Jaarverslag 2013 raad van toezicht OPTIMUS primair onderwijs

Jaarverslag 2013 raad van toezicht OPTIMUS primair onderwijs

Jaarverslag 2013 rvt

OPTIMUS primair onderwijs

1

De leden van de raad van toezicht:

Handtekening:

De heer drs. A.C.M. Daalmans, voorzitter

De heer mr. drs. P.M.L. Tijssen, vice voorzitter/secretaris

De heer dr. Th.E.M. van den Hark, lid

Mevrouw drs. Y.Th.J.M. Visser, lid

Mevrouw dr. mr. M.M. van Toorenburg, lid

Mevrouw drs. M.M. van Vijfeijken, lid

Mevrouw drs. A.J.H. van der Vorst, lid



2

Legenda/lijst van afkortingen 1.

Cvb:

2.

Colleges van B en W:

3. 4.

Gemeenteraad: GMR:

5.

Managementstatuut:

6.

WPO:

7.

Rvt:

8.

Gemeentelijk onderwijsbeleid

9.

Scholen:

10. Schriftelijk:

11. Stichting: 12. Documenten en regelingen


College van bestuur: het bevoegd gezag van de stichting OPTIMUS primair onderwijs. de Colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Cuijk, Boxmeer, Grave, Landerd en Oss. de gemeenteraad van de in lid 2 genoemde gemeenten. Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, conform de Wet Medezeggenschap Scholen. het statuut dat de werkverhouding en bevoegdheden regelt tussen het cvb en de leiding van de scholen die onder zijn verantwoordelijkheid ressorteren. Wet op het Primair Onderwijs, Wet op de expertisecentra casu quo wetgeving ten aanzien van het onderwijs die in aanvulling daarop of in de plaats van op enig moment gaat gelden en van toepassing is op de door de stichting in stand gehouden scholen. Raad van toezicht: het toezichthoudende orgaan van de stichting, dat namens de samenleving toezicht houdt op het cvb, als werkgever van het cvb optreedt en het cvb met raad ter zijde staat. het door of vanwege de in lid 2 genoemde gemeenten vastgesteld beleid ten aanzien van het (primair) onderwijs in de gemeenten. de scholen voor (speciaal) basisonderwijs van de stichting OPTIMUS. bij brief, telefax of mail, of bij boodschap die via een ander gangbaar communicatiemiddel wordt overgebracht en op schrift kan worden ontvangen mits de identiteit van de afzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld. de stichting OPTIMUS, zoals gedefinieerd in de statuten. Bij het uitoefenen van het interne toezicht zijn de volgende van kracht: 12.1 De statuten van de stichting 12.2 Code voor Goed Bestuur van de PO raad 12.3 Aansprakelijkheidsverzekering toezichthouders en bestuurders van de stichting 12.4 Reglement rvt 12.5 Functieprofiel cvb, versie dec. 2013


3

Verslag van de evaluatie van het functioneren van de raad van toezicht van OPTIMUS primair onderwijs over 2013 1.

Algehele inleiding

De raad van toezicht van OPTIMUS biedt u hierbij zijn jaarverslag over 2013 aan. Het betreft:  een zelfevaluatie: heeft de raad gefunctioneerd overeenkomstig de bepalingen daarover in de statuten en reglementen van OPTIMUS en daardoor de taak vervuld zoals dat in de zich ontwikkelende maatschappelijke discussie en regelgeving van de raad verwacht wordt. Indien u, belanghebbende en/of belangstellende lezer, uitvoeriger over de rvt van OPTIMUS geïnformeerd wil worden, kunt u het “handboek voor de rvt van OPTIMUS” (uitgave 2013) raadplegen. Over veel onderwerpen die in dit evaluatieverslag aan de orde komen, wordt in het handboek een meer algemene beschrijving gegeven. Dit handboek kunt u raadplegen via de website van OPTIMUS.



4

2.

Inhoudsopgave van dit verslag

Hoofdstuk 1 1.1 1.2 1.3 1.4

Hoofdstuk 2 2.1 2.2 2.3

Feiten

De vergaderingen van de rvt De vergaderingen van de commissies van de rvt Besluitvorming door de rvt De jaarlijkse evaluatie van de rvt (neven)functies van leden van de rvt Het rooster van aftreden voor de rvt Gerealiseerde goedkeuringstaken en instemmingstaken door de rvt Het oog op de klokkenluidersregeling Ontmoeting met maatschappelijke adviesraad

Hoofdstuk 4 4.1 4.2 4.3

Samenvatting van de bevindingen van de uitoefening van het toezicht

Zelfevaluatie van formele aard, afgezet tegen statuten en reglementen Zelfevaluatie en de ontwikkeling van een morele gedragscode Zelfevaluatie met behulp van een 49-items tellende vragenlijst en met behulp van de Code Goed Bestuur

Hoofdstuk 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

De raad van toezicht, een beschrijving

Een algemene beschrijving van de rvt De samenstelling van de rvt De commissies van de rvt Het ambtelijk secretariaat van de rvt

Bijlagen

Jaarverslag van de commissie werkgeversrol Jaarverslag van de commissie onderwijs en identiteit Jaarverslag van de auditcommissie



5

Hoofdstuk 1

De raad van toezicht, een beschrijving:

Artikel 12 van de statuten beschrijft integraal de “taken en bevoegdheden” van de rvt. In onderstaande deelparagraaf (1.1) worden deze taken en bevoegdheden in minder ambtelijke taal uiteengezet.

1.1.

Algemene beschrijving

De rvt is een onafhankelijk orgaan, dat namens de gemeenschap, toeziet op:  Het vervullen van de maatschappelijke functie van de onderwijsorganisatie OPTIMUS, te weten: het realiseren van de, wettelijk vastgelegde en maatschappelijk verlangde, doelen van het primair onderwijs: De beleidsvorming door het cvb en de effectiviteit van het bestuurlijk handelen m.b.t.: De realisatie van het doel van OPTIMUS: leerresultaten, opvoedings- en vormingsresultaten; De vormgeving van de identiteit.  De verankering van de onderwijsorganisatie: de samenwerking met ouders en andere belanghebbenden/stakeholders in het perspectief van de gezamenlijke bijdrage aan de maatschappelijke ontwikkelingen en daardoor mede de oplossing van maatschappelijke problemen;  De duurzame vormgeving van een bedrijfsvoering welke noodzakelijk is om de doelen te kunnen realiseren, bijvoorbeeld het personeelsbeleid, het financieel beleid, de medezeggenschap, en Het voldoen aan eisen van financiële efficiëncy en verslaggeving De interne controle en risicobeheersing Het naleven van weten regelgeving De integriteit van de organisatie. De rvt heeft naast deze toezichttaken (het controlerend toezicht) ook andere taken, te weten:  goedkeuringstaken: het strategisch beleidsplan en strategische beslissingen, de begroting;  werkgeverstaken: het benoemen, schorsen en ontslaan van het bestuur evenals het optreden als bevoegd werkgever van het bestuur en  regeltaken: het zorgdragen voor de regelgeving van de rechtspersoon door het vaststellen van zijn statuten en van het reglement van toezicht en door het goedkeuren van het reglement van het bestuur; en Het regelen van zijn eigen werkzaamheden, zoals zijn informatievoorziening, samenstelling en kwaliteit, deskundigheidsbevordering of honorering.  klankbord en adviestaak (het stimulerend toezicht). Over de uitoefening van deze verantwoordelijkheden en bevoegdheden legt de raad verantwoording af in een eigen jaarverslag. Dit verslag wordt aan het jaarverslag van het cvb toegevoegd.



