34
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Gambaran Umum Perusahaan Giant didirikan oleh Teng Meng Chun (Teng Family) pada tahun 1944, diawali dengan toko kecil di Sentul Market, Malaysia. Mini Market pertama didirikan tahun 1971 dengan nama Teng Mini Market Centre (TMC) di Bangsar Kuala Lumpur, dan selanjutnya diganti nama menjadi Giant. Giant terdiri atas empat jenis toko, yaitu hypermarket, superstore, small superstore dan supermarket. Giant di Indonesia pertama kali didirikan di Villa Melati Mas Serpong Tangerang pada tahun 2002. Hingga tahun 2008, gerai Giant terus bertambah menjadi 17 gerai yang tersebar di delapan kota, yaitu : Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi, Bandung, Surabaya, dan Sidoarjo. Giant hypermarket Botani Square Bogor berdiri pada tanggal 25 Agustus 2006 dengan luas ± 9.995 m2. Giant Hypermarket yang terletak di Bogor terdiri atas 5 (lima) gerai. Gerai-gerai tersebut terletak di Laladon dan Yasmin yang berada di Kecamatan Bogor Barat, Pangrango (Kec. Bogor Tengah), dan 2 (dua) gerai di Jl. Padjajaran (Kec. Bogor Utara). Giant Hypermarket Botani Square merupakan hypermarket terbesar yang terletak di jalan Padjajaran, Bogor. Lokasi tersebut mudah diakses dan dijangkau oleh pengunjung karena letaknya strategis. Selain iu, Giant Hypermarket Botani Square mampu menawarkan harga paling rendah, produk selalu fresh, area belanja luas (>5000 m2), serta jumlah produknya yang lengkap (35.000-50.000 item). Visi Giant Hypermarket yaitu menjadi peritel terkemuka di Indonesia dalam segi penjualan dan penciptaan nilai jangka panjang bagi pemegang saham. Sedangkan misinya adalah meningkatkan nilai investasi pemegang saham Hero melalui keberhasilan komersil dengan menarik konsumen dan meningkatkan daya saing yang mantap. Produk-produk di Giant dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu :
35
a. Grocery Produk grocery terbagi dua yaitu food dan non food. Produk food terdiri atas ”Grocery 1” (produk yang bisa langsung dimakan) dan ”Grocery 2” (produk yang harus diolah dulu sebelum dimakan). Bagian non food terdiri atas ”Grocery 3” (sabun dan detergen) dan ”Grocery 4” (kosmetik). b. Fresh Produk fresh terdiri atas : 1. Produce
: sayuran dan buah-buahan
2. Seafood
: ikan, udang, kepiting, dan hasil laut lainnya
3. Daging dan ayam 4. Ready to eat
: makanan siap saji
5. Bakery
: roti dan kue
6. Dairy and daily : susu segar, makanan olahan, dan lain-lain c. GMS Produk GMS terdiri atas : 1. Textile
: home textile, pakaian, sepatu, perlengkapan bayi, dan anak
2. Bazaar : peralatan rumah tangga, mainan, furniture, dan lain-lain 3. Barang-barang elektronik Struktur organisasi Giant Hypermarket Botani Square, Bogor dipimpin oleh Store General Manager (SGM), yang membawahi empat orang Manajer Departemen. Tiga departemen utama dibagi berdasarkan pengelompokan produk, yaitu Departemen Fresh, grocery, GMS, dan satu Departemen Pendukung yaitu Departemen Sales Support.
36
Tiap departemen dibantu oleh Kepala Divisi, Supervisor dan Staf. Berikut adalah struktur organisasi Giant Hypermarket Botani Square, Bogor disajikan pada Gambar 4.
SGM Manajer Departemen Grocery Kepala divisi food Kepala divisi non food
Manajer Departemen Fresh
Manajer Departemen GMS
Kepala divisi produce Kepala divisi seafood Kepala divisi daging dan ayam Kepala divisi ready to eat Kepala divisi bakery Kepala divisi dairy and daily
Kepala divisi textile Kepala divisi bazaar Kepala divisi elektronik
Manajer Departemen Sales Support Kepala divisi receiving Kepala divisi marketing Kepala divisi LP Kepala divisi IT Kepala divisi HRD Kepala divisi accounting
Supervisor Staf
Gambar 5. Struktur Organisasi Giant Hypermarket, Bogor (2009)
Masing-masing jabatan mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda. Berikut adalah deskripsi pekerjaan dari masing-masing jabatan (Tabel 3). Tabel 3. Deskripsi Pekerjaan dari Masing-masing Jabatan No. Jabatan Deskripsi Pekerjaan 1 SGM Memimpin dan mengawasi semua kegiatan di Giant hypermarket 2
Manajer Departemen
Bertanggungjawab terhadap divisi yang dipimpinnya serta mengawasi kinerja bawahannya
3
Kepala Divisi
Membantu tugas manajemen, mengawasi dan memonitor semua kegiatan supervisor dan staf divisi masing-masing, memeriksa penjualan, menyusun rencana pembelian dan diskon terhadap suatu buah-buahan (dilakukan sekali dalam seminggu) serta mengontrol penyediaan buah-buahan.
37 Lanjutan Tabel 3. 4 Supervisor
5
Mengawasi kerja staf, melakukan kontrol terhadap departemen bersangkutan, serta menjadi jembatan komunikasi antara staf dan Kepala divisi Memeriksa area gudang, dan mengendalikan buah-buahan yang tersedia di gudang. Menerima dan memeriksa buah-buahan yang datang dari pemasok Menarik konsumen untuk berbelanja dan meningkatkan penjualan
6
Kepala Bagian Gudang Staf Receiving
7
Staf Marketing
8
Staf LP
Mengawasi keamanan toko, serta sistem dan prosedur yang berlaku di toko
9 10
Staf IT Staf HRD
Mengolah seluruh data dan komputerisasi toko Mengatur semua hal yang berhubungan dengan karyawan, seperti absensi, cuti, keterlambatan, keluar masuk karyawan dan melakukan kegiatan administrasi lainnya
11
Staf Accounting
Mengatur masalah keuangan dan melakukan koordinasi dengan accounting pusat mengenai penjualan,profit dan data persediaan.
