IP Office 8.0 Gebruiken one-x Portal for IP Office

IP Office 8.0 Gebruiken one-X Portal for IP Office

15-601131 Utigave 05a - (12/20/2011)

© 2011 AVAYA Alle rechten voorbehouden. Kennisgeving Hoewel wij alle mogelijke moeite doen om ervoor te zorgen dat alle informatie in dit document volledig en nauwkeurig is bij het ter perse gaan, kan Avaya Inc. geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten. Bij toekomstige uitgaven kunnen er wijzigingen of correcties van de informatie in dit document worden opgenomen. Disclaimer documentatie Avaya Inc. is niet verantwoordelijk voor modificaties, toevoegingen of weglatingen van de origineel gepubliceerde versie van deze documentatie, tenzij dergelijke modificaties, toevoegingen of weglatingen door Avaya weerden uitgevoerd. Disclaimer koppelingen Avaya Inc. is niet verantwoordelijk voor de inhoud of betrouwbaarheid van gekoppelde webpagina’s waar in deze documentatie naar verwezen wordt, en Avaya keurt de beschreven of aangeboden producten, diensten of informatie op deze webpagina’s niet per definitie goed. We kunnen niet garanderen dat deze koppelingen te allen tijde werken en we hebben geen controle over de beschikbaarheid van de gekoppelde webpagina's. Licentie GEBRUIK OF INSTALLATIE VAN HET PRODUCT DUIDT AAN DAT DE EINDGEBRUIKER DE VOORWAARDEN DIE HIERIN ZIJN OPGENOMEN EN DE ALGEMENE LICENTIEVOORWAARDEN BESCHIKBAAR OP DE AVAYA WEBPAGINA ONDER http://support.avaya.com/LicenseInfo/ (“GENERAL LICENSE TERMS” / “ALGEMENE LICENTIEVOORWAARDEN”) ACCEPTEERT. INDIEN U NIET AAN DEZE VOORWAARDEN GEBONDEN WENST TE ZIJN, DAN DIENT U HET PRODUCT (DE PRODUCTEN) BINNEN TIEN (10) DAGEN NA LEVERING BIJ HET VERKOOPPUNT TE RETOURNEREN VOOR RESTITUTIE OF KREDIET. Avaya verleent de Eindgebruiker een licentie die onder de hierna beschreven licentietypen valt. Het betreffende aantal licenties en capaciteitseenheden waarvoor de licentie is verleend, is één (1), tenzij er in de documentatie of overige materialen die tot beschikking van de Eindgebruiker staan een ander aantal licenties of capaciteitseenheden wordt aangeduid. “Aangewezen Verwerker” betekent een enkel, op zichzelf staand rekentoestel. “Server” betekent een Aangewezen Verwerker waarop een softwaretoepassing is ondergebracht, waartoe door meerdere gebruikers toegang kan worden verkregen. “Software” betekent de computerprogramma’s in objectcode, waarvoor oorspronkelijk licentie is verleend door Avaya en die uiteindelijk door de Eindgebruiker worden gebruikt, als op zichzelf staande producten of vooraf geïnstalleerd op Hardware. “Hardware” betekent de standaard hardwareproducten, die oorspronkelijk zijn verkocht door Avaya en die uiteindelijk door de Eindgebruiker worden gebruikt. Licentietype(n): Aangewezen systeemlicentie (DS). Elke kopie van de Software mag slechts op één Aangewezen Verwerker door de Eindgebruiker geïnstalleerd en gebruikt worden, tenzij er in de documentatie of overige materialen die tot beschikking van de Eindgebruiker staan een ander aantal Aangewezen Verwerkers wordt aangeduid. Avaya kan de identificatie van het type, het serienummer, de functiesleutel, de locatie of andere specifieke aanwijzingen van de Aangewezen Verwerker(s) eisen of de Eindgebruiker vragen deze via een speciaal voor dit doeleinde door Avaya opgestelde elektronische procedure aan Avaya te verstrekken. Copyright Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, is het Product beschermd door copyright en andere wetten met betrekking tot eigendomsrechten. Ongeoorloofd(e) reproductie, transfer en/of gebruik kan een misdrijf zijn onder zowel het geldende burgerlijke recht als strafrecht. Componenten van derden Bepaalde softwareprogramma’s of delen hiervan die in het Product zijn opgenomen, kunnen software bevatten die onder overeenkomsten met derden (“Componenten van derden”) is gedistribueerd en welke voorwaarden omvatten die de rechten voor het gebruik van bepaalde delen van het Product (“Voorwaarden van derden”) kunnen uitbreiden of beperken. Informatie met betrekking tot de identificatie van Componenten van derden die van toepassing zijn, is beschikbaar op de Avaya webpagina onder: http://support.avaya.com/ThirdPartyLicense/ Avaya fraude-interventie Indien u vermoedt dat u het slachtoffer bent van telecommunicatiefraude en u technische ondersteuning nodig heeft, bel dan het Technical Service Center Toll Fraud Intervention Hotline via +1-800-643-2353 voor de Verenigde Staten en Canada. Vermoedelijke lekken in de beveiliging van Avaya Producten moeten aan Avaya worden gemeld in een mail naar: [email protected]. Zie de Avaya ondersteuningswebpagina (http://www.avaya.com/support) voor meer telefoonnummers m.b.t. tot ondersteuning. Handelsmerken Avaya en het Avaya logo zijn gedeponeerde handelsmerken van Avaya Inc. in de Verenigde Staten en andere rechtsgebieden. Tenzij anders vermeld in dit document zijn merken die zijn aangeduid met “®,” “™” en “SM” respectievelijk gedeponeerde merken, handelsmerken en servicemerken van Avaya Inc. Alle overage handelsmerken zijn het eigendom van de betreffende eigenaren. Documentatie-informatie Ga voor de meest recente documentatieversies naar de Avaya ondersteuningswebpagina (http://www.avaya.com/support) of de IP Office Knowledge Base (http://marketingtools.avaya.com/knowledgebase/). Avaya ondersteuning Avaya biedt u een telefoonnummer aan dat u kunt gebruiken om problemen te melden of vragen te stellen m.b.t. uw call center. Het ondersteuningstelefoonnummer is 1- 800- 242- 2121 in de Verenigde Staten. Zie de Avaya webpagina voor meer ondersteuningstelefoonnummers. http://www.avaya.com/support

Gebruiken one-X Portal for IP Office IP Office 8.0

Pagina 2 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Inhoud

Inhoud 1. one-X Portal for IP Office 1.1 Hoe moet ik..................................................................... .... 8 1.2 Inloggen ..................................................................... 10 1.2.1 Inloggen ............................................................................ via externe clients 11 1.3 Uitloggen ..................................................................... 11 1.4 De Startpagina ..................................................................... 12 1.5 Uw aanwezigheid ..................................................................... en status 16 1.5.1 Aanwezigheidsstatus ............................................................................ bekijken 18 1.6 Telefoonnotities ..................................................................... 18 1.7 Hot desking ..................................................................... 20

2. De lay-out wijzigen 2.1 Een opmaak ..................................................................... selecteren 2.2 De kolombreedte ..................................................................... wijzigen 2.3 Gadgets tonen/verbergen ..................................................................... 2.4 Externe gadgets ..................................................................... 2.5 Een gadget..................................................................... maximaliseren 2.6 De afmetingen ..................................................................... van een gadget wijzigen 2.7 Gadgets verplaatsen ..................................................................... 2.8 Standaardopmaak ..................................................................... 2.9 Een aangepast ..................................................................... tabblad toevoegen 2.10 Een aangepast ..................................................................... tabblad verwijderen

23 23 23 24 24 25 25 25 25 25

3. Gesprekken opzetten en beantwoorden 3.1 3.2 3.3 3.4

Gespreksgegevens ..................................................................... Gespreksknoppen ..................................................................... Gesprekspictogrammen ..................................................................... Een gesprek ..................................................................... opzetten 3.4.1 ... ............................................................................ gesprekkengadget 3.4.2 ... ............................................................................ toetsenblok 3.4.3 ... ............................................................................ telefoonboek 3.4.4 ... ............................................................................ gespreksrapport 3.4.5 ... ............................................................................ voicemail 3.5 Een gesprek ..................................................................... beantwoorden 3.6 Een gesprek ..................................................................... opnemen 3.7 Onbeantwoorde ..................................................................... oproepen 3.8 Een gesprek ..................................................................... beëindigen 3.9 Geluid oproep ..................................................................... dempen 3.10 Gesprekken ..................................................................... in de wachtstand plaatsen 3.10.1............................................................................ Een gesprek in wachtstand plaatsen 3.10.2............................................................................ Een wachtend gesprek opvragen 3.10.3............................................................................ Een wachtend gesprek beëindigen 3.11 Schakelen..................................................................... tussen gesprekken 3.12 Een gesprek ..................................................................... opnemen 3.13 Gesprekken ..................................................................... doorverbinden 3.13.1 Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden ............................................................................ 3.13.2............................................................................ Een gesprek gecontroleerd doorverbinden 3.13.3 Gesprekken doorschakelen aan de hand ............................................................................ van het telefoonboek 3.14 Gesprekken ..................................................................... parkeren 3.14.1............................................................................ Uw parkeerslots configureren 3.14.2............................................................................ Een gesprek parkeren 3.14.3............................................................................ Een gesprek uit de parkeerstand halen 3.15 DTMF-tonen ..................................................................... verzenden


29 31 33 35 35 36 37 38 39 40 41 41 41 42 42 42 44 44 45 47 48 49 50 51 52 52 53 54 55

3.16 Een instant message naar andere gebruikers sturen ..................................................................... 3.16.1 Overschakelen van IM naar een telefoongesprek ............................................................................ 3.17 Niet storen ..................................................................... 3.18 Besturingselementen ..................................................................... agent 3.19 Gesprek beheren ..................................................................... met twinning

55 57 57 58 59

4. Conferentiegesprekken 4.1 Een conferentie ..................................................................... instellen 4.2 Herkenning..................................................................... conferentiemanager 4.3 Herkenning..................................................................... conferentiedeelnemer 4.4 Wachtende gesprekken in een conferentie omvormen ..................................................................... 4.5 Een gesprek ..................................................................... toevoegen aan een conferentie 4.6 Deelnemers ..................................................................... aan conferentie dempen 4.7 Een deelnemer ..................................................................... verwijderen uit een conferentie 4.8 De verbinding met alle deelnemers van een conferentiegesprek ..................................................................... verbreken 4.9 Een Meet Me-conferentie ..................................................................... vergrendelen. 4.10 Een conferentiegesprek ..................................................................... parkeren 4.11 Een conferentie ..................................................................... houden 4.12 Gespreksknoppen ..................................................................... voor conferentie 4.13 Uw conferentiebrugnummer ..................................................................... configureren

62 64 64 65 66 67 68 69 69 69 70 71 71

5. Het gespreksrapport 5.1 Het gespreksrapport ..................................................................... gebruiken 74 5.2 Een gesprek ..................................................................... opzetten vanuit het gespreksrapport 76 5.3 Een beller ..................................................................... aan uw telefoonboek toevoegen 77

6. Telefoonboeken 6.1 De telefoonboeken ..................................................................... bekijken 6.2 Telefoonboekpictogrammen ..................................................................... 6.3 De telefoonboeken ..................................................................... doorzoeken 6.4 Een gesprek ..................................................................... opzetten 6.5 Een gesprek ..................................................................... doorverbinden 6.6 Een nieuwe contactpersoon aan het persoonlijke telefoonboek toevoegen ..................................................................... 6.6.1 Een contactpersoon uit het systeemtelefoonboek ............................................................................ toevoegen 6.6.2 Een ............................................................................ beller toevoegen uit het gespreksrapport 6.6.3 Iemand die een bericht op voicemail heeft achtergelaten aan het telefoonboek toevoegen ............................................................................ 6.7 Een persoonlijke ..................................................................... contactpersoon bewerken 6.8 Een contactpersoon uit het persoonlijke telefoonboek verwijderen ..................................................................... 6.9 Een groep met persoonlijke contactpersonen toevoegen ..................................................................... 6.9.1 Outlook-groep ............................................................................ 6.10 Een e-mail ..................................................................... sturen naar een contactpersoon 6.11 Een instant message naar een contactpersoon sturen .....................................................................

81 83 85 86 87 88 90 91 91 92 93 93 95 96 97

7. Profielen 7.1 Het gedetecteerde ..................................................................... profiel 7.2 Uw profiel..................................................................... selecteren 7.3 Een profiel ..................................................................... bewerken 7.4 Een profiel ..................................................................... toevoegen 7.5 Profielinstellingen ..................................................................... 7.5.1............................................................................ Gesprek opnemen

100 100 101 102 103 103

Pagina 3 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

7.5.2 Mobiliteit - Standaard bureautelefoon gebruiken ............................................................................ 7.5.3............................................................................ Mobiliteit - Doorschakelen 7.5.4............................................................................ Mobiliteit - Twinnen met mobiele telefoon 7.5.5............................................................................ Mobiliteit - Telewerkermodus 7.5.6............................................................................ Voicemail

103 104 104 105 107

8. Voicemail 8.1 Voicemailscreening ..................................................................... 8.2 Voicemailberichten ..................................................................... controleren 8.3 Iemand opbellen die een bericht heeft achtergelaten..................................................................... 8.4 Schakelen..................................................................... tussen afspelen op telefoon en pc 8.5 Een beller aan uw persoonlijke telefoonboek toevoegen ..................................................................... 8.6 Uw voicemailcode ..................................................................... wijzigen 8.7 Voicemail..................................................................... begroetingen opnemen 8.8 Uw voicemailbegroeting ..................................................................... selecteren

109 111 112 113 113 113 113 114

9. MyBuddy 9.1 Opdracht ..................................................................... Help 9.2 Meldingen..................................................................... 9.3 Oproepbeheer ..................................................................... 9.3.1............................................................................ Thuis- en mobiel nummer opslaan 9.4 Een andere ..................................................................... gebruiker volgen 9.5 Een conferentie ..................................................................... beheren

117 117 117 118 119 120

10. Configuratie 10.1 Sneltoetsen ..................................................................... toetsenbord 10.2 Parkeerslots ..................................................................... 10.3 Geluidsconfiguratie ..................................................................... 10.3.1 ............................................................................ Proxyserver-uitzonderingen 10.3.2 ............................................................................ Audiobranding implementeren 10.4 IM-aanwezigheid ..................................................................... 10.4.1 ............................................................................ Oproepstatus weergeven 10.5 Uitzonderingen ..................................................................... Niet storen 10.6 Het wereldklokgadget ..................................................................... 10.7 Taal .....................................................................

124 124 125 125 126 126 127 127 129 131

11. one-X Call Assistant 11.1 Systeemvereisten ..................................................................... voor one-X Call Assistant 11.1.1 ............................................................................ Hardwarevereisten 11.1.2 ............................................................................ Softwarevereisten 11.2 one-X Call ..................................................................... Assistant-pictogrammen 11.3 one-X Call ..................................................................... Assistant installeren 11.4 one-X Call ..................................................................... Assistant opstarten 11.5 one-X Portal ..................................................................... for IP Office opstarten 11.6 one-X Call ..................................................................... Assistant-instellingen 11.6.1 ............................................................................ Verbinding 11.6.2 ............................................................................ Bellen met functietoetsen 11.6.3 ............................................................................ Pop-upschermen 11.7 Extra eigenschappen ..................................................................... van one-X Call Assistant 11.7.1 ............................................................................ one-X Call Assistant-berichten 11.7.2 ............................................................................ Voicemailberichten 11.7.3 ............................................................................ Gemiste oproepen 11.7.4 ............................................................................ Ondersteuning meerdere talen 11.7.5 ............................................................................ Helpmenu 11.7.6 ............................................................................ Melding voor nieuwe versie


133 133 133 134 135 137 138 138 138 139 140 141 142 144 144 144 144 144

12. Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook® 12.1 Systeemvereisten ..................................................................... Avaya IP Office Plug-in 12.1.1 ............................................................................ Hardwarevereisten 12.1.2 ............................................................................ Softwarevereisten 12.1.3 ............................................................................ Microsoft® Outlook®-versies 12.2 Avaya IP..................................................................... Office Plug-in installeren 12.3 Inloggen..................................................................... 12.4 Uitloggen ..................................................................... 12.5 Avaya IP..................................................................... Office Plug-in-instellingen 12.5.1 ............................................................................ Verbinding 12.5.2 ............................................................................ Gebruiker 12.5.3 ............................................................................ Loggen 12.6 Een gesprek opzetten via de Avaya IP Office ..................................................................... Plug-in 12.6.1 ............................................................................ Een naam of nummer invoeren 12.6.2 ............................................................................ Het toetsenblok gebruiken 12.6.3 ............................................................................ Een accountcode en onderwerp toevoegen 12.7 Gespreksfuncties ..................................................................... van Avaya IP Office Plug-in 12.7.1 Gespreksfuncties integreren met Outlook-functies ............................................................................ 12.7.2 Een oproep beantwoorden met de Avaya IP Office ............................................................................ Plug-in 12.7.3 ............................................................................ Een gesprek dempen 12.7.4 Een gesprek in de wachtstand zetten of uit de wachtstand halen ............................................................................ 12.7.5 Een oproep doorverbinden met Avaya IP Office ............................................................................ Plug-in 12.7.6 ............................................................................ Een gesprek beëindigen 12.7.7 ............................................................................ Een conferentie beginnen 12.8 Extra eigenschappen ..................................................................... van Avaya IP Office Plug-in 12.8.1 ............................................................................ Gespreksrapport 12.8.2 ............................................................................ Telefoonboek 12.8.3 Synchronisatie met Outlook-contactpersonen ............................................................................ 12.8.4 ............................................................................ Aanwezigheidsinformatie 12.8.5 ............................................................................ Voicemail-opties 12.8.6 ............................................................................ Ondersteuning meerdere talen

147 147 147 148 148 149 149 149 150 150 151 151 152 152 152 152 152 153 153 153 153 154 154 159 159 160 161 162 164 164

13. Sales Force Adapter 13.1 Sales Force ..................................................................... Adapter installeren 13.2 Salesforce ..................................................................... Adapter opstarten 13.3 Salesforce Adapter integreren met one-X Portal for IP Office ..................................................................... 13.3.1 ............................................................................ Callcenter-gebruikers beheren 13.4 Inloggen op one-X Portal for IP Office met Salesforce Adapter ..................................................................... 13.5 Uitloggen uit one-X Portal for IP Office met Salesforce Adapter ..................................................................... 13.6 Een gesprek ..................................................................... opzetten 13.6.1 ............................................................................ Het toetsenblok gebruiken 13.6.2 ............................................................................ de contactpersonen te doorzoeken; 13.6.3 ............................................................................ Het nummer invoeren 13.7 Gespreksfuncties ..................................................................... Salesforce-adapter 13.7.1 ............................................................................ Een gesprek beantwoorden 13.7.2 ............................................................................ Een gesprek dempen of demping opheffen 13.7.3 Een gesprek in de wachtstand zetten of uit de wachtstand ............................................................................ halen 13.7.4 ............................................................................ Een gesprek beëindigen

166 167 167 167 167 168 168 168 168 168 169 169 169 169 169

Pagina 4 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Inhoud 13.7.5 ............................................................................ Een gesprek doorverbinden 169

14. Woordenlijst 14.1 Ad-hocconferentie ..................................................................... 172 14.2 Gespreksknoppen ..................................................................... 172 14.3 Automatische ..................................................................... wachtstand 172 14.4 Bezet ..................................................................... 172 14.5 Conferentiemanager ..................................................................... 172 14.6 Niet storen ..................................................................... 172 14.7 Doorschakelen ..................................................................... bij bezet 172 14.8 Doorschakelen ..................................................................... bij niet beantwoorden 172 14.9 Doorsturen ..................................................................... naar 172 14.10 Hot desk ..................................................................... 172 14.11 Huntgroep ..................................................................... 172 14.12 IP Office ..................................................................... 173 14.13 Inloggen/Uitloggen ..................................................................... 173 14.14 Meet Me-conferentie ..................................................................... 173 14.15 Parkeren ..................................................................... 173 14.16 Primaire ..................................................................... telefoon 173 14.17 Systeembeheerder ..................................................................... 173 14.18 Small Community ..................................................................... Network 173 14.19 Gecontroleerd ..................................................................... doorverbinden 173 14.20 Ongecontroleerd ..................................................................... doorverbinden 173 Index ...............................................................................174


Pagina 5 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 1. one-X Portal for IP Office


Pagina 6 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Portal for IP Office:

1. one-X Portal for IP Office one-X Portal for IP Office is een toepassing die op een webserver wordt uitgevoerd die verbonden is met het IP Officetelefoonsysteem 173 . U hebt toegang tot one-X Portal for IP Office via een webbrowser en kunt het gebruiken om de volgende bewerkingen uit te voeren: · Uw telefoon en telefoongesprekken regelen. · Gegevens van uw gesprekken en telefoonboeken met contactpersonen bekijken. · Instellingen configureren die een impact hebben op de manier waarop het telefoonsysteem uw gesprekken behandelt.

Deze documentatie behandelt het gebruik van one-X Portal for IP Office versie 8.0.


Pagina 7 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

1.1 Hoe moet ik .... · Inloggen

10

/ Uitloggen

11

Gesprekken opzetten en beantwoorden · Een gesprek opzetten

27

· Een gesprek in wachtstand plaatsen

35

· Een gesprek opnemen

47

42

· ...van het gespreksrapport · ...van het telefoonboek

38

· Een wachtend gesprek opvragen

37

· Een gesprek parkeren

· ...van een voicemailbericht

39

· Een gesprek beantwoorden

40

· Gesprekken opnemen

42

53

· Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden 49

· Een gesprek uit de parkeerstand halen 54

41

· Schakelen tussen gesprekken

45

· Selecteer de optie Niet storen

57

· Een gesprek gecontroleerd doorverbinden 50

· Een gesprek beëindigen

41

· Een instant message versturen (chatten) 55

De one-X Portal for IP Office-opmaak wijzigen · Een opmaak selecteren · Externe gadgets

· De kolombreedte wijzigen

23

· Een gadget maximaliseren

24

· Een gadget verplaatsen

23

· De afmetingen van een gadget wijzigen 25

24

· De standaardopmaak instellen

25

· Een gadget tonen/verbergen

23

25

· Een aangepast tabblad toevoegen

· Een aangepast tabblad verwijderen

25

25

Profielen aanmaken en gebruiken · Uw actieve profiel selecteren

100

· Een nieuw profiel toevoegen

102

99

· Een profiel bewerken

Conferentiegesprekken starten en beheren · Een conferentie instellen

· Wachtende gesprekken in een conferentiegesprek omvormen

· Een deelnemer verwijderen uit een conferentie 68 · Een conferentiegesprek parkeren

69

· Uw conferentiebrugnummer configureren 71

· Herkenning van spreker in conferentie 64 · Conferentiepartijen dempen

· De verbinding met alle deelnemers van een conferentiegesprek verbreken 69 · Gesprek in wachtstand plaatsen

De telefoonboeken gebruiken

64

· Een partij toevoegen aan een conferentie 66

65

100

61

· Herkenning conferentiemanager

62

· De telefoonboeken bekijken

· Het 'gedetecteerd' profiel

101

70

67

· Een Meet Me-conferentie vergrendelen. 69 · Gespreksknoppen voor conferentie 71

79

· Een contactpersoon aan het telefoonboek toevoegen 88

81

· De telefoonboeken doorzoeken

85

· ...vanuit mijn gespreksrapport

· Gesprekken opzetten vanuit het telefoonboek 86 · Een tabblad met een contactpersonengroep toevoegen


· Een contactpersoon uit het telefoonboek verwijderen 93 77

113

· ...van het systeemtelefoonboek 93

90

· Een contactpersoon uit het telefoonboek bewerken 92 · Een gesprek doorverbinden naar een contactpersoon uit het telefoonboek 51

· Een e-mail sturen naar een contactpersoon 96 · Een instant message naar een contactpersoon sturen 97 Voicemail openen en gebruiken · Mijn berichten afspelen

111

111

· Schakelen tussen afspelen op telefoon en pc 113


· Een voicemailbeller aan mijn telefoonboek toevoegen 113

· De code voor mijn voicemail mailbox wijzigen 113 · Mailbox begroetingen openemen

113

Pagina 8 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Portal for IP Office: Hoe moet ik ....

Mijn gespreksrapport gebruiken · Mijn gespreksrapport bekijken

· Iemand opbellen die een bericht heeft achtergelaten 112

· Uw mailboxbegroeting selecteren

· Een gesprek opzetten vanuit het gespreksrapport 76

· Een nummer uit het gespreksrapport aan mijn telefoonboek toevoegen 77

73

74

Mijn one-X Portal for IP Office configureren · Profielen aanmaken en beheren

114

99

123

· Parkeerslots configureren

· 'Niet storen' uitzonderingen instellen

124

127

· Mijn sneltoetsen naar het toetsenbord wijzigen 124 · Geluid activeren

· Uw conferentienummer instellen · Voicemailbegroetingen laden

71

113

· De code voor mijn voicemail mailbox wijzigen 113

125

· Mijn taal selecteren

131

· De Wereldklok configureren

129

De one-X Call Assistant gebruiken (uitsluitend Windows-pc's) · De one-X Call Assistant installeren 135

· one-X Portal for IP Office-pictogram

· one-X Portal for IP Office opstarten

· Pop-upschermen configureren

139

· Weergave met gemiste oproepen

137


144

140

138

· De one-X Call Assistant starten

· Bellen met functietoetsen

134

· Een oproep vanuit een Windowstoepassing opzetten 139

· Weergave van nieuwe berichten

144

Pagina 9 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

1.2 Inloggen one-X Portal for IP Office is gelicenseerd via licenties die uw systeembeheerder 173 heeft ingevoerd in het IP Officesysteem 173 . Ze configureren eveneens welke IP Office-gebruikers toestemming krijgen om one-X Portal for IP Office te gebruiken. Als u een licentie hebt om one-X Portal for IP Office te gebruiken, hebt u het volgende nodig om u aan te melden: · Computer U hebt een computer met een netwerkverbinding naar de one-X Portal for IP Office-server nodig. · Webbrowser U hebt een webbrowser nodig met JavaScript geactiveerd. one-X Portal for IP Office is getest met de huidige versies van Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox en Safari. · Als u geluiden wenst te gebruiken, bijvoorbeeld een beltoon voor een wachtend gesprek of voicemail die wordt afgespeeld op de computer, moet er een media player zoals Windows Media Player of Quick Time geïnstalleerd zijn. · Als u Internet Explorer gebruikt, controleer dan dat de optie Geluiden afspelen op webpagina's is ingeschakeld (Hulpprogramma | Internetopties | Geavanceerd | Multimedia). · Voor de optie Onthoud mij op deze computer die in het loginmenu wordt getoond, moet de browser ingesteld zijn om cookies te aanvaarden. · IP Office-toestel one-X Portal for IP Office kan worden gebruikt met de meeste telefoons die worden ondersteund door het Avaya IP Office-telefoonsysteem, maar niet met Phone Manager PC Softphone. · Gebruikersnaam U hebt uw gebruikersnaam voor IP Office nodig zoals deze is ingesteld door de systeembeheerder. Houd er rekening mee dat dit niet noodzakelijkerwijze dezelfde naam is als deze die wordt getoond op uw telefoonscherm. · Wachtwoord Uw wachtwoord voor IP Office. Houd er rekening mee dat dit kan verschillen van de logincode voor uw telefoon 173 als u zo'n code hebt. · IP-adres U hebt het IP-adres nodig van de one-X Portal for IP Office-server. one-X Portal for IP Office 8.0 is beschikbaar in het Engels (VS en GB), Frans, Duits, Italiaans, Nederlands, Braziliaans Portugees, Latijns-Amerikaans Spaans, Russisch en Vereenvoudigd Chinees. De taal kan op de inlogpagina worden ingesteld door zowel beheerders als gebruikers. Stel de taal alleen in als u one X portal voor het eerst opent via een browser. Voer de volgende stappen uit om de gewenste taal in te stellen: 1. Log in als gebruiker. 2. Kies de taal onder Taal. 3. Klik op Inloggen. Opmerking: de ingestelde taal is alleen van toepassing op de one X portal. Deze instelling heeft geen invloed op de taal van andere websites die u bezoekt via de browser.

Inloggen 1. Ga in de webbrowser naar http://<servernaam>:<serverpoort>/onexportal.html waar <servernaam> de naam of het IP-adres van de server is en <serverpoort> het poortnummer dat is toegewezen aan de one-X Portal for IP Office. Opmerking: one-X Portal for IP Office 8.0 blijft de volgende URL ondersteunen http://<servernaam>: <serverpoort>/induna/induna.html. 2. Het loginmenu wordt weergegeven. · Als de pagina leeg is, is uw browser niet geconfigureerd om Javascript te ondersteunen en kan deze niet worden gebruikt voor one-X Portal for IP Office. Neem contact op met uw systeembeheerder om JavaScript te activeren. 3. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. · Als u de optie Onthoud mij op deze computer aanvinkt, zal uw gebruikersnaam worden onthouden met behulp van een browsercookie. Gebruik deze optie enkel als u de enige persoon bent die de computer gebruikt. · U kunt one-X Portal for IP Office gebruiken om bij om het even welk toestel in het telefoonsysteem in te loggen. Die telefoon zal vervolgens uw toestelnummer en instellingen overnemen. Om dit te doen, selecteert u Mijn telefoon inloggen en voert het Basistoestelnummer van het telefoontoestel in waarbij u wilt inloggen. Zie Hot Desking 20 voor meer informatie. 4. Klik op Inloggen. · Het bericht "Ongeldige gebruikerslegitimatie" wijst er op dat de naam of het wachtwoord incorrect was. · Het bericht "Uw telefoon is uitgelogd. Gelieve uw telefoon in te loggen en het opnieuw te proberen" wijst er op dat u momenteel niet bij een IP Office 173 telefoon bent ingelogd.


Pagina 10 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Portal for IP Office: Inloggen · Het bericht "Er kan geen licentie aan u worden toegewezen. Neem contact op met uw beheerder" wijst er op dat u geen licentie hebt voor het gebruik van one-X Portal for IP Office of dat one-X Portal for IP Office geen verbinding kon maken met het telefoonsysteem. · Het bericht "Csta Resource niet beschikbaar" wijst er op dat uw browser one-X Portal for IP Office niet zal ondersteunen.

1.2.1 Inloggen via externe clients U kunt zelfs onderweg inloggen op one-X Portal for IP Office als u gebruikersrechten hebt one-X Portal for IP Office. U kunt inloggen op one-X Portal for IP Office met externe IM-clients als Pidgin in een Microsoft Office- of Linux-omgeving, One Team op een iPhone en Adium in een Mac-omgeving. Voordat u begint: 1. Download en installeer: a. Pidgin in een Microsoft Office- of Linux-omgeving. b. One Team op een iPhone. c. Adium in een Apple Macintosh-omgeving. 2. one-X Portal for IP Office gebruikersnaam en wachtwoord. Uitzonderingen voor de logingegevens op een externe XMPP-client Gebruikersnaam: als uw gebruikersnaam voor one-X Portal for IP Office spaties bevat, is de gebruikersnaam voor de externe client zonder spaties. Wachtwoord: als er geen wachtwoord is ingesteld voor one-X Portal for IP Office , is het wachtwoord voor de externe client uw toestelnummer.

1.3 Uitloggen Wanneer u klaar bent met one-X Portal for IP Office, moet u op de link Uitloggen klikken die rechtsbovenaan wordt weergegeven. Zo wordt uw one-X Portal for IP Office-sessie beëindigd en keert de browser terug naar het loginscherm 10 . Het maakt eveneens de licentie vrij die werd gebruikt door uw one-X Portal for IP Office-sessie. Als u een Customer Call Reporter-agent bent of one-X Portal for IP Office hebt gebruikt om in te loggen op een toestel, wordt u gevraagd of u ook uit wilt uitloggen bij de telefoon die u gebruikt. Als u naar een andere website bladert, kunnen de functies 'vorige', 'volgende' en 'geschiedenis' van uw browser worden gebruikt om terug te keren naar uw one-X Portal for IP Office-sessie zonder dat u opnieuw hoeft in te loggen. Hoewel dit nuttig voor u kan zijn, loopt u een risico als u one-X Portal for IP Office van een gedeelde computer of een computer op een openbare locatie gebruikt. Gebruik als u klaar bent met het gebruik van one-X Portal for IP Office altijd het besturingselement Uitloggen en sluit de browser. Als u de browser sluit en naar een andere site bladert, wordt de licentie die door uw one-X Portal for IP Office-sessie werd gebruikt, slechts na 6 uur vrijgegeven.


Pagina 11 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

1.4 De Startpagina De one-X Portal for IP Office bestaat uit twee tabbladen of pagina's: Start en Configureren worden getoond op het tabblad Start staan hieronder beschreven.

Titelbalk

123 .

De elementen die

16

De titelbalk toont u informatie over uzelf.

Werkbalk De werkblak onderaan wordt gebruikt om toegang voor de one-X Portal for IP Office-vormgeving pictogrammen voor geminimaliseerde gadgets 23 weer te geven.

Gesprekkengadget

22

te bieden en om

27

Het gesprekkengadget toont gegevens van uw huidige gesprekken, met een subtabblad voor elk gesprek. De tekstvakken bovenaan het gadget kunnen gebruikt worden om nieuwe gesprekken op te zetten.


Pagina 12 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Portal for IP Office: De Startpagina

Gespreksrapport

74

Het gespreksrapportgadget toont uw gespreksrapport dat is opgeslagen door het telefoonsysteem.

Telefoonboek

81

Het telefoonboekgadget toont een aantal verschillende telefoonboeken. Het persoonlijke telefoonboek bevat uw eigen private contactpersonen. Het systeemtelefoonboek bevat gedeelde telefoonboekcontactpersonen die zijn opgeslagen door het telefoonsysteem plus de gegevens van andere gebruikers en huntgroepen 172 op het telefoonsysteem. Het Extern telefoonboek biedt u de mogelijkheid om andere telefoonboeken te doorzoeken. De toegang tot dit telefoonboek werd geconfigureerd door de systeembeheerder 173 .


Pagina 13 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Berichten

111

Het berichtengadget toont u gegevens van de berichten in uw voicemail mailbox. U kunt het gadget gebruiken om de berichten af te spelen op uw telefoon of via uw browser als deze multimedia ondersteunt.

Wereldklok

129

Het wereldklokgadget toont u de huidige tijd in de verschillende tijdzones die u selecteert. Tijdzones kunnen weergegeven worden in een band of als klokken.


Pagina 14 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Portal for IP Office: De Startpagina

Agentcontrole

58

Als u ook een Customer Call Reporter-agent bent, wordt dit gadget weergegeven. U kunt dit gebruiken om uw huidige agentstatus te bekijken en deze status te wijzigen. U kunt het eveneens gebruiken om uw lidmaatschapstatus te wijzigen in de verschillende Customer Call Reporter-wachtrijen waartoe u behoort.


Pagina 15 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

1.5 Uw aanwezigheid en status De titelbalk bovenaan rechts van het scherm toont u uw huidige status en biedt u de mogelijkheid om een aantal functies te gebruiken.

De items aan de linkerkant van de titelbalk geven het volgende weer: ·

Uw aanwezigheid Dit pictogram geeft uw huidige aanwezigheid aan in de one-X Portal for IP Office-interface. De aanwezigheid verandert wanneer u de telefoon gebruikt of zich aan- of afmeldt. De pictogrammen lijken op die in het telefoonboekgadget voor andere gebruikers. De kolom aan de linkerkant is het pictogram dat u ziet. De kolom rechts is het pictogram dat wordt getoond aan andere one-X Portal for IP Office-gebruikers in hun one-X Portal for IP Office-telefoonboek.

Er zijn twee soorten aanwezigheid: 1. Telefonie-aanwezigheid: Deze aanwezigheid is gerelateerd aan de status van de telefoon. 2. XMPP-aanwezigheid Deze aanwezigheid is gerelateerd aan de IM-status van de gebruiker. De telefoonaanwezigheid wordt geassocieerd met een toestel op de one-X Portal for IP Office. De verschillende statussen zijn als volgt: Aanwezig Aanwezigh Omschrijving heidspict eidsstatus ogram Beschikbaa De status geeft aan dat u beschikbaar bent en kunt worden gebeld. r Bezet

De status geeft aan dat u momenteel in gesprek bent.

Niet storen De status geeft aan dat u Niet storen hebt ingeschakeld op het telefoonsysteem. Gesprekken worden doorgeschakeld naar voicemail indien beschikbaar. Anders horen bellers een ingespreksignaal. De uitzondering hierop zijn gesprekken van nummers die u hebt toegevoegd aan uw lijst van Niet storen-uitzonderingen 127 . Afgemeld

De status geeft aan dat u niet bent aangemeld op het toestel op het telefoonsysteem. Gesprekken worden doorgeschakeld naar voicemail (indien beschikbaar). Anders horen bellers een ingespreksignaal. U kunt geen gesprekken voeren. U kunt one-X Portal for IP Office wel nog gebruiken om uw configuratie-instellingen aan te passen.

Belpatroon Deze status geeft aan dat de telefoon overgaat en dat u een inkomend gesprek hebt. Onbekend

Deze status heeft aan dat uw aanwezigheid op het telefoonsysteem onbekend is. De aanwezigheid kan niet worden vastgesteld omdat het telefoonnummer geen toestel in de IP Office is

De XMPP-aanwezigheid geeft de IM-status van een vermelding in het telefoonboek aan. De mogelijke statussen zijn als volgt: Aanwezi Aanwezigh Omschrijving gheidspic eidsstatus togram Beschikbaa De status geeft aan dat u bent ingelogd op de IM-server en beschikbaar bent om te chatten. r/online Niet storen De status geeft aan dat u Niet storen hebt ingeschakeld op het telefoonsysteem. Offline

De status geeft aan dat u niet bent ingelogd op de server. U wilt doorgaan met het gebruik van de one-X Portal for IP Office. Als u Offline activeer, dan kunnen andere one-X Portal for IP Office-gebruikers u geen instant messages 55 sturen met de one-X Portal for IP Office.