6

1.2.

Samenstelling van de rvt

1.2.1 Statutair is het aantal leden waaruit de rvt bestaat bepaald op ten minste 5 en ten hoogste 7 leden. Op 1 januari 2013 bestond de rvt uit 7 leden. 1.2.2 Vervolgens streeft de rvt overeenkomstig het bepaalde in de stichtingsstatuten en de betreffende reglementen; én op geleide van een rooster van aftreden en een bezinning daarop, naar een evenwicht in continuïteit en vernieuwing van zijn samenstelling. Eind 2013 is één lid aftredend en herbenoembaar. Op 31 december 2013 treedt, volgens het rooster van aftreden, een lid van de raad van toezicht af. Het betreft in dit geval het lid dat de voorzittersrol vervult. In de statuten van de stichting OPTIMUS; en: in het reglement van de raad van toezicht (beide opgenomen in het Handboek van de raad van toezicht), zijn bepalingen opgenomen met betrekking tot de omvang van de raad van toezicht; en hoe te handelen bij gelegenheid van het regulier aftreden van leden van de raad van toezicht. De raad van toezicht moet zich beraden op zijn samenstelling (omvang; maatschappelijke achtergronden; deskundigheden en disciplines; en overige factoren welke leiden tot gewenste diversiteit). Daarna stelt de raad een specifieke profiel op en richt de daarbij behorende zeggenschap en procedures in, conform het bepaalde in zijn reglement en/of statuten; of op basis van daarbovenop gegroeide gebruiken. In zijn oktober vergadering (2013) heeft de rvt, buiten aanwezigheid van de aftredend voorzitter, onder leiding van zijn vice vz., zich beraden op zijn samenstelling met betrekking tot, met name, de diversiteit in eigen gelederen. De rvt concludeerde dat als gevolg van de kwaliteit van de mutaties in de afgelopen jaren, m.b.t. zijn samenstelling, er geen behoefte aan aanvullende specifieke disciplinekennis of aanvullende ervaringsdeskundigheid behoefde te worden gedefinieerd. De rvt sprak ook over de voorzittersrol, zowel wat betreft het tijdsbeslag van deze rvtfunctie (zoals deze nu wordt uitgevoerd en de ontwikkelingen daarin) als over de kwaliteit van de invulling. Mede op geleide van signalen van het cvb werden externe ontwikkelingen waarin OPTIMUS betrokken is en /of zal worden, ook in overweging genomen. Verondersteld werd dat stabiliteit en een zekere continuïteit in de samenstelling van de rvt daarin een extra waarde zullen kunnen vormen. Deze overwegingen hebben de rvt het voorgenomen besluit doen nemen om in overleg met betrokkenen te komen tot een toevoeging aan de wervings- en selectieprocedure. De toevoeging betreft “een verkorte variant”. Globaal komt die variant erop neer, dat: - de rvt de selectie- en wervingsprocedure uitvoert; - tot op enig moment het inzicht wordt gedeeld dat het niet nodig of mogelijk zelfs ook niet gewenst is om extern te werven; - zich vergewist van het gegeven dat het betreffende aftredende lid formeel nog herbenoemd kan worden en dat ook ambieert; - dit gegeven communiceert met alle betrokkenen bij de selectie- en wervingsprocedure (overeenkomstig ieders positie daarin); - over gaat tot de uitvoering van deze verkorte procedure, met betrokkenheid van partijen welke in de (volledige) wervings- en selectieprocedure daartoe worden genoemd. Op deze (verkorte) wijze is de procedure in oktober en november 2013 gehanteerd. De procedure heeft geleid tot herbenoeming van de voorzitter in de functie.



7

1.2.3 De leden van de rvt in 2013 zijn: De heer drs. A.C.M. Daalmans, voorzitter De heer mr. drs. P.M.L. Tijssen, vice voorzitter/secretaris De heer dr. Th.E.M. van den Hark, lid Mevrouw drs. Y.Th.J.M. Visser, lid Mevrouw dr. mr. M.M. van Toorenburg, lid Mevrouw drs. M.M. van Vijfeijken, lid Mevrouw drs. A.J.H. van der Vorst, lid

1.3.

Commissies van de rvt

In 2013 functioneerden er drie commissies van de rvt, te weten de: de commissie werkgeversrol; de commissie onderwijs (2 subcommissies) en de audit-commissie. Commissies ondersteunen de rvt bij zijn taak. De rvt bepaalt wat er met de producten van het werk van de commissies gebeurt. Leden van de commissie werkgeversrol waren Anke v.d. Vorst (vz.) en Ad Daalmans. Leden van de commissie onderwijs waren: - Subcommissie “bestuur, organisatie, omgeving en levensbeschouwelijke Identiteit”: Y. Visser (vz.), M. v. Toorenburg en Ad Daalmans (tot augustus 2013) - Subcommissie “leiderschap, opbrengsten, h.r.”: Y. Visser (vz.), M. van Vijfeijken en A. v.d. Vorst Leden van de audit-commissie waren Th. van de Hark (vz.) en P. Tijssen.

1.4.

Ambtelijk secretariaat

De functie van ambtelijk secretaris wordt in een formatieomvang van 0,35 fte formeel uitgevoerd door Brenda Guldemond. In deze functie is gestart met o.a. de opbouw van dossiervorming, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, de voortgangsbewaking m.b.t. het aanleveren van notities etc. Daarnaast wordt in deze functie de lokale media/dagbladen en de 5 gemeenten gemonitord of er zaken m.b.t. OPTIMUS gepubliceerd/besproken zijn. De taakomschrijving van de ambtelijk secretaris is opgenomen in het “handboek van de rvt”, uitgave 2012.



