Jaarverslag 2012 raad van toezicht OPTIMUS primair onderwijs

Jaarverslag 2012 raad van toezicht OPTIMUS primair onderwijs

Jaarverslag 2012 rvt

OPTIMUS primair onderwijs

1

De leden van de raad van toezicht:

Handtekening:

A.C.M. Daalmans, voorzitter

I. van Gils-de Vries, vice voorzitter/secretaris

Th.E.M. van den Hark, lid

Y.Th.J.M. Visser, lid

W.B.H. van de Vorle, lid

P.M.L. Tijssen, lid

M.M. van Toorenburg, lid



2

Legenda/lijst van afkortingen 1. College van bestuur: het bevoegd gezag van de stichting OPTIMUS primair onderwijs. 2. College van B en W: de Colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Cuijk, Boxmeer, Grave, Landerd en Oss. 3. Gemeenteraad: de gemeenteraad van de in lid 2 genoemde gemeenten. 4. GMR: gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, conform de Wet Medezeggenschap Scholen. 5. Managementstatuut: het statuut dat de werkverhouding en bevoegdheden regelt tussen het cvb en de leiding van de scholen die onder zijn verantwoordelijkheid ressorteren. 6. Onderwijswetgeving: de Wet op het primair onderwijs, Wet op de expertisecentra casu quo wetgeving ten aanzien van het onderwijs die in aanvulling daarop of in de plaats van op enig moment gaat gelden en van toepassing is op de door de stichting in stand gehouden scholen. 7. Raad van toezicht: het toezichthoudende orgaan van de stichting, dat namens de samenleving toezicht houdt op het cvb, als werkgever van het cvb optreedt en het cvb met raad ter zijde staat. 8. Gemeentelijk het door of vanwege de in lid 2 genoemde gemeenten onderwijsbeleid vastgesteld beleid ten aanzien van het (primair) onderwijs in de gemeenten. 9. Scholen: de scholen voor (speciaal) basisonderwijs van de stichting OPTIMUS. 10. Schriftelijk: bij brief, telefax of mail, of bij boodschap die via een ander gangbaar communicatiemiddel wordt overgebracht en op schrift kan worden ontvangen mits de identiteit van de afzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld. 11. Stichting: de stichting OPTIMUS, zoals gedefinieerd in de statuten. 12. Regelingen: Bij het uitoefenen van het interne toezicht zijn de volgende regelingen van kracht: 12.1 De statuten van de stichting. 12.2 Code voor Goed Bestuur van de PO raad. 12.3 Functiebeschrijving van het cvb, dan wel in een daarvan in de plaats tredend document. 12.4 Aansprakelijkheidsverzekering toezichthouders en bestuurders van de stichting.



3

Verslag van de evaluatie van het functioneren van de raad van toezicht van OPTIMUS primair onderwijs over 2012 1.

Algehele inleiding

De raad van toezicht van OPTIMUS biedt u hierbij zijn jaarverslag aan. Het betreft:  een zelfevaluatie: heeft de raad gefunctioneerd overeenkomstig de bepalingen daarover in de statuten, reglementen. 

een zelfevaluatie van inhoudelijke aard. De raad vraagt zich af en denkt na over de invloed welke zijn toezicht gehad heeft of had moeten hebben op de optimalisering van de taakgerichtheid van de onderwijsorganisatie. Voldoet zijn functioneren aan de verwachtingen welke stakeholders van dat toezicht hebben en waaruit blijkt dat?

Indien u, belanghebbende en/of belangstellende lezer, uitvoeriger over de rvt van OPTIMUS geïnformeerd wil worden, kunt u het “handboek voor de rvt van OPTIMUS” (uitgave 2012) raadplegen. Over veel onderwerpen die in dit evaluatieverslag aan de orde komen, wordt in het handboek een meer algemene beschrijving gegeven. Dit handboek kunt u raadplegen via de website van OPTIMUS.



4

2.

Inhoudsopgave van dit verslag

Hoofdstuk 3 De raad van toezicht, een beschrijving 3.1 een algemene beschrijving van de rvt 3.2 de samenstelling van de rvt 3.3 de commissies van de rvt 3.4 het ambtelijk secretariaat van de rvt Hoofdstuk 4 4.1 4.2

Samenvatting van de bevindingen van de uitoefening van het toezicht Zelfevaluatie van formele aard, afgezet tegen statuten en reglementen Zelfevaluatie van inhoudelijke aard: heeft toezicht betekenis gehad?

Hoofdstuk 5 Feiten 5.1 De vergaderingen van de rvt 5.2 De vergaderingen van de commissies van de rvt 5.3 Besluitvorming door de rvt 5.4 De jaarlijkse evaluatie van de rvt 5.5 (neven)functies van leden van de rvt 5.6 Het rooster van aftreden voor de rvt 5.7 Gerealiseerde goedkeuringstaken en instemmingstaken door de rvt 5.8 Het oog op de klokkenluidersregeling Hoofdstuk 6 Bijlagen 6.1 Commissie werkgeversrol 6.2 Commissie onderwijs 6.3 Audit-commissie



5

Hoofdstuk 3

De raad van toezicht, een beschrijving:

Artikel 12 van de statuten beschrijft integraal de “taken en bevoegdheden” van de rvt. In onderstaande deelparagraaf (3.1) worden deze taken en bevoegdheden in minder ambtelijke taal uiteengezet. 3.1. Algemene beschrijving De rvt is een onafhankelijk orgaan, dat namens de gemeenschap, toeziet op: - Het vervullen van de maatschappelijke functie van de onderwijsorganisatie OPTIMUS, te weten: het realiseren van de, wettelijk vastgelegde en maatschappelijk verlangde, doelen van het primair onderwijs; - De verankering en legitimatie van de onderwijsorganisatie: de samenwerking met ouders en andere belanghebbenden/stakeholders in het perspectief van de gezamenlijke bijdrage aan de maatschappelijke ontwikkelingen en mede de oplossing van maatschappelijke problemen; - De vormgeving van een bedrijfsvoering welke noodzakelijk is om de doelen te kunnen realiseren, bijvoorbeeld het personeelbeleid, het financieel beleid, de medezeggenschap, e.a. De rvt heeft naast deze toezichttaken (het controlerend toezicht) ook andere taken, te weten: - goedkeuringstaken: het strategisch beleidsplan en strategische beslissingen, de begroting; - de werkgeverstaak voor het college van bestuur (cvb), en - de taak om klankbord te zijn (het stimulerend toezicht) voor het cvb. 3.2.

