Jaarplan
stichting Vrienden van Topaz
2016
INHOUD
Pagina
1.
Inleiding en taakstelling
2
2.
Over Topaz
2
3.
Fondsenwerving
3
4.
Donateurs
5
5.
Financieel
5
Bijlagen Overzicht locaties en contactpersonen Actielijst 2016
Stichting Vrienden van Topaz
1
2016
1.
Inleiding en taakstelling
De stichting Vrienden van Topaz zet zich in om extra’s te bieden aan de cliënten van Topaz. Het gaat daarbij om zaken, die het leven van cliënten beter of aangenamer maken en die buiten de normale financiering van de zorgverlening, behandeling en begeleiding vallen. Daarnaast wil de stichting een bijdrage leveren aan het functioneren van de vrijwilligers van Topaz. Dit zal vooral geschieden door het ter beschikking stellen van geld voor bepaalde activiteiten of investeringen. De stichting heeft zelf een kapitaal, maar onvoldoende om alle gewenste projecten te financieren. Daarom worden voor diverse projecten gericht fondsen geworven. Voorts worden donateurs geworven (particulier en zakelijk). Donateurs kunnen optreden als ambassadeur voor de stichting. Hierdoor wordt de bekendheid van de stichting vergroot en zal de stichting mogelijkerwijs incidenteel een legaat kunnen verkrijgen. Het bestuur van de stichting Vrienden van Topaz heeft twee hoofdtaken: - het stimuleren van het aanbrengen van diverse projecten door de locaties van Topaz en het onderhouden van contacten met de Stichting Topaz - het samen met de fondsenwerver van Topaz bepalen welke projecten gefinancierd zullen worden en op welke wijze. Locaties van Topaz zijn ondergebracht in gebieden. Elk bestuurslid van de stichting krijgt een gebied toegewezen. De locaties Munnekeweij en Zuydtwijck nemen een bijzondere positie in doordat er vanuit de historie voor deze locaties tevens een separate Vriendenstichting bestaat. In beginsel bestaan deze vriendenstichtingen naast elkaar en kunnen ook de locaties Munnekeweij en Zuydtwijck net als de andere locaties een beroep doen op de stichting Vrienden van Topaz. Met beide vriendenstichtingen vindt jaarlijks een onderling gesprek plaats. De stichting vergadert circa 6 keer per jaar (om de twee maanden). Per jaar wordt een concreet actieplan opgesteld. Per jaar vindt een financiële verantwoording plaats van de uitgaven en wordt het voorgaande jaar geëvalueerd.
2.
Over Topaz1
Topaz is ontstaan op 28 juni 2007 uit een fusie tussen twee zorgorganisaties: Duyn & Rhyn en Vlietlanden. Topaz levert een breed pakket van diensten aan zorgvragenden in de regio Leiden en de Duin- en Bollenstreek. Topaz levert ZZP’s 1 t/m 10, zijnde beschut en beschermd wonen; kort- en langdurig verblijf revalidatie. Daarbinnen biedt Topaz 13 zorgarrangementen Verpleging & Verzorging (V&V) en 5 zorgarrangementen Lichamelijke Beperking (LG). Bij Topaz werken ongeveer 1.850 medewerkers en 1.000 vrijwilligers. Samen zorgen zij ervoor dat de bijna 1.400 cliënten van Topaz de zorg, behandeling en aandacht krijgen die zij verdienen. Topaz heeft 9 locaties. Topaz Foreschate In woonzorgcentrum Topaz Foreschate verblijven mensen die lichte zorg nodig hebben. De eenpersoonsappartementen en de zes ruimere appartementen voor echtparen bieden plaats aan 66 cliënten. Topaz Foreschate heeft een Ontmoetingscentrum Dementie. Topaz Groenhoven Woonzorgcentrum Topaz Groenhoven biedt woonruimte aan mensen die vanwege een 1
Bron: website van Topaz
Stichting Vrienden van Topaz
2
2016