8

Hoofdstuk 2 Samenvatting van de bevindingen van de uitoefening van het toezicht: 2.1

Een zelfevaluatie van formele aard

Heeft de raad gefunctioneerd overeenkomstig de bepalingen daarover in de statuten, reglementen. Inleiding De ordening van de beschrijving in deze paragraaf 2.1, volgt de artikelen 10,11,12, 13 en 14 van de statuten van OPTIMUS. Voor zover de raad of zijn leden door die artikelen wordt voorgeschreven te handelen of wordt voorgeschreven handelingen /gedrag achterwege te laten, wordt hierover gerapporteerd in onderstaande paragraaf. De betreffende artikelen uit de statuten en /of de relevante leden van die artikelen worden telkens, voorafgaande aan de behandeling, geciteerd. Art. 10 ”Raad van toezicht; samenstelling en benoeming”: Lid 1, 2 en 3, bepalingen betreffende omvang van de rvt; benoeming en benoemingswijze, De situatie (7 leden) en het handelen (aftreden, werving, selectie en benoeming) in 2013 voldoen aan deze bepalingen. Lid 4: De raad van toezicht waarborgt op toezichthoudend niveau de behartiging van pastorale en katechetische aspecten van het onderwijs (einde citaat): Alhoewel het onderwerp tussen de voorzitters van de rvt en het cvb meerdere maken aan de orde is geweest; moet de conclusie zijn dat in 2013, naar mening van de raad, te weinig uitvoering is gegeven aan het bepaalde in dit lid 4 van art. 10. Inmiddels is een projectdefinitie geschreven en bemensen schooldirecteuren deze projectgroepen die in 2014 een product moet opleveren. De rvt verlangt van het bestuur in 2014 een visie en uitwerking waaraan hij zijn goedkeuring kan toekennen. Lid 5, 6, 7 en 8: De situatie in 2013 voldeed volledig aan deze bepalingen inzake onbenoembaarheid; (beschreven) openbaarheid van de wervingsprocedure; het bestaan van een rooster van aftreden en besluitbevoegdheid van de rvt. Lid 9: bezoldiging: Het geactualiseerde advies van de VTOI van 2013 wordt door de raad als bepalend geaccepteerd en voor 2014 geconcretiseerd. In 2013 was de honorering als in 2012. Deze is gebaseerd op een rvt-besluit daarover, openbaar en voldoet aan de voorschriften. Lid 10: jaarlijkse evaluatie van cvb en van rvt: Dit vindt jaarlijks plaats. Verslaglegging daarvan wordt gearchiveerd. Artikel 11 “Raad van toezicht; schorsing, ontslag, defungeren en ontstentenis”: Geen van de bepalingen in de 4 leden van dit artikel zijn van toepassing geweest (of hoeven zijn) in 2013. Art. 12, lid 2: De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn toezicht op het college van bestuur, op het besturen en op de doelrealisatie, die het college van bestuur verwerkelijkt door middel van zijn strategie, beleid en beheer. De raad van toezicht let daarbij op effecten, processen en belangen.



9

Dit lid 2 is een algemene omschrijving, welke in de verdere leden van art. 12 worden geconcretiseerd. Art. 12, lid 3: De raad van toezicht voorziet de stichting van kwalitatief goed intern toezicht: a. door middel van integraal toezicht, dat met behulp vaneen uitgewerkt systeem wordt verwerkelijkt (einde citaat) Het “uitgewerkte toezichthoudend systeem” is beschreven in het “Handboek van de raad van toezicht van OPTIMUS primair onderwijs, editie 2012” (inmiddels geactualiseerd tot versie 2013). Dit handboek is openbaar en te raadplegen op de website van OPTIMUS. Dit handboek is ook vergeleken met de vormgeving van toezicht bij tenminste één vergelijkbare onderwijsorganisatie en bevat waardevolle elementen welke zijn ingebracht door een naamhebbende consultancy organisatie. Beknopt samengevat, formuleert de raad van toezicht in dit handboek:  zijn visie op onderwijs en opvoeding;  zijn visie op kernwaarden;  zijn visie op professionele samenwerking;  zijn werkwijze; en  de wijze waarop de raad zijn toezicht feitelijk, in jaarcycli, vormgeeft;  zijn contract met het college van bestuur; en  de wijze waarop de raad, indien hij dat nodig oordeelt, intervenieert b. door middel van het benoemen van en het verstrekken van opdracht aan de registeraccountant van de stichting en het zonodig intrekken van de opdracht (einde citaat): De opdracht van de raad van toezicht heeft in 2013 met betrekking tot de jaarstukken over 2012 geleid tot een Dienstverlenings-verklaring” van de accountant: “Wij zullen fungeren als accountant van uw instelling met het doel te onderzoeken of de jaarrekening 2012 het door de wet vereiste inzicht geeft. Daarnaast zullen wij de juistheid van de gegevens voor de bekostiging onderzoeken. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en met betrekking tot de bekostigingsgegevens in een assurance-rapport. Wij baseren ons bij de opdracht op de uitgangspunten die worden vastgelegd in het Onderwijscontroleprotocol OCW/EL&I2011.” De bevindingen van de accountant zijn te vinden in het jaarverslag van het bestuur van OPTIMUS. Verder heeft de raad de accountant de onderstaand geformuleerde opdracht voor een tussenrapportage verstrekt: Voor 2013 zou de raad van toezicht graag de volgende speerpunten willen aangeven:  Geef een oordeel over de betrouwbaarheid van de informatie uit de personele- en financiële systemen met daarbij de verbeterpunten.  Geef in uw rapportage aan waarop uw bevindingen zijn gebaseerd (waarop is gecontroleerd en wat is gecontroleerd?). c. door middel van zijn goedkeuringsrecht betreffende strategische beslissingen van het college van bestuur conform artikel 7, leden 3 en 4 (einde citaat): In de vergadering van 30 mei 2011 heeft de rvt het strategisch beleidsplan goedgekeurd. In de vergadering van 10 december 2012 is de actualisatie hiervan aan de orde geweest. In de vergadering 17 juni 2013 is de HRM-paragraaf voor strategisch beleidsplan besproken. De rvt beveelt een formulering aan die nog meer nadruk legt op het genereren van intrinsieke motivatie uitgaande van de unieke missie en visie van OPTIMUS. A. v.d. Vorst en A. Daalmans zullen voor de vz. van het cvb als klankbord hiertoe beschikbaar zijn.