Afwezig

De status geeft aan dat u bent ingelogd op de IM maar niet aan uw bureau bent.

Onbekend

Deze status geeft aan dat uw aanwezigheid op het telefoonsysteem onbekend is.


Pagina 16 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Portal for IP Office: Uw aanwezigheid en status Naast de hierboven genoemde aanwezigheidspicrogrammen worden ook de volgende pictogrammen getoond in de linkerkolom van de one-X Portal for IP Office-interface: Aanwezig Omschrijving heidspict ogram Dit pictogram geeft aan dat u beschikbaar bent op de bureautelefoon en voor chat.

Dit pictogram geeft aan dat u beschikbaar bent op de bureautelefoon maar niet voor chat. In deze toestand kunt u geen instant messages ontvangen 55 van andere one-X Portal for IP Office-gebruikers. Dit pictogram geeft aan dat u bent afgemeld van de bureautelefoon, maar bent aangemeld op de IM.

·

Uw profiel

Uw momenteel actieve profiel 99 . Profielen laten u toe reeksen telefooninstellingen vooraf te configureren en ze op elk gegeven moment toe te passen door te selecteren welk profiel er actief is. U kunt uw huidige profiel selecteren en profielen bewerken op de pagina Configureren 99 . De items aan de rechterkant van de titelbalk geven het volgende weer: ·

Naam en nummer

Uw naam en nummer worden getoond in de one-X Portal for IP Office-interface. ·

Uw status

Dit keuzemenu toont uw huidige status en biedt u de mogelijkheid een keuze te maken tussen de volgende statussen: Status

Omschrijving

Beschikbaar

Dit is de normale toestand waarin u gesprekken kunt opzetten en ontvangen.

Niet storen

In deze status worden gesprekken aan u doorverbonden naar voicemail (indien beschikbaar), anders krijgen de andere gebruikers een bezettoon te horen. De uitzondering hierop zijn gesprekken van nummers die u hebt toegevoegd aan uw lijst van Niet storen-uitzonderingen 127 . In deze toestand kunt u nog steeds gesprekken opzetten.

Offline

U kunt deze toestand selecteren als u one-X Portal for IP Office verder wilt blijven gebruiken, maar niet wenst dat andere one-X Portal for IP Office-gebruikers u instant messages 55 kunnen sturen via one-X Portal for IP Office.

Opmerking: De one-X Portal for IP Office-client biedt een aanwezigheidsselector in het statusgedeelte. De aanwezigheid die de gebruiker selecteert wordt aangegeven op de telefoon en de XMPP-server. Als de gebruiker bijvoorbeeld Niet storen kiest, worden de telefoon en IM in de Niet storen-modus gezet (niemand kan de gebruiker dan bellen of met hem of haar chatten). Als de gebruiker zich echter afmeldt van de one-X Portal for IP Office en zich via een andere client aanmeldt, dan wordt de telefoniestatus getoond als Niet storen en is de IM-aanwezigheid Online. De gebruiker kan daardoor alleen de IM-mogelijkheden gebruiken. U kunt een aangepast bericht als status instellen in de one-X Portal for IP Office. De status is standaard leeg. Klik op het vervolgkeuzemenu Uw status in het kopgedeelte van de one-X Portal for IP Office. De volgende twee velden zijn beschikbaar: Aanwezigheid: Selecteer het type aanwezigheid: Beschikbaar, Niet storen of Offline. Status: Typ het aangepaste bericht dat u wilt instellen. De andere gebruikers die de one-X Portal for IP Office-client of een andere client gebruiken, kunnen dit bericht zien.

Het aangepaste bericht wordt alleen getoond wanneer u bent ingelogd op de one-X Portal for IP Office-client. Wanneer u bent uitgelogd is het bericht niet zichtbaar voor contactpersonen.


Pagina 17 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Opmerking: Als u Offline kiest als aanwezigheid, wordt het aangepaste bericht niet getoond aan de contactpersonen. Het aangepaste bericht dat u hebt ingesteld wordt wel opgeslagen op de one-X Portal for IP Office. De volgende keer dat u zich aanmeldt op de one-X Portal for IP Office-webclient wordt het aangepaste bericht getoond aan de andere gebruikers. Het aangepaste bericht is clientafhankeliJk en geassocieerd met de one-X Portal for IP Office-client. U kunt maximaal 50 tekens typen in een aangepast bericht. · Help Gebruik deze link om de one-X Portal for IP Office-help te openen in een nieuw browsertabblad of -venster. · Uitloggen

11

Gebruik deze link wanneer u klaar bent met one-X Portal for IP Office. U zult terugkeren naar het one-X Portal for IP Office-loginscherm 10 . · Versie Hier wordt het versienummer getoond van de one-X Portal for IP Office die u momenteel gebruikt.

1.5.1 Aanwezigheidsstatus bekijken U kunt de aanwezigheidsstatus van contactpersonen bekijken in de gespreksrapport 73 -, berichten 109 - en telefoonboekgadgets 79 . De aanwezigheidspictogrammen worden links van de naamkolom getoond in deze gadgets. Omdat de aanwezigheidsstatus van een gebruiker wordt getoond in het telefoonboekgadgets, wordt ook de agendastatus getoond.

1.6 Telefoonnotities De telefoon die u parallel met one-X Portal for IP Office gebruikt, zal een aantal aspecten van de werking van one-X Portal for IP Office beïnvloeden. Dit onderdeel biedt notities over die interactie.

one-X Portal for IP Office-gespreksrapport Het gespreksrapport dat wordt weergegeven door one-X Portal for IP Office is opgeslagen in het telefoonsysteem als onderdeel van uw gebruikersinstellingen. Er kunnen maximaal 30 bestanden (10 op IP Office IP406 V2 en IP412 systemen) worden opgeslagen. Nieuwe bestanden vervangen de oude bestanden eenmaal de limiet is bereikt. Voor herhaalde gespreksrapporten van en naar hetzelfde nummer wordt het bestaande bestand bijgewerkt en het aantal gesprekken in het bestand wordt verhoogd. Uw systeembeheerder configureert welke gesprekken er worden opgenomen. Bijvoorbeeld, gesprekken die u niet beantwoordt, maar beantwoord worden door voicemail of een ander toetstel worden normaal niet opgenomen als gemiste oproepen tenzij dit zo geconfigureerd is door uw systeembeheerder. Huntgroepgesprekken worden niet opgenomen tenzij u de specifieke oproep beantwoordt. Uw systeembeheerder kan uw gespreksrapport configureren om gemiste huntgroepgesprekken op te nemen, indien nodig.

Telefoongespreksrapport Als u een telefoon uit de 1400-, 1600-, 9500- of 9600-serie gebruikt met een knop Gespreksrapport of Geschiedenis, wordt standaard hetzelfde gespreksrapport als op one-X Portal for IP Office op de telefoon getoond. U kunt vervolgens uw gespreksrapport vanop de telefoon of vanuit one-X Portal for IP Office gebruiken en bewerken. De twee zullen parallel worden gewijzigd. Als u een ander type telefoon met een gespreksrapport gebruikt, zal het gespreksrapport door de telefoon zelf zijn opgeslagen en stemt het dus mogelijk niet overeen met het one-X Portal for IP Office-gespreksrapport. Gesprekken die bijvoorbeeld gevoerd worden met one-X Portal for IP Office, kunnen mogelijk niet in het gespreksrapport van de telefoon verschijnen en omgekeerd. In beide gevallen is het one-X-gespreksrapport beperkt tot weergave van 255 records.

Persoonlijk telefoonboek Als u een telefoon uit de 1400-, 1600- of 9600-serie met een knop Contactpersonen of een telefoon uit de T3-serie gebruikt, kunt u ook de contactpersonen uit uw persoonlijke telefoonboek via de telefoon gebruiken en ze bewerken met behulp van de telefoon. 1. Contactpersonen die worden toegevoegd aan het persoonlijke telefoonboek, worden opgeslagen door de one-X Portal for IP Office-toepassing en het telefoonsysteem en worden gesynchroniseerd gehouden. De one-X Portal for IP Office toepassing en het telefoonsysteem kunnen maximaal 100 persoonlijke contactpersonen per gebruiker opslaan (afhankelijk van de beperkingen van het systeem zelf). 2. De contactpersonen kunnen worden bewerkt via de telefoon of via one-X Portal for IP Office. 3. Contactpersonen uit het persoonlijke telefoonboek die worden weergegeven door one-X Portal for IP Office kunnen verschillende nummers bevatten, met één daarvan geselecteerd als het huidige primaire telefoonnummer 173 . Het overeenstemmende record in het telefoonsysteem kan slechts één nummer bevatten. Dit zal worden gewijzigd om overeen te stemmen met het huidig geselecteerde primaire telefoonnummer op one-X Portal for IP Office als die selectie gewijzigd is.

Aantal gesprekken


Pagina 18 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Portal for IP Office: Telefoonnotities one-X Portal for IP Office beperkt het aantal gesprekken niet dat u kunt opzetten en ontvangen. U kunt slechts één aangesloten gesprek tegelijkertijd hebben, maar u kunt meerder gesprekken in wachtstand hebben op hetzelfde moment. Uw telefoonsysteem beperkt het aantal binnenkomende gesprekken dat u kunt ontvangen. Telefoons met gespreksknoppen Veel Avaya-telefoons hebben programmeerbare knoppen die geconfigureerd zijn door de systeembeheerder 173 als gespreksknoppen 172 . Wanneer u een van deze telefoons gebruikt, wordt voor elk gesprek dat u opzet of ontvangt een gespreksknop gebruikt waarmee dit gesprek kan worden geregeld (indrukken om vast te houden, opvragen, gegevens bekijken, enz.). · Voor een binnenkomend gesprek wordt het gesprek weergegeven op een geschikte gespreksknop indien beschikbaar. Als er geen gespreksknop beschikbaar is, zal het telefoonsysteem het gesprek behandelen als of u bezet 172 bent voor eventuele bijkomende binnenkomende gesprekken. · Voor uitgaande gesprekken kunt u one-X Portal for IP Office gebruiken om bijkomende uitgaande gesprekken op te zetten zelfs wanneer alle gespreksknoppen van uw telefoon in gebruik zijn. Als u dit doet, zullen sommige gesprekken niet worden weergegeven door en daarom regelbaar zijn door een gespreksknop op de telefoon. · Telefoons zonder gespreksknoppen Als de telefoon die u gebruikt, geen gespreksknoppen heeft, regelt uw instelling voor Wachtend gesprek aan, die is ingesteld door uw systeembeheerder, het aantal gesprekken dat u kunt ontvangen. · Als uw instelling voor Wachtend gesprek aan geactiveerd is, kunt u one-X Portal for IP Office gebruiken om bijkomende binnenkomende gesprekken te beantwoorden. Eenmaal dat u twee gesprekken hebt die worden behandeld, worden eventueel binnenkomende gesprekken door het telefoonsysteem behandeld als of u bezet 172 bent. Met one-X Portal for IP Office kunt u echter nog steeds bijkomende uitgaande gesprekken opzetten. · Als uw instelling voor Wachtend gesprek aan niet geactiveerd is, zal het telefoonsysteem u behandelen als of u bezet 172 bent eenmaal dat u een aangesloten gesprek hebt. Met one-X Portal for IP Office kunt u echter nog steeds bijkomende uitgaande gesprekken opzetten.

Opmerkingen 1. U kunt slechts één aangesloten gesprek tegelijkertijd hebben. Als u verbinding maakt met een ander gesprek (door een gesprek op te zetten, een gesprek te beantwoorden, een gesprek uit parkeerstand halen, een gesprek uit wachtstand opvragen, enz.) wordt het bestaande gesprek waarmee u verbonden was automatisch in wachtstand geplaatst. Dit noemt men automatische wachtstand. Uw systeembeheerder 173 kan Automatische wachtstand voor het ganse systeem deactiveren. Wanneer dit gebeurt, wordt de verbinding van elk huidig gesprek verbroken wanneer u verbinding maakt met een gesprek. 2. Dit is niet van toepassing op geparkeerde gesprekken. In tegenstelling tot gesprekken in wachtstand, worden ze geparkeerd op het telefoonsysteem in plaats van op uw telefoon in wachtstand geplaatst.

Binnenkomende gesprekken De oproepen die door one-X Portal for IP Office naar u worden gestuurd, worden nog steeds volledig gecontroleerd door de instellingen van het IP Office-systeem. Dit geldt bijvoorbeeld voor de instellingen voor wachtende gesprekken of het aantal knoppen dat verschijnt, enz. Dit is van toepassing op rechtstreekse gesprekken en gesprekken voor huntgroepen waar u lid van bent. Problemen met inkomende gesprekken waarbij de one-X Portal for IP Office-gebruiker niet op de hoogte wordt gebracht, zijn het gevolg van de configuratie-instellingen van het IP Office-systeem.

Uitgaande gesprekken Uw uitgaande gesprekken zijn onderhavig aan uw configuratie-instellingen voor IP Office. Het enige verschil met gesprekken vanaf uw telefoon is dat u one-X Portal for IP Office kunt gebruiken om extra gesprekken tot stand te brengen. Als bijvoorbeeld alle gespreksknoppen van uw telefoon in gebruik zijn, kunt u nog steeds one-X Portal for IP Office gebruiken om extra gesprekken tot stand te brengen. Het gespreksrapport dat op sommige telefoons wordt getoond en de terugbelfunctie gebruiken informatie die is opgeslagen door de telefoon. Dit zal gewoonlijk geen gesprekken bevatten die gemaakt zijn met behulp van one-X Portal for IP Office.

Knoppen gesprekkengadget Op het subtabblad van uitgaande of lopende gesprekken, staan een aantal knoppen. De knoppen geven acties aan die u kunt uitvoeren en variëren naargelang factoren als het type telefoon, de huidige status van het gesprek of u al andere gesprekken aan het voeren bent of in de wachtstand hebt, enz. Het is belangrijk dat u zich er van bewust bent dat het niet de one-X Portal for IP Office-toepassing is die bepaalt welke knoppen worden weergegeven. De acties die op een bepaald moment kunnen worden uitgevoerd voor elk gesprek, worden doorgegeven aan one-X Portal for IP Office als onderdeel van de informatie van het telefoniesysteem. Als de gebruiker een telefoon gebruikt waarvan het IP Office-systeem geen off hook kan forceren, zijn de volgende verschillen van toepassing. Dit geldt voor analoge telefoons en de meeste SIP-telefoons. · Bij een binnenkomend gesprek, met de telefoon op de haak, zal one-X Portal for IP Office de gebruiker geen knop Antwoorden aanbieden. U moet de telefoon handmatig van de haak nemen om de oproep te beantwoorden met de knoppen op de telefoon.


Pagina 19 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

· Bij het tot stand brengen van een gesprek van one-X Portal for IP Office met de telefoon op de haak (bijvoorbeeld na het invoeren van een nummer en klikken op Bellen of na een voicemailbericht te hebben geselecteerd om af te spelen), zal het telefoniesysteem u bellen en wordt de uitgaande oproep alleen tot stand gebracht als u opneemt. Bij sommige telefoons kunt u een nummer invoeren om te bellen terwijl de hoorn op de haak ligt. Dit wordt en-bloc kiezen genoemd. Het IP Office-systeem, en dus ook one-X Portal for IP Office, herkent deze activiteit niet totdat de voorbereide cijfers door de telefoon worden verzonden. · Dit is gewoonlijk het geval bij telefoons op een DECT-systeem en bij SIP-telefoons. · De Avaya 1400, 1600, 9500, 9600, M-serie en T-serie telefoons kunnen ingesteld worden voor en-bloc kiezen.

1.7 Hot desking U hebt gewoonlijk een permanent telefoontoestel dat verbonden is met uw toestelnummer. Dat telefoontoestel kan worden gebruikt om gesprekken op te zetten en te beantwoorden ongeacht of one-X Portal for IP Office wordt uitgevoerd of niet. Met hot desking kunt u controle over een ander telefoontoestel overnemen, zodat het uw toestelnummer en telefoonsysteeminstellingen gebruikt. Wanneer u normaal inlogt bij een ander toestel, moet u een speciaal nummer bellen inclusief uw logincode die verschillend is voor het wachtwoord dat u gebruikt voor IP Office-toepassingen. U kunt echter het one-X Portal for IP Office-loginmenu gebruiken om in te loggen bij one-X Portal for IP Office en om de telefoon te specificeren waarbij u wilt inloggen.

Wanneer u deze inlogmethode gebruikt voor zowel one-X Portal for IP Office als een telefoon, zult u bij het uitloggen bij one-X Portal for IP Office ook bij de telefoon worden uitgelogd. Uw toestelnummer keert terug naar uw normale telefoontoestel als u er een had en als het niet wordt gebruikt door een andere hot desking gebruiker. Als u geen normaal toestel hebt of het is niet beschikbaar, wordt u behandeld als uitgelogd bij het telefoonsysteem en gaan uw gesprekken naar voicemail (indien beschikbaar), of krijgt de beller een bezettoon te horen.


Pagina 20 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 2. De lay-out wijzigen


Pagina 21 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

2. De lay-out wijzigen Er zijn een aantal manieren waarop de opmaak die van toepassing is op de one-X Portal for IP Office-gadgets kan worden aangepast. Wijzigingen die u aanbrengt, worden opgeslagen door de one-X Portal for IP Office in uw gebruikersinstellingen en worden ook gebruikt wanneer u opnieuw inlogt. De one-X Portal for IP Office-opmaak wijzigen · Een opmaak selecteren · Externe gadgets

23

· Een gadget maximaliseren

24

· Een gadget verplaatsen

· De kolombreedte wijzigen

25

· Een aangepast tabblad verwijderen

· Een gadget tonen/verbergen

23 24

· De standaardopmaak instellen

25

23

· De afmetingen van een gadget wijzigen 25 · Een aangepast tabblad toevoegen 25

25


Pagina 22 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

De lay-out wijzigen:

2.1 Een opmaak selecteren U kunt de skinstijl van one-X Portal for IP Office wijzigen. De standaard skin en de zwarte skin is beschikbaar. De stijlen zijn consistent met het menu Vormgeving. 1. Klik op Vormgeving

Standaard

. Het systeem toont de skinstijlen.

Zwart

2. Klik op de gewenste skinstijl. De gewenste skinstijl van de one-X Portal for IP Officeinterface wordt ingesteld. 3. Klik ergens in de one-X Portal for IP Office-toepassing om de instellingen te verlaten.

2.2 De kolombreedte wijzigen De zone waarin de gadgets worden weergegeven, is verdeeld in twee kolommen. De kolommen zijn standaard even breed (50:50). U kunt echter ook kolommen met een verhouding van 60:40 of 40:60 selecteren. 1. Klik op Vormgeving


Klik op de pictogrammen Opmaak om de verhouding van de kolombreedte te selecteren.

40:60 verhouding

50:50 verhouding

60:40 verhouding

2. Klik op de gewenste skinstijl. De gewenste skinstijl van de one-X Portal for IP Officeinterface wordt ingesteld. 3. Klik ergens in de one-X Portal for IP Office-toepassing om de instellingen te verlaten.

2.3 Gadgets tonen/verbergen Een gadget verbergen/minimaliseren YU kunt alle gadgets minimaliseren die worden getoond op het tabblad Start door het pictogram van het gadget te selecteren. Het gadget wordt verkleind tot de grootte van de titelbalk.

bovenaan rechts

Opmerking: om een gemaximaliseerd gadget te minimaliseren, moet u het eerst herstellen. Terwijl het gadget wordt geminimaliseerd, wordt het eveneens vervangen door een pictogram op de werkbalk onderaan de one-X Portal for IP Office. · Gesprekkengadget

27

Houd er rekening mee dat als u een nieuwe oproep ontvangt en het gesprekkengadget is geminimaliseerd, het automatisch zal worden hersteld om de gegevens van de beller weer te geven. · Berichtengadget

109

Dit pictogram toont eveneens het aantal ongelezen berichten in uw mailbox. · Gespreksrapportgadget

73

Dit pictogram toont het aantal gemiste oproepen in uw gespreksrapport. · Telefoonboekgadget

79

Dit pictogram geeft adreslijsten met namen en de bijbehorende telefoonnummers weer. · Wereldklokgadget

129

Dit gadget toont de huidige tijd in verschillende geselecteerde tijdzones. · Agent Gadget Control

58

Dit gadget wordt getoond aan Customer Call Reporter-agenten die ook one-X Portal for IP Office gebruiken.


Pagina 23 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Een gadget tonen/herstellen Om een gadget te herstellen, klikt u op het pictogram in de werkbalk onder aan het scherm of klikt u op het pictogram in de titelbalk van het gadget.

-

2.4 Externe gadgets In one-X Portal for IP Office 8.0 kunt u externe gadgets toevoegen en gebruiken zonder dat u voor elk gadget een onafhankelijke toepassing hoeft te openen. Een aantal handige gadgets voor het gebruik van one-X Portal: Projectmanagement, Agenda, Valutacalculator, Google Translate, Nieuws, Google Maps en meer. Het systeem toont alleen de gadgets die de systeembeheerder van one-X Portal for IP Office heeft ingeschakeld voor de gebruiker. Opmerking: als u een extern gadget hebt toegevoegd, blijft het systeem dit gadget tonen, zelfs als u uitlogt en later weer inlogt. U kunt alleen gadgets toevoegen aan het tabblad Start en aan aangepaste tabbladen. U kunt geen extern gadget toevoegen aan het tabblad Configureren. Een extern gadget toevoegen: 1. Klik op het tabblad waar u de externe gadgets aan wilt toevoegen.

2. Klik op Gadgets in de werkbalk. One-X portal toont een lijst categorieën, zoals: ALLE, COMMUNICATIE, FINANCIEEL, PRODUCTIVITEIT, TECHNOLOGIE, en meer. 3. Selecteer een categorie. 4. Schakel het gadget in dat u wilt toevoegen. Het systeem voegt het gadget toe aan het venster met de minste gadgets. Een extern gadget verwijderen: U kunt alleen externe gadgets verwijderen uit one-X portal for IP Office. U kunt geen standaard gadgets verwijderen van tabblad Start van one-X portal for IP Office. ·

Klik op Sluiten in de titelbalk van het externe gadget.

· Klik op Ja om te bevestigen dat u het gadget wilt verwijderen uit one-X portal for IP Office.

2.5 Een gadget maximaliseren U kunt de gadgets op het tabblad Start maximaliseren door het pictogram gadget te selecteren.

rechtsbovenaan de titelbalk van het

Opmerking: om een geminimaliseerd gadget te maximaliseren, moet u het eerst herstellen. Het systeem geeft de gemaximaliseerde instellingen alleen weer zo lang u bent ingelogd. Als u uitlogt en vervolgens weer inlogt op one-X Portal for IP Office, geeft het systeem de gemaximaliseerde gadgetinstellingen niet weer. Als een gadget gemaximaliseerd is, geeft het systeem andere gadgets weer als pictogrammen in de taakbalk onder in de one-X Portal for IP Office. · Gesprekkengadget

27

Als u een nieuwe oproep ontvangt terwijl één van de andere gadgets gemaximaliseerd is, verschijnt in de titelbalk de indicator voor inkomende gesprekken. · Berichtengadget

109

Dit pictogram toont het aantal ongelezen berichten in uw mailbox. · Gespreksrapportgadget

73

Dit pictogram toont het aantal gemiste oproepen in uw oproeplog. · Telefoonboekgadget

79

Dit pictogram geeft adreslijsten met namen en de bijbehorende telefoonnummers weer. · Wereldklokgadget

129

Dit gadget toont de huidige tijd in verschillende geselecteerde tijdzones.


Pagina 24 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

De lay-out wijzigen: Een gadget maximaliseren · Agent Gadget Control

58

Dit gadget wordt getoond voor Customer Call Reporter-agenten die ook one-X Portal for IP Office gebruiken.

Een gadget tonen/herstellen Om een gadget te herstellen, klikt u op het pictogram

in de titelbalk van het gadget.

2.6 De afmetingen van een gadget wijzigen Naast het wijzigen van de verhouding van de twee kolombreedtes die worden gebruikt voor de gadgets, kunt u ook de hoogte van gadgets wijzigen. Om de hoogte van een gadget te wijzigen, klikt en sleept u

afmetingen wijzigen in het gadget.

Opmerking: u kunt de afmetingen van een gemaximaliseerd gadget niet wijzigen.

2.7 Gadgets verplaatsen U kunt de gadgets verplaatsen tussen elk van de kolommen en de volgorde van de gadgets binnen een kolom wijzigen. Om dit te doen, klikt en sleept u de gadgettitelbalk naar de vereiste kolom en positie.

2.8 Standaardopmaak Als u de opmaak van one-X Portal for IP Office hebt aangepast, kunt u deze opnieuw naar de standaardindeling zetten met behulp van de volgende optie. 1. Klik op Vormgeving


2. Klik op Fabrieksinstellingen Office-interface wordt hersteld.

. De standaard skinstijl van de one-X Portal for IP

3. Klik ergens in de one-X Portal for IP Office-toepassing om de instellingen te verlaten.

2.9 Een aangepast tabblad toevoegen Naast de twee bestaande standaardtabbladen kunt u twee aangepaste tabbladen toevoegen. Een aangepast tabblad toevoegen: 1. Klik op Tabblad toevoegen in het one-X Portal for IP Office-venster. 2. Geef in het dialoogvenster Persoonlijk tabblad toevoegen de naam van het aangepaste tabblad op. De naam van een aangepast tabblad mag niet langer zijn dan 20 tekens. Opmerking: als het aangepaste tabblad is toegevoegd, kunt u de naam niet meer wijzigen. 3. Klik op Toevoegen.

2.10 Een aangepast tabblad verwijderen Een aangepast tabblad verwijderen: Opmerking: u kunt alleen aangepaste tabbladen verwijderen. De standaardtabbladen kunnen niet verwijderd worden. 1. Klik in het one-X Portal for IP Office-venster op het tabblad dat u wilt verwijderen. 2. Klik op het aangepaste tabblad op Verwijderen. 3. Klik op Ja om te bevestigen dat u het aangepaste tabblad en de door u aan het tabblad toegevoegde gadgets wilt verwijderen.


Pagina 25 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 3. Gesprekken opzetten en beantwoorden


Pagina 26 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden:

3. Gesprekken opzetten en beantwoorden Dit onderdeel behandelt hoe u one-X Portal for IP Office kunt gebruiken om gesprekken op te zetten en te beantwoorden. Aan de hand van het gesprekkengadget worden de gegevens van elk gesprek weergegeven op een afzonderlijk tabblad. De knoppen 31 die worden weergegeven, variëren, maar geven gewoonlijk bewerkingen aan die u kunt uitvoeren met het gesprek dat op dat moment wordt getoond.


Pagina 27 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden · Een gesprek opzetten

27

· Een gesprek in wachtstand plaatsen

35

· Een gesprek opnemen

47

42

· ...van het gespreksrapport · ...van het telefoonboek

38

· Een wachtend gesprek opvragen

37

· Een gesprek parkeren


39


40

· Gesprekken opnemen

41


53

· Een gesprek uit de parkeerstand halen 54 · Schakelen tussen gesprekken

45

· Selecteer de optie Niet storen

57

42

· Een gesprek gecontroleerd doorverbinden 50 · Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden 49 · Een gesprek beëindigen

41

· Een instant message versturen (chatten) 55

Pagina 28 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden:

3.1 Gespreksgegevens In het onderste gedeelte van het gesprekkengadget worden de gespreksgegevens weergegeven.

Gesprekstabbladen Rechts wordt er een tabblad voor het huidige gesprek en voor alle wachtende en aangekondigde gesprekken weergegeven. Elk tabblad heeft een pictogram voor de oproepstatus 33 de oproep en het nummer of de naam van de beller. · U kunt op de tabbladen klikken om te selecteren van welke oproep de gegevens getoond worden in het middenpaneel, zonder dat dit de huidige actieve oproep beïnvloedt. · Als er een nieuwe oproep binnenkomt, wordt het tabblad daarvan automatisch geselecteerd, zodat de details van de nieuwe oproep zichtbaar zijn. Op vergelijkbare manier wordt ook het tabblad van een nieuwe oproep die u plaatst, automatisch geselecteerd. · De oproepdetails van een nieuwe oproep worden ook getoond als deze oproep binnenkomt via een andere gebruiker. · Zodra een oproep is doorverbonden, wordt de naam van de doorverbonden beller getoond. Achter de naam wordt tussen twee haakjes de bron van de doorverbinding weergegeven.

· Als een oproep naar u is doorverbonden, wordt de naam van de beller getoond, gevolgd door > en de naam van de persoon die de oproep heeft doorverbonden. Dit geldt ook voor huntgroepoproepen, de beller en de huntgroep worden weergegeven.

Gespreksknoppen Met de knoppen aan de linkerkant kunt u acties uitvoeren voor het gesprek waarvan de gegevens op dat moment worden weergegeven in het middenpaneel (het geselecteerde tabblad). De knoppen zijn grijs als ze niet beschikbaar zijn.

Gespreksgegevens De gespreksgegevens in het middenpaneel geven de volgende informatie:

Naam en nummer van de beller De bovenste rij toont het nummer van de beller. Als het telefoonsysteem een naam kan koppelen aan het nummer, wordt de naam weergegeven en vervolgens het nummer tussen twee haakjes. Het telefoonsysteem kan een naam koppelen aan een nummer als het nummer overeenkomt met een nummer in het systeem- of persoonlijke telefoonboek.

Gesprekstag/Accountcode De middelste rij is niet altijd zichtbaar, omdat de informatie daarop niet altijd beschikbaar is voor een gesprek. · Als er een accountcode is gekoppeld aan de oproep, wordt de accountcode weergegeven. Met one-X Portal for IP Office kan een accountcode worden ingevoerd bij het plaatsen van een oproep 35 en bij binnenkomende oproepen kan het systeem automatisch een accountcode toewijzen op basis van het nummer van de beller. · Als er een tag is gekoppeld aan de oproep, wordt de tag weergegeven. De tag overschrijft de weergave van de accountcode als er ook een accountcode is toegewezen aan de oproep. Afhankelijk van de gebruikte telefoon wordt de tag ook weergegeven op de telefoon. Een oproeptag is een kort tekstbericht dat aan de oproep gekoppeld kan worden.


Pagina 29 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

· U kunt one-X Portal for IP Office gebruiken om een oproeptag in te voeren bij het plaatsen of doorverbinden van een oproep. De tag is zichtbaar voor u en ook voor de andere partij als deze partij een interne gebruiker is en een geschikte telefoon heeft of one-X Portal for IP Office gebruikt. · Het telefoonsysteem kan in bepaalde situaties ook tags toevoegen aan een oproep.

Gesprekstimer De onderste regel geeft de gesprekstimer weer. Deze is gestart toen de oproep werd aangeboden aan uw one-X Portal for IP Office.


Pagina 30 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gespreksgegevens

3.2 Gespreksknoppen De knoppen onderaan links van het gespreksvenster worden gebruikt om functies te openen voor het gesprek dat momenteel wordt weergegeven.

Pictogr Actie am

Omschrijving

Gesprek beantwoorden

Een waarschuwend gesprek beantwoorden. Deze knop is niet zichtbaar wanneer u een telefoon gebruikt waarbij u eerst de hoorn moet opnemen om een gesprek te beantwoorden.

Gesprek droppen

Als u met een actief aangesloten gesprek op verbinding met het gesprek verbroken.

Gesprek doorsturen

Als u bij een aangekondigd gesprek op drukt, zal het gesprek doorgestuurd worden aan de hand van uw instellingen voor 'doorschakelen bij niet beantwoorden' (indien deze zijn ingesteld) of naar voicemail, indien beschikbaar. U kunt geen gesprek verwijderen (drop) dat terugkeert uit wachtstand of dat te lang geparkeerd wordt.

Gesprek opnemen

Start de opname van het huidige gesprek.

Opname beëindigen

Stopt de opname van het huidige gesprek.

klikt, wordt de

Gesprek in Plaatst het gesprek in wachtstand. wachtstand plaatsen Gesprek in wachtstand opvragen

Haalt een gesprek uit de wachtstand.

Gesprek doorverbinden

Wanneer u een gesprek in wachtstand en een gesprek aan de gang hebt, verbindt u het gesprek in wachtstand door naar de huidig verbonden partij.

Conferentiegesprek

Met een gesprek in wachtstand en een ander gesprek aan de gang, kunt u de gesprekken tot een conferentie omvormen.

Dempen

Dempt uw verbinding met een gesprek.

Alle dempen

Voor conferenties die u start, kunt u met deze knop alle andere conferentiepartijen dempen.

Dempen opheffen

Heft het dempen van uw verbinding met een gesprek op.


Pagina 31 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Pictogr Actie am Alle dempen opheffen

Omschrijving

Voor conferenties die u start, kunt u met deze knop het dempen van alle andere conferentiepartijen opheffen.

Opmerking: de knop Gesprek beëindigen is ingeschakeld. Het gesprek wordt echter niet beëindigd als op de knop Gesprek beëindigen wordt geklikt.


Pagina 32 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gespreksknoppen

3.3 Gesprekspictogrammen Gesprekspictogrammen worden gebruikt door het gesprekkengadget om de huidige status van een gesprek weer te geven. Bovenaan rechts wordt er eveneens een groot pictogram weergegeven om de status van uw huidig verbonden gesprek, indien van toepassing, weer te geven. Het tabblad rechts voor elk gesprek bevat eveneens een kleine versie van het pictogram dat de status weergeeft van het gesprek dat het tabblad.

Pictogram

Omschrijving · Inactief Dit pictogram geeft aan dat u momenteel geen verbonden gesprek hebt. · Gaat over Dit pictogram geeft aan dat u een gesprek binnen krijgt dat moet beantwoord 40 worden. Afhankelijk van de andere telefooninstellingen geeft uw telefoon ook een hoorbaar belgeluid of een knipperend lampje of pictogrammen weer. · Kiezen Dit pictogram toont wanneer u bezig bent met het opzetten van een gesprek, maar dat de telefoon nog niet overgaat of verbonden is, bijvoorbeeld wanneer u het nummer vormt. · Uitgaand gesprek gaat over. Dit pictogram geeft aan dat het gesprek dat u hebt opgezet, nu overgaat. Houd er rekening mee dat voor analoge telefoonlijnen, gesprekken worden behandeld als onmiddellijk beantwoord omdat deze lijnen geen signalen voor de vooruitgang van een gesprek naar het telefoonsysteem bieden, enkel een hoorbare beltoon die u kunt horen. · Kon geen verbinding maken Het pictogram geeft aan dat het gesprek dat u hebt opgezet niet kon worden verbonden. · Verbonden Dit pictogram geeft het gesprek aan waaraan u momenteel deelneemt of naar luistert. · Gesprek in wachtstand Dit pictogram geeft een gesprek aan dat u in wachtstand hebt geplaatst.


Pagina 33 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Pictogram

Omschrijving · Wachtstand Dit pictogram geeft aan dat een andere gebruiker op uw systeem uw gesprek naar hen in wachtstand heeft geplaatst. · Conferentie Dit pictogram wordt getoond wanneer in u in een conferentiegesprek bent dat u hebt gestart.


Pagina 34 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gesprekspictogrammen

3.4 Een gesprek opzetten U kunt de one-X Portal for IP Office op verschillende manieren gebruiken om gesprekken op te zetten: · Vanuit het gesprekkengadget · Via het toetsenblok

152

· Van het telefoonboek

37

· Van het gespreksrapport · Vanuit voicemail

35

38

39

3.4.1 ... gesprekkengadget De tekstvakken en knoppen boven aan het zetten.

gesprekkengadget kunnen worden gebruikt om een gesprek op te

1. Voer een nummer in aan de hand van het tekstvak boven aan het

gesprekkengadget.

· Denk er voor externe gesprekken aan dat u een externe prefix toevoegt die wordt gebruikt door uw telefoonsysteem. · U kunt eveneens een naam invoeren. Als het overeenstemt met een contactpersoon in uw persoonlijke telefoonboek of Systeemtelefoonboek, zal het primaire nummer 173 dat werd opgeslagen met die contactpersoon worden gebeld. · U kunt ook een accountcode en onderwerp toevoegen aan een oproep. Klik op Meer.... Geef in de extra tekstvelden de gewenste informatie op. Om het tekstvak opnieuw te verwijderen, klik op Minder....

· Als u een onderwerp invoert, zal het worden toegevoegd aan de gespreksgegevens. Als u een interne gebruiker belt, kan het worden weergegeven op hun telefoon of in hun one-X Portal for IP Office gespreksvenster. · Als u een accountcode invoert, wordt deze na de oproep door het systeem opgeslagen in het gespreksrapport. Voor sommige gebruikers is het invoeren van een accountcode bij uitgaande oproepen verplicht. 2. Wanneer de gegevens zijn ingesteld zoals vereist, klik op Bellen. Als u reeds een gesprek gaande hebt, zal dat gesprek automatisch in wachtstand worden geplaatst 172 . · De voortgang van het gesprek wordt weergegeven op een tabblad in het


gesprekkengadget.

Pagina 35 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.4.2 ... toetsenblok U kunt een toetsenblok voor het bellen van een nummer gebruiken als onderdeel van het 1. Klik met behulp van het

gesprekkengadget op het

gesprekkengadget.

toetsenblokpictogram.

