IV. HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Penelitian Pendahuluan
Penelitian pendahuluan dilakukan dengan cara wawancara dengan manajemen PT GIA yang terdiri dari direktur dan manajer umum, dan dilanjutkan dengan wawancara dengan semua departemen yang ada di dalam perusahaan yang meliputi departemen penjualan, departemen riset dan pengembangan (R&D), departemen pembelian, departemen QA/QC, departemen produksi, departemen gudang yang merangkap dengan pengiriman produk/transportasi, dan departemen keuangan. Hasil wawancara menemukan kendala-kendala yang dihadapi oleh manajemen puncak dan semua departemen yang ada di PT GIA. Kendala utama adalah proses sertifikasi produk perisa tidak dapat diajukan ke LP POM MUI karena perusahaan belum memiliki Sistem Jaminan Halal (SJH). Kendala umum yang dihadapi dengan belum adanya SJH ini adalah belum disusunnya Uraian Kerja (Job Description) yang tertulis untuk setiap departemen dan manajemen puncak (Direktur dan Manajer Umum), dan kendala selanjutnya adalah belum adanya Standard Operation Procedure (SOP) dan Work Instruction (WI) dari setiap departemen yang berhubungan dengan proses produksi.
B. Hasil Penelitian Utama
1. Pembentukan Tim SJH Pada tahap awal dilakukan pembentukan tim penyusun SJH agar dapat dilakukan proses lebih lanjut dalam rangka penyusunan SJH seperti Tabel 1. Tim penyusun SJH ini mewakili semua kepala departemen yang yang mempunyai wewenang dan otorisasi di dalam departemennya.
Departemen yang
dimaksudkan adalah semua departemen yang ikut dan terkait dalam proses produksi dari mulai pengembangan produk perisa, pembelian bahan baku, kedatangan bahan baku, pemakaian bahan baku dalam proses produksi, pengecekan bahan baku dan produk jadi, serta pengiriman dan penjualan ke
26
pelanggan. Serta penunjukan seorang IHAC yang dipilih berdasarkan kriteria bahwa orang tersebut benar-benar memahami atas alur proses produksi, mengerti atas spesifkasi bahan baku yang digunakan, serta bahan-bahan baku yang termasuk kritis dalam status kehalalannya.
IHAC adalah merupakan
perpanjangan tangan dari LP POM MUI di dalam perusahaan untuk mengawasi pelaksanaan SJH. Maka seorang IHAC dipilih dari Departemen R&D. Sebagai wakil dari manajemen dan bentuk komitmen perusahaan maka Direktur dimasukkan ke dalam tim, dan Manajer Umum sebagai wakil manajemen yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan operasional SJH di perusahaan.
Tabel 1. Tim penyusun SJH di PT GIA
No.
Jabatan dalam perusahaan
Jabatan dalam tim penyusun sistem SJH
1
Direktur
Penasehat
2
Manajer Umum
Penasehat
3
Calon Internal Halal Audit Coordinator (IHAC)
Ketua
4
Manajer R&D
Anggota
5
Manajer QA/QC
Anggota
6
Manajer Pembelian
Anggota
7
Manajer Penjualan
Anggota
8
Manajer Produksi
Anggota
9
Manajer Gudang dan Transportasi
Anggota
Dari Tabel 1 terlihat bahwa tim penyusun sistem jaminan halal di PT GIA terdiri dari 9 orang.
Tim ini dipimpin oleh calon Internal Halal Audit
Coordinator (IHAC). Calon IHAC diambil dari seorang Staf Departemen R&D yang banyak mengetahui alur proses produksi dalam perusahaan dan mengerti mengenai Syariah Islam serta telah mengikuti pelatihan Audit Halal Internal yang
27
diselenggarakan oleh LP POM MUI. Dari Tabel 1 tersebut terlihat juga bahwa seluruh manajer perusahaan terlibat sebagai anggota, dimana Direktur dan Manajer Umum bertindak sebagai Penasehat Tim.
Komposisi tim ini
menunjukkan kesungguhan perusahaan dalam menyiapkan sistem jaminan halal (SJH) karena dinilai dengan keberadaan sistem ini berdampak besar terhadap pemasaran produk dan kemajuan perusahaan dimasa mendatang.
2. Analisis Kebutuhan Perusahaan Rapat pertama dilakukan di awal bulan Agustus 2010 dengan agenda telaah komponen yang dipersaratkan dalam SJH serta analisis kebutuhan perusahaan yang didasarkan pada hasil telaah persaratan SJH. Setelah pembuatan daftar komponen yang harus ada dalam Manual SJH dilakukan kemudian menganalisis kebutuhan perusahaan yang didasarkan pada daftar komponen tersebut. Acuan pembuatan daftar komponen yang harus ada dalam Manual SJH adalah panduan yang dikeluarkan oleh LP POM MUI (LP POM MUI, 2008). Hampir semua komponen ini belum ada di PT GIA atau pun bila sudah ada belum tersusun menjadi sebuah dokumentasi.
Dokumen Manual SJH memiliki
komponen-komponen seperti dalam Tabel 2.
Tabel 2. Hasil analisis kebutuhan perusahaan untuk menyusun Manual SJH
No.
Komponen SJH
1
Kendali dokumen
2
Pendahuluan
3
Komponen SJH
3a
Kebijakan halal
3b
Panduan halal
Kebutuhan Perusahaan Membuat daftar isi Manual SJH Membuat lembar pengesahan SJH Membuat daftar distribusi manual Membuat daftar revisi dokumen Membuat profil perusahaan yang berisi : nama perusahaan, alamat, jenis produk, kapasitas produksi, jenis lini produksi, dan jangkauan pasar (sudah ada tapi belum tersusun) Menentukan tujuan penerapan SJH secara tertulis di Manual SJH Menentukan lingkup penerapan SJH di perusahaan Menganalisis komponen SJH sebagai berikut : Membuat pernyataan tertulis kebijakan perusahaan tentang memproduksi produk perisa halal secara konsisten Menentukan pengertian halal dan haram Menuliskan dasar Al-Qur’an dan Fatwa MUI tentang
Investigasi Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum tersusun Belum ada Belum ada
Belum ada Belum ada Belum ada
28
No.
3c
3d
Komponen SJH
Organisasi
Standard Operation Procedure
Kebutuhan Perusahaan produk halal Membuat pohon keputusan untuk identifikasi titik kritis keharaman bahan dan proses produksi Membuat hasil identifikasi titik kritis keharaman bahan dan tindakan pencegahannya Membuat tabel identifikasi titik kritis peluang kontaminasi proses produksi dari bahan haram/najis dan tindakan pencegahannya Membuat matrik bahan baku Melengkapi kelengkapan dokumen bahan Menandai peralatan produksi halal dan non halal Menandai lokasi bahan baku/produk jadi yang halal dan non halal Membuat struktur organisasi manajemen halal Membuat surat pengangkatan IHAC oleh manajemen Membentuk tim penyusun SJH Organisasi manajemen halal adalah Tim Auditor Halal Internal Membuat uraian tugas Tim Auditor Halal Internal secara umum Membuat matrik untuk SOP, WI dan format baku untuk semua departemen terkait Membuat format-format baku sebagai bentuk saringan dari SJH dan menjaga keterkaitan dari semua departemen terkait Departemen Pembelian Membuat matrik bahan baku beserta nama pemasok dan kelengkapan dokumennya Membuat daftar pemasok yang digunakan dan disetujui oleh perusahaan Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dan kebijakan dari masing-masing lembaga sertifikasi tersebut sebagai acuan dan dibuat oleh IHAC Membuat SOP penambahan pemasok baru
3e.