Sumber : Giant, Hypermrket Botani Square, Bogor, 2009.
4.2. Analisis Proses Pengadaan Buah-Buahan Giant mengawali hubungan kemitraan dengan mengundang para pemasok buah-buahan, melalui spanduk yang dipasang pada gerai Giant yang baru akan dibuka di suatu daerah. Pemasok dalam negeri sebagian berasal dari Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, Bali, dan Palembang. Sedangkan pemasok luar negeri sebagian berasal dari Cina, Thailand, dan Amerika. Buah-buahan yang paling diminati oleh konsumen saat ini yaitu durian montong, apel fuji, jeruk Ponkam. Perangkingan dilakukan setiap minggu untuk mengidentifikasi jenis buah-buahan mulai dari yang paling diminati, sampai yang kurang diminati oleh konsumen. Semakin banyak peminatnya, Giant akan meningkatkan kapasitasnya dan menurunkan harga buah-buahan dengan jenis tertentu hingga 20 persen dari harga jual. Selain itu, Giant juga menyediakan
38
pear, apel, durian, buah naga, aneka pisang, pepaya, melon, semangka, mangga, irwin, markisa, maggis, dan kedondong. Satu jenis buah-buahan hanya berasal dari 2 (dua) pemasok. Hal tersebut dilakukan agar hubungan kemitraan menjadi lebih intensif, menekan biaya, serta memastikan buah yang ditawarkan adalah buah yang berkualitas. Pemasok yang telah menandatangani kontrak akan menjadi pemasok tetap. Kontrak tersebut memuat tentang masa kontrak, masa pembayaran, diskon harga, pajak, biaya kerusakan (damage allowance), jenis promosi dan biayanya. Kontrak berlaku selama 1 (satu) tahun, dan akan diperpenjang jika pemasok masih memenuhi kualifikasi yang telah ditentukan. Kualifikasi tersebut digunakan untuk memonitor kinerja dari pemasok. Terkait dengan hal tersebut, Giant memiliki SOP yang secara garis besar memuat kebijakan dan tujuan sebagai berikut : a. Sebagai pedoman pada saat melakukan penerimaan buah-buahan. b. Memastikan bahwa buah-buahan diterima di toko dengan baik dan benar. c. Memastikan penginputan data penerimaan buah-buahan telah dilakukan dengan baik,benar, dan akurat. d. Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang dan unknown shrinkage. e. Memudahkan
pengaturan
buah-buahan
dan
di
areal
gudang
dan
pengembalian buah-buahan ke pemasok. Proses pengadaan buah-buahan merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh Giant Hypermarket, dalam memenuhi permintaan konsumen akan buah-buahan. Proses tersebut telah disesuaikan dengan SOP, dan disajikan pada Gambar 6.
39
AKTIVITAS
DOKUMEN
KETERANGAN
Mulai Kepala Divisi Produce
1
Merencanakan pengadaan buah-buahan Staf Full Order
2 2)
Menghubungi pemasok untuk memesan & membeli
Purchasing order (PO)
PO digunakan sebagai bukti pemesanan ke pemasok.
Kepala Divisi Produce 3 Menyetujui pemesanan dan pembelian
Pemasok
4
Mengirim buah-buahan 5
Penolakan
Staf Full Order
Menerima sementara buah-buahan & memeriksa surat jalan, serta surat layanan purna jual
6 Koreksi
Tidak
6)
Daftar penolakan & pengembalian
Surat jalan & surat layanan purna jual harus selalu dibawa oleh pemasok pada saat mengirim buah-buahan
Ya Pemasok
7
Pengisian BTRF dilakukann setelah pintu loading bay dibuka. Biasanya dimulai dari pukul 07.00-19.00 WIB
Pengisian BTRF, bongkar muat Kepala divisi Receiving
8
Pemeriksaan kualitas
9 Koreksi
Tidak
Ya Kepala Divisi Receiving Menerima 100%
10) 10
Dokumen berita acara pemeriksaan pekerjaan & serah terima dari pemasok Dokumen berita acara serah terima ke gudang
Selesai
Gambar 6. Proses Pengadaan Buah-Buahan di Divisi Produce
40
Berdasarkan gambar tersebut, Giant Hypermarket mengawali proses pengadaan
buah-buahan
dengan
perencanaan
pembelian.
Perencanaan
pembelian dilakukan oleh Kepala Divisi Produce ketika sudah mencapai reorder point, yaitu ketika buah-buahan yang tersedia hanya persediaan akhir atau pengaman (buffer stock). Atau meningkatnya permintaan konsumen terhadap satu jenis buah-buahan. Namun perlu disadari juga bahwa, pemesanan harus segera dilakukan jika kondisi buah-buahan sudah mulai membusuk. Buah-buahan yang termasuk dalam buffer stock diletakkan pada rak-rak yang terpisah dengan buah-buahan lainnya. Persediaan buah-buahan atau keadaan seluruh buah-buahan di Giant telah diinput dan tersimpan dalam database perusahaan. Setiap kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen, akan menjadi data dan terhubung secara otomatis ke bagian gudang dan kasir. Kepala Divisi Produce akan menugaskan Staf Full Order untuk menghubungi dan memesan buah-buahan ke pemasok. Pemesanan akan dibuat dalam Purchasing Order (PO). PO atau surat pesan merupakan bukti pemesanan atas nama, jenis, kuantitas buah-buahan, dan kode pemasok buah-buahan. Selanjutnya, Staf Full Order melakukan pembelian buah-buahan melalui telepon. Pemasok mengirimkan buah-buahan dengan menggunakan alat transportasi berupa truk container. Berdasarkan kontrak, pemasok menanggung alat transportasi beserta biayanya, dan memasukkan biaya tersebut ke dalam harga jual. Jangka waktu mulai dari pemesanan, pengiriman, sampai buah-buahan datang, yaitu 2-3 hari. Jika terjadi keterlambatan dari waktu yang telah disepakati, maka Staf Full Order akan segera menghubungi pemasok. Keterlambatan tersebut dapat disebabkan oleh beberapa faktor, misalnya sarana dan prasarana yang dimiliki pemasok kurang menunjang, serta kemacetan lalu lintas. Batas waktu keterlambatan yaitu 2 (dua) hari. Apabila pemasok mengirimkan lebih dari 2 (dua) hari, maka Giant tidak akan menerima. Hal tersebut karena dikhawatirkan kualitas buah-buahan sudah menurun. Penolakan tersebut dicatat dalam daftar keterlambatan.
