jaarplan 2013 Stichting Urtica De Vijfsprong December 2012 jaarplan 2013 datum 20 december 2012 versie definitief Pagina 1 van 19

jaarplan 2013 Stichting Urtica De Vijfsprong

December 2012

_________________________________________________ jaarplan 2013 datum 20 december 2012 versie definitief Pagina 1 van 19

inhoudsopgave 1. inleiding 2. evaluatie jaar plan 2012 3. primair proces 4. beleid & organisatie 5. personeel 6. onderzoek & innovatie 7. ontwikkelingen op het landbouwbedrijf 8. financiën 9. korte samenvatting

Bijlage

samenvattende evaluatie doelstellingen 2013


3 4 6 8 10 12 14 14 16

§1

inleiding

Sneller dan wij voor mogelijk hielden, moeten wij gaan rekenen met veranderingen in de bekostiging van de gezondheidszorg. Door de voortdurende crisis is de noodzaak om te bezuinigen versterkt. Maar evenzeer verandert de maatschappelijke visie op de vraag naar langdurige zorg en de vraag naar behandeling. In toenemende mate vraagt men alle mensen, dus ook de zorgen hulpvragers, om zo veel mogelijk zelfstandig op te lossen en eigen verantwoordelijkheid te nemen. Er is de hoop dat deelname aan het maatschappelijk leven & werken door mensen met een zekere afstand tot de arbeidsmarkt groter kan worden dan die tot nu toe is. Wij kunnen als leefwerkgemeenschap de ontwikkelingen afwachten en zien waar die ons brengen. Dat er veranderingen in onze leefwerkgemeenschap zullen komen, staat vast. Maar liever gaan wij proactief in op de beschreven maatschappelijke tendens. Om die reden zijn wij het afgelopen jaar begonnen met gesprekken over de koers die wij in zouden kunnen zetten. In die gesprekken zijn wij uitgegaan van drie belangrijke elementen, die karakteristiek zijn voor onze leefwerkgemeenschap: zorg, ontwikkelen en ondernemen. Belangrijk is dat wij een leefwerkgemeenschap zijn waarin zorg voorop staat. Zorg voor de hulp- en zorgvragers, zorg voor de aarde, zorg voor de medewerkers. Door de voornemens in de politiek dreigt de zorg voor een groep van de hulp- en zorgvragers echter in het gedrang te komen. Daarop hebben wij de focus gericht. Een tweede tendens die maatschappelijk merkbaar en zichtbaar wordt, is het al genoemde aspect van de zelfredzaamheid. Steeds meer gaat het er om dat mensen zo veel mogelijk zelfsturend in het leven komen te staan, zelf de regie nemen en zelf ook verantwoordelijkheid dragen. Voor de zorg betekent dat, dat gestuurd wordt op minder snelle opname in instellingen als de onze. Zorg- en hulpvragers moeten zo veel mogelijk zelfstandig gaan wonen en met wat hulp en begeleiding hun leven vorm geven. Voor zover dat kan, natuurlijk! Twee druk bezochte bijeenkomsten vormden eind 2012 de start voor het werk van een projectgroep die in de loop van 2013 de streefrichting voor de veranderingen zal concretiseren en met een plan van aanpak zal komen. Daarmee is feitelijk het werk gestart om van uit eigen visie en kracht richting en sturing te kunnen geven aan de toekomst van onze leefwerkgemeenschap. De kans dat elementen uit dit nu vastgestelde jaarplan ingehaald worden door de werkelijkheid lijkt groot! Leeswijzer voor dit jaarplan In het navolgende jaarplan zijn de volgende paragrafen ondergebracht: de evaluatie van het jaarplan 2012 (paragraaf 2); het primaire proces (par. 3); ontwikkeling op het gebied van beleid & organisatie (par. 4); personeel (par. 5); onderzoek en innovatie (par. 6); ontwikkelingen op het landbouwbedrijf (par. 7); financiën (par. 8). Aan het eind van het jaarplan vindt u een samenvatting. Vaststelling van het jaarplan 2013 Een eerste conceptversie van dit jaarplan is gemaakt in oktober 2012. Op dit eerste concept hebben de leden van de Raad van Toezicht, de leden van de beleidsgroep en de leden van de cliëntenraad aanvullingen en opmerkingen kunnen geven. Ook de ondernemingsraad heeft de mogelijkheid gekregen op het plan te reageren. Alle opmerkingen en aanvullingen of verbeteradviezen zijn verwerkt.