Samenstelling van de rvt

3.2.1 Statutair is het aantal leden waaruit de rvt bestaat bepaald op ten minste 5 en ten hoogste 7 leden. Op 1 januari 2012 bestond de rvt uit 6 leden. Ter versterking van de diversiteit en het netwerk van de rvt, heeft de rvt in 2012, in alle transparantie, het besluit genomen on een zevende lid te werven. Dat is mevrouw M. Van Toorenburg geworden. Haar huidige functie is lid van de Tweede Kamer der Staten Generaal. 3.2.2 Vervolgens streeft de rvt overeenkomstig het bepaalde in de stichtingsstatuten en de betreffende reglementen; én op geleide van een rooster van aftreden en een bezinning daarop, naar een evenwicht in continuïteit en vernieuwing van zijn samenstelling. Eind 2012 zijn twee leden aftredend en herbenoembaar. Volledig handelend volgens procedurebepalingen daarover in statuten en reglementen, heeft de rvt bepaald, dat zijn diversiteit versterkt zou kunnen worden door te pogen in een open procedure een kandidaat te werven met het specifieke profiel “deskundigheid op het gebied van onderwijs”; én een kandidaat te werven met het specifieke profiel “deskundigheid op het gebied van human resources”.



6

De werving zal in december 2012 aanvangen en de afronding van de procedure is voorzien in januari 2013. De verslaglegging van de volledige procedure is ter inzage in een dossier dat via het ambtelijk secretariaat van de rvt verkregen kan worden. 3.2.3 De leden van de rvt in 2012 zijn: De heer A.C.M. Daalmans, voorzitter Mevrouw I. van Gils-de Vries, vice voorzitter /secretaris (aftredend 31.12.2012) Mevrouw Y. Visser, lid De heer Th.E.M. van den Hark, lid De heer W.B.H. van de Vorle, lid (aftredend 31.12. 2012) De heer P.M.L. Tijssen, lid Mevrouw M.M. van Toorenburg, lid 3.3. Commissies van de rvt In 2012 functioneerden er drie commissies van de rvt, te weten de: de commissie werkgeversrol; de commissie onderwijs en de audit-commissie. Commissies ondersteunen de rvt bij zijn taak. De rvt bepaalt wat er met de producten van het werk van de commissies gebeurt. Leden van de commissie werkgeversrol waren P. Tijssen, W. van der Vorle en A. Daalmans. Leden van de commissie onderwijs waren: Y. Visser, W. van der Vorle en A. Daalmans. Leden van de audit-commissie waren I. van Gils en Th. van de Hark. 3.4. Ambtelijk secretariaat Per maart 2012 wordt de functie van ambtelijk secretaris voor 0,35 fte formeel uitgevoerd door Brenda Guldemond. Na een korte inwerk (en inlees-) periode is zij gestart met o.a. de opbouw van dossiervorming, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, de voortgangsbewaking m.b.t. het aanleveren van notities etc. Daarnaast houdt ze de lokale media/dagbladen en de 5 gemeenten in de gaten of er zaken m.b.t. OPTIMUS gepubliceerd/besproken zijn. De taakomschrijving van de ambtelijk secretaris is opgenomen in het “handboek van de rvt”, uitgave 2012.



7

Hoofdstuk 4 Samenvatting van de bevindingen van de uitoefening van het toezicht: 4.1 Een zelfevaluatie van formele aard heeft de raad gefunctioneerd overeenkomstig de bepalingen daarover in de statuten, reglementen. Inleiding De ordening van de beschrijving in deze paragraaf 4.1, volgt de artikelen 10,11,12, 13 en 14 van de statuten van OPTIMUS. Voor zover de raad of zijn leden door die artikelen wordt voorgeschreven te handelen of wordt voorgeschreven handelingen /gedrag achterwege te laten, wordt hierover gerapporteerd in onderstaande paragraaf. De betreffende artikelen uit de statuten en /of de relevante leden van die artikelen worden telkens, voorafgaande aan de behandeling, geciteerd. Art. 10 ”Raad van toezicht; samenstelling en benoeming”: Lid 1, 2 en 3, bepalingen betreffende omvang van de rvt; benoeming en benoemingswijze , De situatie (7 leden) en het handelen (aftreden, werving, selectie en benoeming) in 2012 voldoen volstrekt aan deze bepalingen. Lid 4: De raad van toezicht waarborgt op toezichthoudend niveau de behartiging van pastorale en katechetische aspecten van het onderwijs (einde citaat): Alhoewel het onderwerp tussen de voorzitters van de rvt en het cvb meerdere maken aan de orde is geweest; en alhoewel er een scholen-projectgroep over dit onderwerp heeft nagedacht, moet de conclusie zijn dat in 2012 te weinig uitvoering is gegeven aan het bepaalde in dit lid 4 van art. 10. Lid 5, 6, 7 en 8: De situatie in 2012 voldeed volledig aan deze bepalingen inzake onbenoembaarheid; (beschreven) openbaarheid van de wervingsprocedure; het bestaan van een rooster van aftreden en besluitbevoegdheid van de rvt. Lid 9: bezoldiging: De betreffende regeling is vastgelegd, openbaar en voldoet aan de voorschriften. Lid 10: jaarlijkse evaluatie van cvb en van rvt: Dit vindt jaarlijks plaats. Verslaglegging daarvan wordt gearchiveerd. Artikel 11 “Raad van toezicht; schorsing, ontslag, defungeren en ontstentenis”: Geen van de bepalingen in de 4 leden van dit artikel zijn van toepassing geweest (of hoeven zijn) in 2012.



