Vrienden WKZ Jaarplan 2015
Samenwerken en verbinden
1
1. Koers Vrienden WKZ in 2015 Mensen geven graag aan goede doelen dichtbij, aan concrete projecten en aan iets wat hen (of hen omgeving) persoonlijk raakt. Patiënten geven aan Vrienden WKZ vanwege loyaliteit, omdat ze concreet kunnen bijdragen en kunnen zien waar hun geld naar toe gaat en wat dit met een kind doet. In 2015 gaan we de doelstelling behalen door samen te werken en te verbinden, zowel intern als extern! Extern: - Samenwerking met Jeugdsportfonds omdat we samen het officiële goed doel van Le Tour Utrecht. (Grand Départ Tour de France). “Wij kleuren geel” campagne. - Samenwerken met andere stichtingen om samen meer en sneller resultaat te boeken. Denk aan CF stichting. Maar ook samenwerking met patiëntenverenigingen. - Samenwerken met patiënten en donateurs door meer gebruik te maken van een patiënten-/donateurspanel; donateurs/patiënten laten meedenken. Patiëntenverhalen gebruiken ter ondersteuning van de propositie. Intern: - Zorgen dat medewerkers van het WKZ ambassadeur worden, zich gaan inzetten (vrienden WKZ aanbevelen bij patiënten, maar ook bij eigen vrienden en familie) en het goede doel van het ziekenhuis voordragen voor acties derden (basisschool kinderen, serviceclub, etc). - Serviceverlening in huis; administratie, relatie-, project- en contractbeheer bij schenkingen. - Intern nog meer de verbinding zoeken met de afdeling Marcom en het merk WKZ dat actief geladen gaat worden in 2015. - Samenwerken en verbinden met speerpunten (Child health, Hersenen). 1.1. Story telling/ case for support Vrienden WKZ helpt het Wilhelmina Kinderziekenhuis nog beter maken. Waardoor een ziek kind zich in het WKZ zoveel mogelijk gewoon kind en thuis voelt. Daarom financieren we: - projecten die het verblijf van kinderen en hun ouders veraangenamen; - wetenschappelijk onderzoek dat is gericht op het verbeteren van de behandeling en begeleiding van zieke kinderen; - en zorgen we dat vernieuwingen t.b.v. de patiënt in het kinderziekenhuis sneller mogelijk worden gemaakt. Om deze belangrijke extra’s te kunnen financieren, zet Vrienden WKZ zich in. Bij Vrienden WKZ geef je heel concreet aan projecten en is heel duidelijk waar het geld naar toe gaat. Extra voordeel is dat elke euro naar het project gaat en de overhead minimaal is. Medewerkers van het team fondsenwerving zijn in loondienst van het ziekenhuis. 1.2. Positionering Vrienden WKZ Het onderscheidende van Vrienden WKZ is, dat het verbonden is aan een eigen kinderziekenhuis. Wat we doen met de giften kan concreet aangewezen worden in het WKZ. Dit in tegenstelling tot nationale gezondheidsfondsen of veraangenaamfondsen (zoals 2
CliniClowns). Door de projecten van Vrienden WKZ zorgen we dat een ziek kind zich zoveel mogelijk gewoon kind en thuis voelt in het WKZ. Met deze unieke propositie moeten we een plek in het hoofd en hart van mensen krijgen. Het kunnen laten zien van projecten die bijdragen dat een ziek kind zich zich zoveel mogelijk kind en thuis voelt in het Wilhelmina Kinderziekenhuis, willen we in 2015 meer benadrukken. Bovenstaande geldt met name voor de doelgroep particulieren (waaronder ook patiënten en bezoekers). Richting vermogensfondsen blijven we ons ook richten op onderzoek en vernieuwing van de zorg (projectaanvragen). Want juist deze laatste doelgroep is de belangrijkste factor voor groei. Ook kan er (door ouders van patiënten) bijdragen worden aan de concrete centra in het WKZ (Kinderhartcentrum, CF Centrum, Spieren voor Spierencentrum, Geboortecentrum, etc.) waar ze zo tevreden over zijn. En waar ze, op basis van loyaliteit, iets voor terug willen doen.