Acuan teknis
Departemen R&D Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dan kebijakan dari masing-masing lembaga sertifikasi tersebut sebagai acuan dan dibuat oleh IHAC Membuat tabel hasil identifikasi titik kritis keharaman bahan yang dibuat oleh IHAC Membuat SOP penggunaan bahan baku baru Departemen Produksi Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI Melaksanakan dan menyimpan formulasi dan WI produksi sesuai dengan matrik bahan Membuat tabel hasil identifikasi titik kritis keharaman bahan yang dibuat oleh IHAC Membuat SOP untuk proses produksi halal
Investigasi Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada
Belum ada Belum ada
Belum ada Belum ada
Belum ada
Belum ada
Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada
29
No.
3h
Sosialisasi
Kebutuhan Perusahaan Departemen QA/QC Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dan kebijakan dari masing-masing lembaga sertifikasi tersebut sebagai acuan dan dibuat oleh IHAC Membuat SOP penerimaan bahan Departemen Gudang dan Transportasi Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI Memberikan tanda pada kemasan (logo, nomor lot, nama dan alamat lokasi penyimpanan bahan baku dan produk jadi) yang harus disesuaikan dengan dokumen kehalalan Membuat prosedur penyimpanan bahan baku dan produk jadi serta pengiriman produk jadi yang menjamin terhindarnya dari kontaminasi oleh barang haram/najis. Membuat SOP penerimaan bahan baku, penyimpanan bahan baku dan produk jadi, serta pengiriman produk jadi ke pelanggan. Membuat diagram alir proses produksi Membuat daftar distribusi format baku/GF Membuat folder untuk order pembelian bahan baku Membuat buku inventarisasi bahan baku masuk oleh departemen QA/QC Membuat kartu lokasi penyimpanan bahan baku dan lokasi bahan baku di dalam sistem computer Membuat format formulasi R&D Membuat format proses produksi dan pembersihan fasilitas produksi Membuat format penyimpanan bahan baku dan produk jadi Membuat format untuk pengiriman produk jadi Membuat format laporan berkala mengenai evaluasi dan monitor proses pelaksanaan SJH Membuat jadwal kegiatan pelatihan dan sosialisasi mengenai SJH bagi karyawan Membuat format mengenai tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian Melakukan kaji ulang manajemen Membuat notulen rapat internal bulanan
3i
Pelatihan
Membuat jadwal pelatihan berkala untuk karyawan
Belum ada
3j
Komunikasi internal dan eksternal
Melakukan rapat bulanan tentang pelaksanaan SJH, dan pelaporan berkala ke LP POM MUI
Belum ada
3k
Audit Internal
3l
Tindakan perbaikan
3m
Kaji ulang manajemen
3f
3g
Komponen SJH
Sistem administrasi
Sistem dokumentasi
Melakukan audit internal SJH secara berkala untuk dokumentasi dan pelaksanaan di lapangan Membuat format baku/GF dan melakukan kaji ulang manajemen untuk perbaikan yang perlu dilakukan dalam pelaksanaan dan penerapan SJH Melakukan rapat berkala dengan seluruh karyawan untuk membahas tindak lanjut dalam perbaikan proses
Investigasi
Belum ada
Belum ada Belum ada
Belum ada
Belum ada
Belum ada
Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada
Belum ada Belum ada Belum ada
30
No.
4
Komponen SJH
Lampiran
Kebutuhan Perusahaan
Investigasi
penerapan SJH Membuat panduan SJH Membuat diagram alir penetapan titik kritis bahan dan produk jadi Membuat SOP untuk setiap departemen Membuat daftar bahan, titik kritis, dan tindakan pencegahannya Membuat daftar proses produksi, titik kritis, dan tindakan pencegahannya Membuat matrik bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong untuk semua produk yang disertifikasi halal Membuat format audit halal internal yang berisi pokokpokok pertanyaan yang harus dicakup pada saat pelaksanan audit halal internal Membuat format laporan berkala Membuat format laporan ketidaksesuaian Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI Membuat notulen pertemuan tindakan manajemen Membuat surat pengangkatan IHAC Membuat format administrasi untuk : pembelian, penerimaan bahan oleh QA/QC yang menyangkut kehalalan bahan, format penyimpanan bahan, format aktifitas R&D, produksi, penyimpanan produk, dan distribusi
Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada Belum ada
Belum ada
3. Diskusi dengan Manajemen Puncak dan Pakar SJH Diskusi dengan Manajemen Puncak adalah untuk membahas hasil analisis kebutuhan perusahaan untuk menyusun SJH serta membahas kesiapan perusahaan dalam rangka pemenuhan kebutuhan tersebut.
Berdasarkan hasil diskusi
disarankan untuk melakukan pengkajian kesenjangan perusahaan dibandingkan kebutuhan dan prasyarat yang harus dipenuhi oleh setiap departemen yang terkait. Langkah selanjutnya membuat daftar yang perlu ditelaah, siapa yang bertanggung jawab dalam menelaahnya, dan waktu yang harus dipenuhi untuk pemenuhannya. dapat dilihat pada Lampiran 1. Langkah selanjutnya berdiskusi dengan Pakar SJH yang dalam hal ini berdiskusi dengan senior auditor MUI untuk melihat kekurangan yang masih harus dipenuhi oleh perusahaan. beberapa
kekurangan
Hasil diskusi dengan pakar SJH ini adalah
perusahaan
berkaitan
dengan
lingkup
komponen
implementasi SJH yang akan diperiksa pada saat dilakukan audit SJH seperti yang
31
terlihat pada Tabel 3, dan beberapa kelengkapan yang masih harus dilengkapi yaitu : 1. Organisasi manajemen halal 2. Kelengkapan SOP (termasuk WI dan format-format kerja) 3. Sosialisasi SJH dan pelatihan SJH 4. Sistem komunikasi eksternal dan internal dalam pelaksanaan SJH 5. Sistem pemantauan dan evaluasi pelaksanaan SJH 6. Sistem pelaporan internal dan eksternal pelaksanaan SJH Tabel 3. Lingkup komponen audit implementasi SJH
No
Departemen
1
Pembelian
2
QA/QC
3
Gudang bahan baku
4
Produksi
5
R&D
6
Gudang produk jadi
7
Departemen lain yang terkait
Dokumen yang dipersiapkan Acuan teknis pembelian : 1. Daftar bahan baku 2. SOP pengajuan material baru 3. Daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui LP POM MUI, dll. Acuan teknis QA/QC : 1. Daftar bahan baku 2. SOP QA/QC, dll. Acuan teknis gudang bahan baku : 1. Daftar bahan baku 2. SOP departemen gudang, dll. Acuan teknis produksi : 1. Daftar bahan baku 2. SOP departemen produksi, dll. Acuan teknis R&D : 1. Daftar bahan baku 2. SOP departemen R&D, dll. Acuan teknis gudang produk jadi : 1. Daftar produk jadi 2. SOP departemen gudang, dll. 1. Acuan teknis bagian 2. SOP, dll.
Penanggung jawab departemen Manajer Pembelian
Departemen Pembelian
Manajer QA/QC
Area QA/QC
Manajer Produksi & Gudang
Area Gudang
Manajer Produksi & Gudang
Area Produksi
Manajer R&D
Area R&D
Manajer Produksi & Gudang
Area Gudang
Manajer departemen terkait
Area masingmasing departemen
Lokasi departemen
32
Untuk keperluan pengajuan audit SJH ke LP POM MUI, perusahaan diminta untuk mempersiapkan dokumen teknis dan administratif yang berkaitan dengan proses auditing sebagai berikut : 1. Bagan alir proses (manual proses) 2. Spesifikasi untuk masing-masing bahan baku dan bahan tambahan 3. Dokumen pembelian bahan-bahan dalam tiga bulan terakhir 4. Contoh bahan baku dan produk akhir berikut kemasannya 5. Pada saat audit berlangsung, bila audit akan sekalian dengan sertifikasi produk maka produk-produk yang didaftarkan untuk mendapatkan sertifikasi halal supaya proses produksinya sedang berlangsung pada saat dilakukan audit.
