IP Office 4.0 Telefoontoestel 2402 en 5402

IP Office 4.0 Telefoontoestel 2402 en 5402

15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

© 2006 Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Kennisgeving Hoewel wij alle mogelijke moeite doen om ervoor te zorgen dat alle informatie in dit document volledig en nauwkeurig is bij het ter perse gaan, kan Avaya Inc. geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten. Bij toekomstige uitgaven kunnen er wijzigingen of correcties van de informatie in dit document worden opgenomen. Disclaimer documentatie Avaya Inc. is niet verantwoordelijk voor modificaties, toevoegingen of weglatingen van de origineel gepubliceerde versie van deze documentatie, tenzij dergelijke modificaties, toevoegingen of weglatingen door Avaya weerden uitgevoerd. Disclaimer koppelingen Avaya Inc. is niet verantwoordelijk voor de inhoud of betrouwbaarheid van gekoppelde webpagina’s waar in deze documentatie naar verwezen wordt, en Avaya keurt de beschreven of aangeboden producten, diensten of informatie op deze webpagina’s niet per definitie goed. We kunnen niet garanderen dat deze koppelingen te allen tijde werken en we hebben geen controle over de beschikbaarheid van de gekoppelde webpagina's. Licentie GEBRUIK OF INSTALLATIE VAN HET PRODUCT DUIDT AAN DAT DE EINDGEBRUIKER DE VOORWAARDEN DIE HIERIN ZIJN OPGENOMEN EN DE ALGEMENE LICENTIEVOORWAARDEN BESCHIKBAAR OP DE AVAYA WEBPAGINA ONDER http://support.avaya.com/LicenseInfo/ (“GENERAL LICENSE TERMS” / “ALGEMENE LICENTIEVOORWAARDEN”) ACCEPTEERT. INDIEN U NIET AAN DEZE VOORWAARDEN GEBONDEN WENST TE ZIJN, DAN DIENT U HET PRODUCT (DE PRODUCTEN) BINNEN TIEN (10) DAGEN NA LEVERING BIJ HET VERKOOPPUNT TE RETOURNEREN VOOR RESTITUTIE OF KREDIET. Avaya verleent de Eindgebruiker een licentie die onder de hierna beschreven licentietypen valt. Het betreffende aantal licenties en capaciteitseenheden waarvoor de licentie is verleend, is één (1), tenzij er in de documentatie of overige materialen die tot beschikking van de Eindgebruiker staan een ander aantal licenties of capaciteitseenheden wordt aangeduid. “Aangewezen Verwerker” betekent een enkel, op zichzelf staand rekentoestel. “Server” betekent een Aangewezen Verwerker waarop een softwaretoepassing is ondergebracht, waartoe door meerdere gebruikers toegang kan worden verkregen. “Software” betekent de computerprogramma’s in objectcode, waarvoor oorspronkelijk licentie is verleend door Avaya en die uiteindelijk door de Eindgebruiker worden gebruikt, als op zichzelf staande producten of vooraf geïnstalleerd op Hardware. “Hardware” betekent de standaard hardwareproducten, die oorspronkelijk zijn verkocht door Avaya en die uiteindelijk door de Eindgebruiker worden gebruikt. Licentietype(n): Aangewezen systeemlicentie (DS). Elke kopie van de Software mag slechts op één Aangewezen Verwerker door de Eindgebruiker geïnstalleerd en gebruikt worden, tenzij er in de documentatie of overige materialen die tot beschikking van de Eindgebruiker staan een ander aantal Aangewezen Verwerkers wordt aangeduid. Avaya kan de identificatie van het type, het serienummer, de functiesleutel, de locatie of andere specifieke aanwijzingen van de Aangewezen Verwerker(s) eisen of de Eindgebruiker vragen deze via een speciaal voor dit doeleinde door Avaya opgestelde elektronische procedure aan Avaya te verstrekken. Copyright Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, is het Product beschermd door copyright en andere wetten met betrekking tot eigendomsrechten. Ongeoorloofd(e) reproductie, transfer en/of gebruik kan een misdrijf zijn onder zowel het geldende burgerlijke recht als strafrecht. Componenten van derden Bepaalde softwareprogramma’s of delen hiervan die in het Product zijn opgenomen, kunnen software bevatten die onder overeenkomsten met derden (“Componenten van derden”) is gedistribueerd en welke voorwaarden omvatten die de rechten voor het gebruik van bepaalde delen van het Product (“Voorwaarden van derden”) kunnen uitbreiden of beperken. Informatie met betrekking tot de identificatie van Componenten van derden die van toepassing zijn, is beschikbaar op de Avaya webpagina onder: http://support.avaya.com/ThirdPartyLicense/ Avaya fraude-interventie Indien u vermoedt dat u het slachtoffer bent van telecommunicatiefraude en u technische ondersteuning nodig heeft, bel dan het Technical Service Center Toll Fraud Intervention Hotline via +1-800-643-2353 voor de Verenigde Staten en Canada. Vermoedelijke lekken in de beveiliging van Avaya Producten moeten aan Avaya worden gemeld in een mail naar: [email protected]. Zie de Avaya ondersteuningswebpagina (http://www.avaya.com/support) voor meer telefoonnummers m.b.t. tot ondersteuning. Handelsmerken Avaya en het Avaya logo zijn gedeponeerde handelsmerken van Avaya Inc. in de Verenigde Staten en andere rechtsgebieden. SM” Tenzij anders vermeld in dit document zijn merken die zijn aangeduid met “®,” “™” en “ respectievelijk gedeponeerde merken, handelsmerken en servicemerken van Avaya Inc. Alle overage handelsmerken zijn het eigendom van de betreffende eigenaren. Documentatie-informatie Ga voor de meest recente documentatieversies naar de Avaya ondersteuningswebpagina (http://www.avaya.com/support) of de IP Office Knowledge Base (http://marketingtools.avaya.com/knowledgebase/). Avaya ondersteuning Avaya biedt u een telefoonnummer aan dat u kunt gebruiken om problemen te melden of vragen te stellen m.b.t. uw call center. Het ondersteuningstelefoonnummer is 1- 800- 242- 2121 in de Verenigde Staten. Zie de Avaya webpagina voor meer ondersteuningstelefoonnummers. http://www.avaya.com/support