2. Voer aan de hand van het toetsenblok het nummer in dat u wilt bellen. Denk er voor externe gesprekken aan dat u een externe prefix toevoegt die wordt gebruikt door uw telefoonsysteem. 3. Om het laatste cijfer te verwijderen, klikt u op het

pictogram voor verwijderen.

4. U kunt het toetsenblok op elk gegeven moment verlaten om gespreksinformatie in andere velden in te voeren. Klik op het

toetsenblokpictogram om het toetsenblok te verbergen.

5. Wanneer de gegevens zijn ingesteld zoals vereist, klik op het pictogram voor bellen. Als u reeds een gesprek gaande hebt, zal dat gesprek automatisch in wachtstand worden geplaatst 172 . · De voortgang van het gesprek wordt weergegeven op een tabblad in het


gesprekkengadget.

Pagina 36 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Een gesprek opzetten

3.4.3 ... telefoonboek 1. Zoek met behulp van het telefoonboek.

telefoonboekgadget op het tabblad Start de naam die u nodig hebt uit het

2. Om de getoonde namen te filteren, voert u een naam of nummer in het tekstvak boven aan het tabblad in. Wanneer u een naam invoert, zullen contactpersonen uit het telefoonboek die niet overeenstemmen, niet worden getoond. 3. Om de weergegeven contactpersoon te bellen, beweegt u uw cursor erover. Telefoonboekpictogrammen telefoonboekfuncties die u kunt uitvoeren, worden weergegeven.

4. Om een gesprek op te zetten naar het primaire nummer van de contactpersoon, klik op het

83

voor de

gesprekspictogram. Als

het pictogram wordt weergegeven, kunt u hier op klikken om de alternatieve nummers van de contactpersoon weer te geven; klik op een van deze nummers voor het gesprek. · De voortgang van het gesprek wordt weergegeven op een tabblad in het


gesprekkengadget.

Pagina 37 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.4.4 ... gespreksrapport U kunt de nummers in het gespreksrapport gebruiken om een herhaald of terugbelgesprek op te zetten. 1. Aan de hand van het bellen.

gesprekkenrapportgadget op het tabblad Start kunt u de contactpersoon zoeken die u wilt

2. Klik op de naam of het nummer om een gesprek op te zetten. · De voortgang van het gesprek wordt weergegeven op een tabblad in het


gesprekkengadget.

Pagina 38 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Een gesprek opzetten

3.4.5 ... voicemail U kunt een terugbelgesprek opzetten naar iemand die u een voicemailbericht heeft achtergelaten. 1. Zoek met behulp van het

berichtengadget op het tabblad Start het bericht van de persoon die u wilt terugbellen.

2. Klik op de naam of het nummer van de beller om de persoon terug te bellen. · De voortgang van het gesprek wordt weergegeven op een tabblad in het


gesprekkengadget.

Pagina 39 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.5 Een gesprek beantwoorden Wanneer een nieuw gesprek op uw telefoon wordt gemeld, toont one-X Portal for IP Office de gegevens ervan in het gesprekkengadget. Als u het gesprekkengadget hebt verborgen, wordt het automatisch opnieuw geopend. Nieuwe gesprekken zullen standaard gedurende 15 seconden op uw telefoon overgaan vooraleer uw instellingen voor doorschakelen bij niet beantwoorden 172 worden gevolgd of het gesprek naar voicemail gaat. Als u reeds een aangesloten gesprek hebt, zal het beantwoorden van een nieuw gesprek met behulp van one-X Portal for IP Office het bestaande gesprek automatisch in wachtstand 44 plaatsen. 1. Het gesprekkengadget op het tabblad Start toont gegevens van het aangekondigde gesprek, inclusief het nummer en de naam van de beller, indien beschikbaar. Als u reeds een gesprek of gesprekken aan de gang hebt, selecteer dan het tabblad met het pictogram van een rinkelende hoorn .

2. Om het gesprek te beantwoorden, gebruikt u de telefoon of klikt u op de -knop voor het beantwoorden van een gesprek. Als u reeds een gesprek gaande hebt, zal dat gesprek automatisch in wachtstand worden geplaatst 172 . · Als u op de knop voor het droppen van het gesprek drukt, zal het gesprek doorgestuurd worden aan de hand van uw instellingen voor 'doorschakelen bij niet beantwoorden' (indien deze zijn ingesteld) of naar voicemail, indien beschikbaar. Om een gesprek te droppen, moet voicemail zijn geconfigureerd op de bureautelefoon. Wanneer u inlogt op de one-X Portal for IP Office en een gesprek ontvangt, wordt dat gesprek getoond in de gesprekkengadget. Als voicemail is geconfigureerd, kunt u bij een inkomend gesprek klikken op Droppen. Het gesprek wordt automatisch doorverbonden met voicemail. Hier kan de beller een bericht voor u achterlaten dat u later kunt beluisteren. Als u echter geen voicemail hebt geconfigureerd en een inkomend gesprek hebt, dan kunt u dat gesprek niet droppen. Ook al is de knop Droppen ingeschakeld in de gesprekkengadget, de verbinding wordt niet verbroken wanneer u klikt op Droppen. Hetzelfde geldt voor bureautelefoons. · De knop voor gesprek beantwoorden, is niet beschikbaar voor telefoons die geen gesprekken kunnen beantwoorden zonder dat de hoorn eerst wordt opgenomen of waarbij andere telefoonknoppen worden gebruikt. Voor die telefoons beantwoordt u het gesprek door de hoorn op te nemen of de knoppen van de telefoon voor het beantwoorden van gesprekken te gebruiken. · Het gesprekkengadget kan een reeks andere knoppen aangeven.


31

tonen die andere uitvoerbare bewerkingen

Pagina 40 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Een gesprek beantwoorden

3.6 Een gesprek opnemen Elke one-X Portal for IP Office-gebruiker, inclusief uzelf, heeft een actief profiel met een instelling voor Gesprek opnemen 101 . Wanneer deze instelling is geactiveerd, kunnen andere one-X Portal for IP Office-gebruikers uw gesprekken beantwoorden wanneer ze zien dat u een gesprek in wachtstand hebt. Houd er rekening mee dat dit niet van toepassing is op alle wachtende gesprekken. Het kan bijvoorbeeld niet worden gebruikt voor gesprekken van huntgroepen. Wanneer een gebruiker gesprek opnemen heeft geactiveerd, wordt het pictogram dat normaal wordt gebruikt om aan te geven dat de telefoon overgaat, vergezeld van de naam, getoond op een rode achtergrond. Een gesprek opnemen 1. Een rode achtergrond geeft aan dat de contactpersoon een gesprek of gesprekken heeft die wachten om beantwoord te worden en dat hij 'gesprek opnemen' heeft ingeschakeld.

2. Klik op het

pictogram om informatie over wachtende gesprekken weer te geven.

3. Klik op het nummer om een gesprek op te nemen.

3.7 Onbeantwoorde oproepen De behandeling van onbeantwoorde gesprekken hangt af van uw telefooninstellingen en van het type gesprek.

Voor rechtstreekse gesprekken aan u In de IP Office 173 systeemconfiguratie beschikt u over een vaste Niet-beantwoordingstijd (standaard is dit 15 seconden). Voor gesprekken die rechtstreeks aan u zijn gericht, zal de IP Office een aantal zaken uitvoeren wanneer het gesprek niet binnen die tijd wordt beantwoord. · Als u Doorschakelen bij niet beantwoorden 172 hebt geactiveerd, zal het gesprek op dat nummer overgaan gedurende uw Niet-beantwoordingstijd vooraleer het overgaat naar voicemail (indien beschikbaar). · Als uw bestemming voor doorschakelen bij niet beantwoorden een extern nummer is, zal het telefoonsysteem het gesprek proberen op te vragen en het naar voicemail sturen als het onbeantwoord blijft. Dat is echter niet in alle gevallen mogelijk. · U kunt doorverbinden aan-/uitschakelen en het bestemmingsnummer wijzigen met behulp van een one-X Portal for IP Office profiel 99 . · Als voicemail is geactiveerd, zal de beller uw mailboxbegroeting horen. U kunt voicemail in- of uitschakelen met behulp van een one-X Portal for IP Office profiel 99 . · Als geen van de bovenstaande opties beschikbaar is, zal het gesprek blijven overgaan op uw toestel. Als het gesprek wordt beantwoord door iemand anders of door voicemail, wordt dit opgenomen in uw gespreksrapport 74 als een gemiste oproep.

Voor gesprekken naar een huntgroep waar u lid van bent Huntgroepen 172 hebben hun eigen instelling voor Niet-beantwoordingstijd. Als het gesprek niet door u wordt beantwoord, wordt het standaard aangeboden aan het volgende beschikbare lid van de huntgroep.

3.8 Een gesprek beëindigen U kunt een gesprek beëindigen door op de knop gesprekkengadget.


te klikken die wordt weergegeven met de gesprekgegevens in het

Pagina 41 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.9 Geluid oproep dempen Met one-X Portal for IP Office 8.0 kan een gebruiker het geluid van een gesprek dempen. Opmerking: wanneer een gebruiker een gesprek dempt, wordt alleen de gebruiker zelf en niet de andere partij gedempt. Het geluid van een gebruiker van one-X Portal tijdens een actief gesprek dempen U kunt het geluid van een gebruiker van one-X Portal bij alle soorten gesprekken dempen, dus ook bij een doorverbonden gesprek of bij ruggespraak. · Om het geluid van een gebruiker te dempen, klikt u op Dempen in het gesprekkengadget . · Om het dempen op te heffen, klikt u op Dempen opheffen in het gesprekkengadget . Geparkeerd gesprek Een gebruiker kan een geparkeerd gesprek niet dempen. Om een gebruiker in een geparkeerd gesprek te dempen, moet u eerst het parkeren opheffen. Gesprek in wachtstand Als u een gebruiker dempt en vervolgens het gesprek in de wachtstand plaatst, heft het systeem de demping op als u het gesprek uit de wachtstand haalt. Als de andere partij het gesprek echter in de wacht plaatst, kan de gebruiker van one-X Portal for IP Office het gesprek dempen en zorgt het systeem ervoor dat het gesprek gedempt blijft, zelfs als het gesprek uit de wachtstand wordt gehaald. Opmerking: als u de op toets Wachtstand op de telefoon drukt, wordt de status van het gesprek in one-X Portal for IP Office 8.0 niet weergegeven als Gedempt.

3.10 Gesprekken in de wachtstand plaatsen U kunt one-X Portal for IP Office gebruiken om gesprekken in wachtstand te plaatsen en ze vervolgens uit wachtstand op te vragen. In wachtstand zal de beller wachtmuziek of regelmatige herinneringstonen horen.

3.10.1 Een gesprek in wachtstand plaatsen 1. Selecteer met behulp van het gesprekkengadget op het tabblad Start het gesprektabblad voor het verbonden gesprek. Het zal het tabblad zijn met rechts een pictogram van twee aangesloten hoorns . 2. Klik op de knop naar .

voor het in wachtstand plaatsen van een gesprek aan de linkerkant. Het gesprekspictogram wijzigt

3. Als u niet verbonden bent met een ander gesprek, zal het gesprek in wachtstand na een bepaalde periode automatisch opnieuw overgaan op uw telefoon.

Opmerkingen


Pagina 42 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gesprekken in de wachtstand plaatsen 1. Bellers in wachtstand horen muziek, indien deze beschikbaar is. De muziek hangt af van de configuratie van het telefoonsysteem. Als er geen muziek voor wachtende gesprekken is geconfigureerd, zal de beller elke 4 seconden een dubbele pieptoon horen. 2. De Time-out wachtstand voor alle wachtende gesprekken wordt ingesteld door de systeembeheerder 173 . Het is standaard 15 seconden, maar kan worden gewijzigd of uitgeschakeld. Het terugkerende wachtende gesprek negeert instellingen voor doorschakelen of niet storen 172 . U kunt een wachtende herinnering niet verwijderen. 3. Als de systeembeheerder voor u Bezet bij gesprek in wachtstand heeft geconfigureerd, zal het telefoonsysteem u voor bijkomende inkomende gesprekken als bezet 172 behandelen als u reeds gesprekken in wachtstand hebt.


Pagina 43 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.10.2 Een wachtend gesprek opvragen 1. Selecteer met behulp van het gesprekkengadget op het tabblad Start het gesprektabblad voor het wachtende gesprek. Het pictogram zal worden weergegeven.

2. Klik op de knop voor het uit wachtstand halen van een gesprek aan de linkerkant. Het gesprekspictogram wijzigt naar een pictogram. 3. Als u verbonden was met een ander gesprek, wordt dit automatisch gewijzigd naar een gesprek in wachtstand.

3.10.3 Een wachtend gesprek beëindigen 1. Selecteer met behulp van het gesprekkengadget op het tabblad Start het gesprektabblad voor het wachtende gesprek. Het pictogram zal worden weergegeven.

2. Klik op de knop

voor het droppen van het gesprek aan de linkerkant. Het wachtende gesprek wordt afgebroken.


Pagina 44 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gesprekken in de wachtstand plaatsen

3.11 Schakelen tussen gesprekken U kunt verschillende gesprekken aan de gang hebben op hetzelfde moment. Dit omvat alle gesprekken die u waarschuwen en alle gesprekken die in wachtstand staan. U kunt echter slechts één verbonden gesprek op hetzelfde moment hebben. Elk gesprek wordt getoond door een tabblad aan de linkerkant en het pictogram zal de status van dat gesprek 33 (verbonden, in wachtstand, aankondigend, enz.) weergeven.

Om de gegevens van een gesprek te bekijken, klikt u op het tabblad voor dat gesprek. Het bekijken van de gesprekgegevens beantwoordt het gesprek niet of heeft geen invloed op de gesprekken. Om over te schakelen naar een ander gesprek, klikt u op de knop voor gesprek beantwoorden of gesprek in wachtstand opvragen. Het gesprek waarmee u verbonden was, zal automatisch in wachtstand worden geplaatst 172 .

Aantal gesprekken one-X Portal for IP Office beperkt het aantal gesprekken niet dat u kunt opzetten en ontvangen. U kunt slechts één aangesloten gesprek tegelijkertijd hebben, maar u kunt meerder gesprekken in wachtstand hebben op hetzelfde moment. Uw telefoonsysteem beperkt het aantal binnenkomende gesprekken dat u kunt ontvangen. Telefoons met gespreksknoppen Veel Avaya-telefoons hebben programmeerbare knoppen die geconfigureerd zijn door de systeembeheerder 173 als gespreksknoppen 172 . Wanneer u een van deze telefoons gebruikt, wordt voor elk gesprek dat u opzet of ontvangt een gespreksknop gebruikt waarmee dit gesprek kan worden geregeld (indrukken om vast te houden, opvragen, gegevens bekijken, enz.). · Voor een binnenkomend gesprek wordt het gesprek weergegeven op een geschikte gespreksknop indien beschikbaar. Als er geen gespreksknop beschikbaar is, zal het telefoonsysteem het gesprek behandelen als of u bezet 172 bent voor eventuele bijkomende binnenkomende gesprekken. · Voor uitgaande gesprekken kunt u one-X Portal for IP Office gebruiken om bijkomende uitgaande gesprekken op te zetten zelfs wanneer alle gespreksknoppen van uw telefoon in gebruik zijn. Als u dit doet, zullen sommige gesprekken niet worden weergegeven door en daarom regelbaar zijn door een gespreksknop op de telefoon. · Telefoons zonder gespreksknoppen Als de telefoon die u gebruikt, geen gespreksknoppen heeft, regelt uw instelling voor Wachtend gesprek aan, die is ingesteld door uw systeembeheerder, het aantal gesprekken dat u kunt ontvangen. · Als uw instelling voor Wachtend gesprek aan geactiveerd is, kunt u one-X Portal for IP Office gebruiken om bijkomende binnenkomende gesprekken te beantwoorden. Eenmaal dat u twee gesprekken hebt die worden behandeld, worden eventueel binnenkomende gesprekken door het telefoonsysteem behandeld als of u bezet 172 bent. Met one-X Portal for IP Office kunt u echter nog steeds bijkomende uitgaande gesprekken opzetten. · Als uw instelling voor Wachtend gesprek aan niet geactiveerd is, zal het telefoonsysteem u behandelen als of u bezet 172 bent eenmaal dat u een aangesloten gesprek hebt. Met one-X Portal for IP Office kunt u echter nog steeds bijkomende uitgaande gesprekken opzetten.

Opmerkingen


Pagina 45 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

1. U kunt slechts één aangesloten gesprek tegelijkertijd hebben. Als u verbinding maakt met een ander gesprek (door een gesprek op te zetten, een gesprek te beantwoorden, een gesprek uit parkeerstand halen, een gesprek uit wachtstand opvragen, enz.) wordt het bestaande gesprek waarmee u verbonden was automatisch in wachtstand geplaatst. Dit noemt men automatische wachtstand. Uw systeembeheerder 173 kan Automatische wachtstand voor het ganse systeem deactiveren. Wanneer dit gebeurt, wordt de verbinding van elk huidig gesprek verbroken wanneer u verbinding maakt met een gesprek. 2. Dit is niet van toepassing op geparkeerde gesprekken. In tegenstelling tot gesprekken in wachtstand, worden ze geparkeerd op het telefoonsysteem in plaats van op uw telefoon in wachtstand geplaatst.


Pagina 46 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Schakelen tussen gesprekken

3.12 Een gesprek opnemen Als uw telefoonsysteem over een Voicemail Pro voicemailsysteem beschikt, kunt u gesprekken opnemen. · De beller zal standaard een waarschuwing voor gesprekopname horen. Als u andere partijen betrekt bij het gesprek dat wordt opgenomen, bijvoorbeeld bij het starten van een conferentie, wordt deze waarschuwing opnieuw afgespeeld. Uw systeembeheerder 173 kan het waarschuwingsbericht voor het opnemen van berichten uitschakelen. Dit kan echter om wettelijk redenen verboden zijn. · De opname wordt standaard in uw eigen voicemail mailbox geplaatst. Uw systeembeheerder kan de mailbox wijzigen waarin uw gespreksopnames worden geplaatst. · De opname zal verdergaan zo lang u bent verbonden met het gesprek. Als u het gesprek doorverbindt met een andere gebruiker of nummer, wordt de opname beëindigd. Een gespreksopname starten 1. Selecteer met behulp van het gesprekkengadget op het tabblad Start het gesprektabblad voor het verbonden gesprek. Het zal het tabblad zijn met rechts een pictogram van twee aangesloten hoorns .

2. Om een gesprek op te nemen, klikt op de opnameknop aan de rechterkant. Als de knop wordt weergegeven als een pictogram, dan is de opname voor eender welke reden niet beschikbaar. 3. Eenmaal dat de opname is gestart, wijzigt de knop naar een pictogram. Klik hierop om de opname te beëindigen De gespreksopname stopt ook automatisch als u een gesprek parkeert, doorverbindt of in conferentie plaatst. Als u een gesprek in wachtstand plaatst, wordt de gespreksopname onderbroken terwijl het gesprek in wachtstand staat.


Pagina 47 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.13 Gesprekken doorverbinden U kunt one-X Portal for IP Office gebruiken om gesprekken door te verbinden. Er zijn verschillende manieren om gesprekken door te verbinden: Ongecontroleerd doorverbinden

Ongecontroleerd doorverbinden gebeurt wanneer u na het bellen van de doorschakelbestemming, het gesprek doorverbindt zonder dat u wacht totdat het gesprek wordt beantwoord.

Gecontroleerd doorverbinden

Gecontroleerd doorverbinden gebeurt wanneer u praat (of probeert te praten) met de doorschakelbestemming voordat het gesprek wordt doorverbonden. Uw oorspronkelijk gesprek naar de doorschakelverbinding is een consultatie- of informatiegesprek. Deze methode om gesprekken door te verbinden maakt het mogelijk te bevestigen of het bestemmeling aanwezig is en het gesprek wilt aanvaarden.

Doorverbinden naar conferentie

U kunt ook een gesprek doorverbinden door een conferentie te starten vervolgens de conferentie verlaten.

65

tussen alle partijen en

Opmerkingen 1. Uw systeembeheerder 173 kan voor u een Terugstuurtijd doorverbinden activeren. Wanneer deze is ingesteld, kan een doorverbonden gesprek dat niet wordt beantwoord, terug op uw toestel overgaan. 2. Het vermogen om een extern gesprek naar en ander extern nummer door te verbinden, kan verhinderd zijn door uw systeembeheerder.


Pagina 48 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gesprekken doorverbinden

3.13.1 Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden Ongecontroleerd doorverbinden gebeurt wanneer u na het bellen van de doorschakelbestemming, het gesprek doorverbindt zonder dat u wacht totdat het gesprek wordt beantwoord. 1. Selecteer met behulp van het wilt doorverbinden. Klik op

gesprekkengadet op het tabblad Start het gesprektabblad voor het gesprek dat u om het gesprek in de parkeerstand te zetten.

2. Voer aan de hand van het tekstvak boven aan het doorverbinden en klik op de knop Doorverbinden.

gesprekkengadget het nummer in naar waar u het gesprek wilt

3. Het gesprek wordt doorverbonden.



Pagina 49 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.13.2 Een gesprek gecontroleerd doorverbinden Gecontroleerd doorverbinden gebeurt wanneer u praat (of probeert te praten) met de doorschakelbestemming voordat het gesprek wordt doorverbonden. Uw oorspronkelijk gesprek naar de doorschakelverbinding is een consultatie- of informatiegesprek. Deze methode om gesprekken door te verbinden maakt het mogelijk te bevestigen of het bestemmeling aanwezig is en het gesprek wilt aanvaarden.

1. Selecteer met behulp van het wilt doorverbinden. Klik op

gesprekkengadet op het tabblad Start het gesprektabblad voor het gesprek dat u om het gesprek in de parkeerstand te zetten.

2. Voer aan de hand van het tekstvak boven aan het doorverbinden en klik op Consulteren.

gesprekkengadget het nummer in naar waar u het gesprek wilt

3. Uw huidige gesprek wordt in wachtstand geplaatst. U hoort de vooruitgang van het gesprek naar de doorschakelbestemming. Wanneer deze oproep wordt beantwoord, wordt dit een informatie- of consultatiegesprek genoemd. · Als de andere partij de transfer aanvaardt: klik op het tabblad de knop

van het gesprek in wachtstand. Klik op

voor het voltooien van de transfer.

· Als de andere partij niet opneemt of de transfer niet wilt aanvaarden: klik op de knop informatiegesprek te beëindigen. Klik op het tabblad het gesprek in wachtstand op te vragen.

om het

van het gesprek in wachtstand. Klik op de knop

om

· Schakelen tussen gesprekken: u kunt vervolgens schakelen tussen gesprekken met behulp van de knop op het tabblad van het gesprek dat momenteel in wachtstand staat. U kunt echter de transfer enkel voltooien door het oorspronkelijke gesprek in wachtstand te plaatsen en vervolgens op de te klikken.

transfer voltooien in het tabblad



Pagina 50 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gesprekken doorverbinden

3.13.3 Gesprekken doorschakelen aan de hand van het telefoonboek U kunt een gesprek naar een contactpersoon in uw telefoonboek doorverbinden in plaats van het bestemmingsnummer zelf in te voeren. 1. Gebruik het telefoonboekgadget om de partij te zoeken naar wie u het gesprek wilt doorverbinden. Klik op hun naam om het nummer weer te geven.

2. Omdat u reeds een verbonden gesprek hebt, worden er bijkomende opties getoond wanneer u de cursor over een contactpersoon in het telefoonboek beweegt. · Gebruik het doorverbinden pictogram om een gesprek ongecontroleerd door te verbinden primaire nummer van de contactpersoon. · Gebruik het consulteren pictogram om een gesprek gecontroleerd door te verbinden nummer van de contactpersoon.

50

49

met het

met het primaire

· Gebruik het conferentiepictogram om een conferentie met uzelf te beginnen, het gesprek in wachtstand te zetten en het primaire nummer van de contactpersoon op te zetten. · Als het pictogram wordt weergegeven, heeft de contactpersoon alternatieve nummers. U kunt op het pictogram klikken en dezelfde opties als hierboven selecteren voor deze nummers.


Pagina 51 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.14 Gesprekken parkeren Wanneer u een gesprek in wachtstand plaatst, bent u de enige die dat gesprek kan opvragen. Een gesprek parkeren, stemt overeen met een gesprek in wachtstand plaatsen. Een geparkeerd gesprek kan echter worden opgevraagd door andere gebruikers als ze het parkeerslotnummer of de naam kennen die werd gebruikt om het gesprek te parkeren. oneX Portal for IP Office voorziet 4 parkeerknoppen. U kunt configureren welk parkeerslotnummer of naam elke knop gebruikt. U kunt vervolgens de knoppen gebruiken om een gesprek in een specifiek parkeerslot te parkeren, om te zien wanneer een gesprek werd geparkeerd in dat parkeerslot door u of door iemand anders en om een geparkeerd gesprek in dat slot uit de parkeerstand te halen.

Opmerkingen 1. Als u een gesprek parkeert en het te lang geparkeerd laat, zal het opnieuw op uw telefoon overgaan. Het parkeren wordt standaard na 5 minuten herroepen, maar uw systeembeheerder 173 kan dit aanpassen. U kunt geen geparkeerd gesprek dat opnieuw op uw telefoon overgaat, verwijderen. 2. Parkeerslots zijn uniek voor uw telefoonsysteem. Het parkeren van gesprekken en het uit de parkeerstand halen van gesprekken wordt niet ondersteund tussen verschillende telefoonsystemen in een Small Community Network 173 .

3.14.1 Uw parkeerslots configureren one-X Portal for IP Office heeft vier parkeerslotknoppen. U kunt de parkeerslots van het telefoonsysteem instellen op de knoppen. Als de door u gebruikte namen of nummers overeenkomen met die van andere gebruikers, kunt u de gesprekken zien die door andere gebruikers in deze parkeerslots geparkeerd zijn. U kunt de knoppen gebruiken om deze gesprekken uit de parkeerstand te halen. Andere gebruikers kunnen eveneens de gesprekken zien die u parkeert, en deze uit de parkeerstand halen. 1. Selecteer op het tabblad Configureren de optie

Telefonie.

2. Geef in het gedeelte Parkeerslots het nummer of de naam van het parkeerslot op. Standaard zijn de parkeerslots genummerd van 1 tot 4. Opmerking: de naam van een parkeerslot mag niet langer zijn dan negen tekens. De naam van het parkeerslot mag alfanumeriek zijn en kan speciale tekens bevatten. 3. Klik op Opslaan.


Pagina 52 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gesprekken parkeren

3.14.2 Een gesprek parkeren 1. Selecteer met behulp van het u wilt parkeren.

gesprekkengadget op het tabblad Start het gesprektabblad voor het gesprek dat

2. Klik op één van de parkeerknoppen in het midden van het

gesprekkengadget.

3. Het gesprek wordt geparkeerd en de knop geeft nu aan dat het systeemparkeerslot in gebruik is.

Opmerkingen 1. Als u een gesprek parkeert en het te lang geparkeerd laat, zal het opnieuw op uw telefoon overgaan. Het parkeren wordt standaard na 5 minuten herroepen, maar uw systeembeheerder 173 kan dit aanpassen. U kunt geen geparkeerd gesprek dat opnieuw op uw telefoon overgaat, verwijderen.


Pagina 53 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.14.3 Een gesprek uit de parkeerstand halen 1. Met behulp van het gesprekkengadget op het tabblad Start geven de parkeerknoppen in het midden aan of er een geparkeerd gesprek is.

2. Door uw cursor over de knop te plaatsen, wordt de naam en het nummer van de geparkeerde beller (indien gekend) weergegeven. 3. Klik op de geparkeerde gespreknop om het gesprek uit de parkeerstand te halen.


Pagina 54 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gesprekken parkeren

3.15 DTMF-tonen verzenden U kunt DTMF-signalen (Dual Tone Multi- Frequency) verzenden met one-X Portal for IP Office. Als u DTMF-signalen verzendt met one-X Portal for IP Office, schakelt u de DTMF-modus in op het toetsenblok, anders zal het systeem een nieuwe oproep plaatsen. Opmerking: u kunt alleen DTMF-signalen verzenden tijdens een actieve oproep of een actief conferentiegesprek. U kunt geen DTMF-signalen verzenden als een gesprek in de wachtstand staat. DTMF inschakelen: 1. Klik op het

-toetsenblok in het gadget Oproepen.

2. Schakel DTMF-tonen verzenden in. 3. Klik op de cijfers en tekens van het toetsenblok om de DTMF-signalen te verzenden. Na het verzenden van de DTMF-tonen, kunt u het toetsenbord sluiten om de DTMF-modus uit te schakelen. Het systeem schakelt de DTMF-modus uit als u het toetsenblok sluit. Het systeem geeft bij activiteiten het toetsenblok niet weer. Bijvoorbeeld als u een oproep ontvangt of de verbinding verbreekt.

3.16 Een instant message naar andere gebruikers sturen one-X Portal for IP Office geeft u de mogelijkheid om chatsessies met instant messages met andere gebruikers die momenteel gebruikmaken van one-X Portal for IP Office. U kunt hen herkennen aan het groene pictogram in het telefoonboek. U kunt een instant message sessie gebruiken zelfs wanneer u een gesprek hebt met dezelfde gebruiker die u berichten stuurt. Als u niet wenst dat andere gebruikers een chatsessie met u kunnen starten terwijl u one-X Portal for IP Office gebruikt, kunt u uw aanwezigheidsstatus instellen 16 op Offline. 1. Zoek de andere one-X Portal for IP Office-gebruiker in uw

2. Beweeg met uw cursor over de contactpersoon; een . Klik op het

telefoonboekgadget.

chatpictogram geeft aan dat ze beschikbaar zijn om te chatten

chatpictogram om een chatvenster te openen.

3. Het instant message pop-up venster verschijnt in uw one-X Portal for IP Office en in het one-X Portal for IP Office van de andere gebruiker.


Pagina 55 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

4. U kunt berichten beginnen te typen en zij kunnen antwoorden. 5. U kunt een instant message sessie starten met andere one-X Portal for IP Office-gebruikers op hetzelfde moment. Elke sessie zal in een afzonderlijk pop-up venster verschijnen.


Pagina 56 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Een instant message naar andere gebruikers sturen

3.16.1 Overschakelen van IM naar een telefoongesprek Het kan gebeuren dat een IM-sessie (Instant Message) niet voldoende is om een idee over te brengen, of dat een telefoongesprek sneller tot het gewenste resultaat leidt. U kunt de persoon vanuit het IM-conversatievenster bellen door de opdracht @call in te voeren. Opmerking: u kunt alleen overschakelen van IM naar een telefoongesprek tijdens een IM-conversatie met een contactpersoon uit het one-X Portal for IP Office systeemtelefoonboek. U kunt van IM overschakelen naar spraak, ook wanneer u de Avaya one-X® Mobile preferred for IP Office of een externe IM-client gebruikt. Overschakelen van IM naar een telefoongesprek: 1. Voer tijdens een IM-conversatie met een contactpersoon uit het one-X Portal for IP Office Systeemtelefoonboek de opdracht @call in. 2. Druk op Enter. Het systeem zet een telefoongesprek op tussen uw telefoon en de andere persoon. Er wordt een bericht weergegeven met de volgende tekst: " wil met u praten, uw telefoon gaat zo over", hierbij is de de naam of het toestelnummer van de gebruiker die het initiatief heeft genomen voor het gesprek. Opmerking: Als u overschakelt van een IM- naar een spraakgesprek, wordt het IM-gesprek niet beëindigd. U kunt via de telefoon en via IM tegelijk blijven communiceren.

3.17 Niet storen Wanneer u deze toestand selecteert, ontvangt u enkel gesprekken van geselecteerde nummers die u hebt aangegeven door ze aan uw Niet storen-uitzonderingen 127 toe te voegen. Alle andere bellers worden, indien beschikbaar, naar voicemail gestuurd of krijgen een bezettoon te horen. U kunt nog steeds gesprekken opzetten in de 'Niet storen' toestand. Om Niet storen in te schakelen 1. Klik bovenaan rechts op de

statusselectiefunctie.

2. Selecteer Niet storen. 3. Uw statuspictogram zal gewijzigd worden naar

niet storen.

Om Niet storen uit te schakelen 1. Klik bovenaan rechts op de

statusselectiefunctie.

2. Selecteer Beschikbaar of Offline. 3. Uw statuspictogram zal gewijzigd worden naar


beschikbaar of

offline.

Pagina 57 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

3.18 Besturingselementen agent Als u ook een Customer Call Reporter-agent bent, wordt dit gadget in het one-X Portal for IP Office weergegeven. U kunt dit gebruiken om uw huidige agentstatus te bekijken en deze status te wijzigen. U kunt het eveneens gebruiken om uw lidmaatschapstatus te wijzigen in de verschillende Customer Call Reporter-wachtrijen waartoe u behoort. De wijzigingen die u maakt met behulp van het gadget, zoals de tijd die u spendeert in elke agentstatus, zullen worden opgenomen in de rapporten die worden gegeneerd door de Customer Call Reporter. Deze zijn zichtbaar voor uw Customer Call Reporter-supervisor en kunnen in bepaalde gevallen worden overschreven door de supervisor.

Uw agentstatus wijzigen De agentstatus die wordt weergegeven, wordt zowel door u als het telefoonsysteem gecontroleerd. Bijvoorbeeld, na elke oproep kan uw status gedurende korte tijd automatisch veranderen naar Nawerk om vervolgens opnieuw automatisch te veranderen naar Beschikbaar. U kunt het eveneens volgens behoefte wijzigen, bijvoorbeeld wanneer u uw nawerk hebt afgerond, kunt u de status automatisch terug wijzigen naar Beschikbaar. · Beschikbaar In deze status bent u beschikbaar om oproepen in wachtrij te ontvangen en te beantwoorden wanneer u niet reeds in gesprek bent. Houd er rekening mee dat dit verschilt van de beschikbare aanwezigheidsstatus die wordt gebruikt door het one-X Portal for IP Office zelf. Hoewel deze status in uw one-X Portal for IP Office wordt getoond, kan uw Customer Call Reporter-weergave mogelijk bijkomende statussen tonen aangezien u oproepen te zien krijgt en kunt beantwoorden (bijvoorbeeld Bezig met bellen en Bezet). · Nawerk Deze status wordt gebruikt na oproepen in wachtrij zodat u acties, zoals het voltooien van gespreksrecords, kunt uitvoeren. Het is de bedoeling dat dit een tijdelijke status is en automatisch wordt geannuleerd door het telefoonsysteem na verloop van een periode die door de systeembeheerder is ingesteld. · Bezet niet beschikbaar Selecteer deze oproep wanneer u ingelogd wilt blijven, maar geen oproepen in wachtrij wilt ontvangen. U wordt gevraagd een Redencode te selecteren voor 'Bezet niet beschikbaar' uit de reeks codes die beschikbaar zijn op het telefoonsysteem.

Uw wachtrijen Het onderdeel Mijn huntgroepen geeft de Customer Call Reporter-wachtrijen weer voor welke u geconfigureerd bent als lid. U kunt deze lijst gebruiken om uw huidig lidmaatschap in- of uit te schakelen. U kunt enkel oproepen ontvangen voor wachtrijen waarvoor uw lidmaatschap momenteel is ingeschakeld. Met het selectievakje bovenaan de lijst kunt u uw lidmaatschap in- en uitschakelen voor alle wachtrijen waarvoor u uw lidmaatschap kunt wijzigen. Het uitschakelen van uw lidmaatschap van al uw wachtrijen wordt in Customer Call Reporter gemeld als de speciale status Aanwezig. · Welke wachtrijen kan ik beheren? De beheerder van het telefoonsysteem kan instellen van welke wachtrijen u uw lidmaatschapstatus kunt wijzigen, standaard zijn dit er geen. Zie hiervoor de installatiehandleiding voor one-X Portal for IP Office. De groepsnaam wordt grijs weergegeven als u uw lidmaatschapsstatus voor deze groep niet kunt wijzigen.


Pagina 58 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Gesprekken opzetten en beantwoorden: Gesprek beheren met twinning

3.19 Gesprek beheren met twinning Met Mobile Twinning kunt u bij binnenkomende gesprekken zowel uw normale toestel als een ander nummer over laten gaan. Uw systeembeheerder bepaalt wie gebruik kan maken van deze functie. Als u mobile twinning mag gebruiken, kunt u het in- of uitschakelen en het nummer van de bestemming invoeren in uw huidige one-X Portal for IP Office-profiel 104 . De systeembeheerder kan deze functie ook via de menu's van uw bureautelefoon voor u configureren. Als mobile twinning is ingeschakeld, zijn er twee extra knoppen beschikbaar in het gesprekkengadget:

·

Doorverbinden naar twin Als u een oproep hebt aangenomen op uw normale toestel, kunt u op deze knop klikken om de oproep door te verbinden naar uw getwinde nummer. Het telefoonsysteem zal de oproep dan proberen door te verbinden naar dat nummer. Als de oproep niet beantwoord wordt, komt de oproep weer terug naar uw normale toestel. De oproep kan ook terugkomen als hij te snel beantwoord wordt, bijvoorbeeld als de oproep direct wordt omgeleid naar de voicemail als een mobiele telefoon in gesprek of uitgeschakeld is.

·

Terugnemen van twin Als u een getwinde oproep beantwoord hebt op uw getwinde toestelnummer, kunt u de oproep met deze knop terugschakelen naar uw normale toestel.


Pagina 59 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 4. Conferentiegesprekken


Pagina 60 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Conferentiegesprekken:

4. Conferentiegesprekken U kunt de one-X Portal for IP Office gebruiken om een conferentiegesprek te beginnen en te beheren. De conferentiepartijen worden vermeld in het

gesprekkengadget.

