IV HASIL DAN PEMBAHASAN Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya bahwa pembuatan cetak biru data, aplikasi dan teknologi bagi pengembangan e-Government pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara untuk pelayanan perizinan menggunakan dan mengikuti tahapan dari Perencanaan Arsitektur Enterprise. Ada dua tahap awal yang sangat penting dari tahapan Perencanaan Arsitektur Enterprise yaitu tahapan permulaan perencanaan dan tahapan tinjauan kondisi enterprise saat ini yang akan digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana penerapannya. Untuk memperoleh cetak biru data, aplikasi dan teknologi tersebut diperlukan pemahaman yang mendasar mengenai tahapan dari Perencanaan Arsitektur Enterprise. Pemahaman atas tahapan tersebut dilakukan seiring dengan persiapan dan pelaksanaan serta penyusunan tesis ini. 4.1 Permulaan Perencanaan Pemahaman atas tahapan permulaan perencanaan sangat penting karena pada tahapan ini dilakukan untuk mempersiapkan kegiatan perencanaan pembuatan arsitektur sebelum memulai kegiatan inti dari Perencanaan Arsitektur Enterprise.
Permulaan perencanaan dilakukan dengan harapan agar proses
pembuatan arsitektur dapat terarah dengan sangat baik. Dalam memahami tahapan permulaan perencanaan dilakukan dengan cara mengidentifikasi atas aturan-aturan yang menjadi rujukan Pemerintah Kabupaten Barito Utara terkait dengan pelaksanaan pelayanan perizinan guna penentuan ruang lingkup enterprise, pengadopsian metodologi perencanaan, perumusan visi dan misi, pembentukan tim perencana dan mendapatkan komitmen dari unsur manajemen. 1. Berdasarkan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 63 tahun 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 24 tahun 2006 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 20 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tatakerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu serta Rancangan Peraturan Daerah Kabupaten Barito Utara Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor
Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Barito Utara, penentuan ruang lingkup enterprise yang akan dibuat arsitekturnya meliputi unit kerja yang akan melaksanakan pelayanan perizinan secara terpadu. perencanaan
arsitektur
sistem
pengembangan e-Government
informasi
dalam
hal
Pembuatan dan ini
arsitektur
yang dibatasi pada perencanaan pembuatan
arsitektur sistem informasi pelayanan perizinan terpadu merupakan salah satu upaya meningkatkan pelayanan publik yang efektif dan efisien agar dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat serta meningkatkan efisien, efektif, transparan dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. 2. Dalam pembuatan dan perencanaan arsitektur sistem informasi dalam hal ini arsitektur pengembangan e-Government
yang dibatasi pada perencanaan
pembuatan arsitektur sistem informasi pelayanan perizinan diberi keleluasaan dalam mengadopsi metodologi guna perencanaan dan pembuatan arsitektur enterprise, namun pada penelitian ini mengadopsi metodologi Perencanaan Arsitektur Enterprise untuk perencanaan dan pembuatan arsitektur enterprise. 3. Berdasarkan Rencana Strategis Daerah Kabupaten Barito Utara tahun 20042008, pembuatan dan perencanaan arsitektur sistem informasi dalam hal ini arsitektur pengembangan e-Government
yang dibatasi pada perencanaan
pembuatan arsitektur sistem informasi pelayanan perizinan sangat relevan dengan semangat visi dan misi Pemerintah Kabupaten Barito Utara, dimana visi dan misi dimaksud adalah : VISI : “ Terwujudnya Kabupaten Barito Utara yang maju, sejahtera, mandiri, berdaya saing, produktif dan bermartabat dalam lingkungan lestari diikuti suasana kehidupan yang demokrasi, damai dan berkeadilan serta pemerintahan yang bersih, profesional dan berwibawa sejalan dengan falsafah Iya Mulik Bengkang Turam”. MISI :
peningkatan pelayanan terhadap masyarakat dan pemberantasan KKN pada berbagai bidang (butir ke – 7).
Akan tetapi visi dan misi terkait dengan pelayanan perizinan belum dirumuskan secara komprehensif, sehingga perlu dirumuskan visi dan misi tersebut.
23
4. Berdasarkan Keputusan Bupati Barito Utara nomor 188.45/452/2006 tentang Pembentukan Tim Pengelolaan dan Pengumpulan dan Entri Data Website Pemerintah Kabupaten Barito Utara,
pengembangan e-Government pada
Pemerintah Kabupaten Barito Utara telah dilaksanakan pada tahap persiapan. Tim bertugas untuk melaksanakan analisis kebutuhan data-data dan informasi yang diperlukan dalam pemuatan data website serta melaksanakan pengolahan data dan informasi, pengetikan, pengentrian dan editing data Website. Namun demikian informasi tentang perizinan yang ada pada situs website tersebut belum lengkap sehingga perlu dibentuk Tim Pengembangan Teknologi Informasi Pemerintah Kabupaten Barito Utara yang bertugas untuk menentukan prioritas pengembangan e-Government yang dalam hal ini prioritas tersebut ditujukan untuk pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Perizinan Terpadu. 5. Komitmen dari Pemerintah Kabupaten Barito Utara terhadap pengembangan e-Government mendapat perhatian yang sangat tinggi, hal ini dibuktikan dengan dibentuknya Tim Pengelolaan dan Pengumpulan dan Entri Data Website Pemerintah Kabupaten Barito Utara berdasarkan Keputusan Bupati Barito Utara nomor 188.45/452/2006, serta perhatian yang sangat tinggi juga diberikan pada penyelenggaraan pelayanan perijinan yang dapat dilihat dari diterbitkannya Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik di Kabupaten Barito Utara berdasarkan Keputusan Bupati Barito Utara Nomor 188.45/656/2005,
dan
Peraturan
Penyerahan
Sebagian
Kewenangan
Pengelolaan Perizinan Kepada Perangkat Daerah berdasarkan Peraturan Bupati Barito Utara nomor 8 tahun 2006. 4.2 Tinjauan Kondisi Enterprise saat ini Pemahaman akan kondisi enterprise saat ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung pada enterprise Pemerintah Kabupaten Barito Utara yang berkenaan dengan pelayanan perizinan.
Adapun unsur-unsur Satuan Kerja
Perangkat Daerah yang diamati berdasarkan Peraturan Bupati Barito Utara nomor 8 tahun 2006 tentang Penyerahan Sebagian Kewenangan Pengelolaan Perizinan Kepada Perangkat Daerah disajikan dalam Tabel 2 berikut.
24
Tabel 2 Unsur Satuan Kerja Perangkat Daerah yang diamati. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Satuan Kerja Perangkat Daerah Yang Diamati Dinas Pekerjaan Umum Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Dinas Perhubungan Dinas Pertambangan, Perindustrian dan Perdagangan Dinas Kehutanan dan Perkebunan Dinas Kebudayaan, Pariwisata, Informasi dan Komunikasi Dinas Pengendalian Lingkungan Hidup dan Tata Ruang Dinas Pertanian, Perikanan dan Peternakan Bagian Ekonomi Sekretariat Daerah Kantor Kependudukan Kecamatan Kelurahan Pemahaman tersebut dilakukan terhadap pemodelan bisnis, sistem dan
teknologi saat ini. 4.2.1 Pemodelan Bisinis Pemodelan bisnis dibuat untuk menyediakan suatu dasar pengetahuan yang dapat digunakan untuk menetapkan rencana arsitektur. Hal yang dilakukan dalam pembuatan model bisnis adalah mendokumentasikan struktur organisasi, mengidentifikasikan dan menetapkan fungsi-fungsi bisnis. Dari hasil pengamatan langsung, proses bisnis seluruh pelayanan perizinan yang dilaksanakan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Barito Utara dilayani oleh masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) seperti yang terlihat pada Gambar 5.
Dimaksud dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah
badan/dinas/kantor/bagian /kecamatan/kelurahan yang secara teknis bertanggung jawab untuk mengeluarkan perizinan tertentu.
Namun demikian, sistem
pelayanan yang tersebar ini cukup menyulitkan pemohon karena harus pergi ke berbagai Satuan Kerja Perangkat Daerah jika ingin mengurus izin yang ditangani oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah yang berbeda.
25
Permohonan Izin, Pembayaran Retribusi
Penerimaan Izin
Pelayanan Perizinan SKPD 1 Penerimaan Permohonan Izin, Pemrosesan Permohonan Izin dan Penyerahan Izin Pelayanan Perizinan SKPD 2
Permohonan Izin, Pembayaran Retribusi
Penerimaan Permohonan Izin, Pemrosesan Permohonan Izin dan Penyerahan Izin
Penerimaan Izin Penerimaan Izin
: Pelayanan Perizinan SKPD 13
Pemohon Permohonan Izin, Pembayaran Retribusi
Penerimaan Permohonan Izin, Pemrosesan Permohonan Izin dan Penyerahan Izin
Gambar 5 Model Bisnis Pelayanan Perizinan Saat ini Untuk mengajukan permohonan izin, mula-mula pemohon mendatangi Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menyediakan pelayanan perizinan sesuai permohonan.
Pada Satuan Kerja Perangkat Daerah ini pemohon dapat
memperoleh informasi mengenai perizinan, mengambil formulir permohonan, menyerahkan dokumen persyaratan dan membayar biaya pengurusan izin. Apabila perizinan memerlukan rekomendasi teknis maka tim teknis dari Satuan Kerja Perangkat Daerah terkait akan melakukan pemeriksaan teknis dilapangan, serta apabila izin yang dimohon terdapat persyaratan yang memerlukan izin dari Satuan Kerja Perangkat Daerah lainnya maka pemohon diharuskan terlebih dahulu ke Satuan Kerja Perangkat Daerah dimaksud untuk memperoleh izin sesuai dengan persyaratan.