8

Art. 12, lid 2: De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn toezicht op het college van bestuur, op het besturen en op de doelrealisatie, die het college van bestuur verwerkelijkt door middel van zijn strategie, beleid en beheer. De raad van toezicht let daarbij op effecten, processen en belangen. Dit lid 2 is een algemene omschrijving, welke in de verdere leden van art. 12 worden geconcretiseerd. Art. 12, lid 3: De raad van toezicht voorziet de stichting van kwalitatief goed intern toezicht: a. door middel van integraal toezicht, dat met behulp vaneen uitgewerkt systeem wordt verwerkelijkt (einde citaat) Het “uitgewerkte toezichthoudend systeem” is beschreven in het “Handboek van de raad van toezicht van OPTIMUS primair onderwijs, editie 2012”. Dit handboek is openbaar en te raadplegen op de website van OPTIMUS. Dit handboek is ook vergeleken met de vormgeving van toezicht bij tenminste één vergelijkbare onderwijsorganisatie en bevat waardevolle elementen welke zijn ingebracht door een naamhebbende consultancy organisatie. Beknopt samengevat, formuleert de raad van toezicht in dit handboek: - zijn visie op onderwijs en opvoeding; - zijn visie op kernwaarden; - zijn visie op professionele samenwerking; - zijn werkwijze; en - de wijze waarop de raad zijn toezicht feitelijk, in jaarcycli, vormgeeft; - zijn contract met het college van bestuur; en - de wijze waarop de raad, indien hij dat nodig oordeelt, intervenieert b. door middel van het benoemen van en het verstrekken van opdracht aan de registeraccountant van de stichting en het zonodig intrekken van de opdracht (einde citaat): De raad heeft dat in 2012 met betrekking tot de jaarstukken over 2011 als volgt vormgegeven: “Wij zullen fungeren als accountant van uw instelling met het doel te onderzoeken of de jaarrekening 2011 het door de wet vereiste inzicht geeft. Daarnaast zullen wij de juistheid van de gegevens voor de bekostiging onderzoeken. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en met betrekking tot de bekostigingsgegevens in een assurance-rapport. Wij baseren ons bij de opdracht op de uitgangspunten die worden vastgelegd in het Onderwijscontroleprotocol OCW/EL&I2011.” De bevindingen van de accountant zijn te vinden in het jaarverslag van OPTIMUS. Verder heeft de raad de accountant de onderstaand geformuleerde opdracht voor een tussenrapportage verstrekt: Voor 2012 zou de raad van toezicht graag de volgende speerpunten willen aangeven:  Geef een oordeel over de betrouwbaarheid van de informatie uit de personele- en financiële systemen met daarbij de verbeterpunten.  Geef in uw rapportage aan waarop uw bevindingen zijn gebaseerd (waarop is gecontroleerd en wat is gecontroleerd?).



9

c. door middel van zijn goedkeuringsrecht betreffende strategische beslissingen van het college van bestuur conform artikel 7, leden 3 en 4 (einde citaat): In de vergadering van 30 mei 2011 heeft de rvt het strategisch beleidsplan goedgekeurd. In de vergadering van 10 december 2012 is de actualisatie hiervan aan de orde geweest. d. door middel van het benoemen, beoordelen, evalueren en ontslaan van leden van de raad van toezicht (einde citaat): De raad heeft in 2012 één nieuw lid benoemd. De raad handelt in het najaar van 2012 het volgens rooster aftreden van twee van zijn leden af (zie onder “3.2 samenstelling van de rvt”). Jaarlijks evalueert de rvt zijn functioneren en tijdens functioneringsgesprekken van de rvt met het cvb komt ook het functioneren van de (leden van) de rvt aan de orde. Van al deze genoemde acties wordt verslag opgesteld. Art. 12, lid 4: De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het werkgeverschap van het college van bestuur: In 2012 heeft de raad eervol ontslag verleend aan het lid van het cvb met de portefeuille onderwijs en een nieuw lid voor het cvb benoemd met de portefeuille bedrijfsvoering. Dit heeft geleid tot een herverdeling van portefeuilles binnen het cvb. Onder de bepaling dat beide leden van het cvb integraal verantwoordelijk zijn voor het totale functioneren van het cvb, vervult in hoofdlijn gezien: De voorzitter van het cvb de portefeuilles onderwijs en human resources; en het lid van het cvb de portefeuille bedrijfsvoering. De raad is met het cvb in overleg over de (nagenoeg definitief ontwikkelde) CAO voor bestuurders in het primair onderwijs. Gesprekspunten daarbij zijn in ieder geval: uitwerkingen binnen de cao; invulling van eigen beleidsvrijheid binnen de cao; de keuze van het cvb of zij onmiddellijk onder de cao bepalingen willen vallen en een eventueel overgangsregime. Tijdens de functioneringsgesprekken tussen de rvt en het cvb is de huidige arbeidsrechtelijke situatie van de cvb -leden aan de orde geweest. Beide leden van het cvb hebben aangegeven dat daar geen wijzigingen in gewenst worden geacht. Art. 12, lid 5: De raad van toezicht functioneert als klankbord voor het college van bestuur: Deze functie wordt in ieder geval vormgegeven door het functioneren van commissies van de raad. De auditcommissie heeft zeer frequent contacten onderhouden met het cvb lid, portefeuille bedrijfsvoering. De commissie onderwijs heeft eveneens een aantal bijeenkomsten gehad. Aanvankelijk met het cvb ;lid met de portefeuille onderwijs; vanaf augustus 2012 met de voorzitter van het cvb. De voorzitters van het cvb en van de rvt hebben gemiddeld minimaal ééns per twee weken een klankbordcontact. Uit alle gehouden evaluatieve beschouwingen worden positieve ervaringen verbonden aan deze klankbordcontacten.