41
Umumya, pemasok akan mengirim sesuai dengan pesanan. Namun, jika permintaan meningkat, maka Giant akan menghubungi pemasok untuk segera mendatangkan buah-buahan dengan kapasitas lebih dari biasanya. Jika hal tersebut tidak dapat dipenuhi, Giant akan mencari pemasok lepas. Pemasok lepas merupakan pemasok tidak tetap, yang dihubungi hanya pada saat tertentu atau mendesak. Sistem pengiriman buah-buahan di Giant terdiri atas 3 (tiga) tipe yaitu: 1. Tipe A (persediaan out hand) Tipe A (persediaan out hand) merupakan sistem pengiriman yang dikhususkan pada buah-buahan impor. Pemasok mengirimkan buah-buahan ke gudang sentral yang berlokasi di Cibitung dalam sehari. Staf Full Order akan menghubungi kepala gudang sentral untuk segera mengirimkan buahbuahan. Buah-buahan yang dipesan hari ini akan dikirim besok. 2. Tipe B (persediaan on hand) Tipe B (persediaan on hand) merupakan sistem pengiriman buah-buahan lokal dan biasanya jenis buah-buahannya tidak sulit untuk didapatkan, seperti aneka pisang, pepaya, melon, semangka, maggis, dan kedondong. Staf full order akan melaporkan kepada Manajer Departemen Fresh, sebelum memesan buah-buahan ke pemasok. Pemasok akan datang 2-3 hari setelah buah-buahan dipesan, karena lokasi pemasok yang berada di luar pulau, seperti Palembang. 3. Tipe C (Pemasok) Tipe C merupakan sistem pengiriman buah-buahan lokal, dimana pemasok langsung datang sekaligus memeriksa ke gudang dengan didampingi Kepala Divisi Produce dan Staf Gudang. Pemasok akan datang dalam 2-3 hari.
42
Saat pesanan datang, Staf Full Order akan menerima sementara dan memeriksa surat jalan dari pemasok. Jika surat jalan sesuai, Staf Full Order akan meminta surat layanan purna jual, dan mencantumkan buah-buahan tersebut dalam daftar penerimaan sementara.
Staf Full Order akan
menandatangani surat jalan sebagai akses masuk ke lokasi loading bay. Namun, jika pemasok tidak membawa serta melengkapi surat jalan dan layanan purna jual, maka Staf Full Order akan membuat daftar penolakan dan pengembalian yang akan ditandatangani oleh Kepala Divisi Receiving, Kepala Divisi Produce, dan Manajer Departemen Fresh. Pemasok wajib menulis nomor urut faktur/invoice yang dibawa pada Buku Tamu Registrasi Faktur (BTRF), sebelum diberikan ke Kepala Divisi Accounting. BTRF harus ditandatangani oleh Kepala Divisi Receiving, Kepala Divisi Produce, dan Manajer Departemen Fresh. Pemasok harus menunjukkan faktur asli sebagai alat bukti penagihan. Kepala Divisi Accounting tidak akan memproses pembayaran, jika tidak mampu menunjukkan faktur asli. Lama pembayaran biasanya 28 hari kerja, atau tergantung kesepakatan bersama. Contoh faktur disajikan pada Lampiran 3. Pemasok melakukan bongkar muat buah-buahan di loading bay, yang jaraknya berdekatan dengan gudang. Pemasok harus selalu mencatat jam mulai bongkar dan selesai bongkar, serta jam membuka dan menutup pintu loading bay pada BTRF. Pintu loading bay biasanya dimulai dari pukul 07.00-19.00 WIB.
43
Loading bay harus bersih dan bebas dari sampah, serta memastikan keadaan timbangan, handpallet, peralatan lainnya yang diperlukan untuk menerima buah dari pemasok. Berdasarkan pengamatan peneliti, Giant dianggap perlu memperluas areal loading bay, agar buah-buahan tidak terlalu lama di luar loading bay dan ditangani tanpa harus menunggu giliran. Berikut adalah contoh BTRF disajikan pada Tabel 3. Tabel 4. Contoh BTRF BUKU TAMU DAN REGISTRASI FAKTUR No. 999999 DATE :
/
/
Nomor Urut Pemasok
Jam Urut faktur
Masuk
Keluar
Kode pemasok
(DIV SECURITY) Lost Prevention
Nomor Mobil
faktur
Surat Jalan
Ket
Security Nama
Paraf
Total Pemasok
Total Faktur Penerima
Nama perusahaan
Mengetahui
Mengetahui
Mengetahui
(DH WAREHOUSE) Receiving
(POS)
(DH ACCOUNTING)
Note ; Bila ada pembatalan faktur yang sudah terdaftar harap diisi di kolom keterangan.
