26
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1 Sejarah, Visi dan Misi Perusahaan PT NIC secara resmi didirikan pada tahun 1994, yang dibuat di hadapan Notaris Liliana Arif Gondoutomo, SH dan telah mendapatkan persetujuan Menteri Kehakiman Republik Indonesia No. C2.11.525.NT.01.01.Th.94 pada tanggal 2 Agustus 1994. Perusahaan ini merupakan perusahaan patungan Indonesia-Jepang, yaitu antara PT. Sari Indoroti dengan Nissho Iwai Corporation dan Shikishima Banking Co. Ltd. Visi PT NIC yaitu “menjadi perusahaan terbesar di Indonesia di bidang bakery products dengan menghasilkan dan mendistribusikan produk-produk berkualitas tinggi dengan harga yang terjangkau bagi rakyat Indonesia”. Sedangkan misinya yaitu membantu meningkatkan kualitas hidup bangsa Indonesia dengan memproduksi dan mendistribusikan makanan yang bermutu tinggi, sehat, halal dan aman bagi pelanggan. Perusahaan ini bergerak di bidang industri makanan, khususnya produk bakeri. Perusahaan didirikan diatas lahan seluas 10.277 m2 di Cikarang Industrial Estate, Bekasi – Jawa Barat. Pabrik utama PT NIC memiliki luas tanah 13.515 m2 dengan luas bangunan 10.277 m2, dengan bangunan yang terdiri dari produksi roti tawar, area produksi roti manis, ruangan gudang dan silo, area teknik, serta gudang finish good. Perusahaan ini mempunyai kapasitas awal produksi sebesar 3138 ton/tahun. PT NIC saat ini mempunyai 4 (empat) pabrik dengan pabrik utama berlokasi di Jl. Jababeka XIIA Blok W. 4.1.2 Sumber Daya Manusia Dalam pencapaian visi, misi dan kebijakan mutu yang sudah ditetapkan, disusun suatu struktur organisasi yang berfungsi sebagai sistem pengaturan umpan balik antara atasan dan karyawan. Struktur organisasi PT NIC dapat dilihat pada Lampiran 3.
27
Tugas dan tanggungjawab yang dimiliki masing-masing jabatan adalah sebagai berikut: 1. Presiden Direktur Presiden Direktur memiliki wewenang penuh terhadap perusahaan. Dalam tugasnya, presiden direktur dibantu oleh seorang direktur. 2. Direktur Direktur memiliki tugas dan tanggungjawab atas jalannya kegiatan operasional perusahaan. Dalam tugasnya, direktur dibantu oleh seorang General Manager. 3. General Manager (GM) GM merupakan pemimpin dalam suatu perusahaan. Dalam melakukan tugasnya GM dibantu oleh seorang sekretaris. GM bertanggungjawab atas berlangsungnya segala kegiatan perusahaan untuk mencapai prestasi yang tinggi
dalam
menghasilkan
produk-produk
yang
berkualitas.
GM
bertanggung jawab langsung kepada direktur. 4. Asistant General Manager (AGM) Finance and Accounting AGM Finance and Accounting bertanggung jawab atas cash flow keuangan yang dilakukan oleh PT NIC termasuk pembukuannya. 5. Product Development and Quality Assurance (PDQA) Manager PDQA Manager bertanggungjawab terhadap pengembangan produk, menciptakan produk baru, dan pengawasan bahan baku, pengawasan mutu produk. 6. Sales and Marketing Manager Sales and Marketing Manager bertanggung jawab terhadap penjualan produk, biasanya dilakukan penargetan jumlah penjualan yang harus dicapai. 7. Supply Chain Management (SCM) Manager SCM Manager ini bertugas dalam hal inventori bahan baku, pendistribusian produk jadi. SCM Manager membawahi 3 (tiga) bagian, yaitu : a. Product Planning and Inventory Control (PPIC) b. Distribution Superindent c. Finish Good (FG) dan Krat
28
8. Assistant General Manager (AGM) Plant AGM Plant bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional produksi roti. 9. Human Resources and Development-General Affair (HRD-GA) Manager HRD-GA Manager bertanggung jawab terhadap hal yang berhubungan dengan hak dan kewajiban SDM PT NIC serta kegiatan operasional perusahaan secara umum. Setiap manager masing-masing departemen dibantu oleh beberapa orang Supervisor untuk setiap Sub Departemen yang dipimpinnya. Dalam menjalankan tugasnya, Supervisor dibantu oleh group leader yang memimpin beberapa karyawan sebagai crew. Jumlah tenaga kerja PT NIC adalah 914 karyawan (pada periode April 2009). Latar belakang pendidikan tenaga kerja PT NIC sangat beragam, dengan presentasi masing-masing yaitu SLTA sebesar 50%, D1 – D3 sebesar 20 persen, S1 sebesar 25 persen dan S2 atau lebih tinggi sebesar 5 persen. Keragaman ini karena disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Untuk Jumlah Karyawan periode Maret 2011 untuk Cikarang Plant 1 : ± 250 orang, Cikarang Plant 2 : ± 350 orang, Pasuruan plant
: ± 250 orang,
Semarang Plant : ± 100 orang. Penetapan waktu dan jam kerja karyawan di PT NIC adalah: 1. Lima hari kerja dan dua hari libur berlaku bagi staff office, dengan jam kerja normal adalah sebagai berikut: hari Senin sampai hari Kamis pukul 08.00 – 17.00 WIB dengan istirahat pukul 12.00 – 13.00 WIB. Hari Jumat mulai bekerja pada pukul 08.00 – 17.00 WIB dengan istirahat pukul 11.30 – 13.00 WIB. Sedangkan hari Sabtu dan Minggu merupakan hari libur. 2. Enam hari kerja dalam seminggu dengan jumlah jam kerja sebanyak 7 (tujuh) jam sehari dan waktu istirahat selama 1 (satu) jam untuk karyawan non staff. Pembagian waktu kerja menjadi 3 (tiga) shift, yaitu shift pertama mulai pukul 07.00 – 15.00 WIB, shift kedua dimulai pada pukul 15.00 – 23.00 WIB, dan shift ketiga dimulai pada pukul 23.00 – 07.00 WIB. Sistem upah kerja untuk karyawan produksi PT NIC berdasarkan pada Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku di Cikarang, Bekasi. Gaji pokok
29
ditetapkan berdasarkan jabatan, golongan, pendidikan, keahlian, prestasi dan pengalaman kerja. Selain gaji pokok, karyawan juga mendapatkan tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan premi hadir, tunjangan transportasi dan tunjangan hari raya. Sistem penggajian dilakukan pada setiap bulannya. 4.2. Identifikasi Rantai Pasokan Pada penyediaan bahan baku perusahaan, PT NIC harus mampu menyediakan kebutuhan dengan cepat agar proses produksi tidak terhambat. Komunikasi antara PT NIC dengan pemasok harus berjalan dengan baik, agar pemenuhan kebutuhan untuk proses produksi berjalan baik. Pemakaian bahan-bahan untuk proses produksi RTS berasal dari dalam maupun luar negeri. Bahan pengemas seperti kwick lock, yaitu segel untuk mengunci kemasan roti PT NIC agar roti yang diproduksi tidak terkontaminasi diimpor dari Malaysia dan Australia. Pemesanan kwick lock dilakukan dengan waktu tunggu yang cukup lama yaitu 3 (tiga) bulan dengan jumlah besar. Waktu pengiriman bahan baku juga ditentukan dan dipengaruhi oleh kapasitas gudang dan kebutuhan produksi. Bahan baku utama seperti terigu dikirim setiap hari. Sedangkan bahan baku lainnya seperti garam rata-rata 3 (tiga) kali dalam seminggu dan calcium provionat rata-rata 1 (satu) kali dalam seminggu. Frekuensi kedatangan bahan baku ditentukan berdasarkan kontrak kerjasama yang dilakukan oleh PT NIC dengan pemasok. Pemasok yang bekerja sama dengan PT NIC tahun 2011 antara lain PT Bogasari, PT Jaya Fermex, PT Adyaceda, PT Sumber Laut, dan lain-lain. Beberapa pemasok yang menyediakan lebih dari satu bahan baku diantaranya adalah PT Adyaceda dan PT Jaya Fermex. Hal tersebut bisa membuat pemasok yang terlibat semakin sedikit, karena dengan sedikitnya pemasok yang terlibat dalam rantai pasokan, maka kontrak kerjasama dapat lebih ditingkatkan dan loyalitas dari pemasok dapat meningkat. Walaupun demikian, PT NIC sendiri memiliki beberapa alternatif pemasok. Hal ini dilakukan untuk mengurangi ketergantungan pada satu pemasok saja dan kebijakan tersebut dilakukan agar tidak ada permainan harga dari pemasok.