§2 evaluatie jaarplan 2012 Het jaarplan van 2012 vermeldde een aantal actiepunten. In de bijlage vindt u een overzicht van die actiepunten. Zij zijn gegroepeerd weergegeven en er is bovendien aangegeven, wat er van de plannen is terecht gekomen. Samenvattende conclusie De in het jaarplan genoemde activiteiten zijn grotendeels uitgevoerd. De versnelling in de ontwikkelingen rond de AWBZ gaven echter een impuls aan een herziening van het beleid voor de komende jaren. Die herziening zal noodzakelijk zijn als wij voor onze bewoners en werkers ook in de komende jaren een gezonde leefwerkgemeenschap willen blijven. Zulke rappe omwentelingen zijn tevoren niet te plannen en de activiteiten stonden dan ook niet in ons jaarplan voor 2012. In 2011 hebben wij het Smidshuis te huur aangeboden gekregen. Vrijwel het gehele jaar 2012 zijn wij bezig geweest met de gemeente om te voldoen aan de voorwaarden die zij stellen om een bestemmingsplan te willen maken. Uiteindelijk konden zij instemmen met het plan om acht appartementen op de plek van de huidige werkschuur te gaan bouwen en het voorhuis door een inwonend medewerkersgezin te laten bewonen. Het afgelopen jaar kenmerkte zich ook door een hoog ziekteverzuim. Daar was met name het langdurig verzuim debet aan. In geen van deze langdurige verzuimgevallen was het werk de primaire oorzaak van het verzuim. De vervanging is helemaal intern geregeld kunnen worden. Voor onze bewoners en mensen in de dagbesteding betekende dat, dat zij geen onbekende ‘gezichten’ hebben gezien en de vervanging dus geen extra spanning heeft gegeven. Wel is de inspanning voor onze medewerkers groot geweest. Temeer omdat wij ook de sfeer gezond willen houden en kwaliteit hebben willen blijven leveren. Gezien de stemming en de berichten van de zorg- & hulpvragers is dat gelukt. De financiële resultaten zijn op orde (stand september 2012). De inkomsten stegen door de uitvoering van de maatregel ‘meer handen aan het bed’ (helaas maar voor één jaar): daardoor konden wij meer mensen inzetten. Samen met de post ‘vervanging wegens ziekte’ betekende dat ook een hogere personele uitgave. De hogere inkomsten en de hogere uitgave stonden tegenover elkaar, zodat wij net als in 2011 kunnen rekenen op een voordelig saldo. Omdat wij inmiddels ook het ministerieel beleid voor 2013 kennen en ook het beleid van het Zorgkantoor, weten wij dat we het komend jaar voor fors krimpende budgetten staan. Samen met de medewerkers hebben wij begin september daar aandacht aan besteed. Er is voor het komend jaar een sluitende begroting gemaakt, maar het is zaak in de loop van 2013 de vingers aan de pols te houden. Samenhang activiteiten in 2012 met het meerjarenbeleid? Zijn onze activiteiten van het afgelopen jaar nog in lijn met onze voornemens uit het meerjarenbeleid? Dat meerjarenbeleid strekt zich uit over de periode 2011 tot en met 2016. Als samenvatting stond daar genoteerd: In het meerjarenbeleidsplan 2011 – 2015 staan onderhoud en vernieuwing centraal. Onderhoud




Onderhoud van de basis van de leef-werkgemeenschap vraagt om passende zorg en aandacht voor onze zorgvragers die vele jaren lang in onze gemeenschap wonen en werken en om het onderhouden van de behandelprogramma’s van onze hulpvragers (curatieve GGZ).  Onderhoud van de samenwerking met de CV de Vijfsprong. Zij vormt het middelpunt van het arbeidzame leven en draagt de gezonde relatie met de natuur, de mensen en de samenleving.  Onderhoud van de antroposofische cultuur, waarin ontwikkeling van zorgvragers, hulpvragers én medewerkers een belangrijke plek inneemt. Vernieuwing  Vernieuwing zien wij de komende jaren met name in de positieve keuze voor die groep mensen, die op de rand staan van mogelijke (relatieve) zelfstandigheid, maar daar vooreerst nog hulp en zorg nodig hebben om die zelfstandigheid te bereiken. In termen van het Zorgkantoor: wij streven naar extramuralisering van de zorg voor die cliënten, die in staat zijn te groeien naar een situatie waarin zij -met ambulante begeleiding- zelfstandig kunnen wonen en werken.  Dat vraagt aandacht voor de wisselende zorgen behandelvraag en voor de ontwikkeltrajecten van deze (vaak jonge) mensen.  Evenzeer vraagt het aandacht voor het in gang zetten en houden van een ontwikkeltraject, waarin het leren op de werkplek een belangrijke functie heeft, mede met het oog op het maatschappelijk zinvol functioneren.  Onderdeel van deze vernieuwing is de mogelijke start van de theeschenkerij op Hackfort en het opzetten van een nieuwe dagbestedingsplek aldaar, die diversificatie van het zinvol leren en werken mogelijk maakt.  Maar deze vernieuwingen vragen ook moed om flexibel om te kunnen gaan met wisselende populatie, wisselende inkomsten, wisselend medewerkersbestand.

Hoe is het gegaan met deze doelstellingen? Voor wat betreft het ‘onderhoud’: - halverwege 2011 is de knoop doorgehakt: CV De Vijfsprong houdt op te bestaan en de activiteiten van die CV worden overgenomen door een nieuwe stichting ‘De Vijfsprong’ onder regie van Stichting Urtica. Deze omzetting garandeert de samenwerking in hogere mate en komt tegemoet aan de dringende noodzaak een gezond ondernemersklimaat te vestigen in de agrarische activiteiten op de Vijfsprong. - het thema van de scholing en ontwikkeling speelt bij ons een belangrijke rol. Zowel voor de zorgen hulpvragers als voor de medewerkers zijn er cursussen, vieren we de jaarfeesten, is er de mogelijkheid om individuele ontwikkelingstrajecten te gaan. Ook financieel werd (en wordt) dat gefaciliteerd. Voor wat betreft de ‘vernieuwing’: - het streven naar extramuralisering betekende niet alleen dat er opnieuw mensen daadwerkelijk op zich zelf zijn gaan wonen, maar ook dat wij met kracht de verbouwing van de werkschuur op het Smidshuis tot appartementen ter hand hebben willen nemen. - de gesprekken met ROC de Graafschap en met AOC Oost over (gecertificeerde) leerwerktrajecten voor onze zorgen hulpvragers hebben geleid tot pilots, zowel in de Brasserie als in onze werkgebieden op de Reeoordweg. - de Brasserie ‘Keuken van Hackfort’ heeft in mei 2011 zijn deuren geopend, zodat uitbreiding van onze dagbesteding daarmee mogelijk werd. In het afgelopen jaar bleek deze onderneming, dankzij een voortreffelijke ondernemer!, een succesrijke zaak. Samenvattend: in 2012 zijn veel activiteiten in lijn geweest met wat wij ons concreet in het meerjarenbeleidplan hadden voorgenomen.


