16
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. LPJ BP/BPP Bendahara pengeluaran Kementerian PPN/Bappenas dibantu oleh tujuh belas 17 bendahara pengeluaran pembantu dalam pengelolaan keuangan yang merupakan kewenangannya. Pada saat ini, penyusunan LPJ BPP oleh seluruh bendahara pengeluaran pembantu masih secara manual. Pembukuan dilakukan dengan menggunakan program excel di komputer dengan format pembukuan sesuai dengan format yang diatur dalam Perdirjen Nomor PER47/PB/2009. Pembukuan BPP terdiri dari: 1.
Buku Kas Umum (BKU), yaitu buku yang mencatat seluruh transaksi
2.
Buku pembantu lainnya
3.
a.
Buku pembantu kas
b.
Buku uang persediaan/tambahan uang persediaan (UP/TUP);
c.
Buku uang muka perjalanan dinas (Perjadin);
d.
Buku pajak;
e.
Buku lainnya yang dibuat sesuai kebutuhan.
Buku Pengawasan Anggaran
Berdasarkan Perdirjen Nomor PER- 47/PB/2009, aktivitas BP dan BPP dikelompokkan menjadi berikut: Tabel 2. LPJ BP/BPP berdasarkan Perdirjen Nomor PER- 47/PB/2009. No. 1.
2.
Bendahara Pengeluaran
Bendahara Pengeluaran Pembantu
Aktivitas penerbitan Surat Aktivitas penerimaan dana dari Perintah Membayar (SPM) bendahara pengeluaran oleh Kuasa PA Aktivitas pembayaran atas Aktivitas pembayaran atas uang yang bersumber dari UP uang yang bersumber dari UP
17
Lanjutan Tabel 2 No.
Bendahara Pengeluaran Pembantu
Bendahara Pengeluaran
3.
Aktivitas pembayaran atas Aktivitas pembayaran atas uang yang bersumber dari uang yang bersumber dari SPM langsung (SPM –LS) SPM-LS Bendahara yang ditujukan kepada bendahara (SPM-LS bendahara)
4.
Aktivitas penyaluran dana kepada BPP dan LPJ BPP
5.
Aktivitas Lainnya
Aktivitas lainnya
Aktivitas akuntansi dalam penyusunan LPJ BPP dimulai ketika BPP mencatat transaksi kedalam BKU. Kemudian BPP akan mengidentifikasi buku-buku pembantu yang terkait untuk kemudian mencatat transaksi tersebut
ke
dalam
buku
pembantu
tersebut.
Pada
saat
proses
pengidentifikasian transaksi, seringkali terjadi kesalahan pencatatan terutama karena kekurangpahaman BPP atau kekurangtelitian BPP, sehingga menyebabkan saldo di buku pembantu menjadi salah. Pada sistem manual ini, BKU yang mencatat seluruh transaksi dan buku pembantu lainnya terdapat dalam kertas kerja yang berbeda-beda namun masih dalam satu file excel. Kertas kerja tersebut berdiri sendiri atau independen dari kertas kerja yang lain. Tidak ada penjurnalan otomatis antara BKU dengan buku-buku pembantu lainnya. Proses manual ini dapat terlihat pada gambar dibawah ini:
18
Gambar 3.Penyusunan LPJ BPP secara manual (2012) Berdasarkan data pada BKU dan saldo pada buku-buku pembantu, setiap akhir bulan BPP akan menyusun LPJ BPP. Selanjutnya, bendahara pengeluaran pembantu akan melakukan rekonsiliasi pembukuan dan LPJ BPP dengan pembukuan bendahara pengeluaran. Kemudian, sesuai Perdirjen Nomor PER- 47/PB/2009 Pasal 12 (3), berdasarkan hasil rekonsiliasi dan pembukuan bendahara pengeluaran, maka akan disusun LPJ BP yang wajib disampaikan secara bulanan paling lambat 10 hari kerja bulan berikutnya kepada Kepala KPPN, Menteri/pimpinan lembaga masingmasing dan Badan Pemeriksa Keuangan. Berdasarkan pembahasan diatas, penyusunan LPJ BPP secara manual memiliki beberapa kelemahan dan rentan terhadap berbagai resiko. Adapun kelemahan-kelemahan penyusunan LPJ BPP secara manual adalah sebagai berikut: 1.