Jika proses telah selesai, permohonan yang telah
ditandatangani oleh Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah selanjutnya diserahkan kepada pemohon.
26
Dapat dilihat, proses bisnis yang terpisah-pisah ini sangat menyulitkan pemohon dalam pengurusan izin, terutama yang memerlukan persyaratan sama. Kesulitan tersebut dapat dilihat pada salah satu proses bisnis pelayanan perizinan yang memerlukan persyaratan sama yang ada pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara, yang terjadi saat pemohon mengajukan permohonan pembuatan Izin Industri Pengolahan Kayu (IPK) yang dilengkapi dengan persyaratan izin lainnya seperi Surat Izin Tempat Usaha (SITU), Izin Gangguan Umum (HO) dan Rekomendasi Camat yang diilustrasikan pada Tabel 3 berikut. Tabel 3 Jenis Izin dengan Persyaratan Sama Jenis Izin Persyaratan Izin Rekomendasi Camat Surat Permohonan diketahui lurah/kades Foto Copy Kartu Tanda Penduduk Foto Copy Pajak Bumi dan Bangunan Foto Copy Izin Mendirikan Bangunan Foto Copy Lunas pajak Pendaftaran Perusahaan Sket Lokasi Tempat Usaha yang disetujui oleh persambitan diketahui oleh RT atau lurah setempat Izin lama yang telah masa berlakunya (bagi yang perpanjangan) Pas Photo 3 x 4 sebanyak 3 lembar Materai Rp 6000 Leges Rp 5000 Akta Pendirian Perusahaann/Perubahannya (bagi yang berbadan hukum) Keterangan Pemilikan Tanah Nomor Pokok Wajib pajak / Nomor Pokok Wajib Pajak Daerah
SITU Rekomendasi dan Camat HO ü ü ü ü ü ü ü ü ü
IPK ü ü ü ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü
-
ü ü -
ü ü ü
ü -
-
-
ü
-
-
ü
-
-
ü
Berdasarkan tabel diatas terdapat persyaratan yang sama untuk mengajukan 1 (satu) permohonan Izin Industri Pengolahan Kayu, hal ini sangat menyulitkan pemohon karena selain melengkapi berkas juga harus melakukan perjalan pulang pergi dari Satuan Kerja Perangkat Daerah yang berbeda untuk membawa dokumen permohonan dan dokumen izin yang telah selesai diproses. Kesulitan yang dihadapi oleh pemohon disajikan pada Gambar 6 berikut ini
27
13 12 11
10
14 9
15
7 8
19 6 2 4
Pemohon
3
17
18
1
16
5
Gambar 6 Pemetaan Urutan Pemrosesan Izin IPK Saat ini
28
Pada Gambar 6 tersebut diatas terlihat banyak memerlukan langkah-langkah. Adapun langkah-langkah tersebut adalah: 1. Pemohon mencari informasi untuk mendapatkan izin IPK pada Dinas Pertambangan, Perindustrian dan Perdagangan dengan persyaratan adanya SITU, HO dan Rekomendasi dari Camat. 2. Pemohon
mendatangi
Sekretariat
mendapatkan SITU dan HO
Daerah
mencari
informasi
untuk
dengan persyaratan adanya permohonan
diketahui Lurah dan Rekomendasi dari Camat. 3. Pemohon
mendatangi
Kantor
Kelurahan
untuk
mendapatkan
surat
permohonan sebagai persyaratan pembuatan SITU, HO dan surat permohonan untuk mendapatkan Rekomendasi Camat yang digunakan untuk persyaratan pembuatan SITU, HO dan IPK 4. Permohonan diproses oleh seksi terkait dan diajukan kepada Lurah untuk ditanda tangani. 5. Surat permohonan yang sudah ditanda tangani Lurah dikembalikan kepada seksi yang terkait untuk diserahkan kepada pemohon (membayar biaya akibat dikeluarkannya surat permohonan tersebut) 6. Pemohon mendatangi Kantor Kecamatan untuk memperoleh Rekomendasi Camat untuk persyaratan pembuatan SITU, HO dan IPK 7. Permohonan diproses oleh seksi terkait dan diajukan kepada Camat untuk ditanda tangani. 8. Rekomendasi yang sudah ditanda tangani Camat dikembalikan kepada seksi yang terkait untuk diserahkan kepada pemohon (membayar biaya akibat dikeluarkannya rekomendasi tersebut) 9. Kembali pemohon mendatangi Sekretariat Daerah untuk mengajukan permohonan SITU dan HO, pada seksi terkait permohonan diproses. 10. Permohonan diserahkan kepada bagian terkait untuk di disposisi/ di paraf. 11. Permohonan diserahkan kepada asisten terkait untuk di disposisi/ di paraf. 12. Permohonan diserahkan kepada Sekretaris untuk di disposisi/ di paraf. 13. Permohonan diajukan kepada Bupati untuk ditanda tangani. 14. Permohonan yang sudah ditanda tangani diserahkan kembali Seksi terkait.
29
15. Pemohon menerima dokumen izin dan membayar biaya akibat dikeluarkan izin terebut, dan kembali pemohon mendatangi Dinas Pertambangan, Perindustrian dan Perdagangan untuk mengajukan permohonan IPK dengan persyaratan, pada seksi terkait permohonan diproses. 16. Permohonan diserahkan kepada bidang terkait untuk didisposisi/diparaf 17. Permohonan diserahkan kepada Kepala Dinas untuk ditandatangani. 18. Permohonan
yang sudah ditandatangani diserahkan
kepada seksi terkait
untuk diserahkan kepada pemohon. 19. Pemohon menerima dokumen izin dan membayar biaya akibat dikeluarkan izin terebut. Adapun mekanisme proses bisnis penyelenggaraan pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum (PP dan PPU) pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kabupaten Barito Utara terlihat pada Gambar 7.
30
Gambar 7 Mekanisme Proses Bisnis Pelayanan Perizinan saat ini
31
Gambar 7 Lanjutan
32
4.2.1.1 Dokumentasi Struktur Organisasi Pelaksanaan fungsi dan tanggung jawab pemerintahan di daerah termasuk di Pemerintah Kabupaten Barito Utara dilaksanakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah. Satuan Kerja Perangkat Daerah ini mengikuti Peraturan Daerah Kabupaten Barito Utara Nomor 09 tahun 2004 tentang Pembentukan Dan/Atau Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Barito Utara, dimana rinciannya dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4 SKPD Pemerintah Kabupaten Barito Utara Perangkat Daerah Sekretariat Daerah
Jml 1
Rincian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Dinas Daerah
Lembaga Teknis
Lembaga bukan Lembaga Teknis
Kecamatan
Kelurahan / Desa
Dinas Pekerjaan Umum Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana Dinas Pendidikan Dinas Pertanian, Perikanan dan Peternakan Dinas Perhubungan Dinas Koperasi dan Penanaman Modal Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi Dinas Pertambangan Perindustrian dan Perdagangan 14 9. Dinas Kehutanan dan Perkebunan 10. Dinas Kebudayaan, Pariwisata, Informasi dan Komunikasi 11. Dinas Pemberdayaan Masyarakat Desa 12. Dinas Pengendalian Lingkungan Hidup dan Tata Ruang 13. Dinas Pendapatan 14. Dinas Kesatuan Bangsa, Perlindungan Masyarakat dan Politik 1. Badan Pengawasan Daerah 2. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah 3. Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil 6 4. Kantor Bimbingan Masyarakat dan Ketahanan Pangan 5. Kantor Kearsipan dan Perpustakaan 6. Rumah Sakit Umum Daerah 1. Badan Kepegawaian Daerah 2 2. Kantor Satuan Polisi Pamong Praja 1. Montallat 2. Gunung Timang 3. Gunung Purei 6 4. Teweh Timur 5. Teweh Tengah 6. Lahei 99
33
Sementara itu struktur hirarki organisasi dan hubungan kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Barito Utara secara umum dapat dilihat pada Gambar 8 dibawah ini. BUPATI WAKIL BUPATI
DPRD
Instansi Vertikal Sekretariat Daerah Lembaga Teknis Daerah
Dinas Daerah
Sekretariat DPRD
Kecamatan
Kelurahan Keterangan : Garis Komando Garis Pertanggungjawaban kepada Bupati melalui Sekda Garis mitra kerja dan pertanggungjawaban Bupati kepada DPRD Garis Pembinaan Teknis Administratif Garis Koordinasi Gambar 8 Struktur Hirarki Organisasi dan Hubungan Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Barito Utara Berdasarkan Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Barito Utara dan jika dikaitkan dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu di Daerah dan pedoman dalam mendokumentasikan struktur organisasi Perencanaan Arsitektur Enterprise maka perlu dibuat dan dibentuk struktur organisasi pelayanan perizinan di Pemerintah Kabupaten Barito Utara. Hal ini
34
disebabkan belum adanya struktur organisasi yang menangani masalah pelayanan perizinan lebih khusus serta proses bisnis pelayanan perizinan yang berjalan saat ini sudah tidak mencerminkan penyelenggaraan pelayanan terpadu, yaitu penyelenggaraan pelayanan perizinan yang cepat, mudah diakses dan lebih sederhana sebagaimana yang dibutuhkan oleh masyarakat, yang proses pengelolaanya mulai dari tahap permohonan sampai ke tahap terbitnya dokumen dilakukan secara terpadu dalam satu tempat dan satu atap. Mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu di Daerah, bahwa dalam hal membentuk kelembagaan penyelenggara pelayanan perizinan dapat berbentuk dinas, badan atau kantor. Berdasarkan pengamatan dan wawancara langsung dalam penelitian ini, rancangan struktur organisasi pelayanan perizinan yang akan dibentuk dimana sejalan dengan persiapan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten Barito Utara dapat dilihat pada Gambar 9 di bawah ini.