30
Gambar 7 memperlihatkan identifikasi rantai pasok yang dilakukan pada PT NIC dan Gambar 8 menunjukkan aliran barang, finansial dan informasi pada rantai pasokan PT NIC. Pada Tabel 4 diperlihatkan jenis bahan baku yang digunakan untuk produksi RTS dan pemasok yang terlibat pada PT NIC.
Supermarket
Minimarket K O N S U M E N
Pemasok lokal: 1. PT Bogasari 2. PT Jaya Fermex 3. PT Sumber laut 4. PT Nusa Indah 5. PT Super Exim 6. PT Sumber Roso 7. PT Antar Tirta 8. PT Supernova 9. PT Perkasa Teknik 10. PT Puratos 11. PT Halim Sakti 12. PT Adyaceda 13. PT Sinar Meadow
Distribution Channel PT NIC (Dept. SCM)
Sales Office Institusi Pemerintah Agen
Pemasok internasional: 1. Kwick lock Australia 2. Kwick lock Malaysia
Sample
Gambar 7. Identifikasi rantai pasokan PT NIC (PT NIC, 2011)
Konsumen Akhir
Dept. SCM
Produksi
Sales Office
Pemasok
Purchasing
Agen & Regular Outlet
PT NIC Keterangan: Aliran Barang Aliran Informasi
Aliran Finansial
Gambar 8. Skema aliran barang, finansial, dan informasi pada rantai pasok PT NIC (PT NIC, 2011)
31
Tabel 4. Bahan baku dan pemasok untuk produksi RTS di PT NIC No. Bahan Baku Pemasok Lokal 1 Tepung Terigu 2 Ragi 3 Garam 4 Gula
Nama Perusahaan PT Bogasari PT Jaya Fermex PT Sumber Laut PT Nusa Indah
5
Milk Skim Powder
PT Sumber Roso PT Antatirta
6
Shortening
PT Sinar Meadow
7 8 9
Palmia Olex
PT Adyaceda PT Adyaceda
10
Bread Improver
11 12
Shortening Vegetable Oil
PT Sinar Meadow PT Sinar Meadow PT Adyaceda
13
Malinda Baker Fat
PT Adyaceda
Coding Foil Roti Tawar Etiket RTS
PT Perkasa Teknik PT Super Exim PT Supernova PT Puratos
PT Jaya Fermex
Pemasok Luar Negeri 1 Kwick Lock
PT Kwick Lock Ltd Australia PT Kwick Lock Ltd Malaysia
Sumber : PT NIC (2011)
Peluang terjadinya suatu permasalahan pada rantai pasokan sangat besar, dari masalah pengiriman bahan baku oleh pemasok sampai pada pengiriman produk ke konsumen. Berikut ini adalah identifikasi permasalahan rantai pasok pada PT NIC berdasarkan pengamatan langsung dan wawancara: 1.
Pengiriman bahan baku mengalami keterlambatan, disebabkan oleh: a. Masalah transportasi, seperti transportasi pemasok tidak tersedia, dan kemacetan lalu lintas. b. Pihak PT NIC terlambat dalam pemberian PO kepada pemasok.
2.
Pengiriman bahan baku terlalu cepat dari yang dijadwalkan oleh pemasok, disebabkan oleh keterbatasan sarana transportasi pemasok, sehingga pemasok memaksakan untuk melakukan pengiriman sebelum waktu yang dijadwalkan.
3.
Ketidaksesuaian jumlah dan jenis bahan baku yang dikirimkan pemasok, disebabkan oleh beberapa bahan baku yang rusak selama perjalanan menuju PT NIC, contohnya telur pecah, ragi rusak, dan lain-lain.
32
4.
Keterlambatan pengiriman produk ke distributor dan konsumen, disebabkan oleh: a. Keterlambatan atau pengiriman bahan baku terlalu cepat oleh pemasok sehingga terjadi perubahan jadwal produksi. b. Proses produksi tidak berjalan dengan lancer yang diakibatkan oleh adanya hal-hal yang tidak diduga seperti kerusakan mesin dan lain-lain. Berdasarkan pembahasan di atas, terlihat bahwa permasalahan pada rantai
pasokan PT NIC terdapat pada proses penyaluran bahan baku oleh pemasok, ketidaksesuaian bahan baku yang dikirimkan pemasok, dan penyaluran produk dari PT NIC ke distributor dan konsumen. Masalah-masalah tersebut akan menyebabkan terganggunya proses produksi dari rencana yang telah ditetapkan. 4.2.1 Analisis Proses Pengadaan dan Pembelian Bahan Baku Mekanisme pengadaan bahan baku yang dilakukan PT NIC yaitu dengan melihat persediaan bahan baku yang ada di gudang setiap hari (stock opname daily), kemudian secara periodik bagian PPIC akan menganalisa persediaan perbandingan dengan menggunakan software System Application Product in Data Processing (SAP). Apabila di dalam planning sheet Began on Hand (BOH) sudah menunjukan mendekati lead time pemesanannya maka bagian PPIC akan mengeluarkan Purchase Requisition (PR) ke bagian Purchasing yang akan mengeluarkan PO untuk pemesanan barang kemudian di release oleh bagian Accounting. Pemakaian bahan-bahan untuk proses produksi RTS berasal dari dalam maupun luar negeri. Sistem pembelian bahan baku yang dilakukan PT NIC melalui beberapa proses, yaitu: a.
Team Sales mengeluarkan Order to Factory (OTF) kepada Bagian PPIC.
b.
Bagian PPIC melakukan perhitungan Material Requirement Planning (MRP) atas dasar Order To Factory (OTF) yang telah dibuat.
c.
Berdasarkan perhitungan MRP maka bagian PPIC akan menerbitkan PR untuk bahan baku meminta persetujuan dari Manager SCM.
33
d.
Apabila PR tersebut disetujui maka akan diberikan kepada Bagian Purchasing. Bagian Purchasing akan mencari pemasok dan melakukan negosiasi dengan surat penawaran barang berikut harga, perincian spesifikasi dan term of payment.
e.
Bagian Purchasing kemudian membuat Canvas Sheet minimal beberapa pemasok yang akan dibandingkan untuk spesifikasi barang yang sama.
f.
Bagian Purchasing kemudian menerbitkan form Purchase Order (PO) pada modul purchase order sub- menu purchase order entry.
g.
Setelah menerbitkan PO, bagian Purchasing melakukan pengisian kolom kuantitas dan harga sesuai permintaan dan melakukan posting ke sistem Accpac lalu mengirim form PO.
h.
PO kemudian dikirim kepada pihak manajemen terkait, yaitu Departemen Keuangan dan General Manager untuk meminta persetujuan.
i.
Apabila PO disetujui oleh pihak manjemen sesuai dengan ketentuan, maka dilakukan pemesanan bahan baku dengan mengirimkan PO ke pemasok yang dipilih.
j.
Apabila PO yang diterima oleh pemasok disetujui, maka pengiriman bahan baku dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
k.
Bahan baku yang telah dikirim oleh pemasok akan diterima oleh Bagian Bahan Baku untuk diperiksa apakah barang yang dikirim sesuai dengan PO yang dikirim beserta keadaan dari bahan baku yang dikirim. Proses pembelian bahan baku ini sesuatu yang sangat penting karena apabila
terjadi keterlambatan terhadap bahan baku dapat mengganggu proses produksi dan berdampak pada tidak terpenuhinya kebutuhan konsumen. Bagan proses pembelian bahan baku dapat dilihat pada Gambar 9.
34
Departemen PPIC
Departemen Purchasing
Bagian Gudang Bahan Baku
Pemasok
Proses Persetujuan
OTF Lengkap
Proses MRP
Persetujuan
Proses menerbitkan
Proses menerbitkan
Purchase Order
Purchase Requisition
Proses Verifikasi
Didaftarkan untuk persetujuan
Setuju?
Tidak Setuju?
Tidak
Ya
Proses Penerimaan
Disetujui Ya
Konfirmasi Pemesanan Proses Persetujuan
Didaftarkan untuk persetujuan Setuju?
Tidak Ya
Persiapan pengiriman PO
Pengiriman PO ke pemasok via fax
Ya
Tidak
Setuju?