Tahap selanjutnya yaitu memeriksa kualitas fisik buah-buahan. Tujuan dari pemeriksaan tersebut yaitu, memastikan buah-buahan yang akan diterima dan disimpan ke gudang adalah buah-buahan yang telah matang 50 persen dan sesuai dengan kriteria dalam kontrak. Pemeriksaan juga dilakukan untuk memastikan barcode original yang tertera pada buah-buahan dapat discan atau terbaca. Kepala Divisi Receiver memberikan PO kepada 2 (dua) staf receiver, untuk memeriksa buah-buahan yang telah dibongkar pada loading bay. Berikut adalah beberapa hal yang harus dipastikan pada saat menerima buah, yaitu :
44
a. Kebenaran isi kardus (nama fisik buah harus sama dengan di PO dan faktur). b. Kemasan/berat/ukuran. Jumlah yang diterima ditulis dengan angka dan dilingkari). Setelah buah-buahan ditimbang, diangkut dengan handpallet dan pallet, ke area transit. Area transit merupakan area yang dirancang terbuka untuk meletakkan buah-buahan yang baru dibongkar, dapat memposisikan bak dari truk
angkutnya
sehingga
berhadapan
pemasok
dengan
area
transit. c. Kualitas dari buah yang diterima tidak rusak/penyok/pecah. d. Jumlah netto di faktur dengan jumlah di data labeling sudah sama e. Harga satuan modal di faktur dengan di PO sudah sama. Jika terjadi perbedaan harga, maka mengikuti harga satuan modal terendah atau termurah (kesepakatan bersama). f. Unsur-unsur lain seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN), diskon, serta perbedaan perhitungan antara faktur pemasok dengan PO atau unsur lain yang memungkinkan terjadinya selisih. Jika terjadi selisih, maka dilakukan proses edit. Data labeling yang sudah diedit akan dicetak ulang dan dilakukan pemeriksaan kembali (recheck). Kepala Divisi Produce akan menandatangani data recheck tersebut. Pemeriksaan akhir dilakukan dengan mengelompokkan faktur berdasarkan urutan kode pemasok dan nomor urut incoming goods dengan menggunakan indeks A, B, C, dan seterusnya. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah faktur yang tercatat pada BTRF sama dengan jumlah faktur yang tercetak pada incoming goods. Bukti transaksi dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu file untuk arsip dan file untuk accounting pusat.
45
Buah-buahan yang telah diperiksa kualitasnya, akan diterima 100 persen oleh Giant. Staf Divisi Receiving membuat berita acara pemeriksaan pekerjaan dan serah terima dari pemasok, setelah tahap buah-buahan diperiksa mutunya. Setelah itu Staf Pallet akan mengangkut dan menyerahkan buah-buahan ke bagian gudang, dan pada saat inilah terjadi serah terima dari Staf Divisi Receiving ke bagian gudang.
4.3. Analisis Proses Pengendalian Buah-Buahan Bagian
gudang
bertugas
untuk
mengendalikan
buah-buahan.
Pengendalian ada 2 (dua) yaitu, buah-buahan dengan status melalui penyimpanan di gudang sebelum dipajang di gerai, dan buah-buahan dengan status tidak melalui penyimpanan di gudang dan langsung dipajang di gerai. Buah-buahan yang langsung dipajang di gerai merupakan buah-buahan yang sudah 85% matang. Hal tersebut dilakukan mengingat buah-buahan rentan terhadap kerusakan. Gudang tersebut dirancang berhadapan dengan lorong grocerry, fresh, dan GMS. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan SPM dan SPG dalam mengangkut dan menyusun buah-buahan. Proses buah-buahan disajikan pada Gambar 7.
pengendalian
46
AKTIVITAS Staf Receiving
DOKUMEN
1 1)
Daftar penyerahan buah-buahan ke gudang
2)
Catatan persediaan secara manual & on-line
Menyerahkan buah-buahan ke gudang
Staf Bagian Gudang
2
Mencatat persediaan buah-buahan di gudang Staf Bagian Gudang
KETERANGAN
Setiap kelompok buah-buahan dicantumkan kartu persediaan yang menunjukkan nama dan jenis, tanggal penerimaan, kuantitas, tanggal pengeluaran, dan sisa akhir buah.
3
Menyimpan & mengklasifikasikan jenis buah-buahan di gudang SPM/SPG Meminta buah-buahan untuk dipasang di gerai, 4 ketika persediaan buah-buahan di gerai sudah mulai berkurang
5 Buah matang 85%
Tidak
Disimpan di gudang selama 2 minggu
Ya SPM/SPG
6)
Daftar permintaan
7)
Daftar pengeluaran & tanda terima buahbuahan
8)
Daftar pengeluaran & terima buah-buahan
6
Memajang buah-buahan di gerai Staf Bagian Gudang
7
Membuat daftar pengeluaran Staf Bagian Gudang
8
Menyimpan dan menyesuaikan dokumen pengeluaran dengan catatan persediaan
Daftar pengeluaran diserahkan ke Divisi Produce. Kepala divisi produce akan menandatangani tanda terima buahbuahan yang dibuat oleh Staf Bagian gudang.
