-systemen flink te verlagen en is een
Zo is er op de 6e verdieping een glazen wand geplaatst
duurzaamheidsverklaring opgesteld, ondertekend door
tussen de meldkamerruimtes en de rest van het afgesloten
de directie. Deze verklaring is opgehangen in de hal van
meldkamersegment. Ook zijn er diverse aanpassingen
het trappenhuis en de lift.
gedaan aan het ventilatiesysteem.
Via SIMON en in een powershot in juni, is aandacht
Deze maatregelen bleken onvoldoende effect te hebben.
besteed aan de milieuprestaties van de dienst. Door de
In de zomer van 2013 is onderzocht welk type lucht-
milieuprestaties iedere keer weer op de agenda te zetten,
bevochtiger een permanente oplossing kon bieden voor te
krijgt het onderwerp binnen de DCMR meer aandacht en
droge binnenlucht in de meldkamer. De frustratie onder
verbetert de communicatie met het personeel.
de medewerkers was intussen hoog opgelopen. In overleg met de meldkamer en de directie is vanuit de commissie
Werkbelevingsonderzoek
geprobeerd de zaak vlot te trekken.
Begin 2013 werd een 2e werkbelevingsonderzoek op
In de zomer bleek dat een ultrasone luchtbevochtiger,
soortgelijke wijze uitgevoerd als een eerder onderzoek
te plaatsen in het ventilatiesysteem van de meldkamer,
in 2010. In zijn algemeenheid was de tevredenheid over
een veilige (geen legionella-risico) en zeer betaalbare
het kantoorgebouw verbeterd, met uitzondering van het
oplossing bood. Gelukkig bleek de winter eind 2013 zeer
volgende:
mild, waardoor grote klimaatproblemen uitbleven.
Het binnenklimaat blijft een probleem, met name in de
Na veel aandringen op maatregelen vanuit de VGWM-
meldkamer, waar de luchtvochtigheid structureel onder
commissie en de OR zijn er begin 2014 twee tijdelijke lucht-
de 30% is, en geregeld zelfs onder de 20%. Ook elders in
bevochtigers geplaatst in de meldkamerruimtes.
het gebouw is de luchtvochtigheid structureel te laag, met klachten over droge ogen en geïrriteerde luchtwegen als
Interne milieuzorg
gevolg.
Al in 2012 had de commissie aangedrongen op meer ambitie voor milieuzorg. In 2013 is dat vertaald in diverse
De akoestiek wordt nog steeds als hinderlijk ervaren, zij
maatregelen. Begin 2013 is een evaluerende rapportage
het in mindere mate dan in eerdere jaren. Hierbij speelt
van de interne milieuzorg (voorheen BIM), besproken in
ook het gedrag van de individuele medewerker (hard
de VGWM-commissie.
praten of lachen, telefoneren in werkruimtes) een rol.
20
Wel was men van mening dat de ICT-voorzieningen
Aandachtspunten 2014
aanzienlijk beter zijn gaan functioneren. De zorgpunten
Aandachtspunten voor de VGWM-commissie in 2014
hebben de aandacht van de VGWM-commissie.
zijn: •
de mogelijke verhuizing;
Veranderingen in de gebouwinrichting
•
het binnenklimaat;
Al in 2011 heeft de OR op basis van een advies van
•
interne milieuzorg;
de VGWM-commissie een initiatiefvoorstel ingediend,
•
veiligheid.
bedoeld om de veiligheid voor de medewerkers op de begane grond (FIP, bibliotheek) te verbeteren. Na een onderzoek door een gespecialiseerd bureau begin 2013, dat onze zorgen op diverse punten bevestigde, zijn er maatregelen getroffen. Al in 2012 werd het aanbelregime voor gasten weer ingevoerd op advies van de OR. Alle FIP-medewerkers krijgen bovendien in 2014 een agressietraining.
21
PR-commissie
Aandachtspunten 2014 Aandachtspunten voor de PR-commissie in 2014 zijn:
OR-Jaarverslag
•
duidelijke communicatie over de reorganisatie;
Het OR-jaarverslag is de afgelopen periode zowel intern
•
het organiseren van 1 of 2 achterbanbijeenkomsten over de reorganisatie;
(SIMON) als extern (internet) gepubliceerd. Voordeel van het plaatsen van het OR-jaarverslag op internet is dat het
•
verkiezingen nieuwe stijl;
jaarverslag, behalve voor de medewerkers van de DCMR,
•
gebruik sociale media;
ook voor externen beschikbaar is. Uit de statistieken blijkt
•
bereik van de achterban (lunch, spreekuur etc.);
dat het stuk goed wordt gelezen.
•
OR-jaarverslag in nieuw jasje.