Pagina ii 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

Telefoontoestel 2402 en 5402 IP Office 4.0

Inhoud De telefoon ................................................................................................................................. 1 Over deze Handleiding ............................................................................................................................... 1 Overzicht .................................................................................................................................................... 1 Gesprekstoetsen ........................................................................................................................................ 3 Gesprekstoetspictogrammen ................................................................................................................. 3 Systeemfuncties..................................................................................................................................... 3 Aanmelden ................................................................................................................................................. 4 Afmelden .................................................................................................................................................... 4 Geen Gebruiker .......................................................................................................................................... 5 Het display.................................................................................................................................................. 6

Basisfuncties voor het beheren van gesprekken.................................................................... 7 Een gesprek beantwoorden........................................................................................................................ 7 Een gesprek tot stand brengen .................................................................................................................. 8 Gesprek wissen .......................................................................................................................................... 8 Nummerherhaling ....................................................................................................................................... 8 Luidspreker................................................................................................................................................. 8 Conferentie ................................................................................................................................................. 9 Mute............................................................................................................................................................ 9 Wachtstand............................................................................................................................................... 10 Doorverbinden .......................................................................................................................................... 11 Berichten .................................................................................................................................................. 11

Systeemfuncties ...................................................................................................................... 13 Systeemfuncties Inleiding......................................................................................................................... 13 Gesprek doorschakelen............................................................................................................................ 13 Gesprekken omleiden............................................................................................................................... 14 Niet storen ................................................................................................................................................ 14 Gesprekken parkeren ............................................................................................................................... 15 Voicemail .................................................................................................................................................. 16 Privégesprek............................................................................................................................................. 16 Standaard functiecodes............................................................................................................................ 17

Index.......................................................................................................................................... 19


Pagina iii 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

De telefoon Over deze Handleiding Deze handleiding beschrijft hoe u alle functies van uw Avaya IP Office 2402/5402 telefoon kunt gebruiken. Voor basisinstellingen en functies, zie de van toepassing zijnde Snelle-Naslaggids voor uw IP Office telefoon. Meer informatie over IP Office is beschikbaar via www.avaya.com/supporten ook via http://marketingtools.avaya.com/knowledgebase.

Overzicht Deze handleiding behandelt het gebruik van de 2402 en de 5402 telefoons met IP office. Beide telefoons zijn vergelijkbaar, maar de 5402 wordt alleen ondersteund door IP Office terwijl de 2402 ondersteund wordt door een hele reeks Avaya telefoonsystemen. Opmerking •

Alleen de 2402 telefoons met Firmware versie 2.0 hebben volledig ondersteunde weergavefunctionaliteit op IP Office.

1. Display, Gesprekstoets: Met de twee Gesprekstoetsen kan de gebruiker meerdere gesprekken verwerken terwijl de gespreksinformatie op het display wordt weergegeven. 2. Waarschuwingslampje:Het lampje wordt als volgt gebruikt:

3.

•

Aan (Continu): Er zijn nieuwe berichten in uw voicemail mailbox, of een andere mailbox waarvoor u geconfigureerd bent om "Indicatie Bericht Ontvangen" te ontvangen.

•

Knippert: De lamp knippert wanneer de telefoon gebeld wordt.

BERICHTEN: Toegang tot uw mailbox.


Pagina 1 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

Telefoontoestel 2402 en 5402 4. Toetsen voor het beheren van gesprekken: •

WACHTSTAND: Rode knop wordt gebruikt om een gesprek in de wachtstand te zetten

•

DOORVERBINDEN: Verbindt een gesprek met een andere telefoon

•

CONFERENTIE: Zet conferentiegesprekken op met meer dan één andere persoon.

•

DROP: VERBREEKT het huidige gesprek of, indien er een conferentiegesprek wordt gehouden, verbreekt de verbinding met de laatste persoon die aan de conferentie deelneemt.

•

NUMMERHERHALING: Kiest het laatste gebelde nummer of geeft de laatste 6 cijfers weer die vanaf het toestel zijn gebeld, afhankelijk van de configuratie in het menu Opties.

5. Toetsenblok: Standaard toetsenblok met 12 knoppen voor het kiezen van telefoonnummers. 6.

Volumeregeling: Regelt het belvolume van de luidspreker, afhankelijk van wat er in gebruik is.