10

De cvb leden melden wat dit betreft ook de gemakkelijke toegankelijkheid van rvt leden t.b.v. het klankborden. Art. 12, lid 6: De raad van toezicht draagt zorg voor adequate statuten en reglementen, enz.: Dat was gerealiseerd en behoefde geen actualisatie. Deze documenten zijn opgenomen in het “Handboek voor de raad van toezicht”. Art. 12, lid 10: De raad van toezicht benoemt uit zijn midden een voorzitter en een vice-voorzitter /secretaris: Daaraan is voldaan. Art. 13 behandelt de “vergaderingen en werkwijze” van de raad van toezicht: Aan alle bepalingen zoals beschreven in de 10 leden van dit artikel heeft de raad in 2012 voldaan. Art. 14 behandelt “Onverenigbaarheden en tegenstrijdig belang”: Er zijn naar verklaring van alle leden van de raad geen gebeurtenissen geweest in 2012, welke aanleiding geven om de bepalingen, zoals verwoord in de 3 leden van dit artikel, toe te passen. Art 15 “Boekjaar, jaarstukken”: Het lid onder 5 (de benoeming en het horen accountant); en onder 7 (tekening voor goedkeuring) hebben in 2012 plaatsgevonden. Voor zover de statuten, in andere artikelen, overige goedkeuringsbevoegdheden toekent en oplegt aan de rvt, zijn deze in 2012 uitgeoefend. De rvt heeft ook alle bepalingen uit zijn eigen reglement nageleefd.



11

4.2 een zelfevaluatie van inhoudelijke aard: Wat voor beeld heeft de raad zich door zijn toezichttaken gevormd van de onderwijsorganisatie? Is het toezicht van de raad zinvol geweest? Heeft toezicht meerwaarde opgeleverd voor de optimalisering van de taakgerichtheid van de onderwijsorganisatie. 4.2.1 Inleiding Het past de raad van toezicht om bescheiden te zijn in de eigen beantwoording van de vragen van deze deelparagraaf. De eigen beeldvorming van de raad m.b.t. de onderwijsorganisatie moet worden aangevuld en vergeleken met het beeld dat het cvb heeft. Periodiek zal de raad dat beeld ook willen kunnen vergelijken met bevindingen van een (externe) audit. Het accountantsrapport vult dat voor een deel in. Een jaarverslag, zoals dit verslag er een is, is in zijn beschrijving, noodzakelijkerwijze, een reductie van het verkeer tussen rvt en cvb. In de talrijke klankbordcontacten, in de ontmoetingen van cvb-leden met rvtcies, in onderling mailverkeer waarin ook actuele externe ontwikkelingen onder de aandacht worden gebracht; kortom ook buiten de formeel belegde overlegvormen, komen voortdurend onderwerpen van strategische betekenis, evenals de alledaagse onderwerpen aan de orde en dragen daarmee bij aan de uitkristallisering van beleid en gebruiken. Gevolg daarvan is dat de reguliere rvt-vergaderingen vaak aan het einde staan van beleidsvorming en beleidsevaluatie en dat het mede gegeven de beperkt beschikbare tijd, functioneel is dat deze vergaderingen een meer formeel besluitvormend karakter kunnen hebben. Voor 2013 zal beraad van de raad van toezicht plaatsvinden over de vraag hoe versterking kan plaatsvinden van de bepaling van de toegevoegde waarde van deze rvt, door bijvoorbeeld:  een gesprek van de rvt met de inspecteur van het onderwijs te plannen;  door een “collega” rvt te vragen om te willen reflecteren op de zelfevaluatie van de rvt;  door gesprek over de zelfevaluatie met de maatschappelijke raad;  eventueel door een externe consultant te vragen een gericht onderzoekje uit te voeren;  reflectie in reguliere vergaderingen op dit thema. 4.2.2 Het beeld van de rvt met betrekking tot de onderwijsorganisatie In overleg van de rvt met het cvb is de cvb -notitie “OPTIMUS in zijn tweede lustrum” tot stand gekomen. (zie hiervoor www.optimusonderwijs.nl). Deze notitie geeft in hoofdlijn ook aan wat het beeld van de rvt van de onderwijsorganisatie is en wat belangrijke ontwikkelingsstappen voor de organisatie zijn.



12

Enkele citaten uit deze notitie zijn: (begin citaten) I. OPTIMUS berust op een ondubbelzinnige missie en visie en baseert daarop zijn effectiviteit. II. OPTIMUS moet, verder bouwend op de reeds gerealiseerde ontwikkelingen in zijn eerste lustrum, in enkele jaren worden ontwikkeld tot een onderwijsorganisatie: -

-

-

III.

Met voornamelijk bovengemiddelde onderwijsopbrengsten op alle leeren vormingsgebieden, zoals genoemd in artikel 9 van de wet op het primair onderwijs. Met minimaal de helft als excellent aangemerkte scholen; Met een corps van eigentijdse professionals die vanuit hun professie/vak optimaal invloed uitoefenen op de ontwikkeling en vorming van de leerlingen; Met een duurzaam businessmodel dat garandeert dat OPTIMUS continuïteit van onderwijs met behoud en versterking van kwaliteit zal (kunnen) blijven bieden; Met een versterking van zijn maatschappelijke verankering. De rvt en het cvb hebben de gedeelde overtuiging, dat ook in de structuur van OPTIMUS ontwikkelingen noodzakelijk zijn om de taak en ambitie zoals maatschappelijk verlangd wordt en in strategische documenten van OPTIMUS is vastgelegd, met succes ten uitvoer te kunnen brengen.