10

d. door middel van het benoemen, beoordelen, evalueren en ontslaan van leden van de raad van toezicht (einde citaat): De raad heeft in 2013 één nieuw lid herbenoemd. Jaarlijks evalueert de rvt zijn functioneren en tijdens functioneringsgesprekken van de rvt met het cvb komt ook het functioneren van de (leden van) de rvt aan de orde. Van al deze genoemde acties wordt verslag opgesteld. Art. 12, lid 4: De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het werkgeverschap van het college van bestuur: In 2013 heeft de raad een nieuw lid voor het cvb benoemd met de portefeuille bedrijfsvoering. Dit heeft geleid tot een herverdeling van portefeuilles binnen het cvb. Onder de bepaling dat beide leden van het cvb integraal verantwoordelijk zijn voor het totale functioneren van het cvb, vervult in hoofdlijn gezien: de voorzitter van het cvb de portefeuille onderwijs en het lid van het cvb de overige beleidsterreinen. De raad heeft met na overleg met het cvb op geleide van de CAO PO 2013 voor bestuurders in het primair onderwijs nieuwe arbeidsovereenkomsten voor cvb-leden vastgesteld. Art. 12, lid 5: De raad van toezicht functioneert als klankbord voor het college van bestuur: Deze functie wordt in ieder geval vormgegeven door het functioneren van commissies van de raad. In de jaarverslagen van de commissies worden de onderwerpen van overleg beschreven. De voorzitter van de rvt en het cvb hebben gemiddeld ééns per twee weken een klankbordcontact. Uit alle gehouden evaluatieve beschouwingen worden positieve ervaringen verbonden aan deze klankbordcontacten. De cvb leden melden wat dit betreft ook de gemakkelijke toegankelijkheid van rvt leden t.b.v. het klankborden. Art. 12, lid 6: De raad van toezicht draagt zorg voor adequate statuten en reglementen, enz.: Dat was gerealiseerd en behoefde geen actualisatie. Deze documenten zijn opgenomen in het “Handboek voor de raad van toezicht”. Art. 12, lid 10: De raad van toezicht benoemt uit zijn midden een voorzitter en een vice-voorzitter /secretaris: Daaraan is voldaan. Art. 13 behandelt de “vergaderingen en werkwijze” van de raad van toezicht: Aan alle bepalingen zoals beschreven in de 10 leden van dit artikel heeft de raad in 2013 voldaan. Art. 14 behandelt “Onverenigbaarheden en tegenstrijdig belang”: Er zijn naar verklaring van alle leden van de raad geen gebeurtenissen geweest in 2013, welke aanleiding geven om de bepalingen, zoals verwoord in de 3 leden van dit artikel, toe te passen. Art 15 “Boekjaar, jaarstukken”: Het lid onder 5 (de benoeming en het horen accountant); en onder 7 (tekening voor goedkeuring) hebben in 2013 plaatsgevonden.



11

Voor zover de statuten, in andere artikelen, overige goedkeuringsbevoegdheden toekent en oplegt aan de rvt, zijn deze in 2013 uitgeoefend. De rvt heeft ook alle bepalingen uit zijn eigen reglement nageleefd.

2.2

Zelfevaluatie en de ontwikkeling van een morele gedragscode

Onder deze titel werd, aansluitend aan de jaarvergadering van de VTOI op 18 november 2013, een discussiecollege aangekondigd met Hans van den Heuvel, hoogleraar bestuurskunde aan de VU, en daar verbonden aan de onderzoeksgroep “Integriteit van Bestuur”. Deze hoogleraar is ook “in het veld” betrokken geworden bij onderzoek naar vermoedens m.b.t. uitwassen van gebrek aan integer handelen (bijv. bij een onderzoek inzake een oud gedeputeerde in Noord Holland; een ex kamerlid en ex wethouder in Roermond, e.d.). Het discussiecollege betrof geen theoretisch verhaal of toelichting t.a.v. gedragscodes, zoals die er zijn en welke wij ook kennen. Het was “uit het leven gegrepen”. De hoogleraar somde een aantal begrippen inzake “schendingen” op, zoals: - Corruptie (dat doe je met meerderen) - Fraude, diefstal, verduistering (dat kan alleen gedaan worden) - Giften en beloften - Belangenverstrengeling - Misbruik van bevoegdheden - Misbruik van informatie - Verspilling en wanprestatie - Discriminatie - Intimidatie - Nevenactiviteiten Zonder dat de verkenning de pretentie had/heeft een wetenschappelijk karakter te hebben, werden aanpalende fenomenen aan de orde gesteld, zoals:  -

-

 -

Hoe heeft het zover kunnen komen? Bij dit college werden genoemd: Als gevolg van de secularisering wordt in de opvoeding (en in het onderwijs) geen besef van moraliteit meer aan- of overgedragen; Er is een opvatting van geïndividualiseerde moraal ontstaan. Bij welke leslokaal of op welke straathoek hoort men niet tig-maal “ik heb mijn eigen waarden en normen”? In de flow van de conjunctuur ontwikkelde zich een cultuur waardoor allerlei “te ruime gebruiken” als vanzelf konden plaatsvinden. Nu in aanhoudende crisistijd komen de schandalen daarvan pregnant naar voren. Zijn er omstandigheden waarvoor een rvt alert moet zijn /is er een “daderprofiel”? Misstanden vinden vaak plaats in een erg “vertrouwde omgeving”. De drempel welke moet worden overschreden “glijdt” omhoog: beetje smeren; beetje fêteren; meedoen wordt beloond; daardoor wordt je chantabel; giften en tegenprestaties worden niet één op één uitgewisseld; contacten blijven niet louter zakelijk (vinden plaats bij sportscholen, golfbanen, vrienden- of familiekring); sommige zaken worden onuitgesproken geregeld; er is een sterke “vertrouwensrelatie” naar binnen en naar buiten wordt afgeschermd.



12

In de cultuur komen vaak gedragingen voor van: onderling wantrouwen; wegkijken; gebrek aan verantwoordelijkheidsbesef; duiken; het eigen belang laten prevaleren; grote eigengereidheid; gebrek aan openheid; misstanden toedekken;… Volgens de (praktijkervaring van) hoogleraar Van den Heuvel ontbreekt het in organisaties volledig aan onderzoek naar de (predisponerende) omstandigheden, zoals hierboven opgesomd. -

 -

Hij adviseert rvt’s tot bewustwording hiervan: spreek aan, kaart misstanden aan, wees transparant, durf te kritiseren, spoor integriteitsrisico’s op, articuleer waarden en normen, bespreek incidenten, dilemma’s,..



De attitude van het leiderschap en de organisatie (=alle medewerkers) moet: onpartijdig en onafhankelijk zijn, open en betrouwbaar, zorgvuldig en toegewijd, dienstbaar, professioneel

 -

-

Integriteitsmaatregelen betreffen: hard controls: van rvt naar cvb: voor toezicht is de hele waarheid nodig, niet alleen die van het cvb; én: de rvt vraagt het cvb om richtlijnen m.b.t. integriteit te confronteren met gebruiken in de organisatie en daarover rapport uit te brengen. Soft controls: een integere cultuur. Ethisch leiderschap: je deugt of je deugt niet; een beetje deugen kan niet bestaan. Ook bij dilemma’s gaat het om “zondevrije keuzes of doodzonden”. Dagelijkse zonden bestaan hier niet. RvT en CvB gerelateerd, voorbeeldend gedrag op basis van moreel besef moet uitstralen.