Rancangan dokumen SJH sebelumnya dibuat dalam bahasa Inggris dan berdasarkan masukan dari pakat SJH ini selanjutnya dibuatkan dalam dua bahasa yaitu Bahsa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Hal ini bertujuan agar seluruh
karyawan paham akan manual SJH yang diterbitkan serta agar pelanggan asing yang memerlukan panduan SJH dalam bahasa Inggris sudah tersedia. Pakar SJH juga memberikan masukan yang lainnya yaitu mengenai informasi dasar perusahaan. Hal ini sudah dilampirkan dalam Company Profile. Lembar pengesahan oleh pimpinan memang belum dilakukan karena rancangan manual SJH ini masih berupa konsep. Lingkup penerapan SJH sudah dilengkapi yaitu mulai dari kedatangan bahan baku di gudang sampai kepada pengiriman produk perisa jadi ke pelanggan. Persyaratan tugas IHAC sudah pula diperbaiki, serta acuan teknis untuk setiap departemen sudah dimasukkan dalam perbaikan dalam rancangan SOP untuk masing-masing departemen. Lampiran yang diminta oleh LP POM MUI meliputi format laporan berkala, format laporan temuan/ketidaksesuaian, notulen pertemuan tindakan manajemen serta surat pengangkatan IHAC sudah dibuatkan.
Demikian juga
untuk daftar seluruh bahan baku yang akan disertifikasi halal sudah disiapkan dan terlampir. Pada Tabel 4 dapat dilihat hasil evaluasi dokumen SJH yang dilakukan oleh pakar SJH dari LP POM MUI, yang dilakukan pada minggu pertama bulan
33
Desember 2010. Sebagian besar dari hasil pemeriksaan tersebut sudah “YA” yang berarti sudah memenuhi standar minimal yang dipersyaratkan oleh LP POM MUI. Ada beberapa yang masih “TIDAK”, hal ini berarti dokumen SJH tersebut masih memerlukan perbaikan.
Pada klausul pelatihan belum adanya daftar
pelatihan berkala untuk karyawan khususnya untuk sosialisasi dan pelatihan halal bagi karyawan. Kekurangan ini sudah diperbaiki pada proses penyusunan dan pengkajian ulang perancangan SJH pada rapat berikutnya.
Tabel 4. Hasil pemeriksaan dokumen SJH oleh Pakar LP POM MUI
F.
G.
a. Bagian PPlC / Pergudangan Catatan : disesuaikan dengan kondisi perusahaan 1. Apakah SOP untuk tiap bagian tsb telah mencukupi aspek Kehalalan seperti pada Buku Panduan Penyusunan SJH (hal 53-56) ? a. Bagian R&D b. Bagian QA/QC c. Bagian Pembelian d. Bagian Produksi e. Bagian PPIC / Pergudangan SISTEM ADMINISTRASI DAN DOKUMENTASI 1. Apakah dalam manual halal di jelaskan sistem administrasi & dokumentasi produksi halal yang menggambarkan keterkaitan antar bagian (kemampuan telusur halal) ? 2. Apakah dalam manual halal dilampirkan contoh borang-borang terkait dgn pertanyaan No.F1 PELATIHAN
YA YA YA YA YA
YA
YA TIDAK
1.
H.
Apakah ada perencanaan pelatihan SJH kepada karyawan ? 2. Apakah ada perencanaan sosialisasi SJH kepada karyawan? PEMANTAUAN DAN EVALUASI 1. Apakah ada prosedur audit internal SJH ? *) hal 22-24) 2. Apakah ada daftar pertanyaan atau pokokpokok yang harus dicakup oleh auditor ketika melakukan audit ? *) hal 57-63)
YA
TIDAK
YA
YA
34
3.
I.
Apakah ada format laporan temuan, tindakan perbaikan dan pencegahan masuknya unsur haram *) hal 65).
KAJI ULANG MANUAL SJH Apakah ada prosedur kaji ulang dan revisi terhadap manual Sistem YA Jaminan Halal (SJH) ? KESIMPULAN: - Dokumen Sistem Jaminan Halal yang dibuat masih perlu perbaikan/revisi. - Agar dokumen Sistem Jaminan Halal disusun dalam bahasa Indonesia juga. - Untuk revisi atau perbaikan harap tetap menggunakan Buku Panduan Penyusunan Sistem Jaminan Halal *)
A1 A2 B3 D3 El G1
Rangkuman Komponen yang harus dilakukan Perlu Perbaikan Perbaikan/revisi, disempurnakan atau belum (Disempumakan dilampirkan. ) Informasi dasar perusahaan Lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Pimpinan Lingkup penerapan SJH Persyaratan dan tugas AHI Acuan teknis sebagai rujukan bagian/departemen Perencanaan pelatihan dan sosialisasi
Belum Dibuat / dituliskan X
Belum dilampir kan
X X X
tiap
X X
LAMPIRAN 1 2 3 4
X X X X
Format Laporan Berkala Format Laporan Temuan/Ketidaksesuaian Notulen Pertemuan Tindakan Manajemen Daftar seluruh Bahan Baku yang disertifikasi Halal Surat Keputusan Pengangkatan Tim Auditor Halal Internal
5
Rekomendasi: • • •
X Pemeriksa Tgl.Dokumen
DDA (SJH Dapat Dilakukan Audit) PTTM (SJH Perbaikan tanpa tatap muka) V
Tgl. Periksa
PDTM (SJH Perbaikan dengan tatap muka)
Edisi/Submitke
Ir. Nur Wahid MSi. 17 Desember 2010 22 Desember 2010 Baru/1
4. Penyusunan Rancangan Draft Manual SJH Penyusunan rancangan draft manual SJH ini dilakukan oleh Tim SJH dengan didasarkan panduan yang dikeluarkan oleh LP POM MUI (LP POM MUI, 2008) dan dengan mengambil bahan dari hasil perancangan yang telah dilakukan.
35
Hasil dari penyusunan rancangan manual SJH ini adalah berupa konsep manual SJH perusahaan.
4.1.
Kendali dokumen (document control) Kendali dokumen terdiri dari : daftar isi Manual SJH, lembar pengesahan
SJH, dan daftar distribusi dokumen. Dalam hal ada perbaikan atau rivisi dari dokumen SJH, IHAC akan menginformasikannya dalam rapat internal perusahaan yang dihadiri oleh semua departemen yang berhubungan dan dihadiri pula oleh Manajemen Puncak. Dokumen yang obsolete akan dipegang oleh IHAC. Master Dokumen dari SJH harus disahkan (approved by) Manajer Umum dan diketahui oleh Direktur dan semua Kepala Departemen / Perwakilan Departemen yang bersangkutan. Setiap ada perubahan dokumen harus disebarkan kepada semua pemegang dokumen dan harus dibuatkan daftarnya seperti Tabel 5.
Tabel 5. Daftar distribusi penerima dokumen
Jumlah
Nama Dokumen
1 1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy) Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy)
1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy)
1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy)
1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy)
1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy)
1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy)
1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy)
1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Copy)
1
Sistem Jaminan Halal R-0 (Master)
Pemegang Dokumen Direktur / Manajer Umum Departemen R&D (Manajer R&D) Departemen QA/QC (Manajer QA/QC) Departemen Pembelian (Manajer Pembelian) Departemen Penjualan (Manajer Penjualan) Departemen Produksi (Manajer Produksi) Departemen Gudang (Manajer Gudang dan Transportasi) Departemen Keuangan (Finance Controller) Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) Internal Halal Audit Coordinator (IHAC)
36
Daftar distribusi untuk dokumen dan format baku dapat dilihat pada Lampiran 2. Tabel distribusi dokumen, yang memuat departemen mana yang menerbitkan format baku tersebut, departemen mana saja yang terlibat dan harus menyetujui hasil dari format baku tersebut, serta departemen mana saja yang harus mendapatkan kopiannya dan departemen mana yang harus menyimpan dokumen aslinya.
4.2.
Pendahuluan Pendahuluan Manual SJH terdiri dari : informasi dasar perusahaan, tujuan
penerapan SJH, dan ruang lingkup penerapan SJH.