Tidak terjunalnya suatu transaksi pada buku-buku pembantu yang terkait. Setiap transaksi ekonomi memiliki karakteristik pencatatan akuntansi yang berbeda – beda. Transaksi A yang memiliki sifat
19
transaksi yang berbeda dengan transaksi B, akan memiliki jurnal transaksi yang berbeda pula. Hal ini menyebabkan buku pembantu yang dibutuhkan oleh transaksi A akan berbeda dengan buku pembantu yang dibutuhkan oleh transaksi B. Dengan tidak adanya otomatisasi penjurnalan berdasarkan sifat transaksi antara BKU dan buku pembantu lainnya, maka sering sekali terjadi kesalahan penjurnalan akuntansi pada buku yang salah atau belum dilakukannya penjurnalan akuntansi pada buku yang seharusnya. Contoh: BPP A menerima Uang Persediaan pada awal tahun. Jurnal akuntansi seharusnya terjadi pada BKU (general ledger), Buku Pembantu Kas dan Buku Uang Persediaan, namun karena kurangnya pengetahuan atau kurang telitinya BPP maka BPP tidak/lupa untuk menjurnal buku UP, sehingga menyebabkan kurang catat (understatement) pada buku UP. 2.
Kesalahan pencatatan pada buku pembantu menyebabkan saldo pada buku pembantu menjadi salah sehingga terjadi kesalahan data pada saat menyusun LPJ BPP.
3.
Penginputan data berulang kali. Misalnya untuk inputasi transaksi UP Masuk, BPP harus memasukkan data transaki ke 3 jenis pembukuan yaitu : Buku Kas Umum di kolom debet, Buku Pembantu Kas di kolom debet, dan Buku Pembantu UP di kolom debet
4.
Buku-buku pembantu yang independen atau tidak saling terhubung, menyebabkan BPP harus menginput secara manual saldo buku ke dalam LPJ BPP. Hal ini rentan sekali terhadap kesalahan penginputan angka seperti angka yang terbalik atau kurang penulisan angka.
5.
Buku-buku
yang
terpisah
juga
rentan
terhadap
lamanya
pendeteksian eror atau kesalahan. Misalnya kesalahan penulisan angka yang menyebabkan kelebihan catat atau kekurangan catat baru dapat dideteksi ketika BPP menyusun LPJ BPP diakhir bulan
20
dimana BPP akan mengakumulasi saldo buku-buku pembantu dan mencocokkan dengan saldo di rekening koran dan saldo kas. 6.
Tidak adanya validasi data seperti kesalahan penjurnalan debit/kredit, urutan nomor, penulisan angka dan huruf.
7.
Lamanya pengumpulan LPJ BPP karena minimnya pengetahuan BPP tentang penjurnalan akuntansi sehingga membutuhkan waktu untuk pengidentifikasian transaksi hingga penyusunan LPJ BPP.
8.
Laporan yang dihasilkan terbatas. Fitur-fitur yang ada hanya sedikit sehingga membutuhkan waktu untuk mengolah data untuk menghasilkan informasi yang diinginkan.
9.
Tidak adanya standardisasi seperti format tanggal, kata-kata, penulisan data inputan sehingga agak menyulitkan ketika BP akan melakukan penggabungan data seluruh BPP.