Leidende gedachten in de structuurontwikkeling zijn: Algehele toename en actualisatie van de professionaliteit van alle medewerkers. De door O. Mc. Daniël onderzochte en beschreven, eigentijdse, opvatting over professionaliteit en de door de minister van OenW beschreven verplichtingen welke aan de erkenning van die professionaliteit verbonden worden (zie de nota “leraar 2020, een krachtig beroep”), vormen uitgangspunt voor deze ontwikkeling; Versterking van het onderwijskundig leiderschap; Heroriëntatie op het uitgangspunt van subsidiariteit, in de richting van verdiende professionele ruimte met proportioneel toezicht; Korte lijnstructuur; functionele kleinschaligheid en een bestuur dat dicht bij het onderwijs staat; Expertiseverhoging m.b.t. onderwijs en HRM; Versterking van de deskundigheid m.b.t. duurzame bedrijfsvoering; 4.2.3 Heeft het toezicht meerwaarde opgeleverd voor de optimalisering van de taakvervulling door de onderwijsorganisatie? Vast te stellen valt dat er invloed is uitgegaan van de acties vanuit de rvt welke hebben geleid tot de evaluatie van het functioneren van de onderwijsorganisatie OPTIMUS in het eerste lustrum en daardoor op beleidsplannen welke mede als gevolg van die evaluatie zijn opgesteld. Vast te stellen is ook dat klankbordcontacten bijdragen aan versterking van het bestuur.



13

Verondersteld mag worden dat dit effect heeft op de professionalisering van de onderwijsorganisatie en de verankering ervan in de maatschappelijke omgeving, alsmede op het afleggen van verantwoording over het presteren. De direct hierboven geformuleerde formuleringen zijn nog van algemene aard. In het “Referentiekader voor de Toezichthouder in het onderwijs” formuleert de VTOI, kernaspecten van goed toezicht. Deze aspecten worden onderstaand in hoofdlijn beschreven: 1. toezien op de maatschappelijke functie van de onderwijsorganisatie: Realiseert de onderwijsorganisatie de resultaten zoals in de * WPO beschreven en * uit eigen ambitie (missie) en * met ouders overeengekomen zijn, op een passend niveau, met een zo doelmatig mogelijke inzet van middelen en gericht op strategische opties? Geconcludeerd moet worden dat ondanks vorderingen de rvt niet tevreden kan zijn met de opbrengsten zoals gemeten met de CITO eindtoets. Met betrekking tot vormingsdoelen, waartoe ook eigen ambities zijn geformuleerd, is er nog geen geordende leergang ontwikkeld en ontvangt de rvt geen gestructureerde rapportage. 2. toezien op de legitimiteit en invloed van betrokkenen rondom de instelling: De rvt heeft kunnen waarnemen dat er op bestuursniveau een maatschappelijke raad is gevormd en functioneert. Er is in 2012 stringenter beleid vastgesteld m.b.t. frequenter plaatsvindende en gestandaardiseerde tevredenheidsonderzoeken bij ouders van leerlingen. 3. toezien op de betrokkenheid van medezeggenschapsorganen: De rvt laat zich jaarlijks informeren door het cvb over de ontmoetingen van het cvb met de GMR. Dat betreft de frequentie, de voorgelegde advies- en instemmingsvragen en de informatiefunctie naar de GMR. Ook de wijze waarop de GMR met advies- en instemmingsvragen is omgegaan. Jaarlijks hebben twee leden van de rvt contact met het GMR-presidium. Aan de orde komen dan: het jaarverslag van de GMR; het jaarplan van de GMR voor het volgende jaar; de waardering van de GMR inzake het functioneren van medezeggenschap binnen OPTIMUS; de faciliteiten welke aan de GMR worden toegekend en eventuele bijzondere gebeurtenissen, zoals de betrokkenheid van de GMR bij de werving en selectie van nieuwe leden voor de rvt. In 2012 zijn naar mening van de rvt al deze aspecten van zijn taak aan de orde geweest en kunnen onverkort positief worden beoordeeld. 4. externe verantwoording van de toezichthouder: Door dit jaarlijks verschijnende, openbare verslag legt de rvt verantwoording af over zijn functioneren. Dit verslag zal ook onderwerp zijn op de agenda van de jaarlijkse ontmoeting van de rvt met de maatschappelijke raad en met de GMR. Onder 4.2.1 zijn nog enkele opties geformuleerd voor de versterking van het afleggen van verantwoording. Deze zullen in 2013 worden geactualiseerd. 5. toezicht op de instandhouding: De rvt heeft met het cvb de afspraak dat er in het voorjaar van 2013 een duurzaam businessmodel operationeel zal zijn. Mede gegeven de beleidsrealisatie in 2012, inzake de bedrijfsvoering, zal dat businessmodel het sluitstuk vormen waarna een “in control –verklaring” inzake de bedrijfsvoering kan worden opgesteld.



14

Hoofdstuk 5 Feiten: 5.1 De vergaderingen van de rvt De vergaderingen zijn in 2012 belegd en gehouden conform de bepalingen daarover in de statuten en het reglement van de rvt. Het vergaderschema en de presentiegraad in 2012: 2012 2012 2012 2012 2012 2012

02 04 04 06 10 12

27 02 16 27 01 10

presentie presentie presentie presentie presentie presentie

100% 66% 83% 100% 100 % 100%

5.2 Vergaderingen van de commissies van de rvt - auditcie. - onderwijscommissie 5.3 Besluitvorming De besluitvorming in de rvt-vergaderingen kon altijd plaatsvinden op basis van consensus. 5.4 Jaarlijkse evaluatie De jaarlijkse evaluatie van het functioneren in 2012 vindt plaats op 10 december 2012 en wordt in dit verslag vastgelegd.



15

5.5

(Neven)functies van leden van de rvt:

Naam

m/v lft

Ad Daalmans

m

Huidige functie

69 Pensioen

(verleden) ervaring

Discipline

Functie in rvt

Nevenactiviteit (i.r.t. onderwijs)

Directeursfuncties in MBO en HBO

drs Pedagogiek

vz. rvt

Aantal verleden bestuursfuncties in onderwijs en vorming welke sinds 01-01-2010 zijn gestopt.

rvt-lid cie. Onderwijs

Inez van Gils

v

48 Regiomanager Advies & Consultancy bij OSG

Thijs van den Hark

m

62 Pensioen

MBA Bedrijfsvoering

Rector VO

dr Wiskunde en Natuurwetenschappen

rvt-lid cie. Werkgeversrol vice vz/secr. rvt rvt-lid auditcie. lid rvt Lid ledenraad Rabobank Maas en Waal vz. auditcie