4.2.1. Informasi dasar perusahaan Informasi dasar perusahaan merupakan pernyataan identitas diri atau profil perusahaan berisi nama perusahaan, alamat, jenis produk, kapasitas produksi, tempat maklon jika ada, jumlah lini produksi, jumlah tenaga kerja, jangkauan pasar, dan lain-lain (Lampiran 3). Untuk saat ini PT GIA baru memproduksi perisa dalam bentuk cair. Proses pembuatan perisa cair ini dimulai dengan adanya formula produksi dari Bagian R&D, selanjutnya pengumpulan bahan baku sesuai dengan lot yang sudah ditentukan dalam lembar formulasi tersebut. Pengecekan sesuai lot yang akan dipakai oleh IHAC untuk memastikan bahwa semua lot tersebut telah sesuai dari persaratan kehalalan bahan bankunya. Semua bahan baku tersebut dimasukkan ke dalam suatu tangki pencampuran. Pertama-tama dimasukkan pelarut, biasanya propylene glycol (PG) untuk perisa yang larut dalam air, ataupun digunakan minyak tumbuhan atau minyak kelapa sebagai pelarut perisa yang tidak larut dalam air atau perisa yang larut minyak. Selanjutnya dimasukkan bahan-bahan baku lainnya sesuai dengan urutan yang ada dalam lembar formula produksi. Proses pemanasan bahan terkadang dilakukan untuk melarutkan bahan, misalnya untuk mempercepat pelarutan vanillin atau ethyl vanillin di dalam PG. Proses selanjutnya adalah pengadukan dengan menggunakan pengaduk listrik dengan putaran kecepatan yang disesuaikan dengan jenis dan jumlah bahan yang ada di dalam tangki pengadukan. Setelah rata maka segera dimasukkan ke dalam jerigen
37
biru sambil ditimbang. Kemasan produk yang ada di PT GIA adalah paling kecil 1 kilogram yang biasanya dipakai sebagai contoh untuk percobaan produksi pelanggan, kemudian kemasan jerigen 5 kilogram, dan kemasan normal yaitu 25 kilogram.
Langkah selanjutnya adalah pelabelan produk jadi yang berisi kode
produk, nama produk, tanggal produksi, nomor bat, serta alamat perusahaan. Diagram alir proses produksi dapat dilihat pada Gambar 2, dan diagram alir proses produksi perisa cair dapat dilihat pada Lampiran 4. Pada saat ada proyek baru dari pelanggan melalui departemen penjualan maka akan diteruskan ke departemen R&D untuk dilakukan proses pengembangan produk. Departemen R&D akan menggunakan bahan baku yang sudah ada juga memerlukan bahan baku baru. Bahan baku baru dimintakan oleh departemen R&D ke departemen pembelian dengan terlebih dahulu ditentukan spesifikasi bahan baku yang diperlukan. Kemudian departemen pembelian memintakan contoh bahan baku dari pemasok yang harus dilengkapi dengan dokumen bahan yang meliputi spesifikasi produk, lembar keselamatan bahan, halal sertifikat dan atau diagram alir pembuatan bahan. Contoh daftar pemasok bahan baku dapat dilihat pada Lampiran 5, dan Lampiran 6. Contoh daftar produsen bahan baku. Setelah contoh bahan baku diterima oleh departemen pembelian selanjutnya diberikan ke departemen R&D. Bila bahan baku tersebut bisa dipakai dan sesuai dengan spesifikasi permintaan dari departemen R&D, maka proses pembelian dapat dilanjutkan dengan cara meminta penawaran harga, jumlah minimal pembelian, ketersediaan bahan baku, dan waktu ketersediaan bahan baku tersebut.
Apabila semua telah sesuai dari segi harga dan kelengkapan
dokumennya, maka departemen pembelian akan mengeluarkan order pembelian yang terlebih dahulu harus melalui pengesahan dari manajer umum. Pada saat bahan baku tersebut datang maka harus disertai dengan sertifikat analisis dan semua dokumen pendukung lainnya dan disesuaikan dengan order pembelian baik menyangkut spesifikasi bahan, jumlah, dan harganya. Order bahan baku baru tersebut masuk ke departemen gudang, departemen gudang melakukan pengecekan fisik barang, kelengkapan dokumen seperti yang disebutkan termasuk sertifikat halalnya.
Kalau semua dokumen lengkap dan
barang sesuai dengan order pembelian maka departemen gudang akan
38
menempelkan label kuning sebagai tanda “Awaiting QC” atau menunggu pengecekan oleh departemen QA/QC. Apabila tidak sesuai maka bahan baku tersebut
segera
diberitahukan
ke
departemen
pembelian
untuk
segera
dikembalikan. Langkah selanjutnya departemen QA/QC mengambil contoh bahan baku tersebut dan dibandingkan dengan standar.
Standar yang digunakan untuk
pembanding pertama departemen QA/QC ini adalah standar yang diberikan dari departemen R&D. Apabila dari segi dokumen dan hasil panel sudah sesuai maka departemen QA/QC akan memberikan label hijau “QC Approved” yang berarti telah di setujui departemen QA/QC.
Tetapi apabila tidak sesuai, maka
departemen QA/QC akan menerbitkan surat ketidaksesuaian bahan baku yang ditujukan ke departemen pembelian untuk diteruskan ke pemasoknya agar segera dilakukan penggantian. Untuk bahan baku yang sudah disetujui oleh departemen QA/QC, selanjutnya bahan baku tersebut disimpan dilokasi tertentu oleh departemen gudang sesuai dengan karakteristik produk tersebut yang didapatkan dari lembar keselamatan bahan dan spesifikasi produk berdasarkan juga saran dari departemen QA/QC. Departemen produksi hanya akan memakai bahan baku dari lot yang sudah disetujui oleh deprtemen QA/QC dan sudah diberi label hijau. Proses produksi dilakukan, dan hasil produk jadi akan diperiksa ulang oleh departemen QA/QC untuk mengetahui kesesuainnya dengan standar dan spesifikasinya. Standar pertama ini diberikan oleh departemen R&D, dan standar selanjutnya ditentukan oleh departemen QA/QC yang didapat dari bat atau lot yang sudah disetujui/approved. Bila departemen QA/QC sudah menyetujui dan menempelkan label hijau, maka produk jadi tersebut dibawa ke departemen gudang untuk diregistrasi. Tatacara pembuatan label produk dapat dilihat pada Lampiran 7. Langkah selanjutnya dilakukan persiapan pengiriman kepada pelanggan sesuai dengan jadwal permintaan dari departemen penjualan. Diagram alir proses produksi dapat dilihat pada Gambar 2.
39
Proyek dari pelanggan melalui departemen penjualan Permintaan bahan baku baru oleh departemen R&D Permintaan contoh/pembelian bahan baku oleh departemen pembelian Penerimaan bahan baku oleh departemen gudang Pengecekan bahan baku oleh departemen QA/QC Penyimpanan bahan baku di gudang Pemakaian bahan baku oleh departemen produksi Pengecekan produk jadi oleh departemen QA/QC Penyimpanan di gudang dan proses pengiriman ke pelanggan
Gambar 2. Diagram alir proses produksi
4.2.2. Tujuan penerapan SJH Perusahaan harus menyatakan secara tertulis tujuan penerapan SJH di perusahaannya sesuai dengan aturan yang telah digariskan oleh LP POM MUI, yaitu : menjamin kehalalan produk yang dihasilkan secara sinambung dan konsisten sesuai dengan syariat Islam yang ditetapkan berdasarkan fatwa MUI. Tujuan penerapan ini dituangkan dalam kebijakan halal dari PT GIA.