Berangkat dari permasalahan-permasalahan tersebut, Bagian Keuangan Biro Umum mencoba mengembangkan aplikasi e – LPJ BP/BPP, yaitu aplikasi pembukuan hingga penyusunan LPJ BP/BPP yang berbasis internet/web untuk meminimalisir kekurangan-kekurangan yang timbul dengan sistem manual. 4.2. E-Lpj sebagai Bentuk Pengimplementasian SIA E–LPJ BP/BPP dirancang sebagai suatu sistem yang terintegrasi antara aplikasi LPJ BP dengan aplikasi LPJ BPP dengan menggunakan basis internet/web dengan sistem keamanan data yang terkontrol oleh server dengan menggunakan user dan password untuk masing-masing bendahara atau user pada saat ingin menginput data. Tujuan utama dari pengembangan aplikasi ini adalah selain untuk meminimalisir kekurangan sistem manual juga untuk mempermudah BP dan BPP dalam menyusun laporan pertanggungjawaban pengelolaan keuangan yang lebih akurat dan cepat. Dengan E–LPJ BP/BPP ini, BPP hanya akan menginput transaksi dengan mengakses sistem dan database melalui internet, kemudian sistem akan secara otomatis melakukan penjurnalan ke buku-buku terkait. Kemudian, sistem juga akan secara otomatis membuat LPJ BPP dan laporan yang berisi informasi keuangan lainnya. Bendahara pengeluaran memiliki wewenang
21
untuk bisa mengakses ke semua pembukuan BPP (17 BPP) namun tidak sebaliknya, karena BPP hanya diperbolehkan untuk memiliki satu username dan password. Pengaksesan ke dalam sistem pun dapat dilakukan kapan saja secara real time. Gambar penyusunan LPJ BPP dengan menggunakan e-LPJ BP/BPP secara garis besar adalah sebagai berikut:
Gambar 4. Penyusunan LPJ BPP dengan aplikasi e – LPJ BP/BPP (2012) Hingga saat ini, aplikasi LPJ BP dan BPP masih dalam tahap percobaaan dan dikembangkan secara bertahap dan paralel. BPP masih menggunakan sistem manual, sedangkan Bagian Keuangan masih dalam proses finalisasi. Dalam mengembangkan aplikasi tersebut, Bagian Keuangan lebih berfokus kepada pengembangan aplikasi LPJ BPP terlebih dahulu baru kemudian aplikasi LPJ BP, karena BPP berada di unit akuntansi terkecil yang mengelola transaksi ekonomi sehari-hari. Konsep dasar aplikasi e - LPJ BPP pada dasarnya terdiri dari:
22
1.
Penginputan data. Pada tahap ini transaksi ekonomi telah digolongkan per
jenis transaksi sesuai dengan sifat
dan
karakteristik transaksi. Setiap jenis transaksi telah dilakukan otomatisasi jurnal dengan alur pembukuan sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharanaan Nomor: PER-47/PB/2009. Ketika BPP memilih jenis transaksi, maka akan terjadi jurnal di buku-buku pembantu terkait secara otomatis. Adapun jenis transaksi dan alur pembukuan adalah seperti Gambar 5.
Gambar 5.Jenis transaksi dan alur pembukuan dari aplikasi (Bagian Keuangan Biro Umum, 2012 ). 2.
Pengubahan data. Menu ini digunakan untuk mengubah data yang sebelumnya telah diinput kedalam sistem. Menu ini juga digunakan
23
untuk melengkapi data seperti menambah informasi bahwa transaksi tersebut sudah diterbitkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) pada transaksi pertanggungjawaban UP atau mengedit profile. 3.
Penghapusan data. Menu ini digunakan untuk menghapus data yang salah yang telah tersimpan dalam database, misalnya menghapus data yang terdeteksi terjadi penginputan berulang.
4.
Penyusunan pembukuan. Menu ini digunakan untuk membuat LPJ BPP, yang data dasarnya berasal dari hasil penginputan transaksi secara otomatis dan saldo kas bank dan tunai yang diinput secara manual berdasarkan kondisi nyata.
Penggunaan e-LPJ BP/BPP ini sangat memudahkan BPP dalam melakukan pembukuan. Namun sistem ini tetap memerlukan pengetahuan, ketelitian dan kehati-hatian dari BPP, karena kunci dari keakuratan penyusunan LPJ BPP dengan sistem ini adalah pada saat BPP memilih jenis transaksi. Ketika BPP salah memilih jenis transaksi maka akan berakibat kesalahan pada buku-buku pembantu lainnya dan menyebabkan informasi yang salah pada LPJ BPP. Oleh karena itu BPP harus tetap diberikan pengetahuan tentang konsep dasar akuntansi terkait penyusunan LPJ BPP ini. Aplikasi e – LPJ BP/BPP memiliki fitur- fitur lain selain pembukuan inti yang membuatnya lebih unggul dari sistem manual, yaitu: 1.