De raad van toezicht besluit in zijn vergadering van 9 december 2013 om met gebruikmaking van de inhoud van dit discussiecollege zijn toezicht op integriteit in 2014 meermalen tegen het licht te houden. De raad van toezicht zal daarbij ook de gezamenlijk gegenereerde “pijlers voor een moreel kompas” van de NVTZ, VTW, VTOI en NVT te betrekken welke onderstaand zijn toegevoegd: “Pijlers voor een moreel kompas” Betrokken Stelt de maatschappelijke doelstelling centraal Houding: hart voor de bedoeling van de organisatie, loyaal, oog voor specifieke waarden, vertrouwensvol Doen: Kent het primaire proces van dichtbij; komt meerdere malen per jaar op de werkvloer. Heeft voldoende tijd beschikbaar Zelfinzicht In staat tot zelfreflectie en is zelfkritisch Houding: levenslang willen leren, blijven ontwikkelen Doen: elkaar bevragen op functioneren (socratische dialoog); (zelf) evaluatie; permanente bijscholing



13

Aanspreekbaar Is aanwezig met een luisterend oor Houding: bereikbaar, betrouwbaar, zichtbaar Doen: dialoog met belanghebbenden, medewerkers en externe stakeholders; geeft inzicht in de gemaakte afwegingen. Oordeel uitstellen (verbindend) Kan luisteren zonder te oordelen Houding: Ontvankelijk, met aandacht, open, observerend Doen: functioneert vanuit vertrouwen en respectvol Willen begrijpen (kwetsbaar) Kan onwetendheid en onzekerheid tonen Houding: doorgrondend, analytisch, oog voor de besturing Doen: durft te vragen, blijft doorvragen Authenticiteit Blanco denkend, proactief, eigenwijs, onafhankelijk Houding: durft keuzes te maken, kan groepsdruk weerstaan; niet bang om een afwijkende visie te etaleren; Doen: bereid actief verantwoording af te leggen en van daaruit handelen; indien nodig in staat om af te wijken van de regels en uit te leggen waarom. Moed Moedig, doortastend, kritisch Houding: kan er tegen om niet aardig gevonden te worden. In staat om tegen de stroom in te gaan. Doen: diplomatiek en tactvol optreden, meebewegen, maar indien nodig ingrijpen. Integer Eerlijk, rechtschapen en rechtvaardig Houding: gewetensvol Doen: vermijdt te allen tijde de schijn van belangenverstrengeling Sober kostenbewust en sober Houding: bewust dat het gaat om financiële middelen die overwegend zijn opgebracht door de burger in een wereld van schaarste. Doen: legt op transparante wijze verantwoording af over uitgaven, ook de persoonlijke, vanuit het criterium dat er altijd een noodzakelijke relatie moet bestaan tussen deze uitgaven en het kunnen realiseren van de doelstellingen van de organisatie.

2.3

Zelfevaluatie m.b.v. een 49-items tellende vragenlijst en m.b.v. Code Goed Bestuur

Er is voorafgaande aan de vergadering een 49 vragen tellende vragenlijst ingevuld door alle rvt-leden met een vierpuntsscore. De vragen waarop één of meerdere leden met matig hebben gescoord, worden besproken: 2 (incidentele) informatieverschaffing van het cvb aan de rvt is tijdig en adequaat De rvt wil in ieder geval van bestuursvergaderingen het verslag ontvangen. De rvt wordt matig geattendeerd door het cvb op belangrijke sectorale of landelijke ontwikkelingen. De gesprekken tussen rvt en cvb, in welke vorm dan ook, worden als open ervaren. De vz. rvt heeft 2-wekelijks een gesprek met het cvb.



14

Daarvan wordt geen verslag opgesteld, er vindt geen terugkoppeling plaats aan overige rvt-leden, anders dan dat dit terechtkomt in de formats bij vergaderstukken van de rvt, hetgeen nagenoeg altijd plaatsvindt. Geconstateerd wordt dat het niet is voorgekomen dat de rvt werd verrast door gebeurtenissen in- en/of extern door gebrek aan informatie van het cvb. 9 Kent de rvt het tweede echelon / de sleutelfiguren direct onder het niveau van het cvb? Is het noodzakelijk om het werk als toezichthouder goed te doen? Het contact kan de informatieverwerving van de rvt verrijken. Een delegatie van de rvt ontmoet structureel (= minimaal één keer per jaar) het presidium van de GMR. Verder zijn er contacten met de GMR bij gelegenheid van bv. een benoeming in de rvt of in bijzondere omstandigheden (geen beroepszaken). Wat betreft stafmedewerkers geldt dat het hoofd van de dienst onderwijs aansluit bij het overleg van de cie. onderwijs met het cvb. De HR-functionaris zou kunnen aansluiten bij het overleg van de cie. onderwijs en het cvb wanneer professionalisering op de agenda prijkt. Het hoofd financiën is aanwezig bij het overleg van de auditcommissie met het cvb. Vooralsnog wordt besloten dat een stafmedewerker op uitnodiging (afhankelijk van de agenda) aanwezig is bij het overleg van een rvt-commissie met het cvb. 11 Is de rvt vooral proactief i.p.v. reactief? Wordt voldoende kenbaar gemaakt wat de rvt wil dat het bestuur realiseert? De basis voor die verwachtingen ontleent de rvt aan de W.P.O. De ruimte welke daarin door de wetgever geboden wordt, heeft de rvt in overleg met het cvb ingevuld door het formuleren en uitschrijven van een missie voor OPTIMUS en een omvattende visieparagraaf. Verder heeft de rvt bepaald dat de beoordeling van de inspectie van het onderwijs m.b.t. prestaties inzake leervorderingen maatgevend voor hem zullen zijn. Ook aan alle overige parameters welke de inspectie hanteert (bijv. de planmatigheid, passend onderwijs, enz.) dient de onderwijsorganisatie te voldoen. Inzake strategische vraagstukken als samenwerkingsvormen, schaalomvang, kleine scholen, enz. acht de rvt het zinvol om in doorlopend contact met het cvb posities in te nemen. Met betrekking tot de bedrijfsvoering verlangt de rvt een duurzaam businessmodel dat procesmatig zal worden geactualiseerd. Overall geldt dat de rvt zijn oriëntatie vooral zal richten op de uitkomsten van de bestuursfunctie(s). 13 Binnen de rvt is sprake van een ‘lerend klimaat’ De nieuwe leden hebben dit matig beoordeeld. 20 Is er sprake van een goede balans tussen afstand houden en betrokken zijn (adviseren en toezicht houden) Het woord adviseren uit de vragenlijst wordt vervangen door klankborden en toezicht houden. Duidelijk is dat over deze vraagstelling uiteenlopend gedacht wordt binnen de rvt. De vz. rvt zal hiertoe een gespreksnotitie in omloop brengen. Belangrijk is dat de rvt en het cvb zich voortdurend realiseren dat het de eigen verantwoording is van het cvb wat dit college doet met het klankbordgeluid van de rvt.