7. Aansluiting handset: De aansluiting voor de handsetkabel bevindt zich aan de zijkant van het toestel. 8.

MUTE: Microfoon aan-/uitzetten. Indien ingeschakeld, brandt het bijbehorende lampje en de beller kan u niet horen.

9.

Functie: De systeembeheerder kan een aantal speciale functies configureren waar u toegang tot heeft door op deze toets te drukken gevolgd door één van de volgende toetsen; 0 tot 9, * of #.

10.

LUIDSPREKER: Zet het gesprek op de luidspreker van de telefoon in plaats van de handset. Het lampje naast de knop brand wanneer deze optie in gebruik is. De luidspreker biedt alleen een controlerende functie, u kunt wel het gesprek horen via de luidspreker maar u moet de handset opnemen om te spreken.

Pagina 2 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


De telefoon

Gesprekstoetsen Het hoofdscherm bevat twee knoppen die zijn ingesteld als 'gespreks'-knoppen.

Het is handig om twee Gespreksknoppen te hebben. Als u een gesprek in de wachtstand hebt, kunt u een ander gesprek beantwoorden/opzetten en gebruik maken van de gesprekstoetsen om tussen de twee gesprekken te schakelen of deze door te verbindend of een conferentiegesprek op te zetten. Als de indicatie voor een wachtend gesprek is ingesteld, ziet u het wachtende gesprek op de volgende gesprekstoets. OPGELET •

Ook al kan de systeembeheerder de gesprekstoetsen vervangen door andere functies, dan heeft dit wel tot gevolg dat het gebruik van functies zoals conferentie of doorverbinden in sterke mate beperkt worden. Daarom wordt u dringend aangeraden om van alle Gesprekstoetsen de standaardinstellingen te behouden.

Gesprekstoetspictogrammen Met de pictogrammen die worden weergegeven op de gesprekstoetsen kunt u de status van elk gesprek bepalen (bijvoorbeeld, in de WACHTSTAND). Inkomend gesprek: Een symbool naast een gesprekstoets geeft aan dat er een inkomend gesprek is. Om een gesprek te beantwoorden en ieder ander huidig gesprek in de wachtstand te plaatsen, druk op / . Verbonden: Een symbool naast een gesprekstoets geeft aan dat dit het gesprek is dat momenteel verbonden is. Ook het telefoonnummer van de beller (indien beschikbaar) wordt weergegeven. WACHTSTAND: Een symbool naast een gesprekstoets geeft aan dat er een gesprek in de wachtstand staat. Om een gesprek uit de wachtstand te halen en ieder ander gesprek in de wachtstand te plaatsen, druk op .

Systeemfuncties Er zijn systeemfuncties die door de systeembeheerder geprogrammeerd kunnen worden op het toetsenblok en waar u toegang toe heeft via de Functie-toets. Voor gebruik in toetsen lampmodus, mogen deze Systeemfuncties niet geprogrammeerd zijn op de gespreksknoppen. Zie OPGELET hierboven. Zie het Overzicht van de functietoets voor meer informatie over de systeemfunctie die uitsluitend door de systeembeheerder aan u kan worden toegewezen en zie ook Inleiding tot de systeemfuncties voor meer informatie over de systeemfuncties waartoe u zelf altijd toegang hebt door het kiezen van functiecodes. Om bijvoorbeeld naar uw voicemailberichten te luisteren, kiest u *17.


Pagina 3 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

Telefoontoestel 2402 en 5402

Aanmelden Uw systeembeheerder heeft uw oorspronkelijke configuratie ingesteld zodat u automatisch wordt aangemeld bij uw eigen toestel. Het kan echter zijn dat u zich aan dient te melden om de volgende redenen: •

Gedwongen aanmelden - als uw configuratie geen automatisch aanmelden toestaat op uw eigen toestel.

•

Om een ander toestel dan uw eigen toestel te gebruiken (hot-desking).

•

Indien u of iemand anders u heeft afgemeld van uw eigen toestel.

Opmerkingen •

Wanneer u gebruik maakt van hot-desking worden alle functiecodes die u heeft ingesteld voor uw eigen telefoon doorgegeven aan het toestel waarop u zich heeft aangemeld.

•

Bepaalde informatie zoals verkorte kiesnummers en gespreksrapporten zijn afhankelijk van het telefoonmodel en worden niet doorgegeven aan het nieuwe toestel.

•

U kunt alleen hot-desken op toestellen op locaties op afstand als op dat systeem een Small Community Advanced Networking Licentie is geïnstalleerd. Neem contact op met uw systeembeheerder.

Om u aan te melden op uw eigen toestel (gedwongen aanmelden), kies *35*P#, waarbij 'P' uw aanmeldingscode is. Om u aan te melden op een ander toestel (hot-desking), kies *35*N*P#, waarbij 'N' uw begin toestelnummer is en 'P' uw aanmeldingscode. Opmerkingen •

Uw systeembeheerder geeft u, indien geconfigureerd, uw aanmeldingscode.

•

U heeft 4 mogelijkheden om u aan te melden. Indien u niet slaagt om u aan te melden, wordt het bericht "Ongeldig" weergegeven op het hoofdscherm en hoort u de bezet-toon. Als u 4 keer niet slaagt om u aan te melden, dient u 90 seconden te wachten voor een nieuwe aanmelding wordt geaccepteerd, correct of niet.