Fitur kas dan profile. Fitur ini memberikan gambaran lebih rinci mengenai profil BPP seperti no SK dan tanggal pengangkatan, informasi DIPA Kementerian dan penjelasan selisih LPJ. Informasi dalam dalam fitur ini akan digunakan sebagai informasi dalam LPJ BPP
2.
Fitur lihat transaksi. Fitur ini digunakan untuk melihat seluruh transaksi yang telah diinput.
3.
Fitur SPTB. Fitur ini hanya digunakan untuk jenis transaksi pertanggungjawaban UP dan pertanggungjawaban TUP. Fitur ini mempermudah BPP jika ingin mencetak SPTB UP/TUP
24
4.
Fitur Buku Besar. Fitur ini digunakan untuk menampilkan seluruh transaksi pada BKU dan buku pembantu secara perbulan.
5.
Fitur Buku Cek. Fitur ini digunakan untuk melihat daftar transaksi berdasarkan nomor cek. Melalui fitur ini kita dapat melakukan rekonsiliasi dengan rekening Koran untuk melihat cek – cek yang masih beredar.
6.
Fitur cari SPP. Fitur ini digunakan untuk melihat transaksi berdasarkan nomor SPP
7.
Fitur saldo Pembukuan. Fitur ini digunakan untuk melihat saldo per bulan dari BKU dan buku pembantu lainnya secara umum
8.
Fitur print. Fitur ini digunakan untuk mencetak berbagai laporan seperti LPJ BPP, BKU dan buku-buku pembantu
9.
Fitur export. Fitur ini digunakan untuk mengubah data kedalam bentuk file excel.
10. Fitur logout. Fitur ini digunakan untuk keamanan data ketika keluar dari aplikasi Adapun Fitur –fitur
yang terdapat pada aplikasi LPJ BPP seperti
terlihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 6. Menu aplikasi LPJ BPP (bagian keuangan Biro Umum, 2012) E – LPJ BP/BPP sebagai bentuk implementasi SIA di Kementerian PPN/Bappenas diharapkan akan memberikan nilai lebih bukan hanya
25
kepada BP ataupun BPP tetapi juga kepada Kementerian PPN/Bappenas mengingat informasi keuangan yang diberikan lebih banyak dan beragam dan keakuratan pembukuan LPJ BPP yang dapat meningkatkan kualitas laporan keuangan yang secara langsung menggambarkan pengelolaan keuangan negara di Kementerian PPN/Bappenas.
Gambar 7.Hubungan LPJ BPP, LPJ BP dan laporan keuangan (data diolah, 2012). Selain hal tersebut diatas, berikut adalah kelebihan-kelebihan e - LPJ BP/BPP antara lain: 1.
One time data entry. Hal ini menimbulkan efisiensi dalam penyusunan LPJ BPP, karena BPP tidak perlu untuk melakukan penginputan berulang atas transaksi yang sama dalam buku-buku pembantu
2.
Penjurnalan secara otomatis oleh sistem dapat meminimalisir kesalahan penjurnalan pada buku-buku pembantu terkait
3.
Adanya validasi data dapat meminimalisir kesalahan penulisan huruf dan angka
4.
Standardisasi format membuat format pembukuan di seluruh BPP sama (format angka, tulisan, laporan)
5.
Menghasilkan informasi keuangan yang lebih beragam, cepat akurat dan dapat diakses secara real time
26
6.
Keamanan data lebih terkontrol. Password dan username seluruh BPP hanya dibuat oleh BP dan penggantian Password dan username harus melalui persetujuan BP. Selain itu juga ada enkripsi data untuk menjaga kerahasiaan data
7.
BP memiliki data akses atas siapa saja yang mengakses sistem
8.
Setiap perubahan dalam sistem terdokumentasi dengan baik. Setiap terjadi eror maka sistem secara otomatis akan mengeluarkan notifikasi
9.
Menghasilkan laporan LPJ BPP yang lebih akurat dan laporan lainnya yang lebih terstruktur
10. Meningkatkan pengendalian internal BP atas pembukuan yang dilakukan BPP. BP dapat kapan saja melihat progress pembukuan BPP 11. Sebagai recovery plan, database di back up setiap seminggu sekali dalam komputer Bagian Keuangan 12. Mempercepat penyusunan LPJ BPP karena otomatisasi sistem 13. Biaya yang lebih murah karena meminimalisir penggunaan kertas Selain kelebihan-kelebihan diatas, sistem ini masih terdapat beberapa kelemahan dan resiko yang harus dihadapi, yaitu: 1.