Gambar 7. Proses Pengendalian Buah-Buahan di Divisi Produce
47
Staf bagian gudang memasukkan seluruh data ke dalam sistem pencatatan persediaan buah-buahan di gudang, setelah menerima daftar penyerahan buah-buahan dari Staf Divisi Receiving. Sistem pencatatan dilakukan secara manual dan on-line. Pencatatan on-line dilakukan dengan meletakkan barcode buah-buahan tersebut pada scaner. Data yang telah discan akan tersimpan dalam komputer, dan hanya dapat diakses oleh Kepala Bagian Gudang. Sistem pencatatan on-line tersebut sudah disiapkan oleh Staf IT. Sedangkan pecatatan manual hanya dilakukan dengan pembukuan. Setelah pencatatan selesai, staf bagian gudang menyimpan buah-buahan pada tempat
yang telah disediakan dengan
mengklasifikasikan
jenis
buah-buahan. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan identifikasi dan proses pencarian buah-buahan pada saat akan dipasarkan. Setiap kelompok buahbuahan dicantumkan kartu persediaan yang menunjukkan nama dan jenis, tanggal penerimaan, kuantitas, tanggal pengeluaran, dan sisa akhir buah. Staf bagian gudang harus memiliki data yang valid dan akurat mengenai posisi buah-buahan, khususnya menyangkut jenis dan jumlah seluruh buahbuahan yang ada di gudang. Data tersebut harus tecatat dengan baik secara manual, on-line, dan kartu persediaan buah-buahan. Ketiga media pencatatatan tersebut harus terintegrasi dan menunjukkan data yang sesuai dengan kenyataan persediaan buah-buahan di gudang. Ketika persediaan buah-buahan di gerai sudah mulai berkurang, SPM/SPG akan meminta sejumlah buah-buahan yang sudah matang 85 persen untuk dipajang di gerai. Jika buah-buahan tersebut belum matang, maka buahbuahan akan tetap disimpan di gudang. Staf gudang akan membuat daftar pengeluaran sesuai dengan daftar permintaan. Selanjutnya daftar tersebut diserahkan ke Divisi Produce. Kepala Divisi Produce akan menandatangani tanda terima buah-buahan yang dibuat oleh staf bagian gudang.
48
Staf bagian gudang menyimpan dokumen pengeluaran dalam satu file yang terdiri dari, daftar pengeluaran dengan dilampirkan tanda penerimaan buah-buahan. Berdasarkan dokumen pengeluaran tersebut, staf bagian gudang akan menyesuaikan data pengeluaran dengan sistem pencatatan persediaan buah-buahan. Staf receiver harus menolak setiap jumlah yang lebih atau tidak sesuai dengan PO. Jika hal tersebut terjadi maka : a. Buah-buahan grocery dan GMS ditolak b. Buah-buahan fresh diterima dengan toleransi 10 persen dari kuantitas PO (lebih dari 10 persen harus mendapat persetujuan Manajer Departemen Fresh). Penolakan juga diberlakukan terhadap buah-buahan yang cacat. Karena jika lolos hanya akan menambah kerugian dan banyak Credit Note (CN). CN merupakan daftar penolakan buah-buahan, yang dilakukan pada saat pemeriksaan kualitas berlangsung. Buah-buahan tersebut akan dikembalikan ke pemasok dan menggantinya dengan buah-buahan yang baru. Pemasok juga dikenakan biaya kerusakan sebesar 5 persen. Pengembalian dan pembayaran biaya kerusakan merupakan layanan purna jual, yang telah dicantumkan dalam surat pernyataan jaminan masa purna jual oleh pemasok. Proses pengembalian dicatat dalam daftar pengembalian, dan dapat dilihat pada Lampiran 4. Alur pengendalian ditolak, disajikan pada Gambar 8.
buah-buahan yang
49
AKTIVITAS
DOKUMEN
KETERANGAN
50
1
Staf Receiving Memeriksa kualitas fisik buah-buahan
5 Rusak/cacat
Tidak
Diterima oleh Giant Disimpan di gudang
Ya Staf Receiving
Staf Receiving menganalisa penyebabnya, mengklasifikasikan jenis sesuai kelompoknya, dan menghitung jumlahnya untuk selanjutnya dicatat dalam CN. Buahbuahan tersebut akan dimasukkan dalam kardus, sesuai dengan kode pemasok.
4
Menolak & memisahkan buah-buahan yang termasuk kategori CN, dari area gudang persediaan
Kepala Gudang
6
5)
Form pencatatan buah-buahan yang rusak/cacat
6)
Berita acara penghapusan persediaan buah-buahan
7)
Draft CN
6)
Daftar pemusnahan buah-buahan yang ditolak.
Membuat berita acara penghapusan persediaan buah-buahan. Staf Accounting
7
Menyesuaikan & mencetak draft CN pada modul D04-6 Tidak Staf Full Order
8
Memeriksa buah-buahan yang akan dikembalikan ke pemasok
Pada berita acara dilampirkan: form Pencatatan buahbuahan rusak/cacat, dan surat perintah pembuatan berita acara pengapusan persediaan buahbuahan.
9 Sesuai
Ya Staf Full Order
10
Memusnahkan buah-buahan yang termasuk kategori CN
Gambar 8. Alur pengendalian buah-buahan yang ditolak
Pemasok diberikan masa tunggu 20 hari terhitung setelah diinformasikan
51
Langkah pertama yaitu, Staf Divisi Receiving mengidentifikasi buah-buahan yang rusak/cacat, menganalisa penyebabnya, mengklasifikasikan jenis sesuai kelompoknya, dan menghitung jumlahnya untuk selanjutnya untuk selanjutnya dicatat dalam CN. Kemudian memisahkan buah-buahan yang ditolak dari tempat pengiriman dan atau tidak boleh berada di dalam area gudang persediaan, transit atau pojok yang terpisah dari gudang persediaan. Buah-buahan tersebut dimasukkan dalam kardus, sesuai dengan kode pemasok Kepala Bagian Gudang harus melaporkan perihal kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting, dengan melampirkan form pencatatan buah-buahan rusak/cacat yang telah diisi dengan data yang valid dan akurat. Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting harus memeriksa laporan yang diterima. Apabila data yang dilaporkan tidak sesuai, maka Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting memerintahkan Kepala bagian gudang untuk mengidentifikasi ulang. Jika data yang dilaporkan telah sesuai, maka Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting akan memerintahkan Kepala Bagian Gudang untuk secara tertulis membuat berita acara penghapusan persediaan buah-buahan. Surat perintah tersebut harus ditembuskan ke SGM dan Manajer Departemen Fresh. Berita acara ditandatangani oleh Kepala bagian gudang, Kepala Divisi Produce, dan Kepala Divisi Accounting dengan diketahui oleh SGM dan Manajer Departemen Fresh. Pada berita acara dilampirkan: form Pencatatan buah-buahan rusak/cacat, dan surat perintah pembuatan berita acara pengapusan persediaan buah-buahan. Kepala bagian gudang harus menyesuaikan data persediaan buah-buahan dengan sistem pencatatan persediaan secara manual, on-line, dan kartu persediaan buah-buahan. Kemudian Staf Divisi Accounting mencetak draft CN pada modul DO4-6, yang selanjutnya diberikan ke Kepala Divisi Receiving dan distempel ”returned”. Staf Full Order harus memastikan kembali buah yang
52
akan dikirim oleh pemasok, dengan menyesuaikan bukti hasil inputan CN sama dengan fisik buah. Contoh CN dapat dilihat pada Lampiran 5. Buah-buahan yang ditolak dan tidak diambil oleh pemasok dapat dilakukan pemusnahan dengan ketentuan, pemasok diberikan masa tunggu 20 hari terhitung setelah diinformasikan, dan pemusnahan dilakukan 5 (lima) hari setelah lewat masa tunggu. Setiap pemusnahan harus dicatat dalam daftar pemusnahan buah-buahan yang ditolak (Lampiran 6).