lichamelijke beperking niet meer zelfstandig thuis kunnen wonen. Er is ook een wooneenheid voor mensen met dementie. Topaz Groenhoven heeft 89 eenpersoonsappartementen en 8 tweepersoonsappartementen voor echtparen. Topaz Haagwijk In woonzorgcentrum Topaz Haagwijk wonen mensen met dementie, zowel in het begin als in een gevorderd stadium, en mensen met lichamelijke beperkingen. Voor mensen met dementie die nog thuis wonen, hebben we een Ontmoetingscentrum. Jonge mensen met dementie hebben hun eigen Ontmoetingscentrum Dementie. Ons Grand Café is een plek van ontmoeting en ontspanning voor de hele wijk. Haagwijk heeft 83 eenpersoons- en 7 tweepersoonsappartementen voor echtparen. Topaz Munnekeweij In woonzorgcentrum Topaz Munnekeweij verblijven 64 cliënten met uiteenlopende zorgvragen: van lichte zorg tot intensieve verpleging, zowel voor mensen met dementie als mensen met een lichamelijke beperking. Topaz Munnekeweij heeft 44 eenpersoonsappartementen en 20 eenpersoonskamers en er is een Ontmoetingscentrum Dementie gevestigd. Topaz Vlietwijk Woonzorgcentrum Topaz Vlietwijk biedt kleinschalig wonen voor 63 mensen met dementie in woongroepen van 6 à 7 mensen. Moderne techniek (domotica) zorgt voor veiligheid en bewegingsvrijheid van de bewoners. Het gebouw heeft alle gemakken van nieuwbouw en is gezellig ingericht. In de naastgelegen zorgwoningen is plaats voor 30 mensen. In het dienstencentrum van Topaz Vlietwijk zijn 8 zorghotelappartementen en is een Ontmoetingscentrum Dementie gevestigd. Topaz Overduin Verpleeg-, behandel- en Huntingtoncentrum Topaz Overduin is gespecialiseerd in behandeling en zorg voor mensen met dementie en mensen met de ziekte van Huntington. Vanuit ons Expertisecentrum Huntington bieden we specialistische behandeling en ondersteuning in alle stadia van de aandoening, waaronder dagbehandeling voor mensen die nog thuis wonen. Daarnaast heeft Overduin woonvormen voor mensen met psychiatrische problematiek en de ziekte van Korsakov. Topaz Overduin heeft plaats voor 190 cliënten in voornamelijk eenpersoonskamers. Topaz Overrhyn Topaz Overrhyn is een levendig en modern verpleeg- en behandelcentrum voor mensen die verpleging en behandeling nodig hebben. Overrhyn is er zowel voor mensen met dementie als mensen met een lichamelijke beperking. Er is een speciaal aanbod voor mensen die een beroerte (CVA) hebben gehad of de ziekte van Parkinson hebben. In ons Ontmoetingscentrum Dementie kunt u terecht voor dagopvang. Topaz Overrhyn heeft 148 eenpersoonsappartementen en 9 tweepersoonsappartementen. Voor spoedopnames hebben we 5 kamers beschikbaar. Topaz Revitel Revalidatie- en zorghotel Topaz Revitel combineert het beste van twee werelden: het maatwerk van professionele revalidatie- en herstelzorg en het comfortabele van een verblijf in een hotel. Hier verwelkomen we cliënten die revalideren of herstellen na ziekenhuisopname of passende zorg willen in de laatste levensfase. Het zorghotel is er ook voor mensen die zorg nodig hebben door tijdelijke gezondheidsproblemen of er een paar dagen tussenuit willen, maar wel zorg voor handen willen hebben. Topaz Revitel heeft 76 ruime kamers, waarvan 12 tweepersoonskamers.
Stichting Vrienden van Topaz
3
2016
Topaz Zuydtwijck Verpleeg- en behandelcentrum Topaz Zuydtwijck is gespecialiseerd in zorg en behandeling voor mensen met dementie en mensen met een lichamelijke beperking. Voor mensen met psychiatrische of gedragsproblematiek hebben we speciale wooneenheden en expertise. Cliënten met dementie of met een lichamelijke beperking die thuis wonen, kunnen gebruikmaken van onze dagbehandeling of van ons ontmoetingscentrum. Topaz Zuydtwijck heeft plaats voor 120 bewoners in een- en tweepersoonskamers. 3.