Afmelden Als aan u een aanmeldingscode is toegewezen, kunt u zich afmelden van uw telefoon om onbevoegd gebruik tijdens uw afwezigheid te voorkomen, of om privacy-redenen. Indien u zich afmeldt van een ander toestel, meldt het systeem u weer aan op uw eigen toestel, tenzij de gedwongen aanmeldingsoptie is ingesteld. Waarschuwing •

Gespreksrapportmeldingen en bepaalde verkorte kiesnummers blijven behouden op het toestel zelfs nadat u zich heeft afgemeld.

Om u af te melden op de telefoon waar u zich heeft aangemeld, kies *36.

Pagina 4 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


De telefoon

Geen Gebruiker De GeenGebruiker-configuratie wordt gebruikt voor toestellen waarvoor de eigenlijke gebruiker momenteel niet is aangemeld, bijvoorbeeld: •

De eigenlijke gebruiker is aangemeld op een ander toestel

•

Gedwongen aanmelden is ingesteld

Een toestelnummer dat is ingesteld als GeenGebruiker geeft de naam "GeenGebruiker" weer en het toestelnummer. Indien gewenst, en indien aan u een aanmeldingscode is toegewezen, kunt u zich aanmelden met uw toestelnummer en uw aanmeldingscode. (zie Aanmelden) Opmerking •

Er kunnen wel gesprekken worden opgezet op een toestel dat gemarkeerd is als GeenGebruiker, maar er kunnen op dat toestel normaal gesproken geen gesprekken worden ontvangen.


Pagina 5 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Het display B

Telefoon vergrendeld: Alleen interne gesprekken.

D

Gesprek doorschakelen naar: Zie Gesprek doorschakelen.

G

Binnen groep: U kunt uw lidmaatschap van een groep in- of uitschakelen.

N

Niet storen aan: Zie Niet Storen.

O

Buiten kantooruren: Dit wordt weergegeven indien één of meer Huntgroepen in de modus "Buiten Kantooruren" staat.

P

Geparkeerde gesprekken: Toont het aantal geparkeerde gesprekken.

U

Niet beschikbaar: Dit wordt op het bellende station weergegeven, als op het gebelde station Niet Storen is ingeschakeld, maar Voicemail niet actief is.

V

Voicemail: Dit wordt op het bellende station weergegeven, als op het gebelde station Niet Storen is ingeschakeld, maar Voicemail actief is. Zie voice mail.

DISC

Verbroken: Om een gesprek te beëindigen, druk op

Spkr.

CONN

Verbonden: U bent in gesprek.

CONF

CONFERENTIEGESPREK: U neemt deel aan een conferentiegesprek, dat wordt weergegeven aan de linkerkant van de display. Zie Conferentie.

Opmerking •

De items die door uw IP telefoon worden weergegeven kunnen enigszins verschillen van de bovenstaande lijst.

Pagina 6 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Basisfuncties voor het beheren van gesprekken Een gesprek beantwoorden Als een gesprek op uw telefoon binnenkomt, hoort u een beltoon en ziet u een knipperend belpictogram ( ) op de bijbehorende gespreksknop. Hieronder wordt uitgelegd hoe u de telefoon kunt gebruiken om gesprekken te beantwoorden. Als u een gesprek wilt beantwoorden met de koptelefoon, zie Koptelefoon aan. Om een binnenkomend gesprek te beantwoorden: Voer een van de volgende stappen uit: •

Als u niet met een ander gesprek bezig bent, kunt u het gesprek beantwoorden door de handset op te nemen. U kunt ook op LUIDSPREKER drukken om naar het inkomende gesprek te luisteren. U moet echter wel de handset/koptelefoon gebruiken om met de beller te spreken. De telefoon heeft geen ingebouwde microfoon.

•

Als u al met een gesprek bezig bent, plaatst u het actieve gesprek in de beantwoordt u vervolgens het inkomende gesprek (zie Wachtstand).

WACHTSTAND en

Om een gesprek te beantwoorden op een andere telefoon: U kunt dit gesprek vanaf uw eigen telefoon beantwoorden door Gesprek opnemen te gebruiken. Neem de hoorn van de haak en kies: •

*30, om een gesprek dat waar dan ook binnenkomt te beantwoorden.

•

*31, om een gesprek binnen uw groep te beantwoorden.

•

*32*201# om het gesprek voor een bepaald toestel te beantwoorden, in dit voorbeeld 201.

Standaard gaat de telefoon als volgt over: •

Interne gesprekken - hebben een enkele beltoon.

•

Externe gesprekken - hebben een dubbele beltoon.

Deze kunnen door uw systeembeheerder gewijzigd worden. Opmerking •

Wanneer uw toestel langer dan een bepaalde opgegeven periode overgaat (standaard 15 seconden), treedt, indien u dat hebt geactiveerd, een omleidingsfunctie in werking (bijvoorbeeld Voicemail of Gesprek doorschakelen).


Pagina 7 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Een gesprek tot stand brengen U kunt op twee manieren een gesprek tot stand brengen, afhankelijk van hoe u de telefoon wilt gebruiken. Gesprek opzetten met de handset: 1. Neem de handset op 2. en kies het telefoonnummer van de persoon waarmee u wilt spreken, inclusief eventuele cijfers voor de buitenlijn. Gesprek opzetten met luidspreker: 1. Druk op

LUIDSPREKER.