Verkiezingen In september 2013 ging de PR-commissie op in de verkiezingscommissie. Behalve de leden van de PRcommissie sloten de volgende medewerkers zich bij de verkiezingscommissie aan: •
de voorzitter van de OR;
•
de voorzitter van de BLG ABVAKABO;
•
de voorzitter van de CNV Publieke zaak;
•
de voorzitter van de Vrije Lijst (zodra bekend) .
Er werd een draaiboek opgesteld, een verkiezingscampagne georganiseerd en een verkiezingsdag vastgesteld.
22
23
In gesprek met Anton Tieleman Anton Tieleman is bureauhoofd Planning, Control & Financiën. Anton werkt inmiddels 6 jaar bij de DCMR. Anton is gesprekspartner voor de OR op gebied van financiën. Eigenzinnige duizendpoot
Mijn rol is om in de planning- en controlcyclus deze
Anton omschrijft zichzelf als een tikje eigenzinnig, maar
houding zoveel mogelijk om te buigen naar het collectief
ook als een sociaal, loyaal, betrokken en gelovig mens. Op
belang. Dat is een uitdaging, maar ik vind het ook leuk
ontspanningsgebied is Anton een duizendpoot. Een van
om te doen.”
zijn passies is koken. Om anderen van zijn kookkunsten te overtuigen, serveert hij panna cotta. Worstelen is zijn
Zakelijk gezien is hij trots dat de financiële crisis van 2008
sportieve uitdaging. Hij leest graag historische romans en
zo snel is opgelost. Na de analyse heeft hij oplossingen
Nederlandse literatuur. Op autovakantie gaan altijd de
geïmplementeerd. Hij blijft scherp op de uitvoering. Het
fietsen mee. Na een half dagje niksen speelt zijn ongeduld
zal de DCMR geen tweede keer gebeuren.
op. En, last but not least, is hij ook actief lid van het CDA. “Voor de gemeenteraadsverkiezingen van 19 maart 2014
Een duidelijke en consistente OR
stond ik tiende op de lijst van Lansingerland. We hebben
Voor de OR is Anton een gesprekspartner voor de
zes zetels behaald. Doordat ik als nummer tien op de lijst
commissie Financiën. Iedere maand neemt hij met de
stond, ben ik er helaas niet ingekomen.”
commissie de maandrapportage door. Hij ziet groei en bewustwording bij de commissie. In het begin was het
Het collectief belang is belangrijk
vooral uitleggen hoe dingen werken. Nu is hij samen met
Werken bij de DCMR was geen bewuste keuze; toevallig
de commissie in gesprek over de inhoud en achtergrond
liep hij tegen de vacature van bureauhoofd PCF. Nu, na
van de financiën. Het is voor hem een belangrijk gesprek.
bijna 6 jaar werkt hij nog steeds met plezier bij de DCMR.
“Het geeft mij inzicht in hoe dingen leven binnen de organi-
Hij vindt het prettig dat de meeste mensen echt voor hun
satie. Via de commissie hoor ik namelijk ook dingen die
werk gaan. Hij ziet ook dat daar een andere kant aan vast
mij via de normale managementkanalen niet bereiken.”
zit. ”De inzet is daarmee namelijk niet altijd gericht op het collectief, maar meer op het individuele belang, het
Ik zou een proactieve houding van de OR prettig vinden.
eigen plekje of het eigen bureau. Dat is niet goed voor de
De insteek moet zijn dat we zorgen dat we onze producten
organisatie.
goed kunnen blijven maken. Voor de OR zal het belangrijk zijn om te voorkomen dat we in het stramien belanden van ‘we gaan nog een keer en nog een keer praten’.
24
"Ik zou een proactieve houding van de OR prettig vinden".
Ook de OR moet duidelijk zijn in wat die wil. En natuurlijk moet de OR daarachter blijven staan. Ook na de verkiezingen. Mijn motto voor de nieuwe OR is dan ook: Orde op zaken stellen.”
25
Budget en faciliteiten Aan het begin van de zittingspeiode verzocht de OR de directie het budget voor de periode 2011-2013 vast te stellen. Voor de zittingsperiode 2011-2013 gaat het om een bedrag van € 48.000. De OR mag per jaar meer of minder uitgeven zolang de uitgaven binnen het totale budget van drie jaar blijven. Het budget is marginaal opgehoogd ten opzichte van de
In 2013 is € 8.836 euro uitgegeven. Ook in dit zittingsjaar
voorgaande zittingperiode, vanwege het verdwijnen van
is de OR ruim binnen het begrote budget van € 11.900
de GBIO bijdrage en de bijbehorende belastingheffing.
gebleven.