Opmerkingen 1. Het maximum aantal deelnemers aan een specifieke conferentie is 64. Dit is echter beperkt door het aantal deelnemers aan andere conferenties die reeds aan de gang zijn. Dit wordt ook beperkt door andere functies. Bijvoorbeeld: vastleggen van gesprekken waarbij ook de conferentiefuncties van de telefoon worden gebruikt. 2. Afhankelijk van de instellingen van het telefoonsysteem, kan een conferentie automatisch worden beëindigd als alle interne gebruikers het gesprek verlaten en er nog enkel externe gebruikers overblijven. 3. De besturingselementen voor conferentie worden niet ondersteund voor gebruikers met een ander telefoonsysteem dat het systeem waar de conferentie werd gestart. Conferentiegesprekken starten en beheren · Een conferentie instellen

· Herkenning conferentiemanager

62

· Wachtende gesprekken in een conferentiegesprek omvormen

61

· Een partij toevoegen aan een conferentie 66

65

· Een deelnemer verwijderen uit een conferentie 68 · Een conferentiegesprek parkeren

64

69

· Uw conferentiebrugnummer configureren 71


· Conferentiepartijen dempen

· De verbinding met alle deelnemers van een conferentiegesprek verbreken 69 · Gesprek in wachtstand plaatsen

· Herkenning van spreker in conferentie 64

70

67

· Een Meet Me-conferentie vergrendelen. 69 · Gespreksknoppen voor conferentie 71

Pagina 61 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

4.1 Een conferentie instellen U kunt de one-X Portal for IP Office-telefoonboeken gebruiken om de partijen die u wilt toevoegen aan de conferentie te selecteren en te bellen en vervolgens de conferentie te starten. 1. Zoek in het

telefoonboekgadget de contactpersoon die u wilt toevoegen om een conferentie mee te starten en

beweeg uw cursor erover. Klik op het pictogram . Dit zal een gesprek met die contactpersoon starten, maar met het gesprekkengadget via het scherm voor conferentie-informatie in plaats van het normale scherm voor gespreksinformatie.

2. Wanneer de partij antwoordt, informeer hen dat u hen aan een conferentie wilt toevoegen. Als zij geen antwoord geven of niet aan de conferentie willen deelnemen, positioneer de cursor erboven in de gadget voor oproepen en klik op het pictogram dat nu te zien is. De pictogrammen geven u eveneens de kans om een gesprek in wachtstand te plaatsen of het gesprek op te nemen.

3. Zoek en beweeg uw cursor over de volgende contactpersoon die u wilt toevoegen aan de conferentie. Klik op het pictogram . De eerder toegevoegde partij wordt in wachtstand geplaatst terwijl u de vooruitgang van het gesprek met de nieuwe contactpersoon hoort.


Pagina 62 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Conferentiegesprekken: Een conferentie instellen

4. Wanneer u alle contactpersonen hebt toegevoegd, klikt u op het de conferentie te starten.


conferentiepictogram in het gesprekkengadget om

Pagina 63 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

4.2 Herkenning conferentiemanager Wanneer u vanaf uw bureautelefoon een ad-hocconferentie begint, dan kan de one-X Portal for IP Office u herkennen als de conferentiemanager. U belt bijvoorbeeld toestel 202 en toestel 203. Als u op de conferentieknop van de bureautelefoon drukt, dan wordt u de manager van de conferentie. Als conferentiemanager beschikt u over alle speciale privileges. 1. U kunt uzelf dempen of alle deelnemers van de conferentie dempen. 2. U kunt uzelf verwijderen of alle deelnemers van de conferentie verwijderen.

4.3 Herkenning conferentiedeelnemer De interface van one-X Portal for IP Office geeft de luidste spreker in een conferentie aan met een groen Het

-pictogram.

-pictogram is alleen zichtbaar in een MeetMe-conferentie.

Het -pictogram geeft aan de dat de spreker de luidste toon heeft van alle deelnemers in de conferentie. Het pictogram verschilt per deelnemer, afhankelijk van diens geluidssterkte in de conferentie.

-

Bijvoorbeeld, Er zijn drie deelnemers in een MeetMe-conferentiegesprek: Extn203NC, Extn201NC en Extn205NC. Het -pictogram is zichtbaar bij Extn205NC, wat aangeeft dat Extn205NC momenteel de luidste spreker is in de conferentie.

Tijdens de conferentie kan het

-pictogram verplaatsen naar Extn203NC, afhankelijk van de geluidssterkte.


Pagina 64 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Conferentiegesprekken: Wachtende gesprekken in een conferentie omvormen

4.4 Wachtende gesprekken in een conferentie omvormen Als u verschillende gesprekken in wachtstand of wachtende gesprekken plus een aangesloten gesprek hebt, kunt u ze tot een conferentiegesprek omvormen. 1. Wanneer u verschillende gesprekken in wachtstand of een actief gesprek en andere gesprekken in wachtstand hebt, zal het gesprekkengadget een

2. Klik op de knop

conferentiepictogram weergeven.

Conferentie. Alle gesprekken worden aan een conferentie toegevoegd.


Pagina 65 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

4.5 Een gesprek toevoegen aan een conferentie U kunt een bijkomende partij toevoegen aan de conferentie. 1. Voer het nummer in dat u wilt bellen en klik op Bellen. Daarnaast kunt ook het telefoonboek gebruiken om een contactpersoon te bellen.

2. Uw verbinding met de conferentie wordt in wachtstand geplaatst, maar de andere deelnemers kunnen nog steeds met elkaar praten.

· Als de andere partij wilt deelnemen aan de conferentie, klik dan op

.

· Als de andere partij niet opneemt of niet wilt deelnemen aan de conferentie, klikt u op tabblad voor het conferentiegesprek en klik op


. Ga vervolgens naar het

om opnieuw deel te nemen aan de conferentie.

Pagina 66 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Conferentiegesprekken: Een gesprek toevoegen aan een conferentie

4.6 Deelnemers aan conferentie dempen Partijen in de conferentie kunnen gedempt worden. Dit kan de duidelijkheid van het conferentiegesprek verbeteren, voornamelijk als er partijen deelnemen met analoge verbindingen of via de luidspreker. Wanneer de verbinding van een partij met de conferentie gedempt is, worden ze weergegeven met een pictogram voor gedempte partij

.

De dempfuncties die hier worden beschreven, worden uitgevoerd door het telefoonsysteem. Ze schakelen geen dempfunctie aan- of uit die door uw telefoon wordt voorzien.

Uzelf dempen 1. Klik op de knop Dempen in het conferentietabblad. Uw pictogram zal worden gewijzigd om aan te tonen dat u gedempt bent.

Andere partijen in de conferentie dempen 1. Als u de cursor over een conferentiedeelnemer beweegt, ziet u een lijst van de acties die u kunt uitvoeren. De opties zijn afhankelijk van uw rol, zoals conferentiemanager 172 en de actuele status van de deelnemer.

· Om een deelnemer van de conferentie te droppen, klikt u op niet meer deelnemen aan de conferentie. · Om een deelnemer van de conferentie te dempen, klikt u op de deelnemer is gedempt.

Droppen. De

Dempen. De

· Om het dempen van een deelnemer van de conferentie op te heffen, klikt u op

geeft aan dat de deelnemers

geeft aan dat het geluid van

Dempen opheffen.

Alle andere partijen in de conferentie dempen Als u dit kunt doen, zal er een knop onderaan het gesprekkengadget worden weergegeven. Als u op deze knop klikt, zullen alle partijen in de conferentie, behalve uzelf, worden gedempt. Terwijl alle andere partijen worden gedempt, zal uw


gesprekkengadget een knop

weergeven.

Pagina 67 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

4.7 Een deelnemer verwijderen uit een conferentie Als conferentiebeheerder 172 kunt u andere partijen uit een conferentie verwijderen. Dit kan handig zijn als u per ongeluk een oproep toevoegt die doorgestuurd is naar een voicemail, of als een externe deelnemer een oproep in de wacht plaatst. Als een externe deelnemer een gesprek in de conferentie in de wacht plaatst, wordt er wachtmuziek weergegeven. Het systeem toont de conferentiebeheerder 172 van ad-hocconferenties en Meet Me-conferenties boven aan het conferentietabblad in het gesprekkengadget. Het geeft de conferentiemanager weer als de conferentie wordt opgezet vanaf een telefoon of vanuit one-X Portal for IP Office. Als een deelnemer is verwijderd uit een conferentie, wordt het pictogram Verwijderd

weergegeven.

Uzelf terugtrekken 1. Klik op de knop Verbreken in het conferentietabblad.

Andere partijen in de conferentie verwijderen 1. Als u de cursor over een conferentiedeelnemer beweegt, ziet u een lijst van de acties die u kunt uitvoeren. De opties zijn afhankelijk van uw rol, zoals conferentiemanager 172 en de actuele status van de deelnemer.


Droppen. De

Dempen. De





Dempen opheffen.

Pagina 68 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Conferentiegesprekken: Een deelnemer verwijderen uit een conferentie

4.8 De verbinding met alle deelnemers van een conferentiegesprek verbreken In one-X Portal for IP Office 8.0 kunt u de verbinding met alle deelnemers van een ad-hocconferentie conferentie 173 verbreken.

172

of Meet Me-

Het systeem toont de conferentiebeheerder 172 van ad-hocconferenties en Meet Me-conferenties boven aan het conferentietabblad in het gesprekkengadget. Het geeft de conferentiemanager weer als de conferentie wordt opgezet vanaf een telefoon of vanuit one-X Portal for IP Office. Opmerking: alleen een conferentiebeheerder verbreken.

172

kan de verbinding met alle deelnemers van een conferentiegesprek

· Om de verbinding van alle deelnemers te verbreken, klikt u op Alle verbreken in het gadget Oproepen.

4.9 Een Meet Me-conferentie vergrendelen. U kunt een Meet Me-conferentie 173 vergrendelen als conferentiemanager 172 . Als u een conferentiegesprek vergrendelt, kunnen er geen nieuwe deelnemers meer deelnemen aan het conferentiegesprek. Om nieuwe deelnemers toe te laten, moet u het conferentiegesprek eerst ontgrendelen. Opmerking: ad-hocconferenties kunnen niet vergrendeld worden door de conferentiemanager. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor Meet Me-conferenties. · Om een conferentiegesprek te vergrendelen, klikt u op Conferentie vergrendelen in het gadget Oproepen. · Om een conferentiegesprek te ontgrendelen, klikt u op Conferentie ontgrendelen in het gadget Oproepen. Opmerking: een vergrendelde conferentie wordt ontgrendeld als een conferentiemanager

172

de conferentie verlaat.

4.10 Een conferentiegesprek parkeren Een conferentiegesprek kan geparkeerd worden door de conferentiemanager

172 .

Alleen de conferentiebeheerder kan een conferentie parkeren in één van de beschikbare parkeerslots. Alle deelnemers kunnen echter geparkeerde conferentiegesprekken uit de parkeerstand halen. Opmerking: alleen de conferentiemanager beschikt over de eigendomssrechten van een conferentiegesprek, zelfs als een andere deelnemer het conferentiegesprek uit de parkeerstand heeft gehaald. · Om een conferentiegesprek te parkeren, selecteert u in het gadget Oproepen het parkeerslot waar u het gesprek wilt parkeren. · Om het parkeren van het conferentiegesprek op te heffen, selecteert u in het gadget Oproepen het parkeerslot waar u het gesprek geparkeerd heeft en klikt u op de knop Parkeren opheffen


Pagina 69 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

4.11 Een conferentie houden U kunt een conferentie in wachtstand plaatsen. De andere partijen in de conferentie zullen nog steeds met elkaar kunnen praten zonder u. Uw status in het conferentiescherm wordt bijgewerkt om aan te tonen dat u in wachtstand staat. Om terug te keren naar de conferentie, klikt u op Opvragen.

·

! WAARSCHUWING Houd er rekening mee dat dit enkel van toepassing is op conferentiegesprekken op uw eigen telefoonsysteem die worden weergegeven als conferentiegesprekken door uw one-X Portal for IP Office. Als er verbinding wordt gemaakt met een ander type conferentie (bijvoorbeeld op een ander telefoonsysteem), kan dat ertoe leiden dat de wachtmuziek van uw telefoonsysteem hoorbaar wordt voor de conferentie.


Pagina 70 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Conferentiegesprekken: Een conferentie houden

4.12 Gespreksknoppen voor conferentie Wanneer er een conferentiegesprek gaande is, zal het tabblad conferentiegesprek een reeks knoppen weergeven.

Conferentieknoppen De knoppen op het conferentietabblad kunnen als volgt worden gebruikt: Pictogram

Actie

Omschrijving

Gesprek droppen

Als u met een actief aangesloten gesprek op verbinding met het gesprek verbroken.

Gesprek opnemen

Start de opname van het huidige gesprek.

Opname beëindigen

Stopt de opname van het huidige gesprek.

Gesprek in wachtstand plaatsen

Plaatst het gesprek in wachtstand.

klikt, wordt de

Gesprek in wachtstand opvragen Haalt een gesprek uit de wachtstand. Dempen

Dempt uw verbinding met een gesprek.

Alle dempen

Voor conferenties die u start, kunt u met deze knop alle andere conferentiepartijen dempen.

Dempen opheffen

Heft het dempen van uw verbinding met een gesprek op.

Alle dempen opheffen

Voor conferenties die u start, kunt u met deze knop het dempen van alle andere conferentiepartijen opheffen.

Alle verbreken

Om de verbinding met alle deelnemers van het conferentiegesprek te verbreken.

Conferentie vergrendelen

Om een Meet Me-conferentiegesprek te vergrendelen.

Conferentiepartij pictogrammen gebruiken Door te klikken op de pictogrammen van de partijen in de conferentie, kunt u bewerkingen op die partij uitvoeren. 1. Als u de cursor over een conferentiedeelnemer beweegt, ziet u een lijst van de acties die u kunt uitvoeren. De opties zijn afhankelijk van uw rol, zoals conferentiemanager 172 en de actuele status van de deelnemer.


Droppen. De

Dempen. De




Dempen opheffen.

4.13 Uw conferentiebrugnummer configureren Voor conferenties die u start, biedt de one-X Portal for IP Office-conferentieweergave u functies om andere partijen te verwijderen of te dempen of om alle partijen te dempen. Elke conferentie die wordt gehouden door IP Office krijgt een ID en uw systeembeheerder kan methodes voor de toegang of het starten van een conferentie met een specifieke ID configureren. Als uw one-X Portal for IP Officeinstellingen voor de conferentiebrug overeenstemmen met de conferentie-ID, hebt u dezelfde besturingselementen voor de conferentie om andere partijen te dempen of te verwijderen zoals voorzien voor een conferentie die u zelf zou gestart zijn. 1. Selecteer op het tabblad Configureren de optie Telefonie. 2. Voer in de sectie Nummer conferentienbrug uw persoonlijke conferentiebridgenummer in. 3. Klik op Opslaan.


Pagina 71 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 5. Het gespreksrapport


Pagina 72 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Het gespreksrapport:

5. Het gespreksrapport Het gespreksrapportgadget toont gegevens van gesprekken die u hebt opgezet, ontvangen en gemist. U kunt het gespreksrapport gebruiken om een gesprek op te zetten 35 of de gegevens van de beller toe te voegen aan uw persoonlijke telefoonboek 77 .

Mijn gespreksrapport gebruiken · Mijn gespreksrapport bekijken

73

74

· Een gesprek opzetten vanuit het gespreksrapport 76

· Een nummer uit het gespreksrapport aan mijn telefoonboek toevoegen 77

one-X Portal for IP Office-gespreksrapport Het gespreksrapport dat wordt weergegeven door one-X Portal for IP Office is opgeslagen in het telefoonsysteem als onderdeel van uw gebruikersinstellingen. Er kunnen maximaal 30 bestanden (10 op IP Office IP406 V2 en IP412 systemen) worden opgeslagen. Nieuwe bestanden vervangen de oude bestanden eenmaal de limiet is bereikt. Voor herhaalde gespreksrapporten van en naar hetzelfde nummer wordt het bestaande bestand bijgewerkt en het aantal gesprekken in het bestand wordt verhoogd. Uw systeembeheerder configureert welke gesprekken er worden opgenomen. Bijvoorbeeld, gesprekken die u niet beantwoordt, maar beantwoord worden door voicemail of een ander toetstel worden normaal niet opgenomen als gemiste oproepen tenzij dit zo geconfigureerd is door uw systeembeheerder. Huntgroepgesprekken worden niet opgenomen tenzij u de specifieke oproep beantwoordt. Uw systeembeheerder kan uw gespreksrapport configureren om gemiste huntgroepgesprekken op te nemen, indien nodig.

Telefoongespreksrapport Als u een telefoon uit de 1400-, 1600-, 9500- of 9600-serie gebruikt met een knop Gespreksrapport of Geschiedenis, wordt standaard hetzelfde gespreksrapport als op one-X Portal for IP Office op de telefoon getoond. U kunt vervolgens uw gespreksrapport vanop de telefoon of vanuit one-X Portal for IP Office gebruiken en bewerken. De twee zullen parallel worden gewijzigd. Als u een ander type telefoon met een gespreksrapport gebruikt, zal het gespreksrapport door de telefoon zelf zijn opgeslagen en stemt het dus mogelijk niet overeen met het one-X Portal for IP Office-gespreksrapport. Gesprekken die bijvoorbeeld gevoerd worden met one-X Portal for IP Office, kunnen mogelijk niet in het gespreksrapport van de telefoon verschijnen en omgekeerd. In beide gevallen is het one-X-gespreksrapport beperkt tot weergave van 255 records.


Pagina 73 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

5.1 Het gespreksrapport gebruiken Het Gespreksrapport toont gegevens van gesprekken die u hebt opgezet, ontvangen en gemist. U kunt het gespreksrapport gebruiken om een gesprek op te zetten 35 of de gegevens van de beller toe te voegen aan uw persoonlijke telefoonboek 77 .

Elk gesprek van een specifiek type, naar of van een specifiek nummer, verschijnt enkel als een enkelvoudig record in het gespreksrapport. Voor eventueel bijkomende gesprekken van hetzelfde type en nummer als een bestaand record in het gespreksrapport, worden de gegevens voor het bestaande record (Tijd en Duur) bijgewerkt en wordt het aantal Gesprekken verhoogd. Tabblad

Omschrijving

Alle

Dit tabblad toont alle records van de andere subtabbladen.

Dit tabblad toont records voor gesprekken rechtstreeks naar uw toestelnummer die u hebt beantwoord. Binnenkomen De gegevens van de 10 meest recente bellers worden opgenomen. d Uitgaand

Gemist

Dit tabblad toont de records voor de gesprekken die u hebt opgezet. De gegevens van de 10 meest recente bellers worden opgenomen. Dit tabblad toont de records voor de gesprekken die op uw telefoon zijn overgegaan, maar er niet beantwoordt werden. Het zijn gesprekken die naar uw voicemail zijn gegaan, gesprekken die zijn doorverbonden en gesprekken die zijn beantwoord door een andere gebruiker. De gegevens van de 10 meest recente gesprekken worden opgenomen.

· Huntgroepgesprekken Uw systeembeheerder 173 kan configureren of uw gespreksrapport voor gemiste oproepen, gemiste oproepen bevat voor geselecteerde huntgroepen 172 . Gemiste huntgroepgesprekken zijn gesprekken die niet beantwoord werden door een lid van de huntgroep. Deze gesprekken zijn mogelijk niet specifiek aan u gericht, en ze worden beantwoord door iemand die geen lid is van de groep of door voicemail; indien dit het geval is, wordt dit aangegeven in de gegevens van gemiste oproepen. Wanneer deze optie van toepassing is op uw gespreksrapport, wordt de naam van de kolom Naam gewijzigd naar Van en wordt er eveneens een kolom Naar weergegeven zodat u onderscheid kunt maken tussen uw eigen gesprekken en gesprekken naar een huntgroep. ·

Sorteren U kunt de items in het gespreksrapport sorteren door op de titels van de kolom te klikken. De huidige kolom die wordt gebruikt voor het sorteren, wordt aangegeven met een pictogram van een neerwaartse pijl of opwaartse pijl . Wanneer u opnieuw op dezelfde kolomtitel klikt, wordt de sorteervolgorde omgekeerd.

·

De gegevens van de beller aan uw persoonlijke telefoonboek toevoegen U kunt de naam en het nummer aan uw persoonlijke telefoonboek toevoegen.

77

· Rapport wissen Alle records wissen van het tabblad dat momenteel wordt bekeken.


Pagina 74 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Het gespreksrapport: Het gespreksrapport gebruiken · Naam 76 De items in de kolom 'naam' zijn onderlijnd en er kan op geklikt worden om de beller van het nummer in het gespreksrapport op te bellen.


Pagina 75 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

5.2 Een gesprek opzetten vanuit het gespreksrapport U kunt de nummers in het gespreksrapport gebruiken om een herhaald of terugbelgesprek op te zetten. 1. Aan de hand van het bellen.

gesprekkenrapportgadget op het tabblad Start kunt u de contactpersoon zoeken die u wilt

2. Klik op de naam of het nummer om een gesprek op te zetten. · De voortgang van het gesprek wordt weergegeven op een tabblad in het


gesprekkengadget.

Pagina 76 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Het gespreksrapport: Een gesprek opzetten vanuit het gespreksrapport

5.3 Een beller aan uw telefoonboek toevoegen U kunt de gegevens van een beller die in uw gespreksrapport wordt getoond, toevoegen aan uw persoonlijke telefoonboek. 1. Zoek de beller in uw gespreksrapport. 2. Klik op het pictogram toevoegen

.

3. Het venster Nieuwe contactpersoon toevoegen wordt weergegeven, met contactgegevens uit het gespreksrapport. · Geef in het venster Nieuwe contactpersoon toevoegen de gegevens van de contactpersoon op. · Als Telefoon kantoor overeenkomt met het toestelnummer van een gebruiker van het telefoonsysteem, wordt in het telefoonboek de gebruikersstatus 83 van de gebruiker weergegeven. Dit is van toepassing zelfs als er momenteel een ander nummer als de primaire telefoon 173 is geselecteerd. · U kunt de groeplijst gebruiken om te selecteren op welke van uw persoonlijke contacttabbladen contactpersoon moet worden weergegeven.

93

de

· U kunt het Gmail-adres en het OCS-adres (Office Communications Server) van de contactpersoon opgeven. Als u de adressen hebt ingevoerd, kunt u een e-mail verzenden 96 of een chat opzetten vanuit het one-X Portal for IP Office-telefoonboek. · Klik op Toevoegen wanneer u klaar bent.


Pagina 77 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 6. Telefoonboeken


Pagina 78 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken:

6. Telefoonboeken Uw one-X Portal for IP Office kan verschillende telefoonboeken van namen en verwante telefoonnummers weergeven. Dit gebeurt in het telefoonboekgadget. Wanneer u uw cursor over een contactpersoon beweegt, worden er pictogrammen voor verschillende bewerkingen weergegeven.

Elk van de verschillende types telefoonboeken die hieronder worden weergegeven, wordt op een afzonderlijk tabblad getoond. Daarnaast kunt u tot 4 bijkomende tabbladen creëren waaraan u geselecteerde contactpersonen kunt toevoegen. · Persoonlijk Dit tabblad toont uw persoonlijke contactpersonen die zijn opgeslagen door het telefoonsysteem. Als u een Avaya telefoon gebruikt, zijn deze contactpersonen mogelijk ook toegankelijk via de telefoon. U kunt uw persoonlijke contactpersonen in maximaal 5 groepen indelen. · Systeem Dit tabblad toont contactpersonen die zijn opgeslagen door het telefoonsysteem voor gebruik door alle gebruikers plus de gegevens van andere gebruikers en huntgroepen. · Extern Dit tabblad biedt u de mogelijkheid om een extern telefoonboek met contactpersonen te doorzoeken, indien dit door uw beheerder is geconfigureerd. · Alles zoeken Dit tabblad wordt weergegeven wanneer het zoekvak bovenaan het gadget werd gebruikt om te zoeken in alle telefoonboeken. Het tabblad geeft de resultaten van de zoekopdracht weer. De telefoonboeken gebruiken · De telefoonboeken bekijken

79

· Een contactpersoon aan het telefoonboek toevoegen 88

81

· De telefoonboeken doorzoeken

85

· ...vanuit mijn gespreksrapport

· Gesprekken opzetten vanuit het telefoonboek 86 · Een tabblad met een contactpersonengroep toevoegen


77

113

· ...van het systeemtelefoonboek 93

· Een contactpersoon uit het telefoonboek verwijderen 93

90

· Een contactpersoon uit het telefoonboek bewerken 92 · Een gesprek doorverbinden naar een contactpersoon uit het telefoonboek 51

· Een e-mail sturen naar een contactpersoon 96 · Een instant message naar een contactpersoon sturen 97


Pagina 79 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

· Kiezen op naam Wanneer u gesprekken opzet met het gadget Gesprekken 35 , kunt u een naam in plaats van een nummer invoeren. Als de naam overeenstemt met een contactpersoon in uw persoonlijke telefoonboek of in het systeemtelefoonboek, wordt het primaire nummer van die contactpersoon gebeld. · Naamweergave bij inkomende gesprekken Wanneer u een gesprek ontvangt, en het nummer van de beller stemt overeen met een contactpersoon in uw persoonlijke telefoonboek of in het systeemtelefoonboek, zal de naam van de contactpersoon worden weergegeven door uw one-X Portal for IP Office.


Pagina 80 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken:

6.1 De telefoonboeken bekijken Uw one-X Portal for IP Office kan verschillende telefoonboeken (systeem, persoonlijk en extern) van namen en verwante telefoonnummer weergeven.

·

Persoonlijk telefoonboek

Dit is uw eigen telefoonboek met namen en nummers. U kunt meerder telefoonnummers met een naam verbinden en selecteren welk nummer u wilt gebruiken bij het opzetten van een gesprek. U kunt de contactpersonen in een telefoonboek bewerken en wijzigen met behulp van one-X Portal for IP Office. U kunt ook subgroepen van geselecteerde contactpersonen opzetten. Bij sommige telefoontypes (zie hieronder) kunt u uw persoonlijke telefoonboek ook via de telefoon openen, gebruiken en bewerken. ·

Systeemtelefoonboek

Dit is het telefoonboek met namen en nummers van uw telefoonsysteem plus alle gebruikers en groepen 172 in het telefoonsysteem. Uw one-X Portal for IP Office-beheerder kan ook contactpersonen aan het systeemtelefoonboek toevoegen. U kunt deze contactpersonen niet wijzigen. U kunt echter een kopie maken van een contactpersoon uit het systeemtelefoonboek in uw persoonlijke telefoonboek 90 . ·

Extern telefoonboek

Uw systeembeheerder 173 kan one-X Portal for IP Office configureren om een extern telefoonboek te openen. Als uw one-X Portal for IP Office server zo geconfigureerd is, kunt u een zoekopdracht uitvoeren op een extern telefoonboek. De resultaten van de zoekopdracht worden hier weergegeven. · Resultaten Deze bijkomende optie wordt gebruikt om de resultaten weer te geven van een zoekopdracht door het telefoonboek 85 .


Pagina 81 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)



Pagina 82 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken: De telefoonboeken bekijken

6.2 Telefoonboekpictogrammen Het telefoonboek gebruikt een reeks pictogrammen om zowel de status van een contactpersoon als de bewerkingen die u met de contactpersoon kunt gebruiken, aan te geven. Een aantal van deze pictogrammen worden enkel weergegeven wanneer u met uw cursor over de contactpersoon beweegt.

Gespreksbewerkingen Actie

Pictogram

Omschrijving

Bellen

Bel de contactpersoon op zijn of haar primaire contactnummer.

Alternatieve nummers

Als de contactpersoon alternatieve nummers heeft, bel de contactpersoon door een van deze alternatieve nummer weer te geven en te selecteren.

Doorverbinden

Met een reeds verbonden gesprek, verbindt u dit gesprek door met deze contactpersoon.

Consulteren

Met een reeds verbonden gesprek, maakt u een informatiegesprek met deze contactpersoon.

Conferentie

Met een reeds verbonden gesprek, start u een conferentie tussen uzelf, het huidige gesprek en deze contactpersoon.

Chat

Start een one-X Portal for IP Office-chatsessie met een andere one-X Portal for IP Office-gebruiker of een contactpersoon die beschikbaar is op GTalk of OCS.

Telefoonboekbewerkingen Actie

Pictogram

Omschrijving

Toevoegen

Een contactpersoon dat wordt getoond in het systeemtelefoonboek of externe telefoonboek aan uw persoonlijke telefoonboek toevoegen.

Details

Informatie van een contactpersoon in het telefoonboek bekijken.

Bewerken

Bewerk de contactgegevens voor contactpersonen in het persoonlijke telefoonboek.

Verwijderen

Verwijder de contactpersoon voor contactpersonen in het persoonlijke telefoonboek.

Pictogrammen van contactpersonen one-X Portal for IP Office geeft met verschillende pictogrammen de huidige status van een contactpersoon op XMPP, OCS aan. Voor contactpersonen met meerder telefoonnummers, wordt de status gebaseerd op die van het werknummer. Status

Beschikba ar

Pictogr Omschrijving am De normale status voor een gebruiker die aantoont dat hun werktoestel niet beschikbaar en niet in gebruik is. · Grijs gebruikt one-X Portal for IP Office niet of heeft zijn portalaanwezigheid 16 op offline ingesteld. · Het pictogram is groen als de gebruiker ook ingelogd is bij one-X Portal for IP Office (tenzij ze hun aanwezigheid op offline hebben ingesteld).

Bezet

De normale status voor een gebruiker die aantoont dat hun werktoestel momenteel in gesprek is.

Niet storen

De gebruiker heeft Niet storen 16 ingesteld. Oproepen naar hen zullen naar voicemail gaan als deze geactiveerd is of de beller zal een bezettoon krijgen tenzij u in de lijst met uitzonderingen voor niet storen 127 van de gebruiker staat.

Afgemeld

De gebruiker is bij zijn of haar telefoon uitgelogd 173 . Oproepen naar hen zullen hoogstwaarschijnlijk naar voicemail gaan, indien beschikbaar.

Overig

Dit pictogram wordt gebruikt wanneer de status onbekend is of niet bekend kan zijn, bijv. externe nummers.


Pagina 83 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Belpatroo n

Dit pictogram wordt gebruikt voor een interne contactpersoon die momenteel belt.


Pagina 84 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken: Telefoonboekpictogrammen

6.3 De telefoonboeken doorzoeken Bij het bekijken van een telefoonboek wordt het aantal contactpersonen onderaan rechts van het telefoonboekgadget weergegeven, samen met een samenvatting van welke contactpersonen de huidige pagina bevat. Elk telefoonboek heeft zijn eigen zoekoptie die kan worden gebruikt om het aantal overeenstemmingen te beperken die u nodig hebt om te scrollen of door te bladeren om de vereiste contactpersoon te vinden. Bovendien heeft het telefoonboekgadget zijn eigen zoekoptie die alle telefoonboeken zal doorzoeken en de resultaten zal tonen.

De persoonlijke en systeemtelefoonboeken doorzoeken U kunt het tekstvak onderaan het persoonlijke telefoonboek en het systeemtelefoonboek gebruiken om een naam of nummer in te voeren. De contactpersonen uit het telefoonboek die nog worden getoond, zijn degene die overeenstemmen met die naam of dat nummer. Bij meerdere resultaten, kunt u de paginapictogrammen onderaan links gebruiken om tussen de pagina's te bladeren. U kunt ook meerdere gegevens aan de zoekterm toevoegen om de resultaten van de zoekopdracht te verbeteren en zo het aantal weergegeven contactpersonen te beperken.

Het externe telefoonboek doorzoeken Om het externe telefoonboek te doorzoeken, voert u een naam of nummer in het tekstvak onderaan in en klikt op de knop Start. one-X Portal for IP Office zal vervolgens een zoekverzoek sturen naar het externe telefoonboek en zal de resultaten weergeven.

Alle telefoonboeken doorzoeken Klik op het label Alles zoeken om alle telefoonboeken te doorzoeken. Er verschijnt een nieuw tabblad. Voer de naam of het nummer in waarop u wilt zoeken in het zoekvakje bovenaan en klik op de knop Zoeken.


Pagina 85 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

6.4 Een gesprek opzetten 1. Zoek met behulp van het telefoonboek.


2. Om de getoonde namen te filteren, voert u een naam of nummer in het tekstvak boven aan het tabblad in. Wanneer u een naam invoert, zullen contactpersonen uit het telefoonboek die niet overeenstemmen, niet worden getoond. 3. Om de weergegeven contactpersoon te bellen, beweegt u uw cursor erover. Telefoonboekpictogrammen telefoonboekfuncties die u kunt uitvoeren, worden weergegeven.

4. Om een gesprek op te zetten naar het primaire nummer van de contactpersoon, klik op het

83

voor de

gesprekspictogram. Als

het pictogram wordt weergegeven, kunt u hier op klikken om de alternatieve nummers van de contactpersoon weer te geven; klik op een van deze nummers voor het gesprek. · De voortgang van het gesprek wordt weergegeven op een tabblad in het


gesprekkengadget.

Pagina 86 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken: Een gesprek opzetten

6.5 Een gesprek doorverbinden U kunt een gesprek naar een contactpersoon in uw telefoonboek doorverbinden in plaats van het bestemmingsnummer zelf in te voeren. 1. Gebruik het telefoonboekgadget om de partij te zoeken naar wie u het gesprek wilt doorverbinden. Klik op hun naam om het nummer weer te geven.

2. Omdat u reeds een verbonden gesprek hebt, worden er bijkomende opties getoond wanneer u de cursor over een contactpersoon in het telefoonboek beweegt. · Gebruik het doorverbinden pictogram om een gesprek ongecontroleerd door te verbinden primaire nummer van de contactpersoon. · Gebruik het consulteren pictogram om een gesprek gecontroleerd door te verbinden nummer van de contactpersoon.

50

49

met het

met het primaire

· Gebruik het conferentiepictogram om een conferentie met uzelf te beginnen, het gesprek in wachtstand te zetten en het primaire nummer van de contactpersoon op te zetten. · Als het pictogram wordt weergegeven, heeft de contactpersoon alternatieve nummers. U kunt op het pictogram klikken en dezelfde opties als hierboven selecteren voor deze nummers.


Pagina 87 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

6.6 Een nieuwe contactpersoon aan het persoonlijke telefoonboek toevoegen U kunt een nieuwe contactpersoon toevoegen aan de persoonlijke telefoonboek. U kunt ook gegevens van een beller vanuit een voicemailbericht 113 , het gespreksrapport 77 of het systeemtelefoonboek 90 toevoegen aan uw persoonlijke telefoonboek. 1. Selecteer in het telefoonboekgadget

op tabblad Start het tabblad Persoonlijk telefoonboek.

2. Voer de naam of het nummer dat u toe wilt voegen in en klik op het pictogram

.

3. Het venster Nieuwe contactpersoon toevoegen wordt weergegeven. · Geef in het venster Nieuwe contactpersoon toevoegen de gegevens van de contactpersoon op. · Als Telefoon kantoor overeenkomt met het toestelnummer van een gebruiker van het telefoonsysteem, wordt in het telefoonboek de gebruikersstatus 83 van de gebruiker weergegeven. Dit is van toepassing zelfs als er momenteel een ander nummer als de primaire telefoon 173 is geselecteerd. · U kunt de groeplijst gebruiken om te selecteren op welke van uw persoonlijke contacttabbladen contactpersoon moet worden weergegeven.

93

de



Pagina 88 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken: Een nieuwe contactpersoon aan het persoonlijke telefoonboek toevoegen



Pagina 89 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

6.6.1 Een contactpersoon uit het systeemtelefoonboek toevoegen U kunt een contactpersoon uit het systeemtelefoonboek aan uw persoonlijke telefoonboek toevoegen. De gekopieerde informatie blijft verbonden met het systeemtelefoonboek. U kunt de gegevens niet bewerken, maar wijzigingen in het systeemtelefoonboek worden doorgevoerd in de gekopieerde informatie in uw persoonlijke telefoonboek. 1. Selecteer in het telefoonboekgadget

op het tabblad Start het tabblad Systeemtelefoonboek.

2. Zoek de contactpersoon die u wilt toevoegen aan uw persoonlijke telefoonboek. Beweeg de cursor over de contactpersoon en klik op het pictogram

Toevoegen.

3. U kunt de contactgegevens niet bewerken, maar u kunt selecteren aan welke groep persoonlijke contactpersonen de contactpersoon uit het systeemtelefoonboek wilt toevoegen.

93

u

4. Klik op Toevoegen om de contactpersoon toe te voegen aan de geselecteerde groep.

Hint · Om een kopie van een contactpersoon uit het systeemtelefoonboek toe te voegen dat u vervolgens kunt bewerken en waaraan u andere contactgegevens kunt toevoegen, zoals bijkomende nummers en e-mailadressen, gebruikt u de standaardmethode voor het toevoegen van een contactpersoon uit het persoonlijke telefoonboek. Als het nummer voor Telefoon werk overeenstemt met het toestelnummer van een systeemgebruiker, zal de persoonlijke contactpersoon de gebruikerstatus van die gebruiker weergeven.


Pagina 90 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken: Een nieuwe contactpersoon aan het persoonlijke telefoonboek toevoegen

6.6.2 Een beller toevoegen uit het gespreksrapport U kunt de gegevens van een beller die in uw gespreksrapport wordt getoond, toevoegen aan uw persoonlijke telefoonboek. 1. Zoek de beller in uw gespreksrapport. 2. Klik op het pictogram toevoegen

.