2. Kies het telefoonnummer van de persoon waarmee u wilt spreken, inclusief eventuele cijfers voor de buitenlijn. Zie Luidspreker voor meer informatie over het gebruik van de luidspreker. Opmerking •

Wanneer u de bezettoon hoort bij het kiezen, kan het gesprek geblokkeerd zijn. Uw systeembeheerder kan bepaalde telefoongesprekken blokkeren, bijvoorbeeld gesprekken naar 0800/0900-nummers en/of internationale gesprekken.

Gesprek wissen Om een tot stand gebracht gesprek te wissen, kunt u: Ofwel: •

De handset weer op het toestel plaatsen.

•

Op

DROP drukken.

Nummerherhaling De functie Nummerherhaling kiest automatisch het laatste door u gebelde toestel- of externe nummer (tot maximaal 24 cijfers). Het laatst gebelde nummer herhalen: •

Druk op

NUMMERHERHALING

Luidspreker Met de luidsprekerfunctie kunt u slechts luisteren naar inkomende gesprekken. U moet de handset gebruiken om Luidspreker gebruiken om een bestaand gesprek te beëindigen. met de beller te spreken. U kunt ook de LUIDSPREKER -toets kunt u de luidspreker in/uit schakelen. Het bijbehorende lampje gaat branden als Met de de luidspreker actief is.

Pagina 8 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Basisfuncties voor het beheren van gesprekken

Conferentie Met de functie Conferentie kunt u een conferentiegesprek voeren met andere partijen (uzelf inbegrepen). Opmerkingen •

Het aantal partijen dat toegang heeft tot een conferentiegesprek wordt bepaald door uw telefoonsysteem.

•

Voor de Conferentiefunctie zijn twee Gesprekstoetsen nodig.

Een partij toevoegen aan een gesprek: 1. Druk op

CONFERENTIE Het bestaande gesprek wordt in de wachtstand geplaatst.

2. Kies het nummer van de persoon die u aan het gesprek wilt toevoegen. 3. Wacht op antwoord. Als de gebelde partij niet opneemt of niet wil deelnemen aan de conferentie, drukt u op DROP U kunt weer terugkeren naar het gesprek in de wachtstand door op de gespreksknop te drukken. 4. Voeg de persoon aan het gesprek toe door nogmaals op

CONFERENTIE te drukken

5. Herhaal de stappen 1 t/m 4 voor het toevoegen van partijen aan de conferentie. Opmerkingen •

Hang op om uzelf uit de conferentie te droppen.

•

Indien de conferentie uit maar twee partijen bestaat, zal het indrukken van de conferentie beëindigen.

DROP-toets de

Mute U kunt tijdens een gesprek met de handset of de koptelefoon ervoor zorgen dat de andere partij u niet hoort. Om de microfoon van uw handset/koptelefoon uit te schakelen: 1. Druk op

MUTE. Het lampje naast Mute gaat aan.

2. Druk nogmaals op

MUTE om deze functie uit te schakelen. Het lampje naast Mute gaat uit.


Pagina 9 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Wachtstand U kunt een gesprek in de wachtstand plaatsen om informatie te verzamelen of om een tweede gesprek te beantwoorden. Indien u een tweede gesprek ontvangt zal er een korte beltoon klinken en verschijnt er een knipperend -symbool naast de gesprekstoets. Zo plaatst u een bestaand gesprek in de wachtstand: 1. Druk op HOLD. Het symbool verandert in wachtstand staat.

; waarmee wordt aangegeven dat het gesprek in de

2. Beantwoord het tweede gesprek door op de gesprekstoets met het symbool te drukken. Het symbool verandert in ; waarmee wordt aangegeven dat het gesprek is verbonden. Teruggaan naar het gesprek in de wachtstand: 1. Als u bezig bent met een gesprek, zet dan eerst het gesprek in de wachtstand zoals hierboven aangegeven. 2. Om weer terug te keren naar een gesprek in de wachtstand, drukt u op de gesprekstoets met het symbool. Opmerkingen •

Na een wachtstand time-out (gedefinieerd door uw systeembeheerder), wordt u eraan herinnerd dat er een gesprek in de wachtstand staat. De telefoon geeft een korte beltoon en een symbool wordt gedurende een korte tijd weergegeven.

•

Als de systeemfunctie AutoHold is ingeschakeld (raadpleeg uw systeembeheerder) dan kunt u een actief gesprek ( ) in de wachtstand zetten door op de ( van het tweede gesprek te drukken. Als AutoHold is uitgeschakeld dan kunt u het eerste gesprek droppen door op de ( ) van het tweede gesprek te drukken.

•

Om een gesprek in wachtstand door te verbinden, zie Doorverbinden.

Pagina 10 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Basisfuncties voor het beheren van gesprekken

Doorverbinden Met de functie Doorverbinden kunt u een gesprek van uw telefoon naar een ander toestel- of extern nummer doorverbinden. Voor de functie doorverbinden zijn twee Gesprekstoetsen nodig. Inkomend gesprek doorschakelen naar een ander toestel: 1. Druk tijdens een gesprek op

DOORVERBINDEN

2. Als u de kiestoon hoort, kiest u het nummer waarmee u het gesprek wilt doorverbinden. 3. Voer een van de volgende stappen uit: •

Om het gesprek zonder aankondiging door te verbinden, drukt u nogmaals op DOORVERBINDEN. Het doorverbinden is gereed.