Penerimaan PO
Sumber: PT NIC (2011)
34
Gambar 9. Bagan alir proses pembelian bahan baku PT NIC
35
4.2.2 Analisis Proses Pengendalian Bahan Baku Bahan baku yang dipakai oleh PT NIC diperoleh dari pemasok lokal dan internasional. Tahapan Instruksi Kerja Penerimaan Bahan Baku (Incoming RM/ Raw material) : 1. Setiap kedatangan bahan baku atau kemasan, petugas QA yang ditunjuk melakukan pemeriksaan terhadap jumlah serta satuan kedatangan barang seperti karton, sak, pack, jerigen dan lain-lain serta memeriksa surat jalan dari pemasok. 2. Setelah mengetahui jumlah kedatangan barang maka dilakukan sampling untuk memeriksa sampel yang dilakukan sesuai dengan prosedur sampling dan Table Military Standard. Sistem inspeksi
bahan baku yang masuk
memiliki pengecualian yaitu untuk bahan baku bulk seperti tepung terigu. 3. Menyiapkan lembar inspeksi (Incoming RM Inspection Report) yaitu pemeriksaan kualitas bahan baku dan atau kesesuaian parameter peneriksaan dengan Certificate of Analysis (COA). 4. Mengisi hasil pemeriksaan pada lembar tersebut. Bahan baku dan kemasan yang telah dibuka kemasannya untuk keperluan pemeriksaan harus ditutup kembali dengan baik untuk mencegah kontaminasi dan penurunan kualitas. Selain itu, menempelkan stiker “Quality Inspection” pada kemasan bahan baku dan kemasan. 5. Menentukan jumlah penolakan dan penerimaan bahan baku dan kemasan dengan berpedoman pada Table Military Standar. a. AC: Acceptable Number yaitu bilangan yang menunjukkan jumlah bahan baku yang tidak mengakibatkan penolakan seluruh bahan yang dikirim, melainkan penolakan hanya terhadap bahan baku dan kemasan yang tidak sesuai saja. b. RE: Rejection Number yaitu bilangan yang menunjukkan jumlah bahan baku dan kemasan yang tidak sesuai yang mengakibatkan penolakan seluruh bahan yang dikirim. 6. Setiap penolakan RM dibuat surat keluhan tertulis oleh bagian QA dan didistribusikan ke purchasing, PPIC dan pemasok.
36
7. Setelah dapat dipastikan jumlah bahan baku dan kemasan yang dapat diterima, maka akan diterbitkan surat penerimaan (Receiving Slip) oleh bagian gudang bahan baku. Petugas QA yang ditunjuk membubuhkan stempel “QC Passed” pada Receiving Slip dan surat jalan. Stempel QC passed harus dilengkapi dengan nama, paraf dan tanggal penerimaan oleh petugas sebagai bukti bahwa bahan baku dan kemasan telah lolos dari pemeriksaan kualitas pada saat kedatangan. Bagan Proses Penerimaan bahan baku PT NIC dapat dilihat pada Gambar 10.
Bahan baku datang
2. Diperiksa barang yang diterima sesuai jumlahnya. 3. Memeriksa surat jalan dari pemasok.
Melakukan sampling
Menyiapkan lembar inspeksi (Incoming RM Inspection Report)
Mengisi hasil pemeriksaan
Tidak OK Ya
Menentukan jumlah penolakan dan di distribusikan kepada purchasing, PPIC, dan pemasok
Penerbitan surat penerimaan (receiving slip) oleh bagian gudang bahan baku
Gambar 10. Mekanisme penerimaan bahan baku (PT NIC, 2011)
37
4.2.3 Proses Produksi RTS Sistem produksi di PT NIC termasuk jenis produksi kelompok (batch), yaitu memproduksi dalam kelompok-kelompok yang memiliki kisaran berat tertentu berdasarkan jumlah bahan baku yang digunakan. Proses produksi untuk suatu kelompok roti tidak menunggu kelompok roti sebelumnya selesai, tetapi dilakukan secara kontinyu dengan tujuan untuk memaksimalkan penggunaan alat dan mempersingkat waktu kerja. PT NIC memproduksi berbagai jenis roti yaitu roti tawar (white bread), roti manis (sweet bread), atau roti isi (filled bread), roti krim (sandroll), roti sobek (tear of bread), roti burger (bun bread), roti plain roll dan remah roti (bread crumb). Tabel 5 menyajikan berbagai jenis dan kode roti yang diproduksi oleh PT NIC. Tabel 5. Produk roti PT NIC No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Jenis Roti Roti Tawar Spesial Roti Tawar Kupas Roti Tawar Gandum Roti Cokelat Chips Roti Isi Sarikaya Roti Isi Strawberry Roti Isi Cokelat Roti Isi Keju Roti Isi Kelapa Roti Isi Cokelat Keju Roti Isi Beef Barbeque Roti Isi Chicken Teriyaki Roti Isi Krim Cokelat Roti Isi Krim Mocca Roti Isi Krim Cokelat Vanilla Roti Isi Krim Keju
Kode RTS RKU RTG RCC ISK IST ICK IKJ IKL ICC IBQ ICT SRC SRM SCV SCC
No 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32
Jenis Roti Roti Sobek Cokelat Srikaya Roti Sobek Cokelat Cokelat Roti Sobek Cokelat Keju Roti Sobek Isi Cokelat Strawberry Roti Sobek Isi Cokelat Nanas Roti Sobek Isi Cokelat Blueberry Sandwich Cokelat Sandwich Peanut Unbreanded Burger Roti Kasur Keju Roti Plain Roll Roti Burger SR Roti Burger Wijen Chiffon Cake Pandan Chiffon Cake Cokelat Chiffon Cake Strawberry
Kode TCS TOC TCC TST TCN TCB SCK SAP UBB RKJ PR BUR BWI CCP CCC CCS
Sumber : PT NIC (2011)
Proses produksi RTS di PT NIC yang terdiri dari beberapa tahap proses pembuatan yaitu: 1.
Scalling Scalling adalah proses penimbangan dan penyiapan bahan baku.
Penimbangan bahan baku dilakukan berdasarkan formula yang dikeluarkan oleh Sub Departemen Product Development. Bahan baku yang telah ditimbang diperiksa oleh petugas Quality Control (QC), kemudian dibungkus rapi plastik dan disimpan atau diletakkan dalam krat sebelum diserahkan ke bagian produksi.
38
Penyiapan bahan baku memerlukan waktu ± 10 jam. Dalam 1 (satu) hari terdapat 2 (dua) kali serah terima bahan baku kepada produksi. Estimasi waktu yang diperlukan untuk melakukan proses penimbangan dan penyiapan bahan baku adalah sebagai berikut: Pukul 07.00 – 15.00 WIB dilakukan penyiapan bahan baku, pukul 15.00 – 16.00 WIB (rit 1) dilakukan serah terima bahan baku untuk produksi pada pukul 17.00 dan pukul 22.00 – 23.00 WIB (rit 2) dilakukan serah terima bahan baku untuk produksi pukul 23.00 WIB. 2.
Sponge Mixing Proses pengadukan dalam pembuatan adonan roti di PT NIC dilakukan
dalam dua tahapan proses yaitu sponge dan dough mixing. Sponge mixing adalah proses pengadukan pertama, yaitu bahan baku diaduk agar tercampur secara merata. Pembentukan sponge meliputi pencampuran sebagian adonan seperti ragi, terigu (yang dialirkan dari silo), air, softer, emulsifier dengan waktu pengadukan selama 5 menit (low speed selama 3 menit dan high speed 2 menit) dengan suhu sekitar ± 23°C. Tujuan dari proses sponge mixing adalah untuk mencampurkan bahan baku serta memperbanyak sel secara merata untuk menimbulkan aroma atau karakteristik dari adonan. 3.
Fermentasi Setelah adonan sponge terbentuk kemudian dibawa menggunakan box
menuju ke ruangan fermentasi awal dan difermentasi selama 2,5 jam pada suhu 27,75°C. Fermentasi adalah proses pemecahan karbohidrat dengan bantuan mikroorganisme menghasilkan gas CO2, alkohol, dan asam. 4.
Dough Mixing Dough mixing merupakan proses pengadukan kedua. Setelah difermentasi
dan adonan mulai mengembang, adonan mengalami proses pengadukan kedua dengan penambahan terigu, gula, garam, skim milk powder, calcium, full cream, shortening, dan Palmia BOS untuk dicampur manjadi adonan dough dengan waktu mixing 9 (sembilan) menit. Standar
proses mixing tersebut dibuat
berdasarkan hasil riset dari bagian Pengembangan Produk dari Departemen Product Development and Quality Assurance (PDQA).
39
5.
Floor Time Floor time adalah proses pengistirahatan adonan, adonan yang sudah
terbentuk didiamkan sejenak selama lima menit. 6.