3. Het venster Nieuwe contactpersoon toevoegen wordt weergegeven, met contactgegevens uit het gespreksrapport. · Geef in het venster Nieuwe contactpersoon toevoegen de gegevens van de contactpersoon op. · Als Telefoon kantoor overeenkomt met het toestelnummer van een gebruiker van het telefoonsysteem, wordt in het telefoonboek de gebruikersstatus 83 van de gebruiker weergegeven. Dit is van toepassing zelfs als er momenteel een ander nummer als de primaire telefoon 173 is geselecteerd. · U kunt de groeplijst gebruiken om te selecteren op welke van uw persoonlijke contacttabbladen contactpersoon moet worden weergegeven.

93

de


6.6.3 Iemand die een bericht op voicemail heeft achtergelaten aan het telefoonboek toevoegen U kunt de gegevens van een beller die u een voicemailbericht heeft achtergelaten, toevoegen aan uw persoonlijke telefoonboek. 1. Klik op Start. 2. Bekijk het

berichtengadget.

3. Klik op het pictogram Toevoegen

naast de berichtgegevens.

· Geef in het venster Nieuwe contactpersoon toevoegen de gegevens van de contactpersoon op. · Als Telefoon kantoor overeenkomt met het toestelnummer van een gebruiker van het telefoonsysteem, wordt in het telefoonboek de gebruikersstatus 83 van de gebruiker weergegeven. Dit is van toepassing zelfs als er momenteel een ander nummer als de primaire telefoon 173 is geselecteerd. · U kunt de groeplijst gebruiken om te selecteren op welke van uw persoonlijke contacttabbladen contactpersoon moet worden weergegeven.

93

de



Pagina 91 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

6.7 Een persoonlijke contactpersoon bewerken 1. Zoek met behulp van het telefoonboek.


2. Om de getoonde namen te filteren, voert u een naam of nummer in het tekstvak boven aan het tabblad in. Wanneer u een naam invoert, zullen contactpersonen uit het telefoonboek die niet overeenstemmen, niet worden getoond. 3. Beweeg de cursor over de contactpersoon in het telefoonboek. Opmerking: u kunt contactpersonen die vanuit de systeemadreslijst zijn toegevoegd aan uw persoonlijke adreslijst niet bewerken; ze blijven gekoppeld aan de corresponderende vermelding op het tabblad Systeemadreslijst. · Klik op

bewerken.


93

de



Pagina 92 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken: Een persoonlijke contactpersoon bewerken

6.8 Een contactpersoon uit het persoonlijke telefoonboek verwijderen Houd er rekening mee dat als dezelfde contactpersoon op verschillende persoonlijke tabbladen wordt vermeld, deze bewerking de contactpersoon alleen van het huidig weergegeven tabblad zal verwijderen. Om te controleren op welke tabbladen een persoonlijke contactpersoon wordt vermeld, selecteer Bewerken in plaats van Verwijderen. 1. Zoek met behulp van het telefoonboek.


2. Om de getoonde namen te filteren, voert u een naam of nummer in het tekstvak boven aan het tabblad in. Wanneer u een naam invoert, zullen contactpersonen uit het telefoonboek die niet overeenstemmen, niet worden getoond. 3. Beweeg de cursor over de contactpersoon in het telefoonboek. 4. Klik op het pictogram voor verwijderen

.

6.9 Een groep met persoonlijke contactpersonen toevoegen U kunt in aanvulling op de groep Alle maximaal vijf groepen toevoegen aan uw persoonlijke adreslijst. Persoonlijke contactpersonen kunnen in meerdere groepen worden vermeld. Selecteer tijdens het bewerken van de persoonlijke contactpersoon moet worden vermeld.

92

de groep waarin de persoonlijke contactpersoon

Opmerking: U kunt geen groep met de naam Outlook toevoegen aan, hernoemen in of verwijderen uit de groep persoonlijke contactpersonen. Zie voor meer informatie Outlook-groep 95 en Contactpersonen in Outlook synchroniseren 161 .

Een groep met persoonlijke contactpersonen toevoegen 1. Selecteer het tabblad Persoonlijk in het 2. Klik op het pictogram

telefoonboekgadget.

Toevoegen.

3. Voer een naam in voor het nieuwe tabblad. 4. Klik op Toevoegen. Er wordt een nieuw tabblad weergegeven in Persoonlijk telefoonboek.

De naam van een groep wijzigen De naam van een groep wijzigen: 1. Selecteer de groep in het persoonlijke telefoonboek 2. Klik op

Bewerken.

Het dialoogvenster Groep bewerken wordt weergegeven. 3. Geef in het tekstvak de nieuwe naam op. 4. Klik op Aanpassen.

Een groep verwijderen Een groep verwijderen: 1. Selecteer de groep in het persoonlijke telefoonboek 2. Klik op

Verwijderen.

3. Klik op Ja, om te bevestigen dat u de groep wilt verwijderen.


Pagina 93 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)


Pagina 94 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken: Een groep met persoonlijke contactpersonen toevoegen

6.9.1 Outlook-groep U kunt contactpersonen synchroniseren en uploaden vanaf Microsoft® Outlook® naar de one-X Portal for IP Office. Na de Microsoft® Outlook®-contactsynchronisatie 161 wordt er automatisch een Outlook-groep aangemaakt in het telefoonboekgadget. De geïmporteerde contactpersonen bekijken: · Klik in het telefoonboekgadget op Persoonlijk > Outlook. Opmerking: U kunt de contactpersoon bijwerken of verwijderen uit de Outlook-groep. U kunt echter geen contactpersonen toevoegen aan de Outlook-groep. De gegevens van een contactpersoon in de Outlook-groep bijwerken: 1. Klik op Bewerken

.

2. Wijzig in het dialoogvenster Contactpersoon bewerken de gegevens van de contactpersoon. 3. Klik op Opslaan.


Pagina 95 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Een contactpersoon verwijderen uit de Outlook-groep: 1. Klik op Verwijderen

.

2. Klik in het dialoogvenster Bevestigen op Ja om de contactpersoon uit de lijst te verwijderen.

Opmerking: Alle hierboven genoemde wijzigingen aan de contactpersonen in de Outlook-groep worden overschreven tijdens hersynchronisatie van Microsoft® Outlook® met de one-X Portal for IP Office.

6.10 Een e-mail sturen naar een contactpersoon Contactpersonen in uw persoonlijke en externe telefoonboek kunnen e-mailadressen bevatten. U kunt hierop klikken om de contactpersoon een e-mail te sturen. 1. Zoek met behulp van het telefoonboek.


2. Om de getoonde namen te filteren, voert u een naam of nummer in het tekstvak boven aan het tabblad in. Wanneer u een naam invoert, zullen contactpersonen uit het telefoonboek die niet overeenstemmen, niet worden getoond. 3. Beweeg de cursor over de contactpersoon en klik op het

pictogram voor details.

4. Klik op het e-mailadres dat u wilt gebruiken. Sommige contactpersonen kunnen meer dan één e-mailadres hebben dat u kunt selecteren. 5. Er wordt een nieuwe e-mail gestart met behulp van de standaard e-mailtoepassing van de computer, met het geselecteerde e-mailadres in het Naar veld.


Pagina 96 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Telefoonboeken: Een e-mail sturen naar een contactpersoon

6.11 Een instant message naar een contactpersoon sturen one-X Portal for IP Office geeft u de mogelijkheid om chatsessies met instant messages met andere gebruikers die momenteel gebruikmaken van one-X Portal for IP Office. U kunt hen herkennen aan het groene pictogram in het telefoonboek. U kunt een instant message sessie gebruiken zelfs wanneer u een gesprek hebt met dezelfde gebruiker die u berichten stuurt. Als u niet wenst dat andere gebruikers een chatsessie met u kunnen starten terwijl u one-X Portal for IP Office gebruikt, kunt u uw aanwezigheidsstatus instellen 16 op Offline. 1. Zoek de andere one-X Portal for IP Office-gebruiker in uw

2. Beweeg met uw cursor over de contactpersoon; een . Klik op het

telefoonboekgadget.

chatpictogram geeft aan dat ze beschikbaar zijn om te chatten

chatpictogram om een chatvenster te openen.

3. Het instant message pop-up venster verschijnt in uw one-X Portal for IP Office en in het one-X Portal for IP Office van de andere gebruiker.

4. U kunt berichten beginnen te typen en zij kunnen antwoorden. 5. U kunt een instant message sessie starten met andere one-X Portal for IP Office-gebruikers op hetzelfde moment. Elke sessie zal in een afzonderlijk pop-up venster verschijnen.


Pagina 97 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 7. Profielen


Pagina 98 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Profielen:

7. Profielen one-X Portal for IP Office laat u toe profielen aan te maken die een reeks telefoonsysteeminstellingen bevatten. Door te selecteren welk van uw bewaarde profielen actief is, past u de reeks instellingen op het telefoonsysteem toe. Aan de hand van profielen kunt u dus gemakkelijk controleren naar waar uw gesprekken worden doorgeschakeld en hoe ze worden behandeld. U hebt standaard 3 profielen, namelijk Kantoor, Mobiel en Thuis. U kunt deze profielen bewerken, maar u kunt ze niet verwijderen. U kunt echter 4 bijkomende profielen toevoegen die u kunt bewerken en verwijderen. Er verschijnt ook een speciaal profiel Gedetecteerd 100 . Het geeft weer wanneer uw huidige telefoonsysteeminstellingen niet overeenstemmen met uw profielen. Profielinstellingen Gesprek opnemen Mobiliteit

103

103

· Wachtend gesprek opnemen aan/uit. · Standaard bureautelefoon

103

· Gesprekken doorschakelen. · Twinnen mobiele telefoon. · Telewerker. Voicemail

107

104

104

105

· Voicemail aan/uit. · Voicemail terugbellen aan/uit. · Voicemail extern bellen aan/uit. · Luisteren op uw telefoon/luisteren op uw pc. · Selecteer welke voicemailbegroeting u wilt gebruiken.

Voorbeeld Aan de hand van een reeks profielen kunt u snel schakelen tussen verschillende doorschakellocaties en verschillende ontvangen gesprekken. U kunt bijvoorbeeld een reeks profielen als volgt configureren:

Deze gebruiker heeft de profielen als volgt ingesteld: · Het Kantoor profiel is ingesteld om gesprekken naar het bureautoestel van de gebruiker te sturen. Voicemail is ingeschakeld als gesprekken onbeantwoord overgaan en zo ook 'gesprek opnemen' om andere one-X Portal for IP Office-gebruikers gesprekken te laten aannemen. · Het Mobiel profiel is ingesteld om twinnen van mobiele telefoons te gebruiken om over te gaan op het bureautoestel van andere gebruikers of op een ander nummer. Voicemail en gesprekken opnemen zijn ook nog geactiveerd. · Het Thuis profiel is ingesteld om gesprekken door te verbinden naar een extern nummer. Voicemail is geactiveerd, maar gesprekken opnemen is uitgeschakeld. Profielen aanmaken en gebruiken · Uw actieve profiel selecteren

100

· Een nieuw profiel toevoegen

102


99

· Een profiel bewerken

101

· Het 'gedetecteerd' profiel

100

Pagina 99 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

7.1 Het gedetecteerde profiel Als uw instellingen op het telefoonsysteem niet overeenstemmen met een van uw profielen, zal one-X Portal for IP Office u weergeven als ingesteld op het profiel Gedetecteerd. Dit profiel bevat uw huidige instellingen die worden gelezen van het telefoonsysteem.

Het Gedetecteerd profiel kan terug verschijnen zelf wanneer u een actief profiel hebt geselecteerd. Wanneer u een profiel als actief selecteert, zullen de instellingen van dat profiel toegepast worden op de instellingen van het telefoonsysteem. Vele van deze instellingen kunnen echter gewijzigd worden aan de hand van andere methodes, zoals het bellen van korte codes. Wanneer u dat doet, zullen de telefoonsysteeminstellingen niet langer overeenstemmen met uw profiel en wordt u opnieuw gewijzigd naar het Gedetecteerd profiel. Voicemail-instellingen wijzigen met andere interfaces one-X Portal for IP Office laadt uw voicemailinstellingen wanneer u zich aanmeldt. Wanneer u uw voicemailinstellingen vervolgens wijzigt aan de hand van een andere methode, zoals via uw telefoon, kunnen de gegevens die one-X Portal for IP Office vasthoudt, incorrect zijn. Als u uw voicemailinstellingen op een andere methode dan via one-X Portal for IP Office wijzigt, moet u bij one-X Portal for IP Office uitloggen en opnieuw inloggen.

7.2 Uw profiel selecteren Uw huidige actieve profiel wordt weergegeven in de statuslijn scherm.

16

bovenaan rechts in het one-X Portal for IP Office-

1. Selecteer op het tabblad Configureren de optie Profielen. De lijst met profielen wordt weergegeven. 2. Selecteer in de lijst profielen het profiel dat de telefoon moet gebruiken. Opmerking: wanneer u een actief profiel selecteert of bewerkt, treedt er een kleine vertraging op bij het toepassen van profielinstellingen op uw instellingen op het telefoonsysteem. Een oranje achtergrond duidt er op dat de profielwijzigingen nog niet volledig zijn toegepast door het telefoonsysteem. Een groene achtergrond duidt er op dat de actieve profielwijzigingen nu volledig zijn toegepast.


Pagina 100 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Profielen: Uw profiel selecteren

7.3 Een profiel bewerken U kunt zowel de standaardprofielen als de profielen die u zelf hebt gemaakt, bewerken. Voer de volgend stappen uit een profiel te bewerken: 1. Selecteer op het tabblad Configureren de optie Profielen. De lijst met profielen wordt weergegeven. 2. Klik in de lijst met profielen op Bewerken naast het profiel dat u wilt bewerken. 3. Stel de verschillende beschikbare instellingen voor uw profielen in. 4. Wanneer u het profiel naar wens hebt ingesteld, klikt u op OK. 5. Klik op Opslaan. Opmerking: wanneer u een actief profiel selecteert of bewerkt, treedt er een kleine vertraging op bij het toepassen van profielinstellingen op uw instellingen op het telefoonsysteem. Een oranje achtergrond duidt er op dat de profielwijzigingen nog niet volledig zijn toegepast door het telefoonsysteem. Een groene achtergrond duidt er op dat de actieve profielwijzigingen nu volledig zijn toegepast.


Pagina 101 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

7.4 Een profiel toevoegen Naast de drie standaardprofielen, kunt u vier extra profielen toevoegen. 1. Selecteer op het tabblad Configureren de optie Profielen. De lijst met profielen wordt weergegeven. 2. Klik op Een nieuwe profieldefinitie toevoegen. 3. Voer een naam voor het profiel in. 4. Stel de verschillende beschikbare instellingen voor uw profielen in. 5. Wanneer u het profiel naar wens hebt ingesteld, klikt u op OK. 6. Klik op Opslaan. Opmerking: u kunt standaardprofielen niet verwijderen, u kunt ze alleen bewerken. U kunt de door u toegevoegde extra profielen wel bewerken en verwijderen.


Pagina 102 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Profielen: Een profiel toevoegen

7.5 Profielinstellingen Dit onderdeel vat de verschillende instellingen samen die deel uitmaken van een profiel. Profielinstellingen Gesprek opnemen Mobiliteit

103

103

· Wachtend gesprek opnemen aan/uit. · Standaard bureautelefoon

103

· Gesprekken doorschakelen. · Twinnen mobiele telefoon. · Telewerker. Voicemail

107

104

104

105

· Voicemail aan/uit. · Voicemail terugbellen aan/uit. · Voicemail extern bellen aan/uit. · Luisteren op uw telefoon/luisteren op uw pc. · Selecteer welke voicemailbegroeting u wilt gebruiken.

7.5.1 Gesprek opnemen Met deze optie kunt u instellen of andere one-X Portal for IP Office-gebruikers uw gesprekken kunnen opnemen wanneer dit profiel uw actieve profiel is.

41

Het telefoonboekgadget van andere one-X Portal for IP Office-gebruikers zal uw contactpersoon aangeven of u gesprekken in wachtstand hebt en zij zullen de mogelijkheid krijgen om het gesprek op te nemen.

7.5.2 Mobiliteit - Standaard bureautelefoon gebruiken In deze modus gaan de gesprekken over op het IP Office-toestel dat u gebruikt. Deze modus heeft geen bijkomende mobiliteitinstellingen.


Pagina 103 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

7.5.3 Mobiliteit - Doorschakelen In deze modus kunt u uw gesprekken laten doorschakelen naar een ander nummer dat u hebt ingesteld. De oproepen kunnen doorgeschakeld worden zonder over te gaan op het toestel dat u gebruikt of alleen nadat ze eerst onbeantwoord zijn overgegaan op dat toestel. Gewoonlijk worden enkel uw binnenkomende externe gesprekken doorgeschakeld. Interne gesprekken en groepsgesprekken worden alleen doorgeschakeld als ze ergens anders door uw systeembeheerder werden geconfigureerd of met behulp van uw telefoonknoppen.

Deze opties regelen wanneer uw gesprekken worden doorgeschakeld terwijl het profiel actief is: · Doorschakelen onvoorwaardelijk Als deze optie wordt geselecteerd, worden gesprekken onmiddellijk doorgeschakeld zonder over te gaan op uw IP Office-toestel. Deze functie wordt ook 'alle gesprekken versturen' of 'alles doorschakelen' genoemd. · Doorschakelen bij niet beantwoorden Als deze optie is geselecteerd, worden gesprekken alleen doorgeschakeld als uw telefoon bezet is of als het gesprek gedurende enige tijd onbeantwoord op uw toestel is overgegaan. · Doorschakelnummer Hiermee stelt u het nummer in naar het welke u uw oproepen wilt doorschakelen. U kunt een intern of extern nummer invoeren. Denk eraan om een externe prefix toe te voegen die wordt gebruikt door uw telefoonsysteem als het om een extern nummer gaat. · U kunt eveneens de telefoonmenu's van uw IP Office gebruiken om de doorschakelinstellingen te selecteren. Als deze instellingen verschillen van degene die zijn ingesteld in uw profiel, zal one-X Portal for IP Office uw profiel wijzigen naar Gedetecteerd.

7.5.4 Mobiliteit - Twinnen met mobiele telefoon Met het twinnen van uw mobiele telefoon kunt u binnenkomende gesprekken laten overgaan op uw IP Office-toestel en op een ander nummer dat u hebt ingevoerd. De optie 'Twinnen met mobiele telefoon' is niet beschikbaar voor alle gebruikers.

· Mobile Twinning activeren Als u deze optie selecteert, wordt het gebruik van mobile twinning voor gesprekken ingeschakeld en wordt het huidige twinningnummer weergegeven. De knoppen voor getwinde gesprekken in het gadget Oproepen worden ook ingeschakeld. U kunt deze knoppen gebruiken om getwinde gesprekken door te verbinden 59 van uw normale toestel naar uw getwinde nummer en vice versa. · Nummer Dit stelt het nummer in naar waar, naast uw bureautoestel, uw getwinde gesprekken worden gestuurd.


Pagina 104 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Profielen: Profielinstellingen

7.5.5 Mobiliteit - Telewerkermodus Met de telewerkermodus kunt u gesprekken opzetten en ontvangen met behulp van een telefoon op een externe locatie. Alle gesprekken worden daarbij opgezet door en verlopen via het telefoonsysteem. Het vereist dat u eveneens een gegevensverbinding hebt van die locatie waarover u een verbinding kunt opzetten tussen een webbrowser en de one-X Portal for IP Office-server van uw bedrijf. Deze modus is niet beschikbaar voor alle gebruikers. · U kunt gesprekken opzetten met behulp van one-X Portal for IP Office om het nummer te vormen. Het telefoonsysteem zal een gesprek opzetten naar uw geconfigureerd telewerkernummer en wanneer het gesprek wordt beantwoord, zal het systeem een gesprek opzetten naar het gevormde nummer alsof het van uw normale interne toestel werd gevormd. Op de nummers die u kunt bellen, zullen uw eventuele normale belrestricties van toepassing zijn. · Binnenkomende gesprekken naar uw normale toestel worden doorgeschakeld naar het telewerkernummer en de bijkomende gespreksinformatie wordt weergegeven in one-X Portal for IP Office. · Wanneer de telewerkermodus is geselecteerd, bent u bij uw normale telefoontoestel uitgelogd. Wanneer u de telewerkermodus beëindigt, keert uw toestelnummer terug naar uw normale telefoontoestel als u er een had en als het niet wordt gebruikt door een andere hot desking 20 gebruiker. Als u geen normaal toestel hebt of het is niet beschikbaar, wordt u behandeld als uitgelogd bij het telefoonsysteem en gaan uw gesprekken naar voicemail, indien beschikbaar, of krijgt de beller een bezettoon te horen. · Van de telefoon op de locatie van het telewerkernummer wordt aangenomen dat dit een enkelvoudige telefoonlijn is. Als wachtend gesprek is geactiveerd in uw IP Office-configuratie, kan het worden gebruikt voor één bijkomend gesprek wanneer er een bestaand gesprek via de IP Office is aangesloten.

Telecommuter activeren Als u deze optie selecteert, wordt het gebruiker van de telecommutermodus ingeschakeld en worden de huidige telecommuterinstellingen weergegeven. Nummer: Voer het telewerkernummer in naar waar u uw gesprekken wilt doorschakelen. Dit moet een nummer zijn dat rechtstreeks van uw telefoonsysteem kan worden gebeld. Een testoproep tot stand brengen Indien dit geselecteerd is, zal uw telefoonsysteem een gesprek opzetten naar het telewerkernummer wanneer u dit profiel activeert. Denk er aan dat als u inlogt bij one-X Portal for IP Office met dit profiel reeds actief, er geen testgesprek wordt uitgevoerd. Even geduld Deze instelling controleert hoe u de verbinding van uw telefoonsysteem naar het telewerkernummer gebruikt. Indien niet geselecteerd In deze modus belt het telefoonsysteem het telewerkernummer alleen wanneer vereist, dit betekent wanneer het een gesprek voor u opzet of een gesprek voor u ontvangt. Als u bijvoorbeeld een gesprek opzet met behulp van one-X Portal for IP Office, zal het telefoonsysteem het telewerkernummer bellen en alleen wanneer het gesprek wordt beantwoord, zal het verbinden en een gesprek opzetten naar het nummer dat u gebeld hebt in one-X Portal for IP Office. U kunt het gesprek beëindigen via one-X Portal for IP Office of door gewoon de hoorn neer te leggen. · In deze modus kan het telewerkernummer ook gesprekken ontvangen en opzetten naar andere nummers dan het telewerkernummer. U kunt de gesprekken naar het telewerkernummer herkennen aangezien ze in one-X Portal for IP Office worden weergegeven. · Er kunnen geen gesprekken opgezet worden als het telefoonsysteem detecteert dat het verkeerde type transmissielijn wordt gebruikt (analoge startlus of analoge startlusemulatie). · Oproepgesprekken worden niet doorgeschakeld naar het telewerkernummer. Intercomgesprekken en rechtstreeks gebelde nummers worden doorgeschakeld als normale gesprekken. Indien geselecteerd


Pagina 105 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

In deze modus zal het telefoonsysteem een gesprek opzetten naar het telewerkernummer, nadat dat u het profiel activeert. Wanneer u het gesprek beantwoordt, moet u de verbinding open laten (off hook). U moet vervolgens one-X Portal for IP Office gebruiken om gesprekken op te zetten, te beantwoorden of te controleren zonder in te haken tussen twee gesprekken. · Deze optie moet worden gebruikt wanneer analoge startlustransmissielijnen of analoge startlusemulatietransmissielijnen worden gebruikt of u vermoedt dat ze worden gebruikt. Dit kan mobiele telefoons omvatten die zijn verbonden met cellulaire gateways op analoge transmissielijnen. · In deze modus – als het continue gesprek wordt beëindigd en er geparkeerde gesprekken of gesprekken in wachtstand zijn – kan het uit de wachtstand/parkeerstand halen van gesprekken soms mislukken wanneer er een nieuw gesprek wordt opgezet met one-X Portal for IP Office.


Pagina 106 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Profielen: Profielinstellingen

7.5.6 Voicemail De volgende profielinstellingen kunnen worden gebruikt om de werking van uw voicemail aan te passen. Let op dat bepaalde opties alleen beschikbaar zijn als de voicemailserver een Voicemail Pro-systeem is, niet beschikbare opties worden uitgeschakeld als uw systeem embedded voicemail gebruikt.

Actieve begroeting (alleen Voicemail Pro ) Als uw voicemail wordt voorzien door Voicemail Pro, kan uw mailbox maximaal 9 begroetingen bevatten die u hebt opgenomen 113 . In elk van uw one-X Portal for IP Office-profielen kunt u de instelling Actieve begroeting gebruiken om te selecteren welke begroeting er moet worden gebruikt voor uw mailbox wanneer het profiel actief is. Voicemail Deze instelling controleert of voicemail wordt gebruikt om voicemailberichten aan te nemen wanneer u geen gesprekken kunt beantwoorden. Voicemail terugbellen Wanneer deze functie is geactiveerd en u nieuwe voicemailberichten hebt, zal de voicemailserver u bellen wanneer u de volgende keer het toestel gebruikt, om u een melding te geven over de berichten. Voicemail extern bellen (alleen Voicemail Pro) Als u extern bellen geconfigureerd hebt voor uw voicemail mailbox, kunt u deze profielinstelling gebruiken om het gebruik van extern bellen aan of uit te schakelen. Naar berichten luisteren op Met deze instelling kunt u met behulp van het op uw telefoon of in uw browser moet afspelen.

berichtengadget selecteren of one-X Portal for IP Office de berichten

· Als u Internet Explorer gebruikt, controleer dan dat de optie Geluiden afspelen op webpagina's is ingeschakeld (Hulpprogramma | Internetopties | Geavanceerd | Multimedia). · Er wordt een pictogram van een hoorn ingesteld.

getoond op uw berichtengadget wanneer afspelen op uw telefoon is

· Er wordt een pictogram van een koptelefoon getoond op uw berichtengadget wanneer afspelen op uw browser is ingesteld. Het afspelen van berichten op uw browser wordt enkel ondersteund voor Voicemail Pro. Voicemail-instellingen wijzigen met andere interfaces one-X Portal for IP Office laadt uw voicemailinstellingen wanneer u zich aanmeldt. Wanneer u uw voicemailinstellingen vervolgens wijzigt aan de hand van een andere methode, zoals via uw telefoon, kunnen de gegevens die one-X Portal for IP Office vasthoudt, incorrect zijn. Als u uw voicemailinstellingen op een andere methode dan via one-X Portal for IP Office wijzigt, moet u bij one-X Portal for IP Office uitloggen en opnieuw inloggen.


Pagina 107 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 8. Voicemail


Pagina 108 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Voicemail:

8. Voicemail Als uw telefoonsysteem over een Avaya voicemailserver beschikt, kunt u de berichten in uw voicemail-mailbox controleren aan de hand van het

Voicemail openen en gebruiken · Mijn berichten afspelen

berichtengadget.

111

111

· Schakelen tussen afspelen op telefoon en pc 113

· Een voicemailbeller aan mijn telefoonboek toevoegen 113


· Iemand opbellen die een bericht heeft achtergelaten 112

· Mailbox begroetingen openemen · Uw mailboxbegroeting selecteren

113 114

Voicemail-instellingen wijzigen met andere interfaces one-X Portal for IP Office laadt uw voicemailinstellingen wanneer u zich aanmeldt. Wanneer u uw voicemailinstellingen vervolgens wijzigt aan de hand van een andere methode, zoals via uw telefoon, kunnen de gegevens die one-X Portal for IP Office vasthoudt, incorrect zijn. Als u uw voicemailinstellingen op een andere methode dan via one-X Portal for IP Office wijzigt, moet u bij one-X Portal for IP Office uitloggen en opnieuw inloggen.

8.1 Voicemailscreening U kunt de one-X Portal for IP Office-interface gebruiken om de bureautelefoon te bedienen om gesprekken te screenen. U kunt gespreksscreening in- of uitschakelen met de one-X Portal for IP Office-interface. De voicemailscreening-optie is standaard uitgeschakeld. De voicemailscreening-optie activeren: 1. Klik in de one-X Portal for IP Office-interface op Configuratie> Voicemail. 2. Ga in het tabblad Voicemail naar Configuratie voicemailscreening. 3. Markeer Voicemail accepteren/beluisteren.


Pagina 109 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Als u in gesprek bent en een andere gesprek ontvangt, dan wordt het tweede gesprek nu gescreend. Het tweede gesprek gaat naar uw voicemail. U kunt de voicemail beluisteren of het gesprek accepteren in een actieve staat. Via de interface van het gespreksgadget kunt u omschakelen van alleen luisteren naar een tweerichtingsgesprek met de optie accepteren. Als u de voicemail-melding negeert, wordt de voicemail-melding verwijderd of niet getoond in de interface van het gespreksgadget. De opties Beluisteren, Accepteren en Negeren worden rechtsboven in de interface van het gespreksgadget getoond.


Pagina 110 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Voicemail: Voicemailscreening Voorbeeld: Extn 106 is momenteel in gesprek met Extn 104. Als Extn 105 nu Extn 106 belt, dan gaat het gesprek naar de voicemail van Extn 106. Extn 106 ontvangt de melding bericht wordt opgenomen in het gespreksgadget. · Beluisteren: Als op deze optie wordt geklikt, dan kan het door Extn 105 achtergelaten voicemailbericht worden afgespeeld op de bureautelefoon van Extn 106. · Opnemen: Als op deze optie wordt geklikt, dan wordt er een gesprek opgezet tussen Extn 105 en Extn 106. · Negeren: Als op deze optie wordt geklikt, wordt de voicemail-melding van Extn 105 verwijderd uit het gespreksgadget van Extn 106.

8.2 Voicemailberichten controleren Uw berichten kunnen worden bekeken en geopend met behulp van het 1. Op het tabblad Start toont het

berichtengadget.

berichtengadget de voicemailberichten in uw mailbox.

2. U kunt op de titel van een kolom klikken om de berichten in de kolom te sorteren. 3. U kunt het vak Zoeken bovenaan gebruiken om de weergegeven berichten te filteren die overeenstemmen met de waardenamen of nummers Van. 4. Om het nummer te bellen dat verbonden is aan het bericht, klikt u op de onderlijnde Van gegevens. 5. U kunt op de aanvinkvakjes klikken om een bericht of berichten te selecteren en vervolgens: ·

Opslaan

De berichten als opgeslagen markeren. Het berichtenpictogram (zien hieronder) wijzigt naar een pictogram van een computerdiskette ·

.

Verwijderen

De berichten verwijderen. ·

Het bericht afspelen

Terwijl het bericht wordt afgespeeld, kunt u de onderstaande knoppen gebruiken. Dit werkt enkel voor één geselecteerd bericht. U kunt het af te spelen bericht ook selecteren door te klikken op het berichtenpictogram. ·

Stoppen

·

Pauzeren


,

of

Pagina 111 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

·

Ga verder naar volgende

·

Ga terug naar vorige

·

Dit pictogram geeft aan dat uw huidige profiel spelen.

99

ingesteld is om berichten op uw telefoontoestel af te

·

Dit pictogram geeft aan dat uw huidige profiel

99

ingesteld is om berichten op uw pc af te spelen.

Berichtpictogrammen ·

Ongelezen bericht

·

Bericht lezen Houd er rekening mee dat een gelezen bericht standaard na 30 dagen definitief wordt verwijderd uit de mailbox tenzij het wordt gewijzigd in een bewaard bericht.

·

Opgeslagen berichten Als een bericht wordt ingesteld als opgeslagen, wordt het niet langer automatisch verwijderd na een bepaalde periode.

·

Prioriteitbericht Dit pictogram wordt toegevoegd aan het berichtpictogram om aan te geven dat de beller het bericht als prioriteitbericht heeft ingesteld.

·

Privébericht Dit pictogram wordt toegevoegd aan de bovenstaande berichtpictogrammen om aan te geven dat de beller de berichten als privébericht heeft ingesteld. Privéberichten kunnen niet doorgestuurd worden naar een andere voicemail mailbox

8.3 Iemand opbellen die een bericht heeft achtergelaten U kunt een terugbelgesprek opzetten naar iemand die u een voicemailbericht heeft achtergelaten. 1. Zoek met behulp van het

berichtengadget op het tabblad Start het bericht van de persoon die u wilt terugbellen.

2. Klik op de naam of het nummer van de beller om de persoon terug te bellen. · De voortgang van het gesprek wordt weergegeven op een tabblad in het


gesprekkengadget.

Pagina 112 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Voicemail: Schakelen tussen afspelen op telefoon en pc

8.4 Schakelen tussen afspelen op telefoon en pc U kunt het berichtengadget berichten op uw telefoon of uw computer laten afspelen. De instelling die wordt gebruikt, maakt deel uit van de voicemailopties van uw huidige actieve profielen 99 .

8.5 Een beller aan uw persoonlijke telefoonboek toevoegen U kunt de gegevens van een beller die u een voicemailbericht heeft achtergelaten, toevoegen aan uw persoonlijke telefoonboek. 1. Klik op Start. 2. Bekijk het

berichtengadget.

3. Klik op het pictogram Toevoegen

naast de berichtgegevens.


93

de


8.6 Uw voicemailcode wijzigen Aan de hand van het berichtengadget kunt u uw voicemailberichten openen 111 zonder dat u hiervoor een speciale code nodig hebt omdat u bij one-X Portal for IP Office ingelogd bent met een naam en wachtwoord. Wanneer u uw voicemail mailbox echter op een andere methode opent, zoals bijvoorbeeld via de telefoon, kan uw mailbox beveiligd zijn met een voicemail wachtwoord. U kunt one-X Portal for IP Office gebruiken om uw voicemailcode in te stellen en te wijzigen. 1. Selecteer op het tabblad Configureren de optie Profielen. Het gedeelte Voicemailcode wordt geopend. 2. Voer de nieuwe code in die u wilt gebruiken en bevestig de code. De voicemailcode moet altijd een numerieke code zijn. 3. Klik op Opslaan. Voicemail-instellingen wijzigen met andere interfaces one-X Portal for IP Office laadt uw voicemailinstellingen wanneer u zich aanmeldt. Wanneer u uw voicemailinstellingen vervolgens wijzigt aan de hand van een andere methode, zoals via uw telefoon, kunnen de gegevens die one-X Portal for IP Office vasthoudt, incorrect zijn. Als u uw voicemailinstellingen op een andere methode dan via one-X Portal for IP Office wijzigt, moet u bij one-X Portal for IP Office uitloggen en opnieuw inloggen.

8.7 Voicemail begroetingen opnemen U kunt one-X Portal for IP Office gebruiken om maximaal 9 begroetingsbestanden te laden voor gebruik met uw voicemail mailbox. U kunt vervolgens de instelling voor Actieve begroeting 107 binnen uw profielen gebruiken om de begroeting te selecteren die moet worden gebruikt bij elk profiel. Alleen Voicemail Pro Deze optie is alleen beschikbaar als uw systeem gebruiktmaakt van een Voicemail Pro-server. De optie is niet beschikbaar als uw telefoniesysteem gebruikmaakt van Embedded Voicemail. Voicemail-instellingen wijzigen met andere interfaces one-X Portal for IP Office laadt uw voicemailinstellingen wanneer u zich aanmeldt. Wanneer u uw voicemailinstellingen vervolgens wijzigt aan de hand van een andere methode, zoals via uw telefoon, kunnen de gegevens die one-X Portal for IP Office vasthoudt, incorrect zijn. Als u uw voicemailinstellingen op een andere methode dan via one-X Portal for IP Office wijzigt, moet u bij one-X Portal for IP Office uitloggen en opnieuw inloggen. 1. Op het tabblad Configureren selecteert u Voicemail. 2. Klik op Persoonlijke begroetingen bewerken. Er zal een oproep worden gedaan naar uw toestel. 3. Voer in het naamveld een naam in voor de begroeting. 4. Gebruik het pictogram beëindigen.

Opnemen om de opname te starten en het pictogram


Stoppen om de opname te

Pagina 113 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

5. Als de begroeting is geladen, kunt u de pictogrammen Afspelen en Stoppen gebruiken om de begroeting af te spelen. U kunt het bestand ook verwijderen door op verwijderen te klikken. 6. Om de opname te bewaren, klik op het pictogram opgeslagen.

opslaan. U zult een geluidsignaal horen wanneer het bestand is

8.8 Uw voicemailbegroeting selecteren Als uw voicemail wordt voorzien door Voicemail Pro, kan uw mailbox maximaal 9 begroetingen bevatten die u hebt opgenomen 113 . Voor elk van uw one-X Portal for IP Office-profielen 99 kunt u via de instelling Actieve meldtekst selecteren welke meldtekst er moet worden gebruikt voor uw mailbox wanneer dat profiel actief is. Alleen Voicemail Pro Deze optie is alleen beschikbaar als uw systeem gebruiktmaakt van een Voicemail Pro-server. De optie is niet beschikbaar als uw telefoniesysteem gebruikmaakt van Embedded Voicemail.