15

Hoofdstuk 3 Feiten: 3.1

De vergaderingen van de rvt

De vergaderingen zijn in 2013 belegd en gehouden conform de bepalingen daarover in de statuten en het reglement van de rvt. Het vergaderschema en de presentiegraad in 2013: 28 januari 2013 11 maart 2013 15 april 2013 17 juni 2013 7 oktober 2013 9 december 2013

3.2

presentie presentie presentie presentie presentie presentie

83% (1 afwezige) 66% (2 afwezigen) 100% 100% 100% 100%

Vergaderingen van de commissies van de rvt

Auditcommissie: 3 april 2013 10 juni 2013 23 september 2013 22 november 2013

presentie presentie presentie presentie

100% 100% 100% 100%

Commissie Onderwijs: Subcommissie “bestuur, organisatie, omgeving en levensbeschouwelijke Identiteit” 15 maart 2013 presentie 100% Subcommissie “leiderschap, opbrengsten, h.r.” 15 maart 2013 presentie 100% 2 april 2013 presentie 100% 31 mei 2013 presentie 100% 13 september 2013 presentie 100% Commissie werkgeversrol 30 september 2013 presentie 100% 25 november 2013 presentie 100%

3.3

Besluitvorming

De besluitvorming in de rvt-vergaderingen kon altijd plaatsvinden op basis van consensus.

3.4

Jaarlijkse evaluatie

De jaarlijkse evaluatie van het functioneren in 2013 vindt plaats in de vergadering op 9 december 2013; en in de vergadering van op 20 januari 2014 en wordt in dit verslag vastgelegd.



16

3.5

(Neven)functies van leden van de rvt:

Naam

m/v lft

Ad Daalmans

m

Huidige functie

70 Pensioen

(verleden) ervaring

Discipline

Functie in rvt

Directeursfuncties in MBO en HBO

drs Pedagogiek

vz. rvt

Nevenactiviteit (i.r.t. onderwijs)

rvt-lid cie. Onderwijs

Thijs van den Hark

m

63 Pensioen

Rector VO

dr Wiskunde en Natuurwetenschappen

rvt-lid cie. Werkgeversrol lid rvt

Lid ledenraad Rabobank Maas en Waal Vz. Commissie van Beroep Eindexamens VO in de regio Nijmegen Plv. Vz. Regionale Klachtencommissie VO regio Nijmegen Wnd. Vz. Harmonie Koningin Wilhelmina Wamel

vz. auditcie Madeleine van Toorenburg

v

44 Lid 2e kamer voor het CDA

Peter Tijssen

m

49 directeur/bestuurder Amaliazorg

Advocatuur Directie(lid) Penitentiaire inrichting

dr. mr. Nederlands Europees en internationaal recht

drs Vice vz./secr. rvt beleidswetenschappen en organisatiekunde mr. in Nederlands recht/juridische bestuurskunde


Lid rvt Vivent Zorg (zorg) Lid rvt Reiner van Arkel (GGZ)

lid rvt rvt-lid cie. Onderwijs


rvt-lid auditcie.

17

Marijke van Vijfeijken

v

46 Senior-onderzoek Centrum Kwaliteit van Leren (HAN)

Prakrijkgericht Drs Onderwijskunde onderwijsonderzoek pedagogiek Hogeschooldocent Praktijkervaring bao Docent onderwijskunde

Lid rvt

Lid rvt Skozok

Lid cie onderwijs Yvonne Visser

Anke van der Vorst

v

v

44 Vz. Instituutsdirectie HBO

39 Eigenaar Coachings- en adviespraktijk ‘In Praesentia’ aanwezig in eigen kracht

Instituutsdirecteur PABO

Diverse HRadviesfuncties in het bedrijfsleven en als extern adviseur in het onderwijs en de zorg

drs Onderwijskunde

Drs. Psychologie

Associé GITP HRD adviesbureau

Lid rvt

Lid Sectoraal Advies College Hoger Pedagogisch Onderwijs Lid Raad van Advies vd Masteropleiding Leren en Innoveren van Stoas Hogeschool

Vz. cie Onderwijs Lid rvt

Vz. cie werkgeversrol Lid cie. onderwijs

De nevenfuncties leveren geen risico op tegenstrijdige belangen op.



18

3.6

Het rooster van aftreden is als volgt:

Datum van aftreden

Lid

31 december 2014

Th. van den Hark Y. Visser P. Tijssen M. van Toorenburg M. van Vijfeijken A. van der Vorst A. Daalmans

31 december 2015 31 december 2016 31 december 2017

3.7

Goedkeurings- en instemmingstaken

28-01-2013 28-01-2013 28-01-2013 11-03-2013 11-03-2013 11-03-2013 11-03-2013 15-04-2013 15-04-2013 17-06-2013 07-10-2013 07-10-2013 07-10-2013 09-12-2013 09-12-2013 09-12-2013 09-12-2013 09-12-2013 09-12-2013 09-12-2013 09-12-2013

3.8

Zittingsduur (max. 12 jaar) 01-01-2006 01-01-2010 01-01-2011 16-04-2012 01-01-2013 01-01-2013 01-01-2006

Benoeming M. van Vijfeijken en A. van der Vorst tot leden van de rvt Vaststelling jaarcontract 2013 rvt-cvb Vaststelling actieplan 2013 auditcommissie Mandatering auditcie. gesprek accountant inz. bevindingen van de jaarrekening 2012 Benoeming P. Tijssen tot vice vz./secretaris rvt Vaststelling bemensing rvt-commissies Vaststelling actieplan 2013 cie. werkgeversrol Goedkeuring jaarrekening en jaarverslag 2012 (incl. verlenen decharge aan cvb) Vaststellen handboek rvt 2013 Besluit opdrachtformulering accountant 2013 Besluit beëindiging periode overgangsformatie Besluit omtrent wijziging arbeidsovereenkomsten cvb Besluit rapportage onderwijs 2012-2013 Besluit samenstelling rvt 2014 Besluit honorering rvt 2014 Goedkeuring jaarplan rvt 2014 Besluit toevoeging variant benoemings- en wervingsprocedure rvt Goedkeuring jaarverslagen rvt cies Goedkeuring jaarplannen rvt cies 2014 Goedkeuring begroting 2014 Goedkeuring jaarverslag rvt 2013, deel 1

Initiatieven gebaseerd op de regeling voor misstanden / de klokkenluidersregeling

De cijfers hiervan zijn pas beschikbaar wanneer het jaarverslag van de vertrouwenspersoon gereed is.

