Dienst Personeel & Organisatie Jaarverslag 2012
Jaarverslag 2012 Dienst P&O ROC West-Brabant
Maart 2013 Dienst P&O
Jaarverslag Dienst P&O 2012
Pagina 1
Voorwoord Voor de Dienst P&O was 2012 een bewogen jaar. Een groot deel van de activiteiten van de Dienst P&O stonden in 2012 in het teken van RSA. Zo is er gedurende 2012 gewerkt aan de implementatie van het nieuwe personeels- en salarissysteem, Profit. Dit systeem werd per 1 januari 2013 in gebruik genomen. In 2013 zal de implementatie van dit systeem voortgezet worden.
Op beleidsgebied heeft de Dienst P&O in 2012 geïnvesteerd in:
de professionalisering van medewerkers en leidinggevende onder andere door het opstellen van een plan van aanpak ten behoeve van OCW (MBO15);
de evaluatie van het huidige beleid rondom de gesprekscyclus en
de beeldvorming van externe ontwikkelingen in het kader van strategische personeelsplanning.
Financieel gezien heeft de Dienst P&O een negatief resultaat. De overschrijding van 62% wordt voornamelijk veroorzaakt door een stijging van de loonkosten en van de overige kosten zoals kantoorautomatisering, advieskosten en wervingskosten. De stijging van loonkosten is ook terug te zien in het formatieoverzicht. De formatie van de Dienst P&O is gegroeid door de inzet voor de ROC Academie en het project Profit.
In dit jaarverslag worden de volgende onderwerpen besproken: -
Inleiding
-
Realisatie speerpunten 2012
-
Overige activiteiten 2012
-
Bedrijfsvoering 2012
-
Vooruitblik naar 2013
Franc van Erck Interim Directeur Bedrijfsvoering
Jaarverslag Dienst P&O 2012
Pagina 2
Inleiding In 2011 is met het uitbrengen van ‘Onderwijs met Passie 2’ (OMP 2) bekend geworden welke koers ROC West-Brabant de komende jaren gaat varen. De basisgedachte voor de nieuwe strategie ‘Van ik naar wij’, heeft op diverse manier consequenties gehad voor de Dienst P&O in 2012. Naast de strategie van ROC West-Brabant, is ook een aantal externe ontwikkelingen bepalend geweest bij de keuze van activiteiten voor 2012. Zo beschrijft de minister van OCW in het Actieplan mbo Focus op Vakmanschap 2011-2015 op welke wijze de kwaliteit van het onderwijs verbeterd moet worden. Het actieplan Leraar 2020 – een krachtig beroep! koppelt daarnaast verdergaande professionalisering van docenten aan een professioneel HRMbeleid, waarbij een belangrijk onderdeel het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken is. De speerpunten van de Dienst P&O voor 2012 zijn: -
HR-visie
-
HR-Systeem
-
Professionalisering leidinggevenden en medewerkers
-
Gesprekscyclus
-
Strategische Personeelsplanning
Realisatie speerpunten HR-visie Hoewel bij de start van het kalenderjaar het ontwikkelen en beschrijven van een HR-visie als speerpunt is aangemerkt, is in de loop van het jaar besloten dit onderwerp in een later stadium op te pakken. Dit heeft te maken met het traject RSA, waarin onder andere de structuur van de huidige P&O-organisatie herzien wordt. Aangezien de HR-visie sterk samenhangt de HR-structuur, worden deze in gezamenlijkheid opgepakt wanneer het past in het RSA-traject.
HR-Systeem In 2012 is door een deel van de medewerkers van de Dienst P&O hard gewerkt aan de vervanging van het salarissysteem Edukaat door een nieuw HR-systeem. In 2011 was reeds een start gemaakt met het beschrijven van processen en de aanbesteding voor de aanbieder van het HR-systeem. In 2012 is de aanbesteding afgerond en is AFAS, met Profit de opdracht gegund. Vervolgens is vanuit de Dienst P&O een Projectleider aangesteld om het betreffende HR-systeem Profit te implementeren. Het doel was om per 1 januari 2013 met het salarissysteem Edukaat te vervangen en deze doelstelling is behaald. In de loop van 2013 zullen daarnaast steeds meer HR-processen in het systeem opgenomen worden.
Jaarverslag Dienst P&O 2012
Pagina 3
Professionalisering leidinggevenden en medewerkers Waar het gaat om professionalisering van leidinggevenden en medewerkers, heeft 2012 met name in het teken gestaan van het opstellen van een Plan van Aanpak ten behoeve van OCW (MBO 15). De concrete uitwerking en uitvoering van dit PvA vinden in 2013 en de daarop volgende jaren plaats. Daarnaast is in 2012 gewerkt aan de oprichting van de ROC Academie, die als voornaamste doelstellingen heeft:
het professionaliseren van medewerkers;
het ontwikkelen van de kwaliteit van het management;
het borgen van de kennis, kennisontwikkeling, kennisdeling en kennisverspreiding in de organisatie;
het scholen van de (strategische) verandering van de organisatie;
het bijdragen aan de cultuur- en identiteitsontwikkeling.