Pagina 114 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Voicemail: Uw voicemailbegroeting selecteren


Pagina 115 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 9. MyBuddy


Pagina 116 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

MyBuddy:

9. MyBuddy MyBuddy is een interactieve functie van one-X Portal for IP Office die werkt als een virtuele persoon die reageert op opdrachten die u invoert. MyBuddy kan in combinatie met elke XMPP-messaging-client worden gebruikt. MyBuddy kan worden gebruikt op een pc, tablet of smartphone waarop one-X Portal for IP Office niet actief is. Met Google-federation kan een gebruiker bijvoorbeeld mybuddy@<domain> toevoegen als Google Talk-contactpersoon of -vriend op dergelijke apparaten. U kunt MyBuddy gebruiken voor verschillende functies, zoals conferentiegepsrekken, het ontvangen van meldingen wanneer bellers berichten in uw voicemail-inbox achterlaten of het verzenden van opdrachten om berichten te beluisteren of te onderscheppen terwijl de beller ze inspreekt. Opmerking: u kunt MyBuddy alleen gebruiken als de beheerder van IP Office de mobiliteitsfunctie voor u inschakelt in de IP Office-manager. Dit is alleen beschikbaar voor opdrachten in verband met gesprekken. Om gesprekken te beginnen vanuit MyBuddy, moet de beheerder het volgende selecteren: IPO Manager > Gebruiker > Mobiliteit > Mobiliteitsfuncties. Toegang tot MyBuddy: 1. Klik in het telefoonboekgadget op het tabblad Systeem. 2. Klik op het Avaya

-pictogram. Het MyBuddy-venster wordt nu getoond.

9.1 Opdracht Help Als u help invoert in het MyBuddy-chatvenster, wordt er een lijst weergegeven van opdrachten waarvoor Help beschikbaar is. Voor meer informatie over de parameters die gebruikt kunnen worden bij een opdracht, typt u help gevolgd door een opdracht – bijvoorbeeld help call. MyBuddy geeft een lijst weer met de parameters die relevant zijn voor die opdracht en een overzicht van hoe de opdracht werkt.

9.2 Meldingen MyBuddy stelt u op de hoogte van voicemailen conferentiegebeurtenissen als uw IM-client geopend is. Opmerking: MyBuddy stelt u alleen op de hoogte als u in uw IM-aanwezigheidsstatus hebt aangegeven dat u meldingen wilt ontvangen over de gebeurtenissen. Zie IM-aanwezigheid 126 voor meer informatie over het configureren van de IMaanwezigheidsstatus. Conferentiegebeurtenissen zijn slechts ter informatie. De opdracht @conf wordt alleen gebruikt in de contact van een chatroom. Als een andere gebruiker bijvoorbeeld @conf invoert tijdens een IM-conversatie met u, laat MyBuddy u weten dat u bent uitgenodigd voor een conferentiegesprek. Als u de Conferentiemanager 172 bent, stelt MyBuddy u tijdens het gesprek op de hoogte van de binnenkomst en het vertrek van de deelnemer. Voicemailgebeurtenissen: u kunt luisteren naar de voicemailberichten als u een bericht ontvangt en u kunt ook de beller opvangen en het gesprek aannemen terwijl de beller een voicemailbericht achterlaat. Voicemailberichten beluisteren: 1. Typ in het MyBuddy conversatievenster listen (luisteren). 2. Druk op Enter. De telefoon die is ingesteld voor uw one-X Portal for IP Office gaat over. 3. Neem de telefoon op en luister het voicemailbericht af. Als u de oproep aanneemt terwijl de beller bezig is een voicemailbericht achter te laten, stuurt het systeem het bericht niet door naar uw mailbox, maar zet het een gesprek op tussen u en de beller. De oproep aannemen: 1. Typ in het MyBuddy conversatievenster pickup (opnemen). 2. Druk op Enter. De telefoon die is ingesteld voor uw one-X Portal for IP Office gaat over. 3. Neem de telefoon op en luister het voicemailbericht af.

9.3 Oproepbeheer MyBuddy ondersteunt gespreksbeheeropdrachten. U kunt een gemiste oproep traceren, een contactpersoon opzoeken, de bellocatie instellen, een telefoongesprek beginnen en een gesprek opnemen.

Een gemist gesprek traceren U kunt gemiste oproepen die bij uw afwezigheid naar uw voicemail werden doorgeschakeld, traceren. Het systeem toont een lijst van gemiste oproepen, de beller, het tijdstip van het gesprek en de aanwezigheidsstatus van de beller. Gemiste oproepen traceren:


Pagina 117 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy missed. a. Typ bijvoorbeeld missed 2 voor het traceren van gemiste gesprekken in de laatste 2 dagen 2. Druk op Enter.

Een contactpersoon zoeken U kunt een contactpersoon opzoeken in de IP Office-telefoonlijst op voor- of achternaam. Als de contactpersoon in de telefoonlijst staat, vermeldt het systeem de voor- of achternaam, het contact- of toestelnummer en de aanwezigheidsstatus van de contactpersoon. Een contactpersoon opzoeken: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy find gevolgd door de naam a. Als u bijvoorbeeld John wilt opzoeken, typt u find John 2. Druk op Enter.

De bellocatie instellen U kunt uw locatie opgeven. Het systeem belt in de eerste instantie uw locatie en maakt vervolgens verbinding met het opgegeven nummer. De opdracht at stelt alleen een standaard nummer in voor gesprekken die worden opgezet door MyBuddy. De routering van inkomende gesprekken en de afhandeling van gesprekken buiten MyBuddy wordt hierdoor niet beïnvloed. De bellocatie instellen: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy at gevolgd door het nummer of de locatie. a. Typ bijvoorbeeld at home als u thuis werkt. 2. Druk op Enter. Het systeem reageert met het volgende bericht: De opdrachten call, conference, listen en pickup bellen u thuis.

Een gesprek beginnen Een telefoongesprek beginnen: 1. Typ in in het gespreksvenster van MyBuddy "call nummer of naam from nummer of naam." a. Typ bijvoorbeeld call 800-555-0100 from 800-555-0101 2. Druk op Enter. Het systeem begint een telefoongesprek met 800-555-0101 en verbindt dit gesprek vervolgens door met het opgegeven nummer, namelijk 800-555-0100. Via de opdracht call wordt het gesprek opgezet vanaf het nummer dat of de locatie die is ingesteld met de opdracht at.

Een telefoongesprek opnemen U kunt uw telefoongesprekken opnemen of het opnemen ervan stopzetten. Standaard wordt de opname opgeslagen in uw mailbox. Een telefoongesprek opnemen: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy record. 2. Druk op Enter. Stoppen met het opnemen van een telefoongesprek. 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy stop. 2. Druk op Enter.

9.3.1 Thuis- en mobiel nummer opslaan U kunt telefoonnummers voor thuis en mobiel instellen in one-X Portal for IP Office. Wanneer u thuis bent, typt u bijvoorbeeld at home in het MyBuddy-venster. Het systeem reageert met het bericht: De opdrachten call, conference, listen en pickup bellen u thuis. U kunt nu een contactpersoon vanaf thuis bellen. Typ in het MyBuddy venster de betreffende naam of het contactnummer in. Het systeem zal eerst uw nummer thuis bellen en vervolgens het gesprek verbinden met het opgegeven nummer. Het mobiele nummer en het thuisnummer worden opgeslagen in het gedeelte Persoonlijke nummers. Telefoonnummers voor thuis en mobiel opslaan: 1. Klik op het tabblad Configureren> Telefonie.


Pagina 118 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

MyBuddy: Oproepbeheer

2. Voer in het gedeelte Persoonlijke nummers het nummer in de velden Thuis en Mobiel. Standaard zijn beide velden leeg. Als u uw nummer niet wilt vermelden, kunt u de velden leeg laten. 3. Klik op Opslaan. Opmerking: De gebruiker dient een voorvoegsel te vermelden voor telefoonnummers thuis en mobiel. Bijvoorbeeld het voorvoegnummer 9.

9.4 Een andere gebruiker volgen U kunt een andere one-X Portal-gebruiker volgen in one-X Portal for IP Office. Typ in het MyBuddy-venster de opdracht follow om een lijst te zien van contactpersonen die u momenteel volgt. Het systeem geeft een melding wanneer de beschikbaarheid van de gevolgdecontactpersoon verbetert. De beschikbaarheid is afhankelijk van de aanwezigheid, de telefoonstatus en de agendastatus van de gevolgde contactpersoon. Het systeem geeft u een melding bij de volgende handelingen van een contactpersoon: · Beëindiging van een vergadering of afspraak · Verbreken van de verbinding van een telefoongesprek · Wijziging van de status van Afwezig, Niet storen of Offline in Beschikbaar. Opmerking: Als de contactpersoon die u volgt zijn of haar agenda of telefonische aanwezigheid niet wil publiceren, dan stelt het systeem u niet op de hoogte van de statuswijziging. Een contactpersoon volgen: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy follow gevolgd een naam of toestelnummer. a. Bijvoorbeeld: follow John 2. Druk op Enter. Wanneer de beschikbaarheid van John beter wordt, ontvangt u een melding. Een contactpersoon niet meer volgen: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy unfollow gevolgd een naam of toestelnummer.


Pagina 119 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

a. Bijvoorbeeld: unfollow John 2. Druk op Enter. Nu ontvangt u geen melding van het systeem, ook niet wanneer de beschikbaarheid van John beter wordt.

9.5 Een conferentie beheren U kunt een MeetMe-conferentie

173

beginnen en de acties van elk van de deelnemers aan de conferentie regelen.

De IM's en het deelnemernummer van elke deelnemer wordt bij het binnenkomen getoond. Wanneer de John Smith de conferentie binnenkomt, toont het systeem bijvoorbeeld het volgende: (11:00:01) MyBuddy: John Smith (200) entered your conference as participant [1] Thursday, July 14, 2011 11:00 AM Het systeem geeft elke deelnemer een deelnemer nummer tussen vierkante haken.

Een conferentie starten U kunt een conferentie als volgt starten: • Vanaf een mobiele telefoon: typ conference cell • Thuis: typ conference home • Vanaf een telefoonnummer: typ conference. Zie Thuis- en mobiele nummers opslaan de one-X Portal for IP Office.

118

voor aanwijzigingen voor het instellen van uw thuis- en mobiele nummer op

Een conferentie starten en bijwonen: 1. Typ in het MyBuddy-gespreksvenster conference gevolgd door cell, work, home of het telefoonnummer. 2. Druk op Enter. Het systeem begint het gesprek en voegt u toe aan de conferentie wanneer u het gesprek beantwoordt. Via de opdracht conference wordt de conferentie opgezet vanaf het nummer dat of de locatie die is ingesteld met de opdracht at. Opmerking: Het gesprek mislukt als het externe nummer en de one-X Portal for IP Office een transmissielijn gebruiken zonder supervisie bij beantwoorden.

Dempen, dempen opheffen of een deelnemer verbreken Een deelnemer dempen in een conferentiegesprek: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy mute gevolgd door het deelnemernummer. Bijvoorbeeld: er zijn 4 deelnemers in uw conferentie. Om deelnemer 3 te dempen, typt u mute 3. 2. Druk op Enter. Deelnemer nummer 3 wordt gedempt. De demping van een deelnemer opheffen in een conferentiegesprek: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy unmute gevolgd door het deelnemernummer. Bijvoorbeeld: er zijn 4 deelnemers in uw conferentie en deelnemer 3 wordt gedempt. Om de demping van deelnemer 3 op te heffen, typt u unmute 3. 2. Druk op Enter. De demping van deelnemer nummer 3 wordt opgeheven. De verbinding van een deelnemer in een conferentiegesprek verbreken: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy disconnect gevolgd door het deelnemernummer. Bijvoorbeeld: er zijn 4 deelnemers in uw conferentie. Om deelnemer 3 uit uw conferentie te verwijderen, typt u disconnect 3. 2. Druk op Enter. De verbinding van deelnemer nummer 3 wordt verbroken.

Alles dempen, alle demping opheffen of verbinding van alle deelnemers verbreken Alle deelnemers dempen in een conferentiegesprek: 1. Typ in het MyBuddy conversatievenster mute all. 2. Druk op Enter.


Pagina 120 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

MyBuddy: Een conferentie beheren Als er vier deelnemers in uw conferentie zijn, dan worden deze alle vier gedempt. De demping van alle deelnemers opheffen in een conferentiegesprek: 1. Typ in het MyBuddy conversatievenster unmute all. 2. Druk op Enter. Als er vier deelnemers in uw conferentie zijn, dan wordt van alle vier de demping opgeheven. De verbinding van een deelnemer in een conferentiegesprek verbreken: 1. Typ in een gespreksvenster in MyBuddy de opdracht disconnect all. 2. Druk op Enter. Als er vier deelnemers in uw conferentie zijn, dan worden van alle vier de verbinding verbroken. Opmerking: De opdrachten mute all, unmute all of disconnect all hebben invloed op alle deelnemers aan de conferentie, behalve de eigenaar.

Een conferentie vergrendelen en ontgrendelen U kunt een conferentie ook vergrendelen om te voorkomen dat andere deelnemers zich aansluiten. Om nieuwe deelnemers toe te laten, kunt u de conferentie ontgrendelen. U kunt als volgt een conferentie vergrendelen: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy lock. 2. Druk op Enter. U kunt voorkomen dat nieuwe bellers zich aansluiten bij het conferentiegesprek. U kunt als volgt een conferentie ontgrendelen: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy unlock. 2. Druk op Enter. U kunt nieuwe bellers toegang geven tot het conferentiegesprek. U kunt een lijst van deelnemers in een conferentiegesprek bekijken. Het systeem toont de belnaam of het nummer en het deelnemernummer. Het systeem geeft aan wie er momenteel spreekt. U kunt als volgt deelnemers in een conferentiegesprek bekijken: 1. Typ in het gespreksvenster van MyBuddy who. 2. Druk op Enter.


Pagina 121 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 10. Configuratie


Pagina 122 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Configuratie:

10. Configuratie Het tabblad Configureren wordt gebruikt om een reeks one-X Portal for IP Office-instellingen in te stellen en te beheren. De knoppen Opslaan zijn grijs totdat u wijzigingen maakt die opgeslagen moeten worden (niet van toepassing op alle wijzigingen). Wijzigingen die moeten opgeslagen worden, worden aangegeven door een * in het tabbladlabel Configureren. Mijn one-X Portal for IP Office configureren · Profielen aanmaken en beheren

99

123

· Parkeerslots configureren

· 'Niet storen' uitzonderingen instellen

124

127

· Mijn sneltoetsen naar het toetsenbord wijzigen 124 · Geluid activeren

· Uw conferentienummer instellen · Voicemailbegroetingen laden

113

71


125

· Mijn taal selecteren

131

· De Wereldklok configureren


129

Pagina 123 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

10.1 Sneltoetsen toetsenbord U kunt de volgende standaard sneltoesten voor het toetsenbord gebruiken binnen one-X Portal for IP Office. U kunt ze ook desgewenst wijzigen. · Gesprek beantwoorden: Ctrl+Alt+A · Een gesprek opzetten: Ctrl+Alt+C · Het huidige gesprek in wachtstand plaatsen: Ctrl+Alt+H · Het huidige gesprek droppen: Ctrl+Alt+D

Uw sneltoetsen op het toetsenbord wijzigen U kunt de sneltoetsen op het toetsenbord wijzigen naar uw eigen selectie van toetsen. · BELANGRIJK De sneltoetsen van het toetsenbord van uw webbrowser hebben voorrang op deze die kunnen worden gebruikt met one-X Portal for IP Office. Als u bijvoorbeeld probeert om Ctrl+Q in te voeren, zal uw webbrowser waarschijnlijk worden gesloten. Raadpleeg uw webbrowserhelp voor informatie omtrent de sneltoetsen voor het toetsenbord die de webbrowser gebruikt. 1. Selecteer op het tabblad Configureren de optie Telefonie. 2. In het onderdeel Sneltoetsen klikt u op de sneltoets die u wilt wijzigen. 3. Druk op de toets of de toetsencombinatie die u wilt gebruiken als uw sneltoets. Als de toets of toetsencombinatie beschikbaar is voor gebruik, zal de toetsenreeks worden toegevoegd. 4. Klik op Opslaan.

10.2 Parkeerslots one-X Portal for IP Office heeft vier parkeerslotknoppen. U kunt de parkeerslots van het telefoonsysteem instellen op de knoppen. Als de door u gebruikte namen of nummers overeenkomen met die van andere gebruikers, kunt u de gesprekken zien die door andere gebruikers in deze parkeerslots geparkeerd zijn. U kunt de knoppen gebruiken om deze gesprekken uit de parkeerstand te halen. Andere gebruikers kunnen eveneens de gesprekken zien die u parkeert, en deze uit de parkeerstand halen. 1. Selecteer op het tabblad Configureren de optie

Telefonie.

2. Geef in het gedeelte Parkeerslots het nummer of de naam van het parkeerslot op. Standaard zijn de parkeerslots genummerd van 1 tot 4. Opmerking: de naam van een parkeerslot mag niet langer zijn dan negen tekens. De naam van het parkeerslot mag alfanumeriek zijn en kan speciale tekens bevatten. 3. Klik op Opslaan.


Pagina 124 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Configuratie: Parkeerslots

10.3 Geluidsconfiguratie Wanneer uw computer en browser geconfigureerd zijn voor audio, kan one-X Portal for IP Office geluiden voorzien om gebeurtenissen aan te geven, zoals het overgaan van een telefoon of een nieuw voicemailbericht. Hiervoor moet de browser een media player ondersteunen zoals Windows Media Player[1] of Quick Time. · Als u Internet Explorer gebruikt, controleer dan dat de optie Geluiden afspelen op webpagina's is ingeschakeld (Hulpprogramma | Internetopties | Geavanceerd | Multimedia).

10.3.1 Proxyserver-uitzonderingen Voor het afspelen van voicemailberichten op uw computer kan vereist worden dat het IP-adres van de voicemailserver in de lijst van proxyserver-uitzonderingen van uw browser wordt ingevoerd. · Internet Explorer Selecteer Extra | Internetopties | Verbindingen | LAN-instellingen | Geavanceerd. Voer het IP-adres van de voicemailserver in de Uitzonderingenlijst in. · Google Chrome Klik op het instellingenpictogram en selecteer Opties. Selecteer Geavanceerde opties en klik op Proxyinstellingen wijzigen. Selecteer Verbindingen | LAN-instellingen | Geavanceerd. Voer het IP-adres van de voicemailserver in de Uitzonderingenlijst in. · Firefox Selecteer Extra | Opties | Netwerk | Instellingen | Handmatige proxyconfiguratie. Voer het IP-adres van de voicemailserver in de lijst Geen proxy voor in.


Pagina 125 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

10.3.2 Audiobranding implementeren one-X Portal for IP Office biedt een geluidslogofunctie. Wanneer u zich aanmeldt op one-X Portal for IP Office wordt de merknaam Avaya afgespeeld. De geluidsoptie configureren: 1. Selecteer in het tabblad Configureren de optie Telefonie. 2. Selecteer Geluidsmeldingen activeren. 3. Klik op Opslaan. De volgende keer dat u zich aanmeldt bij one-X Portal for IP Office wordt u begroet door het Avaya-geluidslogo.

10.4 IM-aanwezigheid U kunt uw IM en aanwezigheid configureren in one-X Portal for IP Office. 1. Klik op IM/aanwezigheid op het tabblad Configureren . 2. Hier kunt u verschillende opties instellen zoals IM verzenden bij binnenkomst conferentie, IM verzenden bij verlaten conferentie, IM bij start voicemail, IM bij eind voicemail, Alternatief IM-id, Gespreksstatus weergeven 127 en Agendastatus weergeven. Opmerking: U kunt Oproepstatus weergeven en Agendastatus weergeven instellen op weergave van Alleen bericht, Aanwezigheid en berichtof Geen. 3. Klik na het maken van de wijzigingen op Opslaan. Veld

Opties

Omschrijving

IM/aanwezigheid

IM verzenden bij binnenkomst conferentie

MyBuddy verzendt een IM als iemand zich aansluit bij uw MeetMeconferentie.

IM verzenden bij verlaten conferentie

MyBuddy verzendt een IM als iemand uw MeetMe-conferentie verlaat.

IM bij start voicemail

MyBuddy verzendt een IM als iemand begint met het inspreken van een bericht op uw voicemail.

IM bij eind voicemail

MyBuddy verzendt een IM als iemand een bericht heeft ingesproken op uw voicemail.

Alternatief IM-ID

MyBuddy verzendt de meldingen over uw IM verzenden binnenkomst conferentie, IM verzenden verlaten conferentie, IM start voicemailen IM eind voicemail naar de alternatieve IM-ID dat u in dit veld invoert. Als server-to-server-federatie voor IM-servers is ingesteld, kan dit een externe ID zoals een Google Talk-ID zijn. Op deze manier kunt u een melding op uw Google Talk-client ontvangen. Naast meldingen naar de alternatieve IM-ID worden ook meldingen naar MyBuddy verzonden via de one-X Portal for IP Office.

Oproepstatus weergeven

U kunt dit veld instellen om uw oproepstatus weer te geven: · Als u dit veld instelt op Aanwezigheid en bericht, wordt uw aanwezigheid gewijzigd in 'Niet storen' en wordt uw statusbericht ingesteld om aan te geven dat u in gesprek bent. · Als u dit veld instelt op Alleen bericht, wordt uw statusbericht bijgewerkt om aan te geven dat u in gesprek bent. U kunt het statusbericht In gesprek niet instellen of bewerken. · Als u dit veld instelt op Geen, wordt uw statusbericht of aanwezigheidsindicator niet gewijzigd terwijl u in gesprek bent.

Agendastatus weergeven

U kunt dit veld instellen om uw agendastatus weer te geven: · Als u dit veld instelt op Aanwezigheid en bericht, wordt uw statusbericht bijgewerkt om aan te geven dat u in vergadering bent of een afspraak hebt. Bovendien wordt uw aanwezigheid ingesteld op 'Niet storen'. · Als u de status in dit veld instelt als Alleen bericht, geeft het systeem alleen uw agendabericht weer.


Pagina 126 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Configuratie: IM-aanwezigheid Veld

Opties

Omschrijving · Als u dit veld instelt op Geen, wordt uw statusbericht of aanwezigheidsindicator niet gewijzigd terwijl u in vergadering bent of een afspraak hebt.

10.4.1 Oproepstatus weergeven U kunt met uw XMPP-aanwezigheidsstatus laten zien wanneer u in gesprek bent. 1. Ga naar Configuratie> IM/Aanwezigheid> Configuratie IM/Aanwezigheid. 2. Selecteer onder Gespreksstatus weergeven de optie Aanwezigheid en berichten. Deze optie is standaard geactiveerd.

Als u nu in gesprek bent, wordt de de XMPP-aanwezigheidsstatus getoond als Bezet en In gesprek aan alle andere contactpersonen. Opmerking: Als u Gespreksstatus weergeven hebt ingesteld als Aanwezigheid en bericht, dan ziet u de aanwezigheidsstatus Bezet niet linksboven of in het systeemtelefoonboek van de one-X Portal for IP Office. Wanneer u in gesprek bent, wordt uw status echter getoond als Bezet en In gesprek aan ander gebruikers.

10.5 Uitzonderingen Niet storen Gesprekken van nummers in deze lijst kunnen nog steeds op uw telefoon overgaan zelfs wanneer Niet storen is geactiveerd 57 . Dit is enkel van toepassing op gesprekken die rechtstreeks naar uw toestelnummer worden gevormd; het is niet van toepassing op gesprekken naar een huntgroep 172 waar u lid van bent. Nummers worden op verschillende manieren aan de 'Niet storen' uitzonderingenlijst toegevoegd. U kunt one-X Portal for IP Office gebruiken om nummers van uw Persoonlijk en Systeemtelefoonboek toe te voegen aan uw bestaande 'Niet storen' uitzonderingenlijst. Nummers die op andere manieren worden toegevoegd, bijvoorbeeld door uw systeembeheerder, worden getoond door en kunnen worden verwijderd met one-X Portal for IP Office. 1. Ga naar het tabblad Configureren en selecteer Niet storen-uitzonderingen. 2. De lijst met uitzonderingen verschijnt en als een nummer in de lijst uitzonderingen overeenkomt met een nummer in uw Persoonlijke of Systeemtelefoonboek, wordt ook de naam in de uitzonderingenlijst weergegeven. · Een nummer uit het telefoonboek toevoegen Klik op het tabblad Persoonlijk of Systeem. Selecteer de contactpersoon die u wilt toevoegen aan uw Uitzonderingen. Voor contactpersonen uit het persoonlijke telefoonboek, wordt het primaire telefoonnummer 173 van de contactpersoon toegevoegd.


Pagina 127 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

· Een nummer verwijderen Om een nummer uit de lijst met uitzonderingen te verwijderen, klikt u op de X naast het nummer. 3. Klik op Opslaan.

Opmerking 1. Er zullen geen namen worden opgeslagen als onderdeel van de uitzonderingenlijst, enkel de nummers. De namen die worden weergegeven in de lijst worden verkregen door het verbinden van nummers in de uitzonderingenlijst met de primaire telefoon 173 nummers van de contactpersonen in het telefoonboek door one-X Portal for IP Office. Als de contactpersoon in het telefoonboek niet langer overeenstemt met het nummer in de uitzonderingenlijst, wordt er geen naam weergegeven. 2. one-X Portal for IP Office laat momenteel de opname van jokers N en X, waarbij N staat voor alle nummers en X voor één cijfer, niet toe. Bijvoorbeeld, om alle nummers van 5551000 tot 5551099 toe te laten, voegt u de uitzonderingnummers toe als 55510XX of 55510N. Deze kunnen door uw systeembeheerder 173 worden ingevoerd.


Pagina 128 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Configuratie: Uitzonderingen Niet storen

10.6 Het wereldklokgadget Het wereldklokgadget toont de tijd in geselecteerde tijdzones die u hebt toegevoegd aan het gadget. U kunt maximaal 5 tijdzones toevoegen aan uw wereldklok. De klok kan op twee manieren worden weergegeven, Tijdzones of Klokken, die u kunt selecteren door op het betreffende tabblad te klikken. · Tijdzones In deze weergave worden de tijdzones weergegeven als een band die de lokale tijd en daglichturen aangeeft. Als u uw cursor over een van de tijdbanden verplaatst, wordt de huidige datum en tijd in die tijdzone weergegeven.

· Klok In deze weergave wordt elke tijdzone weergegeven als een klok.

·

12/24 uur

Deze optie wordt getoond in de weergave Tijdzones. Klik op deze knoppen om tussen de 24 uurs- en 12 uursweergave te schakelen. Dit beïnvloedt de tijdspanne die getoond wordt door de banden en de klokindeling die onder elke band wordt gebruikt. · + Toevoegen Klik op het pictogram + Toevoegen om de band van een andere tijdzone weer te geven.. De lijst met wereldtijdzones wordt weergegeven; uit deze lijst kunt u een tijdzone selecteren voor de nieuwe band. Gebruik het vak bovenaan om de lijst met tijdzones op naam te filteren. U kunt maximaal 5 tijdzones toevoegen aan uw wereldklok.


Pagina 129 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

·

Vervangen/Verwijderen Als u uw cursor over de naam van een tijdzone verplaatst, worden pictogrammen weergegeven voor het vervangen of verwijderen van die tijdzone.


Pagina 130 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Configuratie: Het wereldklokgadget

10.7 Taal one-X Portal for IP Office 8.0 is beschikbaar in het Engels (VS en GB), Frans, Duits, Italiaans, Nederlands, Braziliaans Portugees, Latijns-Amerikaans Spaans, Russisch en Vereenvoudigd Chinees. De taal kan op de inlogpagina worden ingesteld door zowel beheerders als gebruikers. Stel de taal alleen in als u one X portal voor het eerst opent via een browser. Voer de volgende stappen uit om de gewenste taal in te stellen: 1. Log in als gebruiker. 2. Kies de taal onder Taal. 3. Klik op Inloggen. Opmerking: de ingestelde taal is alleen van toepassing op de one X portal. Deze instelling heeft geen invloed op de taal van andere websites die u bezoekt via de browser.


Pagina 131 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 11. one-X Call Assistant


Pagina 132 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Call Assistant:

11. one-X Call Assistant U kunt de one-X Call Assistant-toepassing gebruiken voor verschillende controlefuncties zonder u aan te melden op de one-X Portal for IP Office. Als u oproepen plaatst en ontvangt, geeft de one-X Call Assistant berichten weer op uw Windows-bureaublad, zelfs als one-X Portal for IP Office niet actief is.

U kunt de one-X Call Assistant gebruiken voor het volgende: · Oproepdetails weer te geven in pop-upschermen. · De overeenkomende contactpersoon uit Microsoft Outlook te laten zien als Outlook en one-X Call Assistant tegelijkertijd worden uitgevoerd. · Een nummer in een andere Windows-toepassing te selecteren en te bellen. · Start de one-X Portal for IP Office. De one-X Call Assistant gebruiken (uitsluitend Windows-pc's) · De one-X Call Assistant installeren

· one-X Portal for IP Office-pictogram

135

· Bellen met functietoetsen

139

134

· one-X Portal for IP Office opstarten

· Pop-upschermen configureren

· Weergave met gemiste oproepen

138

· De one-X Call Assistant starten

137

144

140

· Een oproep vanuit een Windowstoepassing opzetten 139

· Weergave van nieuwe berichten

144

11.1 Systeemvereisten voor one-X Call Assistant Zorg ervoor dat aan de volgende systeemvereisten wordt voldaan. one-X Call Assistant one-X Call Assistant Systeemvereisten · Hardwarevereisten

133

· Softwarevereisten

133

11.1.1 Hardwarevereisten De hardwarevereisten zijn als volgt: · 1 GHz-processor · 1GB RAM · 1 GB of meer vrije schijfruimte voor 32-bits besturingssysteem of 2 GB of meer vrije schijfruimte voor 64bits besturingssysteem.

11.1.2 Softwarevereisten De client biedt ondersteuning voor de volgende besturingssystemen: · Windows 7 Ultimate x86 · Windows 7 Ultimate N · Windows 7 Ultimate x64 · Windows 7 Enterprise x86 · Windows 7 Enterprise N · Windows 7 Enterprise x64 · Windows 7 Professional x86


Pagina 133 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

· Windows 7 Professional N · Windows 7 Professional x64 · Windows 7 Home Premium x86 · Windows 7 Home Premium N · Windows 7 Home Premium x64 · Windows7 Home Basic x86 · Windows 7 Home Basic N · Windows 7 Starter x86 · Windows 7 Starter N · Windows Vista R2 Enterprise (x64) · Windows Vista R2 Enterprise · Windows Vista R2 Business (x64) · Windows Vista R2 Business · Windows Vista R2 Ultímate (x64) · Windows Vista R2 Ultimate · Windows Vista R2 Home Premium (x64) · Windows Vista R2 Home Premium · Windows Vista R2 Home Basic · Windows Vista R2 Starter Ed. Digital Boost (x64) · Windows Vista R2 Starter Ed. Digital Boost · Windows Vista R2 Starter · Windows Vista Ultimate · Windows Vista Ultimate x64 Edition · Windows Vista Enterprise · Windows Vista Enterprise x64 Edition · Windows Vista Business · Windows Vista Business x64 Edition · Windows Vista Home Premium · Windows Vista Home Premium x64 Edition · Windows Vista Home Basic · Windows Vista Starter Ed. Digital Boost · Windows Vista Starter Ed. Digital Boost (x64) · Windows Vista Starter · Windows XP Professional met SP3 · Windows XP Professional x64 Edition met SP3 · Windows XP Home Edition met SP3. Aanvullende softwarevereisten · Microsoft Internet Explorer 6.0 of hoger · Windows Installer 3.1 of hoger.

11.2 one-X Call Assistant-pictogrammen Het systeem geeft de one-X Call Assistant-pictogrammen weer in het systeemvak van Windows (meestal rechts onder aan het scherm). U kunt met de rechtermuisknop op het pictogram klikken om de beschikbare opdrachten en andere aanvullende informatie weer te geven. Als u met de cursor over het one-X Call Assistant-pictogram beweegt, geeft het systeem de status en het aantal ontvangen voicemailberichten weer.


Pagina 134 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Call Assistant: one-X Call Assistant-pictogrammen ·

Niet aangesloten

Een grote rode stip geeft aan dat de one-X Call Assistant geen verbinding heeft met de one-X Portal for IP Officeserver. Dit pictogram wordt alleen weergegeven als de one-X Call Assistant-software bezig is met opstarten. Als het pictogram deze status blijft houden, controleer dan de instellingen 138 . ·

Verbonden

Een grote groene stip geeft aan dat de one-X Call Assistant verbinding hebt met uw one-X Portal for IP Officeserver. ·

Gemiste oproepen

Uitroeptekens in het pictogram geven aan dat er gemiste oproepen in uw gespreksrapport staan. Als u met de cursor over het pictogram beweegt, wordt het aantal gemiste oproepen weergegeven. ·

Nieuwe Voicemailberichten

Een kleine rode stip geeft aan dat u een nieuw voicemailbericht hebt. Als u met de cursor over het pictogram beweegt, wordt het aantal nieuwe berichten weergegeven. ·

Nieuwe Voicemailberichten

De indicators voor gemiste oproepen en nieuwe voicemailberichten kunnen tegelijkertijd worden weergegeven. Als u met de cursor over het pictogram beweegt, wordt er aanvullende informatie weergegeven.

11.3 one-X Call Assistant installeren U kunt de one-X Call Assistant R8.0-toepassing installeren vanaf de one-X Portal for IP Office-server. Opmerking: Als one-X Call Assistant R7.0 al is geïnstalleerd, dan dient u de one-X Call Assistant-toepassing handmatig te verwijderen. Het installatieprogramma van one-X Call Assistant R8.0 voert geen upgrade van de vorige installatie uit en verwijdert deze ook niet. 1. Log in op one-X Portal for IP Office. 2. Selecteer op tabblad Configureren de optie Bureaubladintegratie. 3. Klik op One-X Desktop Clients installeren. 4. De volgende stappen verschillen per browser: · Internet Explorer of Safari Het berichtvenster Bestand downloaden verschijnt, met opties voor setup.exe. Selecteer Uitvoeren. · Google Chrome of Firefox a. Selecteer Opslaan wanneer aangegeven door de browser. De browser downloadt het installatiebestand. b. Als het downloaden is voltooid, dubbelklikt u op het gedownloade bestand en selecteert u Uitvoeren. Het systeem pakt het installatieprogramma uit en bereidt zich voor op installatie van de one-X Call Assistantsoftware. 5. Klik in het welkomstscherm op Volgende. · Als u one-X Call Assistant al hebt geïnstalleerd, worden de volgende opties weergegeven Aanpassen, Repareren en Verwijderen. Selecteer Aanpassen om deze versie over de bestaande versie te installeren. Als u al een andere versie hebt geïnstalleerd, wordt u gevraagd of u een upgrade wilt uitvoeren. 6. Selecteer Ik accepteer de voorwaarden in de licentieovereenkomst. 7. Klik op Volgende. 8. Voer uw naam en het bedrijf waar u voor werkt in. Het berichtvenster Soort installatie verschijnt. Selecteer Volledig om zowel one-X Call Assistant als Avaya IP Office Plug-in te installeren. b. Selecteer aangepast om slechts één van de desktopclients te installeren. 9. Klik op Volgende. 10.Selecteer de functies die u wilt installeren. 11.Selecteer een map waar de software geïnstalleerd moet worden en accepteer de standaardinstellingen. 12.Klik op Installeren. Het systeem geeft de voortgang van de installatie weer. 13.Klik op Voltooien.


Pagina 135 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Opmerking: afhankelijk van de omgeving waarin de one-X Desktop Clients worden geïnstalleerd, vraagt het installatieprogramma u de computer opnieuw op te starten. 14. Klik in het meldingsgebied op

one-X Call Assistant.

Het systeem geeft het dialoogvenster Algemene instellingen weer. 15. In het gedeelte Serverinformatie a. Geef het IP-adres van one-X Portal for IP Office op in het veld Applicatieserver. b. Voer de standaardpoort 8080 van de server in in het veld Serverpoort. 16. Voer in het onderdeel Inloggegevens de gebruikersnaam en het wachtwoord in die u gebruikt om in te loggen op one-X Portal for IP Office. 17. Klik op OK. Het systeem geeft

Verbonden weer in het meldingsgebied en een bericht als het verbindt met one-X Portal for IP

Office. Als het systeem geen verbinding met one-X Portal for IP Office kan worden gemaakt, wordt Niet verbonden weergegeven. Om de verbindingsinstellingen weer te geven, klikt u met de rechtermuisknop op Instellingen.


Pagina 136 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Call Assistant: one-X Call Assistant installeren

11.4 one-X Call Assistant opstarten De one-X Call Assistant wordt standaard automatisch gestart wanneer u uw computer opstart. U kunt het programma echter ook handmatig starten. De one-X Call Assistant handmatig starten: 1. Klik op Start. 2. Selecteer Programma's. 3. Selecteer IP Office. 4. Klik op one-X Desktop Clients. Als u de one-X Call Assistant voor het eerst start, geeft het systeem het dialoogvenster Algemene instellingen weer. Opmerking: als u de volgende velden niet ingevuld hebt bij installatie van de software, vul ze dan in. a. In het gedeelte Serverinformatie: i. Geef het IP-adres van de one-X Portal for IP Office-server op in het veld Applicatieserver. ii. Geef de standaard serverpoort (8080) voor one-X Portal for IP Office op in het veld Serverpoort. De serverpoort is standaard 8080. b. In het gedeelte Inloginformatie: i. Geef de gebruikersnaam die is ingesteld voor one-X Portal for IP Office op in het veld Gebruikersnaam. ii. Geef het wachtwoord dat is ingesteld voor one-X Portal for IP Office op in het veld Wachtwoord. c. Klik op OK. · Als one-X Call Assistant niet verbonden is met de one-X Portal for IP Office-server, geeft het systeem Niet verbonden weer in het meldingsgebied. Na een paar seconden geeft het systeem een bericht weer of de one-X Call Assistant is verbonden met one-X Portal for IP Office. · Als de one-X Call Assistant is verbonden met de one-X Portal for IP Office-server, geeft het systeem Verbonden weer of Gemiste oproepen, als u gemiste oproepen hebt. Als u de muisaanwijzer op het pictogram in het meldingsgebied plaatst, geeft het systeem het aantal gemiste oproepen en voicemailberichten weer. · Als de one-X Call Assistant niet is verbonden met de one-X Portal for IP Office-server, zijn de instellingen van oneX Call Assistant mogelijk onjuist. Klik met de rechtermuisknop op


Niet verbonden en selecteer Instellingen.