E- LPJ BP/BPP merupakan sistem informasi akuntansi yang sarat teknologi. Kemajuan teknologi yang berkembang pesat menuntut komitmen yang tinggi untuk mampu beradaptasi dengan cepat dari pengelola dan pengguna sistem.
2.
Terdapat transaksi yang merujuk pada data yang sama sehingga kemungkinan terjadi data berulang, misalnya transaksi A merujuk pada SP2D x dan cek x, begitu juga transaksi B merujuk pada SP2D x dan cek x.
3.
Otomatisasi sistem dikhawatirkan akan membuat operator sedikit memiliki keinginan untuk mempelajari konsep dasar akuntansi yang menjadi dasar pembuatan jurnal-jurnal pada sistem ini.
4.
Rentan terhadap kehilangan data secara keseluruhan
27
Secara umum, dengan membandingkan biaya dan manfaat dari pengembangan e- LPJ BP/BPP, aplikasi ini diharapkan dapat memberikan manfaat yang lebih bagi BP dan BPP pada khususnya dan Kementerian PPN/Bappenas pada umumnya. E – LPJ BP/BPP diharapkan mampu meningkatkan kualitas pengelolaan keuangan negara
yang
transparan
dan
akuntabel pada
Kementerian
PPN/Bappenas. E – LPJ BP/BPP juga diharapkan mampu meningkatkan kepuasan internal terhadap pelayanan umum yang sejalan dengan salah satu prioritas nasional yang ditetapkan dalam RPJMN 2010 – 2014 yaitu reformasi birokrasi dan tata kelola
4.3. Evaluasi Sistem Aplikasi LPJ BP/BPP Evaluasi atas sistem aplikasi LPJ BP/BPP dilakukan melalui analisis data kuantitatif dan data kualitatif. Pengumpulan data kuantitatif dan data kualitatif dilakukan untuk mengungkap atau menjaring berbagai fenomena, informasi atau kondisi aktual sesuai dengan lingkup evaluasi. Sinergi antara analisis data kuantitatif dan data kualitatif diharapkan mampu menghasilkan kesimpulan evaluasi yang komprehensif dan dapat dipertanggungjawabkan. Adapun populasi dari kegiatan evaluasi ini adalah seluruh pengguna aplikasi LPJ BP/BPP yaitu seluruh BPP yang berada di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas yang berjumlah 17 orang. Tabel 3. Daftar BPP Kementerian PPN/Bappenas TA 2012 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Pengguna (BPP) Dukungan Manajemen I Setmen PPN/Settama Bappenas Dukungan Manajemen II Setmen PPN/Settama Bappenas Dukungan Manajemen III Setmen PPN/Settama Bappenas Dukungan Manajemen IV Setmen PPN/Settama Bappenas Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Program Peningkatan Pengawasan dan Akuntabilitas Aparatur Kedeputian Bidang SDM dan Kebudayaan Kedeputian Bidang Polhukhankam Kedeputian Bidang Kemiskinan, Ketenagakerjaan dan UKM Kedeputian Bidang Ekonomi Kedeputian Bidang SDA LH Kedeputian Bidang Sarana dan Prasarana Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otda Kedeputian Bidang Pendanaan Pembangunan Kedeputian Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan Pengelolaan Sumber Daya Air Terpadu Kegiatan Infrastructure Reform Sector Development project (IRSDP) Loan ADB
Username dm1 dm2 dm3 dm4 p2spab p2a2 sdmk polhukhankam kukm ekonomi sdalh sarpras otda pendanaan ekap psdat irsdp
28
4.3.1. Data Kuantitatif Data kuantitatif yang digunakan dalam evaluasi ini diambil dari database sistem aplikasi LPJ BP/BPP dengan menggunakan admin administrator. Data tersebut adalah sebagai berikut: 1) Jumlah pengguna yang login ke dalam aplikasi LPJ BP/BPP sejak bulan April – September 2012 2) Jumlah penggunaan aplikasi LPJ BP/BPP sejak bulan April – September 2012 Berdasarkan database sistem aplikasi LPJ BP/BPP per 30 September 2012, seluruh BPP (17 BPP) pernah melakukan login ke dalam sistem aplikasi LPJ BP/BPP, namun frekuensi login per BPP bervariasi selama bulan April hingga September 2012. 140