Gesprekscyclus In 2012 is een start gemaakt met de evaluatie van het beleid rondom de gesprekscyclus. Hiervoor is een enquête uitgezet onder het medewerkerspanel, in 2013 volgt een inhoudelijke verdiepingssessie hierop. Het project Gesprekscyclus heeft enige vertraging opgelopen vanwege de samenloop met de het beschrijven van het proces ‘functioneren, ontwikkelen en beoordelen’ in het kader van (de implementatie van) Profit. Uiteindelijk is afgesproken eerst het beleid te evalueren en eventueel aan te passen, alvorens de procesbeschrijving op te stellen. In 2013 wordt dit project voortgezet.
Strategische Personeelsplanning Om te kunnen voorzien in een personeelsbestand dat op lange termijn zowel kwantitatief als kwalitatief voldoet, is het belangrijk binnen ROC West-Brabant strategische personeelsplanning in te zetten, met als doel het vertalen van de organisatiedoelen naar het personeelsbeleid en er zo voor te zorgen dat de juiste persoon op de juiste plek zit, ook op lange termijn. In 2012 is een klankbordgroep gevormd, die in een brainstormsessie een aantal belangrijke thema’s heeft benoemd, waar een werkgroep vervolgens concreet mee aan de slag is gegaan. De werkgroep heeft diverse informatie verzameld, zodat een beeld gevormd kan worden van externe ontwikkelingen binnen de sector en het bedrijfsleven, alsmede demografische ontwikkelingen, zowel voor wat betreft instroom van leerlingen als de (regionale) ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. De uitvoering van de in het projectplan benoemde vervolgstappen, het duidelijk in kaart brengen van de huidige en gewenste (personele) situatie voor de komende jaren en welke ontwikkelingen hierin wenselijk zijn, is een belangrijke voorwaarde voor het bepalen van beleid en instrumenten. Door verschoven prioritering is het vervolg hierop in 2013 gepland.
Jaarverslag Dienst P&O 2012
Pagina 4
Overige activiteiten Pilot Casemanagement De Pilot Casemanagement is gestart in 2011 en heeft een groot deel van 2012 doorgelopen. In deze pilot hebben drie colleges met een casemanager en de centraal opgestelde verzuimkaders gewerkt. In oktober 2012 is de pilot geëvalueerd en is een rapport met advies opgesteld ten behoeve van de Raad van Bestuur. Uit de pilot bleek dat de casemanagers op verschillende wijzen tewerk zijn gegaan, maar over het algemeen naar tevredenheid van het management, P&O, de bedrijfsartsen en de betrokken medewerkers.
Individueel Naastwettelijke Regeling Gezien de beoogde formatiereductie op langere termijn, heeft ROC West-Brabant een aantal oudere medewerkers een Individueel Naastwettelijke Regeling (INR) of een FPU+-regeling aangeboden. De organisatie en uitvoering van deze regelingen was grotendeels de verantwoordelijkheid van de Dienst P&O en hing samen met een aanzienlijke tijdsinvestering.
Rollenhuis secundair proces In het kader van RSA heeft de Dienst P&O in 2012 een rollenhuis voor het secundair proces ontwikkeld, naar analogie van het rollenhuis voor het primair proces. In 2013 zal deze ontwikkeling voortgezet worden in samenwerking met de projectleider RSA.
Bedrijfsvoering Financiën Het financiële resultaat van de dienst P&O bedraagt € 1.045.639 negatief tegen een begroot resultaat van € 647.077 negatief. Dit is een overschrijding van 62%. De overschrijding zit vooral in de loonkosten die gestegen zijn en de stijging van overige lasten zoals kantoorautomatisering, advieskosten en wervingskosten. Ten opzichte van de begroting is er minder gebruik gemaakt van de mobiliteit waardoor minder vrijval uit de voorziening geboekt is. Als gevolg van hogere kosten bij overige personeelskosten komt de onderschrijding als gevolg van minder mobiliteit in onderstaand overzicht niet tot uiting.
Jaarverslag Dienst P&O 2012
Pagina 5
Onderstaand een overzicht van de begroting en realisatie van 2012.