Dividing Proses dividing adalah pemotongan adonan dengan berat sesuai dengan
standar adonan (memperkecil ukuran sesuai dengan standar, menjaga konsistensi berat adonan). Setelah adonan melewati masa floor time kemudian adonan tersebut dinaikkan ke dalam devider yang secara bertahap akan memotongmotong adonan sesuai dengan berat yang sudah ditetapkan. Persyaratan standar proses make up (pemotongan adonan) di PT NIC dapat dilihat pada pada Tabel 6. Tabel 6. Standar proses make up roti tawar (dividing) PT NIC Jenis Roti
Kode
Roti Tawar Spesial Roti Tawar Gandum Roti Cokelat Chips Roti Tawar Kupas Sumber : PT NIC (2011)
RTS RTG RCC RKU
7.
Devider Speed (Stoke/menit) 17 16 15 16
Berat (gram) 337,5 ± 2,5 315,0 ± 2,5 313,0 ± 2,5 337,5 ± 2,5
Floor Time (menit) 5 5 5 5
Rounding Rounding adalah proses pembulatan adonan sehingga membentuk lapisan
tipis pada permukaan adonan, kemudian adonan tersebut masuk ke dalam wadahwadah pada mesin Over Head Proofing (OHP) sebagai proses intermediate proofing, yaitu proses relaksasi adonan atau pengistirahatan adonan sehingga adonan mudah untuk dibentuk, dengan waktu 17 – 18 menit. 8.
Sheeting Proses sheeting yaitu proses pemipihan adonan yang bertujuan agar gas
yang terbentuk tersalurkan secara merata pada adonan sehingga produk akhir yang dihasilkan memiliki pori-pori yang halus dan seragam. 9.
Moulding Setelah adonan melalui proses sheeting kemudian adonan dibentuk sesuai
dengan bentuk produk akhir yang diinginkan yang disebut dengan proses moulding.
40
10.
Panning Panning adalah proses peletakkan adonan pada loyang dengan posisi
rekatan adonan di bagian bawah. 11.
Final Proofing Adonan yang sudah masuk ke dalam loyang kemudian disusun ke dalam rak
dengan jumlah penyusunan pada berjumlah 5 (lima) baris dan disimpan di dalam ruang fermentasi dengan suhu 38°C dan kelembapan ruangan 80 persen selama 50 menit. Fermentasi ini merupakan fermentasi akhir yaitu untuk mengembangkan adonan hingga mencapai volume yang diinginkan. Pada waktu fermentasi terkadang adonan lambat mengembang, oleh karena itu waktu tidak selalu mempengaruhi pengembangan adonan, PT NIC mempunyai indikator selain waktu untuk mengetahui selesainya proses fermentasi yaitu dengan ketinggian adonan ± 80 persen dari tinggi loyang. 12.
Baking Baking merupakan proses pemanggangan adonan. Adonan yang sudah
melewati proses fermentasi yang kedua di masukkan ke dalam oven dengan suhu 150°C untuk Zone I, Zone II 165°C dan Zone III 170°C selama 35 menit 33 detik 13.
Deppaning Setelah roti keluar dari oven, maka roti sudah matang dan dilakukan proses
pengeluaran roti dari cetakannya proses ini disebut deppaning. 14.
Cooling Roti yang telah matang selanjutnya didinginkan dalam suhu ruang dengan
cooling conveyor dan roti berputar-putar mengikuti aliran conveyor selama ±4 jam sampai roti bersuhu 33 ± 2°C. Proses cooling tersebut bertujuan agar mempermudah proses slicing (proses pemotongan roti) tanpa adanya kerusakan serta mencegah kondensasi setelah produk dikemas. Kadar air yang hilang selama pendinginan sekitar 2 – 3%. 15.
Sortasi Sortasi adalah proses pemisahan produk RTS yang tidak sesuai dengan
standar PT NIC contohnya roti penyok atau bentuk roti tidak sesuai ukuran standar RTS PT NIC.
41
16.
Slicing Proses slicing adalah proses pemotongan RTS setelah pendinginan. Pada
RTS pemotongan dilakukan hingga roti menjadi 10 irisan. Persyaratan standar proses slicing (pemotongan produk akhir) PT NIC dapat dilihat pada Tabel 7. Tabel 7. Standar proses make up roti tawar (slicing) PT NIC Jenis Roti
Kode
Roti Tawar Spesial Roti Tawar Gandum Roti Cokelat Chips Roti Tawar Kupas Sumber : PT NIC (2011)
RTS RTG RCC RKU
17.
Jumlah Slice/Pack 10 10 10 10
Target Berat Bersih (gram) Standard Minimum 370 359 366 355 275 267 200 194
Packaging Setelah proses slicing RTS selesai dan sesuai dengan ukuran standar roti,
proses selanjutnya adalah proses pengemasan roti. Roti yang sudah berada dalam kemasan disegel dan dikunci menggunakan kwick lock. Proses pengemasan ini dilakukan
agar
roti
yang
sudah
dikemas
tidak
terkontaminasi
dan
mempertahankan kadar air dalam produk. Standar proses pengemasan roti tawar di PT NIC selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 8. Tabel 8. Standar proses pengemasan roti tawar PT NIC Jenis Roti
Kode
Roti Tawar Spesial Roti Tawar Gandum Roti Cokelat Chips Roti Tawar Kupas Sumber : PT NIC(2011)
RTS RTG RCC RKU
Cooling Time (Jam) 2 – 2,5 2 – 2,5 2 – 2,5 4–5
Temperatur Roti (°C) 33 – 37 33 – 37 33 – 37 < 28
Kadaluwarsa (Hari) H+5 H+5 H+5 H+5
Pemakaian kwick lock yang berwarna bertujuan agar mempermudah dalam membedakan tanggal kadaluwarsa produk yang berada di pasaran dan agar lebih terlihat produk mana yang masih fresh dan produk mana yang sudah melewati tanggal kadaluarsa harus sudah ditarik. Pemakaian kwick lock didasarkan pada hari produksi yaitu: Senin berwarna kuning, Selasa berwarna biru, Rabu berwarna merah, Kamis berwarna hijau, Jumat berwarna oranye, Sabtu berwarna cokelat, dan Minggu berwarna putih.
42
18.
Metal detecting Produk yang sudah terkemas dilewatkan ke alat metal detector (pendeteksi
logam) untuk mendeteksi apabila terdapat campuran logam dalam produk. Hal ini dikarenakan untuk menghindari adanya bahaya logam yang masuk ke dalam adonan yang bisa berasal dari mesin produksi, loyang dan lain sebagainya. 19.
Sortasi II Proses ini adalah pemisahan produk RTS yang telah dikemas atau dalam
pengemasannya tidak sesuai standar dan kebijakan PT NIC, contohnya dalam penguncian kwick lock terkadang sering tidak terkunci rapat atau kemasan yang rusak proses tersebut dilakukan oleh bagian Quality Control. 20.
Kratting Produk yang telah melewati proses sortasi yang kedua kemudian disimpan
di dalam krat-krat dan siap untuk didistribusikan, proses ini disebut kratting. 21.
Finish Goods Produk akhir yang sudah dikemas dan disimpan di krat sesuai dengan
Standard Operating Procedure (SOP), kemudian dilakukan serah terima dari bagian Produksi ke bagian Gudang Finish Goods (FG) dan dilakukan proses penyimpanan sementara untuk setiap jenis produk. Sebelum roti didistribusikan ke pelanggan, terlebih dahulu harus dilakukan proses picking, yaitu pemisahan dan pengelompokkan roti sesuai dengan permintaan pelanggan, berdasarkan pada pesanan yang ada. Proses picking produk akhir harus sesuai dengan estimasi yang merupakan data permintaan aktual dari konsumen. Selanjutnya dilakukan proses loading yaitu gudang mengeluarkan barang berdasarkan Delivery Note (DN) atau surat jalan yang disediakan oleh Administration Sales. Pada saat yang sama juga ada proses unloading artinya menerima barang dari luar atau konsumen yang akan dicocokan antara fisik dengan Delivery Note atau Nota Pengembalian Barang. Langkah-langkah dalam proses serah terima roti antara bagian Produksi – Gudang FG yaitu: 1. Roti keluar dari produksi dilakukan pencatatan dan penghitungan pada Product Output Control (POC).
43
2. Roti yang sudah terhitung dan tercatat ditempatkan sesuai jenis, rasa dan tempat penempatannya berdasarkan kriteria roti yaitu: penempatan roti fresh, penempatan roti First In First Out (FIFO), penempatan roti H+2, penempatan roti saat dilakukan receiving. Dalam penyimpanan finish goods seringkali terdapat kelebihan persediaan akibat kelebihan produksi. Jumlah stock berlebih tersebut biasanya sisa poduk hari sebelumnya ditambah dengan POC setelah dikurangi produk yang didistribusikan tiap 24 jam. Waktu penyimpanan maksimum stock adalah 2 (dua) hari dikarenakan usia roti hanya 5 (lima) hari dari tanggal produksi. Peta proses operasi pembuatan RTS di PT NIC ditunjukkan pada Gambar 11.