Madeleine van Toorenburg

v

43 Lid 2e kamer voor het CDA

Peter Tijssen

m

48 Directeur/eigenaar SBR Consultancy BV

drs lid rvt beleidswetenschappen en organisatiekunde

Vanaf 08/09/12 directeur/bestuurder Amaliazorg 43 Vz. Instituutsdirectie HBO

mr. in Nederlands recht/juridische bestuurskunde drs Onderwijskunde

Yvonne Visser

v

Advocatuur Directie(lid) Penitentiaire inrichting

Instituutsdirecteur PABO

dr. mr. Nederlands Europees en internationaal recht

Lid rvt Vivent Zorg (zorg) Lid rvt Reiner van Arkel (GGZ)

lid rvt

rvt-lid cie. Werkgeversrol lid rvt

Lid Sectoraal Advies College Hoger Pedagogisch Onderwijs Lid Raad van Advies vd Masteropleiding Leren en Innoveren van Stoas Hogeschool

vz. cie Onderwijs



16

Wim van de Vorle

m

57 Pensioen

Directeur in een gezondheidszorg instelling

Medische sociologie en Organisatiesociologie

lid rvt

Cliëntenplatform SCPO te Oss

lid cie. Onderwijs rvt-lid cie. Werkgeversrol

De nevenfuncties leveren geen risico op tegenstrijdige belangen op.



17

5.6 Het rooster van aftreden is als volgt: 31 december 2012 W. van de Vorle I. van Gils-de Vries 31 december 2013 A. Daalmans 31 december 2014 Th. van den Hark Y. Visser 31 december 2015 P. Tijssen M. van Toorenburg 5.7 Goedkeurings- en instemmingstaken 27-02-2012 Besluit tot verspreiden van de vastgestelde verslagen naar GMR en directeuren 02-04-2012 Het specifiek profiel lid rvt wordt na een kleine aanpassing vastgesteld 02-04-2012 4 Accountants zijn benaderd om offerte uit te brengen m.b.t. boekjaar 2012 02-04-2012 VTOI (documenten en congressen) vormen het minimum v.w.b. deskundigheidsbevordering 02-04-2012 Vanaf 2013 opnemen in de begroting: ‘budget en ordening kennisvergroting ‘rvt’ 02-04-2012 Het cvb zorgt ervoor dat Cees Bos de rvt informeert over het bestuursaccoord 02-04-2012 De maatschappelijke adviesraad; informele ontmoeting met rvt 02-04-2012 rvt sluit dagdeel bij 2-daagse van het DBO (31/05/12) 02-04-2012 Voorstel onkostenvergoeding leden cvb wordt na een kleine aanpassing vastgesteld. 02-04-2012 Format besluit en jaarplanning 2012 vastgesteld 27-06-2012 Goedkeuring jaarrekening en jaarverslag 2011 (incl. verlenen decharge aan cvb) 27-06-2012 Besluit keuze accountant boekjaar 2012 27-06-2012 Instemmen portefeuilleverdeling cvb (geen herbenoeming in cvb-functie) 01-10-2012 Verklaring omtrent Gedrag (VOG) is wenselijk voor rvt en cvb (wordt dan ook aangevraagd) 10-12-2012 Begroting 2013 en meerjarenbegroting 2014-2017 goedgekeurd 10-12-2012 Vaststelling jaarverslag 2012 en jaarplan 2013 (na kleine aanpassing) 10-12-2012 Gesprekscyclus rvt en cvb overeengekomen 10-12-2012 Besluit tot contactbehoud met oud-medewerkers/ oud-bestuurders/toezichthouders (gepensioneerden) 5.8

Initiatieven gebaseerd op de regeling voor misstanden / de klokkenluidersregeling De cijfers hiervan zijn pas beschikbaar wanneer het jaarverslag van de vertrouwenspersoon gereed is.



18

Hoofdstuk 6 BIJLAGEN 6.1

De rol van de “commissie werkgeversrol”

De rvt heeft na afloop van een evaluatie van het eerste lustrum, intensieve gesprekken gevoerd met het cvb. Deze gesprekken hebben geleid tot aanscherping van de strategische voornemens, de opbrengstgerichtheid, de samenstelling van het cvb en de versterking van de professionele ondersteuning van het cvb en de onderwijsorganisatie, de organisatiefilosofie en de verankering en verantwoording aan stakeholders. In deze processen en in de individuele en gezamenlijke functioneringsgesprekken tussen rvt en cvb zijn ook aspecten van de werkgeversrol aan de orde gesteld. Ten gevolge daarvan zijn er geen afzonderlijke vergaderingen meer belegd van de cie. werkgeversrol.