KEPALA KP2T KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
SEKSI PELAYANAN DAN INFORMASI
TIM TEKNIS Pelayananan dan Informasi
SUB BAGIAN TATA USAHA
SEKSI PELAPORAN DAN PEMERIKSAAN
SEKSI PENETAPAN PERIZINAN
TIM TEKNIS Pelaporan dan Pemeriksaan
TIM TEKNIS Penetapan Perizinan
Gambar 9 Rancangan Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu (KP2T) Kabupaten Barito Utara
35
Lembaga yang akan dibentuk tersebut bertujuan untuk menyelenggarakan pelayanan perizinan secara terpadu sehingga dapat meningkatkan kualitas layanan dan memberikan akses yang lebih luas kepada masyarakat untuk memperoleh pelayanan guna terwujudnya pelayanan yang cepat, murah, mudah, transparan, pasti dan terjangkau. 4.2.1.2 Identifikasi dan Penetapan Fungsi Bisnis Berpedoman pada Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 20 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu di Daerah, dan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 24 tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan terpadu adalah kegiatan penyelenggaraan perizinan yang proses pengelolaannya mulai dari tahap permohonan sampai ke tahap terbitnya dokumen dilakukan secara terpadu dalam satu pintu dan satu tempat. Berkenaan dengan proses tersebut diatas jika dikaitkan dengan proses bisnis penyelenggaraan pelayanan perizinan yang berlangsung selama ini pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara walaupun belum dilakukan secara terpadu dalam satu pintu dan satu tempat terdapat beberapa fungsi bisnis yang utama dan pendukung terkait pelayanan perizinan. Untuk mengidentifikasi dan penetapan fungsi bisnis tersebut berdasarkan pedoman pada Perencanaan Arsitektur Enterprise adalah menetapkan area fungsi utama yang dilakukan dengan menggunakan konsep value added terhadap fungsi utama Pemerintah Kabupaten Barito Utara secara keseluruhan. Konsep value added tersebut merupakan konsep dari Michael Porter yang dikenal dengan value chain (rantai nilai). Rantai nilai dibuat untuk mengidentifikasikan fungsi dan mengklasifikasikan fungsi mana yang menjadi fungsi bisnis utama dan yang menjadi fungsi bisnis pendukung baik di lingkungan luar dan dalam pada enterprise. Adapun area fungsi bisnis pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara secara keseluruhan dipetakan pada rantai nilai yang disajikan pada Gambar 10. Berdasarkan pemetaan yang dilakukan pada rantai nilai tersebut, maka area fungsi utama pelayanan perizinan yang diselenggarakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah adalah pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum.
36
Pemerintah
Masyarakat
Pedoman pelayanan perizinan Pengkoordinasian perumusan Pemerintah Kabupaten
kebijakan
Pembinaan dan pengawasan pelaksanaan tugas Penyelenggaraan Administrasi pemerintahan Pelayanan perizinan Kepala Daerah
Pengelolaan sumber daya aparatur, keuangan, prasarana dan sarana Pemerintah Kabupaten Pemberian perizinan pelayanan umum
dan
pelaksanaan
Pembinaan dan pengawasan
Keterangan : = Fungsi Pendudukung = Fungsi Utama Gambar 10
Rantai nilai Pemerintah Kabupaten Barito Utara secara keseluruhan 37
Berdasarkan konsep value added tersebut diatas maka fungsi utama dari proses
pemberian
perizinan
dan
pelaksanaan
pelayanan
umum
yang
diselenggarakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Barito Utara berkaitan dengan pelayanan perizinan adalah : -
Aktivitas yang berkaitan dengan penerimaan adalah proses pendaftaran permohonan perizinan.
-
Aktivitas yang berkaitan dengan pembuatan adalah proses pemrosesan permohonan perizinan.
-
Aktivitas yang berkaitan dengan pengumpulan dan penyimpanan adalah proses penetapan dan pengesahan permohonan perizinan menjadi dokumen izin.
-
Aktivitas yang berkaitan dengan pendistribusian adalah proses penerbitan dokumen izin.
-
Aktivitas yang berkaitan dengan penyedia layanan adalah proses pelayanan informasi dan pengaduan. Dari pemetaan yang dilakukan pada rantai nilai maka area fungsi utama dari
pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum yang berkaitan pelayanan perizinan adalah pendaftaran permohonan perizinan, pemrosesan permohonan perizinan, penetapan dan pengesahan, penerbitan dokumen perizinan, serta pelayanan informasi dan pelayanan pengaduan. Setelah mengidentifikasi terhadap area fungsi bisnis organisasi dengan pemanfaatan rantai nilai, maka dilakukan dekomposisi fungsi atas fungsi organisasi pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum terkait pelayanan perizinan. Proses dekomposisi dilakukan untuk memperoleh detail model bisnis dan untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas / proses yang membentuk fungsi pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum terkait pelayanan perizinan dengan cara membagi setiap area fungsi menjadi sub fungsi atau memecah sistem menjadi subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga mudah dipahami, dirancang dan diterapkan.
Adapun dekomposisi fungsi
pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum terkait pelayanan perizinan dapat dilihat pada Lampiran 1 berikut.
38
Berkenaan dengan aktivitas / proses dan fungsi pada area fungsi utama pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum yang berkaitan dengan pelayanan perizinan tersebut, maka dapat dideskripsikan fungsi tersebut sebagai berikut : 1. Nama fungsi : Deskripsi
:
Pendaftaran Perizinan Merupakan proses pelaksanaan kegiatan pelayanan dalam mengolah pendaftaran permohonan izin, pemeriksaan berkas dan persyaratan, membuat tanda terima bukti penerimaan berkas permohonan.
2. Nama fungsi : Deskripsi
:
Pemrosesan Permohonan Merupakan proses pelaksanaan kegiatan pelayanan dalam mengolah berkas permohonan dalam hal pembuatan dokumen izin untuk penduduk dan usaha, data hasil peninjauan
lapangan
dan
rekomendasi
terhadap
permohonan. 3. Nama fungsi : Deskripsi
:
Penetapan dan Pengesahan Merupakan proses pelaksanaan kegiatan pelayanan dalam menetapkan dan mengesahkan permohonan izin.
4. Nama fungsi : Deskripsi
:
Penerbitan Dokumen Izin Merupakan proses pelaksanaan kegiatan pelayanan dalam mengelola permohonan izin yang telah terbit dan membuat tanda terima dokumen izin yang telah diterbitkan yang diserahkan kepada pemohon serta membuat tanda terima bukti pembayaran pelayanan perizinan.
5. Nama fungsi : Deskripsi
:
Pelayanan Informasi dan Pengaduan Merupakan proses pelaksanaan kegiatan pelayanan dalam rangka memberikan informasi kepada masyarakat mengenai pelayanan perizinan serta mengelola pengaduan dari masyarakat serta pembuatan pelaporan data permohonan dan keuangan, pelaporan data izin yang telah berakhir serta pelaporan hasil evaluasi dari pelayanan perizinan.
39
Dari masing-masing proses tersebut dilaksanakan pada lokasi bisnis tiap Satuan Kerja Perangkat Daerah pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara yang menyelenggarakan pelayanan perizinan terkait fungsi pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum. Lokasi proses bisnis saat ini yang melaksanakan fungsi pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum terkait pelayanan perizinan secara lengkap disajikan pada Lampiran 2. Fungsi yang telah didekomposisikan selanjutnya direlasikan dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang melakukan fungsi-fungsi tersebut.
Dalam
mengGambarkan relasi fungsi-fungsi tersebut dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah terlebih dahulu diidentifikasi struktur organisasi yang mencakup unit-unit organisasi yang terlibat, kemudian dipetakan ke dalam bentuk matriks hubungan fungsi dengan unit organisasi yang ditunjuk. Tiap unit organisasi yang terlibat di dalam proses merupakan pemilik, pelaksana dan atau bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan untuk suatu fungsi tersebut. Untuk melihat hasil relasi antar fungsi yang telah didekomposisikan dengan unit organisasi akan dipetakan menggunakan matriks fungsi bisnis terhadap unit organisasi. Matriks tersebut disajikan pada Lampiran 3. 4.2.2 Sistem dan Teknologi Saat Ini Tahapan selanjutnya dalam tinjauan kondisi enterprise saat ini adalah pemahaman akan sistem dan teknologi saat ini yang telah berlangsung pada proses pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum yang diselenggarakan oleh Santuan Perangkat Kerja Daerah Pemerintah Kabupaten Barito Utara terkait pelayanan perizinan. Kondisi sistem dan teknologi saat ini terkait pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum disajikan dalam Tabel 5. Hasil pengamatan langsung terhadap pelayanan perizinan pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara ditemukan bahwa proses perizinan dikelola secara tersebar
oleh
masing-masing
Satuan
Kerja
Perangkat
Daerah
yang
menyelenggarakan pelayanan perizinan tersebut sehingga kondisi dukungan teknologi, data dan sistem aplikasi pada masing-masing juga berbeda serta penggunaan teknologi informasi dalam mendukung proses bisnis sangatlah minim.
