avaya.com
IP Office: eenvoudige, krachtige communicatie voor kleine bedrijven Succesvolle bedrijven zoeken altijd naar nieuwe manieren om meer te doen met minder – zodat ze hun bedrijf flexibel, innovatief en concurrerend kunnen houden zonder de operationele kosten en de investeringen de hoogte in te jagen. Avaya biedt u de perfecte oplossing aan: het Avaya IP Office communicatiesysteem.
Meer informatie over Avaya IP Office: Bekijk een demo Bereken uw ROI in 5 minuten Lees verhalen van klanten Ga naar avaya.com/small
Avaya IP Office is de juiste keuze voor elk klein modern bedrijf – het maakt niet uit of u 5, 25 of 250 medewerkers heeft... net bent gestart of reeds lang bestaat... één kantoor, een thuiskantoor of verschillende locaties heeft. Avaya IP Office maakt uw communicatie uniform en biedt uw medewerkers een oplossing aan waarmee ze alle bedrijfscommunicatie op het door hen geprefereerde toestel kunnen verwerken: hun laptop, mobiele telefoon, kantoortelefoon of thuistelefoon – met bedrade, draadloze of breedbandverbindingen.
IP Office past zich perfect aan uw doelstellingen en budget aan en omvat productiviteitsoplossingen voor de individuele gebruiker, zodat elke medewerker over precies die functies beschikt die hij nodig heeft – als receptionist, verkoop- of servicevertegenwoordiger, thuiswerker of medewerker onderweg. Grote bedrijven over de hele wereld kunnen dankzij Avaya hun communicatie benutten om de verkoopcijfers te laten groeien en de operationele kosten te verlagen. Hierdoor is Avaya uitgegroeid tot wereldleider in systemen voor bedrijfscommunicatie. Als dit een aanlokkelijk idee lijkt voor uw bedrijf, kunt u best Avaya IP Office nader bekijken.
1
IP OFFICE HOUDT DE KOSTEN ONDER CONTROLE • Lagere facturen voor mobiele telefoon en gesprekken tussen vestigingen. Met IP Office beschikt u over diverse mogelijkheden om de kosten voor mobiele telefoon en intern verkeer van uw bedrijf beter te beheren, want de oproepen lopen via het systeem en via breedbandverbindingen.
Klanten efficiënt bedienen met Unified Communications Uw kantoortelefoon, mobiele telefoon, e-mail, SMS, instant messaging en diverse andere hulpmiddelen zijn essentieel voor uw werk. De vraag is of u uw communicatie beheert – dan wel of uw communicatie u beheert? Ter overweging: hoe vaak heeft de volgende situatie zich reeds in uw bedrijf voorgedaan? • Een (potentiële) klant belt met een dringend verzoek, maar hij kan de juiste persoon niet vinden die hem een antwoord kan geven • Een onverwachte ontwikkeling (slecht weer, een persoonlijke aangelegenheid) heeft tot gevolg dat een belangrijke medewerker thuis vastzit en totaal niet productief is • Het personeel geeft persoonlijke telefoonnummers (bijv. een mobiel telefoonnummer) door, waardoor de klant in de war raakt en u minder controle heeft over uw relaties. • U vermoedt dat piekoproepvolumes tot verloren gesprekken leiden, maar u heeft geen idee hoeveel er dit zijn en hoeveel ze u kosten
2
Dit zijn dagelijkse situaties die een grote impact kunnen hebben op uw imago, op de prestatiemogelijkheden van uw medewerkers, uw dienstverlening aan de klant, en uiteindelijk uw omzetcijfer. Avaya IP Office kan al deze situaties aanpakken – en nog veel meer. In tegenstelling tot andere oplossingen maakt Avaya IP Office gebruik van ingebouwde intelli gentie om uw gebruik van bedrade, draadloze en internetcommunicatie te vereenvoudigen. In plaats van uw communicatie gescheiden te houden, brengt Avaya IP Office ze samen, zodat u een thuis- of mobiele telefoon probleemloos kunt omtoveren tot een kantoortoestel, kunt samenwerken met tientallen klanten of andere medewerkers in een conferentiegesprek en gedetailleerde rapporten kunt opvragen die aangeven hoe goed uw bedrijf inspeelt op wensen van de klant. Dankzij zijn rijke functionaliteit creëert IP Office op natuurlijke wijze nieuwe vragen over de rol die communicatie in uw bedrijf kan spelen.