3.9

Ontmoeting met maatschappelijke adviesraad

Op 22 april 2013 heeft een gezamenlijke bijeenkomst plaatsgevonden inzake het businessmodel.



19

Hoofdstuk 4 BIJLAGEN 4.1

Jaarverslag 2013 “Commissie werkgeversrol”

Op 30 september 2013 heeft overleg plaatsgevonden tussen het cvb (MvB en MvdB) en de cie. werkgeversrol (AvdV en AD) met betrekking tot de vorm en inhoud van de arbeidscontracten. De cie. werkgeversrol heeft de raad van toezicht voorgesteld om een besluit te nemen over: Het omzetten van de zelf ontwikkelde arbeidsovereenkomst voor de leden van het college van bestuur, naar een `dienstverband onder de CAO bepalingen “CAO bestuurders PO 2013” en om dit te doen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013. Om de salarissen en (zo nodig) de overige vergoedingen voor beide leden van het college van bestuur (met het onderscheid van één regelnummer) volledig te harmoniseren en om ook dit te doen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013. Om de inschaling van beide leden van het college van bestuur te regelen overeenkomstig deze CAO met name op geleide van de bepalingen onder “2.8 Bezoldiging en inschaling”. Daarbij is het huidige salaris van de voorzitter als parameter genomen voor de inschaling, alsmede het in onderwijsland gebruikelijke uitgangspunt van inschaling in de naast hoger liggende trede van de betreffende schaal. Dit leidt tot inschaling in schaal B5, trede 7 (tabel 2 in de CAO, pag. 12). De cie. werkgeversrol heeft deze honorering ook kunnen vergelijken met de honorering van leden van colleges van bestuur van drie andere onderwijsinstellingen. De cie. stelt de raad van toezicht voor om ook de bezoldiging welke hier wordt aangereikt te regelen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013. Deze voorstellen zijn op 7 oktober 2013 in de raad van toezicht-vergadering overgenomen. Tevens is op 30 september en op 25 november gesproken over: de continuïteit van bestuur de ontwikkeling van het cvb / de leden de verdeling van werkzaamheden tussen de cvb-leden, met daarop volgend: de actualisatie van de profielen van de cvb functies: wel of geen differentiatie in de profielen, uitgaan van ideale situatie of doorredeneren vanuit huidige situatie de gesprekscyclus van de rvt met het cvb: naast resultaatafspraken, ook aandacht gewenst voor ontwikkelafspraken de werktijden en omvang van het dienstverband een uitwerkingsregeling van de arbeidsovereenkomsten, waartoe het CvB een voorstel doet het beleid m.b.t. loonontwikkeling visie op leiderschap, gekoppeld aan het meerjarenperspectief en vertaald in competenties



20

4.2

Jaarverslag 2013 “Commissie Onderwijs & Identiteit”

Leden van de commissie: A. Daalmans, M. van Toorenburg, M. van Vijfeijken, A. v.d. Vorst, Y. Visser (voorzitter) De commissie onderwijs & identiteit is in 2013 opnieuw vorm gegeven in twee subcommissie: commissie onderwijs & professionalisering en commissie onderwijs & identiteit. De samenstelling van de commissie onderwijs & professionalisering bestaat uit M. Van Vijfeijken, A. v.d. Vorst en Y. Visser (voorzitter). De samenstelling van de commissie onderwijs & identiteit bestaat uit A. Daalmans, M. van Toorenburg en Y. Visser (voorzitter). M.i.v. 2013 is de gesprekpartner van deze commissie M. van Baast, voorzitter van het college van bestuur, vaak ondersteund door I. Veeke, hoofd onderwijs. De commissie heeft in 2013 een aantal keer overleg gehad met het CvB. Onderliggende agenda is bij al deze bijeenkomsten dat de commissieleden een beeld willen vormen over de kwaliteit van het onderwijs van OPTIMUS over de voortgang van de realisatie van de in de WPO vastgestelde doelen, alsmede de sturing door het cvb hierop. Op 15 maart is een bijeenkomst belegd met de voltallige commissie om vervolgens in twee groepen uiteen te gaan om te bespreken welke specifieke aandachtspunten per subcommissie centraal gaan staan. Kerntaak van de commissie is klankborden met het cvb en het volgen van beleidsvorming en beleidsrealisatie, rondom de thema's/cluster zoals dit in hoofdlijnen is afgesproken in het contract met het cvb. In sub-cie (1) onderwijs & identiteit gaat het om punten rondom het cluster 1-2 (bestuur, organisatie, omgeving, inclusief levensbeschouwelijke identiteit). We zoomen hierbij in op de verbondenheid van het cvb met de organisatie, sparren over de maatschappelijke opdracht, zijn we kritisch over de verankering en legitimatie van het beleid, betrokkenheid van de medewerkers, etc. In sub-cie (2) onderwijs & professionalisering staan de afspraken uit cluster 3-4-5 in het contract tussen het cvb en RvT centraal (leiderschap, opbrengsten, HR). Hierbij zoomen we in op de onderwijskundige aangelegenheden, het onderwijskundig leiderschap, de ambitie tot excellentie, het functioneren van de OPTIMUS Academie en andere HR-zaken. Op 2 april zijn in subcommissie 2 met het cvb de (tussentijdse) resultaten op de citotoetsen en de onderwijsinspectie besproken. Uit deze eerste bespreking bleek dat zowel het aantal scholen dat onder de ondergrens scoort is toegenomen, alsmede het aantal scholen dat boven de bovengrens scoort. Het verloop van de eindscore geeft geen duidelijke tendens te zien en bij doorvragen blijkt écht analyse per school nodig om de scores te kunnen verklaren. Helaas heeft de commissie moeten concluderen dat op basis van deze gemeten opbrengsten, nog niet de voortgang / het niveau passend bij de geldende ambitie van het CvB en RvT. Op 31 mei is in subcommissie 2 met het CvB gesproken over de voortgang rondom het thema identiteit en burgerschap. Er is een projectgroep opgericht waarin 4 directeuren participeren. Voor deze projectgroep wordt door het CvB en Ingrid Veeke een concrete projectopdracht opgesteld. In mei is dit thema tevens besproken met de maatschappelijke adviesraad. Zij zullen een advies formuleren over hoe om te gaan met identiteit en burgerschap. Als RvT hebben we aangegeven we dat het belangrijk vinden dat er ook vanuit het CvB inhoudelijke visie en sturing op dit thema is. Het CvB geeft aan dat juist op dit punt het moeilijk is om heel concreet in termen van bijvoorbeeld opbrengsten te spreken. Hij zou graag inhoudelijk willen sparren op dit thema met de RvT om concrete input te krijgen voor de ‘body of knowledge’ dat het kader zou kunnen vormen. Het is nodig een relatie te leggen tussen de katholieke identiteit en de actualiteit. We hebben afgesproken dit thema in een bijeenkomst met deze commissie en CvB in september opnieuw, inhoudelijk te agenderen. Vanwege de afwezigheid van 2