44
PETA PROSES OPERASI Nama Obyek
: Roti Tawar Spesial
Dibuat Oleh
: Eka Astriani
Tanggal Dipetakan
: 20 Juli 2011
O.1 = Penimbangan Bahan Baku dan Persiapan 10 jam I.1
= Pemeriksaan Penimbangan
O.2 = Sponge Mixing
5’ 2,5 jam
O.3 = Fermentasi
9’
O.4 = Dough Mixing
5’
D.1 = Floor Time
5’
O.5 = Dividing
5’
O.6 = Rounding
13’
D.2 = Intermediate Proofing
5’
O.7 = Sheeting
30’
O.8 = Moulding
15’
O.9 = Panning
1
Gambar 11. Peta proses operasi pembuatan RTS di PT NIC
45
1 60’
35’ 33”
30’
2,5 jam
D.3 = Final Proofing
O.10 = Baking
O.11 = Depanning
D.4 = Cooling
10’
I.2
30’
O.12 = Slicing
30’
O.13 = Packaging
15’
I.3
= Metal Detecting
10’
I.4
= Sortasi
20’
O.14 = Krating
= Sortasi
S.1 = Storage Finish Goods
Ringkasan = Total Kegiatan
= 14
Total Waktu = 20 jam 32 menit 33 detik
= 4 = 4 = 1
Lanjutan Gambar 11. Peta proses operasi pembuatan RTS di PT NIC
46
4.2.4 Distribusi Proses distribusi dilakukan dengan bantuan perusahaan rekanan yang diatur untuk mendistribusikan ke masing-masing wilayah distribusi. Distribusi menggunakan truk berukuran sedang pengiriman ke distributor dapat dilakukan hanya sekali atau beberapa transit tergantung dari distributor yang dituju. Setiap armada truk transit hanya di outlet untuk Distribution Channel (DC) dan stock point. Sedangkan untuk RO dan institusi, setiap armada transit bisa mendistribusikan lebih dari 8 (delapan) outlet. Sedangkan untuk agen, setiap armada truk transit di 3 atau 4 outlet, hal ini disebabkan jumlah pesanan dari setiap outlet berbeda. Produk yang telah sampai kepada distributor, pada hari yang sama juga disalurkan ke konsumen akhir. Perusahaan rekanan untuk proses distribusi tersebut antara lain PT Bangun Putra Karawang (BPK), PT Adira Logistic dan PT. Wira Logistic (Astriani, 2009). 4.2.5 Aliran Informasi Aliran informasi merupakan hal yang wajib dan dibutuhkan dilakukan oleh PT NIC, baik informasi yang diperoleh dari pemasok maupun pelanggan. Hal yang pertama yaitu komunikasi dengan pelanggan, dilakukan dengan penyebaran informasi produk dengan mengirimkan contoh produk, informasi produk dan perusahaan. Hal selanjutnya adalah komunikasi dengan pemasok. Teknik komunikasi PT NIC dengan pemasok antara lain: setiap bulan bagian QC bahan baku mendatangi pemasok untuk memeriksa dan mengaudit pemasok, mengirimkan PO kepada pemasok, seperti jenis produk, jumlah produk yang dipesan, hingga tanggal pengiriman dan penerimaan produk dari pemasok. Alat komunikasi yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pemasok adalah berupa telepon, faximile, dan surat elektronik (Astriani, 2009). PT NIC melakukan kontrak dengan pemasok per 1 (satu) tahun yang bertujuan untuk efisiensi biaya karena adanya potongan harga. Kontrak tersebut hanya berlaku untuk bahan baku tertentu saja, seperti keju, cokelat dan tepung. Kontrak tersebut akan diperbaharui kembali setelah 1 (satu) tahun dengan mengkaji hasil yang diperoleh pada tahun sebelumnya. Kontrak dapat dilakukan untuk membuat kesepakatan frekuensi kedatangan bahan baku dalam jumlah yang lebih kecil untuk setiap pengirimannya. Selain itu, masalah kualitas dapat
47
ditingkatkan dari pihak pemasok sehingga perusahaan dapat mengurangi salah satu tindakan pemborosan yaitu dengan melakukan pemeriksaan terhadap bahan yang datang. Pemeriksaan penerimaan bahan yang datang dapat dikurangi atau mungkin dapat dihilangkan apabila pemasok bertanggung jawab penuh terhadap kualitas bahan baku yang disepakati dalam kontrak yang lebih efektif dan efisien. Dalam kasus yang ditemui di lapangan saat terjadi ketidaksesuaian berat, jumlah atau kerusakan material yang datang, diperlukan waktu menunggu untuk memutuskan apakah bahan baku diterima atau tidak. Dengan adanya kontrak jangka panjang dapat diatur dan disepakati mengenai penanganan kasus tersebut, sehingga tidak terjadi waktu menunggu yang cukup lama (Astriani 2009). 4.2.6 Sistem Pembayaran Bahan Baku dan Produk Pembayaran kepada pemasok dilakukan dengan menggunakan jasa perbankan. Pembayaran oleh PT NIC kepada pemasok baik lokal maupun luar negeri dilakukan 1 (satu) bulan setelah bahan baku diterima. Pembayaran dilakukan secara satu kali bayar setelah dilakukan pengecekan bahan baku dan faktur pembelian. Tukar tagihan pada PT NIC dilakukan setiap tanggal 10 dan 25 setiap bulannya. Sistem pembayaran oleh distributor dan konsumen dilakukan secara transfer ke rekening bank milik PT NIC. Pembayaran oleh distributor dilakukan setelah penghitungan jenis roti yang dikirimkan dan yang dikembalikan. Sedangkan untuk institusi tidak ada pengembalian roti. Hal yang serupa juga berlaku untuk agen, kecuali sedang ada promosi jenis roti baru oleh PT NIC. Jangka pembayaran adalah 30 hari untuk Channels Dc and Ro (supermarket, minimarket, dan P&D). Pembayaran untuk agen dan institusi dilakukan dalam jangka waktu 5 (lima) hari (Astriani, 2009).
48
4.3. Analisis Pemilihan Pemasok, Kriteria-kriteria, dan Subkriteria bahan baku yang sudah ditetapkan oleh PT NIC dalam Memilih Pemasok RTS Kriteria pemilihan pemasok merupakan hal yang dipertimbangkan oleh PT NIC dalam memilih perusahaan sebagai rekanan kerjasama untuk memasok bahan baku yang diperlukan. Tujuan utama pemilihan pemasok yaitu agar didapatkan kontinuitas produksi, keterjaminan kualitas bahan baku, dan juga kualitas produk yang dihasilkan. 4.3.1 Identifikasi Kriteria Pemasok Pemasok yang memasok bahan-bahan ke PT NIC akan berhubungan langsung dengan bagian proses produksi. Oleh karena itu pemilihan pemasok yang akan bekerjasama dengan PT NIC dilakukan dengan hati-hati dan mengikuti prosedur pemilihan berikut ini: 1.
Sebelum melakukan pesanan pada pemasok baru, PT NIC melakukan audit pemasok terlebih dahulu untuk mengetahui kualitas perusahaan pemasok tersebut.
2.
PT NIC melakukan audit tentang status kehalalan dari bahan yang akan dipasok oleh pemasok melalui sertifikasi halal dari badan yang disetujui oleh Majelis Ulama Indonesia.
3.
Mengutamakan perusahaan yang telah memiliki sertifikat ISO. Akan tetapi tidak menutup kemungkinan bagi perusahaan yang belum memiliki sertifikat ISO dapat bekerjasama dengan PT NIC selama sistem yang dijalankan oleh perusahaannya berjalan dengan baik.
4.
Kesesuaian produk yang dihasilkan dari pemasok dengan kebutuhan perusahaan.
5.
Kesesuaian harga antara yang ditawarkan pemasok dengan kemampuan perusahaan.
6.
Referensi dari pihak ketiga atas kemampuan dan prestasi pemasok.