4.2.3. Ruang lingkup penerapan manual SJH Perusahaan menjelaskan jangkauan penerapan sistem jaminan perusahaan di lingkungan perusahaan, antara lain pembelian, penerimaan bahan, lini produksi, penyimpanan bahan dan produk, transportasi, dan distribusi. Cakupan Halal dari PT GIA dimulai dari pengembangan produk baru, pembelian bahan baku,
40
penanganan bahan baku yang tiba di gudang, penyimpanan bahan baku yang baru datang, pengecekan bahan baku yang baru datang oleh QA/QC, proses persiapan lot bahan baku yang akan dipakai produksi, proses produksi, pengecekan hasil produksi oleh departemen QA/QC, penyimpanan produk akhir, persiapan pengiriman bahan jadi dan pengiriman ke pelanggan.
4.3.
Komponen Manual SJH
Sistem Jaminan Halal mempunyai komponen-komponen sebagai berikut :
4.3.1. Kebijakan halal Kebijakan halal adalah pernyataan tertulis tentang komitmen perusahaan untuk memproduksi produk halal secara konsisten, mencakup konsistensi dalam penggunaan dan pengadaan bahan baku, bahan tambahan, dan bahan penolong, serta konsistensi dalam proses produksi halal.
PT GIA berkomitmen untuk
memproduksi perisa yang halal secara konsisten dan mengacu pada standar dari LP POM MUI dan memelihara kehalalan perisa dalam setiap tahapan proses produksinya. Hal ini berhubungan dengan pemakaian bahan baku yang halal dan pemisahan tempat untuk bahan baku yang TIDAK HALAL, begitu juga untuk peralatan dalam proses produksinya. Sistem Jaminan Halal (SJH) akan dikomunikasikan dan diterapkan kepada seluruh tingkatan manajemen dan karyawan PT GIA dengan tujuan menjadikan standar proses produksi, pergudangan, pengepakan, dan seluruh urutan proses sesuai dengan peraturan halal untuk semua produk perisa yang halal. Sebagai bentuk komitmen dari manajemen didokumentasikan dengan daftar hadir dari setiap rapat SJH, dan dokumentasi ini disimpan oleh IHAC sebagai bukti pertanggung jawaban kepada LP POM MUI.
4.3.2. Panduan halal Panduan halal adalah pedoman perusahaan dalam melaksanakan kegiatan untuk menjamin produksi halal. Definisi dari produk halal adalah yang sesuai dengan syariah dan ketentuan produk halal menurut aturan Islam yaitu : a. Tidak mengandung babi dan atau bagian maupun produk turunannya.
41
b. Semua bahan baku yang berasal dari hewan yang halal harus disembelih menurut aturan dan Syariah Islam. c. Semua peralatan yang digunakan untuk produksi, wadah, gayung, dan kemasan tidak terkontaminasi babi dan sesuatu yang diharamkan. d. Transportasi dan penyimpanan harus dipisahkan dari bahan/produk yang mengandung ataupun yang berasal dari babi dan atau sesuatu yang diharamkan. e. Jika hal-hal yang tersebut di atas pernah digunakan atau terkontaminasi oleh babi dan turunannya dan atau dari sesuatu produk yang diharamkan maka harus dibersihkan sesuai dengan aturan dan syariah Islam. f. Tidak mengandung khamr (etanol)
Matrik untuk bahan baku tidak dapat dimuat lengkap dalam tulisan ini berhubungan dengan kerahasiaan perusahaan, namun contoh dari sebagian matrik bahan baku yang berisi nama bahan, kode bahan, nama pemasok, nama produsen, negara produsen, kelengkapan data yang didapat dari internet, buku Archtander’s sebagai buku panduan bahan baku perisa, spesifikasi produk, lembar keselamatan bahan, sertifikat analisis, in-house halal statement, halal sertifikat, dan tambahan informasi data terlampir pada Lampiran 8. Contoh daftar bahan baku yang dipakai dan contoh penggolongan bahan baku berdasarkan kriteria kritis keharaman dapat dilihat pada Lampiran 9. Semua kelengkapan dokumen dari bahan baku didokumentasikan dengan cara dipindai dan disimpan dalam folder di komputer. Penyimpanan dokumentasi berdasarkan kode dan nama bahan baku dan sebagai intisari dari daftar dokumen. Untuk mempermudah dalam pencarian data, maka kelengkapan dokumen kelengkapan bahan baku tersebut dimasukkan ke dalam matrik bahan baku yang terus diperbaharui/direvisi setiap tiga bulan sekali atau menurut jumlah banyaknya bahan baku yang baru.
42
4.3.3. Organisasi manajemen halal Organisasi manajemen halal, yaitu organisasi internal perusahaan yang mengelola seluruh fungsi dan aktivitas manajemen dalam menghasilkan produk halal. LP POM MUI sebagai lembaga yang mempunyai kewenangan yang paling tinggi didalam struktur organisasi manajemen halal dan berhak untuk memberikan dan mencabut sertifikat halal dari perusahaan.
Dalam organisasi perusahaan,
IHAC adalah sebagai perwakilan dan perpanjangan tangan LP POM MUI yang mempunyai tanggung jawab dan wewewang penuh terhadap pelaksanaan sistem manajemen halal yang ada di dalam perusahaan dan bertanggung jawab terhadap LP POM MUI. Struktur organisasi manajemen halal PT GIA dapat dilihat pada Gambar 3. Perwakilan Manajemen Puncak (Manajer Umum / Direktur) Manajer Keuangan LP POM MUI
Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) QA/QC Dept. QC Manager
Penjualan
Pembelian
R&D
Produksi
Gudang dan Transportasi
Gambar 3. Struktur organisasi manajemen halal Dari Gambar 3 terlihat bahwa posisi Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) cukup penting dan strategis karena berada langsung di bawah Direktur, mengkoordinasikan manajer-manajer QA/QC, Penjualan, Pembelian, R&D, Produksi, serta Gudang dan Transportasi, IHAC juga melakukan komunikasi dengan LP POM MUI mewakili PT GIA. Uraian kerja Manajemen Puncak dan setiap manajer terkait dapat dilihat pada Lampiran 10.
43
4.3.4. Standard Operation Procedure (SOP) dan acuan teknis Standard Operation Procedure (SOP) yaitu suatu perangkat instruksi yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin dan acuan teknis. SOP sebagai dokumen untuk membantu pekerjaan bidang-bidang terkait dalam melaksanakan fungsi kerjanya.
Pelaksanaan SOP adalah merupakan suatu
keharusan bagi karyawan untuk melaksanakan fungsi kerjanya.
Siapa pun
pelaksananya maka SOP tersebut adalah tetap dan tidak boleh dirubah oleh karyawan tanpa seijin dan sepengetahuan dari manajemen.
4.3.5. Sistem administrasi dan dokumentasi Sistem administrasi, yaitu suatu keharusan bagi perusahaan untuk mendesain suatu sistem administrasi terintegrasi yang dapat ditelusuri (traceable) dari pembelian bahan sampai dengan distribusi produk ke pelanggan. Serta sistem dokumentasi, yaitu pendokumentasian yang baik dan mudah diakses oleh pihak yang terlibat dalam proses produksi halal termasuk oleh LP POM MUI sebagai lembaga sertifikasi halal. Sistem dokumentasi yang dilakukan di PT GIA yang dilakukan untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian bahan ataupun ketidaksesuaian selama proses produksi perlu dilakukan. Sistem dokumentasi ini juga diperlukan sebagai catatan untuk melakukan tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan jangan sampai suatu kesalahan terulang kembali.
Sistem dokumentasi ini dapat
dilakukan dengan cara sebagai berikut : •
Spesifikasi produk, Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS = Material Safety Data Sheet), sertifikat halal, dan bagan air produksi.
•
Tanda terima pembelian bahan.
•
Catatan pemeriksaan bahan baku (Incoming Raw Material Log Book Record).
•
Catatan pemeriksaan Produk Jadi (Finished Goods Log Book Record)
•
HACCP Monitoring Ceklist untuk Departemen Produksi.
•
Prosedur perbaikan untuk produk yang tidak sesuai dengan persaratan HACCP.
•
Dokumentasi dari proses produksi.
44
•
Dokumentasi dari catatan QA/QC untuk setiap lot bahan baku dan produk jadi.