• Meer oproepen verwerken met minder mensen: In plaats van medewerkers te belasten met het beantwoorden van binnenkomende oproepen, kunt u vertrouwen op de ingebouwde intelligentie van IP Office om oproepen snel en nauwkeurig door te schakelen. • Trek meer talenten aan zonder uw gebouwen uit te breiden: Uw bedrijf groeit, maar u wenst geen fulltimepersoneel aan te werven? Met IP Office beschikt u over de flexibiliteit om extra personeel thuis te laten werken – waar dat ook is. Elke medewerker heeft toegang tot alle communicaties en alle oproepverwerkende functies, net zoals uw andere medewerkers in het hoofdkantoor. • Vermijd kosten voor conferentiegesprekken: Met IP Office worden conferentiegesprekken betaalbaar en praktisch want uw bedrijf beschikt over twee ingebouwde conferentieschakelingen voor 64 deelnemers. • Centraliseer de administratie: Voor bedrijven met meer dan één locatie biedt IP Office extern beheer en administratie vanuit een centrale locatie. Er hoeft dus geen beheerder op elke locatie aanwezig te zijn.
IP Office is heel eenvoudig te gebruiken en te beheren Het maakt niet uit of u een nieuwe medewerker of een volledig nieuw kantoor toevoegt, een helpdesk voor de klantendienst opzet of een medewerker configureert om thuis te werken: IP Office houdt het eenvoudig. Snel functies op maat: Met IP Office kunt u uw eigen functieset ontwikkelen die uw gebruikers het meest nodig hebben. U kunt gebruik maken van bestaande sjablonen om "typische" gebruikers te configureren en deze sjablonen dan snel beschikbaar maken voor alle medewerkers of naar gespecialiseerde gebruikersgroepen. Bedrijfsapplicaties naadloos integreren: Met Avaya en Avaya-partners kunt u uiteenlopende applicaties integreren om uw IP Officesysteem te verbeteren en aan te passen aan de specifieke noden van uw bedrijf (bijv. een applicatie die de klant automatisch opbelt om hem aan een afspraak te herinneren). Telefoontoestellen probleemloos toevoegen of verplaatsen: Als u nieuwe telefoontoestellen
of andere apparaten wenst toe te voegen, volstaat het ze aan te sluiten en in te schakelen – IP Office leest automatisch het IP-adres van het toestel. Als het toestel geconfigureerd is, kunt u het toestel van de ene aansluiting naar een andere verplaatsen, zelfs naar een andere locatie (bijv. een thuiskantoor), zonder de configuratie te moeten aanpassen. Uw systeem overal beheren: U hoeft niet ter plaatse te zijn om uw IP Office-systeem te beheren – u kunt dit gelijk waar en gelijk wanneer op een veilige manier doen. U kunt alle kantoren vanuit één locatie beheren – wat tijd- en verplaatsingskosten voorkomt. De administratie van IP Office is flexibel, efficiënt en inbegrepen in het IP Office 500-systeem.
EEN OPLOSSING WAAROP U KUNT VERTROUWEN Elk aspect van de IP Office-oplossing is erop gericht uw communicatie altijd optimaal te laten verlopen: • Ingebouwde flexibiliteit: Voor bedrijven met meer dan één locatie kan IP Office de continue werking verzekeren. In geval van een stroomonderbreking schakelen gebruikers met IP-telefoons automatisch over naar een andere locatie en behouden ze alle communicatiefuncties. • Geavanceerde, externe diagnostiek: IP Office identificeert proactief potentiële problemen voor ze een onderbreking of verstoring van uw bedrijf veroorzaken. • Proactieve alarmering: Problemen met het systeem worden gemeld op de manier die u het best past – IP Office kan systeemalarmen vanuit al uw locaties e-mailen.
VERBIND UW KANTOORLOCATIES IP Office is ideaal voor bedrijven met meerdere locaties U kunt tot 32 locaties met elkaar verbinden en alle IP Office-systemen naadloos laten communiceren. Dit voorkomt gesprekskosten tussen de locaties. U kunt berichtuitwisseling, receptionisten, het telefoonboek van uw bedrijf en nog veel meer delen. Beheer alle systemen via één enkele browser-gebaseerde interface. U kunt snel en kosteneffectief tijdelijke vestigingen opzetten in externe locaties, waarvoor u anders de investering niet zou kunnen rechtvaardigen.