Gerealiseerd project Vrienden WKZ; kindvriendelijk inrichten afdeling Kameleon
1.3. Herinrichting website De website van Vrienden WKZ zal als volgt ingedeeld worden: 1. Je thuis voelen (ipv veraangenamen van het verblijf of je lekker voelen) met: o Kleine beloninkjes o Renovatie kleine speelkamer o Speelgoed afdelingen/ poli o Sinterklaasfeest o Kerstfeest o Kindersportcentrum ook hier terug laten komen. Belangrijk om heel duidelijk te maken dat onder je thuis voelen, meerdere projecten vallen. Verder: 2. Kindersportcentrum 3. Kinderhartcentrum (met kinderhartonderzoek) 4. CF centrum (met Hit CF onderzoek, samenwerking CF stichting) 5. Geboortecentrum (Relaxstoelen en kangoeroevesten) 6. Hersencentrum (moyamoya, stemmen, epilepsie) 7. Spieren voor spierencentrum (met Pr. Beatrixfonds Spierfonds?)
3
1.4. Wij kleuren geel in 2015 Het Kindersportcentrum is het project dat gekoppeld is aan de start van de Tour in Utrecht. Dit project is samen met het Jeugdsportfonds het officiële goede doel van de start van de Tour in Utrecht. Beiden (Jeugdsportfonds en kindersportcentrum) zorgen er voor dat alle kinderen kunnen sporten, zowel zieke als kansarme kinderen. Het Kindersportcentrum in het WKZ is een project dat sportparticipatie van kinderen met een (chronisch) ziekte, een fysieke beperking of mentale aandoening, wil bevorderen door hen verschillende mogelijkheden aan te bieden. Er zijn verschillende wensen; een algemeen toegankelijke beweeg- en sportzone in en rond het WKZ tot een sportspreekuur en expertisecentrum met skills labs. Samen met het Jeugdsportfonds gaan we de eerste helft van 2015 naar buiten met de ‘Wij kleuren geel’ campagne om geld te werven, zodat alle kinderen kunnen sporten. - ‘Wij Kleuren Geel’ campagne (t/m begin juli 2015). Bijlage 1 - Charity Dinner (samen met Jeugdsportfonds in mei/juni 2015) in kader ‘Wij kleuren geel’.
1.5. Overige activiteiten -
Donateurs binnen een week bedanken (Charibase Incasso proces volgens jaarplanning Vrienden WKZ info bij ontslagpakket patiënten Mail naar donateurs uit bestand met verzoek opnieuw te doneren Website & social media actueel qua content en functionaliteiten Points of sale punten in het ziekenhuis altijd actueel en benut (foldermateriaal) Website herinrichten (projecten beter vindbaar en resultaten geraliseerde projecten) Informatiebijeenkomst ‘schenken en nalaten’ Projectbeheer Donateurspanel Vrienden WZ wordt meegenomen in corporate WKZ activiteiten en communicatie.