Fondsenwerving
Ervaring met fondsenwerving Inmiddels is er ruime ervaring met de werving via ouderenfondsen Er zijn goede contacten opgebouwd en zo’n 80% van de aanvragen worden gehonoreerd. De ervaring heeft geleerd dat de meeste fondsen alleen projecten financieren die een eenmalig karakter hebben. Daarnaast zien de fondsen graag dat Topaz of andere financiers een deel bijdragen. Invulling fondsenwerving binnen de stichting De stichting bestaat uit vrijwilligers die naast hun dagelijkse bezigheden zitting hebben in het bestuur. Actieve fondsenwerving vergt een wekelijkse tijdsbesteding van 5 tot 10 uur, hetgeen teveel zou vergen van de vrijwilligers. Tevens is het van belang om de contacten met en de kennis van de fondsen te centraliseren. Om die reden levert Topaz een fondsenwerver welke zich bezighoudt met a) behandeling van financieringsvragen voor bepaalde projecten of activiteiten van de verschillende locaties en b) fondsenwerving voor de grote aanvragen. Bij de kleinere aanvragen kan overwogen worden die uit eigen middelen te financieren. Werving zal met name bij landelijke fondsen met ruime financiële mogelijkheden plaatsvinden. Deze fondsen zijn over het algemeen het beste te benaderen met concrete projecten, die een bepaalde looptijd hebben met een kop en een staart. Alle aanvragen moeten dus in een projectvorm worden gegoten. Daarbij moet ook worden gekeken naar het aandachtsgebied van de verschillende fondsen. De meeste fondsen hebben vaste procedures met bijbehorende formulieren en bijlagen. Bij andere fondsen is het voldoende om een brief te sturen. Tenslotte vragen de meeste fondsen om een eigen bijdrage van de Stichting. Fondsen stellen meestal geen eisen aan hun financiële steun, maar stellen publiciteit wel op prijs. Daarom zal bij de afronding van projecten iets georganiseerd moeten worden waarbij ook de pers wordt benaderd dan wel enige vorm van publiciteit gegeven wordt, afhankelijk van de grootte van het project. Fondsenwerving kan ook plaatsvinden via serviceclubs zoals de Rotary of the Lions. Actualiteit fondsenwerving De Vrienden van Topaz willen graag zo veel mogelijk externe fondsen binnenhalen om zo veel mogelijk goede projecten te kunnen realiseren. Verreweg de meeste kans voor externe financiering ligt bij de 15 bekende ouderenfondsen. Deze fondsen hebben de laatste jaren echter veel last gehad van de financiële crisis. Bij sommige fondsen is het kapitaal bv. gehalveerd, bij anderen is de schade beperkt gebleven. Wat alle fondsen logischerwijs hebben gedaan is hun beleid aanscherpen en vaker kiezen voor eigen initiatieven. Willen de Vrienden van Topaz toch aanspraak maken op deze fondsen, dan zal er meer aandacht moeten zijn voor de projecten zelf. Wat namelijk onverminderd van kracht blijft is dat aansprekende projecten een gewillig oor vinden bij de ouderenfondsen. Aanscherping van het beleid van de Vrienden van Topaz moet dus worden gevonden in het aanscherpen van de inhoudelijke kant van projecten en deze te synchroniseren Stichting Vrienden van Topaz
4
2016
met de door de ouderenfondsen gestelde voorwaarden.
4.
Donateurs
Een donateur is een natuurlijk persoon en/of rechtspersoon die een organisatie van geldelijke middelen, goederen en/of diensten voorziet met de verwachting dat de stichting hierdoor beter haar doel kan nastreven. Er kan een donateurslidmaatschap verkregen worden door een vastgelegde minimumdonatie. Een donateurslidmaatschap geeft recht op het ontvangen van de communicatie-uitingen van de zorgstichting alsmede op jaarlijkse verslaggeving van gerealiseerde projecten. De stichting tracht op diverse bronnen van inkomsten te leunen. Buiten het feit dat dit de continuïteit van de stichting ten goede komt, wordt betrokkenheid van bewoners en hun omgeving belangrijk geacht. Door donateurs wordt een grotere betrokkenheid bij de stichting gewaarborgd. Deze betrokkenheid kan zich uiten in een actievere rol binnen de stichting bijvoorbeeld als vrijwilliger, maar ook in het pro-actief meedenken met het bestuur van de vriendenstichting. Mogelijk zijn donateurs desgevraagd ook bereid om incidenteel als vrijwilliger te acteren op momenten dat Topaz of haar vrienden stichting daar behoefte aan heeft. Het werven van donateurs kan langs een tweesporenbeleid plaatsvinden. We onderkennen zakelijke en particuliere donateurs, en hierbinnen eenmalige donaties, en zogenaamde lidmaatschappen. Zakelijke donateurs worden gericht benaderd d.m.v. gerichte mailings, dan wel persoonlijke benadering. Particuliere donateurs worden benaderd d.m.v. brochures welke op de verschillende locaties aanwezig zijn en op geschikte momenten (in de informatiemap bij de inhuizing) worden overhandigd aan bewoners en familie. Particuliere donateurs zullen gezocht worden onder de bewoners, hun familieleden en direct betrokkenen, mensen die meedoen aan de activiteiten van Topaz en tenslotte onder de buurt en een ieder die zich betrokken voelt met de zorgstichting en haar bewoners. Ten aanzien van zakelijke donateurs geldt één duidelijke beperking. Leveranciers van Topaz zullen niet actief benaderd worden voor donaties. Topaz stelt dat een helder inkoopbeleid niet gevoerd kan worden indien leveranciers na uitonderhandelingen benaderd worden voor sponsoring, hetgeen wij respecteren. Zakelijke donateurs zullen derhalve slechts gezocht kunnen worden in de omgeving van Leiden bij partijen welke zich begaan voelen met Topaz, los van een commercieel belang. De inschatting is dat zakelijke donateurs minder gemakkelijk te vinden en vast te leggen zijn, maar dat hiermee wel grotere giften opgehaald kunnen worden. Alle giften (dus los van het lidmaatschap) staan vanzelfsprekend vrij.