40
Tabel 5 Identifikasi Sistem dan Teknologi saat ini No
Satuan Kerja Perangkat Daerah
Jumlah Staf TI
Penyimpanan Data
Aplikasi Terkait Perizinan Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
Tidak Ada
Tidak Ada
Aplikasi lainnya
1
Dinas Pekerjaan umum
4
Word, Excel dan Hardcopy
2
Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana
4
3
Dinas Perhubungan
4
Word, Excel dan Hardcopy Word, Excel dan Hardcopy
4
Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi
4
Word, Excel dan Hardcopy
Tidak Ada
5
Dinas Pertambangan, Perindustrian dan Perdagangan
5
Word, Excel, Hardcopy dan Map Info
Tidak Ada
Sistem Informasi Bencana Tidak Ada
6
Dinas Kehutanan dan Perkebunan
2
Tidak ada
Tidak ada
7
4
Tidak ada
Tidak ada
Tidak Ada
Tidak Ada
9
Dinas Kebudayaan, Pariwisata, Informasi dan Komunikasi Dinas Pengendalian Lingkungan Hidup dan Tata Ruang Dinas Pertanian, Pertenakan dan Perikanan
Tidak Ada
Tidak Ada
10
Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil
5
Bagian Ekonomi dan Sosial
2
SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) Tidak Ada
Tidak Ada
11 12
Kecamatan
2
Tidak Ada
Tidak Ada
13
Kelurahan
1
Word, Excel dan Hardcopy Word, Excel dan Hardcopy Word, Excel dan Hardcopy Word, Excel dan Hardcopy Word, Excel, Hardcopy, Server, SQL, Oracle, BeaWeb-Logic Word, Excel dan Hardcopy Word, Excel dan Hardcopy Word, Excel dan Hardcopy
Tidak Ada
Tidak Ada
8
2 3
Tidak Ada
Terhubung ke Internet
Jumlah Komputer
Sistem Operasi
Tidak ada
Tidak ada
2
Tidak ada Tidak Ada
Tidak ada
4
Tidak Ada
2
Tidak Ada
Tidak Ada
Tidak Ada
Tidak ada Tidak ada Tidak Ada Tidak Ada Ada
LAN
Tidak Ada Tidak Ada Tidak Ada
Alat Input Lainnya -
Prosesor
Printer
Wins XP
Pentium IV
Wins 2003, Wins XP Wins XP
Pentium IV Pentium III dan IV
Deskjet dan Laserjet Deskjet
3
Wins 2003, Wins XP
Pentium IV
Deskjet
Tidak Ada
6
Wins 2003, Wins 2007, Wins XP
Pentium IV
Ploter
Tidak ada
5
Wins XP
Tidak ada
3
Deskjet
Scanner
Tidak Ada
1
Wins 2003, Wins XP Wins XP
2
Wins XP
Dot Matrik Deskjet
-
Tidak Ada Tidak Ada
16
Wins Server 2003, Wins 2003
Pentium IV Pentium IV Pentium IV Pentium IV Pentium IV
Dot Matrik, Deskjet, Laserjet Deskjet
Dot Matrik dan Deskjet
Scanner
Tidak Ada
1
Wins 2003
Deskjet
-
Tidak Ada
1
Wins 2003
Deskjet
-
Tidak Ada
1
Wins 2003
Deskjet
-
Pentium IV Pentium IV Pentium IV
Deskjet
Ekosond er, GPS, Meteran dan HT -
Ploter
-
41
Berdasarkan identifikasi pengamatan langsung terhadap kondisi sistem dan teknologi saat ini yang berjalan pada proses pelayanan perizinan terlihat bahwa : 1. Pengelolaan data terkait dengan pelayanan perizinan masih sangat lemah karena pengelolaannya tanpa menggunakan aplikasi sistem manajemen basis data dan dilakukan secara manual dengan menggunakan aplikasi spreadsheet dan word processor serta penyimpanan data banyak dilakukan dalam bentuk hardcopy, namun satu-satunya Satuan Kerja Perangkat Daerah yang melakukan pengelolaan data dengan dukungan aplikasi khusus terkait pelayanan perizinan menggunakan database oracle dan SQL adalah Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil 2. Teknologi jaringan di seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menyelenggarakan fungsi pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum belum terpasang, hanya ada satu Satuan Kerja Perangkat Daerah yang memiliki jaringan komputer lokal (LAN) yaitu Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil. 3. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menyelenggarakan fungsi pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam proses bisnisnya, namun komputer yang ada tidak terhubung ke internet, hal ini terjadi karena tidak tersedianya penyedia pelayanan internet yang menyebabkan mahalnya biaya operasional. 4. Penyelenggaraan fungsi pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum yang diselenggarakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah tidak didukung oleh aplikasi khusus terkait pelayanan perizinan sehingga pemberian pelayanan kepada masyarakat dibutuhkan waktu yang cukup lama dan mahal, namun ada satu
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menyelenggarakan
pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum dengan menggunakan aplikasi khusus terkait pelayanan perizinan bagi penduduk (pencatatan sipil) yaitu Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil. 5. Sistem operasi yang dipergunakan adalah windows dengan jenis yang paling banyak dipergunakan adalah windows XP dan tidak ada Satuan Kerja Perangkat Daerah yang menggunakan sistem operasi lainnya. 6. Prosesor yang paling banyak digunakan adalah Pentium IV.
42
7. Alat cetak yang digunakan berbentuk Desk Jet 8. Alat input yang digunakan berbentuk mouse, keyboard, scanner, plotter, GPS, meteran, HT dan ekosender. 9. Dukungan sumber daya manusia dalam menjalankan fungsi bisnis pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum pada tiap-tiap Satuan Kerja Perangkat Daerah berkisar antara 1 – 5 orang. 10. Hingga saat ini Pemerintah Kabupaten Barito Utara telah memiliki situs web (www.baritoutarakab.go.id) namun demikian informasi tentang perizinan pada situs tersebut belum termuat dengan sempurna. Dari uraian tersebut diatas ditemukan hanya satu aplikasi khusus yang mendukung fungsi bisnis pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum pada Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil, yaitu aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Berkenaan dengan ditemukannya aplikasi khusus yang mendukung fungsi bisnis, maka akan diuraikan daftar fungsi bisnis pada Pemerintah Kabupaten Barito Utara terkait pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah yang telah didukung oleh aplikasi pada Tabel 6 berikut. Tabel 6 Fungsi Bisnis yang Telah Didukung Aplikasi Fungsi Bisnis Pemrosesan Permohonan Perizinan
Proses Bisnis -
Pembuatan Dokumen Izin Akta Kelahiran Pembuatan Dokumen Izin Akta Kematian Pembuatan Dokumen Izin Akta Perkawinan Pembuatan Dokumen Izin Akta Perceraian
Keterangan Dilaksanakan oleh Kantor Kependudukan dan Catatan Sipil
Sedangkan proses bisnis lainnya belum didukung oleh aplikasi khusus. Namun pada proses bisnis yang belum mendapat dukungan dari aplikasi khusus terdapat proses bisnis yang seharusnya mendapat dukungan aplikasi khusus, hal
43
ini terjadi karena fungsi dan proses bisnis tersebut dikelola dan dilaksanakan oleh kecamatan dan kelurahan bukan Kantor kependudukan dan Catatan Sipil. Adapun fungsi dan proses bisnis dimaksud adalah : -
Nama Fungsi
:
Pemrosesan Permohonan
-
Proses Bisnis
:
Pembuatan Dokumen Izin Akta KTP dan KK
Demikian juga pemanfaatan teknologi baik perangkat keras maupun perangka lunak di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah guna mendukung pelaksanaan fungsi bisnis pemberian perizinzn dan pelaksanaan pelayanan umum dapat dikatakan seragam, sebagaimana pada Tabel 7 diuraikan platform teknologi dimaksud. Tabel 7
Platform Teknologi Perangkat Keras
1. Komputer -
Perangkat Lunak 1.
-
PC yang kompatibel
2. Piranti Masukan -
Mouse
-
Keyboard
3. Piranti Keluaran -
Monitor
-
Printer
Sistem Operasi
2.
Spreadsheet -
3.
Windows (2003,XP)
Microsoft Excel
Pengolah Kata -
Microsoft Word
4. Media Penyimpanan -
Hard Disk
-
Hard Copy
Pemanfaatan teknologi perangkat keras hampir semua menggunakan Personal Computer; mouse dan keyboard sebagai piranti masukan; monitor dan printer sebagai piranti keluaran; hard disk, removable disk dan hardcopy sebagai media penyimpanan data. Hal serupa juga dalam pemanfaatan teknologi perangkat lunak hampir seluruhnya menggunakan Microsoft Windows XP sebagai sistem operasi; Microsoft Word sebagai alat untuk mengolah kata; Microsoft Excel sebagai alat untuk spreadsheet.