Pagina 137 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

11.5 one-X Portal for IP Office opstarten Als u one-X Call Assistant geopend hebt, kunt u one-X Call Assistant gebruiken om one-X Portal for IP Office op te starten en in te loggen op de portal. · Als u one-X Portal for IP Office al geopend hebt in een browservenster en die browsersessie uitgelogd is. Zie onderstaande Tip. 1. Om in te loggen met de one-X Call Assistant, klikt u met de rechtermuisknop op

Verbonden.

2. Selecteer vervolgens one-X Portal openen.

Tip: gebruik de one-X Call Assistant om in te loggen Als u de pop-upvensters voor one-X Call Assistant inschakelt, gebruikt u het one-X Call Assistant-pictogram om in te loggen 138 op de one-X Portal for IP Office in plaats van dat u inlogt via de browser. De one-X Call Assistant slaat informatie op, waardoor de volgende logins tijdens de Windows-sessie veel sneller zijn (bijna meteen). 1. Als u ingelogd bent op de one-X Call Assistant, gebeurt het volgende als u een oproep beantwoordt via het berichtvenster: a. Als het bestaande one-X Portal for IP Office-venster is geminimaliseerd, zal het systeem onmiddellijk de oorspronkelijke grootte herstellen. b. Als u uitgelogd bent, logt het systeem u meteen weer in met gebruik van de opgeslagen sessie. 2. Als u via een browser inlogt op de one-X Portal for IP Office en oproepen beantwoordt via de berichtvensters, logt het systeem u uit bij de huidige sessie en wordt u weer ingelogd in een nieuw venster. Dit kan echter 20 seconden duren.

11.6 one-X Call Assistant-instellingen U kunt de verbinding

138 ,

functietoets

139

en pop-upschermen

140

instellen voor one-X Call Assistant.

11.6.1 Verbinding Verbindingen instellen voor one-X Call Assistant: 1. Klik in het meldingsgebied met de rechtermuisknop op

Verbonden.

2. Selecteer Instellingen. 3. Selecteer in het navigatievenster van het dialoogvenster Algemene instellingen de optie Functietoets.


Pagina 138 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Call Assistant: one-X Call Assistant-instellingen 4. In het gedeelte Serverinformatie: a. Geef het IP-adres van de one-X Portal for IP Office-server op in het veld Applicatieserver. b. Geef de standaard serverpoort (8080) voor one-X Portal for IP Office op in het veld Serverpoort. De serverpoort is standaard 8080. 5. In het gedeelte Inloginformatie: a. Geef de gebruikersnaam die is ingesteld voor one-X Portal for IP Office op in het veld Gebruikersnaam. b. Geef het wachtwoord dat is ingesteld voor one-X Portal for IP Office op in het veld Wachtwoord. 6. Klik op OK.

11.6.2 Bellen met functietoetsen U kunt een oproep plaatsen door een nummer te kiezen in een Windows-toepassing. 1. Selecteer of markeer het nummer in de Windows-toepassing. 2. Druk op de one-X Call Assistant-sneltoets. · Het nummer moet geschikt zijn om te kiezen. Als uw telefoonsysteem een voorvoegsel voor externe oproepen gebruikt, moet dit aanwezig zijn in het nummer. U kunt het nummer niet bewerken voordat u het belt. · U kunt niet voorspellen welke sneltoetscombinatie altijd werkt. Als uw sneltoetscombinatie voor one-X Call Assistant hetzelfde is als de combinatie voor een functie in de toepassing, zal de toepassing voorrang hebben op de sneltoets voor bellen in one-X Call Assistant.

Uw one-X Call Assistant-sneltoetscombinatie instellen 1. Klik in het meldingsgebied met de rechtermuisknop op

Verbonden en

2. Selecteer Instellingen. 3. Selecteer in het navigatievenster van het dialoogvenster Algemene instellingen de optie Functietoets.

4. Selecteer Functietoets inschakelen. 5. Selecteer de sneltoetscombinatie die u wilt gebruiken. 6. Klik op OK.


Pagina 139 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

11.6.3 Pop-upschermen U kunt de one-X Call Assistant instellen om informatie weer te geven over de gesprekken. Deze informatie verschijnt als een pop-upbericht 142 dat links bevat voor acties die u kunt uitvoeren, bijvoorbeeld het gesprek beantwoorden, het gesprek droppen, enz. Als u een oproep aanneemt via het pop-upbericht, geeft one-X Call Assistant de one-X Portal for IP Office 138 weer.

De one-X Call Assistant zoekt naar contactpersonen in uw Microsoft Outlook 2003 of 2007 en geeft op basis van de gespreksinformatie de contactpersoon weer. U kunt instellen of de Outlook-schermen getoond worden op basis van oproepen die u ontvangt op oproepen die u plaatst. Het systeem geeft deze informatie alleen weer als Outlook wordt uitgevoerd.

Tip: gebruik de one-X Call Assistant om in te loggen Als u de pop-upvensters voor one-X Call Assistant inschakelt, gebruikt u het one-X Call Assistant-pictogram om in te loggen 138 op de one-X Portal for IP Office in plaats van dat u inlogt via de browser. De one-X Call Assistant slaat informatie op, waardoor de volgende logins tijdens de Windows-sessie veel sneller zijn (bijna meteen). 1. Als u ingelogd bent op de one-X Call Assistant, gebeurt het volgende als u een oproep beantwoordt via het berichtvenster: a. Als het bestaande one-X Portal for IP Office-venster is geminimaliseerd, zal het systeem onmiddellijk de oorspronkelijke grootte herstellen. b. Als u uitgelogd bent, logt het systeem u meteen weer in met gebruik van de opgeslagen sessie. 2. Als u via een browser inlogt op de one-X Portal for IP Office en oproepen beantwoordt via de berichtvensters, logt het systeem u uit bij de huidige sessie en wordt u weer ingelogd in een nieuw venster. Dit kan echter 20 seconden duren.


Pagina 140 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Call Assistant: one-X Call Assistant-instellingen

Instellingen voor pop-upschermen 1. Klik in de taakbalk met de rechtermuisknop op

Verbonden.

2. Selecteer Instellingen. 3. Selecteer in het navigatievenster van het dialoogvenster Algemene instellingen de optie Pop-upschermen.

4. Schakel de gewenste instellingen in. 5. Klik op OK. Velden

Omschrijving

CA pop-upschermen inschakelen

De one-X Call Assistant schakelt pop-upschermen in op basis van de door u geselecteerde velden en de one-X Call Assistant-systeemberichten 142 . Zorg dat u deze optie alleen selecteert als u one-X Portal for IP Office opent via het one-X Call Assistant-pictogram, zie de Tip voor meer informatie.

Pop-up in CLI

De one-X Call Assistant plaatst de inkomende gesprekken en de beller-ID van het gesprek in de door u geselecteerde toepassing.

Pop-up bij uitgaande gesprekken

De one-X Call Assistant plaatst de uitgaande gesprekken en de beller-ID van het gesprek in de door u geselecteerde toepassing.

Pop-up in Outlook

De one-X Call Assistant plaatst de informatie over gesprekken met contactpersonen in het Adresboek van uw Outlook.

11.7 Extra eigenschappen van one-X Call Assistant De one-X Call Assistant-toepassing biedt verschillende extra eigenschappen. one-X Call Assistant extra eigenschappen · one-X Call Assistant-berichten

142

· Voicemailberichten

· Ondersteuning meerdere talen

144

· Helpmenu


144

144

· Gemiste oproep

144

· Melding voor nieuwe versie

144

Pagina 141 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

11.7.1 one-X Call Assistant-berichten Als u CA pop-upschermen activeren 140 inschakelt, geeft one-X Call Assistant systeemberichten en gegevens weer over de oproepen die u plaatst en ontvangt. Als u oproepen plaatst en ontvangt, geeft one-X Call Assistant de voortgang van de oproep weer. Het systeem toont de naam of alleen het nummer van de partij aan de andere kant van de lijn.

Bericht van binnenkomend gesprek · Als u een oproep nog moet beantwoorden, geeft one-X Call Assistant de gegevens van de beller weer. Om de oproep te beantwoorden, klikt u op Beantwoorden. Als u een oproep beantwoordt, herstelt of start het systeem een one-X Portal for IP Office-sessie 138 .

· Het systeem geeft dit bericht weer als een oproep is verbonden.

Berichten van uitgaande gesprekken Als u een oproep plaatst met uw telefoon, one-X Portal for IP Office of one-X Call Assistant 139 , geeft het systeem informatie weer over de geplaatste oproep en de voortgang van de oproep. U kunt de optie Droppen gebruiken om het gesprek te beëindigen. · Het systeem geeft dit bericht weer als u een oproep plaatst die nog beantwoord moet worden. Bij sommige types van externe gesprekken, bijvoorbeeld analoge telefoonlijnen, kan het systeem de voortgang van de oproep niet waarnemen en wordt het gesprek beschouwd als verbonden, zelfs als de oproep nog overgaat. · Het systeem geeft dit bericht weer als een oproep is verbonden.

· Dit bericht geeft aan dat de gesprekspoging om eender welke reden is mislukt.


Pagina 142 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

one-X Call Assistant: Extra eigenschappen van one-X Call Assistant

one-X Call Assistant-bedieningsberichten · Dit bericht wordt weergegeven als one-X Call Assistant wordt opgestart en inlogt op de one-X Portal for IP Office-server om informatie over uw oproepen te verzenden en ontvangen.

· Dit bericht wordt weergegeven als one-X Call Assistant geen verbinding heeft met one-X Portal for IP Office. · Als dit gebeurt, controleert u of u zich via uw webbrowser kunt aanmelden bij one-X Portal for IP Office. Als dat lukt, klikt u met de rechtermuisknop op Verbonden en selecteert u Instellingen. Controleer of de gegevens in dialoogvenster Verbinding juist zijn en klik op OK. · Dit bericht wordt weergegeven als one-X Call Assistant verbinding kan maken met de one-X Portal for IP Office-server, maar de gebruikersnaam of het wachtwoord niet overeenkomt met uw aanmeldingsgegevens voor one-X Portal for IP Office. · Klik met de rechtermuisknop op Verbonden en selecteer Instellingen. Controleer of de gegevens in het dialoogvenster Verbinding juist zijn en klik op OK.

· Dit bericht wordt weergegeven als u met de rechtermuisknop klikt op Verbonden en Uitloggen selecteert.


Pagina 143 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

11.7.2 Voicemailberichten Als er nieuwe voicemailberichten in uw mailbox staan, geeft het systeem Nieuwe voicemailberichten weer. Als u de muisaanwijzer op het pictogram plaatst, geeft het systeem informatie weer over het aantal nieuwe voicemailberichten.

11.7.3 Gemiste oproepen Wanneer u gemiste oproepen hebt in het gesprekslogboek voor one-X Portal for IP Office, dan toont het systeem Gemiste oproepen in het meldingsgebied. Als u de muisaanwijzer op het pictogram plaatst, geeft het systeem informatie weer over het aantal gemiste oproepen. Gemiste oproepen wissen uit het one-X Portal for IP Office-geprekslogboek. Klik in het meldingsgebied met de rechtermuisknop op

Gemiste oproepen en selecteer Gemiste oproepen wissen.

11.7.4 Ondersteuning meerdere talen De one-X Call Assistant ondersteunt meerdere talen. De juiste taal wordt geselecteerd voor de one-X Call Assistanttoepassing, afhankelijk van wat is ingesteld in de regionale instellingen van uw computer. Opmerking: Als de taal die is ingesteld bij de regionale instellingen niet wordt ondersteund door de one-X Call Assistant, dan wordt Engels standaard geselecteerd als weergavetaal. one-X Call Assistant ondersteunt de volgende talen: 1. Engels (VS) 2. Chinees 3. Nederlands 4. Engels (VK) 5. Frans 6. Duits 7. Italiaans 8. Portugees (Brazilië) 9. Russisch 10. Spaans

11.7.5 Helpmenu Er wordt een helpmenu toegevoegd aan het contextmenu van one-X Call Assistant. 1. Klik met de rechtermuisknop op het contextmenu. 2. Klik op het helpmenu. Het systeem toont een HTML-bestand dat de functionaliteit van CA uitlegt. Opmerking: Het helpbestand is alleen beschikbaar in het Engels.

11.7.6 Melding voor nieuwe versie Wanneer u zich aanmeldt op de one-X Portal for IP Office, ontvangt u een melding dat er een nieuwe versie van de server is gedetecteerd. De one-X Call Assistant stelt u automatisch op de hoogte van de beschikbaarheid van de nieuwe versie. U dient de versie handmatig te downloaden van de one-X Portal for IP Office en te installeren.


Pagina 144 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 12. Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook®


Pagina 145 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

12. Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook® U kunt de Avaya IP Office Plug-in gebruiken met Microsoft® Outlook®. Als er een vergadering gepland staat in uw Outlook-agenda en u wilt inbellen op die vergadering, kunt u rechtstreeks inloggen op de one-X Portal for IP Office en gesprekken opzetten, beantwoorden en doorverbinden. U hoeft one-X Portal for IP Office niet te openen in een browser om het gesprek op te zetten. Avaya IP Office Plug-in for Microsoft® Outlook® · Systeemvereisten voor de Avaya IP Office Plug-in 147

· Avaya IP Office Plug-in installeren

· Afmelden van de Avaya IP Office Plug-in 149

· Instellingen Avaya IP Office Plug-in

· Gespreksfuncties van de Avaya IP Office Plug-in 152


148

149

· Aanmelden bij de Avaya IP Office Plug-in 149 · Een gesprek opzetten via de Avaya IP Office Plug-in 151

· Extra eigenschappen van de Avaya IP Office Plug-in 159

Pagina 146 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook®:

12.1 Systeemvereisten Avaya IP Office Plug-in Zorg ervoor dat aan de volgende systeemvereisten wordt voldaan voordat u de Avaya IP Office Plug-in installeert. Systeemvereisten voor de Avaya IP Office Plug-in · Hardwarevereisten

147

· Softwarevereisten

147

· Microsoft® Outlook®-versies

148

12.1.1 Hardwarevereisten De hardwarevereisten zijn als volgt: · 1 GHz-processor · 1GB RAM · 1 GB of meer vrije schijfruimte voor 32-bits besturingssysteem of 2 GB of meer vrije schijfruimte voor 64bits besturingssysteem.

12.1.2 Softwarevereisten De client biedt ondersteuning voor de volgende besturingssystemen: · Windows 7 Ultimate x86 · Windows 7 Ultimate N · Windows 7 Ultimate x64 · Windows 7 Enterprise x86 · Windows 7 Enterprise N · Windows 7 Enterprise x64 · Windows 7 Professional x86 · Windows 7 Professional N · Windows 7 Professional x64 · Windows 7 Home Premium x86 · Windows 7 Home Premium N · Windows 7 Home Premium x64 · Windows7 Home Basic x86 · Windows 7 Home Basic N · Windows 7 Starter x86 · Windows 7 Starter N · Windows Vista R2 Enterprise (x64) · Windows Vista R2 Enterprise · Windows Vista R2 Business (x64) · Windows Vista R2 Business · Windows Vista R2 Ultímate (x64) · Windows Vista R2 Ultimate · Windows Vista R2 Home Premium (x64) · Windows Vista R2 Home Premium · Windows Vista R2 Home Basic · Windows Vista R2 Starter Ed. Digital Boost (x64) · Windows Vista R2 Starter Ed. Digital Boost · Windows Vista R2 Starter · Windows Vista Ultimate · Windows Vista Ultimate x64 Edition · Windows Vista Enterprise · Windows Vista Enterprise x64 Edition


Pagina 147 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

· Windows Vista Business · Windows Vista Business x64 Edition · Windows Vista Home Premium · Windows Vista Home Premium x64 Edition · Windows Vista Home Basic · Windows Vista Starter Ed. Digital Boost · Windows Vista Starter Ed. Digital Boost (x64) · Windows Vista Starter · Windows XP Professional met SP3 · Windows XP Professional x64 Edition met SP3 · Windows XP Home Edition met SP3. Aanvullende softwarevereisten: · Microsoft Internet Explorer 6.0 of hoger · Windows Installer 3.1 of hoger.

12.1.3 Microsoft® Outlook®-versies De volgende versies van Microsoft® Outlook® worden ondersteund: · Microsoft® Outlook® 2003 · Microsoft® Outlook® 2007 · Microsoft® Outlook® 2010

12.2 Avaya IP Office Plug-in installeren U kunt Avaya IP Office Plug-ininstalleren vanaf de one-X Portal for IP Office-server. 1. Log in op one-X Portal for IP Office. 2. Selecteer op tabblad Configureren de optie Bureaubladintegratie. 3. Klik op One-X Desktop Clients downloaden. 4. De volgende stappen verschillen per browser: · Internet Explorer of Safari Berichtvenster Bestand downloaden verschijnt, met opties voor setup.exe. Selecteer Uitvoeren. · Google Chrome of Firefox a. Selecteer Opslaan wanneer aangegeven door de browser. De browser downloadt het installatiebestand. b. Als het downloaden is voltooid, dubbelklikt u op het gedownloade bestand en selecteert u Uitvoeren. Het systeem pakt het installatieprogramma uit en bereidt zich voor op installatie van de Avaya IP Office Plug-in-software. 5. Klik in het welkomstscherm op Volgende. Als u one-X Call Assistant al hebt geïnstalleerd, worden de volgende opties weergegeven Aanpassen, Repareren en Verwijderen. a. Selecteer Aanpassen om deze versie over de bestaande versie te installeren. Als u al een andere versie hebt geïnstalleerd, wordt u gevraagd of u een upgrade wilt uitvoeren. 6. Selecteer Ik accepteer de voorwaarden in de licentieovereenkomst. 7. Klik op Volgende. 8. Voer uw naam en het bedrijf waar u voor werkt in. Het berichtvenster Soort installatie verschijnt. · Selecteer Volledig om zowel one-X Call Assistant als Avaya IP Office Plug-in te installeren. · Selecteer aangepast om slechts één van de desktopclients te installeren. 9. Klik op Volgende. 10. Selecteer de functies die u wilt installeren. 11.Selecteer een map waar de software geïnstalleerd moet worden en accepteer de standaardinstellingen.


Pagina 148 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook®: Avaya IP Office Plug-in installeren 12.Klik op Installeren. Het systeem geeft de voortgang van de installatie weer. 13.Klik op Voltooien. Opmerking: Afhankelijk van de omgeving van de one-X Desktop Clients vraagt het installatieprogramma u de computer opnieuw op te starten. 14. Meld u aan bij Microsoft Outlook. 15. Klik in de werkbalk op Avaya IP Office Plug-in.

12.3 Inloggen U kunt inloggen op one-X Portal for IP Office met Avaya IP Office Plug-in. Inloggen op one-X Portal for IP Office: 1. Meld u aan bij Microsoft Outlook. 2. Klik op de werkbalk op Avaya Outlook-assistent. Het systeem toont het dialoogvenster Inloggen.

3. In het gedeelte Inloggen: a. Typ de gebruikersnaam van de one-X Portal for IP Office waarmee u verbinding wilt maken zoals in het veld Gebruikersnaam. b. Typ het wachtwoord voor de gebruikersnaam die is ingesteld op one-X Portal for IP Office in het veld Wachtwoord. Opmerking: Als Automatisch inloggen is ingeschakeld, dan meldt Avaya IP Office Plug-in zich automatisch aan op de one-X Portal for IP Office-server wanneer Microsoft Outlook wordt gestart. U kunt deze optie ook selecteren onder Instellingen. 4. Klik op Inloggen.

12.4 Uitloggen Uitloggen uit one-X Portal for IP Office: 1. Klik rechtsboven in de Avaya Outlook-assistent met rechts op 2. Selecteer Uitloggen

Opties.

. Het systeem toont het dialoogvenster Uitloggen.

3. Klik op Uitloggen.

12.5 Avaya IP Office Plug-in-instellingen U kunt de instellingen voor verbinding


150 ,

gebruiker

150 ,

en rapportage

151

instellen voor Avaya IP Office Plug-in.

Pagina 149 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

12.5.1 Verbinding Verbindingen instellen voor Avaya IP Office Plug-in: 1. Klik op de Avaya IP Office Plug-in . Het systeem toont de Avaya IP Office-plugin rechts in de Outlook-toepassing. 2. Klik rechtsboven op

. Het vervolgkeuzemenu toont de opties Minimaliseren en Instellingen.

3. Klik op Instellingen. 4. Selecteer in het navigatiedeelvenster Verbinding.

5. In het gedeelte Serverinformatie: a. Typ het IP-adres van de one-X Portal for IP Office waarmee u verbinding wilt maken in het veld Applicatieserver . b. Geef de standaard serverpoort (8080) voor one-X Portal for IP Office op in het veld Serverpoort. De serverpoort is standaard 8080. 6. Klik op OK.

12.5.2 Gebruiker Gebruikersinstellingen configureren: 1. Klik op de Avaya IP Office Plug-in . Het systeem toont de Avaya IP Office-plugin rechts in de Outlook-toepassing. 2. Klik rechtsboven op


3. Klik op Instellingen. 4. Selecteer in het navigatiedeelvenster Gebruiker.

5. In het gedeelte Gebruikersinformatie: a. Typ het bridgenummer van de one-X Portal for IP Office waarmee u verbinding wilt maken wanneer u een vergadering wilt organiseren.


Pagina 150 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook®: Avaya IP Office Plug-in-instellingen Opmerking: Als Automatisch inloggen is ingeschakeld, dan meldt Avaya IP Office Plug-in zich automatisch aan op de one-X Portal for IP Office-server wanneer Microsoft Outlook wordt gestart. U kunt deze optie ook selecteren onder Instellingen. 6. Klik op OK.

12.5.3 Loggen Logging-instellingen configureren: 1. Klik op Avaya IP Office Plug-in . Het systeem toont de Avaya IP Office-plugin rechts in de Outlook-toepassing. 2. Klik rechtsboven op


3. Klik op Instellingen. 4. Selecteer in het navigatiedeelvenster Logging.

5. In het gedeelte Rapportinformatie kunt u het volgende doen: a. vastleggen van gebeurtenissen inschakelen b. vastleggen inschakelen c. de maximale grootte van het rapportbestand (KB) opgeven. d. de maximale duur van het vastleggen opgeven in minuten, uren, dagen, weken, maanden, jaren en tot middernacht uit het vervolgkeuzemenu. 6. Klik op OK. De logbestanden worden aangemaakt in C:\Documents and Settings\Huidige_gebruiker\Application Data\Avaya\IP Office\Avaya IP Office Plug-In for Microsoft® Outlook\Logging. Opmerking: Huidige_gebruiker is de naam van de gebruiker die momenteel is aangemeld op Windows. De aangemaakte logbestanden opvragen: 1. Klik op Start > Uitvoeren. 2. Typ in het dialoogvenster Uitvoeren %appdata%\Avaya\IP Office\Avaya IP Office Plug-In for Microsoft® Outlook\Logging 3. Klik op OK.

12.6 Een gesprek opzetten via de Avaya IP Office Plug-in U kunt rechtstreeks gesprekken opzetten via Avaya IP Office Plug-in door: · Een naam of nummer invoeren · Het toetsenblok gebruiken

152

152

· Een accountcode en onderwerp toevoegen

152

Opmerking: Voeg het voorvoegsel voor externe oproepen dat wordt gebruikt door uw telefoonsysteem toe aan het nummer als u een externe oproep plaatst.


Pagina 151 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

12.6.1 Een naam of nummer invoeren U kunt een contactpersoon bellen door de naam of het nummer van de persoon in te voeren in Avaya IP Office Plug-in. Een oproep plaatsen: 1. Geef in het veld Naam of nummer invoeren de naam of het nummer van de contactpersoon op. 2. Druk op Enter of klik op

Bellen.

Zie het gedeelte Een accountcode en onderwerp toevoegen accountcode en een onderwerp aan de oproep.

152

voor meer informatie over het toevoegen van een

12.6.2 Het toetsenblok gebruiken U kunt een contactpersoon bellen door het toetsenblok te gebruiken in Avaya IP Office Plug-in. Een oproep plaatsen: 1. Klik op het

toetsenblok.

2. Voer het nummer in van de persoon die u wilt bellen. 3. Klik op

Bellen.


152


12.6.3 Een accountcode en onderwerp toevoegen U kunt ook een accountcode en onderwerp toevoegen aan een oproep. Voorwaarden: U hebt een geldige accountcode nodig om externe oproepen te plaatsen. Een accountcode en onderwerp toevoegen aan een oproep: 1. Klik op

Meer.

2. Geef in het veld Onderwerp van oproep het onderwerp van de oproep op. Het onderwerp wordt door het systeem weergegeven in het gedeelte gespreksgegevens. Als u een interne contactpersoon belt, geeft het systeem het onderwerp op de telefoon of in het oproepvenster van one-X Portal for IP Office weer. 3. Geef in het veld Accountcode de accountcode op. Het systeem voegt na het gesprek de accountcode toe aan het gespreksrapport. 4. Klik op OK.

12.7 Gespreksfuncties van Avaya IP Office Plug-in De Avaya IP Office Plug-in for Microsoft® Outlook® biedt verschillende gespreksfuncties. Gespreksfuncties van de Avaya IP Office Plug-in · Een gesprek integreren


153

· Een gesprek dempen

· Een gesprek in de wachtstand zetten · Een gesprek doorverbinden of uit de wachtstand halen 153

153

· Een gesprek beëindigen

152

· Een conferentie beginnen

153 154

154

12.7.1 Gespreksfuncties integreren met Outlook-functies De belfunctionaliteit is beschikbaar in het deelvenster van de Outlook-plugin. U kunt een gesprek beginnen vanaf het contextmenu. De belfunctie is beschikbaar Outlook 2007 en Outlook 2010. Opmerking: Outlook 2003 biedt geen belfunctie. Bellen vanaf contactkaarten: 1. Klik met rechts op de contactpersoon. De contactnunmmers worden getoond in het menu. 2. Klik op IP Office - Bellen. 3. Klik het gewenste nummer uit het menu om een gesprek te beginnen. De e-mailontvangers bellen: 1. Klik met rechts op ... De contactnummers moeten zich bevinden op de Exchange-server.


Pagina 152 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook®: Gespreksfuncties van Avaya IP Office Plug-in 2. Klik op IP Office - Bellen. 3. Klik het gewenste nummer uit het menu om een gesprek te beginnen. Opmerking: Deze functie is beschikbaar in Outlook 2010. Bellen vanuit een vergaderverzoek: 1. Klik met rechts op het vergaderverzoek. Het onderwerp van het vergaderverzoek moet de contactnummers bevatten. 2. Klik op IP Office - Bellen. 3. Klik het gewenste nummer uit het menu om een gesprek te beginnen. Een nummer bellen uit de tekst van de e-mail: 1. Klik op het nummer in de e-mailtekst. 2. Klik op IP Office - Bellen. 3. Klik het gewenste nummer uit het menu om een gesprek te beginnen.

12.7.2 Een oproep beantwoorden met de Avaya IP Office Plug-in · Om een binnenkomende oproep te beantwoorden, klikt u op

.

Nadat u een binnenkomend gesprek beantwoordt, verschijnt er een gespreksvenster waarin het gesprek wordt getoond als actief gesprek in de Avaya IP Office Plug-in. Als u in gesprek bent en er een andere oproep binnenkomt, plaatst het systeem de eerste oproep in de wacht.

12.7.3 Een gesprek dempen Het geluid van een gebruiker van one-X Portal tijdens een actief gesprek dempen U kunt het geluid van een gebruiker van one-X Portal bij alle soorten gesprekken dempen, dus ook bij een doorverbonden gesprek of bij ruggespraak. • Om het geluid van een gebruiker te dempen, klikt u op Dempen. • Klik op Dempen opheffen om het dempen op te heffen. Opmerking: wanneer een gebruiker een gesprek dempt, wordt alleen de gebruiker zelf en niet de andere partij gedempt. Gesprek in wachtstand Als u een gebruiker dempt en vervolgens het gesprek in de wachtstand plaatst, heft het systeem de demping op als u het gesprek uit de wachtstand haalt. Als de andere partij het gesprek echter in de wacht plaatst, kan de gebruiker van one-X Portal for IP Office het gesprek dempen en zorgt het systeem ervoor dat het gesprek gedempt blijft, zelfs als het gesprek uit de wachtstand wordt gehaald. Opmerking: als u op de toets Dempen op de telefoon drukt, wordt de status van het gesprek niet weergegeven als gedempt.

12.7.4 Een gesprek in de wachtstand zetten of uit de wachtstand halen U kunt een gesprek in de wachtstand plaatsen en dit later weer uit de wachtstand halen. Als een gesprek in de wachtstand wordt geplaatst, hoort de beller wachtmuziek of klinken er regelmatige herinneringstonen. Als er een gesprek is opgezet tussen u en de contactpersoon, geeft het systeem de gespreksdetails weer. Ga als volgt te werk om een gesprek in de wachtstand te plaatsen: 1. Klik in het gespreksgegevensscherm op

.

Een gesprek uit de wacht halen: Als u een gesprek in de wachtstand plaatst, geeft het systeem de gespreksgegevens weer. 1. Om een gesprek uit de wachtstand te halen, klikt u op

.

12.7.5 Een oproep doorverbinden met Avaya IP Office Plug-in U kunt Avaya IP Office Plug-in gebruiken om een inkomend gesprek door te verbinden. · Een gesprek gecontroleerd doorverbinden

154

· Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden


154

Pagina 153 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

12.7.5.1 Een gesprek gecontroleerd doorverbinden Als u met een contactpersoon spreekt voordat u een gesprek doorverbindt, noemen we dat gecontroleerd doorverbinden. Uw eerste gesprek met de contactpersoon wordt een consultatiegesprek of informatiegesprek genoemd. Bij gecontroleerd doorverbinden kunt u nagaan of de contactpersoon aanwezig is en het gesprek wil aannemen. Een gesprek gecontroleerd doorverbinden: 1. Beantwoord de binnenkomende oproep.

2. Klik op

Consulteren.

In het veld Voer een naam of nummer in staan alle gebruikers die staan vermeld in uw one-X Portal for IP Office systeemtelefoonboek en persoonlijke telefoonboeken. 3. Selecteer een contactpersoon of geef in het veld Voer naam of nummer in de naam of het nummer op van degene die u wilt spreken. 4. Klik op

Start.

Als u iemand consulteert, wordt de binnenkomende oproep door het systeem in de wacht geplaatst. Als u de persoon hebt gesproken en deze de oproep wil aannemen. 5. Klik op

Doorverbinden voltooien.


152


12.7.5.2 Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden Als u het nummer van een contactpersoon kiest en een oproep doorverbindt zonder dat u wacht of de oproep wordt aangenomen, wordt dat ongecontroleerd doorverbinden genoemd. Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden: 1. Beantwoord de binnenkomende oproep. 2. Klik op

Doorverbinden.

In het veld Voer een naam of nummer in staan alle gebruikers die staan vermeld in uw one-X Portal for IP Office systeemtelefoonboek en persoonlijke telefoonboeken. 3. Selecteer een contactpersoon of geef in het veld Voer naam of nummer in de naam of het nummer op van degene die u wilt spreken. 4. Klik op

Start.


152


12.7.6 Een gesprek beëindigen Als er een gesprek is opgezet tussen u en de contactpersoon, geeft het systeem de gespreksdetails weer. · Om een oproep te beëindigen, klikt u op

Oproep beëindigen.

12.7.7 Een conferentie beginnen U kunt de Avaya IP Office Plug-in-telefoonboeken gebruiken om de partijen die u wilt toevoegen aan de conferentie te selecteren en te bellen en vervolgens de conferentie te starten. Er zijn twee soorten conferenties die kunnen worden opgezet via de Avaya IP Office Plug-in: · Ad-hocconferentie

156

· Meet Me-conferentie Klik op het pictogram

157

om een conferentie op te zetten.


Pagina 154 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook®: Gespreksfuncties van Avaya IP Office Plug-in


Pagina 155 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

12.7.7.1 Ad-hocconferentie In een ad-hocconferentie belt een gebruiker de verschillende deelnemers en zet hij of zij het gesprek vervolgens in de conferentiemodus. De opzetter van de ad-hocconferentie is de conferentiemanager.

Er zijn twee soorten gebruikers in een ad-hocconferentie: de conferentiemanager en andere deelnemers. Als conferentiemanager hebt u de volgende mogelijkheden: · U kunt alle deelnemers van de conferentie zien. Omdat u de conferentie hebt opgezet, kunt u een deelnemer verwijderen of alle deelnemers verwijderen. · U kunt een of meerdere deelnemers dempen of de demping opheffen. · U kunt de conferentie in de wachtstand zetten , uit de wachtstand halen of een gesprek in de wachtstand terughalen. U kunt de wachtstandstatus van alle deelnemers bekijken. · U kunt de conferentie doorverbinden met een andere partij. U kunt die partij eerst raadplegen en vervolgende de conferentie doorverbinden. Als deelnemer hebt u de volgende mogelijkheden: · U kunt alle andere deelenemers van de conferentie zien. U kunt zien of andere deelenemers actief of verwijderd, gedempt of in de wachtstand zijn. · U kunt de conferentie in de wachtstand zetten of uit de wachstand halen. · U kunt de conferentie doorverbinden met een andere partij. U kunt die partij eerst raadplegen en vervolgende de conferentie doorverbinden.


Pagina 156 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)


12.7.7.2 Meet Me-conferentie Bij een Meet Me-conferentie bellen alle deelnemers op een afgesproken tijdstip in op een bepaald bridge-nummer. De eigenaar van het conferentiebridgenummer in een MeetMe-conferentiegesprek is de conferentiemanager. De kenmerken van een MeetMe-conferentiegesprek lijken op die van een ad-hocconferentie. Een MeetMe-conferentiegesprek heeft echter twee aanvullende functies.. 1. Als conferentiemanager kunt u de conferentie vergrendelen en ontgrendelen.

2. De actieve spreker wordt getoond in de MeetMe-conferentie


Pagina 157 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)


Pagina 158 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)


12.8 Extra eigenschappen van Avaya IP Office Plug-in De Avaya IP Office Plug-in-toepassing biedt verschillende extra eigenschappen. Extra eigenschappen van de Avaya IP Office Plug-in · Gespreksrapport

· Telefoonboek

159

· Aanwezigheidsinformatie

162

160

· Voicemail-opties

164

· Synchronisatie met Outlookcontactpersonen 161 · Ondersteuning meerdere talen

164

12.8.1 Gespreksrapport Het gespreksrapport van Avaya IP Office Plug-in toont en categoriseert de vermeldingen van gesprekken op basis van gesprekstype: Alle, Inkomend, UItgaand en Gemist. In het gespreksrapport kunt u het volgende doen: 1. De vermeldingen en de gegevens van de gesprekken bekijken. 2. De vermeldingen van de gesprekken wissen. 3. Een onbekend nummer toevoegen als persoonlijke contactpersoon in het telefoonboek uit de gespreksvermeldingen. 4. Een nummer uit de vermeldingen van gesprekken bellen. 5. De vermeldingen sorteren op gesprek, naam, nummer, duur of tijdstip, in oplopende of aflopende volgorde, door te klikken op de kop.


Pagina 159 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

12.8.2 Telefoonboek Bewerkingen: 1. U kunt de details van de contactpersoon krijgen uit de systeemscontactlijst en het persoonlijke telefoonboek. De volgende informatie is beschikbaar van de one-X Portal for IP Officeserver. · Naam, Telefoon werk, Mobiele telefoon, Overige telefoon, E-mail werk, Persoonlijke e-mail, Overige e-mail, Gmail-ID, OCS-ID en Primair telefoontype.

2. U kunt de contactpersoon toevoegen, bewerken en verwijderen. Opmerking: De contactpersoon kan niet worden bewerkt vanuit de Outlook-plugin. 3. U kunt een contactpersoon bellen vanuit de Outlook-plugin. Wanneer u de muiscursor over de contactpersoon beweegt, worden de e-mail-id en het telefoonnummer getoond in een invouwbaar deelvenster.


Pagina 160 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook®: Extra eigenschappen van Avaya IP Office Plug-in

4. U kunt een contactpersoon uit het systeemtelefoonboek aan uw persoonlijke telefoonboek toevoegen. 5. Als het telefoonboek is bijgewerkt op de one-X Portal for IP Office, dan kunt u de Avaya IP Office Plug-in-contact synchroniseren en bijwerken. 6. U kunt contactinformatie bekijken wanneer u een e-mail selecteert of leest. De contactinformatie is gemarkeerd in het telefoonboek. 7. U kunt de aanwezigheidsstatus

162

van contactpersonen in de Avaya IP Office Plug-in zien.

12.8.3 Synchronisatie met Outlook-contactpersonen U kunt contactpersonen in Microsoft® Outlook® uploaden naar het one-X Portal for IP Office telefoonboek. Het systeem meldt de contactpersonen in het Directory telefoonboekgadget > persoonlijk> Outlook-groep 95 . De toewijzingstabel bevat de velden in de Outlook-contactpersoon en de corresponderende velden in one-X Portal for IP Office-contactgegevens. Outlook

one-X Portal for IP Office

Volledige naam

Naam

E-mail

E-mail werk

E-mail 2

Persoonlijke e-mail

E-mail 3

Andere e-mail

Zakelijk telefoonnummer

Telefoon kantoor

Telefoonnummer thuis

Andere telefoon


Pagina 161 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Outlook

one-X Portal for IP Office

Telefoonnummer mobiel

Mobiele telefoon

Contactpersonen van Microsoft® Outlook® uploaden naar de one-X Portal for IP Office: 1. Klik rechtsboven in de Avaya Outlook-assistent met rechts op

Opties.