5.
Financieel
Jaarlijkse uitgaven worden afhankelijk gesteld van de lange-termijn-visie. De volgende benadering wordt gehanteerd. Uitgaande van een tijdshorizon wordt het bedrag dat voor het volgende jaar kan worden uitgegeven vastgesteld door het vermogen aan het begin van het jaar te delen door de tijdshorizon. Ergo, indien de tijdshorizon 7 jaar bedraagt en het vermogen aan het begin van het jaar is Eur 70.000, kan voor het komende jaar Eur 10.000 worden uitgegeven. Decharge penningmeester Jaarlijks voordat de jaarrekening definitief wordt opgesteld, controleert de kascommissie de boekhouding van de penningmeester. Verantwoording van de uitgaven alsmede controle van de feitelijke bankstand met de opgegeven waarden is onderdeel van de controle. De kascommissie bestaat uit twee bestuursleden van de stichting, niet zijnde de Stichting Vrienden van Topaz
5
2016
penningmeester. Na conveniërende rapportage door de kascommissie aan het bestuur, kan het bestuur overgaan tot decharge van de penningmeester voor het betreffende boekjaar. Beleggingsbeleid De stichting heeft een beleggingsstatuut. In 2016 zal actualisatie van dat statuut plaatsvinden op basis van actuele Governance-eisen. Doelfondsen De stichting kent naast het algemene doelfonds ook doelfondsen per locatie. Dit betreft geld dat gereserveerd staat om ten goede te komen aan een bepaalde locatie. Bij een legaat komt het voor dat het geld wordt geschonken onder voorwaarde dat het voor de betreffende locatie bestemd zal blijven. Originaliteitsprijs De stichting Vrienden van Topaz betaalt 50% van de Originaliteitsprijs van Topaz. Voor de stichting is dit interessant omdat we hierbij op de hoogte gebracht worden van de projecten in brede zin (en dus niet alleen van de locatiemanager) die er leven. Het idee moet aan diverse eisen voldoen en moet in z’n algemeenheid passen binnen de doelstelling van de stichting. Een bestuurslid en de fondsenwerver van Topaz treden mede op als jury ter beoordeling van alle nieuwe ideeën. Publiciteit hieromtrent wordt gezocht middels intranet, posters en het personeelsblad. De prijsuitreiking vindt plaats tijdens de nieuwjaarsreceptie van Topaz.
Stichting Vrienden van Topaz
6
2016
BIJLAGEN Overzicht locaties met gebiedsmanagers en contactpersoon uit de stichting Locatie Manager Telefoon Contactpersoon Foreschate/Vlietwijk A. van Zuijlen 071 5614931 M. de Bont Groenhoven/Haagwijk I. Velthuyzen 071 5120745 L.E.W. v. Groningen Overduin A. de Vries 071 4056903 P. de Waard Overrhyn S. Koppert 071 4057900 J.M. Kerkvliet Zuydtwijck W. Oldenkamp (a.i.) 071 5798217 R. Rodenburg Munnekeweij M. van Neerijnen 0252 375544 Revitel S. Brink 071 5251999 M. Kleijwegt Overzicht bestuursleden Vrienden van Topaz Naam Functie M. (Marlies) de Bont Lid L.E.W. (Loes) van Groningen Voorzitter M. (Maarten) Kleijwegt Lid P. (Pim) de Waard Lid J.M. (Marco) Kerkvliet Penningmeester R. (Reini) Rodenburg Lid
E-mail
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Toegevoegd vanuit Topaz als secretaris en fondsenwerver en als zodanig geen lid van het bestuur: communicatieadviseur Jan Willem Verhallen. Doelstellingen 2016 1. Elk bestuurslid bezoekt minimaal zijn of haar locatie 2 keer in dit jaar. 2. Elk bestuurslid stimuleert de gebiedsmanager tot het indienen van projecten. Tenminste twee aanvragen per locatie. 3. Het afronden van tenminste 7 projecten, 1 perswaardig project per locatie. 4. Voor 2 projecten tenminste deels externe funding verkrijgen. 5. Publiciteit van de stichting vergroten (internet, intranet, in het magazine per locatie); bij realisatie van een project persbericht uitbrengen. 6. Donateurs werven. 7. Behandeldienst stimuleren tot het indienen van aanvragen. 8. Nieuwsbrief maken (minimaal 1 per jaar). 9. Diner organiseren 1 x per jaar op 1 locatie. 10. Contact onderhouden met de vriendenstichtingen van Zuydtwijck en van Munnekeweij.
Stichting Vrienden van Topaz
7
2016