21

van de 3 commissieleden is de geplande bijeenkomst op 13 september met subcommissie 1 helaas niet doorgegaan. Op 13 september is er een bijeenkomst geweest met subcommissie 2 om de rapportage onderwijs voor de rvt vergadering van oktober voor te bereiden. Hierbij hebben de volgende punten op de agenda gestaan: - Hoe monitort het CvB de voortgang op de verbeterplannen van scholen en POP’s van directeuren? Worden de beoogde effecten behaald? - Hoe loopt de voortgang van het onderwijsbeleidsplan (waaronder bijvoorbeeld de definitie van excellente scholen)? - Hoe is de deelname aan professionaliseringsactiviteiten van de OPTIMUS Academie, met daarbij aandacht tussen het professionaliseringsbeleid en de verbeterplannen van de scholen. Bevindingen van de commissie zijn dat het onderwijskundig leiderschap duidelijk aandacht heeft. Daarnaast is ook de aandacht voor professionalisering van iedere leraar duidelijk toegenomen. Dit vinden we een positieve ontwikkelingen en zien we graag nog verder versterkt. Er zijn nogal wat wisselingen in directeuren geweest. De commissie adviseert het cvb het beleid m.b.t. het positioneren van directeuren meer expliciet te maken. Het belang van opbrengsten lijkt te zijn ingedaald, is gemeengoed geworden, waardoor er ruimte komt voor bredere vormgingsdoelen. Met een aantal scholen die scoren boven de bovengrens, wordt overleg gevoerd over het predicaat excellente scholen. Tijdens de RvT–vergadering is de rapportage onderwijs besproken. Hierbij is naast waardering, ook de vraag uitgesproken om in de vervolgrapportage niet alleen de opbrengsten, maar ook de maatschappelijke verankering van OPTIMUS uit te werken, alsmede een organogram te ontwerpen van de totale huidige onderwijs-organisatorische infrastructuur.



22

4.3

Jaarverslag 2013 “Auditcommissie”

In 2013 bestond de auditcommissie uit de RvT-leden Peter Tijssen en Thijs van den Hark (voorzitter). In 2013 heeft de commissie viermaal vergaderd in aanwezigheid van Michel van den Berg, CvB-lid OPTIMUS, die zich meestal liet vergezellen door Cor Schakenraad, hfd. administratie). Vergaderingen vonden plaats op 3 april (gedeeltelijk in aanwezigheid van de heren Van de Rijdt en Jacobs, accountants Deloitte, ter bespreking van de concept jaarrekening 2012), 10 juni, 23 september en 22 november (eveneens in aanwezigheid van de heer Van de Rijdt vanwege bespreking van de managementletter n.a.v. de interim controle). Van de vergaderingen van de auditcommissie zijn verslagen gemaakt die als bijlage bij het jaarverslag van de RvT zijn gevoegd. Opnieuw zijn in 2013 aanzienlijke vorderingen gemaakt bij het op orde hebben van de financiële- en personeelsadministratie en het beheersbaar maken van de uitgaven. Er is een nauwe aansluiting tussen jaarbegroting en de uitputting van de budgetten resulterend in een jaarresultaat dat overeenkomt met de begroting voor de reguliere bedrijfsvoering van OPTIMUS. Dit was niet het geval voor Het Baken de SBO-school die formeel per 1 augustus 2013 bij OPTIMUS kwam. Wel moest bij OPTIMUS een aanzienlijke overschrijding van de begroting voor projecten genoteerd worden ten gevolge van een grotere uitstroom van personeel in het kader van flankerend beleid. De inzet van de personeelsformatie is gekoppeld aan de werkelijke onderwijsvraag (t=0). Bij een aanzienlijke krimp van het aantal leerlingen waar OPTIMUS mee te maken heeft en blijft houden, is er daardoor wel ruimte om knelpunten op te lossen en projecten te starten die de kwaliteit van het onderwijs ten goede komen. In 2013 is een begrotingsapplicatie gebouwd waarmee op centraal en decentraal niveau gegevens ingevoerd kunnen worden voor de (meerjaren)begroting. De uitputting van de beschikbare budgetten kunnen hiermee ook permanent gemonitord worden. Verder kunnen er simulaties mee uitgevoerd worden wanneer parameters (plotseling) wijzigen zoals plotselinge ingrepen in de bekostiging. Samen met 6 andere besturen zijn de administratieve werkzaamheden in een coöperatief samenwerkingsverband ondergebracht. Voor OPTIMUS betekent dat een aanzienlijke kostenreductie waardoor bij het alsmaar dalende aantal leerlingen de kosten voor de centrale organisatie onder het algemeen als redelijk geachte niveau van 3% kan blijven. De risico’s verbonden aan de CPV (voor 8 besturen wordt een gemeenschappelijke vervangingspool gerund door OPTIMUS) en die eenzijdig op het conto van OPTIMUS kwamen, worden per 1 januari 2014 gereduceerd door de afspraak dat vanaf die datum voor gemene rekening wordt gewerkt. Ook voor het CPV wordt geprobeerd in een coöperatief verband te gaan samenwerken; de uitwerking daarvan laat nog op zich wachten. De financiële reservepositie van OPTIMUS is gezond te noemen; verder toevoegingen zijn geen doel op dit moment. Aanzienlijke financiële risico’s zijn verbonden aan het buitenonderhoud van de scholen door de plannen van de rijksoverheid dat onderhoud vanaf 1 januari 2015 door te decentraliseren van de gemeente naar het schoolbestuur. De aandacht wordt gevraagd voor het verder terugdringen van risico’s en dan vooral in de administratieve organisatie en het verbinden van de inzet van middelen aan strategische beleidsdoelen. De vergaderingen van de auditcommissie zijn constructief en worden vanuit het CvB goed voorbereid. De kwaliteit van de beschikbare informatie heeft aanzienlijk aan kwaliteit gewonnen in het verslagjaar waardoor er meer mogelijkheden ontstaan voor een inhoudelijke verdieping.



23

Jaarverslag 2013 raad van toezicht OPTIMUS primair onderwijs

Recommend Documents