49
Pemilihan pemasok di PT NIC dilakuan dengan berbagai pertimbangan tertentu. Kriteria yang digunakan PT NIC dalam pemilihan pemasok RTS yaitu: 1. Kehalalan (P) Kriteria kehalalan merupakan kriteria yang penting dalam pemilihan pemasok RTS. Hal utama yang dipertimbangkan dalam pemilihan pemasok RTS di PT NIC karena bahan baku yang digunakan harus mempunyai sertifikat halal. Produk halal ialah produk yang memenuhi syarat kehalalan sesuai dengan syariat agama Islam. 2. Kualitas (Q) Kualitas merupakan salah satu kriteria yang dipertimbangkan dalam pemilihan pemasok RTS yang dilakukan oleh PT NIC. Pemasok RTS harus memberikan kualitas bahan baku yang terbaik untuk menghasilkan produk yang enak dan bergizi sesuai dengan slogan dari PT NIC itu sendiri. 3. Harga (R) Kriteria harga merupakan kriteria yang dipertimbangkan PT NIC dalam pemilihan pemasok bahan baku RTS. Harga sering kali merupakan salah satu penentu utama dalam menentukan pemasok. Hal ini karena harga bahan baku akan menentukan besar biaya produksi dan akhirnya mempengaruhi keuntungan yang akan diperoleh perusahaan dalam penjualan. 4. Ketersediaan Barang (S) Kriteria ini menunjukkan kemampuan pemasok dalam menyediakan bahan baku yang dipesan oleh PT NIC, baik itu memenuhi pesanan yang rutin ataupun pesanan mendadak. Kemampuan pemasok dalam menyediakan bahan baku jika PT NIC melakukan pesanan yang mendadak terkait dengan kapasitas persediaan yang dimiliki pemasok tersebut. PT NIC akan memilih pemasok dengan pengololaan manajemen persediaan yang baik. 5. Reputasi Pemasok (T) Reputasi pemasok merupakan kemampuan pemasok membangun citra yang baik sehingga dipercaya PT NIC untuk dipilih menjadi pemasok. Apabila reputasi pemasok tersebut baik maka secara otomatis PT NIC akan mempertimbangkannya untuk dijadikan pemasok tetap. Reputasi pemasok
50
terkait dengan perusahaan pemasok dan produknya sudah banyak dikenal, dan dipercaya oleh perusahaan. 6. Waktu Pengiriman (U) Ketepatan waktu pengiriman juga banyak dipertimbangkan PT NIC dalam pemilihan pemasok RTS. Ketepatan waktu pengiriman yang dimaksud adalah kemampuan pemasok dalam pengiriman bahan baku tepat waktu, tepat jumlah dan tepat sasaran, sehingga tidak mengganggu kelancaran kegiatan produksi PT NIC. 4.3.2 Identifikasi Sub Kriteria dalam Memilih Pemasok RTS a.
Sub Kriteria Untuk Kriteria Halal Sub kriteria yang dipertimbangkan adalah dokumen pendukung lengkap,
audit lapangan dan sertifikat kehalalan internasional yang diakui oleh Lembaga Pengkajian Pangan Obat-obatan dan Kosmetika Majelis Ulama Indonesia (LPPOM MUI). 1. Dokumen Pendukung Lengkap (P1) Kemampuan pemasok untuk menunjukkan dan menyediakan dokumen pendukung yang lengkap yang berhubungan dengan kehalalan bahan baku akan menjadi pertimbangan PT NIC untuk memilihnya menjadi pemasok bahan baku PT NIC. 2. Audit Lapangan (P2) Kemampuan pemasok untuk menunjukkan kesesuaian antara dokumen yang diberikan pemasok dengan kondisi aktual di lapangan yang berhubungan dengan kehalalan bahan baku juga merupakan faktor yang dipertimbangkan pemasok yang bersangkutan. 3. Sertifikasi kehalalan internasional yang diakui oleh (LPPOM MUI) (P3) Pemasok yang mempunyai sertifikat halal yang dikeluarkan atau diakui oleh LPPOM MUI akan memiliki peluang lebih baik untuk menjadi pemasok di PT NIC dibandingkan dengan pemasok yang tidak mempunyai sertifikat kehalalan produk.
51
b.
Sub Kriteria Untuk Kriteria Kualitas 1. Kesuaian bahan baku dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan (Q1) Perjanjian tertulis antara PT NIC dan pemasok mengenai spesifikasi bahan baku merupakan suatu pedoman bagi pemasok untuk menyediakan bahan baku seperti yang tertulis dalam perjanjian. Apabila pemasok sudah bisa memenuhi spesifikasi bahan baku maka PT NIC akan lebih mempercayainya untuk menjadi pemasok di PT NIC. 2. Kemampuan memberikan kualitas yang konsisten (Q2) Kemampuan pemasok untuk memberikan kualitas yang konsisten juga memperbesar peluang pemasok untuk terpilih menjadi pemasok yang akan digunakan PT NIC. Jika pemasok sudah bisa menyediakan bahan baku dengan kualitas konsisten maka akan membuat PT NIC akan lebih memprioritaskan pemasok tersebut dan akan menggunakan pemasok tersebut untuk jangka panjang jika mampu mempertahankan kualitas dengan konsisten. 3. Penyediaan bahan baku tanpa cacat dan babas bakteri (Q3) Kemampuan pemasok menyediakan bahan baku yang bebas dari cacat dan bebas bakteri akan memperbesar kemungkinan pemasok tersebut menjadi pemasok PT NIC.
c.
Sub Kriteria Untuk Kriteria Harga 1. Kesesuaian harga (R1) Kemampuan pemasok dalam memberikan harga yang sesuai dengan kulitas bahan baku yang ditawarkan, sehingga akan menarik minat PT NIC untuk memilihnya menjadi pemasok PT NIC. Harga bahan baku yang lebih mahal tidak menjadi masalah jika pemasok bisa menyesuaikan harga tersebut dengan kualitas bahan baku yang disediakan. 2. Kemampuan memberikan diskon (R2) Pemasok yang bisa memberikan potongan harga atau diskon kepada pelanggan yang memesan dalam jumlah tertentu akan menarik minat PT NIC untuk memilih pemasok tersebut. 3. Mekanisme pembayaran yang mudah (R3)
52
PT NIC akan lebih tertarik dengan pemasok yang bisa memberikan kemudahan dalam melakukan transsaksi. Jika pemasok bisa memberikan sistem pembayaran yang mudah baik itu jangku waktu pembayaran transaksi yang tidak rumit akan lebih disenangi PT NIC untuk menjadi pemasoknya. d.
Sub Kriteria Untuk Kriteria Ketersediaan Barang 1. Kemampuan memenuhi pesanan (S1) PT NIC akan memilih pemasok yang bisa memenuhi pesanan rutinnya. Jika perusahaan memiliki permintaan yang tinggi maka akan mencari pemasok yang skala produksinya besar untuk memenuhi pesanannya. 2. Persediaan untuk pesanan mendadak (S2) PT NIC kadang-kadang melakukan pesanan mendadak. Apabila PT NIC tidak mempunyai persediaan maka akan melakukan pemesanan bahan baku. Oleh karena itu, PT NIC akan mencari dan memilih pemasok bahan baku dengan manajemen persediaan yang baik agar bisa memenuhi pesanan mendadak dari PT NIC.
e.
Sub Kriteria Untuk Kriteria Reputasi Pemasok 1. Perusahaan pemasok dan produknya telah banyak dikenal (T1) Apabila perusahaan pemasok dan produknya banyak dikenal berarti salah satu alasannya adalah banyak perusahaan yang menggunakannya sebagai pemasok dan berarti pemasok tersebut mempunyai reputasi yang baik. 2. Dipercaya oleh perusahaan (T2) Kepercayaan sangat susah untuk didapatkan. Kepercayaam yang dimaksud disini merupakan bentuk keyakinan dari PT NIC pada pemasok. Misalnya PT NIC menggunakan pemasok Jaya Fermex, karena PT NIC percaya bahwa pemasok tersebut mampu memenuhi keinginan pelanggannya dan PT NIC merasa puas.
f.
Sub Kriteria Untuk Kriteria Waktu Pengiriman 1. Kemampuan mengirimkan pesanan tepat waktu (U1) PT NIC akan senang kepada pemasok yang mampu mengirimkan pesanan tepat waktu, karena dengan tepat waktu pesanan datang maka
53
kegiatan produksi juga bisa berjalan dengan lancar. Oleh karena itu sub kriteria ini perlu dipertimbangkan dalam memilih pemasok. 2. Lead time pengiriman yang singkat(U2) PT NIC akan lebih lebih cenderung memilih pemasok bahan baku yang memiliki waktu tunggu yang relatif singkat. Selain itu, waktu tunggu yang singkat akan menghemat biaya lain-lain. 3. Kemampuan menangani masalah sistem transportasi (U3) Kemampuan menangani masalah sistem transportasi adalah kemampuan pemasok dalam mengetahui masalah yang berhubungan dengan distribusi bahan baku dari perusahaan pemasok ke PT NIC. Bagaimana pemasok mencari jalan alternatif apabila jalan yang biasa digunakan rusak atau macet, akan tetapi bahan baku harus sampai tepat waktu. Hal ini penting untuk diperhatikan, sehingga perlu dipertimbangkan dalam memilih pemasok. Struktur hirarki pemilihan pemasok dapat dilihat pada Gambar 12.