•

Om het gesprek met een aankondiging door te verbinden, wacht u eerst tot de gebelde partij de telefoon beantwoordt. Als de gebelde partij het gesprek wil aannemen, drukt u nogmaals op DOORVERBINDEN om het doorverbinden te voltooien

•

DROP Om weer Als de gebelde partij het gesprek niet wil aannemen, drukt u nogmaals op terug te keren naar een gesprek in de wachtstand, drukt u op de gesprekstoets met het symbool.

•

DROP Om weer terug te keren Als de lijn bezet is of als er niet wordt opgenomen, drukt u op naar een gesprek in de wachtstand, drukt u op de gesprekstoets met het symbool.

of

of

of

Berichten BERICHTwordt gebruikt om toegang te krijgen tot het voicemailsysteem (indien geïnstalleerd). Wanneer ingedrukt zijn de prompts afhankelijk van het type voicemailsysteem. Zie voor meer informatie de Mailbox Gebruikershandleidingen voor de verschillende voicemailsystemen die door IP Office worden ondersteund. Het waarschuwingslampje aan de bovenkant van de telefoon blijft verlicht wanneer er nieuwe berichten in uw mailbox aanwezig zijn, of in een andere mailbox waarvoor u geconfigureerd bent om de "Indicatie Bericht Ontvangen" te ontvangen. Opmerking •

Het waarschuwingslampje kan ook worden ingesteld om te knipperen wanneer de telefoon gebeld wordt, onafhankelijk van het feit of u nieuwe berichten hebt ontvangen.


Pagina 11 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

Systeemfuncties Systeemfuncties Inleiding U kunt door het kiezen van functiecodes niet alleen toegang krijgen tot specifieke functies van uw telefoon die alleen de systeembeheerder toe kan wijzen, maar ook tot een aantal systeemfuncties. Deze instructies gelden voor de standaardconfiguratie van het systeem. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat u de standaardfunctiecodes gebruikt. Verder wordt ervan uitgegaan dat u kunt beschikken over alle functies en volledige toegang hebt tot het openbare telefoonnetwerk.

Gesprek doorschakelen Uw gesprekken kunnen worden omgeleid naar een andere telefoon of een extern nummer wanneer: •

U weg bent van uw bureau (bij geen antwoord).

•

Uw toestel is in gesprek (op alle gespreksknoppen).

•

U niet op kantoor bent (bv. wanneer u op vakantie bent).

De volgende opties zijn beschikbaar voor gesprek doorschakelen: •

Als u het nummer wilt instellen waarnaar gesprekken moeten worden doorgeschakeld (201 in dit voorbeeld), kiest u *07*201#.

•

Om Doorschakelen Onvoorwaardelijk in te schakelen (d.w.z. geen huntgroepgesprekken), kiest u *01. De letter D wordt weergegeven. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *02.

•

Om Doorschakelen bij Bezet in te schakelen, kies *03. Om deze functie uit te schakelen, kies *04.

•

Om doorschakelen bij Geen Antwoord in te schakelen, kies *05. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *06.

•

Om Doorschakelen Huntgroepgesprekken in te schakelen, kies *50. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *51. Deze instelling geldt alleen voor Onvoorwaardelijk Doorschakelen.

•

Om Alles Doorschakelen te Annuleren, kies *00.

Opmerking •

Het annuleren van alles doorschakelen, annuleert ook alle Follow Me die u heeft ingesteld.


Pagina 13 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Gesprekken omleiden U kunt uw gesprekken omleiden naar een ander toestel door middel van Follow Me. Anders dan Doorsturen, kan Follow me alleen gebruikt worden om gesprekken door te sturen naar een ander intern toestel op hetzelfde IP Office. Opmerking •

Als u uw gesprekken niet op uw tijdelijke toestel beantwoordt, worden deze doorgeschakeld naar uw eigen Voicemail of doorschakelnummer.

Om Follow Me Hierheen op een ander toestel te gebruiken: In dit geval is Nuw eigen toestel. •

Kies *12*N# vanaf het toestel dat u tijdelijk gebruikt.

•

Kies*13*N# om uw gesprekken weer naar uw eigen toestel terug te leiden voordat u daarnaar terugkeert.

Om Follow Me Hierheen op uw eigen toestel te gebruiken: In dit geval is N het toestel waarnaar u uw gesprekken wilt doorschakelen. •

Kies*14*N# vanaf uw eigen toestel.

•

Kies *14*# om beide functies vanaf uw eigen toestel te annuleren.

Opmerkingen •

Als u de optie Alle Doorschakelen Annuleren wilt gebruiken, dan wordt uw Follow Me ook geannuleerd.

•

Follow Me is niet van toepassing op de volgende gesprekstypen: — Voicemail Terugbellen — Automatisch Terugbellen — In wachtstand of parkeren terugbellen.

Niet storen U kunt ervoor kiezen om in het geheel geen gesprekken of alleen gesprekken van bepaalde bellers in uw uitzonderingenlijst te ontvangen: •

Om Niet Storen in te schakelen (met of zonder uitzonderingen), kies *08. Er wordt een N weergegeven.

•

Om deze functie uit te schakelen, kies *09.

•

Gebruik *10*N# om een nummer aan de uitzonderingenlijst toe te voegen.

•

Gebruik *11*N# om een nummer in de uitzonderingenlijst te wissen.