133
120 100 80 65 60
60 40 20
40
32 20
10
18
58
47
55 Frekuensi Login
19
18
9
14
dm1 dm2 dm3 dm4 p2spab p2a2 sdmk polhukhankam kukm ekonomi sdalh sarpras otda pendanaan ekap psdat irsdp
0
47
72
Gambar 8. Grafik Frekuensi Login Per BPP April s.d September 2012 Berdasarkan grafik diatas, BPP Pendanaan adalah BPP yang frekuensi loginnya paling tinggi selama bulan April – September 2012 yaitu sebanyak 133 kali atau rata-rata 22 kali login sebulan, sedangkan BPP ekap adalah BPP yang paling rendah frekuensi loginnya yaitu
29
sebanyak 9 kali selama bulan April – September 2012 atau rata-rata 2 kali login dalam sebulan. Tabel 4. Rata- Rata Frekuensi Login Per Bulan No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
BPP Dukungan Manajemen I Setmen PPN/Settama Bappenas Dukungan Manajemen II Setmen PPN/Settama Bappenas Dukungan Manajemen III Setmen PPN/Settama Bappenas Dukungan Manajemen IV Setmen PPN/Settama Bappenas Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Program Peningkatan Pengawasan dan Akuntabilitas Aparatur Kedeputian Bidang SDM dan Kebudayaan Kedeputian Bidang Polhukhankam Kedeputian Bidang Kemiskinan, Ketenagakerjaan dan UKM Kedeputian Bidang Ekonomi Kedeputian Bidang SDA LH Kedeputian Bidang Sarana dan Prasarana Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otda Kedeputian Bidang Pendanaan Pembangunan Kedeputian Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan Pengelolaan Sumber Daya Air Terpadu Kegiatan Infrastructure Reform Sector Development project (IRSDP) Loan ADB
Username dm1 dm2 dm3 dm4 p2spab p2a2 sdmk polhukhankam kukm ekonomi sdalh sarpras otda pendanaan ekap psdat irsdp
rata-rata/bulan 8 3 5 2 3 11 10 12 7 3 8 3 10 22 2 9 2
Berdasarkan tabel diatas dapat terlihat bahwa sekitar 41% pengguna melakukan login ke dalam aplikasi LPJ BP/BPP rata-rata kurang dari 4 kali dalam sebulan. Hal ini menunjukkan masih terjadi penumpukan pekerjaan dengan tidak menginput transaksi kedalam aplikasi LPJ BP/BPP secara mingguan. Selanjutnya, parameter analisis jumlah penggunaan aplikasi LPJ BP/BPP adalah dengan melihat jumlah BPP yang telah menyelesaikan LPJ bulan April hingga September 2012. Tabel 5. Penyelesaian LPJ Per Bulan
30
4.3.2 Data Kualitatif Metode pengambilan data kualitatif dalam evaluasi sistem apliaksi LPJ BP/BPP dilakukan melalui pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD). Pemilihan pengambilan data kualitatif melalui FGD dilakukan dengan pertimbangan kelebihan-kelebihan pelaksanaan FGD antara lain sebagai berikut: 1) FGD memberikan kemudahan dan peluang untuk menjalin keterbukaan, kepercayaan, dan memahami persepsi, sikap, serta pengalaman yang dimiliki oleh informan (BPP) 2) FGD memungkinkan adanya diskusi intensif dan tidak kaku dalam membahas isu-isu yang sangat spesifik 3) FGD memungkinkan
pengumpulan informasi secara cepat dan