54
Pemilihan Pemasok RTS di PT Nippon Indosari Corpindo
Goal
Kriteria
SubKriteria
Halal
Kualitas
Harga
Dokumen pendukung lengkap
Kesesuaian bhn baku dgn spesifikasi yg sudah ditetapkan
Kesesuaian harga
Audit lapangan
Sertifikat kehalalan internasio nal yang diakui LPPOM MUI
Pemasok
Kemampuan memberi kualitas yg konsisten
Kemampuan memberi diskon Mekanisme pembayaran yang mudah
Ketersediaan Barang
Kemampuan memenuhi pesanan Persediaan untuk pesanan mendadak
Reputasi Pemasok
Waktu Pengiriman
Perusahaan pemasok & produknya sudah banyak dikenal Dipercaya perusahaan
PT Jaya Fermex
Lead time pengiriman yang singkat Kemampuan menangani masalah sistem transporttasi
Penyediaan bhn baku tanpa cacat & bebas bakteri
PT Adyaceda
Kemampuan mengirim pesanan tepat waktu
PT Nusa Indah
Gambar 12. Struktur hirarki pemilihan pemasok RTS di PT NIC
4.3.3 Hasil Pengolahan Data Secara Horizontal Berdasarkan hasil pengolahan data secara horizontal pada tingkat kedua (kriteria) dengan metode PHA maka diperoleh bahwa kriteria yang paling berpengaruh dalam memilih pemasok bahan baku RTS pada PT NIC adalah kualitas dengan bobot 0,216. Bobot kriteria dan sub kriteria dapat dilihat pada Gambar 13 berikut.
55
Pemilihan Pemasok RTS di PT Nippon Indosari Corpindo
Goal
Kriteria
Halal
Kualitas
Harga
(0,192)
(0,216)
Ketersediaan Barang
(0,102)
(0,213)
Kesesuaian harga
Kemampuan memenuhi pesanan
Dokumen pendukung lengkap (0,415)
SubKriteria
Kesesuaian bhn baku dgn spesifikasi yg sudah ditetapkan
Audit lapangan
(0,333)
(0,344)
Kemampuan memberi kualitas yg konsisten
Sertifikat kehalalan internasio nal yang diakui LPPOM MUI (0,241)
(0,333)
Penyediaan bhn baku tanpa cacat & bebas bakteri
(0,336)
(0,542)
Kemampuan memberi diskon
Persediaan untuk pesanan mendadak
(0,210)
(0,458)
Mekanisme pembayaran yang mudah
Reputasi Pemasok
Waktu Pengiriman
(0,066)
(0,210)
Perusahaan pemasok & produknya sudah banyak dikenal
(0,416)
(0,712)
Dipercaya perusahaan
Lead time pengiriman yang singkat (0,291)
(0,288)
Kemampuan menangani masalah sistem transporttasi
(0,454)
(0,333)
Pemasok
Kemampuan mengirim pesanan tepat waktu
(0,293)
PT Adyaceda
PT Jaya Fermex
PT Nusa Indah
(0,333)
(0,337)
(0,328)
Gambar 13. Bobot kriteria dan sub kriteria berdasarkan metode PHA
Tabel 9 dan Tabel 10 berikut menunjukkan bobot dan prioritas untuk masingmasing kriteria dan sub kriteria pemilihan pemasok bahan baku RTS di PT NIC. Kriteria dan sub kriteria akan dibahas sebagai berikut. Tabel 9. Bobot dan prioritas elemen kriteria pemilihan pemasok RTS No 1 2 3 4 5 6
Kriteria Kualitas Ketersediaan Barang Waktu Pengiriman Halal Harga Reputasi Pemasok
Bobot 0,216 0,213 0,210 0,192 0,102 0,066
Prioritas 1 2 3 4 5 6
56
Tabel 10. Bobot dan prioritas elemen sub kriteria pemilihan pemasok RTS No 1
Kriteria Kualitas (Q)
2
Ketersediaan Barang (S)
3
Waktu Pengiriman (U)
4
Halal (P)
5
Harga (R)
6
Reputasi Pemasok (T)
a.
Sub Kriteria 1. Kesesuaian bahan baku dengan spesifikasi yang sudah ditentukan (Q1) 2. Konsistensi kualitas (Q2) 3. Penyediaan bahan baku tanpa cacat dan bebas bakteri (Q3) 1. Kemampuan memenuhi pesanan (S1) 2. Persediaan untuk pesanan mendadak (P2)
Bobot 0,333 0,333 0,333
Prioritas Sama PentingNya
0,540 0,460
1 2
1. Kemampuan mengirimkan pesanan tepat waktu (U1) 2. Leadtime pengiriman yang singkat (U2) 3. Kemampuan menangani masalah sistem transportasi (U3) 1. Dokumen pendukung lengkap (P1) 2. Audit lapangan (P2) 3. Sertifikasi kehalalan internasional yang diakui oleh LPPOM MUI (P3) 1. Kesesuaian harga (R1) 2. Kemampuan memberikan diskon (R2) 3. Mekanisme pembayaran yang mudah (R3) 1. Perusahaan pemasok dan produknya sudah banyak dikenal (T1) 2. Dipercaya Perusahaan (T2)
0,416 0,291 0,293
1 3 2
0,415 0,344 0,241
1 2 3
0,336 0,210 0,454
2 3 1
0,712 0,288
1 2
Kriteria Kualitas Kualitas merupakan kriteria yang menjadi prioritas pertama dengan bobot
0,216. Kriteria ini menjadi pertimbangan PT NIC untuk memilih pemasok bahan baku RTS di PT NIC. Hal ini disebabkan bahwa PT NIC sangat berkomitmen terhadap tingginya kualitas produk-produk yang dihasilkan. Kualitas bahan baku yang baik akan menghasilkan produk yang baik pula. Kriteria-kriteria yang menjadi prioritas selanjutnya dalam memilih pemasok bahan baku secara berturutturut adalah ketersediaan barang (0,213), waktu pengiriman (0,210), halal (0,192), harga (0,102) dan reputasi pemasok (0,066). Berdasarkan Tabel 11 juga dapat dilihat bahwa pada kriteria kualitas, sub kriteria kesesuaian bahan baku dengan spesifikasi yang sudah ditentukan, kemampuan memberikan kualitas yang konsisten dan penyediaan bahan baku tanpa cacat dan bebas bakteri memperoleh bobot yang sama yaitu 0,333. Hal ini menegaskan bahwa ketiga sub kriteria tersebut merupakan elemen yang penting
57
dalam pemilihan pemasok, karena tiga elemen tersebut sangat saling keterkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. b.
Kriteria Ketersediaan Bahan Baku Kriteria yang menjadi prioritas kedua adalah ketersediaan barang dengan
bobot 0,213. Pemasok harus mampu memenuhi pesanan PT NIC kapan saja, tidak hanya pesanan rutin yang dilakukan PT NIC. Perusahaan melihat apakah pemasok mampu menyediakan bahan baku apabila ada pesanan secara mendadak. Hal ini menjadi pertimbangan karena pada beberapa kondisi tertentu PT NIC akan melakukan permintaan mendadak terhadap bahan baku untuk memenuhi permintaan konsumen. PT NIC akan mencari pemasok yang bisa memenuhi permintaan pesanan dalam jumlah skala besar untuk memenuhi pesanannya. Sub kriteria yang menjadi prioritas pertama berdasarkan Tabel 11 adalah kemampuan memenuhi pesanan dengan bobot 0,542. Sedangkan untuk prioritas yang kedua adalah persediaan untuk pesanan mendadak dengan bobot 0,458. Pemasok yang bekerjasama dengan PT NIC harus siap dengan permintaan bahan baku yang mendadak atau diluar jadwal pengiriman yang sudah ditentukan. Jika pemasok tidak bisa memenuhi permintaan bahan baku yang mendadak maka PT NIC akan memeriksa buffer stock yang dimiliki oleh PT NIC di pabrik, selanjutnya dilakukan pemeriksaan stock bahan baku di gudang. Jika bahan baku tidak tersedia, maka PT NIC akan memesan ke pemasok yang lain. c.
Kriteria Waktu Pengiriman Kriteria prioritas ketiga adalah waktu pengiriman dengan bobot 0,210.