44
4.3 Analisis dan Perencanaan Arsitektur Pada tahap analisis dan perencanaan arsitektur ini dilakukan dengan cara melakukan analisis terhadap kondisi Enterprise saat ini yang berlangsung serta melakukan pendefinisian dan identifikasi terhadap arsitektur data, aplikasi dan teknologi untuk menuju kondisi enterprise yang diinginkan di masa mendatang. 4..3.1 Analisis terhadap Kondisi EnterPrise Saat Ini Mengacu kepada pemodelan bisnis yang telah dilakukan pada tahap tinjauan kondisi enterprise saat ini, proses bisnis pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum yang diselenggarakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Barito Utara saat ini sangat menyulitkan pemohon dalam mengurus perizinan terutama yang memerlukan persyaratan yang sama dan memakan waktu yang cukup lama dikarenakan pelaksanaan proses bisnis dilakukan secara terpisah-pisah. Hal ini terlihat pada pengurusan perizinan Izin Pengolahan Kayu yang memerlukan banyak langkah dengan melintasi tiga Satuan Kerja Perangkat Daerah sebagaimana yang telah diilustrasikan pada Gambar 6. Dari analisis ini, untuk memudahkan dan mempercepat waktu pemrosesan permohonan perizinan maka perlu penyederhanaan proses bisnis penyelenggaraan pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum yang berlangsung saat ini pada Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Barito Utara. Hal yang ditempuh untuk menyederhanakan proses bisnis tersebut dilakukan dengan cara melokalisasi atau melakukan seluruh proses pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum tersebut kedalam suatu Unit Pelayanan Perizinan Terpadu sehingga seluruh proses mulai dari menerima dan memroses permohonan, menandatangani dokumen izin dan menyerahkan izin serta melaporkan data perizinan yang telah diselesaikan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah teknis terkait dilakukan pada unit tersebut. Sedangkan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang tadinya menyelenggarakan proses bisnis pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum tidak lagi melakukan proses menerima dan memroses permohonan serta menandatangani dokumen izin dan menyerahkan izin akan tetapi melakukan pembinaan teknis, mengawasi
pengelolaan
perizinan
sesuai
dengan
bidang tugasnya
dan
45
menempatkan wakilnya dalam Tim Teknis yang bertugas untuk melakukan pemeriksaan lapangan pada izin yang memerlukan rekomendasi. Penyederhanaan proses bisnis ini sejalan dengan persiapan yang dilakukan oleh Pemerintah Kabupaten Barito Utara untuk membentuk struktur organisasi penyelenggaraan pelayanan perizinan terpadu sebagaimana yang dipersiapkan pada Gambar 9 dan tidak menyalahi Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 20 tahun 2008 tentang Pedoman Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelayanan Perizinan Terpadu di Daerah dan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 24 tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, sehingga model bisnis yang telah ada (Gambar 5) berubah menjadi seperti yang disajikan pada Gambar 11 berikut ini. Penyerahan Permohonan Izin, Pembayaran Retribusi, Penerimaan Dokumen Izin Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Penerimaan Permohonan, Pemrosesan Permohonan dan Penyerahan Izin
Tim Teknis SKPD 1..13
Pemohon Laporan, pengawasan, bimbingan teknis dan rekomendasi
Gambar 11. Usulan Model Bisnis Pelayanan Perizinan Terpadu Sedangkan mekanisme proses bisnis penyelenggaraan pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum yang berlangsung saat ini (Gambar 7) jika dihubungan dengan model bisnis pelayanan perizinan terpadu berdasarkan struktur organisasi kantor Pelayanan Perizinan Terpadu yang dipersiapkan tersebut diatas (Gambar 11) yang cuplikannya akan berubah menjadi seperti yang disajikan pada Gambar 12 berikut ini dan selengkapnya ada pada Lampiran 4.
46
Gambar 12 Usulan Mekanisme Proses Bisnis Pelayanan Perizinan Terpadu (cuplikan dari Lampiran 4)
47
Dapat dilihat, berdasarkan mekanisme proses bisnis yang terjadi berdasarkan Gambar 12 tersebut diatas sangat membantu pemohon dalam pengurusan izin jika dibandingkan dengan mekanisme proses bisnis yang terpisah-pisah berdasarkan Gambar 7. Kemudahan tersebut dapat dilihat pada saat pemohon mengajukan permohonan pembuatan izin baik baru maupum perpanjangan menurut struktur organisasi Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu yang disajikan pada Gambar 13 berikut ini.
KEPALA KP2T KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
SEKSI PELAYANAN DAN INFORMASI
TIM TEKNIS Pelayananan dan Informasi
SUB BAGIAN TATA USAHA
SEKSI PELAPORAN DAN PEMERIKSAAN
SEKSI PENETAPAN PERIZINAN
TIM TEKNIS Pelaporan dan Pemeriksaan
TIM TEKNIS Penetapan Perizinan
Pemohon Gambar 13. Usulan Pemetaan Urutan Pemrosesan Izin Kemudahan yang diperlihatkan oleh Gambar 12 dan Gambar 13 diantaranya adalah mengurangi persyaratan yang sama untuk permohonan perizinan, biaya pelayanan perizinan lebih murah, dan langkah-langkah dalam pengurusan permohonan izin lebih sedikit dan lebih sederhana, jika dibandingkan dengan proses penyelenggaran pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum yang terjadi sebelumnya yang diperlihatkan pada Gambar 6 dan Gambar 7.
48
Dengan mekanisme proses bisnis yang dipersiapkan sebagaimana disajikan pada Gambar 12 dan pemetaan urutan pemrosesan izin sebagaimana disajikan pada Gambar 13, maka lokasi pelaksanaan proses bisnis yang telah diidentifikasi sesuai pada Lampiran 2 akan berubah menjadi seperti yang disajikan pada Lampiran 5. Berkenaan dengan lokasi bisnis yang dipersiapkan sebagaimana telah diuraikan pada Lampiran 5, maka matriks hubungan antara fungsi dan unit organisasi yang ada pada Lampiran 3 akan berubah menjadi seperti yang disajikan pada Lampiran 6. Hal senada terhadap sistem dan teknologi saat ini yang dilakukan pada tahap tinjauan kondisi enterprise saat ini, sistem dan teknologi yang ada tersebut perlu dikembangkan dalam hal ini aplikasi khusus pelayanan perizinan terpadu guna meningkatkan dan mendukung proses bisnis pelayanan perizinan terpadu yang telah dipersiapkan diatas. Namun demikian diperlukan suatu analisis kebutuhan lebih lanjut agar investasi sistem dan teknologi yang dilakukan tidak sia-sia dan selaras dengan visi dan misi Pemerintah Kabupaten Barito Utara. Aplikasi-aplikasi yang diperoleh dari pengamatan kondisi saat ini dan analisis kebutuhan akan aplikasi guna mendukung proses bisnis dapat dikelola dalam suatu portofolio aplikasi (Ward 2002).
Portofolio aplikasi merupakan
konsep pengelompokan aplikasi dalam empat kuadran yaitu aplikasi yang berjenis strategis, aplikasi yang berjenis berpotensi tinggi, aplikasi yang berjenis operasional kunci dan aplikasi yang berjenis pendukung yang dipresentasikan pada Gambar 14 Strategis
Berpotensi Tinggi
Kelompok Aplikasi strategis
Kelompok Aplikasi berpotensi tinggi
Kelompok Aplikasi operasional kunci
Kelompok Aplikasi pendukung
Operasional Kunci
Pendukung
Gambar 14 Portofolio Aplikasi 1.
Kelompok aplikasi yang berjenis strategis merupakan aplikasi yang belum dimiliki saat ini dan dipandang penting untuk masa depan bisnis organisasi.
49
Aplikasi yang masuk dalam kategori ini adalah aplikasi yang membutuhkan pengembangan baru. 2.
Kelompok aplikasi yang berjenis berpotensi tinggi merupakan aplikasi yang belum dimiliki oleh organisasi namun dipandang memiliki kemungkinan untuk menunjang kesuksesan bisnis di masa depan. Aplikasi yang masuk dalam kategori ini adalah aplikasi yang membutuhkan pengembangan baru.
3.
Kelompok aplikasi yang berjenis operasional kunci merupakan aplikasi yang sudah dimiliki dan organisasi sangat bergantung padanya bagi kesuksesan organisasi saat ini. Aplikasi yang termasuk di dalam kategori ini adalah aplikasi yang tetap dipertahankan atau ditingkatkan sesuai kebutuhan.
4.
Kelompok aplikasi yang berjenis pendukung merupakan aplikasi yang sudah dan/atau belum dimiliki organisasi yang memiliki peran untuk menunjang proses dan fungsi bisnis. Adapun aplikasi yang diperoleh berdasarkan pengamatan terhadap kondisi
sistem dan teknologi saat ini pada pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum dapat dilihat pada Gambar 15 berikut ini.
Strategis
Berpotensi Tinggi
www.baritoutarakab.go.id
-
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
Operasional Kunci
-
Pendukung
Gambar 15. Portofolio Aplikasi saat ini Berdasarkan identifikasi kondisi sistem dan teknologi saat ini yang telah disajikan pada Tabel 5, guna mendukung proses bisnis pelayanan perizinan terpadu yang dipersiapkan perlu dikembangkan aplikasi khusus pelayanan perizinan. Hal ini perlu dilakukan karena pada Gambar 15 tersebut diperoleh
50
hanya ada satu aplikasi yang berjalan dalam mendukung proses bisnis pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan umum saat ini. Dari analisis ini, maka perlu diusulkan aplikasi-aplikasi khusus guna menunjang proses bisnis pelayanan perizinan terpadu. Adapun aplikasi-aplikasi yang diusulkan adalah: (1) Aplikasi Administrasi Informasi dan Pengaduan Pelayanan Perizinan Terpadu berbasis WEB,
(2) Aplikasi Administrasi
Pengajuan Permohonan berbasis WEB, serta (3) Aplikasi Administrasi Bisnis (Sistem G2B). 4.3.2 Pendefinisian dan Identifikasi terhadap Arsitektur 4.3.2.1 Arsitektur Data Arsitektur data merupakan salah satu dari tiga arsitektur yang pertama kali didefinisikan dan diidentifkasi, hal ini dilakukan karena kualitas data merupakan produk dasar bagi fungsi sistem informasi. Pendefinisian dan identifikasi bagi pembangunan arsitektur data dilakukan dengan cara membuat daftar kandidat entitas, mendefinisikan entitas data dan membuat hubungan antar entitas data, dan menghubungkan entitas data tersebut dengan fungsi / proses bisnis. Hal yang dilakukan sebelum membuat daftar kandidat entitas data adalah mengidentifikasi entitas bisnis dengan cara menganalisa fungsi utama dari bisnis pelayanan perizinan yang telah diidentifikasi melalui analisis rantai nilai pada tahap pemodelan bisnis.
Berdasarkan entitas bisnis tersebut akan dilakukan
identifikasi entitas data. Proses pengidentifikasi entitas data dilakukan per fungsi atau per entitas bisnis. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa entitas data yang diidentifikasi mendukung fungsi atau entitas bisnis.