Penetapan prosedur pendataan bertujuan untuk mendata agar SOP tepat mengenai sasarannya. Prosedur pendataan dapat dilakukan dengan cara : •
Secara berkala memeriksa dokumentasi.
•
Melibatkan Internal Halal Audit Coordinator (IHAC)
4.3.6. Sosialisasi serta Pelatihan Sosialisasi, yaitu SJH yang telah dibuat dan diimplementasikan oleh perusahaan harus disosialisasikan ke seluruh pemangku kepentingan, yaitu seluruh manajemen dan karyawan perusahaan dan pemasok. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepedulian atas pelaksanaan SJH di perusahaan. Serta pelatihan, adalah penjadwalan pelatihan bagi seluruh pelaksana SJH dalam periode waktu tertentu. Pelatihan halal sebagai suatu ketetapan LP POM MUI kepada perusahaan sebagai bentuk komitmen manajemen untuk terlaksananya sistem jaminan halal (SJH) di perusahaan.
Perusahaan akan mengirimkan perwakilannya untuk
menghadiri seminar halal dan atau pelatihan internal audit halal yang memberikan prioritas kepada departemen-departemen yang berhubungan. Sosialisasi halal dilakukan dalam diskusi perusahaan dalam rapat internal yang
dihadiri semua
departemen dan
Manajemen Puncak.
Hal ini
didokumentasikan dari notulen hasil rapat. Contoh jadwal pelatihan berkala untuk karyawan khususnya yang berkaitan dengan pembekalan mengenai SJH dan halal dapat dilihat pada Lampiran 11. 4.3.7. Komunikasi internal dan eksternal Komunikasi internal dan eksternal. Pengertian komunikasi internal adalah mengkomunikasihan pelaksanaan dan hasil dari penerapan SJH diperusahaan dan komunikasi eksternal dilakukan oleh pihak perusahaan kepada pihak luar seperti pemasok dan LP POM MUI. Komunikasi internal dilaksanakan dengan cara melakukan rapat bulanan dengan seluruh karyawan perusahaan dan menerapkan penggunaan format-format
45
baku untuk semua departemen terkait. Komunikasi eksternal dengan LP POM MUI dilakukan dengan cara berkonsultasi bila ada perubahan proses atau bahan baku baru, serta melakukan pelaporan rutin dalam enam bulanan oleh IHAC. 4.3.8. Audit internal Audit internal, dilakukan untuk mengevaluasi pelaksaan SJH dan menentukan departemen-departemen yang masih memerlukan perbaikan. Sistem audit internal dilakukan dengan cara melakukan audit internal yang bertujuan untuk mengevaluasi bahwa sistem benar-benar berjalan sesuai dengan yang diputuskan oleh LP POM MUI, efektifitas penerapan SJH dan pendataan ketidaksesuaian dengan sistem yang telah diberlakukan.
Pelaksanaan audit
internal untuk setiap komponen dari SJH dilakukan setiap 6 bulan dari tanggal sertifikat halal dan dibuatkan laporannya kepada LP POM MUI. Tim audit halal internal yang diketuai oleh Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) merupakan orang atau tim di dalam perusahaan yang dapat meng-audit secara langsung kepada semua departemen yang berhubungan dengan masalah halal. IHAC berasal dari departemen yang berhubungan dengan proses produksi seperti Pembelian, R&D, QA/QC, Produksi, dan Departemen Gudang dan Transportasi; serta Manajer Umum. Seorang Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : •
Mempunyai kewenangan mengkoordinasikan penerapan SJH perusahaan.
•
Memonitor proses produksi halal dimulai dari pemilihan bahan baku sampai kepada produk jadi.
•
Mengerti tentang Haram Critical Point dalam bahan baku dan proses produksi.
•
Mengisi dan memperbaharui seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan produk halal.
•
Melakukan internal audit dan melaporkannya ke LP POM MUI setiap enam bulan.
46
•
Mengkomunikasikan dengan LP POM MUI untuk setiap perubahan bahan baku, bahan pembantu, dan bahan tambahan.
Pelaksaan audit internal terbagi menjadi waktu pelaksaan audit halal internal, metode pelaksanaan, pelaksana (auditor), dan pihak yang diaudit (auditee). 1. Waktu pelaksanaan Audit halal intertnal dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setiap enam bulan
atau
pada
saat
terjadi
perubahan-perubahan
yang
mungkin
mempengaruhi status kehalalan produk seperti : perubahan manajemen, kebijakan, formulasi, bahan baku, proses, maupun keluhan konsumen.
2. Metode pelaksanaan Audit halal internal dapat dilaksanakan secara bersamaan dengan audit sistem yang lain, tetapi formulir audit halal internal dan pelaporannya harus dibuat terpisah dari audit sistem yang lain. Audit dilakukan dengan metode wawancara, pengujian dokumen, dan observasi di lapangan.
3. Pelaksana (auditor) Audit halal internal dilakukan oleh Tim Auditor Halal Internal. Pelaksana audit internal dilakukan oleh audit halal internal dari departemen yang berbeda (cross audit).
4. Pihak yang diaudit (auditee) Pihak yang diaudit adalah seluruh bagian yang terkait dalam proses produksi seperti : -
Bagian pembelian
-
Bagian pengawasan mutu
-
Bagian produksi
-
Bagian riset dan pengembangan (R&D)
-
Bagian penggudangan
-
Bagian transportasi
-
Bagian pengembangan SDM
47
Tindakan perbaikan atas pelaksanaan SJH dilakukan jika pada saat dilakukan audit halal internal ditemukan ketidaksesuaian pelaksanaannya. Tindakan perbaikan harus dilakukan sesegera mungkin, jika temuan yang didapatkan berdampak langsung terhadap status kehalalan produk. Semua bentuk tindakan perbaikan dilakukan oleh perusahaan dengan dibuatkan berita acara serta laporannya dan terdolumentasikan dengan baik. Kaji ulang manajemen (managemen review) terhadap SJH secara menyeluruh harus dilakukan dalam kurun waktu tertentu misalnya minimal setahun sekali. Kaji ulang dilakukan karena berbagai hal, antara lain : Perubahan sistem manajemen perusahaan yang mempengaruhi peran SJH secara menyeluruh atau sebagian, misalnya perubahan peranan auditor halal internal, serta ketidaksesuaian yang sering ditemukan dalam pelaksanaan SJH.
Kaji ulang
manajemen dilakukan dengan melibatkan seluruh bagian yang terlibat dalam SJH termasuk manajemen puncak. Pertemuan kaji ulang dilaporkan dan dibuatkan rekamannya. 4.3.9. Tindakan perbaikan Semua tindakan perbaikan baik yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit maupun saat ditemukan ketidaksesuaian harus dilaksanakan sesegera mungkin dan dibuatkan laporannya dalam berita acara perbaikan.
4.3.10. Kaji ulang manajemen (management review) Kaji ulang manajemen (management review) harus dilakukan dalam kurun waktu tertentu untuk memperbaharui adanya departemen-departemen dari SJH yang direvisi ataupun untuk memperbaiki bagian yang sering ditemukan ketidaksesuaian.
4.4.
Lampiran manual Lampiran yang menjadi bagian dari Manual SJH adalah sebagai berikut :
48
4.4.1. Panduan halal Panduan halal adalah buku panduan halal yang dikeluarkan oleh LP POM MUI tahun 2008 yang dipakai sebagai referensi di dalam perancangan Manual SJH dan poin-poin yang harus dipenuhi oleh perusahaan sebagai prasarat minimal untuk memenuhi persaratan minimal SJH perusahaan.
4.4.2. Diagram alir penetapan titik kritis Diagram alir penetapan titik kritis terdiri dari : -
Identifikasi titik kritis bahan
-
Identifikasi titik kritis bahan hewani
-
Identifikasi titik kritis bahan mikrobial
-
Identifikasi titik kritis bahan lain (tambang, sintetik)
-
Identifikasi titik kritis penyimpanan dan lini prodiksi
-
Identifikasi titik kritis distribusi
4.4.3. Standard Operation Procedure (SOP) setiap departemen Standard Operation Procedure (SOP) setiap departemen merupakan panduan umum bagi setiap departemen untuk melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan SJH. Uraian lebih lanjut mengenai SOP ini dituangkan dalam Work Instruction (WI).