§3 het primaire proces De afgelopen jaren is de vraag naar woonplekken in onze leefwerkgemeenschap steeds gestegen. Omdat we daaraan graag tegemoet kwamen, zijn wij steeds gegroeid. Ook voor 2013 staat nog een vernieuwing in de steigers. In de loop van 2011 vroeg Natuurmonumenten ons of wij interesse hadden in de pacht van Het Smidshuis op Hackfort. Dankzij dit aanbod van Natuurmonumenten kunnen wij aan een al langere tijd levende vraag voldoen. Vorig jaar hebben we beschreven op welke wij willen werken aan de verzelfstandiging van mensen, die een zorgvraag hebben en dan met name de jong volwassenen. Om daaraan te kunnen werken, zullen wij deze mensen eerst geschikte woonplekken moeten kunnen aanbieden. Nu hebben wij boerderijen (waar mensen groepsgewijs kunnen wonen) en huizen in het dorp, waar meer zelfstandig gewoond kan worden. Nu kunnen wij door een verbouwing van de werkschuur op het Smidshuis appartementen realiseren, zodat we gedeeltelijk aan de bestaande vraag kunnen gaan voldoen. In 2012 hebben we gewerkt met een kleine uitbreiding van het werk in de werkgebieden. Een kleine groep zorgvragers was bezig met klussen op het erf (‘Huis & Co’). Dit ontlastte niet alleen de inmiddels druk bezette andere werkgebieden, maar het gaf ook een meer gerichte begeleidingsmogelijkheid voor de betreffende cliënten. Dit werd een succes. Daarom zullen wij in 2013 deze situatie in ieder geval nog continueren ondanks het feit dat ons budget in 2013 structureel gaat krimpen. Ook willen wij een ander plan zo goed en kwaad als het kan, doorzetten. Wij hadden het voornemen om met de extra gelden de vrije weekenden voor onze bewoners af te schaffen. Dat kost echter behoorlijk wat extra personele inzet. Op dit moment onderzoeken wij waar deze afschaffing werkelijk noodzakelijk is (vanuit zorginhoudelijke argumenten). Daar zullen wij dit voornemen uitvoeren ondanks het sterk afnemende budget. Daarnaast wilden we ook meer structureel aandacht aan leerwerkachtige situaties geven. Het in kaart brengen van de competenties van de zorgvragers lukt ons goed (werken met ‘Invra’). Daarnaast zijn nu de eerste pilots in de (deels gecertificeerde) leerwerktrajecten van de grond gekomen met name in onze Brasserie. De plannen voor verdere uitbouw zijn in samenspraak met het AOC gemaakt en afspraken daarvoor zijn vastgelegd. Het afgelopen jaar hebben wij gewerkt aan het medicatiebeleid. Het proces verloopt helaas stroperig. Het blijkt bijvoorbeeld lastig om afspraken met de apotheek te maken, omdat de psychiater en instellingsarts niet gelijktijdig beschikbaar zijn. Bovendien werd onze instellingsarts in de loop van 2012 ernstig ziek. De vervangend arts is vooreerst met name beschikbaar voor de reguliere dokterswerkzaamheden. Wel hebben in maart 2012 onze psychiater, instellingsarts, apotheker, medisch secretaresse, behandelcoördinator, zorgcoördinator en enkele medewerkers meegewerkt aan de uitvoering van een Quickscan medicatieveiligheid onder leiding van het Instituut Verantwoord Medicijngebruik. Dat maakt mensen bewust voor de vraagstukken rond medicatie. Ook is er op basis van de Quickscan nieuw uitvoering gegeven aan het uitreiken van en toezien op medicatie op de werkvloer. Voor de andere aanbevelingen uit de rapportage rond medicatieveiligheid is een plan van aanpak opgesteld. Er is inmiddels een start gemaakt met het jaarlijks overleg tussen psychiater en apotheker. Verder zal op grond van het (nieuwe) RIBW Kaderdocument Medi_________________________________________________ jaarplan 2013 datum 20 december 2012 versie definitief Pagina 6 van 19

catiebeleid de huidige werkwijze op de woonlocaties worden doorgelicht en zo nodig bijgesteld. Dit zal voor april 2013 worden afgerond. In aansluiting op de Quickscan hebben enkele medewerkers een pilot e-learning medicatie gedaan. Naar aanleiding van hun positieve ervaringen zal er in het eerste kwartaal van 2013 een e-learning medicatie worden aangeboden aan alle woon-werkbegeleiders. In de laatste maanden van 2012 kwam het thema seksualiteit / grensoverschrijdend gedrag breed in het nieuws, met name door het onderzoek daarnaar in de Jeugdzorg. Wij nemen ons voor om in 2013 onderzoek te doen naar het eventueel voorkomen van grensoverschrijdend gedrag. We willen daarvoor de vragenlijst gebruiken die Aafke Schaarloo daarvoor heeft opgesteld. In voorkomende gevallen zal het bevragen echter wel middels interviews plaatsvinden. Het onderzoek laten wij uitvoeren door een onafhankelijk deskundige. Gepaard daaraan gaan teamgesprekken met de medewerkers over dit thema en de scholing, vooral gericht op het signaleren. De regie hierover heeft de Zorgcoördinator in samenspraak met onze GZ-psycholoog. Tenslotte heeft de cliëntenraad laten weten dat zij het cliëntentevredenheidsonderzoek graag zouden willen laten uitvoeren door de LSR. De contacten daarover zijn met de LSR gelegd: de meting zal in het voorjaar van 2013 plaatsvinden in samenspraak met de leden van onze cliëntenraad.

Samenvatting van de plannen rond het primaire proces Omschrijving Meer handen aan het bed: gedeeltelijke voortzetting Vernieuwing dagbesteding

Doel

Tijd

Wie?