Entitas bisnis dan
entitas data yang diidentifikasi adalah entitas yang akan mewakili seseorang, suatu tempat, benda, aktivitas atau kejadian yang penting bagi bisnis. Dari identifikasi atas fungsi utama bisnis terdapat aktivitas-aktivitas penting bagi bisnis yang akan diwakilkan oleh entitas bisnis. Aktivitas-aktivitas yang penting tersebut adalah pendaftaran perizinan, pemrosesan permohonan, penetapan dan pengesahan, penerbitan dokumen izin, pelayanan informasi dan pengaduan. Dari masing-masing entitas bisnis tersebut selanjutnya ditentukan
51
sejumlah entitas data. Selengkapnya untuk entitas bisnis dan entitas data dapat dilihat pada Tabel 8. Tabel 8 Daftar Kandidat Entitas Data Entitas Bisnis Pendaftaran Perizinan
Pemrosesan Permohonan
Penetapan dan Pengesahan
Penerbitan Dokumen izin
Entitas Data Tim teknis Petugas KP2T Permohonan Izin Pemohon Persyaratan Bukti Pendaftaran Jenis izin Status Permohonan Tim teknis Petugas KP2T Peninjauan Berita Acara Rekomendasi Permohonan Izin Pemohon Persyaratan Jenis izin Status Permohonan Dokumen Izin Tim teknis Petugas KP2T Berita Acara Rekomendasi Disposisi Permohonan Izin Pemohon Persyaratan Jenis izin Dokumen Izin Status Permohonan Biaya Pelayanan Tim teknis Petugas KP2T Permohonan Izin Pemohon Persyaratan Status Permohonan Jenis Izin Bukti Terima Dokumen Izin Bukti Pembayaran Bukti Pendaftaran
52
Tabel 8 Daftar Kandidat Entitas (Lanjutan) Entitas Bisnis Pelayanan Informasi dan Pengaduan
Entitas Data Tim teknis Petugas KP2T Permohonan Izin Pemohon Persyaratan Jenis izin Bukti Pendaftaran Mekanisme layanan Pengaduan Jenis pengaduan Pihak yang mengadu
Setelah daftar kandidat entitas dibuat, selanjutnya dilakukan membuat deskripsi atas entitas data yang selengkapnya disajikan pada Lampiran 7, serta membuat hubungan antar entitas data yang telah diidentifikasi. Dalam pandangan owner’s view pada. kerangka kerja Zachman, hubungan antar entitas data mengGambarkan kebutuhan data. Dengan demikian, dalam konsep Perencanaan Arsitektur Enterprise bahwa Arsitektur Data tidak untuk mengidentifikasi dan mendefinisi setiap atribut dari entitas data melainkan untuk lebih memahami entitas data dan maknanya dalam konteks bisnis (Nisar 2006). Dalam menggambarkan hubungan antar entitas data, penggambaran konseptual hubungannya digambarkan dengan menggunakan skema diagram. Pada studi kasus ini, skema diagram yang dipergunakan adalah Diagram Hubungan Entitas. Diagram Hubungan Entitas pada dasarnya adalah diagram yang memperlihatkan entitas-entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan antar entitas tersebut. Diagram Hubungan Entitas didasarkan atas persepsi dunia nyata yang tersusun atas kumpulan objek-objek dasar. Keluaran dari pemodelan ini, selanjutnya dapat menjadi rujukan bagi pengembangan dalam melakukan kegiatan perancangan sistem basis data yang lebih rinci, sebagai tindak lanjut dari cetak biru yang dihasilkan dalam dokumen ini. Diagram Hubungan Entitas Data dari Pelayanan Perizinan Terpadu yang cuplikannya dapat dilihat pada Gambar 16 dan selengkapnya ada pada Lampiran 8.
53
Gambar 16 Diagram Hubungan Entitas Data Pelayanan Perizinan Terpadu (cuplikan dari Lampiran 8) Berdasarkan entitas-entitas yang telah diidentifikasikan tersebut diatas, selanjutnya entitas-entitas tersebut dihubungkan ke fungsi bisnis. menghubungkan
entitas
data
dengan
fungsi
bisnis
dilakukan
Untuk dengan
mengidentifikasi entitas apa saja yang terlibat dalam suatu fungsi dan hubungan tersebut dinyatakan dalam suatu matriks.
Matriks tersebut bertujuan untuk
melihat entitas data yang dipakai secara bersamaan oleh fungsi, mendefinisikan lingkup sistem aplikasi yang akan datang. Pendefinisian hubungan tersebut dilakukan untuk menganalisa operasioperasi apa saja yang dilakukan oleh fungsi bisnis terhadap entitas data yang terlibat didalamnya.
Operasi-operasi yang diidentifikasi dan didefinisikan
meliputi operasi pembuatan entitas data baru (create/C), pembacaan dan
54
pengaksesan entitas data (read/reference/R), mengubah dan memperbaharui serta menghapus entitas data (update/U) oleh suatu fungsi. Pendefinisian dan identifikasi tersebut dilakukan untuk semua proses bisnis yang telah didefinisikan sebelumnya.
Satu proses bisnis dapat berhubungan
dengan beberapa entitas data, dan sebaliknya beberapa proses bisnis dapat berhubungan dengan satu entitas data saja. Matriks fungsi terhadap entitas data secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran 9. 4.3.2.2 Arsitektur Aplikasi Tujuan dari pendefinisian arsitektur aplikasi dalam Perencanaan Arsitektur Enterprise adalah untuk mendefinisikan aplikasi apa saja yang diperlukan untuk mengelola entitas data yang telah diidentifikasi dan didefinisi untuk mendukung fungsi.
Arsitektur aplikasi dalam Perencanaan Arsitektur Enterprise tidak
ditujukan untuk mendesain suatu sistem melainkan untuk menyediakan informasi dalam penyelenggaraan fungsi. Pendefinisian arsitektur aplikasi dimulai dengan pembuatan daftar kandidat aplikasi, menghubungkan aplikasi tersebut dengan fungsi serta melakukan analisis dampak aplikasi yang didefinisikan dan diidentifikasi terhadap aplikasi saat ini. Dalam mendefinisikan kandidat aplikasi yang akan mengelola entitas data dari suatu enterprise dilakukan dengan cara menganalisis matriks hubungan antara proses bisnis (fungsi) dengan entitas data yang telah dihasilkan. Matriks tersebut memberikan gambaran tentang lingkup sistem aplikasi yang akan dibuat. Hal ini berdasarkan logika bahwa fungsi yang menciptakan data harus terlebih dahulu dikelompokkan untuk mendapatkan kandidat aplikasi sebagaimana disajikan pada Lampiran 10. Dari pengelompokkan aplikasi tersebut diperoleh tujuh kandidat aplikasi serta dari anlisis kondisi enterprise saat ini diperoleh tiga kandidat aplikasi, dimana semua aplikasi tersebut untuk membantu proses bisnis guna memenuhi kebutuhan organisasi dalam hal pelayanan perizinan terpadu yang dapat dilihat pada Tabel 9. Berdasarkan Tabel 9, untuk mengetahui fungsi apa saja yang didukung oleh suatu aplikasi dilakukan dengan cara membuat matriks hubungan antar fungsi terhadap aplikasi yang disajikan pada Lampiran 11.
55
Tabel 9 Daftar Kandidat Aplikasi dan Deskripsi Aplikasi Kandidat Aplikasi 1
2 3 4 5 6 7 8 9
Aplikasi Administrasi Informasi dan Pengaduan Pelayanan Perizinan Terpadu berbasis WEB Aplikasi Administrasi Pengajuan Permohonan berbasis WEB Aplikasi Administrasi Pendaftaran Aplikasi Administrasi Rekomendasi Aplikasi Administrasi Penetapan, Pengesahan dan Penerbitan Aplikasi Administrasi Keuangan Aplikasi Administrasi Informasi dan Pengaduan Aplikasi Administrasi Bisnis (G2B) Aplikasi Administrasi Kependudukan (G2C)
Deskripsi Aplikasi yang digunakan untuk menyebarkan informasi P2T kepada masyarakat melalui jaringan internet. Aplikasi yang digunakan untuk memudahkan masyarakat luas dalam mengajukan permohonan izin melalui jaringan internet. Aplikasi yang digunakan untuk mengolah pendaftaran permohoan izin Aplikasi yang digunakan untuk mengolah data hasil peninjauan lapangan, berita acara dan rekomendasi terhadap permohonan Aplikasi yang digunakan untuk menetapkan, mengesahkan dan menerbitkan permohonan izin Aplikasi yang digunakan untuk mengelola keuangan pelayanan perizinan Aplikasi yang digunakan untuk memberikan informasi kepada masyarakat tentang P2T, mengelola pengaduan dari masyarakat, dan mengelola pelaporan. Aplikasi yang digunakan untuk mengolah permohonan izin bagi bisnis Aplikasi yang digunakan untuk mengolah permohonan izin bagi penduduk
56
Selain untuk melihat dukungan aplikasi terhadap fungsi dan proses bisnis seperti yang disajikan pada Lampiran 11, dilakukan juga pembuatan matriks hubungan antar unit organisasi terhadap aplikasi yang bertujuan untuk melihat dukungan aplikasi kepada unit organisasi Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu (KP2T) yang akan diusulkan. Adapun hubungan tersebut disajikan pada Tabel 10 berikuti ini. Tabel 10 Matriks Hubungan Unit Organisasi terhadap Aplikasi
x
Tim Teknis SKPD Terkait
Seksi Penetapan Perizinan
Administrasi Informasi dan Pengaduan P2T berbasis WEB Administrasi Pengajuan Permohonan berbasis WEB Administrasi Pendaftaran Administrasi Rekomendasi Administrasi Penetapan, Pengesahan dan Penerbitan Administrasi Keuangan Administrasi Informasi dan Pengaduan Administrasi Kependudukan (G2C) Administrasi Bisnis (G2B)
Seksi Pelaporan dan Pemeriksaan
Seksi Pelayanan dan Informasi
Kepala Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu
Unit Organisasi
Aplikasi
x
x x x x
x x x
x x x
Dari uraian pendefinisian arsitektur aplikasi yang menghasilkan kandidatkandidat aplikasi mendatang, perlu dilakukan analisa dampak terhadap aplikasi saat ini. Tujuan dari analisa dampak ini adalah untuk mengetahui : 1.