konstruktif dari peserta FGD yang memiliki latar belakang berbedabeda 4) FGD memungkinkan adanya dinamika kelompok yang terjadi selama berlangsungnya proses diskusi dan seringkali memberikan informasi yang penting, menarik, bahkan kadang tidak terduga. Namun demikian, arti penting FGD bukan terletak pada hasil representasi populasi, tetapi pada kedalaman informasinya. Melalui pelaksanaan FGD, dapat diketahui alasan, motivasi, argumentasi atau dasar dari pendapat seseorang atau kelompok. 4.3.3 Pelaksanaan FGD Pelaksanaan FGD diadakan selama 2 hari di ruang rapat Bagian Keuangan Biro Umum pada tanggal 22 s.d 23 Oktober 2012. Populasi peserta FGD adalah seluruh BPP di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas yang berjumlah 17 orang. Dalam pelaksanaanya, peserta FGD dikelompokkan menjadi tiga kelompok. Pengelompokkan dilakukan secara terstruktur berdasarkan tingkat keseringan BPP melakukan login ke dalam aplikasi LPJ BP/BPP selama bulan
31
April hingga September 2012. Berikut adalah kriteria pengelompokkan peserta FGD: Tabel 6. Kategori Pengelompokkan Frekuensi Login April s.d September 2012 > 55 kali 31 kali - 55 kali ≤ 30 kali
Kategori Sering sekali Sering Jarang
Pengelompokkan terstruktur ini diharapkan dapat menciptakan diskusi intensif yang menarik dan konstruktif. Berdasarkan kategori pengelompokkan tersebut, maka kelompok FGD adalah sebagai berikut: Tabel 7. Kelompok FGD BPP Kedeputian Bidang Pendanaan Pembangunan Dukungan Manajemen III Setmen PPN/Settama Bappenas Kedeputian Bidang SDA LH Kedeputian Bidang Ekonomi Kegiatan Infrastructure Reform Sector Development project (IRSDP) Loan ADB Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Kedeputian Bidang Polhukhankam Kedeputian Bidang Evaluasi Kinerja Pembangunan Kedeputian Bidang Sarana dan Prasarana Dukungan Manajemen I Setmen PPN/Settama Bappenas Pengelolaan Sumber Daya Air Terpadu Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otda Kedeputian Bidang SDM dan Kebudayaan Dukungan Manajemen II Setmen PPN/Settama Bappenas Program Peningkatan Pengawasan dan Akuntabilitas Aparatur Kedeputian Bidang Kemiskinan, Ketenagakerjaan dan UKM Dukungan Manajemen IV Setmen PPN/Settama Bappenas
Kelompok Kelompok 1 Kelompok 1 Kelompok 1 Kelompok 1 Kelompok 1 Kelompok 1 Kelompok 2 Kelompok 2 Kelompok 2 Kelompok 2 Kelompok 2 Kelompok 2 Kelompok 3 Kelompok 3 Kelompok 3 Kelompok 3 Kelompok 3
Kategori Sering sekali login Sering login Sering login Jarang login Jarang login Sering sekali login Sering sekali login Jarang login Jarang login Sering login Sering login Sering sekali login Sering sekali login Jarang login Sering sekali login Sering login Jarang login
4.3.4 Analisis Hasil FGD Berdasarkan FGD yang telah dilaksanakan pada bulan Oktober, berikut adalah analisis hasil FGD yang dapat dibagi dalam dua aspek, yaitu: 1) Aspek Pengguna a. Beban pekerjaan Berdasarkan diskusi dalam forum FGD didapat informasi bahwa terdapat beberapa BPP yang bukan hanya melakukan pembukuan LPJ tetapi juga mengerjakan pekerjaan lain seperti penginputan data ke beberapa aplikasi lainya seperti aplikasi Sakpa, aplikasi persediaan,
32
aplikasi Simak BMN. Hal ini menurut BPP dapat menghambat pekerjaan BPP dalam melakukan penginputan data ke aplikasi LPJ BP/BPP. Oleh karena itu, terdapat beberapa BPP yang jarang menggunakan aplikasi LPJ BP/BPP atau menumpuk penginputan transaksi ke dalam aplikasi LPJ BP/BPP. Manajemen waktu yang kurang baik tentu saja dapat menjadi salah satu faktor yang memicu terjadinya human eror dalam penginputan transaksi. Tabel 8. Kelompok FGD yang mengerjakan beberapa aplikasi
b. Peraturan Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharanaan Nomor: PER47/PB/2009 tentang
Petunjuk
Pelaksanaan
Penatausahaan