Acties

Evaluatie

Extra personele inzet in dagbesteding en in de weekenden

2013

Zorgcoördinator

- leerwerktrajecten verdere opbouw verzorgen

2013

In beleidsoverleg (halfweg in juli en eind december 2013)

Medicatie

- Medicatieveiligheid is geformuleerd; - uitwerking op de werkvloer is klaar

2013

Werkleiders, coördinator zorg, personeelsmedewerker Behandel- & zorgcoördinator

- Onderzoek naar noodzaak verdwijnen vrijeweekenden’: waar noodzakelijk (zorginhoudelijk) uitvoering beleidsvoornemen ter hand nemen - continuering ‘Huis & Co - start van tenminste vier nieuwe leerwerktrajecten met AOC e/o ROC

grensoverschrijdend gedrag

- onderzoek naar (seksueel) grensoverschrijdend gedrag bij bewoners - scholing medewerkers Nieuwe cliënttevredenheidsmeting

2013

Zorgcoördinator & GZpsycholoog

2013

LSR, directeur – bestuurder

Plannen cliëntenraad


- afronden opzetten van actueel medicatie overzicht - uitreiken van & toezien op medicatie: uitvoering via de teamoverleggen - borging vernieuwing uitreiken medicatie - borging vernieuwing toezien op medicatie inname - scholing medewerkers met name gericht op signalering - vragenlijst uitzetten en resultaten bespreken door onafhankelijk deskundige - zo nodig: interviewtechniek inzetten - uitvoering door LSR in samenspraak met cliëntenraad - aanbevelingen voor verbetering - plan van aanpak maken met leden afstemmingsoverleg

§4

beleid & organisatie

Twee zaken zijn in 2012 beleidsmatig duidelijk geworden. In de eerste plaats hebben wij besloten dat de boerderijen en het werkgebied op Hackfort niet een zelfstandige nieuwe eenheid gaan worden. Met name vanuit de ondernemingsraad en het medewerkerskwartaaloverleg werd de vrees uitgesproken, dat verzelfstandiging tot meer overhead en langere lijnen zou leiden. Bovendien is er het beleving dat wij bij elkaar horen: bij verzelfstandiging zou dat beleven kunnen verdwijnen. Ook vanuit de coördinatoren was er toenemend het gevoel, dat een verder gaande vorm van verzelfstandiging hoge kosten met zich mee zou brengen en de flexibiliteit in het organiseren zou bemoeilijken. Om die reden hebben wij besloten de verzelfstandiging niet verder door te zetten. In de tweede plaats heeft de Beheerstichting vooralsnog te kennen gegeven dat de urgentie tot fusie wat hen betreft op dit moment niet meer aan de orde is. Dat geeft de mogelijkheid om daar opnieuw naar te kijken. Dat is, in het licht van het op stapel staande nieuwe beleid van het ministerie (scheiden wonen – zorg) belangrijk. Niemand heeft op dit moment een idee wat ons op dit gebied te wachten staat. Overigens is het wel zeker dat op zeker moment tot fusie zal worden overgegaan: de principeafspraak blijft dus gewoon staan. In 2012 hebben wij gewerkt aan een nieuwe visie op Urtica 2018/2020 (zie paragraaf 1). Dat heeft geleid tot het geven van een opdracht aan een projectgroep door het beleidsoverleg. Die projectgroep moet visie en plan van aanpak presenteren voor de komende vijf jaar. Het is immers duidelijk dat de bekostiging vanuit de AWBZ op de schop gaat en wij naar nieuwe mogelijkheden moeten gaan zoeken. Nieuwe mogelijkheden voor met name onze bewoners met een ZZP3 en mogelijk ook voor die met een ZZP4 indicatie. In de loop zal duidelijk worden welke beleidsmatige implicaties dit voor onze leefwerkgemeenschap zal hebben. In onze leefwerkgemeenschap neemt het boerenbedrijf een belangrijke plaats in. In 2012 is de Stichting de Vijfsprong opgericht, die de werkzaamheden van de voormalige CV heeft overgenomen. Taak was de agrarische activiteiten, de afzet en het werk van onze zorgen hulpvragers op het bedrijf nieuw vorm te geven. De kaders voor de nieuwe vormgeving waren:  een biologisch-dynamisch bedrijf  met een gezonde (economische) bedrijfsvoering  een passende afzet  therapeutisch klimaat  kosten voor de zorginstelling ten hoogste één ton in 2015. De (langdurige) ziekte van de bedrijfsleider heeft de transitie niet in de weg gestaan. De afzet middels de pakketten begint inmiddels te lopen, de webwinkel is gestart en met name de kostenbeheersing heeft een grote rol gespeeld bij het gezonder maken van het bedrijf. Bovendien warende weergoden met de boeren. De hooiopbrengst en de akkerbouwproductie was aanmerkelijk beter dan in de drie voorgaande jaren door een vruchtbare afwisseling van regen en droge perioden bij goede temperaturen. Kortom: het begin is veelbelovend. Voor het komend jaar zullen wij een kleine personele reductie realiseren. Toch zetten wij in op een verbetering van de opbrengst, opdat een verdergaande reductie van de personele inzet in 2014 mogelijk wordt. _________________________________________________ jaarplan 2013 datum 20 december 2012 versie definitief Pagina 8 van 19

Vanzelfsprekend zijn er ook de ontwikkelingen op het gebied van de kwaliteitszorg. In 2012 zijn wij opnieuw goed gekeurd voor zowel de psychiatrie als voor de gehandicaptenzorg. De goedkeuring bestrijkt een periode van drie jaar, maar dan moeten de jaarlijkse audits natuurlijk wel aantonen dat de boel onderhouden blijft en op orde is. Overigens waren ook keuringen in de zuivel en in onze keuken steeds succesvol. Ongeveer de helft van onze medewerkers is BHV gecertificeerd. Ieder jaar is er BHV-training en geregeld zijn er ook mogelijkheden voor nieuwe instappers. Wellicht kunnen we middels de e-training het instappen nog makkelijker maken. We nemen ons voor omdat met een paar medewerkers te proberen. Samenvatting van de plannen rond beleid & organisatie Omschrijving Urtica 2018/2020

Doel

Tijd

Wie?