2. Klik op Outlook-contactpersonen uploaden. Er wordt een bericht weergegeven met de volgende tekst: Outlookcontactpersonen verzonden naar one-X Portal. 3. Klik op OK. one-X Portal for IP Office creëert, synchroniseert en uploadt contactpersonen van Microsoft® Outlook® in de Outlookgroep. Opmerking: De Avaya IP Office Plug-in synchroniseert de contactpersonen niet automatisch wanneer u een contactpersoon toevoegt, verwijdert of aanpast in Microsoft® Outlook®.

12.8.4 Aanwezigheidsinformatie U kunt de aanwezigheidsinformatie ophalen van de one-X Portal for IP Office-server. De aanwezigheidsinformatie wordt getoond in de context van contactpersonen in het telefoonboek. U kunt ook de telefonie-aanwezigheid van gebruikers in het telefoonboek bekijken. U kunt de aanwezigheidsinformatie instellen op de one-X Portal for IP Office-server. Aanwezigheid gebruiker


Pagina 162 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Avaya IP Office Plug-in voor Microsoft® Outlook®: Extra eigenschappen van Avaya IP Office Plug-in De gebruikersaanwezigheid geeft uw huidige aanwezigheid in de one-X Portal for IP Office-interface aan. Deze aanwezigheid is zichtbaar in de one-X Portal for IP Office-interface. De aanwezigheid verandert wanneer u de telefoon gebruikt of zich aan- of afmeldt. De pictogrammen lijken op die in het telefoonboekgadget voor andere gebruikers. Aanwezig Omschrijving heidspict ogram Dit pictogram geeft aan dat u beschikbaar bent op de bureautelefoon en voor chat.

Dit pictogram geeft aan dat u beschikbaar bent op de bureautelefoon maar niet voor chat. In deze toestand kunt u geen instant messages ontvangen 55 van andere one-X Portal for IP Office-gebruikers. Dit pictogram geeft aan dat u bent afgemeld van de bureautelefoon, maar bent aangemeld op de IM.

Telefonie-aanwezigheid De telefonie-aanwezigheid is gekoppeld aan een toestel in de IP Office. Aanwezig Aanwezigh Omschrijving heidspict eidsstatus ogram Beschikba ar

De status geeft aan dat u beschikbaar bent en kunt worden gebeld.

Bezet

De status geeft aan dat u momenteel in gesprek bent.

Niet storen

De status geeft aan dat u Niet storen hebt ingeschakeld op het telefoonsysteem. Gesprekken worden doorgeschakeld naar voicemail indien beschikbaar. Anders horen bellers een ingespreksignaal. De uitzondering hierop zijn gesprekken van nummers die u hebt toegevoegd aan uw lijst van Niet storen-uitzonderingen 127 .

Afgemeld

De status geeft aan dat u niet bent aangemeld op het toestel op het telefoonsysteem. Gesprekken worden doorgeschakeld naar voicemail (indien beschikbaar). Anders horen bellers een ingespreksignaal. U kunt geen gesprekken voeren. U kunt one-X Portal for IP Office wel nog gebruiken om uw configuratie-instellingen aan te passen.

Belpatroon Deze status geeft aan dat de telefoon overgaat en dat u een inkomend gesprek hebt. Onbekend

Deze status heeft aan dat uw aanwezigheid op het telefoonsysteem onbekend is. De aanwezigheid kan niet worden vastgesteld omdat het telefoonnummer geen toestel in de IP Office is

XMPP-aanwezigheid De XMPP-aanwezigheid geeft de status van een vermelding in het telefoonboek aan. Aanwezi gheidspi ctogram

Aanwezigh Omschrijving eidsstatus

Beschikbaa De status geeft aan dat u bent ingelogd op de IM-server en beschikbaar bent om te chatten. r/online Niet storen De status geeft aan dat u Niet storen hebt ingeschakeld op het telefoonsysteem. Offline

De status geeft aan dat u niet bent ingelogd op de server. U wilt doorgaan met het gebruik van de one-X Portal for IP Office. Als u Offline activeer, dan kunnen andere one-X Portal for IP Office-gebruikers u geen instant messages 55 sturen met de one-X Portal for IP Office.

Afwezig

De status geeft aan dat u bent ingelogd op de IM maar niet aan uw bureau bent.

Onbekend

Deze status geeft aan dat uw aanwezigheid op het telefoonsysteem onbekend is.


Pagina 163 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

12.8.5 Voicemail-opties Avaya IP Office Plug-in functionaliteit voiceberichten: 1. U ontvangt een melding van alle voiceberichten. 2. U hebt de optie om voiceberichten te beluisteren, te verwijderen, te pauzeren, vooruit te spoelen en terug te spoelen. 3. U kunt voiceberichten oplopend en aflopend sorteren door op de kop in de betreffende kolom te klikken. U kunt voiceberichten bijvoorbeeld rangschikken op status, naam, tijdstip of duur. 4. U kunt een gesprek beginnen door te klikken op de contactpersoon die een voicebericht voor u heft achtergelaten. 5. U kunt de contactpersoon die een spraakbericht heeft achtergelaten toevoegen aan het persoonlijke telefoonboek.

Opmerking: De voiceberichten worden alleen afgespeeld op de bureautelefoon.

12.8.6 Ondersteuning meerdere talen De Avaya IP Office Plug-in ondersteunt meerdere talen. De juiste taal wordt geselecteerd voor de Avaya IP Office Plug-in -toepassing, afhankelijk van wat is ingesteld in de regionale instellingen van uw computer. Opmerking: Als de taal die is ingesteld bij de regionale instellingen niet wordt ondersteund door de Avaya IP Office Plug-in, dan wordt Engels standaard geselecteerd als weergavetaal. Avaya IP Office Plug-in ondersteunt de volgende talen: 1. Engels (VS) 2. Chinees 3. Nederlands 4. Engels (VK) 5. Frans 6. Duits 7. Italiaans 8. Portugees (Brazilië) 9. Russisch 10. Spaans


Pagina 164 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 13. Sales Force Adapter


Pagina 165 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

13. Sales Force Adapter U kunt Salesforce als softphone integreren met uw telefoonsysteem in de one-X Portal for IP Office. Het systeem geeft met berichtvensters records bij gespreksgebeurtenissen weer en u kunt ook rechtstreeks de contactpersonen bellen via Salesforce. Als u IP office gebruikt voor uw telefonietoepassingen, kunt u met de Avaya IPO Adapter voor Salesforce het gesprek beheren via de Salesforce-portal. Sales Force Adapter · Sales Force Adapter installeren

166

· Inloggen op one-X Portal for IP Office met Salesforce Adapter 167

· Sales Force Adapter starten

167

· Uitloggen uit one-X Portal for IP Office met Salesforce Adapter 168

· Gespreksfuncties Salesforce-adapter · Een gesprek doorverbinden

· De Salesforce-adapter integreren met de one-X Portal for IP Office 167 · Een gesprek opzetten

168

169

169

13.1 Sales Force Adapter installeren Softwarevereisten: · Besturingssysteem: Windows · Ondersteunde browsers: a. IE 7.0 of hoger en Firefox 3.5 b. Salesforce CTI tool kit ondersteunt Firefox 4.0 niet. · Microsoft .NET 4.0 framework U kunt Salesforce Adapter downloaden van de one-X Portal for IP Office-server. 1. Log in op one-X Portal for IP Office. 2. Selecteer op tabblad Configureren de optie Bureaubladintegratie. 3. Klik op One-X Desktop Clients installeren. 4. De volgende stappen verschillen per browser: · Internet Explorer of Safari Het berichtvenster Bestand downloaden verschijnt, met opties voor setup.exe. Selecteer Uitvoeren. · Google Chrome of Firefox a. Selecteer Opslaan wanneer aangegeven door de browser. De browser downloadt het installatiebestand. b. Als het downloaden is voltooid, dubbelklikt u op het gedownloade bestand en selecteert u Uitvoeren. Het systeem pakt het installatieprogramma uit en bereidt zich voor op installatie van de Salesforce Adapter-software. 5. Klik in het welkomstscherm op Volgende. Als Salesforce Adapter al geïnstalleerd is, worden de volgende opties weergegeven Aanpassen, Repareren en Verwijderen. a. Selecteer Aanpassen om deze versie over de bestaande versie te installeren. Als u al een andere versie hebt geïnstalleerd, wordt u gevraagd of u een upgrade wilt uitvoeren. 6. Selecteer een map waar de software geïnstalleerd moet worden en accepteer de standaardinstellingen. 7. Klik op Volgende. 8. Klik in het scherm Installatie bevestigen op Volgende. Het systeem geeft de voortgang van de installatie weer. 9. Klik op Sluiten. Opmerking: Afhankelijk van de omgeving van de one-X Desktop Clients vraagt het installatieprogramma u de computer opnieuw op te starten.


Pagina 166 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Sales Force Adapter: Sales Force Adapter installeren

13.2 Salesforce Adapter opstarten Avaya Salesforce CTI Adapter opstarten: 1. Klik op Start. 2. Selecteer Programma's. 3. Selecteer Avaya IP Office Plug-in for Salesforce®. 4. Klik op SalesforceCTI.exe. Het systeem vertoont

Salesforce in het meldingsgebied.

13.3 Salesforce Adapter integreren met one-X Portal for IP Office Opmerking: u hoeft de Salesforce Adapter alleen de eerste keer dat u inlogt te integreren met one-X Portal for IP Office voor gebruik met de Salesforce-softphone. Voorwaarden: · Gebruikersaccount http://www.salesforce.com. · Installatiepad Avaya IP Office CTI Adapter for Salesforce. De Salesforce Adapter integreren met one-X Portal for IP Office: 1. Meld u aan via http://login.salesforce.com 2. Klik op de balk met links op , is uw aanmeldingsnaam voor Salesforce. 3. Klik op Installatie. 4. Klik in het navigatievenster op Aanpassen onder App-installatie. 5. Klik op Callcenter. 6. Selecteer Callcenters. Als de webpagina 'Introducing Salesforce CRM Call Center' wordt weergegeven, klikt u op Doorgaan. 7. Klik in het scherm Alle callcenters op Importeren. 8. Blader naar het pad waar Avaya IP Office CTI Adapter for Salesforce is geïnstalleerd. 9. Selecteer Avaya one-X Portal IP Office Settings.xml. 10. Klik op Importeren. Het systeem opent het scherm Avaya IP Office Adapter for Salesforce. 11. Klik op Bewerken. 12. Geef in het gedeelte Avaya one-X Portal for IP Office Serverinformatie het IP-adres van uw one-X Portal for IP Office op in het tekstvak IP-adres server. 13. Klik op Opslaan. Om de callcentergebruikers te beheren, klikt u op Callcentergebruikers beheren.

13.3.1 Callcenter-gebruikers beheren 1. Klik op Callcenter-gebruikers beheren. 2. Klik op Meer gebruikers toevoegen of Gebruikers verwijderen. 3. In de Avaya IP Office Adapter for Salesforce: Zoek de pagina Nieuwe gebruikers en voer uw naam in. 4. Klik op Zoeken. 5. Selecteer de record die wordt getoond. 6. Klik op Toevoegen aan callcenter om te worden toegevoegd aan het callcenter.

13.4 Inloggen op one-X Portal for IP Office met Salesforce Adapter Voorwaarden: · Gebruikersaccount http://www.salesforce.com. · Zorg ervoor dat Avaya IP Office CTI Adapter for Salesforce wordt uitgevoerd op het bureaublad. Inloggen op one-X Portal for IP Office met Salesforce Adapter: 1. Log in op http://login.salesforce.com. Het systeem initialiseert de softphone en opent het aanmeldingsscherm van one-X Portal for IP Office.


Pagina 167 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

2. Geef uw one-X Portal for IP Office-gebruikersnaam op in het veld Gebruikersnaam. 3. Geef uw one-X Portal for IP Office-wachtwoord op in het veld Wachtwoord. 4. Klik op Inloggen. Het systeem geeft de softphone weer in ruststand.

13.5 Uitloggen uit one-X Portal for IP Office met Salesforce Adapter Uitloggen uit one-X Portal for IP Office: 1. Klik op tabblad Start. 2. Selecteer Uitloggen in de vervolgkeuzelijst van de Salesforce-softphone. Het systeem logt u uit uit one-X Portal for IP Office.

13.6 Een gesprek opzetten U kunt een gesprek opzetten via de Salesforce-softphone door: · Het toetsenblok gebruiken

168

· de contactpersonen te doorzoeken; · Het nummer invoeren

168

168

13.6.1 Het toetsenblok gebruiken U kunt een contactpersoon bellen met het toetsenblok van de Salesforce softphone. Voordat u begint · Voeg het voorvoegsel voor externe oproepen dat wordt gebruikt door uw telefoonsysteem toe aan het nummer als u een externe oproep plaatst. Een oproep plaatsen: 1. Selecteer de lijn die u wilt gebruiken om het gesprek op te zetten. Het systeem geeft het dialoogvenster Lijn weer. 2. Gebruik het toetsenblok om het nummer op te geven dat u wilt bellen. 3. Klik op

.

13.6.2 de contactpersonen te doorzoeken; U kunt zoeken naar contactpersonen in uw one-X Portal for IP Office systeemtelefoonboek of persoonlijke telefoonboeken en bellen met de Salesforce-softphone. 1. Selecteer de lijn die u wilt gebruiken om het gesprek op te zetten. Het systeem geeft het dialoogvenster Lijn weer. 2. Klik op

Zoeken.

Het systeem geeft een lijst weer met alle contactpersonen en hun telefoonnummers uit uw one-X Portal for IP Office systeemtelefoonboek en persoonlijke telefoonboeken. 3. Klik op het bij de contactpersoon vermelde telefoonnummer.

13.6.3 Het nummer invoeren U kunt een contactpersoon bellen door het nummer van de contactpersoon op te ven in de Salesforce-softphone. Voordat u begint · Voeg het voorvoegsel voor externe oproepen dat wordt gebruikt door uw telefoonsysteem toe aan het nummer als u een externe oproep plaatst. Een oproep plaatsen: 1. Selecteer de lijn die u wilt gebruiken om het gesprek op te zetten. Het systeem geeft het dialoogvenster Lijn weer. 2. Geef in het veld Te kiezen nummer invoeren het nummer van de contactpersoon op. 3. Klik op


of druk op Enter.

Pagina 168 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Sales Force Adapter: Gespreksfuncties Salesforce-adapter

13.7 Gespreksfuncties Salesforce-adapter U kunt de softphone van de Salesforce-adapter gebruiken voor het volgende: · Een gesprek beantwoorden

169

· Een gesprek dempen of demping opheffen · Een gesprek in de wachtstand zetten · Een gesprek beëindigen

169

169

169

· Een gesprek doorverbinden

169

13.7.1 Een gesprek beantwoorden Het systeem stelt u op de hoogte van gesprekken die binnenkomen op uw one-X Portal for IP Office. U kunt de oproepen beantwoorden of afwijzen met de Salesforce Adapter softphone. Het systeem toont gegevens over de beller in de Salesforce Adapter softphone 1. Klik op 2. Klik op

om het gesprek te beantwoorden. als u het gesprek niet wilt beantwoorden.

Als u in gesprek bent en er een andere oproep binnenkomt op een andere lijn, plaatst het systeem de eerste oproep in de wacht.

13.7.2 Een gesprek dempen of demping opheffen Met de Salesforce-softphone kunnen gebruikers een actief gesprek dempen. Opmerking: wanneer een gebruiker een gesprek dempt, wordt alleen de gebruiker zelf en niet de andere partij gedempt. Dempen en dempen opheffen: 1. Om een gebruiker te dempen, klikt u op Dempen. Wanneer een actief gesprek wordt gedempt, is de knop Dempen opheffen zichtbaar. 2. Klik op Dempen opheffen om het dempen op te heffen.

13.7.3 Een gesprek in de wachtstand zetten of uit de wachtstand halen U kunt een gesprek in de wachtstand plaatsen en dit later weer uit de wachtstand halen. Als een gesprek in de wachtstand wordt geplaatst, hoort de beller wachtmuziek of klinken er regelmatige herinneringstonen. Zo plaatst u een gesprek in de wachtstand: Als er een gesprek is opgezet tussen u en de contactpersoon, geeft het systeem de gespreksdetails weer. 1. Om een gesprek in de wacht te zetten, klikt u op

In de wacht zetten.

Een gesprek uit de wachtstand halen: Als u een gesprek in de wachtstand zet, toont het systeem de gespreksgegevens. 1. Om een gesprek uit de wachtstand te halen, klikt u op

.

13.7.4 Een gesprek beëindigen Als er een gesprek is opgezet tussen u en de contactpersoon, geeft het systeem de gespreksdetails weer. Om een oproep te beëindigen, klikt u op

.

13.7.5 Een gesprek doorverbinden Met de Salesforce softphone kunt u een inkomend gesprek doorverbinden naar iemand anders. · Een gesprek gecontroleerd doorverbinden

169

· Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden

170

13.7.5.1 Een gesprek gecontroleerd doorverbinden Als u met een contactpersoon spreekt voordat u een gesprek doorverbindt, noemen we dat gecontroleerd doorverbinden. Uw eerste gesprek met de contactpersoon wordt een consultatiegesprek of informatiegesprek genoemd. In een doorverbinding met supervisie kunt u bevestigen dat de contactpersoon aanwezig is en het gesprek wil accepteren. Een gesprek gecontroleerd doorverbinden: 1. Klik op


Doorverbinden.

Pagina 169 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

2. Geef in het veld Voer het telefoonnummer om naar door te verbinden in het nummer van de persoon op met wie u wilt spreken. 3. Klik op nummer.

of druk op Enter. Het gesprek wordt direct doorgeschakeld naar het opgegeven

4. Klik op

om het gesprek op te zetten.

13.7.5.2 Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden Als u het nummer van een contactpersoon kiest en een oproep doorverbindt zonder dat u wacht of de oproep wordt aangenomen, wordt dat ongecontroleerd doorverbinden genoemd. Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden: 1. Klik op

Doorverbinden.

2. Geef in het veld Voer het telefoonnummer om naar door te verbinden in het nummer op van de persoon naar wie u wilt doorverbinden. 3. Klik op nummer.


of druk op Enter. Het gesprek wordt direct doorgeschakeld naar het opgegeven

Pagina 170 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Hoofdstuk 14. Woordenlijst


Pagina 171 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

14. Woordenlijst 14.1 Ad-hocconferentie In een ad-hocconferentie belt een gebruiker de verschillende deelnemers en zet vervolgens het gesprek in de conferentiemodus.

14.2 Gespreksknoppen Vele Avaya telefoons beschikken over programmeerbare knoppen die kunnen geconfigureerd worden voor verschillende functies. Zo kunnen ze ingesteld worden als 'gespreksknoppen' die gebruikt kunnen worden om verschillende soorten gesprekken op te zetten en te beantwoorden. De verschillende types zijn 'gespreks-', 'lijn-', 'gekoppelde' en 'dekkings-' knoppen.

14.3 Automatische wachtstand Als er reeds een gesprek is aangesloten en u brengt een ander gesprek tot stand of beantwoordt een ander gesprek, dan zal het bestaande gesprek automatisch in wachtstand worden geplaatst. Dit noemt men automatische wachtstand. De systeembeheerder kan Automatische wachtstand voor het hele systeem deactiveren. Als gevolg daarvan worden de bestaande gesprekken afgesloten. Deze documentatie gaat er vanuit dat Automatische wachtstand wordt gebruikt.

14.4 Bezet Zowel het telefoonsysteem als one-X Portal for IP Office laten u toe meerdere gesprekken op te zetten en te ontvangen. Wanneer u actieve gesprekken hebt, wordt u dus niet noodzakelijkerwijze als bezet ervaren voor nieuwe binnenkomende gesprekken. Zie Er zijn echter een aantal omstandigheden waarbij u wordt behandeld als bezet voor nieuwe binnenkomende gesprekken. Wanneer dit zich voordoet, is het volgende van toepassing op het binnenkomende gesprek (in volgorde van prioriteit van gebruik): 1. Als u een bestemming voor Doorschakelen bij bezet naar die bestemming.

172

hebt geactiveerd, zal het gesprek doorgestuurd worden

2. Als uw voicemail geactiveerd is, zal het gesprek naar voicemail worden gestuurd. 3. Als geen van de bovenstaande opties beschikbaar is, zal de beller een bezetindicatie krijgen.

14.5 Conferentiemanager In een Meet Me-conferentie is de eigenaar van het nummer van de conferentiebrug de conferentiemanager. In een ad-hocconferentie is de initiatiefnemer van de conferentie de conferentiemanager.

14.6 Niet storen Wanneer u deze toestand selecteert, ontvangt u enkel gesprekken van geselecteerde nummers die u hebt aangegeven door ze aan uw Niet storen-uitzonderingen 127 toe te voegen. Alle andere bellers worden, indien beschikbaar, naar voicemail gestuurd of krijgen een bezettoon te horen. U kunt nog steeds gesprekken opzetten in de 'Niet storen' toestand.

14.7 Doorschakelen bij bezet Er kan een nummer voor Doorschakelen bij niet beantwoorden/Bezet worden ingesteld voor uw gesprekken. Wanneer dit nummer is ingesteld en geactiveerd, zal een gesprek doorverbonden worden naar dat nummer wanneer u een gesprek ontvangt en u bezet 172 bent. Het kan een intern of extern nummer zijn.

14.8 Doorschakelen bij niet beantwoorden Er kan een nummer voor Doorschakelen bij niet beantwoorden/Bezet worden ingesteld voor uw gesprekken. Wanneer dit nummer ingesteld en geactiveerd is, zal een gesprek wanneer het te lang onbeantwoord blijft, doorgeschakeld worden naar uw nummer voor Doorschakelen bij niet beantwoorden. Het kan een intern of extern nummer zijn.

14.9 Doorsturen naar Eveneens gekend als Alles doorschakelen of Doorschakelen onvoorwaardelijk. Wanneer deze functie is ingeschakeld, zullen een aantal van uw gesprekken worden doorgeschakeld naar het geselecteerde nummer. Er worden gewoonlijk enkel externe persoonlijke gesprekken doorgeschakeld. Het is echter mogelijk om interne gesprekken en gesprekken van huntgroepen door te schakelen, hoewel dit momenteel niet kan worden ingesteld met behulp van one-X Portal for IP Office.

14.10 Hot desk Als u een logincode voor het telefoonsysteem hebt waarmee u om het even welke telefoon in het systeem als uw eigen toestel kunt gebruiken. Deze mogelijkheid om vanaf een willekeurige telefoon te werken, noemt men 'hot desking'.

14.11 Huntgroep Een huntgroep is een groep telefoongebruikers. De groep heeft haar eigen naam en toestelnummer. Gesprekken naar dat toestelnummer worden aan beschikbare (d.w.z. niet uitgelogd en niet in gesprek) leden van de huntgroep aangeboden.


Pagina 172 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Woordenlijst: IP Office

14.12 IP Office IP Office is een telefoonsysteem van Avaya. Het functioneert met de one-X Portal for IP Office om gespreksinformatie te bieden en uw telefoon te beheren.

14.13 Inloggen/Uitloggen Als u een logincode voor het telefoonsysteem hebt waarmee u om het even welke telefoon in het systeem als uw eigen toestel kunt gebruiken. U kunt eveneens uitloggen. Wanneer u bij een telefoon bent uitgelogd, worden gespreken aan u op dezelfde manier behandeld als of uw telefoon bezet 172 zou zijn. In- of uitloggen bij een telefoon staat los van in- of uitloggen bij one-X Portal for IP Office. U moet ingelogd zijn bij een toestel om te kunnen inloggen bij one-X Portal for IP Office.

14.14 Meet Me-conferentie Bij een Meet Me-conferentie bellen alle deelnemers op een afgesproken tijdstip in op een bepaald bridge-nummer.

14.15 Parkeren Wanneer u een gesprek in wachtstand plaatst, bent u de enige die dat gesprek kan opvragen. Een gesprek parkeren, stemt overeen met een gesprek in wachtstand plaatsen. Een geparkeerd gesprek kan echter worden opgevraagd door andere gebruikers als ze het parkeerslotnummer of de naam kennen die werd gebruikt om het gesprek te parkeren. oneX Portal for IP Office voorziet 4 parkeerknoppen. U kunt configureren welk parkeerslotnummer of naam elke knop gebruikt. U kunt vervolgens de knoppen gebruiken om een gesprek in een specifiek parkeerslot te parkeren, om te zien wanneer een gesprek werd geparkeerd in dat parkeerslot door u of door iemand anders en om een geparkeerd gesprek in dat slot uit de parkeerstand te halen.

14.16 Primaire telefoon Sommige contactpersonen in uw telefoonboeken kunnen verschillende telefoonnummers hebben. De instelling voor primaire telefoon voor elk van deze contactpersonen wordt gebruikt om aan te geven welk van de nummers moet worden gebruikt door one-X Portal for IP Office wanneer die contactpersoon wordt geselecteerd voor een functie.

14.17 Systeembeheerder Deze term verwijst naar de persoon die wijzigingen aan uw telefoonsysteem kan maken of deze wijzigingen kan organiseren.

14.18 Small Community Network Uw telefoonsysteem kan bestaan uit verschillende telefoonsystemen die met elkaar verbonden zijn in een netwerk (een zogenaamd Small Community Network). Terwijl de meeste telefoon- en one-X Portal for IP Office-functies werken voor namen en nummers overal in het netwerk, is dit niet van toepassing op sommige functies. Het parkeren van gesprekken en het uit de parkeerstand halen van gespreken, wordt bijvoorbeeld niet ondertussen tussen telefoonsystemen in een netwerk. Uw systeembeheerder zal u informeren of er eventuele andere beperkingen zijn in uw netwerk.

14.19 Gecontroleerd doorverbinden Gecontroleerd doorverbinden gebeurt wanneer u praat (of probeert te praten) met de doorschakelbestemming voordat het gesprek wordt doorverbonden. Uw oorspronkelijk gesprek naar de doorschakelverbinding is een consultatie- of informatiegesprek. Deze methode om gesprekken door te verbinden maakt het mogelijk te bevestigen of het bestemmeling aanwezig is en het gesprek wilt aanvaarden.

14.20 Ongecontroleerd doorverbinden Ongecontroleerd doorverbinden gebeurt wanneer u na het bellen van de doorschakelbestemming, het gesprek doorverbindt zonder dat u wacht totdat het gesprek wordt beantwoord.


Pagina 173 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Index 1 1400 Serie 18, 73, 81, 88 1600 Serie 18, 73, 81, 88

9

Consultatiegesprek 50, 65 Consulteren 31, 50, 51, 87 Contactpersoon 77, 88, 91, 92, 113 E-mail 96 Primaire telefoon 18, 81, 88 Customer Call Reporter 58

9600 Serie 18, 73, 81, 88

D

A

Dempen 67, 68, 71 Dempen opheffen 67, 68, 71 Doorschakelen 83 Onmiddellijk 104 Doorschakelen bij niet beantwoorden 40, 41 doorverbinden 31, 48, 49, 50, 51, 87, 173 Gecontroleerd 50 Naar bureau 59 Naar mobiel 59 Ongecontroleerd 49 Terugstuurtijd 48, 49, 50 Voltooien 50 Drop 31, 41, 65, 67, 68, 71 Sneltoets 124 Duits 10, 131

Aanwezigheid 16, 123, 127 Accountcode 35 Afgemeld 16, 83, 173 Afspelen 12 Agent 58 Alle 74 Alle dempen 67, 68, 71 Alle dempen opheffen 67, 68, 71 Analoog 18 Audio 125 Automatische wachtstand 42

B Ballontips 142 Beantwoorden 31, 40 Sneltoets 124 Begroetingen 113 Bellen 35 In-/uitschakelen 45 Opnemen 47 Pictogrammen 27 Van het gespreksrapport 38 Van het telefoonboek 37 vanuit voicemail 39 Wisselen 45 Belpatroon 125 Beluisteren 109 Bericht 55, 97 Bericht lezen 111 Berichten 12, 111, 142 Een gesprek opzetten 39, 112 Berichtenindicator 16 Berichtpictogrammen 111 Beschikbaar 16, 58 Bewaarde berichten 111 Bewerken Contactpersoon uit persoonlijk telefoonboek 92 Persoonlijk telefoonboek 77, 88, 91, 92, 113 Bezet 16 Bezet bij gesprek in wachtstand 42 Bezet niet beschikbaar 58 Binnenkomend 74 Browser 10 Bureautelefoon 103

C Call Assistant 133 Start 137 Chat met 55, 97 Chrome 10, 125 CLI pop-up 140 Conferentie 31, 33, 50, 65, 71 Doorverbinden 48 Conferentiegesprekken 65 Configuratie 123 Geluiden 125 Configuratie voicemailscreening 109 Configureren 52, 123, 124, 127 Gebruiken one-X Portal for IP Office IP Office 8.0

E Een beller aan uw telefoonboek toevoegen 77 Een gesprek gecontroleerd doorverbinden 50 Een gesprek ongecontroleerd doorverbinden 49 Een gesprek opzetten 35 Sneltoets 124 van berichten 39, 112 Van het gespreksrapport 38, 76 Van het telefoonboek 37, 86 vanuit voicemail 39 E-mail 77, 88, 91, 92, 96, 113 Enbloc 18 Engels 10, 131 Even geduld 105 Explorer 10 Extern 12 Extern bellen 107 Extern telefoonboek 81

F Firefox 10, 125 Formaat 113 Frans 10, 131 Functietoets 138, 139 Functietoets activeren 138, 139

G Gadget Wereldklok 129 Gadgets 12 Gebruiker Naam 10 Pictogrammen 83 Wachtwoord 10 Gebruikersnaam 138 Gebruikerstatus 83 Gecentraliseerd gespreksrapport 74 gecontroleerd doorverbinden 48, 50, 173 Gedetecteerd 100 Geen antwoord 41, 104 Gelicentieerd 10 Geluiden 125 Geluidsconfiguratie 125 Gemist 74 Pagina 174 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Index Gemiste huntgroepgesprekken 74 Gemiste oproep 41 Gesprek doorverbinden 31, 50 Gesprekken 12 Gesprekken doorverbinden Ongecontroleerd 48 Gesprekken doorverbinden met behulp van het telefoonboek 51 Gesprekken parkeren 52 Gesprekken wisselen 45 Gespreksknoppen 18, 45 Gespreksrapport 12, 18, 73, 74 Een gesprek opzetten 38, 76 Toevoegen aan persoonlijk telefoonboek 77, 91 Google Chrome 10, 125 Groene achtergrond 100, 101 Groeptabblad 93

H Herroepen 52, 53 Het bericht afspelen 111 Hot desking 20, 172 huntgroepen 74

I In wachtstand 33 Indicator 16 Indicator voor voicemailberichten 16 Indicator voor wachtend gesprek 16 Informatiegesprek 50, 65 Ingelogd 10 Initieel testgesprek 105 Inloggen 10 Inloginformatie 138 Inschakelen Geluidsmeldingen 125 Installeren Pop-upscherm toepassing 135 Instant message 55, 97 Instellingen voor doorverbonden gesprek 16 Internet Explorer 10 Italiaans 10, 131

J JavaScript 10

K Kantoor 99 Kleur 100, 101 Klok 12, 129 Knop Naar bureau Naar mobiel Knoppen 27

59 59

L LDAP 81 Legitimatie 10 Licentie 10 Logincode 173 Luisteren op 107

M Mailbox 111 Media player 125 Meer... 35 Minder... 35 Mislukt 33 Mobiel 99 Mobile twin 59 Gebruiken one-X Portal for IP Office IP Office 8.0

Mobiliteit Doorschakelen 104 Standaard bureautelefoon gebruiken Telewerkermodus 105 Twinnen met mobiele telefoon 104 Mozilla Firefox 10, 125

103

N Naar bureau 59 Naar mobiel 59 Nederlands 10, 131 Negeren 109 Netwerk 173 Niet storen 16, 57, 83, 123, 127 Uitzonderingen 123, 127 Nieuw Contactpersoon uit persoonlijk telefoonboek Normaal 83 Nummer 27

88

O Offline 16 Onbekend 83 ongecontroleerd doorverbinden 48, 49, 173 Ongeldig 10 Ongelezen bericht 111 Onmiddellijk 104 Onthoud mij 10 Ontvangen 74 Onvoorwaardelijk 104 Op de haak 83 Opnemen 31, 33, 47, 103, 109 Waarschuwing 47 Opslaan 111 Opvragen 31, 50, 65 Geparkeerd gesprek 52 Oranje achtergrond 100, 101 Overslaan Achteruit 111 Vooruit 111

P Parkeerslotnummers 52 Parkeerslots 52, 123, 124 Parkeren 52, 173 Herroepen 52, 53 Terug 52 Pauzeren 111 Persoonlijk telefoonboek 12, 81 Bewerken 77, 88, 91, 92, 113 Capaciteit 18, 81, 88 Toevoegen van een gespreksrapport Toevoegen van systeemtelefoonboek Toevoegen van voicemail 91, 113 Persoonlijke begroetingen 113 Pictogrammen Bellen 27 Berichten 111 Gebruiker 83 Telefoonboek 27, 83 Pop-up internationale gesprekken 140 Pop-up venster 55, 97 Pop-upscherm bij 140 Pop-upschermen 135, 138 Portugees 10, 131 Portugees (Brazilië) 10, 131 Prefix 35

77, 91 90

Pagina 175 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Primaire telefoon 18, 77, 81, 88, 91, 92, 113, 173 Prioriteitsbericht 111 Privébericht 111 Profiel Gedetecteerd 100 Kleur 100, 101 Proxyserver-uitzonderingen 125

Tabblad contactpersonen 93 Toevoegen aan persoonlijk telefoonboek Van een gespreksrapport 77, 91 Van het systeemtelefoonboek 90 Van voicemailberichten 91, 113 Twinnen met mobiele telefoon 104 Twinning 59, 104

Q

U

Quick Time 125 Rec. onderbreken 31 Redencode 58 Russisch 10, 131

Uit de parkeerstand halen 52, 173 Uitgaand 74 Uitloggen 11 Uitzonderingen 127 URL 10

S

V

R

Safari 125 Schakelen Tussen Gesprekken 45 Serverinformatie 138 Serverpoort 138 SIP 18 Slotnummer 52, 173 Small Community Network 52, 173 Sneltoetsen 123, 124 Sneltoetsen toetsenbord 123, 124 Softphone 10 Standaard bureautelefoon 103 Standaard bureautelefoon gebruiken 103 Start 12 Start Call Assistant 137 Status 16, 83 Stoppen 111 Opnemen 47 Subject [Onderwerp] 35 Systeemtelefoonboek 12, 81 Toevoegen aan persoonlijk telefoonboek

Van de haak 33, 83 Verbonden 33 Verpersoonlijkte begroeting laden 113 Verwijderen Contactpersoon uit persoonlijk telefoonboek 93 Gespreksrapport 74 Voicemailberichten 111 Voicemail 40 Berichten 111 Extern bellen 107 Luisteren op 107 Terugbellen 107 Toevoegen aan persoonlijk telefoonboek 91, 113 Voicemail_screening 109 Voicemailberichten controleren 111 Voicemailcode 113 Voortgang 35, 36, 37, 38, 39, 76, 86, 112 Voortgang van gesprek 35, 36, 37, 38, 39, 76, 86, 112

W Waarschuwen 33 Waarschuwing Opnemen 47 Waarschuwing voor gesprekopname 47 Wachtend gesprek Aan 18, 45 Wachtmuziek 42 Wachtrijen 58 Wachtstand 31, 42 Sneltoets 124 Wachtwoord 10, 113, 138 WAV 113 Web Adres 10 Browser 10 Wereldklok 12, 129 Windows Safari 125 Windows Media Player 125

90

T T3 serie 18, 81, 88 Taakbalk 133 Taal 10, 131 Tabblad wissen 74 Tabbladen 12 Tag 35 Telefoonboek 12 Een gesprek opzetten 37, 86 Pictogrammen 27, 83 Tabblad toevoegen 93 Telefoonboeken 81 Telefoons 10 Analoog 18 SIP 18 Telewerkermodus 105 Terug Parkeren 52 Terugbellen 107 Terugstuurtijd 48, 49, 50 Testgesprek 105 Thuis 99 Tijdzones 129 Time-out wachtstand 42 Toegewezen 10 Toepassingsserver 138 Toestel 10 Toevoegen Contactpersoon uit persoonlijk telefoonboek Gebruiken one-X Portal for IP Office IP Office 8.0

Z Zoeken Berichten 111 Telefoonboeken

85

88 Pagina 176 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)


Pagina 177 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

Prestatiecijfers en gegevens in dit document staan op zichzelf en moeten specifiek door Avaya chriftelijk worden bevestigd, voordat deze van toepassing zijn op enig contract. De onderneming behoudt het recht naar eigen oordeel wijzigingen in de gedetailleerde specificaties aan te brengen. De gepubliceerde informatie in dit document heeft geen invloed op de handhaving van patent en andere beschermende rechten van Avaya. Dit document bevat informatie welke het eigendom van Avaya is. Deze informatie mag uitsluitend openbaar worden gemaakt of worden gebruikt in overeenstemming met van toepassing zijnde overeenkomsten. © Copyright 2011 Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Gebruiken one-X Portal for IP Office IP Office 8.0

Pagina 178 15-601131 Utigave 05a (12/20/2011)

IP Office 8.0 Gebruiken one-x Portal for IP Office

Recommend Documents