dan
Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban Bendahara Kementerian Negara/Lembaga/Kantor/Satuan Kerja menyatakan bahwa bendahara wajib melakukan rekonsiliasi LPJ BP paling lambat 10 hari kerja bulan berikutnya. Berdasarkan peraturan tersebut, dapat dikatakan bahwa tidak ada peraturan yang mengikat BPP untuk menyelesaikan LPJ BPP secara tepat waktu, karena LPJ yang direkonsiliasi dengan pihak KPPN adalah LPJ BP bukan LPJ BPP. Tidak adanya peraturan dan sanksi yang mengikat kepada BPP atas keterlambatan penyampaian
33
LPJ BPP kepada BP menjadi salah satu faktor penyebab adanya beberapa LPJ BPP yang belum selesai. c. Pendidikan Berdasarkan informasi yang didapat dalam forum FGD diketahui bahwa tidak semua BPP memiliki latar belakang akuntansi. Hal ini menjadi kendala tersendiri bagi BPP dalam memahami alur akuntansi serta penjurnalan yang terjadi dalam sistem aplikasi LPJ BP/BPP. Kurang pemahaman BPP atas alur akuntansi menyebabkan BPP tidak dapat melakukan koreksi sendiri apabila terjadi system error yang menyebabkan kesalahan jurnal transaksi. Seperti halnya kurang pemahamannya dalam transaksi pengembalian dan pertanggung jawaban uang muka, kebingungan mengenai pemotongan dan pembayaran pajak.
2) Aspek Perangkat/Aplikasi a. Keraguan Teknologi Berdasarkan diskusi dalam forum FGD diketahui bahwa adanya keraguan dan kekhawatiran BPP akan kehilangan data yang telah diinput dalam sistem aplikasi LPJ BP/BPP. Kekhawatiran tersebut memicu beberapa BPP untuk tetap mennyusun LPJ BPP secara manual dalam format excel. Penginputan transaksi secara ganda tersebut (manual dan menggunakan aplikasi) tentu saja mengurangi esensi dibuatnya aplikasi LPJ BPP yang diharapkan dapat memberikan efisiensi pekerjaan kepada BPP. Namun sebenarnya pada aplikasi LPJ BPP sudah di buatkan fitur export data dalam format excel, hanya saja masih sederhana dan tidak otomatis export data secara keseluruhan. b. Fitur Aplikasi Berdasarkan
hasil
FGD
diketahui
beberapa
kebutuhan
pengembangan fitur-fitur yang ada dalam aplikasi LPJ BP/BPP sebagai berikut: a) Fitur export data keseluruhan. Fitur ini dibutuhkan BPP sebagai bukti dukung dalam pemeriksaan oleh auditor eksternal. Dari mulai
34
pembukan sampai dengan
format
LPJ dan Berita acara
pemeriksaan kas. b) Fitur input transaksi. Untuk menu inputasi transaksi dibuat lebh mudah, seperti menyortir nomor cek yang sudah di input sebelumnya pada saat input data baru c) Fitur edit profile. Pada menu ini perlu dipisah menjadi dua: 1) tanggal pembukuan, uang tunai ,uang bank, penjelasan selisih pada ljp dan berita acara serta tanggal pengesahan yang harus di input setiap bulannya; 2) tanggal dan no sk bpp dan ppk, pejabat pembuat komitmen, bendahara pengeluaran pembantu, nip, fungsi, sub fungsi, program, kegitan, dan sub kegiatan dibuat hanya 1 kali inputan dan bisa di edit jika data akan di rubah. d) Fitur SPTB. Bahwa fitur sptb itu dinilai tidak efisien karena mereka jadi dua kali bekerja, dan saran nya di tambah menu untuk SPP agar lebih mempermudah dan fitur SPTB pun akan lebih berguna. e) Fitur “cari SP2D”. Fitur ini dibutuhkan untuk mencara data dari nomor sp2d yang telah di input sebelumnya.
4.3.5 Rencana Aksi Berdasarkan hasil analisis FGD, disusun suatu rencana aksi untuk mengakomodir kendala dan saran yang konstruktif untuk pengembangan aplikasi LPJ BP/BPP sebagai berikut: Tabel 9. Reaksi Aksi