Het GBIO hield in 2013 op te bestaan. Hiermee stopte de subsidiëring van OR trainingen en opleidingen. Ook
Belangrijk verschil in begroting en realisatie over 2013 is
droeg de organisatie minder belasting af, terwijl de oplei-
het vervallen van de belastingheffing op ondernemings-
dingen navenant duurder werden. Netto komt dat
raden en het toenemen van de opleidingskosten als gevolg
neerop een geringer budget voor de OR, omdat de
van het vervallen van de GBIO-bijdrage - die uit die
belastingheffing voorheen ten laste van P&O werd
belasting werd betaald. De uitgavenstijging bij opleidingen
gebracht. Nu valt de heffing binnen het budget
overtreft de afname van de belasting. Dit terwijl er juist
van de OR. De OR levert daarmee naar vermogen
relatief weinig cursusbehoefte was doordat de commis-
een bijdrage aan kosten-beperking in de organisatie.
sies voor een aanzienlijk deel dezelfde samenstelling hadden als de vorige zittingsperiode. De conclusie is dan
Op basis van de uitgaven in vorige jaren verwacht de
ook dat het einde van de GBIO-bijdrage en belasting op
OR dat dit budgettoereikend is. Bij de gesprekken over
ondernemingsraden voor de DCMR ongunstig uitpakt.
het budget is met het hoofd bedrijfsvoering de afspraak
De feitelijke verlaging van het budget, die aan het begin
gemaakt dat, als blijkt dat toch meer budget nodig is,
van de zittingsperiode is overeengekomen, bleek echter
daarvoor coulance geldt.
wel houdbaar. Dit kwam mede doordat het moment van afschaffen van de GBIO-bijdrage relatief gunstig was voor
In 2011, het eerste jaar van de zittingsperiode, is € 23.373
de OR en voor de DCMR. In ons duurste, 1e zittingsjaar
ten laste van het OR-budget geboekt. Dit was goed in lijn
bestond die GBIO-bijdrage immers nog.
met de 3-jaarscyclus. In 2012 is € 8.660 ten laste van het
Voor de nieuwe budgetperiode 2014-2016 is een voorlopig
OR budget gebracht. Dat was ruim binnen het begrote
verzoek door de zittende OR gedaan voor toekenning van
budget van € 11.900 van dat jaar.
€ 50.000 euro, met als onderverdeling € 30.000 in 2014, € 10.000 in 2015 en € 10.000 in 2016.
26
De WOR-bestuurder heeft geen mededeling gedaan over
Opleidingen
voorlopige toekenning. Het is aan de nieuwe OR om een
In 2013 volgde de OR de volgde opleidingen:
uiteindelijk verzoek tot vaststelling van budget te doen.
•
Evaluatie 2012 en blik vooruit (januari 2013);
•
Teambuilding Jungiaanse typen (februari 2013).
Kosten buiten budget In 2013 heeft de OR geen kosten buiten budget gemaakt. Kosten buiten budget komen soms voor als voor een bepaald onderwerp of advies specialistisch advies moet worden ingewonnen.
Uren Er is met de directie een afspraak gemaakt over hoeveel uur vrijstelling de leden van de OR en de commissies krijgen voor hun OR-werk. Dit was 225 uur per jaar voor de voorzitter en de secretaris, 180 uur per jaar voor de vicevoorzitter, 150 uur per jaar voor overige OR-leden en 60 uur per jaar voor commissieleden. Dat betekent dat in totaal voor OR-werk in 2013 de OR- en commissieleden maximaal 2.550 uren ter beschikking hadden. De ambtelijk secretaris (AS) valt buiten deze uren.
In totaal hebben de OR- en commissieleden 2.337,5 uren geboekt over de periode januari 2013 tot en met december 2013. Over het geheel genomen bleef de OR dus ruim binnen het urenbudget. 8 personen hebben meer uren besteed dan hun persoonlijke budget bedroeg.
Over de jaren heen is blijkt dat alle leden van het dagelijks bestuur en de commissievoorzitters tekort hebben aan hun urental. Ondanks bijsturing en de bijzondere omstandigheden in 2013 is gebleken dat de urenverdeling voor de OR-leden onderling op de schop moet, zonder dat we aan het totaal OR-budget moeten sleutelen.
Begin 2014 is daarom een nieuwe verdeelsleutel ontwikkeld. Deze wordt aan de nieuwe OR meegegeven als basis voor de nieuwe afspraken met de bestuurder. De nieuwe afspraak zal gelden voor de nieuwe ORzittingsperiode. Om het simpel te houden wordt hiervoor de periode 1 april 2014 tot en met 31 maart 2017 aangehouden.
27
Colofon & contact Dit jaarverslag is een uitgave van de ondernemingsraad van de DCMR Milieudienst Rijnmond in Schiedam.
Voor verdere informatie kunt u terecht bij de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad.
Ondernemingsraad DCMR Milieudienst Rijnmond t.a.v. Désirée Hogenelst-Wempe bureau documentatie, communicatie en informatie OR-kamer, begane grond telefoonnummer: (010) 24 68 475 e-mail:
[email protected] Aan de tekst van dit jaarverslag kunnen geen rechten worden ontleend.
29