4.4. Struktur Hirarki dalam PHA Para pemasok akan diseleksi sebelum menandatangani kontrak. Berikut adalah kriteria bagi pemasok buah-buahan di Giant : a. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), untuk menjamin bahwa usaha yang dijalankan oleh pemasok telah dilegalkan oleh pemerintah. b. Merupakan usaha pribadi atau kelompok c. Bersedia mengirim buah-buahan ke gudang sentral atau gerai-gerai d. Mengisi aplikasi pemasok e. Buah-buahan
yang
berkualitas
sesuai
dengan
segmentasi
pasar,
mempunyai keunggulan dan spesifikasi pada masing-masing jenis, dengan rincian sebagai berikut : 1. Buah-buahan tidak busuk, cacat fisik, cacat hama dan penyakit, cacat mekanis karena benturan, gesekan memar atau mikrobiologi. 2. Kemasan atau penampilan - Kemasan sesuai dengan karakteristik buah-buahan, dikemas dalam karton, tray foam, wrapping film, ikat, volume yang sama dan kualitas yang seragam. - Usahakan desain kemasan sederhana, contohnya buah dibungkus dengan plastik atau kertas yang mudah untuk dibuka. - Nama dan asal buah-buahan jelas, contohnya durian montong dengan kode pemasok A yang berasal dari Thailand.
53
- Mencantumkan barcode pada setiap kardus buah-buahan yang dikirim oleh pemasok 3. Bentuk dan ukuran buah-buahan yang seragam dengan kualifikasi tertentu sesuai dengan berat atau besar buah-buahan. 4. Bersih dari kotoran yang tidak diinginkan seperti rambut, tanah, getah, bebas dari benda asing, dan serangga. 5. Buah-buahan aman dikonsumsi dan terdaftar di Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) f. Lead time (2-3 hari), waktu yang dibutuhkan ketika terjadi pemesanan sampai buah-buahan diterima oleh Giant, dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Menjaga kelancaran informasi dan teknologi 2. Bersedia mengirim tepat waktu dan sesuai pesanan 3. Bersedia mengirim sepanjang tahun termasuk hari raya keagamaan g. Menjaga hubungan kemitraan jangka panjang dengan bersedia : 1. Bersedia mengirim dalam jumlah dan kualitas yang berkelanjutan 2. Memahami serta memenuhi segala ketentuan yang terdapat dalam Memoranduf of Understanding (MoU) 3. Menjaga kepercayaan dengan memberikan buah-buahan dan pelayanan terbaik h. Biaya operasional yang terdiri atas biaya pemesanan, pembelian, dan pengiriman i.
Sistem pembayaran dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu : 1. Mengisi permohonan pembayaran 2. Bersedia menggunakan faktur yang diseragamkan 3. Pembayaran setelah 14 hari atau 28 hari kedatangan buah-buahan PHA digunakan untuk mengetahui pemasok utama buah-buahan yang
dipilih Giant. Pemilihan pemasok dilakukan untuk mengetahui apakah pemasok dapat memenuhi kriteria. Giant memprioritaskan 5 (lima) kriteria yang harus dipenuhi pemasok agar menjadi pemasok utama. Selengkapnya disajikan pada Gambar 9.