Opmerking •

Bellers krijgen, op de uitzonderingen na, de bezettoon te horen of worden omgeleid naar uw Voicemail.

•

Het enige gesprek dat de Niet Storen-regel negeert is het gesprek waarvan u de oorspronkelijke beller was, en daarna een ongecontroleerd doorverbinden hebt uitgevoerd naar een ander toestel. Indien dat toestel niet antwoordde, wordt het gesprek naar u doorverbonden als de oorspronkelijke beller.

Pagina 14 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Systeemfuncties

Gesprekken parkeren U kunt één of meer gesprekken parkeren; zodat u gesprekken op kunt zetten en andere kunt ontvangen. U kunt ook regelen dat het geparkeerde gesprek wordt teruggehaald vanaf een ander toestel. Merk op dat gesprekken in het systeem slechts kortstondig kunnen worden geparkeerd voordat deze opnieuw worden verbonden. De standaardinstelling is 5 minuten. Wanneer de ingestelde tijd eenmaal bereikt is, belt het geparkeerde gesprek terug indien uw toestel inactief is. Opmerking •

Om een gesprek te parkeren met behulp van verkorte kiesnummers, dient het gesprek eerst in de Wachtstandte worden geplaatst.

Om een gesprek te parkeren en terug te laten halen vanaf ieder willekeurig toestel: •

Kies *37*N# - Waarbij N het id van het parkeerslot is. Informeer uw collega's over het geparkeerde gesprek en het parkeerslot-id dat u daaraan heeft toegekend.

•

Om een gesprek uit een parkeerslot te halen op een andere telefoon: •

Kies *38*N# - Waarbij N het id van het parkeerslot is.

Om een gesprek te parkeren op uw eigen telefoon: •

Kies *37#

Gesprek uit parkeerstand halen: •

Kies *38*N# - Waarbij N het id van het parkeerslot is.

Wanneer u een gesprek parkeert op uw lokale toestel, wordt het automatisch een parkeerslot-id gegeven gebaseerd op uw toestelnummer gevolgd door 0. Als u een volgend gesprek parkeert, krijgt dit uw toestelnummer gevolgd door 1 enz. tot en met 9. Bijvoorbeeld: Als uw toestelnummer 201 is, dan zal het eerste geparkeerde gesprek het parkeerslot-id 2010krijgen. Opmerking •

Om gesprekken te parkeren of uit parkeerstand te halen kunnen functietoetsen worden ingesteld. Neem indien nodig contact op met uw systeembeheerder.


Pagina 15 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Voicemail U kunt voicemail instellen om bellers in staat te stellen om berichten achter te laten wanneer u niet op kantoor bent, weg van uw bureau of bezig bent met een ander gesprek. Voicemail berichten kunnen zowel intern of extern via elke telefoon worden teruggeluisterd. Uw Voicemail kan zodanig worden ingesteld dat u wordt gebeld zodra u ophangt, waarna u de berichten kunt ophalen. Deze functie heet Voicemail terugbellen. Opmerking •

Niet alle systemen ondersteunen Voicemail en niet op alle systemen is Voicemail geïnstalleerd.

De volgende opties zijn beschikbaar voor voicemail: •

Als u voicemail in wilt schakelen, kiest u *18. Om deze functie uit te schakelen, kies *19.

•

Kies *17 of druk op

•

Om Voicemail Terugbellen in te schakelen, kies *48. Als u deze functie wilt uitschakelen, kiest u *49.

BERICHTEN om uw voicemail op te halen.

Door tijdens het luisteren naar uw berichten een nummer te kiezen kunt u de volgende functies oproepen: •

Nadat berichten zijn afgeleverd, worden deze nog 24 uur in het systeem bewaard (voor Voicemail Lite is dit vastgelegd, maar kan door uw systeembeheerder worden gewijzigd als uw IP Office is uitgerust met Voicemail Pro).

•

U kunt uw Voicemail ophalen vanaf een andere toestel met behulp van de PIN-code die uw systeembeheerder voor u heeft ingesteld. U kunt uw berichten ophalen wanneer u niet op kantoor bent door een nummer te bellen dat voor dit doel is geregistreerd of door uw toestelnummer te kiezen en uw PIN-code in te voeren wanneer hierom wordt gevraagd. Als de validatie is geslaagd, kiest u 2 om uw berichten op te halen.

•

De systeembeheerder geeft tevens het ontvangstnummer op waarnaar het gesprek wordt omgeleid als de beller 0 kiest en ook uw e-mailadres als uw Voicemail en e-mail geïntegreerd zijn.

Privégesprek De functie Privégesprek wordt gebruikt om eventueel inbreken in het gesprek te voorkomen. Privégesprek kan ofwel vóór of tijdens een gesprek worden geactiveerd en zet de status van de telefoon op 'kan niet op worden ingebroken' tot u de functie Privégesprek uitschakelt. Als u een inbrekend gesprek plaatst op een toestel waarvan Privégesprek aan staat, hoort u de Nummer Niet Beschikbaar toon. Opmerking •

Privégesprek is geen standaardfunctie. Als u deze functie nodig heeft, neem dan contact op met uw systeembeheerder.