Acties

Evaluatie

Updaten van beleidsvoornemens ten einde de veranderingen in de AWBZ voor te zijn Nieuwe vormgeving agrarische activiteiten (voortzetting transitie)

2013

Coördinatoren, OR, Cliëntenraad

- projectgroep onderzoekt mogelijkheden en maakt plan van aanpak

2013

Directeur – bestuurder, behandelcoördinator (werkgebieden), medewerkers

Kwaliteitszorg

- Op peil houden kwaliteitszorg

2013

- kwaliteitszorgmedewerkers & alle medewerkers!

- voortzetting transitie onder leiding van directeur - reductie personele bezetting - verbetering financieel resultaat t.o.v. 2012 - werken aan kwaliteitszorg & positief resultaat bij externe audit (voorjaar 2013)

In beleidsoverleg (halfweg in juli en eind december 2013)

Arbo

Op peil houden ARBO /BHV

2013

- arbomedewerker

CV


- onderzoek naar inpassen e-learning module bij BHV-trainingen

§5

personeel

Per 1 oktober 2012 waren 92 mensen bij de stichting werkzaam, waarvan vijf bij het Volkshuis in Deventer en zeventien op de Kleine Koning in Vierakker (in fte’s: 36,6 fte op de Vijfsprong; 2,8 fte in het Volkshuis; 7,1 fte bij de Kleine Koning). Het aantal medewerkers was hoger dan eind 2011: wij hadden direct op 1 januari 2012 uitvoering gegeven aan de ideeën rond ‘meer handen aan het bed’. Er zijn meer mensen in de dagbesteding aangesteld (voor onze agrarische activiteiten), extra personeel in de weekenden en er is een apart werkgebied gemaakt waarin twee (soms: drie) mensen met extra ondersteuningsvragen begeleid worden. Voor 2013 wordt de uitbreiding in de agrarische sector deels weer teruggedraaid. Van de andere uitbreidingen is duidelijk geworden dat die in belangrijke mate bijgedragen hebben aan een verbetering van de zorg. We gaan voor 2013 daarom daar nog niet aan tornen. Bij natuurlijk verloop zullen wij bezien of wij door efficiëntere invulling van de vrijgevallen uren de zorg kwalitatief op peil kunnen houden. In 2012 was het verzuimpercentage wegens ziekte ruim 7% (eerste negen maanden), royaal hoger dan in de jaren hieraan voorafgaand. Dit was met name het gevolg van enkele langdurige verzuimgevallen. Noch de arboarts noch wij zelf hebben een relatie tussen het werk en het verzuim kunnen constateren. Kunnen wij op de een of andere manier toch aan verzuimreductie werken? Waar dat mogelijk is, zullen wij dat uiteraard doen. In 2012 is er een tevredenheidsmeting geweest onder de medewerkers: wat vonden de medewerkers van het werken in onze leefwerkgemeenschap? - 95% was tevreden tot zeer tevreden over hun werkzaamheden. - Een vrijwel net zo groot percentage was te spreken over de samenwerking. Bovendien toonden zij hun bereidheid om in voorkomende gevallen iets extra’s buiten de werktijden te doen. - 80% vond dat de begeleiding in het werk van deskundigheid getuigen. - In het onderzoek drie jaar geleden was een ruime meerderheid van de mensen van mening dat de werkdruk (behoorlijk) hoog was: nu was dat de mening van 30% van de mensen. Ontevredenheid was er eigenlijk alleen over de mogelijkheid om met elkaar te overleggen en te rapporteren. Veel medewerkers vonden dat daar te weinig tijd voor was. Er is inmiddels geprobeerd te kijken naar andere vergadermogelijkheden en meer tijd voor rapporteren. Ook de wijze waarop gerapporteerd wordt heeft aandacht gekregen. Maar we zijn nog aan het zoeken naar de goede oplossing voor dit probleem. Andere puntjes van aandacht uit het onderzoek: - er is de wens dat er betere communicatie tussen woon- en werkbegeleiders komt. - en er is de vraag of de bezetting van de leidinggevenden door de week beter verdeeld kan worden. - de akoestiek in het Atrium is onprettig. Het laatste punt werd, zo bleek achteraf, eigenlijk door lang niet iedereen gedeeld. Na dat onderzoekje is er verder geen aandacht meer aan geschonken. De overige twee punten zijn inmiddels verholpen. De afgelopen jaren hebben wij een kleine 4% van de personele uitgaven besteed aan scholing en ontwikkeling. Ook voor het komend jaar zetten wij in op dit budget. Wij richten ons daarbij organisatie breed op: opleiding en nascholing, die voor de organisatie dienstig zijn: opleiding en nascholing gericht op de (antroposofische) zorgen hulpverlening _________________________________________________ jaarplan 2013 datum 20 december 2012 versie definitief Pagina 10 van 19

opleiding en nascholing gericht op het omgaan met specifieke doelgroepen opleiding en nascholing gericht op (biologisch- dynamische) landbouw Extra aandacht krijgt de scholing op het (leren) signaleren van grensoverschrijdend gedrag en het omgaan met vragen rond seksualiteit. Verder moet voor de goede orde worden opgemerkt dat culturele activiteiten, kunstzinnige cursussen, zaken rond de jaarfeesten enzovoorts los van deze gerichte scholingsactiviteiten worden georganiseerd. Bovendien is er naast de scholing die vermeld wordt in het scholingsplan 2013 - 2014 de meer individueel gerichte nascholing en opleiding. Voor de goede orde melden wij ook, dat wij voor de zorgen hulpvragers opleidingen verzorgen in de werkgebieden. Daarbij zijn het AOC en ROC betrokken. Plannen op personeelsgebied Omschrijving Scholing en ontwikkeling

Doel

Tijd

Wie?