54
Pemilihan pemasok utama buah-buahan, di Giant Hypermarket Botani Square
Level 1: UG Level 2 : Kriteria Level 3 : Sub Kriteria
Level 6 : Alternatif
Kualitas buah-buahan (K1)
Biaya operasional (K2)
Lead time (K3)
Tingkat Kematangan 85% (SK11)
Biaya Pemesanan (SK21)
Waktu Pemesanan (SK31)
Penampilan buah-buahan (SK12)
Biaya Pembelian (SK22)
Waktu Penerimaan (SK32)
Keamanan A1 buah-buahan (SK13)
A2 Biaya pengiriman (SK23)
Kelancaran Informasi & transportasi (SK33)
Pemasok A
Pemasok B
Kemitraan (K4)
MoU (SK41)
Kepercayaan (SK42)
Pemasok C
Sistem pembayaran (K5)
14 hari setelah kedatangan (SK51)
28 hari setelah kedatangan (SK52)
Pemasok D
Gambar 9. Struktur PHA Pengadaan Buah-buahan di Giant Berdasarkan struktur PHA di atas, masing-masing elemen disusun dalam bentuk kuesioner yang berisi matriks-matriks penilaian dengan skala 1-9. Kuesioner tersebut disajikan pada Lampiran 2. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing elemen tersebut : a. Kriteria (K) 1. Kualitas buah-buahan. Pemasok harus memberikan kualitas buah-buahan yang terbaik untuk menunjang Giant dalam menghadapi konsumen yang semakin selektif dalam membeli (K1). Sub faktor dari kualitas buah-buahan yaitu, tingkat kematangan 85 persen (SK11) : agar buah-buahan dapat bertahan lama, penampilan (SK12) : buah-buahan tidak cacat dengan ukuran dan berat yang seragam, bersih dari kotoran, dan
55
dikemas dengan baik, dan keamanan (SK13) : tidak mengandung zat-zat kimia yang berbahaya dan tidak dianjurkan untuk dikonsumsi manusia. 2. Biaya operasional, seluruh biaya yang dikeluarkan Giant dalam pengadaan buah-buahan (K2). Sub faktornya terdiri atas biaya pemesanan (SK21) : biaya biaya yang dikeluarkan untuk menghubungi pemasok seperti biaya telpon, fax, dan e-mail. Biaya pembelian (SK22) : biaya yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan antara Giant dan pemasok untuk mengadakan buah-buahan dalam kuantitas tertentu, dan biaya pengiriman (SK23) : biaya yang dikeluarkan pemasok saat mengirim buah-buahan dan dibebankan ke Giant dalam bentuk harga jual . 3. Lead time, waktu yang dibutuhkan ketika terjadi pemesanan sampai buah-buahan diterima oleh Giant (K3). Sub faktornya terdiri atas waktu pemesanan (K31) : Giant memesan buah-buahan pada saat reorder point, waktu penerimaan (SK32) : waktu buah-buahan diterima oleh Giant, dan kelanjaran informasi dan transportasi (SK33) : untuk mengantisipasi keterlambatan datangnya buah-buahan ke Giant. 4. Kemitraan, kualitas dari hubungan kerjasama dapat menentukan lamanya bermitra antara Giant dengan pemasok (K4). Sub faktornya yaitu, Memorandum of Understanding (MoU) (SK41) : suatu kesepakatan antara Giant dengan pemasok yang dituangkan dalam bentuk kontrak kerjasama, Kepercayaan (SK42), dapat memotivasi pemasok untuk memberikan pelayanan yang terbaik termasuk menjaga kualitas buah-buahan 5. Sistem pembayaran, kesepakatan antara Giant dengan pemasok mengenai jangka waktu pembayaran (K5). Sub faktornya terdiri atas 14 hari setelah kedatangan (SK51) : pemasok bersedia dibayar setelah 14 hari kedatangan buah-buahan, 28 hari setelah kedatangan (SK52) : pemasok bersedia dibayar setelah 28 hari kedatangan buah-buahan. b. Alternatif 1. Pemasok A (PA) 2. Pemasok B (PB)
56
3. Pemasok C (PC) 4. Pemasok D (PD) 4.4.1 Pengolahan Horizontal Pengolahan horizontal menunjukkan besarnya tingkat pengaruh suatu elemen dengan elemen lainnya terhadap suatu faktor. Berdasarkan Tabel 4 dapat dilihat tingkat kepentingan masing-masing aktor untuk setiap faktor yang berpengaruh dalam proses pengadaan dan pengendalian buah-buahan secara berkelanjutan di Giant. Tabel 4. Susunan Bobot Hasil Pengolahan Horizontal Alternatif/Faktor K1 K2 K3 0,205 0,160 0,175 Pemasok A 0,217 0,264 0,239 Pemasok B 0,105 0,093 0,131 Pemasok C Pemasok D 0,473 0,482 0,455
K4 0,132 0,147 0,183 0,538
K5 0,138 0,181 0,168 0,514
Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui bahwa, pemasok dengan kode D dapat memenuhi 4 (empat) kriteria di atas terutama dalam hal kemitraan (0,538). Sub faktor yang diproritaskan dari kemitraan yaitu kepercayaan (0,547). Sedangkan sub faktor MoU sebesar 0,453. Tanpa adanya adanya kepercayaan yang diberikan Giant kepada pemasok, maka kemitraan tidak dapat bertahan lama. Hubungan jangka panjang dengan pemasok juga dapat mengurangi biaya, karena Giant tidak perlu mencari pemasok baru. Sistem pembayaran menjadi prioritas kedua dengan bobot (0,514). Sub faktor yang diprioritaskan dari sistem pembayaran yaitu pembayaran dalam jangka waktu 28 hari setelah kedatangan buah-buahan di Giant (0,474). Sedangkan sub faktor kedua yaitu pembayaran dalam jangka waktu 14 hari setelah kedatangan buah-buahan di Giant (0,526). Giant menerapkan sistem pembayaran dengan jangka waktu, karena permintaan konsumen selalu berfluktuatif dan karakteristik buah-buahan yang tidak dapat bertahan lama. Sehingga Giant mengantisipasi risiko tersebut dengan memberikan batas waktu pembayaran kepada pemasok.