Aplikasi apa saja yang perlu dipertahankan dengan peningkatan minimal terhadap aplikasi saat ini (retained/R)
2.
Aplikasi apa saja yang perlu diganti secara keseluruhan (completely replaced/CR)
57
3.
Aplikasi apa saja yang perlu diganti sebagian dengan melakukan modifikasi terhadap aplikasi lama (partially replaced/PR) Setiap dampak dijelaskan dengan uraian singkat sehingga menghasilkan
analisa dampak seperti pada Tabel 11 berikut ini. Tabel 11 Dampak Aplikasi terhadap Aplikasi Saat Ini No.
1
2
3 4
5
6 7
8 9
Kandidat Aplikasi Saat Ini Aplikasi Administrasi www.baritoutarakab.go.id Informasi dan Pengaduan P2T berbasis WEB Administrasi www.baritoutarakab.go.id Pengajuan Permohonan berbasis WEB Administrasi Pendaftaran Administrasi Rekomendasi Administrasi Penetapan, Pengesahan dan Penerbitan Administrasi Keuangan Administrasi Informasi dan Pengaduan Administrasi SIAK Kependudukan (G2C) Administrasi Bisnis (G2B)
Dampak
Keterangan
PR
Perlu ditambah fitur informasi pelayanan perizinan terpadu Perlu ditambah fitur pengajuan permohonan
PR
Pengembangan Aplikasi Baru Pengembangan Aplikasi Baru Pengembangan Aplikasi Baru
-
Pengembangan Aplikasi Baru Pengembangan Aplikasi Baru
-
-
-
Pengembangan Aplikasi Baru
Selanjutnya, berdasarkan analisa dampak tersebut diatas setiap aplikasi yang telah didefinisikan dipetakan kedalam portofolio aplikasi. Hal ini dilakukan untuk melihat aplikasi-aplikasi mana saja yang dianggap penting untuk lebih dahulu dikembangkan guna mendukung fungsi bisnis pelayanan perizinan terpadu yang dipersiapkan. Pemetaan aplikasi yang ada pada arsitektur aplikasi dapat dilihat pada Gambar 17.
58
Dalam portopolio aplikasi, bila aplikasi kelompok strategis dikembangkan lebih lanjut maka aplikasi yang masuk kedalam kelompok strategis tersebut dapat menjadi aplikasi kelompok operasional kunci, sedangkan aplikasi yang masuk kedalam kelompok berpotensi tinggi jika mendapatkan perhatian untuk dikembangkan lebih lanjut dapat menjadi aplikasi yang masuk kedalam kelompok strategis. Strategis
Berpotensi Tinggi
Saat ini : Saat ini : Masa Mendatang : Masa Mendatang : - Aplikasi Administrasi Bisnis - Administrasi Pengajuan Permohonan P2T berbasis WEB - Aplikasi Administrasi Pendaftaran - Administrasi Informasi dan - Aplikasi Administrasi Rekomendasi Pengaduan P2T berbasis WEB - Aplikasi Administrasi Penetapan, (kedua aplikasi tersebut Pengesahan dan Penerbitan ditambahkan kedalam web - Aplikasi Administrasi Keuangan - Aplikasi Administrasi Informasi dan Pemerintah Kabupaten Barito Utara www.baritoutarakab.go.id guna Pengaduan penyempurnaan web tersebut berkaitan dengan pelayanan perizinan terpadu) Saat ini : Saat ini : Masa Mendatang : - SIAK (Aplikasi Administrasi Kependudukan) Masa Mendatang : Operasional Kunci Pendukung Gambar 17 Portofolio Aplikasi Mendatang 4.3.2.3 Arsitektur Teknologi Pendefinisian dan identifikasi yang ketiga terhadap arsitektur adalah pendefinisian dan identifikasi arsitektur teknologi.
Tujuannya adalah untuk
mendefinisikan jenis teknologi utama yang akan digunakan menjadi lingkungan pengoperasian aplikasi dan pengelolaan data yang telah didentifikasi dan didefinisikan.
Pendefinisian dan identifikasi terhadap arsitektur teknologi
meliputi pendefinisian prinsip teknologi, penentuan platform teknologi, dan menghubungkan platform teknologi tersebut dengan aplikasi dan fungsi. Prinsip platform teknologi adalah menilai kecenderungan dan perkembangan teknologi termasuk didalamnya adalah mengenai komputer, alat komunikasi dan jaringan, media penyimpanan, perangkat lunak, piranti masukan dan keluaran,
59
dan lain sebagainya. Informasi mengenai trend teknologi dapat diperoleh melalui studi literatur, bertanya pada kosultan teknologi informasi, buku, dan artikel. Halhal tersebut merupakan prinsip panduan dasar untuk arsitektur teknologi. Berdasarkan panduan dasar tersebut diatas serta panduan yang ditetapkan oleh Perencanaan Arsitektur Enterprise, prinsip teknologi yang ditetapkan untuk mengidentifikasi jenis platform teknologi dapat dilihat pada Tabel 12 sebagai berikut : Tabel 12 Prinsip Platform Teknologi No
Jenis
1
Sistem Operasi
2
Perangkat Keras
3
Perangkat Lunak
Prinsip Sistem Operasi yang digunakan harus : - User Friendly - Mendukung penggunaan perangkat keras dan aplikasi yang dibangun - Mendukung Jaringan - Memiliki Lisensi - Menggunakan konsep sistem terbuka Perangkat Keras yang digunakan harus : - Independen terhadap vendor dan brand tertentu - Dikualifikasi dan dibatasi - Handal dan dalam keadaan kondisi yang baik - Didokumentasikan - Mempertimbangkan faktor manusia dalam perawatan - Didasarkan pada kebutuhan dan tujuan dari Pelayanan Perizinan Terpadu - Pengembangan aplikasi harus memiliki skala prioritas - Aplikasi yang akan dikembangkan haruslah user friendly. - Pengembangan aplikasi dimulai dari skala yang kecil dan dapat berkembang. - Dokumentasi semua aplikasi yang dibuat dan dikelola - Pengembangan aplikasi harus memperhatikan kebutuhan akan kinerja, pemakai dan biaya. - Pengembangan aplikasi sebaiknya menggunakan bahasa pemrograman dan kakas yang sama. - Dalam pengembangan aplikasi harus memperhatikan faktor manusia. - Pengembangan aplikasi harus dilakukan dengan menggunakan developer terpercaya dan melibatkan orang dari KP2T dan unsur dinas terkait.
60
Tabel 12 Lanjutan No
Jenis
4
Komunikasi
5
Keamanan
6
Manajemen Data
Prinsip - Aplikasi yang dikembangkan harus memiliki tampilan yang mirip, memiliki kontrol versi, dan bersifat modular - Dalam peninjauan lapangan, tim teknis harus menggunakan alat komunikasi - Semua peralatan yang terhubung ke jaringan harus diotorisasi secara terpusat. - Jaringan yang dibangun harus handal dan akses internet harus cepat - Internet digunakan untuk keperluan Pelayanan Perizinan Terpadu - Komunikasi dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah terkait untuk keperluan koordinasi, pelaporan dan lainnya dapat menggunakan telepon dan e-mail. - Akses ke jaringan Pelayanan Perizinan Terpadu dilindungi dengan penggunaan kata kunci. - Kebutuhan keamanan yang meliputi secrecy, availability dan integrity. - Data dipisahkan dari aplikasi - Data harus mudah diakses dan mudah dimengerti - Basis data menggunakan basis data berorientasi objek - Data Base Management System yang dipilih berbasi pada kebutuhan Pelayanan Perizinan Terpadu.
Berdasarkan prinsip teknologi tersebut, selanjutnya dilakukan identifikasi atas platform teknologi yang akan menjadi suatu lingkungan bagi aplikasi untuk mengelola data yang akan mendukung fungsi bisnis. Pemilihan platform teknologi yang akan menjadi lingkungan bagi aplikasi yang akan mengolah data pelayanan perizinan terpadu didasarkan pada kebutuhan strategis dari aplikasi dan data dengan memperhatikan lokasi
bisnis,
perkembangan teknologi yang ada saat ini, kondisi geografis, kondisi anggaran, kondisi organisasi yang akan mendukung proses bisnis pelayanan perizinan terpadu, dan prinsip-prinsip teknologi yang telah ditetapkan.