Acties

Evaluatie

Het bieden van op de individu gerichte en op de instelling gerichte scholing en ontwikkelingsmogelijkheden; het faciliteren van nascholing leidend tot (hogere) diplomering

2013

coördinatoren

- in de functioneringsgesprekken (na afloop van het traject) - In beleidsoverleg (halfweg in juli en eind in december 2013)

Overleg & rapportage

Uitvoering geven aan speerpunt van onderzoek naar medewerkerstevredenheid

2013

Coördinatoren & OR

- het opzetten van het scholingsplan 2013 – 2014 - Scholing medewerkers (veelal in teamoverleg) met name gericht op scholing signalering grensoverschrijdend gedrag - faciliteren opleidingsvragen gericht op diplomering - vergader- en overlegtijd evalueren - rapportagetijd en wijze van rapporteren evalueren


§6

onderzoek en innovatie

Onze GZ-psychologe, mevrouw G. de Raaf doet mee aan de masterclass van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland: zij onderzoekt in samenwerking met docenten en studenten van de Hogeschool Leiden op welke wijze wij mensen met een autisme spectrum stoornis en/of een verstandelijke beperking ondersteuning kunnen geven in het versterken van hun persoonlijkheidsontwikkeling en het (leren) omgaan met hun problematiek. In de afgelopen jaren heeft zij al een aantal malen zo’n programma met onze bewoners gedaan. De (wetenschappelijke) onderbouwing ervan en de versteviging van de methodiek is in de masterclass handen en voeten gegeven. De methodiek is door haar in een rapport verwoord: die rapportage is in de masterclass besproken en de uitwerking ervan op de werkvloer getoetst. Verdere toetsing vindt ook nog voor een deel in 2013 plaats. Dit gebeurt in samenwerking met studenten van de Hogeschool Leiden. Hierbij is de leiding van dit studieprogramma, waaraan ook docenten van die hogeschool deelnemen, in handen van mevrouw De Raaf. In 2013 wordt dit innovatieprogramma gepresenteerd. Wij zullen dit zo mogelijk in samenwerking met de Hogeschool Leiden doen. Bovendien schrijft mevrouw De Raaf een artikel hierover dat gepubliceerd gaat worden in één van de vakbladen: hierbij wordt de samenwerking gezocht met de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland.

Plannen voor onderzoek & innovatie Omschrijving Onderzoek

Doel Toetsing en presentatie innovatieonderzoek

Tijd 1e deel 2013

Wie? GZpsychologe


Acties - voortzetting toetsing op locaties - presentatie innovatieonderzoek - publicatie bijbehorend artikel

Evaluatie - evaluatie in beleidsoverleg in juli 2013

§7

ontwikkelingen op het landbouwbedrijf

In 2012 is de Stichting de Vijfsprong opgericht, die de werkzaamheden van de voormalige CV heeft overgenomen. Taak was de agrarische activiteiten, de afzet en het werk van onze zorgen hulpvragers op het bedrijf nieuw vorm te geven. De resultaten in 2012 zijn halverwege het jaar zodanig, dat die aanleiding geven om voor het komend jaar tamelijk ambitieus in te zetten op een afzet die voor 50% via de pakketten bij individuele afnemers terecht komt. Dat geeft die afnemers binding aan het bedrijf en zorgt er anderzijds voor dat Urtica De Vijfsprong voor veel meer mensen gaat leven. Bovendien is een rechtstreekse afzet financieel voordeliger dan de afzet via de groothandel. Het is ook noodzaak om die financiën voor de agrarische activiteiten gezonder te maken: wij voorzien dat de inkomsten uit de dagbesteding op korte termijn zullen gaan teruglopen. Voor het landbouwbedrijf is een aparte begroting voor 2013 gemaakt. Bovendien onderzoeken wij op dit moment of opnieuw verzelfstandiging van de agrarische activiteiten op termijn niet noodzakelijk zouden kunnen zijn. De ontwikkelingen in de AWBZ laten namelijk veel minder ruimte voor het ondernemen samen met Stichting Urtica.

§8 financiën De begroting sluit met een klein voordelig saldo. De uitgangspunten voor de begroting 2013: 1. In de begroting voor het jaar 2013 kunnen we uitgaan van afspraken met GGNet (psychiatrie). Die zijn rond. Er is rekening gehouden met een bedbezetting van vier plaatsen in de kliniek. Daarnaast is rekening gehouden met bekostiging vanuit de DBC-systematiek. In 2012 was het voor het laatst dat de dienstverlening in de GGZ-cure via de oude parameters (van de NZa) werden afgerekend. Wij verwachten een daling van de inkomsten van ruim 5% ten opzichte van 2012. 2. Afspraken met het Zorgkantoor zijn gemaakt. De afspraken zijn een stuk minder dan die in 2012. Deels komt dat door het opzeggen van de convenantsgelden door het ministerie. Deels komt dat doordat het Zorgkantoor afslagen hanteert bij het niet voldoen aan bepaalde criteria. De totale korting bedraagt circa 10% ten opzichte van de inkomsten in 2012. 3. Wij houden geen rekening met eventuele extra opbrengsten door onze plaatsen in het Smidshuis. 4. Er is rekening gehouden met een leegstand van 1 plaats; een ziekteverzuimpercentage van 6% (eerste negen maanden van 2012: ruim 7%) en een scholingsbudget van ongeveer 4% van de loonsom. 5. Inkomsten uit PGB’s zullen zeker niet stijgen vanwege het huidige regeringsbeleid. De inkomsten vanuit overige instellingen en vanuit de extramurale dienstverlening kennen al jaren een tamelijk stabiel patroon. 6. Bij de uitgaven houden we rekening met gelijkblijvende personele uitgaven. Uiteraard treedt er verhoging op door de jaarlijkse periodieken en de verhoging van de lonen vanuit de afgesloten CAO (2% per 1 juli 2013). Wij zullen echter inzetten op efficiëntere inzet van medewerkers bij natuurlijk verloop. 7. De zorg van Volkshuis, Groot Windenberg en Driekant blijft nu stabiel. Daarnaast zijn er incidenteel enkele andere aanbieders, die voor de dagbesteding van onze bewoners zorg dragen. 8. De zorg op de Kleine Koning is berekend op basis van acht inwonende kinderen / jeugdigen. Het bedrag daarvoor daalt vanwege het wegvallen van de extra gelden voor de langdurige zorg. 9. De financiële doelstelling voor 2013 is: een positieve exploitatie. _________________________________________________ jaarplan 2013 datum 20 december 2012 versie definitief Pagina 13 van 19