57
Biaya operasional menjadi prioritas ketiga dengan bobot 0,482. Sub faktor yang diprioritaskan dari biaya operasional yaitu biaya pembelian (0,663). Sub faktor yang diprioritaskan dari biaya operasional yaitu biaya pembelian (0,659). Sedangkan bobot biaya pengiriman sebesar 0,231 dan bobot sub faktor biaya pemesanan sebesar 0,106. Biaya pembelian
merupakan
biaya
yang
dikeluarkan
untuk
membeli
buah-buahan dari pemasok. Biaya tersebut dikeluarkan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Divisi Accounting. Kualitas buah-buahan menjadi prioritas keempat dengan bobot 0,473. Pemasok harus selalu menghadirkan buah-buahan yang selalu segar, tidak cacat atau busuk, bersih dari kotoran. Hal tersebut juga harus diperhatikan oleh Giant, karena buah-buahan yang dipajang di gerai terkadang sudah tidak baik kondisi fisiknya. Oleh karena itu Giant memberikan harga diskon 50 persen dan meletakannya pada tumpukan paling atas agar buah-buah tersebut cepat terbeli oleh konsumen. Hal tersebut dilakukan Giant dalam 3 (tiga) hari. Apabila sudah melewat dari 3 (tiga) hari, Giant akan mengolah buah-buahan tersebut menjadi limbah cair dan membuangnya pada tempat pembuangan yang telah ditentukan. Sub faktor yang diprioritaskan dalam kualitas buah-buahan yaitu, keamanan buah-buahan (0,607). Bobot dari sub faktor tingkat kematangan buah-buahan sebesar 0,253. Sedangkan bobot dari sub faktor penampilan buah-buahan sebesar 0,140. Buah-buahan yang terlihat baik belum tentu aman untuk dikonsumsi. Buah-buahan yang aman dikonsumsi oleh makhluk hidup merupakan buah-buahan yang bebas dari zat-zat kimia seperti pestisida, formalin, atau zat-zat lainnya yang tidak baik jika dikonsumsi secara langsung. Giant juga memasang penjelasan tentang tanda-tanda keracunan di lorong Departemen Fresh (tempat buah dan sayur-sayuran).
58
Ketika truk pemasok sampai di Giant, buah-buahan akan langsung diperiksa mutunya oleh Staf Divisi Receiving. Hal tersebut langsung dilakukan agar buah-buahan tidak terlalu lama di luar loading bay. Mengingat buah-buahan dapat menurun kualitasnya jika tidak berada pada suhunya, atau kebusukan akibat benturan pada saat diangkut dalam truk pemasok. Seluruh kegiatan mulai dari pemeriksaan sampai penyimpanan di gudang, harus selesai dalam 1(satu) hari. Pemasok harus dapat mengerti hal tersebut, karena pemasok buah-buahan lainnya juga harus segera diproses untuk penerimaan dan pemeriksaan. Lead time menjadi prioritas kelima dengan bobot 0,455. Sub faktor yang diprioritaskan dalam lead time yaitu, waktu penerimaan dengan bobot 0,510. Bobot dari Sub faktor informasi dan transportasi sebesar 0,380. Sedangkan bobot Sub faktor waktu pemesanan yaitu 0,110. Lead time sangat penting dalam menentukan kapan buah-buahan dapat sampai tepat waktu di gudang. Hal tersebut berkaitan dengan kemampuan pemasok dalam mempertahankan kualitas buah-buahan yang sudah mengalami perjalanan yang cukup panjang. Selain itu, Giant ingin mempertahankan konsumen agar tidak pindah ke ritel lainnya yang berdekatan. Dalam hal ini, Giant selalu mengadakan buah-buahan yang digemari oleh konsumen secara berkelanjutan.
59
4.4.2 Pengolahan secara Vertikal Pengolahan secara vertikal akan menunjukkan alternatif pemasok yang dikandung masing-masing unsur dalam hirarki. Pengolahan vertikal pertama dilakukan untuk mengetahui kriteria yang diprioritaskan Giant dalam memilih pemasok utama buah-buahan. Hasil pengolahan tersebut dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5. Bobot dan Prioritas Kriteria-Kriteria yang Berpengaruh dalam Pemilihan Pemasok Utama Buah-Buahan Faktor Bobot Prioritas 0,177 4 K1 K2 0,258 1 0,231 2 K3 0,113 5 K4 0,221 3 K5 Berdasarkan Tabel 5 dapat dilihat bahwa, faktor biaya operasional menjadi prioritas yang dipertimbangkan dalam memilih pemasok utama buah-buahan. Besarnya biaya operasional harus disesuaikan dengan kebutuhan persediaan supaya tidak terjadi pemborosan. Buah-buahan merupakan produk fresh yang cepat menurun kualitasnya. Sebelum memesan buah-buahan ke pemasok, kepala Divisi Produce harus dapat mengestimasi besarnya biaya yang akan dikeluarkan yang disesuaikan dengan kebutuhan persediaan di gudang. Pengolahan vertikal kedua dilakukan untuk mengetahui alternatif pemasok yang diproritaskan dalam proses pengadaan buah-buahan yang berkelanjutan. Hasil pengolahan tersebut dapat dilihat pada Tabel 8. Tabel 6. Alternatif Pemasok Utama Buah-Buahan Aktor Bobot Prioritas 0,164 Pemasok A 0,219 Pemasok B 0,130 Pemasok C Pemasok D 0,488
3 2 4 1
60
Berdasarkan Tabel 6, pemasok D sangat diprioritaskan Giant dalam pengadaan dan pengendalian buah-buahan (0,488). Hal tersebut dikarenakan, pemasok D selama ini memperlihatkan kinerja yang baik terutama dalam hal pemenuhan kriteria yang telah diprioritaskan. Kriteria tersebut diantaranya yaitu, dapat menyediakan buah-buahan yang berkualitas, mudah bernegoisasi dalam hal biaya operasional termasuk kenaikan dan penurunan harga, tepat waktu dan sesuai dengan pesanan, menjaga kemitraan yang selama ini terjalin dengan menanamkan kepercayaan, dan bersedia untuk dibayar dalam jangka 28 hari setelah penerimaan buah-buahan di Giant. Berdasarkan pemenuhan kriteria tersebut, Giant menjadikan pemasok D sebagai pemasok utama untuk beberapa jenis buah-buahan terutama jeruk Ponkam. Selain itu, pemasok D mampu mengirim sepanjang tahun, sehingga persediaan buah-buahan di Giant dapat berkelanjutan dan mampu bersaing dengan ritel lainnya yang juga menyediakan buah-buahan.