3
Kom tegemoet aan de wensen van alle medewerkers Essential Edition
"Ik heb alleen basiscommunicatie nodig." Houd de kosten laag en gebruik de essentiële oproepverwerkende functies die groeiende bedrijven nodig hebben
Preferred Edition
“Ik wens dat mijn medewerkers beter en professioneler reageren.” Communicatiefuncties die uw bedrijf een concurrentievoorsprong verzekeren... alsook de ingebouwde capaciteit die u nodig heeft om te blijven groeien: dat is het idee achter de IP Office Preferred Edition. Met tien keer zoveel capaciteit voor messaging dan in de Essential Edition en de mogelijkheid om tientallen oproepen tegelijk te verwerken, is de Preferred Edition de juiste keuze voor elk bedrijf dat communicatie wenst te gebruiken om efficiënter en doeltreffender te werken, niet alleen vandaag, maar ook in de nabije toekomst.
Met IP Office Preferred Edition krijgt u alles van de Essential Edition, plus a
Schaalbare, geavanceerde voicemail: De functies voor gesproken berichten in de Preferred Edition verzekeren elke dag weer de nodige productiviteit en efficiëntie. Tot 40 oproepen
4
tegelijk verwerken. Eén voicemail verspreiden over het volledige bedrijf, een specifieke afdeling of een bepaald team. U laten “opsporen” door het systeem en u notificeren wanneer er nieuwe berichten binnenkomen. Veilige “meet me” conferenties: Met twee ingebouwde conferentieschakelingen kunnen al uw gebruikers met IP Office Preferred Edition heel eenvoudig hun eigen conferentiegesprekken opbouwen, inclusief wachtwoordbeveiliging. De gebruikerervaring verloopt naadloos voor uw medewerkers en klanten – of wie u ook op uw audioconferentie wenst uit te nodigen. Met zijn unieke functie voor conferentiegesprekken kunt u met IP Office talrijke gesprekken tegelijk voeren. Intelligente oproeproutering: U weet nooit wanneer uw belangrijkste klant zal bellen. U hoeft zich niet langer zorgen te maken. Met IP Office Preferred Edition beschikt u over talrijke programmeerbare opties om oproepen zowel overdag als 's nachts te verwerken. U programmeert IP Office zo, dat uw beste klanten worden herkend en zelfs worden begroet met een persoonlijke boodschap. Oproepen kunnen worden doorgeschakeld naar nagenoeg elke bestemming met verschillende opties voor elk binnentoestel, het tijdstip van de dag en verschillende binnenkomende nummers of netcodes.
IP Office Essential Edition is de perfecte starterkit voor kleine bedrijven met alle essentiële componenten (oproeproutering, oproeper-ID, wacht/conferentie/doorschakelen, voicemail) plus een ruime keuze aan Avayatelefoontoestellen. Als u klaar bent, stapt u over naar de Preferred Edition.
Geautomatiseerde service informatie: Verrijk de ervaring van klanten door informatie te verstrekken zoals wachttijd, informatie over promoties of andere communicaties die de waarde van hun algemene ervaring zullen verhogen. Oproepregistratie: De ingebouwde oproepregistratie is zeer interessant om uw bedrijfsactiviteiten op te volgen, juridische risico's voor uw bedrijf te beperken en te voldoen aan de nalevingscriteria voor uw industriesector. Neem binnenkomende of uitgaande gesprekken op. Definieer de opname vooraf (met een vaste frequentie) of maak een opname “on demand” met een druk op de knop. Als u klaar bent, kunt u verder bouwen op uw investering en gewoon de Advanced Edition toevoegen.
Oplossingen voor uw doelstelling, uw budget Advanced Edition
“Help mij om mijn klanten efficiënter te bedienen.” Door nieuwe klanten binnen te halen groeit uw bedrijf. Door klanten loyaal en tevreden te houden, boekt uw bedrijf winst. Met IP Office Advanced Edition kunt u beiden doen – dit is de ideale oplossing voor bedrijven die de dienstverlening aan de klant serieus nemen en tot de besten wensen te behoren.