Welke risico’s lopen wij in 2013? Het is de grote vraag hoe sterk de terugloop in de kliniek (curatieve GGZ) doorzet. In de afgelopen jaren zien wij een verhoogde vraag naar dagbehandeling die in de plaats komt voor de vraag naar klinische opname. Als deze trend doorzet komt de vraag welke uitwerking dat zal moeten krijgen op onze personele bezetting. Gesteld dat de bedbezetting in de kliniek volgend jaar verder daalt dab de berekende 4 personen, dan is de terugloop in de inkomsten te becijferen op circa 55.000 euro per plaats. Het zorgkantoor heeft voorlopig 46 plaatsen plus één plaats VPT bij ons gecontracteerd voor de langdurige zorg. De VPT mag uitbreiden. Wij hebben een begroting gemaakt op basis van 45 plaatsen plus één VPT. Wanneer wij aan minder mensen diensten verlenen, kost dat per plaats circa 45.000 euro. Voor de vervoerskosten hebben wij in de begroting rekening gehouden met uitgaven die dekkend zijn voor de inkomsten. Het is echter nog helemaal niet zo zeker, dat dat gaat lukken. De hoogte van de vergoedingen is namelijk met ongeveer de helft teruggelopen. Door handiger planning en nieuwe vervoerders kunnen wij lager uitkomen, maar er is het risico dat wij op het vervoer zullen moeten toeleggen. Het risico kunnen we inschatten op de kosten over 2012 minus de nieuwe vergoeding: ca. € 15.000 euro Wij hebben nu een inschatting van 6% ziekteverzuim. Dat is ongeveer 0,7% hoger dan het gemiddelde over 2009, 2010 en 2011. Maar het is bijna 2% lager dan in 2012. Ieder procent ziekteverzuim extra kost ons ca. 20.000 euro extra aan kosten voor het invallen (eerste drie maanden zijn we eigen risicodrager). Resumerend: in het meest ongunstige geval lopen wij een risico van ongeveer € 145.000,=. Begroting 2013 Resultatenrekening Baten Verzorgingsgelden (gehandicaptenzorg en GGZ) Overige baten Totaal baten Lasten Personeelskosten Uitbestede zorg (incl. Volkshuis en Kleine Koning) Overige bedrijfskosten Totaal lasten Bedrijfsresultaat

resultaten Jan-augustus 2012

Resultaat 2011

Begroting 2013

2.915

4.002

4.131

40

54 4.056

4.175

2.955

1.506

44

2.323 603

2.029

1.049 3.975

1.099

2.698 257

81

375

481 711

rentebaten rentelasten Resultaat


672

3.800

18 -32 361

§ 10

samenvatting

In een overzicht volgen hieronder de plannen voor 2012: Samenvatting van de plannen rond het primaire proces Gedeeltelijke voortzetting van ‘meer handen aan het bed’ met name voor ‘Huis & Co’; onderzoek naar mogelijkheid afschaffen vrije weekenden. Start van tenminste vier leerwerktrajecten in samenwerking met AOC e/o ROC. Medicatieveiligheid op orde, met name ook op de werkvloer. Borging & procedures zijn duidelijk. Scholing signalering grensoverschrijdend gedrag; uitzetten vragenlijsten onder cliënten. Waar nodig: interviews (door onafhankelijk deskundige). Nieuwe cliënttevredenheidsmeting door LSR

Samenvatting van de plannen rond beleid & organisatie Projectgroep Urtica 2018/2020 presenteert plan van aanpak Reductie personele bezetting van in de agrarische activiteiten; én verbetering positieve resultaat Positief resultaat externe audit kwaliteitszorg (GZ en GGZ) Onderzoek naar mogelijke inpassing e-learning BHV Samenvatting van de plannen op personeelsgebied In scholingsplan extra aandacht voor signalering grensoverschrijdend gedrag Evaluatie overleg- en rapportagetijd medewerkers Plannen voor onderzoek & innovatie Toetsing en presentatie innovatie onderzoek (‘empowerment cliënten’) Plannen voor financiën Sluitende begroting voor 2013



Bijlage

Evaluatie jaarplan 2012

Samenvatting van de plannen rond het primaire proces Omschrijving begeleiding & behandeling

Doel Gerichter werken aan zorgen/of behandelvraag; implementatie resultaten masterclass - leerwerktrajecten gaan starten

Wie? Zorgcoördinator & GZpsycholoog

Acties - thematisch werken met zorgvragers

Evaluatie oktober 2012 -(implementatie masterclass) GZ-psychologe heeft inmiddels de masterclass afgerond: voor vervolg zie het jaarplan 2013

Werkleiders, coordinator zorg

- (leerwerktrajecten) rapportage AOC is klaar; pilotprojecten gaan binnenkort van start

Medicatie

- Medicatieveiligheid is geformuleerd; - daling incidentmeldingen medicatievraagstukken

Behandel- & zorgcoördinator

Kwaliteitmeting

- Vaststellen kwaliteit eigen vragenlijst (ROM); - Inzet vragenlijst gehandicaptenzorg Zo nodig: werken aan dagstructuur

Behandel- & zorgcoördinator

- start leerwerktrajecten met AOC e/o ROC (pilot) - maken invoeringsplan voor verdere mogelijkheden in 2012 / 2013 - Afspraken met apotheek - Afronden opzetten van actueel medicatie overzicht - meedoen aan landelijke quickscan medicatieveiligheid - wat vertelt ons de ROM en is de aanvullende vragenlijst in orde? - instrument bepalen, dat we gaan gebruiken voor de zorgvragers - onderzoek naar vernieuwde opzet dagstructuur - zo nodig: nieuwe opzet invoeren