19

6.2

Jaarverslag Commissie Onderwijs & Identiteit

Leden van de commissie: A. Daalmans, W. van de Vorle, Y. Visser (voorzitter) De commissie heeft in 2012 drie keer een bijeenkomst gehad met G. Thijssen, Lid CvB, te weten op 30 maart, 11 mei en 22 juni. Door het vertrek van de heer Thijssen is de portefeuille onderwijs overgenomen door M. v Baast, voorzitter van het CvB. De commissie heeft met hem op 5 oktober gesproken. De geplande bijeenkomst op 30 november kon door omstandigheden niet doorgaan. Onderliggende agenda bij al deze bijeenkomsten is dat de commissieleden een beeld willen vormen over de kwaliteit van het onderwijs van OPTIMUS wat betreft de realisatie van de in de WPO vastgestelde doelen, alsmede de sturing hierop. In maart zijn de (tussentijdse) resultaten op de citotoetsen en de onderwijsinspectie besproken. Er is een stijgende lijn te zien, het CvB is echter nog niet tevreden, de resultaten hadden positiever moeten zijn. De commissie beaamt dit. Het gesprek is tijdens deze bijeenkomst met name gegaan over de centrale vraag hoe het CvB deze gematigd positieve ontwikkeling borgt, zodat deze ontwikkeling structureel wordt. Met andere woorden, welke gecontroleerde variabelen hebben bijgedragen aan de behaalde resultaten? Heeft het CvB bijvoorbeeld scholen de verplichting opgelegd om mee te doen aan bijvoorbeeld verbeterprojecten t.a.v. taal en/of rekenen? Of acties uitgezet om expliciet te werken aan ouderbetrokkenheid? Worden de hoge verwachtingen voldoende geëxpliciteerd in gesprekken en notities? In mei is de voortgang van de rapportage onderwijs onderwijskwaliteit besproken. Hierbij is onder andere ingegaan op wat nu stuurt? De inspectienormen of eigen OPTIMUS-normen? In ieder geval heeft de commissie het belang benadrukt om bij die ondergrensnormen weg te blijven (bij twee scholen was nog onduidelijk of ze onder deze grens zitten). Daarnaast heeft het gesprek zich gefocust op de besturingsstijl, top down versus gespreid leiderschap c.q. vraagstukken rondom onderwijskundig leiderschap. Tevens heeft de commissie onderwijs in dit gesprek aangegeven dat in hun ogen het CvB nog geen duidelijke opvatting heeft over de integrale kindcentra en dat de commissie dit wel een urgent punt vindt. In juni is het gesprek verder gegaan over de rapportage onderwijs waarbij de voortgang van punten uit het contract en de resultaten van de Cito-uitslagen van de scholen belangrijke pijlers zouden moeten zijn. De commissie heeft aangegeven graag een rapportage te willen op zowel stichtingsniveau, als op schoolniveau (bijvoorbeeld welk pedagogisch concept heeft iedere school) als op klasniveau (wat zijn bijvoorbeeld de OPTIMUS-normen van een goede leraar). Daarnaast is de voortgang van de kwaliteits- en verantwoordingscyclus besproken. Vanaf het nieuwe schooljaar is M. van Baast de gesprekspartner voor de commissie onderwijs. In het eerste gesprek hebben we met elkaar onze werkwijze besproken: algemeen klankborden, de voortgang volgend en de borging volgend. Daarnaast hebben we van gedachten gewisseld over de kwaliteit van de onderwijsrapportage en mogelijke nieuwe opzet. Hierbij heeft de commissie het idee ingebracht om de criteria voor excellente scholen te gebruiken voor een rapportage op schoolniveau. Deze criteria zouden opgenomen kunnen worden in het format van de kwaliteitscyclus. Tot slot is



20

gesproken over de voortgang van de OPTIMUS Academie en dat we een keer de contracten met de directeuren graag willen agenderen. De bijeenkomst van november is vanwege omstandigheden afgezegd.



21

6.3

Jaarverslag activiteiten auditcommissie OPTIMUS Primair Onderwijs over kalenderjaar 2012

Inleiding De auditcommissie bestond in 2012 uit twee leden namens de Raad van Toezicht namelijk Inez van Gils en Thijs van den Hark (voorzitter). Basis van de werkzaamheden van de auditcie was het activiteitenplan voor 2012 dat opgesteld is door de auditcommissie en vastgesteld door de RvT in haar vergadering van 12 december 2011. De commissie kende in 2012 een hoge vergaderfrequentie (10 maal) en vergaderde altijd in het bijzijn van het CvB-lid met portefeuille bedrijfsvoering, Michel van den Berg, en de administrateur van OPTIMUS, Cor Schakenraad. De vergaderingen van de auditcommissie Vergaderingen van de auditcie hebben plaatsgevonden op: 7 februari; 12 en 28 maart; 26 april; 21 mei; 11 juni; 29 augustus; 24 september; 5 en 26 november. Van de vergaderingen zijn verslagen gemaakt en in de eerstvolgende bijeenkomst van de RvT ingebracht ter informatie en voor zover als nodig ter bespreking. Alle stukken waarover van de RvT goedkeuring verlangd werd, zijn ingebracht in de RvT en voorzien van een advies van de auditcie. Ook zijn door de auditcie rapportages van de uitvoering van de begroting en van de voortgang van de uitvoering van de actiepunten van het CvB m.b.t. de bedrijfsvoering. Van de vastgestelde verslagen van de auditcie is een exemplaar aan het secretariaat van OPTIMUS aangeboden ter archivering. Het overleg in de auditcommissie laat zich karakteriseren als open, constructief, positief kritisch en prettig. Algemene bevindingen In het verslagjaar zijn aanzienlijke vorderingen gemaakt m.b.t. het in control zijn van de financiële en personele administratie. Maandelijks werd een rapportage verstrekt uit de financiële administratie afgezet tegen de begrotingscijfers en vanaf april werd tevens een schatting van het beloop van het jaarresultaat ultimo 2012 opgenomen. De aansluiting tussen de cijfers uit de Maraps m.b.t. de personele lasten en de gegevens uit de personeelsadministratie werd gerealiseerd. Ook werd maandelijks inzicht verstrekt in de ontwikkeling van de personeelsformatie uitgedrukt in Fte’s en in geld. De informatievoorziening naar de auditcie heeft daarmee enorm aan waarde gewonnen en tevens het vertrouwen teruggebracht dat de organisatie in toenemende mate in control is. Tenslotte is de accountant gevraagd de kwaliteit van de informatievoorziening te beoordelen. Het in control zijn heeft als bijkomend voordeel dat er dusdanig veel sturing in de organisatie is aangebracht dat onverwachte uitschieters in de uitgaven, met nare gevolgen voor het resultaat in relatie tot het begrote resultaat, achterwege blijven. Het te realiseren jaarresultaat is van een groot negatief resultaat in de afgelopen jaren omgebogen naar een licht positief resultaat over 2012 waar nog een klein negatief resultaat was begroot. De auditcie heeft geconstateerd dat er een strakkere aansturing richting scholen is op het nakomen van begrotingsafspraken. De begroting (makro op het niveau van OPTIMUS en mikro op het niveau van de scholen) is taakstellend. Daarbij heeft de audutcie expliciet kunnen vaststellen dat bij wijzigingen in weten