Beheer van de klantendienst in real time: Ontvang waarschuwingen zodra door u ingestelde service levels worden overschreden. Neem onmiddellijk maatregelen om de oproeproutering te optimaliseren en de service levels te verzekeren. Ontvang rapporten over alle lopende oproepen en vergelijk ze met historische rapporten. Ga na hoe uw agenten presteren en breng de nodige aanpassingen aan. Optimaliseer de productiviteit van uw personeel, zodat uw klanten kunnen genieten van een professionele, gepersonaliseerde ervaring.
Eenvoudig opvragen van opgenomen gesprekken: Archiveer probleemloos alle opgenomen gesprekken en zoek eenvoudig naar een gesprek dat u opnieuw wenst te beluisteren. Zoek via de browserinterface en roep de informatie op die u wenst. Gebruik de weergaveknoppen om te starten, stoppen, pauzeren, snel vooruit/achteruit te gaan, of om de opname te exporteren, zodat u kunt zoeken op datum, tijdstip, deelnemers, duur of gewenst toestelnummer. Gebruik deze resultaten om problemen met of nieuwe mogelijkheden voor het call center te verbeteren.
Avaya heeft haar ervaring met grote contactcentra aangepast aan de behoeften van groeiende bedrijven zoals uw onderneming.
Voor de IP Office Advanced Edition is de Preferred Edition een noodzakelijke basisvoorwaarde. U krijgt dus alles van de Preferred Edition, plus:
Geautomatiseerde 24/7 self-service: Voor nagenoeg elke interactie met de klant is eenvoud het beste – geef uw klanten alles wat ze nodig hebben via een geautomatiseerde self-service-functie: informatie oproepen, instructies aanvragen, status van bestellingen controleren en nog veel meer. Boek omzet buiten de kantooruren en maak agenten vrij voor rechtstreeks contact met de klant.
5
POWER USER Voor medewerkers met een laptop brengt IP Office Power User mobiliteit naar een hoger niveau. Geef uw directeur, managers en andere belangrijke medewerkers de tools die ze nodig hebben om het bedrijf te beheren, beslissingen te communiceren, ideeën te delen en teams te leiden. Met Power User kunnen ze de kantoorcommunicatie controleren via een IP-telefoon, mobiele telefoon of laptop; ze kunnen oproepen tegelijk op al hun toestellen ontvangen; automatisch worden genotificeerd bij belangrijke voicemails en e-mails (in dezelfde inbox); conferentiegesprekken opzetten met niet minder dan 64 deelnemers. Dit is communicatie op zijn best, zodat uw mensen zo productief mogelijk zijn – altijd, overal.
MOBIELE WERKER Zelfs al beschikt u over een mobiele telefoon – wanneer u onderweg bent, elders in het gebouw of in een ander kantoor zit... mist u vaak oproepen. IP Office Mobile Worker lost het probleem op door elke mobiele telefoon te beschouwen als een binnenpost van het kantoor-telefoonsysteem – volledig met alle oproepverwerkende functies, verkorte nummers enz. U hoeft niet langer nummers door te geven waarop u bereikbaar bent. U bent dus ook zeker dat, wanneer de klant belt, hij op uw bedrijfsnummer terecht komt, niet op het persoonlijke nummer van uw medewerker. En uw medewerkers beschikken over alle nodige functies om probleemloos en professioneel in contact te blijven.
Breng efficiëntie precies waar dit nodig is
TELEWERKER Regelmatig of af en toe vanuit huis werken is efficiënt, milieuvriendelijk en vaak noodzakelijk – en met IP Office Teleworker is dit heel eenvoudig. IP Office Teleworker tovert elk thuiskantoor om tot een extentie van uw hoofdkantoor. De gebruiker voelt zich als een echt verlengstuk van het hoofdkantoor met hetzelfde telefoontoestel en dezelfde functionaliteit als op kantoor. De reistijd wordt nu productieve tijd en de verbinding is transparant. En het allerbeste voor uw bedrijf: omdat alles via het IP Office-systeem loopt, kunt u talent van overal betrekken en op die manier geld sparen. Opmerking: Voor de Teleworker-oplossing is de aanschaf van IP-deskphone vereist.