4.4.4. Daftar bahan, titik kritis dan tindakan pencegahannya Penentuan titik kritis keharaman dan identifikasi bahan baku yang haram menurut Panduan Umum SJH LP POM MUI adalah bahan baku sebagai berikut : •
Tidak mengandung alkohol (etanol)
•
Tidak mengandung babi dan turunannya
•
Bahan baku yang berasal dari hewan – harus berasal dari spesies yang halal dan disembelih berdasarkan syariah Islam.
Tabel contoh hasil penetapan titik kritis bahan baku dan tindakan pencegahannya dapat dilihat pada Lampiran 12. Contoh tabel hasil penetapan titik kritis proses produksi dan tindakan pencegahannya dari bahan haram/najis dapat dilihat pada Lampiran 13.
49
4.4.5. Daftar proses produksi, titik kritis dan tindakan pencegahannya Identifikasi titik kritis dalam produksi bertujuan untuk menentukan di tahapan yang mana di dalam proses produksi yang dapat terjadi kemungkinan kontaminasi silang ataupun masuknya bahan yang non-halal ke dalam bahan yang halal.
Selanjutnya dilakukan tahapan pencegahan untuk menghilangkan
kemungkinan tersebut. Pada penelitian ini baru dilakukan penentuan Haram Analysis Critical Control Points (HACCP) untuk perisa cair. Sebab produk yang dibuat di lokasi pabrik PT GIA adalah baru hanya produk perisa cair. HACCP untuk perisa cair dapat dilihat pada Lampiran 14. 4.4.6. Matrik bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong semua produk yang disertifikasi halal Matrik bahan baku, bahan tambahan, bahan penolong semua produk yang disertifikasi halal harus dibuatkan daftarnya. Daftar tersebut terdiri dari daftar semua bahan baku yang dipakai dan ada diperusahaan. Daftar tersebut dibuatkan oleh departemen R&D dan dan diketahui oleh Manajer Umum dan IHAC. Revisi daftar bahan baku ini harus dilakukan secara rutin dan teregistrasi mulai dari revisi nol dan seterusnya. Daftar untuk bahan penolong juga perlu dibuatkan seperti daftar merek pembersih yang digunakan untuk peralatan produksi dan peralatan laboratorium, bahan pelumas mesin yang selain harus food grade juga harus halal bila bersentuhan dengan produk.
4.4.7. Formulir audit halal internal (AHI) yaitu pokok-pokok pertanyaan yang harus dicakup AHI pada saat audit Format audit halal internal (AHI) yaitu pokok-pokok pertanyaan yang harus dicakup AHI pada saat audit dibuatkan untuk audit dari setiap departemen dan dilakukan secara lintas departemen, misalnya bila dilakuakan audit di departemen pembelian maka yang akan melakukan audit adalah departemen lain yang diketuai oleh IHAC. Hal ini untuk menjaga obyektifitas hasil internal audit tersebut. Format-format internal audit untuk setiap departemen tersebut disimpan
50
oleh IHAC, dan bila akan dilakukan maka format tersebut akan diperbanyak dari master dokumennya. 4.4.8. Format laporan berkala Format laporan berkala internal audit terdiri dari format bulanan yang memuat tentang intisari dari jumlah lot yang diproduksi, jumlah bahan baku yang dibeli, jumlah ketidaksesuain bahan baku maupun produk jadi berdasarkan mutu maupun dilihat dari segi kritis kehalalannya. Format pelaporan ini akan dibawa ke rapat bulanan manajemen untuk dilakukan tindakan perbaikan. Format pelaporan rutin kepada LP POM MUI disepakati untuk dilakukan enam bulan sekali yang merupakan pengkajian dan pemberitahuan untuk seluruh perubahan yang telah dilakukan di perusahaan berhubungan dengan pelaksanaan SJH dan perubahan bahan baku, perubahan, pemasok, perubahan dokumen, dan sistem organisasi. 4.4.9. Format laporan ketidaksesuaian Format laporan ketidaksesuaian terbagi menjadi dua format, yatu format ketidaksesuaian yang berhubungan dengan mutu dan pelaksanaan Good Manufacturing Practices (GMP) dan Hazard Critical Control Points (HACCP). Format lainnya adalah format yang berhubungan dengan penyimpangan pelaksanaan SJH dan penyimpangan yang dapat menimbulkan efek fatal terhadap pelaksanaan SJH atau kehalalan produk termasuk kontaminasi oleh bahan yang najis atau haram. 4.4.10. Daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui LP POM MUI Daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui LP POM MUI merupakan daftar lembaga sertifikasi yang dikeluarkan dan disetujui oleh LP POM MUI. Daftar lembaga sertifikasi ini terdiri dari Lembaga Sertifikasi Halal Internasional yang masing-masing lembaga tersebut menerapkan tatacara dan kebijakan dalam penentuan dan penerbitan sertifikat halal. Sebagai contoh IFANCA, selain produk yang disertifikasinya harus bersertifikat halal juga untuk setiap produknya harus tercetak logo Cress M, apabila kedua atau salah satu persaratan ini tidak ada maka sertifikasi halal dari produknya tidak diakui oleh LP POM MUI.
51
4.4.11. Notulen pertemuan tindakan manajemen Notulen pertemuan tindakan manajemen merupakan perbaikan yang harus dilakukan oleh perusahaan dengan sepengetahuan manajemen perusahaan. Rapat ini dilaksanakan setiap bulan untuk mendiskusikan pelaksanaan proses SJH dan melakukan tindakan perbaikan yang masih harus dilakukan dengan berdasarkan pada prioritasnya. Rapat ini harus dihadiri oleh perwakilan manajemen puncak, yaitu oleh Direktur dan Manajer Umum, sebagai bentuk komitmen perusahaan atas pelaksanaan kebijakan SJH di perusahaan. 4.4.12. Surat keputusan pengangkatan IHAC Surat keputusan pengangkatan IHAC dilakukan oleh Manajemen Puncak, dalam hal ini ditandatangani oleh Manajer Umum. IHAC merupakan orang yang independen dan tidak dipengaruhi oleh manajer departemen lainnya.
IHAC
bertanggung jawab kepada Manajer Umum dan merupakan perpanjangan tangan dari LP POM MUI di dalam perusahaan untuk pelaksanaan SJH. 4.4.13. Format administrasi Format administrasi yang meliputi : pembelian, penerimaan bahan baku oleh gudang, dan pemeriksaannya oleh QA/QC menyangkut kehalalan bahan dan dokumen pendukung mutu dan kehalalan, penyimpanan bahan, R&D, produksi, penyimpanan produk, dan distribusi produk akhir kepada pelanggan.
5. Analisis Kebutuhan SOP Semua Departemen Terkait Dari hasil kajian terhadap Panduan Umum Sistem Jaminan Halal yang dikeluarkan LP POM MUI pada 2008, termasuk Manual Sistem Jaminan Halal dan lampirannya, maka dapat dilihat kebutuhan SOP pada PT GIA seperti pada Tabel 6. Sebagai industri perisa, untuk perusahaan ini ada beberapa tambahan/modifikasi SOP terhadap contoh SOP yang tercantum pada lampiran Manual SJH dalam panduan umum tersebut.