Waktu merupakan hal yang penting bagi perusahaan. PT NIC yang berada di Kawasan Industri Jababeka Cikarang sangat membutuhkan pemasok yang bisa mengirimkan pesanan tepat waktu ke lokasi perusahaan, agar jadwal produksi PT NIC dapat berjalan dengan lancar. Ketepatan waktu pengiriman bahan baku juga akan mempengaruhi ketepatan waktu PT NIC untuk memenuhi permintaan RTS di pasaran. Sub kriteria yang menjadi prioritas utama untuk kriteria ini adalah kemampuan mengirimkan pesanan tepat waktu. Besarnya bobot yang dihasilkan yaitu 0,416. Beberapa waktu pengiriman bahan baku RTS biasanya telah
58
disepakati oleh pemasok dan PT NIC contohnya untuk pengiriman terigu dan ragi dikirim dari hari senin sampai sabtu, untuk etiket RTS dikirim seminggu sekali. Sub kriteria dengan prioritas kedua dan ketiga berturut-turut adalah kemampuan mengatasi masalah sistem transportasi (0,293) dan lead time pengiriman yang singkat (0,291). d.
Kriteria Kehalalan Bahan Baku Kriteria yang menjadi prioritas keempat adalah kriteria kehalalan bahan
baku dengan bobot 0,192. Kehalalan bahan baku juga merupakan faktor yang sangat dipertimbangkan. Meskipun hanya berada pada prioritas keempat akan tetapi melihat dari bobotnya yang tidak berbeda jauh dari kriteria-kriteria di atasnya, maka dapat dilihat bahwa PT NIC sangat memperhatikan aspek kehalalan bahan baku untuk produksinya. Hal ini diperlukan karena PT NIC merupakan produsen makanan yang harus memperhatikan aspek kehalalan produknya mulai dari bahan baku, proses, sampai dengan produk jadinya. Sub kriteria yang menjadi prioritas utama dalam kriteria halal adalah dokumen pendukung lengkap dengan bobot 0,415. PT NIC akan memilih pemasok yang memiliki dokumen pendukung lengkap. Dokumen yang dimaksud adalah dokumen sistem mutu, yang mencakup panduan mutu dan prosedur baku yang dibuat oleh perusahaan misalnya SOP produksi pembuatan bahan baku RTS, dan juga sertifikat kehalalan yang dimiliki oleh pemasok. Sub kriteria yang kedua adalah audit lapangan dengan bobot 0,344. Pada waktu yang sudah ditetapkan, tim dari PT NIC yang dilengkapi dengan surat tugas dan identitas diri, akan mengadakan pemeriksaan (audit) ke pemasok. Selama pemeriksaan
(audit)
berlangsung,
pemasok
diminta
bantuannya
untuk
memberikan informasi yang jujur dan jelas mengenai spesifikasi bahan baku tersebut. Sub kriteria yang menjadi prioritas ketiga adalah sertifikat kehalalan internasional yang diakui LPPOM MUI dengan bobot 0,454. e.
Kriteria Harga Kriteria yang menjadi prioritas kelima adalah kriteria harga dengan bobot
0,102. Harga bukan merupakan prioritas utama dalam memilih pemasok bahan baku RTS pada PT NIC. Namun demikian, harga tetap menjadi pertimbangan PT NIC dalam memilih pemasok. Harga menjadi prioritas kelima dibawah kualitas,
59
ketersediaan barang, waktu pengiriman, dan halal karena besarnya harga bergantung pada kualitas bahan baku dan beberapa variabel lainnya sesuai dengan kriteria prioritas. PT NIC tidak terlalu mempermasalahkan harga dalam mencari pemasok bahan baku RTS, yang penting pemasok tersebut dapat memenuhi kualitas, ketersediaan barang, waktu kirim dan kehalalan. Sub kriteria yang menjadi prioritas pertama adalah mekanisme pembayaran yang mudah (0,454). Pelaksanaan pembayaran di PT NIC dilakukan dengan menggunakan sistem yang menggunakan jasa bank. Pembayaran oleh PT NIC kepada pemasok baik lokal maupun luar negeri dilakukan 1 (satu) bulan setelah bahan baku diterima. Pembayaran dilakukan secara satu kali bayar setelah dilakukan pengecekan bahan baku dan faktur pembelian. Tukar tagihan pada PT NIC dilakukan setiap tanggal 10 dan 25 setiap bulannya. Sub kriteria yang menjadi prioritas kedua adalah kesesuaian harga dengan bobot 0,336 dan yang menjadi prioritas ketiga adalah kemampuan memberikan diskon bobot 0,210. f.
Kriteria Reputasi Pemasok Kriteria yang menjadi prioritas terakhir adalah reputasi pemasok dengan
bobot 0,066. Kriteria ini tidak terlalu diprioritaskan oleh PT NIC dalam memilih pemasok RTS. Hal ini karena selama pemasok dapat memenuhi semua permintaan sesuai dengan spesifikasi yang diminta oleh PT NIC, maka pemasok tersebut tetap menjadi pemasok di PT NIC walaupun reputasi perusahaan pemasok tersebut tidaklah terlalu bagus. Sub kriteria yang menjadi prioritas utama adalah perusahaan pemasok dan produknya sudah banyak dikenal dengan bobot 0,712. Pemasok dan produknya yang sudah banyak dikenal berarti memiliki reputasi baik, jujur, dan dikenal mampu memberikan permintaan bahan baku dengan baik akan dipercaya oleh PT NIC untuk dijadikan pemasok baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Prioritas kedua adalah pemasok dapat dipercaya oleh perusahaan dengan bobot 0,288. Mendapatkan kepercayaan dari perusahaan lain sangat berarti untuk membuat perusahaan memilihnya menjadi pemasok salah satunya kepercayaan PT NIC untuk para pemasoknya.
60
4.4. Pemasok yang Memiliki Kriteria Tertinggi Pengolahan secara vertikal menunjukkan pengaruh setiap elemen pada tingkat hirarki tertentu terhadap sasaran utama (ultimate goal). Pengolahan vertikal menunjukkan pemasok yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh PT NIC dengan masing-masing bobot yang telah didapatkan dalam masingmasing hirarki. Hasil pengolahan tersebut dapat dilihat pada Tabel 11.
Tabel 11. Pemasok yang memiliki kesesuaian tinggi dengan kriteria Perusahaan No
Nama Pemasok
Bobot
Prioritas
1
PT Jaya Fermex
0,337
1
2
PT Adyaceda
0,333
2
3
PT Nusa Indah
0,328
3
Berdasarkan Tabel 12, pemasok PT Jaya Fermex memiliki bobot paling tinggi dibandingkan dengan pemasok yang lainnya yaitu dengan bobot 0,337. Hal tersebut dikarenakan pemasok selama ini memperlihatkan kinerja yang baik terutama dalam hal memenuhi kriteria yang telah diprioritaskan. Kriteria tersebut yaitu kualitas (0,333), halal (0,333), ketersediaan dalam memenuhi barang (0,336), waktu pengiriman yang tepat waktu dengan bobot (0,347), penentuan harga (0,346), dan juga reputasi pemasok yang baik dan jujur (0,325). Demikian juga apabila dilihat dari bobot sub kriteria yang diperoleh. PT Jaya Fermex juga memperlihatkan kinerja yang baik pada sub kriteria yang diprioritaskan yaitu kemampuan memenuhi pesanan (0,333), kemampuan mengirimkan pesanan tepat waktu (0,333), dokumen pendukung kehalalan lengkap (0,333), mekanisme pembayaran yang mudah (0,333), perusahaan pemasok dan produknya sudah banyak dikenal (0,333), serta ketiga sub kriteria pada kriteria kualitas dengan bobot sebesar 0,333. Hal ini berarti dilihat berdasarkan analisis kriteria pemasok RTS pada PT NIC, PT Jaya Fermex merupakan pemasok yang memiliki kesesuaian berdasarkan penilaian kriteria dengan bobot paling tinggi dibanding dengan PT Adyaceda (0,333) dan PT Nusa Indah (0,328).
61
4.5. Implikasi Manajerial Berdasarkan hasil penelitian, maka prioritas pemasok bahan baku yang akan dipilih sebagai pemasok bahan baku RTS adalah pemasok yang mampu menyediakan bahan baku dengan kualitas yang baik yang sesuai dengan permintaan PT NIC. Hal ini mengimplikasikan bahwa PT NIC perlu untuk terus selektif dalam memilih pemasok dengan memperhatikan kualitas bahan baku yang mampu disediakan oleh pamasok. Di samping itu, komunikasi lebih lanjut yang intensif dengan pemasok dapat dilakukan PT NIC untuk memperbaiki kinerja pemasok yang masih dianggap kurang baik. Dilihat dari sisi manajemen sumber daya, diharapkan kepada perusahaan untuk terus menjaga kualitas bahan baku yang diterima dari pemasok antara lain dengan melakukan audit lapangan yang teratur dan efektif serta pendekatan dengan pihak pemasok, sehingga akan meningkatkan juga kualitas produksi dari perusahaan.