6
RECEPTIONIST Elke klant moet onmiddellijk het gevoel krijgen van een snelle, persoonlijke en professionele dienstverlening. Daarom werkt het personeel aan de frontdesk met IP Office Receptionist. Stroomlijn de oproepverwerking met eenvoudige “point-andclick” bedieningsmogelijkheden. Ga na wie er belt en waarom. Integreer met algemeen gebruikte databanksoftware. Bewaak alle kantoortoestellen. Laat één receptionist voor meerdere kantoren werken.
IP Office-oplossing voor gebruiker productiviteit – Power to Your People KLANTENDIENSTAGENT
CUSTOMER SERVICE SUPERVISOR Als u echt de beste verkoop en service wenst, wenst u ook constant te weten hoe de zaken ervoor staan. Grote bedrijven doen dit reeds lang. Met IP Office Customer Service Supervisor kunnen groeiende bedrijven dit nu ook doen. Customer Service Supervisor biedt rapporten aan waarmee u uw verkoopactiviteiten kunt beheren, de waarde van marketingcampagnes kunt beoordelen en kunt nagaan hoe goed agenten verkoopen serviceoproepen behandelen.
Een medewerker die regelmatig oproepen verwerkt over verkoop, service, facturatie, productinformatie enz., dient over IP Office Customer Service Agent te beschikken. Dit is een browsergebaseerde client waarmee agenten snel kunnen reageren op actuele situaties. De agenten ontvangen informatie over het aantal wachtende, lopende of verloren oproepen, alsook het aantal agenten dat zich aan- en afmeldt. Als er geen oproepen op een antwoord wachten, kan de agent van de klantendienst meer tijd besteden aan de huidige oproeper, zodat hij de inkomsten voor uw bedrijf en de tevredenheid van de klant kan verhogen.
7
De kracht van Unified Communications Groeiende bedrijven die willen blijven groeien, hebben de kracht van unified communications nodig. Al uw communicatie perfect laten samenwerken, is essentieel om uw bedrijf beter te laten presteren: • Uw klanten verwachten het.
En met IP Office beschikt u ook over de ondersteuning van Avaya – een marktleider in communicatiesystemen voor bedrijven – en ons netwerk van ervaren, erkende Avaya-business partners: lokale specialisten die de uitdagingen
• Uw werknemers vragen het.
WIJ BIEDEN U ALLE FUNCTIES AAN DIE U NODIG HEEFT U werkt samen met uw erkende Avaya business partner een Avaya IP Officeoplossing uit die perfect afgestemd is op uw behoeften en budget. Als u
• Uw winstbalans vereist het. Avaya IP Office levert het. In één compacte oplossing beschikt u met Avaya IP Office over een ongeëvenaarde reeks geavanceerde communicatiemogelijkheden om uw medewerkers beter te laten presteren en uw klanten efficiënter te bedienen. begrijpen waarmee kleine en groeiende ondernemingen te maken hebben en die weten hoe unified communications hierbij kunnen helpen.
wenst te weten wat Avaya IP Office nog meer voor u kan betekenen, surft u naar avaya.com/smallbiz
FLEXIBELE KEUZE AAN TOESTELLEN IP Office kan werken met IP, digitale, analoge, SIP of draadloze technologie. Gebruik de toestellen die u wenst, wanneer u dit wenst.
Over Avaya Avaya is een marktleider in communicatiesystemen voor ondernemingen. Het bedrijf levert unified communications, contact centers en aanverwante diensten via zijn partners aan toonaangevende bedrijven en organisaties over de hele wereld. Ongeacht hun grootte vertrouwen ondernemingen op Avaya voor geavanceerde communicatie waarmee de efficiëntie, de samenwerking, de dienstverlening aan de klant en de concurrentiepositie verbeteren. Meer informatie vindt u op www.avaya.com.
Avaya Belux Keizer karellaan 576 1082 Brussel +32 2 777 77 77 www.avaya.be
Avaya Nederland Marconibaan 59 PO Box 1083 3430 BB Nieuwegein
© 2009 Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Avaya en het Avaya-logo zijn handelsmerken van Avaya Inc. en kunnen in bepaalde rechtsgebieden geregistreeerd zijn. Alle handelsmerken die aangegeven zijn met ®, TM of SM zijn resp. gedeponeerde merken, handelsmerken en servicemerken van Avaya Inc. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve eigenaars. SB4318/09/09/3000/DU
+31 30 609 78 00 www.avaya.nl