52
Tabel 6. Daftar kebutuhan SOP untuk PT GIA dalam rangka penyusunan manual SJH Departemen
Standard Operation Procedure (SOP) 1. SOP penetapan bahan baku dan bahan penolong
R&D
2. SOP permintaan bahan baku 3. SOP perubahan formula dan pengembangan produk baru
Pembelian
4. SOP pemilihan pemasok 5. SOP pembelian bahan baku dan bahan penolong 6. SOP penerimaan bahan baku dan bahan penolong
QA/QC
7. SOP pemeriksaan bahan baku 8. SOP pemeriksaan produk antara dan produk jadi
Penjualan
9. SOP penerimaan order dari pelanggan
Produksi
10. SOP pembuatan perisa 11. SOP penyimpanan bahan baku dan bahan penolong
Gudang dan Transportasi
12. SOP penyimpanan kemasan 13. SOP penyimpanan produk jadi 14. SOP pengiriman produk jadi ke pelanggan 15. SOP kendali dokumen
IHAC
16. SOP audit internal 17. SOP kaji ulang manajemen 18. SOP pelaporan pelaksanaan SJH ke LP POM MUI
Manajer Umum
19. SOP Sosialisasi dan pelatihan halal
Dari Tabel 6 terlihat bahwa untuk mewujudkan SJH di PT GIA diperlukan 19 SOP untuk mengendalikan proses-proses yang akan dilaksanakan oleh Departemen R&D (3 SOP), Departemen Pembelian (3 SOP), Departemen QA/QC (2 SOP), Departemen Penjualan (1 SOP), Departemen Produksi (1 SOP), Departemen Gudang dan Transportasi (4 SOP), IHAC (4 SOP), dan Manajer Umum (1 SOP). Dari Tabel tersebut juga dapat dilihat bahwa sangat penting peranan Departemen R&D, Departemen Pembelian, dan Departemen QA/QC dalam penetapan bahan baku dan bahan penolong serta pembelian dan pemilihan
53
bahan-bahan tersebut. Hal ini dimaksudkan dengan pemilihan bahan baku yang sudah halal akan mempermudah proses produksi produk jadi yang halal pula, kecuali adanya proses kontaminasi silang selama proses penyimapan bahan baku tersebut ataupun selama proses produksinya. Untuk menghindari adanya penyimpangan selama penyimpanan bahan baku, proses produksi, penyimpanan produk jadi, dan pengiriman ke pelanggan maka diperlukan adanya SOP untuk Departemen : Produksi serta Gudang dan Transportasi. Peranan Departemen Penjualan juga penting untuk mendapatkan order masuk dari pelanggan. Peranan IHAC adalah sangat besar dalam menjamin pelaksanaan SOP ini untuk menjamin pelaksanaan SJH di perusahaan.
6. Penyusunan Draft SOP Sesuai dengan Tabel 6, daftar kebutuhan SOP untuk implementasi SJH di PT GIA telah disusun sebanyak 19 draft SOP dengan rincian seperti pada Tabel 7. Pada Tabel 7 dapat dilihat daftar rancangan SOP untuk 19 kegiatan dalam rangka pelaksanaan SJH di PT GIA. Hasil pengamatan awal uraian kerja setiap departemen terkait dapat dilihat pada Lampiran 15, dan uraian dari 19 draft SOP untuk PT GIA seperti pada Tabel 7 dapat dilihat pada Lampiran 16. SOP tersebut masing-masing terdiri dari 1-2 halaman yang meliputi nama perusahaan (PT GIA), judul dan kode Standard Operation Procedure (SOP), area departemen yang terkait dengan SOP tersebut, tanggal dan nomor revisi SOP tersebut. Tujuan, ruanglingkup, referensi, dan prosedur merupakan uraian dari setiap SOP termasuk didalamnya format-format pendukung SOP yang berhubungan dan harus dipakai. Contoh surat pengangkatan IHAC dapat dilihat pada Lampiran 17 dan Contoh daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dapat dilihat pada Lampiran 18. Kedua hal terebut merupakan prasyarat dari LP POM MUIyang harus ada dalam manual SJH.
54
Tabel 7. Draft SOP untuk SJH PT GIA No. SOP 1. SOP-01-RD
2. SOP-02-RD 3. SOP-03-RD
Nama SOP
No. Format
Penetapan bahan baku dan bahan penolong
01-SOP-01-RD
Penggunaan bahan baku
01-SOP-02-RD
Perubahan formula dan pengembangan produk baru
01-SOP-03-RD
Pemilihan pemasok
01-SOP-01-PC
Pembelian bahan baku dan bahan penolong
01-SOP-02-PC
Penerimaan bahan baku dan bahan penolong
-
Pemeriksaan bahan baku
01-SOP-01-QA
Pemeriksaan produk antara dan produk jadi
01-SOP-02-QA
Penerimaan order dari pelanggan
01-SOP-01-SL
4. SOP-01-PC
5. SOP-02-PC
6. SOP-03-PC 7. SOP-01-QA
8. SOP-02-QA 9. SOP-01-SL
01-SOP-01-PR 10. SOP-01-PR
Pembuatan perisa 02-SOP-01-PR
11. SOP-01-GT 12. SOP-02-GT 13. SOP-03-GT 14. SOP-04-GT
Penyimpanan bahan baku dan bahan penolong Penyimpanan kemasan
Format hasil pengujian panel QA/QC Format ketidaksesuaian Format order penjualan baru Format formula produksi Format lot bahan baku yang digunakan
-
-
-
-
Penyimpanan produk jadi Pengiriman produk jadi ke pelanggan
-
-
-
-
Kendali dokumen
01-SOP-01-IH
15. SOP-01-IH
01-SOP-02-IH 02-SOP-02-IH 16. SOP-02-IH
Nama Format Format permintaan bahan baku baru Format permintan contoh Format revisi formula produksi Format penerimaan contoh bahan baku baru Format permintaan data bahan baku
Audit internal
03-SOP-02-IH 04-SOP-02-IH 05-SOP-02-IH
Format memo revisi dokumen SJH Format ceklis audit halal internal Format ceklis AHI pembelian Format ceklis AHI produksi Format ceklis AHI QA/QC Format ceklis AHI R&D
55
No. SOP
Nama SOP
No. Format 06-SOP-02-IH 07-SOP-02-IH 08-SOP-02-IH 09-SOP-02-IH
17. SOP-03-IH
18. SOP-04-IH
19. SOP-01-MU
Kaji ulang manajemen
01-SOP-03-IH
Pelaporan pelaksanaan SJH ke LP POM MUI
01-SOP-04-IH
Sosialisasi dan pelatihan halal
-
Nama Format Format ceklis AHI gudang Format ceklis AHI transportasi Format laporan ketidaksesuaian halal Format laporan bulanan AHI Format notulen dari tindakan manajemen Format laporan enam bulanan AHI -
7. Pengkajian Ulang Draft SJH dan SOP-SOP Pengkajian ulang draft SJH dan SOP-SOP dilakukan dengan cara melakukan audit internal yang dilakukan oleh Tim SJH. Audit internal dilakukan sebanyak tiga kali untuk dapat melakukan penyempurnaan dokumen dan sistemnya. Beberapa hasil dari audit internal dapat dilihat pada Lampiran 19. Pada pengajuan audit SJH oleh LP POM MUI hanya dilakukan audit untuk sistem saja tanpa melakukan audit produk perisa dengan pertimbangan persiapan auditnya lebih terfokus dan bila sistemnya sudah benar maka akan lebih mudah untuk melakukan audit produk perisanya. Hasil pemeriksaan dokumen SJH PT GIA oleh LP POM MUI sebagai hasil pemeriksaaan awal adalah seperti Tabel 4. Sebelum pelaksanaan audit implementasi SJH oleh LP POM MUI memprasyaratkan perusahaan untuk mengisi informasi departemen-departemen yang terkait dalam pelaksanaan SJH dan mengirimkannya terlebih dahulu ke LP POM MUI untuk dilakukan pengkajian.
Sebagai langkah selanjutnya adalah
pemenuhan kekurangan dokumen yang dimintakan oleh LP POM MUI, kemudian dilakukan audit oleh LP POM MUI setelah kelengkapan prasyarat telah dipenuhi. Beberapa hasil eksternal audit oleh LP POM MUI dapat dilihat pada Lampiran 20.
