Jaarplan 2015 Vrienden UMC Utrecht ‘Verbinden met impact’
1
Koers Vrienden UMC Utrecht in 2015
Centraal thema 2015: verbinding met impact Vrienden UMC Utrecht is het sociale hart van het ziekenhuis. Alle activiteiten zijn gericht op impact en verbinding met de doelgroepen vermogens- en familiefondsen en particulieren/patiënten. Om daarmee de best mogelijke zorg voor patiënten te realiseren. Vrienden UMC Utrecht wil bijdragen aan innovatie en vernieuwingen voor de patiënt van vandaag en morgen. Kernwoorden: mensgericht, transparant en professioneel. 1.1 Case for support: Vrienden UMC Utrecht maakt topzorg mogelijk Vrienden UMC Utrecht werft geld voor medisch onderzoek en innovaties om de best mogelijke zorg voor de patiënt te leveren -nu en in de toekomst-. Met uw steun zorgt u direct voor meer kennis over ziekten zoals kanker, hart- en vaatziekten, infectie- en auto-immuunziekten en aandoeningen aan de hersenen, spieren en zenuwen. En voor innovaties waarmee de zorg voor de patiënt baanbrekend verandert, zoals orgaanontwikkeling uit stamcellen, 3D-bioprinting en regeneratieve medicijnen. Vrienden UMC Utrecht legt de verbinding tussen onderzoekers, zorgverleners en patiënten, waardoor topzorg mogelijk wordt. Zorg die we nu en in de toekomst allemaal nodig hebben. Geef nu. Delen zorgt voor meer! 1.2 Positionering Vrienden UMC Utrecht Wat is de identiteit van Vrienden UMC Utrecht en waarin zijn wij onderscheidend? Bij de oprichting van Stichting Vrienden van het UMC Utrecht in 2011 is veel aandacht besteed aan onze identiteit. Nu, drie jaar later, is onze identiteit nog steeds opgebouwd uit de waarden: trouw, betrokken, aandacht, innovatief, creatief, relevant, relatie en zichtbaar. In ons dagelijks handelen maakt dit ons: mensgericht, transparant en professioneel. Dit levert echter geen onderscheidend vermogen op voor Vrienden UMC Utrecht als goed doel. Onderscheidend is onze unieke (vestigings)plek in het UMC Utrecht met directe toegang tot kennis en zorg wat de bron is van impactvolle projecten waarvoor we ons inzetten. Dit speelt perfect in op de behoefte van mensen om te geven aan een goed doel dichtbij huis, aan concrete projecten, aan een doel waar je fysiek naar binnen kunt lopen en aan een goed doel wat je (of je omgeving) persoonlijk raakt. 1.3 Speerpunten centraal In 2015 is een sterkere aansluiting met de speerpunten van het UMC Utrecht. In de nieuwe strategische periode van het UMC Utrecht (2015-2020 – Connecting U) zullen de speerpunten een nadrukkelijk onderdeel vormen, waarbij ook de patiënt voorop komt te staan. De communicatie-mix van Vrienden UMC Utrecht zal worden aangepast en met het intensiveren en uitbreiden van het interne netwerk beogen we ‘ambassadeursteams’ op te bouwen om in gezamenlijkheid meer wervend vermogen te creëren. De wervingsinspanningen van Vrienden UMC Utrecht krijgen een directe link met de speerpunten van het UMC Utrecht. In samenwerking met trekkers (voorzitters, programmamanagers) van de speerpunten worden afspraken gemaakt over gezamenlijke wervingsdoelstellingen (bijvoorbeeld 500.000 euro per speerpunt per jaar 2.500.000 euro per jaar). Het eigenaarschap van de doelstelling is een gezamenlijke doelstelling waarbij Vrienden UMC Utrecht de koploper en aanjager is. De ‘ambassadeursteams’ zijn bepalend in het succes om extra gelden uit de maatschappij beschikbaar te krijgen voor het speerpunt.
2
De UMC Utrecht speerpunten zijn: 1. Kanker 2. Hersenen 3. Hart- en Vaatcentrum 4. Infectie en immunologie 5. Regeneratieve geneeskunde & Stamcellen De werving voor het speerpunt Child Health valt onder Vrienden Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ). 1.4 Herinrichting website Vrienden UMC Utrecht (etalage) Momenteel staan 10 projecten in de etalage (vriendenumc.nl/projecten) en in 2014 zijn acht pilots gestart op afdelingsniveau om zo de dankbare patiënt beter te bereiken. De projecten zijn nu nog onderverdeeld in de statutaire geefdoelen van Vrienden UMC Utrecht: onderzoek, innovatie, onderwijs en patiëntenwelzijn. Deze indeling wordt aangepast met inbedding van de speerpunten. Uitgangspunt daarbij is directe herkenning van ziektebeelden in plaats van geefdoelen. Met de speerpunten als leidraad waarbij zowel geoormerkt aan het speerpunt/ziektebeeld kan worden gedoneerd als aan een eventueel concreet (onderzoeks)project dat eronder valt. 1.5 De basis op orde - donateurs binnen een week bedanken vanuit Charibase (crm); - website actueel qua content en functionaliteiten; - points of sale punten in het ziekenhuis volledig benut (foldermateriaal); - incasso’s proces volgens jaarplanning; - mail naar huidige eenmalige donateurs met verzoek opnieuw te doneren (conversie); - social media kanalen gemonitord, activiteit omlaag; - project & contractbeheer; - informatiebijeenkomst schenken en nalaten - Vrienden brief standaardiseren bij ontslag patiënt, zodat iedere patiënt info over Vrienden meekrijgt.