4
2. Doelstelling 2015 VRIENDEN WKZ Inkomsten:
2015 1.500.000
- Fondsen & Stichtingen - Particulieren - Bedrijven/verenigingen - Lijfrente/nalatenschappen - Acties derden
Uitbetaald aan projecten Klanttevredenheid
680.000 8,5
3. Operationeel plan naar doelgroepen: A. Vermogens- en familiefondsen Voor het behalen van de groeidoelstelling blijft dit een belangrijke doelgroep. We gaan op twee manieren deze groep aan ons binden; 1. Vanuit relatiebeheer en werving met projecten. Het kindersportcentrum, maar ook het CF onderzoek, zullen we gericht bij stichtingen en vermogensfondsen onder de aandacht brengen. Relatiebeheer met fondsen is maatwerk en de persoonlijke aanpak is succesvol gebleken. Met bestaande relaties is contact via een of meerdere bezoeken, telefonisch en/of per mail. Het ene fonds staat open voor een afspraak, de ander blijft liever in de anonimiteit. 2. Van buiten naar binnen; we gaan actiever zoeken naar kansen. Waar willen fondsen aan schenken en kunnen we daar projecten in huis aan koppelen. Fonds NutsOhra biedt in 2015 kansen bij het thema 'Zorg én Perspectief', vooral voor het project kindersportcentrum. B. particulieren Vanuit een prospectlijst willen we deze doelgroep actief kunnen benaderen in plaats van reactief. Vereiste om met grote giften werving (GGW) te starten is commitment van de RvB (in campaign board), een hoog serviceniveau en mogelijkheden om vraag & aanbod te matchen. Daarnaast zal het te organiseren Charity Dinner een belangrijk middel zijn om deze groep te interesseren voor Vrienden WKZ. C. Donateurs Bestaande donateurs behouden en nieuwe vaste en eenmalige donateurs werven onder de dankbare (ouders van) patiënten. Nieuw: we willen patientjes en hun ouders bereiken door ze bij ontslag uit het ziekenhuis een brief en promotiefolder te geven. Verder gaat in 2015 het WKZ met het eigen corporate merk actiever naar buiten. Aansluiten bij de marketingcommunicatie (corporate) activiteiten van het WKZ.
5
D. Dankbare patiënten, ouders en bezoekers - Point of sale materiaal in WKZ; zichtbaarder maken voor deze doelgroep wat Vrienden WKZ al doet voor hun dochter/zoon met nieuwe Point of sale campagne ‘ je thuis voelen’. Website hier op aan laten sluiten met testimonials. - Specifieke afdelingsnieuwsbrieven met machtigingskaart voor in de huiskamers. - Informeren en aanzetten tot actie door ‘Wij kleuren geel’ zichtbaar in de hal van het WKZ. - ‘Wij kleuren geel’ producten (nijntje) te koop bij Huffels - Tweede helft 2015 interactieve collectebus of infozuil met doneerknop in de hal van het WKZ (na start Tour) - Mogelijkheid aanmelden nieuwsbrief opnemen bij enquêtes/ aanmeldformulieren E. Particulieren in de regio: - Actief benaderen vanuit ‘Wij kleuren Geel’; - Actieve promotie/meenemen Vrienden WKZ in communicatie en bij evenementen - Cross mediale communicatie; met ‘Je thuis voelen in het WKZ’ inspelen op feestelijke momenten als Sinterklaas, Kerst, Pasen etc. Dan is het extra belangrijk dat kinderen zich thuis voelen en aangeven dat men daar aan kan bijdragen. F. Acties derden (serviceclubs, basisscholen, regio) In 2015 gaan we alleen met ‘Wij kleuren geel’ acties derden initiëren, zodat mensen zelf aan de slag kunnen. We proberen mensen enthousiast te maken voor ‘Wij kleuren geel’ (actieplatform en toolkit op www.vriendenwkz.nl en www.wijkleurengeel.nl). G. Bedrijven Bedrijven willen we in 2015 actiever binden en dit willen we met name doen door een vervolg te geven aan het Charity Dinner dat we in 2013 voor het eerst in het kader van het lustrum hebben georganiseerd. H. Medewerkers Nieuwe hoogleraren krijgen een welkomstpakket en zullen dus eerder op de hoogte zijn van Vrienden WKZ en de servicerol die we kunnen bieden. Ook nieuwe medewerkers willen we vanaf binnenkomst op de hoogte brengen over Vrienden WKZ en wat we voor elkaar kunnen betekenen. Daarnaast willen we bij grote projecten aan de projectaanvrager vragen een team te formeren dat meedenkt over fondsenwerving en mede ambassadeur is van het project (project aanbevelen bij patiënten, maar ook bij eigen vrienden en familie en het project voordragen voor acties derden (basisschool kinderen, serviceclub, etc). Verder willen we medewerkers stimuleren zich in te zetten voor ‘Wij kleuren geel’ door leuke Tour de France ‘prijzen’ te bieden voor de leukste, origineelste en beste actie.