Pagina 16 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)


Systeemfuncties

Standaard functiecodes Hieronder staan de normale standaardcodes voor functies die voor alle gebruikers beschikbaar zijn. Uw systeembeheerder kan extra codes toevoegen voor andere functies en voor verkort kiezen. Waar N staat, dient het juiste nummer te worden geplaatst. Bijvoorbeeld, bij *07*N#, vervangt u de N door het toestelnummer waarnaar u uw gesprekken wilt doorschakelen als de doorschakelfunctie aanstaat. *00

Annuleren Alle Doorschakelingen

*32*N#

Gesprek Toestel Opnemen

*01

Doorschakelen Onvoorwaardelijk aan

*33*N#

Gesprek In Wachtrij

*02

Doorschakelen Onvoorwaardelijk uit

*34

Wachtmuziek

*03

Doorschakelen Bij Bezet aan

*35*N#

Toestel Login

*04

Doorschakelen Bij Bezet uit

*36

Toestel Logout

*05

Doorschakelen Bij Niet Beantwoorden aan

*37*N#

Gesprek Parkeren

*06

Doorschakelen Bij Niet Beantwoorden uit

*38*N#

Gesprek Uit Parkeerstand Halen

*07*N#

Doorschakelen Naar Nummer

*39

Relais aan

*08

Niet Storen aan

*40

Relais uit

*09

Niet Storen uit

*41

Relais Puls

*10*N#

Niet Storen Uitzondering Toevoegen

*42

Relais aan

*11*N#

Niet Storen Uitzondering Verwijderen

*43

Relais uit

*12*N#

Follow Me Hierheen

*44

Relais Puls

*13*N#

Follow Me Hierheen Annuleren

*45*N#

Gesprek Terughalen

*14*N#

Follow Me Naar

*46

Gesprek Terughalen

*15

Wachtend gesprek Aan

*47

Conferentie Toevoegen

*16

Wachtend gesprek Uit

*48

Voicemail Terugbellen aan

*17

Voicemail Ophalen

*49

Voicemail Terugbellen uit

*18

Voicemail aan

*50

Doorschakelen Huntgroepgesprekken aan

*19

Voicemail uit

*51

Doorschakelen Huntgroepgesprekken uit

*20*N#

Instellen Nachtstand Huntgroep

*52

Gesprek wissen

*21*N#

Wissen Huntgroep Nachtstand

*53*N#

Gesprekken Aannemen Deelnemers

*29

Schakelen Tussen Gesprekken

*57*N#

Doorschakelen Bij Bezet

*30

Willekeurig Gesprek Opnemen

*70*N#

Bel fysiek toestel volgens nummer

*31

Gesprek Groep Opnemen

*71*N#

Bel fysiek toestel volgens ID


Pagina 17 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

Index A

V

afmelden ....................................................................8

voicemail ............................................................26, 28 volume ...................................................................1, 4

B berichten ..................................................................20 bezig met aanmelden ................................................7

W wachtstand...............................................................18

D display......................................................................10 doorschakelen....................................................22, 28 doorverbinden ..........................................................19

F Follow Me.................................................................28

G geen gebruiker ...........................................................9 gesprek beantwoorden .....................................................11 conferentie ....................................................16, 19 doorschakelen ....................................................22 doorverbinden.....................................................19 gesprekstoetsen ...................................................6 mute ....................................................................17 nummerherhaling................................................14 omleiden .............................................................23 tot stand brengen................................................11 verwijderen .........................................................13 wachten ..............................................................28 wachtstand......................................................6, 18 gesprek parkeren .....................................................25 gesprek tot stand brengen .......................................11 gesprek verwijderen.................................................13 gesprekken beantwoorden ......................................11 Gesprekken omleiden..............................................23 gesprekstoetsen.........................................................6

H huntgroepen.............................................................28

K knoppen .................................................................1, 4

L luidspreker .........................................................11, 15

M mute .........................................................................17

N Niet storen..........................................................24, 28 nummerherhaling .....................................................14

O opnemen ..................................................................28 over deze handleiding................................................3

P privégesprek ............................................................27

R relais ........................................................................28

S schakelen tussen gesprekken .................................28 standaard functiecodes............................................28 systeemfuncties ...................................................6, 21


Pagina 19 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

Prestatiecijfers en gegevens in dit document staan op zichzelf en moeten specifiek door Avaya chriftelijk worden bevestigd, voordat deze van toepassing zijn op enig contract. De onderneming behoudt het recht naar eigen oordeel wijzigingen in de gedetailleerde specificaties aan te brengen. De gepubliceerde informatie in dit document heeft geen invloed op de handhaving van patent en andere beschermende rechten van Avaya. Eigendom gerelateerd aan dit product (inclusief handelsmerken) en op naam gesteld van Lucent Technologies is overgedragen of in licentie gegeven aan Avaya. Dit document bevat informatie welke het eigendom van Avaya is. Deze informatie mag uitsluitend openbaar worden gemaakt of worden gebruikt in overeenstemming met van toepassing zijnde overeenkomsten. Opmerkingen of suggesties met betrekking tot dit document kunt u sturen naar "[email protected]". © Copyright 2007 Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Avaya Unit 1, Sterling Court 15 - 21 Mundells Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1LZ England Tel: +44 (0) 1707 392200 Fax: +44 (0) 1707 376933 Web: http://www.avaya.com/ipoffice/knowledgebase


Pagina 20 15-601057 Utigave 4 (22/02/2007)

IP Office 4.0 Telefoontoestel 2402 en 5402

Recommend Documents