2
Doelstellingen 2015
VRIENDEN UMC UTRECHT Inkomsten Uitgaven aan projecten Bezoekers vriendenumc.nl (uniek) Klanttevredenheid (rapportcijfer)
2014 (realisatie*) 1.800.000 2.300.000 19.700 7,6
2015 2.500.000 1.600.000 20.000 8,5
*In 2014 is 1.075.000 euro geworven dat de komende jaren binnen gaat komen.
3
3
Doelgroepenbeleid
Vermogens- en familiefondsen Deze doelgroep is al jaren bepalend voor het werven van grote schenkingen en het wel/niet behalen van de jaarlijkse inkomsten doelstelling (90/10 regel). Relatiebeheer met fondsen is maatwerk en de persoonlijke aanpak is succesvol. Een brug slaan tussen concrete projecten en fondsen is cruciaal. Maar ook andersom, een brug slaan tussen ‘calls’ van actieve fondsen en daar goede UMC Utrecht projecten bij vinden. In 2015 ligt er continue focus bij deze doelgroep. In al ons handelen. Er is natuurlijk veel aandacht voor huidige relaties en het aanboren van nieuwe relaties. In de database staan ruim 100 fondsen met een relatie tot Vrienden UMC Utrecht. Grote gevers Begin 2015 wordt benut voor een marktonderzoek om te komen tot een prospectlijst waarmee we deze doelgroep actief kunnen benaderen in plaats van reactief. Vereisten om met grote giften werving (GGW) te starten is commitment van de Raad van Bestuur, een hoog serviceniveau en mogelijkheden om vraag & aanbod te matchen. Bestaande donateurs Serviceniveau uit 2014 voortzetten en het opzetten van een klankbord bestaande uit donateurs & potentiele donateurs (digitaal opiniepanel). Doel: om betere feeling te hebben met deze doelgroep. Wensen, behoeften, effectiviteit van communicatie en meer aandacht voor impact van een schenking. Nieuw: in februari 2015 gaan wij een informatiebijeenkomst organiseren over schenken & nalaten (aan het UMC Utrecht). Uitnodigen voor Open Dag UMC Utrecht (begin oktober 2015). Patiënten en bezoekers We gaan promotiefolders per speerpunt maken en promoten (belonen) dat zorgprofessionals een informatiebrief en folder van de Vrienden bij ontslag van patiënten uit het ziekenhuis meegeven. De Vrienden zullen promotioneel/redactioneel in alle standaard corporate- en patiënten communicatiemiddelen worden vermeld (opnamegids, bezoekersbrochure, evaluatieformulieren). Hierover worden heldere afspraken met de afdeling marketing & communicatie gemaakt). Tevens actieve promotie voor Vrienden op de Open Dag 2015 (met donateursbijeenkomst). Particulieren in de regio Dit verloopt via de communicatiemiddelen- en kanalen van de afdeling marketing & communicatie. Tevens actieve promotie voor Vrienden op de Open Dag 2015. Medewerkers Het UMC Utrecht heeft 11.000 medewerkers. Medewerkers zijn potentiele ambassadeurs en kunnen zich inzetten voor het goede doel. Daarbij is het UMC sportnetwerk een belangrijke ingang. De gesprekken met hoogleraren en divisieleiding blijft waardevol om toegang te krijgen tot nieuwe contacten. Ook nieuwe medewerkers bekend maken met Vrienden UMC Utrecht (Vrienden informatiepakketje bij welkomstprogramma nieuwe medewerkers)
4
4
Begroting
De salariskosten van team Fondsenwerving worden rechtstreeks door het UMC Utrecht betaald en komen niet ten laste van de Stichting. Daarnaast is budget beschikbaar voor ‘vriendenoverstijgende’ kosten zoals databasekosten, jaarverslag en bankkosten en huisvestingskosten (20.000 euro). Het drukwerk (stationary) wordt gratis geleverd door ZuidamUithof drukkerijen. Voor het onlineplatform t.b.v. acties derden werken we samen met JustGiving (contributiebijdrage is gratis). Activiteit
Begroot
Werving (40.000 euro) Actieve werving & inbedding speerpunten (#5 x 4.000) Relatiebeheer (fondsen en grote gevers) Activatie grote giften werving Marktonderzoek Activatie folders op maat/ontslag brief Bijeenkomst Schenken en Nalaten (feb 2015)
20.000 2.500 10.000 2.000 5.000 500
Basis op orde (10.000 euro) Nieuwsbrieven (digitaal/gedrukt) Fotografie/stockbeelden/cheques Notariskosten (lijfrenteschenkingen) Communicatie-mix: website, folders, social media Onvoorzien
1.000 1.000 1.000 2.000 5.000
Totaal
50.000 euro
5
Kalender
Maand
Activiteit
Februari 19 feb Mei 21 juni 1-5 juli September 3 okt December
Nieuwsbulletin voor (vaste) donateurs Bijeenkomst Schenken & Nalaten Digitale nieuwsbrief voor abonnees Tandemtocht Zeist-Utrecht (onderzoek hartfalen UMC Utrecht) Grand Depart Utrecht – Tour de France (relatie paviljoen) Nieuwsbulletin voor (vaste) donateurs Open dag UMC Utrecht (lustrum 15 jaar) Digitale nieuwsbrief voor abonnees
Hele jaar Hele jaar
Kleinschalige bijeenkomsten familie- en vermogensfondsen Feedback digitaal opiniepanel
5