Vernieuwing dagbesteding

verbeterplan cliëntenraad

Zorg- & behandelcoördinator, directeur – bestuurder

- (medicatieveiligheid) quickscan heeft geleid tot actieplan. Die acties staan uit. De incidentmeldingen rond de medicatie zijn op alle locaties behalve de Kleine Koning gedaald - (ROM) de eigen vragenlijst is klaar; wordt binnenkort toegevoegd aan de ROM via GGNet. - (kwaliteitskaart VG) de kwaliteitskaart pijler 1 is ingevuld (zie www.jaarverslagenzorg.nl) ; pijler 2a (individuele vragenlijsten per cliënt) wordt al meegenomen met de zorgplanbesprekingen (volgens de landelijke afspraak daarover); pijler 2b staat voor de 1e helft van 2013 op de rol - (dagstructuur) de middagpauzetijden zijn op vraag van de cliëntenraad veranderd. Evaluatie is geweest


Samenvatting van de plannen rond beleid & organisatie Omschrijving Activiteiten Beheerstichting

CV

Hackfort

Kwaliteitszorg

Arbo

Doel - Gezonde integratie beheerstichting in stichting Urtica - voortzetting van staand beleid voor panden beheerstichting Nieuwe vormgeving agrarische activiteiten is gestart

- start verbouwing Smidshuis - Creëren nieuwe organisatie-eenheid? - Op peil houden kwaliteitszorg Op peil houden ARBO /BHV

Wie? Directeur - bestuurder, financiële administratie

Acties - in kaart brengen en voortzetting van activiteiten staand beleid (BOG, verkoop panden, financiële activiteiten);

Directeur – bestuurder, behandelcoördinator (werkgebieden), medewerkers & leden van de CV

- vormgeving opzet nieuwe bedrijfsvoering binnen gegeven kaders - financiële gevolgen van ‘opheffen huidige CV’ in kaart brengen en waar nodig afwikkelen - uitvoering geven aan nieuwe opzet - gesprekken over wensen, kansen en bedreigingen - opvolging van uitkomst uit die gesprekken - werken aan kwaliteitszorg & positief resultaat bij keuring certificaat (voorjaar 2012) - onderzoek naar inpassen elearning module bij BHVtrainingen

Directeur - bestuurder, coördinatoren, OR - kwaliteitszorgmede-werkers & alle medewerkers! - arbomedewerker


Evaluatie oktober 2012 - (beheerstichting) binnen bestuur van Beheerstichting is besloten voorlopig niet verder te gaan met integratieplannen; - (cv) afwikkeling via accountantskantoor Joongh & Laan is geregeld; stichting De Vijfsprong statuten bij notaris gepasseerd; - transitie is in gang gezet > afzet op nieuwe wijze gestart; verbouw vide tot kantoorruimte voor bedrijfsleiding is klaar - (Smidshuis) de bestemmingsplanprocedure is bijna gestart; we liggen achter op schema; oplevering wordt nu op zijn vroegst in december 2013 - HKZ hercertificering is gelukt - onderzoek naar e-learning heeft nog geen defintieve uitspraak opgeleverd over de vraag of we daarmee van start gaan: staat voor 2013 opnieuw op het programma

Plannen op personeelsgebied Omschrijving Scholing en ontwikkeling

Doel Het bieden van op de individu gerichte en op de instelling gerichte scholing en ontwikkelingsmogelijkheden; het faciliteren van nascholing leidend tot (hogere) diplomering

Wie? coördinatoren

Extra inzet

‘meer handen aan het bed’

Coördinatoren & OR

tevredenheidonderzoek

Speerpunten voor verbetering / vernieuwing

OR

Acties - het opzetten van het scholingsplan 2012 – 2013 - Scholing medewerkers (veelal in teamoverleg) met name gericht op scholing omtrent autisme & reflectie op begeleidingsstijl en veranderingen daarin - faciliteren opleidingsvragen gericht op diplomering: tenminste 2 personen zijn opleiding gestart - opzetten 2e dagbegeleidingsgroep ‘huis & siertuin’ - uitbreiding woonbegeleiding in de weekenden - totale formatie-uitbreiding: 2,5 fte - uitzetten onderzoek - analyseren & rapporteren - speerpunten voor beleid benoemen

Evaluatie oktober 2012 - (scholing & ontwikkeling) opzetten scholingsplan 2012-2013 is klaar; autismecursussen zijn gehouden; andere cursussen volgens planning; twee personen inmiddels gediplomeerd (MBO4). Bovendien is één persoon gestart met HBO-opleiding

Acties - set vragen aanvullende ROM volgen en eventueel verbeteren - CE-metinginstrumenten onderzoeken en metingen uitvoeren - Masterclass-uitkomsten implementeren - rapportage fysicawinkel is klaar - adviezen uitvoeren, indien financieel mogelijk

Evaluatie oktober 2012 - aanvullende vragenlijst ROM is klaar; het wachten is op de Hogeschool Leiden; CE-meetinstrument is (landelijk) vervangen door kwaliteitskaart VG > daaraan meegedaan in pijler 1; pijler 2a loopt; pijler 2b start in 1e helft van 2012; masterclass resultaten na afronding in 2013

- (‘meer handen aan het bed’) huis & co per 1 januari gestart; extra assistentie ingezet in weekenden; totale uitbreiding van de formatie volgens plan - (tevredenheidonderzoek) ondernemingsraad heeft tevredenheidonderzoek uitgevoerd en speerpunten benoemd > acties zijn gaande;

Plannen voor onderzoek & innovatie Omschrijving Onderzoek

Doel Voortzetting onderzoeksthema’s

Wie? Directie

Energiegebruik

Besparen van energie

Technische Universiteit Eindhoven


- (energie) zonnepanelen zijn gelegd en komen verder binnenkort; rapportage fysicawinkel is klaar > levert geen extra zaken meer op

jaarplan 2013 Stichting Urtica De Vijfsprong December 2012 jaarplan 2013 datum 20 december 2012 versie definitief Pagina 1 van 19

Recommend Documents