22

regelgeving, met veelal negatieve financiële gevolgen, goed geanticipeerd werd (en wordt) en dat het betekent dat binnen de begroting ergens anders bezuinigd moest worden. De grootste financiële lasten voor een onderwijsorganisatie als OPTIMUS zitten in de personele lasten. In het verslagjaar hebben ombuigingen plaatsgevonden waardoor de personele inzet beter aansluit bij de onderwijsvraag in een schooljaar i.p.v. aansluit bij de bekostiging voor een schooljaar. Met name in de situatie waarin OPTIMUS verkeert waarin een daling van leerlingaantal zich reeds enkele jaren voordoet en zich ook nog zeker enkele jaren zal blijven voordoen is de eerdergenoemde koerswijziging ingrijpend en ook voor de continuïteit van OPTIMUS op lange termijn van het grootste belang. De laatste stap in het traject tot overgang naar wat in het onderwijs de t=0 systematiek genoemd wordt zal m.i.v. de start van het schooljaar 2013/2014 gezet worden. Met het bovenstaande is in ieder geval aangegeven dat aan de beide doelstellingen voor 2012 zoals geformuleerd in het activiteitenplan van de auditcie (de bedrijfsprocessen voor OPTIMUS in control en OPTIMUS in financieel opzicht klaar om de toekomst met vertrouwen tegemoet te kunnen treden) met verve is gewerkt en dat de resultaten inderdaad vertrouwen geven voor de toekomst. Er is een stevige basis gelegd om verder te bouwen! De activiteiten uit het activiteitenplan 2012 van de auditcommissie Ad. 1. De auditcie in de rol van controller a. Maandelijks worden rapportages opgesteld en aangeleverd m.b.t. de realisatie van de begroting alsmede overzichten m.b.t. de ontwikkeling van de personeelsformatie uitgesplitst in verschillende groepen. Deze overzichten zijn vanaf 1 januari 2012 beschikbaar; de overzichten van de ontwikkeling van de personeelsformatie over 2011 zijn niet eenvoudig meer tot stand te brengen en ook niet meer aangemaakt. Gesteld kan worden dat de overzichten met de bijbehorende toelichting en analyses voldoende inzicht verschaffen. b. Door het CvB lid bedrijfsvoering is een lijst van actiepunten opgesteld die periodiek wordt aangevuld. Driemaandelijks wordt kort doch op een inzichtelijke wijze gerapporteerd over de voortgang van afhandeling van de actiepunten. c. M.b.t. de financiële continuïteit voor de korte en lange termijn is met name de ontwikkeling van de daling van het aantal leerlingen, waarop de structurele bekostiging van OPTIMUS grotendeels op gebaseerd is (meer dan 90%), goed in beeld en zijn adequate maatregelen genomen deze daling te vertalen naar de uitgaven kant. Risico’s zoals o.a. verbonden aan het beheren van de CPV, de bekostiging vanuit het SWV samenhangend met de plannen omtrent Passend Onderwijs vragen nog veel aandacht de komende tijd. Er wordt gewerkt aan een business-model waarmee snel ingespeeld kan worden op diverse risico’s die zich kunnen voordoen. d. Over de risico’s verbonden aan de beleggingsportefeuille wordt de auditcie periodiek geïnformeerd. Vastgesteld kan worden dat beleggingen bij OPTIMUS alleen risicomijdend uitgevoerd worden bij instellingen en producten die door de Minister van OCW zijn goedgekeurd. e. M.b.t. de inrichting van de administratieve organisatie bij OPTIMUS zijn in 2012 aanzienlijke vorderingen gemaakt. Door de accountant worden deze vorderingen ook gesignaleerd. De kleinschaligheid van de organisatie vraagt extra controles vanwege de beperkte mogelijkheden functiescheiding volledig door te voeren, Met het beschrijven van de AO/IC



23

is een begin gemaakt, afronding is noodzakelijk en dient begin 2013 zijn beslag te krijgen. f. De uitvoering van de huisvestingsplannen heeft in de auditcie slechts marginale aandacht gehad. Ad. 2. Keuze accountant In 2012 is een viertal (grote) accountantskantoren verzocht een offerte met een nauwkeurige beschrijving van de te verrichten werkzaamheden uit te brengen. De vier kantoren zijn allen ingegaan op het verzoek. Op voordracht van de auditcie heeft de RvT besloten de opdracht te verstrekken aan Deloitte voor één jaar met de optie voor nog eens drie jaren daarna bij een positieve evaluatie na het eerste contractjaar. Ad. 3. Klankbordfunctie en voorbereiding behandeling onderwerpen in de RvT Afgewikkeld zijn in dit kader: - De meerjarenbegroting 2013-2017 - De jaarbegroting 2013 - De jaarrekening over 2011 inclusief de bespreking met de accountant - Een geactualiseerd meerjaren huisvestingsplan Aan de orde geweest maar nog niet afgerond: - Het duurzaam business-model - Onderbrenging diverse facilitaire zaken bij een aparte rechtspersoon. Het voornemen bestaat beide onderwerpen in de loop van 2013 af te ronden. De auditcie is in het verslagjaar geraadpleegd door het CVB m.b.t. - De kadernota financiën - De vraag m.b.t. wel of niet voeren van DGO over handhaving van werkgelegenheidsbeleid bij OPTIMUS Ad. 4. Risico’s verbonden aan het CPV De auditcie is meerdere keren geïnformeerd over de risico’s. Tevens is de auditcie diverse malen geïnformeerde over de financiële resultaten die behaald zijn. Daardoor is een goed beeld ontstaan bij de auditcie over de risico’s voor OPTIMUS die samenhangen met het beheer van het CPV door OPTIMUS ten behoeve van haarzelf en een aantal besturen in de regio. Alhoewel het inzicht er is moet tevens vastgesteld worden dat er nog flinke stappen gezet moeten worden de risico’s voor OPTIMUS terug te dringen om ze acceptabel te maken. In 2013 zal de het CPV apart begroot worden om meer transparantie in de inkomsten/uitgaven te krijgen.



24

Jaarverslag 2012 raad van toezicht OPTIMUS primair onderwijs

Recommend Documents