61
Untuk itu, pemilihan dan pengusulan platform teknologi yang akan menjadi suatu lingkungan bagi aplikasi yang akan mengolah data untuk mendukung proses bisnis pelayanan perizinan terpadu disajikan pada Tabel 13 berikut. Tabel 13
Platform Teknologi yang dipersiapkan
Perangkat Keras 1. Komputer - PC yang kompatibel - Server 2. Piranti Masukan - Mouse - Keyboard 3. Piranti Keluaran - Monitor - Printer 4. Media Penyimpanan - Hard Disk - Hard Copy - Removable Disk
Perangkat Lunak 1. Sistem Operasi 1. - Windows /Linux 2. Spreadsheet 2. - Microsoft Excel 3. Pengolah Kata - Microsoft Word 4. Sistem Basis Data - MySQL 5. Pembangunan Aplikasi - .NET, Java/Aplikasi portable lainnya/PHP 6. Aplikasi Internet - Mozilla FireFox - Microsoft Outlook
Komunikasi Jaringan - LAN/WLAN - Internet Telepon - PABX
Platform teknologi yang telah diidentifikasi, selanjutnya dihubungkan dalam bentuk matriks dengan fungsi yang berguna untuk melihat dukungan platform teknologi terhadap aplikasi pelayanan perizinan terpadu. Selengkapnya hubungan platform teknologi terhadap fungsi disajikan pada Lampiran 12 dan untuk melihat dukungan platform teknologi terhadap aplikasi disajikan pada Lampiran 13. Mengacu kepada rancangan struktur organisasi yang dipersiapkan dan kebutuhan aplikasi yang akan mengelola data yang telah diidentifikasi serta platform teknologi yang telah dihubungkan dengan aplikasi dan fungsi, maka jaringan enterprise yang akan dibangun guna mendukung proses bisnis pelayanan perizinan terpadu pada Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Kabupaten Barito Utara disajikan pada Gambar 18 berikut.
62
Gambar 18 Jaringan Konseptual Komputer Lokal Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Pemerintah Kabupaten Barito Utara
Gambar 19 Arsitektur Jaringan Pelayanan Perizinan Terpadu Pemerintah Kabupaten Barito Utara
63
Pengguna dalam lingkungan pelayanan perizinan terpadu Pemerintah Kabupaten Barito Utara dapat mengakses aplikasi Pelayanan Perizinan Terpadu melalui suatu workstation yang terhubung ke jaringan. Semua data, aplikasi, backup data, email disimpan dalam masing-masing server yang terhubung ke jaringan, hal ini didasarkan pada pertimbangan agar data dapat diakses secara cepat dan backup data dapat dilakukan secara reguler. 4.4 Rencana Implementasi Dengan telah diidentifikasikannya aplikasi, data serta teknologi yang akan menjadi lingkungan aplikasi untuk mengelola data, tiba saatnya untuk diimplementasikan atau diterapkan. Penerapan merupakan proses nyata yang dilakukan untuk bergerak dari kondisi saat ini menuju kondisi mendatang yang direncanakan. Supaya kegiatan penerapan nantinya dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, maka suatu rencana penerapan perlu dibuat terlebih dahulu. Tahapan dalam membuat rencana penerapan untuk pembuatan arsitektur atau cetak biru dimulai dengan (1) mengurutkan aplikasi, (2) memperkirakan sumberdaya dan waktu, (3) memperkiraka biaya dan manfaat serta (4) menentukan faktor sukses. Rencana penerapan dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap penerapan.
Dalam rencana penerapan, semua
biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan penerapan perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya.
Anggaran biaya ini selanjutnya berfungsi sebagai
pengendali terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan penerapan juga perlu diatur dalam rencana penerapan dalam bentuk skedul waktu yang berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu penerapan. Pada arsitektur aplikasi, tujuan dari pengurutan aplikasi adalah untuk menentukan prioritas dan merumuskan suatu urutan dimana aplikasi harus diterapkan dengan prinsip bahwa aplikasi yang menciptakan atau membuat atau menghasilkan data harus diterapkan terlebih dahulu daripada aplikasi yang menggunakan data keluaran aplikasi tersebut. pengurutan
penerapan
aplikasi
pada
Dengan prinsip tersebut maka
Perencanaan
Arsitektur
Enterprise
merupakan pendekatan yang bersifat data driven.
64
Urutan penerapan yang bersifat data driven dapat diperoleh dengan cara merelasikan aplikasi yang telah di dapat dari pendefinisian arsitektur aplikasi dengan entitas data kedalam bentuk matriks, yang disajikan pada Lampiran 14. Dari matriks relasi aplikasi terhadap entitas data diperoleh urutan penerapan aplikasi sebagaimana yang ditunjukkan pada Tabel 14 berikut. Tabel 14 Urutan Penerapan Aplikasi No
Kandidat Urutan Aplikasi
1
Administrasi Pendaftaran
2
Administrasi rekomendasi
3
Administrasi Kependudukan dan Administrasi Bisnis
4
Administrasi Penetapan, Pengesahan dan Penerbitan
5
Administrasi Keuangan
6
Administrasi Informasi dan Pengaduan
7
Administrasi Pengajuan Permohonan berbasis Web
8
Administrasi Informasi dan Pengaduan P2T berbasis Web
Setelah aplikasi yang akan diterapkan telah diurutkan, maka selanjutnya yang dilakukan dalam rencanan penerapan adalah memperkirakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan usaha dalam pengembangan e-Government dalam hal ini pengembangan sistem informasi pelayanan perizinan terpadu. Gambar 20 memperlihatkan sumberdaya dalam pengembangan sistem informasi yang
akan
diterapkan,
dimana
terdapat
tiga
lingkungan
sumberdaya
pengembangan : - perangkat keras; - perangkat lunak ; - manuasia.
65
Manusia Manusia
Komponen Perangkat Lunak Piranti Perangkat keras/lunak Gambar 20 Sumber Daya (Pressman, 2002) Berdasarkan hasil dari pendefinisian dan identifikasi terhadap arsitektur dimana sumberdaya perangkat keras dan perangkat lunak telah diidentifikasi, sehingga sumberdaya yang dibutuhkan dalam rencana penerapan ini adalah sumberdaya manusia. Telah diketahui bahwa manusia merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengembangan sistem informasi, jika sistem informasi tersebut ingin sukses dikembangkan maka sumberdaya manusia yang terlibat harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi. Sumberdaya manusia ini perlu dipilih terlebih dahulu. Sumberdaya manusia yang dipilih dan terlibat dalam pengembangan sistem informasi nantinya dikelompokkan kedalam empat bagian tugas yaitu: 1.
Tugas untuk melakukan input – output data.
2.
Tugas untuk melakukan operasi pengolahan data.
3.
Tugas untuk melakukan pemrograman.
4.
Tugas untuk melakukan analsis sistem.
Untuk
itu
mengacu
kepada
Keputusan
Bupati
Barito
Utara
nomor
188.45/452/2006 tentang Pembentukan Tim Pengelolaan dan Pengumpulan dan Entri Data Website Pemerintah Kabupaten Barito Utara, perlu direvisi karena keputusan tersebut tidak mengakomodir sumberdaya manusia untuk melakukan tugas-tugas yang telah dikelompokan tersebut. Mengingat organisasi Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Pemerintah Kabupaten Barito Utara baru dipersiapkan untuk dibentuk, maka yang menjadi prioritas dalam rencana penerapan adalah pembentukan Tim Pengembangan Sistem Informasi Pemerintah Kabupaten Barito Utara yang bertugas untuk melakukan pengembangan e-Government dalam hal ini prioritas pengembangan
66
difokuskan
pada
pengembangan
sistem
informasi
pelayanan
perizinan
berdasarkan cetak biru yang telah diidentifikasi seblumnya, setelah itu menerapkan aplikasi-aplikasi yang telah diurutkan. Prioritas pengurutan aplikasi adalah aplikasi-aplikasi yang berpengaruh langsung kepada jalannya bisnis saat ini baru kemudian aplikasi yang menunjang bisnis di masa mendatang. Dalam kaitannya dengan memperkirakan waktu penerapan, penerapan dibagi menjadi penerapan jangka pendek antara satu sampai dua tahun dan penerapan jangka panjang diatas dua tahun.
Aplikasi-aplikasi yang sifatnya
mendesak dan masuk dalam kategori operasional kunci dan pendukung sedapat mungkin diselesaikan dalam jangka pendek, sedangkan aplikasi-aplikasi yang strategis dan berpotensi tinggi untuk masa datang dapat dikerjakan pada penerapan jangja panjang. Sedangkan kaitannya dengan memperkirakan biaya dan manfaat dalam rencana penerapan, perlu diperhatikan bahwa pengembangan perangkat lunak dan perangkat keras merupakan suatu investasi yang berarti dikeluarkannya sumbersumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Sumber-sumber daya yang dikeluarkan tersebut berupa komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi, yang diperuntukan untuk : 1.
Biaya pengadaan
2.
Biaya persiapan operasi
3.
Biaya proyek
4.
Biaya operasi dan perawatan Berkenaan dengan manfaat yang akan diperoleh di masa mendatang
berhubungan
dengan
pengembangan
sistem
informasi
dalam
hal
ini
pengembangan e-Government yang telah dibatasi pada pengembangan sistem informasi pelayanan perizinan terpadu adalah manfaat yang berujut dan manfaat yang tidak berujud.
Manfaat yang berujud merupakan manfaat yang berupa
penghematan-pengehematan atau peningkatan-peningkatan di dalam organisasi yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang, sedangkan manfaat yang tidak berujud adalah manfaat yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
67
Langkah terakhir dari rencana penerapan adalah menentukan faktor penentu sukses tidaknya penerapan tersebut.
Agar penerapan dapat berhasil, maka
diperlukan beberapa faktor penentu sukses dalam penerapan arsitektur yang telah didefinisikan dan diidentifikasikan. Adapun faktor penentu sukses tersebut adalah sebagai berikut : 1. Keterlibatan, dukungan dan komitmen yang kuat dari manajemen. 2. Kesiapan sumberdaya manusia. 3. Kesiapan anggaran. 4. Dukungan mengenai
manajemen Perencanaan
untuk
menyelenggarakan
Arsitektur
Enterprise
pelatihan guna
khusus
terpenuhnya
pemahaman atas tahapan-tahapan Perencanaan Arsitektur Enterprise dalam
membuat
cetak
biru
data,
aplikasi
dan
teknologi
bagi
pengembangan e-Government di Pemerintah Kabupaten Barito Utara.
68