Baten en lasten baten
Actueel
rijksbijdrage oc&w
Totaal
€ 266.845
€ 200.000
overige baten
Totaal
€ 2.491
€0
€ 269.336
€ 200.000
Totaal lasten
Budget
personele lasten
Afwijking 33% 35%
totaal loonkosten
€ 884.291
€ 716.064
23%
afvloeiingsregelingen/voorzieningen personeel
€ -62.956
€ -445.862
-86%
€ 64.927
€ 111.000
-42%
€ 337.229
€ 430.375
-22%
€0
€0
personeel derden overige personeelskosten projectkosten via tijdschrijving Totaal
€ 1.223.492
€ 811.577
51%
afschrijvingen
Totaal
€ 4.333
€ 4.400
-2%
huisvestingslasten
Totaal
€ 660
€0
overige lasten
Totaal
€ 86.490
€ 31.100
178%
€ 1.314.975
€ 847.077
55%
€ -1.045.639
€ -647.077
62%
Totaal Operationeel resultaat
Personeel Aan het einde van 2012 heeft een van de Beleidsmedewerkers P&O gebruik gemaakt de INR en afscheid genomen van ROC West-Brabant. Er is een nieuwe Beleidsmedewerker P&O aangesteld die voorheen werkzaam was als Stafmedewerker P&O bij een van de MBO-colleges. Vanuit de Dienst P&O is een projectleider aangesteld voor de implementatie van het nieuwe HR-systeem. De projectleider werd daarbij ondersteund door een Medewerker P&O uit een van de MBO-colleges. Tot slot is een Stafmedewerker P&O van een van de MBO-colleges vanaf het eerste kwartaal van 2012 voor 0,35fte werkzaam voor de Dienst P&O om een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van het beleid. Verder hebben er geen wijzigingen plaatsgevonden ten opzichte van 2011. De formatieve invulling eind 2012 is als volgt: Functie Administratief medewerker Afdelingsmanager Beleidsmedewerker P&O Beleidsondersteunend medewerker Diensthoofd bestuurscentrum Juridisch medewerker P&O Medewerker formatiemanagement Medewerker P&O Stafmedewerker P&O Stafmedewerker PR Trajectadviseur Unitdirecteur (ROC Academie) Totaal
Tijdelijk 0,0000 0,0000 0,7333 0,8546 1,0000 0,0000 0,0000 0,5667 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 3,1546
Vast 1,0000 0,3450 1,5618 0,8750 0,0000 1,0000 0,5500 0,0000 1,1572 0,4397 0,9167 0,6250 8,4704
Totaal 1,0000 0,3450 2,2951 1,7296 1,0000 1,0000 0,5500 0,5667 1,1572 0,4397 0,9167 0,6250 11,6250
Het voortschrijdend verzuimpercentage van de Dienst P&O in 2012 is 1,81%.
Jaarverslag Dienst P&O 2012
Pagina 6
Functioneringsgesprekken vinden minimaal eenmaal per jaar plaats.
Vooruitblik naar 2013 In 2013 zal de Dienst P&O een grote verandering ondergaan in het kader van RSA. Dit zal veel werk opleveren voor enkele medewerkers van deze dienst, aangezien de Dienst P&O de uitvoering van de transitie van RSA voor haar rekening zal nemen. Daarnaast is er nog een drietal speerpunten waar de Dienst P&O reeds in 2012 mee gestart is, die doorlopen in 2013. De drie speerpunten zijn professionalisering van medewerkers en leidinggevenden, de gesprekscyclus en strategische personeelsplanning.
Professionalisering van medewerkers en leidinggevenden In 2013 wordt gestart met de ontwikkeling van een algemeen professionaliseringsbeleid. Dit gebeurt in samenwerking met de kwartiermaker van de ROC Academie en op basis van het PvA Professionalisering dat ten behoeve van het Ministerie van OCW is opgesteld. Belangrijke onderdelen van dat beleid zijn: -
Management Development, professionaliseren management;
-
Kwaliteit van docenten borgen;
-
ROC Academie, reflectie en evaluatie van uitgevoerde trajecten met als doel in 2013 meer medewerkers te bereiken dan in 2012.
Gesprekscyclus De evaluatie die eind 2012 is uitgevoerd leidt wellicht tot aanpassingen in het huidige beleid, hier wordt dan begin 2013 aan gewerkt. In het kader van de implementatie van het nieuwe HR-systeem Profit, wordt tevens een procesbeschrijving opgesteld. Wanneer het beleid en de procesbeschrijving zijn vastgesteld, worden alle leidinggevenden binnen ROC West-Brabant geschoold door middel van een training, die gericht is op het voeren van gesprekken en het gebruik van het HR-systeem ten behoeve van de registratie van de gevoerde gesprekken. De ROC Academie wordt ingezet voor de uitvoering van de training. Tevens wordt veel aandacht geschonken aan de implementatie van de gesprekscyclus in het bedrijfsproces.
Strategische personeelsplanning Zoals eerder in dit document vermeld, is in 2012 een start gemaakt met het project Strategische Personeelsplanning. Voor 2013 staat de verdere voortgang van deze activiteiten op het programma. Het gaat dan om het duidelijk in kaart brengen van de huidige en gewenste situatie voor de komende jaren en welke ontwikkeling hierin wenselijk is. Hierbij zal uitgegaan worden van beleidsuitgangspunten intern, maar ook van externe ontwikkelingen binnen de sector, het bedrijfsleven, alsmede demografische ontwikkelingen, zowel voor wat betreft de instroom van leerlingen als de (regionale) ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.
Jaarverslag Dienst P&O 2012
Pagina 7