6
4.Begroting Vrienden WKZ 2015 De salariskosten van team Fondsenwerving worden rechtstreeks door het UMC Utrecht betaald en komen niet ten laste van de Stichting. Daarnaast is er budget voor vriendenoverstijgende kosten zoals databasekosten, websites, jaarverslag en bankkosten en huisvestingskosten. Ons drukwerk wordt gratis geleverd door Zuidam Uithof Drukkerijen. Voor het onlineplatform t.b.v. acties derden werken we samen met JustGiving (contributiebijdrage is gratis). Activiteit Werving Campagne en POS materiaal Wij kleuren geel
Begroot Marcom budget en 15.000,Vrienden WKZ
Charity Dinner Catering bijeenkomsten vermogensfondsen rondom projecten
25.000,2.000,-
Basis op orde Actieplatform en evt andere website aanpassingen Onvoorzien Totaal
3.000,5.000,50.000,-
25.000 euro vanuit Stichting Vrienden UMC Utrecht.
7
Bijlage 1 Samenvatting fondsenwervingsplan ‘Wij kleuren geel’ In 2015 is het WKZ met het kindersportcentrum samen met het Jeugdsportfonds het officiële goede doel van Le Tour Utrecht. Dit is een ideale kapstok om de reputatie van het WKZ, het kindersportcentrum en te verstevigen. Ook biedt het een uitgelezen kans voor Vrienden WKZ en team Fondsenwerving om zich te profileren onder mogelijke subsidiegevers en donateurs. We gaan werven voor het kindersportcentrum in het WKZ. Dit doen we met de campagne ‘Wij kleuren geel’. Mogelijke activiteiten (suggesties en nog veel meer te bedenken, wordt verder uitgewerkt en in een tijdsplanning gezet. Vanuit Fondsenwerving:
Wij kleuren geel concept ‘verkopen’/ enthousiasmeren van partijen om aan te haken (Hema, Bol.com, Website (www.wijkleurengeel.nl, projectpagina op vrienden WKZ.nl en link WKZ site Acties derden (toolkit), downloadmogelijkheden ‘wij kleuren geel’ (basisscholen, studentenverenigingen, winkeliers Utrecht verkopen gele producten met Wij kleuren geel kaartje, etc. 25 site events kleuren geel Bedrijven haken aan (vitaliteitsprogramma medewerkers) Nederlandse wielerploegen betrekken/ kleuren geel Wij kleuren geel in centrale hal WKZ Speciale Nijntje-knuffel (verkoop) Ludiek startmoment (bij FC Utrecht?) Jan van Zanen, Jan Kimpen in geel met boodschap ‘wij kleuren geel’ Business Peleton Utrecht Tourversie (limited edition wielershirt wij kleuren geel met extra afdracht?) Site events BN’ers in geel (Barry Atsma) Charity Dinner met veiling en loterij (specifieke tourprijzen; VIP pakket, volgauto, etc.) Social media, Viral #wijkleurengeel #letourutrecht Merchandise via Huffels (nijntje) PR Digitale nieuwsbrief; achterban informeren
Vanuit UMC Utrecht/WKZ promoten kindersportcentrum en aanhaken vanuit fondsenwerving. Mogelijkheden:
Start op nieuwjaarsbijeenkomst intern Activiteiten zoals sportdag UMC Utrecht 8
Publiekslezingen: voor kinderen of volwassen – link kindersportcentrum (door kinderen en artsen/verpleegkundigen) Media (Persconferentie voor redacties van schoolbladen?, Dames en kinderbladen: maandbladen, Telegraaf/katern Vrouw, mama, Ouders van nu, etc.) Kleurplaat Tour voor kinderen Hoe gaat het door kinderen Wegener-pagina: sportpagina? / wij kleuren geel pagina
9
